RELATÓRIO DE ATIVIDADES 2017 SGMF · A elaboração do presente Relatório de Atividades, vinculada ao articulado da Lei n.º 66-B/2007, ... 2.5 medidas de reforço positivo do desempenho

RELATÓRIO DE

ATIVIDADES

2017

SGMF

RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2017

1

ÍNDICE

1. INTRODUÇÃO 3

2. AUTOAVALIAÇÃO 4

2.1. QUAR 2016 – resultados e desvios 5

2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores 24

2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI) 25

2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes 29

2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho 34

2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos 37

2.7. Audição de dirigentes intermédios/as e trabalhadores/as – autoavaliação 38

2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados 39

2.9. Recursos humanos e financeiros – afetação real e prevista 69

3. AVALIAÇÃO FINAL 72

3.1. Apreciação dos resultados alcançados 72

3.2. Proposta de menção qualitativa 73

3.3. Conclusões prospetivas 74

GLOSSÁRIO 75

ANEXOS:

ANEXO A – Balanço Social

ANEXO B – Relatório de execução orçamental

ANEXO C – Relatório BSC

ANEXO D – Exercício de benchmarking

ANEXO E – Relatório de atividades de formação

ANEXO F – Relatório de atividades da Equipa de SST

Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Rua da Alfândega n.º 5 1100-016 Lisboa Tel.: 21 884 66 95 Fax: 21 884 66 55 [email protected]

RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2017 2

ÍNDICE DE FIGURAS

GRÁFICOS

Gráfico I – 10

Gráfico II – 12

Gráfico III – 13

Gráfico IV – 41

Gráfico V – 44

Gráfico VI – 54

Gráfico VII – 70

TABELAS

Tabela I - 15

Tabela II - 20

Tabela III - 23

Tabela IV - 24

Tabela V - 29

Tabela VI - 38

Tabela VII - 39

Tabela VIII - 40

Tabela IX - 42

Tabela X - 48

Tabela XI - 50

Tabela XII - 50

Tabela XIII - 51

Tabela XIV - 52

Tabela XV - 58

Tabela XVI - 59

Tabela XVII - 60

Tabela XVIII - 62

Tabela XIX - 64

Tabela XX - 70

QUADROS

Quadro I - 5

Quadro II - 7

Quadro III - 11

Quadro IV - 14

Quadro V - 53

Quadro VI - 69

Quadro VII - 71


1. INTRODUÇÃO

A elaboração do presente Relatório de Atividades, vinculada ao articulado da Lei n.º 66-B/2007,

de 28 de Dezembro, na sua redação atual, designadamente quanto ao disposto pela alínea e)

do n.º 1 do artigo 8.º e pelo seu artigo 15.º, sustenta-se ainda nas diretrizes relativas ao modelo

de relatório de autoavaliação do serviço, veiculadas pelo Gabinete de Planeamento, Estratégia,

Avaliação e Relações Internacionais.

No decorrer da exposição refere-se o conjunto de atividades desenvolvidas pelas unidades

orgânicas desta SGMF, enumeram-se os objetivos e indicadores prosseguidos e quantifica-se

a sua realização, justificam-se os desvios verificados e avalia-se a evolução de alguns

resultados plurianuais, focalizando a análise nos KPI selecionados para os QUAR anuais.

Incluem-se elementos sobre a execução de outros objetivos programados pelos diferentes

setores do mapa organizacional, constantes do BSC 2017, em Anexo C, e sobre a consecução

de projetos, de iniciativas e de outras atividades previstas e não previstas no planeamento.

Integram-se também os resultados da avaliação efetuada pelos utilizadores externos e a da

autoavaliação efetuada pelos trabalhadores e dirigentes.

Em 2017, a operacionalização incontornável das medidas tendentes a estabilizar o modelo

organizacional, assente na partilha de atividades comuns, a par das responsabilidades

específicas da Secretaria -Geral como entidade coordenadora do Programa Orçamental 004 –

Finanças, - nos termos das disposições do Decreto -Lei n.º 25/2017, de 3 de março, alterado

pelo Decreto-Lei n.º 55/2017, de 5 de junho, que aprova as normas de execução do Orçamento

do Estado para 2017, aprovado pela Lei n.º 42/2016, de 28 de dezembro -, continuou a ter um

impacto relevante em toda a atividade desenvolvida e no nível de desempenho institucional

alcançado.

Verifica-se que este nível é análogo ao dos dois anos anteriores, já que a taxa global de

realização efetiva do QUAR se situou em 111,4%, corrigindo-se para 110,9%, depois de

expurgada da taxa de realização excessiva de um dos indicadores. Mesmo com esta correção,

o resultado global do QUAR 2017 dista apenas 0,8 pp do atingido em 2016 (111,7%) e 2,8 pp

do alcançado em 2015 (113,8%).

A manutenção de um desempenho sensivelmente idêntico ao de anos anteriores escorou-se,

mais uma vez, no nível de performance, profissionalismo, empenhamento e esforço dos

recursos humanos das equipas, que, apesar dos constrangimentos legais, procuraram prestar

serviços de qualidade aos seus numerosos clientes institucionais, no âmbito do Ministério das

Finanças ou na dependência de outras tutelas, bem como a outros utilizadores externos à

Administração Pública.


2. AUTOAVALIAÇÃO

Em conformidade com as disposições do SIADAP, em matéria de autoavaliação e de fases do

ciclo de gestão, e bem ainda de harmonia com o modelo preconizado pelo GPEARI, abordam-

se neste ponto as seguintes as matérias:

2.1 avaliação global da execução do QUAR 2017 - resultados e desvios;

2.2 apreciação dos serviços prestados, efetuada por clientes ou utilizadores externos

2.3 avaliação do sistema de controlo interno;

2.4 ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes;

2.5 medidas de reforço positivo do desempenho institucional;

2.6 comparação com o desempenho de serviços idênticos (benchmarking);

2.7 resultados da autoavaliação do serviço efetuada pelos dirigentes intermédios e

trabalhadores;

2.8 outras atividades desenvolvidas, previstas e não previstas no Plano de Atividades e

respetivos resultados;

2.9 recursos humanos e financeiros em 2017– afetação real e prevista.

Far-se-á apenas uma análise sucinta dos dados mais significativos relativos às matérias

constantes dos pontos 2.6 e 2.9, porquanto no Balanço Social, no Relatório de Execução

Orçamental e no Exercício de Benchmarking, que constituem, respetivamente, os Anexos A, B

e D do presente relatório, se pode aceder à informação integral, relativa à caracterização e

gestão dos recursos humanos e financeiros no ano de 2017 e ao posicionamento da SGMF

face às suas congéneres, no que toca a um elenco de indicadores passíveis de comparação.


2.1. QUAR 2017 – resultados e desvios

De acordo com o que estipulam os números 1 e 2 do artigo 81.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de

dezembro, a Secretaria- Geral enviou o QUAR e o Plano de Atividades para 2017 ao GPEARI

para validação. Ao longo do ano transato foi efetuada e comunicada ao GPEARI a

monitorização do QUAR relativa ao 1.º semestre e ao 3.º trimestre.

A síntese dos resultados dos objetivos incluídos no QUAR 2017 apresenta-se no Quadro 1,

verificando-se a superação de 8 dos 9 objetivos planeados (88%) e a não concretização de 1

dos mais relevantes (11%).

Quadro I - QUAR 2017 da SGMF – Taxa de realização dos objetivos

OBJETIVOS PESO PLANEADO TAXA DE REALIZAÇÃO

CLASSIFICAÇÃO

EFICÁCIA

O1. Otimizar os sistemas de informação 30% 100% 113,6% Superou

O2. Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social

25% 100% 122,9% Superou

O3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 004 - Finanças e Administração Pública"

25% 100% 104,4% Superou

O4. Qualificar e valorizar os recursos humanos

20% 100% 109,1% Superou

EFICIÊNCIA

O5. Garantir uma gestão financeira eficiente

40% 100% 109,0% Superou

O6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço

35% 100% 115,4% Superou

O7. Garantir a prestação dos serviços comuns nas áreas de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais

25% 100% Efetiva: 122,4% Corrigida: 117,3%

Superou

QUALIDADE

O8. Promover a excelência na prestação de serviços

70% 100% 97,7% Não atingiu

09. Concluir a autoavaliação CAF (Common Assessment Framework) e a elaboração do plano de melhorias

30% 100% 112,8% Superou

OBJETIVOS MAIS RELEVANTES


O Quadro 2, que se insere nas páginas seguintes, inclui informação completa sobre os

resultados atingidos na prossecução dos indicadores do QUAR 2017, destacando-se, entre

outros, os seguintes elementos:

A manutenção no QUAR de 12 indicadores com valores “históricos”, o que corresponde

a 66,7% do total;

A superação das metas de 14 dos 18 indicadores planeados (77,7%);

A taxa de superação excessiva, superior a 35%, do Indicador 12 (160,25%), que se

corrigiu para o limite máximo, de acordo com o determinado pelo CCAS;

A taxa de execução insuficiente de 1 indicador na área de eficácia (Ind.1) – 83,13% e de

2 indicadores que visam o apuramento do grau de satisfação dos clientes, na área da

qualidade (Inds. 15 e 16) – 95,24% e 98,5%;

A taxa de realização, superior a 120%, de 6 indicadores de eficácia, eficiência e

qualidade, respetivamente, os relativos:

à digitalização de microfilmes (Ind. 2) - 123,7%;

ao plano de ação da responsabilidade social (Ind. 3) – 133,3%;

à resposta às solicitações para ocupação de espaços e utilização de

audiovisuais (Ind. 8) – 125%;

ao tempo de resposta ao pedido de consulta ao INA (Ind. 11) - 125%;

ao tempo de apuramento de encargos para cabimento orçamental (Ind. 12) –

160,25%, cuja taxa de superação excessiva foi corrigida para 135%;

e ao nº de ações de comunicação/divulgação no âmbito da autoavaliação CAF

(Ind. 18) – 125%.


Quadro II - QUAR 2017 da SGMF – Planeamento/Resultados

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

OE 1. Melhorar a qualidade dos serviços prestados aos membros do Governo e respetivos Gabinetes, aos restantes órgãos e serviços da PPAC e a outras Comissões

OE 2. Contribuir para o aumento da eficiência e eficácia da despesa pública

OE 3. Promover a inovação, modernização e reconversão de procedimentos internos

OE 4. Garantir a Prestação de Serviços Partilhados relativos a Atividades Comuns

OE 5. Reforçar a política de gestão na área da responsabilidade social

OBJETIVOS OPERACIONAIS

PLANEAMENTO RESULTADOS

EFICÁCIA Ponderação: 40% EFICÁCIA: 45,1%

O1 - (OE 3) - Otimizar os sistemas de informação Peso: 30%

INDICADORES 2014 2015 2016 META 2017

Tolerância Valor crítico

PESO RESULTADO ANUAL 2017

TAXA DE REALIZAÇÃO

CLASSIFICAÇÃO

IND 1. Grau de implementação dos projetos planeados (%)

68 85 74 85 5 100 25% 66,50 83,13% Não atingiu

IND 2. Percentagem de unidades digitalizadas (microfilmes do GPP)

- - - 60 0 100 75% 97,92 123,70% Superou

O2- (OE 5) - Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social Peso: 25%





CLASSIFICAÇÃO

IND 3. Taxa de realização do plano de ação da responsabilidade social (RSO)

100 100 112,5 70 0 100 50% 110,00 133,33%

Superou

IND 4. Grau de implementação das medidas de segurança, higiene e saúde no trabalho (%)

70 90 70 60 0 100 50% 80,00 112,50% Superou


8


O3 - (OE 2) - Garantir a gestão eficaz do "Programa 004 - Finanças e Administração Pública"

Peso: 25%



PESO RESULTADOANUAL 2017


CLASSIFICAÇÃO

IND 5. Tempo de resposta às solicitações de reforço/alterações orçamentais, no âmbito da coordenação do P-004 (dias úteis)

3,2 2,5 6,32 7 0 3 100% 6,30 104,38% Superou

O4 - (OE 3) - Qualificar e valorizar os recursos humanos Peso: 20%





CLASSIFICAÇÃO

IND 6. Nº de trabalhadores que frequentaram ações de formação

56 60 77 40 10 81 100% 55 109,15% Superou

EFICIÊNCIA Ponderação:40% EFICIÊNCIA: 45,3%

O5 - (OE 2) - Garantir uma gestão financeira eficiente Peso: 40%

INDICADORES 2014 2015 2016 META2017




CLASSIFICAÇÃO

IND 7. Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada (compras agregadas)

20,1 23,4 32,4 10,5 1,5 34 100% 18,98 109,02% Superou

O6 (OE 2) - Rentabilizar os recursos afetos ao serviço Peso: 35%

INDICADORES 2014 2015 2016 META2017




CLASSIFICAÇÃO

IND 8. Taxa de resposta às solicitações para ocupação de espaços e utilização de audiovisuais

100 100 98 95 0 100 50% 100,00 125,00% Superou

IND 9. Taxa de cobrança de receita própria, face ao montante total de honorários, liquidado no ano

57,9 52,2 82,8 50 0 90 50% 59,28 105,80% Superou


9


O7 - (OE 4) - Garantir a prestação dos serviços comuns nas áreas de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais

Peso: 25%





CLASSIFICAÇÃO

IND 10. Tempo médio de elaboração de registos de cabimento logísticos e financeiros, após receção de notificação (dias úteis)

2 1 1,5 4 1 1 20% 2 114,17% Superou

IND 11. Tempo médio de resposta ao pedido de consulta ao INA (nº de dias após a entrada do pedido)

- - - 3 0 1 20% 1 125,00% Superou

IND 12. Tempo médio de apuramento de encargos para cabimento orçamental (nº de dias após a entrada do pedido)

- - - 3 0 2 20% 0,59 Efetiva:

160,25% Corrigida: 135,00%

Superou

IND 13. Tempo médio de processamento das aquisições e de processamento de solicitações de pareceres a entidades externas (dias úteis)

2,5 2,5 3 3 0 1 20% 3 100,00% Atingiu

IND 14. Tempo médio de processamento e envio da fatura para pagamento, após validação pelos Organismos (dias úteis)

3 2 3 3 0 1 20% 2 112,50% Superou


10


QUALIDADE Ponderação: 20% QUALIDADE: 20,4%

O8. - (OE 1) - Promover a excelência na prestação de serviços Peso: 70%





CLASSIFICAÇÃO

IND 15. Grau de satisfação com a organização de viagens (escala CAF)

- - 4,44 4,30 0,10 5 25% 4,00 95,24% Não atingiu

IND 16. Grau de satisfação dos clientes (escala CAF)

- 4,02 4,0 4,05 0,05 5 75% 3,94 98,50% Não atingiu

O9. - (OE 1) - Concluir a autoavaliação CAF (Common Assessment Framework) e a elaboração do plano de

melhorias Peso: 30%





CLASSIFICAÇÃO

IND 17. Grau de implementação do processo CAF (%)

- - 55 75,00 5,00 100 75% 83,75 108,75% Superou

IND 18. Nº de ações de comunicação/divulgação

- - 3 3 1 5 25% 5 125,00% Superou

Gráfico I – Taxa de realização dos indicadores do QUAR 2017

Induzida pelos resultados dos 18 indicadores de medida definidos, a taxa de realização efetiva do QUAR 2017 atingiu 111,4%, pontuação

idêntica à do ano de 2016 -111,7% - e a pouca distância da registada no ano de 2015 - 113,8%.

83,13%

123,70% 133,33% 112,50% 104,38% 109,15% 109,02%

125,00% 105,80% 114,17%

125,00%

160,25%

100,00% 112,50%

95,24% 98,50% 108,75% 125,00%

Ind 1 Ind 2 Ind 3 Ind 4 Ind 5 Ind 6 Ind 7 Ind 8 Ind 9 Ind 10 Ind 11 Ind 12 Ind 13 Ind 14 Ind 15 Ind 16 Ind 17 Ind 18

Eficácia Eficiência Qualidade


11

O Quadro 3 ilustra a superação da pontuação planeada em todos os parâmetros, com

destaque para a eficiência, seguida de perto pela eficácia, pese embora não tenha sido

atingido um dos objetivos de qualidade (Obj. 8), considerado como um dos mais relevantes.

Ainda assim, verifica-se que a taxa de realização deste objetivo (97,7%) se situa a uns

escassos 2,3 pontos percentuais do cumprimento (100%).

Todavia, é um facto que este resultado de 2017 - superação de 8 objetivos (88,9%) e

incumprimento de 1 (11,1%) - desceu face aos dois anos precedentes: em 2016 foram

superados 8 objetivos (88,9%) e atingido 1 (11,1%) e, em 2015, foram superados 6 objetivos

(75%) e atingidos 2 (25%).

Porém, constata-se que a taxa de realização efetiva anual do QUAR 2017 se situou em

111,4%. Depois de ser expurgada da taxa de superação excessiva do Indicador 12, objetivo 7,

a taxa global corrigida de realização do QUAR (110,9%) dista uns escassos 0,8 p.p. da do ano

de 2016 (111,7%), mantendo a SGMF um nível de desempenho positivo, ainda que careça de

se focalizar no aumento da satisfação dos seus clientes e utilizadores, tomando para isso as

medidas que forem consideradas adequadas.

