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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
A IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DE RISCOS PARA A
VIABILIADE DO PROJETO
Por: Leonardo Bastos Barbosa
Orientador
Prof. Nelsom Magalhães
Rio de Janeiro
2011
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
A IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DE RISCOS PARA A
VIABILIADE DO PROJETO
Apresentação de monografia à Universidade
Candido Mendes como requisito parcial para
obtenção do grau de especialista em Gestão de
Projetos.
3
AGRADECIMENTOS
A Deus que me deu perseverança e
força para encarar esta carreira e aos
professores do curso em especial
Mario Manhães e Marcelo Viola, que
transmitiram suas experiências para
que consigamos ser profissionais
éticos e qualificados.
4
DEDICATÓRIA
Dedico ao meu Pai que é um desbravador
da vida e me ensinou muito sobre ela e
também a minha Mãe que sempre me
acolhe em qualquer momento que eu
precise, onde também ambos sempre me
deram força em meus caminhos e minha
namorada pela felicidade que me
proporcionou ao longo desse tempo no
curso.
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RESUMO
O presente trabalho tem o intuito identificar a importância do
gerenciamento de riscos para a viabilização dos projetos de implantação de
software de gestão, para isso apresentamos inicialmente o software de gestão
no cenário de projetos de implantação, mostrando a estrutura do sistema
vetorh que é um software de gestão empresarial na área de recursos
humanos. Analisamos no estudo o fundamento do gerenciamento de riscos,
demonstrando todo o conceito do tratamento do risco em projetos para avaliar
qualquer tipo de risco que seja identificado no projeto, evitando assim,
impactos negativos que poderiam inviabilizar o projeto. Ressaltamos no
estudo como o gerenciamento de risco está ligada à viabilidade e sucesso de
um projeto seja ele um projeto grandioso ou até mesmo um pequeno projeto.
.
6
METODOLOGIA
O embasamento dessa monografia foi pesquisado em livros,
monografias, revistas especializadas e artigos publicados na internet.
Teve como base para a análise, o conceito de implantação dos sistemas
sênior e o estudo do software vetorh.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I - Software de Gestão 09
CAPÍTULO II - Gerenciamento de Riscos 36
CAPÍTULO III – Viabilizando projetos de implantação 43 de softwares de gestão com o gerenciamento de risco CONCLUSÃO 47
BIBLIOGRAFIA 48
ÍNDICE 49
FOLHA DE AVALIAÇÃO 51
8
INTRODUÇÃO
Atualmente qualquer grande ou pequena empresa necessita de um software
de gestão afim de agilizar seus processos empresariais. Desta forma muitas
empresas optam por procurar no mercado um sistema pronto do que
desenvolver um sistema exclusivo, de certo modo pode ser mais vantajoso,
inclusive se avaliarmos pelo critério de um software consolidado no mercado.
Sendo assim a empresa adquirindo o software, deve implantar o sistema afim
de parametrizar o produto conforme a regra de negócio da empresa, desta
forma a empresa de software contratada elabora um projeto, levantando todo o
escopo afim de atender a necessidade do cliente. Esta tarefa aparentemente é
fácil, mas é nesse ponto que acontecem os erros, pois não são avaliados os
riscos no projeto de implantação do software e por muitas vezes ocasionando
prejuízo tanto para as empresas que adquirem o produto e aquelas que
implantam o software. Assim estudando as boas práticas em gerenciamento de
projetos conseguimos obter algumas técnicas e fundamentos em
gerenciamento de riscos que nos auxiliam a identificar, quantificar, qualificar e
monitorar os riscos afim de criar um plano de gerenciamento de riscos. Tudo
isto serve para obter um domínio maior a qualquer tipo de evento que ocorra
dentro do projeto, demonstrando seu possível impacto e com um plano de
ação pronto afim de não inviabilizar o projeto.
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CAPÍTULO I
SOFTWARE DE GESTÃO
1.1 – Entendendo sobre o Software de Gestão
Entendemos como software de gestão, qualquer sistema que gerencie
informações de algum processo auxiliando em tomadas de decisões e controle
ou cálculos de rotinas. Neste estudo vamos focar em um sistema de gestão
empresarial para Recursos Humanos (sistema Vetorh da empresa Sênior
Sistemas) onde tem como objetivo controlar toda a rotina de um RH como
folha de pagamento, ponto, benefícios, segurança e medicina do trabalho,
cargos e salários, recrutamento e etc...
1.2 – Estrutura do Sistema Vetorh
Aqui iremos explanar toda a estrutura do software da Sênior sistemas
(VETORH), com o intuito de entender todas as rotinas do sistema para atender
uma empresa.
Administração de Pessoal (Rubi) O módulo de Administração de Pessoal (Rubi) – gerencia os colaboradores
nos aspectos legais e gerenciais, abrangendo todo o departamento de pessoal,
tratando desde admissão, transporte, férias, folha de pagamento e
recolhimento de impostos até rescisão contratual.
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Características Gerais
• Faz alocação dos colaboradores sob três estruturas: legal (filial),
gerencial (organograma) e contábil (centro de Custo);
• Reconhece colaboradores como empregados ou terceiros;
• Realiza adaptações legais e às convenções coletivas, efetuadas por
meio de assinalamentos facilmente indicados pelo usuário;
• Mantêm histórico de salários, promoções, adicionais, estabilidades,
transferências entre filiais e áreas, cargos, horários, centro de custos,
vínculos, sindicatos e afastamentos;
• Trata servidores públicos nos assuntos da contagem de tempo, histórico
de funções, de cargos e de funções gratificadas em substituições,
atendendo às emendas constitucionais de números 19 e 20 de 1998;
• Calcula e controla períodos de Licença Prêmio e Prêmio Assiduidade;
• Controla documentos para recolhimento e pagamentos em formulários
para impressão em papel branco, dispensando custos com aquisição de
pré-impressos;
• Monitora cálculos de folha, férias, rescisões, provisões e informe de
rendimentos.
• Efetua simulações de cálculos de folha de pagamento mensais e 13º
salário;
• Possibilita identificar grupos de eventos ou características cujos valores
ficam de fora do cálculo da contribuição patronal na GPS, devido a uma
liminar concedida;
• Gera informações exigidas pelo HomologNet.
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Folha de Pagamento
• Permite cálculos mensais, quinzenais e semanais, folha complementar,
adiantamentos, vales, participação nos lucros, 13° salário adiantado
(podendo adiantar 100%, com provisão dos descontos de INSS e IRRF),
integral e complementar, de forma parcial ou por agrupamento de
empresas;
• Trata o cálculo retroativo do Dissídio Coletivo, assim como os seus
recolhimentos e informações do Sefip;
• Integrado com o módulo Jurídico, efetua pagamentos e recolhimentos
decorrentes das sentenças das Reclamatórias Trabalhistas;
• Controla empregado com mais de um contrato de trabalho;
• Gera horas com integração automática de afastamentos, faltas, férias e
rescisões;
• Calcula rateio de mão-de-obra por centro de custo (indústria e escolas,
por exemplo), cliente (prestadores de serviço e cooperativas) ou
projeto/fase (engenharia, dentre outras);
• Calcula e emite RPA (Recibo de Pagamento Autônomo) para os
terceiros;
• Calcula folha de professores com diversos salários e horários por
disciplina e atividade;
• Contabiliza folha e provisões, férias, 13º salário e rescisões com os
encargos;
• Gera o Caged e Anuais (Rais, Dirf, Informe Rendimentos, Convênios
Pagamento PIS);
• Gera informações para o Sefip Mensal, Dissídio/Convenção,
Reclamatória Trabalhista, mantendo todas estas informações enviadas
armazenadas, podendo efetuar Retificação;
• Gera a GPS – recolhimento de INSS, com controle de compensações,
recolhimento mínimo, convênios, isenção filantrópica, SAT
aposentadorias especiais e prazos determinados pela Lei 9.601/98,
empresas cedentes de mão-de-obra e tomadoras de serviços,
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compensando os 11% retidos na Nota Fiscal, e na empresa tomadora
de serviços gera a GPS relativa à retenção dos 11%, em nome da
cedente;
• Emite GPS Individual (carnê INSS);
• Emite Darf do IR Fonte e de impostos mensais, tais como: Simples,
Cofins, PIS Faturamento e PIS Folha, CSL, IRPJ, com recolhimento
trimestral e controle de parcelas;
• Emite GRCS (Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical);
• Controla e calcula a correção, juros e multas de Recolhimentos em
atraso (INSS, FGTS, Darf e GRCS);
• Possui extrema facilidade de parametrização para atender diferentes
modelos de contrato de trabalho, como: horistas, mensalistas, diaristas,
comissionados, tarefeiros, celetistas, estatutários, professores,
aposentados, médicos, temporários e safristas, dentre outros.
