TERMO DE REFERÊNCIA PARA REGISTRO DE PREÇO .empresa de entrega dos produtos solicitados pelos órgãos

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  • ESTADO DE GOIS SECRETARIA DE ESTADO DE GESTO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO

    ____________________________________________________________________________________________________________ Superintendncia de Tecnologia da Informao - SEGPLAN

    Av. Vereador Jos Monteiro, n 2.233, Bloco: G, Setor Nova Vila, CEP 74653-900, Goinia Gois. Telefone: (62) 3269-4222- Fax: (62) 3269-2011

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    TERMO DE REFERNCIA PARA

    REGISTRO DE PREO VISANDO A

    CONTRATAO DE EMPRESA

    DE SERVIOS DE IMPRESSO, CPIA

    E DIGITALIZAO.

    (OUTSOURCING)

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    1. INTRODUO

    O presente Termo de Referncia visa estabelecer parmetros e especificaes tcnicas para a

    contratao de empresa especializada na prestao de servio de impresso, cpia e digitalizao

    (Outsourcing) na modalidade de Registro de Preos.

    2. OBJETO

    Contratao de empresa especializada na prestao de Servios de impresso, cpias e digitalizao

    (Outsourcing) com o fornecimento e instalao de equipamentos de impressora e multifuncional com

    tecnologia laser ou led, monocromtico (preto e branco), policromtico (colorida), bem como soluo de

    softwares de gerenciamento e contabilizao (bilhetagem) de impresso, com provimento de todos os

    suprimentos originais, incluindo papel branco e tonner, tcnicos em manuteno on-site, manuteno

    preventiva e corretiva dos equipamentos com substituio de peas, componentes e insumos originais, pelo

    perodo de 30 (trinta) meses, nas condies descritas neste Termo de Referncia.

    3. JUSTIFICATIVA

    A contratao deste servio visa continuidade do modelo utilizado na maioria dos rgos da

    Administrao Estadual, o qual vem atravs do tempo de mostrando um modelo consciente, econmico,

    sustentvel e eficaz, capaz de atender a demanda de impresso, cpia e digitalizao atravs da instalao de

    equipamentos, fornecimento de suprimentos e papel, atendendo de forma continuada e controlada, evitando

    desperdcios e descontinuidade dos servios.

    A opo pela contratao dessa modalidade de servio se deu pelos seguintes benefcios:

    Proporcionar reduo de custos com os insumos/consumveis, visto que estes so fornecidos com

    menores preos, obtidos pelas compras em grande escala, que podem ser realizadas pelo prestador de

    servios;

    Proporcionar a gesto centralizada do servio de pginas impressas, digitalizadas e copiadas que em

    consequncia possibilita a obteno de indicadores de qualidade, desempenho, disponibilidade,

    utilizao de recursos e custos, de forma mais gil e exata, permitindo melhor planejamento,

    tomadas de deciso e aes rpidas, cada vez mais demandadas pelos ambientes produtivos;

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    Permitir a eliminao da necessidade de infraestrutura de logstica para atendimento de solicitaes e

    distribuio de insumos/consumveis, alm de instalao e manuteno dos equipamentos

    disponibilizados para a prestao dos servios;

    Reduzir as interrupes dos servios de impresso, atravs da implantao e aplicao de nveis de

    servio (SLA);

    Permitir a aplicao do conceito de Centro de Custos, na contabilizao das impresses realizadas

    pelos departamentos, por ilha de impresso, ou similar, viabilizando rateio de cpias de acordo com

    o contrato, promovendo assim controle e racionalizao de custos mais eficazes;

    Proporcionar uniformizao e padronizao dos produtos finais de impresso;

    Considerando o servio de impresso utilizado por rgos que aderiram ao Outsourcing, esta

    devidamente comprovada os benefcios oferecidos pela soluo de terceirizao, fato que refora a

    opo de contratao desse modelo, que pode ainda alcanar altos nveis de otimizao.

    Espera-se que os benefcios mencionados sejam ampliados em funo da manifestao de adeso a

    esse modelo de soluo de impresso, e do consequente aumento de oferta de mercado e da evoluo das

    tecnologias de impresso e da atualizao tecnolgica.

