Relatório

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2009

Comissão Permanente de Avaliação de Desempenho do Servidor da UTFPR

Portaria nº 0705, de 22 de junho de 2009, do Reitor Carlos Eduardo Cantarelli.

2

Sumário

Apresentação.............................................................................................. 3

Relatórios apresentados pelos campi ....................................................... 4

Apucarana............................................................................................5

Campo Mourão ...................................................................................6

Cornélio Procópio ................................................................................7

Curitiba ................................................................................................9

Dois Vizinhos ......................................................................................11

Francisco Beltrão ...............................................................................13

Londrina .............................................................................................15

Medianeira ........................................................................................17

Pato Branco .......................................................................................19

Ponta Grossa .....................................................................................22

Toledo ................................................................................................24

Conclusão ..................................................................................................26

3

Apresentação

O presente documento tem por objetivo apresentar os relatórios elaborados pelas

comissões de cada um dos 11 campi da UTFPR a respeito do processo de Avaliação de

Desempenho ocorrido no ano de 2009.

Os relatórios são apresentados de acordo com a seguinte estrutura:

População Avaliada

Atividades Desenvolvidas (opcional)

Fortalezas

Fragilidades

Sugestões

Em seguida, na conclusão, encontram-se descritas algumas possibilidades de atuação

com relação aos dados apresentados.

4

Relatórios apresentados pelos campi

5

Apucarana

População Avaliada

Fortalezas

Ausência de resistência ao processo de Avaliação por parte dos avaliados;

Disponibilização de manuais de procedimentos;

Receptividade dos servidores em relação ao resultado das avaliações.

Fragilidades

Dificuldade de definição de quem são os clientes externos na avaliação dos

setores;

Pouca participação de docentes, alunos e comunidade externa na avaliação dos

setores;

Dificuldade das chefias em seguir o cronograma proposto;

Dificuldade em separar a avaliação pessoal da avaliação profissional na

avaliação dos setores.

Sugestões

Sensibilizar clientes externos sobre a importância da avaliação dos setores;

Sensibilizar chefias acerca da importância de seu papel no processo de

avaliação.

6

Campo Mourão

População Avaliada

Docentes Técnicos-administrativos

Quadro – 97 Quadro – 55

Avaliados – 89 Avaliados – 50

Fortalezas

Incentivo e comprometimento da Direção do Campus;

Experiência da Comissão;

Padronização dos portfólios;

Confiança na Comissão de Campus.

Fragilidades

Falta de incentivos ao crescimento e à participação nas atividades da

Instituição, pois o mínimo já é suficiente;

Ausência de negociação prévia dos itens abertos da avaliação;

Ausência de negociação prévia dos pesos dos itens da avaliação;

Comprometimento dos envolvidos (chefias e servidores);

Acompanhamento dos trabalhos pela Comissão.

Sugestões

Implantação do SIAVI

7

Cornélio Procópio

População Avaliada

Avaliação de TAs - 48

Avaliação de Chefias - 29

Avaliação de Docentes - 75

Avaliação de Afastados para Pós-Graduação - 8

Avaliações que não foram realizadas por motivos justificados (servidores em licença

saúde durante o ano e servidores nomeados a menos de 6 meses): 19

Atividades desenvolvidas

Reuniões

Planejamento do processo

Elaboração do cronograma

Distribuição dos documentos

Sensibilização com os servidores

Tabulação dos dados

Elaboração do relatório final

Fortalezas

Redução do número de membros na Comissão (de 11 para 06) para agilizar o

processo e facilitar a comunicação

Substituição dos membros da comissão para agregar novas idéias (só dois

membros não foram substituídos)

Reunião com todos os servidores administrativos e chefias (Nas reuniões foram

abordados o passo a passo do processo de avaliação e importância da

negociação prévia e alimentação dos portfólios)

Aumento no número de negociações

Uso efetivo do portfólio

Início do trabalho de padronização do processo avaliativo entre os docentes da

mesma área

8

Fragilidades

Falta de credibilidade no processo

Descumprimento de prazo (coordenadores de curso)

Nota do chefe do setor sem relação com o resultado da avaliação dos clientes

Sugestões

Considerar a nota do setor na avaliação do servidor em função de chefia

Criar formas de fazer com que a avaliação do afastado funcione efetivamente

para controle do que o servidor está realizando no período de afastamento

Criar comissão responsável por estudar o resultado das avaliações de forma a

destacar as competências de cada um

9

Curitiba

População Avaliada

Atividades Desenvolvidas

Planejamento;

Distribuição do formulário impresso em todos os departamentos, pelos

membros da comissão, salientando a importância do preenchimento dos

mesmos;

Reunião com os membros da comissão para distribuição das tarefas e recepção

das avaliações efetuadas;

Participação no Fórum dos chefes relembrando os prazos de entregas das

avaliações;

Ao final do prazo de entrega, envolvimento das Diretorias e Diretor Geral do

campus;

Solicitação por escrito àqueles que não entregaram as avaliações salientando a

importância da entrega para o sucesso do mesmo.

