UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ - siaibib01.univali.brsiaibib01.univali.br/pdf/Morhiana Zanchett de Souza.pdf · atual de arquivamento dos documentos; apresentou-se os tipos documentais

UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍCENTRO DE EDUCAÇÃO DE SÃO JOSÉ

CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO COM ÊNFASE EM AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS

MORHIANA ZANCHETT DE SOUZA

GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS: UM ESTUDO DE CASO NA COORDENAÇÃO DO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO:

UNIVALI - SJ

São José

2006



UNIVALI - SJ

Trabalho de Conclusão de Estágio 3

apresentado a Banca final como requisito

parcial para obtenção do título de bacharel

em Secretariado Executivo com ênfase em

Automação de Escritórios, da Universidade

do Vale do Itajaí.

Orientadora: Ana Karina Mochnacz

São José

2006



UNIVALI - SJ

Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado para a obtenção do título de bacharel em Automação de Escritórios e Secretariado e aprovado pelo curso de Automação de Escritórios e Secretariado da Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação São José, São José (SC).

São José, 10, de Julho de 2006.

Luciana Merlin Bervian Luciana Merlin BervianResponsável pelo Estágio Coordenadora de Curso

Luciana Merlin BervianSupervisora de Campo

Apresentada à Banca Examinadora formada pelos Professores:

Ana Karina MochnaczProfessora Orientadora

Evelize Mara de Souza Gomes MartinsProfessora Membro de Banca

Luciana Merlin BervianProfessora Membro de Banca

EPÍGRAFE

Documentação envolve todas as técnicas de controle de

informações e sua finalidade é reunir e organizar todos os

conhecimentos adquiridos através dos tempos. Portanto, toda a

informação do mundo: 95% está em papel, 4% em microfilme e

1% em algum meio eletrônico.

Paula, Rosália Paraíso Matta; Alonso, Maria Éster Cambrea

Dedico este trabalho aos meus pais Gino de Souza e Maria

Margaret Zanchett de Souza, por me darem a oportunidade de

estudar. Aos meus colegas de classe, por me auxiliarem nesta

caminhada, em especial à minha amiga Kele Guesser.

Às pessoas que trabalham comigo, por confiarem em meu

potencial e acreditarem em meu trabalho. Por fim, pela

paciência e amor que me dedicam, fazendo-me uma pessoa

realizada e feliz.

AGRADECIMENTOS

A Deus; que está ao meu lado em todos os momentos de minha vida, me guiando

sempre para o caminho certo;

À minha família; que sempre me apoiou e ajudou nesta caminhada dando a

educação correta para que eu me tornasse a pessoa que sou hoje;

À minha orientadora; pela atenção;

Aos coordenadores de cursos, professores e toda equipe da coordenação; agradeço

pela atenção recebida;

Aos colegas e amigos do curso; que estiveram sempre presentes nos momentos

mais difíceis de minha vida;

A todos que, de uma forma ou de outra, contribuíram para esta minha conquista.

Acreditem que esta será a primeira de muitas outras que virão. Muito obrigada a

todos.

RESUMO

Este trabalho tem como objetivo analisar o processo da gestão da

documentação nas Coordenação do Curso de Administração, da Universidade do

Vale do Itajaí – UNIVALI, Centro de Educação São José. Por meio desta pesquisa

realizou-se a análise da documentação do setor em estudo, descrevendo o método

atual de arquivamento dos documentos; apresentou-se os tipos documentais que

tramitam pelo setor e foi elaborada a proposta de um plano de classificação para

cada tipo de documento. A pesquisa possui abordagens qualitativa, descritiva e

bibliográfica, referindo-se ao tema sobre o processo de arquivamento, que serviu de

referência para a apresentação do plano de classificação da documentação

analisada. A entrevista, a observação participativa e a análise documental foram as

técnicas de coleta de dados utilizadas. Como resultado, destaca-se a importância da

organização dos arquivos e a necessidade de um método de arquivamento padrão,

mais eficiente e eficaz para o Setor. Com o plano de classificação traçado espera-se

realizar a eliminação dos documentos que estão arquivados sem necessidade, e

adotar a tabela de temporalidade que estabelece o prazo de guarda de cada tipo

documental.

Palavras-chave: Análise, Documentação, Arquivo.

ABSTRACT

This work aimed at analyzing the management of documents in the

Coordination of the Course of Administration, of the Universidade do Vale do Itajaí –

UNIVALI, Centro de Educação São José. Through this research the analysis of the

documents of the sector studied was carried out by describing the present method of

filing documents. Furthermore, it was presented the kinds of document that are

processed in the sector and, then, a proposal of a plan of classification for each kind

of document was made. The research followed bibliographical, descriptive, and

qualitative approaches, focusing on subjects about the process of filing that worked

as a reference for the presentation of the plan of classification of the documents

analyzed. The interview, participatory observation and documentary analysis were

the techniques of fact-gathering used. As a result, it is interesting to highlight the

importance of the organization of files and the need of a standardized filing

approach, more efficient for the Sector. With the plan of classification sketched out,

not only will the elimination of the documents that are filed without need be able to be

carried out, but it will also be able to follow the table of temporality for getting to know

the term for keeping each kind of document.

Key-words: Analysis, Documentation, File.

SUMÁRIO

RESUMO.................................................................................................. 1

ABSTRACT.............................................................................................. 1

LISTA DE FIGURAS................................................................................ 3

GLOSSÁRIO............................................................................................ 4

1INTRODUÇÃO..................................................................................... 10

1.1APRESENTAÇÃO DO TEMA E DO PROBLEMA............................................... 101.2OBJETIVOS......................................................................................................... 11

1.2.1Objetivo geral............................................................................................................111.2.2Objetivos específicos................................................................................................ 11

1.3 JUSTIFICATIVA.................................................................................................. 12

2FUNDAMENTOS TEÓRICOS.............................................................. 14

2.1DOCUMENTAÇÃO: CONCEITOS BÁSICOS...................................................... 142.1.1A nova arquivística................................................................................................... 182.1.2Natureza dos documentos......................................................................................... 19

2.2PRINCÍPIOS BÁSICOS DOS ARQUIVOS........................................................... 212.3TIPOS DOCUMENTAIS....................................................................................... 282.4CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS............................................................. 302.5TABELA DE TEMPORALIDADE......................................................................... 312.6 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS........................................................................ 362.7 CONFIGURAÇÕES DAS ESTRUTURAS NAS UNIVERSIDADES BRASILEIRAS.......................................................................................................... 46

2.7.1Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED................................................... 492.7.2Amparo legal nos procedimentos em arquivos......................................................... 51

3METODOLOGIA DA PESQUISA......................................................... 55

3.1CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA.................................................................. 553.2DELIMITAÇÃO DO ESTUDO............................................................................... 563.3TÉCNICAS DE COLETA DE DADOS.................................................................. 56

3.4TÉCNICAS DE ANÁLISE DOS DADOS.............................................................. 58

4APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS......................... 60

4.1CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA................................................................... 604.2MÉTODO ATUAL DE ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS......................... 624.3TIPOS DOCUMENTAIS E PROCEDIMENTOS................................................... 634.4PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS......................................... 66

5CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................. 85

REFERÊNCIAS...................................................................................... 88

APÊNDICES........................................................................................... 90

ANEXOS ................................................................................................ 99

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 – Roteiro do valor dos documentos.....................................26

Figura 2 – Roteiro das definições técnicas do valor dos documentos.......................................................................................... 30

Figura 3 – Tabela de temporalidade....................................................31

Figura 4 – Roteiro de classificação de documentos......................... 34

Figura 5 – Roteiro do prazo de guarda dos documentos. ............... 35

GLOSSÁRIO

Acervo: Conjunto de documentos à disposição. Conjunto dos documentos de um

arquivo dos documentos conservados num arquivo. Conjunto dos documentos de

um arquivo. Conjunto de publicações, documentos e materiais que constituem uma

biblioteca. Arruda; Chagas, (2002, p. 18).

Amostragem: Fragmento de uma série documental destinada à eliminação,

selecionado por meio de critérios específicos para guarda permanente, a fim de

exemplificá-la, revelar especificidades ou alterações de rotinas administrativas ou de

procedimentos técnicos, ou registrar ocorrências em momentos marcantes.

Bernardes, (1998, p. 42).

Arquivamento: Conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de

documentos. Ação pela qual a autoridade administrativa ou judiciária determina a

guarda de um documento, cessada sua tramitação (Operação que consiste na

guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem

próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecida)

Arruda; Chagas, (2002, p. 25).

Arquivista: Profissional de arquivo de nível superior. Arruda; Chagas, (2002, p. 25).

Arquivística: Estudo ou conhecimento dos arquivos, aplicação prática da

arquivologia. Princípios e técnicas a serem observadas na constituição, organização,

desenvolvimento e utilização dos arquivos. Operação que consiste na guarda de

documentos em pastas, de pastas em fichas nos seus devidos lugares, nos

equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação

previamente estabelecido. É técnica dos arquivos. O vocabulário, às vezes, é usado

como sinônimos de arquivologia, arquivística, também são usados para designar os

conhecimentos sobre arquivos correntes. Arruda; Chagas, (2002, p. 25).

Arranjo: O arranjo engloba as operações técnicas destinadas a organizar a

documentação de caráter permanente. Gonçalves, (1998, p. 14).

Administração de arquivos: Direção, supervisão e coordenação das atividades de

uma instituição arquivística. Direção supervisão das atividades administrativas e

técnicas de uma instituição ou órgão arquivística. Arruda; Chagas, (2002, p. 18).

Banco de dados ou de base: O conjunto de registros não redundantes,

homogêneos, ordenados de determinada forma, armazenados em suporte

magnéticos ou ópticos, acessíveis por computador, que constitui um arquivo para

fornecer informação sobre um determinado assunto. Grupo de arquivos

relacionados; mais especificamente, uma coleção de dados, organizados que

parecem estar em um só local de modo que possam ser acessados e utilizados em

muitas aplicações diferentes. É entendido como uma coleção de arquivos inter-

relacionados, de armazenamento e organização de certos dados, para posterior

processamento, operacionalização, consulta análise e manipulação. Arruda;

Chagas, (2002, p. 35)

Classificação: Corresponde às operações técnicas destinadas a organizar a

documentação de caráter corrente, a partir da análise das funções e atividades do

organismo produtor de arquivos. Gonçalves, (1998, p. 32).

Documento de arquivo: Aquele que, produzido ou recebido por uma instituição

pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou

de informação. Informação registrada, independentemente de sua forma ou suporte,

produzida ou recebida e mantida por uma instituição ou pessoa no decurso de suas

atividades públicas ou privadas Arruda; Chagas, (2002, p. 80).

Documento: É toda a base de conhecimento fixado materialmente e suscetível de

ser utilizado como consulta, estudo ou prova. Reunião de informações escritas,

acumuladas numa série sucessiva de anotações que diz respeito a uma organização

ou a um indivíduo; São todos os papéis contendo informações que ajudem a tomar

decisões, comuniquem decisões tomadas, registrem assunto de interesse de uma

organização ou de indivíduo. É qualquer base de conhecimento, fixada

materialmente e disposto de maneira que se possa utilizar para consulta, estudo,

prova ou pesquisa. Unidade constituída pela informação e seu suporte. Registro de

uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém. Arruda;

Chagas, (2002, p. 80).

Diagnóstico de arquivo: Análise das informações básicas (quantidade, localização,

estado físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, freqüência de

consulta) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de

transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades.

Bernardes, (1998, p. 44).

Edital de eliminação de documentos: Para eliminação de documentos e

necessário especificar cada documento através de um edital de eliminação de

documentos com base em uma tabela de temporalidade aprovada por comissão e

assinada por membros desta comissão num prazo de 30 dias. (BERNARDES,

1998).

Eliminação de documentos: Destruição de documento que, no processo de

avaliação, foram considerados sem valor para guarda permanente.

“A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter

público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na

sua específica esfera de competência” (Art. 9°, Lei n° 8.159, de 08/01/91).

“A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na

tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera

de sua atuação e respeitando o disposto no art. 9° da Lei n° 8 de janeiro de 1991”

(Art. 12, parágrafo único, Decreto n° 1.799, de 30/01/96).

Dos documentos a serem eliminados poderão ser retiradas amostragens para

guarda definitiva no Arquivo Permanente. Bernardes, (1998, p.45 ).

Espécie documental: Configuração que assume um documento de acordo com a

disposição e a natureza das informações nele contidas. Designação dos diversos

tipos de documentos segundo seu aspecto formal: ata, carta, certidão, decreto,

despacho, edital, ofício, relatório, requerimento, etc. Arruda; Chagas, (2002, p. 91).

Fichário: Instrumento mais ligado ao controle do acervo voltado principalmente para

uma aplicação dentro da própria instituição, podem ser feitos na forma de fichários

(manuais ou eletrônicos), compostos, por exemplo, por fichas de coletas de

informações. Apesar de propiciar um acesso restrito, têm grande eficácia,

dependendo da qualidade de inscrição efetuada. Entre seus pontos positivos

destacam-se o baixo custo e a facilidade de atualização, sendo altamente

recomendáveis para os casos em que as informações sobre os conjuntos

documentais sejam efêmeras, devido à inclusão/exclusão constante de documentos.

Uma versão eletrônica de um fichário tem a vantagem (dependendo do tamanho) de

ser portátil e fácil de ser copiada a baixo custo. O fichário, entretanto, apresenta um

caráter provisório. À medida que as informações da parte descrita adquirem mais

estabilidade, é recomendável fixá-las também em um formato mais estável. A

produção de volumes encadernados – com aspiral, por exemplo – é uma alternativa

simples e eficaz para que o instrumento passe a ter status de publicação ainda que

artesanal, em um formato mais agradável para a consulta do que o fichário. Os

volumes encadernados também podem ser distribuídos a bibliotecas, e outras

instituições de arquivo e até os pesquisadores, permitindo uma divulgação maior do

acervo. A divulgação de instrumentos de pesquisa na forma de volumes

encadernados talvez seja uma das melhores soluções atuais, se pensarmos na

relação custo/benefício Lopez, (2002, p. 44).

Fundo: É a principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes de

uma mesma fonte geradora de arquivos reunidos pela semelhança de suas

atividades, e mantido o princípio da proveniência. Conjunto de documentos,

independentemente de sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ ou

acumulado e utilizado por um indivíduo, família ou entidade coletiva no decurso das

suas atividades e funções. Arruda; Chagas, (2002, p. 102).

Gênero documental: Configuração que assume um documento de acordo com o

sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. Designação dos

tipos de documentos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes

suportes: textuais, audiovisuais, iconográficos e cartográficos. Arruda; Chagas,

(2002, p. 103).

Gestão de documentos: Conjunto de medidas de rotina visando a racionalização e

eficiência na criação, manutenção, uso primário e avaliação de documentos de

arquivos. Arruda; Chagas, (2002, p. 105).

Índice: Roteiro ordenado, alfabético ou sistemático dos itens de uma coleção. São

fontes onde indicam como podem ser encontradas as informações. Produto da

indexação, como instrumento de pesquisa autônomo ou complemento de outro.

Listas sistemáticas, pormenorizada, dos elementos do conteúdo de um documento,

disposta em determinada ordem para indicar e facilitar sua localização no texto.

Listas de entrada, ordenadas segundo determinado critério, a qual localiza e remete

para as informações contidas no texto. Lista de assuntos, nomes de pessoas nomes

geográficos, acontecimentos, etc. ordenados alfabeticamente, com indicação de sua

localização na publicação em que aparecem. Roteiro ordenado (alfabético ou

sistemático) dos itens de uma coleção num sistema de classificação; mecanismo ou

instrumento empregado na localização e recuperação da informação. Lista, para um

arquivo ou um banco de dados, do campo chave de cada registro e sua associada

localização de memória. Arruda; Chagas, (2002, p. 116).

Prazo de precaução: Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa

ou qualquer interessado guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou

encaminhá-lo para a guarda definitiva no arquivo permanente. Bernardes, (1998, p.

45).

Prazo de prescrição: Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa

ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer

direito seu que tenha violado. Bernardes, (1998, p. 46).

Prazo de vigência: Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos

administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua

produção. Bernardes, (1998, p. 46).

Princípio da proveniência: Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma

instituição ou de uma pessoa não devem ser misturados aos de origem diversa


Processo de análise de arquivos: Visando estabelecer sua destinação de acordo

com os valores que lhe são atribuídos. Processo de análise de documentação de

arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com os seus valores

probatórios e informativos. É o processo de seleção dos documentos de arquivos

que devem ser conservados ou eliminados. Exame sistemático do grau em que um

produtor, processo ou serviço atende aos requisitos especificados. O processo pelo

qual se determina o prazo de guarda de documentos. Arruda; Chagas, (2002, p.

166).

Seleção: Consiste na escolha dos materiais que irão compor o seu acervo, cuja

finalidade é atender às necessidades e interesse da comunidade a ser servida, de

acordo com os recursos financeiros existentes. Arruda; Chagas, (2002, p. 188).

Tabela de temporalidade: Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade

competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e

reprodução de documentos. Arruda; Chagas, (2002, p. 201).

Teoria das três idades: Baseado no ciclo vital dos documentos, segundo a qual os

arquivos podem ser correntes intermediários e permanentes também conhecidos

como de primeira, segunda e terceira idades, respectivamente. Arruda; Chagas,

(2002, p. 204).

Tipo documental: Configuração que assume uma espécie documental, de acordo

com a atividade que a gerou. Designação individualizada de espécie de documento.


1 INTRODUÇÃO

1.1 APRESENTAÇÃO DO TEMA E DO PROBLEMA

O mercado de trabalho está cada vez mais competitivo e exigente em relação à

formação de profissionais em geral. O conhecimento e o aperfeiçoamento em cada

área de atuação são essenciais para conseguir manter-se no mercado de trabalho,

ou mesmo garantir-se competitivo. Da mesma forma, a profissão de secretariado

executivo sofreu modificações. Atualmente esse profissional participa ativamente

das ações estratégicas para gestão do conhecimento do setor em que trabalha. Os

profissionais dessa área são importantes para as organizações, por possuírem

entendimento em muitas áreas, como por exemplo: conhecimentos em arquivística,

como os tipos de documentos e suas estruturas na forma de arquivamento. Neste

sentido destaca-se a gestão dos documentos, que pode ser o diferencial na

condução das atividades, sendo ela nos dias atuais de suma importância às

organizações.