Quadro III - QUAR 2017 da SGMF – Taxa de realização de parâmetros e objetivos

OBJETIVOS PLANEADO

REALIZADO TAXA DE REALIZAÇÃO

CLASSIFICAÇÃO

EFICÁCIA 40% 45,1% 112,7% Superou

O1. Otimizar os sistemas de informação 30% 34,1% 113,6% Superou

O2. Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social

25% 30,7% 122,9% Superou

O3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 004 - Finanças e Administração Pública"

25% 26,1% 104,4% Superou

O4. Qualificar e valorizar os recursos humanos

20% 21,8% 109,1% Superou

EFICIÊNCIA 40% Efetiva: 45,8% Corrigida:45,3%

Efetiva: 114,6% Corrigida: 113,3%

Superou

O5. Garantir uma gestão financeira eficiente

40% 43,6% 109,0% Superou


35% 40,4% 115,4% Superou

O7. Garantir a prestação dos serviços comuns nas áreas de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais

25% 29,3% Efetiva: 122,4% Corrigida: 117,3%

Superou

QUALIDADE 20% 20,4% 102,2% Superou

O8. Promover a excelência na prestação de serviços

70% 68,4% 97,7% Não atingiu

09. Concluir a autoavaliação CAF (Common Assessment Framework) e a elaboração do plano de melhorias

30% 33,8% 112,8% Superou

TAXA DE REALIZAÇÃO FINAL EFETIVA: 111,4% CORRIGIDA: 110,9%

SUPEROU


12

Em 2016 registaram-se as taxas de superação mais elevadas em dois objetivos operacionais

de eficácia,O2 Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social (+20,6%) e O4

Qualificar e valorizar os recursos humanos (+22,6%) e em dois de eficiência, O5 Garantir uma

gestão financeira eficiente (+23,3%) e O6 Rentabilizar os recursos afetos ao serviço (+17,7%).

No gráfico abaixo pode observar-se que, em 2017, apenas os objetivos O2 e O6, permanecem

representados, já que obtiveram uma taxa de superação similar à do ano precedente, não

figurando o O4 Qualificar e valorizar os recursos humanos e o O5 Garantir uma gestão

financeira eficiente, por terem apresentado taxas de superação de menor dimensão, inferiores

a 10%.

Destaca-se a entrada do O7, relativo à prestação de serviços comuns, matéria de importância

fulcral na atividade desenvolvida pela SGMF, que obteve um “score” elevado: +17,3%

Não menos importante é fazer referência à pontuação do O9, referente à CAF e ao plano de

melhorias, que incrementou a Qualidade, se bem que a taxa de superação seja a mais

moderada, em comparação com as dos restantes objetivos incluídos no gráfico.

Gráfico II – Hierarquização das taxas de superação mais elevadas dos OO em 2017

+22,90%

+17,30%

+15,40%

+13,60%

+12,80%

09. Concluir a autoavaliação CAF (CommonAssessment Framework) e a elaboração doplano de melhorias

O1. Otimizar os sistemas de informação


O7. Garantir a prestação dos serviços comunsnas áreas de recursos humanos, financeiros,logísticos e patrimoniais

O2. Garantir a execução do plano de ação daresponsabilidade social


13

Os resultados anuais dos objetivos do QUAR, atrás especificados, influenciaram as taxas de

realização dos parâmetros, cuja evolução plurianual se representa no Gráfico abaixo.

Gráfico III - QUAR: taxas de realização dos parâmetros 2015-2017

As evidências apontam para:

uma ligeira recuperação dos níveis de eficácia, que tinha baixado mais de 5 p.p. em

2016, face a 2015, ano em que se registou o melhor resultado desta série;

a descida de 4,5 pontos na eficiência, com o resultado menos expressivo do triénio,

ainda assim bastante positivo;

o melhor resultado plurianual em matéria de qualidade, embora com um incremento

muito modesto de 0,8 pontos.

A pontuação no parâmetro da qualidade foi induzida pelo score alcançado na prossecução de

um dos dois objetivos planeados, o O9, referente à CAF e ao plano de melhorias, cujos

indicadores foram superados.

Contudo, em desfavor de uma majoração da qualidade, não foi atingido o O8. Promover a

excelência na prestação de serviços, facto que teve subjacente os resultados do IND 15. Grau

de satisfação com a organização de viagens e do IND 16. Grau de satisfação dos clientes,

cujas taxas de realização se quedaram abaixo dos 100%

Tratando-se de um dos objetivos mais relevantes, houve que reunir a necessária informação

junto de todas unidades orgânicas para procurar compreender as razões da insatisfação dos

clientes e utilizadores dos serviços da SGMF – Indicadores 15 e 16, matéria que se aborda no

ponto 2.1.2 Causas de incumprimento de alguns indicadores do QUAR.

Eficácia

Eficiência

Qualidade

116,3

118,1

100

110,7

117,8

101,4

112,7

113,3

102,2 2017 2016 2015


14

2.1.1. Evolução dos resultados de indicadores com valores “históricos”

No Quadro 4 pode assistir-se às oscilações dos 12 indicadores abaixo indicados, cujos

resultados revelam maior ou menor estabilidade no período 2015-17.

Apresentam trajetórias descendentes os indicadores de eficácia e qualidade, relativos,

respetivamente, à implementação de projetos e ao grau de satisfação dos clientes, que não

atingiram as metas planeadas, constatando-se, além disso, o aumento do tempo médio de

resposta na elaboração de cabimentos, matéria ligada à eficiência.

Embora tenham superado as metas, registaram-se em 2017 quedas consideráveis nos

resultados de indicadores que, em 2016, tinham obtido “scores” similares aos melhores valores

históricos: nº de trabalhadores que frequentaram formação (-22), grau de poupança com

compras agregadas (-13,46 p.p.) e taxa de cobrança de receita de honorários (-28,51 p.p.).

Quadro IV - QUAR: evolução dos indicadores com valores “históricos” no período 2015-2017

2015 2016 2017

Grau de implementação dos

projetos planeados85 74 66,5

Taxa de realização do plano de

ação da responsabilidade social

(RSO)

100 112,5 110

Grau de implementação das

medidas de segurança, higiene e

saúde no trabalho na SGMF

90 70 80

Tempo de resposta às solicitações

de reforço/alterações orçamentais,

no âmbito da coordenação do P-

004 (incremento negativo)

2,5 6,32 6,3

Nº de trabalhadores que

frequentaram ações de formação60 77 55

Grau de poupança gerada entre

despesa prevista e despesa

efetuada (compras agregadas)

23,42 32,44 18,98

Taxa de resposta às solicitações

para ocupação de espaços e

utilização de audiovisuais

100 98 100

Taxa de cobrança de receita

própria, face ao montante total de

honorários, liquidado no ano

52,19 82,79 59,28

Tempo médio de elaboração de

registos de cabimento logísticos e

financeiros, após receção de

notificação (incremento negativo)

1 1,5 2

Tempo médio de processamento

das aquisições e de

processamento de solicitações de

pareceres a entidades externas

(incremento negativo)

2,5 3 3

Tempo médio de processamento e

envio da fatura para pagamento,

após validação pelos Organismos

(incremento negativo)

2 3 2

Grau de satisfação dos clientes

(escala CAF)4,02 4 3,94

EFICÁCIA

EFICIÊNCIA

QUALIDADE


15

2.1.2. Causas de incumprimento de alguns indicadores do QUAR

O1 – (OE 3) - Otimizar os sistemas de informação (taxa de superação: +13,6%)

INDICADOR 1: Grau de implementação dos projetos planeados (%)

Meta: 85; Tolerância: 5; Valor Crítico:100

Resultado: 66,5

Desvio face à meta: -16,87%

O indicador 1, um dos que sustenta a realização do objetivo1, não foi atingido.

Tabela I – Fases dos projetos

Fases dos projetos 100%

Análise, CE e processo aquisitivo 10%

Levantamento de Requisitos 40%

Desenvolvimento 30%

Testes 5%

Produção 15%

Existem, naturalmente, alguns imprevistos e dificuldades que se considera importante referir e

que justificam a referida execução:

1. Todos os projetos planeados requerem, na sua fase inicial, a elaboração de

procedimentos aquisitivos, conforme previsto na Tabela I acima indicada. Esta primeira

fase tem tempos de resposta específicos e previstos no CCP que dependem do tipo de

procedimento.

2. Para além dos prazos identificados no ponto 1, existem outros tempos de resposta para

obtenção de pareceres prévios, obrigatórios e imprevisíveis porque dependentes de

Entidades externas à SGMF. Este facto é uma das condicionantes que conflui para uma

fraca execução de alguns dos projetos planeados.

3. Análoga à condicionante atrás referida, junta-se o caráter transversal, associado a

alguns destes projetos, envolvendo todos os Dirigentes e muitos trabalhadores de cada

UO da SGMF. Esta situação dificulta a gestão/execução do cronograma inicial de

projeto, bastante exigente, porque alinhado com o cronograma aprovado em sede de

candidatura SAMA2020. As necessárias reuniões de trabalho, para dar cumprimento à

fase 2, foram, por diversas vezes, reagendadas, devido à necessária articulação entre

as atividades inerentes ao desenvolvimento do projeto e as atividades próprias de cada

UO, que têm tempos de resposta apertados.

Assim, e apesar de existir um controlo de projeto articulado e minucioso, não foi possível

cumprir todo o cronograma previsto para todos os projetos planeados e com todas as áreas da

SGMF envolvidas, o que conduziu à repercussão na sua execução.


16

O8. - (OE 1) - Promover a excelência na prestação de serviços

INDICADOR 15: Grau de satisfação com a organização de viagens (escala CAF)

Meta: 4,30; Tolerância: 0,10; Valor Crítico: 5

Resultado: 4


Competiu à Direção de Serviços de informação e Relações Públicas (DSIRP), em 2017, a

gestão e organização dos pedidos de viagens dos Gabinetes dos Membros do Governo e das

Direções-Gerais do Ministério das Finanças.

Indicam-se abaixo as razões que poderão estar na base de uma avaliação positiva mas abaixo

da meta no 2º semestre (resultado final obtido 4,00).

1. A mudança do modelo de prestação de serviços centralizados para serviços partilhados

pode ter causado alguns constrangimentos às Direções-Gerais abrangidas.

2. Em 2017, as Relações Públicas trabalharam com 4 agências de viagem! Esta oferta

alargada, embora correspondesse às necessidades dos Gabinetes dos Membros do

Governo do MF e das Direções-Gerais, não é compatível com as normas que regulam a

contratação de agências de viagem. Esta situação, no entanto, verificou-se porque não

havia nenhum Acordo Quadro válido para este período. Esta flexibilidade, se por um

lado, permitiu dar resposta aos pedidos de todos os públicos, por outro criou uma

expectativa que não pôde ser mantida aquando da entrada em vigor do atual Acordo

Quadro.

O procedimento de contratação não depende das Relações Públicas. No entanto, todos os

constrangimentos processuais refletem-se na avaliação referente à organização da viagem (da

responsabilidade da DSIRP).

INDICADOR 16: Grau de satisfação dos clientes (escala CAF)

Meta: 4,05; Tolerância: 0,05; Valor Crítico: 5

Resultado: 3,94


Para o resultado deste indicador contribuíram todas as unidades orgânicas da SGMF,

conforme se encontrava previsto no planeamento, e explicitado em sede de BSC 2017.

Algumas UO não atingiram a meta [4; 4,10], pelo que se apresentam abaixo as justificações

aduzidas pelas mesmas.


17

A Divisão de Gestão de Recursos Humanos (DGRH) refere o seguinte:

Não obstante a disponibilidade para com os seus clientes, a procura em

responder às suas solicitações e resolver os seus problemas a Divisão não atingiu

a meta proposta para este objetivo. Para a atingir necessitaria de obter um grau

de satisfação de 4 e obteve 3,85, o que corresponde a uma taxa de realização de

96,25%.

A Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP), que obteve o resultado de

3,55, e uma taxa de realização de 88,75%, indica:

A principal causa de incumprimento terá estado relacionada com a falta de

recursos humanos sendo que, no decurso do ano, as 2 Secções – Secção de

Património, Economato e Inventário (SPEI) e Secção de Viaturas e Comunicações

(SVC) - viram-se privadas de 5 assistentes técnicos, facto que, aliado à falta de

recursos financeiros e a constrangimentos orçamentais e processuais, impediu a

resposta pronta às diversas solicitações dos Gabinetes Ministeriais e das

Entidades a quem prestamos serviços partilhados.

A Unidade Ministerial de Compras (UMC), cujo resultado se situou em 3,6, atingindo uma taxa

de realização de 90%, explicita:

A atividade da Unidade Ministerial de Compras, a exemplo das UMC dos

restantes Ministérios da Administração Pública Central, tem vindo a ser afetada

por um conjunto de situações geradas por novas regulamentações e pelo contexto

restritivo orçamental que, ao limitar a atividade e a disponibilidade orçamental

para essa atividade por parte dos vários serviços do Ministério das Finanças vem

impedindo o atempado lançamento dos procedimentos centralizados planeados,

obrigando à reestruturação do plano de compras por adaptação à disponibilidade

dos serviços e às dificuldades que estes sentem no cumprimento e conjugação

das condições para a tramitação dos procedimentos.

Neste contexto, o recurso a situações de exceção que suprissem as necessidades

dos serviços do MF e o atraso de procedimentos tornou-se frequente demais por

consequência daquelas situações e ainda por várias situações de não decisão por

parte dos órgãos competentes para tal, situações estas que, relativamente às

quais e embora se tenha acautelado (tanto quanto possível) a inexistência de

responsabilidade direta da SGMF/UMC, acabaram por contaminar os serviços do

MF no momento da avaliação da satisfação dos serviços prestados, não se

conseguindo a total separação do apuramento das responsabilidades do ponto de

vista daqueles serviços.


18

Não deixa de ser curioso constatar que as situações restritivas referidas, geradas

fora da esfera de influência dos serviços do MF e da UMC, mas com implicações

fortes no seu dia-a-dia, se refletem na atividade desta última exatamente em

consequência da dificuldade que os próprios serviços do MF sentem em cumprir

as determinações legais e regulamentares necessárias à sua agregação junto dos

procedimentos centralizados pela UMC, sem responsabilidade desta, mas sim, em

última análise, da responsabilidade de quem gerou aquelas situações na

sequência das decisões que emitiram e pelos próprios serviços clientes que, face

à avaliação, não reconhecem a sua própria responsabilidade na realidade de que

porventura reclamam ou com a qual não estarão satisfeitos.

Não obstante, a UMC do MF tem vindo a adaptar a sua organização e modo de

atuação de forma a alcançar a satisfação das necessidades manifestadas pelos

diversos serviços do Ministério, resultando tal adaptação no lançamento e

tramitação de 13 procedimentos aquisitivos que permitiram a contratação de bens

e serviços necessários ao funcionamento daqueles serviços, embora com o

desfasamento provocado pelas alterações e situação supra referidas.


19

2.1.3. Taxas de superação das metas do QUAR: algumas justificações

OBJETIVO 1 – (OE 3) - Otimizar os sistemas de informação (taxa de superação: +13,6%)

Apesar de não ter sido atingida a meta do indicador 1 - Grau de implementação dos projetos

planeados (%), cuja taxa de realização apresenta um desvio negativo de -16,87%, o objetivo 1

do QUAR Otimizar os sistemas de informação foi superado, porquanto o seu resultado,

induzido pela taxa de superação do indicador 2, superou a meta programada.

INDICADOR 2: Percentagem de unidades digitalizadas (microfilmes do GPP)

Meta: 60; Valor Crítico:100

Resultado:97,92

Dimensão da superação face à meta: +23,7%

De acordo com o solicitado pelo Gabinete de Planeamento e Políticas e Administração Geral

da Agricultura, Florestas, Desenvolvimento Rural e Mar (GPP) foi prevista a digitalização de

720 bobines de microfilme. Durante o ano de 2017 foram transferidas de suporte 705 bobines,

o que representa 97,9% da totalidade.

De assinalar que, por motivos alheios a esta SGMF, entre 1 de janeiro a 29 de junho, o GPP

não entregou qualquer bobine para digitalizar, representando um esforço considerável a

obtenção da produção acima mencionada em metade do tempo disponível.

OBJETIVO 2 – (OE 5) - Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social (taxa

de superação: +22,9%)

INDICADOR 3: Taxa de realização do plano de ação da responsabilidade social (RSO)


Resultado:110


A área de Responsabilidade Social tem sido objeto de trabalho partilhado entre a DSIRP e a

DGAP, na área da saúde. Esta parceria beneficiou claramente os trabalhadores da SGMF e do

MF, que tiveram à sua disposição uma programação variada e dirigida às suas necessidades.

As áreas da Cultura e Comunidade têm sido desenvolvidas com vista a dar resposta às

sugestões fornecidas pelos trabalhadores, no diagnóstico efetuado no final de 2016, e às

necessidades sentidas na comunidade local, nomeadamente as campanhas de solidariedade

social a favor do Centro Paroquial de Alfama e dos Bombeiros Voluntários de Lisboa. No final

deste ano foram realizadas 22 atividades programadas, distribuídas pelas áreas da Saúde,

Cultura e Comunidade, com um total de 848 participantes.

INDICADOR 4: Grau de implementação das medidas de segurança, higiene e saúde no

trabalho na SGMF (%)


Resultado:80


Foram executadas 16 das 18 medidas planeadas, inseridas nas seguintes ações:


20

1 - Implementação do sistema de Gestão de Medicina no Trabalho SGMF

2 - Promoção da saúde em meio laboral na SGMF

3 - Prevenção de riscos psicossociais na SGMF

4 - Implementação do sistema de Gestão de Segurança no Trabalho na SGMF

5- Promoção da responsabilidade ambiental: participação na Semana Europeia de

Prevenção de Resíduos

Foram ainda operacionalizadas 4 medidas extra plano relacionadas com a melhoria da

acessibilidade do edifício do MF, com a logística e acolhimento do Fórum de Promoção da

Segurança e Saúde no trabalho na Administração Pública, com uma candidatura ao prémio

EDP energia elétrica e ambiente (10.ª edição) e com a remodelação das instalações elétricas

de um gabinete governamental e da respetiva receção.

OBJETIVO 6 - (OE 2) - Rentabilizar os recursos afetos ao serviço (taxa de superação: +15,4%)

INDICADOR 8: Taxa de resposta às solicitações para ocupação de espaços e utilização

de audiovisuais


Resultado: 100

Dimensão da superação face à meta: +25%

A equipa de Relações Públicas, notabiliza-se junto dos seus clientes pelo serviço que presta na

gestão de grandes eventos nacionais e internacionais, cf. Tabela abaixo. No entanto, o

reduzido número de elementos que gerem esta atividade e a existência de apenas um técnico

de audiovisuais, têm causado alguns constrangimentos na organização das mesmas.