Fortalezas

Comunicado aos chefes informando a data da devolução das avaliações;

10

Participação no fórum de Coordenadores e Chefes de Departamentos

relembrando a importância da avaliação;

Enfoque das avaliações dos docentes pelos discentes, destacando sua

importância para melhoria das aulas ministradas;

Melhoria na qualidade de serviços prestados e atendimento da clientela;

Fragilidades

Determinados departamentos com maior quantidade de professores

demonstram possui dificuldades de contato com os mesmos.

Avaliação do setor, não deve ser feita momentaneamente, mas sim

gradualmente para evitar atropelos de final de ano.

Dificuldade de acesso em determinados departamentos e consciência do chefe.

Chefe de departamento com dificuldades de efetuar as avaliações, o sistema

não disponibiliza relação dos professores por lotação.

Sugestões

Disponibilizar as avaliações por meio eletrônico.

Manutenção dos portifólios atualizados.

Fazer as avaliações setoriais desde o início do ano, e no final do ano somente

fazer as tabulações necessárias.

Treinamento de todas as chefias, para utilização da avaliação on-line.

11

Dois Vizinhos

População Avaliada

Atividades Desenvolvidas

Análise dos procedimentos

Planejamento do processo

Elaboração de cronogramas

Estudo quantitativo dos servidores

Distribuição de manuais

Ampliação das urnas de avaliação do setor

Outros.

Fortalezas

Dedicação da comissão

Mais experiência – 2° ano

Objetividade das reuniões no Campus

Disponibilização de manuais de procedimentos aos servidores novos

12

Apoio e participação da direção do Campus

Feedback aos servidores (avaliação do setor)

Efetivação da Negociação Prévia.

Fragilidades

Pouco empenho de alguns setores na avaliação dos clientes

A não criação da subcomissão do Campus

Impossibilidade de divisão de tarefas

Curto período na divulgação da avaliação dos setores

Acompanhamento irregular do Calendário de Avaliações, por causa da grande

demanda de serviço.

Sugestões

Divisão de trabalhos

Revisão dos formulários de Avaliação do setor, com pontuação de 01 a 10.

Maior sensibilização dos setores para avaliação do cliente – lembretes.

13

Francisco Beltrão

População Avaliada

A) Total

B) Porcentagem

Atividades Desenvolvidas

Análise dos procedimentos

Planejamento do processo

Confecção das caixas de Avaliação

14

Estudo quantitativo dos servidores

Distribuição de manuais

Disponibilização de formulários

Controle das avaliações dos servidores

Fortalezas

Dedicação da comissão

Experiência dos membros

Objetividade das reuniões

Definições claras de procedimentos

Delegação e divisão das tarefas

Fragilidades

Pouco empenho dos setores

Possibilidade de prejudicar o setor por questões pessoais

A mesma pessoa pode avaliar várias vezes o mesmo setor

Demora de algumas chefias em realizar as avaliações

Sugestões

Maior sensibilização dos setores para avaliação do cliente

Sensibilização das chefias em realizar as avaliações dentro das datas previstas

Informatização do formulário de avaliação dos setores

Limitar a um formulário de avaliação por pessoa

15

Londrina

População Avaliada

Atividades Desenvolvidas

Sensibilização de servidores em reunião geral.

Distribuição de questionários aos setores.

Fortalezas

Estrutura básica garantida.

Retorno das reclamações e críticas que foram feitas a cada setor.

Fragilidades

Poucas reuniões.

Portaria de comissão do campus.

Não utilização de sistema informatizado para avaliação.

Sugestões

16

Maior conscientização dos setores, mostrando a importância da avaliação pelos

clientes.

Avisar a todos e relembrar os setores para se empenharem na avaliação.

Prazo entre a entrega do formulário pelo RH e a devolução pelas chefias.

17

Medianeira

População Avaliada

Número Total de Docentes: 113

Número Total de Avaliações de Docentes entregues: 89

Número Total de Técnicos: 86

Número Total de Avaliações de Técnicos entregues: 82

Fortalezas

Experiência dos membros da comissão;

Objetividade das reuniões;

Apoio e participação da Direção do Campus;

Anseio por parte da comissão na melhoria do processo de avaliações em

todos os sentidos para que os resultados sejam alcançados de forma

satisfatória.

Fragilidades As avaliações são realizadas apenas para cumprir exigências da Instituição;

Não cumprimento dos prazos de devolução dos formulários de avaliação ao

RH;

Sobrecarga de trabalho dos coordenadores para maior empenho no

processo de avaliação;

18

Grande parcela dos docentes não entrega certificados para compor o

portfólio;

Avaliação do cliente externo não condiz com a realidade (imparcialidade).