Na era da informação e da globalização, o gerenciamento dos processos de

arquivamento podem servir como ferramentas aos administradores. Deste modo

pode-se conhecer o sentido e o significado dos documentos, que tramitam pelo

setor, com relação à utilidade e à destinação final, tornando-se possível realizar um

plano de classificação para traçar um diagnóstico de todo o acervo existente. Caso

os critérios adotados na forma de arquivamento dos documentos não sejam

adequados alguns problemas são gerados, assim sendo, as empresas necessitam

estar atentas aos processos de arquivamento.

Logo, levantaram-se, junto com a Coordenação do Curso de Administração, da

UNIVALI de São José, informações sobre como são arquivados e classificados os

tramites do Setor. Detectou-se que há, informalmente, um plano de classificação,

porém a ferramenta formal não é aplicada. Neste contexto, percebe-se a importância

de organizar os arquivos contidos no Setor. Portanto, com base na classificação

informal, pôde-se analisar as formas de arquivamento dentro do Setor da

Universidade do Vale do Itajaí – UNIVALI, no Centro Superior de Ensino de São

José, uma instituição destinada a promover a educação, a ciência e a cultura. Este

centro está instalado em sede própria desde agosto de 1998. Está localizado na

Rodovia SC 407, Km 04, Bairro Sertão do Maruim, em São José, Santa Catarina.

Para melhor compreender as aplicações do tema são válidas destacar que no

Centro de Educação de São José há, além da Direção, as Coordenações dos

Cursos de Direito, Pedagogia, Turismo, Administração, Engenharia de Computação,

Engenharia Industrial Mecânica, Ciência da Computação e Secretariado Executivo.

Também os setores de Logística, Secretaria de Centro, a Secretaria Acadêmica e

Setor Financeiro. Contudo, desenvolveu-se um estudo em relação à documentação

e arquivamento na Coordenação do Curso de Administração. Verificaram-se os

trâmites da documentação e, diante do contexto foram formuladas sugestões para a

melhora do Setor e, conseqüentemente, dos outros aos quais está interligado.

Desenvolveu-se o histórico dos documentos, com conceitos, de onde são, o que

são, e para que servem, traçando-se um diagnóstico de cada um e, a partir disso,

pôde ser elaborado um plano de classificação.

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo geral

Analisar a gestão do processo da documentação na Coordenação do Curso

de Administração, da Universidade do Vale do Itajaí – UNIVALI, Centro de Educação

São José.

1.2.2 Objetivos específicos

a) Descrever o método atual de arquivamento dos documentos;

b) Apresentar os tipos documentais que tramitam na Coordenação do Curso

de Administração;

c) Propor um plano de classificação para cada tipo documental.

1.3 JUSTIFICATIVA

Os arquivos em geral, tanto o físico como os eletrônicos são muito utilizados nas

instituições de ensino superior. Nos procedimentos adotados para se arquivar

geralmente não seguem regras absolutas de arquivamento, adaptando-se às

necessidades de cada Setor.

Mesmo com o surgimento de novas tecnologias não se deixou de utilizar o papel,

devido a sua praticidade e popularidade. Com o crescimento da produção tornou-se

necessário que os documentos sejam arquivados de forma coerente, sendo eles

informatizados, ou não. Destaca-se a importância de se ter conhecimentos sobre as

técnicas de arquivamento, para escolher a forma adequada de desenvolver o

trabalho, ampliando a visão em relação à documentação, classificando e planejando.

Desta forma, o histórico da empresa será conservado, os procedimentos de

arquivamentos padronizados, possibilitando que qualquer funcionário consiga

acessar as informações e os documentos necessários com os recursos indicados.

Na Coordenação do Curso de Administração destaca-se a necessidade de

alterar a forma com que os documentos são arquivados, pois atualmente são

utilizadas pastas suspensas, separadas por assuntos, dentro de um arquivo de

metal, sendo elas organizadas por assuntos. Portanto, percebeu-se que há

necessidade de se propor um sistema adequado e padronizar o Setor, de acordo

com os tipos documentais, seu real valor e freqüência de uso.

Inicialmente, verificou-se o tipo de documentos que circulam pelo Setor, como há

um fluxo de documentos relevantes que tramitam por dia, verificou-se a necessidade

de realizar este estudo, onde foi verificado a procedência e o destino de cada

documento, para que, então, ocorra uma melhor organização e eficiência na

empresa. É importante ressaltar esta análise, pelo fato de todas as organizações

dependerem do arquivamento adequado para se obter excelência nos resultados,

principalmente se tratando de uma Instituição de Ensino Superior. Devido ao

crescimento de formulários, de alunos e de funcionários na instituição estes arquivos

tendem a crescer cada vez mais dentro do setor. Para manter o acervo organizado

são necessárias pessoas capacitadas nestas áreas, por isso tornam-se cada vez

mais importante os conhecimentos para se aplicar corretamente às técnicas. Tendo

em vista esse contexto, pode-se afirmar que os arquivos são compostos por

documentos que constituem e preservam a história de uma organização, com eles

são registrados todos e qualquer tipo de correspondência, seja enviada ou recebida,

relatórios contendo os progressos e dificuldades, planejamentos futuros e demais

documentos que possibilitam o desenvolvimento das atividades do Setor.

Com isso percebe-se, então, que ocorre uma preocupação em encontrar

profissionais qualificados, pessoas aptas a aplicar os procedimentos para a gestão

documental e que acreditam e considerem o arquivamento importante, essas

pessoas estarão à frente de muitos profissionais, principalmente aqueles que atuam

na área de Secretariado Executivo.

É considerável destacar que nas organizações são utilizados os sistemas de

gerenciamento eletrônico, para obter melhorias. Neste contexto, pretende-se realizar

uma reestruturação no processo de informação, com intuito de aumentar a agilidade

na obtenção dos resultados automáticos de tecnologia da informação. Com isso

espera-se facilitar o trabalho das secretárias, bem como dos colaboradores que

possam vir a acessar as informações, pois os arquivos estarão estruturados de

formas adequadas, compreensíveis, de fácil localização e com seu espaço físico

otimizado.

O Setor sofrerá uma mudança na forma de estruturar seus arquivos, este tipo de

tratamento é bastante solicitado, neste cenário possibilita maior organização,

agilidade nos procedimentos, eficiência, eficácia nas tarefas realizadas diariamente,

diminuição no tempo de trabalho dentre outras melhorias.

Contudo, este trabalho para acadêmica, trouxe um grande crescimento na área

de arquivamento num contexto mais amplo. Pôde-se observar a real diferença de

um Setor melhor planejado, mais organizado e um Setor não planejado. Este

trabalho também mostra como fazer um planejamento para cada tipo documental.

Na área de Secretariado Executivo este atributo é de grande importância, pois é a

secretária que coordena toda documentação que tramita pelo Setor dentro da

Instituição. Para que seja feito um trabalho eficiente é necessário saber indicar qual

padrão é mais adequado e conhecer todos os procedimentos, sendo a secretária o

ponto chave para essa adequação e a organização do ambiente, torna-se

imprescindível que ela tenha conhecimentos básicos na disciplina de arquivos que é

fundamental para a eficiência e a eficácia no armazenamento e resgate da

informação.

2 FUNDAMENTOS TEÓRICOS

Apresentam-se neste tópico, conceitos e técnicas que são essenciais para

realização de um arquivamento adequado e subsídios básicos para as instituições. A

diversidade de autores pesquisados acrescenta conhecimentos distintos que

contribuem cientificamente para um aprofundado conhecimento e efetivação deste

estudo.

Desse modo, segue o estudo bibliográfico referente às atividades secretariais e

os tipos, formas de classificação de documentos a serem arquivados.

2.1 DOCUMENTAÇÃO: CONCEITOS BÁSICOS

A explosão do progresso científico e tecnológico, que ocorreu a partir do Século

XIX, provocou uma vasta ampliação no campo do conhecimento, o surgimento de

novas especializações e profissões, criação de vários tipos de organizações e

inúmeros outros fatores, tais como a ampliação da complexidade dos documentos.

Esses fatores provocaram amplos volumes de informações e novos tipos de

documentos como – relatórios técnicos, teses, imagens fotográficas, microfilmes

dentre outros. (PAES, 1997).

Dentro de qualquer empresa existem documentos, esses são de suma

importância para ela, seja para o histórico dela ou até mesmo para registros que

acontecem no decorrer dos anos, dessa forma Medeiros (1999, p. 132), conceitua

documentação como sendo: “um conjunto de técnicas cujo objetivo primordial é a

produção, sistematização, distribuição e utilização de documentos. Do ponto de vista

bibliográfico documento é qualquer obra manuscrita ou impressa”. Neste contexto

pode-se dizer que o conjunto de obras manuscritas é considerado um documento,

sendo este de grande importância dentro da empresa.

Para Ritta (1999, p. 47), “os documentos, além de comprovarem os

acontecimentos, as situações, as transações realizadas no passado, ainda servem

como fonte de consulta e de informações para a tomada de decisões”.

De acordo com as características e significância de seu conteúdo, os

documentos devem receber tratamento diferenciado, ou seja, de modo que cada

caso seja específico. Schellenberg (1959b), arquivista norte americano, trata de

documentos individuais e a arquivística como conjunto de documentos. As

definições antigas empregavam o aspecto legal dos arquivos, como depósitos de

documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os

documentos aglomerados sem critérios em “arquivos mortos”. (PAES, 2002).

Beltrão (1991, p. 123), entretanto, afirma que, “A perda ou extravio de um

documento pode causar sérios prejuízos a uma organização; por isso a afirmação”

arquivar é fácil, encontrar é que é difícil “merece ser levada a sério por parte de

quem, não sendo arquivista, trata da documentação circulante em nossas

empresas”.

Sendo assim, é imprescindível dar merecido valor aos documentos produzidos

ou recebidos dentro de uma organização, para Medeiros (1993, p. 127), Como o

objetivo das relações comerciais é criar, sustentar e terminar negociações, a

correspondência comercial, para alcançar seus objetivos submete-se à obediência

de certas normas e orientações quanto à preparação e circulação de papéis próprios

ao mundo do trabalho.

Conforme Ritta (1999, p. 46) explica “a importância fundamental do surgimento

do arquivo foi o conhecimento do valor de consulta e estudo dos documentos”. A

finalidade do responsável pelo arquivo é gerar uma uniformização de procedimentos

quanto ao recebimento, registro até o seu arquivamento sendo assim, é necessário

conhecer suas finalidades e os conceitos básicos dos documentos, verificando o seu

real valor dentro das organizações.

Bernardes (1998, p. 44) relata que documentos “são informações contidas e

armazenadas em um suporte material seja ele papel, fita, disco óptico material ou

qualquer outro tipo”. E documentos de arquivos como o acúmulo natural de uma

instituição produtora em suas atividades diárias, resultando todo registro de

informação e de conhecimento inédito, independente da maneira arquivada.

É muito importante compreender e conceituar o que é documentação, sendo ela

fundamental dentro de uma organização, pois sem ela as empresas não teriam

história. Medeiros (1999, p. 132) afirma que: “documentação é um conjunto de

técnicas cujo objetivo primordial é a produção, sistematização, distribuição e

utilização de documentos”.

Segundo Ritta (1999, p.84), documentação “em sentido amplo, pode ser definida

como tudo aquilo capaz de fixar e transmitir uma informação”.

De acordo com Medeiros, (1999, p. 132):Elemento auxiliar do estudo, da pesquisa e do planejamento, em qualquer campo ou nível, a documentação assume vital importância em nossos dias, haja vista o aparecimento e desenvolvimento da informática, que coloca à disposição de todos, e principalmente dos administradores, toda sorte de informações e referências necessárias à tomada de decisão.

De acordo com Beltrão (1991), em grandes empresas onde o fluxo de

documentos acumulados é muito maior, é recomendável um especialista para

analisar todas as documentações existentes no ambiente de trabalho, pois com o

conhecimento específico e a formação técnica o especialista estará apto a cumprir

seu dever com melhores ferramentas. Medeiros (1999, p. 133) assegura que uma a

existência de acervos documentais, “(...) sem dúvida, (...) é a de auxiliar e influir,

direta ou indiretamente, na tomada de decisão pelo administrador de empresa, ou

pela autoridade pública, ou pelo pesquisador”.

Ivanilze (2002, p. 79) indica que “documento é todo tipo de escrita recebido ou

expedido por instituição pública ou privada que serve de fonte de informação à

instituição”.

No dicionário Ferreira (1986, p. 605) a palavra documento é:Qualquer base de conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que se possa utilizar para consulta, estudo, prova etc. Escritura destinada a comprovar um fato; declaração escrita, revestida de forma padronizada, sobre fato(s) ou acontecimento(s) de natureza jurídica. Qualquer registro gráfico. Recomendação; preceito. Qualquer arquivo com dados gerados por um aplicativo, aquele criado em processador de textos.

Para Medeiros (1999), nos atuais dias, porém, a documentação assume uma

característica predominantemente ativa que a estimula alcançar com agilidade e

eficácia seu fundamental objetivo, pois atende de imediato às inúmeras requisições

da pesquisa, levantamento de dados e informações diretas ou indiretamente, auxilia

e interfere na tomada de decisões.

Beltrão (1991, p. 94), afirma que os documentos comerciais são: todos os

documentos aplicados em transações comerciais: uma mensagem, um cheque, uma

carta etc. Convém evidenciar, os que representarem operações em andamento dos

que já estão em termo; aqueles são instrumentos na concretização de alguns

negócios tais como (carta, telegrama, pedidos e semelhantes) e estes são títulos de

competência; que afirmam empenho decorrente do caso (duplicatas e outros).

Analisando sob outro aspecto, o da técnica secretarial, (Henri Bernatéle, apud

Beltrão, 1991, p. 95) “Lê secretariat de direction, os documentos podem ser divididos

em dois grupos: os documentos de posição, ou situação (fichas, recibos e outros) e

os documentos de transmissão (fatura etc)”.

Em seu conceito mais amplo, documentação envolve todas as técnicas de

controle de informações, análise da produção bibliográfica, mecanização das

informações, reprodução de documentos, controle e produção de traduções,

trabalhos de referência em todas as suas formas, publicadas e divulgadas de

informações.

Arquivo é um ajuntamento coordenado de documentos, em sua maior parte

são textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e

conservados para sua consecução de seus objetivos, visando o proveito que

poderão oferecer no futuro. (PAES, 1997).

Existem vários tipos de arquivos como, por exemplo, o arquivo privado. De

acordo com Arrudas e Chagas (2002, p. 29) o arquivo público é composto por uma

união de documentos produzidos e recebidos, acumulados em conseqüência das

atividades de pessoas físicas, jurídicas de direito privado depositados ou não nas

instituições públicas que possuam uma relação orgânica perceptível através do

procedimento de junção. Os arquivos públicos dividem-se em corrente, temporário e

permanente; detalhados no item “princípio das três idades”.

Outro exemplo é o arquivo empresarial, segundo Medeiros e Hernandes

(1999, p. 143), que o define como a união de documentos produzidos ou recebidos

por instituições não públicas, ou por pessoas físicas, que refletem suas atividades

específicas deixando claro seu porte e seus objetivos. Documentos de proveniência

e natureza diversa não devem ser misturados, já que o tratamento é diferenciado

para cada fundo tipo documental.

De acordo com Bernardes (1998), gestão de documentos é um conjunto de

medidas que controlam o fluxo dos documentos desde sua produção até seu destino

final, ou seja, eliminação ou guarda permanente. Haja vista à racionalização e

eficiência administrativas bem como à preservação do patrimônio histórico-cultural,

em outras palavras, a gestão dos documentos sofreu uma alteração tornando mais

claro os processos de arquivamento. De acordo com isso pode-se destacar a

modernização da nova arquivística nos atuais dias.

2.1.1 A nova arquivística

A respeito da nova arquivística na modernização administrativa-arquivística

no Brasil se tem uma visão muito fechada, que considera o acúmulo indiscriminado

de documentos satisfatório ou aceitável, é preciso romper esse padrão e apontar a

amplitude neste campo de trabalho. O protótipo do profissional é de um analista do

conteúdo, este então tem a junção da prática e da teoria. Este perfil de profissional é

considerado um hermeneuta; ou seja, é um decifrador do conteúdo informacional

que resgata o objetivo de seu estudo de trabalho que é a informação adquirida e o

trabalho de arquivamento. (LOPES, 2000).

Tendo em vista atualmente os conteúdos digitais, percebe-se que se faz

necessários profissionais para coordenar as máquinas existentes. Com o passar dos

anos encontra-se a necessidade de colocar em ordem todo acúmulo de papel

existente, pois não haverá espaço disponível. O que acontece é que, com este

acúmulo das grandes massas documentais guardadas aleatoriamente, não é

encontrado o que se deseja, dentre outros problemas existentes que podem vir a ser

detectados. De modo geral este crescimento é marcado como uma forte tendência

do volume documental, por isso a importância de classificar os tipos e saber quem

produz cada documento.(GONÇALVES, 1998)

O órgão de documentos varia de acordo com sua finalidade, com os

propósitos fundamentais de sua criação. Trabalha com a informação criando ou

coletando, classificando, conservando ou divulgando. O centro de informações tem

por finalidade: codificar, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a

informação. (PAES, 2002).

De fato pode-se destacar que o arquivista é visto como “arrumador” de

documentos, de acordo com essa afirmativa um tanto quanto empobrecida, por isso

acaba ocorrendo a desvalorização da profissão, onde um analista deve descrever,

planejar, classificar, avaliar a documentação tendo a visão de um

pesquisador.(BELTRÃO, 1998)

Antes de qualquer tipo de problema de arquivística, trabalhou-se anos e anos

no processo de arquivos reais vivenciando situações concretas e agindo como

profissionais da área tendo em vista esta situação, defende-se o minimalismo, ou

seja, a importância de valorizar o trabalho de cada profissional. Esta importância

deve-se ao valor que pode ser atribuído a cada documento, ou seja, a natureza dos

documentos para então poder classificar toda a documentação existente; saber sua

finalidade, setor que produz qual a utilização para sua guarda, importância e assim

por diante.

2.1.2 Natureza dos documentos

Afim de uma melhor compreensão destaca-se de acordo com Medeiros

(1999, p.133), a natureza da documentação que pode vir a ser “comercial, científica

ou oficial, conforme sua organização, utilização e finalidade”.

