Programa 5s D’OLHO NA QUALIDADE Cachoeira Centro Julho 2013 Superintendência Regional Sicredi Centro Leste RS

Programa 5sD’OLHO NA QUALIDADE

Cachoeira Centro

Julho 2013

Superintendência RegionalSicredi Centro Leste RS

Sicredi Centro Leste RS | Superintendência Regional 2

D’OLHO NA QUALIDADE

Nossa Cooperativa está entrando no Programa 5s, carinhosamente chamado de

D’OLHO NA QUALIDADE!

Esta etapa servirá de base para o SUCESSO DOS NEGÓCIOS!

Temos a convicção que o ambiente de trabalho organizado gera economia de tempo e

aumento da produtividade.



Referência Técnica Sureg Fernanda Elesbão

Patrocinadores Paulo Camargo e Everson Pohlmann

Responsável ???????????????????????????

Referência Técnica Ua Fabio e Jane



Responsável

Esta é uma história sobre quatro pessoas chamadas Todo Mundo, Alguém,

Qualquer Um e Ninguém.

A qualidade era um serviço importante a ser feito e Todo Mundo estava certo de

que Alguém o faria.

Qualquer um poderia ter feito, mas Ninguém o fez.

Alguém ficou zangado com isso, porque era serviço de Todo Mundo.

Todo Mundo pensou que Qualquer Um poderia fazê-lo, mas Ninguém imaginou

que Todo Mundo não o faria.

No fim, Todo Mundo culpou Alguém quando Ninguém fez o que Qualquer Um

poderia ter feito.


O que é o 5S’s?O Programa 5S é assim chamado devido a primeira letra de 5 palavras japonesas:

Seiri (utilização),

Seiton (ordenação),

Seiso (limpeza),

Seiketsu (higiene) e

Shitsuke (autodisciplina)

É um processo e um método para criar e manter organizado, limpo e com alto

desempenho o local de trabalho.

Uma ferramenta de organização visual.



ObjetivoO programa tem como objetivo mobilizar, motivar e conscientizar todos os

colaboradores para a Qualidade, através da organização e da disciplina no local de

trabalho, mudando as atitudes dos colaboradores melhorando o ambiente e a

qualidade de vida de todos, através de uma rotina mais saudável, com menos

desperdicio, mais limpa e transparente, propiciando a geração de resultados,

desenvolvimento das pessoas e principalmente a geração de NEGÓCIOS!

Quando há qualidade, o ASSOCIADO percebe a diferença!



Quais são os principais benefícios? Foco no NEGÓCIO pela redução da perda de tempo procurando por objetos e documentos.

Redução de despesas e melhor aproveitamento de materiais;

Melhoria da qualidade de produtos e serviços;

Maior satisfação das pessoas com o trabalho;

Maior foco no associado;

Eficiência da cooperativa;

Associado percebe a organização e limpeza.

Seremos CAÇADORES DE DESPERDÍCIO!



Porque nosso mascote é a ABELHA?

As abelhas são insetos sociais, que convivem num sistema de

extraordinária organização, isto é, a maioria delas convive

harmoniosamente em um mesmo espaço, chamado de colônia. São

extremamente disciplinadas, trabalhadoras e principalmente

organizadas. Para você ter uma ideia, em uma mesma colônia

convivem cerca de 60 mil abelhas!



DESCARTE/UTILIZAÇÃO

Devemos nos perguntar: Tudo que guardamos tem utilidade?

Achamos com rapidez e facilidade as coisas que precisamos?

Devemos acabar com a desorganização, pois assim teremos mais tempo para o NEGÓCIO e

evitaremos o DESPERDÍCIO.

“TER SOMENTE O NECESSÁRIO E NA QUANTIDADE CERTA”

O descarte não significa jogar fora o que não tem utilidade, mas sim separar o que não é útil

no momento. O que é inútil para uma área ou pessoa pode ser útil para outra pessoa ou área.

