Sistemade

Padronização

PROCEDIMENTO OPERACIONAL

Número:POP-0001

Revisão:0

Folha:1/9

Título : ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO

1 INTRODUÇÃO

Participaram da elaboração deste padrão: D’Avila/INDG, Camone, ...

2 OBJETIVO

Orientar a elaboração e atualização do gráfico de acompanhamento do item de controle, visando

obter a padronização dos gráficos no Confea, ter subsídios para a prática da “Gestão a Vista”. Facilitar

a análise de resultados com a equipe, pares e superiores, bem como utilizar a comunicação gráfica

para facilitar a visualização e gerenciamento do resultado obtido.

3 CAMPO DE APLICAÇÃO

Aplica-se às unidades organizacionais do Confea.

4 DEFINIÇÕES

Para efeito do presente padrão, aplicam-se as seguintes definições:

Plano de Ação:É o estabelecimento formal de ações, meios e caminhos para chegarmos a meta. Cada plano deve teras ações (o que), um responsável (quem), um prazo de início e término das ações (quando), e suasetapas (como).

Desvios/anomalias:Para fins de acompanhamento das metas, dos planos de ação e itens de controle, consideramosdesvios/anomalias a não execução das ações no prazo, a falta de evidências de que a ação foiefetivamente realizada, ao não atingimento das metas nos itens de controle ou mudanças de foco naexecução das ações.

Status:Estágio em que se encontra a execução da ação, que pode ser: atrasada, cancelada, concluída, emandamento ou não iniciada.

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Folha:2/9

Título : ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO

Itens de Controle:Indicador numérico que visa monitorar periodicamente os resultados alcançados.

Meta:É um resultado final específico para ser atingido num dado prazo. É constituída de 03 partes: objetivo(desejo gerencial) + valor + prazo.

Medida:São os meios ou métodos específicos para se atingir a meta.

Diretriz:Consiste de uma meta e das medidas prioritárias e suficientes para se atingir esta meta.

PDCA de Melhoria:Método de solução de problemas que consiste nas etapas de planejamento, execução, verificação eatuação corretiva.

5 SÍMBOLOS E ABREVIATURAS

PA:Plano de Ação.

IC:Item de Controle

PAT:Plano Anual de Trabalho

6 PRINCIPAIS PASSOS

6.1 Receber/definir a meta, considerando sempre que esta deve conter: Desejo/Objetivo + Valor +Prazo;

Nota:

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Folha:3/9

Título : ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO

Esta meta pode ser anual ou em qualquer outra periodicidade, conforme foi identificada e/ou delegada.Cada meta deve ter “um único responsável”, mesmo que ele venha a trabalhar com a contribuição da equipe.

Exemplo de meta:

Reduzir o consumo de energia elétrica em 20 %, até Dezembro/XX. (Desejo) (Valor) (Prazo)

6.2 Definir uma Equipe de trabalho formada por 3 a 5 componentes (recomendado), se for o caso,considerando participantes que conheçam e possam contribuir;

6.3 Aplicar as “4 Etapa do Planejamento”, conforme mostra a figura a seguir:

Nota:

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Folha:4/9

Título : ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO

Juntamente com o treinamento neste POP é recomendado que todos os envolvidos sejam também treinadosna elaboração de planos de ação, uso do PDCA e 4 Etapas do Planejamento.

6.4 Preencher o plano anual, conforme orientações a seguir:

Unidade Organizacional – Nome da unidade organizacional a que se refere a meta, ou paraonde houve a delegação desta meta.

Responsável – Nome do responsável pela unidade organizacional.

Diretriz – Descrição da diretriz do nível hieráquico superior, que gerou a meta, caso existaeste vínculo.Meta/Medida do nível superior – Descrição da meta/medida do nível superior, tambémconhecido no Confea como “objetivo”, que originou a meta a qual se refere o plano de ação.

Nota:

Caso a meta a que se refere o plano de ação, não estiver diretamente relacionada a diretriz oumeta/medida do superior, os campos “C” e “D” podem ficar em branco.

Meta No X: - Neste campo deve ser numerada a meta, em ordem seqüencial e este númerocolocado no lugar do “X”, considerando outras metas existentes na Unidade Organizacional.Esta descrição deve deixar de forma clara e objetiva qual é o desejo/objetivo gerencial, valore prazo.Item de Controle – Neste campo deve ser colocado o item de controle que será utilizadopara monitorar o atingimento ou não da meta. É uma decisão gerencial de qual o melhorindicador a ser utilizado, lembrando sempre que o melhor é aquele indicador mensurável,que realmente nos permita controlar e atuar sobre a meta, conforme este sinaliza anecessidade de ação.

