SISTEMA ADM-SOFT - Sistemas para Contadores ADMSOFT.pdf · Dados Cadastrais: Nesta opção, é possível o cadastramento do responsável pela ... diferenciado para cada cliente -

Visual Adm - Soft – Administrador de Escritório Contábil. Pág : 1 Emissão: 04/02/2002 Versão: 1.10

Manual do Usuário

SISTEMA ADM-SOFT

VERSÃO WINDOWS

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVOCOM

CONTROLE DE CONTAS A PAGAR

FOLHAMATIC SISTEMAS


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Sumário

Menu Arquivos

Empresas ................................................................................................ 06Tipo de Empresa ..................................................................................... 08Ramo de Atividade ................................................................................. 08Cadastro de Filas .................................................................................... 09Fornecedores .......................................................................................... 10Eventos ................................................................................................... 11Itens de Documentos .............................................................................. 13Itens de Protocolo .................................................................................. 13Históricos ................................................................................................ 14Dados do Escritório ............................................................................... 14Sindicato Patronal ................................................................................... 15Sócios ...................................................................................................... 16Bancos .................................................................................................... 17Lançamento de Cheques ......................................................................... 17Lançamento de Contas ........................................................................... 19Sair .......................................................................................................... 21

Menu Movimento

Digitação ................................................................................................. 22Caixa de Movimentos.............................................................................. 24Reajuste da Digitação ............................................................................. 25Protocolos ............................................................................................... 26Livro Caixa ............................................................................................. 29Final de Mês ........................................................................................... 29Emissão de Cheques ............................................................................... 30


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Sumário

Relatórios

Relatórios Diversos ................................................................................ 31

Impressos

Darfs ....................................................................................................... 31Guias ....................................................................................................... 31

Tabelas

Tetos ....................................................................................................... 31IRRF sobre Serviço ................................................................................ 31Apagar IR (Recibos) ............................................................................... 31Classes-GPS............................................................................................. 31GPS-Acumulado ..................................................................................... 31DARF-Acumulado ................................................................................. 31DARF(2281)-Acumulado ....................................................................... 31Simples(Alíquotas) ................................................................................. 31Simples(Saldo Acumulado) .................................................................... 32Tabela Sindicato Patronal ....................................................................... 32

Diversos

Número Recibo ....................................................................................... 32Etiquetas ................................................................................................. 32Calendário ............................................................................................... 32Informa ................................................................................................... 32


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Sumário

Utilitários

Reindexação ............................................................................................ 32Importação de Dados .............................................................................. 32Configuração do Sistema ........................................................................ 32Configuração de Impressão .................................................................... 32Configuração de Feriados ....................................................................... 32OFFICE .................................................................................................. 32Backup(Cópia de Segurança) ................................................................. 32Configurar Auto Backup ........................................................................ 32Restaurar Backup/Auto Backup ............................................................. 32

Ajuda

Como Criar Impressora .......................................................................... 32Ajuda ...................................................................................................... 32Sobre ....................................................................................................... 32

Passo à Passo

Elaboração de Recibo ............................................................................. 33Elaboração de Protocolo ......................................................................... 34


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Apresentação

O Sistema Adm-Soft, desenvolvido pela Folhamatic Sistemas tem o objetivode facilitar e melhorar o Controle Financeiro (Contas a Pagar e Receber comControle de Cheques Pré-Datados) e Correção de Imposto em Atraso.Foi desenvolvido sob os fundamentos legais e técnicas recentes de controle,possui cadastros, controles diversos e Relatórios e de fácil aprendizado.Este manual, tem o objetivo de facilitar ao usuário utilização do sistemas. Estátambém disponível no Adm-Soft, um help interno com explicações maisdetalhadas campo-a-campo. Para utilizá-lo, click F1 na opção e a seguir seráapresentado o item Usando Visual Adm-soft.A Folhamatic Sistemas coloca-se à disposição do usuário em caso deeventuais dúvidas, oferecendo treinamento gratuito aos clientes nas sedes daFolhamatic, suporte on-line a partir do acesso ao sitewww.folhamatic.com.br e suporte por telefone.Agradecemos a confiança e a escolha pelos nossos produtos.

Folhamatic Tecnologia em Sistemas

http://www.folhamatic.com.br/


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1. MENU ARQUIVOS

1.1. Empresas

1.1.1. Dados da Empresa: Esta opção permite o cadastro das empresas de clientes(do escritório), sendo que, este cadastro será válido para os outros sistemas dopacote OFFICE. Uma vez cadastrado no Sistema Visual Folhamatic, ouVisual Telecont ou Visual E-Fiscal, o Visual ADM-SOFTT, os mesmosaproveitarão os dados já gravados, deixando em aberto os campos especificode cada módulo, que devem ser complementados pelo operador.

1.1.2. Dados Cadastrais: Nesta opção, é possível o cadastramento do responsável pelaempresa e outras informações que são importantes para o sistema.


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1.1.3. Dados Tributários: Nesta opção, é permitido o cadastramento da data devencimento de cada cliente, informações estas, que serão importantes para opreenchimento do DARF do cliente.

1.1.4. Boletos: Nesta opção, será informado o endereço de cobrança do cliente,caso este seja diferente do cadastro, se igual não há necessidade dopreenchimento, pois o sistema buscará o endereço do cadastro para impressãono boleto.

PARA IMPRESSÃO DO BOLETO, MENU RELATÓRIOS, OPÇÃO BOLETO, O IMPRESSO A SERUTILIZADO É O FORMULÁRIO CONTÍNUO, FORNECIDO PELO BANCO, PARA IMPRESSORAMATRICIAL.

