Plano estratégico de comunicação - AGESB

Universidade Federal do Pampa - Campus São Borja

Curso de Relações Públicas - Ênfase em Produção Cultural

Planejamento Estratégico de Comunicação

AGESB - Agência Municipal de Regulação dos Serviços Públicos Delegados

Ficha Técnica

Título: Planejamento Estratégico da Comunicação

Cliente: AGESB - Agência Municipal de Regulação dos Serviços Públicos Delegados

Componente Curricular: Planejamento Estratégico da Comunicação

Período: 3° Semestre de Relações Públicas – ênfase em Produção Cultural

Orientadora: Professora Marcela Guimarães.

Acadêmicos: Ícaro Gracian, Lara Timm Cezar e Rafael Borges Marques.

SUMÁRIO

1. Dados de Identificação..................................................................................................1

2. Apresentação.................................................................................................................2

3. Justificativa ...................................................................................................................2

4. Estratégias.de ação........................................................................................................3

4.1 Ações ........................................................................................................................3

4.1.1 Plano de Sustentação de atividade de Assessoria de Imprensa.......................3

4.1.2 Adequação do novo local.................................................................................7

4.1.3 Nova identidade visual e missão da instituição.............................................12

4.1.4 Evento de inauguração do novo local da AGESB.........................................14

4.1.5 Cartilhas informativas para o público em geral.............................................21

4.1.6 Comunicação digital......................................................................................23

4.1.7 Visitas............................................................................................................25

4.1.8 Palestra em conjunto com a ACISB..............................................................37

5. Cronograma.................................................................................................................40

6. Apêndices.....................................................................................................................40

6.1 Briefing...................................................................................................................40

6.2 Diagnóstico.............................................................................................................44

7. Anexos..........................................................................................................................48

1

1. DADOS DE IDENTIFICAÇÃO

1.1. Razão Social: Agência Municipal de Serviços Públicos Delegados de São Borja

1.2. Nome Fantasia: AGESB

1.3. Data de fundação: 8 de Agosto de 2011

1.4. Nome do Diretor, Presidente, Gerente, e/ou Proprietário, Rede, Franquia,

Propriedade: Josemim Guerreiro - Presidente do Conselho Diretor

1.5. Nome do Representante: Roselaine Santos - Secretária Executiva

1.6. Endereço: Rua Aparício Mariense da Silva, nº 2751 – Centro

1.7. Telefone: 55 3431-5503

2

2. Apresentação

O componente curricular de Planejamento Estratégico da Comunicação prevê a

elaboração de um Plano Estratégico da Comunicação para uma organização ou instituição real.

É a instância que oferece aos alunos a oportunidade de, formalmente, colocar em prática seus

conhecimentos teóricos considerando a realidade do cliente. Além disso, o produto final do

referido componente será empregado em atividades previstas nos componentes que o sucedem,

Assessoria de Comunicação I e II.

3. Justificativa

Com apenas três anos de existência, a AGESB surgiu com o propósito de harmonizar

a relação entre o poder concedente, as concessionárias do serviço público delegado e os

usuários. Sempre buscando a otimização da prestação desse serviço em prol da sociedade. Com

um corpo de funcionários pequeno e com a falta de qualquer orientação estratégica

comunicacional a agência conseguiu exercer bem sua função, mas ficou impossibilitada de

estabelecer qualquer canal de comunicação eficiente com seus públicos e se tornar conhecida

por eles.

Esse plano de comunicação tem por objetivo a resolução dos problemas

comunicacionais da organização, o estabelecimento de métodos e ações que visam a otimização

em seus relacionamentos e a divulgação da imagem da AGESB e suas funções para seus

públicos.

3

4. Estratégias de Ação

4.1 Ações

4.1.1 Plano de Sustentação de atividade de Assessoria de Imprensa.

● Media Training

Apresentação: Este plano de sustentação prevê capacitar membros da AGESB para

conceder entrevistas e divulgar informações em nome da agência,

Justificativa: Esta proposta justifica-se pois cada colaborador representa a imagem da

empresa em suas postura, ações e declarações. Portanto, propomos uma capacitação dos

colaboradores para melhor representar a imagem da empresa quando necessário.

Objetivos: Capacitar os colaboradores a transmitirem a imagem desejada pela

organização.

Público de interesse: Mídia e colaboradores.

● Divulgação nas rádios e jornais

Apresentação: Compra ou aproveitamento de espaços na mídia de rádio e impressa

local.

Justificativa: Rádios e jornais são mídias com alto consumo na cidade. O

aproveitamento desse espaço, seja ele comprado pela agência ou cedido, deve ser aproveitado

para a transmissão das mensagens da AGESB e da difusão de sua imagem e funcionalidade.

Toda a comunicação da AGESB, em primeiro momento, será norteada pela necessidade de

reconhecimento da agência.

Objetivos: Comprar e/ou buscar espaços nas rádios e jornais da cidade, de modo a

divulgar a agência e sua atuação. Enviar releases para a imprensa regularmente..

4

Público de interesse: Usuários dos serviços regulados pela agência, e que de tal modo

são também usuários dos serviços da agência. Assim como os demais consumidores desses

veículos que devem ser considerados possíveis divulgadores da organização.

● Programa informativo quinzenal na rádio Butuí

Apresentação: A rádio comunitária Butuí disponibiliza espaço para a AGESB, que ela

enxerga como uma agente em prol do interesse público. O espaço será quinzenal, com duranção

de até vinte minutos, com horário a definir.

Justificativa: Essa ação, nada mais é do que uma oportunidade de estabelecer parceria,

já que a rádio Butuí, de forma gratuita, disponibilizou um espaço em sua grade de horários para

o uso da agência. Ela mostrou-se interessada na atuação da AGESB como vigilante do bem

estar do consumidor, e disponibilizou um horário a ser definido para que a agência divulgue

informações a seu respeito.

Objetivos: Planejar a participação de um membro da agência, preferencialmente o

Presidente do Conselho Diretor, para divulgar mensagens informativas sobre a AGESB,

esclarecer dúvidas, e possibilitar que a população são-borjense tome conhecimento da

organização. Esperamos, então, manter uma parceria duradoura com a rádio comunitária Butuí

- que enxerga o real o valor da AGESB - a fim de que esse possa ser mais um canal de

divulgação e relacionamento da organização com seus públicos.

Público de interesse: Os ouvintes da rádio, em especial os que fazem uso de algum do(s)

serviço(s) do(s) qual(is) a AGESB fiscaliza. Ao mesmo tempo devemos considerar todos os

ouvintes da rádio Butuí como um público que pode disseminar a imagem e função da

organização.

Plano de ação:

O que vai ser feito? Quem vai fazer? Como será feito?

Media Training Rafael Marques Reunião e discussão sobre o tema.

Após isso orientação individual.

Criação do mailing list Ícaro Gracian e Rafael

Marques

Contato com a imprensa local para

recolhimento de informações da

mesma

5

Elaboração de releases,

boletins, convites e

coberturas fotográficas

Ícaro Gracian e Rafael

Marques Criação de material de divulgação

Programa quinzenal para a

Rádio Comunitária Butuí

Luiza Ribeiro, Rafael

Marques e Ícaro Gracian

Estabelecimento de pauta a ser

abordada, formato do programa,

discurso e funcionamento. Criação

de roteiro e escolha de membro da

agência participante.