Para o lixo irá somente o que não tiver mais conserto.


Obcecados descartantes


ORGANIZAÇÃODecidir e organizar onde guardar itens necessários

“UM LUGAR PARA CADA COISA E CADA COISA NO SEU LUGAR”

Após a primeira etapa ficamos somente com o necessário, agora a ordem é organizar esses

materiais em lugares que facilitem o acesso de quem precisa utilizá-los. É uma fase muito

importante, pois definimos os lugares certos de cada material e os mesmos devem ser

mantidos nesse local. Manter próximo apenas o estritamente necessário para realização das tarefas no momento;

Tomar como base a frequência de uso para saber onde colocar os objetos;

Controle visual através de etiquetas, avisos, legendas, instruções;

Organize armários e prateleiras para todos utilizarem;



LIMPEZA“AMBIENTE LIMPO NÃO É O QUE MAIS SE LIMPA E SIM O QUE MENOS SE SUJA”

Todos deverão se sentir responsáveis pela limpeza devendo incorporar novas atitudes. Se

tivermos a atitude evitando sujar, haverá uma redução dos desperdícios, limpeza do local de

trabalho e melhor imagem da organização.

SUJOU, LIMPOU!



HIGIENE/PADRONIZAÇÃO DA LIMPEZA

Somente é possível se alcançar qualidade de vida através da prática da higiene, pois a mesma

consiste em eliminação do estresse mantendo as condições físicas e psicológicas favoráveis a

saúde e ao equilíbrio.

Compreende desde os cuidados com a higiene pessoal e boa aparência até a pratica de

exercícios físicos, boa alimentação e os cuidados com a prevenção de nossa saúde.

Ao sair no final da tarde organize e limpe sua estação de trabalho. Comece de manhã

trabalhado em um local limpo e organizado!



ORDEM MANTIDA/AUTODISCIPLINA

Gerenciamento e liderança para motivar e perseverar

A última etapa é uma das mais importantes e responsáveis para o sucesso do programa, pois é

chegado o momento em que devemos perpetuar a mudança de hábitos, postura, rotinas e

atitudes na organização, pois é necessário desenvolver valores como: controle, determinação,

ordem, organização, pontualidade e força de vontade.

“HUMILDADE, CONFIANÇA, RESPEITO E CONSTANTE APERFEIÇOAMENTO”

Nesse momento a mudança na mentalidade e no comportamento é essencial para o

cumprimento daquilo que todos já sabem que é o certo.



FOTOS



D’OLHO NA QUALIDADE - ETAPAS

Criar equipe de apoio - Auditores Convidados ok

Aprovação dos Responsáveis Paulo Camargo, Everson, Fabio e Jane ok

Criar mascote e nome do programa D’OLHO NA QUALIDADE - Abelha ok

Criar check list auditoria Fernanda E. A executar

Criar modelos etiquetas Fernanda E. ok

Criar painel de acompanhamento Fernanda E. ok

Preparar a equipe de apoio A executar

Fotografar a situação atual Jane ok

Reunião de lançamento na Ua 26/07/13 ok

Escolher responsáveis por setores 26/07/13 ok

Executar as 5 etapas ver cronograma A executar

Reunião de apresentação de resultados 14/08/2013 A executar

Rotinas de auditoria conforme checklist surpresa A executar



O quê fazer? Realizar o descarte

03/08/2013

Almox: Camila, Jane

Cozinha: Carine

Caixas/Tesouraria: Nice, Camila, Sandra, Daiane e Ricardo

Plataforma PF: Mauricio, Carol, Greice, Catiele, Jennifer, Etiele e Vanessa.

Plataforma Rural: Anderson, Fernanda, Silvana e Diego.

Plataforma PJ: Daniela, Leonardo e Fabio.

Administrativo: Antonio, Charlene, Maitê, Camila, Carine, Maria e Jane.