A importância dos arquivos é evidente, pois a própria Constituição Federal,

dispõem o “Decreto nº. 2.134, de 24/01/1997 – Regulamenta o art. 23 da Lei nº

8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata sobre a categoria dos documentos públicos

sigilosos e o acesso a eles, e dá outras providências.”

Ainda sobre a natureza dos documentos destacam-se os seguintes princípios:

• Ostensivo: as divulgações dos documentos não prejudicam a

procedimento da administração da empresa, ou seja, este tipo documental

pode ser divulgado. Temos como exemplo, conforme descrito no plano de

classificação: horários das disciplinas, ligações efetuadas para

acadêmicos, as resoluções, determinações, instruções normativas,

declarações dentre outros tipos documentais;

• Sigiloso: informação restrita e que requer precauções especiais de

preservação para sua exposição, manuseio e custódia. Esses documentos

são divididos em quatro categorias: secretos (somente com autorização da

pessoa responsável para manuseio do documento; exemplo: protocolo de

processos, atas de reuniões, relatórios dentre outros); ultra-secretos (não

podem ser vistos, acesso a responsável tem acesso e pode estar

manuseando este documento; exemplo: relatórios financeiros,

movimentação pessoal,); confidencial, são aqueles ditos ou escritos em

confidência como exemplo correspondências, termos de ciências),

reservado (são aqueles destinados para guarda e preservação, como

exemplos: têm: os pareceres das bancas, documentos de estágio e dossiê

dos acadêmicos).

De acordo com Mochnacz (2004, p. 6) o Art. 1º e Art. 2º, da Lei 8.159, de 8 de

Janeiro de 1991, dispõe sobre a categoria dos documento: Art. 1º Este decreto regula a classificação, reprodução e o acesso aos documentos públicos de natureza sigilosa, apresentados em qualquer suporte, que digam respeito à segurança da sociedade e do Estado e à intimidade do indivíduo.Art. 2º Para os fins deste Decreto considera-se:- Acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo;- Classificação atribuição de grau de sigilo a documentos;- Credencial de segurança: certificado concedido por autoridade competente, que habilita uma pessoa a ter acesso a documento sigilos;- Custódia: responsabilidade pela guarda de documentos;- Desclassificação: atividade pela qual a autoridade responsável pela classificação dos documentos sigilosos os torna ostensivos e acessíveis à consulta pública;- Documentos ostensivos: documento cujo acesso é irrestrito;- Documento sigiloso: documento que contém assuntos classificados como sigiloso, e que, portanto requer medidas especiais de acesso;- Grau de sigilo: gradação atribuída à classificação de um documento sigiloso, de acordo co a natureza de seu conteúdo e tendo em vista a conveniência de limitar sua divulgação ás pessoas que têm necessidade de conhecê-lo;- Reclassificação: atividade pela qual a autoridade responsável pela classificação dos documentos altera a sua classificação.

Segundo Lopes (2000) além dos princípios é necessário classificar, avaliar e

descrever as documentações existentes no ambiente de trabalho, essas são as

funções básicas. São poucos os arquivos brasileiros que conseguiram implantar com

sucesso as funções mencionadas. No entanto, destaca-se que todo documento tem

seu valor, seja ele com fundo histórico ou não. Contudo, podem ser classificados

como:

• Primário: não se tem um descendente histórico, valores eventuais são de

trato imediato, este foi atribuído quando produzido;

• Secundário: são documentos com valor histórico, reproduções de

documentos primários ligados à idéia de prova com longa guarda ou

permanente.

Definir atividade-fim e atividade-meio segundo Gonçalves (1998, p. 22), é:relacioná-las a funções mais abrangentes, já significa reunir elementos para a classificação dos documentos. A reunião lógica de funções e atividade, com a percepção de sua maior ou menor autonomia ou subordinação interna permitirá a elaboração do plano de classificação.

Nas organizações públicas ou privadas o arquivo encontra-se espelhando seu

presente e passado dentro da arquivística. Sendo assim só é possível delimitar a

atividade meio e fim a partir da sua evolução, ou seja, estruturar, as funções das

atividades. Deste modo pode-se entender o porquê da existência dos documentos e

encontrar soluções para se classificar, avaliar, e descrever. Lopes (2000, p. 45)

divide a atividade meio em duas ações e por ultimo a atividade fim sendo elas:

• Atividades-meio: dividem-se em duas ações: gerencial: sustenta suas

estruturas de acordo com as funções essenciais para qual foi criada; e

burocráticas de apoio: São de gestão de recursos financeiros e

patrimoniais, humanos e informacionais. Documentos administrativos

nascem nas atividades meio no seu estudo passado e presente - está

possibilidade de compreender os conteúdos informacionais dos

documentos existentes em seus arquivos;

• Atividades-fim: compreendem as questões técnicas ou cientificas para as

quais as organizações foram criadas e mantidas. Trata-se das atividades

que definem a instituição, permitindo a sua qualificação em uma ordem de

organizações que, no mesmo sentido ou de modo complementar

desenvolvem atividades similares, com alguma diferença e

especializações.

Assim como as atividades-fim e meio podem ser abrangentes na classificação

da documentação os princípios básicos dos arquivos também são de extrema

importância na hora da classificação dos documentos, é através deles que pode-se

destacar a guarda de arquivamento como sendo eles: guarda permanente,

temporária ou definitiva.

2.2 PRINCÍPIOS BÁSICOS DOS ARQUIVOS

Os processos documentais estão divididos e classificados em três fases

principais tais como: Princípio de Proteção do Patrimônio Histórico-Cultural, Princípio

das Três Idades, Princípio da Proveniência.

O profissional precisa ser imparcial no momento da escolha dos documentos

e ter senso para julgar o que é útil da documentação analisada quanto à sua

utilidade, É indispensável fazer uma leitura da documentação antes de tomar

qualquer decisão de aproveitamento e utilidade. (GONÇALVES, 1998)

Sendo assim, percebe-se que existe toda uma categorização em relação aos

documentos analisados. A finalidade dos documentos é gerar uma uniformização de

procedimentos quanto ao recebimento, registro, até o modo de seu arquivamento

por tanto é necessário conhecer suas finalidades e os conceitos básicos dos

documentos, verificando o seu real valor dentro das organizações. (LOPEZ, 2002).

De acordo com Bernardes (1998, p. 14), em seu conceito mais amplo,

documentação envolve todas as técnicas de controle de informações, análise da

produção bibliográfica, mecanização das informações, reprodução de documentos,

controle e produção de traduções, trabalhos de referência em todas as suas formas,

publicadas e divulgadas de informações.

Ritta (1999, p. 47) afirma que o processamento técnico dos documentos é

indispensável para qualquer organização, sendo que através deste processo virá o

apoio às decisões que forem tomadas futuramente, pois os documentos, além de

confirmar os fatos, as situações, as transações realizadas no passado, ainda servem

como fonte de consulta e de informações para a tomada de decisões.

a) Princípio das três idades

A classificação é uma das atividades de gestão de documentos arquivísticos,

o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência,

agilidade e eficácia no processo de gerenciamento e controle de informações.

Levando em consideração que a organização de documentos mais comumente se

baseia em nome, assunto, origem, destino, ordem cronológica e local, os principais

sistemas de classificação básicos são: a chamada de teoria das três idades.

(LOPES 2000).

Essa classificação de arquivos é baseada no ciclo de vida dos documentos,

sendo eles: corrente, intermediário ou permanente. É de extrema importância

identificar cada idade, pois os métodos sofrem mudanças pela freqüência, uso e

necessidade do usuário em cada fase do ciclo.

• Arquivo corrente: conjuntos de documentos utilizados com freqüência que

foram desenvolvidos no cumprimento de atividades fim e atividades meio,

conservado de acordo com sua vigência e freqüência que são utilizados,

conhecido também como arquivo setorial;

• Arquivo intermediário: conjuntos de documentos originários de arquivos

correntes que permanece em transição para destino final. Não é utilizado

com muita freqüência;

• Arquivo permanente: contém documentos de longa guarda e documentos

permanentes que são os documentos de valor histórico, científico ou

cultural que devem ser preservados indefinidamente. O empréstimo

destes documentos é restrito.

b) Princípio da proveniência

Schellenberg (1982 apud LOPES, 2000, p. 229), demonstrou a importância

dos arquivos públicos “lembrando que eles constituem a memória dos governos”

tratou do princípio da proveniência como o início do arranjo dos documentos

históricos. Além de explicar o princípio da ordem original, lembrou a origem francesa

e prussiana dos princípios, simultaneamente, elaboradas durante o século. Destacou

a importância da aplicação deste princípio, para conservar a integridade dos

arquivos e para precaver um recurso organizado por assunto, à vontade dos

historiadores e bibliotecário, independentemente da procedência. Firmou o princípio

da ordem original, lembrando que ele não deveria impedir que os fundos tivessem

uma organização racional e acessível.

Fundo é a origem dos documentos e surgem a partir da existência de uma

instituição ou então de uma pessoa que deve manter sua individualidade, ou seja,

não provém de diversas origens. Este é o princípio que parte do respeito à ordens

originais que levam em consideração as relações tanto estruturais como funcionais

que presidem a formação dos arquivos, certificando sua organicidade (LOPES,

2000):

• Fundos: unicidade constituída pelo conjunto de documentos acumulados

por uma entidade que no arquivo permanente, passa a conviver com

arquivos de outros fundos;

• Fundos fechados: são os fundos que já existiram, porém estão fechados.

Tais como: Sociedade Itajainense de Ensino Superior – SIES (1962 –

1967); Autarquia Municipal de Educação e Cultura da Cidade de Itajaí –

AMECI (1968 – 1970); Fundação do Ensino do Polo Geo – Educacional do

Vale do Itajaí – FEPEVI (1971 – 1985); Faculdades Integradas do Litoral

Catarinense – FILCATI (1986 – 1988);

• Fundos abertos: são os fundos que estão funcionando, ou seja, eles ainda

existem. Tais como: a Universidade do Vale do Itajaí – UNILVALI (1989 -

...);

• Grupo: subdivisão dos fundos, aplicáveis apenas aos casos de

organizações complexas, sob o ponto de vista geográficos, estruturais,

administrativos e das atividades desenvolvidas. Tais como: Pró-Reitoria de

Ensino – ProEn;

• Sub-série: subdivisões das séries criadas a partir das mesmas, como

entidade lógica de acesso às informações. Tais como: Secretaria

Acadêmica;

• Série: subdivisões entendidas como conjuntos de documentos

considerados como uma entidade homogênea por efeito de sua origem,

utilização, forma ou sistema de arquivamento. Tais como: comunicação

interna, resoluções, diários de classe.

A classificação de fundo é uma atividade intelectual que consiste em

reconstruir, mediante pesquisa na legislação, a origem e evolução da estrutura

organizacional e funcional do órgão produtor dos documentos. A classificação obriga

a concretização da elaboração de instrumentos de trabalho: compilação da

legislação e execução de organogramas que representem a estrutura interna

hierarquizada da instituição e suas subdivisões, que são as unidades geradoras dos

documentos (BERNARDES, 1998).

Este princípio que trata dos fundos é um princípio do respeito à ordem original

ou da proveniência, que levando em conta as relações estruturais e funcionais que

dirigem a formação dos arquivos, garantem a sua organicidade. (MOCHNACZ, 2004,

p. 7).

Sobre os documentos de valor imediato e guarda temporária, deve levar em

consideração: (BERNARDES, 1998).

• Documentos que sejam cópias ou duplicatas de originais destinados à

guarda permanente;

• Documentos cujas informações básicas possam ser recuperadas em

outros;

• Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros;

• Documentos que apresentem repetição da informação e da qualidade

técnica inferior (foto, fita de vídeo, fita cassete, disquete, disco ótico, etc...)

Documentos de valor mediato e guarda permanente

Devem ser preservados após os prazos previstos na tabela de temporalidade para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fontes de pesquisa

Recolhimento ao arquivo permanente

Documentos de valor mediato e guarda permanente

Devem ser preservados após os prazos previstos na tabela de temporalidade para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fontes de pesquisa

Recolhimento ao arquivo permanente

Figura 1 – Roteiro do valor dos documentosFonte: Bernardes (1998, p. 27)

O valor primário ou valor imediato de acordo com a figura 1 é uma qualidade

típica das fases iniciais de seu ciclo vital, que está ligado às razões de criação de

todo documento, já o valor secundário ou mediato é uma qualidade informativa que

um documento pode possuir depois de esgotada sua utilização primária, seguem

abaixo alguns documentos de valor mediato e guarda permanente de acordo com

Bernardes (1998 p. 28):

• De criação, constituição, modificação ou extinção do órgão produtos (leis,

decreto da portarias, resoluções);

• Atos normativos que reflitam a organização e funcionamento do órgão

(regulamentos, regimentos, normas, organogramas, fluxogramas);

• Convênios, ajustes, acordos, termos de cooperação;

• Balanços, livros-razão e livros-diários;

• Atas e resoluções; correspondências relativas a atividade-fim das

unidades da superior administração;

• Publicações oficiais e/ou co-produções;

• Projetos de edificações públicas e particulares;

• Projetos de infra-estrutura e equipamentos urbanos;

• Documentos que firmem jurisprudência jurídica, administrativa ou técnica

(pareceres apreciados judicial ou administrativamente e que possuam

características inovadoras, não encontradas nos textos legais);

• Documentos relativos à administração de pessoal: planos de salários e

benefícios, criação / reestruturação de carreiras;

• Documentos relativos ao patrimônio imobiliário;

• Documentos que registrem as atividades-fim do órgão: planos, projetos,

programas, pesquisas, relatórios anuais;

• Documentos que contenham vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais;

• Documentos de divulgação de obras, eventos ou atividades desenvolvidas

pelo órgão (convites, folhetos, cartazes);

• Documentos relativos ao parcelamento do solo.

Depois de definido o valor de cada documento é inevitável conceder a

destinação final aos documentos, para isso é necessário fazer um plano de

classificação seguindo a legislação. De acordo com a legislação nenhum documento

público poderá ser eliminado se não tiver sido submetido à avaliação e se não

constar na tabela de temporalidade do órgão, devidamente aprovada por autoridade

competente e oficializada. Mesmo os documentos micro filmados não poderão ser

eliminados antes de se definir sua destinação final. (BERNARDES, 1998).

A tabela de temporalidade deverá indicar o local em que será processada a

eliminação: na própria unidade; no arquivo central ou no arquivo intermediário.

c) Princípio de proteção do patrimônio histórico-cultural

Segundo Mochnacz (2004, p. 6) esse princípio está disposto, pela Lei Federal

dos Arquivos nº. 8.159/91 art. 3º de 08/01/91, que dispõe sobre a política nacional

de arquivos públicos e privados e dá outra providência. Destaca-se os Art. 4º, 5º e

6º: Esses relatam que documentos de arquivos podem ser de interesse geral, porém

é preciso preservar o sigilo de certos documentos, mas, tem a obrigação de fornecer

a informação considerada pública.

A administração pública ficará sob responsabilidade desta lei que protege o

patrimônio histórico-cultural nos seguintes termos:Art. 4º todos têm direito a receber dos órgãos públicos a receber informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.Art. 5º A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei.Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízos das ações penal, civil e administrativa.

Os princípios destacados fazem parte da forma como os documentos devem

ser classificados desde sua estrutura até sua acessibilidade na instituição e fora

dela. A teoria arquivística afirma que os documentos devem ser identificados de

acordo com a tipologia dos documentos e analisados os conteúdos das informações

que cada documento traz, a partir disso é realizada uma análise que determinará o

tipo documental.

2.3 TIPOS DOCUMENTAIS

Tipologia é a soma da natureza dos documentos e as classes existentes, com

isso elas devem ser enumeradas de modo hierárquico a partir do documento gera,

como relatório, para o documento mais específico, como relatório financeiro e

relatório de conclusão de curso. As diferenças entre as organizações provocam

modificações na natureza das classes documentais, pois são adicionadas funções

informacionais nos documentos. É de extrema importância que o trabalho

arquivístico compreenda essas modificações e produza conhecimentos sistemáticos

sobre o assunto, pois essa sistematização estabelece a tipologia

documental.(LOPES, 2002).

Sendo assim Lopes (2002, p. 255), propõem uma lista geral das

documentações encontradas em organizações privadas e públicas:

a) Correspondência de diversos gêneros (memorandos, ofícios, cartas etc)

prestando ou solicitando informações; encaminhando documentos e/ou convidando

para eventos;

b) Formulários (em sua maioria, com denominação específica) de pagamento em

dinheiro (cheques, duplicatas, notas promissórias etc); de pagamento de pessoal

(folhas de pagamento, fichas financeiras etc); de pagamento de material e serviços

(notas fiscais, notas de empenho etc); de gestão administrativa interna (folhas de

ponto, pedidos de material etc); e/ou de gesto política, técnica e/ou científica

(levantamentos, questionários);

c) Listagens em suporte papel (somente as produzidas por computador) de

pagamento de pessoal; de pagamento de material e serviços de gestão

administrativa interna; de gestão administrativa interna; e/ou de gestão política,

técnica e/ou científica;

d) Processos administrativos; jurídicos; e/ou legislativos;

e) Atos e outros documentos normativos; acordos; convênios; estatutos; instruções;

manuais; normas de funcionamento; ordens de serviço; portarias; e/ou regimento

interno;

f) Registros jurídico-administrativos atas de reunião de assembléia etc.; balanços

contábeis; contratos; cópias ou originais de documentos pessoais; despachos;

editais (de concursos públicos para contratação de serviços prestados etc.);

escrituras; livros contábeis; declarações; registros técnicos e políticos; currículo

vitae; notas contendo informações e/ou insumos; organogramas; palestras e/ou

discursos; parecer técnico; pauta de reunião; planos de ação e/ou de trabalho;

plantas; programas de eventos; projetos de pesquisas e/ou trabalhos; relatórios de

atividades e/ou de avaliação (finais, parciais, de prestação ou tomada de contas

etc.);

g) Registros fotográficos referentes a ações determinadas; ampliações fotográficas;

cópias-contato; diapositivos; negativos fotográficos; microfilmes; e/ou radiografias;

h) Gravações magnéticas de som referentes às ações determinadas; entrevistas;

palestras; e/ou eventos (shows etc.);

i) Gravações digitais (bits) referentes às atividades da organização; arquivos de

imagens fixas; arquivos de imagem em movimento; arquivo multimídia; arquivos

sonoros; arquivos textuais; bases de dados (originais e cópias em discos rígidos,

disquetes, fitas, disco óticos etc.); e/ou cartões magnéticos (usados em bancos com

múltiplas finalidades, usados em várias organizações para identificação e acesso de

pessoas etc.);

j) Gravações magnéticas como eventos privados; reportagens profissionais; e/ou

tomadas para vídeo;

l) Gravações em películas cinematográficas referentes a ações determinadas como

copiões; tomadas para cinema; e/ou trabalhos finais (filmes documentários e de

ficção);

m) Impressos feitos pela instituição ou arquivados por se relacionarem de modo

direto com as suas atividades como cartazes; cópias ou originais de recortes de

publicações; folhetos; mapas; originais para publicação; e/ou publicações de

documentos para originais.