Salários
• O salário pode ser informado por hora, dia, mês, tarefa ou
atividade/disciplina (professor);
• Os salários podem ser informados diretamente nos colaboradores ou
então atrelados a tabelas salariais;
• As tabelas salariais podem ser criadas no modelo de matriz (classes e
níveis) ou lista, podendo ainda conter um valor de referência para
conversão dos pontos;
• Mantém a tabela salarial atrelada aos cargos da empresa, permitindo
ainda simulações salariais e impacto financeiro sobre as remunerações.
Férias
• Calcula e emite avisos e recibos de férias normais, coletivas e
programadas;
• Trata afastamentos e faltas nos períodos aquisitivos de férias,
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permitindo determinar o número de meses e dias de direito do período
aquisitivo de férias.
Rescisões
• Calcula rescisões normais e complementares, de forma individual e
coletiva;
• Permite fazer a simulação do cálculo da rescisão, sem gerar
afastamento ou apontar qualquer parâmetro que indique que a mesma
foi calculada;
• Tabela de direitos nas causas de rescisões parametrizáveis pelo
usuário;
• Controla vários períodos de estabilidade;
• Calcula a rescisão contratual com um mínimo de informações,
permitindo alterações em quaisquer valores calculados;
• Emite aviso prévio, recibo e demonstrativo rescisório, GRFC e seguro-
desemprego;
• Gera informações para a GRRF Eletrônica.
Administração de Pessoal
• Emite todos os documentos admissionais (Contrato de trabalho e
experiência, declarações e autorizações), permitindo ao usuário alterar
todos os modelos existentes;
• Gerencia os salários por meio de tabela salarial, que pode ser matriz ou
lista;
• Controla a composição salarial, gerando um histórico dos eventos e dos
motivos relacionados ao aumento ou diminuição da remuneração;
• Trata a ficha registro eletrônica com foto;
• Emite declarações e fichas dos dependentes de SF e IR;
• Controla os vencimentos de contratos a prazo e de experiência;
• Emite relação de distribuição e desconta o vale-transporte;
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• Emite relação de contribuições ao INSS, requerimentos de
aposentadorias, auxílio-doença e a CAT de acidente de trabalho;
• Simula valores de aposentadoria e auxílio-doença e apura o tempo de
contribuição;
• Fornece saldos, saques e extratos de FGTS atualizados;
• Faz a integração contábil e financeira com o ERP Sapiens® e outros
ERPs.
Geração de Escalas
• Gera escalas de trabalho automaticamente a partir de parametrizações
por área, cargo, turno, descansos e a disponibilidade dos colaboradores
por dia, para que o revezamento em dias diferentes fique equilibrado
entre os membros de cada equipe;
• Possibilita aos colaboradores, por meio do módulo WEB, indicar dias de
preferência de folga;
• Permite que sejam programadas dobras de turno e folgas bônus (prêmio
de assiduidade).
Ponto e Refeitório ( Ronda )
• Automatiza o controle de frequência, inclusive ao refeitório dos
colaboradores, permitindo uma melhor administração e
acompanhamento da apuração de ponto, com alocação da mão-de-obra
realizada em cada centro de custo, consumo e reserva de refeições;
• Possibilita acompanhamento minucioso dos afastamentos nas mais
diversas situações;
• Fornece informações em tela ou relatórios dos colaboradores presentes
e/ou ausentes, horas extras, horas faltas, compensações, informações
estatísticas por colaborador, dados para fins de custos e informações
gerenciais;
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• Pode ser implantado em empresas dos mais diversos ramos de
atividade, auxiliando no gerenciamento dos recursos humanos, na
redução de custos, na automatização de tarefas repetitivas, na
segurança das instalações e na democratização das informações para
todos os níveis da hierarquia.
Portaria 1510
O módulo Ponto Eletrônico (Ronda) versão P1510 atende todas as
funcionalidades exigidas pela Portaria 1510, em vigor a partir de agosto de
2009, aprovada pelo Ministério do Trabalho e Emprego, com base na nova
regulamentação do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP).
A Portaria 1510 altera as rotinas de RH de todas as empresas no Brasil e a
Senior já está adaptada aos novos padrões de software e hardware.
Fornecemos a solução completa para que as empresas possam se adequar à
nova legislação, evitando imprevistos e problemas, ganhando em tempo e
recursos.
Coleta de Marcações
A coleta de marcações de relógios de ponto e/ou acesso pode ser feita de
duas maneiras:
• Off-line: compatível com qualquer marca de relógio eletrônico existente
no mercado por meio da integração por arquivo texto;
• On-line: recebe as marcações dos relógios de forma instantânea.
Já a marcação de ponto no computador pode ser:
• Digitação: manual diretamente no sistema por meio da Intranet ou
quiosque personalizado, podendo ainda utilizar uma leitora de crachás;
• Captura Ponto: programa fornecido sem custos adicionais, desenvolvido
para permitir controle semelhante a um relógio eletrônico, evitando
fraudes na marcação do ponto por meio de controle de data e hora
independente do Windows;
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• Marcação pela Web: acessando o Ronda® Web pela Intranet, quiosque
ou portal de RH.
Está disponível também a Geração automática de marcações:
* Baseado nas escalas/horários: o sistema pode gerar as marcações
baseando-se nas escalas e nos horários de trabalho definidos para os
colaboradores;
* Via regra: Regras podem gerar marcações conforme a necessidade do
cliente.
Apuração
• Realiza a apuração do ponto para empregados, terceiros e parceiros,
podendo ser efetuado de forma individual, coletiva ou por lote de
colaboradores;
• Permite períodos de apuração definidos pelo usuário por meio de
códigos de cálculo;
• Administra escalas de trabalho, permitindo revezamentos, controle de
turmas, feriados e a busca automática de até seis horários por dia;
• Calcula horários do tipo rígido, móvel ou flexível, inclusive com horários
mistos com a combinação dos tipos rígido e móvel;
• Apura horas de trabalho, de faltas, de atrasos, de saídas antecipadas,
de saídas intermediárias, de horas extras, de afastamentos e de
compensações;
• Controla tolerâncias e limites de extras, de faltas, de atrasos e de saídas
antecipadas;
• Calcula horário noturno diferenciado por sindicato;
• Permite projeção de horário em dias de folga, respeitando o cálculo das
tolerâncias e dos limites do horário;
• Apura horas de professores por meio do cadastramento de suas
disciplinas e atividades;
• Calcula entradas, saídas e extras justificadas;
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• Controla dias facultativos, sem desconto de horas para o colaborador;
• Controla interjornada nos cadastramentos;
• Apura saldos ou acumuladores de situações para o controle de
compensações de extras e de faltas;
• Gerencia pontes (troca de horários entre duas datas) e dias
compensados;
• Trata horas de sobreaviso e prontidão e horas paradas (produção);
• Fornece informações gerenciais e operacionais referentes à frequência
aos diversos departamentos da empresa;
• Fornece relatório de cartão de ponto com totais da apuração, do
refeitório e dos eventos gerados para o colaborador;
• Fornece relatório de quadro de horários do período atual ou futuro;
• Fornece gráficos e relatórios estatísticos da apuração.