Divulgação nas rádios e

jornais

Rafael Marques e Ícaro

Gracian

Compra ou uso de espaços

midiáticos para a promoção da

AGESB

Recursos:

Humanos

Nome: Organização: Cargo/função: Carga horária: Pró-labore:

Ícaro Gracian AGESB Acadêmico 8 h semanais Não existe

Rafael Marques AGESB Acadêmico/Esta

giário 23 h semanais R$ 350 mensais

Luiza Ribeiro AGESB Estagiária 15 h semanais R$ 350 mensais

Membro colaborador

do Conselho Diretor AGESB Conselheiro Não informado Não informado

Materiais

Equipamento: Descrição técnica: Quantidade:

Computador pessoal Notebook 2

Internet Ponto de acesso 1

Telefone Ponto de acesso 1

Financeiros

Natureza Descrição técnica: Quantidade: Valor (R$)

6

Compra de espaços

quinzenais nos jornais

Folha de São Borja e O

Regional

Espaço a ser utilizado

para publicidade da

agência em mídia

impressa em jornal

Espaço 15 cm x 8 cm

quinzenal. 2 vezes ao

mês.

R$ 200,00 por

publicação para os dois

jornais

Divulgação e

participação quinzenal

na Rádio Comunitária

Butuí

Espaço a ser utilizado

para publicidade da

agência em horários

na programação de

rádio

2 vezes ao mês, de

forma quinzenal, no

espaço oferecido pela

Rádio Butuí

Gratuito

Total R$ 800,00

Sistemas de monitoramento e avaliação:

Objetivo

específico

Perguntas de

avaliação

Indicadores

qualitativos

Fontes de

informação

Formas de coleta

de dados Periodicidade

Media Training

Você se sente

mais

confortável e

informado

para

representar a

agência na

mídia?

Respostas

positivas dos

colaboradores

que

participarem

da

capacitação

Questionário

aplicado nos

colaboradores

específicos

Entrevista com

questionário

Um período

após todo ato

representativo

do

colaborador

Criação do

mailing list

Você encontra

mais

facilmente os

contatos

necessários

para a agência

após a criação

do mailing

list?

Respostas

positivas nas

entrevistas

Colaboradores Entrevista

Um mês após

a

implementaçã

o do mailing

list

7

Criação de

releases, boletins

informativos,

cobertura

fotográfica,

publicidade nas

rádios e jornais

A imprensa

está utilizando

esses

materiais?

As fotografias

estão sendo

aproveitadas?

O número de

usuários que

buscam a

agência

aumentou?

Número de

publicações,

tipo de

publicações e

número de

contatos de

usuários

Veículos que

utilizam o

material

enviado,

número de

publicações

próprias que

utilizam o

material

fotográfico,

registro de

contatos.

Avaliação por

clipping, análise

do conteúdo

criado pela

agência e

avaliação

comparativa do

número de

contatos com

usuários

Quinzenal

4.1.2 Adequação do novo local

Apresentação: Compra de bens que servirão ao plano comunicacional e à organização

no novo espaço físico da AGESB.

Justificativa: Com a inauguração do novo local de funcionamento da AGESB, será

necessário a aquisição de toda a estrutura que antes dispunha no espaço da prefeitura. Nesse

momento de aquisição de bens para a estrutura, propomos a aquisição de materiais que

auxiliarão na execução do planejamento comunicacional, sendo os itens que propomos apenas

voltados para o plano estratégico de comunicação e para otimizar todo o plano estratégico

comunicacional. Portanto todos os outros itens necessários para a operacionalidade no novo

espaço devem ser previsto e orçamentados pela própria agência.

Tomamos o espaço físico da AGESB como fundamental para o relacionamento e

comunicação interno e externo, e as aquisições sugeridas visam além de proporcionar uma

melhor recepção de seu público externo e um melhor acomodamento de seus colaboradores, a

criação de uma imagem positiva da AGESB, que transpareça sua disponibilidade e acesso ao

público.

Objetivos: Adaptação do novo local a um novo modo de relacionamento interno e

externo proposto pelo plano, de modo que torne possível o sucesso do plano.

8

Público de interesse: Colaboradores, usuários, representantes das empresas

concessionárias, membros da mídia e demais públicos de interesse que utilizem o espaço físico

da AGESB.

Os bens propostos para essa adequação são listados a seguir:

Um painel de metal e pequenos imãs para a sala de recepção. O painel será usado como

local de afixação de cartazes, usando os imãs, conservando o painel e deixando-o mais

atraente visualmente. No painel informativo, as mensagens para os públicos da agência

podem ser reestruturadas para a forma de um cartaz, nessa forma elas contém as

informações resumidas e mais atraentes visualmente. E ainda podem ser

disponibilizadas, além das informações sobre a funcionalidade da agência, notícias

sobre a sua atuação, previsões, resoluções da agência, etc.

● Um painel de metal e pequenos imãs para a sala de reuniões. Esse painel deve ser

utilizado como mural de informações para os colaboradores. Horários de reuniões,

lembretes, novas informações, convites, etc, serão disponibilizados nele para

proporcionar otimizar a comunicação interna.

● Vinil adesivo com a identidade visual para a fachada de vidro. O novo local de

funcionamento tem, além de uma janela de tamanho 1,7 m x 1,4 m, porta dupla de vidro

com duas janelas de 1,21 m x 0,84 e 0,83 m x 0,84 em cada porta. Esse espaço pode

servir como oportunidade de espaço comunicacional para a agência. Além de

obviamente contar com a identidade visual da agência, para ser reconhecida pelo

visitante, ela pode ser uma comunicação visual mais significativa. Pode conter o slogan

da AGESB, sua logo, e informações sobre sua funcionalidade.

O principal objetivo desse planejamento será a divulgação da AGESB,

proporcionar seu reconhecimento e torná-la conhecida pela população. Norteando todas

as ações por esse objetivo, consideramos uma maior exposição da agência e de suas

funções como fundamentais para isso. Além dos receptores das outras mensagens da

agência, os transeuntes poderão ter uma ideia do que é a agência ao observar sua

fachada.

9

A fachada da porta e seu anexo devem ser adesivadas com vinil simples, que

contenha a identidade visual da empresa. A janela que expõe a sala de recepção deve

ser adesivada com vinil perfurado, que proporciona impressão em um dos seus lados e

a visão externa do outro. Ou seja, a imagem será vista por quem está olhando de fora, e

de dentro poderá ser visto o exterior e não a imagem. Desse modo a privacidade do

colaborador será mantida e temos mais um local de comunicação visual disponível.

● Banner com a identidade visual da empresa, slogan, funções e missão. Banner de vinil

impresso digitalmente de 1m por 1,5m aproximadamente, que será exposto durante o

evento de inauguração e posteriormente utilizado em visitas ou palestras. Durante

qualquer evento com a presença oficial da AGESB é importante a instalação de uma

peça gráfica que represente a imagem da agência, anunciando sua atuação.

● Painel de acrílico parafusado na parede de entrada de 0,85 m x 0,6 m. O painel deve

conter o logo da AGESB e sua sigla aberta, com o nome por extenso. Deve ser

instalado de modo a ser a primeira coisa vista por quem entrar na agência e se dirigir

à recepção. Desse modo a identidade visual da organização é fortalecida e torna-se

conhecida pelos visitantes.

● Vinil adesivo transparente impresso com a missão e a logo da AGESB. Essa peça

visual será adesivada no painel de acrílico que será exposto com destaque na agência.

Deve possuir fonte simples, agradável e legível.

Com a aquisição dos bens propostos nesse plano esperamos um ambiente de trabalho

que priorize um bem-estar interno e dos visitantes. A estrutura da organização é fundamental

para seu funcionamento, e o bem-estar associado com o estar propriamente dito dentro de seu

espaço físico é fundamental para a criação de bons relacionamentos, um melhor ambiente de

comunicação, uma maior disposição e uma atitude positiva dos colaboradores. A mesa de centro

da sala de recepção irá disponibilizar o material impresso com a mensagem definida pela

AGESB, aumentado a circulação do material.