Cada documento possui um nome popularmente conhecido chamado espécie

documental e um nome técnico, mais específico, chamado tipologia documental. A

tipologia do documento refere-se ao termo que padroniza o tratamento técnico, já a

classificação refere-se à estrutura do documento. Para se fazer um plano de

classificação é necessário fazer o levantamento, a análise de toda tipologia

documental, e estabelecer as atribuições e responsabilidades do arquivo corrente

(setor que dá origem à documentação).

2.4 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Os planos de destinação segundo Arrudas e Chagas (2000, p. 162) são

instrumentos pelo qual se estabelece a destinação dos documentos. Para Bernardes

(1998, p. 45), o plano de destinação é “um conjunto de instrumentos de documentos

decorrentes do trabalho de avaliação: tabela de temporalidade, relação de

eliminação, ata ou termos de eliminação”.CLASSIFICAÇÃO DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLO

Suporte Material sobre o qual as informações são registradas. Fita magnética, filme de nitrato, papel.

Forma Estágio de preparação e de transmissão de documentos. Original, cópia, minuta, rascunho.

Formato Configuração física de um suporte, de acordo com o modo como foi confeccionado.

Caderno, cartaz, diapositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme.

GêneroConfiguração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação

de seu conteúdo.

Documentação audiovisual, documentação fonográfica, documentação iconográfica,

documentação textual.

Espécie Documental

Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele

contidas

Boletim, certidão, declaração, relatório.

Tipo Documental Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.

Boletim de ocorrência, boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão de nascimento, certidão

de óbito, declaração de bens, declaração de imposto de renda,

relatório de atividades, relatório de fiscalização.

Figura 2 – Roteiro das definições técnicas do valor dos documentos.Fonte: Gonçalves (1998, p. 19)

Após ter traçado toda a classificação do documento se elabora a tabela de

temporalidade que determina o prazo de guarda (definido de acordo com o tipo

documental, legislação e as necessidades do usuário), e a destinação final do

documento (preservação ou eliminação). A tabela contém diversos tipos

documentais e o prazo de cada documento no arquivo corrente, no intermediário e

no permanente até a sua eliminação final ou preservação se tiver valor histórico.

2.5 TABELA DE TEMPORALIDADE

Conforme Gonçalves (1998, p. 12) o trabalho de classificação deve interagir

com a análise dos conjuntos documentais tendo como principal objetivo dar a

visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo deixando

claras as ligações entre os documentos a fim de se identificar às funções ou

atividades informalmente exercidas. Na Figura 3 pode-se observar um modelo de

tabela de temporalidade indicado por Bernardes (1998, p.27), como modelo para

classificar os documentos. Sendo este um instrumento empregado para destinação

final (eliminação, ou guarda permanente) define prazos para sua guarda temporária

(vigência, prescrição, precaução) em função de seus valores administrativos, fiscais,

judiciais etc.e determina prazo para sua transferência, recolhimento ou eliminação.

TABELA DE TEMPORALIDADE De:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (Secretaria/Autarquia/Empresa)

Departamento: ...........................................................

Divisão:......................................................................

Seção..........................................................................

Figura 3 – Tabela de temporalidadeFonte: Bernardes (1998, p. 23)

Sér

ie D

ocum

enta

l

Tipo

Doc

umen

tal

Supo

rte

Dat

a-lim

ite

Orig

inal

(1)

Cóp

ia (2

)

Pra

zo d

e vi

gênc

ia

Pra

zo d

e Pr

escr

ição

Prazo de Arquivamento Destinação Final

Unidade Arquivo Central

Arquivo Intermediário Eliminação Guarda Permanente

Amostragem Total

Observações

Para melhor compreender a tabela de temporalidade documental serão

apresentados seus campos de forma descritiva conforme Bernardes (1998 p. 23):

a) Série documental: complexo de documentos produzidos, recebidos e reunidos na

função de uma mesma competência, documentos estes que têm parecido

elaboração, tramitação e resolução. Esse campo pode ser preenchido com o nome

e/ou código da série. É de grande importância codificar quando se pretende

informatizar os arquivos;

b) Tipo documental: a formatação que assume o documento em conseqüência da

distribuição conforme a ordenação de suas informações. Ex: ofício, relatório, ata

processo, planta, projeto;

c) Suporte: material sobre o qual as dados são inscritos: papel, filme, fita magnética,

disco ótico, disquete, etc;

d) Datas-limite ou abrangência: componente de identificação cronológica onde

consta a data do documento mais antigo e a data do documento mais recente;

e) Original (1) ou cópia (2): informa se o documento é original ou cópia. Caso não

seja original, a cópia deve ser considerada como tal;

f) Prazo de vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos

administrativos e legais plenos. Cumprindo a finalidade de sua produção;

g) Prazo de prescrição: intervalo de tempo durante o qual o poder público, a

empresa ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para

fazer valer direito seu que entenda violado;

h) Prazo de precaução: intervalo de tempo durante o qual o poder público, a

empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precaução, antes de

eliminá-lo ou encaminhá-lo para a guarda definitiva no arquivo permanente;

i) Prazo de arquivamento: é o tempo o documento permanecem arquivados nos

seguintes locais:

• Unidade: indica o tempo em que o documento permanece no arquivo

corrente, junto ao produtor;

• Arquivo central: indica o tempo em que o documento permanece no

arquivo geral, centralizado de algumas secretarias, autarquias ou

empresas;

• Arquivo intermediário: indica o tempo em que o documento permanece

no arquivo da administração, aguardando longos prazos por precaução.

j) Destinação final: é o resultado da avaliação: encaminha o documento para a

eliminação ou para a guarda permanente. Das séries eliminadas, poderão ser

recolhidas amostragens ao arquivo permanente:

• Eliminação: é o procedimento de destruição física daqueles documentos

que, esgotados os valores primários, não apresentam interesse histórico-

cultural para a Administração ou para a sociedade;

• Guarda permanente: os documentos que, esgotados os prazos de

vigência, prescrição ou precaução, apresentarem valor mediato ou

secundário, deverão ser recolhidos para guarda definitiva;

• Amostragem: fragmento de uma série documental destinada à eliminação,

selecionada por meio de critérios específicos para guarda permanente, a

fim de exemplificá-la, revelar especificidades ou alterações de rotinas

administrativas ou de procedimentos técnicos, ou registrar ocorrências em

momentos marcantes;

k) Total: esse campo deverá ser assinado quando a totalidade do conjunto

documental for destinada à guarda permanente;

l) Observações: é o campo reservado para registrar outras informações relevantes,

principalmente a legislação que fundamenta a definição dos prazos prescricionais.

Ainda, para compreender a utilização da Ficha de Temporalidade, na Figura

4, apresenta-se um roteiro da classificação de documentos.

TABELA TEMPORALIDADE

DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS

Eliminação Guarda Permanente

Valor dos documentos de Arquivos

Prazo de Guarda

Imediato

Administrativo

Legal

Fiscal

Temporária

Mediato

Histórico

Probatório

Informativo

Permanente

DOCUMENTO DE VALOR

IMEDIATO E GUARDA TEMPORÁRIA

Podem ser eliminados

Depois de esgotados os prazos de vigência

prescrição e precaução

Amostragem: parte representativa da série: revela especificidade, alterações de rotinas administrativas ou

de procedimentos técnicos.





Prazo de Guarda

Imediato

Administrativo

Legal

Fiscal

Temporária

Mediato

Histórico

Probatório

Informativo

Permanente

DOCUMENTO DE VALOR











Prazo de Guarda

Imediato

Administrativo

Legal

Fiscal

Temporária

Mediato

Histórico

Probatório

Informativo

Permanente

DOCUMENTO DE VALOR







Figura 4 – Roteiro de classificação de documentos.Fonte: Bernardes (1998, p. 26)

A temporalidade dos documentos segue um prazo de permanência em cada

idade do arquivo (corrente, intermediário e permanente), fator muito importante a ser

considerado em setores com acervo volumoso ou grande fluxo documental, pois

nela são determinados os prazos mínimos de guarda, aprovados em tabelas de

temporalidade de instituições ou prazos estabelecidos por legislações específicas.

Conforme informação das IOB, Alonso (2002,167):Os documentos trabalhistas e previdenciários devem ser guardados pelo prazo mínimo de cinco anos, contados da data do pagamento, ou dois anos da rescisão contratual, em face da alteração do prazo prescricional para o trabalhador urbano (Art. 7º, XXIX, da Constituição Federal – CPF). Já os documentos fundiários (agrários) devem ser guardados por, no mínimo, 30 anos (Lei nº. 8.036/90 e art. 55 do DEC.Nº. 99.684/90).

Existem documentos que por disposição legal (Decreto-Lei, portaria etc.) ou

por medida de cautelar; devem permanecer arquivados por prazos diversos, como

por exemplo: para empregados menores de 18 anos de idade não ocorre prazo

prescricional (CTL, art. 440); já partir dos 18 anos todos os documentos a eles

referentes devem ser guardados:DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA

• Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho• Aviso Prévio• Pedido de Demissão

7 anos

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) Permanente• Acordo de compensação • Acordo de prorrogação de horas • Atestado médico• Autorização para descontos não previstos em lei• Cartões, Fichas ou Livros de Ponto.• Comprovante de entrega de Comunicação de Dispensa • Guias de mento de Contribuição Sindical e Assistencial• Mapa Anual de acidentes de trabalho• Recibo de abono de férias• Recibo de gozo de férias• Recibo de entrega do Requerimento do Seguro – Desemprego• Recibos de adiantamento• Recibos de pagamento• Solicitação de abono de férias• Vale transporte

7 anos

• Documentos sujeitos à fiscalização do INSS (folha de pagamento, recibo e ficha de salário-família, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário maternidade, Guias de Recolhimento etc.)

• PIS / PASEP – a contar da data prevista para seu recolhimento• Salário-Educação

10 anos

• Documentos relativos ao FGTS

50 anos (Este tipo de documentação está atrelado à Lei de Previdência Social de Pessoal, podendo, inclusive, ser aumentado este prazo, como por exemplo: documentos de Militares devem ser guardados por até 150 anos.)

• Livros de Atas da CIPA • Livros de Inspeção do Trabalho• Contrato de Trabalho• Livros ou Fichas de Registro de empregados

Indeterminado(podem ser solicitados a qualquer tempo)

Figura 5 – Roteiro do prazo de guarda dos documentos. Fonte: Alonso (2002, p. 169).

As tabelas de temporalidade de acordo com a figura 5 são mostradas alguns

documentos que são aprovados por Lei, sendo assim pode-se afirmar que tabela de

temporalidade é um instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a

destinação final dos documentos em cada instituição (eliminação ou guarda

permanente), define prazos para sua guarda temporária (vigência, prescrição,

precaução), em função de seus valores legais fiscais, administrativos etc., e

determinam prazos para sua transferência, recolhimento e eliminação.(ALONSO,

2002).

Todos esses passos são indispensáveis para se montar o plano de

classificação dos documentos, desde seu tipo documental ate seu destino final. A

forma de organizar estes arquivos condiz com seu prazo de guarda, a partir disso

defini-se qual o método de organização mais adequado.

2.6 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

As atividades-meio e as atividades-fim criam subsídios para a junção das

funções e atividades que permitem a elaboração do plano de classificação.

Conforme Prado (1992, p. 7), para se estabelecer as “classes” são utilizados alguns

critérios, como por exemplo, a flexibilidade (possibilidade de expansão, pois é

sempre imprevisível o crescimento do arquivo); a simplicidade (um método que

possa ser facilmente entendido) e um arquivo que possa ser de simples consulta e

de excelente valor para a organização. O importante é arquivar com facilidade e

achar com rapidez.

Gonçalves (1998, p. 23) salienta que o plano de classificação requer três

qualidades essenciais para o melhor entendimento que são: simplicidade,

flexibilidade, expansibilidade sendo que essas qualidades juntas aplicadas tornam o

processo do plano mais elaborado sem dificuldades para entendimento e

adaptações e de fácil modificação caso seja necessário. Quando se estabelece as

“classes” segue-se um critério que pode ser funcional (corresponde estritamente às

funções do documento), ou o critério estrutural (corresponde á estrutura dos setores,

suas divisões e departamentos).

Gonçalves (1998, p. 22), destaca que a classe estrutural é o modelo mais

utilizado, porém existem algumas contrariedades como quando as estruturas estão

confusas; as funções estão misturadas; sofrem freqüentes alterações; e/ou são

tecnicamente mais complexas.

As formas de ordenação com que os documentos são arquivados dependem

das perspectivas da análise dos documentos pesquisados, tal forma será decidida

por essa avaliação. Os elementos informativos que são tomados como ordenações

são:

• forma utilizada de numeração: data; local de proveniência;

• nome do emissor ou do destinatário;

• objetivo ou tema específico do documento.

Para determinar o padrão analisa-se o tipo documental, para então verificar a

ordem mais adequada e estabelecer a melhor forma de arquivamento. Conforme

(Lopez, 1997, p.11), o plano de classificação será o instrumento fundamental para a

realização da gestão dos documentos.

O sistema dos arquivos precisa ser organizado de forma que proporcione

condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e rápido acesso,

conforme nos mostra Bernardes (1998 p. 17):

a) Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança,

incluindo-se medidas de preservação contra incêndio, extravio, roubo e

deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do

sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais;

b) Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a

documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou

de qualquer documento que tenha sido dele retirado, através de formulários

de empréstimo contendo a descrição do documento e a assinatura do usuário

retirante;

c) Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As

possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcional. O

número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um

arquivo complexo e de difícil entendimento;

d) Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou

crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do

volume e á complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de

classificação não deveram ser muito rígidas, devem ser adotados

procedimentos para a conservação e proteção dos documentos.

O valor de um documento é determinado levando-se em consideração todas

as finalidades que possui, seu tempo de vigência, que muitas vezes se subordina a

imperativos da lei. Nesse sentido, pode-se organizar um quadro ou tabela de prazos

de vigência para os diversos documentos, facilitando o trabalho do arquivista. Os

documentos com longo prazo de guarda são classificados por seu valor em:

permanente-vitais, permanentes e temporários.

Em um arquivo são utilizados materiais específicos para o armazenamento

dos documentos conforme seu formato, suporte e freqüência de uso. Nos arquivos

são utilizados os equipamentos específicos para assegurar o rápido acesso e

conservação e qualidade de vida no trabalho, (BELTRÃO; PASSOS, 1991, p.131),

como por exemplo:

a) Pastas em forma de texto: São folhas de cartolina ou papel encorpado, dobradas,

de dimensões padronizadas, com ou sem ferragens, destinadas a abrigar

documentos. Seus tipos físicos são:

• Corte reto: também chamada de pasta corrida, tem face posterior um

pouco maior que a anterior, formando uma projeção e permitindo que

neste espaço seja feita uma notação;

• Com projeção: tem na parte anterior ou posterior uma saliência, ou

proteção, também destinada a receber uma notação;

• Suspensa: é a pasta provida de hastes ou varetas, que podem ser

metálicas ou de plástico, cuja finalidade é manter-se suspensa na mesma

altura do arquivo, sobre um apoio ou suporte;

• Classificador: também conhecido como registrador A/Z ou simplesmente

“A/Z”, é uma pasta de papelão resistente e de lombada larga, dotada de

ferragem de alavanca e de um conjunto de divisórias internas com as

letras do alfabeto, daí o apelido de “A/Z”. Destina-se a abrigar volumes

maiores de documentos e é apresentada nos formatos ofício e duplicata;

• Sanfonada: é a pasta com divisões internas de cartolina e dotadas de

vincos na parte inferior, comportando grande volume de documentos sem

se deformarem;

• Individuais ou pessoais: são as que abrigam correspondência regular de

pessoas, firmas ou assuntos, também chamados de correspondentes

efetivos;

• Arquivo horizontal: caracterizam-se por guardar os documentos uns sobre

os outros no sentido horizontal, em pastas, pacotes, gavetas, suportes

especiais. O mais conhecido e utilizado é o Kardex (marca registrada pela

Remington) também chamado de “esteirinha”. Abriga fichas presas a

suportes de papelão (portas-ficha), fixados às gavetas por bastões

metálicos. Desta disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa,

a partir do fundo da gaveta, ficará inteiramente visível, deixando também

nas subseqüentes uma faixa que funciona como projeção;

• Estante: móvel de aço aberto que pode ser usado em arquivos correntes

para as pastas laterais, ou para arquivos permanentes para abrigar caixas

de transferência;

• Fichários: são móveis ou pequenas caixas de madeira, aço ou acrílico,

destinados a abrigar fichas no sentido vertical. Os móveis podem ser

componíveis (módulos de gavetas acopláveis) e podem ainda apresentar

rodízios (carrinhos);

• Armários de aço: móveis com portas, usados para a guarda de

classificadores A/Z, volumes encadernados ou documentação sigilosa;

• Box: pequeno fichário de mesa, utilizado para guardar cartões de visita ou

para abrigar o arquivo de prosseguimento (follow-up), organizado

cronologicamente segundo os dias do mês, lembrando as providências a

serem tomadas em datas precisas;

• Caixas de transferência: caixas de papelão ou lata, usadas principalmente

nos arquivos permanentes. São compradas em folhas abertas, com vincos

indicativos para a montagem e etiquetas impressas;

• Suporte: estrutura retangular de metal que se adapta às gavetas dos

arquivos para apoiar as pastas suspensas;

• Desumidificador: equipamento destinado para a desumidificação do

ambiente, dando proteção contra mofo, bolor, ferrugem e corrosão, além

de manter o ambiente em condições saudáveis para o ser humano;

• Steriller: equipamento que neutraliza a ação de ácaros, fungos e outras

partículas protéicas;

• Exaustor: equipamento que renova a massa de ar quente contida no

ambiente, aproximando a temperatura interna da externa, na sombra. Ao

renovar a massa de ar, reduz também a umidade interna, que, na maioria

das vezes, é responsável pela sensação de abafamento nos ambientes e

a proliferação de insetos e umidade.

