PA_SS_UTAD_2010

plano de actividades

2010 Servios de Aco Socialda Universidade de Trs-os-Montes e Alto Douro

2Plano de Actividades 2010

MISSOProporcionar aos estudantes da UTAD apoios directos e indirectos de qualidade, garantindo assim a igualdade de oportunidades no acesso e frequncia do ensino superior.

OBJECTIVOS ESTRATGICOS

Promover uma poltica de bem-estar dos Estudantes. Serem conhecidos e reconhecidos pelo trabalho em prol da promoo da e para a UTAD, apoiando atra-vs das nossas valncias e servios, os estudantes nacionais e estrangeiros e a comunidade universitria em que estamos inseridos. Serem competitivos na prestao de servios atravs da prtica quotidiana, garantindo a eficincia e a eficcia dos recursos disponveis.

3Servios de Aco Social | UTAD

ORIENTAES 2009-2012

Imagem Corporativa dos SASUTAD - Onde se destaca o design global e o desenho funcional do espao fsico dos servios centrais e por ltimo o Site gerido de forma descentralizada.

Modernizao Administrativa Implementar um sistema de gesto da qualidade, para controlar todo o processo administrativo atravs da aplicao da Norma ISO 9001:2008.

Equipamentos e Adequao dos Espaos Realizar um plano de obras e de remodelao, implementan-do tambm a acessibilidade total. Por outro lado, criar espaos de prtica desportiva.

Formao e Recursos Humanos Criar um plano de formao que englobe todos os colaboradores dos SASUTAD. Recrutar RH, incluindo os estudantes, para as funes de colaborao com os SASUTAD. Em relao s qualificaes, pretende-se realizar um mapeamento das possibilidades de requalificao/qualificao profissional.

Colaborar com a AAUTAD Incentivar a contratualizao de programas e eventos conjuntos, assim como colaborar com entidades externas UTAD.


NDICE

Misso 2Objectivos estratgicos 2Orientaes para 2009-2012 3

I Introduo 6

1 Ambiente interno 72 Ambiente externo 82.1 Clientes 8

II Ncleo de Planeamento, Controlo e Gesto da Qualidade 9

1 Viso 102 Valores 103 Ciclos de manuteno e melhoria contnua 104 Anlise SWOT 135 Estratgias por reas de aco 146 Departamento alimentar 146.1 Refeitrios 176.2 Bares 177 Orientaes e estratgias para 2010 17 7.1 Aplicao dos princpios gerais do Balanced Scorecard 187.2 Mapas estratgicos 187.3 Mapa estratgico do Ncleo de Planeamento, Controlo e Gesto da Qualidade 187.3.1 Perspectiva da aprendizagem 197.3.2 Perspectiva financeira 197.3.3 Perspectiva do cliente 207.3.4 Perspectiva do processo 20

III Ncleo de bolsas, Alojamento, Sade e Lavandaria 21

1 Viso 222 Valores 223 Bolsas de estudo 223.1 Bolsas de estudo e meios informticos 24


3.2 Bolsas de estudo e recursos humanos 243.3 Bolsas de estudo e recursos financeiros 244 Alojamento 255 Lavandaria 266 Servios de sade 27 7 Aplicao dos princpios gerais do Balanced Scorecard 277.1 Perspectiva da aprendizagem 27 7.2 Perspectiva financeira 287.3 Perspectiva do processo 287.4 Perspectiva do cliente 29

IV Ncleo Administrativo e Financeiro 30

1 Recursos financeiros 311.1 Receita 321.2 Despesa 332 Recursos humanos 34

V Ncleo de Aprovisionamento 35

1 Competncias 362 Objectivos estratgicos 373 Objectivos operacionais 373.1 Reduzir os custos de manuteno da frota e equipamentos 373.2 Reduzir os custos na aquisio de bens e servios 373.3 Incrementar a qualidade e a fiabilidade dos seus fornecedores 383.4 Incrementar o profissionalismo da funo compras 383.5 Melhorar a operacionalidade dos servios 383.6 Implementao de um sistema de leilo electrnico inverso 384 Qualidade 384.1 Avaliao direccionada para a qualidade 384.2 Aumentar as qualificaes dos recursos humanos 39


I Introduo


O Plano de Actividades pretende dar a conhecer as metas e estratgias a desenvolver no ano de 2010. Os SASUTAD desenvolvem a sua actividade no mbito dos apoios sociais e econmicos previstos. Neste sentido, apoiam-se actividades culturais, fomenta-se a cooperao e desenvolvem-se outras actividades que, pela sua natureza, se enquadram nos fins gerais da aco social escolar. Estas actividades assentam nas prioridades/plano estratgico para o trinio 2009/2012 realizadas pela administrao dos SASUTAD.

1 Ambiente interno

Os SASUTAD, com Sede na Quinta de Codessais, Vila Real, so geridos por uma Administradora e estruturados em Ncleos, nomeadamente: o Ncleo de Planeamento, Controlo e Gesto da Qualidade, Ncleo Administrativo e Financeiro, Ncleo de Bolsas, Alojamento, Sade e Lavandaria e Ncleo de Aprovisionamento.

No mbito das suas atribuies, compete aos SASUTAD:

- Atribuir bolsas de estudo;- Promover o acesso alimentao em cantinas, bares, cafetarias e restaurantes;- Promover o acesso ao alojamento;- Promover o acesso a servios de sade;- Prestar servios de informao, reprografia, apoio bibliogrfico e de material escolar;- Apoiar actividades desportivas e culturais;- Desenvolver outras actividades que se enquadrem nos fins gerais de aco social escolar.

O Ncleo Administrativo e Financeiro, exerce as suas atribuies nos domnios da gesto administra-tiva e financeira. Neste contexto, compreende as seguintes seces:

- A Seco de Contabilidade, Oramento e Contas; - A Seco de Pessoal, Expediente Geral e Arquivo;- Adstrita Seco de Contabilidade, Oramento e Contas, funciona a Tesouraria.

da Competncia da Seco de Contabilidade, a organizao de todo o processo financeiro, desde a elaborao dos oramentos dos servios, sua execuo e posteriormente ao seu encerramento.

O Ncleo de Aprovisionamento compreende os seguintes sectores:

- Sector de Economato, Armazm e Transportes;- Sector de Patrimnio e Cadastro.


Compete-lhe proceder, mediante seleco, contratao e aquisio de bens de natureza diversa, desde os de consumo corrente aos de equipamento ou de prestao de servios, procurando sempre a melhor qualidade ao preo mais baixo.

Ao Sector de Patrimnio e Cadastro, est incumbida a funo de manter actualizada a inventariao de todo o equipamento e material mobilizado e imobilizado dos servios.

O Ncleo de Bolsas e Alojamento, compreende os seguintes sectores:

- Sector de Bolsas;- Sector de Alojamento;- Servios de Sade e Lavandaria.

O Ncleo tem por finalidade conceder bolsas de estudo e subsdios extraordinrios aos estudantes da UTAD, assim como disponibilizar alojamento. As residncias regem-se por um regulamento interno, do qual constam designadamente a gesto e a participao activa dos estudantes (Comisso de Residen-tes).

O Ncleo de Planeamento, Controlo e Gesto da Qualidade, assegura assessoria Administrao SASUTAD, produzindo indicadores estatsticos, e prospectivas, pretendendo com isso, continuar a me-lhorar a articulao de todas as substruturas.

O Departamento Alimentar, disponibiliza refeies a toda a academia. Os SASUTAD, dispem de quatro refeitrios, um Snack-Bar Restaurante, quinze Snack-Bar e uma cafetaria. O Gabinete de Controlo e Qualidade Alimentar, assegura o cumprimento das normas de higiene e segurana alimentar.

2 Ambiente externo

Os SASUTAD prestam apoio aos estudantes pelo que mantm um relacionamento institucional com a AAUTAD/UTAD e os diferentes SAS. Ao nvel tutelar, mantm-se relao com a administrao pblica: DES, PRODEP, Tribunal de Contas, Gabinete de Gesto Financeira e MCTES e DGO

2.1 Clientes

Podem beneficiar do sistema de aco social, atravs dos SASUTAD, desde que matriculados na UTAD ou em outras instituies do ensino superior com os quais exista protocolo firmado com esse fim: os estudantes portugueses, os estudantes nacionais dos Estados-Membros da Comunidade Europeia, os estudantes aptridas ou beneficiando do estatuto de refugiado poltico, os estudantes estrangeiros prove-nientes dos pases, nomeadamente os dos PALOP, com os quais hajam sido celebrados acordos de coo-perao prevendo a aplicao de tais benefcios ou de estados cuja Lei, em igualdade de circunstncias, conceda igual tratamento aos estudantes portugueses. A aco dos SASUTAD poder ainda abranger os estudantes matriculados em outros estabelecimentos de ensino superior no integrados na UTAD me-diante despacho de autorizao da Administradora dos SASUTAD. Os trabalhadores dos SASUTAD e da UTAD podero beneficiar dos servios de alimentao.