Rateio de Mão-de-Obra
• Realiza cálculo rateado das horas normais, das extras, das ausências e
dos afastamentos;
• Calcula as horas de deslocamento entre os rateios;
• Faz a leitura eletrônica do rateio via relógio de ponto ou de acesso,
permitindo empréstimo de mão-de-obra entre departamentos, centros
de custo ou obras da empresa;
• Apura horas trabalhadas por projeto e fase;
• Possibilita digitação e acerto das horas rateadas;
• Fornece relatório das horas rateadas, totalizando por local ou por centro
de custo.
Banco de Horas
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• Controla compensações de horas extras e das horas de falta;
• Permite determinar limites diários, semanais e mensais para as
compensações;
• Permite definição do fechamento do banco de horas efetuado em
qualquer período;
• Realiza integração com sistemas de folha de pagamento das horas não
compensadas;
• Fornece relatórios do banco de horas, com horas a serem compensadas
e horas excedentes do banco que deverão ser pagas na folha de
pagamento.
Acerto de Ponto
• Realiza o acerto individual ou somente pelas exceções do período;
• Possibilita o abono de forma descentralizada;
• Permite criação de regras para consistência dos abonos e controle de
ações de abono por usuário do sistema;
• Gera log dos acertos realizados;
• Fornece relatório das exceções da apuração para abono do ponto;
• Fornece relatório de auditoria da apuração e dos abonos realizados;
• Controle de autorização das horas extras, separando as horas não
autorizadas;
• Controla os dias não verificados e a justificativa das marcações
digitadas pelo usuário;
• Gerência das solicitações e aprovações das extras entre os níveis de
chefia.
Integração com a Folha
• Gera eventos do tipo hora, valor ou quantidade para sistemas de folha
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de pagamento;
• Gera simulação e cálculo de projeção de horas para pagamento no
escuro;
• Realiza cálculo diferenciado para mensalistas, horistas, diaristas e
tarefeiros;
• Calcula DSR e perda do DSR, tanto diurno como noturno;
• Utiliza regras, permitindo uma adequação do cálculo às necessidades
da empresa;
• Integra horas e dias de falta para controle de perda de férias;
• Faz a integração das entregas de benefícios, das solicitações de vale-
transporte e de adiantamentos realizadas nos relógios de ponto e de
acesso;
• Integra o consumo das refeições, tanto em valores como em
quantidade;
• Utiliza rotinas para lançamento de eventos;
• Define o arquivo de exportação dos eventos por meio do gerador de
relatórios;
• Fornece relatórios dos eventos gerados e lançados para os
colaboradores.
Refeitório
• Controla desde a reserva até o efetivo consumo da refeição, que pode
ser tratada por peso ou pela quantidade consumida;
• Diferencia valores para consumo, consumo subsidiado, reserva não
consumida e consumo sem reserva;
• Controla reserva para próxima jornada, considerando as folgas e os
feriados;
• Controla créditos para limitação do consumo nos refeitórios;
• Controla dias gratuitos nos refeitórios;
• Fornece relatórios das reservas e do consumo das refeições, com totais
por local e por colaborador;
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• Fornece relatórios de pico e de auditoria do refeitório.
Cargos e Salários
• Trata de forma moderna e atual a descrição de cargos, com criação
variável dos requisitos, organizados em formação, cursos de
aperfeiçoamento, conhecimentos, habilidades técnicas e pessoais;
• Faz a gestão das habilidades e competências dos colaboradores,
monitorando a performance e a excelência dos colaboradores em
relação ao perfil definido para o cargo;
• Possibilita a formatação das carreiras da organização, de modo que
chefias e colaboradores podem direcionar seus esforços, habilidades e
treinamentos;
• Suporta diferentes modelos de avaliação, inclusive o Feedback 360º,
usando como plataforma a Intranet;
• Certifica conhecimentos e habilidades avaliadas de acordo com as a
parametrização da empresa;
• Gerencia a carreira dos colaboradores, permitindo que o plano de
sucessão seja claro e de conhecimento de todos;
• Efetua as propostas de alterações salariais ou de cargos de acordo com
a política da empresa, estruturas salariais, tempo de serviço/cargo, grau
de instrução, resultados das avaliações de excelência, performance e
domínio, formação e treinamento, entre outros;
• Mantém a tabela salarial atrelada aos cargos da empresa, permitindo
ainda simulações salariais e impacto financeiro sobre as remunerações;
• Avaliação de resultados;
• Ciclo na Avaliação de Desempenho e Competência;
• Plano de Desenvolvimento Individual (PDI).
• Permite avaliação de Desempenho e Competência – PDI com
metodologia 5W2H, integrado com o módulo Treinamento;
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Recrutamento e Seleção
• Combina requisitos do cargo e cadastro completo dos candidatos
internos e externos;
• Apresenta nas triagens e seleções, as pessoas que mais se aproximam
do perfil exigido;
• Permite inclusão de testes, de questionários e de avaliações a serem
aplicadas, determinando as respostas aceitáveis;
• Permite o acompanhamento das etapas do processo seletivo por meio
de Gráfico de Gantt;
• Bloqueia a requisição de pessoal, que origina as novas contratações,
caso o Quadro de Lotação não apresente vagas;
• Automaticamente indica os candidatos efetivados para o registro no
Administração de Pessoal (Rubi);
• Gerencia as fases do processo seletivo, possibilitando que a empresa
faça a comunicação com o candidato por e-mail a cada etapa;
• É totalmente parametrizável para ser utilizado em agências de emprego;
• Gerencia concursos públicos;
• Possibilidade de aprovar as avaliações de colaborador/candidato;
• Cargo da vaga: permite informar um cargo diferente do qual o candidato
será efetivado;
• Gera candidatos a partir do cadastro de colaborador/terceiro/parceiro;
• Atualiza informações cadastrais dos candidatos a partir do cadastro de
colaborador/terceiro/parceiro correspondente;
• Gera ficha médica para candidatos coletivamente desde que estejam
relacionados numa requisição, assim como gera os exames
admissionais previstos no PMSDC;
• Mantém registro do histórico de candidatura dos candidatos e monitora
a participação do candidato em diversos processos seletivos;
• Gera Ranking de Candidatos que auxilia a tomada de decisão do
selecionador, pois permite visualizar os candidatos ordenados pela
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pontuação conquistada no processo seletivo.
• Permite colar o texto formatado do currículo do candidato e procurar
palavras-chave no currículo durante o processo de triagem;
• Gera senhas que permitem que candidatos externos acessem ao
currículo.
Treinamento e Desenvolvimento
• Compara os cursos de formação e aperfeiçoamento efetuados e os
conhecimentos adquiridos pelo colaborador com os requisitos de seu
cargo, levantando as necessidades de treinamentos;
• Permite programar cursos e custos, ou seja, orçamento para cada
exercício. A partir daí, o usuário poderá definir turmas, confirmar
participantes, emitir convites, listas de frequência, certificados e ainda
controlar a frequência, definir público alvo e avaliar o curso e os
participantes;
• Certifica e avalia conhecimentos e habilidades, com aplicação e
correção de testes, tornando-se uma ferramenta indispensável para a
empresa obter a certificação ISO;
• Prevê também auxílio-educação com a apuração de custos e integração
de reembolso diretamente na folha;
• Turmas modulares – Curso modular é composto por disciplinas e sua
conclusão depende da conclusão de todas as disciplinas que o
compõem;
• Avaliação de eficácia: os participantes das turmas poderão ser avaliados
em relação a eficácia do curso realizado. A conclusão das avaliações de
eficácia poderão ocorrer pela X-Windows;
• Permite a definição e acompanhamento do Plano de Desenvolvimento
Individual (PDI), com a possibilidade de integração com a rotina de
avaliação de desempenho (módulo Cargos e Salários) e reservas de
treinamento;
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• Controla a inclusão de colaboradores na lista de espera das turmas e o
aceite do convite de treinamento pelo TRWEB;
• Possibilita utilizar pessoas cadastradas como instrutores de treinamento
sem a necessidade de vínculo com colaboradores.
