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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO DA UNIVALI EM SÃO JOSÉ
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO HABILITAÇÃO MARKETING
Ana Cláudia Espindola
Proposta de Implantação de um Sistema de Informação computadorizado na empresa Lanfka Ind. Com. Tecidos Ltda.
São José 2005
Ana Cláudia Espindola
Proposta de Implantação de um Sistema de Informação computadorizado na empresa Lanfka Ind. Com. Tecidos Ltda.
Trabalho de Conclusão de Curso
projeto de aplicação
apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração da Universidade do Vale do Itajaí.
Professor Orientador: Marlise There Dias
São José 2005
Ana Cláudia Espindola
Proposta de Implantação de um Sistema de Informação computadorizado na empresa Lanfka Ind. Com. tecidos Ltda.
Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado e aprovado em sua forma final
pela Coordenação do Curso de Administração Habilitação Marketing da Universidade do
Vale do Itajaí, em vinte e três de junho de 2005.
Luciana Merlin Bervian Univali CE São José
Coordenador (a) do Curso
Banca Examinadora:
Marlise There Dias Univali CE São José Professor Orientador
Dimas Pincinato Alves Univali CE São José
Membro
Ricardo Boeing Silveira Univali CE São José
Membro
iii
Dedico este trabalha a Deus que esta sempre
presente em minha vida, e aos meus pais por me
darem tantas oportunidades.
iv
Agradeço a Caroline Boeing Casagrande, que me ajudou na
escolha do curso, a minha orientadora Marlise, pela dedicação e
paciência, me fazendo acreditar na concretização deste trabalho,
aos professores membros da banca pela contribuição dada.
Também as meninas Jana, Marilú, Fabrícia, Aline e Joice pela
amizade e companheirismo, as minhas irmãs Bianca e Bárbara e
ao meu querido Stevan que sempre estiveram presentes com
muita paciência e tolerância mesmo nas horas difíceis.
v
Todo sonho é o pressentimento de um futuro
possível, que só se tornará real se for levado a
sério.
Anônimo.
vi
RESUMO
O presente trabalho foi realizado na empresa Lanfka Ind. Com. de Tecidos Ltda., e
teve como objetivo propor a implantação de um sistema computadorizado, que contribua para
agilizar o atendimento dos clientes e facilite o controle das atividades e o acesso às
informações, para tomada de decisões. Para alcançar este objetivo foi realizada uma pesquisa
na empresa a fim de identificar como são desenvolvidos os procedimentos diariamente e quais
são as necessidades de mudanças deste sistema, para propor a informatização do mesmo. A
metodologia aplicada foi à observação participativa, levantamento documental e entrevistas.
Depois de apresentar as informações a respeito do novo sistema, ocorreu uma pesquisa com
empresas de software para encontrar o sistema que mais se encaixe com as necessidades da
Lanfka. Após selecionar os fornecedores foi proposta a implantação do sistema escolhido,
com estimativa de custos e prazo de conversão.
Palavras-chave: sistemas de informação; tecnologia; procedimentos administrativos.
vii
ABSTRACT
This work was performed at the company Lanfka Ind. Com. De Tecidos Ltda., and its
objective was to propose computerized system target implantation, that helps to improve the
assistance to the customers and facilitates the control of the activities and realized in the
company in order to identify how the procedures are developed daily and which the needs of
changing of this systems are, to propose its informatization. The methodology applied was the
participative observation, documental research and interviews. After the presentation of the
information related to the new system a survey with software companies occurred, to find out
the most feasible system to the needs of Lanfka. After selecting the suppliers, the implantation
of the chosen system was proposed, with costs estimated and conversion time.
Key-words: information systems; technology; administration proceedings
viii
Lista de ilustrações
Figura 1 - Sistema de Computador ...........................................................................................10
Figura 2 - As Atividades de um Sistema de Informação ..........................................................16
Figura 3 - Tipos de Sistemas de Informação ............................................................................18
Figura 4 - Sistemas de Informação de Marketing.....................................................................21
Figura 5 - Planejamento de sistemas de informação.................................................................23
Figura 6 - As atividades de implantação de um sistema de informação...................................27
Figura 7 - fatores que provocam resistência às mudanças. .......................................................29
Figura 8- modelo da ficha de cadastro de clientes da empresa Lanfka ....................................36
Figura 9 - Modelo adaptado da ficha de controle de contas a receber da Lanfka....................37
Figura 10 Fluxograma de vendas de mercadorias..................................................................43
ix
Lista de Quadros
Quadro 1- Descrição dos dados cadastrais do cliente. .............................................................39
Quadro 2: - Quadro comparativo das características das empresas. .........................................53
x
SUMÁRIO
Resumo .....................................................................................................................................................................vii
Abstract .................................................................................................................................................................. viii
Lista de ilustrações...................................................................................................................................................ix
Listas de tabelas.........................................................................................................................................................x
1 INTRODUÇÃO...................................................................................................................1
1.1 DESCRIÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMA........................................................................1
1.2 OBJETIVOS .................................................................................................................2
1.2.1.Objetivo geral ..................................................................................................2
1.2.2.Objetivos específicos .......................................................................................2
1.3 JUSTIFICATIVA ...........................................................................................................2
1.4 APRESENTAÇÃO GERAL DO TRABALHO ......................................................................3
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA .....................................................................................4
2.1 ADMINISTRAÇÃO .......................................................................................................4
2.1.1. Procedimentos Administrativos ....................................................................5
2.2 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO..................................................................................9
2.3 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES....................................................................................13
2.3.2. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ..........................................................17
2.4 PLANEJAMENTO, DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO...........................................................................................................22
3 DESCRIÇÃO DO MÉTODO ..........................................................................................31
3.1 METODOLOGIA DA PESQUISA...................................................................................31
3.2 METODOLOGIA DE APLICAÇÃO................................................................................33
4 RESULTADOS DA APLICAÇÃO .................................................................................34
4.1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA..............................................................................34
4.2 IDENTIFICAÇÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATUAL ............................................35
4.2.1. Cadastro de Clientes ...................................................................................35
4.2.2. Controle de Contas a Pagar e a Receber .....................................................37
4.2.3. CONTROLE DE ESTOQUE...............................................................................38
4.3 NECESSIDADES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO.........................................................38
4.4 AVALIAÇÃO DO FORNECEDOR .................................................................................44
xi
4.4.1. Procel ..........................................................................................................44
4.4.2. Deltacon......................................................................................................47
4.4.3 MICROSIGA..................................................................................................50
4.5 IMPLANTAÇÃO DO NOVO SISTEMA............................................................................52
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS [NOME OPCIONAL] ....................................................56
REFERÊNCIAS......................................................................................................................58
APÊNDICES ...........................................................................................................................61
ANEXOS..................................................................................................................................64
1 INTRODUÇÃO
Em virtude dos avanços tecnológicos, da globalização e do aumento da
competitividade, as empresas estão passando por uma série de transformações e adequações.
Estas ocorrem em vários aspectos, tanto para o cliente que diante de tantas opções está mais
exigente e seletivo, requerendo qualidade nos produtos e melhores serviços, quanto para as
empresas que precisam se adequar a este novo paradigma e criar estratégias para se manterem
competitivas.
Atualmente, muitas empresas estão utilizando como ferramenta estratégica os sistemas
de informações computadorizados para auxiliar no gerenciamento das informações,
proporcionando agilidade nos processos, rapidez no atendimento e agregando valor a seus
clientes, tornando seus procedimentos internos mais organizados e eficientes.
No entanto, apesar de tantas tecnologias algumas empresas ainda não utilizam os
recursos de um sistema de informação computadorizado, como é o caso da Lanfka, uma
empresa de pequeno porte e gestão familiar, que atua no ramo de confecções há 19 anos,
desenvolvendo suas atividades através de um sistema de informação manual.
Dentro deste contexto, torna-se interessante realizar um estudo para implantação de
um sistema de informações computadorizado, que esteja de acordo com as necessidades da
empresa.
1.1 Descrição da situação problema
Por se tratar de uma empresa de gestão familiar, em que apenas os proprietários
trabalham no caixa, os cuidados com as informações e com os papéis são mínimos, desta
forma os procedimentos administrativos como controle de estoque, contas a pagar e contas a
receber, ocorrem de forma manual, descritos em cadernos de fluxo de caixa e fichas de
clientes, ocasionando falta de controle e organização.
Diante deste cenário, percebe-se que a empresa não possui controle de seus processos
administrativos o que acaba ocasionando problemas, como a perda de clientes, devido a
carência de um sistema informatizado que possibilite a entrada e a busca de informações de
2
uma maneira rápida e eficiente, e que atenda suas necessidades, na hora de tomar decisões,
possibilite aos proprietários mais controle e melhore a imagem interna da empresa.
1.2 Objetivos
1.2.1. Objetivo geral
Propor a implantação de um sistema de informação computadorizado, de acordo com
as necessidades da Lanfka Ind. e Com. de Tecidos Ltda.
1.2.2. Objetivos específicos
Identificar o sistema de informação atual da Lanfka;
Apresentar as necessidades do sistema de informação da empresa;
Pesquisar no mercado um sistema de informação, adequado às necessidades
identificadas na empresa;
1.3 Justificativa
Como a concorrência está cada vez mais acirrada e as empresas a procura de soluções
para obter lucros, a utilização de um sistema de informação computadorizado trará mais
oportunidades para empresa, uma vez que agilizará as atividades da mesma, evitando
desperdício de tempo, proporcionando um maior controle dos processos administrativos
destas.
O uso dos recursos da tecnologia da informação, por exemplo, no setor do comércio
facilita o desenvolvimento das funções administrativas e melhoria do atendimento aos
consumidores.
Conforme Mañas (2000, p.1) a informatização é fundamental para a empresa
moderna. È por meio dela que se consegue ter uma situação de vantagem diante da
concorrência. [...], pois quando a empresa trabalha de forma correta as informações, consegue
atender melhor seus clientes.
De acordo com O brien (2002), a utilização da tecnologia da informação aliada aos
sistemas de informações pode ser utilizada para implantar estratégias competitivas dentro da
3
empresa, com o intuito de reduzir os custos, diferenciar produtos e serviços, inovar os
processos, promover crescimento, desenvolver alianças e melhorar a qualidade e eficiência
dos processos empresarias, essas estratégias conferem as empresas vantagens competitivas
para enfrentar o mercado.
Destaca-se, que com a implantação de um sistema de informação, a empresa poderá
obter maiores informações a respeito de seu cliente, facilitando, por exemplo, o envio de mala
direta em épocas especiais, acesso rápido às informações, acarretando na melhoria do
relacionamento com o cliente, e o fortalecimento da imagem da empresa junto ao mesmo.
Além disso, esta mudança proverá à loja recursos a fim de que esta obtenha maior eficiência e
eficácia no desempenho das atividades diárias de atendimento ao público.
O benefício obtido na formalização deste projeto para acadêmica será do
conhecimento técnico-cientifico, juntamente com a experiência prática adquirida, tornando
diferencial para um administrador.
1.4 Apresentação geral do trabalho
No capítulo 1, foi apresentada uma introdução geral, onde incluiu-se a descrição da
situação problema, o objetivo geral e os específicos e a justificativa para implantação de um
sistema computadorizado.
No capítulo 2, constam a fundamentação teórica, destacando conceitos de
administração e de procedimentos administrativos, tecnologia da informação e sistemas de
informação, finalizando no planejamento, desenvolvimento e implantação de sistemas de
informação.
No capítulo 3 foi descrito a metodologia da pesquisa e a forma como foi aplicada.
O capítulo 4 apresenta os resultados da aplicação, neste capítulo constam a
caracterização da Lanfka, o histórico da empresa com a identificação do sistema de
informação atual, apresentação das necessidades de sistema computadorizado e avaliação das
empresas fornecedoras de softwares e a proposta de implantação.
E por fim o capítulo 5, as considerações finais, seguidas das referências, apêndices e
anexos.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 Administração
O mundo passa por transformações em quase todas as atividades humanas, o que
inclui o universo empresarial, por este motivo, um dos fatores para o sucesso de uma empresa
é o modo como ela é administrada, dentro deste contesto é importante definir o conceito de
administração.
Segundo Chiavenato (2000, p. 3), administração é a atitude de interpretar os objetivos
propostos pela empresa e transformá-los em ação empresarial por meio de planejamento,
organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos
os níveis da empresa a fim de atingir tais objetivos.
Já para Oliveira (2000, p.15) o ato de administrar deve ser encarado como o processo
de trabalhar com pessoas e recursos para realizar objetivos organizacionais, que devem ser
almejados e alcançados com eficácia e eficiência pelos interessados .
De acordo com Maximiniano (2000, p. 24) administração, é o processo de tomar e
colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos .
Existem varias definições para administração, mas o que pode-se perceber é que cada
organização tem um jeito para administrar seus objetivos e recursos, buscando meios que
permitam desempenhar melhor suas atividades.
De acordo com o que foi exposto acima, é importante destacar o conceito de
organização, que na visão de Oliveira (2000, p.18) é uma entidade formada de duas ou mais
pessoas trabalhando juntas e de modo estruturado, para alcançar um objetivo específico ou um
conjunto de objetivos .
As organizações são grupos dinâmicos e altamente complexos, que podem ser
conceituadas de maneiras diversas, Silva (2002, p.44), as define como duas ou mais pessoas
trabalhando juntas comparativamente dentro dos limites identificáveis, para alcançar um
objetivo, ou meta comum .
