Simulados de derramamento de óleo · Início do simulado 31 Manutenção do simulado 31 Avaliação de atividades 32 Conclusão do simulado 32 F a sed náli 3 Coleta de dados 33

Simulados dederramamento de óleoGuia de boas práticas para o desenvolvimento de um programa eficaz de simulados

Guia de boas práticas para o desenvolvimento de um programa eficaz de simulados

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Relatório 515 da IOGP

Data de publicação: 2014

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Simulados dederramamento de óleoGuia de boas práticas para o desenvolvimento de um programa eficaz de simulados

Essa publicação faz parte da série Guias de Boas Práticas da IPIECA-IOGP, que resume as visões atuaissobre boas práticas para diversos temas de prontidão e resposta a derramamentos de óleo. A série visaajudar a alinhar atividades e práticas da indústria, informar partes interessadas e servir como ferramentade comunicação para promover conscientização e educação.

A série atualiza e substitui a bem estabelecida 'Série de relatórios de derramamento de óleo' da IPIECApublicada entre 1990 e 2008. Ela trata de temas que são amplamente aplicáveis aos setores deexploração e produção, além de atividades de navegação e transporte.

As revisões estão sendo realizadas pelo Projeto conjunto da indústria (JIP – do inglês Joint IndustryProject) para resposta a derramamentos de óleo da IOGP-IPIECA. O JIP foi criado em 2011 a fim deimplementar oportunidades de aprendizado com relação a prontidão e resposta a derramamentos de óleo após o incidente no Golfo do México ocorrido em 2010.

Observação sobre boas práticas

O termo 'boas práticas', neste contexto, é uma declaração de diretrizes, práticas e procedimentosreconhecidos internacionalmente que permitem que a indústria de petróleo e gás tenha umdesempenho aceitável em relação à saúde, segurança e meio ambiente.

As boas práticas para um determinado assunto mudarão ao longo do tempo diante de avançostecnológicos, experiência prática e compreensão científica, além de mudanças nas esferas políticas e sociais.

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Prefácio

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SIMULADOS DE DERRAMAMENTO DE ÓLEO

Índice

Prefácio 2

Introdução 4

Finalidade e escopo 5

Programação do simulado 7

Gestão do programa 7

Visão geral 7

Objetivos do programa 7

Atividades e frequência dos simulados 9

Cooperação e simulados em conjunto 10

Administração 11

Métodos de simulados 12

Seminários 13

Workshops 13

Simulado do tipo Tabletop 13

Exercícios 14

Simulados funcionais 14

Simulados em grande escala 14

Elaboração de um cronograma de simulados 15

Etapa 1: Avaliar o estado atual 15

Etapa 2: Identificar atividades de simulado 15

Etapa 3: Determinar os objetivos das atividades 15

Etapa 4: Alocar um cronograma 16

O processo de planejamento de simulados 17

Fase de planejamento 18

Nomear um coordenador e uma equipe de planejamento 18

Definir objetivos 19

Determinar o escopo do simulado 20

Estabelecer o plano de simulado 21

Obter aprovação da gerência 22

Fase de desenvolvimento 23

Elaborar a situação 24

Treinamento e atividades relacionadas 25

Administração, materiais e aprovação 26

Questões públicas 27

Seleção de objetivos de questões públicas 27

Relações com a imprensa 28

Relações com comunidades externas 28

Realização do simulado 30

Briefing de participantes 30

Início do simulado 31

Manutenção do simulado 31

Avaliação de atividades 32

Conclusão do simulado 32

Fase de análise 33

Coleta de dados 33

Analisar eventos e instalações 34

Relatório das constatações 35

Fazer recomendações 35

Referências e leituras complementares 37

Termos e definições 38

Agradecimento 39

Anexo 1: Marcos de atividade do simulado 40

Anexo 2: Complementos de situação 42

Anexo 3: Lista de verificação de 44desenvolvimento do simulado

Anexo 4: Formulário de exemplo 45de feedback de participante

O preparo e a resposta efetiva a derramamentos de óleo são baseados na avaliação sistemática dos riscosde derramamento de óleo, levados em conta dentro do ambiente operacional adequado e tendo emmente recursos ecológicos e socioeconômicos que possam ser ameaçados. Essa avaliação deve levar àdefinição da capacidade em conformidade com esses riscos no formato de organização de emergência,procedimentos, profissionais treinados, equipamentos de combate a derramamento de óleo e suportelogístico. Planos de contingência para derramamento de óleo são as principais ferramentas para garantirque a capacidade definida seja gerenciada e coordenada, dentro de uma estrutura para respostaintegrada entre todas as organizações relevantes.

Os simulados de derramamento de óleo englobam as atividades pelas quais os profissionais podempraticar e verificar planos de emergência para derramamento de óleo e procedimentos incorporados.Isso pode englobar avaliação de incidentes e tomada de decisões, trabalhando em conjunto comorganizações externas, mobilização ou implantação de equipamentos e o desenvolvimento decompetências profissionais por meio de melhoria contínua. Um programa de simulados para umaorganização ou instalação é uma ferramenta fundamental para verificar e melhorar a eficácia dacapacidade de prontidão e resposta a derramamentos de óleo.

A importância dos simulados de derramamento de óleo é reconhecida pelos governos e pela indústria.Isso é destacado pela Convenção Internacional de Preparo, Resposta e Cooperação de Derramamento deÓleo, 1990 (Convenção de OPRC). Segundo o artigo 6(2)(b) desta convenção, é necessário que governostrabalhem com as indústrias petrolíferas e de navegação, autoridades portuárias e outras entidadesrelevantes para estabelecer '(...) um programa de simulados para organizações de resposta à poluição deóleo e treinamento de profissionais relevantes’. É instrutivo e importante observar nesse artigo a ligaçãoentre simulados e treinamento. Recomenda-se consultar a publicação da IPIECA-IOGP Treinamento paraderramamentos de óleo: Guia de boas práticas para o desenvolvimento de programas de treinamento paragestão de incidentes e profissionais de resposta a emergências (IPIECA-IOGP, 2014) ao levar em conta comoos simulados podem proporcionar um elemento integrado dentro de um programa de treinamento.

Esses guias devem beneficiar todos aqueles que possam estar envolvidos na resposta a derramamentosde óleo, especialmente os encarregados por planejar e responder a derramamentos de óleo comautoridades governamentais nacionais e locais, empresas petrolíferas e de navegação. Essas mesmaspessoas também devem ser envolvidas na implementação de planos de contingência paraderramamento de óleo — a atividade final, mas contínua, que é o simulado.

O desenvolvimento e o teste de organizações e procedimentos de gestão de crises e incidentes por meio de simulados de derramamento de óleo tem o benefício adicional de melhorar a preparação para resposta a outras emergências.

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Introdução

Este documento proporciona orientação sobre como elaborar umprograma de simulados que é adequado para atender aos requisitos deuma organização ou instalação. A organização ou instalação pode estarenvolvida na exploração e produção de óleo, transporte de óleo por terraou água ou na operação de instalações e terminais marinhos de estocagemde óleo. Essa orientação é voltada para os encarregados de garantir queplanos de contingência para derramamento de óleo sejam praticados e verificados. Os princípios previstos aqui também são aplicáveis àsindústrias petrolíferas e de navegação, organizações governamentais e empreiteiras ou prestadores de serviços de derramamentos de óleo. É recomendada uma abordagem integrada para simulados em um amploconjunto de organizações, reconhecendo que a resposta a derramamentosde óleo pode envolver diversas entidades diferentes.

A orientação segue amplamente a abordagem recomendada pelo padrãoda Organização Internacional para Padronização (ISO) sobre Segurançasocial — Diretrizes para simulados (ISO 22398:2013). As diretrizes ISO sãoaplicáveis a todas as organizações, independentemente do tipo, porte ounatureza, sejam públicas ou privadas; elas foram adaptadas no presentedocumento de acordo com o contexto de prontidão e resposta aderramamentos de óleo. No geral, as quatro principais fases de umprocesso para planejamento de simulados são descritas, sendo elas:planejamento, desenvolvimento, realização e revisão de atividadesincluídas dentro de um programa de simulados. A presente orientação não é prescritiva e recomenda-se aos leitores flexibilidade em suaabordagem, tendo em conta os detalhes específicos de seus planos eprocedimentos de emergência para derramamento de óleo.

Os benefícios dos simulados são muitos. Eles proporcionam às equipes deresposta a oportunidade de praticar as habilidades que serão necessárias emuma emergência, para trabalhar lado a lado e desenvolver relações,acostumando-se a tomar decisões complexas em circunstâncias realistas.Planos, equipamentos e sistemas podem ser testados e, com feedbackadequado, é possível elaborar recomendações para melhoria contínua. Além disso, ao permitir que o público, mídia e as principais organizaçõeslocais observem e talvez até mesmo participem; a indústria e o governopodem demonstrar seu compromisso em gerenciar o risco de derramamentos de óleo e proteger o meio ambiente.

Um programa de simulados bem implementado e projetado possibilitará que profissionais de respostarealizem ações de resposta de emergência simuladas em um ambiente controlado e de baixos riscos,l avaliar e validar planos de contingência para derramamento de óleo, procedimentos, treinamento,equipamento e logística;

l esclarecer os papéis e responsabilidades das equipes de gestão de incidente e resposta à emergência;l melhorar a coordenação de resposta, integração e comunicação dentro e entre as diversasorganizações e grupos de interesse;

l identificar falhas na capacidade ou recursos de resposta;l desenvolver competência e confiança de equipe e individuais;l medir o desempenho da equipe de resposta; el identificar oportunidades para melhorias no preparo e resposta.

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Finalidade e escopo

Recomenda-se que representantes do governo sejam incentivados a participar de simulados realizadospela indústria e que representantes da indústria participem de simulados iniciados pelo governo. Isso possibilitará que todas as partes explorem e compreendam totalmente seus diferentes papéis edeveres. Um contato regular como esse também serve para desenvolver, fortalecer e integrar as relaçõespessoais e organizacionais que são essenciais em uma emergência.

Em todo caso, no entanto, diversos princípios orientadores devem ser observados ao se planejarsimulados; eles são resumidos na Caixa 1.

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Caixa 1 Princípios orientadores a serem observados ao planejar simulados de derramamento de óleo

l Garantir o suporte da alta gerência ao simulado.

l Definir objetivos claros, realistas e mensuráveis para um simulado.

l Reconhecer que o objetivo do simulado é buscar melhorias e não impressionar.

l Manter a simplicidade dos simulados e torná-los mais frequentes para melhorias mais rápidasinicialmente.

l Não realizar simulados complexos até profissionais terem experiência e competência.

l Não complicar excessivamente um simulado com diversas atividades, locais e participantes.

l Garantir avaliação bem-sucedida do simulado, isso é tão importante quanto sua realização correta.

l Reconhecer que o planejamento e a realização de um simulado de sucesso é uma conquistasignificativa.

Gestão do programa

Visão geral

A gestão de um programa de simulado de derramamento de óleo envolve a construção de uma série deatividades integrados e coordenados ao longo do tempo. O programa de simulado tem suas raízes ebase no processo de planejamento de emergência para derramamento de óleo e sua análise de risco dederramamento de óleo. Programas devem atender às necessidades determinadas dentro dos planos decontingência para derramamento de óleo e devem ser sob medida em termos de conteúdo e equilíbriode métodos de simulado. As atividades do simulado devem estar estreitamente ligadas ao programa detreinamento, reconhecendo as sinergias entre elas.

Os princípios orientadores listados na Caixa 1 devem pautar as atividades escolhidas para o simulado. O programa deve adotar uma abordagem progressiva, desenvolvendo e mantendo as capacidades deorganizações participantes e indivíduos pelo processo de planejamento do simulado. O programa deve tratar de:l identificação da entidade responsável pela implementação do programa;l os objetivos do programa;l um plano de atividades do simulado e sua frequência;l simulado em conjunto e cooperação com outras organizações relevantes; el os recursos e orçamentos necessários para facilitar a administração e coordenação do programa.

