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Ministério das Relações Exteriores
Secretaria de Controle Interno
Coordenação-Geral de Auditoria
RELATÓRIO DE AUDITORIA DE GESTÃO
EXERCÍCIO : 2013
PROCESSO : 09144.000036/2014-11
RELATÓRIO : 05/2014
UNIDADE JURISDICIONADA : Escritório de Representação no Rio de Janeiro
(ERERIO)
MUNICÍPIO - UF : Rio de Janeiro-RJ
I – INTRODUÇÃO
Em atendimento à determinação contida no Memorandum CISET nº 22, de 7 de
fevereiro de 2014, do Secretário de Controle Interno, apresentamos o presente Relatório de
Auditoria, que examina os atos e os fatos de gestão praticados no período de 1º de janeiro a 31 de
dezembro de 2013, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade em referência.
2. O exame das contas da Unidade Jurisdicionada, apresentadas de forma individual, foi
desenvolvido in loco, na sede das Unidades Gestoras, onde se encontram arquivadas as primeiras
vias dos processos de pagamentos e demais documentos que comprovam a execução orçamentária,
financeira e patrimonial.
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II – TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA
3. A Unidade Jurisdicionada realizou, no exercício sob exame, despesas no valor
nominal de R$ 3.540.328,80 (três milhões, quinhentos e quarenta mil, trezentos e vinte e oito reais e
oitenta centavos). O total das despesas das Unidades sob exame neste Relatório corresponde a
0,14% do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no Brasil e no exterior.
4. Os exames foram efetuados por amostragem, segundo a natureza do gasto e sua
representatividade, de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.
III – RESULTADO DOS EXAMES
5. Com base nos exames realizados na documentação comprobatória dos atos e fatos de
gestão, que deram origem ao presente processo, e em cumprimento ao disposto no Anexo IV da
Decisão Normativa TCU nº 132/2013, apresentamos as seguintes observações:
6. Não há ocorrência de atos de gestão relacionados aos itens 5, 7, 8, 9 e 10 do Anexo
IV da DN/TCU 132/2013.
III.1 – Avaliação da conformidade das peças de que tratam os incisos I e II do art. 13 da IN
TCU nº 63/2010.
7. O Relatório de Gestão encaminhado pela Unidade ao Tribunal de Contas da União
não foi elaborado segundo as normas estabelecidas para o exercício de 2013. Do mesmo modo, a
Unidade não preencheu nenhum quadro obrigatório estabelecido pela DN/TCU nº 123/2013 e
Portaria-TCU nº 175/2013.
III.2 – Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à
eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos estabelecidos no PPA como de
responsabilidade da UJ auditada, dos objetivos estabelecidos no plano estratégico, da
execução física e financeira das ações da LOA vinculadas a programas temáticos,
identificando as causas de insucessos no desempenho da gestão.
8. Nos termos do artigo 52 do Decreto nº 7.304, de 22 de setembro de 2010, ao
Escritório de Representação no Rio de Janeiro compete:
a) coordenar e apoiar, junto às autoridades estaduais e municipais de suas respectivas áreas de
jurisdição, as ações desenvolvidas pelo Ministério:
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b) apoiar as unidades administrativas do Ministério e da Fundação Alexandre de Gusmão, situadas
naquela cidade,
c) zelar pela manutenção e conservação do conjunto arquitetônico do Palácio do Itamaraty do Rio
de Janeiro e dos acervos do Museu Histórico e Diplomático, da Biblioteca, da Mapoteca e do
Arquivo Histórico do Ministério.
9. Os documentos de atos de gestão orçamentária, financeira e operacional dos recursos
utilizados pela UG 240003 – ERERIO não são suficientes para embasar a análise objetiva do
cumprimento das metas qualitativas e quantitativas do Escritório de Representação no Rio de
Janeiro.
III.3 – Avaliação dos indicadores instituídos pela Unidade para avaliar o desempenho da sua
gestão quanto: à capacidade de representar a gestão; à capacidade de apresentar series
históricas; a confiabilidade das fontes dos dados e se a metodologia escolhida para a coleta
processamento e divulgação é transparente; a facilidade de obtenção dos dados e
razoabilidade dos custos de obtenção do indicador em relação aos benefícios para a melhoria
da gestão da unidade.
10. O Relatório de Gestão não contém informações quanto à execução e à evolução dos
trabalhos desenvolvidos pelo ERERIO visando a atender a missão institucional da Unidade. A
Unidade informou indicador que não permite ao Controle Interno monitorar e avaliar o desempenho
da entidade.
III.4 – Avaliação da gestão de pessoas, em especial, da força de trabalho existente e da
observância à legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem
como, se for o caso, sobre concessão de aposentadoria, reformas e pensão.
11. Os atos relativos à admissão, remuneração, cessão, requisição, concessão de
aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos, estão reportados no Relatório de
Auditoria de Gestão da Unidade Jurisdicionada Subsecretaria-Geral so Serviço Exterior – SGEX,
mais especificamente na avaliação correspondente à Unidade Gestora Departamento do Serviço
Exterior – DSE (240009), à qual compete gerenciar a política de recursos humanos do MRE, no
Brasil e no exterior, conforme prevê o artigo 212 da Portaria Ministerial 212, de 30.04.08.
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III.6 – Avaliação da gestão de compras e de contratações, especialmente no que diz respeito à:
a) regularidade dos processos licitatórios e das contratações e aquisições feitas por
inexigibilidade e dispensa de licitação;
12. A equipe de Auditoria selecionou, para efeito de análise, os procedimentos
licitatórios e de pagamento dos serviços de engenharia, que representaram 52,85% das despesas
realizadas pelo ERERIO, no exercício de 2013.
13. Quanto à licitação, na modalidade pregão eletrônico, visando a contratação de
empresa especializada para a prestação de serviços de engenharia para impermeabilização do lago
do pátio central do Complexo do Palácio do Itamaraty no Rio de Janeiro, a Unidade não atendeu
plenamente as sugestões da Consultoria Jurídica, expostas no Parecer n° 6676/2012/MFP/CGU-
RJ/CGU/AGU, de 05/12/2012, a saber:
"a) Não foi apresentado parecer técnico, subscrito no CREA/CAU, com o objetivo de
elucidar, sob o ponto de vista técnico, o objeto da licitação. A contratação não teria a
finalidade de execução de obras e, sim, de serviços comuns de engenharia. Existe, à folha
194 do processo licitatório, declaração do Chefe da Unidade atestando que a licitação diz
respeito a serviços comuns de engenharia. Segundo a CONJUR, tal parecer pode ser
considerado apenas complementar ao parecer técnico;
b) Não foi indicada formalmente a fonte de pesquisa utilizada em relação a cada um
dos itens que compõem o orçamento;
c) O prazo de 4 meses para a execução dos serviços registrados no CREA não guardou
conformidade com o cronograma físico-financeiro, que previa 75 dias."