1.1.5. Pesquisa: Nesta opção é permitido a pesquisa dos clientes cadastrados. Estapode ser feita: pelo código, nome fantasia, contato e vencimento, paraprocedê-la, selecione primeiro um destes itens e em seguida, o conteúdo dapesquisa.

PARA IMPRESSÃO DOS ITENS DESTE CADASTRO, MENU RELATÓRIOS, OPÇÃO EMPRESAS,LISTAGEM, COMPLETO E RESUMIDO .PARA EMISSÃO DE ETIQUETA DE MALA DIRETA AOSCLIENTES, MENU DIVERSOS, OPÇÃO ETIQUETAS, PARA IMPRESSORAS MATRICIAL, LASERE INKJET.


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1.2. Tipo de Empresas

1.2.1. Cadastro: Nesta opção serão cadastrados os tipos de empresas. Estes podemser separados de acordo com a necessidade do cliente, por serviço prestado,atividade, etc., facilitando assim, a emissão de Relatórios.

PARA FAZER PESQUISA DOS TIPOS DE EMPRESAS CADASTRADAS PELO CÓDIGO EDESCRIÇÃO, SELECIONE PRIMEIRO UM DOS ITENS CONSTANTES NA PARTE SUPERIOR DATELA ACIMA, E EM SEGUIDA O SISTEMA APRESENTARÁ O CONTEÚDO DA PESQUISA.

1.3. Ramo de Atividade: Nesta opção permite o cadastramento do ramo deatividade dos clientes cadastrados, facilitando no cadastramento de clientes erelatórios diversos.

Para fazer pesquisa dos ramos de atividades cadastrados pelo código e descrição, selecioneprimeiro alguns destes itens e em seguida o conteúdo da pesquisa.


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1.4. Cadastro de Filas

1.4.1. Empresas/Eventos: Nesta opção é permitido a criação de filas e empresas eeventos a serem impressos em seqüência, tais como: relatórios de recibos, boletos,etc.... Esta pode ser ordenada por código ou em ordem alfabética. Para cadastraruma fila, selecione com o mouse em novo e informe o número de seqüência para afila que está sendo criada, informe o nome da fila , selecione as empresas e eventosque farão parte desta fila, clicando duas vezes sobre a empresa/eventos, assim, osistema transportará para o item Empresas/Eventos Selecionadas(os). Para finalizar,tecle em CONFIRMA. Para excluir um cliente ou evento da fila, basta selecioná-la,clicar duas vezes na empresa/eventos e esta será excluída. Para finalizar clique emCONFIRMA.

Para excluir totalmente uma fila, selecione a opção excluir e confirme sua exclusão.

O Sistema permite a pesquisa de filas de empresas por: código e nome da fila. Selecione oitem desejado e em seguida o conteúdo da pesquisa.

1.5. Fornecedores: Este cadastro é necessário, pois a partir dele será possível ocontrole de emissão de cheque, cheques pré-datados e contas a pagar, aosfornecedores. Basta preencher todos os dados do fornecedor, facilitando assim suautilização.


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PARA FAZER PESQUISA DO CADASTRO DE FORNECEDORES CADASTRADOS, BASTA OPTARPOR: CÓDIGO, RAZÃO SOCIAL, CNPJ E IE, EM SEGUIDA O SISTEMA DISPONIBILIZA OCONTEÚDO DA PESQUISA.IMPRESSÃO DE RELATÓRIOS COM O CÓDIGO, RAZÃO SOCIAL, TELEFONE E CONTATODESTE CADASTRO, MENU RELÁTORIOS, OPÇÃO LISTAGEM DE FORNECEDORES.

1.6. Eventos: Nesta opção será feito o cadastro dos eventos que serão utilizados para adigitação e emissão de recibos, boletos e Relatórios diversos de faturamento.

1.6.1. Código do Evento: Informe o número do evento a ser cadastrado, este códigopode variar entre 0001 e 9000.

1.6.2. Descrição: Neste campo será cadastrada a descrição do evento. Exemplo:honorários, xerox, autenticações, etc...

1.6.3. Débito/Crédito: Informe se o evento cadastrado efetuará movimento de Saída(Débito) ou Entrada (Crédito), em relação ao caixa do Escritório.


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1.6.4. Permanece Ativo Todo Mês: Se selecionado, o sistema permitirá que oevento fique permanente para os meses seguintes na digitação e na finalizaçãodo mês, ou seja, o evento é transportado para o mês posterior.

1.6.5. Deduzir I.R.: Se selecionado, o sistema soma o valor deste evento paracálculo de Imposto de Renda, podendo ser utilizado 1,5% sobre o valorencontrado ou ainda, utilizar a tabela progressiva.

1.6.6. Lança no Caixa: Se selecionado, o sistema lança automaticamente olançamento de baixa do cliente para o caixa.

1.6.7. Incorporar ao Cálculo de ISS: Se selecionado, o sistema soma o valor desteevento para o cálculo de ISS na tela de emissão de recibo ou Nota Fiscal, paratanto, informe o percentual a ser calculado, no recibo ou Nota Fiscal o valorserá emitido somente a título de informação sem influenciar nos valores docliente.

1.6.8. Incorpora ao DARF: Se selecionado um dos itens da tela baixo e lançandono recibo, o sistema utiliza os valores para cálculos de Pis, Cofins, LucroPresumido, Lucro Real, para emissão, menu impresso item DARf´s.

1.6.9. Valor Unitário: Informe o valor unitário neste campo. Exemplo: custo paratirar 1 cópia xerox, 1 livro, 1 autenticação, a seguir este valor será cobradoigual para todos os clientes. Para os casos de eventos que têm o valordiferenciado para cada cliente - como é o caso de honorários - deixe estecampo sem informação, pois na digitação após informar este no 1º mês osistema ao finalizar o mês, copia automaticamente esta informação para omês seguinte.

