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Não Confidencial

Procedimentos de Uso do Webmail no Office 365

Procedimentos de uso do Webmail no Office 365


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ÍNDICE

ÍNDICE ........................................................................................................................................................................................... 2

CONTROLE DOCUMENTO ....................................................................................................................................................... 3

OBJETIVO ..................................................................................................................................................................................... 4

USUÁRIOS DO DOCUMENTO .................................................................................................................................................. 4

INTER-RELACIONAMENTO COM OUTROS DOCUMENTOS .......................................................................................... 4

PRÉ-REQUISITOS ....................................................................................................................................................................... 4

PROCEDIMENTO DE ACESSO AO PORTAL ........................................................................................................................ 4

PROCEDIMENTO PARA ENVIAR NOVO E-MAIL ............................................................................................................... 5

PROCEDIMENTO PARA CRIAR UM NOVO ITEM NO CALENDÁRIO ........................................................................... 7

PROCEDIMENTO PARA GERENCIAR A LEITURA DAS MENSAGENS ....................................................................... 11

PROCEDIMENTO PARA GERENCIAR AS OPÇÕES DISPONÍVEIS NO WEBMAIL................................................... 13

PROCEDIMENTO PARA ENVIAR UM EMAIL COMO ANEXO ...................................................................................... 23


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CONTROLE DOCUMENTO

CRIAÇÃO DO DOCUMENTO

Autor (es) Cláudio Ávila, Odirlei Souza

Departamento Responsável NTAR

Tipo de Documento Procedimento de configuração

Data Criação XX/XX/XXXX

Aprovador (es) Anderson Ricardo

Nome do Arquivo Procedimentos de uso do Webmail no Office 365

VERSÃO DO DOCUMENTO

Versão 1.0

CONTROLE DE VERSÕES

VERSÃO ALTERADO POR APROVADO POR DATA DESCRIÇÃO RESUMIDA

1.0 Claudio Ávila Anderson Ricardo 10/05/2012 Elaboração do documento

1.1 Odirlei Souza Carlos Travagini 22/06/2015 Atualização do Documento


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OBJETIVO

Descrever os passos de como executar tarefas comuns no webmail do Office365 acessando o mesmo

pelo Portal.

USUÁRIOS DO DOCUMENTO

Todos os colaboradores da FIEMG que possuem conta de e-mail.

INTER-RELACIONAMENTO COM OUTROS DOCUMENTOS

Este documento não possui inter-relação com outros documentos.

PRÉ-REQUISITOS

Possuir uma conta de e-mail do Sistema FIEMG;

Ter acesso à Internet através de um Navegador (Internet Explorer, Chrome, Firefox ou outros);

PROCEDIMENTO DE ACESSO AO PORTAL

1. Abra seu navegador e digite o seguinte endereço: https://portal.microsoftonline.com.

2. Em seguida, após o carregamento da tela abaixo, digite suas credenciais corporativas nos respectivos

campos:

Ex.: ID de usuário: [email protected]

Senha: *********

https://portal.microsoftonline.com/

mailto:[email protected]


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3. Após inserir as credenciais e clicar em Entrar, você já está dentro do Webmail do Office365:

PROCEDIMENTO PARA ENVIAR NOVO E-MAIL

1. No seu Webmail, clique na seta ao lado de Novo:


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2. Abrirá a direita da tela uma janela incorporada à aba atual, com as opções e descrições a seguir:

Menu Função

Enviar a Mensagem

Descarta a mensagem e o conteúdo já inserido nos campos.

Opção para anexar arquivos ao e-mail.

Nesta versão, se encontra disponível o aplicativo Meus Modelos, onde podem ser

salvos modelos de mensagens padrão para serem utilizados no Webmail.

Abre o menu de Mais Opções, exibido na última imagem.

Salvar Rascunho Salva o conteúdo em uma mensagem e armazena a mesma na pasta Rascunhos.

Exibir Cco

Habilita o Campo Cco, utilizado para encaminhar uma mensagem para um

destinatário que não será exibido nos detalhes da mensagem e nem para outros

destinatários.

Mostrar De Opção utilizada para quem possui permissão para enviar e-mails de uma caixa de

correio diferente da caixa pessoal.

