Luis Alfredo Martins do Amaral

PRAXIS Um Referencial para o Planeamento de Sistemas de Informao

Universidade do Minho 1994

vi

Agradecimentos

A realizao deste trabalho, apesar da sua natureza individual, apenas foi possvel com a contribuio e apoio de diversas pessoas e entidades. A todos agradeo, no podendo deixar de expressar a minha gratido particular: Ao Professor Altamiro Machado, "quem menos me ensinou, mas com quem, certamente, mais aprendi", por ter excedido o papel de orientador, partilhando generosamente a sua viso, os seus conhecimentos e a sua experincia. Ao Joo lvaro Carvalho, verdadeiro companheiro de armas nestas batalhas (e no s), pela ajuda imprescindvel, pela constante motivao e pelo exemplo dado. Aos colegas e amigos do Departamento de Informtica, em particular o Maia Neves, Luis Lima, Henrique Santos, Bentes Paulo, Dinis Sousa, Leonel Santos e Maribel Alves pela compreenso, apoio e incentivo que desde sempre manifestaram. Ao Eng Henrique Marcelino e sua equipa do Instituto de Informtica do Ministrio das Finanas, pela motivao e pela partilha de experincias e debate de ideias que possibilitaram. JNICT, os diversos apoios financeiros concedidos durante a realizao deste projecto, em particular a celebrao do contrato de investigao "PMCT/C/TIT/ 456/90 - Planeamento de Sistemas de Informao". Universidade do Minho e Escola de Engenharia, por terem assegurado as condies e os recursos necessrios para a execuo deste projecto e por serem uma academia onde recompensador ensinar e investigar. minha famlia e amigos, em particular minha me, ao meu irmo, ao Nicha e Ana Amlia, pelo encorajamento e apoio sempre presentes. Catarina e Ins, pelo precioso tempo que me roubaram e por me darem uma razo para todo este trabalho.

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Rosa, pelo encorajamento, apoio e dedicao constantes, sem os quais teria sido penosa a realizao deste trabalho.

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Resumo

O Planeamento de Sistemas de Informao a actividade da organizao onde se define o futuro desejado para o seu Sistema de Informao, para o modo como este dever ser suportado pelas Tecnologias da Informao e para a forma de concretizar esse suporte. O Planeamento de Sistemas de Informao, hoje uma actividade complexa, de natureza holstica e contingencial, e cuja prtica, nas organizaes, tem inmeras motivaes e finalidades. Apesar de comummente aceite como uma actividade vital para o sucesso das organizaes, curiosamente uma das suas actividades mais desprezadas e insucedidas, acreditando-se que esta situao devida, principalmente, inexistncia de sistemas de referncia adequados s suas caractersticas actuais. A procura duma soluo para este problema, tornou-se a finalidade deste projecto, tendo-se formulado como a sua principal tese, a necessidade e a possibilidade de conceber um novo referencial, resultante de um balanceamento entre razes teoricamente justificadas e razes justificadas pela experincia e pela prtica do Planeamento de Sistemas de Informao. Procurou-se assim, uma fundamentao terica e conceptual rigorosa, sem comprometer a proximidade e a adequao desse referencial s diferentes realidades da prtica desta actividade nas organizaes. O referencial construdo, o PRAXIS, um sistema de referncia completo, pois inclui a proposta de um enquadramento conceptual (PRAXIS/ec), de uma abordagem (PRAXIS/a), de um mtodo (PRAXIS/m) e de uma ferramenta (PRAXIS/f). Globalmente, o PRAXIS um referencial que se cr com as caractersticas necessrias, para corresponder s necessidades e expectativas actualmente associadas prtica do PSI, sendo o seu enquadramento conceptual um contributo particularmente til para o estudo desta actividade.

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Abstract

Information Systems Planning (ISP) is an organisational activity whose purpose is to define the desired future for the organisation's information system, how it should be supported by information technology and how that support should be implemented. ISP is a complex activity, holistic and contingent in nature and its practice in organisations has different motivations and goals. Although ISP is recognised as vital to organisational success, it is often neglected and its results are often described as a failure. This situation is explained with the lack of a sound referential system, adequate to ISP characteristics. The main purpose of this work was the search for a solution to this problem. Since the beginning it was clear that any proposal for a new ISP referential should be based on the existing theoretical studies and it should also take in account the necessities of ISP practice and the results of ISP experience. The necessity and the technical feasibility of such a referential constitute the main thesis of this work. PRAXIS, the ISP referential system proposed in this thesis, is believed to be complete as it includes a conceptual framework (PRAXIS/ec), an approach (PRAXIS/a) a method (PRAXIS/m) and a tool (PRAXIS/f). PRAXIS's conceptual framework is viewed as an important contribution to the study of ISP and it constitutes the PRAXIS's theoretical basis. Moreover, PRAXIS has been designed to cope with the necessities and the expectations of ISP practice.

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Alice - Podes dizer-me, por favor, como hei-de sair daqui? Gato - Isso depende muito do stio para onde quiseres ir. Alice - No me interessa muito para onde ... Gato - Nesse caso, podes ir por um lado qualquer. Alice - Desde que v ter a qualquer lado. Gato - Oh, para que isso acontea, tens de caminhar muito.

(Carrol, L., Alice no pas das maravilhas, Publicaes Dom Quixote, 1988, p. 64.)

A atitude de Alice perante esta situao, aceitvel no pas das maravilhas , apesar de indesejvel, frequente nas organizaes. O PRAXIS no tolera esta atitude. Quem no sabe para onde quer ir, no tem qualquer caminho com o PRAXIS.

xi

ndice

Agradecimentos.................................................................................................................................................................................vi Resumo.............................................................................................................................................................................................. vii Abstract.............................................................................................................................................................................................viii ndice...................................................................................................................................................................................................... x ndice de figuras .............................................................................................................................................................................. xii ndice de tabelas ...............................................................................................................................................................................xv Siglas ................................................................................................................................................................................................. xvi

1

Introduo............................................................................................................................................................................... 1 Enquadramento institucional, antecedentes e trabalhos preliminares........................................................ 2 Motivaes, objectivos e contribuies fundamentais................................................................................... 6 Investigao em PSI .................................................................................................................................................10 1.3.1 Motivaes para a investigao do PSI ....................................................................................................10 1.3.2 Abordagem investigao em PSI.............................................................................................................13 1.3.3 Cuidados na investigao em PSI...............................................................................................................15 1.4 Organizao da tese....................................................................................................................................................16 1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 2.4 Da Informao Gesto de Sistemas de Informao............................................................................................19 Informao, Tecnologias da Informao e Sistemas de Informao ........................................................19 A importncia da informao para as organizaes .......................................................................................25 Tipos de Sistemas de Informao nas Organizaes .....................................................................................29 Desenvolvimento, Planeamento e Gesto de SI.............................................................................................34 O PSI como actividade organizacional......................................................................................................................39 Caracterizao ..............................................................................................................................................................39 Motivaes para o PSI.............................................................................................................................................42 Resultados esperados do PSI..................................................................................................................................46 Problemas e factores de sucesso do PSI ............................................................................................................53 Planeamento "Estratgico" de Sistemas de Informao ...............................................................................57 Realidades preponderantes do PSI ...............................................................................................................................64 Paradigmas....................................................................................................................................................................67 Influncias.....................................................................................................................................................................81 Resultados.....................................................................................................................................................................88 Futuro .............................................................................................................................................................................90 Sumrio .........................................................................................................................................................................95

2

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

xii

5 5.1 5.2 5.3 6 6.1 6.2

Processo, abordagens, mtodos e ferramentas de PSI..........................................................................................97 Processo e abordagens ao PSI ...............................................................................................................................97 Mtodos de PSI........................................................................................................................................................ 108 Ferramentas de apoio ao PSI.............................................................................................................................. 114 Novo Enquadramento Conceptual............................................................................................................................ 119 Utilizao de enquadramentos conceptuais..................................................................................................... 120 Enquadramento Conceptual PRAXIS/ec ........................................................................................................ 124 6.2.1 Teorias Subjacentes....................................................................................................................................... 126 6.2.2 Organizao ...................................................................................................................................................... 127 6.2.2.1 Objectivos............................................................................................................................................ 129 6.2.2.2 Processos.............................................................................................................................................. 131 6.2.2.3 Recursos ............................................................................................................................................... 132 6.2.2.4 Pessoas.................................................................................................................................................. 134 6.2.3 Ambiente da Organizao............................................................................................................................ 137 6.2.4 SI da Organizao........................................................................................................................................... 139 6.2.4.1 Tecnologias da Informao ............................................................................................................ 143 6.2.4.2 Aplicaes............................................................................................................................................ 144 6.2.4.3 Servios ................................................................................................................................................ 146 6.2.4.4 Desenvolvimento de SI (Aplicaes e Servios)................................................................... 148 6.2.4.5 Arquitectura do SI ............................................................................................................................. 150 6.2.5 Gesto de Sistemas de Informao........................................................................................................... 152 6.2.6 Planeamento de Sistemas de Informao............................................................................................... 156

