Resumos do manual prático da Lidel “Gestão de Recursos Humanos Métodos e Práticas

2ª Parte

Capitulo 1

Análise e descrição de funções

A análise de funções consiste num processo de recolha, analise e sistematização de informação

acerca de uma função, com o objetivo de identificar as tarefas ou atribuições, bem como as

competências necessárias para o seu desempenho.

A descrição de funções constitui um sumário das tarefas, objetivos e responsabilidades de uma

determinada função. Se for relevante, também inclui informação sobre condições de trabalho

e a relação com outras funções.

A análise e descrição de funções adequada permite:

A descrição das principais atividades – o quê,

porquê e como é que o trabalho é realizado

Identifica as principais tarefas de uma função;

Descreve as competências necessárias para

desempenhar as atividades;

Fornece a importância relativa dos

componentes da função;

Quando há uma ausência ou uma deficiente analise e descrição, pode haver uma ambiguidade

de papéis, problemas comunicacionais e indefinição nos objetivos dos colaboradores.

Objetivos da análise e descrição de funções

Permite:

Fornecer informação para o recrutamento; Determinar o perfil do candidato e apoiar a

elaboração dos testes de seleção; fornecer informação aos programas de formação; fornecer

informação para a qualificação de funções, onde se determina a posição (valor) relativa a cada

função;

Orientar a chefia na relação com os colaboradores, e servir-lhes de guia;

Fornecer dados á Higiene e Segurança no Trabalho;

Gerar informação fundamental para a avaliação de desempenho.

Para além destes objetivos, a análise e descrição de funções permite que a gestão comunique

a direção da organização e que os colaboradores percebam onde se enquadram na

organização.

O processo de análise e descrição de funções

1. Determinação dos

objetivos

2. Identificação das

funções a analisar

3. Aceder a trabalho

anterior

4. Escolha do método a

aplicar

5. Preparação do

trabalho

6. Recolha dos dados 7. Análise e redação

das funções

8. Revisão periódica

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O processo de análise e descrição de funções têm 8 etapas na sua elaboração.

1. Determinação dos objetivos

Uma das primeiras questões a colocar é o porquê de fazermos uma análise e descrição de

funções. Há vários motivos, no entanto quaisquer que sejam os motivos, os objetivos da

análise de funções devem estar associados ao plano estratégico da organização. Dois

exemplos:

A tecnologia e as necessidades de um ambiente competitivo conduzem a mudanças na

natureza do trabalho, pelo que se requer uma reavaliação das funções existentes;

O surgimento de novas funções requer novas descrições funcionais;

2. Identificação das funções a analisar

Após definirmos os objetivos, devemos identificar as funções que devem ser analisadas. A

escolha destas funções é, normalmente, sujeita a constrangimentos/limitações de ordem

temporal e de recursos.

Por exemplo: se uma empresa tiver uma elevada rotação de pessoal, mediante a

impossibilidade de intervir em todas as funções, seria mais relevante determinar em que

departamento existe maior rotação para proceder aí á análise e descrição das funções.

3. Aceder a trabalho anterior

O acesso a informações já existentes a descrições funcionais realizadas anteriormente e o

acesso ao organograma da empresa podem permitir dados de posicionamento para a

organização do projeto de análise de funções. De igual forma, a análise do workflow permite

compreender melhor as responsabilidades da função e como se enquadra no processo global

de trabalho.

4. Escolha do método a aplicar

Para a realização de uma análise e descrição de funções podem ser utilizados vários métodos,

cada um deles com as suas caraterísticas e âmbito de aplicação.