14. Quanto à licitação, na modalidade pregão eletônico, para reforma predial, restauração
arquitetônica, reforma do sistema de drenagem de águas e reforma da rede elétrica, a Unidade
incorreu nas seguintes impropriedades:
a) Não declarou, no corpo do Termo de Referência, que a natureza do objeto a
ser licitado é "comum";
b) Não apresentou comprovação da origem dos custos dos serviços, que,
segundo a Unidade, foram obtidos com base no SINAPI;
c) Não foi indicado o número do CREA/CAU do autor das planilhas de custo;
d) Não foi anexado ao Edital modelo de proposta comercial, contendo planilha
de custos unitários para preenchimento dos licitantes; e
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e) Não foi anexado ao Edital modelo de composição do BDI, para
preenchimento dos licitantes.
b) utilização de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na
contratação de serviços e obras;
15. A Auditoria não dispõe de informações para avaliar a gestão de sustentabilidade
ambiental nos contratos de serviço firmados pelo Escritório de Representação no Rio de Janeiro.
c) Avaliação da qualidade dos controles internos administrativos relacionados à atividade de
compras e contratações.
Da análise do contrato de manutenção predial
Termo Aditivo n°: 01/2012 Objeto: Prorrogação e repactuação do Contrato de serviço de manutenção predial corretiva e
preventiva
Contratada: Global Comércio e Serviços Técnicos
Valor: R$ 459.721,08
Data da Assinatura: 09/01/2012
Vigência: 09/03/2012 a 08/03/2013
16. O contrato de serviço de manutenção predial corretiva e preventiva, firmado com a
Global Comércio e Serviços Ltda, foi rescindido unilateralmente pela Unidade, devido ao não
cumprimento de cláusulas contratuais por parte da contratada. Os gastos realizados pel Unidade
representaram, no exercício sob análise, 3,63% do total das despesas realizadas pela Unidade.
17. Apesar de a Global não estar mais prestando serviços ao ERERIO, a Unidade foi
responsabilizada, subsidiariamente, nos termos da Súmula nº 331 do Tribunal Superior do Trabalho,
em razão do inadimplemento das obrigações trabalhistas por parte do prestador terceirizado de
serviços. Apurou-se que, até o encerramento dos trabalhos da Auditoria, havia treze reclamações,
distribuídas em 5 varas trabalhistas.
18. A Auditoria entende que, a fim de evitar eventuais prejuízos motivados por falta de
pagamento de salários e de encargos dos prestadores de serviços a seus empregados, a Unidade,
antes de efetuar qualquer pagamento, deve verificar: i) a regularidade trabalhista do contratado
junto à Previdência Social e Fundo de Garantia por Tempo de Serviço; ii) solicitar ao prestador de
serviços o encaminhamento à Unidade das Guias de INSS e FGTS quitadas; e iii) proceder à
verificação da existência, na Relação de Empregados – RE elaborada, para fim de pagamento do
INSS, dos nomes dos empregados terceirizados, ou dos funcionários das subempreiteiras que
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prestam serviço ao ERERIO. A Unidade deve, ainda, solicitar à empresa a folha de pagamento
desses empregados, já que, segundo a legislação vigente, a ausência de pagamento dos créditos
salariais por parte da prestadora de serviços pode ensejar a transferência total da responsabilidade
ao tomador de serviços.
19. Ademais, segundo entendimento consagrado pelo TST, a condenação subsidiária do
tomador dos serviços abrange todas as verbas devidas pelo devedor principal, inclusive as multas e
as verbas rescisórias ou indenizatórias, já que o trabalhador não pode arcar com os prejuízos
decorrentes da falta de pagamento por parte da prestadora de serviços, segundo a Superior Corte
Trabalhista.
Da análise dos contratos de obras
Achado 1
20. Para a realização, no exercício de 2013, dos serviços de engenharia em questão, a
Unidade desembolsou a importância de R$ 3.241.848,68, provenientes de recursos orçamentários
de 2012, inscritos em restos a pagar.
21. As obras de reforma predial e de restauração arquitetônica do Palácio do Itamaraty
no Rio de Janeiro, assim como as de impermeabilização do lago do pátio central e do sistema de
drenagem de águas, foram todas devidamente concluídas (vide fotos da execução das obras, no
Anexo II). Já os serviços de engenharia para instalação de sistema de refrigeração nos prédios da
Biblioteca e da Mapoteca do ERERIO, a reforma da rede elétrica e os serviços de pavimentação e
de jardinagem encontram-se, todavia, em fase de conclusão.
22. Os contratos n° 18/2012, para reforma predial e restauração arquitetônica; nº
19/2012, para a execução da reforma do sistema de drenagem de águas; nº 20/2012, para a
instalação de sistema de refrigeração nos prédios da Mapoteca e da Biblioteca; nº 21/2012, para a
reforma da rede elétrica; e nº 22/2012, para pavimentação, foram executados sem cobertura
contratual, contrariando o Parágrafo Único do artigo 60 da Lei n° 8.666/93, que considera nulo e
sem efeito o contrato verbal com a Administração, salvo o de pequenas compras de pronto
pagamento, assim entendidas aquelas de valor não superior a 5% (cinco por cento) do limite
estabelecido no art. 23, inciso II, alínea "a", da Lei nº 8.666/1993, quando feitas em regime de
adiantamento.
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23. A execução dos contratos ocorreu devido ao término do prazo dos contratos n°
19/2012, nº 20/2012, nº 21/2012, e nº 22/2012 sem que os serviços tivessem sido encerrados. Para
tanto, a Unidade mandou publicar, tardiamente, em 20/06/2014, no Diário Oficial da União, os
extratos dos respectivos termos aditivos.
24. A Auditoria entende que tais instrumentos não possuem valor, já que os referidos
contratos perderam todos os efeitos no término da vigência. Sem prorrogação, opera de pleno
direito a extinção do ajuste, exigindo-se novo contrato para continuação das obras, serviços ou
compras anteriormente contratados, uma vez que "Contrato extinto não se prorroga, nem se
renova: é refeito e formalizado em novo instrumento, inteiramente desvinculado do anterior.”
(MEIRELLES, Hely Lopes. Licitação e contrato administrativo. 12. ed. São Paulo: Malheiros,
1999. p. 214.)
25. A prorrogação de contrato administrativo só é possível se for providenciado termo
aditivo antes do término do prazo de vigência do ajuste, evitando a elaboração irregular de termos
aditivos com efeitos retroativos.
