Trabalho de Gerenciamento de Aquisições em Projetos

Passo Fundo – RSTurma GP04

Prof: Marco CoghiNomes: Celso Timm, Fabiano Schneider, Gustavo Uhmann Hoss, Luciano Pedro

Junges, Robinson Breunig

Construção de um Motel

A BOPE é uma empresa do ramo de construção civil com ampla experiência em projetos no segmento de hotelaria. Nos últimos anos houve um crescimento expressivo na demanda pela construção de redes de moteis no sudeste do país. Agora, a empresa BOPE parte para um novo desafio: a construção de um motel temático – “COMOLUXO”.

Grupo BOPE

Esq. p/ Dir. em pé: Celso Timm, Gustavo

Uhmann Hos e Robinson Breunig

Esq. p/ Dir. sentados:Luciano Pedro Junges e

Fabiano Schneider

Objetivo

O trabalho tem como objetivo o Gerenciamento de Aquisições do projeto da Construção de um Motel Temático – “COMOLUXO”, utilizando as boas práticas utilizadas em Gerenciamento de Projetos.

WBS (Work Breakdown Structure)

Fig. 1. WBS Projeto Motel “COMOLUXO”.

Detalhe de um dos pacotes de trabalho escolhidos para descrição dos processos posteriores.

WBS (Work Breakdown Structure)

Fig. 2. WBS: dinâmica realizada em aula.

Pacotes de Trabalho p/ análise “make” or “buy”

Detalhe dos pacotes de trabalho escolhidos para descrição dos processos.

Critérios “make” or “buy” adotados

Item Critério Justificativa

1 Fornecedores especializados Fornecedores que dominam a tecnologia de fabricação produtos e/ou execução do serviço

2 Absorção de tecnologia

Toda a tecnologia explícita da empresa acumulada em pessoas, sob forma de conhecimentos intelectuais , habilidades manuais ou documentos seja passível de venda

3 Core Business Fornecedores que possuam como principal estratégia de negócio o produto, processo ou serviço a ser oferecido

4 Impactos Ambientais Serviços que possam alterar ou prejudicar a região onde será realizado o projeto

5 Impactos Sociais Serviços ou processos que possam causar algum impacto direto na sociedade, principalmente nas classes sociais direcionadas do projeto

Mapa das Aquisições do Projeto

Nº Item a ser contratado EAP Vendor List Orçamento Prazo Critério Aplicado Docum. Aquisição

Meio de Divulgação

1 Material Elétrico 1.5.1.1CorfioPirelliFicap

250.000,00 90 dias Fornecimento especializado RFQ

Portal de Compras

WEB

2 Material de construção 1.5.1.2Tumelero

VotorantimGerdau

950.000,00 120 dias Core business RFQ

Portal de Compras

WEB

3 Hidro sanitário 1.5.1.3Deca

Incepa

200.000,00 45 dias Fornecimento especializado RFQ

Portal de Compras

WEB

4 Acessórios e Utensílios 1.5.1.4TumeleroSex shop

150.000,00 30 dias Absorção de

tecnologia RFQPortal de Compras

WEB

5 Inst. Elétrica 1.6.1.3.1Weg

AutomasulFockink

70.000,00 120 dias

Fornecimento especializado RFP

Portal de Compras

WEB

6 Inst. Hidrosanitária 1.6.1.3.2

João da EsquinaHidrokip

20.000,00 90 dias Fornecimento especializado RFP

Portal de Compras

WEB

7 Divulgação 1.7

Foco Produtora

ABC Marketing

10.000,00 20 dias Core business RFPPortal de Compras

WEB

8 Inauguração 1.8.1Foco

ProdutoraABC Mak

50.000,00 10 dias Core business RFPPortal de Compras

WEB

WBS revisada para a Gerência de Aquisições

Após a aplicação dos critérios Make or Buy, a WBS foi mantida sem alteração uma vez que a equipe possui grande experiência neste tipo de projeto já realizando os detalhamento/divisões adequadas na elaboração desta.

WBS (Work Breakdown Structure)

Fig. 1. WBS Projeto Motel “COMOLUXO”.

Detalhe de um dos pacotes de trabalho escolhidos para descrição dos processos posteriores.