II Ncleo de Planeamento, Controlo e Gesto de Qualidade

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Plano de Actividades 2010

A actuao desta estrutura, caracteriza-se pela elaborao de estudos, prospectivas, anlises e cor-reco de processos, para uma constante melhoria na prestao dos seus servios e na articulao das suas subestruturas.

Procura-se tambm um constante desenvolvimento humano e tcnico, atravs da formao dos seus colaboradores, e de aquisio de novas tcnicas, capazes de tornar mais eficazes as subestruturas na hora da prestao dos seus servios.

1 Viso

inteno do Ncleo de Planeamento, Controlo e Gesto da Qualidade ser reconhecido como uma unidade que presta um servio de qualidade, traduzindo um elevado grau de polticas de controlo e planeamento estratgico.

2 Valores

Os valores que diariamente so incutidos aos colaboradores so:- Orientao para os resultados;- Participao activa no desenvolvimento da organizao;- Melhoria contnua e inovao;- Gesto qualitativa dos recursos humanos;- Utilizao eficiente e eficaz dos recursos financeiros disponveis.

3 Ciclos de manuteno e melhoria contnua

A principal preocupao a melhoria contnua, aplicando tcnicas de gesto da qualidade para a concretizao dos objectivos propostos. Como tal, o primeiro passo conhecer todos os processos e sub-processos postos em prtica e criar standards de controlo, para dar respostas s variaes devido a causas aleatrias.

Os processos do ncleo dividem-se em trs, nomeadamente: Planeamento e Controlo, Novas Tecno-logias e Alimentao. Por sua vez estas dividem-se em:

Planeamento e Controlo:Controlo e Qualidade Alimentar;Planeamento e Anlise Estatstica;Gesto de Stocks;Auditorias Internas.

Novas Tecnologias:Informtica e Servios.

Sector Alimentar:Unidades Alimentares dos SASUTAD;Unidades Alimentares Concessionadas;Logstica (Gesto Multi Armazm);Servios Catering.

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Servios de Aco Social | UTAD

Para que os SASUTAD tenham sucesso, o ideal conjugar a manuteno dos processos sob controlo com a sua melhoria. Para que estes sejam mantidos/controlados, teremos em ateno o ciclo PDCA e o ciclo SCDA.

O processo mantido sob controlo por meio do ciclo SDCA (processo com operaes padronizadas). Quando ocorre algum problema, tudo reorganizado tendo em conta os parmetros iniciais (manuten-o do processo sob controlo).

Quando o processo actual deixa de ser adequado, existe a necessidade de melhoria, de reformulao, por meio do ciclo PDCA. Estabelecem-se novos parmetros, analisa-se o que preciso ser feito, actuan-do nas causas, padronizando e estabelecendo novos controlos para que o resultado anterior no volte a acontecer, originando novos patamares de desempenho.

MANUTENO

Manuteno (Novo Patamar)

MELHORIA

Melhoria(PDCA)

Manuteno dos processos de controlo

(SDCA)

Ciclo de PDCA Ciclo de SDCA

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Apesar de pequenas, as melhorias so significativas e reflectem muito no desempenho dos servios, no podendo, portanto, ser desprezadas.

Algumas melhorias no so conseguidas por meio de pequenos avanos, logo existe a necessidade de realizao de mudanas radicais no processo, s sendo conseguidas com um novo processo. Essas melhorias so consideradas inovaes e promovem um grande salto no desempenho dos processos. No ano de 2010 pretende-se levar as tcnicas acima referidas ao encontro da gesto da qualidade, mais forte e eficaz, uma vez que para uma plena satisfao dos nossos utentes e colaboradores necessrio evitar situaes de confronto de exigncias e de problemas que possam surgir por ineficcia na organizao dos processos.

Este ncleo tem vindo ao longo dos anos a aplicar e a desenvolver tcnicas do PDCA, focando a sua actividade em cada uma das suas fases.

No quadrante Plan, definem-se os objectivos e os mtodos requeridos para o seu alcance, pois crucial para um correcto planeamento das actividades ter objectivos definidos, claros e concretos para cada etapa. Sempre que possvel os objectivos so acompanhados por valores numricos tidos como metas.

No segundo quadrante, Do so criadas as condies e dadas as competncias essenciais aos cola-boradores, para a execuo do planeado. Todos os envolvidos devem conhecer e perceber os objectivos traados, para que a sua actuao nas tarefas dirias ajude a minimizar problemas futuros. Como fonte de aquisio de competncias, os SASUTAD disponibilizam a cada colaborador um vasto leque de for-maes profissionais.

Na etapa check, o ncleo desenvolve tcnicas de verificao, auditoria e de controlo dos proce-dimentos, para verificar se as actividades progridem de acordo com o planeado e com os resultados esperados.

Prev-se para o ano de 2010, a realizao de auditorias mensais a cada unidade, como forma de reduzir desfasamentos, tendo sempre em ateno possveis mudanas no funcionamento, ou situaes anormais que possam vir a aparecer.

Tal como no ano de 2009, realizar-se-o inquritos satisfao dos clientes, aplicados a situaes de maior e menor presso, em cada unidade alimentar, para posteriormente ser avaliado o tipo de resposta da unidade e dos funcionrios respectivamente.

De acordo com o despacho n 11809/ 2009, os SASUTAD seguiro o procedimento aplicvel ao tratamento das reclamaes apresentadas nos servios e organismos da Administrao Pblica, para reclamaes formuladas a partir de Janeiro de 2009. Esta via funcionar tambm como instrumento de avaliao dos procedimentos.

Cada um dos instrumentos utilizados ser sempre comparado com os objectivos previstos, sempre que surjam situaes de desfasamento entre a realidade e o previsto, automaticamente iniciada uma anlise para a descoberta da causa e a sua correco. Por vezes, ser necessrio um reajustamento dos funcionrios e dos procedimentos.

No ltimo quadrante, Act se no quadrante Check forem detectadas anomalias nos procedimentos ou nos resultados previstos, sero tomadas medidas de aco correctiva.

Para auxlio ao planeamento sero apresentados neste documento, resultados de anlises ao contex-to interno e externo do ncleo, como forma de avaliar agentes que possam por em causa ou facilitar a concretizao dos objectivos propostos - Anlise SWOT, matrizes estratgicas, cronogramas de aco, documentos normalizados para as auditorias, reclamaes, para avaliao dos servios e da satisfao dos clientes.

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4 Anlise SWOT

Actualmente, torna-se imprescindvel avaliar o comportamento do ncleo em relao s foras com-petitivas instaladas. Ao efectuar-se esta avaliao, recorre-se a instrumentos capazes de perceber as carac-tersticas internas organizacionais e o ambiente externo. Estes instrumentos apoiam a tomada de deciso, reduzindo assim a incidncia de erros devidos a aces mal planeadas. O modelo SWOT um desses instrumentos, que faz a combinao de foras e fraquezas de uma organizao com as oportunidades e ameaas.

A identificao das foras e das fraquezas particularmente importante para os aspectos directamente relacionados com os factores crticos de sucesso dos servios.

A correcta listagem das foras e fraquezas d-nos elementos importantes relativamente sua orien-tao estratgica, que tender naturalmente a tirar o maior partido possvel das foras e a minorar ao mximo as fraquezas.

Neste contexto, o ambiente interno controlado pela administrao dos SASUTAD, uma vez que este o resultado das suas estratgias de actuao.

No que respeita anlise externa no mbito da anlise SWOT, pode dizer-se que a sua importncia est associada necessidade de, dentro do possvel, se preverem eventuais desenvolvimentos futuros que possam ter maior ou menor impacto futuro.

Na tabela1, so apresentados os principais pontos fortes e fracos, relacionados com as ameaas e oportunidades para a estrutura do Planeamento, para o ano de 2010.