7

Nova abordagem, mtodo e ferramenta .................................................................................................................. 159 Postulados.................................................................................................................................................................. 160 Abordagem PRAXIS/a.......................................................................................................................................... 165 7.2.1 Momentos......................................................................................................................................................... 167 7.2.2 Suporte da contingncia............................................................................................................................... 169 7.2.3 Flexibilidade..................................................................................................................................................... 171 7.2.4 Modelos e representaes ............................................................................................................................ 172 7.3 Mtodo PRAXIS/m ............................................................................................................................................... 175 7.3.1 Fases ................................................................................................................................................................... 177 7.3.2 Modo de representar (Momentos * Objectos de Gesto) ................................................................. 180 7.4 Ferramenta PRAXIS/f........................................................................................................................................... 183 7.4.1 Estrutura ............................................................................................................................................................ 185 7.4.2 Modelos e representaes ............................................................................................................................ 187 7.4.3 Utilizao .......................................................................................................................................................... 188 7.1 7.2 Concluses ....................................................................................................................................................................... 191 Sntese......................................................................................................................................................................... 192 Discusso dos resultados e contribuies....................................................................................................... 196 8.2.1 Reviso dos fundamentos e da literatura................................................................................................ 197 8.2.2 Proposta do Enquadramento Conceptual - PRAXIS/ec ................................................................... 199 8.2.3 Proposta da Abordagem - PRAXIS/a ..................................................................................................... 200 8.2.4 Proposta do Mtodo - PRAXIS/m .......................................................................................................... 202 8.2.5 Proposta da Ferramenta - PRAXIS/f...................................................................................................... 204 8.2.6 Promoo da evoluo e da sobrevivncia do PRAXIS................................................................... 206 8.3 Trabalho futuro ........................................................................................................................................................ 206 8.3.1 Propostas de trabalho no mbito do PRAXIS .................................................................................... 208 8.3.2 Propostas de trabalho no mbito das "Realidades Preponderantes" ............................................. 210 8.3.3 Propostas de trabalho no mbito global do PSI................................................................................. 212 8.4 Discusso dos trabalhos realizados ................................................................................................................... 214 8.5 Concluso .................................................................................................................................................................. 216 8.1 8.2

8

Bibliografia..................................................................................................................................................................................... 218 ndice de Autores .......................................................................................................................................................................... 232 Anexos ............................................................................................................................................................................................. 235

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ndice de figuras

Figura 1.1 - Aspectos relevantes do projecto: Do problema aos resultados e contributos. .................................. 7 Figura 1.2 - Referencial PRAXIS. ............................................................................................................................................. 9 Figura 1.3 - Abordagens dominantes no projecto de investigao subjacente a esta tese. ..................................14 Figura 1.4 - Estrutura e sntese de contedos da tese........................................................................................................17 Figura 2.1 - Relaes entre conceitos semiticos bsicos..............................................................................................21 Figura 2.2 - Gesto da Informao...........................................................................................................................................27 Figura 2.3 - Classes de informao. ........................................................................................................................................28 Figura 2.4 - Custo de utilizao da informao. .................................................................................................................28 Figura 2.5 - Saturao na utilizao da informao...........................................................................................................29 Figura 2.6 - Tipos de Sistemas de Informao para diferentes critrios de classificao. ....................................34 Figura 2.7 - Da Gesto da Informao Gesto do Sistema de Informao.............................................................36 Figura 2.8 - Matriz de Actividades de planeamento e desenvolvimento organizacional e do SI.......................36 Figura 3.1 - Aspectos nucleares do PSI. Utilizao, recursos e arquitectura. ..........................................................41 Figura 3.2 - Naturezas das motivaes do PSI....................................................................................................................43 Figura 3.3 - Motivaes do PSI. ..............................................................................................................................................45 Figura 3.4 - Resultados materiais e imateriais do PSI. Componentes tpicos de um plano de SI..................52 Figura 3.5 - Informao Estratgica no suporte do pensamento estratgico, mapeada na pirmide de Anthony. .....................................................................................................................................................................................60 Figura 3.6 - Sistema de Informao Estratgico como arma competitiva. ...............................................................61 Figura 4.1 - Modelo das Realidades Preponderantes do PSI...........................................................................................66 Figura 4.2 - Diferentes estratgias nas TI/SI........................................................................................................................71 Figura 4.3 - Diferentes estratgias nas TI/SI........................................................................................................................72

xiv

Figura 4.4 - Alinhamento de estratgias no PSI.................................................................................................................73 Figura 4.5 - Trs estgios do PSI.............................................................................................................................................77 Figura 4.6 - Trs eras nos SI......................................................................................................................................................78 Figura 4.7 - Qualidade do processo de PSI. ..........................................................................................................................91 Figura 5.1 - Processo de planeamento....................................................................................................................................98 Figura 5.2 - Processo de planeamento "convencional".....................................................................................................99 Figura 5.3 - Processo de planeamento "sofisticado"....................................................................................................... 100 Figura 5.4 - "Modelo dos 3 Estgios" ................................................................................................................................. 103 Figura 5.5 - "Abordagem Multidimensional" ................................................................................................................... 105 Figura 5.6 - Evoluo do foco do PSI ................................................................................................................................. 107 Figura 5.7 - Evoluo em cinco eras dos mtodos de PSI........................................................................................... 111 Figura 5.8 - Evoluo das ferramentas nas cinco eras do PSI. ................................................................................... 116 Figura 6.1 - Participantes num enquadramento conceptual. ........................................................................................ 121 Figura 6.2 - Posturas na estruturao e desenvolvimento de projectos em SI. .................................................... 123 Figura 6.3 - Abstraco no enquadramento proposto..................................................................................................... 125 Figura 6.4 - Participantes no enquadramento proposto ................................................................................................. 126 Figura 6.5 - Aspectos interessantes da organizao........................................................................................................ 128 Figura 6.6 - Hierarquias de objectivos e de comportamentos numa organizao. ............................................... 129 Figura 6.7 - Relaes entre conceitos envolvidos nas hierarquias de objectivos e de estratgias das organizao.............................................................................................................................................................................. 130 Figura 6.8 - Utilizadores de meios computacionais. ...................................................................................................... 135 Figura 6.9 - Aspectos interessantes do ambiente da organizao. ............................................................................. 138 Figura 6.10 - Perspectivas no estudo de SI e a GSI....................................................................................................... 141 Figura 6.11 - Aspectos interessantes do SI. ...................................................................................................................... 142 Figura 6.12 - Aplicaes. ......................................................................................................................................................... 145 Figura 6.13 - Servios............................................................................................................................................................... 147 Figura 6.14 - Matriz de Actividades...................................................................................................................................... 149 Figura 6.15 - Enquadramento Conceptual para a GSI. .................................................................................................. 153 Figura 6.16 - Focos da actividade de GSI........................................................................................................................... 154 Figura 6.17 - Actividades da GSI. ......................................................................................................................................... 154 Figura 6.18 - Matriz de Actividades...................................................................................................................................... 155

xv

Figura 6.19 - O PSI nas actividades da GSI...................................................................................................................... 156 Figura 6.20 - Matriz de Actividades...................................................................................................................................... 157 Figura 7.1 - Referencial PRAXIS. Enquadramento conceptual, abordagem, mtodo e ferramenta. ............. 164 Figura 7.2 - Focos de ateno ou intenes na Abordagem Multidimensional e no Modelo dos 3 Estgios. ................................................................................................................................................................................... 165 Figura 7.3 - Posicionamento do PRAXIS/a, da Abordagem Multidimensional e do Modelo dos 3 Estgios na Matriz de Actividades.................................................................................................................................. 166 Figura 7.4 - Abordagem PRAXIS/a. Momentos de execuo.................................................................................... 168 Figura 7.5 - Equivalncia dos momentos entre abordagens......................................................................................... 169 Figura 7.6 - Suporte da contingncia na abordagem PRAXIS/a............................................................................... 170 Figura 7.7 - Meta-meta-modelo da informao envolvida no PSI. ........................................................................... 171 Figura 7.8 - Evoluo no meta-modelo da informao envolvida numa situao particular de PSI. ........... 172 Figura 7.9 - Modelos e representaes. ............................................................................................................................... 173 Figura 7.10 - Posicionamento na Matriz de Actividades do PRAXIS/m e dos mtodos referidos no "Modelo das 5 Eras". ........................................................................................................................................................... 176 Figura 7.11 - Mtodo PRAXIS/m. Actividades e representaes da informao. ............................................... 177 Figura 7.12 - Mtodo PRAXIS/m. Presena dos Objectos de Gesto nos trs Momentos do PSI. ............ 182 Figura 7.13 - Exemplos de Matrizes para os trs Momentos do PSI com diferentes envolvimentos dos Objectos de Gesto....................................................................................................................................................... 183 Figura 7.14 - Componentes da ferramenta PRAXIS/f. ................................................................................................. 186 Figura 7.15 - Exemplo da estrutura de uma Matriz suportada pela ferramenta PRAXIS/f.............................. 188 Figura 7.16 - Exemplos da interface utilizada na PRAXIS/f...................................................................................... 189 Figura 8.1 - Vazio no PSI. ...................................................................................................................................................... 193