Registro dos Riscos

Evento de Risco Resposta a Risco Momento da Resposta ao Risco

Fornecedor não cumpre as normas de segurança (NR10 e

NR12)

- Selecionar a empresa certificada;- Contratação de profissional especializado

para inspecionar a execução;

SELESP

ADM

Não atingir o público alvo na divulgação do empreendimento

- Contratar fornecedor com bom histórico de fornecimento;

- Participar de eventos promovidos pela empresa a ser contratada

SELESP

Equipamento elétricos com funcionamento inadequado nos

testes

- Especificar marcas e modelos homologados;

- Inspecionar material no recebimento da obra

SELESP

ADM

Empresa não realizar a divulgação em todas as áreas

estipuladas

- Realizar auditoria do processo de divulgação;

- Prever em contrato multa caso a divulgação não tenha a abrangência

solicitada;

SELCONTADM

Critérios Eliminatórios Adotados

Desempenho em contratos anteriores;

Capacidade financeira;

Atendimentos aos requisitos do memorial;

Certificação ISO;

Certidão negativa de FGTS;

Empresa com mais de 8 anos no mercado.

Critérios Classificatórios Adotados

Qualidade gráfica/visual;

Capacidade de abrangência da divulgação;

Prazo de entrega dos produtos;

Estar entre os 10 fornecedores mais lembrados pelo mercado na área

de publicidade;

Condição de pagamento;

Estrutura física da empresa;

Preço.

Elaboração da Declaração de Trabalho (DT)

PACOTE DE TRABALHO > Divulgação Realizar a divulgação de acordo com a ética e os bons costumes da mídia brasileira; Atender a qualidade exigida para o material de divulgação; O prazo para início da divulgação deverá ser de no mínimo 30 dias antes da conclusão da

obra; A empresa deve conter pessoas qualificadas para realizar a divulgação; A divulgação deverá conter ao menos 5 propagandas em horário nobre dos dois canais de

televisão com maior ibope da região; A divulgação também deverá ser realizada em casas noturnas e bares da cidade; A empresa contratada assumirá qualquer risco de utilização individua da mídia A organização do evento de inauguração fica por conta da contratada, devendo este seguir

os critérios estipulados no adendo 18 do contrato. Todo encargo trabalhista que possa vir a surgir é de responsabilidade da contratada,

conforme clausula 14 do contrato . Toda semana deverá ser passado aos stakeholders um índice de satisfação e o mapa de

abrangência do produto divulgado;

A proposta técnico comercial devem conter o detalhamentos dos pesos e critérios de

medição de desenvolvimento/execução do produto a ser entregue, obedecendo aos

seguintes critérios (%): 0/100, 10/50/40 e 20/40/40.

Exemplo de pesos e critérios de medição

ITEM DESCRIÇÃO PESO QTD. MEDIÇÃO AVANÇO FÍSICO

CRITÉRIO (%)

1 Apresentação do projeto de divulgação 20% 1 100% 20% 0/100

2 Entrega do material impresso 20% 1 50% 10% 10/50/403 Divulgação na mídia 25% 3 20% 5% 20/40/404 Evento social 35% 1 0% 0% 0/100

Critérios de Avaliação para a DT

Os critérios de avaliação serão apresentados na DT, porém sem os pesos

atribuídos a cada um dos itens, para assim minimizar os questionamentos

e manter o poder decisório com a contratante.

Sistema de Pontuação Completo

Critério Classificatório

Peso(%)

FORNEC 1 FORNEC 2 FORNEC 3

Nota Média Nota Média Nota Média

1) 10 7,0 0,7 9,0 0,9 9,0 0,92) 15 8,0 1,2 8,0 1,2 9,0 1,43) 20 7,5 1,5 7,0 1,4 8,0 1,64) 15 8,5 1,3 6,0 0,9 7,5 1,15) 5 9,0 0,5 5,0 0,3 8,5 0,46) 5 5,0 0,3 7,0 0,4 9,0 0,57) 30 6,0 1,8 9,0 2,7 5,0 1,5

TOTAL 100 - 7,2 - 7,7 - 7,4

Documentos de Aquisição Adotados

O documento adotado para aquisição da Divulgação será a RFP, pois o

pacote de trabalho não faz parte do core business da contratante e assim

pretende-se utilizar a experiência da contratada para o detalhamento do

serviço a ser entregue.

Meio Adotado para Envio do Convite

O meio adotado para enviar o convite será Portal de Compras

WEB, pois é o meio em que a compradora gerencia todos os

aquisições realizadas.

Forma do Contrato

A contratação será Formal através de um Acordo assinado entre as partes

devido a ser um item de alta relevância para o sucesso do

empreendimento.

Espécie do Contrato

A espécie do contrato será Empreitada, pois envolve o valor da mão-de-

obra e material de divulgação.

