TUTORIAL BÁSICO PARA OPERAÇÃO DO SOFTWARE ENGEMAN

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    28-Jun-2015

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<p>1</p> <p>TUTORIAL BSICO PARA OPERAO DO SOFTWARE ENGEMAN1 BARRAS DE FERRAMENTAS E MENUS DE ACESSO A Tela principal do Engeman traz trs barras onde so disponibilizadas ferramentas que facilitam as operaes mais utilizadas no Engeman. A tela principal ilustrada na Figura 1.</p> <p>Figura 1: Tela principal do Software Engeman. A barra de menus (Superior) a barra de acesso a todas as telas do sistema divididas em menus:</p> <p>Com a barra de ferramentas localizada na parte esquerda da tela, o usurio tem a possibilidade de incluir cones de atalho para as telas encontradas na barra de menu:</p> <p>Para configurar esta barra, basta o usurio clicar com o boto direito na mesma e acessar a opo Configurar barra de ferramentas. Aps isto escolher o cone desejado e arrast-lo para a barra.</p> <p>2</p> <p>Por ltimo, o Engeman demonstra ao usurio atravs da barra de Status (Inferior), o nome do usurio logado e a empresa acessada:</p> <p>2</p> <p>CONES PADRES E TECLAS DE ATALHO</p> <p>Em cada tela do Engeman se encontra cones de auxlio s operaes mais utilizadas. Para facilitar o uso das telas, os cones padres so idnticos encontrados no Office do Windows. Vejam abaixo alguns destes cones: Refresh = Atualiza a visualizao da tela, aps alteraes realizadas na mesma. Editar = Permiti editar qualquer registro j cadastrado na tela ativa. Novo = Insere um novo registro na tela ativa. Salvar = Salva alteraes realizada na tela ativa. Excluir = Exclui o registro selecionado na tela ativa. Filtrar Campos = Faz pesquisa no sistema por campos de tela. Localizar = Localizao rpida do componente. Configurar Campos = Ferramenta de configurao de campos de consulta Relatrio Rpido = Exibe dados cadastrados referente tela ativa. Outros cones foram criados para atender a necessidade da tela conforme a utilizao da mesma. O Engeman tambm oferece aos usurios teclas que possibilitam pesquisar, cadastrar, executar um comando e personalizar as telas do sistema. So elas: F1 Exibe ajuda sensvel ao contexto CTRL+F1 Exibe ajuda configurada do usurio CTRL+F2 (configurar pesquisa) Permite configurar as colunas que sero exibidas em uma pesquisa de campos relacionados. CTRL+SHIFT+F1 Edita a ajuda configurada do usurio CTRL+I (Texto em Itlico) Adiciona propriedade Itlica ao texto selecionado, em campos de Observaes (Memo.). CTRL+N (Texto em Negrito) Adiciona propriedade Negrita ao texto selecionado, em campos de Observaes (Memo.). CTRL+S (Texto Sublinhado) Adiciona propriedade Sublinhada ao texto selecionado, em campos de Observaes (Memo.).</p> <p>3 F2 (campos de referncia) F2 (tela de pesquisa) Exibe tela de pesquisa Pesquisa chave digitada, se a busca no for automtica SHIFT + F2 (tela de pesquisa por Pesquisa chave digitada, mostrando uma rvore grupos) de agrupamentos F3 Filtra ou remove filtro da tela de pesquisa F4 (tela de pesquisa) Reordena ou no a tabela pela chave de pesquisa F5 (tela de O.S.) Sugere um novo nmero para a O.S. no intervalo de numerao automtica ALT+F5 (tela de O.S.) Sugere um novo nmero para a O.S. no intervalo de corretivas F11 Avana para prxima janela aberta F12 Volta para janela aberta anterior.</p> <p>3</p> <p>PREFERNCIAS DO USURIO</p> <p>Acesse a tela Preferncias do Usurio atravs do menu arquivo. Nesta tela o administrador do sistema ter a possibilidade de definir para cada usurio alguns critrios especficos. Pesquise qual usurio voc ir definir cada preferncia Nesta rea sero definidos as configuraes dos cones de ajuda rpida ou acesso rpido as telas encontradas na barra de ferramentas. Definio de visualizao das guias Servios e Funcionrios no encerramento da OS. Configurao do aviso de alarme ao fechar uma OS com pendncias de funcionrios ou servios Configurao das telas de pesquisa, visualizao de agrupamentos ao abrir as telas de pesquisa, exibio dos itens da filial corrente e filtragem somente de registros ativos.