Nota:

Caso seja mais de um item de controle, este deve ser indicado como X.1, X.2, Xn, onde X é o número da meta.Nestes casos ainda, o campo deve ser copiado e colado na seqüência.

Valor da meta – Neste campo deve ser registrado o valor da meta para o respectivo item decontrole, caso ela seja escalonada, crescente ou decrescente, devem ser detalhados osvalores para os meses ou períodos.

G

F

E

D

C

B

A

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Número:POP-0001

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Folha:5/9

Título : ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO

Fórmula – Aqui deve ser descrito claramente como o item de controle é calculado, sejafórmula, percentual ou número absoluto. A descrição da fórmula não deve deixar dúvidasobre o cálculo a ser realizado.O que fazer? – linhas a serem preenchidas com as ações a serem realizadas para oatingimento da meta. Estas ações devem ser definidas com base na aplicação do PDCA deMelhoria/4 Etapas de Planejamento.Para inserir linhas deve-se colocar o cursor na última linha e última coluna e dar o comando“Tab”.Recomenda-se preencher num primeiro momento a coluna até o final, com todas as ações aserem realizadas.Devemos considerar que as melhores ações são: ações simples, de baixo custo e compatíveiscom a meta.Devemos utilizar verbo no infinitivo, uma vez que se trata de ação (treinar, comprar, instalar,etc.).As ações devem ser colocadas em forma de tópicos, evitando textos muito longos.Quem vai fazer? – nome do responsável em fazer a ação acontecer, não necessariamente é oexecutante.É recomendado que seja apenas 01 nome, sempre que possível.Quando será feito? – prazo de término da ação, pode ser estabelecido sobre “o que fazer?”ou sobre o “Como será feito?”, sendo mais recomendado sobre o como.Esta data de término deve conter prazos intermediários e não somente a data final da meta,permitindo assim um monitoramento durante a execução do plano e evitando surpresas queao vencer o prazo da meta, várias ações apresentem atrasos.Por que será feito? – Este campo tem como objetivo responder o “por que” de executar aação colocada na primeira coluna. É uma forma de refletir se a ação proposta se justifica ounão, pois caso não se consiga responder a este por que, a ação deve ser analisada se justificaou não manter no plano.Em alguns casos o porquê está diretamente ligado ao atingimento da meta, mas de ummodo geral ela responde o porquê da ação.Como será feito? – Neste campo temos que dar uma visão, mesmo que sucinta, de como atarefa será realizada, utilizando gerúndio e em forma de tópicos.Devemos raciocinar do ponto de vista do PDCA.

Onde será feito? – Local onde será realizada a ação.

Quanto custará? – Valor orçado para a realização da ação, quando for possível mensurar. Emcaso de somente horas de custeio, citar, até que tenhamos uma forma de tratar o assuntono Confea.

O

N

M

L

K

J

I

H

Sistemade

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PROCEDIMENTO OPERACIONAL

Número:POP-0001

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Folha:6/9

Título : ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO

Status – status a ser atualizado sempre que o plano de ação for atualizado, normalmentecom uma freqüência mensal, antes da reunião de resultados. Os status a serem consideradosestão no rodapé e são eles: Em Andamento, Atrasada, Não Iniciada, Cancelada e Concluída.Plano de Ação Complementar – Plano de ação a ser preenchido sempre que houver açõescomplementares por motivo de revisão do plano ou por necessidade de detalhamento deações vindas do Relatório de 3 Gerações. Os demais campos seguem as instruçõesanteriores.

Q

P

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PROCEDIMENTO OPERACIONAL

Número:POP-0001

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Folha:7/9

Título : ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO GRÁFICO DE ITEM DE CONTROLE

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Folha:8/9

Título : ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO GRÁFICO DE ITEM DE CONTROLE

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Folha:9/9

Título : ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO GRÁFICO DE ITEM DE CONTROLE

6.5 Preencher e/ou atualizar a árvore hiperbólica sempre que houver um novo plano de ação ourevisão do plano. O plano na árvore hiperbólica deve representar sempre a última versão (atualizado).

7 RECURSOS NECESSÁRIOS

Microcomputador com acesso a árvore hiperbólica.

8 DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

Atuar caso a caso, através do apoio da Apla.

9 CUIDADOS ESPECIAIS

Seguir o passo a passo e manter o padrão pré-estabelecido.

Não fazer alterações no modelo de documento.

A Árvore Hiperbólica sempre deve estar atualizada.

Os gráficos devem ser atualizados no período de medição do item de controle, independente se ameta foi ou não atingida.