A partir da escolha do método de arquivamento, é necessário o trabalho de

análise e planejamento, somente através do levantamento dos dados sobre a

instituição à qual o arquivo servirá, pode-se escolher um sistema adequado e seguro

para a localização de informações. Por exemplo, pode-se dizer que os sistemas

diretos de arquivamento só podem ser empregados em arquivos onde os

documentos são de livre acesso a qualquer pessoa; os sistemas indiretos, como

necessitam de índice para a localização dos documentos, resguardam mais a

documentação e os semi-diretos devem ser utilizados nos arquivos onde os usuários

buscam as informações sem a orientação de uma pessoa, mas de uma tabela

disposta no arquivo de forma a auxiliá-los.(PRADO, 1992)

O método de arquivamento é um procedimento preestabelecido de arranjo e

ordenação, portanto a forma que os documentos deverão permanecer organizados,

visando a facilitar a guarda e pesquisa. De acordo com Prado (1992, p. 6), os

sistemas podem ser: direto, indireto ou semi-indireto;

• Sistema direto: é quando o arquivo pode ser consultado diretamente, sem

auxílio de índice. Exemplo deste tipo de sistema são os métodos

alfabéticos, parte do simplificado específico e outros. O sistema

caracteriza-se pela facilidade de se encontrar a informação procurando o

documento diretamente na pasta;

• Sistema indireto: é o sistema que precisa de índice ou outro instrumento

de recuperação para se acessar a informação. Por exemplo: numéricos

simples, o decimal de Dewey, o numérico duplex, o mnemônico, o

unitermo e outros com base codificada. Nesse sistema geralmente são

utilizados os índices ou fichários para recuperar a informação;

• Sistema semi-indireto: é o que pode deixar de usar o índice. No sistema

os índices são substituídos por tabelas. Como exemplo: automático,

automático moderno e bancos de dados. São sistemas utilizados para

melhorar a forma e a localização dos documentos:

a) Alfabético Prado (1992) afirma que este método exige muita atenção em sua

organização e conservação. Para conseguir a coordenação entre os vários

documentos de uma mesma pessoa ou firma, pode se marcar em cada gênero

documental uma letra que o simbolize; ou então usar pastas de cores diferentes

para os diversos gêneros; ou ainda carimbar em cada documento uma palavra

identificadora: contrato, correspondência, catálogo etc. Para Medeiros e Hernandes

(1999); Alonso (2002) este método é o mais simples e o mais utilizado. Os

documentos ficam organizados em rigorosa ordem alfabética por nome de pessoas,

de empresas, razões sociais, localidade ou assunto. Por não precisar de índice esse

método é considerado direto, uma vez que a consulta dos documentos é feita

diretamente no arquivo. Ele não só permite maior rapidez no arquivamento, como

também o usuário não precisa ter conhecimentos mais específicos. Subdivide-se

em: Nominal, geográfico, específico, ou por assunto e variadex.

• Alfabético-nominal

Alonso (2000) é um dos métodos mais simples e populares, de consultas diretas.

Consiste em abrir pastas com nome correspondente à pessoa ou empresa que se

tratam os documentos nela contidos.

Este método é conhecido para Prado (1992), como nomes de métodos comercial

e nominal, qualquer pessoa instruída poderá cuidar desse tipo de arquivo. Pode ser

organizado pelo nome, nome da firma ou da instituição, pelo nome de quem assina

ou ainda pelo nome de quem a carta esta dirigida. Segundo ele este trabalho precisa

ser muito bem planejado porque é indispensável que haja uniformidade no sistema

utilizado. Segundo Natalense (1995, apud Alonso, 2000, p. 159), o professor Shin-

Ya Nakamura é considerado um dos maiores especialistas de nosso país em

assuntos de arquivos e microfilmagem. Dele é a seguinte explicação sobre as regras

básicas da ordenação alfabética–nominal: nomes de pessoas entram pelo último

sobrenome, seguido de vírgula, prenome e nome como aparecem, nomes de razões

sociais entram sempre na forma direta e os artigos iniciais não devem ser

considerados, sobrenomes iguais, isolados, forçosamente virão antes dos

precedidos de iniciais iguais, os nomes representados por letras devem preceder os

sobrenomes de iniciais iguais, escritos por extenso, às abreviaturas devem ser

consideradas por extenso, sempre que for possível saber o que significam os

prefixos.

Normalmente utilizados em pastas funcionais, é o sistema mais usado nos

arquivos correntes (Secretarias Acadêmicas) para recuperar as pastas acadêmicas.

• Alfabético-variadex

Alonso (2002) é o método alfabético que se utiliza cores diferentes para os

diversos grupos de letras. As cores além de proporcionar um aspecto agradável ao

arquivo utilizam o recurso visual universal das cores e formatos, têm como objetivo

vital auxiliar a memória na consulta aos documentos.

Tem-se o exemplo prático na Secretaria Acadêmica do Campus de Balneário

Camboriú que adota cores diferentes para diferenciar os cursos na legenda das

pastas suspensas de acadêmicos.

• Alfabético-geográfico

Alonso (2002) é o método aconselhado quando deseja-se ordenar a

documentação com divisão geográfica, ou seja, por países, estados, bairros, etc., ou

quando o principal elemento a ser considerado é a procedência. Na utilização deste

método, primeiramente, deve-se considerar qual a divisão que irá prevalecer no

arquivamento e sua recuperação. Ele é muito utilizado na área de vendas, sendo

organizado por regiões.

Na UNIVALI esse método é adotado em setores onde o fluxo de documentos

é muito grande como as Pró-Reitorias ou as Direções dos Campus, separando os

tipos documentais como as comunicações internas encaminhadas e recebidas de

Campus diferentes.

• Alfabético específico ou por assunto

Alonso (2002) relata que este método consiste em agrupar as pastas por

assunto, o que, quase sempre cria obstáculos na escolha do termo ou expressão

para definir o assunto a ser arquivado. Essa divisão requer o bom senso e

principalmente conhecimento das necessidades de quem acessa a informação a fim

de padronizar um termo que remeta ao assunto e a informação necessária. Este

método visa analisar a empresa, suas atividades, interesses e objetivos sendo assim

é preparado uma relação de assuntos básicos em ordem alfabética. Em seguida os

assuntos poderão ser divididos e subdivididos, conforme a necessidade do serviço,

a freqüência das consultas e a facilidade e rapidez de localização dos documentos.

(HERNANDES; MEDEIROS, 1999).

É possível utilizar o método alfabético por assunto quando for possível separar o

tipo documental pelo assunto abordado devido ao volume e a freqüência que são

expedidos. Pode-se utilizar o método na organização de atas elaboradas em grupos,

comissões e colegiados que possuam interesses específicos e certa

periodicidade.(PRADO, 1992).

b) Numéricos

É o que dispõem, em seqüência numérica crescente, todas as pastas e

documentos de um arquivo, independentemente da ordem alfabética. Esse método é

considerado indireto, pois sua consulta depende de um índice. Ele subdivide-se em:

simples, cronológico e decimal. Não é tão utilizado como alfabético, embora tenha

uma boa aplicação para arquivos confidenciais.(MEDEIROS; HERNADES; 1999).

Atualmente o método numérico é utilizado para recuperação das informações

que utilizam códigos numéricos pessoais como funcionários e alunos. (PRADO,

1992).

c) AlfanuméricoFunciona muito bem para pequenos e médios arquivos. As pastas são

abertas de acordo com o assunto (como no alfabético-nominal), acrescentando-se

um número à sua codificação. Trata-se de um método semi-direto e cada

agrupamento de letras recebem um número. (ALONSO, 2002). Segundo Prado

(1992, p. 61), este método procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos

simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo pois a partir desta

combinação resultou o método que apresenta a simplicidade de um e a agilidade e a

exatidão no arquivamento de outro. Conhecido também pelos nomes de numeralfa e

alfanumérico.

É comum adaptarem esse sistema, criando uma forma bastante simples e

prática: ao invés de agruparem letras sob um número, consideram um número para

cada assunto (estão, portanto, usando parte do alfabético por assunto), mantendo as

pastas em ordem alfabética.

d) AutomáticoAlonso (2002) e Medeiros e Hernandes (1999) afirmam que este método é

bastante usado para arquivamento de nomes de pessoas e/ ou de firmas comerciais.

Em primeiro lugar, organiza-se um jogo de guias principais alfabéticas, numeradas

de um em um. As guias principais separam os sobrenomes dos clientes,

correspondentes, fornecedores ou nomes de empresas e ocupam a primeira

posição.

Em seguida, deve-se preparar um jogo de dez guias, a fim de subdividir as

guias principais. Este ocupa a segunda posição. Já na terceira posição aparecem as

pastas individuais, onde se podem ler os nomes.

Existe também o chamado método automático moderno, que é muito prático

e, como o automático, necessita de uma tabela previamente preparada. O alfabeto é

dividido e numerado.

e) MnemônicoPara Alonso (2002) e Prado (1992) relatam que esta é a técnica para

desenvolver e fortalecer a memória por processos artificiais auxiliares. Também é

utilizado em arquivos confidenciais, preferencialmente, de pequeno porte. Este

método, que determina a codificação por assuntos por meio de letras em lugar de

números, foi organizado por Frederick Winslow Taylor. Consiste em fixar

designações por classes por meio de combinações de letras do alfabeto. Não foi

utilizadas as letras I, O, Q, pois poderiam ser confundidas com 1, 0, 9. Na margem a

esquerda dessa lista alfabética escrevendo diante delas as subdivisões do assunto

geral

g) Unitermo – Indexação Coordenada Prado (1992) e Alonso (2002) afirmam que este método também é conhecido

como indexação coordenada, este método foi criado por Mortimer Taube, nos

Estados Unidos. É uma linguagem de biblioteconomia, que consiste em: numerar,

em ordem crescente. À medida que os documentos vão chegando o responsável vai

enumerando-os por ordem de chegada, o numero é chamado de tombo ou registro.

São selecionados palavras-chaves ou termos que poderão identifica-los;

organizadas fichas comuns de cartolina pautada, num tamanho aproximado de

10x15cm, nas quais se coloca a palavra-chave ou termo escolhido. Desses

documentos podem destacar sublinhando os principais assuntos e os nomes que

poderão servir de identificação. São divididas as fichas em colunas numeradas de 0

a 9, elas anota-se o número correspondente a cada documento; r o que poderá ser

feito em várias fichas, facilitando sua localização; os documentos são arquivados em

pastas suspensas, por ordem numérica. As pastas conterão uma etiqueta,

identificando a numeração nela contida. Um arquivo de grande porte, mesmo um

arquivo central, poderá funcionar perfeitamente utilizando os princípios do uniterno,

na seguinte variação:

• os documentos são numerados de igual maneira;

• são arquivados em pasta da mesma forma;

• as fichas sofrem modificações:

o devem ser do tamanho de uma folha de sulfite, para conter mais

documentos;

o devem ser de cartolina mais dura, resistente;

o devem conter a palavra-chave ou termo no cabeçalho.

Devem ser divididas em colunas que contenham: data de entrada do

documento no arquivo; número que o documento recebeu; tipo de documento (carta,

memorando, ofício, e-mail etc.); descrição sumária do documento (referência);

outras fichas em que ele esteja registrado.

H) Padronizado – Variedex, automático Nesse os documentos são classificados seguindo o numero de ordem. A cada

numero corresponde um nome ou assunto. É um sistema flexível, pois a série de

números é infinita além de ser um arquivo sigiloso, já que o sistema é indireto.

Dentro do numérico temos o cronológico em que o arquivamento é feito levando em

consideração a data do documento. Essa data pode ser de emissão, vencimento das

prestações, da entrega, etc. É muito utilizado nos setores de contabilidade,

cobranças, crediários e outros de caráter financeiro. (HERNANDES; MEDEIROS,

1999), (PRADO, 1992)

I) Método SoundexPrado (1992) este método é de origem norte-americana é mais usado para

arquivos de nomes também baseado no alfabético numérico, porém com algumas

características diferentes e visa reunir os nomes pela semelhança quanto a

pronuncia, embora a grafia seja diferente. Para o acesso deverá ser feita uma tabela

que ira ajudar na localização da pasta ou o cartão da pessoa desejada, em relação à

organização da tabela há uns algarismos seguidos de letra que são considerados

chaves, tendo à frente, outras letras denominadas equivalentes, com os mesmos

valores que as palavras chaves.

J) Método Automático ModernoHernandes e Medeiros (1999, p. 185) relatam que também é baseado numa

tabela pré-organizada. Por este método é dado um símbolo para cada pasta,

formado por três grupos de algarismos, baseado nos seguintes critérios:

consideramos o primeiro as duas últimas iniciais dos nomes dos correspondentes e

procuramos nas tabelas os números que devem ser dados e essas iniciais.Não é

aconselhado alterar a ordem dos nomes das pessoas colocando as pastas pelos

sobrenomes, é indicado utilizar pastas corridas com projeção, sendo que na

projeção utilizamos o código obtido na tabela e na parte da pasta, o nome da

pessoa. A tabela sendo colocada em quadro junto do arquivo facilita a procura do

arquivista. Outro método para melhor visualização é utilizar um jogo de cores nas

projeções.

L) Método DecimalDe acordo com Prado (1992) e Medeiros e Hernandes (1999) relatam que este

método é inspirado no sistema decimal de Melvil Dewey, ele organizou um sistema

de classificação para as bibliotecas, no qual alcançou muito sucesso, fora publicado

em 1876. Dividiu os conhecimentos humanos em dez classes, as quais por sua vez

se subdividiram em outras dez, e assim por diante, sendo essas possibilidades

infinitas de subdivisão devido a sua base decimal. As classes decimais são

enumeradas de 0 a 9 e são representadas por três algarismos inteiros como

exemplo do primeiro sumário: 000,100,200; segundo sumário: 310, 320, 330 sendo

essa uma outra classe, e assim por diante, cada um desses algarismos representam

uma classes de assuntos. Caso haja necessidade de abrir mais de uma pasta para o

mesmo tipo documental pode-se abrir com o mesmo código, sendo assim será

marcado nas suas projeções o código, período de documentos contidos nele.

2.7 CONFIGURAÇÕES DAS ESTRUTURAS NAS UNIVERSIDADES BRASILEIRAS

A década de 30 marca o desabrochar do ensino superior, instituindo como regra

de sua organização o sistema universitário. No que diz respeito a situação da área

arquivística no Brasil, somente a década de 50 é que se apresenta como marco

referencial. Todo o desenvolvimento de base chega a seu auge na década de 70,

com o que poderíamos considerar a explosão da arquivologia científica no Brasil.

A Universidade é uma instituição que tem um grande papel na sociedade,

capacitar profissionais éticos e competes (LUCK, 1995). De acordo com as leis e

partindo de uma base teórica, buscou-se o entendimento nos critérios empregados

nas estruturas das universidades que são baseadas mais em leis do que escolhas

como a legislação específica da reforma universitária, composta pelos decretos Lei

Nº. 53/66, 464/69 e pela Lei Nº. 5540/68. Essa estrutura imposta adotadas pelas

universidades brasileiras é utilizada ate hoje.

Baseada no modelo americano, a Lei 5540/68, (MACHADO; SILVEIRA, 1998)

que fixou as normas de organizações e funcionamento do ensino superior, em seu

artigo 11, determinou algumas características de organização, das quais se

destacam com base nos objetivos deste estudo: que são as seguintes:Unidade de patrimônio e administração; estrutura orgânica com base em departamentos reunidos ou não em unidades mais amplas; unicidade de funções de ensino e pesquisa, vedada a duplicação de meios para fins idênticos ou equivalentes; racionalidade de organização com plena utilização dos recursos materiais e humanos.

Essas características indicam uma preocupação com a racionalização e

conseqüentemente, com o melhor aproveitamento dos meios e recursos existentes,

a obrigatoriedade por departamentos (aglutinando áreas de conhecimentos afins).

Os artigos seguintes impuseram uma série de determinações que levaram as

Universidades a assumirem estruturas organizacionais padronizadas, “sem

considerar o porte e as necessidades de cada instituição e as características e

contextos regionais”, provocando uma série de difusões (VAHL, 1991, p. 132).

Dessa forma as Universidades adotam os conselhos Universitários de

Curadores de Ensino, Pesquisa e Extensão, como órgãos superiores executivos a

reitoria, dirigida pelo reitor e composta pelas Pró-Reitorias, Diretorias das Unidades

Administrativas e Órgãos de Apoio e de Assessoria.

Como órgãos deliberativos setoriais das unidades acadêmicas, surgiram os

conselhos departamentais e coordenações didáticas dos cursos, como órgãos

executivos Setoriais segundo Machado e Silveira (1998, p. 56):

• Os Centos de faculdades, institutos ou escolas (adotadas pela maioria das

universidades, embora a legislação tenha tornado seu uso opcional),

geridos por um diretor e composto por um conjunto de departamentos das

áreas afins;

• Os departamentos, geridos por um chefe de departamento e composto

pelos professores vinculados a sua área de conhecimento;

• As coordenações dos cursos.

Assim a estrutura da maioria das universidades foi composta, segundo Vahl

(1991 apud MACHADO; SILVEIRA, 1998, p. 55) pelos seguintes órgãos: órgãos

superiores e órgãos setoriais.

Critérios de estruturação são importantes para entender que as universidades

adotam objetivos, tecnologias, complexas e por conseqüência adotam uma

variedade de critérios de estruturação. Conforme relata Luck (1995, p.64):A realidade com a qual nos defrontamos mostra-nos que as universidades mantêm seus arquivos isolados: arquivos do setor pessoal, da reitoria, dos cursos, todos com seus arquivos correntes processados de forma a atender as necessidades básicas sem, contudo pensar na memória das diferentes faculdades. Os arquivos permanentes das instituições encontram-se mal cuidados e muito escassos em documentos, pois ainda não pensam em organizar seu sistema. Ocorre muitas vezes, quando as universidades se predispõem a ter um arquivo, reunindo documentos e organizando-os, de ela manter sob sua custódia fundos privados voltados para a pesquisa.