Tipo do Contrato

O tipo será em formato típico de Preço Global, pois todos os custos

inerentes ao cumprimento da entrega serão considerados inclusos na

contratação.

Condução da Concorrência Privada

Fluxograma mostrando o passo a passo da condução da concorrência privada.

RFP/RFQ

Enviar RF’s via site

Fornecedores Qualificados

Receber Propostas

Proposta Aprovada?

Proposta Descartada

Escolha do Proposta

Contrato Assinado

Aplicar critério de Avaliação

Eliminatório

Sim

Não

Concluir/Assinar Contrato

Revisão das Propostas

Atitudes e Fiscalização

Atitudes

Cumprimento das clausulas contratuais pela Contratante;

Realizar reuniões periódicas para garantir o cumprimento das clausulas

contratuais pela Contratada;

Fiscalização

Realizar visita de inspeção na Contratada;

Exigir relatórios quinzenais do status do cronograma de execução;

Pesquisa de campo nas regiões prospectadas;

Relatórios de Administração da Aquisição

Relatório Diário de Serviço – RDS Data:

Item Atividades Realizadas

Progresso Medido

Mão-de-Obra Aplicada OBS.

Condições de Trabalho do Dia: Limitador de Desempenho: Falta de material Falta de Mão-de-Obra Falta de equipamentos Manutenção Interferências Climáticas Outros _____________________________________________________________

Template para o relatório e administração da aquisição

Relatório Diário de Serviço – RDS Data:

Item Atividades Realizadas

Progresso Medido

Mão-de-Obra Aplicada OBS.

Condições de Trabalho do Dia: Limitador de Desempenho: Falta de material Falta de Mão-de-Obra Falta de equipamentos Manutenção Interferências Climáticas Outros _____________________________________________________________

Explicação dos campos do Template

Descrição do item

Descrição da atividade

Medição do progresso da

aquisição

Tipo de mão de obra

utilizada na execução

Campo específico

para pontos relevantes

Data em que o relatório foi

elaborado

Informar as condições climáticas e gerais do dia .

Marcar os itens que influenciaram como limitadores no desempenho, caso

houver.

Relatórios de Administração da Aquisição

Relatórios de Administração da Aquisição

Boletim de MediçãoPeríodo de Avaliação: Data:

Atividade Periodicidade StatusConformidade

com o Planejado

OBS.

Template para o Boletim de Medição

Relatórios para Administração da Aquisição

Boletim de MediçãoPeríodo de Avaliação: Data:

Atividade Periodicidade StatusConformidade

com o Planejado

OBS.

Explicação dos campos do Template

Descrição das atividades

Intervalo de tempo a ser

realizada

Fase em que se encontra a atividade

Verificação da execução da

atividade perante o planejado

Campo para detalhes

relevantes

Data em que o boletim

foi elaborado

Cabeçalho

Fluxograma de Controle Administração do Contrato

Contrato Assinado

Reunião de Kick-off

Interpretação de Contrato

Definição do Gestor de Contrato

Inicio da execução do projeto

Aplicação das Ferramentas de

Gestão (RDO e BM)

Resultado Satisfatório

Define ações de mudança

Implementar Mudanças

Não

Sim

Status Report aos Stakeholders

Registrar Lições Aprendidas

Encerramento

Fluxograma de Controle Encerramento do Contrato

Iniciar Encerramento

Pacote Divulgação

Registrar/Concluir Pendência

Escopo atendido?

Pagamentos Efetuados?

Obrigações legais

cumpridas?

Inexistência de pendências?

Termo de Recebimento

Definitivo

Arquivamento do Contrato e

Documentos

Encerrar Aquisição

Não

Sim

Não

Não

Não

Sim

Sim

Sim

Registrar Lições Aprendidas

Pacote concluido?

Resilição

Recissão

Sim

Não

Termo de Recebimento

Provisório

Organização do Plano de Gerenciamento de Aquisições

1.Objetivo2.Criação da wbs3. Análise Make or Buy4. Mapa das aquisições5. WBS revisada6. Registro de riscos7. Critério de classificação8. Elaboração da declaração de trabalho9. Critérios de avaliação 9.1 Sistema de pontuação 9.2 Documento de aquisição 9.3 Meio para envio do convite10. Contratos 10.1 Formas de contratos 10.2 Espécie de contrato 10.3 Tipos de contratos11. Conduzir as execuções12. Administrar as aquisições 13. Encerramento do contrato