Quadro de Vagas
• Permite o gerenciamento do quadro de colaboradores por tipo de vaga
(empregado contratado, estagiário, bolsista, terceiro temporário, entre
outros), confrontando autorizados e efetivos para cada cargo existente
na empresa, dentro de seus respectivos turnos, departamentos e
centros de custo;
• Possibilita o controle de todas as transferências ou admissões de
colaboradores, efetivando-as somente se existirem vagas;
• Controla a ocupação das vagas de deficientes físicos, de acordo com a
resolução 630 do INSS;
• Cadastra os responsáveis pelas áreas, identificando os subordinados
diretos e indiretos;
• Cargo da vaga – Permite que um colaborador seja alocado num cargo e
ocupe vaga em outro. Deve ser informado o cargo da vaga no histórico
de cargo do colaborador.
• Possibilita estabelecer cotas de colaboradores aprendizes e
acompanhar os percentuais previstos pela legislação para cada
estabelecimento, em funções que demandem formação profissional.
Orçamento
• Realiza o cálculo dos custos futuros com mão-de-obra com base no
quadro autorizado (projetado) de colaboradores.
• Permite a configuração de inúmeras variáveis de cálculo por área,
incluindo provisões e encargos.
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• Verifica as programações de férias, aumentos salariais, transferências e
demissões;
• Orçamento individual por cenário;
• Cálculo de Provisão de Férias e 13° salário;
• Apresenta valores orçados individualmente, por local e cargo, centro de
custo e cargo.
Participação nos Lucros e Resultados
• Distribui lucros e/ou resultados, sempre que cumpridas as metas, é a
remuneração ideal no atual cenário de competitividade;
• Permite definir as metas a serem alcançadas e controla as etapas
seguintes no plano departamental e individual;
• Executa a apuração dos valores, possibilitando o gerenciamento total do
resultado das metas/objetivos e dos valores a serem distribuídos;
• Integra os valores da distribuição diretamente no módulo Administração
de Pessoal (Rubi).
Segurança do Trabalho
• Melhora o controle, a prevenção de acidentes e sinistros no âmbito da
empresa, sendo o maior objetivo deste módulo;
• Abrange as atividades da CIPA, candidatura dos colaboradores e gestão
dos eleitos (gerando a respectiva estabilidade no emprego) e ainda o
controle de realização e frequência das reuniões;
• Monitora as brigadas de incêndio, as funções dos membros de cada
grupo, os EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) por brigada e
função, além das atas das reuniões;
• Gerencia a localização, manutenção e revisão dos equipamentos de
segurança, inclusive extintores;
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• Trata todos os tipos de EPIs, mapeamento dos equipamentos por área,
cargo ou colaborador, medidas, modelos, vencimento, fornecedores e
treinamentos relacionados ao uso correto dos EPIs;
• Contempla o PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais),
identificando as áreas e atividades de risco, agentes de risco, EPIs e
exames relacionados ao agente, fontes geradoras, histórico dos laudos,
possíveis danos e plano de prevenção;
• Registra e mantém os acidentes de trabalho e os respectivos CATs
(Comunicação de Acidente de Trabalho), gerando estatísticas e gráficos
sobre a natureza dos acidentes, frequência e meses de maior
incidência, tempo no cargo e dias perdidos por acidente de trabalho;
• Gera e mantém o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) atualizado
a partir do PPRA, histórico de exames médicos, transferências de local
e cargo e CATs;
• Mantém os trabalhos do SESMT (Serviço Especializado em
Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho), inclusive planos
de ação decorrentes de atividades da CIPA, bombeiros, serviços de
segurança, acidente de trabalho, sugestões, PPRA e outros;
• Equivalência de EPI;
• Relatório que auxilia a montagem do mapa de riscos;
• PSS (Prevenção, Segurança e Saúde).
• Gerencia as ocorrências de Segurança, classificando em acidentes,
quando o fato ocorreu e gerou ônus para a empresa, seja esta pessoal
ou material e como incidentes, quando trata-se do acidente em
potencial, ou seja, o fato ocorrido que quase resultou em um acidente.
Para as ocorrências podem ser registradas as testemunhas, os custos
gerados para a empresa, planos de ação, causas, agentes causadores
e imagens. Em caso de acidentes, pode-se informar mais de uma vítima
para a mesma ocorrência, permitindo a emissão de CAT.
• Registra a análise de investigação da ocorrência de segurança por meio
do método de Árvore de Causas (ADC). Relaciona as testemunhas que
podem contribuir no levantamento das informações, os membros
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componentes da comissão de investigação e permite elaborar a árvore
de causas do acidente ou incidente, no qual é possível detalhar os
eventos que provocaram a ocorrência.
Medicina Ocupacional
• Gerencia todos os atendimentos médicos no ambulatório da empresa,
tanto os de natureza ocupacional como os assistenciais, agenda de
consultas e exames, pré-atendimento, atendimento, procedimentos
médicos, dados clínicos, receitas, solicitação e registro do resultado de
exames, questionários, encaminhamentos e atestados;
• Trata os resultados e pareceres dos exames definidos no PCMSO
(Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), tanto os
periódicos, como os admissionais, retorno de afastamento, transferência
de local, cargo ou função e acompanhamento pós-demissão;
• Gera automaticamente solicitação de exames com agenda médica para
os exames vencidos;
• Controla todos os procedimentos durante e após a audiometria como os
resultados por frequência (aérea e óssea), mascaramento, pareceres
sugeridos por diversos métodos de interpretação, otoscopia e
meatoscopia, logoaudiometria, imitanciometria, reflexo estapediano e
histórico evolutivo audiométrico;
• Mantém o prontuário clínico eletrônico de cada indivíduo (colaborador,
dependente, candidato, visitante, entre outros), contendo seus
antecedentes pessoais, familiares e profissionais, deficiências físicas ou
mentais, subnormalidades, atendimentos médicos, exames realizados e
imagens;
• Possui registro do CID (Código Internacional de Doenças), tabela AMB
(Associação Médica Brasileira) e cadastro de remédios;
• Personaliza agenda por usuário para consultas internas e
encaminhamentos para atendimentos externos;
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• Apresenta estatísticas de atendimentos que indicam as doenças
ocorridas, permitindo aos profissionais da área mais estudo e prevenção
de suas causas;
• Controle de estoque de medicamentos (remédios, vacinas);
• Controle de vacinação;
• Cálculo do IMC (Índice de Massa Corporal) com possibilidade de
identificar as categorias de obesidades existentes;
• Subnormalidade com possibilidade de identificar o grau de atenção;
• Pós-atendimento médico;
• Identificar o PCMSO por filial;
• Registra remanejamentos sugeridos pelo INSS nas situações em que o
colaborador não possui aptidão para realizar sua atividade por motivo de
doença, mas pode realizar outra atividade temporariamente.