Na tela anterior, é possível observar como cadastrar o evento e a seguir, como será lançadona digitação informando a quantidade e o sistema buscando o valor cadastrado no unitário


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• PESQUISA: PARA FAZER PESQUISA DO CADASTRO DE EVENTOSCADASTRADOS, BASTA SELECIONAR O TIPO: PELO CÓDIGO OU DESCRIÇÃO,EM SEGUIDA É APRESENTADO O CONTEÚDO DA PESQUISA.

• DIGITAÇÃO: PARA FAZER UM LANÇAMENTO NA DIGITAÇÃO, MENUMOVIMENTO OPÇÃO DIGITAÇÃO.

• IMPRESSÃO DO RECIBO: MENU RELATÓRIOSS OPÇÃO RECIBO COM DOISMODELOS E NOTA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO CONFIGURÁVEL.

• IMPRESSÃO DO BOLETO: MENU RELATÓRIOSS OPÇÃO BOLETOS, COMOPÇÃO DE VÁRIOS BANCOS EM FORMULÁRIO CONTÍNUO FORNECIDO PELOBANCO.

1.7. Itens de Protocolo

1.7.1. Cadastro de Documentos: Nesta opção serão cadastrados os itens a seremutilizados para digitação e impressão dos documentos que serão entregues aocliente. Como por exemplo: contrato social, livro registro funcionários,balancetes, balanços, etc...


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1.7.2. Tributos: Este item permite o cadastramento de itens de pagamento detributos que são utilizados na digitação e emissão de protocolos. Exemplo:gps, fgts, irrf, contr.sindical,etc...

PESQUISA: PARA FAZER PESQUISA DOS ITENS DE DOCUMENTO E PROTOCOLOSCADASTRADOS PELO CÓDIGO OU DESCRIÇÃO, SELECIONE PRIMEIRO ALGUNS DESTESITENS E EM SEGUIDA O CONTEÚDO DA PESQUISA.

LANÇAMENTO DE PROTOCOLO: PARA FAZER LANÇAMENTO DE PROTOCOLO,MENU MOVIMENTO OPÇÃO PROTOCOLO.

IMPRESSÃO: MENU RELATÓRIOS OPÇÃO EMISSÃO DE PROTOCOLO, CONFERÊNCIA DEPROTOCOLO E DOCUMENTO.

1.8. Histórico Nesta opção cadastraremos os históricos com númeroscompreendidos entre 0001 e 9000 que serão utilizados para lançamento eemissão do livro caixa, utilizar descrição básica, em cada lançamentosistema tem opção de complemento.


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• PESQUISA: PARA FAZER PESQUISA DOS HISTÓRICOS CADASTRADOS PELO CÓDIGOOU DESCRIÇÃO, SELECIONE PRIMEIRO ALGUNS DESTES ITENS E EM SEGUIDA OCONTEÚDO DA PESQUISA

• IMPRESSÃO: PARA IMPRIMIR UMA RELAÇÃO DESTE ITEM, MENU RELATÓRIOSOPÇÃO HISTÓRICOS.

1.9. Dados do Escritório: Nesta opção será possível o cadastramento dos dados doescritório para preenchimento de recibos, boletos, mala direta, etc...Também é possívelinserir no campo Logo o logotipo da empresa, que será impresso no recibo e relatóriosdiversos.

1.10. Sindicatos Patronal: Nesta opção é possível o cadastramento dos sindicatosdos clientes do escritório, para emissão da guia de Contribuição Sindical Patronal (GRCS)


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• PESQUISA: PARA FAZER PESQUISA DOS SINDICATOS CADASTRADOS BASTAINFORMAR O CÓDIGO OU DESCRIÇÃO, EM SEGUIDA O SISTEMA APRESENTA OCONTEÚDO DA PESQUISA.

• CÁLCULO: PARA CÁLCULO DA CONTRIBUIÇÃO, MENU TABELA OPÇÃO TABELASINDICATO PATRONAL.

• IMPRESSÃO: IMPRESSÃO DA GUIA, MENU IMPRESSOS OPÇÃO GUIAS GRCSSINDICAL, QUE UTILIZARÁ IMPRESSORA SOMENTE DE 132 COLUNAS E FORMULÁRIOCONTÍNUO ADQUIRIDO EM PAPELARIA.

1.11. Sócios

1.11.1. Cadastro: Nesta opção é possível efetuar o cadastro dos sócios dasempresas, selecione o botão incluir, para iniciar o cadastro.

1.11.2. Dados do Sócio: Nesta opção, o sistema permite o cadastro dos dadospara a emissão da guia de GPS-Contribuinte Individual, é necessário opreenchimento correto destes dados.


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1.11.3. Salários para GPS:

1.11.3.1. Remuneração: Informe o valor da retirada de Pró-Labore, casoutilize o código de pagamento da GPS com redução, se não utilizarnão é necessário o preenchimento deste campo.

1.11.3.2. Usar Classe: Se utilizar a escala da tabela de salários decontribuição, selecione e informe a classe, o sistema já apresentará ovalor com a alíquota.

1.11.3.3. Contribuição: Quando selecionado e informado a classe, o sistemajá apresentará o valor e a alíquota, se não selecionado o sistemapermitirá a digitação do valor.

• IMPRESSÃO DA GUIA, MENU IMPRESSO OPÇÃO GPS-CONTRIBUINTE• IMPRESSÃO RESUMO ANALÍTICO DOS VALORES, MENU IMPRESSO OPÇÃO GPS-

RESUMOPARA ALTERAR OS VALORES DAS CLASSES QUANDO TEM ALTERAÇÃO, MENU TABELAOPÇÃO CLASSE – GPS.