</p> <p>Opes de configurao a serem feitas pelo administrador</p> <p>Opes de exibio de tela</p> <p>Configuraes a serem definidas para quando o usurio receber solicitaes de servio.</p> <p>Configuraes a serem definidas para quando o usurio receber novas mensagens de e-mail.</p> <p>4</p> <p>4</p> <p>MATERIAIS ALMOXARIFADO</p> <p>Antes de definirmos os materiais teremos primeiramente que cadastrar alguns sub-itens. Um destes sub-itens ser o almoxarifado ou almoxarifados que a empresa possui. Este cadastro simples, exigindo apenas o cdigo e a descrio dos almoxarifados. Nesta tela tambm se encontram alguns cones que posteriormente sero utilizados pelo administrador para controle do estoque. Veja abaixo os exemplos de alguns almoxarifados cadastrados e a definio dos cones mencionados:</p> <p>(Estoque) Ser possvel visualizar todos os materiais que esto alocados dentro do almoxarifado destacado atravs deste cone. (Requisio/ Devoluo) cone que possibilita ao usurio fazer a requisio e a devoluo de materiais dentro do almoxarifado. (Lanamento de entrada) cone que permite lanar a entrada de materiais novos no almoxarifado. (Consumo direto de Materiais) Este cone refere-se aos materiais que nem chegam a passar pelo estoque. Ao abrir esta tela, todos os itens lanados</p> <p>5 na tela de Lanamento de Entrada sero mostrados, sendo necessrio informar apenas o nmero das respectivas OSs, Centro de Custo e Conta Contbil. O preenchimento destes dois ltimos ser automtico se estiverem relacionados na OS informada. Ao informar o nmero da OS, cada lanamento de material ser constado no registro de servios da respectiva OS ao confirmar a operao. (Inventrio de materiais) Neste cone o administrador ter a possibilidade de realizar um inventrio completo de todos os materiais inseridos no almoxarifado.</p> <p>5</p> <p>GRUPO DE MATERIAIS</p> <p>O grupo de materiais trabalhado no Engeman como se fosse uma famlia, possibilitando ao usurio distinguir a qual grupo um determinado material pertence. Estes grupos devero ser definidos nesta tela auxiliar para serem relacionados no cadastro dos materiais. Abaixo segue alguns exemplos sobre os grupos de materiais:</p> <p>6 6 CLASSE DE MATERIAIS</p> <p>Estas classes seriam como os membros das famlias. Por exemplo, a classe rolamentos do grupo mecnicos e cada um tem sua descrio. Esta descrio ser definida ao ser cadastrado o material. Veremos abaixo algumas classes de materiais e a definio de alguns campos inclusos nesta tela.</p> <p>Tipo de Atualizao: Automtica (default) ou Manual. Se o tipo de atualizao for "Automtica", o sistema far a atualizao automtica do custo dos materiais desta classe. Se a opo for "Manual", o sistema no atualizar o custo ao ser registrado uma entrada de material no estoque. Tipo de Clculo: ltimo Lanamento (default) ou Mdia Ponderada. Define o clculo que o sistema utilizar para a atualizao dos valores dos materiais. Se a opo for "ltimo Lanamento", o custo do material ser atualizado com o valor que est sendo registrado no lanamento de entrada. Se a opo for "Mdia Ponderada", ser realizado o clculo de valor mdio do custo do material, considerando a quantidade j existente no estoque.</p> <p>7 Atualizar Estoque: Marque a opo "Atualizar Estoque" caso seja necessrio que qualquer material desta classe altere seu saldo no estoque no caso de requisio/devoluo ou lanamento de entrada de materiais. Se esta opo no estiver marcada, o saldo dos materiais desta classe no ser atualizado. Atualizar: Selecione no campo "Atualizar" uma das seguintes opes: "Custo e Valor de Material (Padro)" ou "Somente Custo de Material". Para a primeira opo, materiais que pertencerem esta classe tero os campos custo e valor atualizados no cadastro e no estoque. Para a segunda opo, somente o campo custo ser atualizado. Esta opo se torna importante para materiais que tm o campo valor atualizado manualmente, em casos em que o material possua um valor de venda, por exemplo.