MATRIZ SWOT

Pontos fracos Pontos fortes

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s Opinio pblica desfavorvel - - - - + +

Situao econmica do pas - +

Concorrncia externa (+) (+)

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Protocolos com entidades externas (+) +

Novos Projectos (manuteno, construo e aquisio

de equipamentos)

(-) + +

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5 Estratgias por reas de aco

Na prtica, atravs de programas orientados para a gesto da qualidade, os SASUTAD continuam empenhados na melhoria e consolidao do posicionamento competitivo enquanto unidade orgnica da UTAD.

Atravs da reengenharia de processos, tais como a anlise de sistemas e modelos de orientao estratgica, pretende-se de forma objectiva colocar os SASUTAD na vanguarda dos modelos de gesto pblica, desenvolvendo-se aces de simplificao e de contexto centrada na agilidade, inovao e des-materializao dos processos.

No enquadramento da reestruturao da Universidade, foi criado com o objectivo de desenvolver ac-es no mbito da qualidade o Gabinete de Planeamento e Estratgia para a Qualidade. Das enumeras competncias deste, de salientar a funo de proceder ao planeamento de medidas estratgicas, con-tribuir para a definio do modelo organizativo das unidades funcionais. Os SASUTAD esto preparados para corresponder a este novo desafio, tentando assim, responder da melhor forma s exigncias.

Em 2008/2009 foi criada nos SASUTAD uma estrutura da qualidade, enquadrada como substrutura funcional do ncleo de Planeamento e Controlo. Neste sentido, foram desenvolvidas actividades, nome-adamente, realizar o levantamento dos processos associados a cada ncleo dos servios, promover um estgio curricular (na rea da qualidade) para uma recm-licenciada em gesto, facultou-se a participa-o em aces de formao (Interpretao da Norma ISO 9001:2008 e ISO 22000: 2005) (IGAP e AIP).

O GPEQ solicitou o levantamento dos principais factores integrados do sistema, nomeadamente rela-cionados com as infra-estruturas, os meios e os recursos materiais, o tipo e o mbito de trabalho desen-volvido e tambm os recursos humanos intervenientes em cada unidade funcional, ao qual o NPC dos SASUTAD respondeu e props a sua diviso em duas reas: Planeamento e Controlo e Sector Alimentar. Os processos pelos quais se pretende gerir a estrutura so: Unidades Alimentares SASUTAD, Unidades Alimentares Concessionadas, Controlo e Qualidade Alimentar, Gesto de Stocks (novas tecnologias), Servios Catering, Planeamento e Anlise Estatstica e Auditorias Internas.

6 Departamento alimentar

Na gesto das unidades alimentares, para alm de estarem implementadas normas de funcionamento existe uma permanente preocupao com as questes de higiene e controlo alimentar. Assim, pretende--se manter a colaborao de uma empresa da rea da segurana alimentar, tendo em vista a realizao de auditorias alimentares externas, incluindo estas, as anlises microbiolgicas.

Continuar-se- a realizar auditorias internas s diferentes unidades alimentares, detalhando atravs de relatrios tcnicos as suas prestaes e procedimentos.

Ser criada uma substrutura para a rea dos servios de catering, nomeadamente para planeamento, acompanhamento administrativo e superviso de servios de almoo e jantar, coffee break, cocktail, Porto dhonra e lanches.

Em relao substrutura criada para a rea dos Snack-Bar (de explorao directa e concessionada), esta entrar em funcionamento no ms de Janeiro. A primeira grande prioridade do colaborador que integrar este novo projecto ser a consolidao de anteriores iniciativas, entre as quais se destacam as novas tipologias de funcionamento e controlo apresentadas.

Tendo como principal objectivo a defesa dos interesses dos alunos e colaboradores da UTAD, ser solicitada aos utentes dos refeitrios a apresentao do documento de identificao (UTAD), para que

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seja aplicado o prerio correspondente. Para que esta iniciativa tenha sucesso contamos com a colabo-rao da AAUTAD. No ano de 2010, no haver actualizao do prerio dos refeitrios, resoluo do conselho de Ministros n 59/2009.

Com a mudana ocorrida na legislao referente ao tratamento de reclamaes, a reitoria da UTAD, ao abrigo do despacho 11809/2009, Reclamaes apresentadas junto de instituies de ensino supe-rior, passa a ter autonomia para abrir um processo interno com vista ao esclarecimento e resoluo da situao reclamada.

Os SASUTAD pretendem no ano 2010, dotar as unidades alimentares de caixas para apresentao de sugestes por parte dos utentes.

Sero implementadas novas solues para colocao/distribuio dos colaboradores, nomeadamente nas POS/Refeitrios e Balco/Snacks (sistema de rotatividade nas unidades alimentares).

nossa inteno reforar as parcerias de colaborao com novos restaurantes para servios de fins- -de-semana, nomeadamente na parte alm rio da cidade de Vila Real.

Com a certificao Verdoreca (Sociedade Ponto Verde) os servios de alimentao dos SASUTAD podem comercializar bebidas refrigerantes, cervejas e guas minerais naturais, destinadas ao consumo imediato, em embalagens de tara perdida, cumprindo assim a legislao em vigor. Neste sentido, recen-temente foram adquiridos ecopontos para colocao nas unidades alimentares (equipamentos de recolha selectiva). No ano de 2010, nossa inteno solicitar apoio EMAR guas e Resduos de Vila Real para adquirir dois novos ecocentros para colocao nas proximidades dos refeitrios da Quinta de Prados e Codessais.

Objectivando alcanar novas fontes de receita, o sector alimentar dos SASUTAD pretende realizar em 2010 um protocolo com uma empresa de publicidade alternativa, consistindo esta na produo e comercializao de publicidade no topo das mesas dos snack-bar e refeitrios. A iniciativa resulta de uma parceria entre a empresa responsvel pela gesto da rede e a DOT One Activation Marketing, responsvel pela sua comercializao. De momento a rede est j disponvel em vrias universidades e institutos, atingindo mais de 45000 alunos.

Na rea do controlo alimentar, os SASUTAD propem-se realizar um conjunto de actividades especficas tendo em vista um total controlo de higiene e segurana na confeco e armazenamento dos produtos.

Prev-se a fiscalizao dos produtos alimentares, aproximadamente trs vezes por semana, onde sero avaliados aspectos relacionados com o produto recebido, respectiva validade, embalagem, rotula-gem, caractersticas gerais de qualidade, caractersticas de frescura e/ou de congelao. Aspectos rela-cionados com o transporte do produto, verificao das condies de transporte, higiene das embalagens, cumprimento das temperaturas exigidas para o seu transporte. E aspectos relacionados com a higiene dos manipuladores, verificao da limpeza do vesturio, cumprimento das normas estabelecidas e requeridas para manipular alimentos.

Realizao de visitas peridicas, sempre sem pr-aviso, s unidades alimentares, onde so verifica-das: as condies de preparao dos alimentos, a correcta lavagem dos alimentos e sua preparao para consumo, a exposio dos alimentos temperatura ambiente e seu devido acondicionamento, higiene dos manipuladores e cumprimento do cdigo de boas prticas de higiene para a restaurao elaborado pela UNIHSNOR, (este cdigo respeita o disposto no Decreto-lei 67/98 de 18 de Maro), uso correcto dos detergentes e seu armazenamento, verificao da higiene das instalaes e o devido cumprimento dos planos de limpeza e desinfeco.

Sero realizadas visitas peridicas ao armazm central e despensas dos refeitrios para verificao da organizao dos locais, da ordenao dos produtos e sua devida identificao, se h correcta rotao de stocks, seguindo a regra FIFO.

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Como estratgia de autocontrolo, ser verificada a aplicao dos princpios do HACCP, sistematizan-do de forma resumida as etapas por que passam os alimentos de maior risco. Relativamente aos concur-sos e s consultas prvias, a avaliao ser feita em conjunto com a comisso de abertura e analisando-se as melhores propostas.

No controlo de pragas sero verificados os dos servios realizados, planificao das intervenes e arquivamento de documentos.

Recorrer-se- aos servios de uma empresa (atravs de outsourcing), para realizao de anlises de controlo microbiolgico e bioqumico a alimentos, assim como a verificao e arquivamento dos rela-trios tcnicos.

Continuar-se- os contactos com a Coordenao do Curso de Cincia Alimentar da UTAD para o es-tabelecimento de parcerias tcnicas de apoio, nomeadamente atravs da disponibilizao de vagas para a realizao de estgios. Os SASUTAD disponibilizaro as suas instalaes para aulas prticas e outras experincias que se julguem necessrias.

O departamento alimentar pretende actuar de acordo com a matriz estratgica apresentada.

