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PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO
VIA INTERNET
MANUAL DO PRESTADOR
FEVEREIRO / 2011
Governador do EstadoGovernador do EstadoGovernador do EstadoGovernador do Estado JAQUES WAGNER
Secretário da AdministraçãoSecretário da AdministraçãoSecretário da AdministraçãoSecretário da Administração MANOEL VITÓRIO DA SILVA FILHO
REALIZAÇÃOREALIZAÇÃOREALIZAÇÃOREALIZAÇÃO COORDENADOR GERAL SONIA MAGNÓLIA LEMOS DE CARVALHO COORDENAÇÃO DE GESTÃO DE SAÚDE COORDENAÇÃO CRISTIANE MÁRCIA VELOSO DE CARVALHO LOPES EQUIPE EXECUTORA
COORDENAÇÃO DE ASSISTÊNCIA MARIA CONCEIÇÃO QUEIROZ OLIVEIRA RICCIO COORDENAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO
NEILDES AMORIM PITANGA
ROSIMEIRE CERQUEIRA GAVIÃO
SUPORTE ADMINISTRATIVO
GLEDSON FERREIRA SANTOS
JOSÉ CARLOS DA SILVA
BAHIA Secretaria da Administração
Pedido de Autorização via Internet – Manual do Prestador. 4ª ed. Revisada.
Salvador: SAEB/PLANSERV/CGPS, 2011.
46p.
1. Pedido de Autorização via Internet - Manual do Prestador.
ÍNDICE
1. APRESENTAÇÃO ...........................................................................................................5
2. ORIENTAÇÕES GERAIS ................................................................................................6
3. ENCAMINHAMENTO DE DADOS COMPLEMENTARES ANEXOS .............................7
3.1. SITUAÇÕES EM QUE A DIGITALIZAÇÃO É OBRIGATÓRIA:.................................7
4. SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO................................................................................8
4.1. COMO ACESSAR O SISTEMA.................................................................................8
4.2. INCLUSÃO DE PEDIDO .........................................................................................13
4.3. AUTORIZAÇÃO AUTOMÁTICA..............................................................................22
4.4. INCLUSÃO DE PEDIDO COM OPME ....................................................................23
4.5. INTERCORRÊNCIA/PRORROGAÇÃO ..................................................................28
4.6. REANÁLISE DE PEDIDO .......................................................................................36
4.7. PESQUISA DE SITUAÇÃO DE PEDIDOS..............................................................41
4.7.1. DEFINIÇÃO DOS CAMPOS.............................................................................42 4.8. IMPRESSÃO DE PROTOCOLO .............................................................................45
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PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO VIA INTERNET
1. APRESENTAÇÃO
O presente manual, dirigido aos PRESTADORES DE SERVIÇOS DE SAÚDE do Planserv, contém
orientações para o processo de solicitação de autorização de procedimentos no ambiente do prestador e
sistematiza os passos para inclusão de dados referentes ao processo de solicitação de “AUTORIZAÇÃO DE
PROCEDIMENTO – AP”. Esta sistemática traz vantagens ao prestador, ao Planserv e aos beneficiários, por
agilizar o processo de autorização, resultando em maior celeridade no atendimento aos nossos usuários.
O Pedido de Autorização se constitui em módulo do Sistema Top Saúde que tem como finalidade
recepcionar as solicitações de autorização de procedimentos encaminhadas pelos prestadores e avaliá-las
de acordo com as regras e critérios estabelecidos pelo Planserv. O sistema é auto-explicativo, o que
significa que os campos já mostram de modo direcionador o que é necessário informar.
Em caso de dúvidas, o prestador deverá entrar em contato com o Planserv através do e-mail da
Coordenação de Autorização [email protected], para os esclarecimentos que se façam
necessários.