Jurídico
• Controla a administração das ações trabalhistas nas quais a empresa
figura como parte. A consulta ao cadastro possibilita o
acompanhamento e emissão dos relatórios das ações, seus
pagamentos, recursos e suas respectivas audiências, para a tomada de
providências e convocação de testemunhas;
• Auxilia na contratação de ex-empregados e ajuda a empresa na
identificação de antigos reclamantes;
• O cálculo de ações trabalhistas permitirá a inclusão dos pedidos feitos
pelos reclamantes na ação trabalhista e efetuará o cálculo dos valores
correspondentes. Com isto, a partir dos valores calculados, a empresa
poderá efetuar simulações para acordos e determinar o que considera
passível de negociação ou não. A aplicação da tabela de atualização
trabalhista poderá ser feita mensalmente, mantendo os valores devidos
sempre corrigidos. Todos os valores calculados ficarão gravados para
futuras pesquisas e auxiliarão aos prepostos e advogados nas
28
audiências;
• Possibilidade de cálculos de diversas verbas: salário, hora extra,
adicional de periculosidade, adicional de insalubridade, adicional
noturno, aviso prévio indenizado, reflexo em férias, reflexo no 13º
Salário, reflexo DSR, FGTS, INSS, imposto de renda, multa artigo 477,
multa FGTS, entre outras;
• Cadastro de diversos cenários de reclamatória trabalhista tais como:
original, simulado, proposta de acordo e a própria sentença. Permite
duplicar ou copiar informações de uma ação/cenário;
• Visualização dos totais, bem como do valor mensal de cada verba
calculada para cada reclamante da ação trabalhista;
• Impressão do cálculo da reclamatória trabalhista;
• Integração com o Administração de Pessoal (Rubi) para geração de
SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à
Previdência Social) a partir das sentenças das reclamatórias
trabalhistas.
• Permite o cálculo das provisões das verbas calculadas na reclamatória
trabalhista.
Benefícios
• Trata o kit benefícios (vale-alimentação, refeição, compra, transporte,
combustível, entre outros) por meio da troca de arquivos com empresas
conveniadas como Ticket, VR, Sodexho e outras;
• Permite a gestão de empréstimos concedidos pela própria empresa ou
financeira do grupo, tratando os descontos na folha de pagamento,
cálculo dos juros e parcelas e refinanciamento do saldo devedor;
• Atende aos requisitos da MP 130 e Decreto 4840 de 17/09/2003 que
instituiu o empréstimo consignado, prevendo troca de arquivos com
diferentes instituições financeiras;
• Controla diferentes seguradoras e planos de saúde, tanto do titular
29
como dos dependentes, gestão das despesas não cobertas pelo plano
ou que tenham coparticipação do segurado (mensalidade, segunda via,
consultas, exames e internações), além de critérios de subsídio quando
a empresa participar dos pagamentos;
• Trata o auxílio-creche até a idade definida pela empresa, tanto para
creches como para babás, com diferentes critérios de subsídio, cálculo e
pagamento dos reembolsos;
• Possibilita o registro de todos os atendimentos realizados pela
assistente social, assim como o de instituições conveniadas, mantendo
atualizado o perfil socioeconômico dos colaboradores e gerando
consultas e relatórios que agilizarão o processo de tomada de decisão
quanto à concessão de benefícios.
Pesquisas
Módulo desenvolvido para atender as demandas do RH sobre pesquisas de
opinião como clima organizacional, eleições de CIPA e associação de
colaboradores, além de outros programas internos.
• Permite a criação de diferentes tipos de pesquisas;
• As pesquisas podem ser abertas (identificadas por usuários e senha) ou
fechadas (anônimas);
• Definição do público alvo da pesquisa: empresa, filial, local, centro de
custo, nível hierárquico, sindicato, dentre outros agrupamentos
possíveis;
• Possibilita agrupar as perguntas por assunto além de vincular imagens a
perguntas e respostas dos questionários;
• As perguntas podem ter respostas de diferentes formas: objetiva,
múltipla escolha, quantitativa, prioridade, data, subjetiva, podendo ter
observação ou não;
• Definição das respostas possíveis, valores mínimo e máximo ou notas
correspondentes;
30
• Tabulação dos resultados da pesquisa por assunto, pergunta e outros
dados informados no questionário;
• Criação de gráficos de análise do questionário, inclusive os
comparativos com pesquisas anteriores.
• Pesquisa na X-Windows. As pesquisas poderão ser respondidas
também na versão X-Windows pela opção
Pesquisa/Pesquisa/Responder.
• Gera pesquisas anônimas com identificadores que não precisam estar
vinculados com colaboradores.
Tarefeiros
• Gestão do trabalho agrícola, com apontamento das tarefas por núcleos,
fazendas, glebas, talhões e turmas, inclusive dos fiscais responsáveis;
• Cálculo das tarefas, súmula 90 (horas in itinere), DSR, adicionais,
gratificações, faltas e adiantamento salarial;
• Tratamento dos sábados, domingos e feriados trabalhados;
• Importação dos movimentos por coletores de campo;
• Relatório de acompanhamento das tarefas (pirulito);
• Cálculo diário e fechamento mensal.
Transporte Coletivo
• Controla as escalas de serviços dos colaboradores por meio do cadastro
de terminais, linhas, serviços, folgas, feriados, entre outros.
• Controla a frota de veículos, marcas, modelos e os tipos de veículos;
• Controla as ocorrências de acidentes e multas de trânsito,
monitoramento estatístico para tomada de medidas de prevenção;
• Trata as ocorrências, punições e substituições de motoristas e
cobradores.
31
Portal de RH
A principal característica do portal do RH é permitir a descentralização das
informações dos colaboradores, possibilitando que o gestor de área se
transforme também num gestor de recursos humanos.
Além da publicação de notícias, políticas, práticas e procedimentos de RH, o
portal se transforma numa ferramenta útil para disseminar valores e cultura,
incentivar a autogestão das áreas, reduzir os prazos dos ciclos internos de
gestão e aumentar a eficácia do RH em todos os níveis da corporação. Por
meio desta tecnologia, o gestor de área pode:
• Consultar informações sobre os colaboradores da sua área, como ficha
registro, ficha financeira, histórico de treinamentos, avaliações,
habilidades, competências e formação, dentre outros;
• Fazer a programação de férias;
• Realizar os acertos de ponto, situações apuradas, banco de horas e
refeitório;
• Solicitar e/ou aprovar benefícios, participação em treinamentos,
promoções e aumentos salariais;
• Abrir uma solicitação de pessoal;
• Dar manutenção no quadro de vagas e nos itens de orçamento;
• Emitir os mais variados relatórios estatísticos sobre os colaboradores de
sua área, facilitando o processo de tomada de decisão sem precisar
recorrer ao RH.
Viagens
Integra todas as partes envolvidas no processo de viagens corporativas:
solicitante ou viajante, aprovador, setor de compras e setor financeiro;
• Funciona ainda como uma ponte entre a empresa e as agências de
viagem, interligando o solicitante e o fornecedor;
• Planeja e gerencia as viagens empresariais, controlando itinerários,
32
despesas por tipo e adiantamentos de viagem;
• Realiza as conciliações entre as despesas de viagem e as faturas de
cobrança das agências de viagem.
Contratadas
• Redução do tempo de contratação, por meio do cadastramento dos
candidatos realizados pelos prestadores;
• Agilidade na identificação dos trabalhadores, pela geração automática
dos crachás após confirmação da contratação;
• Automação da administração, com workflow de validação com várias
áreas envolvidas, verificação de documentos, exames e treinamentos, e
acompanhamento do quadro de colaboradores;
• Auditoria comportamental, com registros das auditorias em campo para
acompanhamento dos desvios de segurança;
• Controle dos exames periódicos, comunicado dos exames a vencer para
monitoramento da saúde ocupacional;
• Controle de interjornada ou jornada excessiva, relatórios de
acompanhamento de horas diárias, semanais ou mensais;
• Bloqueio de acesso no caso desrespeito ao descanso mínimo, além de
documentação, exames e treinamentos pendentes;
• Recolhimentos e Encargos, informação dos pagamentos das
Contratadas ao INSS;
• Apuração de valores, acompanhamento dos valores praticados pelas
contratadas, apuração das horas e valores a serem pagos.