</p> <p>7</p> <p>LOCALIZAO DE MATERIAIS</p> <p>Nesta tela, para que se tenha um melhor controle do estoque, devero ser cadastradas todas as localizaes dos materiais dentro de cada almoxarifado. O Administrador dever cadastrar corredores, prateleiras, armrios, gavetas, etc. Veja alguns exemplos:</p> <p>8 8 CADASTRO DE MATERIAIS</p> <p>Para se realizar uma solicitao de material ou a montagem de um kit de materiais, primeiramente deveremos cadastrar os materiais no sistema. Para isso insira um novo registro e descreva qual material a ser cadastrado.</p> <p>Os campos Data de ltima compra, Valor de ltima compra, Qtde de ltima compra, ndice financeiro e Unidade encontrados no cabealho, sero visualizados ao ser lanado uma entrada deste material no estoque. O administrador dever apenas informar o grupo e a classe a qual este material pertence. Ele dever informar tambm qual a unidade deste material e definir quantas casas decimais estaro aps a vrgula (por exemplo, o metro: 1 metro igual a 1,00 M, ento o nmero de casas decimais igual a 2). importante o administrador definir tambm o custo e valor deste material. Lembrando que o custo dever ser sempre o valor de compra real do material e o valor poder ser um valor de venda deste material, caso a empresa tenha conseguido um desconto na compra. A Data da ltima atualizao tambm ser informada posteriormente pelo prprio sistema. Aps cadastrarmos o material poderemos inserir alguma informao adicional sobre o mesmo atravs da guia Observaes. Alm de j podermos dar entrada no almoxarifado atravs da guia Estoque. Nesta guia o administrador poder estipular o saldo mximo e o saldo mnimo que material poder ter no estoque alm de outras informaes.</p> <p>9</p> <p>Este processo dever ser realizado com todos os materiais que sero utilizados nas manutenes. Caso sua empresa j possua este cadastro em outro sistema, poder ser estudada uma forma de migrao de dados para facilitar o cadastro. 9 KIT DE MATERIAIS</p> <p>O Engeman oferece aos usurios a montagem de kits de materiais para serem utilizados em manutenes freqentes. Nestes kits podero ser inclusos quantos materiais forem necessrios e sua montagem extremamente simples. Veja os exemplos:</p> <p>Primeiramente insira um novo registro e o denomine. Aps isto, salve e clique na guia Materiais. Nesta guia, insira os materiais que faro parte do kit.</p> <p>10</p> <p>Ao inserir os materiais automaticamente ser demonstrada a unidade relacionada, basta apenas inserir ento a quantidade deste material que o sistema calcular o valor total de cada material e ao final da montagem do kit o valor total do mesmo. Estes kits sero lanados nas OSs.</p> <p>10</p> <p>SOLICITAO DE MATERIAIS</p> <p>Ao abrir uma solicitao de materiais, o sistema criar um documento que poder ser encaminhado ao almoxarifado para que seja providenciada a aquisio dos mesmos. Este documento poder ser impresso atravs da tela de edio de relatrios. Ao abrir uma solicitao, automaticamente ser demonstrado o status e a data de abertura. Basta ao usurio informar o material a ser adquirido, prever um fornecedor, data de chegada, data de consumo, se necessrio, e acrescentar a quantidade a ressuprir.</p> <p>11</p> <p>Este processo realizado somente quando necessrio comprar um determinado material que ocasionalmente tenha se esgotado no momento da realizao de uma OS.</p> <p>11</p> <p>APLICAES</p> <p>O termo Aplicao, conforme a Abraman (Associao Brasileira de Manuteno), tudo o que se recebe manuteno.