Reuniao-20erros_imperdoaveis

8/14/2019 Reuniao-20erros_imperdoaveis

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Ttulo - 20 PECADOS MORTAIS COMETIDOS EM REUNIESFernando Henrique da Silveira NetoExistem erros que so sistematicamente cometidos, e que consomem vorazmente o tempo emreunies executivas, gerando frustrao de expectativas, ou pior, conduzem a uma outra reunio!A lista de 20 desses erros, e algumas dicas de como podem ser evitados, apresentada a seguir:1) COMPAREA REUNIO, MESMO SEM CONHECER PREVIAMENTE A AGENDA DAMESMAEsta receita excelente para quem quer ouvir o que no deseja. A reunio comea, discute-se ooramento do novo projeto de marketing, delibera-se sobre investimentos, fala-se do destino doprdio recm-adquirido, e no final voc se levanta e diz para voc mesmo: o que vim fazer aqui, senenhum dos meus assuntos foi discutido?2) S COMECE A REUNIO QUANDO TODOS CHEGAREMEsta receita penaliza aqueles que chegam sempre no horrio, premiando os atrasados. O segredocontra os que atrasam um s: comece a reunio no horrio, com os presentes, e no volte adebater assuntos j vistos s porque algum acabou de chegar.3) A AGENDA APENAS UMA ORIENTAO, NO UM DOGMAEste o melhor atalho para transformar a reunio de trabalho numa reunio social. O oramento interrompido pelo futebol, os investimentos para o prximo perodo so entrecortados por palpitesna Loto, e finalmente chega-se ao final tendo-se discutido dez assuntos extras, mas deixando de

lado um assunto muito importante, que certamente justificar outra reunio!4) MINHA MEMRIA MEU MAIS FIEL COBRADORNo tomar notas e confiar exclusivamente na memria traz dois inconvenientes para voc: umasobrecarga para sua memria com nmeros, datas e textos, e a responsabilidade de confiarexclusivamente nela, sem um s papel para conferir.Que tal escrever as decises e pendncias das reunies no papel, guardando sua memria paracoisas mais importantes e gratificantes?5) CONVOQUE UMA REUNIO QUANDO UMA DECISO ENVOLVER MUITAS PESSOASOs especialistas no recomendam reunies com mais de 6 pessoas, pois isto aumenta asconversas paralelas, os assuntos no interessam a todos os presentes, as aladas de deciso sodiferentes. Talvez duas ou trs reunies menores tragam melhor resultado.6) A REUNIO DEVE DURAR AT O ASSUNTO SER ESGOTADOO que significa que se o assunto no se esgotar, a reunio no terminar!Toda reunio deve ter horrios de incio e fim, pois o prazo determinado exercita o processo deavaliao e deciso, produzindo reunies mais organizadas e objetivas.


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7) NO H REGRAS A SEREM SEGUIDAS: AS REUNIES ACONTECEM NATURALMENTEE acontece cada uma! Coloque uma bola num campo e apite: possivelmente algum chutar,

outro rebater com as mos, outro estar procurando uma cesta e talvez outro sente na bola.Com qualquer evento, existem regras a serem seguidas.8) NUMA REUNIO, TODOS PARTICIPAM DO INCIO AO FIMVeja um jogo de vlei: cada jogador entre e sai dependendo da contribuio que pode dar. Numareunio tambm.No h sentido em manter diversas pessoas sentadas por horas numa reunio, quando apenaspoucos minutos so relevantes para elas. Permita, pois, que elas entrem e se ausentem to logotenham dado sua contribuio.Lembrete: a agenda deve ser muito bem feita para comportar estas participaes de formaorganizada.9) TUDO DISCUTIDO, REUNIO ENCERRADAEngano. se uma reunio termina, uma ata da mesma deve resumir os tpicos discutidos:quem responsvel por qu, que prazo tem para realizar a tarefa, como ser cobrado. Ento sim,a reunio est encerrada.10) VAMOS DECIDIR: CONVOQUE UMA REUNIO!Que tal pensar assim: vamos decidir - ser mesmo necessria uma reunio?O ponto aqui : desencoraje reunies desnecessrias e mantenha as reunies necessrias dentrode regras conhecidas, praticas e aceitas por todos.E, algumas vezes, tome decises sem realizar reunies. Colete os dados e opiniesseparadamente, analise e decida? A reunio era necessria?11) CONVOQUE UMA REUNIO, MESMO QUE VOC J TENHA OPINIO FORMADA EDECISO TOMADA SOBRE O ASSUNTO claro que existem reunies informativas, mas os participantes devem saber disso

antecipadamente pois normalmente as reunies de que participamos so decisrias, ou seja, osassuntos so discutidos e toma-se uma deciso durante a mesma.12)O LOCAL NO IMPORTANTE, E SIM O QUE SER DISCUTIDOVemos nos filmes estrangeiros os big-shotsdecidindo assuntos importantes beira de umapiscina, e sabemos que alguns grandes negcios so realizados assim.No entanto, a realizao da quase totalidade das reunies eficazes nas empresas altamentebeneficiada se realizadas numa sala adequada, especialmente destinada a reunies, com acessocontrolado porta, e sem telefones para interrupes.


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13) PERMITA QUE AS SECRETRIAS TRANSFIRAM LIGAES PARA O LOCAL DAREUNIOOu seja, realizar a reunio se as interrupes permitirem. Sabemos que o dia de trabalho pontilhado de interrupes causadas por telefonemas. Se a sala tiver telefone, no permita atransferncia e chamadas durante a reunio. Uma sada discreta para atender uma chamadaurgente permite que a reunio continue sem interrupo.14) DEIXE SUA SECRETRIA ABRIR A PORTA E ANUNCIAR PARA TODOS: DR. JOO, DR.PAULO O CHAMA NO DIRETO!Pronto: pausa para amenidades. Embora parea irreal, mais de metade dos executivos queconsultamos confessa que esse o procedimento de suas secretrias. A soluo bastantesimples: ela deve ser instruda para entrar no recinto com um bilhete dizendo quem chama, qual o assunto, apresent-lo discretamente ao destinatrio, e aguardar uma resposta.Ao atender o telefonema, a secretria deve sempre perguntar se o assunto urgente, e explicarque a pessoa chamada encontra-se em reunio. Se aquele que chama decidir que mesmo assimprecisa falar, ento sim, ela leva o bilhete ao destinatrio, a quem caber decidir se atende ouno.15) AS CONVERSAS EM PARALELO DEVEM SER FEITAS COM BASTANTE DISCRIOMelhor seria dizer: as conversas em paralelo no devem ser feitas, pois significam, no mnimo,uma indelicadeza para com os demais participantes.Se voc est participando de uma reunio, todos tm interesse em ouvir o que voc tem a dizer;portanto, dirigir-se a uma s pessoa cria uma reunio em paralelo dentro da reunio maior, o que

poder ocasionar atraso da mesma, disperso e desinteresse dos demais participantes.

16) UMA AGENDA DE CONVOCAO E UMA ATA NO FINAL CONTRIBUEM PARA MAISPAPEL E MAIS BUROCRACIA preciso acabar com a idia de qualquer papel adicional aumento de burocracia. Concordamosque a maioria desse papis realmente pouco ou nada contribui para o melhor desempenho damquina administrativa, mas esse no o caso de uma ata de reunio.Em verdade, uma ata concisa e bem feita, ao apontar o que foi decidido, quem responsvel equando e como ser cobrado, torna-se um instrumento de acompanhamento e controle,dispensando avisos e memorando de follow-up. importante lembrar que modernamente a ata no um longo discurso para papel, mas umimpresso esquemtico, a ser preenchido de forma clara e sinttica.17) VAMOS COMER UM SANDUCHE E CONTINUAR A REUNIO, POIS NO VAI DAR PARAALMOAR HOJEResultado: indigesto administrativa! Seu relgio orgnico no deve ser penalizado s porque seurelgio profissional est em descompasso.Respeite o ciclo natural das coisas, e faa uma pausa para o almoo. Procure almoarcorretamente, sem exageros, e caminhe um pouco aps a refeio. Seu corpo vai lhe agradecer e


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retribuir. E, durante o almoo, por favor: discuta temas amenos, deixando o prosseguimento dareunio para o local adequado.18) SE O DIRETOR CHAM-LO COM URGNCIA DURANTE UMA REUNIO, DIGA A TODOS:AGUARDEM, VOLTO J!Quarenta e cinco minutos depois, quando todos j esto impacientes e irritados (" sempreassim"), sua secretria entra e avisa que voc vai demorar, e julgou que seria melhor liberar todos.Pense apenas isso: "O que teria cada um de meus subordinados produzido se eu os tivesseliberado logo que fui chamado?"19) REUNIES NO NECESSITAM CONDUO NEM LIDERANA. AFINAL, SO TODOSADULTOS E BONS PROFISSIONAISAs orquestrar e conjuntos tambm so compostos de adultos e bons profissionais, mas nodispensam a conduo de um maestro ou lder para atingirem um melhor desempenho. E levam avantagem sobre as reunies, porque todos tm uma pauta frente, j sabendo, portanto, o quevo executar at o final.A liderana numa reunio um importante fator no bom desenrolar da mesma, pois o ldercoordena, modera, busca consenso, enfim, age como um catalisador em busca do melhorresultado e da melhor deciso.20) TEMOS COMETIDO TANTAS FALHAS EM REUNIES QUE RESOLVEMOS ACABAR COMELAS DE VEZEspere, nada de radicalismos. Porque est com dor de cabea, voc no a corta, mas busca as

causas e procura san-las. E a soluo pode ser desde um analgsico at uma cirurgia.As reunies existem porque tm valor para a administrao das empresas na boa conduo deseus negcios. Se suas reunies no esto se realizando como voc gostaria, que tal umSeminrio de Reunies para todos os executivos de suas empresa?

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