MATRIZ ESTRATGICA2010

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Aumentar a eficcia/eficincia

Melhorar as Infra-estruturas

Adquirir novos equipamentos

Aumentar a produtividade

Aumentar as aces de formao profissional e RVCC

Optimizar a gesto (novas substruturas)

Aumentar as aces de auditoria

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6.1 Refeitrios

O servio de refeio assegurado por trs refeitrios, um restaurante e um Snack-Bar restaurante. Com a entrada em funcionamento da nova unidade alimentar Restaurante Panormico, os SASUTAD asseguram no campus universitrio o segmento de refeio com tipologia Bufete. No ano 2010, o sector alimentar pretende optimizar esta nova infra-estrutura, organizando semanas temticas, cocktails, Coffee-Break e Porto dhonra.

Manter-se- a organizao de servios de catering, como forma a atender pedidos de servios da co-munidade universitria, com novas tipologias e com um leque mais abrangente de produtos.

6.2 Bares

No ano de 2010, a estrutura ser reforada com um novo colaborador na rea do apoio, planeamento e controlo das unidades alimentares (snack-bares, bares e cafetarias) de explorao directa e concessio-nada. Com este novo enquadramento prev-se uma melhoria na sua gesto quotidiana.

Na gesto dos recursos humanos a estratgia assenta na rotatividade dos colaboradores facultando a estes, novas competncias. Prev-se tambm em 2010, a realizao de intervenes na rea das infra-estruturas e equipamentos, nomeadamente nos Frontoffice dos snack-bar Aula Magna e Geocincias.

Est tambm prevista a disponibilizao de novos produtos, slidos e bebidas. Para o efeito, inicia-ram-se as respectivas prospeces de mercado.

A abertura do Coffee Center do refeitrio de Codessais est prevista entrar em funcionamento no ms de Junho.

7 Orientaes e estratgias para 2010

No ano de 2010, recorrer-se- a instrumentos de gesto baseados em abordagens estratgicas cuja implementao na organizao SASUTAD permita a viso compartilhada em objectivos.

O sistema prope a anlise da actividade em quatro perspectivas: Misso (Cliente, financeira, proces-sos e aprendizagem). Com vista a facilitar esta anlise, recorrer-se- aos princpios gerais do Balanced Scorecard para os servios pblicos (BSC), permitindo-nos avaliar o desempenho dos activos do ncleo, criando deste modo condies para que se alinhem todos os recursos organizacionais em prol do maior foco que a implementao da estratgia para o ano de 2010.

Em termos gerais as estratgias para o ano de 2010 so:

- Potenciar o uso de novas tecnologias da informao;- Contribuir para o aperfeioamento da prestao dos servios;- Fortalecer as aces de controlo;- Contribuir para a nova imagem corporativa dos servios;- Desenvolver polticas de gesto e do conhecimento;- Aperfeioar o sistema de planeamento e gesto.

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7.1 Aplicao dos princpios gerais do Balanced Scorecard A aplicao do Balanced Scorecard nos SASUTAD iniciada com uma reflexo, primeiro pela ad-

ministrao dos SASUTAD, alargada depois aos coordenadores de ncleo. Esta perspectiva de topo est assim orientada para a avaliao dos resultados finais, visando direccionar as estratgias e aces que visem a sua concretizao, fixando metas parcelares e mensurveis, cuja monitorizao e avaliao seja possvel realizar, atravs dos indicadores inscritos nos mapas estratgicos. A viso outro conceito fundamental na gesto da performance dos SASUTAD. Esta definida pelos servios como um futuro ideal desejado e construdo com base nos objectivos abrangentes constantes na misso. Neste sentido, a partir da viso definem-se as prioridades, os programas e os projectos estratgicos, atravs dos quais se pretende conduzir os SASUTAD.

A estratgia continua posicionada no centro do nosso modelo. De facto, o objectivo central traduzir a estratgia em aco.

7.2 Mapas estratgicos

Os mapas estratgicos so fundamentais na concretizao dos objectivos (Oramento vs. BSC). O sis-tema utilizado, apoia-se no conceito de desdobramento em cascata que consiste em construir scorecards nas diferentes reas da organizao devidamente alinhados com os grandes objectivos e prioridades definidas pela administrao SASUTAD nos mapas de estratgia. O Ncleo de Planeamento, Controlo e Gesto da Qualidade, implementou um sistema para a construo dos mapas da estratgia para o seu segmento de interveno. Para isso definiram-se temas estratgicos, onde se destacam dois: a qualidade do servio e a eficincia/eficcia.

7.3 Mapa estratgico do Ncleo de Planeamento, Controlo e Gesto da Qualidade

Misso: Proporcionar aos estudantes da UTAD apoios directos e indirectos de qualidade, garantindo assim, a igualdade de oportunidades no

acesso e frequncia do ensino superior.

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Atravs deste ponto de partida, planificaram-se as estratgias para o ano de 2010.

7.3.1 Perspectiva da aprendizagem

7.3.2 Perspectiva financeira

PERSPECTIVA DA APRENDIZAGEM

Objectivosestratgicos

Indicadores de resultado Indicadores de aco

Descrio Descrio Iniciativas

Servios prestados.N de aces em relao ao utente.

N de relatrios elaborados sobre a plataforma das novas tecnologias.

Aco 3.2

Aumentar a qualidade nos servios prestados.

N de servios de apoio s unidades operativas.

Recursos gastos na gesto do produto ou em servios administrativos.

Aco 3.6

Promover a utilizao das TIs.N de projectos desenvolvidos.

N de projectos. Aco 3.1

Capacitar tecnicamente os vrios gabinetes que compem a estrutura do Planeamento e Controlo.

N de equipamentos adquiridos, desenvolvidos e/ou reparados.

N de actividades de infra--estrutura com sistemas de qualidade implantados.

Aco 3.7

Reformular e fortalecer a infra-estrutura de apoio tcnico e administrativo, introdu-zindo prticas e instrumentos modernos de gesto.

N de servios de apoio s unidades operativas.

N de gabinetes abrangidos.

N de novos servios de apoio colocados disposio dos colaboradores.

INICIATIVAS ESTRATGICAS: Aco 3.1 Projectos de TIs;Aco 3.2 Treinar e aprimorar a postura dos colaboradores no atendimento ao pblico;Aco 3.3 Incentivar a postura institucional pr-activa em relao s exigncias dos utentes;Aco 3.4 Estimular a troca de experincias (Brainstorming);Aco 3.6 Incentivar aces de empreendedorismo e inovao;Aco 3.7 Aumentar o investimento na organizao.

PERSPECTIVA FINANCEIRA




Optimizar a aplicao/execuo dos recursos pblicos recebidos.

ndice de eficincia oramental/financeira.

Aquisies efectuadas.

Aumentar o volume de recursos financeiros disponveis (Gesto do oramento).

ndice de aumento de receitas.

Diversificao da oferta aos Clientes; Disponibilizar produtos com maior valor acrescentado.

Aco 2.1

Assegurar o vencimento dos funcionrios atravs do OE.

Transferir verbas das receitas prprias dos bares SASUTAD.Transferir verbas do OE.

Aco 2.2

INICIATIVAS ESTRATGICAS: Aco 2.1 Aumentar a receita obtida com a transaco dos bens e dos servios prestados;Aco 2.2 Simplificar o processo de execuo oramental.

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7.3.3 Perspectiva do cliente

7.3.4 Perspectiva do processo

PERSPECTIVA DO CLIENTE




Atendimento ao utente nas unidades alimentares. Rapidez, (eficincia e eficcia).

Tempo mdio de resposta s solicitaes dos utentes.

N de medidas disponibilizadas para reduo do tempo de espera.

Aco 1.2

Beneficiar o maior nmero de utentes, dentro do padro de qualidade estabelecido nos SASUTAD.

Crescimento da comunidade beneficiada pela actuao da organizao.

N de reclamaes recebidas por no conformidade nos servios prestados.

Aco 1.3

Aco 1.3% de reclamaes solucionadas.

Melhorar a relao de apoio e confiana entre o servio pblico e os utentes.

Crescimento do n de utentes e entidades interessados em conhecer as actividades dos servios.

Volume de informao distribuda.

Aco 1.2

INICIATIVAS ESTRATGICAS: Aco 1.1 Programa de acompanhamento das boas prticas de explorao (Monitorizao);Aco 1.2 Servio de atendimento aos utentes (promover formao na rea de atendimento ao pblico (solicitar a colaborao dos utentes);Aco 1.3 Estabelecer prticas de boa gesto e padres de acompanhamento, processamento e soluo das reclamaes recebidas.