Tabela II - Resultados questionários - Apoio Audiovisual/Eventos 2017

QUESTÕES VALORAÇÃO

Apoio Audiovisual

4,24

Organização Logística Reuniões e Eventos

4,31

Para a elevada taxa de concretização, contribuíram:

Internamente - a clara distribuição de tarefas, o empenho e a flexibilidade da equipa;

Externamente - a cedência de material audiovisual de outras Direções-Gerais e o

registo fotográfico e amplificação sonora, por parte da Autoridade Tributária e

Aduaneira, AT, e do INA.


21

O7 - (OE 4) - Garantir a prestação dos serviços comuns, nas áreas de recursos humanos,

financeiros, logísticos e patrimoniais (taxa de superação: +17,3%)1

Relativamente aos resultados dos indicadores 11 e 12, a responsável da DGRH indica que,

para garantir os níveis de serviço protocolados, só se contou com nove trabalhadores na

Secção de Administração de Pessoal, Remunerações e Expediente (SAPE/SR), tendo dois

iniciado funções em novembro/2017 e um regressado em outubro/2017.

Considerando os resultados obtidos, pode concluir-se que a superação só foi possível pelo

sentido de responsabilidade e compromisso com o serviço dos trabalhadores.

INDICADOR 11: Tempo médio de resposta ao pedido de consulta ao INA (nº de dias

após a entrada do pedido- dias úteis) Meta: 3; Valor Crítico:1

Resultado: 1


INDICADOR 12: Tempo médio de apuramento de encargos para cabimento orçamental

(nº de dias após a entrada do pedido) Meta: 3; Valor Crítico: 2

Resultado: 0,59


Quanto ao indicador 12, tratando-se de um dos selecionados para o QUAR da SGMF foram

encetados todos os esforços para que as informações, sempre que possível, fossem

elaboradas no próprio dia do pedido.

A responsável da Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património indica que foi possível

superar a meta do indicador 14 devido ao empenhamento dos trabalhadores, apesar do

acréscimo exponencial de processos aquisitivos, aliado à tramitação complexa dos mesmos e

aos constrangimentos financeiros, tornando a contratação pública, na maioria das vezes, mais

morosa do que o desejável.

INDICADOR 14: Tempo médio de processamento e envio da fatura para pagamento,

após validação pelos Organismos (dias úteis) Meta: 3; Valor Crítico: 1

Resultado: 2


1 Esta taxa de superação encontra-se corrigida, depois de expurgada da superação excessiva do

indicador 12.


22

O9. - (OE 1) - Concluir a autoavaliação CAF (Common Assessment Framework) e a elaboração

do plano de melhorias (taxa de superação: +12,8%)

INDICADOR 18: Nº de ações de comunicação/divulgação

Meta: 3; Tolerância: 1; Valor Crítico: 5

Resultado: 5


Para dar cumprimento ao indicador - Nº de ações/iniciativas de comunicação /divulgação

(relatório de autoavaliação e plano de melhorias) – foi elaborado e aprovado, um plano de

comunicação que deu resposta às propostas de ações de melhoria (quick win), identificadas

aquando da autoavaliação, ainda em 2016, e que promovessem uma cultura de comunicação e

de diálogo com todas as partes interessadas (PI) internas e externas, bem como a

divulgação/comunicação de informação, de forma sistemática, planeada e mais assertiva com

os seguintes objetivos:

1. Melhorar a comunicação formal e informal interna (interdepartamental e geral) e a

externa,

2. Transformar numa rotina a partilha e difusão de realizações, dificuldades e sucessos (os

nossos resultados/o que fizemos bem/as dificuldades e constrangimentos que

ultrapassámos e/ou dificultaram e prejudicaram o nosso trabalho),

3. Fazer propostas de difusão de matérias de interesse para todos os trabalhadores da

organização

4. Aumentar o (re)conhecimento interno, o respeito mútuo e a proximidade entre as UO, os

seus dirigentes e trabalhadores

5. Elevar os níveis de satisfação, especialmente ao nível da autoavaliação da SGMF

Reconhecendo a importância desta iniciativa, para todas a PI envolvidas, e apesar de todas as

tarefas urgentes, que os membros das equipas envolvidas neste processo tinham que executar

garantidamente e em simultâneo, transferiu-se a execução deste plano de comunicação para o

último trimestre de 2017.

http://dorado/ReportServer?%2FMFAP%2FBalanceScoredcard_Indicadores_Graficos&NomeObjectivoPrimario=Balanced%20Scorecard%20-%20Objectivos%20das%20Direc%C3%A7%C3%B5es&Meta=%C3%9Altimo%20C%C3%A1lculo%20%3E%3D%203%2C00&Tolerancia=1&ValorCritico=5&Peso=50&RealizadoActuals=125&RealizadoAcumulados=125&RealizadoAnuals=125&Indicador=N%C2%BA%20de%20a%C3%A7%C3%B5es%2Finiciativas%20de%20comunica%C3%A7%C3%A3o%20%2Fdivulga%C3%A7%C3%A3o%20(relat%C3%B3rio%20de%20autoavalia%C3%A7%C3%A3o%20e%20plano%20de%20melhorias)&IDIndicador=930&Periodo=Ano&Area=DSIQ%20%20%20%20%20%20&Ano=2017&rs%3AParameterLanguage=



23

Tabela III - Plano de Comunicação

Foram envidados todos os esforços no sentido de dar cumprimento ao indicador para aferir da

sensibilidade das PI internas para a matéria de otimização da comunicação interna como base

para implementação mais ajustada da ação de melhoria mais abrangente, inscrita em sede de

Plano de Melhorias.

Fases da comunicação Data Mensagem Resultados esperados

1. Apresentação dos

resultados dos

questionários de satisfação

20 de outubro 10:00h

O que pensam de nós os nossos parceiro/clientes e colaboradores

Aumento da taxa de resposta aos questionários de satisfação

2. Apresentação do grau de

execução do PA 2017

27 de outubro 10:00h

Monitorização de todas as atividades do PA para assegurar a realização dos objetivos

Corrigir/alterar percurso das atividades para atingir os resultados planeados

3. Apresentação do grau de

execução das medidas de

eficiência orçamental (OE

2017)

7 de novembro 10:00h

Monitorização de todas as atividades inscritas para assegurar a realização do planeado

Corrigir/alterar percurso das atividades para atingir os resultados planeados

4. Apresentação do Relatório

de autoavaliação CAF

24 de novembro 10:00h

Apresentação dos resultados da AA

Reconhecimento do trabalho da EAA - Reflexão em torno dos resultados do diagnóstico, destacando apenas os pontos fortes e assumindo os pontos fracos e sua criticidade para toda a SGMF

5. Apresentação das ações de

melhoria

5 de dezembro 10:00h

Demonstrar que valeu a pena aplicar a Estrutura Comum de Avaliação (CAF) à SG

Implementação das ações selecionadas


24

2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores

Neste ponto, são apresentados, sucintamente, alguns dos elementos mais significativos sobre

os resultados apurados relativos à satisfação dos clientes da SGMF.

A Secretaria-Geral continuou a aplicar em 2017 o modelo de questionário, baseado nos

critérios da CAF (Estrutura Comum de Avaliação), que se tem utilizado desde 2015.

Os grupos de clientes, identificados na tabela abaixo, foram auscultados no final do 1.º e do 2.º

semestre do ano transato, apresentando-se os demais elementos relativos aos resultados da

aplicação dos questionários na mesma tabela.

As taxas de resposta continuam a ser pouco representativas, não chegando a 20% em 2 dos

grupos de inquiridos (gabinetes governamentais e clientes), pelo que se considera a avaliação

média atingida meramente indicativa, pese embora não se possa deixar de constatar uma

descida nas avaliações efetuadas no 2º semestre por estes 2 grupos de inquiridos.

Tabela IV - Grau de satisfação, semestral e anual, por grupo de clientes da SGMF

Questionários a utilizadores externos

Periodicidade dos questionários

Universo da amostra

Dimensão da amostra

Taxa de respostas

Avaliação da Secretaria-Geral

Média semestral

2

Média Anual

Gabinetes Governamentais do MF

1º Semestre 93 11 11,83% 4,25 3,92

2º Semestre 109 18 16,51% 3,58

Serviços Partilhados

1º Semestre 45 10 22,22% 3,79 3,77

2º Semestre 25 8 32,00% 3,75

Clientes identificados pelas U.O. da SGMF

1º Semestre 339 62 18,29% 4,29 4,15

2º Semestre 442 87 19,68% 4,01

Resultado Anual: 3,94 (média ponderada)

Cálculo do resultado final

Os fatores para a obtenção da média ponderada foram os seguintes:

(2 x GAB + SP + C) /4

GAB = resultado da avaliação média efetuada pelos gabinetes governamentais;

SP = resultado da avaliação média efetuada pelos dirigentes e interlocutores dos SP;

C = resultado da avaliação média efetuada por clientes de todas as Unidades Orgânicas da

SGMF.

2 Média da SGMF, com consideração do peso relativo do número de respostas registadas


25

2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI)

QUESTÕES APLICADO FUNDAMENTAÇÃO

S N NA

1 – AMBIENTE DE CONTROLO

1.1 Estão claramente definidas as especificações técnicas do

sistema de controlo interno?

X Existem manuais de procedimentos internos.

Plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas.

1.2 É efetuada internamente uma verificação efetiva sobre a

legalidade, regularidade e boa gestão?

X

1.3 Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a

habilitação necessária para o exercício da função?

X

1.4 Estão claramente definidos valores éticos e de integridade

que regem o serviço (ex. códigos de ética e de conduta,

carta do utente, princípios de bom governo)?

X Código de Conduta dos Trabalhadores da Secretaria-Geral do Ministério

das Finanças (SGMF), disponível na página internet da SGMF, em

http://www.sgmf.pt/.

1.5 Existe uma política de formação do pessoal que garanta a

adequação do mesmo às funções e complexidade das

tarefas?

X Plano de atividades, diagnóstico de necessidades de formação, plano de

frequência de ações de formação e SIADAP.

1.6 Estão claramente definidos e estabelecidos contactos

regulares entre a direção e os dirigentes das unidades

orgânicas?

X Reuniões periódicas

1.7 O serviço foi objeto de ações de auditoria e controlo

externo?

X

http://www.sgmf.pt/


26

2 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

2.1 A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras

definidas legalmente?

X Legislação associada ao funcionamento da SGMF, a saber:

- Decreto Regulamentar n.º 37/2012, de 10 de abril - Aprova a estrutura

orgânica da SGMF (definiu, entre outras, a natureza, a missão e

atribuições e tipo de organização interna);

- Portaria n.º 112/2012, de 27 de abril – Determina a estrutura nuclear

da SGMF, estabelece o número máximo de unidades flexíveis do

serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas

nucleares;

- Despacho n.º 7489/2012, de 31 de maio (republicado em anexo à

Declaração de retificação n.º1035/2012, de 10 de agosto) – Define e

implementa a estrutura flexível da SGMF.

2.2 Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados

de acordo com o SIADAP 2 e 3?

X 100%

2.3 Qual a percentagem de colaboradores do serviço que

frequentaram pelo menos uma ação de formação?

X 55,3%

3 – ATIVIDADES E PROCEDIMENTOS DE CONTROLO ADMINISTRATIVO IMPLEMENTADOS NO SERVIÇO

3.1 Existem manuais de procedimentos internos? X Manual de procedimentos internos

3.2 A competência para autorização da despesa está claramente definida e formalizada?

X Em normas legais e Despachos de delegações de competências.

3.3 É elaborado anualmente um plano de compras? X No âmbito do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), criado pelo Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de Fevereiro, e disciplinado pelo Regulamento n.º 330/2009 da ANCP (DR, II série, n.º 146, de 30 de Julho de 2009), designadamente segundo o previsto no n.º 3 do seu artigo 13º, cabe a cada Unidade Ministerial de Compras (UMC) elaborar e enviar anualmente até 30 de Outubro, à ESPAP, I.P., um Plano Ministerial de Compras (PMC).

3.4 Está implementado um sistema de rotação de funções entre trabalhadores?

X


27

3.5 As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas,

conferências e controlos estão claramente definidas e

formalizadas?

X Manuais de procedimentos internos

3.6 Há descrição dos fluxos dos processos, centros de

responsabilidade por cada etapa e dos padrões de

qualidade mínimos?

X Existem manuais de procedimentos que estão em fase de atualização dos Fluxos de Processos.

3.7 Os circuitos dos documentos estão claramente definidos

de forma a evitar redundâncias?

X Manual de procedimentos internos; manual de utilização do sistema de

gestão documental.

3.8 Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e

infrações conexas?

X

3.9 O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações

conexas é executado e monitorizado?

X

4 – FIABILIDADE DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

4.1 Existem aplicações informáticas de suporte ao

processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de

contabilidade, gestão documental e tesouraria?

X Gestão Documental: fabasot components;

Contabilidade, património: GeRFIP;

RH: GeRHuP;

Estratégia e planeamento, SIADAP 1 e SIADAP 2: Sistema de

Monitorização da Estratégia;

O sistema de controlo interno gira em torno de aspetos administrativos e

está segmentado por cada departamento da SGMF - cada

procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controlo interno

e está suportado por aplicações informáticas. O sistema contabilístico é

fiável e está assente num sistema adequado, podendo assim confiar-se

na informação por ele gerada. O Sistema de Gestão Documental é

transversal a toda a Organização, sendo o suporte para todo o controlo

administrativo.

4.2 As diferentes aplicações estão integradas permitindo o

cruzamento de informação?

X Existe interoperabilidade entre as aplicações informáticas (internas);

Existe integração entre o sistema de controlo administrativo e o sistema

de controlo contabilístico.


28

Conclusão

Não sendo aplicáveis à SGMF as matérias das questões 1.3. e 3.4, estão desenvolvidas e são aplicadas 87,5% das ferramentas e normas

recomendadas pelo Conselho Coordenador da Avaliação dos Serviços (CCAS), pelo que, sem embargo da sua constante revisão,

aperfeiçoamento e evolução qualitativa, pode afirmar-se que a gestão rigorosa dos recursos patrimoniais e orçamentais se encontra

asseverada, dado que o Sistema de Controlo Interno, instaurado na SGMF se caracteriza pela suficiência, abrangência e complementaridade.

4.3 Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a

fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos

sistemas?

X Estes mecanismos estão nativos em cada uma das aplicações.

As informações extraídas das diversas operações geram resultados

fidedignos e atempados que, por sua vez, são o ponto de análise para a

tomada de decisão.

4.4 A informação extraída dos sistemas de informação é

utilizada nos processos de decisão?

X Através de ferramentas adequadas.

4.5 Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso

de terceiros a informação ou ativos do serviço?

X Estão instituídos requisitos de segurança para entrada de terceiros no

sistema de informação da SGMF, por software e hardware;

Todos os mecanismos de segurança da informação estão instituídos.

4.6 A informação dos computadores de rede está

devidamente salvaguardada (existência de backups)?

X Manual de backups: a política nele definida assegura exclusivamente os

conteúdos alojados em áreas de partilha; sistema de GD e noutros

servidores.

4.7 A segurança na troca de informações e software está

garantida?

X Está garantida ao nível tecnológico;

Encontram-se identificados e implementados alguns requisitos

obrigatórios de segurança, a saber:

Confidencialidade/integridade/autenticidade/autenticação/não repúdio (é

usada a assinatura digital em alguns processos para garantir estes

requisitos) /disponibilidade/controle de acessos.


29

2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes

Referem-se seguidamente as justificações dos dirigentes das unidades orgânicas relativas ao

incumprimento de alguns dos seus objetivos planeados, constantes do BSC 2017 – ponto

2.4.1., ou ainda das razões para a não conclusão de projetos programados - ponto 2.4.2.

A taxa de incumprimento apresenta um agravamento face aos 2 anos precedentes, tendo

subido 13,2 pontos face ao ano transato. Esta taxa resulta do apuramento do número de

objetivos não atingidos pelas UO -10 –, face ao somatório dos objetivos planeados, que totaliza

44.

Tabela V - Evolução da taxa de incumprimento dos Objetivos

2015 2016 2017

Taxa de

incumprimento 14,29% 9,52% 22,72%


30

2.4.1. Causas de incumprimento de alguns objetivos das unidades orgânicas

Relativamente ao objetivo partilhado Garantir a satisfação dos clientes, cujo indicador, Grau de

satisfação dos clientes foi incluído no QUAR 2017, optou-se por inserir no ponto 2.1.2. Causas

de incumprimento de alguns indicadores do QUAR, as explicações do incumprimento

efetuadas pelos responsáveis operacionais das UO.

De igual modo se integrou no mesmo ponto 2.1.2. a justificação do incumprimento da meta do

indicador 1 do QUAR, Grau de implementação dos projetos planeados, cujo grau de execução

se situou em 83,13%, o que implicou que não tenha sido atingido o objetivo Reforçar a

eficiência e segurança do sistema de informação da SGMF, da responsabilidade da DSIQ.

Quanto a outros objetivos não atingidos, indicam-se abaixo algumas razões aduzidas pelos

dirigentes das equipas internas.

Objetivo: Garantir eficácia no tratamento de processos de acidentes de trabalho

Indicador: Nº de processos tratados até 31 dezembro 2017

Meta: [4100; 4300]; VC: 5000

Resultado da DGRH: 3604

Taxa de realização:87,9%

O desvio verificado deveu-se à receção de reclamações e à entrada em novembro de três

novas colaboradoras para o Núcleo de Apoio de Acidentes e Doenças Profissionais, o que

implicou a dedicação de parte do tempo de trabalho dos analistas à resposta às reclamações e

à formação das colaboradoras.