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2. ORIENTAÇÕES GERAIS
A sistemática aqui apresentada é dirigida aos prestadores de serviços de saúde do Planserv sendo
obrigatória para qualquer atendimento que necessite de autorização prévia para sua realização;
Rotineiramente devem ser verificados junto ao site Planserv www.planserv.ba.gov.br quais
procedimentos, exames e tratamentos necessitam de Autorização Prévia;
O acesso do prestador ao sistema se dará através da internet;
A solicitação médica e a autorização têm validade de 60 (sessenta) dias corridos;
As autorizações obedecerão a critérios, aos quais estão submetidos todos os prestadores
credenciados ao Planserv;
No módulo automático, a autorização prévia será realizada mediante parâmetros previamente
definidos no sistema, sem análise humana;
A solicitação de autorização de OPME (Órtese, Prótese, Material Especial e Síntese) deve ser
efetuada através da aba “MAT/MED” (ver Orientação de Serviço CAS/SAEB disponível no site Planserv).
As autorizações serão liberadas após análise, devendo o prestador retornar ao sistema, para consulta
do resultado das solicitações realizadas. O processo de consulta deste resultado contemplará os pedidos
“Pendentes ou não analisados” ou “Já analisados” ;
Ícones orientadores: São recursos que facilitam a visualização e conseqüentemente a
operacionalização. Os ícones podem estar habilitados (cor da letra escura) ou desabilitados (cor da letra
clara), conforme cada situação.
Quadro 1 – ícones orientadores
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3. ENCAMINHAMENTO DE DADOS COMPLEMENTARES ‘ANEXOS’
Para análise de determinadas solicitações médicas visando autorização de procedimentos faz-se
necessário o envio de documentos e informações complementares, que devem ser encaminhados através
da funcionalidade ‘ANEXOS’.
NESTES CASOS HÁ OBRIGATORIEDADE DE:
� Digitalizar os documentos a serem encaminhados;
� Nomear o arquivo sempre de acordo com o documento e informações complementares;
� Encaminhar cada arquivo com a resolução de 75 DPI, com no máximo 01 (um) mb de tamanho
físico;
� Encaminhar o arquivo no formato jpg, gif ou pdf ;
� Conferir o nome e identificação cadastral do beneficiário correspondente antes de anexar
qualquer documento ou informação complementar.
NOTA: Se necessário inclusão de novos anexos o prestador deverá realizar novamente todo o
processo.
3.1. SITUAÇÕES EM QUE A DIGITALIZAÇÃO É OBRIGATÓRIA :
SUBSTITUIÇÃO DE PRESTADOR: Situação em que o beneficiário teve autorizada solicitação de
realização de procedimento para um determinado prestador e solicita mudança para outro
prestador. Nesta situação, o atual prestador deverá fazer inclusão do pedido e anexar
correspondência devidamente assinada pelo beneficiário para troca de prestador. Em se tratando de
pedido negado, solicitar reanálise e anexar a referida correspondência;
REEXECUÇÃO/RECORRÊNCIA: Situação em que o procedimento solicitado ultrapassou o limite de
realização determinado pelos parâmetros do Planserv. Neste caso, o prestador deverá anexar
justificativa médica para a realização do procedimento;
ENCAMINHAMENTO DE LAUDO: Apresentação de laudo de exame comprobatório da patologia
referida na solicitação;
REANÁLISE: Para solicitação de qualquer reanálise é obrigatória inclusão do anexo que a justifique;
PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO: Nas solicitações com tipo de atendimento internação clínica, cirúrgica,
ambulatorial cirúrgico, obstétrico e hospital dia;
OUTROS: Apresentação de documentos diversos que julguem necessários a exemplo de relatório
médico informando respostas/justificativas de questionamentos solicitados pela Central de
Autorização Prévia do Planserv.
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4. SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO
4.1. COMO ACESSAR O SISTEMA
O processo de entrada dos dados da solicitação de autorização se inicia com o acesso à internet
através do endereço eletrônico: www.planserv.ba.gov.br, quando será exibida a tela principal do site:
Figura 1 – Página inicial do site Planserv
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Ao clicar no menu PRESTADORES será exibida a tela seguinte:
Figura 2 – Tela de acesso
Identifique-se através do ‘Nº do Prestador (CNPJ) e Senha ’, em seguida clique ‘Iniciar Sessão ’.