xvi

ndice de tabelas

Tabela 1.1 - Projectos de PSI com o envolvimento da Universidade do Minho....................................................... 4 Tabela 1.2 - Questes-chave na Gesto de SI.......................................................................................................................11 Tabela 1.3 - Interesse da comunidade nacional sobre o PSI............................................................................................12 Tabela 2.1 - Definies bsicas .................................................................................................................................................20 Tabela 2.2 - Tipos de conhecimento e representaes nas componentes formais e informais de um SI .......23 Tabela 2.3 - Tipos de Sistemas de Informao ....................................................................................................................30 Tabela 2.4 - Tipos de Sistemas de Informao (funes e atributos) ..........................................................................31 Tabela 2.5 - Tipos de Sistemas de Informao (nveis de gesto) ................................................................................32 Tabela 2.6 - Tipos de Sistemas de Informao (eras) ........................................................................................................33 Tabela 3.1 - Evoluo nos resultados do PSI.......................................................................................................................47 Tabela 3.2 - Tipos de resultados do PSI.................................................................................................................................50 Tabela 3.3 - Resultados do PSI .................................................................................................................................................51 Tabela 3.4 - Linhas directrizes do PSI e paradoxos associados......................................................................................57 Tabela 5.1 - Mtodos de PSI ................................................................................................................................................... 110 Tabela 5.2 - Ferramentas de Apoio ao PSI ........................................................................................................................ 115 Tabela 6.1 - Crticas procura e utilizao de enquadramentos.................................................................................. 122 Tabela 6.2 - Perspectivas na gesto e seus problemas................................................................................................... 127 Tabela 6.3 - Taxionomia proposta para utilizadores de SI ........................................................................................... 137 Tabela 7.1 - Relaes dos Postulados com o PRAXIS ................................................................................................. 163 Tabela 7.2 - Objecto de Gesto e exemplos de Atributos e Relacionamentos...................................................... 181 Tabela 8.1 - Propostas e projectos de trabalho futuro.................................................................................................... 207

xvii

Siglas

Neste documento so utilizados acrnimos de duas naturezas: os nomes prprios de tcnicas, mtodos e ferramentas, apresentados e utilizados localmente no mbito de cada um dos captulos; as siglas, enquanto abreviaturas de designaes comuns, apresentadas na sua primeira utilizao e empregues ao longo de todo o documento. As siglas utilizadas so:

DSI GSI PSI SI TI TI/SI

Desenvolvimento de Sistemas de Informao Gesto de Sistemas de Informao Planeamento de Sistemas de Informao Sistema de Informao Tecnologias da Informao Tecnologias e Sistemas de Informao

Captulo 1

1

Captulo 1

1

Introduo

O Planeamento de Sistemas de Informao (PSI) a actividade da organizao onde se define o futuro desejado para o seu Sistema de Informao (SI), para o modo como este dever ser suportado pelas Tecnologias da Informao (TI) e para a forma de concretizar esse suporte. Apesar de comummente aceite como uma actividade vital para o sucesso das organizaes, o PSI , curiosamente, uma das suas actividades mais desprezadas e insucedidas [Galliers 1987b]. O conhecimento e a sensibilidade adquiridas pela observao, estudo e prtica do PSI, permitiu identificar, os quatro principais factores condicionadores do sucesso do seu exerccio [Amaral e Machado 1991, Amaral, et al. 1992b], dos quais se salienta a abordagem metodolgica utilizada como referencial1 para a sua realizao. Apesar do PSI ser hoje para uma actividade contingencial, muito complexa com finalidades mltiplas e de natureza holstica, no foi observvel uma evoluo adequada nos referenciais utilizados na sua realizao, ficando assim comprometido o sucesso desta actividade.

1

Referencial aqui entendido como o sistema de conceitos e outras construes (enquadramento conceptual abordagem - mtodo - ferramenta), que enquadram o estudo e prtica do PSI.

Captulo 1

2

Defende-se nesta tese, que possvel e desejvel a construo de um novo referencial para o PSI, adequado s suas caractersticas actuais, tornando-se a sua construo e proposta a principal finalidade deste trabalho. O PRAXIS2, o novo referencial proposto, resulta de um equilbrio entre razes teoricamente justificadas e razes justificadas pela experincia e pela prtica do PSI. Procura-se assim, uma fundamentao terica e conceptual rigorosa e adequada s finalidades do PRAXIS, mantendo a proximidade e a adequao deste referencial, s diferentes realidades da prtica desta actividade nas organizaes. O PRAXIS um referencial completo pois inclui a proposta articulada de um enquadramento conceptual (PRAXIS/ec), de um abordagem (PRAXIS/a), de um mtodo (PRAXIS/m) e de uma ferramenta (PRAXIS/f). A proposta de um referencial, como o PRAXIS, para a resoluo de problemas identificados no estudo e na prtica de uma actividade como o PSI , no contexto de um projecto de doutoramento, um acto arriscado, pela sua complexidade e pela criatividade que exige. Contudo, apesar de sempre presente a dvida da existncia ou correco da soluo para o problema3, obrigao dos investigadores fazer emergir do domnio do desejo para o domnio do real solues pragmticas. at um factor de distino desejvel numa tese de engenharia, no a procura incessante da soluo final mas a oferta de um contributo pragmtico. Porm, para alm de pragmtico, deseja-se que esse contributo seja sustentado por bases slidas, tericas e prticas, constituindo por isso o resultado de uma actividade de engenharia correctamente desenvolvida [McDermid 1991], com a contnua compreenso e aplicao dos fundamentos tericos, e um sentido, fortemente aplicado, de responsabilidade e tica, para com a comunidade envolvida no estudo e na prtica do PSI.

1 . 1 Enquadramento institucional, antecedentes e trabalhos preliminares A concepo, o desenvolvimento, a utilizao e a gesto de TI/SI (Tecnologias e Sistemas de Informao), bem como o estudo dos seus impactos nas pessoas, nas organizaes e na sociedade, so, desde sempre, focos de interesses do Grupo de Sistemas de Informao da Universidade do Minho, onde este trabalho foi realizado.

2

PRAXIS (acrnimo de Planeamento com Recurso a AXIS), o nome dado ao referencial proposto, tendo sido utilizado originalmente no mbito deste projecto, pela primeira vez em 1991, num relatrio enviado JNICT [Amaral 1991b].3

"...os gestores querem remdios, mas o querer no quer dizer que existam." ([Doyle 1991] p. 279).

Captulo 1

3

Dentre todos esses interesses, o PSI tem suscitado uma ateno particular, quer pela convico da sua importncia enquanto domnio de actividade e de investigao, quer pelas frequentes solicitaes de apoio a projectos de PSI, por parte das organizaes do meio envolvente da Universidade do Minho. Os primeiros estudos efectuados neste contexto, foram iniciados em 1986 e tinham como finalidade a construo de ferramentas de apoio aos mtodos de PSI e a discusso da metodologia de ensino desta disciplina. Os principais resultados foram publicados em 1988, no mbito de umas Provas de Aptido Pedaggica e Capacidade Cientfica [Amaral 1988a, Amaral 1988b]. Tambm desde 1986, at sua extino em 1989, acompanhou-se e participou-se activamente na "Elaborao de um Guia para o Planeamento de Sistemas de Informao" [IPQ 1988b], no mbito do Grupo de Trabalho 2, Sub-Comisso 4, Comisso Tcnica 78 do Instituto Portugus da Qualidade. A participao neste grupo permitiu o acesso s mais variadas experincias, vivncias e sensibilidades, facilitando a construo e solidificao de algumas convices sobre o estudo e, principalmente, sobre a prtica desta actividade. O acompanhamento da prtica do PSI, foi tambm possvel pela contnua ateno dispensada publicao de monografias, com descries de casos, resultados de levantamentos e outros estudos, que permitiram o acompanhamento das tendncias, dos sucessos e insucessos e dos problemas associados prtica desta actividade. Em particular, tem sido acompanhada as experincias de PSI na Administrao Pblica, apoiadas pela equipa do Instituto de Informtica do Ministrio das Finanas. Desde 1984 que esta equipa tem vindo a desenvolver um trabalho louvvel [Neves, et al. 1993], missionrio at, do qual beneficiou no s a Administrao Pblica, mas toda a actividade de PSI no nosso pas. O interesse bvio do envolvimento efectivo na prtica desta actividade, levou os investigadores do Grupo de Sistemas de Informao, a participar em alguns projectos de PSI em diversas organizaes do meio envolvente da Universidade do Minho (identificados na Tabela 1.1), em resposta a diversas solicitaes para a concepo e conduo de projectos, ou para a integrao de equipas ou ainda para o desempenho de papis consultivos e de apoio sua realizao. Estas experincias, insubstituveis para uma percepo e entendimento mais profundo do PSI, permitiram constatar que apesar da utilizao de um mesmo referencial, e do envolvimento dos elementos de uma mesma escola, se obtm resultados muito diferentes (desde os sucessos notveis at aos insucessos lamentveis). A identificao de uma justificao para esta situao, motivou a procura dos factores que condicionam o sucesso do PSI.

Captulo 1

4

Para a procura dos seus factores de sucesso, decidiu-se fazer uma reviso cuidada das prticas correntes de PSI em Portugal. A via preferencial, escolhida para esse estudo, foi a realizao de inquritos, com a finalidade de identificar e caracterizar, os projectos de PSI realizados no nosso pas.