A seguir, apresentam-se os principais tipos de estruturas organizacionais

adotados pelas universidades, em ordem de importância:

• Estrutura tipo comissão ou colegiado: estrutura matricial; estrutura com

base em projetos; estrutura por clientela; estrutura base territorial;

estrutura funcional; estrutura linha-staff;

• Os fatores que afetam a estrutura são: tamanho; fator tecnológico; o fator

ambiental; fator escolha estratégica; complexidade; formalização;

centralização, descentralização e delegação.

O ano de 1986 teve como assunto a centralização e descentralização dos

arquivos, quando foi organizada uma mesa redonda para discussão dos temas

mencionados (NAISBITT; KEETELAAR, 1982 apud JARDIM, 1995, p. 40). Neste

evento o próprio relator do evento afirma que a descentralização é uma

megatendência ao lado de outros dois assuntos mencionados também que segundo

ele é a passagem da sociedade industrial a uma sociedade da informação e a

emergência de uma economia mundial, substituindo as economias nacionais. Neste

contexto Jardim (1995, p. 41) relata que: No âmbito de um país ou de uma

organização, a descentralização implica no abandono do poder de decisão pela

autoridade central e assim ocorrendo à transferência deste poder a outras

autoridades. Com isso percebe-se a definição não somente da descentralização

como um processo de transformação, mas, também de uma estrutura precedente

centralizada, como também o fenômeno do sistema não centralizado.

Afirma ainda Jardim (1995, p. 35) que o sistema centralizado:

pressupõem a concentração de documentos e atividades de recebimento, registro, distribuição movimentação e expedição de documentos de uso corrente num mesmo local e órgão da estrutura organizacional. O sistema descentralizado é regido sob as seguintes condições: centralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos correntes ou descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos correntes”. No caso do sistema descentralizado, (PAES,1990, apud JARDIM,1995, p. 35) ressalta ser fundamental uma “coordenação central que poderá ser exercida pelo arquivo permanente da organização.

De acordo com Luck (1995), afirma que arquivologia é um ramo do

conhecimento voltado para a informação que, entre outros aspectos, abrange todas

as áreas da administração. Assim evidentemente, tem uma influência na

universidade, contribuindo para que ela se organize melhor agregando este

contexto, temos o arquivo universitário, união destes dois conceitos, ou seja, da

instituição universitária que está na sociedade, e da outra, que são os arquivos,

trabalhando pelo progresso da informação e permitindo um melhor desempenho.

2.7.1 Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

O desenvolvimento da informática foi a mola propulsora da evolução

informacional, também chamada de terceira onda. A rede internacional de

informações, Internet, se deparou de repente num mundo sem fronteiras, novas

portas para o desenvolvimento das ciências foram abertas. A contrapartida destes

benefícios foi uma explosão informacional, hoje é praticamente impossível ter todo o

conhecimento sobre determinado assunto. (SANTOS, 2002).

Com todas essas modificações que ocorrem a todo instante, a tecnologia que

vem surgindo ocorreu com o desenvolvimento que proporcionou um meio mais

rápido de ter acesso às informações que foi o sistema computadorizado de

documentos que é chamado de gerenciamento eletrônico de documentos - GED.

Para Ritta (1999, p. 79), “o computador é uma memória, um arquivo e, sobretudo

uma máquina controlada pelo homem que a orienta e dita as ordens”. Para Angeloni

(2002, p. 197) o importante não é exclusivamente arquivar os documentos, mas sim

tratar das informações nele contidas.

Não é objetivo do GED a abolição absoluta do papel, mas indicar modos

alternativos para a utilização de informações dos documentos. Os arquivistas estão

cada vez mais preocupados com a conservação em longo prazo dos documentos

eletrônicos (ANGELONI; SANTOS, 2002).

De acordo com Azevedo (2002, p. 82), “as mesmas normas para o arquivo de

papéis devem ser seguidas para o arquivo eletrônico. O arquivo eletrônico deve ser

organizado de forma a permitir fácil acesso à informação”.

Nos atuais diais é importante destacar outro meio de arquivamento sendo

este o mais utilizado, porém suas técnicas não são aplicadas adequadamente no

sistema. Este sistema é empregado como sendo GED o que significa

Gerenciamento eletrônico de documentos de acordo com Angeloni (2002, p. 197)

explica que:O GED é definido como o reagrupamento de um conjunto de técnicas e de métodos que tem por objetivo facilitar o arquivamento, o acesso, a consulta e a difusão dos documentos e das informações que nele contém. Pode-se entender então, que o gerenciamento eletrônico de documentos é o somatório de todas as tecnologias e produtos que visam gerenciar informações e conhecimento de forma eletrônica.

Para Guimarães (2002, p.81) o segredo da automação está em aproveitar as

tecnologias, não se prendendo ao porte da empresa, mas em aproveitar a

montagem de um sistema de informações e comunicações. A qualidade das

decisões dentro da organização está ligada à maneira em que os dados estão

disponíveis nas empresas e as facilidades de comunicá-los a qualquer hora. Sendo

assim não adianta somente implantar um sistema, é importante também arquitetar

como ele estará funcionando, como seus dados serão inseridos e acessados.

Com a tecnologia o GED permite segundo Angeloni (2002, p. 197):Evitar a duplicação abusiva de documentos, classificarem segundos critérios cruzados, autorizar o acesso a informações e conhecimentos pertinentes; conter dados não vinculados por papel; como vídeo-som acabar com o problema de tempo e lugar; implementar novos modos de navegação não-linear; permitir e melhorar a segurança e a perenidade dos arquivos.

Acredita-se que pode definir documentos eletrônicos sob dois pontos de

vistas: a partir do meio físico em que é armazenado e em termos de sua condição de

legibilidade por máquina. No primeiro caso o autor concorda com a definição de

documento eletrônico relacionada a um suporte para armazenar as informações,

porém há dois casos distintos. Um é relacionado aos discos ópticos e discos e fitas

de computadores, que como a maioria dos documentos tradicionais, compreende

tanto o meio físico “transportador” da informação, ou seja, o suporte, quanto ao

conhecimento os dois caminham juntos. O outro se refere aos discos rígidos dos

computadores e mídias de armazenamento de dados onde à informação é escrita,

alterada, apagada e copiada freqüentemente. Ainda assim neste caso existe um

suporte para a informação, mas a conexão entre a informação e esse suporte é

temporária. (SANTOS, 2002).

De acordo com Laudon (1999, p. 121): Em todos os sistemas de informação, os dados devem ser organizados e estruturados para que possam ser usados com eficácia. No entanto ao menos que as informações possam ser facilmente processadas e acessadas, o sistema não pode alcançar seu propósito. Devido aos desorganizados métodos de armazenamento e de recuperação de informação, muitas empresas com excelentes hardware e software não conseguem produzir informações oportunas e precisas. A má organização de arquivos impede que algumas empresas possam acessar grande parte das informações que mantém.

É necessário ter um gerenciamento de arquivos que nos fornece os

documentos importantes sempre ao nosso alcance. Para O’Brion (2002, p. 143),

“arquivo histórico é um arquivo mestre ou de transações obsoleto, retirado para fins

de backup ou para armazenamento histórico de longo prazo chamado

armazenamento de acervo”.

2.7.2 Amparo legal nos procedimentos em arquivos

Implantar uma política de gestão dos documentos em uma instituição requer a

criação de um “Sistema de Arquivos”. Seguem abaixo o sistema de arquivos em seu

destino final, quais os cuidados para manter o sistema, para se conservar a

documentação:

a) Destinação final dos documentos:

De acordo com Arruda e Chagas (2002), conjuntos de operações que após a

avaliação determinam o encaminhamento dos documentos à guarda temporária ou

permanente, à eliminação e/ ou à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/

ou a reprodução. Conjuntos de operações que se seguem à fase de avaliação de

documentos destinadas a determinar a sua guarda temporária ou permanente, a sua

eliminação ou a sua microfilmagem. Para se eliminar qualquer documento é

necessário fazer um termos, este especificará todos os documentos que serão

eliminados, antes é preciso montar uma banca que irá expor no edital de eliminação

dos documentos.

De acordo com Arruda e Chagas (2002) edital é aviso, postura, citação, etc.

oficial, afixado em lugares públicos ou anunciado através da imprensa, para o

conhecimento dos interessados ou de terminada pessoa de paradeiro ignorado.

Para Arruda e Chagas (2002) destruição de documentos que, no processo de

avaliação, foram considerados sem valor para guarda permanente. A destruição é

feita dos documentos julgados destituídos de valor para a guarda permanente,

maceração, fragmentação ou venda como papel velho. É o processo pelo qual se

eliminam publicações de uma biblioteca, através de doação ou permuta com outras

instituições ou, ainda, por transferência para outra unidade, após a avaliação do

acervo.

b) Conservação dos documentos:

A conservação segundo Arruda e Chagas (2002) é a função arquivística

destinada a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento,

preservação e restauração de documentos.

Poeira, mofo, umidade e, altas e baixas temperaturas, iluminação inadequada

e insetos são alguns dos fatores que diminuem o tempo de vida útil do papel. Para

que se possa preservar o acervo tanto dos materiais de arquivos como bibliotecas,

Alonso, (2002) recomenda:

• evitar acúmulo dos documentos mobiliários de madeira, já que esse

material pode se tornar habitat natural de cupins e outros insetos . Caso

não se consiga fugir desse material, é preciso que a madeira seja

imunizada e laqueada;

• evitar a limpeza dos móveis, pastas ou caixas com panos úmidos e

detergentes. A poeira deverá ser de preferência aspirada;

• evitar nos recintos dos arquivos, tapetes, cortinas e carpetes;

• procurar evitar salas abafadas ou muito úmidas. A temperatura relativa do

ar, ideal para o papel, está em torno de 21 ºC;

• aconselha-se venezianas, que permitem a ventilação;

• a iluminação natural e mesmo artificial deverão ser controladas, para que

não aconteça a desidratação do papel e seu ressecamento;

• Os microfilmes são bastante indicados, pois ocupam pouco espaço e são

conservados por muito mais tempo que os papéis.

Todo documento com algum valor seja ele: histórico, cientifico ou cultural

merece ser bem cuidado e recebe tratamento especial. Não só em questão de estar

bem organizado conforme suas regras de arquivamento, mas também contra as

intempéries. Pois a luz, a umidade e as regras danificam os documentos se

estiverem em contato direto com esses. Por isso, além de serem efetuadas formas

de arquivamento, também serão efetuadas formas para conservação e preservação

de documentos.

Destaca-se os agentes que prejudicam o acervo, tanto a médio, como longo

prazo, conforme PAES (1991), eles podem ser:

• Luz: a luz do dia deve ser abolida na área de armazenamento, porque não

se acelera o desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. A

própria luz artificial deve ser usada com parcimônia.

• Ar seco: enfraquecimento do papel.

• Umidade: além de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o

desenvolvimento de mofo. O índice ideal situa-se em 45 e 48%.

• Temperatura: não deve sofrer oscilações, mantendo-se entre 20 e 22%. O

calor constante destrói as fibras do papel. O ideal é a utilização

ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumificadores a fim de

climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. Não

sendo viável tal prática, deve-se empregar sílica-gel, acondicionada em

recipientes plásticos, no fundo das gavetas ou estantes para combater a

umidade.

• Poeira e gazes: contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis.

A poeira é composta de partículas em suspensão que penetram na fibra

do papel. Quando este é manuseado faz-se sentir a sua ação cortante. As

emanações deletérias dos gases também destroem as fibras do papel.

• Pragas: determinados insetos são atraídos pela celulose do papel, cola,

goma, ou caseína, mas a umidade é a principal causadora de seu

aparecimento, pois neste ambiente encontram condições idéias para se

desenvolverem.

De acordo com Arruda e Chagas (2002), preservação é o conjunto de

procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivos

contra os agentes de deterioração.

O arquivo tem por objetivo informar e servir de apoio à administração e fontes

de pesquisa à história e sua função que consiste em guardar, conservar e favorecer

o acesso ao uso e à pesquisa, há muitas maneiras para se preservar um

documento, como, por exemplo, é necessário utilizar alguns recursos:

• Desinfestação: neste processo é utilizada a fumigação, que é uma etapa

química em que o documento é disposto em uma câmara onde é

submetido a gás químico;

• Limpeza: é a fase posterior à fumigação. Na falta de um pano macio,

utiliza-se uma escova ou um aspirador de pó;

• Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas de aço

inoxidável com alta percentagem de umidade, para logo após serem

prensadas em máquinas elétricas;

• Restauração: são muitos os métodos empregados neste caso, o mais

utilizado consiste naquele que garante maior resistência em longo prazo.

3 METODOLOGIA DA PESQUISA

Este Trabalho de Conclusão de Estágio teve como finalidade analisar o processo

da documentação na Coordenação do Curso de Administração, da Universidade do

Vale do Itajaí – UNIVALI, Centro de Educação São José. Com isso pode -se

perceber que ao estudar os recursos a serem utilizados facilitou o trabalho dos

profissionais que estão destinados a desenvolverem atividades secretariais. Para

isto ampliou-se os conhecimentos sobre as diversas técnicas de arquivamento e

referentes às documentações recebidas e enviadas diariamente dentro do Setor.

Dados bibliográficos foram utilizados inicialmente para propor uma solução, ou seja,

identificar quais recursos serão mais apropriado para que seja solucionado o

problema. A metodologia segundo Severino (200, p. 162) refere-se aos

procedimentos necessários para que o pesquisador desenvolva seu projeto. Tais

procedimentos estudam os métodos utilizados de forma adequada para alcançar a

análise dos resultados. A metodologia para Bervian e Cervo (1996, p. 21), “o método

científico não possui as virtudes milagrosas que a mentalidade tradicional lhe

atribuía. O método não é um modelo, fórmula ou receita que, uma vez aplicada,

colhe, sem margem de erros, os resultados previstos ou desejados”.

3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA

Esta pesquisa teve abordagem qualitativa, pois descreveu os problemas

encontrados de modo que expressou as “qualidades”, ou seja, determinou de forma

negativa de forma que tenha visão de melhoras. Richardson (1999, p. 90) afirma que

“a pesquisa qualitativa pode ser caracterizada como a tentativa de uma

compreensão detalhada dos significados e características situacionais (...)”.

Outra característica desta pesquisa é ser descritiva, pois foi efetuado um

levantamento de características conhecidas do problema em estudo. Além disso,

abrangeu observações sistemáticas do fenômeno/fato/problema escolhido.

(SANTOS, 2000). Cervo e Bervian (1996, p. 49) complementam afirmando que “a

pesquisa descritiva observa, registra, analisa e correlaciona fatos e fenômenos

(variáveis) sem manipulados”.

Ainda segundo Cervo e Bervian (1996), a pesquisa descritiva pode assumir

diversas formas, entre elas o estudo de caso que busca examinar aspectos, por

exemplo, de um setor/empresa; e pesquisa documental que investiga documentos a

fim de descrever e comparar usos e características. No entanto destaca-se que

ambas as formas caracterizam também esta pesquisa, pois estudou um setor

específico e descreveu características comparando-as com os fundamentos

teóricos.

3.2 DELIMITAÇÃO DO ESTUDO

Este estudo abrangeu a Coordenação do Curso de Graduação em Administração

da Universidade do Vale do Itajaí – UNIVALI, Centro de São José, onde foram

pesquisados a Coordenadora do Curso, a Professora Responsável pelo Estágio

Supervisionado e a Funcionária do Setor. Logo, foram envolvidos 3 (três) sujeitos de

pesquisa.

Esta pesquisa está delimitada ao Setor supracitado devido ser o ambiente de

trabalho da pesquisadora. Sobre isso Richardson (1999, p. 95) destaca que “a

escolha de um local adequado de pesquisa e a familiaridade do pesquisador com os

membros do grupo são aspectos fundamentas da pesquisa qualitativa”.

3.3 TÉCNICAS DE COLETA DE DADOS

Esta pesquisa utilizou como técnicas de coletas de dados a observação

participativa, análise documental e entrevistas com pautas.

Na observação participativa ou participante o pesquisador não é apenas um

espectador, e está na posição e nível dos elementos humanos que participaram da

pesquisa. Por meio da observação o pesquisador buscou estudar aspirações

interesses ou rotina de trabalho de um determinado grupo, sendo que está inserido

nas atividades diárias do mesmo. (RICHARDSON, 1999). No caso deste estudo a

pesquisadora realizou observações da sua própria rotina de trabalho.

A observação participativa segundo Gil (1999, p. 92) consiste na participação

real da pesquisadora com a comunidade, ou seja, ele incorpora ao grupo

confundindo-se com um deles. Além da observação participativa os dados foram

coletados por meio da análise dos seguintes documentos:

o Comunicação interna;

o Ofícios;

o Instruções normativas;

o Resoluções;

o Atas de reuniões;

o Ata de reuniões de colegiado;

o Protocolos;

o Trancamento (memorial de evasão);

o Memorando/ e-mail;

o Declarações;

o Termos de ciência;

o Parecer;

o Advertências;

o Reuniões de professores;

o Colegiado do curso;

o Avaliação institucional;

o Relatórios do vestibular;

o Currículo de professores;

o Movimentação pessoal;

o Horários 1º semestre (fichas dos professores);

o Carga horária (referente ao estudo dirigido);

o Determinações;

o Relatórios financeiros;

o Relatórios de matrículas;

o Clipagens (comunicação);

o Documentos de formação continuada / reuniões;

o Guia do estudante;

o Diários não entregues;

o E-mail diversos;

o Projetos;

o Relatórios;

o Termo de convênio;

o Termo de compromisso;

o Autorização;

o Documentos pessoais;

o Certificado;

A entrevista por pautas, guiada ou estruturada foi aplicada com os sujeitos de

pesquisa (APÊNDICE A). Por meio da pesquisa pretendeu-se descobrir aspectos da

experiência diária dos pesquisados. Por ser estruturada, a entrevista foi organizada

previamente possuindo um roteiro que satisfizesse o objeto desta pesquisa. No

entanto, o pesquisador utilizou um guia de temas realizando as perguntas de acordo

com os temas abordados. Cervo e Bervian (1996, p. 136) enfatizam que “a

entrevista não é simples conversa. É conversa orientada para um objetivo definido:

recolher, através do interrogatório do informante, dados para a pesquisa”.