</p> <p>12</p> <p>TIPOS DE PONTO DE CONTROLE</p> <p>Os equipamentos que registram algum valor so considerados no Engeman como Tipos de ponto de controle. Estes tipos variam de empresa, desta maneira ser necessrio cadastrar somente os utilizados em sua empresa. Abaixo segue alguns tipos de ponto de controle mais utilizados:</p> <p>12 ORDEM DE SERVIO A Ordem de servio o documento onde so cadastradas as solicitaes de manuteno com seus parmetros de execuo previstos, parmetros de execuo reais, registro de servio dos funcionrios e registro dos servios realizados. O Engeman oferece aos usurios quatro maneiras diferentes de gerao de Ordens de Servios. So elas: Atravs de coletas de valores Atravs da tela de Gerao de OS Atravs de uma Solicitao de Servios Manualmente atravs da prpria tela de OS O Engeman trabalha tambm com seis modelos padres de impresso de OS que atendem perfeitamente qualquer rea de atuao. Estes modelos devero ser previamente definidos no cadastro de empresas (Ver pg.34) para que sejam visualizados posteriormente na tela da OS. Demonstraremos abaixo como so realizadas todas as maneiras de gerao de Ordem de Servios: GERAO POR COLETAS: O Engeman oferece trs maneiras de se coletar valores. Sendo eles acumulativos, por tendncia de variveis ou por eventos. Para se coletar qualquer valor o usurio primeiramente dever cadastrar um equipamento e vincul-lo a um plano de manuteno. Aps este processo ser necessrio acessar a tela do equipamento em questo e clicar na opo (Coleta). Neste cone sero demonstrados todos os pontos de controle que cada equipamento segue. No exemplo abaixo vincularemos um ponto de controle acumulativo a um nibus:</p> <p>Ao acessar a tela de coleta o usurio dever inserir pelo menos os campos obrigatrios na guia Lista e realizar uma primeira coleta na guia Coleta.</p> <p>13</p> <p>Ser exibido tambm nesta tela um grfico que gerar um histrico das coletas realizadas. Para se visualizar este grfico clique na opo (Exibir Grfico). A partir do momento que as coletas atingirem o limite estipulado no plano relacionado ao equipamento o sistema automaticamente gerar um aviso informando que o limite do plano foi extrapolado e dever ser aberta uma OS para ser realizada a manuteno:</p> <p>Marque esta opo e confirme a operao</p> <p>14 Ser gerada uma OS automaticamente que poder ou no ser visualizada pelo usurio bastando apenas solicitar ao sistema para visualiz-la e escolher o modelo a ser impresso:</p> <p>Da mesma forma que foi realizada a gerao da OS acumulativa representada no exemplo acima, dever ser realizada a coleta de tendncia de variveis. Porm ao se vincular o equipamento ao ponto de controle, dever ser algumas informaes a mais. Veja um exemplo:</p> <p>O campo Set Point obrigatrio porque define qual o ponto ideal para a variao da tendncia.</p> <p>15</p> <p>A maneira de se coletar idntica coleta acumulativa, tendo como diferena a quantidade a maior e a menor que foram especificados na vinculao do plano ao equipamento. Caso se exceda algum limite estipulado ser gerado tambm um aviso de gerao de OS.</p> <p>Os eventos so coletados atravs das OSs que so geradas. Se o usurio definir ao sistema que foram coletados dois eventos de presso elevada e tiver algum plano que extrapole estes dois eventos ser gerado um aviso informando a gerao de OS:</p> <p>16</p> <p>TELA DE GERAO DE OS: Os exemplos acima atendem apenas programaes acumulativas. Para se gerar as OSs peridicas o usurio dever acessar a tela Gerao de OS atravs do menu Processos:</p> <p>O usurio ter a possibilidade de gerar as OSs em modo simulado para que sejam verificados alguns detalhes. Para isto basta clicar no boto Simulado e se desejar o usurio poder tambm gerar estas mesmas OSs em um arquivo auxiliar, no incluindo as mesmas no banco de dados do sistema. Para isto clique na opo Usar Arquivo Auxiliar. Veja um exemplo de como ficar a tela de gerao de OS:</p> <p>17</p> <p>Botes Simular e Usar Arquivo Auxiliar</p> <p>O usurio ainda ter a opo de informar ao sistema para...</p>