Tabela 1.1 - Projectos de PSI com o envolvimento da Universidade do Minho

Ano

Organizao

Sector

rea

em curso 1993 1992 1992 1992 1991 1988 1988 1988 1988 1988 1988 1987

GNFP - Gabinete do N Ferrovirio do Porto Centro de Apoio Tecnolgico da Indstria Metalomecnica Centro de Formao Profissional de Braga Vianatece. Artesanato e Tecelagem, Lda Cooperativa Agrcola de Viana do Castelo Antnio Fernandes da Silva & Irmos, Lda (CASAIS) Cmara Municipal de Barcelos FLEXIPOL Ranha do Cvado, Lda Stand Brochado, Lda TIEGE, Lda Luis Soares Barbosa, Lda Direco Regional de Agricultura do Minho TMADAPCRL (Administrao Pblica Central Regional e Local) AC (Administrao Central)

APCRL Servios Servios Industrial Indstrial Industrial APCRL Industrial Industrial Comercial Industrial Industrial APCRL

AC Metalomecnica Formao Txtil Alimentar Construo civil Autarquia Espumas Txtil Automveis Material Elctrico Mobilirio AC

Os inquritos foram realizados nos finais de 1990 tendo os seus resultados preliminares sido divulgados durante 1991 [Amaral 1991a, Amaral e Machado 1991]. Com a inteno de enriquecer e validar os resultados dos inquritos, foi ainda promovido em 1991 um workshop [UM 1991], muito participado, onde foram genericamente aceites e discutidas, quatro classes de factores de sucesso do PSI. S em 1992 foi possvel a publicao de um relatrio tcnico [Amaral, et al. 1992b], com a apresentao final de toda a informao recolhida, dos tratamentos efectuados e dos resultados e concluses tiradas. No Anexo I apresenta-se uma breve sntese dos aspectos mais interessantes da realizao e dos resultados destes inquritos, bem como do workshop que lhes sucedeu.

Captulo 1

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Desta forma, foram identificados e caracterizados condicionadores do sucesso do PSI: Recursos humanos e sua formao. Mercado de servios. Estrutura e posicionamento da funo PSI na organizao. Abordagens metodolgicas.

como

principais

factores

Os trs primeiros so aspectos ambientais e organizacionais, sobre os quais possvel tecer recomendaes, s escolas, ao mercado de servios e s organizaes, no sentido de potenciar o sucesso do PSI enquanto actividade organizacional4. O ltimo dos factores condicionadores do sucesso do PSI, a abordagem metodolgica utilizada como referencial para a sua realizao. Este factor torna-se particularmente importante e interessante, por ser aquele onde possvel uma interveno mais directa, no contexto de um projecto de doutoramento, nomeadamente pela proposta de um novo referencial para o estudo e prtica do PSI. Julga-se que a proposta de um referencial para o PSI, uma necessidade resultante da inadequao dos referenciais existentes s caractersticas actuais do PSI, nomeadamente por ser hoje uma actividade contingencial, muito complexa com finalidades mltiplas e de natureza holstica. Procurando a resoluo deste problema, definiu-se um projecto de investigao e desenvolvimento5, com a finalidade de propor um novo referencial para o PSI, adequado s suas novas caractersticas e exigncias. A esse projecto foram impostos seis objectivos operacionais que traduzem as suas grandes motivaes e que orientam as actividades em que se decomps, nomeadamente: O1 - Determinao das caractersticas desejveis num mtodo de PSI. O2 - Construo de um sistema de conceitos da informao envolvida no PSI.

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Os "Recursos humanos e sua formao" foram j alvo de um projecto realizado na Universidade do Minho, com a finalidade de identificar e descrever as ofertas de formao superior em Informtica e Sistemas de Informao, e de avaliar a adequao desses curricula s necessidades de profissionais das organizaes [Amaral e Machado 1993, Amaral, et al. 1992a].5

O projecto foi liderado pelo Grupo de Sistemas de Informao da UM e envolveu investigadores da Faculdade de Economia da Universidade do Porto e do Instituto Superior de Engenharia do Porto. Foi submetido a financiamento do Programa Mobilizador de Cincia e Tecnologia da JNICT tendo sido aceite e dado origem ao contrato de investigao "PMCT/C/TIT/456/90 - Planeamento de Sistemas de Informao".

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O3 - Definio de uma nova abordagem para o PSI. O4 - Definio de um novo mtodo de PSI. O5 - Construo de uma ferramenta de suporte ao novo mtodo de PSI. O6 - Experimentao do novo mtodo. O projecto de doutoramento que conduziu elaborao desta tese, um segmento desse projecto de investigao e desenvolvimento, sendo aqui claramente assumidos os seus cinco primeiros objectivos. Apenas no foram abarcadas as tarefas de definio detalhada do mtodo e da implementao total da ferramenta de suporte, bem como o objectivo de experimentao do novo mtodo, quer por limitaes temporais, quer pela natureza mais tcnica das tarefas de implementao e experimentao.

1 . 2 Motivaes, objectivos e contribuies fundamentais Identifica-se como um problema do PSI, a inexistncia de um referencial metodolgico suficientemente abrangente das diferentes intenes e finalidades com que realizado, e que seja simultaneamente estruturador e orientador da actividade e indutor da normalizao de conceitos e linguagem, respondendo adequadamente s novas solicitaes e realidades do estudo e da prtica do PSI. A procura de uma soluo para este problema torna-se a finalidade deste projecto, formulando-se como a sua principal tese, a necessidade e a possibilidade de conceber um novo referencial para o PSI, flexvel e de utilizao simples, que facilite e melhore o seu estudo e a sua prtica, e que seja adequado s novas caractersticas desta actividade, nomeadamente o contingencialismo, a complexidade, a multifinalidade e o holismo. De acordo com esta finalidade, possvel formular um conjunto de seis objectivos a alcanar, bem como os principais grupos de trabalhos, resultados e contributos a eles associados. Todos estes aspectos relevantes das motivaes, estrutura e resultados deste projecto, so esquematizados na Figura 1.1. Passa-se de imediato a descrever os objectivos formulados, bem como a apontar os trabalhos e contribuies fundamentais a eles associados. O primeiro objectivo o de rever os fundamentos e a literatura em geral sobre a actividade de PSI, atravs da reviso terica/bibliogrfica e do estudo da sua prtica. Como resultados desta reviso descreveram-se e sistematizaram-se alguns dos aspectos mais interessantes do PSI, tendo sido propostos diversos novos modelos para o suporte de algumas dessas descries ou sistematizaes. Um exemplo o "Modelo das Realidades Preponderantes" do

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PSI, onde se identificam e descrevem os principais aspectos que fundamentam, condicionam e integram esta actividade. Um outro resultado importante desta reviso, decorreu das frequentes referncias a problemas sem solues satisfatoriamente adequadas num s referencial para o PSI, o que permitiu a comprovao da necessidade de um novo referencial para o PSI, bem como a identificao das suas principais caractersticas.

Problema Tese Finalidade

Os referenciais existentes so inadequados s novas caractersticas do PSI desejvel e possvel a construo e proposta de um novo referencial para o PSI adequado s suas novas caractersticas Propor um novo referencial para o PSI que melhore o seu estudo e a sua prtica

Objectivos Rever fundamentos e literatura

Trabalhos Reviso terica/bibliogrfica e estudo da prtica

Resultados e Contribuies Identificao, descrio e sistematizao dos aspectos relevantes do PSI Modelo das Realidades Preponderantes Necessidade e caractersticas do referencial para o PSI

Propor enquadramento conceptual Propor abordagem Propor mtodo Propor ferramenta Promover a evoluo e sobrevivncia do PRAXIS

Construo do referencial

PRAXIS/ec PRAXIS/a PRAXIS/m PRAXIS/f

Formulao de trabalho futuro

Projectos de trabalho futuro

Figura 1.1 - Aspectos relevantes do projecto: Do problema aos resultados e contributos.

Esta reviso permitiu ainda clarificar as situaes em que o PSI rotulvel de estratgico e quando no o . A incorrecta distino destas duas situaes talvez um dos mais frequentes mal entendidos encontrados na literatura e na prtica desta actividade. Tambm da identificao

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das principais diferenas entre as vrias abordagens e mtodos de PSI, encontrados nesta reviso, resultou uma caracterizao dos mtodos mais representativos das diversas eras em que se agrupam, e a proposta de um modelo descritivo das suas evolues. Os quatro objectivos seguintes motivam os trabalhos de construo do novo referencial proposto para o PSI, o PRAXIS. O segundo objectivo o de adoptar ou propor um enquadramento conceptual adequado ao referencial que se pretende propor. Da reviso realizada sobre a fundamentao terica e sobre a literatura em geral sobre o PSI, constatou-se a anarquia existente na terminologia e a forma incoerente com que ela frequente e facilmente utilizada, bem como a inadequao dos enquadramentos conceptuais existentes finalidade deste projecto. Esta situao obrigou construo e proposta de um novo enquadramento conceptual, o PRAXIS/ec, onde so ordenados e racionalizados os conceitos e a terminologia de acordo com as necessidades especficas desta tese. O enquadramento conceptual, PRAXIS/ec, aponta os aspectos da realidade mais relevantes para o PSI, advogando que sobre estes "Objectos de Gesto" que devem recair as atenes da organizao quando do exerccio desta actividade. Este enquadramento aceita e envolve o Modelo das Realidades Preponderantes, como infraestrutura de conceitos e aspectos da realidade interessantes para o estudo e prtica do PSI. O terceiro objectivo o de construir e propor a utilizao de uma nova abordagem ao PSI, baseada nos fundamentos e opes do PRAXIS/ec, e simultaneamente adequada s novas caractersticas e exigncias com que se depara a actividade de planear SI. A abordagem, PRAXIS/a, defende a existncia de trs momentos distintos no PSI (Estratgico, Tecnolgico e Operacional) e suporta a contingncia do processo de PSI. A flexibilidade e generalidade so caractersticas reclamadas, possveis pelo carcter dinmico da informao que envolve e pela utilizao de uma nica tcnica de representao para a sua manipulao (operaes sobre matrizes). O quarto objectivo o de operacionalizar a nova abordagem proposta, atravs de um mtodo, o PRAXIS/m, que acompanhe as constantes evolues do PSI, de forma a suportar a contingncia na sua realizao dentro do mtodo e no na escolha entre diferentes mtodos. O mtodo, PRAXIS/m, divide o PSI em duas fases: "pensar antes de fazer" e "fazer". A primeira dedicada ao balanceamento das finalidades atribudas ao PSI pela organizao e dos recursos disponibilizados, de forma a definir a sua estratgia de execuo. A segunda fase a implementao da estratgia de execuo, num processo contnuo de obteno, anlise,