PERSPECTIVA DO PROCESSO




Avaliao da conformidade (HACCP).ndice de Controlos efectuados.

N de anlises. Aco 3.1

Prestao de servios com finalidade reguladora.

ndice de fiscalizao.N de normas de procedimentos revistos e/ou elaborados.

Aco 3.4

Procurar a excelncia nos servios prestados aos utentes.

ndice de realizao (metas atingidas/metas previstas).

Formao dos funcionrios. Aco 3.5

Assessorar tecnicamente a Administrao.ndice de servios realizados em parceria ou em rede.

Recursos/projectos. Aco 3.1

Formao e avaliao do desempenho. ndice de formao de RH.Avaliaes SIADAP;Formao interna/Bares SASUTAD.

Aco 3.5

INICIATIVAS ESTRATGICAS: Aco 3.1 Obter/Realizar pareceres tcnicos;Aco 3.2 Implementar um sistema da qualidade nos servios;Aco 3.3 Modernizar e ampliar os sistemas de informao;Aco 3.4 Promover eventos tcnicos;Aco 3.5 Elaborar programas de formao profissional.

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III Ncleo de Bolsas, Alojamento e Servios de Sadee Lavandaria

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Tendo os SASUTAD como misso proporcionar aos estudantes da UTAD apoios directos e indirectos de qualidade, garantindo a igualdade de oportunidades no acesso e frequncia do ensino superior, o Ncleo de Bolsas, Alojamento, Lavandaria e Sade prope-se contribuir para atingir os objectivos delineados.

1 Viso

Assegurar o direito igualdade de oportunidades de acesso, frequncia e sucesso escolar, pela supe-rao de desigualdades econmicas, sociais e culturais.

2 Valores

Os valores que diariamente so incutidos aos colaboradores da estrutura so:

- Orientao para o servio pblico; - Participao activa no desenvolvimento da organizao; - Melhoria contnua e inovao; - Gesto Qualitativa dos Recursos Humanos; - Utilizao eficiente e eficaz dos recursos disponveis.

3 Bolsas de estudo

A bolsa de estudo, prestao pecuniria para comparticipao nos encargos com a frequncia do ensino superior, um instrumento fundamental para atingir o direito igualdade de oportunidades de acesso, frequncia e sucesso escolar, pela superao de desigualdades econmicas, sociais e culturais. Favorecendo-se o contacto directo com o estudante nos procedimentos conducentes atribuio dos apoios sociais, os Tcnicos diagnosticam outras problemticas, nomeadamente dificuldades de cariz individual, social e cultural desadaptao ao ambiente escolar, ou outras que possam influenciar o sucesso escolar e a insero social do estudante. Desta forma contribuem, dentro das suas competncias, para consubstanciar o previsto na Lei que regulamenta a Aco Social, concedendo apoios sociais direc-tos e indirectos e acolhendo, acompanhando e fornecendo informaes aos estudantes, nomeadamente aos portadores de deficincia.

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O programa informtico fornecido pela DGES e testado durante o ano lectivo 2008/2009 foi imple-mentado em 2009/2010 para os estudantes do primeiro ano. Em 2010/2011 a experincia vai ser alarga-da a todos os estudantes da UTAD.

Esta nova plataforma informtica, adoptada em parceria com a DGES e outros Servios de Aco So-cial, embora com alguns constrangimentos para os Tcnicos e Estudantes, ultrapassveis, implica a sim-plificao do processo de atribuio de bolsas de estudo atravs da reduo do nmero de documentos a apresentar e da uniformizao do processo e dos procedimentos de anlise de candidaturas.

As instalaes dos SASUTAD vo sofrer obras profundas visando, entre outras, a melhoria da operacio-nalidade dos Servios e a criao de espaos adequados e acessveis para atendimento dos estudantes.

Essas alteraes esto a ser encaradas como um desafio capacidade de adaptao e tenacidade de cada um dos colaboradores do Sector.

O plano de actividades para o Sector prognostica, entre outros, o seguinte para o ano de 2010:

De acordo com o previamente programado, continuar-se- a fornecer DGES, nas datas definidas, os mapas mensais com as previses na rea das bolsas de estudo.

At Maro de 2010, todos os processos de candidatura a benefcios sociais 2009/2010 estaro analisa-dos e as revises efectuadas. Aponta-se ainda para que 90% dos processos fiquem estudados at ao final do ano civil (ano lectivo 2010/2011), havendo 10% dos casos que pela entrega tardia (terceira ou quarta fase), ou pela especial complexidade das situaes, necessitam de ser analisados com o apoio dos Servi-os Acadmicos da UTAD (reprovaes, mudanas de curso e outras) ou ainda nos casos em que a entre-vista primordial para o apuramento de elementos necessrios avaliao das situaes concretas.

Regras recentemente introduzidas no ensino superior relacionadas com a mobilidade entre instituies podero trazer alguma inconstncia a estas previses, uma vez que h j um nmero significativo de estudantes a candidatar-se a benefcios sociais em pocas diferentes das habituais (nomeadamente no incio do segundo semestre).

Dentro do possvel, durante o ms de Maro ou Abril de 2010, sero programadas visitas domicilirias a um leque de casos previamente seleccionados. Aponta-se para a visita a 0,5% dos bolseiros (cerca de 20 estudantes), podendo este nmero ser alargado se houver disponibilidade para o efeito.

Durante os meses de Abril e Maio, ir decorrer a primeira fase da candidatura a benefcios sociais (bol-sa de estudo e alojamento), para os estudantes que pretendam candidatar-se a benefcios sociais para o ano lectivo 2010/2011, em consonncia com o que for decidido pela DGES e pelas restantes instituies aderentes plataforma.

Sero igualmente dados os necessrios contributos para a reviso, caso se justifique, das Regras Tcni-cas para Concesso de Apoios aos Estudantes da UTAD, que sero iguais s Regras Tcnicas das restantes instituies aderentes plataforma.

De Setembro em diante, sero abertas as candidaturas a benefcios sociais para os estudantes do pri-meiro ano, primeira vez ano lectivo 2010/2011 2., 3. e 4 fase, igualmente em consonncia com o que for estabelecido para as restantes instituies aderentes ao programa informtico da DGES.

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Como em anos anteriores, sero analisadas prioritariamente as candidaturas dos estudantes residentes (alojados em residncia universitria) e dos estudantes com bolsas de estudo de valor mais elevado, no ano lectivo anterior.

Para os estudantes do primeiro ano recm-chegados UTAD, e em cerca de 80% dos casos, a Vila Real ser dada uma ateno especial no acolhimento, com entrevista personalizada, quando possvel / sempre que a situao o aconselhe.

O acolhimento dos estudantes vai ser reformulado, no s porque os espaos fsicos vo sofrer melho-rias que implicaro uma nova filosofia de relacionamento, mas tambm porque a plataforma exige dos Servios e dos clientes uma nova forma de interaco.

Os colaboradores no especializados que fazem atendimento, recebero formao nesse sentido. Daro o apoio necessrio nas candidaturas on-line e faro o encaminhamento para os Tcnicos, sempre que necessrio.

3.1 Bolsas de estudo e meios informticos

Com a disponibilizao de meios informticos em todos os postos de trabalho vai ser necessrio con-tinuar a proporcionar formao especfica a todos os colaboradores. A adopo do programa da DGES implica igualmente um relacionamento mais directo com os Servios Acadmicos da UTAD e Escola Superior de Enfermagem, visando o fornecimento atempado dos elementos necessrios. A plataforma da DGES implica algum material informtico especfico, nomeadamente monitores de maiores dimenses, que devero ser disponibilizados aos colaboradores.

3.2 Bolsas de estudo e recursos humanos

No h previso de alteraes no Sector, em termos de recursos humanos.Est previsto que dois dos colaboradores em formao especfica na rea do Servio Social venham a

estagiar nos Servios esperando-se, desta forma, uma melhoria nos rcios candidaturas / tcnicos, actual-mente muito desfavorveis. A melhoria da operacionalidade decorrente da integrao nos novos espaos, implicar algum ganho de produtividade e de melhoria no atendimento dos estudantes. Iremos apostar na flexibilidade / polivalncia dos colaboradores, visando a adaptao s novas necessidades.