3.4 TÉCNICAS DE ANÁLISE DOS DADOS

Por se tratar de uma pesquisa com abordagem qualitativa e de característica

descritiva, a técnica de análise dos dados foi a análise de conteúdo. Nesta análise

os conteúdos resultantes da coleta dos dados são categorizados de acordo com o

objetivo da pesquisa. Richardson (1999, p. 224) frisa que a análise de conteúdo é,

particularmente utilizada para estudar material de tipo qualitativo (...). “Portanto,

deve-se fazer uma primeira leitura para organizar as idéias incluídas para,

posteriormente, analisar pos elementos e as regras que as determinam”. De acordo

com Gil (1999, p. 168), “a análise tem como objetivo organizar os dados de tal forma

que possibilitem o fornecimento de respostas ao problema proposto para a

investigação”.

Logo, por ser uma pesquisa que evidência a análise de documentos abrangeu

as seguintes categorias: descreveu o método atual de arquivamento dos

documentos; apresentou os tipos documentais que tramitam pela Coordenação do

Curso de Administração e propôs de um plano de classificação para cada tipo de

documento.

Em função de um amplo volume de material produzido pelos meios de

comunicação de massa e a criação de técnicas para sua quantificação determinam o

desenvolvimento de análise de conteúdo (GIL, 1999). A análise de conteúdo foi uma

técnica de pesquisa utilizada para descrição objetiva, sistemática e qualitativa do

conteúdo evidentemente da comunicação. Esta técnica é a mais difundida para

investigar o conteúdo das comunicações de massas, mediante a classificação, em

categorias, dos elementos da comunicação. Esse conteúdo é analisado por meio de

categorias sistemáticas, previamente determinadas, que levam a resultados

quantitativos (MARCONI; LAKATOS, 1999).

4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS

4.1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

A Fundação da Universidade do Vale do Itajaí é uma entidade que teve origem

em uma ampla campanha de mobilização popular em defesa da interiorização do

Ensino Superior no Estado de Santa Catarina, ela é de finalidade filantrópica, sem

fins lucrativos, de natureza beneficente de assistência social, destinada a promover

a educação, a ciência e a cultura, bem como desenvolver programas de assistência

social. Como Fundação a UNIVALI é a mantedora da Universidade do Vale do Itajaí,

do Hospital Universitário Pequeno Anjo, do Laboratório de Produção e Análise de

Medicamentos, da Rádio Educativa UNIVALIFM e da TV UNIVALI.

A partir do reconhecimento da Universidade, em 16 de fevereiro de 1989, houve

um período de expansão, quando se criaram novos Campi com novos cursos de

graduação, como resposta às aspirações da comunidade e, conseqüentemente, o

exercício da articulação: ensino com extensão e pesquisa. É com este trinômio que

a Universidade do Vale do Itajaí – UNIVALI – no desenrolar da sua curta trajetória

histórica, vem fundamentando ações, programas e projetos direcionados à

concretização do que se entende por Universidade.

A implantação das FILCAT trouxe um novo e importante elemento na formação

do espírito universitário: a unificação. O exercício de universidade significou um novo

tempo e uma nova mentalidade. Neste momento histórico, registraram-se os

primeiros passos em direção a metas e ações imprescindíveis na criação do projeto

da Universidade.

Sua estrutura administrativa compreende os Conselhos de Administração

Superior e Curador, além da Diretoria. A Assessoria Administrativa da Fundação

UNIVALI é exercida pela Secretaria Executiva, formada pelo Departamento de

Controladoria, que compreende a Seção Financeira, Tesouraria e Contabilidade,

pelo Departamento de Recursos Humanos, com as Seções de Controle e de

Desenvolvimento, pelo Departamento de Filantropia, estruturado com a Seção de

Bolsas e com a Seção de Serviços Assistenciais, além do Departamento de 1

1 www.univali.br

Logística, que compreende a Prefeitura do Campus e a Seção de Suprimentos, do

Departamento de Tecnologia da Informação e o Arquivo Central.

A Procuradoria Geral é órgão responsável pela defesa judicial da Instituição e

pela manutenção da legalidade dos atos de todos os setores da Fundação

Universidade do Vale do Itajaí e de suas mantidas. Compete à Procuradoria Geral

prestar assessoramento jurídico aos titulares da Fundação Universidade do Vale do

Itajaí, suas mantidas e seus órgãos colegiados. Representa judicialmente e

extrajudicialmente a Fundação Universidade do Vale do Itajaí e suas mantidas, dar

suporte jurídico à tomada de decisão das autoridades acadêmicas e administrativas,

elaborar e controlar a regulamentação interna, orientar e informar os setores

acadêmicos e administrativos sobre procedimentos a serem adotados.

Em 2004 – a UNIVALI completou 15 anos de reconhecimento como

Universidade e comemora 40 anos de Ensino Superior em Itajaí.

Atualmente, oferece mais de 50 cursos superiores – se somados os cursos de

graduação e os cursos seqüenciais de formação específica –, entre mais oferece

opções de turno e local. Conta ainda com cerca de 40 cursos de

especialização/aperfeiçoamento, nove mestrados e dois doutorados.

Além disso, dedica-se à Educação de Jovens e Adultos e à Educação Básica –

com o Colégio de Aplicação da UNIVALI (CAU), em Itajaí, Balneário Camboriú e

Tijucas, nos quais mantém desde a Educação Infantil até o Ensino Médio,

atendendo a mais de mil crianças e adolescentes.

a) VisãoSer reconhecida como Universidade de excelência na atividade de ensino, no

desenvolvimento e divulgação de pesquisas e na gestão criativa e empreendedora

de projetos sociais.

b) MissãoProduzir e socializar o conhecimento pelo ensino, pesquisa e extensão,

estabelecendo parcerias solidárias com a comunidade, em busca de soluções

coletivas para problemas locais e globais, visando à formação do cidadão crítico e

ético.

c) Valores

• Respeito ao pluralismo de idéias;

• Compromisso social com o desenvolvimento regional e global;

• Produção e uso da tecnologia a serviço da humanização;

• Ética no relacionamento;

• Formação e profissionalização de vanguarda;

a) Objetivos

• Desenvolver a cultura por meio da educação, para oportunizar a formação

indispensável ao exercício da cidadania e proporcionar meios que favoreçam

a continuação de estudos e o progresso pelo trabalho;

• Promover a cultura por meio do ensino nos diferentes níveis, a pesquisa e a

extensão nas diversas áreas e modalidades do conhecimento humano;

• Formar cidadãos responsáveis que busquem soluções democráticas para os

problemas econômicos e sociais;

• Qualificar recursos humanos nos diferentes campos do conhecimento;

• Integrar-se à vida regional pela cultura por meio do ensino, pesquisa,

extensão, prestando serviços à comunidade;

• Resgatar os elementos histórico-culturais, priorizando os da sua área de

influência direta;

• Promover a preservação do meio ambiente, através de programas e

convênios específicos.

4.2 MÉTODO ATUAL DE ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS

Na entrevista realizada entrevistaram-se três pessoas sendo elas: a

Coordenadora do Curso de Administração, a Professora Responsável pelo Estágio e

a Secretária do Setor. A partir desta entrevista pode-se consta os seguintes

resultados. O método utilizado para arquivamento atualmente não está padronizado,

pois, não há um controle na freqüência nos documentos recebidos e expedidos pelo

Setor. O método de arquivamento está todo por assunto, não ocorre uma seleção

dos documentos que realmente precisam ser arquivados e por quanto tempo.

De acordo com a entrevista realizada no dia 22 de junho de 2006, a entrevistada

1 afirma que, “não há uma rotina nos documentos. São poucos os documentos que

podem ser esperados, mas sem data prevista. Por exemplo, os resultados do

vestibular: são recebidos semestralmente, mas pode ocorrer de não receber o

documento formal e sim somente a informação”. Existe uma grande quantidade de

documentos que circulam dentro do Setor, e ocorre uma necessidade de

arquivamento de forma adequada. A tendência é aumentar a quantidade de

documentos, para isso é necessário estabelecer procedimentos para a classificando

da documentação. Ainda a entrevistada 1 expõem, que não tem conhecimento da

quantidade de documentos que tramitam pelo Setor, pois há um número

considerável de documentos sem periodicidade. Estes documentos vêm uma vez e

depois podem levar semestres ou até mesmos anos para se receber novamente o

mesmo tipo documental. Após recebimento destes tipos documentais é necessário

determinar a forma mais adequada para organizá-los.

Já a entrevistada 2 relata que com relação aos documentos de estágio que ela

coordena são 13 documentos ao todo, sendo que a responsabilidade destes

documentos é dela. Estes são documentos semestrais, em que a cada semestre

ingressam novos alunos e as pastas dos acadêmicos mudam a todo semestre. Por

isso, o trabalho de arquivamento é realizado duas vezes ao ano sendo os mesmos,

procedimentos de recolhimento da documentação e arquivamento. Repetidamente

ao longo do semestre são realizadas consultas nas pastas dos acadêmicos como,

por exemplo, a busca de telefone, ou de algum termo que consta na pasta do

acadêmico.

Como pontos fracos enfatizados pela entrevistada 2 ressaltam o volume de

papel arquivado, afirmando que até o momento existe espaço para essa quantidade

de documentos que necessitam de arquivamento, mas daqui alguns semestres “é

preciso repensar como será feito isso, se terá que continuar trabalhando apenas

com o papel ou se terá que passar para outros meios de arquivamento”. Outro ponto

relevante destacado pela entrevistada 2 é a necessidade de mais arquivos de aço e

um procedimento definido após os seis meses de uso corrente, pois quando a

documentação sai de circulação é colocada em prateleiras dentro de armários, e

quando se necessita encontrar o documento a busca não é rápida ou prática.

Conforme relata a entrevistada 1 reafirma há necessidade de uma avaliação

documental, a quantidade de documentos que tramitam pelo setor todos os dias é

muito grande o que dificulta uma descrição minuciosa.

4.3 TIPOS DOCUMENTAIS E PROCEDIMENTOS

Em relação aos tipos documentais a entrevistada 1 afirma que “não existem

padrões de arquivamento no setor”. No entanto, até o ano de 2002 recebiam-se

apenas documentos em suporte de papel, já em 2003 foram editados cadernos de

legislação e normas de legislação interna da UNIVALI – a partir de então todos os

documentos que vieram da Pró-Reitoria de Ensino – PROEN, são por meio

eletrônicos: e-mail ou CD-ROM entregue com informações da formação continuada,

não existindo um padrão para a tipologia documental. Cita-se como exemplo os

seguintes documentos: as determinações, instruções normativas, resoluções.

A entrevistada 2 menciona que existe uma grande quantidade de documentos

armazenados no computador, como projetos desde o ano de 2002. A partir da

abertura do Setor, quando a atual Coordenadora assumiu o cargo ela criou seu

próprio método de arquivamento já em outras gestões eram utilizados outros

métodos. Os métodos utilizados pela atual gestão são arquivados todos os

documentos de estágio junto com eles ficaram arquivados também as Fichas de

Avaliações das Bancas e os documentos entregues pelos acadêmicos. Esses são

documentos que fazem parte da rotina de estágio. Porém no computador também

ficam arquivadas as Reuniões do corpo docente e discente que são realizadas

durante os semestres. Devido ao despreparo do sistema acadêmico as notas de M1

e M2 dos alunos são colocadas em planilhas no Excel, Lista de pagamentos e as

Matrizes que os alunos preenchem.

A entrevistada 1 descreve os documentos que são mais utilizados no Setor:

Comunicações Internas enviadas e recebidas, Reuniões de Professores, Colegiado

do Curso, Memorial de Evasão, Avaliação Institucional, Relatórios do Vestibular,

Currículo de Professores, Movimentação Pessoal, Horários 1º semestre (fichas dos

professores, Carga Horária, Ofícios enviados e recebidos (não tem tanta

periodicidade tanto enviados como recebidos), Declarações, Resoluções, Instrução

Normativa, Determinações, Relatórios Financeiros, Relatórios de Matrículas,

Clipagens, Documentos de Formação Continuadas, Guia do Estudante, Termos de

Ciência, Diários não entregues, e-mail diversos).

Já a entrevistada 2 não saberia listar essa quantidade de documentos que

circulam pela Coordenação durante o dia, pois é um volume muito grande de

documentos que circulam pelo Setor. Porém, ela listou os documentos de Estágio

que fazem parte de seu cotidiano: Atualização de Ficha de Cadastral, Termo de

Convênio, Termo de Compromisso, Plano de Trabalho de Estágio – PTE, Relatório

de Avaliações das Bancas, Pareceres das Bancas, Cópias dos Documentos

Pessoais (CPF – RG)

A entrevistada 3 reafirma conforme citado pela entrevistada 1, os documentos

mencionados anteriormente: Pesquisa Sócio Econômica (1 vez por semestre),

Comunicações Internas enviadas e recebidas, Ofícios enviados e recebidos,

Ligações efetuadas para alunos, Determinações (raramente), Documentos pessoais

(não usa mais), Formulários vazios (semanal), Mérito Estudantil (1 vez por

semestre), Clipagens, Documentos dos alunos de Estágio , Certificados, Declaração.

Estes são os documentos onde se encontra maior dificuldade para se encontrar e

também na forma de arquivamento, pois acaba acumulando muito papel e ocupando

muito ocupa espaço. A entrevistada A lista os documentos: Comunicações Internas

enviadas e recebidas, Reuniões de Professores, Colegiado do Curso, Memorial de

Evasão, Avaliação Institucional, Relatórios do Vestibular, Currículo de Professores,

Movimentação Pessoal, Horários 1º semestre (fichas dos professores).

A entrevistada 1 relata que há documentos arquivados em de diversas formas

sendo que alguns não seguem um determinado padrão. Os tipos de arquivamentos

existentes no Setor são: Arquivo de aço, forma de relatórios (apostilados), pastas

com elásticos, pastas A-Z, pastas poliondras com elástico, digital – computador em

CD, caixa de papelão. A entrevistada reafirma que devido ao arquivamento não

organizado há documentos ocupando espaço sem necessidade. Já a entrevistada 3

relata que existem documentos arquivados no micro-computador e em papel.

A entrevistada 2 afirma que: “ficam arquivadas em pastas arquivos por

semestre todas as notas de estágio mais não existe a tabela de temporalidade por

este motivo ela guarda todos os documentos e passar para o próximo gestor”.

Referente à responsabilidade de arquivamento do Setor a entrevistada 3

afirma que: “geralmente é colocado um bilhete especificando a forma como o

documento terá que ser arquivado e detalhando a criação da pasta que terá de ser

criada”.

Todos os entrevistados relatam que a dificuldade encontrada é de não saber

arquivar os documentos é pela falta de uma tabela de temporalidade sendo assim

verifica-se o acúmulo de documentos muitas vezes não necessários mais estar no

Setor ocupando muito espaço. Tendo em vista também outra dificuldade seria o

recebimento de um documento em um determinado dia não tendo previsão de

quando se receberá o próximo dando a seqüência ao mesmo tipo documental

muitas às vezes nem se produz mais.

4.4 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Referente ao plano de classificação a entrevistada 1 afirma que desde 1996

quando foi aberto o curso de administração, nunca foi realizado uma eliminação de

documentos formal, para isso acontecer seria necessária à formação de uma

comissão para se eliminar os documentos. Desde a instalação do primeiro curso já

se passaram três coordenações com três métodos de arquivamento diferentes. A

responsabilidade de arquivar os documentos é da funcionária do Setor que pode ser

auxiliado pelos estagiários.Já o entrevistado 2 e 3, desconhecem dos termos

técnicos utilizados para eliminação dos documentos.

A entrevistada 2 ainda afirma que preocupa-se muito com este acúmulo e

reafirma a falta de uma tabela de temporalidade de documentos relatando que “ a

instituição deveria fornecer de quanto tempo é necessário o arquivamento de cada

documento e até este momento ela trabalha 4 anos na Coordenação e nunca tomou

conhecimento que isso exista”. Percebe-se que não existe normatização ainda para

muitas coisas.

A questão da temporalidade dos documentos é um fator que é de extrema

importância e ainda não existe um padrão, por exemplo: deveria existir uma

normatização para cada tipo documental quanto tempo aquele documento é

necessário manter no Setor.

Em relação ao arquivamento a entrevistada 2 informa que na Coordenação o

que não é de estágio a Funcionária do Setor se encarrega de entregar para um

estagiário fazer o arquivamento mais ela não saberia dizer se existe uma pessoa

específica para arquivar os documentos. Os documentos de estágio ficam

arquivados na Coordenação, estes documentos têm todo semestre no momento

existem projetos desde o ano de 2002 quando a Professora Responsável pelo

Estágio e a Coordenadora do Curso de Administração assumiram o cargo. Toda a

documentação está armazenada em pastas arquivos por semestre todas as notas

de estágio do sétimo e oitavo período, porém não existe a tabela de temporalidade,

sendo assim os documentos são guardados permanentes até o próximo gestor.

A seguir apresenta-se o roteiro do plano de classificação:

a) ATRIBUIÇÕES DO ARQUIVO CORRENTE

Gerar e receber documentos e informações (quais os documentos geram e quais

recebem na coordenação quais informações é sua responsabilidade prestar)

• Tramitar documentos para outras unidades (quais documentos tramitam,

para onde vão e qual freqüência).

• Arquivar documentos e manter informações (quais documentos

Permanecem na coordenação.)

• Disponibilizar documentos. e informação para consulta (quais documentos

têm acesso restrito e livre)

• Eliminar documentos e transferir para o arquivo intermediário (quais

poderão ser eliminados e quais serão transferidos)

• Recolher documento para o arquivo permanente (quais os documentos

deverão ser recolhidos)

b) RESPONSABILIDADE

• Identificar o acervo (tipo documental, abrangência e quantidade)

• Acondicionar adequadamente (arquivo corrente em pastas suspensas,

intermediário em pastas A-Z e permanente ou longa guarda em caixas

arquivo); Controles através de protocolos (recebimento e encaminhamento

de documento e atendimento ao público);

• Conservação (procedimentos para assegurar a integridade física dos

documentos e suas informações).

À parte das etapas, sugere-se a seguinte proposta de plano de classificação para a

Coordenação do curso de Administração, Secretaria do curso de Administração e

Estágio no curso de Administração:

COORDENAÇÃO DO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

TIPO DOCUMENTAL: ATA DE REUNIÃO DE COLEGIADOACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa: professores e acadêmicos.