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avaliao e criao de informao. Nesta segunda fase, os Objectos de Gesto tm presenas diferentes em momentos diferentes da execuo da actividade de planear SI. O quinto objectivo o de propor uma ferramenta de suporte ao PSI, a PRAXIS/f, utilizvel no suporte do mtodo proposto, sem comprometer as suas principais caractersticas. A ferramenta, PRAXIS/f, fundamentalmente um sistema inteligente, com uma arquitectura de "Sistema Baseado em Conhecimento", que permite a representao e o processamento formal de matrizes. O prottipo construdo explorou as caractersticas da linguagem lgica utilizada e das facilidades de interface disponibilizadas, tornando-se simultaneamente de fcil actualizao e utilizao.

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PRAXIS/ec(Enquadramento Conceptual)

PSI

Objectos de Gesto

Realidades Preponderantes

PRAXIS/a(Abordagem)

Momentos

Suporte da contingncia

Flexibilidade

Modelos e representaes

PRAXIS/m(Mtodo)

"Pensar antes de fazer" e "fazer"

Objectos de Gesto * Momentos

PRAXIS/f(Ferramenta)

Estrutura de sistema baseado em conhecimento

Representao rigorosa de matrizes

Utilizao amigvel

Figura 1.2 - Referencial PRAXIS.

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Finalmente, o sexto objectivo o de promover a evoluo e sobrevivncia do PRAXIS. A formulao e proposta de projectos de trabalho futuro, foram as formas encontradas para garantir a satisfao deste objectivo. Tem-se contudo a conscincia da impossibilidade da sua avaliao, dentro dos limites deste projecto, para alm da constatao da existncia dessas propostas e da avaliao da sua racionalidade e fundamentao. A satisfao destes objectivos permitiu, como principal resultado e contributo deste projecto, a proposta e construo de um novo referencial. Julga-se que o PRAXIS adequado s novas caractersticas e exigncias do PSI, esperando-se que venha a permitir melhorar o seu estudo e a sua prtica. A Figura 1.2 sintetiza os principais constituintes e caractersticas deste referencial.

1 . 3 Investigao em PSI 1.3.1 Motivaes para a investigao do PSI

O planeamento considerado como o aspecto fundamental da gesto sendo o desempenho dessa funo uma das principais actividades de um gestor [Koontz e Weihrich 1988, Kreitner 1983]. Curiosamente, contudo, frequentemente uma das menos bem desempenhadas e onde os gestores experimentam maiores dificuldades, talvez devido natureza previsional de alguns dos seus aspectos. A Gesto de Sistemas de Informao (GSI), e consequentemente o PSI, no uma excepo sendo at aceitvel a existncia de algumas dificuldades adicionais devido forma invulgarmente acelerada com que evoluem alguns dos seus objectos de gesto, nomeadamente os equipamentos informticos e suportes lgicos. Apesar da presena do tpico PSI nas agendas de investigao em SI ser comum [Clark Jr. 1992], a crena de que uma qualquer teoria (ou construo de conhecimento) s tem interesse na medida da sua utilidade prtica, levou-nos a procurar confirmar que o PSI hoje um dos aspecto crticos da GSI no sentido em que constitui uma das principais preocupaes da comunidade responsvel pela gesto e desenvolvimento de SI. O estudo mais significativo dessas questes o desenvolvido pela SIM (Society for Information Management), conjuntamente com o MIS Research Center da Universidade de Minnesota, Estados Unidos da Amrica. Neste estudo tm vindo a ser determinados quais os tpicos considerados crticos, e sua importncia relativa. Os resultados deste estudo iniciado em 1980 [Ball e Harris 1982] e continuado em 1983 [Dickson, et al. 1984], 1986 [Brancheau e Wetherbe 1987] e 1989 [Niederman, et al. 1991] tm permitido identificar, de uma forma fundamentada e sistemtica quer a lista e ordem dos

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tpicos, quer a forma como eles evoluem e se alteram ao longo dos anos. interessante salientar a estabilidade com que os tpicos se mantm dentro do grupo dos crticos, excluindo algumas (poucas) excepes. A ttulo de exemplo salienta-se que os trs primeiros tpicos j pertenciam, no estudo de 1986, ao grupo dos oito primeiros [Niederman, et al. 1991]. Na Tabela 1.2 apresentada a lista mais recente das dez primeiras dessas questes [Niederman, et al. 1991].

Tabela 1.2 - Questes-chave na Gesto de SI

Posio 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 fonte:

Questo Arquitectura da informao Dados como um recurso da organizao Planeamento estratgico Recursos humanos Aprendizagem organizacional Infraestrutura tecnolgica Posicionamento da funo sistema de informao na organizao Vantagens competitivas Desenvolvimento de aplicaes Sistemas de telecomunicaes Niederman, F., Brancheau, J.C. & Wetherbe, J.C. (1991) Information Systems Management Issues for the 1990s, MIS Quarterly 15 (4), 475-500.

O bom senso sugere que os esforos de investigao no domnio dos SI devem ser direccionados para aqueles tpicos que mais preocupam e dificultam a actividade dos responsveis pela GSI. Assim, a alta prioridade dada pelos gestores de SI ao tpico da "Arquitectura da Informao", justifica o desenvolvimento do conhecimento sobre esta rea, nomeadamente e a ttulo de exemplo ([Niederman, et al. 1991] p. 491): Categorizar e descrever tcnicas de criao de uma arquitectura da informao global a toda a organizao; Clarificar as circunstncias organizacionais em que a arquitectura da informao de extrema importncia; Ligar a iniciao, desenvolvimento e avaliao da arquitectura da informao com os requisitos da infraestrutura tecnolgica e com as bases tericas que permitam prever

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utilizaes generalizadas e bem sucedidas das tecnologias da informao na organizao. A generalizao deste raciocnio aos outros tpicos que mais preocupam os gestores de SI leva-nos a acreditar que das reas da GSI, a do PSI a mais carenciada uma vez que os tpicos mais directamente relacionados e que afectam o PSI esto entre as suas primeiras preocupaes, donde podemos salientar nomeadamente: desenvolvimento da arquitectura da informao da organizao; utilizao efectiva dos dados como um recurso da organizao; planeamento estratgico do SI. pois notrio que o PSI, quer pela perspectiva do seu planeamento estratgico, quer pela sua viso tradicional, um tpico central na rea da GSI e apontado como um dos aspectos crticos pelos responsveis por esta actividade, devendo, por isso, ser considerado merecedor da melhor ateno por parte dos investigadores desta rea do conhecimento.

Tabela 1.3 - Interesse da comunidade nacional sobre o PSI

Inqurito 1 fase

Inqurito 2 fase

Inquiridos Respostas Taxa respostas Obs.

400 organizaes que potencialmente efectuaram PSI 80 20% Inqurito de 2 pginas Envio no personalizado

74 projectos potenciais de PSI 34 46% Inqurito de 8 pginas Preenchimento demorado Envio no personalizado Preenchimento pelo topo da gesto ou chefes de projecto de PSI

fonte:

Amaral, L.A.M. & Machado, A.B. (1991) Procura dos Factores de Sucesso no Planeamento de Sistemas de Informao no Contexto Nacional. Informao & Informtica - Revista do Instituto de Informtica do Ministrio das Finanas 5(8), 43-47.

O receio de que os resultados obtidos pelo estudo acima referido pudessem no corresponder realidade nacional, foram uma das motivaes para a conduo de um outro estudo, realizado no mbito do projecto PMCT/JNICT j mencionado, que apesar de ter como objectivo principal a determinao dos problemas vividos na conduo de projectos de PSI, tambm permitiu validar o interesse da comunidade nacional, quer cientfica quer profissional, pelas questes associadas a esta rea [Amaral e Machado 1991]. Nesse estudo, foram obtidas taxas de resposta a inquritos verdadeiramente encorajadoras (Tabela 1.3) que foram entendidas como um incentivo ao estudo desta actividade no nosso pas.