As organizações podem perseguir objetivos lucrativos ou não, e seguindo esta linha de
raciocínio as empresas constituem exemplos típicos de organizações lucrativas, partindo deste
princípio, cabe conceituar empresas uma vez que estes assuntos são complementares.
5
Conforme Chiavenato (2000, p. 44),
Empresa é todo empreendimento humano que procura reunir e integrar recursos humanos e não-humanos (como recursos financeiros, fiscos, tecnológico, mercadológico, etc.) no sentido de alcançar objetivos de auto sustentação e de lucratividade, pela produção e comercialização de bens e serviços.
Portanto, conclui-se que a administração é necessária para a condução racional das
atividades de uma organização, sendo imprescindível para a sua existência, sobrevivência e
sucesso. Assim, a Administração é considerada uma das áreas do conhecimento humano mais
impregnadas de complexidades e desafios, principalmente porque os procedimentos
administrativos ligados a ela têm que ser bem administrados para garantir o sucesso da
empresa.
2.1.1. Procedimentos Administrativos
Os processos administrativos, ou procedimentos são as funções administrativas
compostas pelos passos de planejar, organizar, coordenar e comandar uma organização ou
empresa.
De acordo com Chiavenato (2000, p.132), o processo administrativo é,
uma simples seqüência ou ciclo repetitivo de funções
planejamento, organização, direção e controle
na realidade ele compõe um sistema, onde o todo é maior do que a soma das partes do seu efeito sinergístico. Ele é o meio de interagir diferentes atividades para a execução da estratégia empresarial.
Segundo o mesmo autor, procedimentos constituem uma seqüência de passos ou
etapas que devem ser rigorosamente seguidos para execução dos planos, indicando como
cumprir uma tarefa ou alcançar um objetivo preestabelecido.
Os procedimentos geralmente são transformados em rotinas e expressos na forma de
fluxogramas . (CHIAVENATO 2000, p.186). O fluxograma representa graficamente o fluxo
de informações em uma empresa, evidenciando a seqüência de um trabalho e permitindo a
visualização dos movimentos e sua análise. (OLIVEIRA, 2002).
6
O processo administrativo atua em todos os níveis da empresa, fazendo com que cada
funcionário desenvolva atividades relacionadas com os objetivos da empresa. Os processos
administrativos geram um fluxo de informações através de suas rotinas diárias. Na maioria
das lojas de varejo, os procedimentos administrativos mais comuns são processo de compra e
venda de mercadorias, controle de estoque, cadastro de clientes, contas a receber, contas a
pagar, e serão apresentados abaixo para que se possa entender melhor a importância destes
procedimentos para empresa.
O processo de compras exige muita atenção por parte da pessoa responsável por esta
atividade na empresa, já que obter o material certo, nas quantidades certas, com a entrega
correta (tempo e lugar), da fonte correta e no preço certo são todas funções de compras .
(ARNOLD, 1999, p. 206)
Ainda de acordo com Arnold (1999, p.209),
Essa função é responsável pelo estabelecimento do fluxo de materiais na firma, pelo seguimento junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega. Prazos de entrega não cumpridos podem criar sérias perturbações para os departamentos de produção e vendas, mas a função de compras pode reduzir o número de problemas para ambas as áreas, além de adicionar lucros.
Torna-se interessante que compras sejam bem planejadas para que a empresa possa
obter vantagens ao adquirir uma mercadoria e conseqüentemente ter lucros e benefícios. Este
planejamento favorece tanto a empresa quanto os clientes que vão encontrar na empresa o
produto que procuram ou podem ser surpreendidos com novidades e levar para casa aquilo
que nem esperavam comprar.
Outro procedimento freqüente que ocorre nas lojas de varejo é o processo de vendas
de mercadorias. A venda acontece porque existe uma demanda por determinado produto, e
também porque existe um produto disponível na empresa para ser adquirido pelo cliente, que
compra o produto que deseja e paga a vista ou a prazo, nesta última opção o cliente pode
escolher parcelar em uma ou mais vezes.
Para garantir que os produtos estejam disponíveis aos clientes a empresa conta com
um estoque mínimo de mercadorias, destaca-se assim o conceito de estoque de acordo com
Arnold (1999, p.265), os estoque são materiais e suprimentos que uma empresa ou
instituição mantém, seja para vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para o
processo de produção. Todas as empresas e instituições precisam manter estoques .
7
Para Marion (2003,p. 294),
[...] os estoques podem assumir diferentes significados conforme o tipo de empresa onde sejam considerados, mas sempre trazem a conotação de algo a disposição, seja de vendas (como as mercadorias nas empresas comerciais ou os produtos acabados nas empresas industriais), seja de transformação( como as matérias- primas ou em processo), seja de consuma ( o estoque de material de consumo pode acontecer tanto em empresa comercial, industrial, como de serviços).
O estoque acarreta benefícios para empresa, pronto atendimento ao cliente e custos
decorrentes de manter produtos estocados, por este motivo tem que ter muito cuidado para
que não haja um nível elevado de estoques aumentando os custos da empresa. Para que isso
não aconteça algumas empresas utilizam como auxílio às funções do controle de estoques,
que Pozo (2002, p. 114) define como o programa que mostra as quantidades de materiais
disponíveis em estoque .
Desta forma o controle de estoque permite visualizar a quantidade de produtos
existentes na empresa e verificar qual produto esta com estoque baixo, bem como os que
tiverem em excesso. Depois desta avaliação a empresa pode comprar mais de um determinado
produto, fazer uma promoção, ou utilizar outras estratégias, para diminuir estoque, fazer giro
de mercadorias e aumentar os lucros.
Após comprar as mercadorias, organizá-las em estoque e disponibilizá-las para venda,
outros dois procedimentos ocorrem, que são o pagamento dos fornecedores, e o recebimento
das mercadorias vendidas.
Destacam-se então duas atividades que a contabilidade define como grupos de contas a
pagar e contas a receber, que estão divididas dentro do balanço patrimonial, respectivamente,
como ativo (bens e direitos) e passivo (obrigações).
No ativo relacionam-se todas as aplicações de recursos efetuadas pela empresa. Esses recursos poderão estar distribuídos em ativos circulantes, assim denominados por apresentarem alta rotação, como: valores em caixa, valores a receber em curto prazo etc.; em ativos realizáveis a longo prazo, e em ativos classificados como permanente, como prédios, terrenos, máquinas, equipamentos, etc., os quais irão servir vários ciclos operacionais. O ativo permanente, ainda é subdividido em investimentos, imobilizado e diferido.
O passivo identifica as exibilidades e obrigações da empresa, cujos valores encontram-se investidas no ativo. Os recursos dos passivos são classificados como curto prazo e longo prazo, sendo definidos, respectivamente, passivo circulante e exigível a logo prazo. (ASSAF NETO, 2002, p. 58 -59)
8
As contas a receber registram dados importantes sobre os clientes, tais como o
histórico de pagamentos, o crédito que falta pagar, entre outros dados que quando bem
utilizados pelas empresas podem ser uma importante fonte de informações. Na Lanfka, estas
atividades não funcionam de uma forma facilitada.
As informações contidas num banco de dados de uma empresa podem ser valiosas,
uma vez que ali estão armazenados dados sobre idade, renda familiar, estado civil, profissão,
compras passadas, seus gostos, entre outras informações relevantes, que quando bem
avaliadas podem ser meio caminho andado para uma próxima venda e o estabelecimento de
um relacionamento duradouro com o cliente.
Kotler (2000, p.670) destaca a definição de banco de dados de clientes, é um conjunto
de dados sobre os clientes existentes e potenciais que seja atual, acessível e prático para
atividades de marketing como a geração de indicações, a qualificação das indicações, a venda
de um produto ou serviço ou a manutenção de relacionamentos com o cliente .
Outra definição para bando de dados é a exposta por Laudon e Laudon (1999, p. 159),
As informações mantidas por uma loja de departamentos sobre clientes e suas compras em cartão de crédito são uma verdadeira mina de ouro para o marketing direto e para as promoções de vendas. Pela análise das compras dos clientes e dos dados de vendas coletados pelos dispositivos de ponto-de-venda, as lojas de departamento podem direcionar anúncios ou orientar campanhas de marketing para os clientes com maiores probabilidades de responder a um determinado tipo de promoção. As lojas individuais podem adequar seus sortimentos de produtos às marcas estilos, tamanhos e cores de mercadorias que seus clientes provavelmente comprarão. Em combinação com os dados de vendas, os banco de dados de clientes podem ajudar as lojas a fazer uma sintonia fina de seu estoque para garantir que a mercadoria que seus clientes desejam comprar estará na prateleira quando eles as quiserem.
Conforme exposto acima por Kotler e Laudon, as informações disponíveis do banco
de dados podem auxiliar na hora da compra dos produtos para venda, pois se o comprador da
empresa ter definido seu público alvo, poderá focar as compras evitando gastos
desnecessários com estoque, garantindo assim mais lucros para empresa e clientes mais
satisfeitos.
É importante destacar que a utilização de um sistema de informação, assegurado pelas
tecnologias da informação proporcionará a empresa uma maior fluidez nas rotinas diárias,
9
pois, facilitará ao acesso às informações da empresa, garantindo mais eficiência, eficácia e
agilidade nos processos.
2.2 Tecnologia da Informação
Com o passar dos tempos, o uso de máquinas e outras ferramentas que apóiam as
atividades dos homens vêm sendo usada com maior freqüência, para diminuir os esforços e
aperfeiçoar os resultados, aliando esforços humanos com tecnologia.
O ambiente dos negócios mudou e trouxe conseqüências para as organizações,
tornando o comércio mais competitivo e seletivo, diminuindo o ciclo de vida dos produtos, e
forçando as empresas a tomarem atitudes para se manter no mercado. Dentro deste contexto, a
tecnologia dita um ritmo mais rápido as mudanças, com a era da informação a demanda por
produtos de maior qualidade e inovadores aumentou, fazendo com que as empresas se tornem
mais criativas e proativas para se adaptarem as novas realidades e consumidores cada vez
mais exigentes.
A tecnologia da informação tem se tornado um fator estratégico para o sucesso de
algumas empresas, que concorrem num mercado globalizado e com níveis de exigência dos
clientes em ascensão . (OLIVEIRA 2000, p.225)
Conforme Chiavenato (2000, p.108),
Todas as empresa utilizam alguma forma de tecnologia para produzir seus produtos ou prestar seus serviços. A tecnologia representa todo o conjunto de conhecimentos utilizáveis para alcançar determinados objetivos e se compõe tanto de aspectos físicos e concretos (hardware) como de aspectos conceituais e abstratos (software) podendo estar ou não incorporada em máquinas, equipamentos ou produtos.
Para Meirelles (1994, p.419), tecnologia da informação é o conjunto de recursos não
humanos dedicados ao armazenamento, processamento e comunicação de informação, e à
maneira pela qual esses recursos são organizados em um sistema capaz de desempenhar um
conjunto de tarefas .
A tecnologia da informação é um conjunto de hardware e software que desempenham
as mais variadas tarefas de processamento de informações, permitindo que as pessoas façam
seus trabalhos mais eficientes e eficazmente.
10
Hardware é o equipamento físico do computador, e software é o programa e
procedimentos de computação voltados às operações de um sistema de informações.
(O BRIEN, 2002)
De acordo com Laudon e Laudon (1999, p. 6),
O hardware do computador é o equipamento físico usado para as tarefas de entrada, processamento e saída em um sistema de informação. O hardware de entrada coleta dados e os converte em uma forma que o computador pode processar. O dispositivo de entrada mais comum em um computador é o teclado. O hardware de processamento transforma entrada em saída com base em instruções fornecidas ao computador através do software, a unidade central de processamento é a principal responsável por esta tarefa. O hardware de saída entrega a saída de um sistema de informação ao seu usuário, e em geral consiste em impressoras e terminais de vídeo.
A figura 1 apresenta os principais componentes de hardware de um sistema de
computador.
Figura 1 - Sistema de Computador Fonte: Adaptado de O brien,(2004, p.80)
O sistema apresentado na figura 1 representa a estrutura básica de um
microcomputador, porém cabe descrever seus componentes (O BRIEN, 2004, grifo nosso):
Dispositivos de entrada: recebem e convertem os dados para um formato
eletrônico, pode-se citar teclados, telas sensíveis ao toque, canetas, escâners óticos,
leitor de código de barras, entre outros.
Dispositivos de Entrada
Dispositivos de saída
Unidade de Central de Processamento
Unidade de controle
Unidade Lógico-Artimética
Processadores
com funções especiais
Cachê de memória
Memória principal
Dispositivo de armazenamento
secundário
11
Dispositivos de saída: convertem as informações eletrônicas pelo sistema em uma
forma inteligível pelo homem. Como exemplo tem-se, monitores de vídeo,
impressoras, unidades de respostas de áudio, entre outros.
Unidade central de processamento (UCP), é o principal componente de
processamento de um sistema de computador, manipula números, letras e
símbolos. Compõe-se de unidade lógico aritmética (ULA), onde são executadas as
instruções de um software; e unidade de controle, cujo objetivo é o controle do
sistema de computador, sendo que seus circuitos interpretam as instruções dos
programas para o computador e transmitem ordens para os outros componentes do
sistema. A CPU está contida em um chip chamado microprocessador e geralmente
fornece nome ao computador, por exemplo Pentium II, Athol XP, entre outros.
Dispositivo de Armazenamento, a função de armazenamento ocorre nos circuitos
de duas unidades, o armazenamento primário e armazenamento secundário.