3.3 Bolsas de estudo e recursos financeiros

No presente ano lectivo 2009/2010 as candidaturas a benefcios sociais efectuaram-se em duas bases de dados distintas a tradicional dos SASUTAD e a da DGES. A partir de Setembro de 2010, ano lectivo 2010/2011, s estar em funcionamento a Plataforma Informtica fornecida e gerida pela DGES.

Em termos oramentais, prev-se que de Janeiro a Junho de 2010 estejam deferidas, nas duas bases de dados, 2938 bolsas de estudo. Prevendo-se uma bolsa mdia de 210, o total a atribuir nestes 6 meses rondar os 3.701.880.

De Setembro a Dezembro de 2010, no havendo alterao do montante da propina, prev-se que o investimento em bolsas de estudo aponte para os seguintes valores: 3000 bolseiros vezes bolsa mdia de 250 vezes quatro meses igual a 3.000.000.

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4 Alojamento

rea fundamental no apoio indirecto aos estudantes deslocados da UTAD. Os SASUTAD dispem actualmente de 523 camas em quartos duplos e individuais, distribudas por 5 residncias universitrias. Para o prximo ano lectivo de 2010/2011, prev-se o seguinte para o Sector:

Aumento do nmero de pedidos de candidatura ao alojamento, decorrente do aumento do nmero de estudantes da UTAD (nomeadamente de bolseiros), da crise econmica, da crescente divulgao das RUs, das boas condies proporcionadas aos residentes e da localizao privilegiada. Por esse motivo necessrio continuar a aplicar com rigor os critrios de admisso definidos nos regulamentos e elaborar com a devida antecedncia as listagens dos estudantes a alojar, dando tempo para que os restantes es-tudantes procurem alojamento na cidade. A colaborao com a Associao Acadmica, nesta matria, tem sido essencial.

As colocaes vo continuar a ter em conta as vagas definidas para os estudantes do primeiro ano e para os estudantes integrados em programas de mobilidade (15 e 10%, respectivamente).

Os programas de mobilidade, em que se incluem os estudantes estrangeiros deslocados ao abrigo dos programas SOCRATES, ERASMUS, Cooperao e protocolos especficos com o Brasil, tm cada vez mais importncia e movimentam cada vez mais estudantes. Pela sua especificidade, esto a ser objecto de um tratamento diferenciado. Para acautelar algumas das dificuldades previstas, promover-se-o inter-cmbios regulares dos colaboradores afectos ao alojamento, com os interlocutores da UTAD, nomeada-mente das Relaes Internacionais e do IEESN.

Ainda nesta rea, tentar-se- afinar circuitos de marcao de estadias, privilegiando a utilizao da Internet.

Caso se mostre oportuno, tentar-se- rentabilizar as residncias universitrias no perodo de Vero aumentando-se, desta forma, a taxa de cobertura.

O novo programa informtico de gesto do alojamento implementado em 2007 vai continuar a ser melhorado, adaptando-o s necessidades dos Servios e dos potenciais clientes. A disponibilizao de formulrios de candidatura e de gesto de reservas on-line est tambm prevista.

O Plano de encerramento para o final do ano lectivo 2009/2010 est j definido e vai ser divulgado durante o ms de Maro. Foi elaborado tendo em conta o calendrio escolar aprovado para 2009/2010, e as necessidades da UTAD relativamente ao acolhimento de estudantes provenientes de Universidades Brasileiras.

O encerramento programado contempla ainda necessidades especficas dos estudantes provenien-tes dos PALOPs e de estudantes que necessitem de permanecer na UTAD em formao ou a desenvolver projectos oficialmente reconhecidos.

A programao das frias dos colaboradores das RUs, nomeadamente das senhoras Empregadas de

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Andar e dos senhores Guardas, ter em conta o planeado para o encerramento das residncias.

Em Maro toda a programao das frias vai estar efectivada.

Obras de manuteno com alguma complexidade tambm esto a ser programadas para as frias de Vero de 2010.

Ainda antes do incio do ano lectivo 2010/2011, ir ser revisto o Regulamento das Residncias Univer-sitrias, caso seja necessrio, em colaborao com os elementos em exerccio das Comisses de Residentes, e encaminhado o processo para o Conselho de Aco Social, para aprovao.

Em Setembro, proceder-se- movimentao interna de alguns colaboradores (senhoras Empregadas de Andar e senhores Guardas), e ser preparada formao bsica na rea do acolhimento dos estudantes, nomeadamente aos estudantes do primeiro ano ou que ingressam nas RUs pela primeira vez, entre eles os estudantes ERASMUS.

O inventrio anual das roupas de cama e atoalhados vai ser efectuado no final do ano lectivo, e realiza-da uma avaliao do seu estado, para se estimar necessidades nesta rea.

O mobilirio e restante equipamento das RUs vai igualmente ser reavaliado e reparado ou substitudo (alis como acontece ao longo do ano), de acordo com as necessidades.

Por ltimo de referir que a crescente procura de alojamento em residncia universitria implicar, a curto prazo, a implementao de medidas tendentes a minorar o problema. A experincia dos ltimos anos aponta para a necessidade de criao de um novo equipamento. Este poderia eventualmente prever um espao adap-tado para acolhimento de professores e investigadores integrados em programas de intercmbio, doutorandos, mestrandos e outros clientes em deslocaes de curta estadia. Dever igualmente apostar nas novas tecnolo-gias de gesto de edifcios com estas caractersticas, na eficincia energtica, nas energias alternativas, etc.

5 Lavandaria

No h previso de intervenes ou alteraes profundas no Sector. Ser preparada formao bsica na rea da higiene e segurana no trabalho, nomeadamente quando os novos detergentes, a adjudicar no incio do ano, passarem a ser distribudos.

O equipamento vistoriado regularmente e reparado ou substitudo conforme as necessidades. O pro-tocolo estabelecido ou a estabelecer com a empresa fornecedora dos detergentes tambm prev intervenes nesta rea.

Os novos equipamentos doseadores de detergente e de controlo da quantidade da roupa a cuidar foi instalado. Os ganhos foram evidentes, tendo sido possvel tratar objectivamente alguns dos indicadores em termos estatsticos e contabilsticos, aferindo a rentabilidade do sector. Tambm possvel, futuramente, re-gistar e imputar custos a reas especficas ou a outras entidades (nomeadamente Associao Acadmica da UTAD).

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6 Servios de sade

As campanhas de divulgao das consultas de Psicologia e de Enfermagem, bem como das restantes especialidades, vo continuar, atravs dos meios habituais (Internet, Rdio Universidade, Associao Acadmica, Avisos, directamente nas entrevistas e no balco de atendimento). O protocolo estabeleci-do com a Escola Superior de Enfermagem, que coloca Estagirios de Enfermagem no Posto Clnico dos SASUTAD, tem tido um bom acolhimento dos estudantes, nomeadamente dos residentes, pelo que a experincia vai manter-se.

A especialidade em referncia tem dado apoio aos Ajudantes Familiares que prestam os cuidados b-sicos aos dois estudantes tetraplgicos que se encontram alojados no Bloco A da RU Alm Rio. Prev-se que esse apoio continue durante os prximos anos lectivos e sempre que haja estudantes nessas condi-es na UTAD.

Os Servios esto disponveis para colaborar sempre que haja contactos no sentido de efectuar estu-dos cientficos de natureza clnica e desde que a confidencialidade e as questes ticas estejam salva-guardadas, a exemplo do que aconteceu durante o ano de 2009 com o Estudo Epidemiolgico de Pre-valncia da Infeco por HPV nas Mulheres em Portugal - CLEOPATRE, promovido pela Sanofi Pasteur MSD, S.A.

7 Aplicao dos princpios gerais do Balanced Scorecard

7.1 Perspectiva da aprendizagem

PERSPECTIVA DA APRENDIZAGEM




Aumentar a qualidade nos servios prestados.

N de servios de apoio. Recursos gastos na gesto dos servios administrativos.

Aco 3.1

Capacitar tecnicamente os vrios gabi-netes que compem a estrutura.

N de equipamentos adquiridos, desenvolvidos e/ou reparados.

N de actividades de infra-estrutura com sistemas de qualidade implantados.

Aco 3.2

Reformular e fortalecer a infra-estrutura de apoio tcnico e administrativo, introduzindo prticas e instrumentos modernos de gesto.

N de servios de apoio . N de gabinetes abrangidos.

N de novos servios de apoio colocados disposio dos colaboradores.

INICIATIVAS ESTRATGICAS: Aco 3.1 Incentivar aces de empreendedorismo e inovao;Aco 3.2 Aumentar o investimento na organizao.