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1.3.2

Abordagem investigao em PSI

A determinao da metodologia de investigao adequada aos fins de um projecto que se pretende desenvolver tem sido, e ser (possivelmente) um assunto polmico e por isso em constante discusso e evoluo [Gable 1994, Stolen 1993]. Na rea particular dos SI, devido quer sua complexidade quer sua natureza multidisciplinar [Venkatraman 1986], ainda mais premente esta realidade [Galliers 1992b]. Apesar de alguns investigadores6 reclamarem a universalidade das abordagens7 que seguem, julga-se aqui que cada situao em particular determina a adopo da abordagem que melhor se lhe adapta, quer pelos objectivos dos trabalhos a realizar, quer pelo ambiente institucional e social onde se desenvolvem. Com esta convico e em funo dos objectivos especficos deste projecto e do ambiente onde foi desenvolvido, determinou-se que seriam adoptadas como vias para a sua conduo, de uma forma simultnea e articulada, vrias abordagens, sendo duas delas classificadas, quanto sua natureza, como "cientficas" (Levantamentos e Estudo de Casos) e uma de natureza "interpretativista" (Subjectiva/Argumentativa) [Galliers 1992a]8. Os Levantamentos (surveys) [Vogel e Wetherbe 1984], so essencialmente descries de opinies, situaes e prticas elaboradas num determinado momento e resultantes de entrevistas estruturadas e inquritos. um das vias mais poderosas para a elaborao de descries do mundo real e so tradicionalmente realizados com o fim de inferir regras ou elaborar generalizaes. O Estudo de Casos (case study) [Vogel e Wetherbe 1984], permite uma descrio profunda e detalhada de opinies, situaes e prticas numa organizao ou num pequeno grupo de organizaes apesar de no facilitar a construo de generalizaes dada a unicidade de cada uma das situaes. A abordagem Subjectiva/Argumentativa [Vogel e Wetherbe 1984], baseia-se essencialmente na opinio e na especulao do investigador resultante das observaes por ele

6

[Vogel e Wetherbe 1984] discute os critrios utilizados na seleco de abordagens investigao em SI nas Universidades Norte Americanas, identificando a tradio como uma das principais justificaes utilizadas.7 8

Abordagem aqui entendida como a forma de conduzir e realizar o projecto de investigao.

Em [Galliers 1992a] proposta a categorizao das abordagens em cientficas e interpretativistas. Cientficas so aquelas que resultam de uma tradio cientfica caracterizada pela repetibilidade, reducionismo e refutabilidade e que assumem que os fenmenos em investigao podem ser observados de uma forma objectiva e rigorosa. Interpretativistas so aquelas que devido componente social dos SI argumentam que o esprito das abordagens cientficas no aplicvel devendo ser considerados, por exemplo, aspectos como a possibilidade de os fenmenos sociais terem diferentes interpretaes, ou o facto do observador interferir no sistema em observao.

Captulo 1

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realizadas. A sua natureza individual e no estruturada potencia a criao de novas ideias e perspectivas utilizveis na construo de teorias posteriormente validadas por outros mtodos. A participao destas abordagens, como j se referiu, no estanque para cada um dos trabalhos em que se dividiu este projecto. Dada a sua natureza especulativa, a abordagem Subjectiva/Argumentativa naturalmente a mais utilizada, podendo contudo ser identificadas presenas significativas das outras abordagens na construo de alguns dos resultados e contribuies deste projecto, conforme se ilustra na Figura 1.3.

PRAXISS/A S/A S/A

S/A

Propostas de trabalhos futuros

Descrio e sistematizao do PSI

Modelo das Realidades Preponderantes

Necessidade e caractersticas de um referencial para o PSIEC S/A Le

S/A

S/A

EC

S/A

Le

EC

S/A

Le

Fundamentos, teorias e prticas do Planeamento de Sistemas de Informao

Abordagem dominantes :

S/A - Subjectiva/Argumentativa EC - Estudo de Casos Le - Levantamentos

Resultados e contribuies Informao bibliogrtica e conhecimentos disponveis

Figura 1.3 - Abordagens dominantes no projecto de investigao subjacente a esta tese.

O Estudo de Casos e os Levantamentos foram significativamente utilizados como abordagens na execuo dos trabalhos de reviso terica e bibliogrfica e, principalmente, no estudo da prtica do PSI. Seguidamente, para a proposta do novo referencial, adoptou-se naturalmente a abordagem Subjectiva/Argumentativa, claramente adequada natureza especulativa destes trabalhos.

Captulo 1

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Finalmente, para os trabalhos de formulao de propostas de projectos futuros, foi adoptada novamente a abordagem Subjectiva/Argumentativa pela sua evidente adequao natureza destes ltimos trabalhos.

1.3.3

Cuidados na investigao em PSI

Para o desenho e desenvolvimento de um projecto de investigao sobre a actividade de PSI foram detectados trs factores que se considera importante ter sempre presentes, nomeadamente: A anarquia existente na terminologia e nos conceitos envolvidos. A necessidade de definir e conhecer com clareza o objecto de estudo (limites e relaes). O carcter contingencial da prtica da actividade de PSI. A rea dos SI particularmente frtil em terminologia e definies, sendo preocupante a confuso existente e a forma muitas vezes inconsistente como algumas delas so utilizadas. As principais razes para a existncia desta situao so [Boaden e Lockett 1991, Boland e Hirschheim 1987, Lyytinen 1987]: O seu carcter marcadamente multidisciplinar. A sua juventude. A identificao e aceitao generalizada de uma base terica slida e consistente que permita fundamentar um enquadramento conceptual de referncia. Deformaes e m aplicao intencional de terminologia e conceitos por razes comerciais e de marketing. O elevado nmero de contribuies/comunicaes sem terem associadas preocupaes de se inserirem numa escola ou num enquadramento aceite (normalmente originadas por elementos ligados prtica/exerccio das profisses). Os prejuzos e dificuldades emergentes desta realidade so inmeros e facilmente previsveis tendo, desde sempre, a comunidade interessada no estudo desta rea, desenvolvido esforos no sentido os solucionar. Apesar da qualidade, seriedade e representatividade de alguns desses esforos, de onde se pode realar o do grupo FRISCO [Lindgreen 1990], ainda necessrio em estudos com limites menos convencionais, como o presente, definir a estrutura

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de conceitos e terminologia utilizados se se pretender obter um entendimento nico das diversas comunidades interessadas. Outro factor que requer uma particular ateno a clarificao das relaes e fronteiras entre o PSI e o "Planeamento Estratgico de SI", dadas as fortes ligaes que os SI tm na concepo e desenvolvimento de aces estratgicas nas organizaes. Tambm nesta tese se dedica uma ateno especial clarificao destes aspectos. Finalmente, o ltimo factor que necessita de ser constantemente recordado a natureza situacional da actividade de PSI, sendo necessria a adopo de uma postura contingencial para se evitar a procura de solues universalistas inevitavelmente demasiado simplistas dada a complexidade das organizaes modernas [Venkatraman 1986]. Contudo, o simplismo, resultante de alguns pressupostos como a existncia de actores bem informados e racionais e de um paradigma funcional que destaca a ordem social, o equilbrio e a estabilidade, tambm apontado como a principal limitao da abordagem contingencial investigao dos SI [Weill e Olson 1989]. Apesar de algumas crticas desta natureza, claro que os factores contextuais como dimenso, tecnologia e recursos disponveis, ambiente fsico econmico social e institucional, determinam e condicionam directamente o processo de desenvolvimento do SI da organizao, sendo a sua estrutura fortemente dependente deles [Iivari 1992], pelo que aqui assumida uma postura que os considera convenientemente.

1 . 4 Organizao da tese A estrutura desta tese traduz o curso das trabalhos desenvolvidos no cumprimento dos objectivos impostos a este projecto, sendo os seus oito captulos susceptveis de serem agrupados da forma ilustrada na Figura 1.4. Neste primeiro captulo, faz-se inicialmente uma breve sntese de todo este projecto. Seguidamente, apresentado o seu enquadramento institucional, sendo apontados e sumariamente descritos, alguns trabalhos preliminares que permitiram a identificao do problema que motivou a realizao desta tese. Na segunda seco so salientados os aspectos relevantes do projecto, sendo caracterizado o seu problema objecto, a tese formulada para a sua soluo e a finalidade direccionadora da sua execuo. Nessa seco so ainda formulados os objectivos a alcanar, bem como os principais trabalhos, resultados e contributos a eles associados. So ainda discutidas, numa terceira seco, as motivaes, as abordagens e os cuidados envolvidos na investigao em PSI. A descrio da organizao da tese, aqui a ser realizada, encerra este primeiro captulo.

Captulo 1

18

Nos Captulos 2 a 5 so revistos e sistematizados os fundamentos tericos e conceitos relacionados com o PSI, bem como o conhecimento obtido da observao e estudo da prtica desta actividade. Estes quatro captulos, conjuntamente designados por "Fundamentos", traduzem o primeiro conjunto de trabalhos associado ao primeiro objectivo formulado para este projecto.

IntroduoIntroduoMotivaes, objectivos, contributos e enquadramento Investigao em PSI Organizao da tese

C1

FundamentosDa informao GSI Informao, TI e SI A informao na organizao Tipos de SI DSI, PSI e GSI O PSI como actividade organizacionalCaracterizao e motivaes Resultados e problemas Planeamento Estratgico

Realidades preponderantes do PSI

Processo, abordagens, mtodos e ferramentas de PSIProcesso e abordagens Mtodos e ferramentas

C2

C3

Fundamentos e paradigmas Influncias e resultados Futuro

C4

C5

Novo referencialNovo enquadramento conceptualObjectos de gesto nos SI PRAXIS/ec

Nova abordagem, mtodo e ferramentaPostulados e referencial PRAXIS PRAXIS/a, PRAXIS/m e PRAXIS/f

C6

C7

ConclusoConclusesSntese Resultados e contribuies Trabalhos futuros Trabalhos realizados Concluso

C8

Figura 1.4 - Estrutura e sntese de contedos da tese.