1.12. Bancos: Nesta opção, é permitido o cadastramento dos Bancos que serãoutilizados para emissão de cheques e controle de cheques pré-datados, paraprosseguir o cadastro, basta preencher os dados da tela a seguir:

Na emissão dos cheques, se o valor, o extenso e as datas saírem fora dos campos doformulário contínuo, estes, podem ser configurados nesta opção.


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Para fazer pesquisa dos bancos cadastrados pelo código, banco ou agência,selecione primeiro alguns destes itens e em seguida o conteúdo da pesquisa.

PARA EMISSÃO DE CHEQUE, MENU MOVIMENTO OPÇÃO EMISSÃO CHEQUEEMISSÃO DE CÓPIA E RELAÇÃO DE CHEQUES, MENU RELATÓRIOS, OPÇÃO CÓPIACHEQUE E RELAÇÃO CHEQUE.PARA CADASTRAR CHEQUES PRÉ-DATADOS, MENU ARQUIVO OPÇÃO LANÇAMENTO DECHEQUE.

1.13. Lançamento de Cheques: Nesta opção controlaremos os cheques pré-datados de clientes e fornecedores.

Após selecionar o botão NOVO o sistema apresenta a seguinte tela:

Tela de Lançamento e controle para cheque.


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• Lançamento: O sistema controla este campo automaticamente.• Código do Banco: Informe o código do banco conforme cadastro de bancos do

sistema, feito anteriormente (1.12).• Número do Cheque: Informe o número do cheque.• Cheq.Entrada/Saída: Informe se o cheque é de entrada ou saída, caso seja entrada,

informe abaixo o cliente; se saída, informe o fornecedor.• Valor Cheque: Informe valor do cheque.• Data de Entrada: Informe a data de entrada do cheque ou a data de emissão do

mesmo.• Cheque Pré-Datado: Selecione Sim, caso contrário, o sistema não habilitará a data do

pré-datado, a seguir.• Bom Para: Informe a data em que o cheque estará disponível para depósito.• Cliente/Fornecedor: Informe o código do cliente ou fornecedor, de acordo com o

cadastro e conforme o campo cheque entrada ou saída, informado acima nesta mesmatela.

• Complemento: Informe o complemento, se necessário.

PARA IMPRIMIR, MENU RELATÓRIOS, OPÇÃO RELAÇÃO DE CHEQUES. O SITEMADISPONIBILIZA TRÊS OPÇÕES DE RELATÓRIOS: POR CLIENTE, FORNECEDOR E BANCO,DEMONSTRANDO TAMBÉM A SITUAÇÃO DE CADA CHEQUE, BAIXADOS E NÃO BAIXADOS,COM OPÇÃO PARA SOLICITAÇÃO DESTE RELATÓRIO, POR INTERVALO OU INDIVIDUAL,DATA DE ÍNICIO E FINAL PARA IMPRESSÃO.

1.14. Lançamento Contas à Pagar: Nesta opção, será possível o cadastramento dasdespesas que o escritório tem a pagar, antes é necessário que seja feito o cadastrodo fornecedor(veja item 1.5). As despesas poderão ser lançadas para qualquermês de vencimento, independente do mês ativo. Exemplo: mês ativo 07/2001,pode lançar vencimentos para mês 08, 09, 10, 11.....


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São disponíveis também nesta rotina, o botões NOVO, ALTERAR, EXCLUIR,CANCELAR, BAIXAR E SAIR, após selecionar NOVO, o sistema apresenta a seguintetela:

1.14.1. Nova contas à pagar: Selecione a freqüência em que este lançamento deveser incluído para o Contas a Pagar:

• Apenas uma única vez: Será feito um lançamento, com uma determinadadata de vencimento, que deve ser informada pelo operador.

• Alguns meses: Será feito um lançamento, porém com a possibilidade deinformar várias datas de vencimento (valor parcelado).

• Mensalmente: O Lançamento será feito lançamento uma vez; e o sistemalançará para o contas pagar todos os meses. São aplicáveis a este item, casosque têm vencimentos fixos todos os meses. Exemplo: mensalidade desindicato, clubes, associações.

• Conta ativa para: Este item permite informar o número de parcela, a que ovalor informado será dividido. O sistema só libera este campo para serpreenchido se selecionado o item alguns meses.

• OBS: Este campo deve ser preenchido nos casos em que s~]ao necessários aidentificação do lançamento. Como por exemplo: xerox, gasolina,mat.limpeza, tributo.

OBSERVAÇÃO: COM O MOUSE, QUANDO CLICADO NO XXXX CANCELA OLANÇAMENTO QUE ESTÁ SENDO EXECUTADO, NO ITEM √√√√ AVANÇA PARACONTINUAR COM O LAÇAMENTO.

1.14.2. Contas a Pagar: Na tela a seguir o sistema permite o lançamento dasmovimentações de Contas a Pagar, propriamente ditos.


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• Lançamento n.º.: O sistema controla este campo automaticamente.• Competência: O Sistema considera o mês ativo.• Fornecedor: Informe o código do fornecedor de acordo com o cadastro deste

(1.12)• Vencimento: Informe o dia que será o vencimento.• A Partir do mês: Informe o mês em que o sistema deve fazer o primeiro

lançamento de vencimento; principalmente se o valor for parcelado.• Valor a pagar: Informe o valor total a pagar.• Valor pago: Este valor somente aparece em tela, quando for executada a baixa.• Configuração/notificar: Informe neste item quantos dias antes do vencimento

deseja que apareça a mensagem abaixo. Sendo assim, todas as vezes que iniciaro sistema, Menu diversos - opção informa, se desejar que apareça a mensagemdeixe sem selecionar, ou ainda, selecione o item não exibir mais nesta janela aoiniciar o sistema.