O objetivo central deste plano estratégico de comunicação é tornar a AGESB conhecida

pelos seus públicos, Com a fixação de adesivos com a identidade visual da agência, a indicação

10

de sua localização, as suas funções e seu slogan, utilizamos de um modo não agressivo

visualmente a estrutura e espaços físicos disponíveis para divulgar a agência.

Com a instalação do mural de informações, queremos otimizar a já eficiente

comunicação interna. Com o mural de informações todos poderão sempre estar cientes das

informações internas, ele pode servir também como lembrete de ações, compromissos e

informações. É um item comunicacional com um custo muito baixo e que só tem a acrescentar

a já eficiente comunicação interna.

Plano de ação:


Orçamento dos materiais Ícaro Gracian e Rafael

Marques

Consulta de preços no mercado

e orçamentos em empresas

especializadas.

Recursos:

Humanos


Ícaro Gracian AGESB Acadêmico 8 h semanais Não tem

Rafael Marques AGESB Acadêmico/Est

agiário 23 h semanais R$ 350 mensal

Luiza Ribeiro AGESB Estagiário 15 h semanais R$ 350 mensal

Materiais


11

Computador Notebook 1



Banner Impressão digital em vinil de

1,5m x 1m 1

Adesivo para a janela

principal

Impressão digital em vinil adesivo

perfurado de 1,7 m x 1,4 m 1

Adesivo para a porta de vidro

Impressão digital em vinil

transparente adesivo de tamanhos

1,21 m x 0,84 m, e 0,83 m x 0,84

m duplicadas

2

Painel de metal

Painel de metal para disposição de

cartazes, lembretes, informativos,

etc

2

Imãs Pequenos imãs para afixação dos

cartazes, lembretes, informativos.. 20

Painel de acrílico

Painel de acrílico que será

parafusado na parede de entrada

da agência

1

Adesivo para o painel de

acrílico

Impressão digital em vinil adesivo

transparente de tamanho 0,85 m x

0,6 m

1

Financeiros


Banner Impressão digital em vinil

de 1,5m x 1m 1 R$ 140,00

Adesivo para a

janela principal


adesivo perfurado de 1,7 m

x 1,4 m

1 R$ 250,00

Adesivo para a

porta de vidro


transparente adesivo 1,21

m x 0,84 e 0,83 m x 0,84

m

2 R$ 210,00

Painel de metal Painel de metal para

disposição de cartazes, 2 R$ 180,00

12

lembretes, informativos,

etc

Imãs

Pequenos imãs para

afixação dos cartazes,

lembretes, informativos,

etc

20 R$ 20,00

Painel de acrílico

Painel de acrílico que será

parafusado na parede de

entrada da agência

1 R$ 260,00

Adesivo para o

painel de acrílico


adesivo transparente de

tamanho 0,85 m x 0,6 m

1 R$ 50,00

Total R$ 1110,00


Objetivo

específico

Perguntas

de avaliação

Indicadores

qualitativos

Fontes de

informação

Formas de

coleta de

dados

Periodicidade

Adequar o novo

local com a

aquisição de

bens que irão

servir à nova

proposta

comunicacional

O público se

sente bem

informado

quanto a

existência e

funções da

agência?

Avaliações

positivas

dos públicos

que

utilizarem o

espaço

físico da

agência

Comunicação

pessoal com os

públicos,

avaliação dos

dados da

pesquisa de

opinião.

Aplicação

de

questionári

o referente

a eficiência

dos

elementos

propostos

no plaso

estratégico

em

benefício

da

comunicaçã

o da

organizaçã

o com seus

públicos

Durante o

mês corrente

após a

inauguração

do novo

espaço

13

4.1.3 Nova identidade visual e missão da instituição

Apresentação: Estabelecer uma nova identidade visual e uma nova visão. A nova missão

proposta é "Servir a sociedade de forma transparente, harmonizando a relação entre o

concedente, as concessionárias e os usuários para alcançar a excelência do serviço."

Justificativa: A atual identidade visual é considerada fraca visualmente pelos

colaboradores e sua missão estabelecida em uma linguagem pouco acessível e atrativa para o

público. A proposta é alterá-las para promover uma maior penetração da marca visual e da

missão, já que ambas irão ser expostas em peças gráficas.

Objetivos: Melhorar a atratividade e absorção da marca AGESB e de sua missão pelos

seus públicos, incluindo o interno.

Público de Interesse: Colaboradores, usuários e público externo.

Plano de ação:


Mudança da identidade visual

da organização e

reformulação de sua logo

Luiza Ribeiro Criação e edição em programas

gráficos.

Reformulação da missão da

organização

Rafael Marques

Com pesquisa da missão,

valores e visão de futuro atuais

da empresa, para manter sua

essência em uma linguagem

mais acessível e atraente.

Recursos:

Humanos


Rafael

Marques AGESB

Acadêmico/Est

agiário 23 h semanais R$ 350 mensal

14

Luiza Ribeiro AGESB Estagiária 15 h semanais R$ 350 mensal

Materiais



Adobe Photoshop CC Licença do programa de produção gráfica

visual 2

Financeiros


Total R$ 0,00


Objetivo específico Perguntas

de avaliação

Indicadores

qualitativos

Fontes de

informação

Formas

de coleta

de dados

Periodicidade

Reformular a

identidade visual da

agência e sua

missão para

otimizar sua

comunicação com

sues públicos

Você

consegue

identificar a

agência pela

sua logo a

partir de

agora?

Você

entende a

função da

agência pela

sua missão?

Índices

positivos de

respostas da

pesquisa a

ser realizada

Público

pesquisado

Pesquisa

de

opinião

online

Um mês

4.1.4 Evento de inauguração do novo local da AGESB

15

Apresentação: Evento de inauguração do novo espaço físico da agência, localizado na

Galeria Presidente Vargas, na Rua Cândido Falcão. Um evento simples, para apenas 75 pessoas

convidadas que ocorrerá no corredor do segundo andar do prédio, em frente ao novo espaço da

agência.

Justificativa: O novo local de funcionamento da agência, desvinculado do espaço físico

da prefeitura, apresenta novas oportunidades, benefícios e desafios. A inauguração deve ser um

evento que simbolize um novo começo para agência, seja uma transição ritualística que conte

com a presença de representantes dos públicos que a agência deve lidar em sua existência. O

evento deve proporcionar um ambiente de recepção e informativo, de modo que todos saiam

do mesmo cientes e capazes de divulgar a imagem da AGESB e suas funções. Ele deve contar

com cobertura fotográfica ampla, para arquivamento do banco de dados, alimentação das

páginas, uso em publicações, cartilhas, anuários, etc. A presença de líderes, representantes e

formadores de opinião dos públicos de interesse da AGESB é fundamental, para desde já se

iniciar uma rede de relacionamentos que garanta a harmonia da atuação da agência.

Objetivos: Proporcionar um ambiente receptivo e informativo, de modo que todos os

convidados saiam do evento cientes e capazes de divulgar a imagem da AGESB e suas funções.

Gerar uma rede de relacionamentos que garanta a harmonia da atuação da agência com seus

públicos.

Público de interesse: O público presente no evento é o público de interesse da agência

no exercício de sua função. Todos presentes são ou representam grupos que tem interesse na

atuação da agência. Todos devem receber informações da agência que serão difundidas em seus

meios. Para a realização do evento listamos tarefas e materiais que serão necessários para o seu

sucesso, como evento e como oportunidade comunicacional da agência com seus públicos.