Sugestões Revisão dos formulários;

Revisão do sistema de avaliação do setor pelo cliente externo (extinguir a

caixinha e informatizar o formulário);

Rever o item 2.1 “Fator de Formação”, devido a maioria dos Técnico-

Administrativos não ter oportunidade de atualização continuada, falta

incentivo e disponibilidade de recursos;

Aumentar o peso da avaliação dos discentes de 30% para 50%.

19

Pato Branco

População Avaliada

A) Docentes

TOTAL DE DOCENTES 198

AVALIADOS PELAS ATIVIDADES REALIZADASNA PÓS-GRADUAÇÃO 29

NÃO ATINGIU A CONDIÇÃO ESSENCIAL – FATOR DE ASSIDUIDADE E PONTUALIDADE 01

NÃO AVALIADOS EM RAZÃO DE LOTAÇÃO PROVISÓRIA P/ACOMPANHAMENTO DE

CÔNJUGE

03

NÃO AVALIADOS POR MOTIVO DE LICENÇA SEM VENCIMENTOS PARA

ACOMPANHAMENTO DE CÔNJUGE

01

DOCENTES INGRESSANTES APÓS JULHO DE 2009 10

DOCENTES NÃO AVALIADOS 07

B) Técnicos-administrativos

TOTAL DE ADMINISTRATIVOS 67

AVALIADOS PELAS ATIVIDADES REALIZADAS NA PÓS-GRADUAÇÃO 01

LICENÇA PARA TRATAMENTO DE SAÚDE 01

ADMINISTRATIVOS INGRESSANTES APÓS JULHO DE 2009 03

EXONERADOS EM JANEIRO DE 2010 02

NÃO AVALIADO 01

20

Atividades Desenvolvidas

Capacitação dos novos membros da comissão;

Planejamento do processo;

Distribuição de manuais aos novos servidores;

Verificação das caixinhas de satisfação do clientes;

Aplicação dos formulários de avaliação das chefias;

Participação em reuniões dos setores;

Tabulação dos dados;

Elaboração do relatório final.

Fortalezas

Dedicação da comissão;

Apoio e participação da direção do Campus;

Aceitação do programa por parte dos coordenadores;

Delegação e divisão das tarefas;

Os resultados levantados estão sendo utilizados para subsidiar o programa de

capacitação anual do campus;

Aferir mérito para a progressão.

Fragilidades

Pouco empenho dos setores na avaliação dos clientes;

Curto período de disponibilização da avaliação dos setores;

Inexistência ou falha na composição dos portfólios nos setores;

Algumas chefias ainda não se conscientizaram que através da avaliação é

possível propor providências para melhorar o padrão de desempenho dos seus

coordenados, assim como fazer com que os mesmos tenham conhecimento de

seu desempenho;

Inexistência de uma cultura de avaliação;

21

O programa de avaliação não é valorizado ao ponto de fornecer indicadores

para o Planejamento Estratégico da Instituição;

Falha na negociação: real desempenho X desempenho acordado.

Sugestões

Definição de um número mínimo de avaliação dos setores

Maior sensibilização dos setores para avaliação do cliente

Aprimorar a forma de utilização dos resultados oriundos do programa de

avaliação, de maneira tal, que os envolvidos percebam que existe valor

agregado na sistemática de mensuração, dando maior credibilidade ao

processo.

Registrar as ações de desenvolvimento que foram realizadas, de maneira

que permita analisar o grau de evolução alcançado pelo servidor.

22

Ponta Grossa

População Avaliada

*População não avaliada:

Docentes: 02 afastados para Pós-graduação;

Técnicos administrativos: 02 em Licença para Tratamento de Saúde.

Fortalezas

Dedicação e experiência dos membros.

Reestruturação da Comissão com maior representação dos setores.

Objetividade das reuniões.

Apoio e participação da Direção do Campus.

Definição de procedimentos e parâmetros.

Delegação e divisão das tarefas.

Orientação do processo junto aos setores.

Cumprimento dos prazos estabelecidos no cronograma proposto.

Alteração no cronograma: finalização do processo em 2010.

23

Fragilidades

Pouco comprometimento dos servidores com o processo de avaliação.

Dificuldade na cobrança e fiscalização da auto-avaliação do setor.

Pouco empenho de alguns setores na avaliação do cliente externo.

Dificuldade das chefias em definir os pontos de negociação.

Impossibilidade da implantação do Siavi em 2009.

Atraso no início do processo de avaliação.

Sugestões

Definir um número mínimo de formulários de avaliação dos setores.

Continuar com a participação da Direção e Diretorias na correta aplicação

do Programa da Avaliação de Desempenho.