Como armazenamento primário, tem-se RAM (memória de acesso aleatório), que
armazena dados ou instruções de programas por curto espaço de tempo, sendo
volátil ao desligamento do computador. Outro tipo de memória encontrada no
computador é a ROM (memória apenas para leitura), que armazena
permanentemente instruções de um programa, não sendo volátil ao desligamento
do computador. Já os dispositivos de memória secundários, referem-se ao
armazenamento fora da UCP e da memória principal, sendo usados para armazenar
dados e programas aumentando a capacidade de armazenagem dos sistemas de
computadores. Pode-se citar como tecnologias deste tipo, fitas magnéticas, disco
magnético (disquetes) e disco ótico (CD-ROW). Um outro ponto que merece
destaque é a capacidade de armazenagem destes dispositivos, que geralmente são
medidas em kilobytes (KB), megabytes (MB), gigabyte (GB), (terabytes TB).
O hardware não pode ser acessado pelo usuário final de um computador sem a
utilização de um software, desta forma de acordo com Laudon e Laudon (1999, p. 98)
softwares são instruções detalhadas que controlam a operação do hardware do computador.
Sem estas instruções fornecidas pelo software, o hardware é incapaz de executar qualquer das
tarefas que associamos ao computador .
Os softwares se dividem em dois tipos que são, os softwares de sistemas (básicos) e
os softwares aplicativos.
12
Software de sistemas é o conjunto de programas destinados a dar apoio ao sistema
global do computador coordenando as atividades do hardware e de vários programas de
computador. (STAIR, 1998, p. 78). Ainda sobre software de sistemas ou básico, Meyer (2000,
p. 575), define como todo software utilizado para operar um computador, incluindo o sistema
operacional e programas utilitários .
O sistema operacional (SO), é um conjunto de programas que roda ou controla o
hardware do computador e atua como uma interface com programas aplicativos .
(STAIR, 1998, p.428). Os principais tipos de sistemas operacionais são, Unix, Ms-
Dos, Microsoft Windows (95, 98, Nt), Linux, e Macintosh. (MEYER, 2000;
O BRIEN, 2002)
Os utilitários do sistema fornecem um complemento necessário para uma
ferramenta básica de gerenciamento do sistema operacional (MEYER, 2000, p.
130). O mesmo autor destaca como utilitários o backup, softwares antivírus, entre
outros.
Em relação aos softwares de aplicação Laudon e Laudon (1999, p. 98), destacam que
consiste em programas elaborados pra fazer o computador solucionar um determinado
problema .
De acordo com o mesmo autor os tipos mais conhecidos de softwares aplicativos são:
Software de edição de textos. Por exemplo: Microsoft Word, Word Perfect.
Software de planilhas eletrônicas. Por exemplo: Excel e Lótus.
Software de gerenciamento de dados. Por Exemplo: Access.
Pacotes integrados de software (oferecem dois ou mais aplicativos, como planilhas
eletrônicas e editores de texto, facilitando a transferência de dados entre eles) e os
Browsers da Web.
Cada vez mais os recursos das tecnologias estão presentes nas empresas e no dia a dia
das pessoas, facilitando o trabalho e trazendo novas oportunidades. A tecnologia da
informação contemporânea vai além do computador isolado e abrange as redes de
comunicação, equipamentos eletrônicos, internet, extranet, entre outros.
Entre as tecnologias apresentadas, as redes merecem destaque devido a sua utilidades
e presença nos dias de hoje nas empresas. Entende-se por rede, o meio físico e o software
13
que interligam dois ou mais computadores para transmitir voz, dados, imagens, som e/ou
vídeo para compartilhar recursos . (LAUDON e LAUDON, 1999, p. 382). A construção de
uma rede envolve dois tipos de projetos, o projeto lógico mostra como a rede vai ser
organizada e arrumada e o projeto físico descreve como o hardware e o software serão
ligados. (STAIR, 1998)
Seguindo as idéias do mesmo autor, os tipos de projeto lógico são: redes em anel,
redes em bus, redes hierárquicas, redes em estrela e redes híbridas. No modelo físico são
classificadas em locais, regionais e remotas e internacionais. As redes locais (LAN), são redes
que interligam sistemas de computador e dispositivos dentro da mesma área geográfica. Já as
redes regionais e remotas (WAN), interligam usuários de áreas geograficamente afastadas.
Destaca-se ainda dentro do contexto de redes, a intranet e extranet, e a internet, elas auxiliam
o desenvolvimento de operações de todos os tipos dentro de uma organização, auxiliando o
acesso de informações e facilitando a comunicação entre fornecedores, clientes e
funcionários.
A tecnologia da informação dentro das empresas tem se tornado um diferencial
competitivo, uma vez que suas implicações auxiliam na melhoria da qualidade dos processos
e serviços prestados pelas empresas, aumentando as chances da mesma se manter no mercado
de forma lucrativa, agregando valor para seus clientes satisfazendo-os e melhorando sua
imagem.
Estes conceitos de tecnologia da informação apresentados acima são de suma
importância para o gerenciamento eficaz de um sistema de informação.
2.3 Sistemas de Informações
Para dar mais clareza a dimensão da pesquisa, faz-se necessário à apresentação de
alguns conceitos introdutórios. Assim serão abordados os conceitos de dados, informações,
conhecimento e sistemas.
Dados são fatos brutos que podem ser moldados para serem convertidos em
informação e que em sua forma bruta não conduz a uma compreensão de uma determinada
situação ou fato, (LAUDON e LAUDON, 1999; OLIVEIRA, 2000). Os dados de uma
empresa podem ser a quantidade de produção, os custos de aquisição de materiais, o número
de equipamentos da fábrica, número de peças em estoque, nome de um cliente, entre outros.
14
Quando estes dados são organizados ou arranjados de uma maneira significativa eles se
tornam informação.
Segundo Laudon e Laudon (1999, p.10) informação, pode ser definida como o
conjunto de dados aos quais seres humanos deram forma para torná-los significativos e úteis .
Já para Stair (1998, p.417) informação é uma coleção de fatos organizados de maneira a
terem mais valor do que quando considerados isoladamente . A informação seria o resultado
da análise dos dados, essas informações devidamente utilizadas podem alterar o modo como a
empresa atua.
Para entender os dados e a informação é necessário o conhecimento, portanto segundo
Laudon e Laudon (1999, p.10), conhecimento é o conjunto de ferramentas conceituais e
categorias usadas pelos seres humanos para criar, colecionar, armazenar e compartilhar
informações, e pode ser armazenada como um artefato em uma biblioteca
como um livro,
por exemplo
ou em um programa de computador como um conjunto de instruções que da
forma a uma seqüência de dados que sem ele não teriam sentido . Desta forma o
conhecimento é o entendimento aplicável da informação a um trabalho ou a um resultado
específico.
Estes conceitos foram ganhando maior ênfase com o aumento da competitividade
pelas empresas, forçando as mesmas a buscarem conhecimento através de dados e
informações disponíveis nas empresas, para assim oferecer melhores serviços, conquistar o
maior número de clientes e alcançar seus objetivos. Não se pode falar de sistemas de
informação sem antes definir o que são dados e informações, por serem estes, conceitos que
se confundem, e devem estar bem definidos uma vez que são muito importantes para empresa.
Outro conceito que merece destaque devido a sua importância e utilidade é o de
sistemas. Segundo O Brien (2002, p. 24), um sistema é um grupo de elementos inter-
relacionados ou em interação que constitui um todo unificado . Os sistemas auxiliam a
empresa a desenvolver suas atividades de maneira mais eficaz e eficiente de modo a enfrentar
o ambiente dinâmico que estão inseridas.
Segundo Rezende (1999, p.27), sistema é um conjunto de partes que interagem entre
si, integrando-se para atingir objetivos e resultados .
Para alcançar resultados as organizações, independentes de seus portes, estão indo em
busca de estratégias para melhor atrair e manter seus clientes, enriquecendo seus esforços em
atendê-los e surpreendê-los, procurando profissionalizar-se e mudar paradigmas para crescer e
15
se fortalecer no mercado e um meio para alcançar estes objetivos é a utilização de uma
sistema de informação, que segundo Silva, (2002, p.334) é a coleta , organização e
distribuição de dados, de tal modo que eles se tornem significativos como informações.
Uma vez definidos dados, informações, conhecimentos e sistemas, torna-se viável
conhecer os sistemas de informação.
A utilização de um sistema de informação hoje é vista quase como fundamental, nas
empresas, pois seus benefícios auxiliam na tomada de decisões, ajudando a empresa a
permanecer competitiva, dando uma maior flexibilidade e novas oportunidades aos negócios.
A seguir serão definidos os conceitos sobre sistemas de informações, suas características e as
vantagens na implantação.
Um sistema de informação é um conjunto de componentes inter-relacionados,
desenvolvidos para coletar, processar, armazenar e distribuir informações para facilitar a
coordenação, o controle, análise, a visualização e o processo decisório . (LAUDON e
LAUDON, 1999, p. 17).
Já para O Brien (2004, p.6), Sistema de Informação é um conjunto organizado de
pessoas, hardware, software, redes de dados que coleta, transforma e dissemina informações
em uma organização.
Um sistema de informação é uma parte integrante de uma organização e é um
produto de três componentes: tecnologia, organizações
e pessoas . (LAUDON e LAUDON,
1999, p.5, grifo nosso)
A tecnologia
é o meio pelo qual os dados são transformados e organizados para o uso
das pessoas. Neste contexto o sistema utilizado pode ser manual, geralmente usa a tecnologia
do lápis e do papel, ou sistema computadorizado, envolve a utilização de hardware e software.
As organizações
moldam os sistemas de informações de acordo com sua cultura e
necessidades. E as pessoas, contribuem para entrada dos dados, utilizando as informações
provenientes dos sistemas, integrando-as no ambiente de trabalho.(LAUDON e LAUDON,
1999)
Para garantir um bom desempenho do sistema de informação, é necessário que a
empresa disponibilize treinamento para os usuários a fim de garantir o uso eficiente do
sistema, desenvolvimento eficiente das tarefas, bem como a conscientização destas pessoas
das vantagens da implantação do sistema.
Os sistemas de informação desempenham importante papel no contexto das
organizações, uma vez que estes transformam dados sobre pessoas, lugares e outros assuntos
16
em informações úteis, aos profissionais para tomarem decisões. Os sistemas de informações
fazem isso através de três atividades básicas; entrada, processamento e saída. (LAUDON E
LAUDON, 1999)
A operacionalização de um sistema de informação acontece por meio da interação de
três atividades básicas, conforme se percebe na figura 2.
Feedback
Controle
Figura 2 - As Atividades de um Sistema de Informação Fonte: Adaptado de Stair (1998); O brien (2004)
Segundo Laudon e Laudon (1999, p.4);
A entrada (ou imput) envolve a captação ou entrada de dados brutos de dentro da organização ou de seu ambiente externo. O processamento envolve a conversão dessa entrada bruta em forma mais útil e apropriada. A saída (ou output) envolve a transferência da informação processada às pessoas ou atividades que a usarão. Os sistemas de informação também armazenam informações sob varias formas, ate que ela seja necessária para o processamento ou saída. A realimentação (ou feedback) e a saída que retorna aos membros adequados da organização para ajuda-los a refinar ou corrigir os dados de entrada.
Stair (1998), enfatiza que a entrada é a atividade de captar e juntar os dados primários,
o processamento envolve transformação dos dados em saídas úteis, a saída envolve a
produção de informações úteis e o feedback é uma saída para fazer ajustes ou modificações
nas atividades de entrada ou processamento.
O controle envolve a monitoração e avaliação do feedback, para determinar que o
sistema trabalhe dentro das metas estabelecidas, em seguida faz todos os ajustes necessários
nos componentes de entrada e processamento do sistema para garantir que a saída seja
adequada as metas. (O BRIEN, 2002)
Entrada Saída Processamento
17
De acordo com Rezende (2003, p.63), os sistemas de informação, independente de
seu nível ou classificação, têm como maior objetivo auxiliar os processos de tomada de
decisões na empresa . Seguindo as idéias do mesmo autor, os benefícios alcançados com a
implantação de um sistema de informação, são, suporte a tomada de decisões, valor agregado
ao produto, melhores serviços e vantagens competitivas, produtos com melhor qualidade,
oportunidades de negócios e aumento da rentabilidade, mais segurança nas informações,
aperfeiçoamento nos sistemas, carga de trabalho reduzida, redução de custos e desperdícios,
controle das operações, entre outros.
Os sistemas de informação têm que estar sempre se adaptando para garantir que as
informações fornecidas por ele sejam sempre confiáveis e úteis, para que possa alcançar a
eficiência e eficácia de todo o processo, bem como a satisfação dos seus clientes internos e
externos.
De acordo com, O brien (2004), um sistema de informação precisa fornecer
informações com qualidade, o autor agrupa atributos que garantem a qualidade da informação
em três dimensões: tempo conteúdo e forma. A dimensão de tempo diz respeito à prontidão de
que a informação é fornecida, aceitação freqüência e período. Já a de conteúdo esta
relacionada à precisão da informação, relevância, integridade, concisão amplitude e
desempenho. A dimensão de forma quer dizer que a informação deve ser fácil de
compreender, deve ser fornecida de forma detalhada, organizada e em seqüência
predeterminada, pode ser apresentada de forma narrativa, numérica gráfica, fornecida em
forma de documento impresso, vídeos ou em outras mídias.