Outra característica marcante do sistema é o alto índice de
customizações, isto é, a propriedade do software de se adequar conforme as
necessidades do cliente. Pois o software possibilita implementações de rotinas
especificas do cliente, que podem elaboradas através de regras.
33
O sistema também permite parametrizar relatórios com quebras e
filtros, relatórios de exportação e importação, processos automáticos para
geração de uma rotina específica agendada e também geração de novas telas
com até sub-sistemas com rotinas dentro do próprio sistema, utilizando as
tabelas bases do banco de dados do sistema.
Analisando esse ponto da perspectiva do projeto este processo é o que
demanda mais horas e também deve ser bem elaborado e acompanhado afim
de atender todo o escopo do projeto conforme a regra de negócio do cliente.
1.3 – Ciclo de vida dos projetos de implantação Sênior
A implantação inicia após a contratação do sistema, e subentende-se
que já estão definidos quais módulos serão implantados, e até mesmo as
prioridades. Também já devem estar estimados o tempo de implantação e o
valor dos serviços, tarefas que devem fazer parte do processo de venda.
A implantação é realizada de acordo com a quantidade de horas
previstas para implantação (não são as horas comercializadas) e se divide em
implantação com até 160 horas e implantação com mais de 160 horas.
Para implantação com mais de 160 horas que é o nosso caso de estudo, a
implantação se divide em 4 fases, que se constituem no seu ciclo de vida:
Fase 1 - Instalação do Ambiente Técnico e Gerencial
Nesta fase é realizada o conceito dos módulos que serão implantados e
o levantamento de ambiente técnico para instalação do sistema e também é
realizado o termo de abertura do projeto.
34
Fase 2 - Levantamento de Dados do Projeto
Nesta fase é realizada a instalação do sistema no ambiente do cliente,
levantamento das customizações, validação dos usuários chaves e declaração
do escopo.
Fase 3 - Definições, Parametrizações, Customizações e Interfaces
Realiza as parametrizaçoes junto ao cliente junto com os testes da
rotina criada, simula a rotina dentro do sistema como um todo e recebe o
aceite do cliente com a homologação da rotina.
Fase 4 - Treinamento, Liberação e Encerramento do Projeto.
É realizado o treinamento dos usuários para a operação do sistema,
executa um paralelo com a produção, realiza a entrada do sistema em
produção, acompanha a produção, encerra o projeto com o aceite de uso
do sistema.
1.4 – Benefícios com a implantação do software de gestão de
Recursos Humanos
A realidade do mercado corporativo exige que as empresas invistam
cada vez mais em sistemas de informação que garantam suporte confiável
para tomada de decisões, desta forma com a realização da implantação do
sistema com uma metodologia planejada os sistemas adaptam-se facilmente
às características e necessidades de cada empresa, processando,
armazenando e gerenciando uma grande variedade de informações.
35
Uma grande vantagem do sistema de gestão de recursos humanos é o poder
de processamento e otimização das principais rotinas do RH como folha de
pagamento,ponto,impostos,automatizando processos e eliminando
redundâncias, que quando integrados proporcionam uma solução completa
para o gerenciamento das informação servindo como base em decisões
estratégicas para o alto escalão da empresa através de relatórios gerencias.
Na questão de segurança de dados da empresa, o sistema possui uma
interface que possibilita restringir acessos a determinado dados da empresa e
toda sua informação esta em um banco de dados, tornando possível a
realização de backups para assegurar dados em determinados momentos.
As atualizações do sistema sempre estarão espelhando as últimas
informações do governo, se tratando de um software confiável, pois trará
medidas provisórias, legislação trabalhista ou normativas técnicas deixando o
sistema confiável para sua perfeita utilização e para possíveis fiscalizações.
36
CAPÍTULO II
GERENCIAMENTO DE RISCOS
2.1 – O que são Riscos em Gerenciamento de Projetos?
Um risco é um evento potencial ou condição incerta que, caso ocorra,
provoca um efeito positivo ou negativo nos objetivos do projeto.Todo risco a
ser tratado tem pelo menos uma causa e, caso ocorra, uma conseqüência
(impacto) nos objetivos do projeto.
Impactos positivos ⇒⇒⇒⇒ oportunidades
Impactos negativos ⇒⇒⇒⇒ ameaças
Para GATES (2000), as empresas devem possuir um mecanismo de resposta
rápida às mudanças. Porém, apenas responder de forma rápida a um estímulo
ou risco não atende mais a todas as necessidades do mercado; é preciso ser
proativo. Estamos na era da Proatividade, onde torna-se muito claro que
aquele que consegue se antecipar às mudanças e aos riscos, obtém vantagem
competitiva.
Um risco é composto por 3 componentes:
§ Evento:
A ocorrência em si com sua causa-raiz.
§ Probabilidade:
A chance da ocorrência do evento.
§ Impacto:
O efeito sobre os objetivos do projeto, se o evento de risco
ocorrer.
37
Entretanto, para que um projeto possa ser realizado com êxito, sabendo que
ao longo dele possa correr algum riscos que inviabilize a realização de alguma
atividade, para isso, é necessária uma análise aprofundada dos riscos
associados aos projetos. Estes riscos previamente identificados e controlados
podem evitar possíveis erros e até mesmo contribuir com mudanças, como
melhorias no planejamento inicial do projeto.
A análise e gerenciamento de riscos pretendem auxiliar a equipe de projeto a
reconhecer e gerenciar incertezas durante o processo. É necessário que o
gerente de projetos seja capaz de identificar problemas concretos, e, de
preferência, com sua probabilidade de ocorrer.
Estudos do PMI mostram que 10% dos riscos que acontecem em projetos
de qualquer natureza não foram identificados pelas equipes responsáveis pelo
gerenciamento de riscos (PMI, 2004).
2.2 – O Gerenciamento de Riscos no Projeto
Como já iniciado no cap. 2.1, o gerenciamento de risco faz com que não
tenhamos surpresas no projeto, tendo um plano de ação para cada tipo de
risco identificado, seja ele positivo ou negativo, sendo assim seu objetivo como
um todo é minimizar a probabilidade e o impacto de eventos que podem afetar
negativamente os objetivos do projeto e maximizar a probabilidade e o impacto
de eventos que podem afetar positivamente os objetivos do projeto.
Para VERZUH (2001) “ toda gestão de projeto é um gerenciamento de
risco”, e ele alega ainda que “ o gerenciamento dos riscos é o trabalho principal
de uma gestão de projetos”, baseado na visão em que as técnicas de gestão
são também técnicas de prevenção de riscos. Na prática, os gerentes devem
38
começar a identificar os riscos associados aos projetos desde a sua fase
inicial.
O processo de gerenciamento de riscos inclui:
• Identificação de riscos – identificar riscos de projeto, de produto e de
negócios;
• Análise de riscos – avaliar as possibilidades e as consequências
desses riscos;
• Planejamento de riscos – traçar planos para evitar ou minimizar os
efeitos dos riscos;
• Monitoração de riscos – monitorar os riscos durante todo o projeto.