Objetivo: Contribuir para a redução da despesa pública

Indicador: % de recuperação de taxas de justiça pagas, face ao total liquidado em Notas

de custas de parte no ano

Meta: 50; VC: 90

Resultado da DSAJC: 45,37

Taxa de realização: 90,74%

Não obstante os valores da recuperação de taxas de justiça pagas, verificam-se valores

percentuais baixos justificados essencialmente por ainda estar pendente uma Nota de Custas


31

de Parte, apresentada em 2017, na qual se refletem cerca de 70 mil euros pagos em taxa de

justiça, ainda por recuperar.

A Nota em causa representa um peso de 23,34% na taxa de recuperação de taxas de justiça.

As restantes notas de custas de parte por cobrar representam apenas um peso de 2,09% na

taxa de recuperação de taxa de justiça.

Objetivo: Promover resposta atempada às solicitações de compras transversais

Indicador: Taxa de procedimentos fechados, custo de funcionamento (RH, RM) versus

poupança gerada

Meta: 5; VC: 4

Resultado da UMC: 33,64


A atividade desta Unidade Ministerial de Compras, a exemplo das restantes UMC dos restantes

Ministérios da Administração Pública Central, tem vindo a ser afetada por um conjunto de

situações de novas regulamentações e pelo contexto restritivo orçamental que, ao limitar a

atividade e a disponibilidade orçamental para essa atividade por parte dos vários serviços do

Ministério das Finanças, vem impedindo o atempado lançamento dos procedimentos

centralizados planeados, obrigando à reestruturação do plano de compras por adaptação à

disponibilidade dos serviços e às dificuldades que estes sentem no cumprimento e conjugação

das condições para a tramitação dos procedimentos.

Não obstante este contexto adverso, a UMC do MF tem vindo a adaptar a sua organização e

modo de atuação de forma a alcançar a satisfação das necessidades manifestadas pelos

diversos serviços do Ministério, resultando tal adaptação no lançamento e tramitação de 13

procedimentos aquisitivos que permitiram a contratação de bens e serviços necessários ao

funcionamento daqueles serviços.

O indicador “Taxa de procedimentos fechados, custo de funcionamento (RH, RM) versus

poupança gerada”, que sopesa os custos de funcionamento relativamente à poupança gerada,

vê o seu resultado influenciado pelas limitações de contexto acima referidas, porquanto menos

e menores procedimentos resultam em menor poupança e, consequentemente, a estrutura fixa

de custos de funcionamento (nomeadamente RH) assume um peso relativo superior,

influenciando o resultado do indicador.


32

Objetivo: Promover obras de conservação e/ou reabilitação dos imóveis afetos às

Entidades da PPAC

Indicador: Grau de execução das intervenções planeadas

Meta: 60; VC: 100

Resultado da UMC: 40


Quanto ao objetivo de Promover obras de conservação e/ou reabilitação dos imóveis afetos à

entidades da PPAC o mesmo não foi atingido porque a maioria das intervenções planeadas

não foram concretizadas devido aos cortes orçamentais ocorridos.

Ainda assim, ao longo de 2017 a DGAP, para além dos trabalhos de manutenção e de

conservação necessários ao bom funcionamento das instalações/edifício, promoveu:

a reabilitação da sala de reuniões n.º 27 do GSEAF;

a instalação de proteções metálicas na cobertura do pátio 7 do edifício sede do MF;

a remoção de tubagens de fibrocimento contendo amianto existentes nos pátios 2, 3 e 5;

a reabilitação geral da escadaria do Salão Nobre

Também foi elaborado o projeto para reabilitação das fachadas do edifício sede do MF para

candidatura ao Fundo de Reabilitação e Conservação Patrimonial mas que ainda não avançou

por falta de dotação orçamental. Ressalva-se a urgência desta intervenção atentos os riscos

identificados para os bens e pessoas.

A par das intervenções efetuadas nas áreas ocupadas pela SGMF, pelos Gabinetes e nas

áreas comuns do edifício, foram realizadas também diversas intervenções nas áreas ocupadas

nos organismos da GAF, nomeadamente, DGAEP, DGO e GPEARI.


33

2.4.2. Causas de incumprimento de alguns projetos das unidades orgânicas

Em 2017 foram inscritos no planeamento oito projetos, dois dos quais plurianuais, cuja

execução se prolonga por dois ou mais anos, como é o caso dos seguintes:

Plataforma de Partilha de Atividades Comuns – Gestão de Serviços Comuns

Outubro/2016 a julho/ 2018

Plataforma de Partilha de Atividades Comuns - Desmaterialização de processos

Outubro/2016 a março/ 2018

Integrou-se no ponto 2.1.2. Causas de incumprimento de alguns indicadores do QUAR a

justificação relativa ao Grau de implementação dos projetos planeados, 3 dos quais da

responsabilidade exclusiva da DSIQ.

A DSAD tinha previsto colaborar num projeto relacionado com uma Exposição sobre “O século

de refugiados”, cujo objetivo principal era Divulgar a documentação do Arquivo Contemporâneo

do Ministério das Finanças, mas não foi concretizada a iniciativa.

As razões já vinham indicadas no planeamento quando se referia:

“Como este projeto é coletivo e envolve outros arquivos da administração central e

local, está inteiramente dependente do bom acolhimento por parte dessas entidades

e da existência de condições técnicas e financeiras indispensáveis para a sua

realização.”


34

2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho

Na análise efetuada ao ano 2017, fica evidente que a SGMF procura a constante melhoria do

seu desempenho e aposta na prestação de um serviço de qualidade aos seus “clientes”,

nomeadamente, no incremento do recurso aos meios tecnológicos para apoio ao exercício das

suas atividades, na simplificação de procedimentos e no aperfeiçoamento dos métodos de

trabalho.

Para o efeito continuou a apostar:

a. na eficiência e eficácia dos serviços partilhados, melhorando a articulação entre o

prestador e o utilizador dos serviços através do PPAC;

b. em assegurar uma maior partilha de informação;

c. na simplificação das relações administrativas entre a Secretaria-Geral e as entidades a

quem presta serviços;

d. na modernização, simplificação e desmaterialização total dos processos

financeiros/orçamentais, patrimoniais e de recursos humanos;

e. em reduzir a burocracia nos serviços e os custos inerentes, designadamente os custos

com consumo de papel e consumíveis de impressão;

f. em monitorizar de forma permanente os níveis de serviço, através de mecanismos de

controlo automáticos e eletrónicos;

g. em garantir a existência de um repositório documental único (arquivo digital), eliminando

o risco de perda de documentos;

h. em garantir a autentificação no acesso à plataforma, bem como integrar a assinatura

eletrónica de funcionários e dirigentes, certificando as suas atribuições.

i. em garantir a reflexão permanente sobre a otimização dos serviços prestados,

disponibilizando uma área para Sugestões na Intranet.

Este esforço interno de simplificação de procedimentos, de melhoria do atendimento e

esclarecimento de dúvidas e de implementação de novos projetos, que satisfaçam cada vez

mais os nossos utilizadores, é um indicador claro das medidas tomadas para o reforço positivo

do desempenho da SGMF com o qual toda a organização está muito comprometida.


35

Em 2017, foi possível estudar os processos existentes na área de relações públicas e projetar

para 2018 algumas alterações com vista à automatização de procedimentos internos e por

esse via criar oportunidades para a inovação, nomeadamente:

Efetuou-se em 2017 a criação de uma nova Base de Dados Access, transversal a toda

a atividade desta área, cuja implementação ocorrerá em 2018. Esta aplicação pretende

centralizar o registo de dados da atividade corrente, por um lado, por outro a extração

desses elementos de forma rápida, inteligível e fiável. A utilização desta Base de

Dados, numa 1ª fase irá permitir a recolha dos elementos estatísticos a fornecer para o

Balanced Score Card, a preparação de relatórios com base nos dados daí retirados e

acompanhar em tempo útil a atividade diária da DSIRP, permitindo uma análise e

consequentemente os ajustes necessários ao nível da definição de procedimentos e

objetivos de cada trabalhador (a).

No apoio à gestão de Eventos/Cerimónias, está a ser implementado um processo de

gestão que identifica um gestor por evento, de forma a criar uma distribuição de tarefas

clara e promovendo a responsabilização de cada um(a) dos trabalhadores (as) na

organização dos eventos.

Ao nível audiovisual, pretende-se iniciar a constituição em 2018 de uma biblioteca de

imagens, que permita a localização desses registos relativos a um determinado evento

com rapidez e simultaneamente o seu envio para as Entidades que as solicitarem.

Organização logística de viagens, aposta em 2018 na reorganização dos procedimentos

internos e externos desta rúbrica, com vista a uma maior objetividade no tratamento das

viagens junto dos nossos clientes externos e na clarificação de resposta junto da

agência. Esta ação de melhoria decorre da avaliação da satisfação com a organização

de viagens esperando-se que a simplificação do processo resulte numa maior

satisfação dos nossos clientes.

Na serviço de receção aos visitantes, iniciou-se em 2017 o registo das entradas e saída

de todas as entidades que se dirigem aos gabinetes do MF. Para além desta valência, é

possível retirar listagens dessas entradas sempre que solicitado. Projeta-se ainda em

2018 a elaboração de uma nova folha de audiências com um grafismo uniforme e de

fácil preenchimento.

A aplicação de gestão de questionários utilizada na SGMF "login quest" também será

alvo, em 2018, de um processo de melhorias, já iniciado.


36

1. Permanente sensibilização dos organismos do MF para a necessidade de existência de

planeamento atempado, de forma a coordenar as necessidades de bens e serviços com

as existências ou previsões orçamentais.

2. Manutenção da procura de apuramento permanente e simplificação das peças

procedimentais à conjuntura e ao alcance dos objetivos comuns supra referidos.

3. Implementação de ações de monitorização de execução contratual consubstanciadas

em submissão e análise crítica de questionários aos organismos clientes vinculados ao

SNCP.

4. Análise dos métodos e processos de trabalho na procura de identificação de pontos de

melhoria que permitam o aumento da eficiência global.

A Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP) refere que, sendo a pressão

grande e considerando a expansão do número e complexidade das solicitações, as

responsabilidades e o risco do erro aumentam consideravelmente, para não falar dos riscos

psicossociais associados, pelo que, em 2018, urge:

Reforçar a equipa da DGAP;

Proporcionar formação especializada aos trabalhadores mais recentes e aos Técnicos

Superiores da Divisão;

Reforçar a postura preventiva através de rotinas de duplo controlo, sinalizando

potenciais ocorrências e agindo proactivamente, sempre apelando à participação dos

trabalhadores da DGAP e valorizando a meritocracia sempre que for possível;

Proporcionar ações para minorar os riscos psicossociais associados ao conteúdo,

sobrecarga e ritmo de trabalho.


37

2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos

No âmbito do Benchmarking, em que apenas participaram algumas Secretarias-Gerais,

partilharam-se as realizações e outras informações referentes à dotação de meios (recursos

humanos e financeiros) e à sua utilização para o cumprimento das atribuições e para a

prestação de serviços a clientes e entidades de vária etiologia, que se quantificam de forma

segmentada para cada área ou atividade de suporte ou de negócio desenvolvida.

Encontram-se coligidos e foram integrados no documento em Anexo D os elementos relativos

aos resultados de 2017, obtidos na prossecução de outros indicadores comuns, constantes de

uma grelha criada e estabilizada já há algum tempo, para permitir comparar algumas variáveis

e referenciar o posicionamento da SGMF relativamente a algumas das suas congéneres,

sopesando-se, porém, as realidades e as diferentes dimensões em que cada uma opera.


38

2.7. Audição de dirigentes intermédios e de trabalhadores

Abordam-se neste ponto os principais resultados da auscultação dos dirigentes intermédios e

dos restantes colaboradores, que foram convidados a pronunciar-se sobre as seguintes áreas.

Satisfação com a organização

Satisfação com a gestão e sistemas de gestão

Satisfação com as condições de trabalho

Satisfação com o desenvolvimento da carreira

Níveis de motivação

Satisfação com a liderança de topo

Explicita-se que o grau de satisfação de trabalhadores e dirigentes intermédios é avaliado

através de questionários distintos e tem por referência a escala CAF.

Refira-se ainda que a satisfação com a liderança intermédia é avaliada apenas pelos

trabalhadores e que, em 2017, a DSIQ e a DSAD deixaram de incluir questões relativas a

produtos e serviços disponibilizados.

Tabela VI - Grau de satisfação, semestral e anual, por grupo de utilizadores internos

Questionários a utilizadores internos

Periocidade dos questionários

Universo da amostra

Dimensão da amostra

Taxa de respostas

Autoavaliação da SGMF

Média Semestral

3

Média Anual

Dirigentes

intermédios

1º Semestre 8 7 87,50 % 3,99 3,70

2º Semestre 8 7 87,50 % 3,41

Trabalhadores 1º Semestre 115 30 26,09 % 3,70

3,61 2º Semestre 120 44 36,67 % 3,51

Resultado Anual: 3,65

3 Média da avaliação interna, com consideração do peso relativo do número de respostas registadas


39

2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados

2.8.1. Atividades previstas no plano

Em 2017, os diferentes setores do mapa organizacional da SGMF foram convocados a

contribuir para as medidas tendentes a consolidar o modelo de partilha de atividades

comuns, com especial relevo para as áreas de gestão de recursos humanos, patrimoniais e

financeiros, que prestam serviços aos organismos e entidades do MF.

A entrada em funcionamento da Plataforma de Partilha de Atividades Comuns (PPAC) permitiu

interações com os organismos aderentes, mas requereu um esforço contínuo da DSIQ de

apoio “on job” e in loco aos utilizadores internos e aos externos, apesar das sessões de

formação realizadas.

Além disto, a área de Planeamento e Gestão Financeira assumiu as responsabilidades

específicas da Secretaria -Geral como entidade coordenadora do Programa Orçamental 004 –

Finanças, - nos termos das disposições do Decreto -Lei n.º 25/2017, de 3 de março, alterado

pelo Decreto-Lei n.º 55/2017, de 5 de junho, que aprova as normas de execução do Orçamento

do Estado para 2017, aprovado pela Lei n.º 42/2016, de 28 de dezembro

As exigências normativas, a complexidade e morosidade dos processos, aliadas a um contexto

orçamental restritivo, tiveram um impacto não despiciendo em toda a atividade desenvolvida,

provocando o aumento do volume de trabalho e sobrecarregando as equipas.

Apesar de se contabilizarem 15 postos de trabalho não ocupados face ao planeamento inicial,

tal facto não obstou à assunção dos compromissos e responsabilidades da organização, à

custa, porém, do esforço acrescido, do empenhamento, responsabilidade e compromisso com

o serviço de trabalhadores e dirigentes.

Todos estes fatores conjugados tiveram algumas consequências no nível de desempenho

institucional, que sofreu uma diminuição face a anos precedentes, situando-se a taxa de

incumprimento em 22,7%. Importa, todavia, referir o grau de exigência, a que não nos

furtamos, na definição dos objetivos, indicadores e metas que assumimos para medir a nossa

performance tanto interna como externamente, a partir da avaliação efetuada pelos nossos

colaboradores e clientes.

Tabela VII - Planeamento/execução dos objetivos das UO 2015-2017

2017 – 32 objetivos superados e 2 atingidos num total de 44 – 77,3%

2016 – 35 objetivos superados e 3 atingidos num total de 42 - 90,48%

2015 - 38 objetivos superados e 4 atingidos, num total de 49 - 85,71%


40

Tabela VIII – Balanço da atividade desenvolvida em 2017

BALANÇO DA ATIVIDADE DESENVOLVIDA EM 2017

Unidades Orgânicas

DSIQ DGRH DPGF DSAJC DSAD DSIRP UMC DGAP TOTAL

OBJETIVOS OPERACIONAIS DAS UO

Objetivos planeados

6 4 4 5 7 7 4 7 44

Objetivos atingidos

0 0 0 0 1 0 0 1 2

Objetivos superados

5 2 3 4 6 6 2 4 32

Objetivos não atingidos

1 2 1 1 0 1 2 2 10

Taxa de Execução Anual

83,3% 50% 75% 80% 100% 85,7% 50% 71,4% 77,3%

INDICADORES DAS UO

Indicadores planeados

8 11 9 6 8 11 6 12 71

Indicadores atingidos

0 0 0 0 1 0 0 3 4

Indicadores superados

7 7 8 5 7 10 4 7 56

Indicadores não atingidos

1 2 1 1 0 1 2 2 10


87,5% 63,63% (2 inds. sem

resultado)

88,88% 83,3% 100% 90,9% 66,7% 83,3% 84,5%

ATIVIDADE CORRENTE

Processos de negócio planeados

12 48 15 3 11 10 3 9 111

Processos de suporte planeados

7 7 31 2 9 8 2 5 71

Processos assegurados

19 55 46 5 20 18 5 14 182


100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Outras atividades não previstas no planeamento

X X X X

INICIATIVAS OU PROJETOS

Projetos planeados

44 _ _ _ 4 _ _ _ 8

Projetos extraplano

1 _ _ _ _ _ _ _ 1

Projetos concretizados

2 _ _ _ 3 _ _ _ 5

.

4 Dois dos projetos planeados são plurianuais, com conclusão prevista para 2018. O projeto Plataforma de Partilha

de Atividades Comuns - Instrumentos de gestão de informação é partilhado pela DSAD e pela DSIQ.