No próximo item serão apresentados alguns tipos de sistemas de informações. Cabe
destacar que foram pesquisados apenas os que têm relevância com os objetivos estabelecidos
na pesquisa.
2.3.2. Tipos de Sistemas de Informação
Os sistemas de informações são desenvolvidos para auxiliar as organizações no
gerenciamento das informações, facilitando a tomada de decisões para os mais variados níveis
organizacionais. A figura abaixo apresenta os principais tipos de sistema de informação.
18
Sistema de informação de
marketing
Sistemas de processamento de transação
Sistemas de controle de processos
Sistemas de colaborativos
Sistemas de apoio às operações
Sistemas de
informação executiva
Sistemas de apoio à decisão
Sistemas de
informação gerencial
Sistema de apoio gerencial
Sistemas de informação
Figura 3 - Tipos de Sistemas de Informação Fonte: adaptado de O brien (2004, p.15)
Sistema de Processamento de Transação (SPT)
Também chamado de sistema operacional, é definido como um sistema
computadorizado que realiza e registra as transações rotineiras diárias necessárias à condução
do negócio, servindo ao nível operacional da organização.
Segundo O Brien (2004, p. 30) Os sistemas de processamento de transações
processam dados resultantes de transações empresariais, atualizam banco de dados
operacionais e produzem documentos empresariais .
Já para Stair (1998, p.182) O sistema de processamento de transações dá apoio à
monitoração e à realização de negociações de uma organização gera e armazena dados sobre
estas negociações .
No caso da Lanfka o sistema de processamento de transação, pode ser usado no
controle de estoque da empresa e no controle do caixa, pois seus resultados geram
informações precisas que podem ajudar a empresa a desenvolver suas atividades mais
eficiente e eficazmente, melhorando os serviços prestados ao cliente.
19
Sistema de Apoio a Decisão (SAD)
O sistema de apoio a decisões é um sistema de informação que atualiza dados e
modelos analíticos, para fornecer suporte a decisões.
Segundo Laudon e Laudon (1999, p.354) um sistema de suporte a decisão, fornece
dados e modelos para tomada de decisão, utiliza ferramentas sofisticadas de análise e
modelagem, soluciona problemas semi-estruturados e fornece respostas interativas para
questões não-rotineiras .
Já para O Brien (2004, p. 253) sistemas de apoio a decisões, são sistemas de
informação computadorizados que fornecem aos gerentes apoio interativo de informações
durante o processo de tomada de decisões .
Os sistemas de apoio a decisões proporcionam ferramentas que auxiliam na tomada de
decisões gerências, através da manipulação de grandes volumes de dados, capacidade de
processar dados de fontes diferentes e integrar esses dados com os dados internos,
flexibilidade nos relatórios, orientação gráfica, análises de simulação e de atendimento de
metas, fornecendo suporte à tomada de decisões estruturadas e não-estruturada. (Stair, 1998)
Este sistema da uma flexibilidade ao tomador de decisões, devido a sua característica
de confrontar dados para alcançar metas.
Sistemas de Informação Gerencial (SIG)
Os sistemas de informações gerências suportam as necessidades de informações de
diferentes níveis operacionais de gerenciamento, fornecendo relatórios sobre o desempenho
da empresa.
A finalidade de um sistema de informação gerencial é ajudar uma organização a
atingir suas metas, fornecendo aos administradores uma visão das operações regulares da
empresa, de modo que possam controlar, organizar e planejar mais eficaz e eficientemente .
(STAIR 1998, p.208)
Para Laudon e Laudon (1999, p.348) O sistema de informação gerencial oferece
relatórios resumidos de rotina sobre o desempenho da empresa, esses sistemas são utilizados
para monitorar e controlar a empresa e prever o futuro desempenho .
20
Este sistema produz informações para todos os níveis gerências, tornando disponível
para administração informações necessárias para tomada de decisões, dando suporte para que
todo o processo administrativo ocorra da melhor maneira.
Sistema de Informação de Marketing (SIM)
Os sistemas de informação de marketing dão apoio as atividades de marketing, como
planejamento, implementação e controle, atendendo as necessidades de informações das
empresas.
Para, Kotler (2000, p.122) SIM, é constituído de pessoas, equipamentos e
procedimentos para coleta, classificação, análise e distribuição de informações necessárias de
maneira precisa e oportuna para os que tomam decisões de marketing .
Segundo O Brien (2004, p.204),
os sistemas de informação de marketing fornecem informações para a administração da função de marketing. Dessa forma, eles ajudam os gerentes de marketing na pesquisa de mercado, desenvolvimento de produto e decisões de precificação, bem como no planejamento de estratégias e gastos de propaganda e promoção de vendas, previsão do potencial de mercado para os produtos novos e existentes e definição de canais de distribuição. Os tipos principais de sistemas de informação de marketing incluem o marketing interativo, automação da força de vendas, administração de vendas, administração, propaganda e promoção, marketing direcionado, previsão de vendas e pesquisa de mercado. O marketing interativo na internet e outras redes esta transformando o marketing em um processo interativo mais dirigido ao cliente.
A figura 4 apresenta as categorias do sistema de informação de marketing.
21
Figura 4 - Sistemas de Informação de Marketing Fonte: O BRIEN (2004, p.175)
Em função dos objetivos estabelecidos na pesquisa, cabe explicar os conceitos de
administração de vendas e de produtos e automação da força de vendas, pois são conceitos
que serão muito utilizados pela empresa estudada.
Os sistemas de administração de vendas e produtos ajudam os vendedores a identificar
possíveis clientes, fazer contatos com eles e conseqüentemente acompanhar as vendas. Para
que o processo de vendas funcione da melhor maneira o uso de sistemas de informação torna-
se indispensável, pois sua assistência torna possível oferecer o produto certo para o cliente
certo, evitando a compra de produtos que não giram nas empresas, comprando produtos de
acordo com seu público alvo, enfim ocasionando maior fluxo de vendas e mais lucro para
empresa.
De acordo com O Brien (2004), a administração de vendas e produtos é fundamentada
em atividades como planejamento, monitoramento e apoio ao desenvolvimento dos
vendedores, por isso o uso de sistemas computadorizados é útil para produzir relatórios de
vendas de acordo com o tipo de cliente. Esses relatórios auxiliam os gerentes a monitorar o
Sistemas de informação de marketing
Marketing interativo
Automação da força de vendas
Propaganda e promoção
Administração de vendas
Pesquisa e previsão de
mercado
Atendimento e suporte ao
cliente
Administração de produto
22
desempenho das vendas, dos produtos e dos vendedores e os ajudam a desenvolver programas
de apoio para aumentar os resultados de vendas.
A automação da força de vendas também merece destaque, haja vista que sua
utilização trás benefícios para empresa, pois a utilização de computadores pelos vendedores
esta aumentando a produtividade pessoal do vendedor, agilizando a análise de dados das
vendas, facilitando aos gerentes da empresa a tomada de decisões mais precisas, conquistando
com essas informações uma vantagem estratégica na produtividade de vendas e nas respostas
de marketing. (O BRIEM, 2002)
A automação da força de vendas funciona da seguinte maneira, os vendedores
registram dados de vendas nos computadores, esses dados são transformados em informações
sobre cliente, vendedores, produtos, condições de pagamento, etc., e logo depois podem ser
utilizados para auxiliar a administração a tomar decisões.
O papel do sistema de informação de marketing é avaliar as necessidades de
informações do administrador, desenvolver as melhores e distribui-las no momento certo.
Os sistemas de informações têm como função transmitir informações para auxiliar na
tomada de decisões, independente do tipo de sistema. Para que as informações fornecidas por
estes sistemas sejam confiáveis, é importante destacar a necessidade de um planejamento para
que o desenvolvimento a implantação e a utilização aconteçam de uma forma que atenda os
objetivos da empresa.
2.4 Planejamento, desenvolvimento e implantação de Sistemas de
Informação
Antes que aconteça o desenvolvimento e a implantação de sistemas de informação é
importante que se realize um planejamento deste sistema, este planejamento geralmente esta
incluído no plano estratégico da empresa. Mesmo que a empresa não conte com um
planejamento estratégico pré-definido a pessoa responsável pela mudança deve ter em mente
o que deseja com o novo sistema e quais as metas que deseja alcançar, por este motivo o
desenvolvimento do sistema deve acontecer posteriormente ao planejamento deste.
De acordo com Stair (1998, p.306) o planejamento do sistema,
23
refere-se à atividade de traduzir as metas estratégicas e organizacionais em iniciativas de desenvolvimento de sistema. Os benefícios do planejamento do sistema de informação incluem a capacidade de desenvolver uma abordagem de longo prazo para usar a tecnologia da informação e conseguir melhor utilização dos recursos de sistemas de informação. O planejamento exige o desenvolvimento dos objetivos gerais de SI. O estabelecimento de prioridades e a seleção de projetos, a análise das exigências de recursos, a criação de cronogramas marcos e prazos finais e o desenvolvimento do documento de planejamento de SI.
A figura 5 apresenta o planejamento do sistema de informação, transformando as
metas organizacionais delineadas no plano estratégico em iniciativas específicas de
desenvolvimento de sistemas.
Figura 5 - Planejamento de sistemas de informação Fonte Stair (1998, p. 287)
Se a empresa não tem uma definição clara e prévia de suas necessidades, e não insiste
nelas estará em uma posição difícil para queixar-se aos fornecedores, caso o sistema
implantado não realize o que ela crê que deveria realizar . (REZENDE e ABREU, 2003,
p.262)
O desenvolvimento e a implantação de um sistema de informação pode ser descrito
por vários autores de diversas maneiras. Pois não existe um único modo certo de projetar um
sistema. Os sistemas de informações deferem em termos de seu tamanho, tecnologia e
complexidade . (REZENDE e ABREU, 2003, p. 250)
As etapas de desenvolvimento de sistemas podem variar conforme a empresa, mas as
abordagens em sua maioria têm cinco fases comuns, que são avaliação, análise, projeto,
implementação, manutenção e revisão. (STAIR, 1998)
Plano estratégico
Planejamento de SI
Iniciativas de desenvolvimento de
sistemas
24
O ciclo de vida de desenvolvimento de sistemas tem suas atividades vinculadas, isto
quer dizer que embora as fases sejam apresentadas em seqüência, o processo de
desenvolvimento dos sistemas de informações deve ser dinâmico e interativo permitindo que
as equipes especialistas retornem as fases anteriores para fazer ajustes ou corrigir erros. Este
vaivém entre etapas acontece pra garantir a qualidade do sistema. (REZENDE e ABREU,
2003; STAIR, 1998)
Conforme descrito o ciclo começa seu processo a partir da avaliação de sistemas, esta
etapa consiste na verificação do sistema atual de acordo com a capacidade que ele tem de
atingir as necessidades da empresa. STAIR (1998)
A segunda etapa de acordo com o mesmo autor é a de análise de sistemas, que visa
entender o que fazer para atender as necessidades de sistemas de informação que a empresa
deseja. Nesta etapa saí uma lista de requisitos e prioridades para o sistema.
O projeto de sistemas é considerado a terceira etapa, seu objetivo é selecionar e
planejar um sistema que satisfaça os requisitos necessários para solucionar os problemas. O
principal resultado da fase de projeto de sistemas é um projeto técnico que detalha as saídas e
entradas do sistema e as interfaces com os usuários; especifica o hardware, o software, o
bando de dados, as telecomunicações, o pessoal e os componentes dos procedimentos; e
mostra como estes componentes se relacionam . STAIR (1998, p. 283)
A quarta etapa é considerada a de implementação de sistemas, nesta etapa acontece a
aquisição de hardware e software, treinamento dos usuários, teste do sistema e a conversão
para o novo sistema. Este sistema de informação implementado pode ser um sistema novo ou
modificado, o importante é que ele traga resultados para empresa. (Meyer, 2000)
A manutenção e revisão dos sistemas são a última fase do ciclo de vida de
desenvolvimento de sistemas, nesta fase acontece o monitoramento do sistema e algumas
modificações necessárias para manter o sistema operando eficiente e eficazmente. Para
garantir que os resultados do sistema implantado seja positivo é importante que aconteça a
revisão do sistema, esta etapa também permite que o sistema se adapte as metas
organizacionais. Os resultados da auditoria podem exigir modificações em hardware,
software, procedimentos ou documentações para a sintonia final do sistema. (LAUDON e
LAUDON, 1999, p. 245) .
O ciclo de vida tradicional é considerado um meio muito rígido e caro de se
desenvolver um sistema, além disso, ele não é muito adequado para aplicações mais simples e
25
menos estruturadas, por este motivo, existem várias alternativas para o desenvolvimento e
implantação de sistemas de informações, dentro das soluções a serem avaliadas pela empresa
constam, terceirização, prototipagem pacotes de softwares, entre outros.
A estratégia de transferir para empresas externas algumas ou todas as funções de
sistemas de informações é conhecida como terceirização. As empresas optam por terceirizar
os serviços de sistemas de informações devidos às vantagens econômicas. Rezende e Abreu
(2003, p. 253) citam as etapas que a empresa deve tomar antes de contratar um especialista
externo,
Levantamento das necessidades de informações e das necessidades a serem informatizadas; desenvolvimento do modelo de informações empresariais, relatando todas as informações necessárias para que o sistema atenda á especificação dos requisitos funcionais essenciais e desejáveis; identificação e seleção das possíveis empresas desenvolvedoras; solicitação de proposta contendo a análise e o projeto do sistema a sr desenvolvido; seleção da proposta mais adequada ao perfil da empresa pelo estabelecimento de critérios de avaliação; testes e revisão das especificações; implantação do sistema.
