Síntese das Alterações do PMIS 1.2

Síntese das Alterações do PMIS 1.2

Novos recursos do PMIS 1.2 explicados com detalhes

Clique nestes links

Como eu faço para...

• Usar o novo Fluxo de trabalho de aprovação?

• Usar o novo Fluxo de trabalho de concordância?

Usuários do PMIS

Administradores do PMISComo eu faço para...

• Alinhar documentos "antigos" ao LEAP?

• Configurar Fluxos de trabalho?

Menu Principal

https://africastg.wvpmis.org/Transition/Transition_Captivate/ConfigureWF/Workflow_Configuration.htm






Para uma explicação detalhadas dos novos recursos, e links para as capturas de tela e demonstrações, clique em um destes links

USUÁRIOS DO PMIS

Gestão do Programa

Matriz

Gestão de documentos

Página de destino do PMIS

Meu PMIS

Sites de Escritórios Nacionais

Fluxo de trabalho

Relatórios

Outros (site do Projeto, site do EN e consistência do site do Programa; idioma português)

ADMINISTRADORES DO PMIS DO ESCRITÓRIO NACIONAL


Fluxo de trabalho

Administrar Usuários

ADMINISTRADORES DO PMIS DO ESCRITÓRIO DE SUSTENTO


Se, ao clicar nos links abaixo, aparece uma mensagem pedindo para digitar o nome de usuário/senha, basta clicar em OK para continuar. Pode levar alguns minutos para o download destes arquivos.

Menu Principal

Gestão do Programa

Recurso PMIS 1.1 PMIS 1.2

Criar programas O link "Criar Programa" está na guia Escritórios da VM

O link está em "Links Rápidos" no Meu PMIS

Cálculo da data de término do Programa

A data de término do Programa é definida manualmente

Ao criar um Programa, a data de término do Programa é calculada automaticamente, durante a inserção na matriz dos anos do ciclo do Programa (a data pode ser alterada manualmente)

Clique aqui para as capturas de tela

Mensagens de erro de entrada de dados

Cada erro leva o usuário a uma nova tela, e exige que o usuário retorne para inserir novamente os dados

Todas as mensagens de erro aparecem em uma única mensagem na tela – durante a criação de um Programa


Capacidade de editar o Tipo dos Recursos

Uma vez digitado o Tipo dos Recursos, ele não pode ser alterado

O Tipo dos Recursos pode ser alterado a qualquer hora

Capacidade de editar Ano de Início

Uma vez digitado o Ano de Início, ele não pode ser alterado

O Ano de Início pode ser alterado a qualquer hora

Criação e edição de sites do Projeto

Os Gerentes de Programa não podem criar nem editar sites de Projetos

Os Gerentes de Programa podem criar e editar sites de Projetos

Menu Principal

Matriz


Carregamento de um documento do Programa

Os usuários precisam inserir dez propriedades diferentes do documento.

Somente o tipo de conteúdo, nome do documento, autor e ano são necessários.

Relatórios IDT na Matriz

Relatórios IDT não estão incluídos na Matriz

Relatórios IDT estão incluídos na Matriz


Visibilidade dos ícones do LEAP

O ícone de alinhamento ao LEAP está muito apagado; é difícil determinar o status de alinhamento ao LEAP

O ícone de alinhamento ao LEAP é mais brilhante; é fácil determinar o status de alinhamento ao LEAP

Links para documentos do LEAP dentro da Matriz

Os documentos do LEAP só podem ser localizados através da Biblioteca de documentos do LEAP

As Ferramentas Vermelhas do LEAP* podem ser acessadas clicando-se na etapa do LEAP na coluna esquerda da Matriz


* Nem todos os documentos da Matriz têm link para um modelo

Menu Principal



Publicação de documentos do Programa e documentos gerais

Os documentos só podem ser publicados depois que o documento foi carregado

Os documentos do Programa e documentos gerais são publicados automaticamente à medida que são carregados, a não ser que os usuários desmarquem o padrão "Publicar" na caixa de seleção

Indicação de status de publicação

Não é fácil determinar o status de publicação

O status de publicação é indicado na coluna Sim/Não ao lado do título do documento


Visibilidade dos campos de dados

Os campos irrelevantes, como Nome do Programa, Número do Programa... são visíveis quando um documento é carregado ou quando suas propriedades são editadas

Os campos irrelevantes não são visíveis

Menu Principal

Página de destino do PMIS

Recurso PMIS 1,1 PMIS 1.2

"Aparência e funcionamento" na Página de destino não autenticada

N/D A "aparência e funcionamento" da Página de destino passou por várias atualizações

Guias da Página de destino (após o log in)

N/D Guias revisadas Os seguintes links estão localizados na guia "Meu PMIS":

Meus Programas Meus Documentos Minhas Discussões Minhas Tarefas

Guias removidas Tab Minhas Comunidades Guia Pessoas


Acesso ao "Meu PMIS"

N/D Ao clicar no botão "Meu PMIS" na Página de destino não autenticada, os usuários fazem

o log in e acessam o "Meu PMIS" diretamente, sem voltar para a Página de destino


Menu Principal

Meu PMIS


Página Meu PMIS Os elementos do Meu PMIS são: Meus Programas Meu Trabalho Minhas Comunidades

Meu PMIS consiste de: Meus Programas Meus Documentos Minhas Discussões Minhas Tarefas

A página Meu PMIS contém "Documentos" "Contagem de Minhas Tarefas" "Dias até que a senha expire" "Detalhes" "Meus Links Rápidos" "Meus Links"


Criar/editar Portfólio

Clique em "Editar Portfólios" na página "Meus Programas"

Clique em "Editar Portfólios" na página "Meu PMIS"

Níveis de alinhamento ao LEAP

As definições do nível de alinhamento ao LEAP não são exibidas

As definições de alinhamento ao LEAP são exibidas passando o mouse sobre a tecla de nível do LEAP – no Meus Programas


Menu Principal

Sites de Escritórios Nacionais


Página de destino do site do Escritório Nacional

N/D O site do Escritório Nacional agora consiste de:

"Newsletters" "Status de implementação do PMIS" "Programas do EN" "Painel de relatórios" "Documentos"


Indicador visual do status de implementação do PMIS

Não há indicador disponível

Cada site de Escritório Nacional exibe gráficos de barra em pilha mostrando o número de:

Programas Live Docs. com desenho aprovado Relatórios semestrais enviados no prazo Relatórios anuais enviados no prazo


Relatório de fluxo de trabalho – site do Escritório Nacional

O relatório de fluxo de trabalho não está totalmente funcional

Um relatário que pode ser personalizado está disponível. O tipo de documento e faixa de datas podem agora ser selecionados como parâmetros do relatório. Clique aqui para as capturas de tela

Menu Principal

Fluxo de trabalhoRecurso PMIS 1,1 PMIS 1.2

Fluxo de trabalho de revisão

Disponível apenas na Biblioteca de documentos do Programa

Disponível em todas as Bibliotecas de documentos

Fluxo de trabalho de aprovação

O Fluxo de trabalho de aprovação não está disponível

O Fluxo de trabalho de aprovação está disponível para aprovação (por uma pessoa ou um grupo) de qualquer documento em um Escritório, e pode ser iniciado por qualquer usuário.

O Fluxo de trabalho de aprovação é usando em um EN antes do início de um Fluxo de trabalho de concordância entre o EN e o ES para Documentos do Programa do LEAP Clique aqui para uma demonstraçãoClique aqui para obter mais detalhes

Atribuição das responsabilidades de aprovação de um Fluxo de trabalho de concordância

Somente a uma pessoa pode ser atribuída à função de Iniciador ou Aprovador

Os Fluxos de trabalho de concordância agora são iniciados e aprovados por membros dos Grupos de Aprovadores do ES

Fluxo de trabalho de concordância

O Fluxo de trabalho de concordância é iniciado a nível do Programa

O Fluxo de trabalho de concordância é iniciado pelos Aprovadores do EN para solicitar a concordância dos Aprovadores do ESClique aqui para uma demonstraçãoClique aqui para obter mais detalhes

Fluxo de trabalho de revisão

Não houve alterações no Fluxo de trabalho de revisão



Um relatário que pode ser personalizado está disponível. O tipo de documento e faixa de datas podem agora ser selecionados como parâmetros do relatório. Clique aqui para as capturas de tela

Publicação de documentos Aprovados

Os documentos não são publicados automaticamente após a conclusão do Fluxo de trabalho

Todos os documentos aprovados através do Fluxo de trabalho de concordância são automaticamente publicados após a conclusão do Fluxo de trabalho Todos os documentos podem ter sua publicação cancelada.Menu Principal

O Fluxo de trabalho de aprovação do EN

1. Um membro do Programa carrega o documento

2. O membro do Programa pode iniciar um Fluxo de trabalho de aprovação ao selecionar os nomes de pessoas ou acerscentar o grupo relevante de Aprovadores do EN.

3. Todos os membros do grupo de Aprovadores do EN recebem a notificação automática de que um novo documento precisa ser aprovado. Os aprovadores são notificados por e-mail, e uma nova Tarefa aparece no Minhas Tarefas.

4. O Aprovador do EN aprova ou rejeita o documento.

5. Se o Aprovador do EN rejeitar o documento, o sistema envia um e-mail para o Iniciador do grupo com feedback do Aprovador. O sistema automaticamente definie o status do Fluxo de trabalho como "Rejeitado".

6. Se o Aprovador do EN aprovar o documento, o sistema envia um e-mail para o Iniciador e cria uma Tarefa para os Aprovadores do EN e os Coordenadores do EN, para iniciar um Fluxo de trabalho de concordância. O sistema automaticamente define o status do fluxo de trabalho como "Aprovado".

7. Todos os documentos que foram aprovados, mas não foram enviado para Concordância são exibidos em "Minhas Tarefas" dos Coordenadores do EN e dos Aprovadores do EN.

Voltar para a tabela de Fluxo de trabalhoVoltar para a tabela de Fluxo de trabalho

Menu Principal

Voltar para a tabela de Fluxo de trabalhoVoltar para a tabela de Fluxo de trabalho

Fluxo de trabalho de concordância

1. Qualquer membro do Grupo de Aprovadores do EN ou do Grupo de Coordenadores do EN podem iniciar um Fluxo de trabalho de concordância, escolhendo o Grupo de Aprovadores do ES relevante.

2. Um Fluxo de trabalho de concordância só pode ser iniciado para documentos da Ferramenta Vermelha se o Fluxo de trabalho de aprovação foi concluído e o status do fluxo de trabalho do documento for "Aprovado".

3. Quando o Fluxo de trabalho de concordância é iniciado, o sistema notifica os Aprovadores do ES sobre o novo fluxo de trabalho (por e-mail e no "Minhas Tarefas").

4. Os Aprovadores do ES podem então:a) Solicitar que o documento seja Alterado, oub) Aprovar (carregar a Ferramenta Vermelha e aprovar).

5. Se um Aprovador do ES solicitar alterações no documento (4.a), a) o sistema notifica as alterações solicitadas ao Aprovador do ES relevante, ao Aprovador do

EN e ao Iniciadorb) o Iniciador altera o documento conforme solicitadoc) o Aprovador do EN verifica se as alterações são consistentes com as alterações solicitadas

pelo Aprovador do ES e reenvia o documento para oa Aprovador do ESd) o Aprovador do ES carrega a ferramenta de revisão para poder aprovar o documento (no

caso de documentos relevantes), após verificar as alterações. O sistema define o status do fluxo de trabalho para "Concordado" e notifica o Iniciador e o Aprovador do EN.

6. Todos os documentos do Fluxo de trabalho de concordância que não foram ativados pelos Aprovadores do ES são acompanhados pelos Coordenadores do ES.

Menu Principal

Relatórios


Link para os dados do stepWise

Nenhum link disponível

Um link para os dados do stepWise está disponível na Página de destino do PMIS

Indicador visual do status do Programa

Não há indicador disponível

Cada site de Escritório Nacional exibe gráficos de barra em pilha mostrando:

a proporção de PDAs usando o PMIS a proporção de PDAs com desenhos de LEAP aprovados a proporção de programas que enviam relatórios semestrais/anuais no prazo

Cada site de programa exibe o status "live" dos programas




Um relatário que pode ser personalizado está disponível. O tipo de documento e faixa de datas podem agora ser selecionados como parâmetros do relatório.


Monitoramento das alterações de documentos no Fluxo de trabalho

Um Coordenador não pode monitorar documentos enviados para aprovação

Uma caixa suspensa ao lado do documento exibe uma série de opções de Visualizações

Clique aqui para as capturas de telaMenu Principal

Outros


site do Projeto, site do EN e consistência do site do Programa

Os recursos da Biblioteca de documentos são inconsistentes

Recursos da Biblioteca de documentos disponíveis no Programa, Projeto e nas Bibliotecas de programas do EN:

Publicação Versões Marcar e desmarcar Fluxos de trabalho de revisão e de aprovação

Idioma português Não disponível em português

Disponíveis em português: mensagens do sistema navegação conteúdo em texto sem formatação ajuda rótulos de dados mensagens de erro

Menu Principal



Mudança do status de alinhamento ao LEAP de documentos antigos

O status de alinhamento ao LEAP dos documentos não pôde ser mudado

Membros do grupo "Carregador de documentos antigos" podem mudar o status de alinhamento ao LEAP de documentos antigos.

Clique aqui para as capturas de telaClique aqui para obter mais detalhes


Menu Principal


Para mudar o status de alinhamento ao LEAP de documentos antigos:

• Entre para o grupo "Carregador de documentos antigos"

• Localize o documento

• Edite as propriedades dos documentos

• Verifique: Uso do modelo apropriado do LEAP (Sim/Não/N/D) Presença do Documento de revisão (Sim/Não/N/D) Concordância do EN (Data) Concordância do ES (Data)

• Salve o documento

Retornar para a tabela de Gestão de documentosRetornar para a tabela de Gestão de documentos

Aviso:

A participação como membro do grupo de carregador de documentos antigos deve ser temporária.

Enquanto você for membro desse grupo, é preciso carregar todos os documentos da Ferramenta Vermelha, porque o Fluxo de trabalho de concordância não funciona como deveria (o aprovador do ES não receberia mensagem para carregar uma Ferramenta Vermelha para aquele documento).

Menu Principal

Configuração do Fluxo de trabalho


Configuração do Fluxo de trabalho de aprovação e de revisão do EN

A configuração do Fluxo de trabalho não está disponível no PMIS 1.1

O Admnistrador do EN está habilitado para configurar um Fluxo de trabalho:

determinar se a aprovação acontece no formato serial ou paralelo especificar as datas de vencimento incluir uma mensagem "padrão"

Vários fluxos de trabalho podem ser configurados ao mesmo tempo

Clique aqui para uma demonstraçãoClique aqui para obter mais detalhes


Menu Principal









Configuração do Fluxo de trabalho

Para configurar um Fluxo de trabalho de aprovação e de revisão do EN,• acesse o site do Escritório Nacional e clique em "Config. Fluxo de trabalho"

Configurar um Fluxo de trabalho• Clique em "Acrescentar Configuração" • A tela "Criar configuração de fluxo de trabalho" aparece

Dê um nome para o Fluxo de trabalho, selecione o tipo de Fluxo de trabalho ("Nome do Fluxo de trabalho")

• A tela "Seletor de Programa" aparece Selecione os programas relevantes e clique em "OK"

• As "Definições da configuração do Fluxo de trabalho" aparecem Atribua as "Tarefas do Fluxo de trabalho" Selecione "Valores padrão de início do Fluxo de trabalho" Marque "Concluir o Fluxo de trabalho" Marque "Atividades pós-conclusão do Fluxo de trabalho"

• Clique em "OK".

Editar uma Configuração• Clique no Nome da configuração• A tela "Editar configuração" aparece• Edite as definições• Clique em "OK"

Voltar para a tabela de Configuração do Fluxo de trabalhoVoltar para a tabela de Configuração do Fluxo de trabalho

Menu Principal



Atribuir membro a um grupo

A participação em um grupo é atribuída em vários locais

A participação em um Grupo e Programa é atribuída em um único local


Exclusão de sites do EN

Os Administradores do PMIS do EN podem excluir sites do EN

Os Administradores do PMIS do EN não podem excluir sites do EN

Criação e edição de sites do Projeto

Os Gerentes de Programa não podem criar nem editar sites de Projetos

Os Gerentes de Programa podem criar e editar sites de Projetos


Menu Principal



Atribuir membro a um grupo

A participação em um grupo é atribuída em vários locais

A participação em um Grupo e Programa é atribuída em um único local


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