Método de

observação

direta

Método da

entrevista de

análise funcional

Método do

questionário

Diários Método Misto

A fonte direta

dos dados é o

ambiente

natural e o

instrumento

principal o

analista. O

A recolha de

dados é efetuada

pelo analista que

entrevista o

colaborador,

questionando-o

sobre a sua

É mais adequado

quando existe um

número de

colaboradores

que

desempenham a

mesma função ou

Consiste num registo

periódico de

informação sobre a

função pelo próprio

colaborador. Para

este registo o analista

fornece ao

Consiste na

combinação de

dois ou mais

métodos para

eliminar as

desvantagens e

potenciar as

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analista

observa o

colaborador no

próprio local de

trabalho e a

desempenhar

as suas funções,

tirando notas

sobre o que

está a ocorrer.

função. que se encontram

dispersos

geograficamente.

colaborador uma

série de itens que

devem ser

preenchidos. A partir

daqui, o colaborador

analisa o seu próprio

trabalho, registando a

informação num

diário onde, para

além das tarefas

realizadas conste o

tempo despendido

com cada uma delas.

vantagens de cada

um.

Realização de

entrevistas para

desenvolver um

conhecimento

básico da função,

seguido de um

questionário

utilizado para

obter informação

de mais

colaboradores;

Vantagens

Observação

visual do

executante e de

não se requerer

a paragem do

executante.

Desvantagens

Apropriado

para trabalhos

cujas tarefas

são rotineiras.

A observação

não capta

trabalho que

não é

observável.

Constitui um

método caro

pelo tempo

exigido e pelos

recursos

humanos

envolvidos.

Vantagens

Aplicação deste

método a

qualquer situação

e a maior

qualidade e

fiabilidade da

informação

porque permite

esclarecer

dúvidas que

surjam ao

analista.

Desvantagens

Custo elevado

(implica se

aplicável a

paragem da

produção)

Potencial

confusão entre

fatos e opiniões.

Vantagens

Baixo custo;

fornece uma

visão ampla do

conteúdo da

função

(preenchido pelos

colabores e chefia

direta);

Rapidez na

recolha de dados;

Desvantagens

Rigoroso

planeamento do

questionário.

Exigente

preparação do

instrumento de

recolha de dados.

Vantagens

Retrato mais fiel da

natureza do trabalho-

Informação recolhida

como suporte para

outros métodos.

Tempo de recolha de

informação pelo

analista é menor.

Desvantagens

Como em relação a

outros métodos, os

diários podem ser

sujeitos a

subjetividade, tanto

mais que o registo de

informação é feito

pelo próprio

colaborador.

Subjetividade.

Mais aplicável a

tarefas do que a

outros eixos

importantes da

análise de funções.

Realização de

observação direta

com o executante,

seguido de uma

entrevista com a

chefia;

Realização de um

questionário ao

colaborador,

seguido de

entrevista com a

chefia.

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Qualquer que seja o método escolhido, deve ter-se em atenção quais os objetivos que se

pretendem atingir, o tempo disponível e quem irá fazer a análise e descrição de funções

(pessoal interno ou externo, dedicado só a essa tarefa ou não)

5. Preparação do trabalho

Tendo em conta que as fases anteriores se enquadram no planeamento, existe um conjunto de

elementos que não devem ser descurados na preparação da análise e descrição de funções.

Alguns destes elementos são;

A formação dos analistas que compõem a equipa de trabalho ou até a sua seleção, caso

existam elementos externos alocados a este projeto;

A preparação do material de trabalho, por exemplo, formulários, impressos ou outros

materiais;

A preparação do ambiente, onde se incluem os momentos de informação, comunicação e

esclarecimento á direção, chefias e a todos os envolvidos na análise;

A recolha de dados prévios á análise propriamente dita, como seja a seleção e recolha de

nomes dos colaboradores a entrevistas, as unidades funcionais e a sua localização.

6. Recolha dos dados

Percorridas as fases anteriores, procede-se á recolha de informação sobre as funções através

do método escolhido. A informação a recolher deve incidir sobre:

As atividades realizadas – quais são as tarefas. Os dados devem incluir o como, porquê e

quando a atividade é executada;

As atividades do colaborador- estes dados incluem os comportamentos, como sejam o

processo de decisão, a comunicação, as ações de performance física;

As máquinas, equipamentos e ferramentas – inclui-se informação sobre o tipo de

equipamento usado;

O contexto de trabalho – exemplo tipo de colaboradores supervisionados.