26. Com vistas a evitar o encerramento de um contrato, antes da conclusão do objeto, a
Unidade deve proceder à pesquisa de mercado visando a avaliar a manutenção da relação contratual
e, a partir do primeiro dia após o fim do prazo de vigência originalmente estabelecido, firmar o
ajuste.
27. O Tribunal de Contas entende que a celebração de termo aditivo de prorrogação da
vigência de contrato já expirado, com efeitos retroativos, configura recontratação sem licitação,
infringindo a Lei nº 8.666/1993, art. 2º c/c art. 3º. A infração reveste-se de gravidade suficiente para
justificar a sanção dos responsáveis (Acórdão nº 1.335/2009). Ressalte-se que a Egrégia Corte de
Contas tem aplicado multa aos Gestores que cometem tal infração.
Achado 2
28. Por intermédio da SA nº 002/2014, de 04/06/2014, solicitou-se ao gestor informar as
razões pelas quais os empenhos e os contratos referentes aos processos encaminhados à equipe de
auditoria não se encontravam devidamente registrados nos sistemas SIASG e SIAFI, ao que
respondeu: "Os empenhos em 2012 foram feitos no SIAFI e não no SIASGI em vista da dificuldade
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encontrada para registro por falta de conhecimento e treinamento (grifo da Auditoria). A situação
já está atualizada."
29. Observa-se inapropriado o procedimento unilateral da Unidade quando deixa de
utilizar o Subsistema de Minutas de Empenho – SISME, do SIASG, para a elaboração das minutas
de empenho com o envio automático ao Sistema Integrado de Administração Financeira do
Governo Federal – SIAFI. A conduta, ademais, é irregular, já que contraria o disposto no item VI,
artigo 1º da Instrução Normativa/MPOG nº 01, de 8 de agosto de 2002.
Da Fiscalização dos Contratos
Achado 3
30. Segundo o disposto no art. 67 da Lei nº 8.666/93, “A execução do contrato deverá
ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado,
permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa
atribuição”, tanto para contratos decorrentes de licitação, como resultantes de contratação direta
(dispensa e inexigibilidade de licitação).
31. O ERERIO, no intuito cumprir aquele dispositivo legal, publicou no Diário Oficial
da União, em 10 de setembro de 2013, a Portaria de 26 de agosto de 2013 que designou a servidora
ECM como responsável pela fiscalização de todos os contratos firmados pela Unidade.
32. A Auditoria não recomenda a indicação de uma única servidora que venha a ter a
incumbência de, sozinha, realizar suas atribuições rotineiras no Escritório de Representação no Rio
de Janeiro e, paralelamente, fiscalizar, a contento, os mais de 30 contratos vigentes na Unidade, no
exercício de 2013. Teria sido mais oportuno e seguro a Unidade indicar mais servidores, com a
atribuição de fiscalizar um grupo de contratos.
33. O ERERIO possui, em sua maioria, contratos de fornecimento de mão de obra que
demandam grande atenção por parte do fiscal do contrato, dada a questão relacionada à
responsabilidade subsidiária imposta pela Súmula nº 331 do Tribunal Superior do Trabalho ao
tomador do serviço. O inadimplemento das obrigações trabalhistas, fiscais e comerciais por parte do
prestador de serviço pode transferir à Administração a responsabilidade pelo pagamento das
dívidas.
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34. A fiscalização dos contratos, notadamente de fornecimento de mão de obra, é de
suma importância, uma vez que a conduta culposa por parte do fiscal de contratos no exercício de
suas atribuições poderá levar a situação em que a Administração Pública arque com prejuízos
causados por prestadores de serviço.
Recomendação
35. A Auditoria entende que, após escolher os fiscais dos contratos, a Unidade deve
mandar publicar no Boletim de Serviço do MRE a relação dos contratos sob responsabilidade de
cada fiscal, destacando suas atribuições e responsabilidades, como:
a) acompanhar a execução contratual, em seus aspectos quantitativos e qualitativos;
b) registrar todas as ocorrências surgidas durante a execução do objeto;
c) rejeitar, no todo ou em parte, obra, serviço ou fornecimento executado em desacordo com o
contrato;
d) exigir e assegurar o cumprimento dos prazos previamente estabelecidos;
e) exigir o cumprimento das cláusulas do contrato e respectivos termos aditivos;
f) aprovar a medição dos serviços efetivamente realizados, em consonância com o regime de
execução previsto no contrato (o fiscal jamais deve atestar a conclusão de serviços que não foram
totalmente executados); e
g) liberar as faturas.
III.11 – Avaliação de qualidade e suficiência dos controles internos administrativos instituídos
pela unidade jurisdicionada com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos sejam
atingidos, considerando os seguintes elementos do sistema de controles internos da UJ:
36. A Unidade não preencheu, no Relatório de Gestão, a avaliação sobre os controles
internos da Unidade quanto à qualidade e eficiência, uma vez que não seguiu as determinações
contidas na DN/TCU nº 123/2013 e Portaria TCU nº 175/2013.
37. Durante os trabalhos de campo e correspondente análise documental por parte desta
Auditoria, pôde-se constatar a necessidade premente de se proceder ao aprimoramento naquilo que
se refere ao quadro de servidores da Instituição, uma vez que, com a defasagem que se apresenta, as
atividades de administração em geral e, em especial, os controles de patrimônio e do acervo
encontram-se prejudicados.
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Da Força de Trabalho
Achado 4
38. A força de trabalho efetiva observada pela equipe de Auditoria, segundo
documentação apresentada pelo ERERIO, é composta da seguinte forma:
Quadro 1: Composição da força de trabalho da UJ
Relação de Pessoal N.
a) Servidores
Servidores do Quadro de Pessoal do MRE 44
Servidores Requisitados de Outros Órgãos 2
Total 46
b) Estagiários
Total 22
c) Terceirizados
Limpeza 40
Vigilância 23
Motoristas 5
Recepcionistas 3
Manutenção 13
Total 84
Total geral 152
Quadro 2: Atuação da força de trabalho da UJ
Setor/Atuação Quadro MRE Requisitados Estagiários Terceirizados
Chefia 3
Ordenador de despesa 1
Recepção
2
Administração 1
2 1
Contabilidade 1
Patrimônio 1
Pessoal 5
1
Almoxarifado 3
Motorista - aeroporto 2
Motorista - ERERIO
5
IRBr 1
Comunicação 1
Malas 2
Pregoeiro 1
Documentação 1
Biblioteca 2
4
Mapoteca 1 1 1
Museu 3 1 2
Arquivo Histórico 1
7
11
Arquivo 1
Consular 7
5
Vigilância
23
Limpeza
40
Manutenção
13
Sem lotação 6
Total 44 2 22 84
39. Apurou-se, inicialmente, que a relação informada dos servidores em exercício não
guarda conformidade com os registros existentes no Sistema Integrado de Administração de
Pessoal, já que, segundo o SIAPE, estariam lotados no ERERIO 39 servidores ativos, sendo dez
Diplomatas, 14 Oficiais de Chancelaria, 4 Assistentes de Chancelaria, nove servidores de outras
categorias, além de 2 servidores requisitados de outros órgãos, sendo uma oriunda do Ministério da
Cultura e outra vinda do Ministério da Defesa. As quantidades, como se vê, são destoantes das
informadas.