Divulgar os dados coletados visando a transparência do processo.

Padronizar a forma de divulgação dos dados e de auto-avaliação dos

setores.

Definir as atribuições da Comissão Permanente do Processo de Avaliação de

Desempenho do Servidor do Campus.

Inserir no calendário acadêmico - Atividades e Eventos – as datas relevantes

da avaliação do servidor.

Colocar um banner na página da UTFPR, para divulgar a avaliação do

servidor.

Designar a Chefia Imediata a avaliação do servidor afastado para pós-

graduação.

Alterar a realização do processo de avaliação e da auto-avaliação do setor

para o início do ano, a fim de que os dados do ano anterior sejam usados na

definição de um plano de ação.

24

Toledo

População Avaliada

A) Quadro de Servidores

Total de Servidores: 75

Servidores Efetivos: 71

Servidores CDT: 04

B) Técnicos-administrativos

Número total de Técnico-Administrativos 33

Número total de Avaliações Aplicadas 30

Número total de Avaliações Devolvidas 30

Técnico-Administrativos não avaliados 03

C) Docentes

Número total de Docentes 38

Número total de Avaliações Aplicadas 27

Número total de Avaliações Devolvidas 27

25

Docentes não avaliados 11

Fortalezas

Dedicação da comissão

Objetividade das reuniões

Disponibilização de manuais de procedimentos

Definições claras de procedimentos e parâmetros

Delegação e divisão das tarefas

Feedback aos alunos e servidores

Fragilidades

Pouco empenho dos setores na avaliação dos clientes

Prazo curto para operacionalizar as avaliações

Falta de comprometimento na realização das negociações

Sugestões

Realizado contínuo trabalho de conscientização com as chefias

Maior sensibilização dos setores para avaliação do cliente

Implantação do sistema informatizado

26

Conclusão

Com base nos aspectos apresentados acima pelos representantes das comissões

dos campi, chegou-se a algumas propostas de atuação, sendo que algumas delas

seriam de responsabilidade da própria Comissão e outras precisariam contar com a

aprovação do COUNI, pois envolvem modificações no regulamento da Avaliação de

Desempenho da UTFPR.

Propostas de atuação a cargo da Comissão

Continuar com a participação da Direção e Diretorias na correta aplicação do

Programa da Avaliação de Desempenho;

Divulgar os dados coletados visando à transparência do processo;

Padronizar a forma de divulgação dos dados e de auto-avaliação dos setores;

Definir as atribuições da Comissão Permanente do Processo de Avaliação de

Desempenho do Servidor do Campus;

Inserir no calendário acadêmico - Atividades e Eventos – as datas relevantes da

avaliação do servidor;

Colocar um banner na página da UTFPR, para divulgar a avaliação do servidor;

Alterar a realização do processo de avaliação e da auto-avaliação do setor para

o início do ano, a fim de que os dados do ano anterior sejam usados na

definição de um plano de ação;

Realização de contínuo trabalho de conscientização com as chefias;

Maior sensibilização dos setores para avaliação do cliente;

Manutenção dos portifólios atualizados;

Fazer as avaliações setoriais desde o início do ano, e no final do ano somente

fazer as tabulações necessárias;

Treinamento de todas as chefias, para utilização da avaliação on-line;

Maior sensibilização dos setores para avaliação do usuário;

Sensibilização das chefias para que realizem as avaliações dentro das datas

previstas;

27

Maior conscientização dos setores, mostrando a importância da avaliação pelos

usuários;

Informar a todos e relembrar os setores para se empenharem na avaliação;

Aprimorar a forma de utilização dos resultados oriundos do programa de

avaliação, de maneira tal, que os envolvidos percebam que existe valor

agregado na sistemática de mensuração, dando maior credibilidade ao

processo;

Registrar as ações de desenvolvimento que foram realizadas, de maneira que

permita analisar o grau de evolução alcançado pelo servidor;

Estabelecer prazo entre a entrega do formulário pelo RH e a devolução pelas

chefias;

Criar comissão responsável por estudar o resultado das avaliações de forma a

destacar as competências de cada um;

Criar formas de fazer com que a avaliação do afastado funcione efetivamente

para controle do que o servidor está realizando no período de afastamento.

Propostas de atuação que envolvem mudança do

regulamento - COUNI

Considerar a nota do setor na avaliação do servidor em função de chefia;

Rever o item 2.1 “Fator de Formação”, já que a maioria dos Técnicos-

administrativos não tem oportunidade de atualização continuada, devido à

falta incentivo e disponibilidade de recursos;

Aumentar o peso da avaliação dos discentes de 30% para 50%;

Revisão dos formulários;

Designar à Chefia Imediata a avaliação do servidor afastado para pós-

graduação ao invés da DIRPPG.