Para o evento de inauguração convidaremos e noticiaremos sua realização para os

seguintes destinatários:

● Todos os quinze vereadores da câmara municipal. Cada um dos vereadores deve

receber convite pessoal, de modo que não haja diferença de tratamento entre nenhum

deles. Os membors da Câmera dos Vereadores da cidade são fortes formadores de

opinião, e constantemente procurados para resolução de problemas que cabem à

AGESB. Estabelecer um bom relacionamento com eles fortalece a organização

institucionalmente e oferece a oportunidade de sua legitimação perante o público.

16

● Membros da imprensa local. Para a divulgação do evento, da inauguração do novo

local e da atuação da agência, é necessária a presença de membros da imprensa que

irão noticiar o evento.

● Representante do PROCON. Entendo esse órgão de defesa do consumidor como um

concorrente situacional, estabelecer um bom relacionamento com ele e informá-lo

sobre a funcionalidade e existência da AGESB irá estimular um redirecionamento do

público da AGESB que procura o PROCON para resolver suas questões ou denunciar

alguma irregularidade para a agência correta.

● Representante da CORSAN. Como uma empresa de atuação estadual, é importante

estender o convite do evento ao seu Diretor Presidente e ao Diretor Municipal. É

interessante a presença da CORSAN por ela ser um público de interesse das ações da

agência, sendo afetada diretamente por seus atos e necessitando de uma constante

comunicação com a mesma. Um bom relacionamento entre ambos pode significar um

trabalho mais fácil, com uma maior colaboração e entendimento mútuo.

● Representante da Integração. A nova empresa que fornce o serviço de transporte

público se encontra em fase de implementação de novos serviços e modo operacional.

Portanto a agência e a Integração devem ter um relacionamento próximo para melhor

se comunicarem, visando sempre a otimização do serviço prestado ao consumidor.

● Representante da Empresa reguladora de serviço de taxi e moto-taxi. Como essa é

também uma delegação que é regularizada pela AGESB, é interessante a presença de

um representante dela para o estabelecimento de uma ponte comunicacional que faça

fluir da melhor forma possível a informação entre as partes.

● Representante da ACISB. A Associação Comercial, Industrial, de Prestação de

Serviços e Agropecuária de São Borja é uma instituição representativa das empresas

de São Borja, que visa o desenvolvimento local. A presença de uma entidade

representativa dos comerciários e demais contratantes e prestadores de serviços é

importante por abrir espaço dentro das empresas e no comércio para as mensagens da

AGESB. Além do óbvio fato de toda a estrutura mercadológica da cidade ser composta

17

de cidadão usuários dos erviços municipais delegados que são regularizados pela

agência.

● Representantes das associações de moradores da cidade. As associações de moradores

são um espaço de organização popular em prol do bem comum de uma região

específica da cidade. São consituídas por cidadãos participativos e ativos socialmente.

O bom relacionamento com eles pode significar a difusão da imagem da AGESB e do

conhecimento de suas funções para os moradores de várias regiões, já que as

associações são espaços onde opiniões são formadas e descontentamentos são

declarados.

● Representante do Ministério Público. O Ministério Público em algumas de suas

atribuições tem a defender os interesses sociais e individuais, incluindo a prestação de

serviços públicos. Por isso algumas pessoas entram com ações no Ministério Público

quando poderiam encaminhar sua denúncia à AGESB. Estabelecer um bom

relacionamento com esse órgão significa atrair para a agência o público que hoje se

direciona para esse órgão, que também pode ser visto pela AGESB como um

concorrente situacional.

● Prefeito e Vice-Prefeito. Como um cargo executivo municipal, pode-se entender o

prefeito como o superior hierárquico da agência. O próprio antigo prefeito sancionou

a lei de criação da agência. A sua presença, além de servir para o fortalecimento

simbólico do evento, irá mostrar o reconhecimento de sua autoridade e a

independência da agência da estrutura física do prédio onde fica seu gabinete pelo

próprio prefeito, o que pode gerar um bom relacionamento com o órgão municipal. O

Vice-Prefeito também deve estar presente pela importância de seu cargo.

● Diretor do IFF. O Instituto Federal Farroupilha goza de grande reconhecimento e

prestígio frente à população são-borjense. Estabelecer um relacionamento com essa

instituição pode abrir horizontes para a troca de informações, serviços, influência e

mensagens. O IFF é uma instituição que pode ser considerada como formadora de

opinião, se construirmos uma boa imagem da AGESB com eles, eles podem repassar

essa boa imagem adiante.

18

● Diretor da Unipampa, campus São Borja. O diretor do campus local da Unipampa que

possui os cursos de Relações Públicas, Publicidade e Propaganda e Jornalismo é uma

personalidade a ser cativada. Os cursos de comunicação que a universidade oferece

podem gerar profissionais que podem vir a ser formadores de opinião na cidade, além

da possibilidade da realização de assessoria, estágio e projetos de extensão que

relacionem a agência e os cursos.

● Diretor da Universidade Estadual do Rio Grande do Sul. A UERGS conta com um de

seus campi na cidade e, mesmo contando com apenas dois cursos, é uma instituição de

ensino superior a ser considerada como possível parceira por ser referência em

educação superior na cidade.

● Representante da 35ª Coordenadoria Regional de Educação. Representante regional da

Coordenadoria Estatual de Educação, a 35ª CRE é o órgão que coordena, orienta e

supervisiona as escolas. Como as escolas são instituições formadores de opinião e

lugar onde se encontrar os futuros consumidores e, portanto, públicos de interesse da

agência, um bom relacionamento e cooperação entre as duas organizações é positiva

para a AGESB, principalmente quando ela planejar palestras e distribuição de cartilhas

nas escolas.

● Ex conselheiros, Julio Valduga e Flávio Lamana. Mesmo não fazendo mais parte do

corpo de colaboradores, os ex conselheiros tiveram papel fundamental na formação da

agência e, por reconhecimento e agradecimento, devem ser convidados para o evento

que representará um novo passo na história da AGESB.

● Representante da Brigada Militar. A Brigada Militar é uma instituição que deve ser

sempre considerada em qualquer planejamento. Ela lida diretamente com os problemas

sociais e tem importância na garantia do funcionamento do bem-estar social. A

cooperação da Brigada é fundamental para o bom funcionamento da agência e a

conscientização desa instituição sobre a funcionalidade da AGESB pode trazer mais

público para a AGESB.

19

● Professores da Unipampa Cristóvão Almeida, Fernanda Sagrilo e Valmor Rhoden. Os

professores responsáveis e cooperadores pela parceria da AGESB com a Unipampa

devem ser convidados por agradecimento e reconhecimento pelo bom relacionamento

que traz benefícios para as duas partes.

Plano de ação:


Coffe Break Ícaro Gracian

Busca de locais que ofereçam serviço

de salgados, bolos, doces, para o

orçamento e possível compra

Revista informativa Luiza Ribeiro

Material informativo da agência, que

funcionará como guia da agência e

suas funções, que será distribuído aos

convidados. Encadernado em papel

couchê

Faixa vermelha e tesoura

grande para a cerimônia de

inauguração

Ícaro Gracian

Rolo de cetim para confecção de laço

comemorativo para a faixa de

inauguração que será cortada

Release para a imprensa Ícaro Gracian e

Rafael Marques

Coletar informações sobre a ação de

inauguração para elaboração do

release, e em seguida o envio dos

mesmos para os veículos de

comunicação local.

Discurso do Presidente do

Conselho da AGESB Rafael Marques

Elaborar em conjunto com o

Presidente do Conselho discurso a ser

proferido na cerimônia.

20

Cobertura fotográfica Rafael Marques e

Ícaro Gracian

Cobertura fotográfica do evento para

banco de dados e alimentação de

publicações.

Autorização do síndico do

prédio

Rafael Marques e

Luíza Ribeiro

Conseguir autorização para a

realização do evento com o síndico do

prédio.