“Eu não me preocupo com as coisas que sei que não sei. Eu só me preocupo
com as coisas que não sei que não sei. Porque as coisas que sei que não sei,
é fácil – é só procurar que vou saber. Porém, as coisas que não sei que não
sei, não tenho nem por onde começar”. ( Einstein, 1940)
2.3 – O plano de gerenciamento de riscos
É um documento formal, que deve ser preparado antecipadamente ao início do
projeto, com informações que serão úteis no gerenciamento de riscos do
projeto. Este plano decide como abordar e planejar as atividades de
gerenciamento de risco. Ele também servirá como base para qualquer dúvida a
ser esclarecida sobre o processo de gerenciamento. As informações
constantes no plano são:
• Metodologia: definição do enfoque, ferramentas e fontes de dados;
• Papéis e responsabilidades: definição da liderança, do suporte e da
equipe de gerenciamento do risco;
39
• Orçamento: estabelecimento de um orçamento para o gerenciamento de
risco do projeto;
• Prazo: definição da frequência do processo de gerenciamento de risco
do projeto;
• Classificação: definição do método de classificação do risco para a
análise qualitativa e quantitativa;
• Limítrofe: por quem e de que maneira;
• Relatórios: descrição do conteúdo e do formato do plano de resposta ao
risco;
• Tracking: documentação de como todas as atividades de risco serão
registradas para o benefício do projeto atual, necessidades futuras e
lições aprendidas. Documentação de como os processos de risco serão
auditados.
2.4 – Técnicas para identificação dos riscos
Ocorrências de risco constituem os efeitos potenciais adversos ao
projeto. A sua identificação deve ser feita, primeiramente, durante a iniciação
do projeto, e, em seguida, no seu planejamento. Durante o início do projeto, o
líder deve identificar as interfaces do projeto e o grau de dificuldade em
alcançá-las.
Existem várias técnicas para identificação de riscos, mas antes de tudo
é importante saber que é preciso identificar as causas e não suas
conseqüências e tentar elaborar uma lista completa dos riscos.
40
Uma sugestão de técnica bastante efetiva na identificação de novos riscos é
o brainstorming. Está possui uma abordagem para obtenção de riscos
altamente criativa e sinérgica sem a existência de qualquer tipo de restrição
imposta aos seus participantes. Através da figura de um facilitador, todas as
pessoas envolvidas no projeto se reúnem presencialmente e identificam, sem
nenhum tipo de restrição, riscos potenciais do projeto sob o seu ponto de vista.
Findo este processo, o facilitador agrupa os riscos identificados, eliminando
redundâncias e os mesmos são discutidos por todo o grupo.
Outra ferramenta utilizada seria a técnica Delphi que consiste em obter
opiniões de especialistas com as respostas em anonimato, onde essa opinião
é compartilhada e todos avaliam, depois é reunida esta avaliação e
apresentado os valores médios.e os especialistas fornecem respostas isoladas
em uma primeira rodada, após outras rodadas resulta-se em um grau das
respostas até chegar a um consenso.
A técnica de análise das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, que é
chamada de Análise SWOT, consiste em relacionar em um quadro uma lista
com os pontos fortes, uma lista com os pontos fracos, uma lista com as
oportunidades que o projeto apresenta e uma lista com as ameaças ou
obstáculos ao projeto. Está técnica consegue aumentar a amplitude de riscos
considerados.
2.5 – Análise quantitativa e qualitativa dos riscos
A análise quantitativa é o processo de analisar numericamente o efeito dos
riscos identificados, nos objetivos gerais do projeto. As técnicas para
realização do processo podem ser através de entrevistas, distribuição de
probabilidades, análise de sensibilidade, valor monetário esperado ( EMV ),
análise da árvore de decisão ou modelagem e simulação.
41
A análise qualitativa dos riscos, é um processo de priorização dos riscos
para análise ou ação adicional através da avaliação e combinação de sua
probabilidade de ocorrência e impacto. O nível de probabilidade para cada
risco e seus impactos em cada objetivo do projeto são avaliados utilizando-se
entrevistas ou reuniões com especialistas.
2.6 – Resposta aos riscos
Processo de desenvolvimento de opções e ações para aumentar as
oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto. Utilizam-se
técnicas de prevenção com intuito de alterar o planejamento do projeto para
eliminar um risco, outras técnicas também importantes são as de transferência
dos riscos para terceiros como seguradoras e a mitigação do risco que reduz a
probabilidade de um risco ocorrer para um limite aceitável.
2.7 – Monitoramento e controle dos riscos
Processo de implementação de planos de respostas aos riscos,
acompanhamento dos riscos identificados, monitoramento dos riscos residuais,
identificação de novos riscos e avaliação da eficácia dos processos de
tratamento dos riscos durante todo o projeto.
O PMBOK cita algumas ferramentas que podem ajudar neste monitoramento e
controle do risco.
• Auditoria das respostas ao risco do projeto;
• Revisões periódicas dos riscos do projeto;
• Análises do “earned value”;
• Técnicas de mensuração das respostas;
• Respostas para riscos adicionais.
42
PEREIRA (1999) afirma que a reavaliação servirá para analisarmos se os
riscos realmente foram evitados, se a probabilidade de ocorrência realmente
diminuiu, se o impacto foi minimizado, enfim, se o gerenciamento dos riscos foi
executado com sucesso.
43
CAPÍTULO III
VIABILIZANDO PROJETOS DE IMPLANTAÇÃO DE
SOFTWARES DE GESTÃO COM O
GERENCIAMENTO DE RISCO
3.1 – Riscos no projeto de implantação de software de gestão
Um projeto de implantação de software de gestão geralmente é iniciado
a partir de uma negociação entre a área comercial que negocia a compra do
software. A área comercial faz o contato com cliente realizando a
demonstração do software em conjunto com um pré-venda que realiza o
levantamento inicial de ambiente, requisitos e informações sobre cliente para
estimar as horas do projeto e montar a proposta do projeto, que sendo
aprovada é encaminhado o portifólio de projeto para o gerente do projeto
responsável. Se percebermos desde o início é realizado várias atividades que
são bases para o sucesso do projeto e claro que nessas atividades estão
vários possíveis riscos, que é preciso da análise do gerente de projetos. Em
muitos projetos de implantação de software de gestão não são realizados
estudos efetivo dos riscos e com isso podem ocorrem vários impactos que não
estavam previstos. Inclusive quando são projetos de pequeno porte, pois
acabam não dando atenção por mais que seja um projeto pequeno, por de trás
dele pode haver um risco com impacto tão grande, ocasionando até uma
falência da empresa. Lembrando que este estudo leva somente em
consideração riscos negativos que possam inviabilizar o projeto.
Em exemplo, podemos citar um projeto que foi iniciado por uma
empresa onde a área comercial precisava atingir metas e por interesse
próprio o pré-venda acabou realizando o processo de venda das horas de
implantação abaixo do estimado para poder ganhar a concorrência, isto
44
poderia ser um risco identificado que caso o gerente de projeto tivesse
analisado dentro do seu plano de gerenciamento de risco, haveria seu
monitoramento e uma resposta a esse risco gerando um plano de ação que
poderia ser a renegociação das horas ou até mesmo redefinição do escopo do
projeto para que o não houvesse um impacto maior ao longo do projeto.
O fato do risco ser um fenômeno futurista aliado ao fato de que as
pessoas possuem alguma habilidade de intuição sobre alguns aspectos do
futuro, faz com que esta técnica se torne ideal para aplicações lógicas
(Pritchard, 2001).
Os eventos de risco podem, freqüentemente, ser prevenidos ou evitados
alterando-se a abordagem planejada inicialmente. Para cada área de projeto
existem várias estratégias alternativas disponíveis a serem utilizadas. Existe
um corpo de literatura substancial quanto ao valor potencial de várias destas
estratégias.
É importante ressaltar que para qualquer porte de projeto é
imprescindível a análise de risco efetuada no processo de gerenciamento de
riscos, pois desta forma podemos nos prevenir de qualquer impacto que ocorra
nele e não exclua o êxito do projeto.