Requisitos humanos – qualificações, tais como habilitações, formação, experiência de trabalho,

atributos pessoais, como atitudes ou características físicas e competências comportamentais.

7. Análise e redação das funções

Recolhidos os dados, estes têm de ser analisados e redigidos na forma de descrição e

especificação de funções. Após a finalização da redação, estes documentos devem ser revistos

por uma amostra representativa, quer de colaboradores quer de chefias- Apenas

posteriormente, se procede á redação definitiva da análise de funções.

A descrição das funções consiste em documentos escritos onde estas funções e as condições

de trabalho aparecem redigidas. Inicialmente a descrição de funções era percecionada como

uma lista de tarefas inflexível e definitiva. Atualmente, face á polivalência requerida e á

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constante mudança, a descrição de funções surge, acima de tudo como um documento

orientador.

Existem vários formatos para a descrição de funções, estes devem adequar-se á dimensão e

complexidade organizacional. (ver exemplo de um formulário de descrição funcional p.42).

8. Revisão Periódica

Constitui uma boa prática proceder a uma revisão periódica da análise e descrição de funções.

Algumas organizações utilizam um processo contínuo e permanente de ajustamento com a

revisão anual de uma parte das funções, para que a organização no seu todo seja revista

ciclicamente – normalmente, entre três a cinco anos.

A análise e descrição de funções face á gestão de recursos humanos

Esta é considerada uma prática fundadora da gestão de recursos humanos, visto que constitui

a base de muitas outras práticas.

A análise e descrição de funções podem contribuir para:

Recrutamento e Seleção – fornece informação sobre a natureza da função e permite orientar as atividades de recrutamento e seleção.

Formação – fornece informação sobre as tarefas a desempenhar e as competências requeridas para orientar o desenvolvimento dos programas de formação.

Avaliação de Desempenho – a análise de funções constitui um requisito desta pratica, pois, teoricamente, não é possível encetar uma avaliação sem ter em consideração o conteúdo das funções a realizar pelo avaliado e, principalmente porque é desta informação que devem surgir os critérios individuais (qualitativas e quantitativos de desempenho).

Remunerações – dá informação relevante para avaliar o valor intrínseco da função na organização e para comparar com funções semelhantes no mercado de trabalho para a determinação do sistema de compensações.

Recrutamento e Seleção

Formação

Avaliação de Desempenho

Remunerações

Análise e Descrição de Funções

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A qualificação de funções

A definição de qualificação de funções

A qualificação/classificação das funções refere-se ao valor relativo que cada função tem na estrutura de funções da organização. Para determinar este valor, a análise e descrição de funções constitui um primeiro passo indispensável.

As vantagens para a organizaçãoPode ser aplicada a diferentes situações, sendo ajustada á própria organização;Ajuda a criar estruturas salariais que permitem a comparação com o mercado;

De igual forma, permite introduzir racionalidade nas recompensas;Implica o controle de custos que pode ser determinante no sucesso empresarial.

Métodos de classificação/qualificação de funções

Quando pretendemos operacionalizar a qualificação de funções, essencialmente falamos de metodologias. Estas metodologias dividem-se tendo em conta duas dimensões: Métodos quantitativos vs métodos analíticos vs não analíticos.

a) Método do escalonamento (job raking)

Este é um método qualitativo e não-analitico que consiste em dispor as funções numa lista hierarquizada em conformidade com um conjunto de critérios que devem ser escolhidos a partir da análise de funções.

b) Método da comparação de fatores

Este método é uma técnica analítica em que as funções comparadas detalhadamente através de fatores de avaliação. São por exemplo os requisitos mentais, as habilidades requeridas, os requisitos físicos e as condições de trabalho.

c) Método da avaliação por pontos

Este método constitui uma técnica analítica e quantitativa com um conjunto de etapas. é um dos métodos mais divulgados e mais usados na qualificação de funções.