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7.2 Perspectiva financeira

7.3 Perspectiva do processo

PERSPECTIVA DO PROCESSO




Prestao de servios com finalidade reguladora.

ndice de fiscalizao. N de processos elaborados. Aco 3.1

Procurar a excelncia nos servios prestados aos utentes.

ndice de realizao (metas atingidas/metas previstas).

Formao dos colaboradores.Aco 3.2

Formao e avaliao do desempenho. ndice de formao de RH.Avaliaes SIADAP.Certificados participao. Aco 3.2

INICIATIVAS ESTRATGICAS: Aco 3.1 Realizar pareceres tcnicos;Aco 3.2 Elaborar programas de formao profissional.

PERSPECTIVA FINANCEIRA




Optimizar a aplicao/execuo dos recursos pblicos recebidos.

ndice de eficincia oramental/financeira.

Aquisies efectuadas.

Aumentar o volume de recursos financeiros disponveis.(Gesto do oramento)

ndice de aumento de receitas.Diversificao da oferta aos utentes.

Aco 2.1

Aumentar das Taxas de cobertura. Diminuir a despesa.Monitorizar a despesa.(resultados) Aco 2.2

INICIATIVAS ESTRATGICAS: Aco 2.1 Aumentar a receita obtida com os servios prestados;Aco 2.2 Monitorizar a despesa de funcionamento.

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7.4 Perspectiva do cliente

PERSPECTIVA DO CLIENTE




Atendimento ao utente. Tempo mdio de resposta s solicitaes dos utentes.

N de medidas disponibilizadas para reduo do tempo de espera.

Aco 1.2

Beneficiar o maior nmero de utentes, dentro do padro de qualidade estabelecido.

Crescimento da comunidade beneficiada pela actuao da organizao.

Servios prestados. Aco 1.1 e 1.3

% de reclamaes solucionadas. Aco 1.1 e 1.3

INICIATIVAS ESTRATGICAS: Aco 1.1 Programa de acompanhamento das boas prticas;Aco 1.2 Servio de atendimento aos utentes;Aco 1.3 Estabelecer prticas de boa gesto e padres de acompanhamento, processamento e soluo das reclamaes recebidas.

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IV Ncleo Administrativo e Financeiro

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1 Recursos financeiros

O presente documento contempla uma previso das receitas e das despesas dos SASUTAD para o ano econmico de 2010, sendo que na sua elaborao foram considerados:

- As verbas atribudas aos SASUTAD pelo Ministrio da Cincia da Tecnologia e Ensino Superior, MCTES, que correspondem s dotaes do OE;

- As previses de outras receitas prprias.

Apresenta-se uma sntese das previses de receita e despesa para este ano:Assim prev-se que as receitas dos Servios, no ano 2010 ascendam aos 9.977.856.00, estando in-

cluda a dotao para Bolsas de Estudo de 6.701.880.00, (calculada com base numa previso de cerca de 2.938 bolseiros para uma bolsa mdia de 210.00 de Janeiro a Junho; e para cerca de 3.000 bolsei-ros para uma bolsa mdia de 250.00 de Setembro a Dezembro), no inscrita no Oramento Privativo, evidenciando-se os seguintes aspectos:

- Neste valor esto includas as receitas provenientes de financiamento pblico e as receitas prprias, no considerando o saldo transitado de 2009;

- O financiamento do OE representa cerca de 85% da Receita prevista, se efectivamente a dotao para Bolsas de Estudo for totalmente atribuda, caso contrrio representar cerca de 78%;

** Inclui verbas do Feder

ANO OE PIDDAC ** Total

2003 3.986.696 740.134 4.276.830

2004 4.319.850 400.307 4.720.157

2005 4.451.314 471.388 4.922.702

2006 4.281.211 4.281.211

2007 4.180.037 381.094 4.561.131

2008 6.887.740 674.783 7.562.523

2009 6.631.578 44.350 6.675.928

2010 8.451.748 8.451.748

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- O Oramento de Estado para 2010, continuar a poltica de obrigatoriedade das Instituies de Ensino Superior a descontar 11% dos salrios dos trabalhadores do quadro para a Caixa Geral de Apo-sentaes (CGA), sem qualquer reforo da dotao para essas instituies;

- Para alm de no se corrigir a despesa com a CGA, e como, mais uma vez, no houve aumento na dotao do OE, (os SASUTAD tm a mesma dotao desde 2007), no se recuperar o aumento dos salrios dos funcionrios pblicos em 2009. E apesar de no estar previsto qualquer aumento para 2010 haver outras despesas, nomeadamente de sade, que vo ter de ser reforadas com Receitas Prprias.

Com uma dotao igual de 2009, o Oramento para 2010 obriga a uma austeridade igual ou supe-rior que presidiu o Oramento de 2009, isto , continuar a ser necessrio proceder a uma conteno das despesas de funcionamento e de Investimento dos SASUTAD, nomeadamente da remodelao do mobilirio das Residncias mais antigas, remodelao de equipamentos para as unidades alimentares, bem como obras de remodelao das mesmas, que so de extrema necessidade.

Assim, nos prximos dois pontos apresenta-se as vertentes da receita e despesa do Oramento para 2010, que est estruturado de acordo com a Portaria n. 794/2000, de 20 de Setembro, que institui o Plano Oficial de Contabilidade para o Sector da Educao. A Circular Srie A n. 1354, de 04 de Dezembro de 2009, da Direco Geral do Oramento, obriga elaborao do oramento por fontes de financiamento, baseando-se na sua classificao na provenincia da receita.

As fontes de financiamento para os Servios e Fundos Autnomos, como os SAS para 2009 so:

3 Esforo financeiro nacional (OE) 31 Estado RG no afectas a projectos co-financiados 311 Estado RG no afectas a projectos cofinanciados 5 Auto financiamento 51 Auto financiamento (RP)

1.1 Receita

O quadro seguinte apresenta a receita global dos SASUTAD para 2010, receita essa que inclu o fi-nanciamento do MCTES, no valor de 9.977.856.

No est includo no OE de 2010, para os SASUTAD verba para Investimentos do Plano no obstante haver necessidade de se fazerem obras de remodelao em algumas residncias e unidades alimentares, bem como substituio de equipamento/mobilirio.

As receitas prprias no valor de 1.526.108 sero provenientes das cantinas, bares e restaurantes, alojamento, lavandaria self, etc. Dever adicionar-se o saldo de gerncia anterior cujo valor falta apurar.

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Quadro 2 Receita do oramento privativo para 2009

1.2 Despesa

O Quadro seguinte, apresenta a despesa global do Oramento dos SASUTAD para 2010.

Como foi referido anteriormente no houve dotao para Investimentos do Plano como tal o Ora-mento dos SASUTAD para 2010 resume-se somente a despesas de funcionamento e Bolsas de Estudo, (inscritas com base na previso atrs referida).

DESIGNAO DA DESPESA TOTAL DAS RUBRICAS

Fonte de financiamento 311

Pessoal 1.737.668

Funcionamento (inclui bolsas de estudo) 6.714.080


Pessoal 91.848

Aquisio de Bens 662.560

Aquisio de Servios 438.600

Transferncias Correntes - Outras 98.100

Outras despesas correntes 40.000

Capital 195.000

DESIGNAO DA RECEITA TOTAL DAS RUBRICAS


MCTES 9.977.856


Juros de Bancos e outras Instit. Crdito 210

Venda de impressos 2.000

Venda de outros bens 350

Actividades de sade 2.300

Alimentao e alojamento 1.359.000

Outros servios 30.000

Rendas 132.248

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Objectivos para 2010:

Continuar o processo de rentabilizao dos recursos financeiros direccionados no sentido de uma boa gesto;

Aumentar a Receita Prpria;

Aperfeioar o circuito de conferncia e preparao da facturao, visando o pagamento aos forne-cedores num prazo optimizado de 15 dias;

Substituio do papel em prol da internet nas comunicaes com os fornecedores;

Melhoria do sistema de informao contabilstico aquando solicitado.

2 Recursos humanos

A Seco de Recursos Humanos, assegura a gesto laboral dos colaboradores dos SASUTAD e presta apoio tcnico, administrativo e legislativo, constituindo desta forma, um suporte fundamental Admi-nistrao. A sua misso consubstancia-se, grosso modo, em garantir a mxima qualidade, segurana e celeridade na gesto de processos e da informao tcnica e especializada na rea de RH, alinhadas com a misso, princpios e valores dos SASUTAD.