No Captulo 2, revm-se os conceitos e definies comuns para Informao, SI, GSI e PSI. Seguidamente so tecidas algumas consideraes sobre a importncia da informao para as organizaes e sobre os tipos de SI existentes. Finalmente, utilizando a "Matriz de Actividades", definida a actividade de GSI, e so revistos os limites das actividades de PSI e de Desenvolvimento de Sistemas de Informao (DSI). No Captulo 3, o PSI revisto sobre uma perspectiva organizacional. Para alm da sua caracterizao, so apontadas as suas diferentes motivaes, bem como os resultados esperados e os diferentes tipos de problemas associados realizao desta actividade. Ainda no Captulo 3

Captulo 1

19

dedicado um cuidado especial clarificao das situaes em que o PSI pode e deve ser considerado "estratgico". No Captulo 4, apontam-se os aspectos considerados como mais interessante e relevantes para o estudo e prtica do PSI. So assim revistos os seus fundamentos e paradigmas, os aspectos que influenciam directamente a sua realizao, os seus resultados mais comuns e os aspectos que no futuro vo, certamente, ser relevantes. Todos estes aspectos que condicionam ou participam no PSI so estruturados no "Modelo das Realidades Preponderantes" a proposto. No Captulo 5, rev-se o processo, as abordagens, os mtodos e as ferramentas, envolvidas no PSI, quer sobre uma perspectiva terica, quer discutindo as propostas concretas mais relevantes. Os Captulos 6 e 7, conjuntamente designados por "Novo Referencial", materializam os resultados do segundo grupo de trabalhos, associado satisfao dos quatro objectivos formulados para a proposta do novo referencial para o PSI. No Captulo 6 justificada a necessidade da utilizao de enquadramentos conceptuais claramente definidos, sendo tambm apontados alguns riscos da sua utilizao. , neste captulo, construdo e proposto um enquadramento conceptual, o PRAXIS/ec, baseado no conceito de Objecto de Gesto, com os realces e as simplificaes adequadas a este projecto. No Captulo 7, so formulados os postulados utilizados para a proposta do PRAXIS, como um novo referencial adequado s novas caractersticas e exigncias do PSI. So ainda apresentadas e discutidas a abordagem, PRAXIS/a, o mtodo, PRAXIS/m e a ferramenta, PRAXIS/f, includas no novo referencial. Finalmente, no Captulo 8, faz-se uma nova sntese de todo o projecto. Seguidamente so discutidos os resultados obtidos, com especial ateno para os seus contributos fundamentais, avaliando-se o grau de satisfao dos objectivos e apontando as suas principais caractersticas. Tambm discutida a realizao dos trabalhos, avaliando-se a adequao da estratgia de execuo aos objectivos do projecto. De acordo com o terceiro conjunto de trabalhos, associados ao ltimo objectivo deste projecto, ainda dedicado um cuidado particular identificao de oportunidades e necessidades de trabalhos futuros, quer na procura de uma evoluo e sobrevivncia do PRAXIS, quer mais genericamente no mbito do PSI. Finalmente, apresentam-se as consideraes e concluses finais do projecto.

Captulo 2

2

Da Informao Gesto de Sistemas de Informao

Neste segundo captulo, primeiro do conjunto de captulos dos "Fundamentos", revemse os conceitos e definies para Informao, SI, TI, GSI e PSI. Seguidamente so tecidas algumas consideraes sobre a importncia da informao para as organizaes e sobre os tipos de SI existentes segundo diversas taxionomias. Finalmente, utilizando a "Matriz de Actividades", definida a actividade de GSI, e so revistos os limites das actividades de PSI e de DSI.

2 . 1 Informao, Tecnologias da Informao e Sistemas de Informao Informao, Tecnologias da Informao e Sistemas de Informao, apesar de serem termos banalizados na linguagem comum, so conceitos sem um entendimento universal [Laribee 1991, Tricker 1992]9, pelo que se julga pertinente apresentar aqui definies que sejam simultaneamente rigorosas e prximas do que comummente aceite. No Captulo 6 algumas destas definies e conceitos associados so revistos ou reformulados de modo a adaptarem-se ao enquadramento conceptual a proposto.

9

Laribee refere um estudo recente onde foram identificadas mais de 400 definies distintas para "informao" ([Laribee 1991] p. 278).

Captulo 2

21

A procura de um conjunto de terminologia e de um referencial conceptual rigoroso e universalmente aceite pela comunidade envolvida no estudo e desenvolvimento dos SI, tem sido objecto de ateno de inmeros autores e escolas [Alter 1992, Boland e Hirschheim 1987, Le Moigne 1986, Lindgreen 1990, Olle, et al. 1988a, Sutter 1993].

Tabela 2.1 - Definies bsicas

Termo

Conceito

Conhecimento Empatia

O que conhecido por seres humanos. Gnero de conhecimento que apenas pode ser transmitido de uma pessoa para outra de uma forma irreprodutvel e incerta. Conhecimento formalizado dos estados de um sistema que pode ser transmitido de um modo reprodutvel. Representao da informao que pode ser utilizada como um meio para a comunicao. Lindgreen, P., A Framework of Information Systems Concepts, IFIP WG 8.1 (FRISCO), 1990, p. 26 a 29.

Informao

Dados

adaptado de:

De todos esses contributos, o realizado no mbito do projecto FRISCO10 revela-se como um dos trabalhos mais interessantes quer pelo conjunto de individualidades que nele participaram, quer pela organizao que o promoveu, quer ainda pela aceitao de que foram alvo as suas propostas. De toda a construo conceptual e terminolgica proposta salienta-se, na Tabela 2.1, apenas aquela mais relevante no contexto deste trabalho [Lindgreen 1990]. Na Figura 2.1 ilustra-se a forma como estes conceitos semiticos se inter-relacionam. Associados ao termo SI frequente encontrarem-se diferentes conceitos reconhecendo-se, no mbito desse mesmo projecto, a sua utilizao em quatro sentidos distintos para designar de forma indiferenciada: a) Sistema de processamento de dados moderno estabelecido volta de uma Base de Dados e implementado com tecnologia moderna. b) Abstraco de um sistema como em a) onde todos os aspectos representacionais so ignorados (SI em sentido estrito).

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FRISCO um acrnimo de "A FRamework of Information Systems COncepts" que designa o grupo de trabalho IFIP WG 8.1 (Design and Evaluation of Information Systems) [Falkenberg e Lindgreen 1989, Falkenberg, et al. 1992].

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c) Concepo das actividades desenvolvidas numa organizao para suportar e promover a comunicao na organizao (Sistema de comunicao). d) Concepo de todas as actividades de manipulao de dados e de comunicao na organizao, inclundo como sub-sistemas os tipos a), b) e c) (SI em sentido lato).

Representao do Conhecimento

Representao da Informao (Dados)

Representao da Empatia Representa

Disjuntivo e total

Informao

Empatia uma forma de

Conhecimento

Figura 2.1 - Relaes entre conceitos semiticos bsicos 11.

Aceitando parcialmente esta realidade, autores como Verrijn-Stuart [Verrijn-Stuart 1989 ] defendem que o conceito SI tem um importncia pragmtica apenas a dois nveis, definindo-os: i) SI em sentido lato - A totalidade das actividades de processamento e representao de dados, formais e informais, dentro da organizao, inclundo as comunicaes internas e com o mundo exterior.

ii) SI em sentido estrito - Sub-sistema de informao baseado em computador com a finalidade de promover o registo e o suporte de servios de gesto e operao da organizao.

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Adaptado de: Lindgreen, P., A Framework of Information Systems Concepts, IFIP WG 8.1 (FRISCO), 1990, p. 29.12

Adaptado de: Lindgreen, P., A Framework of Information Systems Concepts, IFIP WG 8.1 (FRISCO), 1990, p. 29.

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Estas definies de SI em sentido lato, chamam a ateno, implicitamente [Lindgreen 1990] ou explicitamente [Verrijn-Stuart 1989 ], para a componente informal dos SI organizacionais. Apesar de ser impossvel de quantificar com rigor o peso da componente informal no SI de uma organizao, a generalidade dos autores reconhece a sua importncia [Land 1992, Liebenau e Backhouse 1990]. Procurando identificar as diferentes componentes formais e informais13 de um SI possvel encontrar cinco sistemas, segundo Land ([Land e Kennedy-McGregor 1987] p. 86): Sistema humano informal composto pelo sistema de discurso e interaco entre indivduos e grupos que trabalham na organizao. Sistema humano formal composto pelo sistema de regras, regulamentos, fronteiras, relaes e definies dos papis a desempenhar. Sistema informtico formal composto pelo conjunto de actividades suportadas por meios informticos, retiradas das componentes humanas originais, devido s suas caractersticas formais e programveis. Sistema informtico informal potenciado pelos meios pessoais de computao, que permitem a utilizao de sistemas formais para suportar o tratamento e a comunicao de informao de uma forma no estruturada. Sistema externo (formal e informal) composto pelo suporte das ligaes da organizao com entidades externas. O mapeamento dos diferentes tipos de conhecimento e das suas representao envolvidas nas diferentes componentes de um SI apresentado na Tabela 2.2. O estudo das organizaes e do conhecimento organizacional, mesmo quando sob a perspectiva do seu SI, deveria ser realizado de forma a contemplar simultaneamente as suas componentes formais e informais. Apesar de se poderem encontrar contributos com essa preocupao [Avison e Wood-Harper 1990, Checkland e Scholes 1990], razes de natureza pragmtica tm motivado a separao dos objectos de estudo. Tendo a actividade de planear SI como objecto central, as componentes formais do SI de uma organizao, relacionados com os fenmenos associados com a informao e os dados,

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Formalismo aqui utilizado para designar a reprodutibilidade dos fenmenos e no no seu sentido comum de designar a possibilidade da sua formulao matemtica.

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tambm no mbito desta tese eles vo ser preferencialmente contemplados. Os fenmenos e representaes associados outra forma de conhecimento (empatia), no vo ser expressamente contemplados. Assim, o sistema humano formal e o sistema informtico formal, associados informao e aos dados de uma organizao, so o domnio onde se desenvolve esta tese.

Tabela 2.2 - Tipos de conhecimento e representaes nas componentes formais e informais de um SI

Componente

Tipos de conhecimento e representaes

Sistema humano informal Sistema humano formal Sistema informtico formal Sistema informtico informal Sistema externo (formal e informal)

Empatia Informao Dados Empatia, Informao e Dados Empatia, Informao e Dados

Estes novos limites para o domnio do estudo permitem a utilizao de definies para informao e SI mais prximas das comummente utilizadas. Sendo mais pragmticas, logo de maior utilidade, no comprometem contudo o enquadramento terico at aqui adoptado. assim possvel definir segundo Galliers ([Galliers 1987a] p. 4): Informao aquele conjunto de dados que quando fornecido de forma e a tempo adequado, melhora o conhecimento da pessoa que o recebe ficando ela mais habilitada a desenvolver determinada actividade ou a tomar determinada deciso. interessante notar que a utilidade e valor da informao determinado pelo utilizador nas suas aces e decises, no sendo s por si uma caractersticas dos dados [Davis e Olson 1985, Liebenau e Backhouse 1990]. Assim, a utilidade e o valor da informao depende do contexto em que utilizada [Avison e Fitzgerald 1988, Galliers 1987a]. Uma definio comum para SI proposta por Buckingham ([Buckingham, et al. 1987b] p. 18): Sistema de Informao um sistema que rene, guarda, processa e faculta informao relevante para a organizao (...), de modo que a informao acessvel e til para aqueles que a querem utilizar, inclundo gestores, funcionrios, clientes, (...).

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Um Sistema de Informao um sistema de actividade humana (social) que pode envolver ou no a utilizao de computadores. Ainda que conceptualmente seja aceitvel a existncia de SI sem a participao de computadores, a observao da realidade permite concluir que so muito raras as organizaes que no integram computadores no seu SI [Bretschneider e Wittmer 1993]. Aceitando a presena das TI como participantes nos SI, podem-se redefinir, com uma perspectiva mais organizacional, segundo Alter [Alter 1992] p.7: Sistema de Informao uma combinao de procedimentos, informao, pessoas e TI, organizadas para o alcane de objectivos de uma organizao. Concepes desta natureza, em que os SI so claramente um meio para a satisfao da misso14 da organizao e no uma finalidade em si, levantam a questo da definio da misso do SI como um dos sistemas organizacionais. Neste trabalho defende-se que o SI como qualquer outro sistema da organizao deve ser gerido de acordo com a satisfao da misso da organizao e deve assumir como misso prpria a melhoria do desempenho das pessoas nos processos da organizao, pela utilizao da informao e das TI [McNurlin e Sprague Jr. 1989]. Tambm se defende neste trabalho que o SI existe fortemente integrado na organizao [Tricker 1992], no sendo por isso adoptadas concepes como a de Ives [Ives, et al. 1980], onde o SI considerado como um dos sistemas que tm como ambiente a organizao, interagindo com ela, mas no a integrando de forma inseparvel. Apesar de insistentemente os autores fugirem de definir TI, conforme nota Earl ([Earl 1989] p. 21), pode-se dizer que, numa perspectiva estritamente tecnolgica, so o conjunto de equipamentos e suportes lgicos (hardware e software), que permitem executar tarefas como aquisio, transmisso, armazenamento, recuperao e exposio de dados ([Alter 1992] p. 9). Procurando exemplificar o que so TI, Ward ([Ward, et al. 1990] p. 387) enumera: Hardware - Sistemas de computao, computadores pessoais, estaes de trabalho, impressoras, digitalizadores, discos, etc. Software de sistema - Sistemas operativos, monitores de teleprocessamento, sistemas de gesto de bases de dados, compiladores e interpretadores de linguagens de programao, etc.

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"Misso" de uma organizao a razo fundamental ou propsito que justifica, em ltima anlise, a sua existncia ([Koontz e Weihrich 1988] p. 61).

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Comunicaes - Hardware, software e servios de comunicaes. Ferramentas de desenvolvimento - Geradores de aplicaes, linguagens de 4 gerao, ferramentas CASE (Computer Aided Software/Systems Engineering), ferramentas de prototipagem, etc. Software de aplicao - Sistemas periciais, sistemas baseados em conhecimento, automao do escritrio, processamento de texto, correio electrnico, CAD-CAM (Computer Aided Design - Computer Aided Manufacturing), Sistemas de Informao de Gesto, Sistemas de Informao Executivos, Sistemas de Apoio Deciso, Aplicaes genricas (Folhas de clculo, etc.), aplicaes especficas (salrios, contabilidade, etc.), etc. Ainda que alguns autores [Krovi 1993, Smith e McKeen 1992], reconheam que as TI so fontes de conflito e reaco mudana, enquanto outros contestam os investimentos em TI das organizaes, pelos valores exagerados que absorvem e por algumas falsas expectativas que nelas geram [Galliers 1987a, Strassmann 1990], a importncia das TI e dos SI nas organizaes hoje uma realidade conhecida [Earl 1989, Eason 1988].

2 . 2 A importncia da informao para as organizaes A importncia da informao para as organizaes de hoje universalmente aceite, constituindo, seno o mais importante, pelo menos um dos recursos cuja gesto e aproveitamento mais influncia o sucesso das organizaes [Ward, et al. 1990]. Alm de ser vista apenas como qualquer outro recurso [Laribee 1991, Nolan 1982], a informao tambm considerada e utilizada em muitas organizaes como um factor estruturante e um instrumento de gesto da organizao [Zorrinho 1991], bem como uma arma estratgica indispensvel para a obteno de vantagens competitivas [Porter 1985]. Tambm as denominadas organizaes baseadas na informao [Drucker 1988] cada vez mais deixam de ser uma excepo sendo inevitvel, por razes de sobrevivncia e competitividade, a mutao ou evoluo neste sentido das organizaes convencionais (no centradas na informao). Como acto de sobrevivncia perante a constante necessidade de adaptao das organizaes s novas situaes, tm-se assistido a uma crescente adopo de novos paradigmas de desenho e funcionamento organizacional como "Engenharia da Organizao" [Brown e Watts 1992], "Total Quality Management" [Zultner 1993], "Process Innovation" [Davenport 1993], etc. Todos estes novos paradigmas implicam uma crescente valorizao do papel da informao e da infraestrutura que a suporta no desenho e funcionamento das organizao [Brown e Watts 1992].

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Essa valorizao manifesta-se no peso e na taxa de crescimento que os investimentos em TI e suportes dos SI, tem na estrutura de custos das organizaes modernas. A maioria das organizaes gasta pelo menos 2% do seu volume total de facturao (no dos lucros!) em TI, chegando este valor em algumas organizaes a atingir os 10% [Gray, et al. 1989]. Cerca de 50% do investimento de capital das grandes empresas dos Estados Unidos da Amrica realizado em TI [Bakos e Kemerer 1992]. Mesmo em Portugal, estudos recentes [Iberconsult 1993] apontam para valores de gastos em SI/TI na ordem dos 1,2% do volume de vendas. Esta aptncia que as organizaes tm pelo investimento em TI tornou-a na tecnologia que em toda a histria mais rapidamente se difundiu ([Bretschneider e Wittmer 1993] p. 88). Este investimento notvel em TI por parte da generalidade das organizaes certamente uma consequncia das caractersticas econmicas manifestadas pelas TI ([Bakos e Kemerer 1992] p. 366-367). Apesar de se reconhecer alguma evidncia da relao entre o investimento em TI e o desempenho das organizaes, quer comprovada por estudos rigorosos [Mahmood 1993], quer como resultado do conhecimento de alguns casos, defende-se aqui, de acordo com Strassmann [Strassmann 1990], que no existe uma relao entre os gastos em TI e o retorno causado por esses investimentos, at porque, paradoxalmente, no existe, ou pelo menos de comprovao difcil e discutvel, uma relao entre a utilizao de TI e o aumento da produtividade da organizao [Brynjolfsson 1993]. A gesto das TI e no da informao, tem polarizado a ateno das organizaes, talvez por elas, erradamente, acreditarem que a mera aquisio e gesto das TI esforo suficiente para a obteno das vantagens que estas potenciam [Galliers 1987a, Strassmann 1990, Zorrinho 1991]. Lamentavelmente, a gesto da informao, ou a gesto do sistema responsvel pela sua operacionalizao (o SI), no tem beneficiado do mesmo crescendo de interesse e reconhecimento por parte da grande generalidade das organizaes, assim comum que a concepo e o planeamento do desenvolvimento do SI sejam uma consequncia da gesto de outros recursos (como por exemplo o