Lista de presença de

convidados Luíza Ribeiro

Anotar o nome de todos os presentes

para posterior publicação e

agradecimento.

Recursos:

Humanos




agiário 23 h semanais R$ 350 mensais


Presidente do

Conselho

Diretor

AGESB Presidente Não informado Não informado

Materiais


Faixa de cetim Faixa de cetim comemorativa 1

Aparelho de telefone Ponto de acesso 1

Tesoura Tesoura para cortar a faixa 1

Papel Couchê Papel Couchê para impressão gráfica 3

Computador Computador de mesa 1


21

Financeiros


Faixa de cetim

Faixa para

inauguração do

novo local

1 R$ 15,00 o rolo

Tesoura Tesoura inox 1 R$ 15,00

Impressão gráfica Impressão em papel

couchê R$ 3,00 a folha A4

Papel Couchê Pacote de papel

couchê

3 pacotes de 250

folhas de papel

Couchê fosco A4

210x297mm

R$ 40,00 o pacote

Coffee break Lanches para o

evento

Tiragem de 100

salgados, uma cuca,

e um suco de caixa

R$ 80,00

Total R$ 153,00


Objetivo

específico

Perguntas

de avaliação

Indicadores

qualitativos

Fontes de

informação

Formas de

coleta de

dados

Periodicidade

Satisfazer as

expectativas e

acolher o público

do evento de

inauguração

Como você

avalia o

evento de

inauguração

da AGESB?

Número de

respostas

positivas

sobre o

evento

Público do

evento

Questionári

os entregues

durante o

evento

Uma vez

4.1.5 Cartilhas informativas para o público em geral

Apresentação: Criação de cartilhas com informações da agência, para que o público

possa conhecê-la melhor.

22

Justificativa: Materiais gráficos informativos, são sempre uma boa escolha na hora de

se divulgar algo. O uso das cartilhas aqui leva em conta que a AGESB é uma organização não

reconhecida pela população são-borjense, portanto, busca-se com esse material, difundi-la para

seu público.

Objetivos: Criar e imprimir cartilhas que serão disponibilizadas em visitas, eventos e na

própria agência. A cartilha deve ter um padrão com linguagem simples e acessível, conter

informações sobre a agência e as suas funções. Ela pode ser modificada para se adequar melhor

ao público de determinada ação, como uma visita a uma escola, por exemplo.

Público de interesse: Todo e qualquer indivíduo que manifeste interesse em adquirí-lo.

Não há de se direcionar o material a um público específico, já que o que se busca aqui é

disseminar a organização a fim de que a mesma se torne conhecida, portanto qualquer indivíduo

deve ser considerado um público alvo.

Plano de ação:


Criação da peça gráfica Rafael Marques e Luiza

Ribeiro

Criação e edição em

software

Recursos:

Humanos


Rafael

Marques AGESB

Acadêmico/Est



Materiais

23



Adobe Photoshop CC Licença do programa de

produção gráfica visual 1

Financeiros


Impressão das

cartilhas

Couchê fosco 90 g

14x20 cm.

Impresso de dois

aldos, seccionados

em 4 partes

1000 R$ 200,00

Papel Couchê Pacote de papel

couchê

3 pacotes de 250

folhas de papel

Couchê fosco A4

210x297mm

R$ 40,00 o pacote

Total R$ 320


Objetivo

específico

Perguntas

de avaliação

Indicadores

qualitativos

Fontes de

informação

Formas de

coleta de

dados

Periodicidade

Distribuir material

informativo da

agência em

eventos, atos,

espaço físico da

agência e de

parceiras

Qual é o

consumo

mensal de

cartilhas

informativas

?

Número alto

de consumo

Registro de

controle do

material

gráfico

Análise do

número de

reposição de

cartilhas

Mensal

4.1.6 Comunicação digital

24

Apresentação: Uso de meios digitais para a comunicação com seus públicos, criando

uma página no Facebook, um site em domínio da prefeitura e aprimorando o uso do e-mail

corporativo para o contato com os usuários.

Justificativa: A comunicação digital permite uma maior aproximação da AGESB com

seu público, além de ajudar no firmamento da imagem da organização.

Objetivos: Criar e melhorar os meios de comunicação digital para a agência.

Inicialmente com uma página no Facebook, que será alimentada constantemente e administrada

pelos assessores e estagiários de comunicação. A página servirá para divulgar as ações,

informar sobre conquistas, eventos, resoluções, mudanças, informações em geral, além de

disponibilizar os meios de contato e links para enquetes e denúncias. Além de proporcionar um

meio de interação com o público e obtenção de feedback sobre a agência. Criar uma site no

domínio da prefeitura para enquetes e denúncias e divulgar ações a serem executadas.

Disponibilizar e monitorar os e-mails da agência para o público, para contato, denúncia e

sugestões.

Público de interesse: Pessoas que utilizam a internet, e são usuários dos serviços que a

AGESB regula. E que, portanto, podem passar a enxergá-la como um órgão que tem por

objetivo buscar o constante aprimoramento da prestação de serviços pelas concessionárias.

Plano de ação:


Criação da página no

Facebook Rafael Marques Em computador de mesa

Criação do site oficial Ícaro Gracian e Rafael

Marques Em computador de mesa

Aprimoramento do uso dos

e-mails corporativos


Marques

Em computador de mesa e com

reuniões com os colaboradores

para esclarecimentos

Adiministração da

comunicação digital

Ícaro Gracian, Luiza

Ribeiro e Rafael Marques

e Roselaine Santos

Em computador de mesa

Recursos:

Humanos

25



Rafael Marques AGESB Acadêmico/

Estagiário 23 h semanais R$ 350 mensais


Roselaine Santos AGESB Secretária

Executiva Não informado Não informado

Materiais


Computador de mesa Computador de mesa 1


Financeiros


Total 0


Objetivo

específico

Perguntas

de avaliação

Indicadores

qualitativos

Fontes de

informação

Formas de

coleta de

dados

Periodicidade

Criação e

aprimorame

nto da

comunicaçã

o digital da

organização

com seus

públicos

A AGESB

consegue se

comunicar

com sues

públicos

pela

internet?

Popularidade

da página no

Facebook,

número de

visitas ao site

oficial e alta

utilização do

e-mail

Facebook,

site e meios

de

comunicaçã

o digitais

Análise

quantitativa

dos números

Mensal

26

corporativo

como mei ode

comunicação

do público

com a agência

4.1.7. VISITAS

● Visita às empresas que prestam serviços delegados regulados pela AGESB.

Apresentação: Visita de um representante da AGESB, de preferência o Presidente do

Conselho Diretor, às empresas que prestam serviços delegados regualdos pela agência.

Justificativa: Essa ação se mostra necessária para que a AGESB possa estabelecer um

bom relacionamento com tais empresas. A fim de que seu trabalho e dessas empresas ocorram

da melhor forma, atendendo os padrões de qualidade exigidos.

Objetivos: Visitar as empresas que são monitoradas e regulamentadas pela AGESB e

informá-los sobre a atuação da agência. Além de estabelecer uma parceria e uma ponte de

comunicação, que vise uma melhor relação entre a agência e a empresa em questão.

Público de interesse: As empresas que serão visitadas serão a CORSAN (Companhia

Rio-grandense de Saneamento), empresa responsável pelo abastecimento de água e

esgotamento sanitário na cidade. A Agência de Regulação de Transporte Privado, que

regulariza os táxis e moto-táxis. E a empresa Integração, que fornece o serviço de transporte

público.