Nos últimos anos, observa-se que as empresas não mais mantêm os recursos internos
para desenvolver e operar seus sistemas de informações, elas preferiram terceirizar estes
serviços, transferindo para empresas externas algumas ou todas as funções do sistema de
informação, visto que as vantagens econômicas e de qualidade nos serviços prestados são
muito mais vantajosas, já que as empresas de terceirização são especialistas neste assunto por
isso são capazes de oferecê-lo por um preço bom e com qualidade. Para que a opção pela
terceirização seja vantajosa, deve haver um controle por parte da empresa que contrata este
serviço, para evitar danos ao desenvolvimento das funções e possíveis perdas de dinheiro.
(LAUDON e LAUDON, 1999)
Outra alternativa para o desenvolvimento de sistemas é a prototipagem que de acordo
com Laudon e Laudon (1999, p.246),
A prototipagem engloba a construção de um sistema experimental ou parte de um sistema de maneira rápida e pouco dispendiosa para que os usuários finais possam avaliá-lo. Na medida que os usuários interagem com o protótipo, eles formam uma idéia melhor de quais são suas necessidades, e as características do sistema final podem ser adaptadas de acordo.
26
A prototipagem é um modelo do sistema, ou seja, um protótipo que desenvolve um
modelo operacional preliminar do sistema e depois modifica esse modelo á medida que são
obtidas mais informações sobre requisitos e operações. (STAIR, 1998)
Os pacotes de software também são uma alternativa para o desenvolvimento de
sistemas, pois são programas pré-escritos, pré-codificados e comercialmente disponíveis
eliminando assim a necessidade de se escrever programas quando se desenvolve um sistema
de informação. Estes pacotes existem porque alguns problemas encontrados por muitas
organizações exigem o mesmo sistema de informação ou sistemas semelhantes como solução.
Por exemplo, folhas de pagamento, contas a pagar e a receber, processamento de pedidos, são
processos comuns a quase todas as empresas. (LAUDON e LAUDON, 1999)
Os pacotes de software integram uma série de programas com diversas finalidades, tais
como, processador de texto, planilha eletrônica, gráficos de apresentação, gerenciamento de
bando de dados e gerenciador de informações pessoais. Os conjuntos de softwares mais
comuns são Microsoft Ofice, Lotus SmartSuit, Corel Word Perfect Ofice. A compra destes
pacotes custa bem menos do que comprar pacotes individuais.
As vantagens com a aquisição de um pacote estão relacionadas à economia de custos,
pois se elimina a necessidade de refazer as especificações de um sistema já que os usuários
devem aceitar o pacote como ele é, estas características também podem ser uma desvantagem,
pois algumas empresas sentem a necessidade de personalizar o programa que permite ser
modificado apenas até certo limite que é o que os fornecedores de programas chamam de
customização; isto é, o pacote contém recursos que permitem que ele seja modificado sem
destruir a integridade do software . (LAUDON e LAUDON, 1999, p. 251)
A aquisição de um sistema de informação possibilitará a empresa obter maior número
de informações sobre seus clientes, produtos, fornecedores, tornando-se desta forma mais
competitiva, no entanto para que a aquisição aconteça cabe a empresa adquirir um sistema
junto aos fornecedores de soluções, ou desenvolver um sistema, quer seja com recursos
próprios quer com a ajuda de terceiros. Independente das escolhas será necessário elaborar
uma criteriosa análise de custos, benefícios, riscos e viabilidades, já que ambas as opções
oferecem vantagens e desvantagens. (REZENDE e ABREU, 2003).
Desta forma, pode-se constatar que antes de implantar um sistema de informação em
uma empresa é interessante realizar primeiro lugar uma investigação para verificar
oportunidades e problemas ocasionados pelo sistema atual, verificando quais procedimentos
devem ser informatizados e quais informações de entrada e saída são desejados bem como os
27
benefícios este novo sistema vai oferecer para empresa. Em seguida deve-se determinar o que
se quer do novo sistema, preparar uma proposta de projeto, e implantar a solução.
A fase de implantação envolve a aquisição de hardware e software, desenvolvimento
do software e das documentações, testes, alternativas de conversão do sistema e treinamento
dos usuários. (O BRIEN, 2002; STAIR, 1998)
A figura 6 ilustra as fases de implantação de sistemas de informação.
Figura 6 - As atividades de implantação de um sistema de informação Fonte: O brien (2002, p. 343)
A aquisição envolve avaliar e adquirir recursos necessários de hardware e software,
bem como a seleção e avaliação das propostas dos fornecedores. A aquisição de hardware diz
respeito à compra, leasing ou aluguel de recursos de computador. (O BRIEN, 2002; STAIR,
1998). O software pode ser adquirido através do desenvolvimento interno, ou externo.
Algumas das razões pelas quais a empresa escolhe o desenvolvimento externo, [...] são os
custos inferiores, menor risco em relação aos recursos e ao desempenho do pacote e a
facilidade de instalação . (STAIR, 1998, p.337). Mas de acordo com o mesmo autor, alguns
cuidados devem ser tomados quando se decide pela aquisição de software desenvolvido
externamente, por exemplo: deve-se analisar a capacidade do programa em satisfazer o
usuário e as necessidades da organização; verificar se o software oferecido aceita
modificações, para atender às necessidades do usuário da organização e por último testar o
software antes de sua aceitação.
Desenvolvimento ou modificações de
software
Aquisição de:
Hardware
Software
Serviços
Atividades de implantação
Treinamento do usuário final
Documentação do sistema
Conversão
paralela
piloto
etapas
direta
28
A opção de construção de software internamente envolve somente pessoas
responsáveis por tecnologia da informação e sistemas de informação de dentro da empresa, é
um processo mais seguro, porém mais dispendioso para empresa. Este processo nem sempre
esta acessível para micro empresas e nem empresas de pequeno porte, por e tratar de um
processo longo e caro.
Não basta somente a empresa adquirir o novo sistema, é necessário preparar o local
para instalação e o mais importante treinar o pessoal que vai utilizar este sistema, pois as
mudanças no ambiente organizacional merecem grande atenção, já que funcionários se
sentem inseguros e defensivos. Conforme Chiavenato (1997, p. 606) A mudança
organizacional significa a absorção de uma nova idéia ou de um novo comportamento pela
organização . Ela envolve todo o ambiente organizacional e exige da empresa e dos
colaboradores capacidade de adaptação e atualização, principalmente no que diz respeito às
novas tecnologias.
De acordo com Ferreira et al (1997), mudanças na organização ocorrem quando um
dos aspectos estrutura, tecnologia e comportamento são alterados, pois estes compõem e
caracterizam uma organização.
O autor argumenta ainda que neste contexto, entende-se como tecnologia os sistemas
adotados, equipamentos, engenharia de processo e do produto, desenvolvimento de pesquisa,
métodos de trabalho, entre outros. E que a implantação desta afetará os outros aspectos.
Neste sentido, torna-se interessante que ao implantar novas tecnologias nas
organizações seja realizado um planejamento, prevendo possíveis resistências por parte de
seus componentes.
De acordo com O Brien (2002, p. 339), Toda maneira nova de fazer as coisas gera
alguma resistência por parte das pessoas afetadas. Dessa forma a implantação de novas
tecnologias computadorizadas de suporte ao trabalho pode gerar nos funcionários receio e
resistência a mudanças .
Alguns fatores que podem causar resistências às mudanças são apresentados na
figura7.
29
Figura 7 - fatores que provocam resistência às mudanças. Fonte: Ferreira et al. (1997, p. 72)
Para Ferreira et al. (1997, p. 71), quando o indivíduo não se sente preparado para
realizar determinada atividade de uma forma nova ou prevê que esta pode lhe prejudicar, a
tendência é que este apresente resistência a mudanças. Neste caso, no processo tal sentimento
é identificado como ameaça e insegurança. A idéia de modificar sua rotina deixa o individuo
resistente, o que se considera normal, pois há uma predisposição natural do ser humano.
Os autores afirmam ainda que, admitir que há pontos falhos na proposta de mudança
torna-se viável e interessante aos administradores, a partir do momento que estes entendem a
avaliação de diferentes pessoas como uma contribuição na eficácia do processo.
De acordo Ferreira et al. (1997) os envolvidos na mudança devem estar cientes do
processo que está sendo realizado na organização, ou seja, torna-se interessante que haja
comunicação eficaz a fim de manter os colaboradores atualizados sobre os acontecimentos.
A forma como é desenvolvido o processo é outro aspecto que deve ser considerado
segundo os mesmo autores. Os indivíduos envolvidos no processo devem participar das fases
de desenvolvimento desde o planejamento até a implantação.
Para amenizar os impactos a resistência às mudanças, as empresas precisam criar
ações para conscientizar o usuário, mostrando as vantagens da implantação do sistema de
informação. Uma das ações é o treinamento dos funcionários para garantir que eles entendam
e aceitem as mudanças de uma maneira suave sem problemas.
Desta maneira, o treinamento é necessário para evitar perdas, desinteresse e
desmotivação dos funcionários, e garantir o envolvimento dos mesmos com este novo sistema
RESISTÊNCIA ÀS MUDANÇAS
PONTOS FALHOS NA PROPOSTA DE COMUNICAÇÃO
COMUNICAÇÃO
PREDISPOSIÇÃO
NATURAL INSEGURANÇA
FORMA DO
PROCESSO DE MUDANÇA
AMEAÇA
30
assegurando uma boa relação. O treinamento faz parte da fase de implantação dos sistemas e
tem como principal função educar e treinar a administração e os usuários finais e o pessoal
operacional . (O BRIEN, 2002, p. 351)
Outras atividades de implantação estão relacionadas ao desenvolvimento da
documentação do sistema, que incluem os manuais de procedimentos operacionais, amostras
de telas de exibição, formulários e relatórios de entrada e saída de dados.
Para finalizar a implantação de sistemas, deve-se decidir qual será o método de
conversão, ou seja, qual a forma de converter o sistema atual para o novo. Existem alguns
métodos de conversão que podem suavizar o impacto de novas tecnologias na organização,
como a operação em paralelo dos sistemas novos e antigos durante um período de
experiência, até ficar claro que o novo sistema funcione corretamente; a operação de um
sistema piloto em que a experiência é feita em apenas uma parte da organização, servindo
como local de teste, uma vez que ele seja considerado seguro é instalado no resto da
organização; por etapas, em que a conversão ocorre em cada departamento de uma vez; e a
instalação também pode ser direta, em que o novo sistema passa a ser único a partir desse
momento. (LAUDON e LAUDON, 1999; O BRIEN, 2002)
A implantação pode ser um processo difícil e demorado. Entretanto, ela e decisiva na
garantia do sucesso de qualquer sistema recém - desenvolvido, pois mesmo um sistema bem
concebido fracassará se não for bem implantado . (O BRIEN, 2004, p. 337)
Pode-se constatar que as fases de planejamento, desenvolvimento e implantação se
complementam e são imprescindíveis no processo de mudança de um sistema de informação
manual para um sistema de informação computadorizado em uma organização.
Destaca-se que a determinação do problema evidenciado na organização, a solução
tecnológica que melhor se adapte a este em consonância com o planejamento estratégico da
empresa e a consideração em especial aos indivíduos que participam do processo são
fundamentais para o sucesso dos sistemas de informação computadorizados.
31
3 DESCRIÇÃO DO MÉTODO
3.1 Metodologia da Pesquisa
Esta pesquisa caracteriza-se por ter uma abordagem qualitativa, pois, não tem a
intenção de numerar ou medir unidades ou categorias homogêneas. (OLIVEIRA, 1999)
De acordo com Oliveira (1999, p.117)
As pesquisas que se utilizam da abordagem qualitativa possuem a facilidade de poder descrever a complexidade de uma determinada hipótese ou problema, analisar a interação de certas variáveis, compreender e classificar processos dinâmicos experimentados por grupos sociais, apresentar contribuições no processo de mudança, criação ou formação de opiniões de determinado grupo e permitir em maior grau de profundidade a interpretação das particularidades dos comportamentos ou atitudes dos indivíduos.
Pode-se classificar esta pesquisa também como descritiva, pois foi realizada uma
descrição dos procedimentos diários da empresa. A pesquisa descritiva tem por finalidade
observar, registrar e analisar os fenômenos sem, entretanto, entrar no mérito do seu
conteúdo . (OLIVEIRA, 1999, p.128).
Como foi realizado um estudo dos procedimentos diários realizados na empresa, para
verificar quais são as necessidades de um sistema de informações, para uma proposta de
implantação de um sistema computadorizado, esta pesquisa também se caracteriza por ser um
estudo de caso. Segundo Gil (1995, p.78), estudo de caso é caracterizado pelo estudo
profundo e exaustivo de um ou de poucos objetos, de maneira a permitir conhecimento amplo
e detalhado do mesmo .
Ocorreu também uma pesquisa documental, com a finalidade de buscar informações
nos documentos da empresa para verificar como funciona o sistema atualmente e descrever
quais são as necessidades de mudanças.
A característica da pesquisa documental é que a fonte de coleta de dados está restrita
a documentos, escritos ou não, constituindo o que se denomina de fontes primárias.
(MARKONI e LAKATOS, 1999, p. 64) .