3.2 – Riscos identificados na implantação do software de
gestão de recursos humanos ( Vetorh )
Riscos que não ocorrem são fáceis de gerenciar, porém aqueles que
ocorrem exigem esforços intensivos para que seja mantido o progresso do
projeto. A previsão da ocorrência de risco e a ação corretiva necessária caso o
risco ocorra irão minimizar os danos causados.
45
A lista abaixo demonstra uma relação de riscos identificados na implantação do software de gestão de recursos humanos Vetorh.
• Cliente
• Falta de envolvimento dos usuários
• Falha em obter compromisso dos usuários
• Falha na gerência de expectativas dos usuários.
• Conflito entre os departamentos do usuário
• Escopo
• Escopo/objetivos não claros
• Instabilidade do escopo
• Planejamento
• Falta de compromisso da gerência (Senior e Cliente) com o projeto
• Falta de conhecimento/habilidade pela equipe
• Equipe insuficiente ou inadequada
• Cronograma e orçamento não-realistas
• Execução
• Introdução de novas tecnologias
• Escopo criados\alterado pela equipe (gold plating)
• Desenvolvimento incorreto das customizações
• Falta de gestão das dependências externas
• Uso de recursos e desempenho do sistema inadequados
3.3 – Relação entre fatores de sucesso na implantação de
softwares e riscos identificados
Colangelo Filho (2006) mostra os principais fatores de sucesso na
implantação de sistema de informação. Apesar de não se referir ao software de
gestão, podemos fazer uma co-relação com os riscos identificados no capítulo
3.2 e verificar que a maioria dos fatores de sucesso estão relacionados com a
46
ação tomada na ocorrência em cada risco, mostrando a importância de
gerenciar os riscos para o sucesso do projeto.
• Envolvimento do usuário
( risco: Falta de envolvimento dos usuários)
• Apoio da direção
( risco: Falta de compromisso da gerência (Senior e Cliente) com o projeto)
• Definição clara da necessidade
( risco: Escopo)
• Planejamento Adequado
( risco: Planejamento)
• Expectativas Realistas
( risco: Cronograma e orçamento não-realistas)
• Marcos intermediários
( risco: Instabilidade do escopo)
• Equipe competente
( risco: Falta de conhecimento/habilidade pela equipe)
• Comprometimento
(risco: Falha em obter compromisso dos usuários)
de envolvimento dos usuários)
• Visão e objetivos claros
( risco: Escopo/objetivos não claros)
• Equipe dedicada
( risco: Equipe insuficiente ou inadequada)
Uma pesquisa feita com gerentes de projetos do setor público e privado
mostrou que apenas 41% dos projetos foram considerados bem sucedidos. Ela
mostra também que somente 35% destes projetos utilizaram alguma
ferramenta de gerenciamento de riscos, e que 46% destes projetos tiveram
riscos inesperados que afetaram a sua performance (White e Fortune, 2002).
47
CONCLUSÃO
Analisando o cenário atual no concorrente mercado de softwares de
gestão vê-se como vantagem competitiva uma metodologia de projetos de
implantação de software de gestão estruturada e com processos bem
definidos. Pois atualmente as empresas contratantes realizam uma avaliação
minuciosa além da proposta, exigindo metodologia já comprovada com cases
de sucesso, currículo da equipe, onde esta deve ser experiente e certificada
em processos específicos e quem será responsável pelo gerenciamento do
projeto. As empresas exigem cada vez mais e pensam sempre em redução de
custo e otimização, pois analisando financeiramente um projeto de implantação
de software de gestão além de contar com custos diretos, também existem
custos indiretos, portanto quando aceitam a proposta do projeto querem que
ele seja executado em prazo, custo e escopo acordados.
Observando todos os pontos relatados na exigência do mercado,
vimos a importância da função do gerente de projetos, assim o mesmo deve
acompanhar todo o ciclo de vida do projeto de implantação, utilizando todas as
ferramentas e técnicas para que o mesmo ocorra com sucesso.
Em nosso estudo vimos a importância do gerenciamento de risco para
viabilizar um projeto com êxito, inclusive pudemos co-relacionar fatores de
sucesso em projetos de implantação de softwares com os riscos identificados
do projeto, mostrando assim como que um plano de gerenciamento de risco
bem elaborado pode levar o projeto ao seu término com sucesso.
Desta forma concluo que um dos fatores determinantes para sucesso e
viabilização de um projeto dentro do contexto de gerenciamento de projetos é
o gerenciamento de riscos, onde como já falado anteriormente deve ser
aplicado em sua totalidade para projetos de qualquer porte.
48
BIBLIOGRAFIA
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Edition, Project Management Institute - PMI®, 2004.
COLANGELO FILHO, L. Implantação de sistemas ERP; Um enfoque de longo
prazo. São Paulo: Atlas, 2001.
GATES, WILLIAN H., III, Business @ the Speed of Thought, New York, NY:
Warner Books, 1999.
Guideline de Gerenciamento de Projetos do PMO Serviços ( Sênior Sistemas )
HELDMAN KIM, L. Gerência de Projetos ( Guia para exame oficial do PMI),
São Paulo: Campus, 2010.
KELLING RALPH. Gestão de Projetos ( Uma abordagem prática): Saraiva
NOCÊRA ROSALDO. Gerenciamento de Projetos Teoria e Prática
PEREIRA, L.Z.A. PMI Brasil MG. I Encontro Mineiro de Gerenciamento de
Projetos. 1999,Anais eletrônicos... Disponível em:
<http://www.pmimg.org.br/ppt/riscositepmimg.ppt>
PHILIPS JOSEPH. Gerência de Projetos de Tecnologia da Informação, São
Paulo: Campus: 2009.
PRITCHARD, C. L.: Risk Management – Concepts and Guidance, ESI
International, 2001.
VERZUH, E. MBA Compacto em gestão de Projetos, Rio de Janeiro RJ,
Editora Campos.
Web site da Sênior Sistemas (www.senior.com.br)
WHITE, D., & FORTUNE, J. (2002). Current practice in project management –
an empirical study. Int. J. of Project Management, 20(1), 1—11.
49
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 2
AGRADECIMENTO 3
DEDICATÓRIA 4
RESUMO 5
METODOLOGIA 6
SUMÁRIO 7
INTRODUÇÃO 8
CAPÍTULO I - Software de Gestão 9
1.1 – Entendendo sobre o Software de Gestão 9
1.2 – Estrutura do Sistema Vetorh 9
1.3 – Ciclo de vida dos projetos de implantação Sênior 33
1.4 – Benefícios com a implantação do software
de gestão de Recursos Humanos 34
CAPÍTULO II - Gerenciamento de Riscos 36
2.1 – O que são Riscos em Gerenciamento de Projetos? 36
2.2 – O Gerenciamento de Riscos no Projeto 37
2.3 – O plano de gerenciamento de riscos 38
2.4 – Técnicas para identificação dos riscos 39
2.5 – Análise quantitativa e qualitativa dos riscos 40
2.6 – Resposta aos riscos 41
2.7 – Monitoramento e controle dos riscos 41
CAPÍTULO III – Viabilizando projetos de implantação
de softwares de gestão com o gerenciamento de risco 43
3.1 – Riscos no projeto de implantação de software
de gestão 44
3.2 – Riscos identificados na implantação do
software de gestão de recursos humanos ( Vetorh ) 44
50
3.3 – Relação entre fatores de sucesso na
implantação de softwares e riscos identificados 45
CONCLUSÃO 47
BIBLIOGRAFIA 48
ÍNDICE 49
FOLHA DE AVALIAÇÃO 51
51
FOLHA DE AVALIAÇÃO
Nome da Instituição:
Título da Monografia:
Autor:
Data da entrega:
Avaliado por: Conceito:
