Procedimentos Contagem Física Estoques

5/24/2018 Procedimentos Contagem Fsica Estoques

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Procedimentos para contagem fsica do estoque

PROCEDIMENTOS PARA REALIZAO DE INVENTRIO FSICO - ESTOQUES

I INTRODUO

A finalidade destas instrues determinar os procedimentos bsicos para a contagem deinventrio. necessria sua estrita observncia a fim de assegurar um levantamento

preciso.

II RESPONSABILIDADES

A diretoria designar um encarregado de inventrio, que ser responsvel pelos inventriosfsicos e um controller de inventrio que, alm das tarefas que l!e ser"o confiadas conformeabai#o descrito, observar todo o levantamento do inventrio e far os testes de contagem

fsica que ac!ar necessrios.

$ndependentemente das designaes acima, os auditores apontar"o seus representantes, queobservar"o os procedimentos do levantamento e far"o testes das contagens.

III PREPARAO PARA O INVENTRIO FSICO

III 1. CODIFICAO DO MATERIAL

%odos os materiais, e#ceto os itens lanados diretamente como despesa, devem sercodificados com bastante anteced&ncia da data do levantamento do inventrio. A codifica"odeve constituir'se somente de algarismos, levando'se em considera"o a divis"o dosmateriais, de acordo com os registros contbeis.

III 2. DISPOSIO DOS ITENS NA FBRICA

( trabal!o de tomada de inventrio pode ser grandemente facilitado se os estoques e osprodutos em processo forem ordenados antes do incio da contagem. )empre que um artigofor estocado em dois ou tr&s lugares diferentes, tal situa"o deve ser aclarada antes do incioda contagem.

III 3. DIVISO DA FBRICA EM REAS

( encarregado do inventrio deve estudar cuidadosamente a fbrica e elaborar um planodividindo'a previamente em reas, para a tomada de inventrio.

)empre que possvel, divises fsicas como paredes, edifcios independentes, balces, etc.,devem ser usados para dividir as reas. *uando n"o e#istirem divises fsicas, as reas devemser selecionadas de acordo com alas ou prateleiras.

+ma ve dividido em reas todo o espao da fbrica, tais reas podem ser identificadas por

letras -A, , /. etc.0, e as divises, sempre que possvel, marcadas no c!"o, a gi, com letraapropriada.

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III 4. MATERIAL A SER DESTRUDO OU A SER DESCONSIDERADO

%odo o material a ser destrudo receber esse tratamento sob a supervis"o do encarregado doinventrio, antes da data da tomada do inventrio, a fim de n"o se correr o risco de oconsiderar.

1o caso de e#istir material que n"o deva ser contado na tomada de inventrio, como pore#emplo material pertencente a terceiros mas temporariamente sob a cust2dia da compan!ia,tal material deve ser colocado num lugar visvel e devidamente identificado.

III 5. SUSPENSO DO MOVIMENTO DE MATERIAIS

3m nen!uma circunstncia poder ser removido qualquer material do dep2sito, ou traidopara o dep2sito, bem como qualquer produto em processo ser transferido de uma se"o paraoutra, durante a tomada de inventrio.

)omente as pessoas autoriadas pelo encarregado do inventrio ter"o acesso 4 fbrica at quea tomada de inventrio este5a completa.

III 6. DESIGNAO DO PESSOAL

(s funcionrios disponveis para a tomada de inventrio devem ser divididos em equipes deduas pessoas para a primeira contagem e segunda contagem, sendo que para a segundacontagem, n"o poder ser a mesma equipe que participou da primeira contagem do estoque aser inventariado.

6ara cada grupo deve ser designada uma rea ou reas, e tal rea ou reas, colocada sob suaresponsabilidade.

$nstrues especficas devem ser dadas antes da data da tomada de inventrio, a fim de quen"o !a5a lugar a d7vidas quanto aos mtodos, deveres ou a maneira pela qual o estoque devaser contado. -8er ane#os 9 e :0

III 7. APURAO DE SALDOS NAS FICAS DE ESTO!UE

As fic!as de estoque dever"o estar devidamente atualiadas, 4 data da tomada de inventrio.

/aso o controle de estoque se5a manual, o encarregado de estoque aplicar o carimbo$nventrio em todas as fic!as, diagonalmente na coluna de data, tr&s lin!as abai#o da lin!ado 7ltimo saldo.

III ". VERIFICAO DOS #LTIMOS MOVIMENTOS DE ESTO!UE

( encarregado e o controller do inventrio devem anotar as 7ltimas entradas e 7ltimassadas de cada item, at ao fim do dia anterior 4 data da contagem. ;evem tambm, verificarque estes movimentos ten!am sido lanados nas fic!as de estoque.

III $. FICAS DE INVENTRIO



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)er"o preparadas fic!as de inventrio -ver ane#o 90. A quantidade a ser impressa serdeterminada pela e#peri&ncia obtida dos inventrios anteriores. ;eve ser dada a m#imaaten"o a este assunto, para que estas fic!as este5am prontas e totalmente entregues pelatipografia e com grande anteced&ncia a data da tomada anual do inventrio.

III 1%. LISTAS DE INVENTRIO

As listas de grupo de inventrio fsico devem ser elaboradas para receber as anotaes bemantes da data da tomada de inventrio.

ou :> 0, deve ser destacado o can!oto da contagem, e entregue ao/(1%?(


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;urante a contagem, o encarregado e o controller do inventrio dever"o circular pelasvrias reas, para verificar a contagem efetuada pelos grupos e confirmar, no ato, osresultados das contagens. muito importante que este procedimento se5a levado a efeito deuma maneira completa e que comece imediatamente ap2s o incio da contagem. ;estamaneira qualquer grupo de contadores de estoque que este5a e#ecutando o servio com

defici&ncia, poder ser corrigido antes de progredir muito com uma contagem errada. /asodeterminado grupo este5a permanentemente sendo encontrado com clculos errados, devemser dadas instrues precisas imediatamente. 1este tipo de tomada de inventrio e#tremamente importante que a primeira contagem este5a correta. 8ale salientar que os bonsresultados depender"o grandemente da supervis"o e estrito controle e#ercido pelas partesdesignadas para esse fim.

*uando a contagem do inventrio estiver completada e verificada, o encarregado e ocontroller do inventrio inspecionar"o toda a fbrica, a fim de se certificarem de que todo oestoque foi contado.

3m nen!uma circunstncia as fic!as de inventrio -parte superior0 dever"o ser recol!idasantes do controller do inventrio, inspecionar a fbrica e dar sua aprova"o ao trabal!ofeito, considerando'se que todos os materiais est"o contados corretamente.

;epois de proceder a esta inspe"o, o encarregado do inventrio ordenar um recol!imentosistemtico da parte superior de todas as fic!as de inventrio. Ao destacar'se esta parte, afic!a deve ser verificada contra o material que representa, a fim de confirmar'se que o nome eas indicaes certas do material foram indicados na fic!a.

V TRANSCRIO NAS LISTAGENS DE GRUPO

$mediatamente ap2s ser completada a separa"o das fic!as por grupos, devem ser preenc!idasas listas do grupo do inventrio fsico mencionadas acima.3sta parte do trabal!o deve ser feita transcrevendo'se o resultado da contagem anotado nafic!a de inventrio, apurando'se ent"o as diferenas encontradas.

VI VERIFICAO DE DIFERENAS

*uando forem apuradas diferenas significativas, o encarregado de inventrio deverinvestig'las imediatamente, da seguinte maneira@

VI 1. RECONTAGEM

;eve ser preenc!ida uma fic!a de recontagem de estoque para cada item a ser investigado,mencionando'se o c2digo, a descri"o e todos os n7meros originais da fic!a de contagem e darespectiva rea.

A fic!a de recontagem de estoque deve ser entregue a um grupo de contadores com instruespara que recontem todo o item. *uaisquer irregularidades devem ser acusadas imediatamente. importante que os contadores n"o saibam o saldo da fic!a de estoque nem o resultado da

primeira e )egunda contagem do item que l!es for designado.



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)e ainda assim n"o !ouver coincid&ncia com nen!uma contagem anterior, devem ser feitastantas contagens adicionais quantas forem necessrias para se c!egar a uma coincid&ncia deduas contagens, quaisquer que se5am.

*uando for determinado o resultado realmente correto, pelo procedimento acima, o

encarregado do inventrio dever modificar o resultado mencionado em sua c2pia da listagemdo grupo do inventrio fsico, passando um trao sobre a quantidade original e inserindo oresultado correto. A fic!a de recontagem ser aprovada e visada pelo encarregado e pelocontroller do inventrio.

*uando todas as contagens tiverem sido verificadas, a listagem do grupo, 5 com as eventuaiscorrees, dever ser usada pelo encarregado das fic!as de estoque como base para olanamento dos totais do inventrio nas fic!as de estoque, ap2s a palavra $nventrio.

VII RELAT'RIO E APROVAO FINAL

( encarregado do inventrio providenciar um relat2rio mencionando todas as diferenasencontradas nas fic!as de estoque e na tomada de inventrio, em quantidades e volumes, bemcomo uma e#plica"o da ra"o da diferena t"o detal!ada quanto possvel.

As fic!as da contagem ser"o arquivadas no arquivo permanente da compan!ia.



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ANE(O %1

NOME DA EMPRESA.INVENTRIO FSICO DATA)**+**+**

LOCAL) FICA N, %%1C'DIGO ) UNID.)DESCRIO)

RESULTADO DA 3- CONTAGEM).

RESPONSVEL)

LOCAL) FICA N, %%1

C'DIGO ) UNID.)DESCRIO)

RESULTADO DA 2- CONTAGEM)

RESPONSVEL)

LOCAL) FICA N, %%1C'DIGO ) UNID.)DESCRIO)

RESULTADO DA 1- CONTAGEM).

RESPONSVEL)


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