40. Verificou-se, ainda, estarem formalmente lotados no ERERIO 35 servidores que se
encontram em Missão Transitória ou Permanente no Exterior, que não deveriam estar registrados na
Unidade. O cadastro existente no SIAPE deve espelhar a verdadeira localização dos servidores, de
modo a facilitar a análise gerencial da mão-de-obra da Unidade.
41. Segundo relação fornecida pela Unidade, encontravam-se na folha de pagamento do
ERERIO 50 (cinquenta) servidores. A Auditoria, ao confrontar as informações da Unidade com os
registros existentes no Sistema Integrado de Administração de Pessoal, constatou que há servidores
lotados em outras Unidades Organizacionais, ou até mesmo afastados, a saber:
a) LFSC está lotado na Secretaria-Geral das Relações Exteriores, em Brasília;
b) AVBC, sem função no ERERIO, aposentou-se em 30/06/2014;
c) LLRS consta como removida para o exterior desde 15/12/2003;
d) APS retornou do exterior em 03/06/2014, apresentou-se ao ERERIO em
17/06/2014, e, segundo o SIAPE, está lotado na Divisão de Pessoal, na Secretaria
de Estado do MRE (SERE), em Brasília; e
e) JCSG está em gozo de licença-prêmio por assiduidade até 05/07/2014.
42. Além do mais, servidores realmente lotados no ERERIO estão, segundo o SIAPE,
formalmente lotados em outras Unidades Organizacionais, em Brasília, a saber:
a) PAAC, na Divisão do Caribe desde 11/01/2011;
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b) AB, na Divisão de Pessoal, desde 04/01/2010;
c) SV, na Divisão de Pessoal, desde 01/01/2004; e
d) DRA, na Divisão de Pagamentos, desde 02/01/2012;
43. Verificou-se que consta no SIAPE, formalmente lotada no ERERIO, a servidora
HDA. A Unidade, quando questionada, afirmou que a servidora encontra-se em licença
maternidade. A Auditoria verificou, todavia, que tal licença terminou em 31/03/2014, conforme
Boletim de Serviço n° 243, de 16/12/2013, o que implicaria que aquela servidora estaria, de fato,
ausente do trabalho a partir do dia 01/04/2014, com exceção do período compreendido entre
01/06/2014 e 29/06/2014, quando esteve em gozo de férias regulamentares referentes ao exercício
de 2013. Dado o absenteísmo em comento, a Auditoria entende que a Unidade deveria comunicar à
SERE a falta da servidora HDAao trabalho, para que providências sejam tomadas.
44. Do exposto, esta Auditoria entende que o ERERIO deveria solicitar à Secretaria de
Estado as devidas correções, de forma a espelhar a efetiva lotação dos servidores da Unidade
Organizacional, fazendo formalmente constar na UORG n° 234 – ERERIO os servidores que de
fato lá se encontrarem lotados. Tomando-se em conta os devidos ajustes, pode-se afirmar que há 46
servidores em exercício no ERERIO, e não 50, como informou a Unidade à equipe de Auditoria.
45. A Auditoria constatou que, apesar de estarem em exercício no ERERIO 152
funcionários, os servidores do quadro de pessoal do MRE são insuficientes para administrar toda a
Unidade. A título de exemplo, existe apenas uma servidora na área de administração da Unidade,
uma para controlar o Patrimônio e fazer as compras, um exercendo a função de pregoeiro e um
servidor para contabilizar os gastos. Em todos os casos citados, registre-se que tais servidores não
possuem substitutos designados ou disponíveis.
46. A estrutura de recursos humanos do Museu Histórico e Diplomático também é
insuficiente, uma vez que contempla apenas um Diplomata, duas Oficiais de Chancelaria, uma
Técnica especialista em museus, requisitada e, por fim, um estagiário, valendo salientar que as
instalações encontram-se em estado precário de conservação.
47. De fato, a percepção quanto à necessidade de se ampliar e aprimorar o quadro de
funcionários do ERERIO, dadas as dimensões de suas instalações, bem como o enorme valor
cultural e histórico de seu acervo, vem de longa data, conforme consta do Relatório TC
016.771/2008-7, da Egrégia Corte de Contas:
13
"...verificou-se também deficiência de quadro de pessoal necessário ao desempenho das
tarefas administrativas do ERERIO, agravada pela movimentação de servidores a pedido do
órgão central, conforme destacam documentos (fls. 254/263) e correspondência
encaminhada pelo dirigente do Escritório de Representação à Secretaria de Estado do
Ministério Exteriores em Brasília, em 04/08/2006(... ) Ao deparar-se com o mesmo
problema, no exame do processo de Tomada de Contas do ERERIO, relativa ao exercício de
2005, o Tribunal proferiu Acórdão nº83/2008-TCU-1ª Câmara, por meio do qual
determinou ao Ministério das Relações Exteriores providências no sentido de suprir a
carência de pessoal verificada no Escritório de Representação no Estado do Rio de Janeiro,
especialmente na área administrativa. Ao que consta das informações prestadas pelo gestor,
a insuficiência de recursos humanos do Escritório de Representação tende a ser revertida a
partir de 2009, com a ampliação do Setor de Administração. (grifo nosso)
48. Em que pese a expectativa consignada no relato do Tribunal de Contas em comento,
qual seja, a de que os problemas afetos ao quadro de pessoal estariam resolvidos no ano de 2009,
pudemos constatar que tal previsão não veio a confirmar-se, permanecendo o ERERIO com sérios
problemas nesse aspecto. As restrições afetas ao quadro de pessoal vêm apresentando
desdobramentos com reflexos negativos nas atividades que envolvem a administração em geral, os
serviços de controle patrimonial, os controles referentes a obras e, principalmente, o gerenciamento
do museu e seu valioso acervo, como já mencionado anteriormente.
Achado 5
49. Quando da análise documental, verificou-se, inclusive, falhas no encaminhamento de
documentação. Os processos solicitados pela equipe de Auditoria, mormente no caso de obras,
haviam sido encaminhados faltando informações obrigatórias, e com formato equivocado, para o
setor jurídico, na visão da própria AGU. Havia, ainda, dupla numeração referente à identificação de
tais autos, uma consignada pela administração do ERERIO e outra consignada pelo setor jurídico.