Plano de ação:


Mailing list e

agendamento de visita

Rafael Marques, Luiza

ribeiro e Ícaro Gracian

Será pesquisado o contatos das

empresas de São Borja, para em seguida

entrar em contato com as mesmas para

uma reunião entre ambas as partes, se

necessário, e em seguida o agendamento

das visitas

27

Release Rafael Marques

Coletar informações sobre a ação para

elaboração do release, e em seguida o

envio dos mesmos para a mídia local

Cobertura fotográfica Luiza Ribeiro Fazer registros fotográficos do evento,

para registro e também divulgação

Monitoramento dos

resultados via produção

de clipping

Ícaro Gracian Coletar as notícias divulgadas na

imprensa a respeito da ação

Recursos:

Humanos






Membro

colaborador do

Conselho Diretor

AGESB Conselheiro Não informado Não informado

Materiais



Câmera fotográfica Câmera fotográfica 1

Carro Transporte até o local 1


Financeiros


Transporte Carro 1 R$ 3,50 litro

28

pessoal/Gasolina

Transporte Serviço de Táxi 1

R$ 2,90 a Bandeirada

R$ 2,17 o Km rodado

Total R$ 8,57


Objetivo

específico

Perguntas

de avaliação

Indicadores

qualitativos

Fontes de

informação

Formas de

coleta de

dados

Periodicidade

Realizar

visitas a

instituiçõ

es

represent

ativas de

grupos de

interesse

da

AGESB

A visita

serviu para

te esclarecer

sobre a

função da

agência e

sua

existência?

Respostas

positivas Questionários

Pesquisa de

opinião após

as visitas

Ao fim de toda

visita

● Visita ao PROCON-RS

Apresentação: Planejamento e execução de visita(s) da AGESB, de preferência o

Presidente do Conselho Diretor, ao PROCON-RS (Programa Estadual De Defesa Dos

Consumidores).

Justificativa: O PROCON é um órgão reconhecido no trabalho de defesa ao consumidor,

desse modo consideramos que o órgão em alguns casos receba denúncias que caberiam a

AGESB apurar, mas que por falta de conhecimento da agência, os consumidores não a

procuram. Sendo assim, uma parceria com o PROCON-RS, a fim de que o mesmo possa

direcionar a AGESB, os casos pertinentes a ela, pode gerar bons frutos para a organização, e

torná-la cada vez mais conhecida.

Objetivos: Criar vínculo de parceria com o órgão. Informá-lo sobre a atuação da AGESB

e suas funções a fim de que o mesmo possa redirecionar denúncias e consumidores que caibam

29

à AGESB a averiguação. Além de disponibilizar material gráfico informativo (cartilhas) em seu

espaço físico e digital para disponilização ao consumidor.

Público de interesse: Consumidores que utilizam os serviços que a AGESB regula, e

que comumente, por não conhecê-la, fazem alguma reclamação ou denúncia, com relação a

estes serviços, no PROCON.

Plano de ação:


Mailing list e

agendamento de visita


Marques

Será pesquisado o contato do

PROCON-RS unidade São Borja, para

em seguida entrar em contato com as

mesmo para uma reunião entre ambas

as partes

Release Ícaro Gracian e Rafael

Marques




Cobertura fotográfica Luiza Ribeiro Fazer registros fotográficos do evento,


Monitoramento dos


de clipping


Marques

Coletar as notícias divulgadas na


Recursos:

Humanos




agiário 23 h semanais

R$ 350

mensais

Luiza Ribeiro AGESB Estagiária 15 h semanais R$ 350

mensais

Membro

colaborador do

Conselho Diretor


30

Materiais





Financeiros


Transporte Carro

pessoal/Gasolina 1 R$ 3,50 litro



R$ 2,17 o Km rodado

Total R$ 8,57


Objetivo

específico

Perguntas de

avaliação

Indicadores

qualitativos

Fontes de

informação

Formas de

coleta de

dados

Periodicidade

Realizar visitas

a instituições

representativas

de grupos de

interesse da

AGESB

A visita serviu

para te

esclarecer

sobre a função

da agência e

sua existência?

Respostas

positivas

Questionári

os

Pesquisa de

opinião após

as visitas

Ao fim de toda

visita

● Visita às associações de moradores

Apresentação: Visita de um representante da AGESB nas associações de moradores dos

bairros de São Borja.

31

Justificativa: Essa ação se justifica na atual realidade da organização que não é

reconhecida pela população local. Portanto buscar levar e aproximar a organização, dessas

pessoas, é uma boa forma de torná-la conhecida aos olhos da população são-borjense.

Objetivos: Divulgar a atuação da AGESB diretamente às entidades de moradores,

tomando os seus membros como formadores de opinião em suas regiões. Desse modo espera-

se, além de um relacionamento que proporcione mais atuação dos consumidores, um canal de

comunicação indireta entre os consumidores e a agência com intermédio das associações.

Planejar e executar palestras aos moradores, em parceria com as associações, que informem os

consumidores sobre a atuação e função da agência.

Público de interesse: Moradores dos bairros de São Borja, que são usuários dos serviços

regulados pela AGESB.

Plano de ação:


Mailing list e agendamento

de visitas


Gracian

Será pesquisado os contatos

das associações de bairros da

cidade, para em seguida entrar

em contato com as mesmas

para uma reunião entre ambas

as partes, se necessário, e então

o agendamento das visitas

Release Rafael Marques e Ícaro

Gracian

Coletar informações sobre a

ação para elaboração do

release, e em seguida o envio

dos mesmos para a mídia local

Cobertura fotográfica Luiza Ribeiro

Fazer registros fotográficos do

evento, para registro e também

divulgação

Monitoramento dos

resultados via produção de

clipping

Ícaro Gracian Coletar as notícias divulgadas

na imprensa a respeito da ação

Recursos:

Humanos

32





Luiza Ribeiro AGESB Estagiário 15 h semanais R$ 350 mensais

Membro

colaborador do

Conselho

Diretor


Materiais





Financeiros


Transporte Carro



R$ 2,90 a

Bandeirada

R$ 2,17 o Km

rodado

Total R$ 8,57


33

Objetivo

específico

Perguntas

de avaliação

Indicadores

qualitativos

Fontes de

informação

Formas de

coleta de

dados

Periodicidade

Realizar

visitas a

instituições

representativ

as de grupos

de interesse

da AGESB

A visita

serviu para

te esclarecer

sobre a

função da

agência e

sua

existência?

Respostas

posivitas

Questionári

os

Pesquisa de

opinião após

as visitas

Ao fim de toda

visita

● Visita às universidades

Apresentação: Nessa ação serão planejadas e executadas visitas de algum(uns)

representante(s) da AGESB, de preferência seu presidente, nas universidades que possui

campus em São Borja. As universidades visitadas serão a Universidade Federal do Pampa, o

Instituto Federal Farroupilha e Universidade Estadual do Rio Grande do Sul.

Justificativa: Esta ação leva em conta o desconhecimento da AGESB. Queremos a partir

dela criar mais um canal de diálogo para divulgar e fortalecer a agência com esses possíveis

usuários dos serviços regulados pela mesma , que se encontram nessas universidades.

Objetivos: Visitar e estabelecer relacionamento com os diretores dos centros

universitários da cidade, que são locais com aglomerações de formadores de opinião e pessoas

ativas socialmente. Espera-se uma abertura para divulgação da AGESB, atuação dos

acadêmicos em parceria com suas ações, além de influência em seus públicos que seja favorável

à agência.

Público de interesse: Universitários que se encontram nas respectivas universidades.