41

Gráfico IV - Taxas de execução dos objetivos operacionais 2015-2017

Projetos 2017 Execução

Plataforma de Partilha de Atividades Comuns -Levantamento e modelação de

processos

117,65

Plataforma de Partilha de Atividades Comuns - Instrumentos de gestão de informação (Projeto partilhado)

_

Evolução do Sistema de Gestão de Acidentes Trabalho e Doenças Profissionais -

Captura Descentralizada nas Entidades Processadoras

117,65

Digitalização de bobines de microfilmes do GPP 123,7

Exposição “O século de refugiados” _

Tratamento da documentação do ex-Ministério da Reforma do Estado e da Administração Pública

100

Tratamento da série documental “Processos Especiais” da ex-Direcção-Geral da

Fazenda Pública

101,67

EM EXECUÇÃO PLURIANUAL

Projeto CAF (envolvendo toda a SGMF) 83,75

Plataforma de Partilha de Atividades Comuns – Gestão de Serviços Comuns 11,76

Plataforma de Partilha de Atividades Comuns - Desmaterialização de processos 78,24

DSIQ DGRH DPGF DSAJC DSAD DSIRP UMC DGAP SGMF

100

66,7

100

83,3

100

85,7

60

83,3 85,7

100 100

75

100 100 100

50

80

90,48

83,3

50

75 80

100

85,7

50

71,4 77,3

2015

2016

2017


42

2.8.1.1.Dados adicionais sobre a atividade desenvolvida

Na área de inovação e qualidade

Atividades desenvolvidas e resultados alcançados

A área de suporte ao utilizador – Servicedesk, é quem presta todos os serviços relacionados

com a plataforma partilhada de atividades comuns (PPAC), apoio técnico a todos os

utilizadores da SGMF e é avaliada periodicamente através dos questionários de satisfação.

Verificaram-se, no triénio 2015-2017, as seguintes avaliações numa escala CAF de 1 a 5.

Tabela IX – Avaliação 2015-2017 - Servicedesk

1.

2.

3.

4.

Era expectável que a satisfação dos nossos clientes da Partilha de atividades comuns e dos

clientes da plataforma de gestão de acidentes de trabalho e doenças profissionais (SGATDP)

baixasse ligeiramente, já que foi o ano de entrada em produção, de alterações significativas

nas respetivas plataformas tecnológicas com a consequente mudança de forma de trabalhar,

adotando-se a gestão de atividades por processos e a desmaterialização total do processo do

acidentado.

O conceito de gestão por processos, implementado pela PPAC, nada mais é do que a

interação entre as várias atividades que são realizadas na SGMF e Organismos, pelas diversas

unidades orgânicas. Isto contraria a forma de trabalhar que estava segmentada por UO,

seções, setores. Esta mudança de paradigma entra em conflito com as práticas

institucionalizadas anteriormente e tem dificultado o entendimento e a utilização real do

conceito de abordagem por processos. De facto, as atividades raramente são realizadas por

uma única área ou grupo de pessoas. Regista-se o envolvimento de várias áreas e equipas

específicas que, funcionalmente, utilizam a gestão por processos.

Enfim, a gestão por processos representou uma visão bastante abrangente, sistemática e

estruturada que garante a participação efetiva dos envolvidos, independentemente do nível

hierárquico, promovendo o comprometimento com a qualificação do processo de trabalho.

Colocar este modelo em prática exigiu uma nova forma de analisar, de repensar e de decidir

todo o trabalho da SGMF e dos Organismos. No entanto, apesar de toda a mudança efetuada,

verifica-se que nos foi atribuída uma excelente avaliação indicando que a perceção dos nossos

clientes, relativamente ao novo modelo, é positiva, reconhecendo mesmo todo o esforço que

colocámos no suporte à PPAC para minimizar o impacto gerado.

2015 2016 2017

Gabinetes 4,35 5,00 4.59

Partilha de Atividades Comuns 4,25 4,75 4.17

Clientes SGATDP 4,83 3,92 4.22


43

Relativamente ao SGATDP, a implementação da Captura Descentralizada do processo, em

produção desde 26 de junho de 2017, transformou o procedimento tornando-o totalmente

desmaterializado, retirando a atividade de digitalização da documentação na Secretaria-Geral.

O arquivo dos processos entrados, a partir de 26 de junho de 2017, passou a ser digital, o que

tem como consequência a redução dos espaços físicos de arquivo, bem como do consumo de

material administrativo (como seja o papel e pastas de arquivo). Apesar desta mudança

significativa verifica-se que a avaliação por parte dos nossos clientes é muito positiva.

O objetivo que possui uma taxa de superação relevante de 116,88% Contribuir para o

desenvolvimento do processo CAF, foi concretizado através da execução dos dois indicadores

assinalados na tabela abaixo.

A implementação da metodologia CAF - Common Assessment Framework na SGMF, é um

processo plurianual e partilhado por toda a Secretaria-Geral, com início na criação de duas

equipas: uma de projeto e outra de autoavaliação, esta ultima envolvendo vários trabalhadores

de todas as UO da SGMF.

Indicador Meta Tolerância Valor Crítico

Peso Realizado Atual

Realizado Anual

Realizado Anual

Grau de implementação do processo CAF

Último Cálculo >=

75,00

5.00 100.00 50.00 83.75 83.75

108.75%

Indicador Meta Tolerância Valor Crítico

Peso Realizado Atual

Realizado Anual

Realizado Anual

Nº de ações/iniciativas de comunicação /divulgação (relatório de autoavaliação e plano de melhorias)

Último Cálculo >=

3,00

1.00 5.00 50.00 5.00 5.00

125.00%

A Direção de Serviços de Inovação e Qualidade assumiu, na concretização deste objetivo,

duas grandes áreas do processo:

1. Gestão do projeto;

2. Contribuição para a autoavaliação.

O resultado obtido advém, fundamentalmente, do foco no resultado, assumido por toda a

equipa de autoavaliação e obtido após alguns constrangimentos (alterações na constituição da

equipa, conciliação entre as tarefas diárias da equipa versus disponibilidade para reunir a EAA

(Equipa de Auto Avaliação) e realizar as tarefas necessárias). Dadas estas dificuldades foi

necessário calendarizar antecipadamente todas as reuniões exigindo a obrigatoriedade de

presença de todos os participantes sob pena de não se atingir o objetivo da organização.

http://dorado/ReportServer?%2FMFAP%2FBalanceScoredcard_Indicadores_Graficos&NomeObjectivoPrimario=Balanced%20Scorecard%20-%20Objectivos%20das%20Direc%C3%A7%C3%B5es&Meta=%C3%9Altimo%20C%C3%A1lculo%20%3E%3D%2075%2C00&Tolerancia=5&ValorCritico=100&Peso=50&RealizadoActuals=109&RealizadoAcumulados=109&RealizadoAnuals=109&Indicador=Grau%20de%20implementa%C3%A7%C3%A3o%20do%20processo%20CAF&IDIndicador=929&Periodo=Ano&Area=DSIQ%20%20%20%20%20%20&Ano=2017&rs%3AParameterLanguage=









44

O esforço acrescido para criar as condições necessárias à execução, com sucesso, deste

projeto não estava previsto e exigiu:

1. Construir uma visão partilhada pela equipa;

2. Fazer uma boa gestão do tempo e dos esforços, em cada reunião.

3. Ter firmeza nas decisões tomadas não permitindo a dispersão a fim de se

obterem consensos.

As tarefas principais que as equipas tiveram que executar foram de um modo geral:

1. Planeamento detalhado do projeto, incluindo o processo de comunicação;

2. Preparação da formação da equipa de autoavaliação;

3. Recolha de documentos de apoio e de evidências;

4. Participação ativa na equipa de autoavaliação;

5. Facilitação do processo de obtenção do consenso;

6. Elaboração do relatório de autoavaliação;

7. Apoio à gestão na priorização das ações e elaboração do esboço do plano de ação

para o plano de melhorias.

Após conclusão do processo de autoavaliação e da tarefa - elaboração do relatório de

autoavaliação – divulgaram-se os resultados obtidos que se encontram traduzidos no “Relatório

de Autoavaliação” disponível na Intranet da SGMF.

A equipa de projeto elaborou o plano de melhorias, tarefa nº 7 do processo CAF. Da produção

do relatório de autoavaliação e do plano de melhorias foram identificadas as ações de melhoria

por critério CAF.

Grafico IV – Representativade das ações de melhoria por critério/tema

Quanto a outras atribuições da DSIQ, foi garantido o desenvolvimento da atividade corrente,

relativa às áreas de planeamento, controlo, avaliação institucional e formação profissional,

apresentando-se, quanto a esta última área, em Anexo E, o respetivo Relatório de atividades

de formação.

30,38%

16,46%

16,46%

11,39%

8,86%

6,33%

5,06% 5,06%

Representatividade das sugestões de melhoria por tema: Comunicação/divulgação Monitorização/Auditoria Qualidade Formação

RSO - SST Pessoas Planeamento/Avaliação/monitorização Gestão patrimonial


45

Na área de gestão de recursos humanos


Foram assegurados os procedimentos inerentes a 13 recrutamentos por procedimento

concursal, 35 por mobilidade, 5 recrutamentos via Curso de Estudos Avançados em Gestão

Pública, e 3 prestações de serviço na modalidade de avença, no âmbito dos serviços

partilhados e AG.

Elaboração de 10 contratos de trabalho em funções públicas.

Elaboração de 308 informações e 960 ofícios.

Elaboração do balanço social da SG.

Colaboração na elaboração da Conta de Gerência de 2016 e Conta de Gerência Partida a

31.03.2017 (CRESAP).

Produção de informação de apoio à gestão, designadamente mapas mensais dos postos de

trabalho da SG e mapas de pessoal dos Gabinetes.

Carregamento periódico no Sistema de Informação de Organização do Estado (SIOE) dos

dados relativos a Recursos Humanos da responsabilidade da SG, Gabinetes, UTAM, UTAP e

CRESAP.

Atendimento presencial, telefónico e por correio eletrónico do pessoal dos serviços partilhados

e AG.

Registo e controlo no Fabasoft, Nexus e GeRHup da assiduidade do pessoal da SG. Registo

em GeRHup da assiduidade e do trabalho suplementar do pessoal SG, UTAP,UTAM,

CRESAP, e assiduidade da AG.

Realização de 10.601 atualizações em GeRHup.

Realização dos procedimentos inerentes a pedidos de acumulação de férias do pessoal dos

serviços partilhados e AG.

Elaboração do plano anual de férias.

Organização e atualização dos processos individuais dos dirigentes e trabalhadores da SG,

UTAP, UTAM, CRESAP e AG (criação de 33 novos processos individuais).

Realização dos procedimentos inerentes a 473 pedidos de publicação em Diário da República

(35 da SG, 40 da CRESAP, UTAP e UTAM e 398 da AG).

Elaboração de 32 contagens de tempo de serviço e 1 nota biográfica.

Instrução de 33 processos para submissão à junta médica e 13 processos de aposentação de

pessoal dos serviços partilhados e AG.

Emissão de 32 declarações tendo por base os documentos existentes nos serviços.

Inscrição, reinscrição e cessação de 394 trabalhadores dos serviços partilhados e AG, junto da

ADSE, CGA, Segurança Social.


46

Receção, distribuição e devolução de 182 cartões aos beneficiários.

Inserção de 856 comprovativos de despesas de saúde à ADSE para efeitos de processamento

de reembolso do pessoal dos serviços partilhados e AG.

Receção, análise, resposta ou reencaminhamento de correspondência dos cidadãos, nos

termos do C.P.A. (29 ofícios)

Elaboração de 44 guias de vencimento, 74 guias de reposição, bem como a emissão e envio

de declarações para efeitos de IRS dos trabalhadores que cessaram funções nos serviços no

ano de 2016.

Comunicação mensal, às diversas entidades competentes os descontos dos trabalhadores,

bem como os pagamentos resultantes de indemnizações no âmbito de processos judiciais, nos

quais o Estado português foi condenado.

Elaboração e tratamento dos processos com pedido de informação, formulados pelos tribunais

e solicitadores de execução fiscal e penhoras, relativamente a pessoal dos serviços partilhados

e AG.

Processamento das remunerações e outros abonos do pessoal dos serviços partilhados e AG

(10.508 processamentos, 268 folhas manuais e 534 ajudas de custo).

No âmbito da atividade da SAPE/SR foram feitos 601 remedy’s à eSPap, enviados 4.657 e-

mails, tratadas 2.877 tarefas em Faba e feitos 1586 lançamentos em Nexus.

Elaboração do projeto de orçamento de despesas com pessoal para 2017, dos organismos a

que esta SG presta serviços e AG.

Receção, classificação, registo e distribuição interna da correspondência entrada na SG

(13.196 documentos).

Recepção, registo e expedição de correspondência da SG, dos Gabinetes governamentais da

área das Finanças, órgãos ou outras estruturas a que a SG presta apoio (7.519 documentos).

Assegurar a recepção, registo e distribuição dos processos de acidentes de trabalho e doenças

profissionais na aplicação informática Fabasoft (3.717 processos/aditamentos)

Registo na aplicação informática “Gestão de Processos de acidentes de trabalho” dos

processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais da responsabilidade da GAF (5

processos).

Análise dos processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais e processamento das

correspondentes despesas. Foram produzidas 214 informações das quais resultou o

tratamento de 3.604 processos/aditamentos, dos quais 3.419 foram pagos e 185 devolvidos.

Atendimento presencial e telefónico das situações de acidente de trabalho ou doenças

profissionais.

Resposta a questões referentes a acidentes de trabalho e doenças profissionais colocadas via

correio electrónico (280 e-mails).


47

Arquivo (corrente e intermédio) dos processos de acidentes de trabalho e doenças.

Execução dos procedimentos inerentes ao pessoal em funções transitórias em Macau (42

renovações).

Expedição de correspondência referente aos processos de trabalhadores afetos à SG (pessoal

em funções transitórias em Macau e pessoal do QEI).

Arquivo (corrente e intermédio) dos processos individuais dos trabalhadores afetos à SG

(pessoal em funções transitórias em Macau e pessoal do QEI).

Na área de apoio jurídico e contencioso

Relativamente a um dos objetivos prosseguidos, refere-se:

OBJETIVO 1.1.2 - Manter a percentagem de sucesso nos processos contenciosos

Indicador: Taxa de sucesso do MF nos processos contenciosos no ano corrente

META:72,5 Tolerância: 2,5

VC: 90

Resultado: 93,48 Taxa de realização: 129,97%

Apesar de a DSAJC ter sido confrontada em 2017 com várias sentenças desfavoráveis em processos de

anos anteriores, em que o MF é co-réu ou co-interessado, não tendo tido, nem lhe sendo exigível que

tivesse, um papel determinante na sustentação dos atos ou contratos anulados, foi possível no cômputo

anual encerrar 2017 com superação das metas fixadas:

Na área de arquivos e documentação


Objetivo 1.1.1 – Garantir a satisfação dos clientes

No quadro abaixo estão plasmados os dados referentes ao ano de 2017, resultantes dos

questionários enviados aos gabinetes e aos clientes.

Relativamente aos clientes verifica-se, uma vez mais, que os resultados são bastante elevados,

tendo registado uma ligeira melhoria em todas as questões, à exceção – inexplicavelmente –

da Apreciação global, que logicamente deveria acompanhar a tendência crescente das

restantes.


48

Tabela X – Avaliação efetuada pelos clientes externos da DSAD

Questão colocada Gabinetes Clientes

1.º sem

2.º sem

1.º sem

2.º sem

Apoio e acompanhamento técnico aos serviços 4,50 4,00 - - Utilidade da informação disponibilizada nos dossiers de legislação

4,25 4,00 - -

Atendimento feito pela Biblioteca Central 4,25 4,00 4,58 4,66 Atendimento feito pelo Arquivo Contemporâneo 4,75 4,50 4,82 4,84 Pedidos de informação legislativa 5,00 4,67 4,67 4,68 Apreciação geral 4,50 4,00 4,82 4,77 Total 4,54 4,19 4,74 4,75 Média anual 4,37 4,75

Convidados a pronunciarem-se sobre as sugestões ou comentários obtiveram-se alguns

comentários positivos.

Além dos aspetos positivos relacionados com o atendimento, ou com a publicação da

newsletter e do Boletim da Biblioteca Central, as principais sugestões prendem-se com:

a) a falta de lugares de estacionamento, tendo em conta o encerramento do parque de

estacionamento para a construção do Terminal do Porto de Lisboa e a consequente

dificuldade de estacionamento na rua;

b) a melhoria da qualidade do ar na sala de leitura, o que esperamos esteja a ser

colmatado com a recente introdução de aparelhos purificadores de ar.

De assinalar que no último semestre de 2017 houve um aumento significativo do número de

respostas. Enquanto no 1.º semestre a DSAD obteve da parte dos clientes 19 respostas de um

total de 152 inquéritos enviados, no último semestre de um total de 157 inquéritos obtiveram-se

42 respostas representando assim um acréscimo no número de questionários respondidos.

Deste modo, se bem que os resultados sejam continuamente favoráveis, a sua

representatividade continua a ser reduzida.

Objetivo 1.1.2 – Contribuir para o Projeto de Portaria de Gestão Documental

A DSAD, através de uma equipa específica, tem dinamizado e coordenado os trabalhos com

todos os organismos do Ministério das Finanças para a concretização do objetivo atrás

indicado. Paralelamente, vem dando apoio às iniciativas da Direção-Geral do Livro, dos

Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) - organismo normalizador da política arquivística e com

competência legal para a aprovação de portarias de gestão documental -, com vista à criação

dos terceiros níveis dos planos de classificação conformes à Macro-Estrutura Funcional, a

aplicar a todos os organismos da Administração Pública central e local e ao desenvolvimento

do projeto ASIA – Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística, que pressupõe ser a

base para a criação de portarias de gestão documental.

A DSAD tem vindo a participar em todas as iniciativas e reuniões de trabalho até ao momento

agendadas pela DGLAB, contactando igualmente com os diversos organismos do Ministério

das Finanças a fim de obter esclarecimentos ou contributos para a construção do produto

acima referido. Desse trabalho resultou a elaboração de uma denominada “Lista Consolidada”

com vista à criação de um Plano de Classificação comum a todo o Ministério das Finanças.