50. Ainda com relação a falhas de instrução processual, verificou-se falta de aprovação
motivada, pela autoridade competente, do Termo de Referência, além de orçamento estimado em
custos não obtidos com base no SINAPI, sem que se apresentasse, nos autos, justificativa para
tanto.
III.9- Avaliação da gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, no mínimo,
qunto à correção dos registros contábeis; à estrutura tecnológica e de pessoal para
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administrar o patrimônio e à qualidade dos controles internos administrativos instutuídos
pela UJ para a referida gestão.
Da conservação do Museu e seu acervo histórico e dos controles referentes ao patrimônio do
ERERIO
Achado 6
51. Verificou-se a precariedade no tocante à manutenção do Museu e o seu valioso
acervo, seja do ponto de vista administrativo, seja do ponto de vista da conservação do patrimônio
histórico-cultural. Com relação a patrimônio, em geral, encontrou-se dificuldade e, em alguns casos,
até mesmo impossibilidade de se encontrar certos bens. Constatou-se que está em curso uma
sindicância, instaurada com o fito de apurar responsabilidades, bem como as condições em que se
deram tais desaparecimentos.
52. O Controle Interno tem registrado em relatórios de Auditoria de exercícios anteriores
as deficiências das ações de conservação e de manutenção do Museu Histórico Diplomático.
53. Infiltrações pluviais no telhado, somadas à deterioração natural do imóvel e ação de
cupins, têm motivado desgastes de revestimentos internos, desabamento de sancas em gesso e
marcas de infiltrações nas paredes, o que vem deteriorando inestimável patrimônio histórico e
cultural, além de poder vir a comprometer a segurança das pessoas. Constatou-se, por exemplo, que,
devido a infiltrações, quadros foram retirados das paredes, de modo a não se deteriorarem ainda
mais. No Anexo I a este Relatório encontram-se as fotos que retratam os desgastes nos pavimentos,
nos tetos e nas paredes.
Recomendação
54. Buscar mecanismos alternativos e fontes de financiamento, visando a estancar o
evidente processo de deteriorização da estrutura do Museu, viabilizando a posteriori, a restauração
tanto da estrutura, quanto do acervo, que já apresentam evidentes sinais de comprometimento.
Situações não contempladas nos demais itens do relatório de auditoria de gestão, identificadas
e analisadas pelo órgão de controle interno, que , na opinião desse órgão de controle, afetem o
julgamento da gestão dos responsáveis arrolados no processo de contas.
55. Por ocasião da análise documental, a equipe de Auditoria encontrou declaração,
datada de 24/03/2014, oriunda do próprio Ordenador de Despesas, nos seguintes termos:
15
"...Incumbe à Administração submeter as minutas dos termos aditivos a exame prévio da assessoria
jurídica. Tal exigência não foi cumprida por ausência de estrutura física no Escritório". (grifo da
Auditoria)
56. Os problemas referentes a patrimônio e seus correspondentes sistemas de controle
são, também, conhecidos, e se repetem há algum tempo, como poderá ser observado a seguir. A
Auditoria constatou problemas nos sistemas de controles internos no tocante, especialmente, a
cessão, requisição e movimentação de bens, bem como problemas afetos à própria conservação do
patrimônio histórico-cultural e das obras de arte que o compõe, verificando-se a diferença entre o
valor dos bens inventariados e o respectivo valor contabilizado.
Achado 7
57. Em 31/12/2013, o SIAFI, na conta 1.4.2.1.2.00.00 – Bens Móveis, registrava o valor
total de R$ 925.622,39, enquanto o Inventário do Posto continha a informação da existência de bens
móveis no valor de R$1.172.927,27, o que representa, portanto, uma diferença de R$ 247.304,88
entre o valor inventariado e o valor contabilizado.
Quadro 3: Discrepância entre os valores inventariado e contabilizado dos bens móveis da UJ
Em R$
CONTA CONTÁBIL INVENTÁRIO SIAFI DIFERENÇA
1.4.2.1.2.00.00 BENS MOVEIS 72.968,38 0,00 72.968,38
1.4.2.1.2.02.00 AERONAVES
84.808,00 84.808,00
1.4.2.1.2.04.00 APARELHOS DE MEDICAO E ORIENTACAO 920,00 11.565,87 -11.565,87
1.4.2.1.2.06.00 APARELHOS E EQUIPAMENTOS DE
COMUNICACAO 9.372,00 15.918,67 -6.546,67
1.4.2.1.2.08.00 APAR.,EQUIP.E
UTENS.MED.,ODONT.,LABOR.E HOSP 35.868,83 18.168,94 17.699,89
1.4.2.1.2.12.00 APARELHOS E UTENSILIOS DOMESTICOS 160.612,20 200.826,66 -40.214,46
1.4.2.1.2.24.00 EQUIPAMENTO DE PROTECAO, SEG E
SOCORRO 3.444,16 3.462,19 -18,03
1.4.2.1.228.00 MAQUINAS/EQUIPAM. NATUR.INDUSTRIAL 1.331,01 0,00 1.331,01
1.4.2.1.2.30.00 MAQUINAS E EQUIPAMENTOS
ENERGETICOS 40,00 743,54 -703,54
1.4.2.1.2.32.00 MAQUINAS E EQUIPAMENTOS GRAFICOS 7.180,49 4.316,44 2.864,05
1.4.2.1.2.33.00 EQUIPAMENTOS PARA AUDIO, VIDEO E
FOTO 14.012,41 1.097,24 12.915,17
1.4.2.1.2.34.00 MAQUINAS, UTENSILIOS E EQUIP
DIVERSOS 52.124,69 44.050,03 8.074,66
1.4.2.1.2.35.00 EQUIPAMENTOS DE PROC DE DADOS 338.776,84 60.241,05 278.535,79
1.4.2.1.2.36.00 MAQUINAS, INST E UTENS. DE ESCRITORIO 11.547,89 4.904,54 6.643,35
1.4.2.1.2.38.00 MAQUINAS, FERRAMENTAS E UTENS DE
OFICINA 280,66 1.625,76 -1.345,10
1.4.2.1.2.39.00 EQUIPAMENTOS HIDRAULICOS E
ELETRICOS 8.517,54 17.353,25 -8.835,71
16
1.4.2.1.2.42.00 MOBILIARIO EM GERAL 66.241,38 50.970,06 15.271,32
1.4.2.1.2.44.00 OBRAS DE ARTE E PEÇAS PARA MUSEU 0,00 0,00 0,00
1.4.2.1.2.48.00 VEICULOS DIVERSOS 0,05 262.393,86 -262.393,81
1.4.2.1.2.51.00 PECAS NAO INCORPORAVEIS A IMOVEIS 5.952,56 3.980,07 1.972,49
1.4.2.1.2.52.00 VEICULOS DE TRACAO MECANICA 358.639,41 116.196,50 242.442,91
1.4.2.1.2.57.00 ACESSORIOS PARA AUTOMOVEIS 395,00 0,00 395,00
1.4.2.1.2.87.00 MATERIAL DE USO DURADOURO 12,06 8.820,72 -8.808,66
1.4.2.1.2.92.00 BENS MOVEIS EM ALMOXARIFADO 24.690,27 399,00 24.291,27
58. A Auditoria, ao analisar o inventário dos bens móveis do exercício de 2013, bem
como sua contabilização no SIAFI, constatou a existência de várias falhas, entre elas:
a) A Unidade classificou erradamente R$ 72.968,38 na conta contábil
1.4.2.1.2.00.00, que não pode ser usada para registrar bens móveis;
b) Foi equivocadamente registrada, na conta contábil 1.4.2.1.2.02.00 - Aeronaves,
a importância de R$ 84.808,00. A conta é destinada apenas ao registro de valores pertinentes aos
aparelhos destinados a tráfego aéreo, de uso comercial no transporte de passageiros e cargas ou para
treinamento defesa e ataque militar, o que não parece afeto às atividades institucionais do ERERIO;
e
c) A Unidade ainda nem inventariou nem contabilizou as peças do Museu. Os
bens, pertencentes ao Patrimônio da União, deveriam ter sido inventariados e contabilizados,
segundo o Plano de Contas da União, na conta contábil 1.4.2.1.2.44.00, destinada a registrar os
valores relativos a obras e objetos de arte e de peças para decoração ou exposição em geral (em
museus, galerias, halls, prédios públicos e outros).