Estacionamento: Antonio

Auto atendimento: Jane

Caixinha do elevador, Servidor e Sala dos vigilantes: Jane





03/08/2013

Estação de Trabalho:

Há documentos importantes extraviados?

Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil;

Só o que tem utilidade imediata deve estar na mesa de trabalho;

Somente a quantidade certa deve estar disponível;

Informática: existem máquinas ou equipamentos quebrados/estragados sem serventia?

Exemplos: calendários vencidos, agendas muito antigas, muitas canetas,

materiais desatualizados, materiais quebrados...

Separar material recuperável e colocar no “local indicado” no administrativo;





Responsável: Jane

Diretório F:

Cada colaborador deve descartar os arquivos “não úteis” das pastas em que são

responsáveis.



ORGANIZAÇÃO

O quê fazer? Realizar a organização

03/08/2013

MESAS: uso constante (ATENDIMENTO)1 Computador/note1 Mouse1 MousepadTelefone1 Porta Folders: contendo folders e 2 canetas1 bloco de anotações ou agenda ou caderno2 bandejas de “demandas em aberto” e “administrativo” (com etiquetas)1 calendárioPlaca Anbid/Anbima*No final do expediente não poderá ficar papel espalhado em cima da mesa, somente nas bandejas. **Celular no silencioso e dentro da gaveta ou bolsa*Não pode:Fotos, porta recados, copos sujos, recadinhos colados nos monitores,.....



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

MESAS: uso constante (ADM)1 Computador/note1 Mouse1 MousepadTelefone1 bloco de anotações ou agenda ou caderno3 bandejas com demandas de acordo com a atividade (com etiquetas)1 calendário*No final do expediente não poderá ficar papel espalhado em cima da mesa, somente nas bandejas. *Celular no silencioso e dentro da gaveta ou bolsa*Não pode:Fotos, porta recados, copos sujos, recadinhos colados nos monitores,.....



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

GAVETAS: uso constante (ATENDIMENTO e ADM)

1ª gaveta: organizador de gavetas contendo: lápis, lapiseira, caneta, destacador de

texto, borracha, régua, apontador, grampeador, carimbos, extrator de grampos, clips,

calculadora, pen drive, atilho, corretivo.

2ª gaveta: material de apoio

3ª gaveta: uso pessoal



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

EM CIMA DOS ARMÁRIOS atrás das MESAS (ATENDIMENTO)

Somente Impressoras

Não pode:• Cuia e térmicas• Bolsas• Guarda-chuva• Toner• Plantas• Documentos...



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

DENTRO DOS ARMÁRIOS atrás das MESAS (ATENDIMENTO): uso periódico

Espaço para acomodar as bolsas

Material mínimo de expediente

As caixas ou pastas que estiverem dentro dos armários devem estar identificadas

com etiquetas*

*conforme modelo



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

ARMÁRIOS (Administrativo): uso periódico

Numeração de contas identificadas por fora do armário;

Espaço para acomodar as bolsas;

As caixas ou pastas que estiverem dentro dos armários devem estar identificadas

com etiquetas*

No lado de fora dos armários devem constar etiquetas* contendo as informações do

conteúdo dos armários

*conforme modelo



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

Responsável: Camila S. e Maitê

ALMOX : uso raro

Brindes com identificação*

Materiais de expediente com identificação*

Banners

Copa e cozinha

*conforme modelo



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013 Responsável: Camila M.

CAIXA/TESOURARIAMovimentos de Caixa: O prazo para envio dos movimentos de caixa (sem documentação pendente) para a Sureg é de 96h após o encerramento do dia.

Gavetas: 1ª gaveta com organizador de gavetas2ª gaveta com material de apoio

Armário:Talão de chequesMateriais do dia-a-dia dos caixasuso pessoal (bolsas)

Atrás dos cash: materiais de uso raro (Ex. pinheiro de natal)



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

Responsável: Carine e Jane

CozinhaOrganizar mantimentos/louças/potes e talheres.*pode-se identificar através de etiquetas nos armáriosEtiquetar 2 lixos: Orgânico e Seco

Sala dos vigilantesPertences do vigilante

Caixinha do elevadorOrganizar



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

Responsável: Fabio Kanno

SALA DE REUNIÕES

É obrigatório antes de sair da sala de reuniões manter as cadeiras nos lugares, copos usados no lixo, cuias e térmicas levar para cozinha, papel usado no lixo.