Para realização deste projeto de aplicação foram pesquisadas duas populações. A
primeira foi composta pelos fornecedores de softwares e a segunda pela proprietária da
32
empresa. Segundo Markoni e Lakatos (1991, p. 223) população é o conjunto de seres
animados e inanimados que apresentam pelo menos uma característica em comum .
A população de fornecedores de software foi composta pelo total de 59 empresas
situadas na grande Florianópolis. Desta população verificou-se àquelas que apresentavam
pacotes de softwares adequados a Lanfka, o que culminou em uma amostra de 3 empresas
fornecedoras. Porém, cabe destacar que os fornecedores de softwares foram selecionados,
observando os sistemas que desenvolvem, indicação de outras empresas do mesmo setor,
tempo da empresa no mercado e a estrutura do pacote que eles oferecem.
Para efetuar a coleta de dados, foi utilizada a observação participativa, que segundo
Gil (1995, p. 107) consiste na participação real do observador na vida da comunidade, do
grupo, ou da situação determinada .
Na observação participativa, o observador está inserido no contexto da pesquisa,
observando e relatando como ocorrem os procedimentos e quais são as necessidades de
implantação de um sistema de informação dentro da mesma.
Outro instrumento de coleta de dados utilizado na pesquisa será a entrevista, que
segundo Markoni e Lakatos (1991, p. 195) é um encontro entre duas pessoas, a fim de que
uma delas obtenha informações a respeito de determinado assunto, mediante uma conversação
de natureza profissional . A entrevista realizada será do tipo não-estrutura com a proprietária
(APÊNDICE A) e com empresas fornecedoras de softwares (APÊNDICE B)
Para Markoni e Lakatos (1991, p. 197), a entrevista não-estruturada é aquela em que
o entrevistador tem liberdade para desenvolver cada situação em qualquer direção que
considere adequada. É uma forma de poder explorar mais amplamente uma questão. Em geral
as perguntas são abertas e podem ser respondidas dentro de uma conversação informal .
Depois de realizada a coleta de dados, vem à fase de análise de dados, que para Best
(1972 apud MARKONI e LAKATOS, 1991, p.167) representa a aplicação lógica dedutiva e
indutiva do processo de investigação . A análise de dados desta pesquisa terá como objetivo
analisar o que as empresas fornecedoras de softwares têm para oferecer para Lanfka, que
esteja de acordo com suas necessidades.
33
3.2 Metodologia de Aplicação
A metodologia da aplicação foi baseada no ciclo de vida de desenvolvimento de
sistemas e foi composta das seguintes fases:
1. Definição do problema
descrição do sistema de informação atual da empresa, realizada
por meio de informações coletadas na observação participativa e entrevistas não-
estruturada a proprietária. Foram levantadas informações sobre o controle de estoque,
cadastramento de clientes, contas a pagar e a receber.
2. Análise de Sistema
descrição da estrutura que o software necessita ter para atender as
necessidades da empresa em relação ao controle de estoque, cadastramento de clientes,
contas a pagar e a receber. Nesta fase a pesquisadora analisa as informações levantadas na
fase 1 e as classifica considerando as necessidades da empresa.
3. Avaliação do Fornecedor
levantamento dos fornecedores de software de acordo com a
metodologia da pesquisa, buscando informações sobre preço, instalação, necessidades de
equipamento, estrutura do software, flexibilidade, garantias, tempo da empresa no
mercado entre outros.
4. Seleção do Sistema de Informação adequado - com base nas entrevistas foi elaborado um
quadro com as características dos softwares e as vantagens das empresas fornecedoras. A
partir da análise do quadro foi selecionado o software adequado as necessidades da
empresa.
4 RESULTADOS DA APLICAÇÃO
4.1 Caracterização da Empresa
A empresa Lanfka Ind. e Com. de Tecidos Ltda, foi fundada em 1986, é de
propriedade de Roseli Maria Espindola, e atua no ramo de confecções, comercializando
roupas femininas, masculinas, infantis e acessórias, para estar na posição que esta hoje passou
por uma série de transformações para se adaptar as necessidades do mercado onde atua.
Com 19 anos de experiência no ramo, quem administra a empresa é a proprietária, que
está sempre presente nos momentos de decisões, sejam eles de compras, assuntos financeiros,
comerciais, entre outros. A Lanfka possui apenas uma funcionária, é uma empresa de gestão
familiar, montada na base da confiança, não possui um organograma definido, onde gera uma
centralização do poder totalmente voltada a proprietária, os processos de rotina diária da loja,
como controle de estoque, contas a receber, contas a pagar e cadastro de clientes se dão de
forma manual sem muito controle.
A empresa possui vários fornecedores, sendo que alguns há mais de 14 anos, existem
vários itens em seu estoque, já que possui uma diversidade de modelos com variação de
tamanhos. Tem em média mais de 1000 clientes cadastrados em seu banco de dados
(fichário), sendo que uns 250 ativos. A maiorias dos clientes já compram na loja há mais de
14 anos, e criaram um laço de amizade com os proprietários, este relacionamento é facilitado
devido ao crediário próprio da empresa, já que é uma forma de fazer com que os mesmos
retornem a loja.
Devido ao pequeno porte da empresa ela pode personalizar o atendimento e atender as
exigências dos clientes com mais facilidade e agilidade, conseguindo com esta flexibilidade
cativar mais clientes e oferecer um diferencial em relação à concorrência, a empresa busca
sempre estar bem informada dos lançamentos da moda, saindo sempre a frente das outras
lojas, outra estratégia para driblar a concorrência é avisar os clientes através de um marketing
de relacionamentos sobre lançamentos, mudando sempre as vitrines, enfim deixando a loja
atrativa para cativar mais clientes.
35
4.2 Identificação do Sistema de Informação Atual
Este tópico pretende atender a primeira fase do ciclo de vida do sistema a definição do
problema, em que se verifica como funciona o sistema atual da empresa com relação aos
procedimentos administrativos que se deseja informatizar.
Atualmente, todos os procedimentos administrativos são realizados de forma manual,
não existe na empresa um computador para auxiliar no desenvolvimento das atividades
destacam-se dentro desses procedimentos, cadastro de clientes, contas a pagar, contas a
receber e controle de estoque.
4.2.1. Cadastro de Clientes
O cadastro de clientes acontece quando o cliente faz uma compra no crediário ou com
cheque, este procedimento caracteriza-se principalmente pelo preenchimento de uma ficha de
cadastro, onde constam os dados dos clientes. Após é feito uma pesquisa ao serviço de
proteção ao crédito. É importante destacar que este cadastro é um importante meio de
informações que a empresa tem a respeito do cliente.
A seguir serão apresentados as etapas do processo de venda no crediário próprio da
empresa e no crediário com cheque.
1. Nas vendas a prazo (crediário próprio da loja,), quando é cliente novo, a funcionária
responsável pelo caixa preenche uma ficha de cadastro, em que constam todos os
dados dos clientes, faz a pesquisa no serviço de proteção ao crédito, logo após, faz
uma relação das vendas no caderno de vendas, preenche a nota fiscal para ser assinada
pelo cliente, preenche um carnê e entrega ao cliente, após estes procedimentos o
cliente esta liberado. Quando já é cliente da loja e está liquidado, faz-se uma pesquisa
no fichário de liquidados, para procurar a ficha do cliente, verifica se tem alguma
alteração do cadastro, faz a pesquisa no serviço de proteção ao crédito, anota a venda
no caderno de vendas, faz-se o carnê e entrega ao cliente, bem como a nota fiscal para
liberar o mesmo com suas mercadorias.
2. Nas vendas com cheque, é preenchido a mesma ficha de cadastro de clientes, feito a
pesquisa no serviço de proteção ao crédito, anotando-se a venda no caderno de
36
pagamentos e tirando-se a nota fiscal para após estes procedimentos o cliente é
liberado.
Na figura 8, esta o modelo de ficha de cadastro de clientes, que constam dados do
mesmo e também a declaração de endereço, exigida pelo SPC (serviço de proteção ao
crédito).
FICHA DE CADASTRO DE CLIENTES
NOME:
Estado civil Data de Nascimento _____/____/____ Naturalidade
Nome do esposo (a) Exp. RG. ___/____/___ Org Exp:
Pai: Mãe
RG: CPF:
Endereço: Nº.: Apto: Bloco:
Bairro: Cidade: CEP:
Residência Própria: ( )Sim ( )Não Celular: Fone Res..:
Local do trabalho: Data da admissão:
Endereço: Fone com.:
Cargo: Salário:
Local do trabalho do esposo (a):
Endereço: Fone com.:
Cargo: Salário:
Contatos
Nome: Fone:
Nome: Fone:
Nome: Fone:
O consumidor abaixo se responsabiliza pelos dados aqui declarados, comprometendo-se a informar a empresa/loja qualquer mudança de endereço capaz de prejudicar sua localização, ficando ciente desde já que a omissão no fornecimento de tais dados importará no envio de correspondência para o endereço anterior fornecido e via de conseqüência a inclusão de seu nome no SPC, sem breve conhecimento.
______________________________________________________________________________
Ass. do cliente
Figura 8- modelo da ficha de cadastro de clientes da empresa Lanfka
Fonte: Documentos da Lanfka
37
4.2.2. Controle de Contas a Pagar e a Receber
O controle de contas a receber na Lanfka, é realizado através do preenchimento em
uma agenda de pagamentos, em que são anotados os nomes dos clientes que efetuarão
pagamentos no dia, o valor da prestação que foi paga, e a forma como foi paga, em cheque,
em dinheiro ou em cartão. Estes procedimentos acontecem quando é um pagamento de uma
prestação que já estava no carnê. Quando é uma venda a vista apenas é anotado o valor e a
forma de pagamento, em cheque, em dinheiro a vista, ou cartão. No final do dia é realizado
um levantamento do que foi recebido e o caixa é fechado.
Para que a proprietária possa ter um controle de quanto tem para receber e também
controlar quem pagou as prestações na sua ausência, existe uma ficha de controle de contas a
receber, como pode-se observar na figura 9.
Nome ____________________________________________________________________________________
Endereço:____________________________________________________Nº. ________Apto.______________
Bairro:________________ Cidade_____________Fone res. ___________________ Fone Com._____________
Local Serviço___________________________ Profissão____________________________________________
Nome do esposo (a)____________________________________________ Fone _________________________
RG: __________________________CPF: ________________________________ Data Nasc.: ____/____/____
DATA HISTÓRICO DA VENDA
VALOR R$
FATURA
QUANT. DE
PARCELAS
VALOR DE CADA PARCELA
VENCIM.
DATA PAGAMENTO
RUBRICA
Exemplo:
05/04/2005
COMPRAS 389,90 3(VEZES) 129,97 05/05/2005
129,97 05/06/2005
129,97 05/07/2005
Figura 9 - Modelo adaptado da ficha de controle de contas a receber da Lanfka.
Fonte: Documentos da Lanfka
Esta ficha serve de instrumento de controle e coleta de informações para a proprietária,
já que nela constam dados sobre a data da venda o histórico da venda, data de vencimento, e
data do pagamento, que são formas que a proprietária encontrou para ter um controle do
quanto tem para receber.
Já o controle de contas a pagar é feito através de anotações em uma agenda de contas a
pagar, nesta agenda são anotadas todas as dividas que estão em aberto e devem ser
amortizadas, separadas por dias, as duplicatas para pagar são arquivadas em uma pasta.
38
4.2.3. Controle de Estoque
Em relação ao controle de estoque na empresa Lanfka, não existe um documento
formal ou qualquer tipo de organização em relação a isto. O que existe é uma lembrança das
peças que entraram, ou seja, a vendedora e a proprietária lembram das peças que entraram na
loja e também para quem elas venderam, mais não tem o controle de quantas peças foram
compradas, quando chegaram, ficando difícil ter uma previsão de quantas peças estão em
estoque, quantas peças do último pedido foram vendidas, como foi o giro daquela mercadoria,
entre outros.
4.3 Necessidades do Sistema de Informação
Nesta fase do ciclo de vida do sistema, são definidas as funcionalidades que se deseja
do sistema de informação computadorizado. Descrevendo os cadastros, consultas, relatórios,
bem como os dados necessários em cada um destes itens.
Conforme observado as atividades da empresa não são organizadas, existe um excesso
de procedimentos desnecessários em relação ao cadastro de clientes e ficha de controle de
contas a pagar, algumas informações contidas em uma ficha são as mesmas da outra, o que
não tem necessidade e ocasiona perda de tempo em escrever tudo novamente, a empresa
precisa de um cadastro de clientes mais eficiente e mais seguro. Não existe um controle
garantido de contas a receber e a pagar, outra realidade observada na loja é a falta de um
controle de estoque eficiente, que possa assegurar vantagens reduzindo o excesso de compras,
evitando a estocagem de material desnecessário.
Com base nos dados colhidos na observação e entrevista não-estruturada serão
apresentadas as necessidades do novo sistema em relação ao:
4.3.2. Clientes e vendas
Com relação aos dados dos clientes necessita-se das seguintes informações:
Dados Cadastrais cliente
Dados Pessoais
Dados Profissionais
o Nome completo o Empresa
39
o Endereço: rua, número, bairro, cidade,
cep, estado.
o Endereço: rua, número, bairro, cidade,
cep, estado.
o RG o Telefone
o CPF o Data de admissão
o Data de nascimento o Cargo
o Telefones: residencial, celular o Salário
o Estado civil o
Quadro 1- Descrição dos dados cadastrais do cliente. Fonte: Primária.
Caso o estado civil seja casado o sistema deve disponibilizar os dados profissionais do
cônjuge, com os mesmos dados do cliente.