A entidade responsável pela implementação do programa vai variar de acordo com as estruturasorganizacionais e de gestão, mas normalmente se enquadra na função de uma petroleira oudepartamento que trata de gestão de crise e emergência ou saúde, segurança, meio ambiente eproteção. Em algumas organizações, pode haver uma função/departamento de treinamento que adotará um papel ativo e de coordenação para a integração de atividades de simulado e treinamento. É importante destacar a importância do primeiro princípio orientador, isso é que a alta administração da organização deve apoiar e aprovar o programa de simulados. Sem consentimento explícito eaprovado de forma entusiasmada da altaadministração, um programa de simuladosprovavelmente não vai alcançar seu plenopotencial. Isso pode afetar seriamente acapacidade de preparo e resposta a umderramamento de óleo e seu preparo degestão de emergência geral.

Objetivos do programa

O programa de crise e emergência de umaorganização costuma identificar as metasestratégicos, e o planejamento de emergênciapara derramamento de óleo deve defini-las no contexto de prontidão e resposta dederramamento de óleo. Isso deve facilitar um conjunto de objetivos específicos doprograma de simulados a seremdesenvolvidos, visando desenvolver, verificare melhorar a capacidade de resposta aderramamento de óleo. Deve haver

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Programação do simulado

Simuladosproporcionam aoportunidade deimplementar planosde emergência para derramamentode óleo.

USCG

uma estreita ligação com os objetivos do programa de treinamento. Dependendo do escopo doprograma, pode haver também oportunidades de integrar atividades do simulado nas operações de umaorganização. Por exemplo, uma instalação offshore pode precisar também garantir que seu programa desimulados seja coordenado com capacidade de suporte onshore local, mecanismos de resposta regionaise até mesmo funções de gestão de crise corporativa mais amplas. O contato com outras organizações,como as principais autoridades ou parceiros de indústria, também deve ser levado em conta nos objetivos.

Os objetivos do programa de simulados costumam tratar do conjunto de temas descrito na Tabela 1. Os objetivos específicos serão informados pela política de gestão de emergência e crise da organização.

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Tabela 1 Exemplos de objetivos do programa

Tema Exemplos

Normativo l Manutenção da principal licença para operar exige realização de simulados.l Garantir que atividades de simulados proporcionem oportunidades para cumprimento de todas as leis enormas de saúde e segurança aplicáveis e normalmente promovam operações seguras.

l Participar ou apoiar as atividades de simulados necessárias de forma que demonstrem de modo preciso as capacidades de resposta e preparo.

Organizacional l Projetar e desenvolver simulados que apresentam oportunidades para melhor preparo e resposta.l Garantir que os simulados:

- proporcionem oportunidades para desenvolver, manter, validar e desenvolver capacidades descritas em crises, emergências e planos de contingência para derramamento de óleo;

- reflitam uma abordagem integrada entre as organizações da empresa; e- proporcionem oportunidades para avaliar o conjunto completo de impactos e incidentes que podem ser encontrados, além de uma estrutura de resposta para tomadas de decisões adequadas.

Comunicações l Garantir que os simulados:- proporcionem oportunidades para coletar e coordenar informações dentro de uma equipe de gestão deincidentes e com outras partes relevantes de uma organização ;e

- proporcionem oportunidades para interação, troca e coordenação de informações com diversos públicosexternos, incluindo autoridades, a comunidade local, a mídia e outros grupos de interesse.

Planejamento l Garantir que os simulados:- proporcionem a oportunidade de avaliar e verificar a integridade e o valor de planos atuais deemergência para derramamento de óleo;

- sejam programados em frequências adequadas e coordenadas dentro e entre níveis organizacionais para obter a máxima eficiência; e

- proporcionem uma compreensão consistente entre equipe de resposta de organização e princípios deresposta de derramamento de óleo.

Atividades e frequência dos simulados

As atividades propostas para os simulados e sua frequência devem ser incluídas no programa desimulados. A combinação e a frequência de atividades dependem do escopo do programa e variam entre operações e locais. Pode haver condições normativas para atividades e frequência de simulados -consulte a Tabela 2 para obter um exemplo dos requisitos impostos para operadores offshore do Reino Unido.

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Tabela 2 Exemplos de requisitos para operadores offshore (adaptados do DECC, 2012)

Quando for cogitado programar atividades que forem além dos requisitos normativos ou onde não haja tais normas, deve-se tomar como referência os planos de emergência para derramamento de óleo relevantes. Isso deve fornecer cenários realistas de planejamento que tratem do risco de umaoperação ou organização dentro de uma estrutura deresposta e preparo em níveis. Os cenários deplanejamento de nível 1, 2 e 3 proporcionam a basepara um conjunto de atividades a ser considerado econsolidado no programa de simulados. Isso podeincluir diversos alertas e notificações, avaliação dederramamento, gestão de incidentes e atividades demobilização/posicionamento de equipamentos. Mais informações sobre as atividades envolvidas nossimulados, incluindo métodos, são fornecidas naspáginas 12–15.

A frequência dos simulados deve garantir que todos os profissionais com função atribuída na gestão deincidentes ou emergências tenham oportunidades adequadas de participação. As metas devem serdefinidas dentro do programa de simulados - por exemplo, simulados adicionais devem ser realizadosquando mais de 20% dos membros de uma equipe não tenham participado de um simulado dentro deum período de 12 meses.

A necessidade de observar os princípios orientadores resumidos na Caixa 1, na página 6, é novamentedestacada, especialmente com relação a garantir que um programa de simulados englobe atividadesmais simples e com maior frequência, pelo menos inicialmente. Mesmo em um programa bemestabelecido, deve-se ter cuidado para evitar tornar as atividades muito complexas. Ao levar em conta ocronograma de atividade de simulados, é recomendada uma abordagem gradativa integrada, comoilustrado na Figura 1 na página 10.

Paul Schuler

Pulverização de águacomo parte dasimulação deaplicação dedispersantes aéreanível 2.

Tipo de simulado Frequência

Ativação e teste de plano de emergência de poluição de óleo offshore 1 por turno ao ano

Mobilização offshore de equipamento de pulverização de dispersante de superfície Nível 1

Mensal

Mobilização offshore de equipamentos de recuperação e contenção de óleo

1 por ano em cada instalação

Ativação de centro de resposta de emergência (ERC) onshore no mínimono nível 2

1 por ano para cada operador

Atividade em conjunto de representante da Secretaria do Estado e ERC para incluir a criação de unidade de controle de operações

1 a cada 5 anos

Na prática, uma organização pode ajustar as atividades do simulado e sua frequência dependendo dediversos fatores. Por exemplo, uma organização deve aumentar sua frequência de simulados quando umnovo risco às operações for identificado, ou quando mudanças de profissionais tiverem um impactosignificativo na composição de equipes de gestão de incidentes ou emergências. Alterações no programade simulados podem também ser necessárias com base em um círculo de feedback de incidentes reaisou de exercícios simulados anteriores que possam identificar áreas passíveis de melhoria, medidas paraalcançar melhorias e outras atividades para verificá-las.

Cooperação e simulados em conjunto

É inevitável que incidentes de derramamento de óleo envolvam interação entre a organização deresposta e diversas outras organizações. Isso pode ser limitado a requisitos legais de notificação ou podese ampliar para a necessidade de participação de uma resposta integrada envolvendo múltiplasentidades, de autoridades e setor privado, juntamente com interesse da mídia e órgãos comunitáriosrelevantes.

Um programa de simulados proporciona a oportunidade para incorporar a interface com organizaçõesexternas nas atividades. Inicialmente, a interface pode ser praticada por meio do uso de simulação (isso é,encenações) que podem então progredir para o convite a representantes reais de organizações externaspara participar de atividades em conjunto. Essa abordagem deve ser uma extensão de um processo de

planejamento de emergência paraderramamento de óleo inclusivo e deveservir para solidificar a compreensão e acooperação entre as organizações.

Os princípios orientadores permanecemválidos para simulados em conjunto entreas organizações. É importante que todas as organizações estejam totalmentecomprometidas com as atividades emconjunto em um nível sênior e que asatividades iniciais sejam mantidasrelativamente simples.

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Atividades simples e frequentes inicialmente

Desenvolver capacidades de formaincremental pelo ciclo de atividades

SimuladoPrograma

Concentre-se nas atividades mais adequadaspara as necessidades da organização

Use uma combinação de atividades

Figura 1 A abordagem gradativa integrada para o cronograma de atividades dos simulados

Simulados emconjuntoproporcionamoportunidades paradesenvolver relações,como nessa atividadede mobilização entreEUA e Canadá.

USCG

Administração

A administração do programa exige que sejam levadas em conta atividades de programação, definiçãode orçamento, definição de equipe, coordenação e outros fatores. A programação de atividades é tratadanas páginas 15-16 e a Tabela 3 proporciona mais detalhes dos principais fatores. Esses fatores sãointerdependentes e também podem se sobrepor com considerações similares dentro de um programade treinamento.

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Tabela 3 Principais fatores a serem levados em conta para a administração eficaz do programa

Fator Considerações

Orçamento l Ciclos anuais de orçamento devem incluir a distribuição de verbas para arealização das atividades propostas com o programa de simulados.

l Pode ser vantajoso estabelecer códigos de despesas separados para classificar eacompanhar custos dos simulados; isso também vai apoiar ciclos de orçamentosfuturos mais precisos.

l O orçamento deve incorporar estimativas da variedade de custos interno eexterno envolvidos nos simulados.

Definição de equipe l Pode haver requisitos para a alocação significativa de equipe e/ou tempo deconsultoria para apoiar a coordenação e execução do simulado.

Coordenação l Pode haver oportunidades para coordenar simulados em uma organização, como,por exemplo, dentro de diferentes partes de uma empresa.

l A participação de múltiplos grupos em um simulado pode garantir economias de escala.

l O impacto da rotatividade de equipe (possivelmente aumentando as atividades)ou a ocorrência de um incidente real (possivelmente diminuindo as atividades)deve ser levada em conta ao coordenar o programa.

l Coordenar com nova atividade operacional que se beneficie de testes (porexemplo, a chegada de uma nova plataforma de perfuração)

Aprovações da gerência

l A aprovação e a supervisão da alta gerência devem ser uma característicapermanente do programa.

l A participação da gerência nos objetivos e necessidades deve ser incorporada no programa.

l A conquista dos objetivos do programa de simulados deve ser documentada e integrada nos processos de avaliação de desempenho de profissionais, onde aplicável.

Acompanharresultados

l O programa deve estabelecer uma abordagem sistemática para documentar,atribuir e acompanhar a implementação de ações de melhoria após os simulados.

l Ações definidas após simulados devem ser assimiladas no sistema, com osresponsáveis identificados e os prazos definidos.

l Onde possível, as ações devem incorporar metas específicas, mensuráveis,realistas, relevantes e com prazo definido (SMART).

Métodos de simulados

Simulados podem ser realizados usando diversos métodos, como listado abaixo. Exemplos das duraçõesde execução para cada método são indicados entre parênteses (esses tempos excluem planejamento epreparação, que podem ser significativos):l Atividades baseadas em discussões:

l Seminário (1–2 horas)l Workshop (2–8 horas)l Simulado do tipo Tabletop (2–4 horas)

l Atividades baseadas em operações:l Exercícios práticos (4–8 horas)l Simulado funcional (4–8 horas)l Simulado em grande escala (8-72 horas)

Os métodos descritos são baseados no padrão ISO 22398:2013; eles podem ser implementados de formaflexível e adaptados para atender às necessidades específicas de uma organização.

Simulados baseados em discussões podem ser usados para familiarizar os envolvidos com (oudesenvolver novos) planos, políticas, acordos e procedimentos. Elas normalmente se concentram emquestões estratégicas e pautadas por políticas. Facilitadores e/ou apresentadores normalmente lideram a discussão, mantendo participantes focados para atender aos objetivos da atividade.

Simulados baseados em operações podem ser usados para validar planos, políticas, acordos eprocedimentos, esclarecer cargos e responsabilidades, e identificar lacunas de recursos. Simuladosbaseados em operações são mais voltados para ações, caracterizadas por uma reação real a uma situaçãode exercício simulado, como iniciar comunicações ou mobilizar profissionais e recursos.

Um programa de simulados costuma englobar um conjunto desses métodos, de acordo com os objetivosdo programa e requisitos do plano de emergência para derramamento de óleo. A abordagem costumaser progressiva, com as atividades de simulados baseados em discussões precedendo atividadesbaseadas em operações dentro do programa.