Verificar Nomes Recurso utilizado para localizar endereços de e-mail a partir de um nome de

destinatário.

Definir Importância Neste menu pode se definir a prioridade da mensagem como Alta, Normal e Baixa.

Alternar para Texto

Sem Formatação

Opção utilizada para enviar mensagens sem nenhuma formatação, necessária para

algumas situações, mas pouco utilizada.

Mostrar Opções de

Mensagem...

Menu que mostra as configurações de Confidencialidade da mensagem e de

solicitação de entrega e leitura.


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Na tela de criação de uma nova mensagem ainda tem uma barra de tarefas para edição do corpo da mensagem

com os ícones padrão de formatação de texto:

PROCEDIMENTO PARA CRIAR UM NOVO ITEM NO CALENDÁRIO

1. No seu Webmail, clique nos pequenos quadros no canto superior esquerdo e em seguida, clique no Box

Calendário, como indicado pelas setas abaixo:


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O Modo de exibição de semana é o padrão quando você visita pela primeira vez seu calendário no Outlook

Web App. Você pode alterar o padrão para Dia, Semana de Trabalho ou Mês usando as opções do canto

superior direito.

2. Criar um novo item de Calendário:

No canto superior esquerdo, clicar em Novo, conforme indicado pela seta na imagem abaixo:

3. Após clicar no menu Novo, abrirá a direita na mesma janela um painel de opções de criação do novo

evento:


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4. Abaixo segue a lista de recursos disponíveis para criar um novo evento:

Menu Função

Salva as informações já inseridas no formulário.

Descarta o conteúdo já inserido nos campos.

Opção otimizada para configurar o agendamento do evento e visualizar

e editar calendários disponíveis, participantes e locais disponíveis.

Nesta versão, se encontra disponível o aplicativo Meus Modelos, onde

podem ser salvos modelos de mensagens padrão para serem utilizados

no Webmail.

Abre o menu de Mais Opções: Anexar, para anexar algum arquivo ao

evento e Categorizar, através de cores.

Evento Campo dedicado a inserção do Título do Evento.

Local Local onde o evento será realizado. Pode ser inserido manualmente ou

então utilizar uma das Salas cadastradas.

Participantes Neste campo são inseridos os Participantes do evento.

Iniciar Data e Hora de início do evento.

Duração Tempo que o evento irá durar.

Mostrar Como Status dos envolvidos no Outlook durante o evento (Ocupado,

Disponível, Provisório, Ausente e Trabalhando em outro Lugar).

Lembrete Tempo que o Webmail alertará antes de começar o evento.

Calendário Caso possua acesso a mais de um Calendário, neste campo é possível

escolher qual calendário será utilizado para gravar o evento.

Repetir

Opção para configurar a recorrência do evento, caso necessário. O

evento pode se repetir diariamente, semanalmente ou com outras regras

personalizadas.

Barra de Ferramentas e Texto Campo para inserção de mais detalhes sobre o evento a ser criado.


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5. Compartilhar seu calendário:

Você pode facilmente compartilhar seu calendário com outras pessoas em sua organização. Para começar,

escolha Compartilhar na parte superior da janela do calendário:

Siga estas etapas para concluir o convite de compartilhamento:

1. Compartilhar com. Digite o nome da pessoa com quem você deseja compartilhar seu calendário na

caixa Compartilhar com. O Outlook Web App pesquisará automaticamente no catálogo de endereços

o nome que você digitar:

2. Contato. Depois que a pessoa for encontrada, ela será adicionado automaticamente à lista de pessoas

com as quais compartilhar o calendário. Você pode continuar a adicionar tantas outras pessoas quantas

desejar.

3. Compartilhar opções de acesso. Escolha quantas informações você deseja compartilhar. Detalhes

completos permite que a pessoa veja todas as informações sobre eventos em seu calendário, exceto

aqueles marcados como particulares. Detalhes limitados mostra o assunto e o local. Somente

disponibilidade mostra apenas que você tem um evento em determinado momento, mas não fornece

outros detalhes. Eventos particulares sempre são mostrados como ocupados.


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Você pode permitir que as pessoas que fazem parte de sua organização editem seu calendário

selecionando Editor. Para permitir que alguém envie e responda solicitações de reunião em seu nome,

selecione Representante.