Plano de ação:


Mailing list e

agendamento de visitas

Será pesquisado os contatos das

universidades que possuem campus na

cidade, para em seguida entrar em contato

com as mesmas para uma reunião entre

ambas as partes, se necessário, e então o

agendamento das visitas

34

Release Coletar informações sobre a ação para



Cobertura fotográfica Fazer registros fotográficos do evento,


Monitoramento dos


de clipping

Coletar as notícias divulgadas na


Recursos:

Humanos


Ícaro Gracian AGESB Acadêmico

Rafael

Marques AGESB Acadêmico

Luiza Ribeiro AGESB Acadêmica

Membro

colaborador do

Conselho

Diretor


Materiais





Financeiros


Transporte Carro


Transporte Serviço de Táxi 1 R$ 2,90 a Bandeirada

35

R$ 2,17 o Km rodado

Total R$ 8,57


Objetivo

específico

Perguntas

de avaliação

Indicadores

qualitativos

Fontes de

informação

Formas de

coleta de

dados

Periodicidade

Realizar

visitas a

instituições

representativ

as de grupos

de interesse

da AGESB

A visita

serviu para

te esclarecer

sobre a

função da

agência e

sua

existência?

Respostas

positivas

Questionári

os

Pesquisa de

opinião após

as visitas

Ao fim de toda

visita

● Visita às Escolas

Apresentação: Nessa ação serão planejadas e executadas visitas de algum(uns)

representante(s) da AGESB, de preferência seu presidente, na escolas de São Borja.

Justificativa: Essa ação, leva em conta a realidade atual da organização, de não

reconhecimento pela população. Exerga-se com essa ação levar a AGESB ao conhecimento dos

estudantes, sabendo que estes são possíveis disseminadores da agência em seus núcleos de

vivência,

Objetivos: Visitar às escolas para informar aos estudantes de diferentes níveis de ensino

quanto a existência e funcionamento da AGESB. Planejar e executar de palestras, adequando a

linguagem a cada tipo de público. Considerando o público jovem como influente no ambiente

familiar e prováveis consumidores, espera-se um crescimento favorável do conhecimento e

opinião acerca da agência.

36

Público de interesse: Estudantes do nível fundamental e médio das escolas de São Borja.

Plano de ação:


Mailing list e agendamento

de visitas

Rafael Marques e Luiza

Ribeiro

Será pesquisado os contatos das

escolas locais, para em seguida

entrar em contato com as

mesmas para uma reunião entre

ambas as partes, se necessário, e

então o agendamento das visitas


Coletar informações sobre a ação

para elaboração do release, e em

seguida o envio dos mesmos

para a mídia local

Cobertura Fotográfica Luiza Ribeiro

Fazer registros fotográficos do

evento, para registro e também

divulgação.

Monitoramento dos

resultados via produção de

clipping



Recursos:

Humanos

Nome: Organizaçã

o: Cargo/função: Carga horária: Pró-labore:


Rafael Marques AGESB Acadêmico/Estagiári

o 23 h semanais

R$ 350

mensais

Luiza Ribeiro AGESB Estagiária 15 h semanais R$ 350

mensais

Membro

colaborador do

Conselho Diretor

AGESB Conselheiro Não

informado

Não

informado

Materiais

37





Financeiros


Transporte Carro

pessoal/Gasolina

1 R$ 3,50 litro

Transporte Serviço de Táxi 1 R$ 2,90 a

Bandeirada

R$ 2,17 o Km

rodado

Total R$ 8,57


Objetivo

específico

Perguntas

de avaliação

Indicadores

qualitativos

Fontes de

informação

Formas de

coleta de dados Periodicidade

Realizar

visitas a

instituições

representativ

as de grupos

de interesse

da AGESB

A visita

serviu para

te esclarecer

sobre a

função da

agência e

sua

existência?

Respostas

positivas

Questionári

os

Pesquisa de

opinião após as

visitas

Ao fim de toda

visita

4.1.8 Palestra em conjunto com a ACISB

38

Apresentação: Nessa ação será planejada e executada a visita de algum(uns)

representante(s) da AGESB, de preferência seu presidente, à ACISB (Associação Comercial,

Industrial, de Prestação de Serviços e Agropecuária de São Borja)

Justificativa: A Associação Comercial, Industrial, de Prestação de Serviços e

Agropecuária de São Borja é um órgão representativo para as empresas da cidade que visa o

desenvolvimento local e regional. Estabelecer uma parceria e um relacionamento com ela é

interessante para alcançar outro segmento dos consumidores dos serviços regulados pela

AGESB. Além de proporcionar colaborações para palestras para funcionários e

disponibilização de material informativo no próprio espaço físico da ACISB.

Objetivos: Criar vínculo de parceria com a ACISB. Planejar palestras para divulgar a

AGESB e suas competências. Divulgar material informativo no próprio espaço físico da

ACISB.

Público de Interesse: Empresas associadas a ACISB e seus funcionários.

Plano de ação:


Mailing list e

agendamento da

palestra


Gracian

Agendamento de palestra no espaço

físico da ACISB sobre a AGESB e

suas funções e distribuição de

cartilhas informativas

Cobertura fotográfica Luiza Ribeiro Fotografias do evento para arquivo de

imagens





Monitoramento dos


de clipping



Recursos:

39

Humanos



Rafael Borges AGESB Acadêmico/Est



Presidenter do

Conselho

Diretor

AGESB Presidente Não informado Não informado

Materiais





Financeiros


Transporte Carro pessoal/Gasolina 1 R$ 3,50 litro



R$ 2,17 o Km rodado

Total R$ 8,57


Objetivo

específico

Perguntas

de avaliação

Indicadores

qualitativos

Fontes de

informação

Formas de

coleta de

dados

Periodicidade

40

Realizar

visitas a

instituições

representativ

as de grupos

de interesse

da AGESB

A visita

serviu para

te esclarecer

sobre a

função da

agência e

sua

existência?

Respostas

positivas Questionários

Pesquisa de

opinião após

as visitas

Ao fim de toda

visita

5. Cronograma de atividades:

Atividades: Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro

Plano de sustentação de

assessoria de imprensa

X X X X X X

Adequação do novo

local

X

Nova identidade visual e

missão da instituição

X

Evento de inauguração

do novo local da

AGESB

X

41

Cartilhas informativas

para o público em geral

X X

Comunicação digital

X X X X X X

Visitas (empresas,

PROCON, associações

de moradores,

universidades, escolas)

X X X X X X

Palestra

X

6. Apêndices

6.1 Briefing

A organização

A AGESB está localizada no terceiro andar da Prefeitura de São Borja, na Rua Aparício

Mariense da Silva, nº 2751. É uma agência municipal que regula os serviços públicos delegados

a terceiros. Ela fiscaliza, autua e busca providências quanto às empresas que administram os

serviços de transporte coletivo, transporte individual (táxi), distribuição de energia e

saneamento básico – como distribuição de água, drenagem, recolhimento de resíduos sólidos e

serviço sanitário. Relativamente nova, com apenas três anos de existência. Ela foi criada em

2010 pela lei 4.280/2010 e instaurada em 2011, está inserida no espaço físico da prefeitura. O

contato com a organização se dá via e-mail [email protected] ou

[email protected] , e telefone 3431-4455, ramal 235.

Objetivos

Ela tem por objetivo fiscalizar o cumprimento dos contratos estabelecidos entre o poder

público municipal e terceiros, autuar quaisquer irregularidades no cumprimento do contrato e

constantemente realizar avaliação de índices de qualidade para definir metas e parâmetros de

42

qualidade para as empresas. Garantir a harmonia entre as empresas, os usuários, o poder

concedente e autorizatório.

Funcionamento

A AGESB funciona de segunda à sexta, das 7 horas às 13 horas. Com exceção da segunda-

feira, quando ocorre reunião semanal do conselho e onde estão presentes todos os seus

membros, todo o resto da semana apenas a secretária executiva está presente. Exceto em casos

excepcionais, como uma reunião extraordinária, por exemplo. Todo o contato com a população

por e-mail ou telefone é, portanto, executado pela secretária executiva. Todos os membros do

conselho também têm acesso ao e-mail da agência, mas apenas a secretária executiva o utiliza.