1.14.3. Próximos Vencimentos: Na tela abaixo o sistema apresenta os vencimentose valores que devem ser lançados no contas a pagar, quando o pagamento for


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parcelado. Caso seja necessário, as datas de vencimentos e valores podem seralterados.

1.14.4. Opção Baixa: Feito o pagamento ao fornecedor, é necessário que seja feitoa baixa no sistema. Para executar esta tarefa, basta selecionar o botão baixa eo sistema apresenta a seguinte tela:

• Pagar: Selecione o tipo de pagamento: total ou parcial.• Modo: Informe a forma de pagamento: em dinheiro, cheque ou outros.• Data Pagto.: Informe o dia em que foi feito o pagamento.• Valor: Informe o valor pago• Agência: Se pago em cheque informe o número da agência do cheque.• Cheque: Informe o número do cheque que está sendo utilizado para o

pagamento.

1.14.5. Impressão: Após lançado no contas à pagar temos vários Relatórios,Menu Relatórios opção Contas à Pagar:-

• Vencimento: Informe o período de vencimento que deseja a impressão.• Fornecedor: Informe todos ou somente um fornecedor que deseja imprimir

no Relatório.• Movimento: Selecione este item, caso queira imprimir Relatórios dos

lançamentos por tipo de pagamento: dinheiro, cheque, outros ou geral.

1.15. Sair: Nesta opção, serão finalizadas as tarefas dentro do sistema. Confirme simpara que o sistema execute a operação.


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2. MENU MOVIMENTOS

2.1. Digitação: Nesta opção o sistema permite a digitação dos honorários edespesas diversas que a serem cobrados dos clientes do escritório.

2.1.1. Sintética: Nesta digitação, o operado tem que informar cliente por cliente,evento por evento, a serem recebidos do cliente em relação ao escritório. Natela abaixo, selecione o botão NOVO, para iniciar a digitação.

• Competência: Neste campo, o sistema informa o mês que está ativo parautilização.

• Evento: Informe o evento que a ser lançado no sistema, para cobrança docliente de acordo com o cadastro deste no menu arquivos - eventos.

• Vencimento: Para preenchimento deste campo, informe a data no cadastrodo cliente - Dados Tributários.

• Valor a Pagar: Informe o valor que será cobrado do cliente.• Histórico: Informe o histórico a ser utilizado para o lançamento no livro

caixa na baixa deste evento, menu arquivos opção histórico.• Complemento: Campo opcional para preenchimento, se necessário.


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• Preenchidos corretamente os campos, selecione o botão gravar.

2.1.1. Turbo: Nesta opção, o sistema permite a digitação de um lançamento paravários clientes de uma única vez. Antes é necessário a criação de uma fila,no menu arquivos opção cadastro de fila.

• Lançamento: Selecione o tipo de lançamento: em fila ou individual.• Seleção: Se a opção é em fila, informe o nome da mesma, conforme o

cadastro de fila; ou se individual informe o código do cliente.• Configuração: Informe o evento para lançamento; a data de pagamento, o

sistema busca no cadastro do cliente. Informe o valor a ser lançado.• Dedução: Selecione se o evento será base para cálculo de IR e o percentual

para cálculo.• Livro Caixa: Informe o histórico a ser utilizado para o lançamento no livro

caixa na baixa deste evento, menu arquivos - opção histórico.• Complemento: Campo opcional para preenchimento, se necessário.• Finalização: Preenchidos corretamente os campos, selecione o botão

confirmar; e o sistema fará a digitação sintética deste lançamento.

NO MENU RELATÓRIOS ESTÃO DISPONÍVEIS OS SEGUINTES RELATÓRIOS PARA ESTAOPÇÃO:• RECIBO: MODELO 1, MODELO 2 E EMISSÃO DE NOTA FISCAL(PRESTAÇÃO SERVIÇO

SÉRIE “A”).• BOLETO: VÁRIOS BANCOS. O FORMULÁRIO A SER UTILIZADO, É O CONTÍNUO,

FORNECIDO PELO PRÓRPIO BANCO.• CONFERÊNCIA DA DIGITAÇÃO: DADOS DA DIGITAÇÃO SINTÉTICA, COM AS SEGUINTES

OPÇÕES: PERÍODO DE MÊS, FILA DE CLIENTES E CLIENTES DE...ATÉ..., TODOS OSEVENTOS DA DIGITAÇÃO OU FILA DE EVENTO.

• FATURAMENTO: RELAÇÃO DE FATURAMENTO: MENSAL - SOMENTE DO MÊS ATIVO -,ANUAL - COM INFORMAÇÃO DO ANO A SER IMPRESSO -, OS DOIS ITENS POSSUEMOPÇÕES PARA SER IMPRESSOS EM FILA OU CLIENTES DE...ATÉ....,TODOS OS EVENTOSOU EM FILA DE EVENTOS, PROVISÃO DE RECEBIMENTO PREVISTO, RECEBIDO OU ARECEBER.


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2.2. .Baixa de Movimentos: Nesta opção é permitido a execução das baixas.Quando o cliente efetuar o pagamento do recibo ou boleto bancário, temos aseguinte tela:

2.2.1. Baixa Tudo: Esta opção deve ser executada, quando o cliente pagar todosos itens que contém no recibo (pagar tudo). Selecionada esta baixa o sistemaapresenta a tela abaixo:

2.2.1.1. Finalização: Confirme a data da baixa e selecione o botão gravar,assim, o valor será lançado para o caixa do escritório.

2.2.2. Baixa Item: Nesta opção é permitido a baixa parcial de um recibo, eventoou parte do valor e um evento que contém na digitação. Para proceder estarotina, selecione com o cursor o item a ser baixado, selecione o botão baixaitem e o sistema apresentará a seguinte tela:


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2.2.2.1. Finalização: confirme o valor a data de pagamento e selecione o botãogravar.