59. Durante os trabalhos de Auditoria consubstanciados no Relatório de Auditoria nº
03/2006, a auditoria desta CISET fez constar em seu relato que:
" ...A empresa LINK-DATA, contratada pelo Departamento de Administração encerrou o
levantamento do inventário dos bens móveis, ficando por ainda terminar o inventário do
acervo existente na Biblioteca. Os bens do museu Histórico não foram incluídos no contrato.
A LINK-DATA não formalizou a entrega do produto, passando para o ERERIO a listagem
dos bens patrimoniais inventariados. A Unidade não apresentou à Auditoria o Relatório de
Bens Patrimoniais- RBM, por item inventariado por conta contábil." (grifo da Auditoria)
60. Naquela ocasião, o Gestor manifestou-se nos seguintes termos:
" ...A entrega definitiva do levantamento e do Relatório de Bens Patrimoniais realizada pela
empresa LINK-DATA, ainda está sendo finalizada no que concerne ao acervo da Biblioteca.
Tão logo seja finalizada, previsão para fim de abril corrente, o recebimento definitivo será
17
providenciado. A contagem dos bens localizados no Museu Histórico depende de
autorização da DSG."
61. Em resposta, também no âmbito da mesma auditoria em comento, ainda com relação
a problemas afetos a controles patrimoniais, o gestor se pronunciou nos seguintes termos:
"...Com referência ao desaparecimento de uma bomba d'água auto-auto-aspirante Jacuzzi
2BT e de uma frente destacável de rádio do automóvel Vectra placa LQN-4142, bem como
do roubo ou furto do veículo Gol, placa XV-3750 e das irregularidades relativas ao estado
dos veículos placas FO-7935, LHR-3749, WA-1413,WA-2119, WA-1470 e XV-3026, foram
instauradas sindicâncias que resultaram inconclusivas. Isto pode ser atribuído, sobretudo, à
inexistência de controle confiável de carga do equipamento ou do material permanente, em
virtude de ter ficado muito desatualizado o inventário dos bens patrimoniais. Tal fato,
constatado quando de minha assunção em agosto/2003, foi levado ao conhecimento da
Secretaria de Estado. Objetivando a regularização dessa importante ferramenta de controle
a Administração Central determinou a imediata realização de inventário, o qual está sendo
ultimado por empresa contratada em Brasília. (grifo da Auditoria)
Dessa forma, a inexistência de Termo de Responsabilidade – a que faz referência a
Auditoria em seu relatório- como consequência direta da falta do correspondente inventário
dificultou à Comissão de Sindicância chegar a um resultado positivo, qual seja indicar os
eventuais responsáveis. (grifo da Auditoria)"
62. Quando dos trabalhos de campo, a Auditoria pôde verificar que os mesmos
problemas relatados, tanto pelo TCU como por esta CISET, persistiram desde então. É assim
também no caso da falta dos termos de cessão, dos termos de requisição, dos termos de
movimentação e do sistema de controle informatizado de bens móveis. Persistem, em suma, as
mesmas falhas de controle interno que redundaram em perda para o patrimônio do ERERIO.
63. Em sindicância instaurada pelo gestor (Ofício nº 198/2013, de 18 de dezembro de
2013) pela Portaria de 08 de outubro de 2013, publicada no Boletim de Serviço de 18 de outubro de
2013, cujo objeto é justamente o de apurar possíveis irregularidades referentes a desaparecimento
de objetos que pertencem ao patrimônio do ERERIO, pôde-se constatar, como dito anteriormente,
que os mesmos problemas vêm persistindo ao longo de vários exercícios.
64. Por intermédio do Telegrama nº 283, o gestor veio a solicitar orientação junto à
SERE, in verbis:
18
"Tendo assumido há pouco a chefia do ERERIO, fui informado de problema relacionado
com o inventário de bens do patrimônio, que estou ainda procurando apurar melhor, mas de
que decidi dar logo conhecimento à SERE para solicitar a orientação de Vossa Excelência.
2. O inventário dos bens do MRE no Rio de Janeiro se divide em duas partes. A primeira é o
inventário do Museu Histórico e Diplomático, ou seja, dos bens de valor histórico e cultural,
muitos dos quais de considerável valor pecuniário. Essa parte parece estar completa, não
havendo peças faltantes (grifo nosso). Cópia do inventário foi enviada à SERE pela GMD
360 de 24/10/2008, distribuída para DCD/DA/CISET.
3. A segunda parte é o inventário geral do ERERIO, que vem passando por processo de
revisão e atualização desde o início do corrente ano, o qual incluiria um total de 3.988 itens.
A última versão desse documento foi encaminhada à SERE pela GMD 38 de 15/01/2013.
Desse total, verificou-se que 363 itens estão extraviados.(grifo nosso)
4. Quando de reforma do sistema de patrimônio, creio que em 2006 (grifo nosso), foi criada
uma lista com a indicação "a verificar" no campo localização, em que foram inscritos bens,
com seus códigos atual e antigo, descrição, valor e situação física, cuja localização não foi
estabelecida. Foi feita agora ampla busca nas dependências do Escritório e aqueles bens
não fora encontrados.