Neste sentido, dignificar os SASUTAD, valorizar o servio e os seus colaboradores, investir fortemente em formao, trabalhar sobre um software RH, gerir eficazmente os resultados atravs de um bom sis-tema de gesto de desempenho, motivar e focalizar os colaboradores no sentido do sucesso da equipa, enobrecer a experincia profissional orientada para a inovao procedimental, so as condies que julgamos essenciais para criar padres principiantes e comprometidos com a procura da excelncia e da melhoria continua do servio.

Para o ano 2010 prev-se a distribuio de pessoal de acordo com o Mapa de Pessoal para 2010 que junto se anexa. No final do ms de Dezembro os SASUTAD tinham 135 funcionrios repartidos pelos servios centrais e as vrias unidades, tendo sado 2 por motivos de aposentao.

semelhana de anos anteriores, os SASUTAD iro implementar o Sistema Integrado de Avaliao do Desempenho da Administrao Pblica (SIADAP), com as alteraes legalmente definidas, procurando avaliar, responsabilizar e reconhecer o mrito dos colaboradores em funo dos resultados obtidos, na concretizao dos objectivos.

Com a finalidade de cumprir com a misso acima mencionada, os objectivos a atingir para 2010 so os seguintes:

- Prosseguir as suas competncias e actividades atravs de um servio de qualidade;- Promover a competncia e a experincia na organizao do trabalho sempre que possvel;- Melhorar e inovar, continuamente, os factores e processos crticos da Seco de Recursos Humanos.

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V Ncleo de Aprovisionamento

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A gesto do aprovisionamento envolve um conjunto de aces que permitem disponibilizar, de um modo permanente, os bens e servios necessrios e adequados ao bom funcionamento das vertentes social e econmica de apoio aos alunos da UTAD, objectivo este essencial e subjacente existncia dos SASUTAD.

1 Competncias

O Ncleo de Aprovisionamento tem como competncias:

Gerir dos procedimentos administrativos de aquisio de bens e servios; Gerir o armazenamento de bens; Preparar e providenciar a publicao de editais de pr-qualificao para concursos pblicos de

aquisio de materiais, equipamentos e servios; Recepcionar requisies com o respectivo parecer favorvel do responsvel da unidade, e assegurar

a identificao correcta das especificaes dos produtos/servios e as condies de fornecimento preten-didas (prazos de entrega, regime de fornecimento);

Organizar e controlar os processos de concurso e consultas ao mercado de bens e servios neces-srios ao desenvolvimento dos Servios;

Identificar potenciais fornecedores numa ptica da melhoria do custo-prazo-qualidade e assegurar o respectivo contacto, seleco e negociao, nos termos da lei, salvaguardando as condies de forne-cimento e as especificaes desejadas;

Assegurar o registo, a emisso e acompanhamento de ordens de compra, o respectivo processo de cabimento e de autorizao, para as requisies que lhe foram feitas, at satisfao da mesma junto ao requisitante;

Fazer conferncia das facturas e assegurar a sua aprovao; Manter actualizadas as informaes das bases de dados sobre fornecedores; Acompanhar e avaliar o nvel de servio prestado pelos fornecedores; Garantir a manuteno do sistema de avaliao da performance dos fornecedores; Efectuar a gesto dos materiais de economato; Organizar o arquivo corrente de contratos de aquisio de bens e servios.

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2 Objectivos estratgicos

- Manter as melhores prticas e conceitos de gesto de qualidade, isto , uma gesto centrada nas necessidades dos intervenientes, preocupada com um rigoroso controlo do processo de aquisio e dis-tribuio; interessada em procurar, activamente, a informao de retorno.

- Ser competitivos na prestao de servios atravs da prtica quotidiana, garantindo a eficincia e a eficcia dos recursos disponveis.

3 Objectivos operacionais

3.1 Reduzir os custos de manuteno da frota e equipamentos

A renovao do parque automvel necessria e encarada como prioritria por parte do Ncleo de Aprovisionamento e est a ser feita de acordo com o estipulado no Decreto-Lei n 170/2008.

Os SASUTAD celebraram um contrato de adeso com a ANCP, conforme disposto no Regulamento n. 329/2009, de 30 de Julho, e desta forma beneficiam dos servios prestados no mbito do PVE.

A gesto corrente do Parque de Veculos do Estado (PVE), est sujeita aos mesmos princpios de cen-tralizao das aquisies e controlo da despesa oramental.

Neste novo modelo, a ANCP assume as seguintes responsabilidades: Analisa e verifica a existncia de disponibilidade de veculos; Efectua o processo de aquisio, observando os critrios financeiros e ambientais definidos no

Despacho n. 7382/2009; Trata dos processos administrativos de aquisio, alienao e abate de veculos; Efectua a Gesto do PVE; Define polticas e critrios de aquisio para a categoria de veculo automvel e motociclo e seguro

automvel; Disponibiliza e gere centralmente o sistema de gesto do PVE com o objectivo de implementar me-

canismos de recolha e tratamento de informao actualizada, de modo a fornecer indicadores de gesto, planeamento e controlo que permitam aferir o nvel de eficincia e eficcia da aquisio de veculos e gesto do PVE.

A par da renovao objectivo do Ncleo de Aprovisionamento a reduo de 2,5% nas despesas de manuteno da frota e equipamentos.

3.2 Reduzir os custos na aquisio de bens e servios

Utilizao das tecnologias de informao e comunicao na implementao de um novo sistema de prospeco de preos, procurando atingir os seguintes objectivos:

Beneficiar de preos mais baixos, associados a este tipo de processo (leilo electrnico inverso);

Reduo dos custos associados s prospeces tradicionais de mercado (telefone, fax,);

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3.3 Incrementar a qualidade e a fiabilidade dos seus fornecedores

necessrio que os Servios estabeleam um novo tipo de relaes com os seus fornecedores: Criao de relaes privilegiadas com alguns fornecedores (reas-chave).

Aumentar a frequncia de entregas.

Interessar o fornecedor no funcionamento dos Servios.

Qualificao dos fornecedores.

3.4 Incrementar o profissionalismo da funo compras

A funo compras tem que ser pioneira na procura de formas eficientes de se relacionar com os seus fornecedores, e de interagir com os principais clientes internos dos SASUTAD.

3.5 Melhorar a operacionalidade dos servios

Reduzir tempo nas aquisies e eliminar gastos inteis.

3.6 Implementao de um sistema de leilo electrnico inverso

Pretende-se lanar uma soluo inovadora em termos de Servios de Aco Social, com objectivos claros:

Maior transparncia nas consultas efectuadas ao mercado para aquisio de bens e servios;

Beneficiar de preos mais baixos, associados a este tipo de processo;

Centralizao das aquisies de bens e servios no Ncleo de Aprovisionamento;

Rentabilizar o esforo despendido pelos funcionrios dedicados contratao de bens e servios e empreitadas dos SASUTAD;

Reduzir os custos dos SASUTAD e dos seus fornecedores, nomeadamente por via da simplificao dos processos de comunicao.

4 Qualidade

4.1 Avaliao direccionada para a qualidade

Pretende-se aumentar o nmero de empresas convidadas nos procedimentos em 5%.

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4.2 Aumentar as qualificaes dos recursos humanos

Os SASUTAD visam alcanar padres modernos de desenvolvimento institucional, para os quais a gesto das pessoas um factor crtico de sucesso.

Os recursos humanos devero tornar-se o eixo estruturante da modernizao e da qualificao dos SASUTAD como organismo pblico de qualidade, que aposta na formao, qualificao e requalificao permanente dos seus recursos, na avaliao do desempenho, na definio correcta dos perfis de compe-tncias, nos estmulos melhoria contnua da produtividade. Nesse sentido propomo-nos a:

Preparar o pessoal administrativo para outras funes. (Abrir e concluir todos os tipos de procedi-mentos gerais previstos no CCP);

Desenvolver o sistema de rotatividade entre o pessoal de forma a colmatar algumas falhas que pos-sam vir a existir e descongestionar, sair da rotina e aprender sem presso;

Aumentar o nmero de participaes em aces de formao em 10%.

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Ficha Tcnica Elaborao do Plano de Actividades Elsa Justino Antero Gonalves Joaquim Pereira Isabel Pimenta Paulo Rodrigues Sistematizao da Informao Antero Gonalves Design e Paginao www.hldesign.pt SASUTAD, Janeiro de 2010

Documents

PA_SS_UTAD_2010