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Para ter acesso ao menu do sistema ‘TOP SAÚDE WEB ’ clique na opção TOP SAÚDE.
Figura 3 – Tela inicial de ambiente do prestador
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Ao clicar no menu ‘TOP SAÚDE’ será exibida a tela seguinte:
Figura 4 – Tela inicial do Top Saúde
Preencher os campos USUÁRIO (CNPJ) e SENHA.
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Ao inserir USUÁRIO e SENHA será exibida a tela a seguir:
Figura 5 – Página de menu do prestador
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4.2. INCLUSÃO DE PEDIDO
Para incluir o pedido clique na opção ‘Pedido Autorização ’ e em seguida na opção ‘Inclusão ’. Será
exibida a tela a seguir:
Figura 6 – Tela de Inclusão de Pedido
Preencha o campo ‘BENEFICIÁRIO ’ com o código identificador do beneficiário, clique no ícone e
será exibida a tela a seguir com os dados complementares preenchidos.
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Note que os campos assinalados com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.
Figura 7 – Tela de Inclusão de Pedido
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Clicando na seta no lado direito da opção ‘TIPO DE ATENDIMENTO’ serão disponibilizados todos os
tipos de atendimento aos quais o prestador está habilitado.
Figura 8 – Tela de Inclusão de Pedido
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Informe o ‘TIPO DE ATENDIMENTO’ desejado e será exibida a tela a seguir:
Figura 9 – Tela de Inclusão de Pedido
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Preencha os campos ‘CID PRINCIPAL ’, ‘DATA SOLICITAÇÃO MÉDICA ’, ‘NÚMERO CRM DO
MÉDICO’, ‘CARÁTER ’ da solicitação e informe também se ‘HAVERÁ ANEXOS ’, SIM OU NÃO. Posicione o
cursor na aba ‘PROCEDIMENTO/ SERVIÇO’, clique e será exibida a tela a seguir:
Figura 10 – Tela de Inclusão de Pedido
Informe o código de cada procedimento e a quantidade. Se houver necessidade de mais de 10 (dez)
campos para outros procedimentos, clique em ‘ADICIONAR ’.
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Para incluir a justificativa médica, clique na aba ‘OBSERVAÇÃO ’. A tela a seguir será exibida:
Figura 11 – Tela de Inclusão de Pedido
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Para incluir a solicitação de autorização, clique no ícone e será informado o número do pedido,
conforme tela abaixo:
Figura 12 – Tela de Inclusão de Pedido
O número do protocolo informado será utilizado para consultas posteriores relativas ao resultado do
pedido.
Nesta mesma tela poderá ser realizado novo processo de inclusão de outro pedido de autorização.
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Sendo informado que haverá anexo, ao clicar no ícone será exibida a tela a seguir, solicitando
‘Descrição Novo Anexo ’. Em seguida clique na opção ‘Procurar ’ para localizar o arquivo a ser anexado.
Figura 13 – Anexos
21
Clique no ícone e será exibida a tela a seguir, com a seguinte mensagem: ‘Operação realizada ’.
Figura 14 – Anexos
Caso seja necessário incluir outro anexo, repita o mesmo processo.
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4.3. AUTORIZAÇÃO AUTOMÁTICA
Para inclusão do pedido de autorização automática, siga as orientações contidas nas páginas 13 a
19.
O pedido de realização do procedimento só será submetido à avaliação médica e/ou administrativa
quando os parâmetros de autorização estabelecidos em sistema forem extrapolados. Neste caso, deverá
ser encaminhada ao Planserv a solicitação de reanálise, devendo obrigatoriamente ser anexada na aba
‘ANEXOS’ a justificativa para realização do procedimento, através de exames e/ou relatório circunstanciado
emitido pelo médico solicitante, conforme orientações descritas nas páginas 20 e 21.