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

Responsável: Edgar

Placas de identificação dos setores



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

Responsável: Antônio

Estacionamento e VEÍCULO:

Lavagem do veículo;

Manter veículo abastecido;

Revisões em dia;



ORGANIZAÇÃO

IMPRESSÕES De 20/03/2013 à 19/04/2013 - 23719 cópias R$ 1.067,36De 20/04/2013 à 22/05/2013 - 16683 cópias R$ 750,74

REDUÇÃO DE 7036 cópias – R$ 316,62

Objetivo: Reduzir o desperdício!Responsável: TODOS COLABORADORES

GERALResponsável: Sergio e MateusIdentificar TOMADAS (VOLTAGEM)Organizar os fios soltos nas mesasInventariar o patrimonial das máquinas e manuais



LIMPEZA

O quê fazer? Realizar a limpeza

Combinar com a Patricia STAR SERVICE = seguir rigorosamente o cronograma.



HIGIÊNE/PADRONIZAÇÃO DA LIMPEZAO quê fazer?

Manter a boa aparência pessoal

Uso do uniforme de segunda-feira a quinta-feira (Com o uniforme padronizado,

nós, colaboradores, passamos uma imagem de organização, qualidade e bom

gosto) “SoftDay”-a roupa de sexta-feira fica de livre escolha.

Pano e álcool para cada setor

Térmicas e cuias (recomenda-se a limpeza da cuia)

Pratos e talheres dos cafés e aniversários (cada um lava seu prato e talher)

Poluição sonora, colocar celular no silencioso



ORDEM MANTIDA/AUTO DISCIPLINA

O quê fazer?

Início: surpresa

Realizar as auditorias Quadro de acompanhamento da área


AUDITORES

Charlene, Leonardo, Fernanda, Mauricio, Sandra


ORDEM MANTIDA/AUTO DISCIPLINA



Agende-se:Reunião de apresentação dos Resultados em 14/08/2013!



Este material está disponível no Guia Online>Programa Qualidade

Etiquetas “modelo”: F:Qualidade>2013>5S’s.





Resistência à Mudanças...



Sicredi Centro Leste e as pessoas

O Sicredi é formado por pessoas. Portanto, as Mudanças Organizacionais são

operadas pelas pessoas. As pessoas têm que querer mudar.



A mudança através das pessoas

Mudança significa quebrar e alterar relacionamentos com coisas que prezamos.

Medo do

Desconhecido

Sentimento de Perda

Medo da mudançaMedo de Perder:

Controle Confiança



As resistências podem ser trabalhadas através de ações pró-ativas

Falta de razão clara para o projeto

Resistência de pessoas-chave Gerenciamento de Influenciadores

Comunicação

Direção / Visão da mudança

Resistência devido ao desconhecido



CONSIDERA-SE QUE A RESISTÊNCIA É:

Natural, generalizada a qualquer processo de mudança.

A RESISTÊNCIA PODERÁ DIMINUIR SE:

A mudança deixar de ser percebida como ameaçadora;

Os colaboradores estiverem envolvidos;

Os colaboradores perceberem a mudança como benéfica.

E TEMOS CERTEZA QUE :

VOCÊS compõem uma EQUIPE engajada e comprometida;

VOCÊS entenderão que essa mudança não é ameaçadora;

Perceberão ao longo do TEMPO que tudo isso é BOM e refletirá

nos NEGÓCIOS e na VIDA de todos VOCÊS.



Não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às

mudanças. Charles Darwin

Contamos com a sua colaboração!!!

Obrigada



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