2.2.3. Consulta/Extorno Baixa: Esta rotina permite a consulta dos itens baixadosou ainda, extornar baixa que foi executada incorretamente. Selecionado esteitem, o sistema exibe a seguinte pergunta:

CANCELA TUDO E CANCELA ITEM, INFORME O QUE VOCÊ DESEJA EXTORNAR DABAIXA.

2.3. Reajuste de Eventos: Nesta opção será feito o reajuste dos eventosutilizados na digitação, conforme tela a seguir:

2.3.1. Fila/Individual: Informe se o reajuste deve ser aplicado em fila ouindividual.

2.3.2. Tipo: Acréscimo ou desconto.


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2.3.3. Fator de Correção: Por valor ou percentual.2.3.4. Arredondamento: Selecione arredonda valores se no cálculo apresentar

centavos.

2.3.5. Finalização: Selecionados os itens acima, selecione o botão gravar e osistema fará o reajuste.

IMPORTANTE!!!

O SISTEMA DEVE ESTAR ATIVO NO MÊS QUE DESEJAR QUE SEJA FEITO OREAJUSTE.

2.4. Protocolos: Nesta opção, é permitido a digitação dos protocolos de guias,referentes aos tributos que os clientes de vem a pagar, bem como, de documentosdevem ser entregues para o cliente, com controle de envio e retorno.

2.4.1. Pagos pelo Escritório: Esta opção, permite o controle dos impostos que oescritório envia para o cliente, bem como o retorno do cheque ou dinheiropara o pagamento em banco.

• Lançar: Utilizado para iniciar o lançamento no protocolo.• Alterar: Utilizado para alterar lançamento do protocolo. Basta selecionar o

item a ser alterado com o cursor, e a seguir este botão.• Excluir: Utilizado para excluir lançamento do protocolo. Selecione o item a

ser excluído com o cursor e este botão; confirme a exclusão.


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• Novo: Utilizado para iniciar um novo protocolo do cliente.

• Receber: Utilizado quando o cliente paga o tributo para o escritórioexecutar o pagamento junto ao banco.

• Pago: Utilizado quando o escritório paga o tributo junto ao banco, doprotocolo já recebido do cliente.

OBSERVAÇÃO: ESTE CONTROLE DE PROTOCOLO, SÓ DEVE SER UTILIZADO, QUANDO OPAGAMENTO DO MESMO, FOR LANÇADO PARA O CAIXA DO ESCRITÓRIO. PARA O CLIENTEQUE ENVIA O PAGAMENTO E O ESCRITÓRIO UTILIZA O CHEQUE DO CLIENTE PARAPAGAMENTO, MELHOR CONTROLE A SER UTILIZADO É O “PROTOCOLO PAGO PELOCLIENTE”.

2.4.1.1. Digitação de Protocolo: Abaixo pode ser verificada a tela paralançamento do protocolo pago pelo escritório.

• Competência: O Sistema busca esta informação no mês ativo.• Itens de Protocolo: Informe o item de protocolo, conforme já cadastrado no

menu arquivos, itens de protocolo.• Pagamento: Informe a data para pagamento e valor do tributo.• Livro Caixa: Informe o histórico para o lançamento no livro caixa, quando

for executado o recebimento.• Complemento: Informe o complemento do lançamento, se necessário.• Finalização: Após o término, selecione o botão gravar.


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IMPRESSÃO DO PROTOCOLO: MENU RELATÓRIOS, OPÇÃO - EMISSÃO PROTOCOLO.IMPRESSÃO DE CONFERÊNCIA: MENU RELATÓRIOS - CONFERÊNCIA DE PROTOCOLO.IMPRESSÃO DE DEVEDORES: MENU RELATÓRIOS - PROTOCOLO DEVIDO.

2.4.2. Pagos Pelo Cliente: Esta opção controla os impostos que o escritório enviapara o cliente pagar. Realizado o pagamento, cliente envia novamente a guiacom a autenticação de pagamento, para o escritório arquivar e contabilizar.Veja a seguir a tela para a execução desta rotina:

• Lançar: Utilizado para iniciar o lançamento no protocolo.• Alterar: Utilizado para alterar o lançamento do protocolo. Selecione o item

a ser alterado com o cursor e tecle o botão ALTERAR.• Excluir: Utilizado para excluir lançamento do protocolo. Selecione o item a

ser excluído com o cursor e confirme a exclusão• Novo: Utilizado para iniciar um novo protocolo do cliente• Pagar: Utilizado quando o cliente envia a guia paga, para o escritório

arquivar e contabilizar.

Para efetuar a digitação dos lançamentos, o sistema apresenta a tela abaixo:


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• Competência: O Sistema busca esta informação no mês ativo.• Itens de Protocolo: Informe o item de protocolo conforme já cadastro -

menu arquivo - itens de protocolo.• Pagamento: Informe a data para pagamento, o valor e local (caso este

seja específico).• Finalização: Após lançado todos os itens, selecione o botão gravar.

IMPRESSÃO DE PROTOCOLO: MENU RELATÓRIOS - EMISSÃO PROTOCOLO.IMPRESSÃO DE CONFERÊNCIA: MENU RELATÓRIOS - CONFERÊNCIA DE PROTOCOLO.IMPRESSÃO DE DEVEDORES: MENU RELATÓRIOS - PROTOCOLO DEVIDO.

2.5. Livro Caixa: Nesta opção, é permitido a digitação necessária para acomposição dos movimentos do livro caixa. Ao clicar sobre o botão NOVO, osistema apresenta a seguinte tela:


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• Competência: Sistema buscar está informação no mês ativo.• Lançamento: Sistema controla a numeração automaticamente.• Pagamento: Selecione se o lançamento para o caixa será de entrada ou saída

e o valor.• Livro Caixa: Histórico que será utilizado, confirma já cadastrado menu

arquivo opção histórico.• Cliente/Fornecedor: Informe se este lançamento é de cliente ou fornecedor

e selecione o código conforme cadastro menu arquivo opção empresas efornecedores.

• Complemento: Informe complemento se necessário.

PARA IMPRIMIR O LIVRO, MENU RELATÓRIOS OPÇÃO LIVRO CAIXA.

2.6. Final de Mês: Nesta opção, é permitido a finalização do mês, afim de queseja realizado o acesso ao mês seguinte. É de suma importância a execução destarotina, para que o sistema possa transportar os saldos para o mês seguinte etambém copiar as digitações.

2.7. Emissão de Cheques: Nesta opção é possível a emissão de cheque emformulário contínuo, fornecido pelo banco, para impressora matricial. Selecionadoo botão NOVO, o sistema apresenta a seguinte tela.

• Código: Informe o código do banco, conforme cadastro no menu arquivos.• Dados do Cheque: Selecione a opções a seguir:

• o cheque é nominal,• o cheque será exportado para o controle de cheques pré- datados


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• a seguir informe: o número do cheque, nominal a quem, valor, cidade deemissão, descrição para a cópia do cheque, data da emissão e data dopré-datado.

• Código e Nome do Fornecedor: Informe o código do fornecedor conformecadastro no menu arquivos.

• Finalização: Executados os preenchimentos de todos os itens, selecione obotão imprimir.

IMPRESSÃO DA CÓPIA: MENU RELATÓRIOS - CÓPIA DE CHEQUE.RELAÇÃO: MENU RELATÓRIOS - RELAÇÃO CHEQUE, SENDO QUE ESTA PODE SERSOLICITADA: COM CONTROLE PARA EMISSÃO POR CLIENTE, FORNECEDOR E BANCO E ASITUAÇÃO DO CHEQUE DE TODOS, BAIXADOS E NÃO BAIXADOS.


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3. Menu Relatórios

Neste Menu o Sistema permitirá a impressão dos itens demonstrados na tela abaixo:


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4. Impressos

Neste Menu o sistema permite a impressão dos formulários abaixo relacionados:


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5. Tabelas

Neste Menu o Sistema permitirá o cadastro e visualização das tabelas disponíveis para aexecução dos diversos cálculos do Sistema.

5.1. Tetos: Controla o recolhimento e o acúmulo de valor mínimo para pagamento deguias, darf, darf simples, GPS e IRRF.

5.2. IRRF Sobre Serviços: Tabela progressiva para o cálculo de Imposto de RendaRetido na Fonte.

5.3. Apaga IR(recibo): O sistema trabalha com o acúmulo no cálculo de Imposto deRenda, quando emitido recibo várias vezes no mesmo mês.

5.4. Classes GPS: Tabela para controle de cálculo das classes para contribuinteindividual.

5.5. GPS Acumulado: Este item controla os valores de GPS que não atingiram o valormínimo para recolhimento; assim sendo, o sistema armazena neste arquivofazendo o acúmulo para impressão mês seguinte ou no mês em que o valor atingir omínimo para recolhimento.

5.6. DARF Acumulado: Esta rotina permite o armazenamento de valores de Darf´s,cujo valor não atingiu o mínimo para recolhimento; permitindo assim que o valorseja adicionado no período seguinte, até que atinja o mínimo para recolhimento.

5.7. DARF (2281): Esta rotina permite o armazenamento de valores de Darf´s (2281),cujo valor não atingiu o mínimo para recolhimento; permitindo assim que o valorseja adicionado no período seguinte, até que atinja o mínimo para recolhimento.

5.8. Simples (alíquota): Tabela para o cálculo do Darf simples.5.9. Simples (acumulado): Controla os valores acumulados para emissão do Darf de

cada cliente mês a mês.5.10. Tabela Sindicato Patronal: Tabela para cálculo da contribuição sindical

patronal.


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6. Menu Diversos

6.1. Número Recibo: Controla a numeração de recibos emitidos, podendo ser alterado,se necessário.

6.2. Etiqueta: Emissão de etiqueta com as seguintes opções: em fila deempresas(cliente) e por dados do cadastro do escritório.

6.3. Calendário: Visualização do calendário mensal. Este é utilizado no controle dedias, para cálculo de impostos e tributos em atraso.

6.4. Informa: Esta informação tem a função de alertar o escritório sobre osvencimentos do contas a pagar, toda vez que o operador acessa o sistema.


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7. Menu Utilitários

7.1. Reindexação: Nesta opção é permitido a reorganização dos arquivos, sempre que osistema apresentar algum erro.

7.2. Importação da DOS: Caso o usuário já possua movimentos no sistemaADMSOFT versão DOS, este, pode transportar os dados para o ADMSOFTVISUAL para iniciar sua utilização, sem que seja necessário a digitação dosmovimentos.

7.3. Configuração Sistema: Nesta opção é permitido a configuração de vários itens,tais como: cor de fundo, papel parede, entre outros.

7.4. Configuração de Impressão: Permite a configuração do tipo de impressão queserá utilizado na impressora. Tipo padrão Windows ou modo texto (paraimpressora matricial).

7.5. Cadastro de Feriado: O sistema já traz cadastrados os feriados nacionais, porémos feriados municipais devem ser cadastrados pelo próprio usuário.

7.6. OFFICE: Caso o usuário possua todos os softwares fornecidos pela FolhamaticTecnologia em Sistemas, esta opção permite o acesso on-line a eles.

7.7. Backup: Esta opção é utilizada para fazer backup, com seleção e direcionamentopara vários drives e diretórios.

7.8. Configurar Auto-Backup: Esta opção permite a configuração do backup. Permitetambém a seleção da quantidade de acessos no sistema deverá ser executado arotina de auto-backup. Permite o direcionamento para vários drive e diretórios.

7.9. Restaurar Backup/Auto Backup: Esta opção é utilizada para retorno de backup edo auto backup. Quando necessários na perda ou transferências arquivos demáquinas.


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8. Menu Ajuda

8.1. Como Criar Impressora: Nesta opção o usuário tem acesso a explicações passo apasso em tela, como configurar impressora, para impressão de boletos e gare.(quepara serem impressos devem utilizar a impressora matricial).

8.2. Ajuda: Nesta opção estão disponíveis os tópicos de ajuda (help em tela), a seremlocalizados no sistema com explicação de item a item.

8.3. Sobre: Aqui o usuário encontra informações, para quem está licenciado o sistema,com o código de cliente que é necessário fornecer para o suporte.


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9. Como utilizar o Sistema Passo à Passo

9.1. Elaboração Recibo

1º Passo: Cadastrar o cliente, menu arquivos - item empresa - é necessário o cadastrocompleto principalmente o dia para vencimento.

2º Passo: Cadastrar evento, menu arquivos - item evento, informe as incidênciascorretamente para se obter o cálculo correto.

3º Passo: Cadastrar histórico, menu arquivos - item histórico. Estes cadastro será utilizadoquando o pagamento for enviado para lançamento no caixa.

4º Passo: No menu arquivos dados do escritório, preencher corretamente para emissão derecibo, boletos e Relatórios diversos.

5º Passo: Agora, iniciar a digitação, menu processo item digitação. O usuário pode optarpela digitação sintética. Para tanto, selecione o botão NOVO, assim o sistema disponibilizaa tela para informar o código do evento a ser lançado, caso tenha dúvida, basta clicar como mouse em pesquisa para evento, confirme o vencimento, informe a quantidade quandopossuir o valor unitário informado no cadastro do evento, informe o valor, o histórico,preencha o campo observação, se necessário, confirme para gravar, está feito o lançamento.A digitação turbo deve ser utilizada para fazer a digitação de lançamentos para todos osclientes ou para tipo de clientes.

6º Passo: Para imprimir, menu Relatórios - opção recibos, notas fiscais, boletos eRelatórios diversos.

7º Passo: Após o recebimento do cliente, acessar o menu movimento, item baixa demovimento. O sistema habilita: baixa tudo (quando o cliente paga todos os itens quecontém no recibo). Selecione este botão, informe a data de lançamento para o caixa; ebaixa item ( quando o cliente paga somente alguns itens do recibo) informe a data da baixae o histórico que será utilizado.


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10.Elaboração Protocolo de Documentos e Tributos

1º Passo: Cadastrar o cliente, menu arquivo item empresa.

2º Passo: Cadastrar o item de protocolo, documento e tributo no menu arquivo.

3º Passo: Se o protocolo utilizado será o pago pelo escritório, cadastrar o histórico nomenu arquivo que será utilizado para lançamento.

4º Passo: Para iniciar o cadastramento, no menu movimento item protocolo selecione o tipoque deseja fazer a digitação:-

• Pago pelo Escritório: Quando o escritório faz a cobrança do tributo, o cliente envia opagamento, o escritório lança em seu caixa, para pagamento no banco. Faz um chequedo escritório e faz o pagamento em banco.

• Pago pelo Cliente: Quando o escritório envia para o cliente pagar o tributo junto aobanco, ou o cliente envia o tributo com o pagamento para ser efetuado junto ao banco.(pagamento este que não será lançado no caixa do escritório).

• Documentos: Quando o escritório entrega algum documento para o cliente, assinar,arquivar.

5º Passo: Para imprimir: menu Relatórios - opção protocolos, com opção para conferênciae relação de documento.

6º Passo: Enviado o protocolo, terá um retorno de pagamento ou devolução que deve serfeito a baixa. Acesse novamente o menu processos - protocolo, selecione o item em que foiexecutado o lançamento, selecione o botão conforme o selecionado de receber, pago edevolver, confirme a baixa.


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EQUIPE DE SUPORTE

O usuário pode contar com uma equipe de funcionários qualificados para oatendimento de apoio para a utilização do sistema, seja através do suporte por telefone,atendimento on-line através de nossa pagina www.folhamatic.com.br e por e-mailindividual de cada atendente, ou ainda pelo Office Service, disponível no sitewww.folhamatic.com.br .

A equipe de suporte também está a disposição do usuário, para treinamentointensivo do sistema na Versão DOS ou na Versão WINDOWS. Estes treinamentos devemser agendados no início do mês, pelos telefones (0xx19)471.3900 em Americana, ou(0xx11)6190.5700 em São Paulo. Os treinamentos são ministrados nas instalações daFolhamatic Sistemas.

A Folhamatic Tecnologia em Sistemas, desenvolve os sistemas baseada emfundamentos legais. Para nos auxiliar continuamente, você pode enviar sua sugestão parainovações nos sistemas para o endereço abaixo:-

• Folhamatic Americana – Av. Paulista, 629 – Jd. Colina – CEP 13465-000

• Folhamatic São Paulo – Rua Visconde de Itaboraí, 167 – Tatuapé – CEP 03308-050

• E-mail (Americana) –[email protected]

• Office Service: www.folhamatic.com.br – WEB SAC


mailto:�[email protected]


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SISTEMA ADM-SOFT - Sistemas para Contadores ADMSOFT.pdf · Dados Cadastrais: Nesta opção, é possível o cadastramento do responsável pela ... diferenciado para cada cliente -