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Simulados de grande escala

Simulados funcionais

Exercícios

Tabletops de planejamento do simulado

Workshops

Seminários

Figura 2 O desenvolvimento progressivo de um programa de simulado

Seminários

Seminários são normalmente eventos de orientação informais,geralmente proporcionando uma visão geral dos planos decontingência para derramamento de óleo e suas políticas eprocedimentos relacionados. Não pode haver limitaçõesimpostas por simulados de eventos em tempo real. Elas podem ser valiosas para organizações que estãodesenvolvendo ou fazendo grandes alterações nos planos ouprocedimentos atuais. Os participantes têm a oportunidade dediscutir seus papéis e deveres individuais com uma equipe; o facilitador pode usar situações simples para garantircompreensão. O sucesso de seminários depende da entrega deinformações por um profissional experiente e bem informado.

Workshops

Um workshop é uma atividade formal baseada em discussões eliderada por um facilitador ou apresentador, sendo usada paradesenvolver ou chegar a um produto. O nível de interação departicipantes é maior em comparação ao de seminários. Osprodutos resultantes de um workshop podem incluir planos eprocedimentos novos ou revisados, acordos de cooperação ouauxílio mútuo e planos de melhoria. Workshops são muitasvezes empregados durante o desenvolvimento de simuladospara elaborar suas situações e objetivos de desempenho. Elestambém podem ser usados para garantir maior compreensãodos cargos e deveres de um indivíduo, e podem incluir o usode sessões de inspeção ou em grupos.

Simulado do tipo Tabletop

Simulados do tipo Tabletop envolvem a discussão de situaçõessimuladas pelos principais profissionais em um ambienteinformal. Essas são atividades facilitadas, usadas para garantircompetência e confiança na implementação de planos eprocedimentos de contingência para derramamento de óleo.As questões resultantes dos eventos simulados são discutidas afundo pelos participantes que desenvolvem decisões por meiode um processo de solução lenta de problemas.

Tabletops de planejamento do simulado podem variar de básicos a complexos. Em um simulado básicodo tipo Tabletop, a situação é apresentada e permanece constante. Os envolvidos aplicam seuconhecimento e habilidades a uma lista de problemas apresentada pelo facilitador; problemas sãodiscutidos como grupo; e a solução é alcançada e documentada para análise posterior. Em simulados do tipo Tabletop mais avançados, a situação avança conforme os nomes recebem mensagens pré-criptografadas. Um facilitador normalmente apresenta um problema por vez no formato de uma mensagem escrita, chamada telefônica simulada, apresentação multimídia ou outros meios. Os envolvidos discutem as questões levantadas por cada problema, buscando autoridades, planos eprocedimentos para obter orientação. As decisões dos envolvidos são incorporadas conforme a situaçãocontinua a se desdobrar

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Seminário deorientação para uma equipe deresposta de empresa.

Workshops podemajudar com odesenvolvimento de situação.

Uma discussão degrupo durante umsimulado do tipoTabletop

Petronia

Petronia

Petronia

Durante simulados do tipo Tabletop, todos os participantes devem ser incentivados a contribuir para adiscussão e serem lembrados de que estão tomando decisões em um ambiente sem culpas. A facilitaçãono simulado do tipo Tabletop é essencial para manter os participantes focados nos objetivos do simulado.

Exercícios

Um exercício é uma atividade supervisionada e coordenadanormalmente empregada para validar uma função ou capacidadeespecífica em uma única organização ou agência. Exercícios sãonormalmente usados para proporcionar treinamento sobre novosequipamentos, validar procedimentos ou praticar e manter ashabilidades atuais. Por exemplo, um exercício pode ser usado paratestar os procedimentos de notificação e alerta em um plano deemergência para derramamento de óleo. Um exercício é umaferramenta autônoma usada, por exemplo, para testar ou verificar umplano tático em expansão para proteger um recurso costeiro sensível.No entanto, é possível usar uma série de exercícios como blocos dedesenvolvimento para preparar diversas organizações para colaborarem um exercício de escala real.

Simulados funcionais

Simulados funcionais são projetados para validar e avaliarcapacidades, múltiplas funções e/ou subfunções ou grupos defunções interdependentes. Eles são normalmente focados em planosde simulados, políticas, procedimentos e membros de equipeenvolvidos nas funções de gestão, direção, comando e controle. Uma situação de simulado com atualizações de evento impulsiona asatividades, normalmente no nível de gestão. Um simulado funcionalé realizado em um ambiente realista e em tempo real; o movimentode profissionais e equipamentos é normalmente simulado.

Os controladores de simulados funcionais normalmente garantem que a atividade permaneça dentro doslimites pré-definidos e que objetivos dos simulados sejam alcançados. Simuladores (isso é, aqueles queparticipam da atividade) podem incluir atualizações e desenvolvimentos de situação para imitar eventosem tempo real.

Simulados em grande escala

Os simulados em grande escala são normalmente o tipo de simulado mais complexo e com grande usode recursos. Eles podem envolver muitos grupos de interesse, incluindo múltiplas agências, organizaçõese jurisdições, e podem validar diversas facetas de preparo. Esses simulados podem ser realizados paratestar planos e procedimentos no conjunto de crise de uma organização, resposta de emergência eemergência para derramamento de óleo. Eles podem envolver capacidade nacional e suporte regional ouinternacional (por exemplo, em questões de resposta envolvendo várias nações). Muitas vezes, incluemdiversos envolvidos que operam com os mesmos sistemas de gestão de incidentes cooperativos.

Em um simulado de grande escala, uma situação simulada (atualizações de evento) impulsiona aatividade a nível operacional. Simulados de grande escala normalmente são realizados em um ambienteestressante e em tempo real que visa refletir um incidente real. Profissionais e recursos podem serimplementados e mobilizados para o local, onde ações são realizadas como se um incidente real tivesse

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Teste de mobilizaçãode barreira protetoracomo parte de um simulado.

Um exercíciofuncional que seconcentra emprocedimentos deplanejamento.

USCG

USCG

ocorrido. Um simulado em grande escala completa imita a realidade ao apresentar problemas realistas e complexos que exigem raciocíniocrítico, solução rápida de problemas e resposta eficaz por profissionaistreinados.

O nível de suporte necessário para preparar e realizar um simulado emescala completa é maior do que aquele para outros tipos de simulado. O local do simulado é normalmente amplo e a logística da unidadeexige monitoramento atento. Questões de segurança, especialmentesobre o uso de equipamentos de resposta a derramamentos de óleo,devem ser monitoradas. Durante a realização do simulado, diversasatividades podem ocorrer simultaneamente. Os princípios orientadoresapresentados na Caixa 1, na página 6 deste documento, devem serlevados em consideração ao analisar a inclusão de um aspecto simuladoem grande escala dentro do programa de simulado. Deve-se ter cuidadopara não realizar simulados complexos até que profissionais tenham experiência e competênciasuficientes. Além disso, um número excessivo de atividades, locais e participantes pode complicar demaisum simulado e acabar sendo negativo. Um simulado em grande escala é normalmente consideradocomo adequado para o ciclo de um programa de simulado ou uma ferramenta para organizaçõesmaduras a fim de verificar periodicamente a capacidade de resposta geral.

Elaboração de um cronograma de simulados

Um cronograma de simulados deve englobar os objetivos gerais do programa, incorporando asatividades de simulado escolhidas e seus objetivos e frequências específicos. Ele deve cobrir no mínimoum período anual, mas pode se ampliar para tratar de atividades mantidas ou contínuas e eventos desimulado que podem ocorrer menos de uma vez por ano. São recomendadas quatro etapas para auxiliarna elaboração do cronograma, como descrito abaixo.

Etapa 1: Avaliar o estado atual

Deve-se consultar as políticas de gestão de emergência e crise de uma organização e as necessidadesidentificadas nos planos relevantes de emergência para derramamento de óleo. Deve ser feita umaavaliação das capacidades atuais de prontidão e resposta de derramamentos de óleo em relação àsnecessidades. Ela deve estar alinhada com os objetivos do programa, como identificado anteriormente.

Etapa 2: Identificar atividades de simulado

Identificar os tipos de atividades do simulado mais adequados para desenvolver e solidificar ascapacidades necessárias da organização, alinhadas com os objetivos do programa.

Etapa 3: Determinar os objetivos das atividades

Determinar os objetivos preliminares relacionados a cada atividade do simulado proposto. Isso vai seconcentrar nas capacidades que estão sendo desenvolvidas ou validadas durante cada atividade. Essaetapa pode identificar a necessidade por simulados em conjunto com outras organizações internas ouexternas a fim de atender aos objetivos.

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Um centro deinformaçõesconjunto, definidocomo parte de umsimulado em grandeescala.

USCG

Ano 1

J 10 20 30 40 10 20 30 40

TT

TT

TT TT TT TT

TT

FS

FS

TT

D D D D D D D D D D D D

D D D

Ano 2 Ano 3

Ativação e teste do plano de contingência para derramamentos de óleo

Equipamentos de dispersante de superfície o!shore

contínuo mensalmente...

Equipamentos de recuperação e contenção o!shore

Ativação de centrode resposta

Resposta em conjuntocom autoridades

Mobilização derecursos de níveis 2 e 3

Etapa 4: Alocar um cronograma

Deve ser desenvolvido um cronograma experimental para desenvolver e realizar atividades do simulado.O cronograma deve incorporar:l atividades de simulado identificadas;l o período de planejamento necessário para cada atividade;l quaisquer requisitos de treinamento que podem ser necessários antes da atividade; el outras atividades planejadas dentro da organização que possam afetar a programação.

O cronograma deve ser aprovado pela alta gerência e encaminhado para todos os profissionais relevantes.Atividades de simulados são indicadasde forma útil em gráficos de múltiplosanos e publicadas em diárioseletrônicos compartilhados quando adequado.

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O treinamento podeser necessário antesde realizar simulados.

Figura 3 Cronograma de exemplo de simulados para uma instalação offshore

Observações: D = Simulado do tipo Tabletop; TT = Simulado prático; F = Simulado funcional; e FS = Simulado em grande escala. Linhas indicam períodos de planejamento.

Petronia

Analisar Elaborar

DesenvolverRealizar

Planejamento de atividadedo simulado

Programa de simulado

Plano de contingência para derramamento de óle

o

Depois que um programa de simulados é elaborado, incluindo os objetivos amplos e o cronograma geral,há um requisito para planejar cada atividade dentro do programa O processo de planejamento écomposto de quatro fases separadas - elaborar, desenvolver, realizar e avaliar/analisar. Coletivamente,essas quatro fases descrevem o processo para criar e executar um simulado realista e de sucesso. Cada simulado começa na fase de planejamento e é concluído na avaliação, após as ações deacompanhamento. Marcos de exemplo para planejamento de um simulado em escala real são fornecidosno Anexo 1. No contexto de um programa de simulado integrado, as lições capturadas e as ações deacompanhamento identificadas na fase de análise vão pautar o planejamento de futuros simulados. O processo pode ser visto como cíclico, incorporado no programa de simulado geral e vinculado aoplanejamento de emergência para derramamento de óleo como ilustrado na Figura 4. As quatro fases do processo de planejamento de simulado são definidas das seguinte forma:

Planejamento: a fase de planejamento define objetivos e escopo de simulados específicos e define ocronograma necessário para a conclusão do evento.

Desenvolvimento: a fase de desenvolvimento descreve as etapas adotadas para criar o simulado, alémde se preparar totalmente e organizar as atividades relacionadas. A fase deve levar em conta quaisqueraspectos de mídia/assuntos públicos do simulado.

Realização: a realização do simulado é composta pelo início da atividade e sua manutenção ao simular,monitorar, controlar e facilitar atividades para garantir que a simulado permaneça dentro dos parâmetrosdo planejamento. Ela também envolve a documentação das atividades dos participantes e a conclusãodo simulado.

Avaliação/análise: a fase de análise é composta da coleta e análise de dados, documentação deconstatações e recomendações para melhoria e do envio de feedback para a gerência. Conforme o planode contingência para derramamento de óleo é revisado e atualizado, o programa de simulado é ajustadoda mesma forma para levar em conta as lições aprendidas com simulados anteriores.

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O processo de planejamento de simulados

Figura 4 As quatro fases do processo de planejamento de simulado

A fase de planejamento prepara o terreno para o desenvolvimento do simulado e é descrito por meio de cinco ações: nomeação de coordenador e equipe; definição de objetivos; determinação de escopo;definição de planos específicos; e obtenção de aprovação da gerência. A primeira etapa no planejamentodo simulado define os parâmetros e o tom para as fases subsequentes e é fundamental para o sucesso geral.

Nomear um coordenador e uma equipe de planejamento

A nomeação de um coordenador de simulado e equipe de profissionais de apoio atribui aresponsabilidade do simulado. O coordenador do simulado fica encarregado da gestão geral da atividadeem todo o processo. Nem o coordenador nem a equipe envolvida na realização do simulado devemparticipar da atividade, se possível. Na fase de planejamento, o coordenador do simulado faz os contatos necessários, desenvolve propostas amplas para o simulado e obtém aprovação da gerência. Ao selecionar o coordenador do simulado e equipe, as perguntas a seguir podem ser úteis:l Que autoridade de tomada de decisões é necessária para as atividades do simulado previstas?l Que experiência técnica, operacional ou gerencial específica costuma ser necessária durante as fasesde desenvolvimento e planejamento do simulado? Há experiência disponível internamente ou énecessário suporte externo?

l Que compromissos de tempo costumam ser necessários para o coordenador e para os membros da equipe de suporte?

O tamanho da equipe de planejamento dependerá da escala do simulado e do método de realização. Em todos os casos, o processo deve seguir a mesma abordagem. Para um simulado simples baseado em discussões ou um exercício de notificação, todas as tarefas de planejamento podem ser tratadas poruma ou duas pessoas. Em um simulado mais complexo de grande escala, a equipe de planejamentopode chegar a dez pessoas ou mais.

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Fase de planejamento

• Nomeação de coordenador e equipe• De�nir objetivos• Determinar o escopo• Estabelecer o plano do simulado• Obter aprovações

Analisar Elaborar

DesenvolverRealizar


Figura 5 Fase 1 do processo de planejamento —design

Definir objetivos

O teste final de um plano de contingência paraderramamento de óleo ocorre quando um derramamentode óleo acontece. O sucesso de uma resposta a umderramamento de óleo será julgado com base na extensãoe eficiência com as quais aspectos específicos sãogerenciados, incluindo: velocidade de resposta;competência da equipe de resposta; adequabilidade deequipamentos e sua mobilização; disseminação deinformações, eficácia de limpeza; gestão de pedidos deindenização e reclamações; resposta à mídia e relaçõespúblicas; e relações com agências externas.

Reconhecer os critérios pelos quais o desempenho de umaequipe serão julgados no caso de um derramamento realpermite que objetivos do simulado sejam definidos paratestar os aspectos específicos de um plano de contingência.Recomenda-se que um simulado seja mantido inicialmentesimples com um número relativamente baixo de objetivospara permitir que os membros da equipe se familiarizem com o plano de contingência paraderramamento de óleo e obtenham experiência. Da mesma forma, é recomendado testar elementosinternos antes de envolver agências externas e atividades. Dois ou três objetivos primários sãomelhores do que uma lista ampla de objetivos secundários, e isso possibilitará que uma situaçãoespecífica seja desenvolvida, garantindo realismo ao simulado, testar os participantes e aumentar seuconhecimento e capacidade. Na conclusão do simulado, o desempenho pode ser julgado em relaçãoaos objetivos definidos. A falha em definir objetivos adequados pode levar a um simulado malprojetado e equipes excessivamente confiantes ou ainda desmotivadas.

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O teste dascomunicações é umaparte frequente dosobjetivos de umsimulado.

Tabela 4 Objetivos e simulados de exemplo

USCG

Simulado e método Objetivos

Exercício demobilização deequipamento denível 1

l Equipe de resposta reunida dentro de X minutos após o chamado.l Barreiras de contenção mobilizadas de forma específica dentro de Y minutos da mobilização. l Sistemas de armazenamento/recuperação de óleo posicionado e operantes dentro de Z minutos da mobilização.

Gerenciamento deincidentes equipedo simulado do tipoTabletop

l Estabelecer, equipar e mobilizar a equipe do centro de emergência dentro de X minutos do chamado.l Obter informações de diferentes fontes, avaliar e informar a situação e o prognóstico.l Definir uma estratégia de resposta realista e estimar os tempos de mobilização e equipamentos necessários.l Identificar a disponibilidade de equipamentos e autorizar a mobilização.l Testar o processo de tomada de decisões estratégicas, como, por exemplo, para o uso de dispersantes.

Simulado em grande escala

l Praticar a resposta integrada de indústria e governo, incluindo recursos de nível 3.l Analisar informações, avaliar situações, definir um plano de ação de incidentes.l Desenvolver um prognóstico de sete dias, estimar a extensão de impactos e o custo de limpeza.l Testar a capacidade de responder a consultas ambientais e da mídia.l Chegar a um acordo sobre estudos de avaliação de danos de poluição com agências autorizadas.l Testar a interação entre diferentes equipes, como resposta de emergência e gestão de crises.

O programa de simulado define os objetivos estratégicos gerais. Objetivos de atividades individuais dosimulado devem então ser integrados dentro dos objetivos do programa. Deve-se levar em conta econcentrar-se em identificar os objetivos que tratam de áreas onde:l haja requisitos normativos;l simulados anteriores identificaram o potencial para aprimoramentos;l Requer-se verificação de uma capacidade específica; el a alta gerência tenha identificado necessidades específicas.

A Tabela 4, na página 19, fornece exemplos de objetivos para métodos de simulados.

Cuidar da mídia pode ser um desafioconsiderável para gerentes de equipede resposta em emergências reais e em simulados. Deve-se ter cuidado aoselecionar objetivos de questõespúblicas para que a equipe de respostapossa passar por situações realistassem ser forçada além de suascapacidades. Uma análise maisdetalhada do planejamento dosimulado em relação a questõespúblicas e ao papel da mídia é tratadana fase de desenvolvimento dosimulado (páginas 27–28).

Determinar o escopo do simulado

Essa etapa trata das questões de quão ambicioso o simulado deve ser - por exemplo, quantas pessoas,partes e agências externas devem ser envolvidas, onde elas devem estar situadas e por quanto tempoisso deve durar. Outros fatores também devem ser decididos, como que informações antecipadas que aequipe deve receber e se ela pode fazer preparativos. Muitos desses itens vão depender dos objetivos dosimulado previamente definidos. É importante lembrar que o escopo do simulado não é necessariamenteuma função do porte do suposto derramamento.

Algumas perguntas que devem ser feitas ao levar em conta o escopo de um simulado:l Que tipo de métodos de simulado devem ser usados? Por exemplo, um simulado de grande escalapode incorporar workshops e simulados do tipo Tabletop como parte do processo preparatório.

l Que outras organizações estariam envolvidas na resposta e deveriam ser omitidas, incluídas ourepresentadas no simulado?

l Até que ponto os grupos externos, como a mídia, grupos de interesse e membros do público, devemse envolver ou participar do simulado?

l Ambos profissionais e recursos físicos devem ser mobilizados?l O simulado será anunciado ou não?l Quanto tempo pode ser permitido para o simulado, incluindo a fase informativa?

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O interesse da mídiaem simulados degrande escala podeser alto, comodemonstrado duranteesse briefing desimulação nacionalna Turquia.

Petronia

Estabelecer o plano de simulado

É importante planejar o simulado com muita antecedência para garantir que os profissionais necessáriosestejam disponíveis e usar totalmente as oportunidades que o simulado irá apresentar. Os períodos deplanejamento a seguir são considerados típicos para diferentes categorias do simulado:l Seminário: 1–3 mesesl Workshop: 1–3 mesesl Simulado do tipo Tabletop: 2-6 mesesl Simulado: 2-4 mesesl Simulado funcional: 6-9 mesesl Simulado em grande escala: 6-12 meses

O cronograma e a duração de um simulado devem ser considerados cuidadosamente. Emboraderramamentos de óleo possam ocorrer em qualquer época do ano, não há razões para agendar umsimulado em períodos em que não sejam convenientes para a maioria dos envolvidos (por exemplo, fins de semana, feriados ou no meio da noite) ou quando possa haver perigos específicos (por exemplo,em condições climáticas ruins), exceto caso o simulado seja especificamente projetado para testar asdisponibilidades e capacidades sob tais circunstâncias.

Um simulado deve ser projetado preferencialmente para durar um dia útil, mesmo que seja em um dialongo. Pode ser difícil manter uma atmosfera de crise por toda a noite e para um segundo dia, emboraisso possa ser necessário no caso de um simulado em escala real maior. Um cronograma para talsimulado ampliado pode ser o seguinte:Dia 1: acionamento, viagem, reunião, pré-reunião, início do simulado.Dia 2: resposta, gestão de crise, mobilização e recuperação de equipamento. Dia 3: conclusão do simulado, informativo e retorno para casa.

Os objetivos vão determinar o local do simulado, isso é, se ele pode ser executado adequadamente nos escritórios da equipe ou se a equipe precisa viajar e montar um centro de resposta em outro lugar.Neste último caso, deve-se levar em conta primeiro asáreas de maior risco de derramamento de óleo ouaquelas de determinada sensibilidade ambiental.

Uma 'política de conscientização' para o simulado deveser determinada. Isso significa identificar quem deve serinformado sobre o simulado e que informações devemser comunicadas com antecedência. Essa política devereconhecer quais públicos-alvo interno e externo devemser informados sobre a atividade, e evitar confusões oumal-entendidos. Deve haver também uma política clarasobre como lidar com uma possível emergência realdurante a atividade do simulado, isso é, o procedimentoe a autoridade para suspender ou encerrar a atividade do simulado sob tais circunstâncias.

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Mobilizações deequipamentosoffshore podemcompor parte de umsimulado em grandeescala, exigindorecursos eplanejamentosignificativos.

USCG

Simulados custam dinheiro e, quanto maisamplo ele for, mais alto será o custo. Umsimulado em grande escala, incluindo amobilização de equipamentos, pode custarcerca de US$ 750.000 ou mais. Os orçamentosde simulados devem incluir, quandoadequado, estimativas de viagens eacomodações, contratação de instalações eequipamentos e os serviços de consultores eempreiteiras externas. O tempo e o custo dedesenvolvimento do simulado e dos materiaisde apoio normalmente são significativos eprecisam ser incluídos. A alocação de planosde orçamento é uma boa razão para oplanejamento de programas do simulado em ciclos anuais.

Uma lista de participantes do simulado(agências, organizações e indivíduos) deve ser definida em comum acordo, e deve-se buscar suadisponibilidade e compromisso com o processo. Um simulado de grande escala pode envolver um amploconjunto de grupos de interesse, que vão de agência do governo, proprietários de navios, instalações ecargas, passando por prestadores de serviços e logística até envolvidos na comunidade local eresponsáveis por recursos ambientais.

Uma avaliação inicial dos recursos necessários para apoiar o simulado deve ser realizada. Esta deveconsiderar a duração do simulado, mão-de-obra, instalações e possíveis equipamentos necessários,juntamente com uma estimativa das implicações orçamentárias. Os custos com o simulado precisam ser controlados dentro de limites definidos pelo programa geral de simulado.

Por fim, deve-se escolher uma data que possibilite tempo suficiente para planejamento e que facilite amáxima participação e interrupções mínimas no local de trabalho. Para o simulado do tipo Tabletop edemais, pode ser interessante nomear o evento, como, por exemplo, 'Simulação ----- 20XX'. Isso aumentaa clareza de um programa de simulado, e ajuda a incentivar a participação e proporcionar uma sensaçãode responsabilidade a todos os envolvidos. Na maioria dos simulados, pode também ser adequadoprojetar um logotipo específico para o evento, ou para uma série de atividades em um programa, para aprimorar ainda mais o desenvolvimento de uma equipe eficaz.

Obter aprovação da gerência

É essencial que a alta gerência aprove o planejamento e a proposta inicial do simulado, incluindoestimativas de custos e mão-de-obra, para garantir que a gerência em todos os níveis compreenda, apoiee, quando adequado, participe do simulado. Simulados precisam ter recursos adequados em termos decapital e mão-de-obra, e um sistema de rastreamento para monitorá-lo pode ser necessário a fim decontrolar custos.

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Compromissos deprofissionais elogística podem levara simulados de altoscustos, exigindoorçamentoscoordenados.

USCG

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Fase de desenvolvimento

As etapas de desenvolvimento são aquelas necessárias para criar, organizar e se preparar para osimulado. Diversas tarefas estão envolvidas, estando elas inter-relacionadas e sendo executadassimultaneamente.

O coordenador do simulado é responsável pordesenvolver planos detalhados. No caso de umsimulado de escopo limitado, como um simulado denotificação ou um simulado de mobilização deequipamentos, o coordenador do simuladoprovavelmente será capaz de fazer todos os arranjosnecessários e gerenciar o processo. No entanto, emum simulado de grande escala que envolva diversasorganizações, será necessário montar uma pequenaequipe para o simulado, presidida pelo coordenadordo simulado, normalmente representando osprincipais participantes. A equipe tem o dever deelaborar o simulado, preparar as instalações eserviços, e coordenar seus diversos participantes.Para fazer isso, é importante que a equipe secomunique e se reúna regularmente, mantendo osobjetivos do simulado e o escopo em mente a todomomento. Os objetivos do simulado dos gruposparticipantes podem variar, assim como osorçamentos. Os membros da equipe devem garantirque os objetivos de sua própria organização sejamincorporados no simulado e que sua gerênciaaprove a proposta geral do mesmo.

• Desenvolvimento de situação• Treinamento• Administração• Materiais• Aprovações• Questões públicas

Analisar Elaborar

DesenvolverRealizar


Os principaissimulados podemenvolver amobilização deequipamentos e vai exigir amploplanejamentologístico.

OSRL

Figura 6 Fase 2 do processo de planejamento do simulado —desenvolvimento

Elaborar a situação

A situação do simulado proporciona os detalhes do incidente fictício e seu desenvolvimento ao longo dotempo, por exemplo, as circunstâncias do acidente, a quantidade e o tipo de óleo derramado, e o destinoe o possível impacto socioeconômico e ecológico do incidente. Planos relevantes de contingência paraderramamento de óleo devem proporcionar orientação sobre riscos e possíveis situações realistas dederramamento de óleo. Modelos de simulação computadorizada podem oferecer suporte útil efidelidade ao desenvolvimento de situação, especialmente com relação ao destino e à trajetória do óleo

derramado sob condições climáticas realistas. O mapeamento da sensibilidade ambiental de derramamento de óleo pode fornecerinformações sobre possíveis recursossocioeconômicos e ecológicos que podem estarsob ameaça nas condições da situação. Diversasopções podem ser consideradas, mas a escolha de situação deve ter relevância direta para osobjetivos do simulado definidos.

Uma lista principal de eventos (ou complementos)e seu cronograma esperado deve serdesenvolvida. Os detalhes contidos nesta lista vão variar, dependendo da escala e do escopo

do simulado. O Anexo 2 fornece exemplos de tipos de complementos e do possível formato. O acesso a essa lista deve ser restrito para aqueles envolvidos na coordenação e no controle do simulado. As seguintes considerações vão auxiliar os planejadores do simulado a elaborar a situação:l Que principais eventos os envolvidos devem observar ou estarem informados sobre e quando taisinformações estão disponíveis? Isso costuma incluir notificação de relatórios de poluição e relatóriossubsequentes de situação.

l Que nível de detalhe técnico é necessário para a situação? Por exemplo, a situação incluirá os aspectos projetados de uma instalação e controle de origem ou estabilidade e aspectos de resgate de uma embarcação?

l Quais são as ações que os envolvidos no simulado devem realizar? Quais são as mensagens,atualizações de informação ou ações simuladas necessárias para impulsionar tais ações? A situaçãoconta uma história e, dessa forma, deve seguir uma linha do tempo lógica.

l Possíveis lembretes são necessários para os participantes do simulado quando ações específicasdevem ser concluídas e/ou desempenhadas? Esses lembretes são normalmente usados quando a falha em realizar uma ação pode ter efeitos significativos sobre os objetivos do simulado.

l Que implicações os eventos planejados ou esperados têm sobre o simulado e a participação? É o cadastro contínuo de informações que leva o simulado até a sua conclusão, mantém os envolvidos alerta e impulsiona a sequência adequada as questões que devem ser enfrentadas com base nos objetivos.

Facilitadores de simulados têm um papel importante em garantir que as informações de situação estejamdisponíveis de forma pontual e realista. Informações devem ser visualmente descritivas - por exemplo,fotos podem ser sombreadas para garantir a aparência de poluição de óleo e mapas podem serproduzidos para simular relatórios de reconhecimento de aeronaves sobre a posição e a extensão demanchas de óleo. Algumas das informações podem ser feitas indiretamente por profissionais simulandoterceiros, fazendo com que a equipe de resposta não apenas considere sua confiabilidade como tambémgerencie as relações com os personagens.

Modelos desimulação dederramamento deóleo podem auxiliar aincorporar aspectosde trajetória e destinorealistas de umasituação.

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NOAA

Deve-se observar que pode haver uma grande pressão sobre os coordenadores do simulado paracompartilhar detalhes da situação com antecedência. Não se deve ceder a essa pressão; a situação nãodeve ser divulgada com antecedência para aqueles que participam do simulado como equipe deresposta. Se envolvidos possuírem conhecimento prévio da situação e eventos associados, os elementosde tomada de decisão de emergência serão amplamente afetados. Isso pode fazer com que o simuladose torne mais uma demonstração ou um show, e não uma experiência verdadeira de aprendizado.

O desejo dos envolvidos de obter detalhes dessa situação com antecedência pode ser proveniente dafalta de confiança juntamente com o medo de vergonha pela capacidade percebida de desempenhar seupapel. Um programa de simulado bem projetado deve evitar isso, garantindo que os envolvidos nasituação tenham realizado treinamento adequado e atividades de simulados anteriores para desenvolversua capacidade e confiança. No caso de um simulado em grande escala, isso pode incluir uma série desimulações baseadas em discussões como parte das atividades preparatórias. Os participantes devem ter a certeza de que, desde que as atividades permaneçam seguras, a única ação ou decisão 'incorreta'que um envolvido no simulado pode realizar é NÃO fazer nada nem tomar nenhuma decisão. Asorganizações com equipe e recursos limitados podem enfrentar uma situação onde o mesmo profissionaltenha que desenvolver a situação e também participar como um envolvido no simulado. Se a situação forinevitável, qualquer pessoa que atue como planejador do simulado e envolvido deve ter cuidado emespecial para não divulgar informações confidenciais da situação do simulado para os outros envolvidos.

A situação deve ser realista e os detalhes precisos até onde as condições locais permitam. Por exemplo, é mais realista usar condições climáticas e das marés, mas se essas não ajudarem a alcançar certosobjetivos do simulado, é melhor que esses detalhes sejam fornecidos como complementos ao simulado -por exemplo, por meio de um serviço meteorológico fictício. Para simulados baseadas em operações,será necessário que o coordenador do simulado e a equipe de desenvolvimento visitem o local escolhidoantes do mesmo iniciar para garantir que as informações fornecidas nos pacotes informativos estejamprecisas.

Nos simulados mais complexos, há escopo suficiente para maior confusão e tensão da situação inicial -por exemplo, ao inserir relatórios enganosos, por meio de mídia simulada e agressiva, e através deintervenções políticas e de interesses locais. Tais participações precisam ser cuidadosamente controladaspara não sobrecarregar os envolvidos nem impedir que os objetivos primários do simulado sejamalcançados.

Treinamento e atividades relacionadas

O treinamento e o programa do simulado de uma organização devem ser integrados, com um elemento apoiando o outro em um cicloconstrutivo. Para todos os envolvidos no simuladoestarem confortáveis com sua participação, elesdevem receber treinamento adequado ou possuirexperiência relevante ao seu cargo. Além disso,pode haver a necessidade de treinamentoespecífico para o simulado, incluindo seminários ou informativos, para esclarecer os objetivos e o escopo.

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O treinamento e as atividades dosimulado devem serintegrados, com umapoiando o outro emum ciclo construtivo.

Petronia

Administração, materiais e aprovação

O coordenador do simulado é responsável por realizar ou supervisionar a administração do simulado.Isso pode envolver uma quantidade significativa de comunicação, e a identificação e a verificação de umamplo conjunto de instalações e logística. Os recursos necessários para essa administração não devemser subestimados, e devem ser claramente identificados nos planos de simulados e orçamentos.

Certas instalações e serviços, como centros operacionais, comunicações, refeições, acomodação etransporte, são essenciais para o sucesso de um simulado. Recomenda-se que a equipe de planejamentode simulados identifique e reserve tais itens com antecedência para garantir que estejam disponíveisquando forem necessários em vez de deixar isso a cargo das equipes de resposta, como seria o caso emum incidente real. Além disso, certos materiais precisarão ser desenvolvidos para informar osparticipantes sobre o escopo do simulado, para inserir e atualizar informações de incidente (oscomplementos de situação) e para facilitar a revisão do mesmo (formulários de avaliação).

Em alguns locais, haverá uma escolha óbvia delocal para o centro de resposta de derramamento- por exemplo, o centro de emergência deautoridades locais ou a sala de emergênciaexclusiva de uma operação de indústria. Ondenão haja tal instalação específica, hotéis podemfornecer quartos e instalações de comunicaçãocabíveis. O plano de contingência paraderramamento de óleo deve estipular osrequisitos de um centro de comando do incidenteem termos de porte e número de quartos,instalações de comunicação e afins, além de teridentificado instalações adequadas com a áreageográfica coberta pelo plano. A equipe de

resposta deve trazer consigo os mapas de sensibilidade necessários, listas e material de referência, quedevem ser uma parte integral do plano de contingência para derramamento de óleo. As avaliações desegurança devem ser realizadas para todos os locais e atividades físicas de mobilizações de equipamentoplanejadas durante o simulado. A segurança das instalações deve ser considerada, incluindo anecessidade pela emissão de crachás para participantes do simulado e controle de acesso às áreas do mesmo.

Simulados baseadas em operações envolvendo amobilização de equipamentos podem sebeneficiar pelo uso de substâncias flutuantes paraimitar ou simular o óleo. Tais simuladores podemproporcionar um alvo para operações offshore oupara testar a capacidade de barreiras de proteçãoe contenção em locais costeiros e ribeirinhos.Diversos simuladores foram usados, indo deespumas e corantes até pipoca, laranjas e perlita.A escolha de um simulador será determinada pela disponibilidade, custo, normas locais econsiderações práticas.

As instalações de um hotel sendopreparadas para um simulado do tipo Tabletop.

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Uso de perlita (abaixo)e pipoca (abaixo,direita) para simularóleo durantesimulações no Mar de Barents e Rio Amazonas,respectivamente.

USCG

Paul Schuler

ITOPF

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Todos os participantes precisarão de um informativo rápido que descreva o escopo do simulado, listasdos locais e participantes que estarão envolvidos, e orienta os procedimentos para concluir o simulado e informar os participantes. Um briefing deve ser fornecido imediatamente antes do início do simulado,seja verbalmente ou por meio de um material, e deve ser limitado para as informações essenciaisexigidas para a boa execução do mesmo. Deve-se permitir que uma atmosfera de incerteza e tensão seja criada. A 'lista de eventos mestre' da situação deve permanecer em um documento confidencialexclusivo da equipe de planejamento do simulado, não devendo ser distribuída.

Conforme a fase se aproxima da conclusão, a aprovação adequada da gestão deve ser buscada, visandoaprovação do plano do simulado antes de realizar o evento. Essa etapa mantém a gestão envolvida egarante que ela compreenda como o simulado tem sido desenvolvido dentro da estrutura da aprovaçãoinicial durante a fase de design. O Anexo 3 fornece uma lista de verificação simples para auxiliar com odesenvolvimento dos simulados.

Questões públicas

Tratar da mídia durante um derramamento de óleo é muitas vezes essencial para a percepção do público sobre o desempenho e a atitude daqueles respondendo ao evento. Em grandes incidentes dederramamento de óleo, cuidar da mídia e gerenciar a crise consome boa parte do tempo que gerentes deequipe de resposta e, por sua vez, o tempo de profissionais seniores no governo e na indústria. Umaparte importante da fase de desenvolvimento do simulado é, por isso, determinar a extensão segundo aqual os aspectos de assuntos públicos serão simulados. Planejadores do simulado devem ter cuidadopara escolher objetivos de assuntos públicos que criem situações realistas e forneçam aos profissionaisde assuntos públicos oportunidades para gerenciar questões de derramamento de óleo.

Seleção de objetivos de questões públicas

Objetivos de assuntos públicos podem incluir a capacidade do grupo de resposta em:l cuidar de consultas, condensar fatos, elaborar respostas e obter aprovações de gestão de requisitos;l preparar declarações públicas;l definir um site de incidentes ou perfil de mídia social para disseminar informações;l manter contato com a indústria/governo;l interagir diretamente com a mídia em entrevistas ou conferências da imprensa;l monitorar relatórios de notícias de diversos veículos e reagir a eles;l organizar uma reunião com representantes/oficiais de comunidade relevantes; el coordenar o fluxo de informações.

Exercícios emobilizações deequipamentos emlocais públicosexigem bom controle local.

Petronia

A experiência demonstra que grupos de resposta podem ficar sobrecarregados rapidamente por desafiosde assuntos públicos e organizacionais contínuos, tanto em emergências reais quanto em simulados.Planejadores de simulados devem então escolher objetivos cuidadosamente para treinar, mas nãosobrecarregar, as capacidades das equipes de resposta. Conforme essas capacidades são desenvolvidaspor meio de um programa de simulado, situações mais difíceis e interações organizacionais maiscomplexas podem ser definidas.

Relações com a imprensa

Quando planejadores de simulados desejarem testar a capacidade da organização de resposta em lidarcom a mídia, é preferível empregar profissionais da empresa ou consultores externos para simularinterações com a mídia. Os simulados podem variar entre perguntas por telefone, entrevistas individuais,postagens em mídias sociais até conferências de imprensa completas. Gravações de câmeras de vídeo

podem ser usadas para aumentar o realismo e fornecer umaferramenta de aprendizado para profissionais entrevistados.Perguntas e solicitações apresentadas pelo grupo do simuladodevem ser realistas e exigentes no contexto do simulado.

Geralmente, é melhor não envolver a imprensa de verdade emsimulados, exceto caso acredite-se que os resultados destasimulação promovam a confiança do público no preparo local ounacional. Em outros momentos, o envolvimento da mídia pode serinevitável - por exemplo quando forem convidados para observarpor terceiros ou quando o simulado envolver mobilizações deequipamentos em locais públicos. Em tais casos, é melhor que aimprensa desempenhe um determinado papel no simulado e lheforneça informações suficientes para desempenhar esse papel deforma construtiva.

Devem ser nomeados indivíduos para informar representantes daimprensa antes do simulado e para acompanhá-los durante o mesmo. Ao envolver terceiros, deve-se tercuidado especial a fim de garantir que os limites do simulado sejam compreendidos e mantidos para queo incidente não seja inadvertidamente confundido com uma emergência real pelo público em geral.

Crachás ou passes especiais devem identificar profissionais envolvidos no simulado, e cada chamadatelefônica ou mensagem de vídeo deve começar e terminar com a palavra 'simulado'.

Relações com comunidades externas

Em qualquer situação de derramamento de óleo, a cooperação da comunidade local é essencial para uma resposta eficaz. Não apenas os profissionais de resposta precisam contratar profissionais locais,equipamentos e instalações, como também precisarão de assistência e informações de diversasautoridades locais, organizações e indivíduos. Relações com a comunidade devem então ser estabelecidasem uma etapa inicial e podem ser praticadas em um simulado ampliado ao simular contatos com oficiaislocais, grupos ambientais, hoteliers e membros do público-geral. Profissionais da empresa ou consultorespodem ser usados para simular esses cargos. Se outros oficiais do governo e representantes da indústriaforem convidados para observar o simulado, profissionais devem ser designados e um itinerário adequadoorganizado para que sejam devidamente informados e possam ver as principais atividades de simulaçãosem interromper os envolvidos.

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Petronia

Conferências deimprensa simuladaspodem gerar pressãosignificativa paragerentes deincidentes.

Os equipamentos necessários para simulados de assuntos públicos são modestos, mas essenciais paracriar uma atmosfera de crise. Isso deve incluir linhas telefônicas ou celulares disponibilizados para osenvolvidos que simulam intervenções de terceiros, conectividade de Internet adequada para receberconsultas escritas e para enviar comunicados à imprensa e possivelmente equipamentos de gravação deáudio e vídeo para aumentar o realismo às entrevistas e conferências de imprensa.

Para um simulado em grande escala ou simuladosdentro de um programa, deve-se considerarproduzir um filme profissional curto (no máximo10 a 15 minutos) tratando das atividades. O filmepode incluir a narração da finalidade e objetivosdo evento, entrevistas com os principaisparticipantes, mobilização de equipamentos e asprincipais lições aprendidas. Isso invariavelmenteenvolve grande planejamento, e o custo podeacabar sendo alto. No entanto, isso pode apoiaros esforços de relações públicos da organizaçãocomo uma maneira para capturar a essência dosprincipais objetivos do evento, atividades eresultados para comunicação para um amplogrupo de interesse. Um filme também pode beneficiar a organização internamente como umaferramenta de treinamento para aqueles que não podem participar no dia, podendo ajudar a promover a importância da gestão de crise dentro da organização.

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Deve-se levar emconta a produção deum filme curtotratando asatividades dosimulado.

Barcos de pesca dacomunidade localenvolvidos em umsimulado demobilização de barreiras.

Um simulado emgrande escala noCaribe, gerandogrande interesse da imprensa eproporcionando umaoportunidade paraindústria e governodemonstraremcapacidadescooperativas para o público.

Petronia

Paul Schuler

Paul Schuler

Paul Schuler

A realização de um simulado é composta por informar os participantes, iniciar o simulado, mantê-lo paragarantir que permaneça dentro dos parâmetros projetados, documentação e avaliação de atividades e,por fim, conclusão do mesmo.

Briefing de participantes

Todos os participantes precisarão passar por um briefing do simulado, preferencialmente verbal, apoiadopor um material preparado. O briefing deve garantir que todos os participantes do simuladocompreendam o seguinte:

Briefing de um grupode observadoresdurante um simuladoregional.

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Realização do simulado

• Informar os participantes• Iniciar o simulado• Manter o simulado• Avaliar atividades• Concluir o simulado

Analisar Elaborar

DesenvolverRealizar


l categoria e escopo do simulado;l meta e objetivos de desempenho;l valor e finalidade da participação no simulado;l as principais organizações participantes;l a regra do simulado e complementos;l uso de comunicações e detalhes de contato (por exemplo,diretório de telefones do simulado);

l resumir a situação; el conclusão e processo de avaliação.

O briefing é normalmente realizado pelo coordenador dosimulado ou seu delegado e a melhor maneira de executá-lo éreunir os envolvidos imediatamente antes do início do mesmo. O coordenador do simulado pode proporcionar cópias de umaobservação de briefing e tirar quaisquer dúvidas dos envolvidos.Se diversos locais forem envolvidos no simulado, facilitadoresdevem fornecer o briefing simultaneamente em cada local. Nocaso de um simulado de notificação, quando um dos objetivos fortestar a disponibilidade dos membros da equipe e tempos deresposta, qualquer briefing deve ser fornecido com algumas

Figura 7 Fase 3 do processo de planejamento do simulado - realizar o simulado

ITOPF

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semanas de antecedência, mas o horário e o dia exato do simulado não devem ser divulgados. Os limites do simulado devem ser cuidadosamente definidos, e instruções fornecidas antes do início de comunicações e todos os contatos com partes externas com as palavras 'esse é um simulado' ou similares.

Início do simulado

Para simulados baseados em discussões, como workshops ou simulados do tipo Tabletop, a atividadepode ser iniciada e controlada por complementos verbais, materiais, uma apresentação multimídia ouuma combinação dessas. O ritmo da discussão é então definido pelos facilitadores, que podem fazerperguntas, fornecer atualizações de informações e definir tarefas para os participantes.

Decidir como simulados baseados em operaçõesou simulados do tipo Tabletop mais complexosdevem ser iniciados é importante para garantirrealismo e urgência. Deve ser definidaresponsabilidade clara para iniciar uma atividadeem um horário pré-determinado e de forma pré-programada. Normalmente, isso seria umachamada por rádio ou telefone, de um facilitadordesempenhando o papel de capitão do navio ouoperador de uma instalação, para um ponto denotificação estabelecido, como o centro deemergência local, guarda-costeira ou escritóriosda empresa, de acordo com o plano decontingência para derramamento de óleorelevante. Essas informações podem ser entregues como uma mensagem escrita, usando formuláriosobrigatórios ou outros de relatórios, mas uma chamada telefônica é mais realista e mais exigente. É importante que tais informações sejam comunicadas rapidamente para os outros participantes.Embora isso deva ser definido por procedimentos estabelecidos como descrito nos planos decontingência para derramamento de óleo relevantes, muitas vezes é recomendado que oscoordenadores do simulado verifiquem se linhas de comunicação foram definidas em uma etapa inicial em vez de correr riscos de atrasar a começar o mesmo.

Manutenção do simulado

O ritmo e a direção da situação do simulado sãodefinidos pela série de interjeições programadas e agendadas usadas pelos coordenadores dosimulado para fornecer informações atualizadassobre o incidente imaginado, fazendo exigênciasdiferentes sobre as equipes envolvidas. Éimportante ter interjeições suficientes preparadas,tanto em número quanto escopo, para levar osimulado a uma conclusão e possibilitar que osobjetivos sejam atendidos. O coordenador dosimulado e a equipe de suporte devem monitorarcuidadosamente o fluxo de informações eatividade de cada parte que participa da resposta

ITOPF

Petronia

Observadores obtêmmáximo benefício ecompreensão de umevento com umaexplicação clara das atividades.

para solucionar problemas e manter a atividade dentro dos parâmetros de projeto. Se necessário, umaparada temporária deve ser solicitada para esclarecer regras ou para corrigir mal-entendidos em vez depossibilitar que uma situação fique confusa, afetando o simulado e reputações e relações individuais. Em outros momentos, pode ser necessário pausar, reagrupar e revisar atividades e objetivos atuais, fazerajustes adequados e depois retomar o simulado.

Avaliação de atividades

A fase da avaliação começa durante o simulado uma vez que os avaliadores designados observam asrespostas dos membros de equipe e as comparam com as expectativas dos objetivos do simulado ecomportamentos esperados. Os avaliadores devem ser selecionados cuidadosamente e receber umbriefing completo para possibilitar que desempenhem seu trabalho de forma eficaz. Eles não devemreceber outras tarefas, mas permanecerem independentes da participação na atividade do simulado.

A maneira pela qual os avaliadores devem medir odesempenho de indivíduos e das equipes no geraltambém deve ser descrita com antecedência, ealgum formato de ficha de avaliação deve serdesenvolvido para registrar os cronogramas,quantidades e qualidade de atividades de respostacom relação aos objetivos do simulado.

A documentação dos principais aspectos da respostaé uma parte muito importante do desempenho daequipe de gestão de incidentes e costuma ser umacaracterística de muitas atividades e objetivos dosimulado. A documentação produzida durante osimulado deve ser mantida para referência durante afase de avaliação. Essa pode incluir registros físicos,decisões de reuniões e documentos eletrônicos,além de fotografias de quadros de estado ou mapase gráficos utilizados para capturar e consolidardetalhes de incidente.

Um dos princípios essenciais de orientação declara que avaliar o simulado com sucesso é tão importantequanto sua realização correta. É obrigatório que recursos de profissionais suficientes sejam alocados parao cargo de avaliação.

Conclusão do simulado

A conclusão ordenada das atividades do simulado é essencial para garantir que a atividade termine deforma positiva e organizada. Um simulado não deve ser encerrado em um horário prescrito, mas simquando o coordenador do simulado, em conjunto com a equipe de suporte, determinar que os objetivosforam alcançados até onde possível e que há poucos benefícios adicionais a serem obtidos. O anúncioque o simulado está encerrado deve então ser repassado rapidamente entre todos os participantes.

Durante o desenvolvimento do simulado, os meios para encerrar ou suspendê-lo no caso de umaemergência real devem ter sido identificados e isso deve ser destacado durante o briefing para todos os participantes.

Avaliadores podeminteragir com osenvolvidos nosimulado paracompreender melhorcomo eles lidam com seus cargos.

Depois damobilizaçãoequipamentos desimulado usadosdevem voltar paraum estado prontopara respostas.

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OSRL

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Fase de análise

• Coleta de dados• Análise de eventos• Relatório de constatações• Recomendações

Analisar Elaborar

DesenvolverRealizar


A avaliação das atividades do simulado é crítica para a melhoria contínua das capacidades de resposta acrises e emergências. Essa fase de um simulado é composta da coleta e análise de dados, documentaçãodas constatações e relatórios. Recomendações para melhorias ao plano, ao equipamento ou aotreinamento de indivíduos ou grupos devem ser incluídas no relatório. Resumos das constatações erecomendações devem ser copiados para participantes do simulado e gerência para fins de feedback.

Coleta de dados

As principais fontes de informações de um simulado são os relatórios da equipe de coordenação eavaliadores designados, e o feedback recebido dos participantes e envolvidos que contribuíram para osimulado. Recomenda-se que o feedback seja fornecido pelos participantes em duas etapas. A primeiraetapa envolve uma crítica do simulado (ou capitulação) realizada imediatamente após seu término, equando as memórias sobre o evento ainda estão recentes; isso pode ser encarado como parte da faseRealizar da atividade, agindo como uma conexão para a fase Análise. Depois, uma sessão mais formalpode ser realizada, por exemplo na forma de um informativo estruturado, durante o qual opiniões maisconsideradas são compartilhadas; essa sessão pode ocorrer no dia seguinte à atividade do simulado. No caso de simulados baseados em discussões ou desimulados baseados em operações de porte limitado,a coleta de dados pode ser possível por meio de umacombinação única de crítica e informativo.

É importante que ambas as etapas de crítica einformação sejam gerenciadas de forma eficientepela equipe de coordenação do simulado. Há umperigo de que indivíduos ou grupos falantesdominem as sessões, seja ao fornecer detalhesdesnecessários ou se concentrando em áreas longedos objetivos do simulado.

Informativos devemser estruturados egerenciados paragarantir feedbackfocado.

Petronia

Figura 8 Fase 4 do processo de planejamento do simulado —análise

Recomenda-se que técnicas sejam usadas para incentivar feedback focado e bem pensado. Os objetivosdo simulado devem ser reiterados e representantes designados devem ter tempo alocado para fornecerresumos de avaliadores e de equipes ou grupos funcionais participantes. Para a crítica imediata, cadagrupo pode ser solicitado a declarar duas ou três coisas que se saíram bem e duas ou três áreas quecarecem de melhorias em relação aos objetivos do simulado. Essa crítica normalmente deve continuarbastante curta e ser facilitada para garantir que seja construtiva; uma discussão aberta e livre para todasnão costuma ser produtiva. Questões práticas logísticas podem exigir que cada equipe funcional oucentro de resposta realize sua própria crítica. Resultados podem então ser consolidados em uminformativo combinado com representantes de cada grupo ou centro presente. Formulários de avaliaçãoestruturados para os envolvidos no simulado podem auxiliar a manter o feedback focado; um formuláriode exemplo é fornecido no Anexo 4. Deve-se ter consideração para fornecer uma linha condutora parafeedback anônimo por escrito e uso de pesquisas on-line ou por e-mail com participantes.

Por fim, os membros seniores de cada grupo participante devem se reunir para desenvolver uma visãogeral das lições aprendidas e quaisquer implicações para o processo de planejamento de emergênciapara derramamento de óleo. O formato para relatórios do simulado e informação da equipe e envolvidosdeve ter sido estabelecido com antecedência durante a fase de desenvolvimento.

Analisar eventos e instalações

Uma análise completa do desempenho e da eficácia de profissionais, instalações e procedimentos éessencial. A análise deve se basear na medida em que os objetivos identificados do simulado foramalcançados e no desempenho das equipes e dos indivíduos em seus cargos atribuídos. Relações detrabalho entre as diversas partes e as percepções do desempenho de uma parte por terceiros tambémprecisam ser avaliadas e cruzadas. Mais difícil, mas de mesma importância, é a extrapolação dedesempenhos individuais e de equipe e relações entre partes pelas condições do simulado paracondições reais de derramamento. A análise deve incluir contribuições positivas e negativas paraalcançar os objetivos estabelecidos e comparação de autoavaliação do desempenho com a avaliação porterceiros. É importante buscar explicar as diferenças entre partes em sua percepção sobre questõesrelevantes e solucionar mal-entendidos.

A adequabilidade das instalações ou equipamentos e a eficácia de procedimentos também devem seranalisadas. Isso pode levar a recomendações específicas para adaptar ou alterar instalações deemergência exclusivas ou encontrar locais alternativos dentro de uma área ou região. Isso também podelevar a recomendações para diferentes equipamentos ou alterações nos procedimentos operacionais.

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Petronia

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Relatório das constatações

Um relatório posterior à ação deve fornecer uma visão geral do simulado (por exemplo, escopo,objetivos, método, participantes, documentação relevante ou fotografias e situação) e incluir osresultados do processo de avaliação.

Esse relatório de avaliação envolve o preparo de constatações em um formato adequado e umarepresentação fiel do consenso das equipes de avaliação e coordenação. Pode haver até três níveis de relatórios de avaliação:1. Um amplo relatório de feedback pode ser preparado para circulação para todos os participantes,listando as principais conquistas, áreas passíveis de melhoria e pontos de aprendizado do simulado,além de indicar mudanças que serão feitas nos planos de contingência para derramamento de óleo e possivelmente o cronograma de simulados futuros.

2. Relatórios mais específicos podem ser emitidos para os princípios indivíduos tratando dodesempenho e da interação de diversas partes e comentando os aspectos práticos da estrutura geralda resposta de derramamento de óleo, como descrito no plano de contingência relevante.

3. Um relatório pode ser emitido para a gerência da autoridade ou empresa que patrocina o simulado,descrevendo o estado do preparo de derramamento de óleo local e repetindo as recomendações.

Um cronograma deve ser definido para relatar e discutir as constatações de um simulado para garantirque detalhes e opiniões não sejam esquecidos. Uma meta de duas a quatro semanas para conclusão doprocesso pode ser adequada.

Fazer recomendações

Depois de relatórios de simulado terem sido discutidos e conclusões traçadas e aceitas, recomendaçõespara a melhoria contínua do preparo geral de derramamento de óleo podem ser feitas. Asrecomendações podem incluir: revisões ao plano de contingência para derramamento de óleo; maistreinamento e possivelmente até mesmo alterações na filiação de equipes de gestão de incidente eresposta; equipamentos em locais diferentes e com melhor manutenção; e melhores instalações decomunicações. Todas as recomendações devem ter cronogramas propostos para implementação e, onde possível, uma indicação de implicações de recursos e possível administração para ações.

No entanto, limitações monetárias e de mão-de-obra sempre vão limitar o que pode ser alcançado. Deve-se priorizar as opções que possam ser implementadas rapidamente e de forma simples, commenores custos e maior benefício, embora, às vezes, compromissos mais significativos sejam necessários.É importante que a gerência esteja totalmente envolvida no processo de avaliação e apoie as conclusõese recomendações do simulado para que os recursos necessários sejam disponibilizados. Quando açõesde acompanhamento e seu cronograma são definidos e aprovados, um sistema de rastreamento de sua implementação deve ser estabelecido.

Depois de obter as lições e recomendações de cada atividade do simulado, elas devem ser consolidadasdentro do programa de simulado mais amplo. Isso garantirá que todas as ações de acompanhamentosejam coordenadas e alinhadas em uma organização.

USCG

O ciclo do processo de planejamento do simulado está quase completo. O esforço foi feito e o orçamentofoi investido. Os principais resultados são as lições individuais aprendidas e as recomendações coletivasfeitas para melhoria do plano de contingência, ao equipamento e a sistemas, além dos programas desimulado e o treinamento. Agora é a hora de colocar essas alterações em prática e alcançar as melhorias.Tendo sido responsável por gerenciar o processo de planejamento do simulado, normalmente é maisadequado que o coordenador de simulado fique encarregado por implementar e comunicar asalterações. Opcionalmente, o indivíduo ou o grupo com responsabilidade geral pelo processo deplanejamento de contingência deve colocar as mudanças em prática.

No entanto, exercitar os planos de contingência para derramamento de óleo é um processo reiterativo.Qualquer adaptação do plano precisará de mais testes; diferentes equipamentos e sistemas precisarãoser mobilizados; e profissionais precisarão de mais treinamento. O processo continua retornando à fasede projeto para iniciar o planejamento do próximo simulado no programa.

Pulverização deágua para praticare testar a aplicaçãode dispersantes emgrande escaladurante umsimulado.

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USCG

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Referências e leituras complementares

API (2014). Guidelines for Oil Spill Response Training and Exercise Programs. American Petroleum Institute(API) Training and Exercise Workgroup, Joint Industry Oil Spill Preparedness and Response Task Force(OSPR JITF).

DECC (2012). Guidance Notes to Operators of UK Offshore Oil and Gas Installations (including pipelines) on OilPollution Emergency Plan Requirements. UK Department of Energy & Climate Change.https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/68974/opep-guidance.docx

FEMA (2008). IS-120.A: An Introduction to Exercises. US Federal Emergency Management Agency, http://training.fema.gov/EMIWeb/IS/IS120A/IS_120A.pdf

HSEEP (2013). Homeland Security Exercise Evaluation Program (HSEEP). U.S. Department of HomelandSecurity website: https://www.llis.dhs.gov/hseep

IPIECA-IOGP (2014). Oil spill training. IPIECA-IOGP Good Practice Guide Series, Oil Spill Response JointIndustry Project (OSR-JIP). IOGP Report 499. http://oilspillresponseproject.org

ISO (2012). Societal security – Terminology. International Organization for Standardization documentreference ISO 22300:2012, containing terms and definitions applicable to societal security.www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=56199

ISO (2013). Societal security – Guidelines for exercises. International Organization for Standardizationdocument reference ISO 22398:2013, recommending good practice and guidelines for an organization toplan, conduct and improve its exercise projects which may be organized within an exercise programme.www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=50294

Os seguintes termos e definições são usados neste documento. Esses são adaptados do padrão ISO(2012), 22300:2012, Segurança social - Terminologia.

Avaliação Um processo sistemático que compara o resultado de avaliação de simulado comcritérios usados para determinar as discrepância entre o desempenho real e desejadodurante um simulado, possibilitando melhorias contínuas.

Competência A capacidade de realizar um determinado trabalho em conformidade com os padrõesde desempenho. Isso engloba os requisitos técnicos e habilidades para realizar otrabalho, além de ter o conhecimento e a compreensão relevantes para possibilitarque a atividade seja executada com sucesso sob condições diferentes e em mudança.

Complemento Uma 'interjeição', normalmente composta de uma informação falada ou escrita que é inserida no simulado e projetada para gerar uma resposta e facilitar o fluxo de umsimulado; pode também ser chamada de 'cartão de evento' ou similar.

Exercício Uma atividade que pratica uma habilidade e muitas vezes envolve repetir a mesmacoisa diversas vezes.

Observador Pessoa que testemunha os aspectos do simulado enquanto permanece desligada desuas atividades. Alguns, embora não todos, observadores podem ser encarregados detarefas de avaliação e nomeados como avaliadores.

Participante Pessoa ou organização que desempenha uma função relacionada ao simulado(também chamado de 'envolvido')

Roteiro História do simulado conforme se desdobra, permitindo que a equipe de coordenaçãocompreenda como a situação deve se desenvolver durante a atividade do simulado,uma vez que diversos elementos da lista mestre de eventos são apresentados.

Simulado As atividades diversas que englobam treinamento, avaliação e prática a fim dedesenvolver e melhorar a prontidão e resposta de derramamentos de óleo.

Simulador Um indivíduo atribuído para simular (interpretar) atividades de resposta deprofissionais ou organizações que não participam do simulado.

Situação Lista mestre de eventos pré-planejados que impulsionam o simulado, além deestímulos (como complementos) usados para alcançar os objetivos de desempenho.

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Termos e definições

Agradecemos a assistência da Petronia Consulting Limited na elaboração deste documento.

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Agradecimento

Os marcos simplificados abaixo ilustrados fornecem uma indicação do cronograma necessário para um simulado de grande escala.

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Anexo 1:Marcos de atividade do simulado

continuação…

Elab

orar

Semanas

24-26

3 Nomeação de coordenador e equipe de simuladol Tamanho da equipel Alocar indivíduos e deveres

3 Definir objetivos

3 Determinar o escopol Número e nível de participantesl Envolvimento de grupos externos ou envolvidosl Recursos físicos a serem mobilizados

3 Estabelecer planos específicosl Duraçãol Datal Política de conscientizaçãol Orçamento

3 Obter aprovação da gerência

Desen

volver

Semanas

22-23

3 Desenvolvimento de situaçãol Consulte os planos de contingência e análise de risco, incluindo situações de planejamento

l Selecione o tipo, gravidade e localização do incidente

Semanas

19-21 l Crie o resumo da situação e o cronograma de eventos

l Analise e revise o resumol Obtenha a aprovação do coordenador de simulado

Semanas

14-18

l Comece o desenvolvimento de conteúdo do simulado e elabore o primeiro rascunho de complementos e eventos

l Avalie o cronograma dos eventos analisados e o primeiro rascunho da narratival Revise a narrativa com base em discussões de equipe

Semanas

7-13

l Revise o segundo esboço da narrativa e discuta as questões a serem abordadasl Conclua o desenvolvimento de cronograma e complementos de eventol Análise interna de situação e complementos

Semanas

0-24

3 Administraçãol Requisitos de espaço para instalações do simuladol Necessidades de reciclageml Considerações de segurança

Semanas

10-15

3 Materiaisl Requisitos de equipamentosl Sistemas de comunicaçãol Observações de briefing e materiais

Semanas

10-24

3 Questões públicasl Objetivos de assuntos públicos são selecionadosl Extensão do envolvimento da mídia e simuladol Estratégia para relatórios do simuladol Envolvimento da comunidade locall Decisão sobre filmagem do simulado

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SIMULADOS DE DERRAMAMENTO DE ÓLEORe

alizar

Deve ser

concluído

até o dia 0 3 Informar os participantes

3 Iniciar o simulado

3 Manter o simulado por meio de complementos

3 Avaliar atividades

Ana

lisar

+1-2

dias

3 Coleta de dadosl Crítica imediatal Informativo estruturadol Formulários de feedbackl Visão geral de lições aprendidas

+1

semana 3 Analisar eventos

l Desempenho em relação aos objetivosl Desempenho de indivíduos e equipe

+2-4

semanas 3 Relatório de constatações

l Visão geral do simuladol Resultados das análises de eventosl Níveis de relatórios de avaliação

+5-8

semanas

3 Fazer recomendaçõesl Melhoria contínual Revisões aos planos de contingência para derramamento de óleol Treinamento adicionall Filiação da equipe de gestão de incidentes ou resposta

A situação do simulado é normalmente composta de uma lista mestre de complementos, tratando decadastros de informações, eventos e atividades projetados para facilitar o trabalho na hora de alcançar osobjetivos do simulado declarados. A lista mestre é uma ferramenta para os controladores do simulado;ela deve ter circulação restrita e não deve estar disponível para os envolvidos no simulado comantecedência.

O relatório inicial do simulado é normalmente o primeiro evento de qualquer simulado. Normalmente,ele contém informações básicas sobre o que houve ou que está sendo observado, quando o incidente foi descoberto e a sua localização.

Depois do primeiro evento, complementos posteriores se enquadram em uma das três categoriasprojetadas para garantir que níveis de atividade de simulado adequados sejam mantidos e permaneçamdentro dos objetivos do mesmo. As três categorias são: complementos de ação que proporcionamdesafios para a equipe de resposta reagir a fim de atender às metas e objetivos; complementos deinformação que proporcionam informações adicionais em momentos adequados; e complementos delembretes que proporcionam lembretes, de controladores de simulação para os envolvidos, sobrequando ações específicas devem ser concluídas e/ou executadas.

A lista mestre pode ser composta por um resumo apoiado por cartões de evento específicos para cadacomplemento. Uma lista mestre de amostra é fornecida na Tabela A1.

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Anexo 2: Complementos de situação

Tabela A1 Lista mestre de complementos para facilitar a realização dos objetivos de simulado declarados

Evento Categoria Sumário

Um Ação número 1 Começar o simulado. Testar a reação inicial de profissionais; testar osprocedimentos de notificação interna.

Dois Ação número 2 Danos ao braço de carregamento causando vazamento no pier. Além disso,possíveis ferimentos.

Três Informaçãonúmero 1

T/V (nome do navio) se afasta.

Quatro Informaçãonúmero 2

Derramamento de braço de carga e da tubulação é interrompido.

Cinco Lembretenúmero 1

Ativação do plano de contingência para derramamento de óleo da instalação.Acionamento da equipe de resposta. Plano de segurança de unidade elaborado.

Seis Informaçãonúmero 3

(Nome da embarcação) informa que uma grande quantidade de carga estávazando do orifício a cerca de 1 metro abaixo da linha de água. Derramamentoaumenta significativamente depois que o (nome do navio) se afasta.

Sete Lembretenúmero 2

Lembrete de notificação.

Oito Informaçãonúmero 4

Derramamento da (nome da embarcação) diminui. Capitão assume que os tanquesestão equalizando a pressão. Todos os tanques estão sendo sondados.

Nove Ação número 3 Pedido de indenização por danos de terceiros. Profissionais de campo relatam quetrês pescadores os abordaram dizendo que seu barco está bastante oleado(informação confirmada) e que eles querem saber com quem devem falar paralimpar o barco.

Etc…

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Cartões de evento de exemplo para cada uma das três categorias são ilustrados abaixo. Cada cartãocontém uma solicitação para avaliadores, garantindo uma conexão de volta com os objetivos do simulado.

Evento número Um Ação número 1 (Incidente ocorre — começa o simulado)

Horário agendado T+ 00 minutos Real

Objetivo Começar o simulado. Testar a reação inicial de profissionais; testar os procedimentos denotificação interna.

Detalhes do evento Às 14:00 do dia 22 de julho, a (nome da embarcação) está ancorada no porto do Terminal marinho (nome da empresa) e começou a vazar 165.000 barris (bbls) de óleocombustível pesado com baixo teor de enxofre no terminal. A embarcação está fretadatemporariamente para (nome) e o produto é de propriedade de (nome). Há um adicionalde 60.000 bbls de óleo combustível pesado com alto teor de enxofre nos tanques de carga2P, 3P e 3S para outro cliente. Alguns minutos depois das 14:00, o T/ V (nome do barco),enquanto atracado no porto do canal de (nome da cidade), perde a direção, fazendo comque a embarcação desvie para (nome da embarcação), acertando-a abaixo da linha deágua. Ambos os cascos da (nome da embarcação) são perfurados e o produto começa avazar imediatamente para a água, onde se espalha rapidamente.

Solicitações de avaliação

Quais são as ações iniciais dos profissionais do terminal? Questões de segurança sãoconsideradas antes que ações de resposta sejam iniciadas? A comunicação é estabelecidarapidamente entre o pier e o posto de comando/escritórios do terminal? Quanto tempo énecessário para reconhecer que esse incidente é grave e assistência externa é necessária?Notificações são iniciadas? E solicitações para assistência?

Evento número Seis Informação número 3


Objetivo Informações adicionais do local do incidente

Detalhes do evento Profissionais na (nome da embarcação) informam, através de contatos na empresa no pier, que a embarcação possui um furo de cerca de 1 metro abaixo da linha de água,perto do anteparo que separa os tanques de carga 2S e 3S. Nesse momento, não épossível saber as dimensões do orifício. Grandes quantidades de óleo combustível pesadovazam do orifício. É visível que no mínimo o tanque de carga 2S está danificado; não sesabe se o tanque de carga 3S também sofreu danos. Uma vez que o produto no tanque 3Sé óleo combustível pesado com alto teor de enxofre, a embarcação recomenda queprecauções adequadas sejam tomadas, embora haja apenas um leve odor de enxofre na área.


Essas informações são documentadas? Encaminhadas para os profissionais adequados?Que ações o diretor de segurança recomenda?

Evento número Sete Lembrete número 2


Objetivo Lembrete de notificação

Detalhes do evento Nesse momento, se as coisas estiverem correndo bem, a instalação deve ter iniciado todas as suas notificações interna e externa necessárias. Do contrário, lembre o gerente de incidentes.


Quais são as ações iniciais dos profissionais do terminal? Questões de segurança sãoconsideradas antes que ações de resposta sejam iniciadas? A comunicação é estabelecidarapidamente entre o pier e o posto de comando/escritórios do terminal? Quanto tempo énecessário para reconhecer que esse incidente é grave e assistência externa é necessária?Notificações são iniciadas? E solicitações para assistência?

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Anexo 3: Lista de verificação de desenvolvimentodo simulado

Instalação

Local/endereço

Coordenador do simulado

Equipe de planejamento do simulado

Detalhes de contato

Metas e objetivos

Plano do simulado

Tipo de simulado

Data do simulado

Política de consciência

Orçamento

Aprovação da gerência

Situação

Equipes/profissionais envolvidos

Regras básicas

Agenda de treinamento/simulado

Administração e materiais

Questões públicas

Controladores

Avaliadores

Envolvimento de terceiros

Cartões de complemento

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Anexo 4:Formulário de exemplo de feedback de participante

continuação…

Feedback escrito e específico é recomendado e esse formulário deve facilitar isso. Avalie e comente os seguinteselementos com base em suas experiências durante o simulado.

Se você não teve envolvimento com o elemento, deixe em branco.

= Baixo: houve problemas com esse elemento (comentários escritos construtivos nos espaçosfornecidos seriam especialmente úteis para ajudar a melhorar os tópicos).

= Médio: o desempenho da equipe foi aceitável.

= Bom: a equipe se saiu muito bem em lidar com o elemento.

= Muito bom: a equipe respondeu extremamente bem ao elemento.

Estabelecer, equipar e preencher a equipe Marque aqui >do centro de resposta de emergência

Comentário:

Compreender seu cargo e deveres individuais

Comentário:

Integração de resposta de emergência e gestão de crise

Comentário:

Obter informações, fazer avaliações e desenvolver um plano de ação

Comentário:

Integração entre empresa e autoridades

Comentário:

Valor geral do simulado

Comentário:

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Use os itens a seguir para listar os DOIS aspectos mais bem-sucedidos do simulado na sua opinião e as DUASáreas onde você acredita que podem ser feitas melhorias. Comentários gerais também são bem-vindos.

Aspectos mais bem-sucedidos:

Um

Dois

Áreas para melhoria:

Um

Dois

OUTROS COMENTÁRIOS:

OBSERVAÇÃO: Quaisquer comentários feitos podem ser incluídos ou consolidados no relatório de avaliação do simulado geral, mas eles NÃO SERÃO identificados a indivíduos.

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A IPIECA é a associação global da indústria de petróleo e gás paraquestões sociais e ambientais Ela desenvolve, compartilha e promoveboas práticas e conhecimento para ajudar a indústria a melhorar seudesempenho ambiental e social, e ela é o principal canal de comunicaçãoda indústria com as Nações Unidas. Através de grupos de trabalholiderados por membros de sua liderança executiva, a IPIECA reúne aexperiência coletiva de empresas e associações de petróleo e gás. Suaposição exclusiva dentro da indústria permite que seus membrosrespondam efetivamente às principais questões sociais e ambientais.

www.ipieca.org

A IOGP representa a indústria de petróleo e gás antes de organizaçõesinternacionais como a Organização Marítima Internacional,Convenções Marítimas Regionais do Programa Ambiental das NaçõesUnidas (UNEP) e outros grupos que fazem parte das Nações Unidas. Anível regional, a IOGP é a representante da indústria para o Parlamentoe Comissão Europeia e a Comissão da Convenção para a Proteção doMeio Marinho do Atlântico Nordeste (OSPAR). De mesma importânciaé o papel da IOGP em difundir boas práticas, especialmente nas áreasde saúde, segurança, meio ambiente e responsabilidade social.

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Simulados de derramamento de óleo · Início do simulado 31 Manutenção do simulado 31 Avaliação de atividades 32 Conclusão do simulado 32 F a sed náli 3 Coleta de dados 33