A AGESB não executa as ações, apenas fiscaliza e autua de modo que as empresas

cumpram o contrato com qualidade. Após denúncia, requerimento ou fiscalização de rotina a

AGESB efetua uma análise da situação (procedência e quantidade de reclamações, avaliação

do contrato da empresa), levantamento de documentos (por contrato a empresa é obrigada a

disponibilizar quaisquer dados requeridos pela AGESB), levantamento de dados (por vezes

dados técnicos exigem a contratação de serviços de terceiros, como uma pesquisa de opinião

ou uma análise química da água por exemplo) e então realiza uma reunião com o Conselho

Diretor para então poder enviar uma autuação para a empresa e emitir uma resolução oficial.

Se não cumprida a resolução determinada pela AGESB a empresa estará descumprindo o

contrato, que prevê o comprometimento em agir conforme as resoluções da agência.

A AGESB efetua anualmente uma avaliação dos índices de qualidade dos serviços

prestados conforme parâmetros determinados no ano anterior. Após pesquisa de opinião e de

campo sobre o serviço a agência então cria novos parâmetros e índices de qualidade a serem

alcançados pela empresa no ano seguinte, de modo a sempre objetivar uma melhora na

prestação de serviço à população pelas empresas.

Corpo de funcionários

Os membros da AGESB são indicados para exercerem a função e todos tem um mandato

de três anos em seu cargo. Todos possuem fonte de renda independente da agência e são

graduados a nível superior.

O corpo de funcionários é composto por:

• Presidente do Conselho Diretor. Possui poder de decisão frente ao conselho, é

conservador, trabalha como agricultor e é aberto a sugestões e mudanças. Compreende a

43

necessidade de uma melhor comunicação com os públicos. Seu cargo é preenchido por

votação do conselho. Sua remuneração se dá por horas de serviços prestados à AGESB,

que serão convertidas pelo sistema GETOM, da prefeitura.

• Secretária Executiva. Membro mais ativo da agência, coordena as reuniões e pautas,

encaminha documentos e processos aos responsáveis e manteve até agora, por iniciativa

própria, canais de comunicação na internet com os públicos, embora sem muito sucesso.

Está muito receptiva e entusiasmada com as propostas e ideias de comunicação sugeridas.

Seu cargo é por nomeação pelo presidente do conselho como cargo de confiança.

• Contador

• Contratado pela agência.

• Consultor Jurídico

• Advogado contratado pela agência.

• 4 membros do Conselho Diretor. Têm poder de decisão em reuniões semanais ou

extraordinárias sobre os assuntos pertinentes à AGESB. Têm uma remuneração igual ao

do presidente do conselho.

Todos os outros membros se mostraram abertos e entusiasmados com a nossa proposta e

se propuseram a ajudar em todo o processo.

Públicos

O público de primeiro interesse é a população são-borjense em geral, que utiliza ou é

afetada indiscriminadamente pelos serviços das empresas. É importante a avaliação da opinião

destes quanto aos serviços prestados, assim como o reconhecimento deles da AGESB como

órgão regulador.

Outros públicos de interesse são a prefeitura, que cede o espaço de atuação da agência,

que é o órgão de imediato comando acima da AGESB e que por vezes tenta influenciar as

decisões da agência. O PROCON, que é a Agência de Proteção dos Direitos do Consumidor,

que repassa denúncias ou encaminha processos que são competência da AGESB para a área

44

jurídica. A Câmara de Vereadores, que por influência política tenta inibir algumas ações da

agência e muitas vezes é procurada para resolução de problemas que caberiam à agência. O

Ministério Público, que recebe pedidos de ações diretamente dos consumidores contra as

empresas, e que legisla e fiscaliza a AGESB e toda a máquina pública.

Macroambiente

A AGESB é uma agência reguladora a nível municipal, o que é uma novidade em São

Borja e é raro no país. Em três anos de existência se tornou referência na área, realizando

inclusive visitas a outras cidades para apresentação da agência e execução de serviços. Essa

eficiência se deve principalmente pelo fato da agência poder exercer sua função com eficiência

devido à sua proximidade com o público alvo e adequação à realidade de São Borja, o que seria

mais difícil caso a função fosse exercida por uma agência reguladora a nível estadual. A agência

ainda não é reconhecida e enfrenta o problema da falta de percepção da agência como

responsável pelos seus serviços. Muitas pessoas procuram outros órgãos, como o PROCON, ou

entidades, como vereadores, para cobrar uma resolução de problemas que são tarefa da AGESB.

Microambiente

Todos os membros tem um bom relacionamento com o resto do grupo, e como não

dependem financeiramente dos recursos da agência, efetuam um excelente trabalho por ser este

uma escolha pessoal. Visam um futuro promissor para a AGESB e mesmo cientes de que o

cargo tem mandato de apenas três anos, desejam entregar aos seus sucessores uma agência

eficiente e em contínuo processo de crescimento. Todos são engajados nas ações e alinhados

aos propósitos da agência.

6.2 Diagnóstico

Pontos fortes

• Todos os membros tem um bom relacionamento, propiciando um bom ambiente de

trabalho e uma boa comunicação interna;

• Estão engajados e alinhados aos propósitos da agência;

• Estão ali por vontade própria, mesmo recebendo uma remuneração não dependem dela

para subsistência, possuindo outras fontes de renda;

• Rotatividade dos membros, que impede acomodação no cargo, ou constante atuação

prejudicial à mesma;

• Visam um futuro promissor para a AGESB.

45

Pontos fracos

• Não sabem como se comunicar com seu público, o que prejudica a própria existência

da organização, já que ela é voltada para a população;

• Espaço pequeno, a AGESB ainda não possui estrutura própria e está inserida dentro da

estrutura física da prefeitura, o que dificulta uma independência da mesma e uma

desvinculação de sua imagem com a mesma;

• Não possui canais de comunicação para que possa se promover, mostrar sua existência

e divulgar seus serviços.

• Não possui uma rede de relacionamentos com órgãos que poderiam ser parceiros da

AGESB, como o PROCON, e o Ministério Público

Oportunidades

• Todos se mostram engajados em melhorar a imagem da agência;

• Tem grandes chances de se afirmar e mostrar seu valor, já que podem oferecer um

serviço que atende às especificidades dos serviços prestados na cidade;

• Potencial de crescimento e reconhecimento, através de programas de comunicação, já

que regulam serviços importantes para a população e a mesma precisa de seus serviços;

• Estabelecer parcerias com outros órgãos, de modo a potencializar a sua atuação e

fortalecer a sua imagem;

Ameaças

• Não conhecimento de sua existência por parte da população, que gera uma imagem

fragilizada e que pode ser contestada facilmente;

• Órgãos concorrentes (Procon, Ministério Público e câmara de vereadores), que atendem

demandas que são da AGESB e dificultam a atuação da mesma.

• Pressão política e empresarial sobre a agência;

A agência possui um grande problema de comunicação externa, sem qualquer forma

significativa de ação nessa direção. Mas pela disposição e engajamento profissional dos

colaboradores da agência e pela falta de qualquer estrutura pré-definida de comunicação, o

planejamento encontra grande oportunidade de sucesso. Todos os problemas comunicacionais

da AGESB podem ser suplantados pelas oportunidades que existem para o estabelecimento de

uma imagem forte e reconhecida. Todo o plano estratégico de comunicação deve ser norteado

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pela estratégia de tornar a agência reconhecida e bem-vista por seus públicos, além de construir

os meios para isso.

7. Anexos

7.1 Regimento Interno da AGESB

Documents

Plano estratégico de comunicação - AGESB