O sistema deve ter um campo para anotações.
Dados da Venda
Descrição da mercadoria (marca, tamanho, cor, referência)
Quantidade de peças
Valor de cada peça
Valor total da venda
Dados cadastrais do vendedor
Nome
Data admissão
Valores vendidos por mês
Comissões
Consultas, Relatórios e controles.
Histórico de clientes - o que o cliente comprou nos últimos seis anos, contas
liquidadas, contas em aberto, com detalhes das operações para melhor
liberação do crédito.
Débitos do cliente - os valores pendentes do cliente.
Vendedor que fez a venda - para calcular a comissão do vendedor.
40
Situação financeira do cliente - se o cliente tem alguma prestação em atraso,
quantas parcelas em aberto, se pagou todas as prestações em dia.
Controle dos cheques pré-datados.
Resumos de cheques pré a receber e recebidos, controle de depósitos dos
cheques a terceiros.
Relatórios de aniversários - para impressão de mala direta.
Fazer consultas on-line ao SPC serviço de proteção ao crédito, para verificar
se o cliente esta com o nome liberado para compra.
As informações sobre cada cliente devem ficar armazenadas por 6 anos
quando não tiver pendências e por 10 anos quando tiver prestações em aberto.
Impressão de carnê de pagamentos - para entregar ao cliente com as datas de
vencimentos das prestações.
4.3.2. Contas a receber e Contas a pagar
O controle de contas a pagar e a receber, possibilita ao empresário manter-se
permanentemente informado sobre o vencimento dos compromissos, estabelece prioridades
de pagamentos em caso de dificuldades financeiras, permite ainda ter uma visão mais global
de todas os valores pagos, a pagar e a receber. Com o acesso a estas informações o
empresário, pode administrar melhor suas atividades.
4.3.2.1. Contas a Receber
O sistema computadorizado deverá permitir o controle da empresa com informações
automáticas sobre montante dos valores a receber
Controle de contas vencidas e a vencer
Controle das vendas diárias (à vista, cheque pré-datado, cartões de crédito, crediário
próprio)
Notas fiscais
Cadastro completo dos clientes
Impressão de relatórios sobre os débitos de cada cliente
41
Acompanhamento dos vencimentos
Pagamentos diários
Fechamento de caixa por relatório de pagamentos diários
4.3.2.2. Contas a Pagar
O controle de contas a pagar permite o controle dos pagamentos a serem efetuados,
com informações automáticas sobre montantes dos valores a pagar.
Contas vencidas e a vencer,
Cadastro completo dos fornecedores;
Controle de despesas e receitas;
Controle de baixa de títulos;
Controle de movimentação bancária;
Pagamentos diários;
Controle de comissões para vendedores;
Resumos por data;
4.3.3. Controle de Estoque
O controle de estoque é muito importante para as empresas, uma vez que nele são
descritos todos os produtos que entram na empresa, quando saem, a quantidade de produtos
que entram e a quantidade que sai, como foi o giro de determinada mercadoria, entre outros.
O controle de estoque quando bem administrado reduz perdas e excesso de compras de
mercadorias desnecessárias. Em seguida será descrita a necessidade do sistema em relação ao
estoque.
Dados cadastrais
Cadastro dos produtos (fabricante, notas fiscais)
Descrição da mercadoria (marca, tamanho, cor e referência)
Quantidade de cada item.
42
Fornecedor
Consultas e Relatórios
Controle de entrada e saídas (através de relatórios e consultas)
Relatório de quantidade de mercadorias em estoque;
Controle de estoque através de grade de tamanho;
Curva ABC de produtos;
Giro de produtos;
Sugestões de compras (verificando as vendas efetuadas no mesmo período
de outros anos, ou através do cálculo da média de vendas mensal, ou
através da consulta da quantidade de mercadorias estocadas)
Outras funções
Emissão de cupom fiscal
Baixa de mercadorias
Devoluções
Alterações de preços
Emissão de etiquetas de códigos de barras por produtos
Para uma melhor visualização de como funcionará o processo de venda de
mercadorias e cadastro de clientes após a implantação do sistema computadorizado,
apresenta-se o fluxograma, na figura 10, o qual mostra como deverá ser estes procedimentos
que antes eram feitos de uma maneira manual, muito demorada e com excessos de
burocratização.
43
Figura 10 Fluxograma de vendas de mercadorias Fonte: Ana Cláudia Espindola, 2005.
44
4.4 Avaliação do Fornecedor
Para selecionar os fornecedores de software compatíveis com as necessidades da
Lanfka realizou-se o seguintes procedimentos:
1. Identificou-se uma lista de empresas fornecedoras de sistemas de informação
localizadas na região da grande Florianópolis. Esta lista foi adquirida na internet
no site da listel, onde constavam 59 empresas.
2. Após identificar esta lista, iniciou-se uma busca via internet e telefone para
distinguir quais empresas forneciam softwares voltados as principais
funcionalidades requeridas pela Lanfka. Desta forma foram selecionadas 10
empresas fornecedoras de software. Que são: Brasão sistemas, Brasysten
informática, Deltacon, Microsiga, Procel, Spectrun informática, Software
informática, Soft Serv Sistemas, Tecsoft Tecnologia, Void Caz Sistemas.
3. Entre as 10 empresas citadas anteriormente, selecionou-se aquelas que ofereciam
pacotes de software compatíveis com as necessidades da empresa, portanto 3
empresas foram selecionadas, entre elas, Procel, Deltacon e Microsiga.
A partir disso realizou-se uma entrevista (APÊNDICE B) com os representantes
comerciais das referidas empresas a fim de analisar o software e informações referentes a este
para futura implantação. As questões foram elaboradas nos tópicos descritos na metodologia
de aplicação no item 3.
4.4.1. Procel
A empresa Procel está atuando no mercada desde 1987, localizada na Av. Gov. Ivo
Silveira 464, no bairro Estreito na cidade de Florianópolis
SC. Possui um software especial
para micro e pequenas empresas chamado de Loja Light, sistema aplicativo de automação
comercial que reúne funções de frente de caixa como cadastro de clientes, contas a receber e
a pagar, controle de estoque,entre outros, ideal para pequenos e médios estabelecimentos
comerciais de varejo.
No dia 20 de abril de 2005, realizou-se uma entrevista informal com o representante
comercial da Procel, este em visita a empresa Lanfka, apresentou as funcionalidades do Loja
Light, o preço, principais clientes e outros temas que serão expostos abaixo.
45
1- Funcionalidades do Pacote da Procel
Senhas para controle de acesso
Operações integradas com leitores/ scaners, impressoras de cheques,
impressoras de transferência térmica.
Clientes/vendas
Emissor de cupom fiscal ECF
Cadastro de clientes
Vendas em diversas modalidades de pagamento (à vista, cheque
pré-datado, cartões de crédito, crediário próprio emissão de
carnês de pagamentos)
Mala direta para clientes
Controle da comissão dos vendedores
Contas a receber/ a pagar
TEF (Transferência Eletrônica de fundos), homologado pelas
principais bandeiras de cartões de crédito
Controle de contas a receber
Controle de contas a pagar
Controle de estoque
Cadastro de produtos e fornecedores
Compras integradas ao estoque
Emissão de etiquetas de código de barras por produtos
Controle de estoque através de código de barras e grade de
tamanho e cor
Classificadores de estoque
Tabela de preços por classificador
Código de barras
46
2-Instalação/ Treinamento
A partir do momento da compra do sistema um técnico responsável realiza a
instalação ministra um treinamento para os usuários.
3-Equipamentos
Computador
Impressora térmica
Leitor de código de barras
Impressora de cupom fiscal
TEF (aparelho que faz transferência eletrônica de fundos)
4-Software
O software da Procel não permite que seja feitas mudanças, ele é um sistema
rígido, sem flexibilidade para futuras alterações.
5-Garantia/ Assistência Técnica
A Procel não dá garantia do produto, a única garantia são as empresas que ela
já fornece serviços.
Em relação a assistência técnica, ela cobra por visita do técnico, não tem um
valor fixo por mês.
Por fim, o representante comercial informou que o preço do sistema LOJA LIGHT é
de R$ 990, 00, podendo ser parcelado em duas vezes com entrada.
Percebeu-se que o Loja Light é um sistema completo, sendo que o único a desejar é
sua rigidez, pois o sistema não permite alterações na medida que surgem necessidades de
mudanças.
4.4.2. Deltacon
47
A empresa Deltacon, esta atuando no mercado há 15 anos, esta localizada na Rua
Tiradentes 15, Bairro Kobrasol, cidade São José - SC. Desenvolve, instala, dá treinamento e
manutenção nos softwares desenvolvidos por ela. Possui um sistema pronto para atender as
especificidades das lojas de confecções, como controle de estoque, contas a pagar, vendas,
clientes, contas a receber, oferecendo a solução e adaptando as necessidades da empresa, se
for necessário.
No dia 9 de maio de 2005, realizou-se uma entrevista informal com o representante
comercial da empresa Deltacon em visita a Lanfka a fim de levantar informações a respeito do
sistema oferecido e suas funcionalidades, conforme observa-se abaixo.
1-Funcionalidades do Sistema da Deltacon
Senhas:
Cadastramento de usuários e seus acessos, disponibilizando somente as opções
autorizadas.Controle descontos e estornos.
Operações integradas com leitores/ scaners, impressoras de cheques,
impressoras de transferência térmica.
2-Clientes/vendas
Cadastramento de clientes utilizando CPF como código, evitando duplicidade
de cadastros.Cadastro de CEP, Curva ABC de clientes;
Controle de clientes a receber, lançamento de débitos e acompanhamentos por
vencimento;
Histórico de clientes de contas em aberto e liquidadas, com detalhe das
operações;
Impressora fiscal;
Sistema de cartão de crédito (TEF);
Operações de vendas são criadas conforme a necessidade de cada empresa;
Relatório de vendas em formato de gráfico.
48
Comissões de vendedores e lucro apurado por vendas
Contas a receber/ a pagar
Controle de contas a pagar e fornecedores
Acompanhamento das contas por vencimento
Lançamento das despesas, gerando relatório estatístico de despesas mensais
Controle das contas a receber por cliente
Controle de cheques pré-datados
Resumo de cheques pré-datados a receber e recebidos
Controle depósitos dos cheques a terceiros
Sistema bancário para controle de suas contas e até mesmo um caixa geral da empresa
Impressão de cheques
Controle de cheques sem fundos recupera dados do cheque pré, controla datas e locais onde os cheques se encontram.
Controle de estoque
Lançamentos de entradas
Calculo do preço de venda
Baixa de mercadoria
Lançamento de notas de compras
Relatório de sugestão de compras, verificando as vendas efetuadas no período informado
Calculo da média de vendas mensal
Giro de mercadorias
Curva ABC de produtos
Relatório do estoque com custo, venda e margem de lucro do estoque atual.
2-Instalação/ Treinamento
49
A empresa acompanha na cotação de equipamentos e máquinas
necessárias a instalação do novo sistema.
Os técnicos da empresa fazem a instalação do sistema e dos
equipamentos necessários.
No momento da instalação e no primeiro mês, a empresa dá treinamento
para os usuários do novo sistema.
A empresas disponibiliza um telefone para qualquer dúvida eventual
que apareça durante a utilização do sistema, sem custo e também um Help
on-line.
3- Equipamentos
1 computador
1 impressora de cupom fiscal
TEF (aparelho que faz transferência eletrônica de fundos dos cartões de
crédito para conta da empresa)
Leitor de código de barras
4- Software
O software da Deltacon permite que sejam feitas mudanças conforme
aconteça necessidades na empresa de alguma alteração ou adaptação com as
rotinas da empresa.
5- Garantia/ Assistência Técnica
A garantia é de 90 dias.
O valor da assistência técnica é de 130,00 por mês, começando a pagar a
partir do 2ª mês.
50
O representante passou a proposta do software no valor de R$ 1.400,00, podendo ser
divididos em três parcelas sem juros.
É um sistema completo, com a vantagem da flexibilidade em relação a mudanças,
pois, as necessidades em fazer alterações surgem com a utilização do sistema.
4.4.3 Microsiga
A Microsiga é uma empresa líder de mercado no ramo de software de gestão, esta
atuando no mercado desde 1983, com o foco na inovação e na compreensão das necessidades
dos clientes. Possui uma filial localizada Av. Presidente Kennedy, 698. São José-SC. A
empresa dispõe de um sistema de automação comercial, que tem como objetivo viabilizar o
atendimento rápido, possibilitando integrar ações relacionadas a atendimento e vendas com
processos administrativos e financeiros.
No dia 14 de maio de 2005, o representante comercial da Microsiga fez uma visita a
Lanfka, onde realizou-se uma entrevista para levantar informações a respeito do sistema, e
outra funcionalidades do mesmo.
1- Funcionalidades do sistema Microsiga
Senhas
Cadastramento de senhas de acesso aos usuários.
Clientes/ vendas
Cadastramento de clientes.
Controle completo de vendas.
Controle de devolução de mercadorias.
Resumo de vendas com informações gerencias e estatísticas.
Gerenciamento de vendas.
Contas a receber/ a pagar
51
Controle contas a pagar e receber.
Controle de baixa de contas a receber e a pagar.
Fluxo de caixa, com possibilidade de consultas gráficas.
Gestão de vendedores e previsão de comissões.
Relatórios (estabelecidos na fase de implantação)
Controle de estoque
Controle de estoque por produtos.
Gerenciador de estoque.