49

Relativamente à portaria de gestão documental transversal ao Ministério continuamos na

dependência técnica da DGLAB que previa para o início de 2018 a criação de uma plataforma

para a identificação dos processos de negócio de cada organismo/ministério e a alteração

legislativa com vista a validar os novos procedimentos através da referida plataforma.

Objetivo 2.3 – Rentabilizar os recursos afetos ao serviço

Objetivo 2.3.1 – Garantir o valor de receitas próprias liquidado, face ao valor previsto

A receita própria obtida pela DSAD é proveniente, por um lado da cobrança de reproduções

efetuadas na BC e no ACMF e, por outro, e mais significativamente, dos serviços prestados à

Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) com quem a Secretaria-Geral mantém um protocolo que

prevê atualmente a verba máxima anual de 150.000 euros.

No ano de 2017, o valor obtido pelas reproduções feitas pela BC e pelo ACMF foi de 628,02

euros e pelos serviços prestados à AT de 149.999,25 euros. Esta última verba representa

99,99 % do total passível de ser cobrado de acordo com o estipulado no protocolo acima

referido.

Objetivo 3.1 – Otimizar os sistemas de informação

Objetivo 3.1.1 – Promover o tratamento da série documental “Processos Especiais” da ex-

Direcção-Geral da Fazenda Pública

Foi previsto o tratamento de 50 unidades de instalação, contemplando a identificação,

descrição detalhada, elaboração de um catálogo eletrónico e migração dos dados para a base

de dados ArqHist, bem como a sua disponibilização no Arquivo e Biblioteca Digital. Durante o

decorrer do ano de 2017 foram tratadas 52 unidades de instalação do referido fundo

documental.

Objetivo 3.1.2 – Garantir a digitalização de documentação (microfilmes) do GPP

De acordo com o solicitado verbalmente pelo Gabinete de Planeamento e Políticas e

Administração Geral da Agricultura, Florestas, Desenvolvimento Rural e Mar (GPP) foi prevista

a digitalização de 720 bobines de microfilme. Daí ter-se registado esse número na ficha do

projeto a desenvolver pela DSAD. Durante o ano de 2017 foram transferidas de suporte 705

bobines, o que representa 97,9% da totalidade.

De assinalar que, por motivos que nos foram alheios, entre 1 de janeiro a 29 de junho, o GPP

não entregou qualquer bobine para digitalizar, representando um esforço considerável a

obtenção da produção acima mencionada em metade do tempo disponível.

Objetivo 3.1.3 – Colaborar no desenvolvimento das ações prévias ao lançamento da

plataforma partilhada de atividades comuns

A DSAD disponibilizou dois técnicos superiores no acompanhamento do procedimento de

levantamento e modelação dos processos das unidades orgânicas da Secretaria-Geral tendo

igualmente procedido à classificação dos mesmos, de acordo com o futuro Plano de

Classificação do Ministério das Finanças com base na “Lista Consolidada” resultante do projeto

ASIA.


50

Na área de informação e relações públicas

A atividade da DSIRP é apresentada, através dos dados estatísticos relativos aos anos de

2016 e 2017.

Organização da informação:

Cerimónias

Reuniões

Viagens por Entidade

Visitas de Acolhimento

Cartões de Identificação

Outras atividades

Receção

Central Telefónica

Inovação

Cerimónias/Reuniões

Tabela XI - Cerimónias 2016/2017

CERIMÓNIAS Nº de Participantes

2016 2017 2016 2017

23 29 2060 3773

Tabela XII - Reuniões 2016/2017 REUNIÕES Nº de Participantes

2016 2017 2016 2017

475 437 7877 6051

Compete à DSIRP “assegurar a organização dos atos sociais dos membros do Governo e

superintender em todos os assuntos protocolares no âmbito do Ministério”, por esse motivo,

uma das principais atividades desta Unidade Orgânica, passa pela organização e gestão de

cerimónias e reuniões promovidas pelos gabinetes governamentais do Ministério das Finanças,

da Secretaria-Geral, e quando solicitado de outras Direções-Gerais.


51

A equipa de Relações Públicas destaca-se junto dos seus clientes, ver tabela abaixo, pelo

serviço que presta na gestão de grandes eventos nacionais e internacionais.

No entanto, o reduzido número de elementos, que gerem esta atividade, e a existência de

apenas um técnico de audiovisuais têm causado alguns constrangimentos na organização das

mesmas.

Tabela XIII - Resultados questionários - Apoio Audiovisual/Eventos 2017 Questões Valoração

Apoio Audiovisual 4.24

Organização Logística Reuniões e Eventos

4.31

A DSIRP recebeu 29 pedidos de organização de cerimónias, (um aumento de cerca de 26%,

face ao ano anterior), com um total de 3773 participantes.

Já no que diz respeito às reuniões verificámos que houve uma quebra dos pedidos recebidos

(cerca de 8%) e, naturalmente no número de participantes. Importa realçar que o número de

reuniões pedidas está diretamente relacionado com a atividade dos gabinetes governamentais,

pelo que a análise desta rúbrica se centra apenas na capacidade de resposta aos pedidos que

são recebidos.

Para a elevada taxa de concretização, contribuíram internamente:

- A clara distribuição de tarefas internamente, o empenho e a flexibilidade da equipa;

Externamente:

- A cedência de material audiovisual, de outras Direções-Gerais;

- Registo fotográfico e amplificação sonora, por parte da Autoridade Tributária e Aduaneira, AT,

e do INA.

Viagens por entidade

Como se pode verificar na tabela que se insere abaixo, até novembro de 2016, a DSIRP fazia a

gestão dos pedidos de viagem do GPEARI.

Porém, com a saída deste organismo da lista de clientes da DSIRP nesta matéria, o número de

pedidos sofreu um decréscimo visível.

Esta quebra já era esperada, uma vez que esta Direção-Geral era responsável pelo maior

volume de pedidos, 191, até novembro desse ano.

Sem grandes surpresas, o Gabinete do Ministro foi aquele que mais vezes requisitou este

apoio, pese embora se observe uma queda nas viagens realizadas.


52

Tabela XIV - Viagens por Entidade5

Entidade 2016 2017

DGTF 2 2

DGAEP 18 15

GPEARI*** 191 0

DGO 26 15

MEF 76 55

SEAFin* 0 47

SEO 0 0

SEF 1 0

SEAF 7 22

IGF 19 16

SEAEP 4 3

CNC 1 4

SET** 47 6

SG 0 3

UNILEO 0 3

UTAP 10 5

UTAM 0 0

Total 402 196

A quebra generalizada dos pedidos de viagens de 2016 para 2017 pode estar associada aos

fatores abaixo identificados:

1 - A alteração da figura dos serviços Centralizados para Serviços Partilhados, ficando por esse

motivo, sob a responsabilidade da DSIRP, apenas os seguintes Organismos:

Gabinete do Ministro das Finanças6

Gabinete do Secretário de Estado Adjunto e das Finanças

Gabinete do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais

Gabinete do Secretário de Estado do Orçamento

Gabinete da Secretária de Estado da Administração e Emprego Público

Gabinete do Secretário de Estado Tesouro

Secretaria-Geral

UTAM

UTAP

UNILEO

CNC

2 - Atribuição de orçamentos mais reduzidos para a organização de viagens a cada Gabinete e

Direção-Geral.

5 * Antiga Secretaria de Estado do Tesouro e Finanças (SEATF)

**Secretaria de Estado criada em 2017 6 Para 2018, prevê-se um aumento dos pedidos de organização de viagens por parte do Gabinete do Sr. Ministro,

dada a sua nomeação para Presidente do Eurogrupo. Essa atividade suplementar deverá inflacionar os valores apresentados em 2017.


53

A DSIRP garantiu a realização das visitas de Acolhimento, uma integração mais humana e

rápida dos novos trabalhadores e trabalhadoras. Em 2017, confirmou-se esta prática através

da realização de 14 visitas, nos prazos previstos no objetivo (5 dias úteis). Tratou ainda de 79

pedidos de cartões de identificação.

Quadro V - Resumo da Atividade Global desenvolvida pela DSIRP 2017

Meta para avaliar o grau de satisfação dos clientes da SGMF em 2017 4,05

Grau de satisfação DSIRP – Questionários de 2017 4,23

Cerimónias 29 3773 Participantes

Reuniões 437 6051 Participantes

Viagens 196

Visitas de Acolhimento

14 Cartões de Identificação

79

Responsabilidade Social

22 ações Participantes 848

Revista de Imprensa

Notícias enviadas: 23 724 Nº de destinatários: 374

Programa de fim de semana

50 edições

Coordenação e distribuição do Anuário 2017

500 Exemplares em papel

Criação e atualização das listas de contactos da SG, dos organismos que integram o MF, dos gabinetes governamentais em papel e online

Gabinetes MF – 9 Secretaria-Geral – 4

Organismos – 3 Eletrónica - 4

Reprografia 165 pedidos

Acolhimento da receção da área governamental

Individualidades: 5666 Jornalistas: 569

Correspondência: 3976

Atendimento da central telefónica Chamadas recebidas: 2889 Chamadas efetuadas: 12 264


54

Na área das compras públicas


O desenvolvimento de 13 procedimentos aquisitivos permitiu alcançar uma taxa de realização

de 108,02 % para o indicador associado ao grau de poupança entre a despesa prevista e a

despesa efetuada, que veio assim a corrigir a trajetória que registava no primeiro semestre do

ano, tal como em tempo se acautelou como uma eventualidade.

O valor global de despesa prevista, no montante de € 1.686.762,00, efetivou-se em €

1.366.644,19 de despesa adjudicada, demonstrando uma poupança de € 320.117,81.

Gráfico VI – Poupança gerada nas compras agregadas

Na área de gestão de aprovisionamento e património


No que concerne ao objetivo Implementar medidas de segurança, higiene e saúde no trabalho,

no âmbito do Plano de responsabilidade Social este foi superado, atentas as metas fixadas.

A superação deste objetivo deve-se em especial à proatividade e disponibilidade para além do

expectável dos RH da DGAP, considerando que a maior parte destes temas não são o “core

business” da DGAP e acrescem às múltiplas tarefas/actividades existentes.

No âmbito dos Objetivos Estratégicos, a DGAP apresentou um projeto com planeamento de

várias ações desdobradas em medidas concretas, com cronograma de execução.

Objetivo Estratégico 2 – QUAR: Contribuir para o aumento da eficiência e eficácia da despesa

pública

Embora a ligação a este objetivo seja feita indiretamente, porquanto não existem indicadores

específicos para o contributo quantitativo no QUAR dos objetivos traçados no Plano da DGAP,

este previu as seguintes medidas e atividades neste âmbito (eficiência e controlo da despesa).

€1.686.762,00

€1.366.644,19

€320.117,81

Despesa Prevista Despesa Efectiva Poupança


55

Designação do Objetivo Operacional

Promover ações de sensibilização para a adoção de boas práticas que contribuam para a redução do consumo energético no edifício sede do MF

Estado

Descrição da Ação 1-Promover boas práticas na utilização de energia elétrica

Medida 1 Divulgação de informação sobre a importância dos comportamentos no consumo de eletricidade

Executado

Descrição da Atividade Divulgação (por mail) dos dados referentes aos consumos dos últimos anos enfatizando o papel dos comportamentos para os resultados alcançados

Medida 2 Promover a importância da ventilação natural e do conforto térmico no local de trabalho

Executado

Descrição da Atividade Questionário (a enviar por mail) para recolha de dados sobre o conforto térmico no local de trabalho com divulgação de informação sobre medidas de melhoria passivas

Medida 3 Incentivar o uso racional da eletricidade Executado

Descrição da Atividade Rever mensagens de usos eficiente da eletricidade, por sala

Descrição da Ação 2-Promover o uso racional dos recursos

Medida 1 Incentivar a poupança de água Executado

Descrição da Atividade Divulgação de dados sobre a evolução dos consumos no edifício e poupança económica obtida

Medida 2 Promover a importância da ventilação natural e do conforto térmico no local de trabalho

Resultante ou não das ações acima descritas, em 2017 ocorreu uma poupança de € 10.507,03.

Objetivo Estratégico 5 – QUAR: Reforçar a política de gestão na área da responsabilidade

social

Designação do Objetivo Operacional

Promoção da responsabilidade social - Implementar medidas de segurança, higiene e saúde no trabalho na SGMF

Estado

Descrição da Ação 1 - Ações para a implementação do sistema de Gestão de Medicina no Trabalho SGMF

Medida 1 Elaboração da listagem dos trabalhadores aptos /não aptos/aptos condicionalmente

Executado

Medida 2 Preparação para novo contrato no âmbito da Medicina do Trabalho

Executado

Descrição da Ação 2 - Promoção da saúde em meio laboral na SGMF

Medida 1 Ginástica laboral na intranet Executado

Medida 2 Dinamizar Formação em “Ergonomia no local de trabalho” organizada pela ACT

Executado

Medida 3 Organizar Ação de sensibilização a todos os funcionários da SGMF em “Ergonomia no local de trabalho”

Executado

Medida 4 Organizar acção de sensibilização para a prevenção dos efeitos nocivos do álcool nos adultos e reduzir as repercussões negativas no local de trabalho

Executado

Medida 5 Organizar "Ação de sensibilização "Como deixar de fumar" Prevenção e controlo do Tabagismo

Por executar devida a falta de disponibilidade da DGS


56

Medida 6 Realização de Ações de promoção de estilos de vida saudáveis – alimentação 1 - Workshops alimentação saudável 2 - Mostra de produtos Celeiro

Executado

Medida 7 Realização de ações de promoção de estilos de vida saudáveis: 1 - Palestra: Hábitos Alimentares desde a infância" 2 - Formação sobre “Psicologia Positiva”

Executado

Medida 8 Ação de promoção de saúde em meio laboral: 1 - execução do plano de manutenção aos sistemas de aspiração e ventilação, garantindo o seu correto funcionamento 2 - execução do plano de manutenção e limpeza das lâmpadas e luminárias a fim de garantir uma correta iluminação e de otimizar a qualidade da iluminação

Executado

Descrição da Ação 3 - Prevenção de riscos psicossociais na SGMF

Medida 1 Elaboração e submissão de questionário aos trabalhadores da SGMF

Executado

Medida 2 Promoção da qualidade de vida Divulgação "Dicas na semana em que se comemora o Dia Mundial da Saúde (7 de abril) - Alimentos do mês - colesterol

Executado

Medida 3 Promoção da qualidade de vida no trabalho - "Workshop Burnout

Por executar devido a restrições orçamentais

Descrição da Ação 4 - Promover a implementação do sistema de Gestão de Segurança no Trabalho na SGMF

Medida 1 Promoção de cultura de segurança no ambiente de trabalho – Realização formação aos elementos das equipas de evacuação sobre os procedimentos de segurança e boas práticas a adoptar face a potenciais situações de emergência

Executado

Medida 2 Promoção da segurança no trabalho - organizar Ação de sensibilização sobre como agir em Sismos

Executado

Descrição da Ação 5 - Promover a responsabilidade ambiental Participação na Semana Europeia de Prevenção de Resíduos

Medida 1 Inscrição oficial da SGMF na EWWR e divulgação da Semana Europeia dos Resíduos com informação sobre o destino do lixo reciclado através da afixação de cartazes Incentivar e facilitar a recolha seletiva do lixo – organização de Palestra sobre a Valorização dos Resíduos - Valorsul

Executado

Medida 2 Divulgação da temática através de Dicas via e-mail sobre os resíduos e a forma de reduzi-los

Executado

Medida 3 Divulgação de boas práticas ambientais via e-mail com dicas sobre atitudes e comportamentos

Executado


57

Para além destas ações planeadas, foi ainda possível melhorar as acessibilidades do

edifício com a instalação de nova rampa de acesso no Torreão;

Em Maio de 2017 a DGAP foi responsável pela logística e acolhimento do Fórum de

Promoção da Segurança e Saúde no trabalho na Administração Pública que realizou a

sua primeira reunião de 2017 no edifício sede do MF e contou com a presença dos

representantes ministeriais nomeados;

No decurso de 2017 a DGAP elaborou e apresentou, pela segunda vez, uma

candidatura ao prémio EDP energia elétrica e ambiente (10.ª edição) que visa distinguir

e notabilizar iniciativas no âmbito da eficiência da energia elétrica e da qualidade

ambiental, e pela segunda vez das mais de 200 candidaturas, a SGMF passou à 2.ª

fase num processo de seleção muito exigente. http://premioedpd.pt/. Dificilmente a

SGMF ficará nos primeiros lugares considerando que não existe dotação orçamental

para fazer investimento nesta área. Ainda assim, é sempre bom ver o trabalho

desenvolvido na DGAP/SGMF ser reconhecido por terceiros.

Ainda em sede do plano de eficiência energética foram remodeladas as instalações

elétricas do Gabinete do Sr. Ministro e da Recepção Governamental com substituição

de todas as armaduras para LED’s.

No que respeita ao objetivo de Promover ações de sensibilização para a adoção de boas

práticas que contribuam para a redução do consumo energético no edifício sede do MF optou-

se pela transmissão de informação genérica sobre poupança de energia elétrica e informação

acerca dos consumos do edifício sede do Ministério das Finanças, através de Dicas enviadas

por mail, e depois compiladas em documentos finais disponibilizados na Intranet. Foram

afixadas mensagens em cartazes e outras junto aos interruptores para lembrar a importância

do uso racional de energia.

Para além deste trabalho, a DGAP tem vindo a fazer recolha de informação acerca dos

consumos de eletricidade e água. Esta informação é depois analisada de forma a perceber-se

onde e como se pode melhorar a eficiência de consumo e a economia de recursos. O

barómetro de consumos é já uma prática corrente da SGMF e tem vindo a ser melhorado para

que a principal mensagem (poupança) chegue a todos os utilizadores - elaboração e

divulgação de cartaz com informação dos consumos apelando à poupança.

Também se procurou promover a importância da ventilação natural e do conforto térmico no

local de trabalho, uma vez que a eficiência energética está ligada ao conforto térmico na

medida em que é o desconforto que induz a utilização dos equipamentos de ar condicionado.

Nas dicas que foram enviadas por mail, fez-se o reforço da promoção de boas práticas para a

melhoria da qualidade do ar.

Fruto ou não destas ações o consumo energético no edifício reduziu-se em 2017 17,73% o que

resulta em menos 481.200 kg emissões CO2.

http://premioedpd.pt/


58

2.8.2. Atividades não previstas no plano

No domínio da inovação e qualidade

Houve atividades que, não estando refletidas diretamente nos objetivos da DSIQ, potenciaram

um melhor funcionamento da Secretaria-Geral e absorveram a maioria dos recursos humanos

da DSIQ tais como:

Colaboração com o INA no projeto GECAP – Gestão por competências na

administração pública.

Colaboração na preparação do Plano Sectorial TIC do Ministério das Finanças;

Formação Interna em Fabasoft.

Formação externa aos utilizadores da plataforma PPAC.

Apresentações externas do sistema de Gestão Documental.

Colaboração no Grupo de Trabalho para a Interoperabilidade Documental com a AMA;

Revisão e atualização de Manuais de Apoio dos vários sistemas aplicacionais.

Relatório de avaliação à utilização do SGD.

Outros relatórios de questionários de satisfação.

Elaboração de apresentações para dar cumprimento ao plano de comunicação CAF.

No domínio da informação e relações públicas

Outras atividades desenvolvidas:

Tabela XV - Outras Atividades da DSIRP

2016 2017

Divulgação Informação 152 143

Nº Artigos Publicados RI 23 524 23 724

Programa de fim de semana 49 50

Faleconnosco**** 563 363

Reprografia 143 Pedidos 165 Pedidos

A atividade corrente da DSIRP inclui a divulgação/distribuição de todos os documentos

recebidos no e-mail institucional da SGMF: relaç[email protected]. Este trabalho é

desenvolvido diariamente e é distribuído separadamente por 3 remetentes:

1. Endereço das Relações Públicas – todos os pedidos de esclarecimentos endereçados à

SGMF, convites, divulgações institucionais, atividades internas;

2. Vai Acontecer – eventos de caráter lúdico e cultural

3. Fale Connosco – todos os pedidos de esclarecimentos do cidadão recebidos via e-mail

das Relações Públicas ou através do site da SGMF- Fale connosco.

mailto:relaçõ[email protected]


59

Diariamente, as Relações Públicas, preparam uma síntese de imprensa nacional e estrangeira

para um total de 374 destinatários. A mailing list existente compreende os seguintes

destinatários: Gabinetes, Organismos do MF, Ex-trabalhadores do MF, entre outros. A sua

manutenção e atualização é da responsabilidade da DSIRP, pelo que todos os pedidos de

inclusão, alteração ou remoção de destinatários lhe são dirigidos.

Responsabilidade Social

Tabela XVI - Atividade RS

N.º de ações

Tema das ações Categoria

1 Rastreio osteoarticular Saúde

2 Liga Portuguesa Contra o Cancro – campanha informativa Nós

podemos eu posso

3 Aula de Aeróbica promovida no âmbito dos hábitos de vida saudáveis

4 Palestra sobre a prevenção cancro da pele

5 Oferta de peça de fruta no dia mundial da saúde

6 Degustação de pequeno-almoço saudável

7 Bons hábitos alimentares desde a infância

8 Aulas de Yoga

9 Aulas de Pilates

10 Aulas de Chi Kung

1 Colheita de sangue (janeiro) Comunidade

2 Doação de bens ao Centro Social e Paroquial de Alfama

3 Concerto de Primavera pela Banda da GNR

4 Colheita de sangue (junho)

5 Campanha a favor da Associação dos Bombeiros Voluntários de Lisboa

6 Entrega de presentes de Natal a favor do Centro Social e Paroquial de

Alcântara

7 Concerto de Natal pela Banda da GNR

1 Visita à Exposição Amadeo de Sousa Cardozo Cultura

2 Visita no Ministério das Finanças

3 Visita ao Teatro Romano

4 Visita ao Museu da Água

5 Visita à Fundação Saramago


60

A área de Responsabilidade Social tem sido objeto de trabalho partilhado entre a DISRP e a

Divisão de Aprovisionamento, DGAP, na área da saúde. Esta parceria beneficiou claramente

os trabalhadores da SGMF e do MF, que tiveram à sua disposição uma programação variada e

dirigida às suas necessidades.

As áreas da Cultura e Comunidade têm sido desenvolvidas com vista a dar resposta às

sugestões fornecidas pelos trabalhadores, no diagnóstico efetuado no final de 2016 e às

necessidades sentidas na comunidade local, nomeadamente as campanhas de solidariedade

social a favor do Centro Paroquial de Alfama e dos Bombeiros Voluntários de Lisboa. No final

deste ano foram realizadas 22 atividades programadas, distribuídas pelas áreas da Saúde,

Cultura e Comunidade, com um total de 848 participantes.

Receção

Tabela XVII - Atividade Receção

2016 2017

VIP's 8801 5666

Jornalistas 980 569

Manutenção 156 0

Inf. Ao público 255 0

Correspondência 6400 3976

A atividade da receção sofreu uma quebra relativamente ao ano de 2016.

Devido ao reduzido número de recursos humanos associados a esta atividade, a partir de

março de 2016, as suas atribuições são asseguradas da seguinte forma:

- Compete às rececionistas da área governamental do Ministério das Finanças

Receção e acompanhamento de individualidades na área governamental;

Preparação das listas diárias de audiências;

Preparação das salas de reuniões da área governamental;

Registo, acolhimento e acompanhamento de jornalistas.

- Compete à Empresa de segurança

Articular com as rececionistas, o encaminhamento de individualidades na área

governamental;

Registo de entrada e saída das entidades que se dirigem ao MF;

Registo da correspondência endereçada aos gabinetes governamentais.

Esta redução da atividade foi entendida como uma oportunidade para implementar a

informatização de alguns dos procedimentos associados a esta área, nomeadamente o registo

eletrónico das entradas e saídas das entidades, permitindo o arquivo desses elementos, a

consulta rápida, sempre que solicitado e o tratamento estatístico dos mesmos em tempo útil.


61

No domínio dos arquivos e documentação

Atividades de comunicação/divulgação

1. Comemoração do Dia Mundial da Poesia com a distribuição de folhetos contendo

diversos poemas de poetas portugueses a todos os trabalhadores que exercem funções

no edifício sede do Ministério das Finanças.

2. Participação na comemoração do Dia Mundial dos Arquivos, com visitas guiadas aos

utilizadores a áreas do ACMF normalmente não acessíveis ao público.

3. Continuação da publicação trimestral do Boletim da Biblioteca Central (BBC) e da

newsletter do ACMF, sempre com novos conteúdos.

4. Colaboração em parceria com a Direção de Serviços de Informação e Relações

Públicas na atividade de responsabilidade social relacionada com a distribuição de

presentes de Natal.

5. Organização de dois lançamentos de livros de trabalhadoras do Ministério das Finanças

na sala de leitura da Biblioteca Central:

- “Sintonias”, de Rute Pio Lopes, a 6 de junho;

- “A Vida é a Cores – Estórias de toda a gente”, de Joana Goldberg, a 27 de outubro.

6. Exposição comemorativa da adesão de Portugal à Moeda Única (Euro) na Biblioteca

Central.

7. Início de pequenas exposições temporárias na sala de leitura do Arquivo

Contemporâneo com documentação à guarda do ACMF e da responsabilidade de cada

um dos trabalhadores, com a seguinte temática:

– “Acontecimentos ocorridos em Abril de 1917”

– “Boas Práticas dos Ministros das Finanças”

– “A Lei da Separação e a Liberdade Religiosa”

Incorporação de documentação

Além do apoio prestado na incorporação de documentação no ACMF, essencialmente

proveniente da Autoridade Tributária e Aduaneira, procedeu-se ao acondicionamento em

caixotes de documentação da Comissão Euro e documentação da Divisão de Planeamento e

Gestão Financeira com cerca de 51 metros lineares, transporte e colocação em estantes no

Arquivo da Rua Almeida Brandão.

Igualmente se procedeu ao acompanhamento da transferência de documentação da Inspecção

Geral de Finanças e da Secretaria de Estado do Tesouro para o referido Arquivo da Rua

Almeida Brandão.


62

Tabela XVIII – Dados relativos às atividades desenvolvidas pela DSAD Descrição da atividade Janeiro Fever. Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setem. Outubro Nov. Dez. TOTAL

Disponibilização de imagens no

Arquivo e Biblioteca Digital

162.830 45.268 32.409 33.135 113.062 67.706 5.587 30.054 37.044 18.875 3.535 1.457 550.962

Introdução de registos na base de dados

2.582 1.674 2.437 2.604 2.072 5.907 2.477 2.773 1.886 4.632 4.080 3.734 36.858

Acessos à home page do

Arquivo e Biblioteca Digital

650 577 726 730 630 749 689 1112 709 811 2.049 12.908 22.340

Pesquisas no Arquivo e Biblioteca Digital

2.162 6.550 2.044 2.589 1.418 2.859 2.020 2.296 2.088 2.123 3.769 13.409 43.327

Registos acedidos no Arquivo e Biblioteca Digital

3.303 4.116 4.861 5.457 4.993 3.252 2.829 4.472 7.130 5.354 4.490 5.035 55.292

Pdfs acedidos no Arquivo e Biblioteca Digital

744 1.044 1.540 1.050 764 777 845 793 1.140 980 1.251 806 11.734

Respostas a solicitações de

processos provenientes de Serviços de Finanças

72 153 99 92 108 75 98 65 71 91 105 42 1.071

Receitas próprias provenientes da reprodução de documentos

16,60 € 32,20 €

123,52 € 1,70 € 59,20 € 68,60 € 110,50 € 0,00 € 44,90 € 49,20 € 116,80 € 4,80 € 628,02 €

Receitas próprias provenientes

de serviços efetuados para a Autoridade Tributária e Aduaneira

0,00 € 0,00 € 75.196,75 0,00 € 0,00 € 57.139,50

€

0,00 € 0,00 € 17.663,00

€

0,00 € 0,00 € 0,00 € 149.999,25 €


No domínio da gestão de aprovisionamento e património

Constituindo o “core business “ da DGAP, desenvolveram-se 954 processos de aquisição

de bens e serviços e empreitadas, necessários à instalação e prossecução da atividade

dos 6 gabinetes do Governo, de 5 Comissões e 5 organismos a quem a SGMF presta

serviços, dando cumprimento às regras definidas no CCP e demais legislação aplicável.

Analisaram-se e elaboraram-se as respetivas informações para os membros do Governo,

no que concerne aos pedidos de autorização para assunção de encargos plurianuais das

entidades acima descritas, bem como, para cumprimento do disposto no art.º 49.º da

LOE2017.

Procedeu-se à publicitação da celebração de contratos no Portal dos Contratos Públicos

(Portal Base), em cumprimento do disposto no artigo 127.º do CCP e no SIAS em

cumprimento do disposto no n.º 4 do art.º 49.º da Lei n.º 42/2016 de 28 de dezembro que

aprovou Orçamento do Estado para 2017.

Assegurou-se o processo relativo ao PGPI, no âmbito das competências da Unidade de

Gestão Patrimonial - Acompanhamento e controlo contínuo, dos registos efetuados na

Plataforma Eletrónica da DGTF – SIIE pelas entidades do Ministério das Finanças (912

imóveis registados);

Garantiu-se a aplicação do Princípio da Onerosidade, através do controlo e monitorização

do cumprimento, pelas entidades do Ministério das Finanças, do dever de liquidação das

contrapartidas devidas pela utilização dos imóveis, ou partes de imóveis da titularidade

do Estado, em função da área bruta efetivamente ocupada e registada no SIIE;

Prestou-se a informação trimestral à DGTF relativamente às entidades que ocupam

espaços do Estado: tipo de ocupação, classificação de ocupação, número de ocupantes,

área bruta total ocupada por imóvel e valor mensal da renda;

Efetuou-se a atualização, correção e monitorização da informação anteriormente apurada

e registada, no âmbito do levantamento a edifícios, instalações e equipamentos sob

utilização pública, com materiais presuntivamente contendo amianto, incluindo ações já

realizadas ou apenas agendadas de monitorização, tratamento, encapsulamento, ou

remoção de amianto, - Identificação presuntiva, nos termos da Lei nº 2/2011 de 9 de

fevereiro, relativa aos órgãos, serviços e organismos do Ministério das Finanças

No âmbito da responsabilidade Ambiental a DGAP mantém o seu projeto de substituição

da iluminação existente por LEDS e dos equipamentos AVAC (descontinuados, obsoletos

e com gaz R22), medidas estas que contribuem para que a SGMF/edifício sede do MF

possa cumprir e até superar a redução prevista no Plano para cumprimento da meta

estabelecida ma RCM n.º 2/2011 de 12 de janeiro, tendo por referência os anos 2010 e

2011.

Este projeto está muito dependente de recursos financeiros para o efeito, o que

impossibilita a sua concretização/conclusão.


Importa também referir todo o trabalho realizado pela Unidade de Gestão Patrimonial do

MF que para além de elaborar o Plano Setorial do Património Imobiliário do MF,

acompanhar e fiscalizar o cumprimento do princípio da onerosidade dos imóveis do

Estado, e assegurar a atualização e/ou inventariação dos imóveis do Ministério das

Finanças na plataforma eletrónica disponibilizada pela DGTF para recolha da informação

a compilar no âmbito do PGPI (SIIE), tem o papel importante de fazer o controlo formal

da elegibilidade das candidaturas apresentadas ao Fundo de Reabilitação e Conservação

Patrimonial e de fiscalizar a execução do respetivo contrato de financiamento.

Tabela XIX – Atividade desenvolvida pela DGAP - alguns números

Tipo de atividade DGAP

Processos aquisitivos e/ou de despesa 954

Ajustes diretos em regime simplificado 577

Contratação excluída 74

Ajustes diretos por critérios materiais 5

Ajustes Diretos 117

Concursos Públicos 7

Empreitadas 24

Procedimentos ao Abrigo do AQ (agregados/iniciados UMC) 90

Procedimentos ao Abrigo do AQ 60

N.º de requisições ao armazém fornecidas 123

Informações 442

Notas Internas 376

Despachos 199

Pareceres 375

Ofícios 355

Faturas registadas 4985

Operações em GERFIP (NPD+AD+COMP+NE+ENTRADA MAT) 8801

Pedidos de Exceção ESPAP 29

Gestão de parque de fotocopiadoras 99

Gestão de frota de veículos 57

Gestão de bens móveis 27101

Execução de contratos (com duração superior a 3 meses) 254

Gestão de contas com telemóveis de serviço e pen’s associados 7

N.º Tlm + PENS 162

Imóveis registados no SIIE 912

A concretização da missão e atribuições da DGAP, pela sua complexidade e exigência,

determinam um esforço individual e coletivo do seu dirigente e do conjunto dos

trabalhadores afetos a esta unidade orgânica.

Tendo presente os inúmeros constrangimentos existentes (quer orçamentais, quer

resultantes da falta de RH), que dificultaram o cumprimento dos objetivos fixados, não

podemos deixar de referir e reconhecer o trabalho da equipa, que dão o seu melhor na

prossecução da missão da SGMF.


2.8.3. Medidas de modernização administrativa

Para dar resposta efetiva à sua missão, em particular no que se refere à prestação de

serviços comuns, e tendo por base o diagnóstico preliminar realizado sobre a prestação

centralizada de atividades comuns, a DSIQ com o apoio da Direção da SGMF propôs

uma iniciativa de modernização administrativa, que procurou corporizar o modelo

conceptual de Plataforma de Partilha de Atividades Comuns (PPAC) definido pela

estrutura governativa. Esta iniciativa foi fundamentada na análise dos protocolos de

cooperação acima referidos bem como no estudo dos diplomas legais de referência,

tendo sido desenhada a arquitetura da plataforma eletrónica cuja viabilização diminuí

acentuadamente algumas despesas de contexto.

A sua operacionalização iniciou-se através de candidatura SAMA2020 no âmbito do aviso

de concurso 02/SAMA2020/2016 com aprovação e formalização a 2017.01.17 e com os

seguintes objetivos:

Disponibilizar um ponto único de acesso (balcão único) no âmbito dos protocolos

de prestação de serviços comuns, que permita gerir todas as interações entre as

entidades, integre com os processos desmaterializados e faça o controlo

transparente do cumprimento dos níveis de serviço estabelecidos;

Desmaterializar/Estruturar os processos da SGMF, suportando-os na plataforma

existente (Plêiades) e disponibilizando os processos transversais e comuns aos

restantes Organismos aderentes;

Implementar um arquivo digital que assegure a gestão da informação digital

segundo os instrumentos legais atuais (temáticos) e futuros (funcionais), com

particular enfoque na adoção dos resultados do projeto ASIA (avaliação

suprainstitucional da informação arquivística) e do modelo de requisitos para

sistemas de gestão de informação de arquivo (MoReq2010);

No âmbito desta iniciativa e para cumprimento destes objetivos, foi necessário:

Implementar o balcão único da plataforma de partilha de atividades comuns como

ponto único e desmaterializado de acesso aos serviços comuns prestados pela

SGMF;

Levantar e modelar/rever os processos de negócio em que a SGMF participa,

segundo os princípios, conceitos e objetivos da abordagem funcional (MEF,


ASIA); identificar os indicadores chave de desempenho e de risco desses

processos, de forma transversal a todos os seus intervenientes;

Levantar a situação atual dos sistemas de informação que mantêm informação

digital e definir a arquitetura futura e o roadmap de transformação que dela

resulta;

Atualizar tecnologicamente a plataforma Plêiades, enquanto medida de

preservação digital, para assegurar a continuidade do acesso ao acervo de cerca

de 12 anos de informação digital mantida neste sistema;

Evoluir funcionalmente a plataforma Plêiades para simplificar operações, melhorar

a produtividade dos utilizadores e permitir a adoção de planos de classificação

funcionais (MEF, ASIA) – a solução utilizada é atualmente a única com

certificação MoReq;

Proceder a reengenharia dos processos que suportam a atividade da SGMF,

adequando-os à execução desmaterializada e promovendo uma maior

transparência no que respeita ao contexto da realização das atividades comuns;

Rever/evoluir o catálogo de serviços, com particular enfoque nos serviços

protocolados no âmbito da prestação de serviços comuns;

Será ainda necessário:

Rever/evoluir a solução analítica de suporte à decisão no sentido de incorporar a

monitorização e controlo dos indicadores chave dos processos (gestão e

prestação de serviços comuns), a análise de dados pelos utilizadores (self

service) e a produção automatizada de relatórios e dashboards;

Elaborar novos instrumentos legais para a gestão da informação, de âmbito

setorial e baseados na MEF e no ASIA, que operacionalizem a gestão da

informação por processos; rever o plano de preservação digital no sentido de se

adequar aos novos instrumentos e à transformação prevista da arquitetura;

Avaliar a utilização de software aberto (open source) para a implementação do

arquivo digital; prever a autenticação com cartão de cidadão, utilização da

gateway de SMS (para notificações) e disponibilização de serviços através da iAP;

Implementar um sistema unificado de gestão do acervo digital, que integre com as

aplicações de negócio existentes, disponibilize meios de consulta aos cidadãos,


empresas e organismos públicos e permita conservar ou eliminar a informação de

acordo com os instrumentos legais atuais (temáticos) e do futuro (funcionais).

Atendendo ao caráter transformacional desta iniciativa, é fundamental:

Garantir o permanente alinhamento entre o negócio, as aplicações e

infraestruturas tecnológicas que o suportam, através de uma visão integrada de

todos esses elementos e das suas interdependências e da capacidade de aferir

com rigor o impacto de cada transformação na atividade da SGMF.

Nesse sentido, estabelecemos um calendário de execução dos vários projetos que

considera simultaneamente a pretensão de realizar rapidamente benefícios, através de

quick wins, e a necessidade de assegurar que as mudanças estruturais são devidamente

geridas e que se concretizam de forma consistente e sustentável.

Entendemos esta iniciativa como sendo transversal à SGMF, aos seus clientes e aos

seus parceiros, com um impacto maior do que a soma dos impactos individuais das

atividades a realizar, pelos efeitos de rede que irá gerar junto de todas as partes

interessadas.


2.8.4. Iniciativas de publicidade institucional

No ano de 2017 não foi realizada qualquer Ação de publicidade institucional no âmbito do

definido na Resolução do Conselho de Ministros n.º 47/2010 de 25 de junho.

2.8.5. Igualdade de género

No âmbito da medida 4 do Plano para a Igualdade do Ministério das Finanças, PIMF,

foram tidas em conta pelas Unidades Orgânicas da SGMF, alterações/adaptações em

modelos de documentos para que fosse introduzida linguagem respeitadora da igualdade

de género. A maioria das UO refere considerar já a utilização nos seus documentos de

terminologia respeitadora da igualdade de género nas interações com terceiros.


2.9. Recursos humanos e financeiros – afetação real e prevista

2.9.1. Recursos humanos

Quadro VI - Recursos humanos planeados e desvios verificados

Cargo ou categoria Número de trabalhadores da SGMF

Em 31/12/2016 Planeados para 2017

Em 31/12/2017 DESVIOS

Dirigentes superiores 3 3 3 0

Dirigentes intermédios 8 10 8 -2

Coordenadores técnicos 3 3 3 0

Especialistas de informática

2 3 3 0

Técnicos de informática 3 3 4 1

Técnicos superiores 50 57 55 -2

Assistentes técnicos 42 52 41 -11

Assistentes operacionais 14 14 14 0

Técnico de administração tributária

- 0 1 1

Total 125 a) 145 b) 132 c) d) e)

-13

a) No total de efetivos em 31/12/2016 não estão incluídos 18 trabalhadores em

exercício de funções nos Gabinetes Ministeriais do MF (1 técnico de informática, 7

assistentes técnicos e 10 assistentes operacionais).

b) No total de efetivos planeados para 2017 não estão incluídos 21 trabalhadores em

exercício de funções nos Gabinetes Ministeriais do MF (1 técnico de informática, 7

assistentes técnicos e 13 assistentes operacionais)

c) No total de efetivos em 31/12/2017 não estão incluídos 17 trabalhadores em

exercício de funções nos Gabinetes Ministeriais do MF (7 assistentes técnicos e 10

assistentes operacionais).

d) Em 29/08/2017, ao abrigo da Lei n.º 25/2017, de 30 de maio, foram integrados 2

trabalhadores na situação de requalificação (1 assistente técnico e 1 técnico de

administração tributária).

e) Em 02/10 e 06/11/2017, ao abrigo da Lei n.º 25/2017, de 30 de maio, foram integrados

2 trabalhadores na sequência da cessação da licença especial para o exercício de

funções na Região Administrativa Especial de Macau e da autorização de regresso à

atividade na Administração Pública Portuguesa (1 técnico superior e 1 especialista de

informática).


No Balanço Social, em Anexo A, é efetuada uma abordagem completa desta matéria,

referindo-se, designadamente, que, apesar do número de admissões e integrações se ter

situado em 25 trabalhadores (Quadro 7 do BS), o número de saídas totalizou 17 (Quadro

9 do BS), o que contribui para explicar o desvio verificado.

Para além disso, da leitura dos dados insertos no Quadro 5 decorrem algumas

constatações imediatas que suscitam as seguintes notas:

31/12/2017, contabilizavam-se 132 trabalhadores em exercício efetivo de funções

na SGMF, ocupando igual número de postos de trabalho, menos 13 face ao

planeado para 2017 (145), o que se traduz numa diminuição de 9,85%, face à

previsão inicial;

constata-se que o desvio de maior dimensão, face à previsão inicial, se situa na

carreira de assistentes técnicos, com menos 11 trabalhadores (-21,15%);

mantinham-se vagos 2 cargos de direção intermédia, que entram no cômputo dos

13 postos de trabalho não ocupados.

6,90% 6,50% 6,40% 6,10%

2,60% 2,50% 2,40% 2,30%

2014 2015 2016 2017

Gráfico VII - Evolução dos indicadores de enquadramento dos RH

% de dirigentesintermédios no total detrabalhadores

% de coordenadorestécnicos no total detrabalhadores

Tabela XX – Recursos humanos: indicadores de enquadramento

31-12-2014 31-12-2015 31-12-2016 31-12-2017

Número de trabalhadores em exercício efetivo de funções na SGMF

116 122 125 132

Número de dirigentes intermédios 8 8 8 8

Percentagem de dirigentes intermédios no total de trabalhadores em exercício efetivo

de funções na SGMF

6,9% 6,5% 6,4% 6,1%

Número de coordenadores técnicos 3 3 3 3

Percentagem de coordenadores técnicos no total de trabalhadores em exercício efetivo

de funções na SGMF

2,6% 2,5% 2,4% 2,3%


2.9.2. Recursos financeiros

No Relatório de execução orçamental, em Anexo B, insere-se uma análise detalhada

sobre a gestão financeira e orçamental efetuada no decurso do ano de 2017.

No Quadro abaixo apresenta-se um resumo dos dados mais relevantes relativos à

execução dos orçamentos geridos pela SGMF no ano anterior e indicam-se os desvios

face ao orçamento corrigido em 31 de dezembro de 2017.

Quadro VII - Síntese da execução orçamental 2017

Designação Planeados QUAR

aprovado

Orçamento corrigido a 31-12-2017

Executado face ao corrigido em 31-12-

2017

Saldo face ao corrigido (€)

€ %

Orçamento de Funcionamento (SG)

4.875.663,00 4.792.791,00 3.774.464,32 78,75 1.018.326,68

Despesas com Pessoal 4.494.000,00 4.519.750,00 3.545.769,98 78,45 973.980,02

Aquisição de Bens e Serviços

323.529,00 199.240,00 155.244,75 77,92 43.995,25

Outras Despesas Correntes

38.866,00 41.854,00 41.841,28 99,97 12,72

Despesas de capital 19.268,00 31.947,00 31.608,31 98,94 338,69

Orçamento de Encargos Gerais

8.709.405,00 30.171.722,00 20.176.958,33 66,87 9.994.763,67

Despesas com Pessoal 1.140.000,00 756.058,00 735.979,41 97,34 20.078,59


6.128.421,00 4.223.215,00 3.795.928,49 89,88 427.286,51


864,00 572,74 66,29 291,26

Transferências Correntes

10.202.252,00 24.967.096,00 15.444.449,54 61,86 9.522.646,46

Despesas de capital 1.238.732,00 224.489,00 200.028,15 89,10 24.460,85

Orçamento de Encargos Gerais (Investimento)

329.178,00 329.178,00 183.997,56 55,90 145.180,44


329.178,00 329.178,00 183.997,56 55,90 145.180,44

UniLEO (Funcionamento)

929.886,00 109.778,11 11,81 820.107,89

Despesas com Pessoal 15.070,00 11.173,59 74,14 3.896,41


867.766,00 85.351,27 9,84 782.414,73

Despesas de capital 47.050,00 13.253,25 28,17 33.796,75

UniLEO (Investimento) 1.169.526,00 106.040,24 9,07 1.063.485,76


490.130,00 58.193,24 11,87 431.936,76


14.417,00 0,00 14.417,00

Despesas de capital 664.979,00 47.847,00 7,20 617.132,00

Total 23.914.246,00 37.393.103,00 24.351.238,56 65,12 13.041.864,44


3. AVALIAÇÃO FINAL

3.1. Apreciação dos resultados alcançados

O teor deste relatório procurou centrar-se na descrição e análise quantificada das

atividades desenvolvidas no ano anterior pelas oito unidades orgânicas da Secretaria-

Geral, dando-se conta da concretização de ações, iniciativas e projetos planeados ou não

planeados e dos resultados alcançados na prossecução de objetivos institucionais e

operacionais, incluídos no QUAR e no BSC.

A análise dos dados especifica os resultados do QUAR anual, identifica a evolução

plurianual de alguns indicadores “históricos” de realização definidos e discrimina os

desvios verificados, apresentando as respetivas justificações.

É de referir que, apesar de não ter influído negativamente no cumprimento das

atribuições da SGMF, em 31/12/2017, constatou-se a não ocupação de 13 postos de

trabalho, face à previsão inicial de mais vinte postos de trabalho, desvio explicado pelo

número de saídas versus admissões integrações. Não se exclui a possibilidade de este

facto ter tido consequências na capacidade de resposta mais eficaz das equipas e

respetivos coordenadores ou dirigentes, dada a sua excessiva sobrecarga, que acarretou

riscos fisiológicos e psicossociais, com impacto na saúde e segurança dos trabalhadores.

Só foi possível honrar os inúmeros compromissos da SGMF, graças ao esforço acrescido

e manifesto empenhamento destes colaboradores e ao seu comprometimento com a

missão da SGMF.

Ao longo da exposição procura demonstrar-se o nível de desempenho institucional

atingido, através de evidências e de factos qualitativos, apoiados em dados quantificados,

entre os quais se podem salientar:

superação de 8 dos 9 objetivos do QUAR 2017 (88%), embora não se tenha

atingido 1 de entre os 5 mais relevantes (11%);

superação de 14 (77,7%) dos indicadores do QUAR , concretização de 1 (5,5%) e

incumprimento das metas dos restantes 3 (16,6%);

superação ou concretização de 34 (77,3%) dos objetivos das unidades orgânicas;

superação ou concretização de 60 (84,5%) dos indicadores destas UO;

conclusão de 5 dos 7 projetos anuais planeados e taxa de execução de 83,75% e

de 78,24% de 2 dos 3 projetos plurianuais;

desenvolvimento a 100% de inúmeros processos de negócio e de suporte.


3.2. Proposta de menção qualitativa

Atento o disposto no n.º 1 do Artigo 18.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, a

avaliação final do desempenho dos serviços é expressa qualitativamente pelas seguintes

menções:

a) Desempenho bom, atingiu todos os objetivos, superando alguns;

b) Desempenho satisfatório, atingiu todos os objetivos ou os mais relevantes;

c) Desempenho insuficiente, não atingiu os objetivos mais relevantes.

Constata-se que a SGMF superou todos os objetivos do QUAR 2017, exceto um dos

cinco considerados mais relevantes, - o Objetivo 8. - Promover a excelência na prestação

de serviço -, que não foi atingido por uma escassa margem de 2,3%.

Assim, como resultado da autoavaliação a que procedemos, proponho a atribuição da

menção qualitativa de Desempenho Satisfatório.

O Secretário-Geral,

Rogério Peixoto Rodrigues


3.3. Conclusões prospetivas

Decorrente do processo de autoavaliação relativo ao ano de 2017 e da necessidade de

continuar a consolidar o modelo de prestação de serviços partilhados, em 2018, focalizar-

se-á a ação na melhoria do relacionamento e do fomento do diálogo e da cooperação

com os nossos clientes institucionais, entidades do Ministério e outras Comissões e,

especialmente, com os nossos clientes dos Gabinetes Governamentais do MF,

procurando direcionar esforços para a melhoria dos tempos médios de resposta (SLA),

elevando, simultaneamente, a sua adequação e qualidade.

Continuará a investir-se claramente na melhoria das competências transversais e críticas

dos colaboradores, já que neste domínio da formação contínua, na maior parte dos

casos, o investimento terá outcomes de sentido positivo, senão a curto, a médio prazo,

com impacto na produtividade e no desempenho institucional.

Será prosseguido o programa de inovação e simplificação processual, com impacto na

melhoria das funcionalidades do Sistema de Gestão Documental, repositório da maior

parte das atividades desenvolvidas internamente.

Serão implementadas novas funcionalidades na Plataforma de Partilha de Atividades

Comuns que regista as interações processuais entre a SGMF e as entidades aderentes

dos Serviços Partilhados no âmbito do MF, que opera como balcão único e permite aos

nossos clientes e parceiros o acesso desmaterializado ao catálogo de serviços, à

solicitação e acompanhamento da execução desses serviços e a relatórios e meios de

análise on demand dos níveis de serviço e dos indicadores de desempenho e risco dos

processos subjacentes.

Por fim, e não menos importante, não se descurarão as áreas da responsabilidade social,

a par da segurança e saúde no trabalho e agilizar-se-á, na medida do possível, a

implementação das ações de melhoria prioritárias identificadas, decorrentes do

desenvolvimento do processo de autodiagnóstico organizacional baseado na CAF

(Common Assessment Framework).


Glossário

Gabinetes Governamentais do MF

GMF – Gabinete do Ministro das Finanças

GSEATF – Gabinete do Secretário de Estado Adjunto, do Tesouro e das Finanças

GSEAF - Gabinete do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais

GSEO - Gabinete do Secretário de Estado do Orçamento

GSEAEP – Gabinete da Secretária de Estado da Administração e do Emprego Público

MF – Ministério das Finanças

ADSE - Instituto de Proteção e Assistência na Doença

AT – Autoridade Tributária e Aduaneira

CRESAP – Comissão de Recrutamento e Seleção para a Administração Pública

DGAEP - Direção-Geral da Administração e Emprego Público

DGO – Direção-Geral do Orçamento

DGTF - Direção-Geral do Tesouro e Finanças

eSPap - Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública

GPEARI – Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais

IGF – Inspeção-Geral de Finanças

INA – Direção-Geral de Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas

UTAM – Unidade Técnica de Acompanhamento e de Monitorização do Setor Público

UTAP – Unidade Técnica de Acompanhamento de Projetos

SGMF – Secretaria-Geral do Ministério das Finanças

ACMF – Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças

BC – Biblioteca Central

Outras

AG – Área Governamental

AOV – Aluguer Operacional de Viaturas

AQ – Acordo Quadro

BEP - Bolsa de Emprego Público

BSC – Balanced Scorecard

CAF – Common Assessment Framework (Estrutura Comum de Avaliação)

CEGER – Centro de Gestão da Rede Informática do Governo

DGLAB – Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas

DUC – Documento Único de Cobrança

EC - Entidade Coordenadora do Programa Orçamental do Ministério das Finanças

EIPA – Instituto Europeu de Administração Pública

GAF – Gestão Administrativa e Financeira


GD – Gestão Documental

GERFIP - Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (sistema de

informação)

GERHUP – Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (sistema de informação)

GT – Grupo de trabalho

IT – Infraestrutura Tecnológica

MAI – Ministério da Administração Interna

OE – Objetivo Estratégico

OO – Objetivo Operacional

OPE – Oferta Pública de Emprego

PGPI – Programa de Gestão do Património Imobiliário

PVE – Parque dos Veículos do Estado

QGA – Quadro Geral de Adidos

QEI – Quadro de Efetivos Interdepartamentais

QUAR – Quadro de Avaliação e Responsabilização

RH – Recursos Humanos

RS/RSO – Responsabilidade Social

SG – Secretaria-Geral

SIADAP – Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração

Pública

SIIE – Sistema de Informação dos Imóveis do Estado

SIOE - Sistema de Informação de Organização do Estado

SLA – Service Level Agreement

SME – Sistema de Mobilidade Especial

TI – Tecnologias de Informação

TIC – Tecnologias de Informação e Comunicação

UO – Unidade Orgânica


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Anexos

ANEXO A – Balanço Social

ANEXO B – Relatório de execução orçamental

ANEXO C – Relatório BSC

ANEXO D – Exercício de benchmarking

ANEXO E – Relatório de atividades de formação

ANEXO F – Relatório de atividades da Equipa de SST

Documents

RELATÓRIO DE ATIVIDADES 2017 SGMF · A elaboração do presente Relatório de Atividades, vinculada ao articulado da Lei n.º 66-B/2007, ... 2.5 medidas de reforço positivo do desempenho