    Deve-se ressaltar que esse um modelo que minimiza sobremaneira a possibilidade de interrupo

    dos servios de impresso, que tm como consequncia, a paralisao dos servios internos dos

    rgos/Entidades e os servios prestados pelo Estado aos cidados.

    A contratao em Lote nico se justifica pelo objeto do Registro de Preo, uma vez que alm de

    insumos variados, manuteno, controle via softwares de impresso, monitoramento e gesto, bem como

    pouca variao de modelos de equipamentos e logstica de atendimento, em todos os pontos determinados

    pelos rgos participes.

    A contratao individualizada geraria uma desvantagem para a Administrao Pblica, uma vez que

    alguns lotes seriam mais atrativos e teriam um custo mais vantajoso, sendo outros lotes menos atrativos

    criando assim um custo acima do esperado pela Administrao Pblica.

    Outro fator que determina a contratao em lote nico o custo de logstica de entrega de insumos

    (papel, toner, etc.), nas diversas entidades distribudas pelo Estado de Gois, uma vez que o valor total do

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    custo diludo em apenas um lote ser mais vantajoso para a licitante, levando em considerao a distribuio

    deste custo em lotes individualizados.

    Sendo a continuidade do Objetivo da Tecnologia da Informao e Comunicao (TIC) nmero 1,

    descrito no Plano de Desenvolvimento de Tecnologia da Informao de Gois, PDTI da SEPLAN,

    necessrio "Prover o Estado de Gois de Infraestrutura de TIC integrada e padronizada".

    Esse objetivo, por si s, nos leva a exigir que os equipamentos contratados no processo de

    Outsourcing seja os de melhores especificaes, j que isso simplifica a capacitao, suporte, manuteno,

    gerenciamento e operao dos equipamentos.

    Ao se optar pela no utilizao de servios com todos os insumos padronizados a administrao

    estadual corre o risco de ter prejuzos futuros advindos de indisponibilidade de sistemas, incompatibilidade

    de equipamentos e at mesmo de atendimentos diferenciado por algum dos licitantes, uma vez as pequenas

    quantidades de equipamentos no so relevantes o suficiente para que o fornecedor ou fabricante mantenham

    peas sobressalentes para substituio em caso de necessidade.

    Por se tratar de um processo que envolve alm de todos os insumos, uma logstica de atendimento,

    licitarem em vrios lotes causaria um aumento significativo de custo, fato que ser sensivelmente reduzido

    na licitao em Lote nico, uma vez que a empresa vencedora ter um volume maior de atendimento e isto

    proporcionara um custo mais vantajoso na proposta de preo.

    A escolha da soluo de outsourcing representa um avano para o Estado de Gois, pelos motivos

    apresentados acima, evitando assim custos adicionais de logsticas, compras de papel, contratao de

    empresa de entrega dos produtos solicitados pelos rgos contratantes, custo com locao de equipamentos,

    fato que em anlise de custo se mostrou mais vantajoso contratao da soluo de impresso, sendo os

    custos assumidos pelo licitante vencedor. Todas estas variveis demonstra que a soluo escolhida a que

    mais promovera alcanarmos a vantajosidade, efetividade e economicidade, para os entes estaduais que

    aderirem ao Registro de Preo.

    Como referncia de adoo desse modelo de servio de impresso, cpias e digitalizao em

    empresas e rgos pblicos, pode ser citada, dentre outros, os seguintes: Secretaria da Fazenda, Secretaria de

    Segurana Pblica, Secretaria da Educao, Secretaria de Gesto e Planejamento, DETRAN, Secretaria da

    Sade, Procuradoria Geral do Estado, Controladoria Geral do Estado, entre outros, todos se beneficiaram dos

    benefcios do processo, alm de promover ao Estado uma padronizao e uniformizao de custo de

    impresso a preo de mercado.

    4. BENEFCIOS

    4.1. Obter melhor qualidade de impresso, cpias e digitalizao com a utilizao de suprimentos originais e

    equipamentos novos e padronizados;

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    4.2. Controles dos recursos de impresso, cpias, digitalizao e seus insumos, por setor ou departa