Gerenciador de empenho e previsões.
Giro e realimentação de estoque.
Relatórios (estabelecidos na fase de implantação)
2- Instalação/ Treinamento
A instalação da microsiga segue a metodologia de implantação, um analista
de sistemas vai até a loja, analisa todo o funcionamento da empresa, verifica
as necessidades de informação, para em seguida implantar o novo sistema.
Após a implantação os usuários recebem treinamento para utilização do
novo sistema.
3- Equipamentos
O sistema necessita de um Pentium IV, uma impressora de cupom fiscal
(homologada pela Receita Federal), leitores de código de barras (opcional),
impressora térmica (opcional).
4- Software
52
A preço do software da Microsiga é de R$ 1.800,00, porém a implantação é
mais R$ 1.800,00. (a implantação é a fase que um analista da microsiga vai até
a empresa analisar o funcionamento e verificar quais são as necessidades de
informações necessárias).
5- Garantia/ Assistência Técnica
A assistência técnica é via telefone, ou através de visitas dos técnicos, esta
é cobrado uma taxa (que não foi divulgado pelo representante) a cada visita
O software da Microsiga possui funcionalidades que congregam com as necessidades
da Lanfka, outra característica é o fato de ser quase personalizado, porém ele aceita somente
dois usuários o que torna o sistema acessível para empresas maiores. O preço para cada
software incluindo implantação é em torno de R$ 3.600,00.
4.5 Proposta de implantação do novo sistema
Abaixo pode-se observar as características de cada empresa, com suas funcionalidades
e exigências em relação ao software fornecido, para que se possa escolher entre as três fez-se
necessário esta ilustração a fim de visualizar melhor as vantagens de cada empresa, para assim
escolher a empresa que tenha mais funcionalidades de acordo com as necessidades levantadas
na empresa Lanfka.
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Empresa Funcionalidades
adequadas Instalação e Treinamento
Equipamentos Software Garantia e Assistência
Técnica
Valor
Microsiga O software da microsiga possui
muitas funcionalidades, até pelo fato de
ser quase personalizado.
A instalação segue uma
seqüência de 5 fases, onde uma analista de sistemas verifica as
necessidades da empresa, e
dá o treinamento necessário,
tudo isto com um custo para empresa que contrata os serviços.
O sistema necessita de um Pentium IV, uma impressora de cupom
fiscal, um leitor de código de barras e uma
impressora térmica.
O software da microsiga
é muito completo,
porém é para empresas
maiores pois eles só
atendem no mínimo dois
usuários.
Eles disponibilizam
assistência técnica via telefone, e
através de visitas técnicas, porém o preço destas visitas eles não
disponibilizaram no momento.
O valor do software é de R$ 1.800,00 e mais R$ 1.800,00 par treinamento, somando um valor de R$ 3.600,00( para um usuário) como eles vendem no mínimo 2 sairia R$ 7.200,00
Deltacon O sistema da Deltacon possui
várias funcionalidades
de acordo com as necessidades da
Lanfka, é um sistema bem
completo.
A empresa acompanha na cotação
dos equipamentos necessários,
os técnicos da empresa fazem a
instalação do sistema e dos equipamentos
e ainda ministram o treinamento.
Os equipamentos necessários são: 1
computador, 1 impressora de cupom
fiscal, 1 TEF, e 1 leitor de código de barras.
O software da Deltacon permite que alterações
sejam feitas de acordo
com necessidades que possam
surgir.
A garantia é de 90 dias, o valor da assistência
técnica mensal é de R$ 130,00, começando a
pagar a partir do 2ª mês, porém
eles possuem um help on-line e assistência via telefone, para
eventuais dúvidas.
O valor do software é de R$ 1.400,00, parcelado em três vezes.
Procel Possui recursos interessantes e com algumas características semelhantes as necessidades
levantadas pela Lanfka.
Quem faz a instalação e
dá o treinamento
são os técnicos da
empresa, sem nenhum custo para Lanfka.
Os equipamentos necessários são:
computador, impressora térmica, leitor de código de barras impressora de
cupom fiscal e TEF.
O software não possui
flexibilidade para
mudanças.
A Procel, não dá garantia do
software. Em relação à
assistência técnica, não tem
um valor fixo por mês eles cobram por
visita técnica.
O preço do Loja Light, é de R$ 990,00
Quadro 2: - Quadro comparativo das características das empresas. Fonte: Ana Cláudia Espindola, 2005.
Diante das informações levantadas e apresentadas no quadro 2, o software escolhido
foi o da empresa Deltacon, pois é o que possui mais funcionalidades de acordo com a
necessidades da Lanfka.
54
Depois de realizada a seleção dos fornecedores e a escolha da empresa mais viável, de
acordo com as necessidades levantadas, vêm a fase de implantação do novo sistema, que é
dividida em 5 etapas. Estas etapas serão expostas abaixo, como uma proposta para
implantação na empresa Lanfka.
1ª Fase: Aquisição de Software e Hardware e serviços.
O software escolhido foi o da Deltacon, ele tem um preço de R$ 1.400,00
O requisito mínimo de hardware para este sistema é o Pentium
32 Mb Ram
25 Mb
Livre em HD
Windows 95 em diante. Não será necessário comprar um hardware, pois a
proprietária já dispõe de 1 computador (Pentium III 64 Mb Ram HD 8,0 GB 5,22GB
Livre em HD), portanto este será usado a princípio.
Outros equipamentos serão necessários para o funcionamento do sistema, entre eles,
impressora de cupom fiscal da marca Bematech R$ 1.846,00. Leitor de código de barras
R$ 155,00. TEF (transferência eletrônica de fundos) que pode ser alugado das
administradoras de cartão de crédito por um valor mensal de aproximadamente R$ 130,00.
2ª Fase: Desenvolvimento ou modificação do software
O software não será desenvolvido, ele será adquirido junto a uma empresa (Deltacon) que
possui o sistema pronto.
3ª Fase: Treinamento do usuário final
O treinamento será monitorado pela Deltacon, levará em média 1 mês, sugere-se que seja
feito em um horário após o expediente para que todos os colaboradores da empresa
estejam presentes, para que todos participem. conforme descrito na fundamentação
teórica, toda maneira nova de fazer as coisas gera resistência por parte dos usuários,
portanto se todos participarem da fase de implantação e do treinamento, tirando suas
dúvidas, dando sugestões e se envolvendo no processo, a mudança ocorrerá de uma
maneira suave sem muitos impactos para empresa e também pra os usuários.
4ª Fase: Documentação do sistema
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No fechamento da compra, as empresas envolvidas (Lanfka e Deltacon) assinam um
contrato em que constam todas as responsabilidades, obrigações, garantias, entre outros.a
empresa receberá1 caixa do software do produto com 1 disquete de instalação do
programa e manuais de instrução. A empresa coloca a disposição um help on-line, e
atendimento telefônico para suporte técnico, sem custos para Lanfka, tudo incluído no
pacote.
5ª Fase: Conversão
Em conversa com a proprietária da Lanfka decidiu-se pela conversão em paralelo, sendo
que em média esta conversão vai durar 6 meses, pois a mesma pessoa que é responsável
por atender os cliente, cuidar do caixa e fazer as vendas é quem vai converter todas as
informações para o novo sistema.
Conforme observado acima, as fases de implantação devem levar em média 8 meses
para serem concluídas. Pode-se observar que os custos de todos os equipamentos será
aproximadamente de R$ 3.531,00.
É um investimento que vai trazer muitas vantagens para empresa, pois conforme já foi
citado anteriormente o uso dos recursos da tecnologia da informação no comércio facilita o
desenvolvimento das funções administrativas e melhoria do atendimento aos consumidores.
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5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este trabalho apresentou uma proposta de implantação de um sistema de informação
computadorizado para a empresa Lanfka Ind. Com. Tecidos Ltda.
Para que esta atividade fosse realizada identificou-se primeiramente o funcionamento
do sistema de informação atual, este objetivo foi alcançado por meio de informações
coletadas na observação participativa, levantamento documental e entrevista não-estruturada
com a proprietária, nesta etapa foram levantadas informações sobre os procedimentos diários
realizados na empresa, durante esta fase da pesquisa percebeu-se que o sistema atual funciona
totalmente manual. Detectou-se de uma forma geral uma burocratização desnecessária no
cadastro de clientes e falta de controle de contas a receber e contas a pagar, sendo importante
destacar que estes procedimentos são administrados de maneira rudimentar para os tempos
modernos onde existem tantas tecnologias acessíveis.
Após identificar o sistema atual, apresentou-se as necessidades do sistema de
informação computadorizado, nesta etapa foram levantadas as funcionalidades que o sistema
deve ter para atender o controle de estoques, o cadastro de clientes, as vendas e o controle de
contas a pagar e receber da Lanfka, foram também definidos os relatórios que se deseja, e as
consultas que o sistema vai disponibilizar para as tomadas de decisões.
Com base nestes aspectos citados acima, pesquisou-se no mercado um software que
fosse adequado a necessidade da empresa. Foi então feito uma pesquisa para encontrar
empresas fornecedoras de softwares, buscando informações sobre preço, funcionalidades,
estrutura do software, entre outros, para escolher o que mais se encaixava com as
necessidades pesquisadas. A empresa escolhida foi a Deltacon por apresentar mais
funcionalidades compatíveis com a Lanfka.
Após identificar o sistema atual, apresentar as necessidades de informação e selecionar
a empresa fornecedora foi apresentado uma proposta de implantação do novo sistema, com
uma estimativa de custos e tempo de conversão do sistema.
Durante a pesquisa pode-se observar que a empresa possui algumas deficiências no
desenvolvimento de seus procedimentos, principalmente em relação ao controle de estoque e
controle de contas a receber. Com o intuito de otimizar tais deficiências verificou-se que a a
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implantação de um sistema de informação computadorizado possibilitará a empresa mais rigor
e segurança nestes procedimentos, proporcionando mais acesso à informações e facilitando o
relacionamento da empresa com o cliente.
Como recomendações ficam a implantação do sistema seguindo as fases apresentadas,
a necessidade de um treinamento para os usuários do novo sistema, a fim de amenizar as
barreiras às mudanças, diminuindo as chances do projeto não dar certo. Outra recomendação é
manter o sistema sempre atualizado, procurando fazer reavaliações a cada 6 meses, para
verificar se o sistema esta suprindo os problemas evidenciados e caso haja necessidade de
mudanças o software escolhido permite certo grau de flexibilidade, e deve ser mudado para
garantir o melhor desempenho. É por fim a realização de um estudo com a finalidade de
criação de um site para promover a empresa, com preensões futuras de inserção da empresa
no comércio eletrônico.
Enfim, destaca-se que o levantamento bibliográfico utilizado para a elaboração desta
pesquisa foi de extrema importância, pois através dele pode-se ter uma visão sobre tecnologia
da informação e sistemas de informações e suas necessidades dentro das empresas modernas,
e também os cuidados que se deve tomar antes de implantar um sistema em uma empresa.
Portanto recomenda-se ainda, antes de adquirir um sistema estudar o problema da empresa e
definir que tipos de modificações devem ser feitos. Posteriormente, fazer uma pesquisa com
fornecedores de softwares, visitar as empresas que já utilizam os serviços prestados por esta
empresa e tirar todas as dúvidas a respeito do sistema, pois trata-se de um investimento alto e
deve ser levado muito a sério pela pessoa responsável pela implantação.
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59
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ed. Rio de Janeiro: LTC, 1998.
APÊNDICES
APÊNDICE A roteiro da entrevista semi-estruturada com a proprietária da empresa.
APÊNDICE B roteiro da entrevista semi -estruturada com fornecedores de software.
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APÊNDICE A
Roteiro de entrevista semi-estruturada com a proprietária da empresa
para levantar dados sobre o sistema de informação atual da empresa Lanfka, e as necessidades
do novo sistema.
1- Nome:
2- Função:
3- Como são realizados os procedimentos atualmente?
4- Como você gostaria que funcionasse o sistema de informações da sua empresa?
5- Existe algum tipo de controle em relação ao estoque na sua empresa?
6- Que tipos de informações são importantes para sua tomada de decisões?
7- Existe algum tipo de informações que você gostaria que o novo sistema
oferecesse?
8- Quais relatórios você gostaria de obter?
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APÊNDICE B - roteiro da entrevista semi
estruturada com os fornecedores de
software, para verificar qual software se encaixa mais com as necessidades da empresa.
1- Nome da empresa:
2- Quanto tempo a empresa atua no mercado?
3- Quantos clientes a empresa atende no ramo de confecções?
4- Existe um software pronto que possa atender as necessidades levantadas?
5- O software pode sofrer alterações para atender futuras modificações que aparecem
com o tempo de uso?
6- Preço?
7- A empresa dá treinamento para os usuários?
9- De quanto tempo é o treinamento?
10- Este treinamento tem custo?
11- A empresa presta assistência técnica ou suporte?
12- Qual o susto da assistência ou suporte?
13- Quais são as necessidades de equipamentos para o sistema oferecido?
14- Quanto tempo leva para a transferência de um sistema para o outro?
15- É a empresa mesmo que faz a instalação?
16- A empresa oferece garantia do produto oferecido?
Anexos
Anexo(s) (opcional): texto ou documento não elaborado pelo autor do trabalho, que
complementa, comprova ou ilustra o seu conteúdo. Os anexos são identificados por letras
maiúsculas consecutivas, seguidas de travessão e respectivo título (Ex.: ANEXO B
Estrutura organizacional da Empresa Alfa).
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