5. Dentre os bens, incluem-se, por exemplo, desde mesas, cadeiras, poltronas, armários de
aço e um total de 50 carteiras estudantis, de aquisição bastante antiga, com valor unitário
de R$ 0,01, 13 computadores com processador Pentium, com valor unitário de R$ 2.430,00
(dois mil, quatrocentos e trinta reais ) e aparelhos de ar condicionado.
6. A explicação mais plausível para o extravio da maioria desses bens é de que, ao longo
dos anos, se tornaram inadequados ao uso e foram descartados, sem que se procedesse à
baixa.
7.Muito agradeceria a orientação de Vossa Excelência.
8. Por correio eletrônico, estou encaminhando à CPAT a mencionada lista de bens
extraviados."
65. Do exposto, a equipe de Auditoria observa que: a) como dito anteriormente, os
problemas afetos ao patrimônio vêm se dando ao longo de vários exercícios; b) trata-se de extravio
correspondente a aproximadamente 10% do total registrado; c) a SERE não vem atuando no sentido
de acompanhar tais problemas de forma a coibi-los; e d) embora se assevere que a parte
correspondente ao inventário do Museu Histórico e Diplomático "parece estar completa, não
havendo peças faltantes", deve-se registrar o fato de, por se encontrar o Museu sofrendo de vários e
sérios problemas em sua estrutura e conservação, conforme pôde constatar esta Auditoria durante o
trabalho de campo, não haveria como certificar a segurança do acervo. Conforme pôde-se apurar
19
quando das visitas às instalações, encontraram-se peças danificadas em virtude de umidade e
infiltrações, por exemplo.
66. Instalada em 9 de outubro de 2013, a Comissão de Sindicância se deparou com
vários problemas na busca dos possíveis responsáveis pelo desaparecimento de bens, ocasionados,
na opinião da Auditoria, pelas inúmeras falhas de controle interno.
67. Quando das oitivas, ficaram patentes alguns dos problemas que levaram o gestor a
proceder à instauração de tal Comissão, conforme veremos a seguir:
"Entre julho e agosto de 2013, foi realizada pesquisa nos arquivos do Setor de Patrimônio
do ERERIO, com o objetivo de tentar esclarecer a origem da lista A VERIFICAR, constante
do atual programa de inventário.
As primeira referências ao inventário no ERERIO foram encontradas no telegrama 147 de
2001(anexo 1), que trazia o seguinte histórico:
-em 1997, quando ainda se utilizava o controle patrimonial CONPAT, a verificação física
revelou que já havia falha neste controle, pois "não estava relacionada uma grande
quantidade de bens, encontrados sem plaqueta de patrimônio, sem documentos que
identifiquem suas origens e, portanto, sem registro no SIAFI".
-em 2000, a SERE (Circtel 127/99) recomendou a utilização do Sistema Habile, adotado nos
postos no exterior. De acordo com o tel 147/2001, não foi possível realizar o inventário em
2000 por falta de pessoal. (grifo nosso) Acredita-se que, por essa razão, esse sistema não
chegou a ser utilizado.
Segundo relatório de auditoria de gestão de abril de 2002(anexo2), até aquela data o último
inventário realizado continuava sendo o do exercício de 1996, o que contrariava a exigência
legal de levantamento e conferência física anuais dos bens patrimoniais.(grifo nosso) O
relatório também ressaltava que ERERIO já havia solicitado autorização ao Departamento
de Administração para contratar empresa especializada em rotinas de inventário, haja vista
a vastidão do patrimônio. Até aquele momento, contudo, a autorização não havia sido
concedida.(grifo nosso)
Nos comentários do então gestor patrimonial (o falecido Oficial de Chancelaria...) ao
mencionado relatório de auditoria ..., encontra-se a seguinte informação:
As instruções que estão sendo aguardadas da SERE são no sentido de se proceder à
contratação de firma especializada. Não se trata de realizar um inventário simples do tipo
eventual, em que se procede apenas a um levantamento físico dos bens existentes, mas de
efetuar uma atualização do Patrimônio de Bens Móveis (equipamentos e material
permanente) existente no ERERIO e elaborar o inventário anual, conforme explicitado no
20
Projeto Básico elaborado pela seção de patrimônio dessa UG em 10/07/2000. Cabe ainda
esclarecer; (...) o último inventário de ERERIO não foi o realizado em 1996 (...) talvez o
único inventário tenha sido realizado quando da implantação do sistema CONPAT (grifo
nosso). Foram encontrados em 1997, após a desativação deste sistema, apenas "Relações
Sequenciais do Sistema de Controle Patrimonial", emitidas nos computadores da DINFOR
em diversas datas, sendo a última em 30/12/1996. Nenhum Termo de Responsabilidade foi
encontrado e a tabela de "Códigos de Localização Físicas" estava mal elaborada e
desatualizada.
Acreditamos que o controle de inventário continuou desatualizado até o ano de 2003,
quando o ERERIO conseguiu autorização da SERE para contratar a empresa Link-Data (a
mesma que havia feito o trabalho de informatização do inventário da SERE em 1996) para
informatizar o controle de inventário...
...Acreditamos que a que a lista A VERIFICAR tenha nascido dessa lacuna: bens arrolados
no antigo controle patrimonial (desatualizado desde 1997) que não foram localizados na
verificação física de 2004 e , assim, colocados em lista pendente para futura tomada de
decisão do ERERIO. Corrobora essa hipótese a existência de bens inseridos nessa lista
desde o ano 2005, ou seja, logo do início da utilização do controle patrimonial Link-Data
pelo ERERIO.
Relatório de nova auditoria realizada em abril de 2007...assinala que "há dificuldades em
operacionalizar o programa de controle de bens móveis Link-Data" e que havia
inconsistência de dados no sistema referente à localização de microcomputadores
adquiridos em 2006 (equipamentos que constavam do estoque de bens do Almoxarifado, mas
que já tinham sido distribuídos a diferentes setores). O relatório assinalava que essas
inconsistências poderiam gerar "relatórios gerenciais e termos de responsabilidade com
dados incorretos".
A partir de 2007, existem arquivos impressos dos inventários ainda conservados no Setor de
Administração do ERERIO. Com exceção do inventário de 2008. A responsável pelo
inventário, Oficial de Chancelaria ..., realizou um excelente trabalho, com inúmeras
atualizações do registros, por meio da contínua verificação física. Foram feitas as baixas
necessárias, tanto de bens inservíveis, como de bens indevidamente cadastrados.
Paralelamente, buscava-se encontrar os bens elencados na lista A VERIFICAR. Porém,
adotou-se a prática de incluir na lista A VERIFICAR bens eventualmente não localizados
nas dependências do ERERIO, após a verificação física setorial. Com acréscimo de itens
não localizados, a lista A VERIFICAR cresceu paulatinamente, ainda que bens porventura
localizados tenham sido transferidos para sua devida localização.
21
Há que se assinalar que a falta de manutenção do banco de dados do sistema Link-Data,
para a qual seria necessária renovação de contrato não autorizada pela SERE, gerou
inconsistências no programa desde meados de 2007.(grifo nosso) O programa apresenta
falhas de registros: muitas vezes bens ativos não aparecem nos Termos de
Responsabilidade, mas quando pesquisados por número de patrimônio, aparecem em
determinada localização. Outros bens, apesar de terem número de patrimônio ativo,
simplesmente não aparecem em nenhuma localização. Essas falhas nos levam a questionar,
inclusive, a fidelidade dos registros armazenados e levantar a possiblidade de que haja
duplicidade de registos e/ou bens baixados não reconhecidos com tais na lista A
VERIFICAR, tamanha a vulnerabilidade do programa." (grifo nosso)
68. Com relação ao Inventário do exercício sob exame (2013), solicitado por intermédio
da SA nº 02, de 04/06/2014, informou o gestor que: "Inventário- Estão sendo encaminhados cópias
dos inventários dos anos de 2011, 2012 e 2013 para sua apreciação."
69. A Auditoria entende, entretanto, que o que foi encaminhado de fato não foram os
respectivos inventários, em particular aqueles referentes ao exercício de 2013, mas, sim, conforme
se depreende dos anexos encaminhados, uma relação de termos de responsabilidade acompanhada
de Memorando, em que se encontram consignadas algumas restrições que demonstram mais uma
vez a dificuldade em se proceder ao devido controle patrimonial da Instituição:
"...itens pendentes foram procurados nos locais onde ficaram armazenados os bens
móveis por ocasião da obra: refeitório, depósito de móveis a recuperar e salas
contíguas aos setores. Entretanto, ainda não foram localizados. Em virtude da
ausência desses bens, a verificação física não pôde ser concluída e, assim, os termos
de responsabilidade não foram assinados(grifo nosso).
"...Esclareço que, atualmente, com a saída da gestora patrimonial (...), o controle
patrimonial das noventa e cinco localizações deste Escritório está sendo feito por
apenas duas pessoas: esta servidora, OC (...), que acumula outras funções no Setor
de Administração, e a estagiária (...). Assinalo que a falta de pessoal é agravada
pela carência de tecnologia do programa de controle de inventário, que obriga que
toda verificação física é feita manualmente, não há utilização de leitor de código de
barras, o que torna o trabalho lento e passível de equívocos (grifo nosso). Ante essas
dificuldades, a expectativa desta seção é manter minimamente atualizado o quadro
de localizações dos bens móveis por meio de verificações físicas periódicas..."
22
"...Informo que os bens não localizados nas verificações físicas anteriores, listados
em meu primeiro relatório, não foram encontrados até o momento. (...) Reitero, por
fim, minha percepção, já sugerida em relatório anterior, de que os bens permanentes
não serão adequadamente geridos enquanto houver carência de pessoal e de
tecnologia adequada, bem como falta de comunicação sobre a movimentação dos
bens por parte dos diverso setores. A expectativa desta seção é manter minimamente
atualizado o quadro de localizações de bens móveis de ERERIO, já que as
mencionadas dificuldades tornam impossível o controle eficiente dos bens
inventariados...(grifo nosso)."
70. Ainda com relação às dificuldades apresentadas pelo ERERIO em proceder ao
controle patrimonial de seu acervo, encaminhou esta equipe de auditoria solicitação junto ao gestor
– SA nº 002/2014, no sentido de que se justificasse a existência de peças sem o devido registro
patrimonial, ao que respondeu o gestor:
"...Registro Patrimonial- O inventário do Museu Histórico e Diplomático, ou seja, dos
bens de valor histórico e cultural, foi enviada à SERE pela GMD 360 de 24/10/2008,
distribuída para DCD/DA/CISET. A segunda parte é o inventário geral do ERERIO,
que vem passando por processo de revisão e atualização desde o início de 2013, o qual
incluiria um total de 3988 itens. A última versão desse documento foi encaminhada
SERE pela GMD 38 de 15/01/2013."
Recomendação
71. Promover mudanças, adequação e/ou realocação de pessoal, bem como o
desenvolvimento e/ou adquisição de sistemas de controle informatizados, adotando procedimentos
já contemplados na legislação vigente, no intuito de viabilizar a implementação dos sistemas de
controle patrimonial. Buscando, assim, evitar novas perdas patrimoniais. Observamos que por se
tratar de tema recorrente, que já foi objeto inclusive de orientação desta CISET – Despacho ao
Memo CPAT/01, 23 de janeiro de 2014, solicita-se o encaminhamento a este órgão de controle
informações sobre as providências adotadas.
IV – CONCLUSÃO
23
72. Entendemos que os problemas afetos à estrutura de pessoal, observados de longa
data, estão a refletir na Administração, além de impactar sobremaneira na conservação do
patrimônio histórico-cultural e do valioso acervo da Instituição. Apesar de as obras empreendidas
pelo gestor revestirem-se de boa qualidade, observou-se a dificuldade em levar a cabo tal
empreitada com apenas um fiscal voltado ao seu acompanhamento, mormente quando se trata de
servidor terceirizado, ainda que muito dedicado, com a incumbência de, sozinho, manter a memória
de tais obras. Digna de nota, ainda, é a iniciativa do gestor em promover processo de Sindicância a
fim de apurar responsabilidade pelo desaparecimento de percentual significativo de bens, cabendo,
entretanto, a esta equipe de auditoria deixar consignado que, após a conclusão do processo em
comento, dever-se-á atentar para a melhoria dos sistemas informatizados, bem como à alocação de
pessoal suficiente e capacitado a fim de levar a bom termo a operacionalização dos controles
necessários.
73. Por fim, ressalta-se a necessidade premente de o gestor envidar todos os esforços no
sentido de deter a deterioração sofrida pelo Museu Histórico e Diplomático, que, como se pôde
constatar, apresenta danos visíveis na estrutura, com impacto direto sobre as peças valiosas de seu
acervo centenário.
74. Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o presente processo,
concluímos pela REGULARIDADE COM RESSALVAS das contas da Unidade até o dia
20/08/2013 e pela REGULARIDADE das contas da Unidade de 21/08/2013 a 31/12/2013.
Brasília-DF, 25 de julho de 2014.
E
Analista de Finanças e Controle
Matricula SIAPE – X
H
Técnico de Finanças e Controle
Matricula SIAPE – X