Figura 15 – Impressão Autorização automática
O título da autorização refere-se ao tipo da análise a que o pedido foi submetido, ou seja, automática.
Para imprimir o protocolo siga as mesmas orientações contidas nas páginas 45 e 46.
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4.4. INCLUSÃO DE PEDIDO COM OPME
Para inclusão do pedido de autorização com OPME, siga as orientações contidas nas páginas 13 a
18. Em seguida clique na aba ‘MAT/MED’ e será exibida a tela a seguir:
Figura 16 – Inclusão de OPME
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Selecione o campo ‘Tipo Mat/Med’, em seguida clique na lupa para buscar o material solicitado
pelo médico assistente, informando o nome do material para pesquisa no campo ‘Nome’ . Clique no ícone
para continuar.
Figura 17 – Inclusão de OPME
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Em seguida será exibida a tela com a relação de materiais para seleção do(s) item(ens) solicitados e
inclusão na aba “Mat/Med ”. Será exibida a tela a seguir:
Figura 18 – Inclusão de OPME
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Com a tela já preenchida com os materiais solicitados, informar a quantidade ’Qtd .’ requerida:
Figura 19 – Inclusão de OPME
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Na aba ‘Observação ’ adicione a justificativa médica para o procedimento solicitado.
Clique no ícone e será exibida a tela a seguir:
Figura 20 – Inclusão de OPME
Para inclusão de Anexos (solicitação médica, exames diagnósticos e relação dos materiais validados
pelo médico assistente) siga orientação descrita nas páginas 20 e 21.
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4.5. INTERCORRÊNCIA/PRORROGAÇÃO
Através da opção “Intercorrência/Prorrogação ” é possível solicitar autorização de procedimento ou
prorrogação de diária para paciente internado . Ao clicar no referido menu será exibida a tela a seguir:
Figura 21 – Intercorrência / Prorrogação
Informe o número do pedido (autorização), clique no ícone e será disponibilizada a tela a seguir:
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Figura 22 – Intercorrência / Prorrogação
Para solicitar prorrogação é obrigatório preencher o campo ‘Internação’ e para pedidos de
Intercorrência (inclusão de código) informar data da realização do procedimento no campo justificativa,
disponível na aba ‘Observação’ .
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Para visualização dos procedimentos solicitados anteriormente, clique na aba ‘Pedidos Anteriores ’ e
será exibida a tela a seguir:
Figura 23 – Intercorrência / Prorrogação
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Para solicitar autorização de novo procedimento ou prorrogação, clique na aba
“Procedimento/Serviço ”, informe o código correspondente e será exibida a tela a seguir:
Figura 24 – Intercorrência / Prorrogação
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Na aba ‘Observação ’ adicione a justificativa médica para o procedimento solicitado.
Figura 25 – Intercorrência / Prorrogação
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Clique no ícone e será disponibilizada a tela a seguir:
Figura 26 – Intercorrência / Prorrogração - Anexos
No momento da inclusão do anexo, ao clicar no ícone será solicitado que seja preenchido o
campo ‘Descrição Novo Anexo’.
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Clique na opção ‘Procurar ’ para localizar o arquivo a ser anexado.
Figura 27 – Intercorrência / Prorrogração - Anexos
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Com um clique no ícone será exibida a tela a seguir, informando ‘Operação realizada ’.
Figura 28 – Intercorrência / Prorrogração – Anexos
Se necessária inclusão de novos anexos deve ser repetido todo o processo.
Na tela de pesquisa de situação de pedidos, também é possível solicitar “Intercorrência /
Prorrogação ”. Clique no ícone (ver figura 35, pág. 43).
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4.6. REANÁLISE DE PEDIDO
Clique na opção “Reanálise ”, no menu à esquerda da tela e será apresentada a tela a seguir:
Figura 29 – Reanálise de Pedido
Preencha o campo “Nº Pedido” , pressione a tecla ‘ENTER’ e será exibida a tela a seguir:
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Figura 30 – Reanálise de pedido
Posicione o cursor na aba de ‘Pedidos Anteriores ’, clique e será exibida a tela a seguir:
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Figura 31 – Reanálise do pedido
Selecione a seqüência que deseja solicitar a reanálise.