4. Assunto. Você pode editar o assunto, se quiser.

5. Calendário. Se você tiver mais de um calendário, escolha qual deles deseja compartilhar. A maioria

das pessoas compartilha seu calendário padrão (chamado de Calendário), mas você pode compartilhar

qualquer calendário que faça parte de sua caixa de correio.

6. Depois de adicionar todos com quem você quer compartilhar e o nível de acesso que deseja que eles

tenham, clique em Enviar para compartilhar o convite ou Descartar para cancelar.

PROCEDIMENTO PARA GERENCIAR A LEITURA DAS MENSAGENS

1. No seu Webmail, existem diversas maneiras de configuramos o modo de leitura e exibição das suas

mensagens, dentre elas:

Podemos selecionar uma ou diversas mensagens através de suas checkboxes e apagá-las pelo botão

Excluir, ou seja, isto excluirá todas as mensagens selecionadas de todas as pastas, exceto Itens

Enviados. Todos os novos itens que fazem parte das conversas selecionadas também serão

excluídos.


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Podemos Mover uma ou diversas mensagens através de suas checkboxes e armazená-las em um

Arquivo de dados do Outlook (.pst) ou algumas pasta criada dentro da Caixa de Correio.

Obs.: Com o Office365, teremos 50GB (GigaBytes) de armazenamento de E-mail para cada

colaborador, o que dispensará o uso de um arquivo de dados .pst.

Podemos Filtrar a exibição de uma ou diversas mensagens através do menu superior com 4

opções:

Todas: Exibição Padrão, mostra todas as mensagens da caixa de entrada ou de uma

determinada pasta que esteja selecionada.

Não Lidas: Todas as mensagens recebidas que ainda não foram lidas.

Para mim: Mostra todas as mensagens direcionadas para a própria caixa de correio. Esta

opção não inclui as mensagens recebidas através de listas de distribuição e

encaminhamentos.

Sinalizadas: Exibe apenas as mensagens que foram Sinalizadas para acompanhamento

(ícone em formato de Bandeira no canto superior direito da mensagem).

nexos;


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Podemos também Classificar as mensagens através do menu em destaque pela seta abaixo. É

possível separar as mensagens pelos seus atributos conforme listado na imagem a seguir,

ordená-las pela data de recebimento e ativar ou desativar o recurso de agrupamento de

mensagens (conversas).

PROCEDIMENTO PARA GERENCIAR AS OPÇÕES DISPONÍVEIS NO WEBMAIL

1. Em seu Webmail, clique no botão Configurações (ícone tipo catraca) que está no canto superior direito

da tela, indicado pela seta na imagem a seguir.

Em seguida, clique em Configurações do Office 365:


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Após selecionar a opção informada, a janela a seguir será aberta:


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Os menus da imagem anterior são descritos conforme conteúdo abaixo:

Sobre mim: Acessando esta opção, é possivel visualizar os dados de perfil como Telefones de contato,

endereço do escritório de trabalho e licenças atribuídas a conta. Por padrão, será exibida a mensagem:

Alguns dos detalhes, como seu nome e cargo, podem ser fornecidos pelo seu departamento de TI ou

de recursos humanos. Para atualizar esse tipo de informação, contate-os ou o seu administrador. È

possível inserir um e-mail alternativo para recuperar uma senha esquecida.

Software: Através desta opção é possivel instalar softwares relacionados na estação de trabalho, como:

Skype for Business (chat), OneDrive for Business, Sharepoint Designer, Aplicativos para dispositivos

móveis e utilitários de configuração do Outlook (2007/2010). Importante ressaltar que nem todas estas

opções podem estar disponíveis. Em caso de dúvidas, consultar o setor de Administração de Redes

(NTAR).

Tema: Opção para escolher um novo layout para o e-mail, modificando as cores dos menus e de plano

de fundo de exibição da caixa de correio.

Página Inicial: Menu para alterar o local para onde é redirecionado ao efetuar logon no Office 365.

Ideal para configurar o recurso mais usado no Office 365.

Notificações: Neste item é possível configurar as notificações e a forma com que as mesmas serão

executadas. Existem 4 opções para configurar: Lembretes, Som do Lembrete, Novo E-mail e Som de

novos e-mails.

Alterar Senha: Opção para alterar a senha da conta. Regras padrão para a definição de senha: Senha

forte necessária. Insira de 8 a 16 caracteres. Não inclua palavras ou nomes comuns. Combine letras

maiúsculas e minúsculas, números e símbolos.

Preferências de Contato: É possível configurar as preferências de contato como telefones (Comercial,

Celular), assuntos (ex.: conteudo educacional, ofertas promocionais) e um e-mail alternativo (este não

é usado para redefinir a senha caso necessário).


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2. Dando sequência na descrição das opções de e-mail, vemos a seguir o menu Configurações do E-mail

com fonte em azul. Neste menu e nos outros abaixo, as opções de configuração são aplicadas diretamente

ao fluxo de e-mails da caixa de correio. Abaixo segue a descrição de cada opção:

Atualizar: Atualiza o conteúdo da página, ideal para checar se existe novo e-mail, evento de calendário

ou outro alerta da caixa de correio.

Respostas Automáticas: Este recurso é utilizado geralmente para configurar uma resposta automática

em caso de ausências temporárias. É possível configurar a hora de início e fim do envio da mensagem

automática e também o texto e formatação que será enviado aos remetentes. Este recurso é ideal para

utilização em períodos de férias. Na tela abaixo, é possível ver como é a configuração do recurso:


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Configurações de Exibição: Use as configurações de exibição para controlar a aparência da lista de

mensagens, painel de leitura e modo de exibição de conversa. As configurações de exibição têm a

seguinte aparência:

Painel de Leitura:

Listas de Mensagens:


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Conversas:

Gerenciar Aplicativos: Aqui são exibidos os aplicativos que estão liberados para uso em conjunto

com a caixa de correio e as credenciais de acesso. Nem sempre os recursos aqui mostrados podem

estar disponíveis ou configuráveis, pois são controlados pela Administração de TI. Abaixo segue a

aparência do recurso:


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Configurações Offline: Ao ativar este recurso, será possível utilizar alguns recursos do e-mail

quando estiver sem acesso a rede e/ou internet:

Alterar Tema: Mesma opção localizada nas Configurações do Office 365. Permite alterar o Tema

do e-mail, modificando as cores do layout de exibição.

Opções: Este menu permite configurar inúmeros recursos e itens da caixa de correio, vários deles

já mencionados acima. Ao acessar este menu, será visto inicialmente desta forma:

Neste menu estão algumas opções úteis e mais comuns para se utilizar o webmail. Abaixo segue a

descrição destes recursos:

Regras da Caixa de Entrada: Recurso que permite filtrar e direcionar e-mails recebidos:


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Opções de Mensagem:

Confirmações de Leitura:

Política de Retenção:


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Bloquear ou Permitir: Opção para filtrar e-mails indesejados (SPAM).

Contas Conectadas:

Encaminhamento:


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Configurações de POP e IMAP: Estas configurações são padrão para todos os colaboradores:

Assinatura de E-mail:


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Atalhos: Aqui são listadas as opções de configuração mais acessadas do webmail:

Obs.: Em todos os procedimentos listados acima, observe que para aplicar as alterações deve-se clicar

no botão , na barra superior.

PROCEDIMENTO PARA ENVIAR UM EMAIL COMO ANEXO

1. Abra uma nova mensagem, responda a uma mensagem ou encaminhe uma já existente.

2. Abra a mensagem em uma nova janela selecionando . Este ícone fica no Canto Superior direito.


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3. Organize as janelas para que você possa ver a lista de mensagens e a nova mensagem.

4. Selecione e arraste da lista de mensagens a mensagem que você deseja anexar à nova mensagem.

Arraste a mensagem para o campo de texto conforme indicado na imagem abaixo:

Após arrastar e soltar, a mensagem aparecerá desta forma na janela, indicada pela seta:

Copiar e colar para anexar uma mensagem:

1. No modo de exibição de lista, selecione a mensagem que deseja anexar e pressione “Ctrl+C” para

copiá-la.

2. Abra uma nova mensagem, responda a uma mensagem ou encaminhe uma já existente.

3. Com a nova mensagem aberta no painel de leitura, pressione “Ctrl+V” para anexar a mensagem que

você copiou.

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