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Posicione o cursor na aba ‘Observação ’, clique e será exibida a tela a seguir:
Figura 32 – Reanálise de pedido – Anexos
No campo ‘Justificativa’ informe os dados referentes ao pedido de reanálise e clique no ícone
para executar a solicitação.
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Será gerada informação de que a solicitação foi enviada com sucesso, conforme tela a seguir:
Figura 33 – Reanálise de pedido – Anexos
Para inclusão de pedidos com anexo, siga os mesmos passos descritos nas páginas 20 e 21.
Para solicitar reanálise visando revalidação (prorrogar a validade da autorização) selecione a opção
‘Solicitar Revalidação’, conforme figura 30, pág. 37.
Na pesquisa de situação de pedidos também é possível solicitar reanálise. Para isso, clicar no ícone
(ver figura 35, pág. 43).
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4.7. PESQUISA DE SITUAÇÃO DE PEDIDOS
O item “Situação ”, localizado no menu à esquerda da tela, permite acompanhar resposta da análise
do pedido de autorização. Clicando na referida opção será disponibilizada a tela “Situação dos Pedidos:
Critério de Pesquisa ”:
Figura 34 – Situação de Pedidos
Clicando na opção ‘Pendentes ou não analisados’ , ‘Já analisados ’ ou ‘Ambas situações ’ serão
exibidos os pedidos nesta condição.
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4.7.1. DEFINIÇÃO DOS CAMPOS
PENDENTES OU NÃO ANALISADOS:
� “NÃO ANALISADOS ” – pedidos de autorização a serem submetidos à análise;
� “EM PERÍCIA” – pedidos de autorização com indicação de perícia médica;
� “COM EXIGÊNCIA” – pedidos que necessitem de dados adicionais a serem encaminhados pelo
prestador;
� “EM ANÁLISE ” – pedidos de autorização em processo de análise.
JÁ ANALISADOS:
� “NEGADOS” – pedidos analisados e não autorizados;
� “AUTORIZADOS ” – pedidos de autorização de procedimentos, autorizados integral ou
parcialmente;
� “CANCELADOS ” – pedidos de autorização cancelados mediante solicitação do prestador e/ou
beneficiário. Pedidos com “status” em exigência ou em perícia não respondidos no prazo de 90
(noventa) dias corridos serão cancelados por decurso de prazo.
Para obter quaisquer das informações anteriores, informe o período referente aos dados pretendidos
no campo adequado da tela. Se a pesquisa se referir a uma única data, esta deve ser repetida em ‘de’ e a
mesma em ‘até’ .
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Para visualizar a ‘Situação dos Pedidos’ clique no ícone posicionado na parte superior à
esquerda da tela, figura 34, página 41 sendo exibida a tela a seguir:
Figura 35 – Situação de Pedidos
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Caso não haja registro para os critérios escolhidos, a tela será exibida com a mensagem, como no
exemplo a seguir:
Figura 36 – Situação de Pedidos
Poderá ser realizada a pesquisa pelo Tipo de Atendimento e/ou Beneficiário. Para isto, selecione o
tipo de atendimento consoante figura 34, página. 41.
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4.8. IMPRESSÃO DE PROTOCOLO
Para imprimir o pedido, clique em “Impressão Autorização ” e será disponibilizada a tela a seguir:
Figura 37 – Impressão Autorização
Informe o número do protocolo que deseja imprimir, clique no ícone e o pedido estará pronto para
ser impresso, conforme figura a seguir:
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Figura 38 – Impressão Autorização
Para imprimir o documento, clique no ícone disponível na barra de ferramentas.
Na pesquisa de situação de pedidos também é possível realizar impressões de protocolos, conforme
ícone (ver figura 35, pág. 43).