ESPÉCIE DOCUMENTAL

ATA

(Registro técnico)• Livro Ata• Pauta• Convocações• Agenda

DESCRIÇÃO:Livro Ata – – Documento que descreve detalhadamente os assuntos tratados e as

intervenções havidas em uma reunião, congresso, assembléia etc.. Pauta – Documento listando os assuntos tratados na reunião.Convocações – Documento que convida ou chama as pessoas que devem

comparecer em uma reunião.Agenda - Documentos que relaciona assuntos a tratar em reunião, providências a tomar, compromissos assumidos, etapas e programas de viagem, etc...

SETOR PRODUTOR: Coordenação curso de Administração.CLASSIFICAÇÃO

SUPORTE FORMATO GÊNEROPapel Folha Textual

PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIO3 anos em pastas suspensas.

5 anos arquivados em pastas A -Z

OBS: Documento não especificado.

Eliminado após o cumprimento do prazo de guarda final, exceto o Livro Ata (espécie documental permanente)

Por tipo documental (ata de reunião colegiado) e ordem cronológica

TIPO DOCUMENTAL: ATA DE REUNIÃO DE FORMAÇÃO CONTINUADAACESSO:.Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor.

ESPÉCIE DOCUMENTAL

ATA(Registro técnico)

• Livro Ata• Pauta• Convocações• Agenda

DESCRIÇÃO:Livro Ata – – Documento que descreve detalhadamente os assuntos tratados e as intervenções havidas em uma reunião, congresso, assembléia etc.. Pauta – Documento listando os assuntos tratados na reunião.Convocações – Documento que convida ou chama as pessoas que devem comparecer em uma reunião.

Agenda - Documentos que relaciona assuntos a tratar em reunião, providências a tomar, compromissos assumidos, etapas e programas de viagem, etc...

SETOR PRODUTOR: Coordenação do Curso de administraçãoCLASSIFICAÇÃO


PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIO3 anos em pastas suspensas

5 anos arquivados em pastas A-Z.



Por tipo documental (ata de reunião de formação continuada) e ordem cronológica

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DA COORDENAÇÃO DO CURSO DE

ADMINISTRAÇÃO DO CAMPUS DE SÃO JOSÉ

TIPO DOCUMENTAL: ATA DE REUNIÃO DE PROFESSORESACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa e professores participantes das reuniões

ESPÉCIE DOCUMENTAL

ATA(Registro técnico)

• Livro Ata• Pauta• Convocações• Agenda

DESCRIÇÃO:Livro Ata – Documento que descreve detalhadamente os assuntos tratados e as intervenções havidas em uma reunião, congresso, assembléia etc.. Pauta – Documento listando os assuntos tratados na reunião.Convocações – Documento que convida ou chama as pessoas que devem comparecer em uma reunião.Agenda - Documentos que relaciona assuntos a tratar em reunião, providencias a tomar, compromissos assumidos, etapas e programas de viagem, etc...

SETOR PRODUTOR: Coordenação do Curso de Administração.CLASSIFICAÇÃO


PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIO3 anos em pastas suspensas.

5 anos arquivados em pastas A -Z



Por tipo documental (ata de reunião de professores) e ordem cronológica.

TIPO DOCUMENTAL: CLIPAGENSACESSO: OSTENSIVO

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Boletins - (registro técnico e político)

DESCRIÇÃO:Clipagens: Impresso feito pela instituição ou arquivados por se relacionarem de modo direto com suas atividades.OBS:É guardada a cópia no setor produtor em papel.

SETOR PRODUTOR: Departamento de Comunicação. CLASSIFICAÇÃO


PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIO6 meses em pasta suspensa

Não precisa

OBS: Documento - Anexo A

Eliminado no final de cada semestre pelo setor que recebe

Por tipo documental e ordem cronológica ou numérica

TIPO DOCUMENTAL: CURRÍCULOACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor.

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Currículo(registro técnico)

DESCRIÇÃO:Currículo: Informações pessoais dispostas de forma sintética e ordenada trazendo dados da vida civil e profissional, além das atividades e publicações técnicas, científicas, artísticas segundo a respectiva carreira do titular do currículo.

SETOR PRODUTOR:. Documento recebidoCLASSIFICAÇÃO

SUPORTE FORMATO GÊNEROPapel - Digital Folha Textual e Virtual

PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIO2 anos em pasta suspensa 2 anos

OBS:Documento não especificado.

Eliminação Por tipo documental e ordem alfabético nominal.

TIPO DOCUMENTAL: DECLARAÇÕESACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor.

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Declarações(registro jurídico administrativo)

DESCRIÇÃO:Declaração: Documento em que se declara alguma coisa.



PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIO1 ano em pasta suspensa Não precisaOBS: Documento – Anexo B

Após cumprimento do prazo de vigência eliminar.

Por tipo documental e ordem cronológico alfabético.

TIPO DOCUMENTAL: FORMULÁRIO DO GUIA DO ESTUDANTEACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor.

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Formulário(de gestão administrativa interna)

DESCRIÇÃO:Formulário: Modelo de espécies ou tipos documentais contendo espaços para o registro de dados variáveis.Guia: Comprovante de pagamento, de expedição de papéis, de transferências de alunos, de encaminhamento médico, instrumento de pesquisa que fornece informações básicas sobre os serviços e acervos de arquivos e bibliotecas.

SETOR PRODUTOR: Coordenação Curso de AdministraçãoCLASSIFICAÇÃO


PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIO1 ano pastas suspensa Não precisaOBS: Documento - Anexo C


Cronológico alfabético.

TIPO DOCUMENTAL: HORÁRIO DAS DISCIPLINAS.ACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor.

ESPÉCIE DOCUMENTAL


DESCRIÇÃO:Horários: Tabela indicativa das horas em que se devem fazer certos serviços.

OBS: Grades oficiais das disciplinas.

SETOR PRODUTOR: Coordenação do Curso de Administração. CLASSIFICAÇÃO


PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIO1 ano Não precisa


Guardar até que todos os horários estejam fechados, sem choque entre os professores depois eliminação.

Por tipo documental, assunto (ofício de carga horária) e ordem alfabética nominal.

TIPO DOCUMENTAL: INSTRUÇÃO NORMATIVAACESSO: Ostensivo no setor produtor

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Normativo(Instruções Normativas)

DESCRIÇÃO:Instruções: Orientação para execução de atos normativos

SETOR PRODUTOR: Pró-Reitoria de Ensino - ProenCLASSIFICAÇÃO

SUPORTE FORMATO GÊNEROPapel - Digital Folha - Cd Textual e Virtual

PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTO

TIPO DOCUMENTAL: FORMULÁRIO DE MOVIMENTAÇÃO PESSOALACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor

ESPÉCIE DOCUMENTAL


DESCRIÇÃO:Movimentação de pessoal: Admissão, contratos, demissões, designações, substituições e transferências.



PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOPastas suspensas por 1 ano.CORRENTE INTERMEDIÁRIO

OBS:Documento – Anexo D

Arquivar no dossiê de assentamento funcional em caixa arquivo, até que o documento seja transferido para o arquivo permanente.

Por tipo documental, e ordem cronológico/alfabético.

CORRENTE INTERMEDIÁRIOVigência Não precisaOBS: Documento - Anexo E

Guarda permanente pelo setor produtor. No setor enquanto estiver em vigor depois eliminação.

Por tipo documental e ordem cronológica ou numérica.

TIPO DOCUMENTAL: OFÍCIO DE CARGA HORÁRIAACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Ofício(correspondência)

DESCRIÇÃO:Ofícios: forma de comunicação escrita entre subalternos e autoridades e entre os órgão públicos e os particulares, em caráter oficial.



PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIO3 anos 5 anos

OBS: Documento – Anexo F

Manter até a aprovação de uma Tabela de Temporalidade de documentos administrativos

Por tipo documental, assunto (ofício de carga horária) e ordem cronológica.

TIPO DOCUMENTAL: OFÍCIO RECEBIDOACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor.

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Correspondências

DESCRIÇÃO:Ofícios: Forma de comunicação escrita entre subalternos e autoridades e entre os órgão públicos e os particulares, em caráter oficial.

SETOR PRODUTOR: Documento recebidoCLASSIFICAÇÃO


PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIO2 anos 3 anos


Manter até a aprovação de uma Tabela de Temporalidade de documentos administrativos.

Por tipo documental, assunto (ofício recebido) e ordem cronológica.

TIPO DOCUMENTAL: PROTOCOLO DE PROCESSOSACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor.

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Livro de registro

(de assentamento)

DESCRIÇÃO:Processos: Unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente indivisível; documentos ou conjuntos de documentos, cuja seqüência de decisão e/ou providências – além de precisarem ser rigorosamente documentadas e facilmente acessáveis para a comprovação futura – envolvam trâmite generalizado e fora da unidade de origem.

SETOR PRODUTOR: Coordenação de Administração. CLASSIFICAÇÃO


PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIOPeríodo vigente Não precisa


Guarda permanente Por tipo documental e ordem cronológica

TIPO DOCUMENTAL: RELAÇÃO DOS DIÁRIOS DE CLASSE NÃO ENTREGUEACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor.

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Listagem(de gestão técnica).

DESCRIÇÃO:Listagem/ Lista: Rol de nomes ou itens reunidos com finalidade específica.

SETOR PRODUTOR: Secretaria Acadêmica de São JoséCLASSIFICAÇÃO


PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIO1 ano em pasta suspensa Não precisaOBS: Documento – Anexo G

Permanente no setor produtor. Na coordenação após prazo vigente eliminar

Por tipo documental e ordem cronológica alfabético.

TIPO DOCUMENTAL: RESOLUÇÃOACESSO: Ostensivo no setor produtor

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Resolução(Documento Normativo)

DESCRIÇÃO:Resolução: Ato emanado de órgão colegiado para estabelecer normas ou

para fazer cumprir suas deliberações.

SETOR PRODUTOR: Pró-Reitoria de Ensino - ProenCLASSIFICAÇÃO


PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIOVigência imediataOBS: Documento – Anexo H

Guarda permanente no setor produto. Permanente de acordo com as atividades desenvolvidas pelo setor.

Por tipo documental e ordem cronológica ou numérica.

TIPO DOCUMENTAL: TERMO DE CIÊNCIAACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Termo(de ajuste)

DESCRIÇÃO:Termo: Declaração descrita em processo civil ou em livro registrando um fato administrativo, contratual, de ajuste ou uma vontade.



PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIO2 anos em pastas suspensas

2 nos

OBS: Documento – Anexo I


Por tipo documental e ordem cronológico alfabético.

SECRETARIA DA COORDENAÇÃO DO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

TIPO DOCUMENTAL: CERTIFICADOSACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor e acadêmicos

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Certificados(Registro técnico político)

DESCRIÇÃO:Certificado: Declaração pela qual uma instituição comprova um fato ou uma situação própria de suas atividades a partir da realidade ou de registros.

SETOR PRODUTOR: Extensão e Coordenação do Curso de Administração.CLASSIFICAÇÃO



CORRENTE INTERMEDIÁRIO2 anos em pasta suspensa

3 anos em caixa arquivo

OBS: Documento – Anexo J

Eliminar se o setor puder expedi-lo novamente se solicitado após mais 5 anos eliminar.

Por tipo documental e ordem cronológica, alfabética (evento) e nominal.

TIPO DOCUMENTAL: COMUNICAÇÃO INTERNA EXPEDIDA PARA O SECONACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Comunicação interna(correspondência)

DESCRIÇÃO:Comunicação Interna: Aviso, informação que circula dentro da instituição.

• Pedido de estagiários;• Verificação de freqüência;• Devolução de matrícula.




CORRENTE INTERMEDIÁRIO1 ano em pasta suspensa




Por tipo documental (comunicação interna expedida para o SECON) e ordem cronológica.



TIPO DOCUMENTAL: COMUNICAÇÃO INTERNA EXPEDIDA PARA A LOGÍSTICA

ACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor

ESPÉCIE DOCUMENTAL



• Pedido de carimbo;• Solicitação de reserva de data –show;• Solicitação de materiais;• Solicitação de projetor multimídia;• Solicitação de TV.


SUPORTE FORMATO GÊNEROPapel Folha TextualPRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE

ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIO1 ano em pasta suspensa




Por tipo documental (comunicação interna expedida para a Logística) e ordem cronológica.

TIPO DOCUMENTAL: COMUNICAÇÃO INTERNA EXPEDIDA PARA A SECRETARIA ACADÊMICA


ESPÉCIE DOCUMENTAL



• Diários de classes;• Quebra de pré-requisito;• Cancelamento de disciplina;• Mérito estudantil;• Matrícula;• Cancelamento de disciplina de intensivo;• Parecer das bancas;• Notas dos acadêmicos;• Visitas técnicas;• Alunos diversos.







Por tipo documental (comunicação interna expedida para a Secretaria Acadêmica) e ordem cronológica.

TIPO DOCUMENTAL: COMUNICAÇÃO INTERNA EXPEDIDA PARA A DIREÇÃOACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor

ESPÉCIE DOCUMENTAL



• Solicitação para abertura de turma de Intensivo;• Estudo dirigido;• Dispensa de professores;• Desligamento de professores;• Atividades Complementares;• Pedido de reembolso;• Prorrogação de permanência de estagiário;• Disciplinas que não irão para PSI;• Parecer do Projetor;• Digitação de Pré-requisito.







Por tipo documental (comunicação interna expedida para a Direção) e ordem cronológica.

TIPO DOCUMENTAL: COMUNICAÇÃO INTERNA PARA EXPEDIDA PARA O RECURSOS HUMANOS


ESPÉCIE DOCUMENTAL



• Apuração do Colaborador.

SETOR PRODUTOR: Recursos HumanosCLASSIFICAÇÃO

SUPORTE FORMATO GÊNEROPapel Folha TextualCORRENTE INTERMEDIÁRIO1 ano em pasta suspensa




Por tipo documental (comunicação interna expedida para o Recursos Humanos) e ordem cronológica.

TIPO DOCUMENTAL: COMUNICAÇÃO INTERNA RECEBIDAACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor

ESPÉCIE DOCUMENTAL



• Encerramento de disciplinas;• Abertura de turma.

SETOR PRODUTOR: Diversos setoresCLASSIFICAÇÃO

SUPORTE FORMATO GÊNEROPapel Folha TextualCORRENTE INTERMEDIÁRIO1 ano em pasta suspensa


OBS: Documento - Anexo L


Por tipo documental (comunicação interna expedida para a Secretaria Academia de Itajaí) e ordem cronológica.

TIPO DOCUMENTAL: EMAIL DIVERSOSACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor e acadêmicos

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Email(correspondência)

DESCRIÇÃO:Devem ser separados por tipos documentais e arquivado em suporte digital seguindo os mesmos procedimentos técnicos.

• Secon;• Acadêmicos;• Logística;• Secretaria Acadêmica;• Secretaria de Centro;• Direção;• Recursos Humanos;• Secretaria Acadêmica de Itajaí (Silvana Maia).

SETOR PRODUTOR: Secretaria Acadêmica de Itajaí – (Silvana Maia)CLASSIFICAÇÃO







Por tipo documental (comunicação interna expedida para a Secretaria Academia de Itajaí) e ordem cronológica.

TIPO DOCUMENTAL: LISTA DE LIGAÇÕES EFETUADAS PARA ACADÊMICOSACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor e acadêmicos

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Listas(de gestão política técnica e ou/ científica)

DESCRIÇÃO:Listagem/ listas: É um apenas um protocolo da ficha cadastral.

SETOR PRODUTOR: Coordenação de AdministraçãoCLASSIFICAÇÃO




Não precisa

OBS: Documento - Anexo M

Eliminar após o prazo de vigência

Por tipo documental (lista de ligações efetuadas para acadêmicos), ordem cronológica por disciplina.

TIPO DOCUMENTAL: LISTAS DE PRESENÇA DO ENADEACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor.

ESPÉCIE DOCUMENTAL



SETOR PRODUTOR: Coordenação do curso de Administração.CLASSIFICAÇÃO




1ano em pasta A-Z

OBS: Documento - Anexo N

Eliminar após o prazo de vigência

Por tipo documental (lista de presença no ENADE) , ordem cronológico alfabético de disciplina.

TIPO DOCUMENTAL: LISTA PESQUISA SÒCIO-ECONÔMICAACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor.

ESPÉCIE DOCUMENTAL



SETOR PRODUTOR: Coordenação do curso de AdministraçãoCLASSIFICAÇÃO




3 anos em pasta A-Z


Eliminar após a saída do acadêmico (formado, desistência, transferência ou trancamento)

Por tipo documental (lista de pesquisa sócio-econômica), ordem cronológica, alfabético nominal.

TIPO DOCUMENTAL: PASTA DE DOCENTEACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Pasta ou processo

(registro técnico e político)

DESCRIÇÃO:Pasta funcional: Classes que correspondem à classificação por assunto onde contém os documentos dos professores.

• Currículo;• Formulários;• Atestados.

Obs.: Documento não utilizado maisSETOR PRODUTOR: Documento recebido

CLASSIFICAÇÃOSUPORTE FORMATO GÊNERO

Papel Folha TextualPRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE


2 anos em pasta A-Z (manter o mais atualizado)


Após o prazo vigente eliminar

Por tipo documental em ordem alfabética nominal.

TIPO DOCUMENTAL: MODELO DE FORMULÁRIOSACESSO: Ostensivo

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Formulários (gestão política/ técnica científica)

DESCRIÇÃO:Formulário: Modelo de espécies ou tipos documentais contendo espaços para o registro de dados variáveis. Seguem abaixo os formulários utilizados:

• Matricula• Mérito estudantil• Quadro de avaliação• Pendências de Professores • Avaliação interna • Quadro de horários

SETOR PRODUTOR: Secretaria AcadêmicaCLASSIFICAÇÃO



CORRENTE INTERMEDIÁRIOPrazo vigente Não precisaOBS: Documento - Anexo O

Após o prazo vigente eliminar (escolher amostragem)

Pastas suspensas por tipo de formulário

ESTAGIO DO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

TIPO DOCUMENTAL: PARECERACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor.

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Parecer(enunciativo)

DESCRIÇÃO:Parecer:Opinião técnica ou jurídica sobre determinado assunto, servindo de base para decisão. OBS: Parecer com as notas da banca





3 anos em pasta A-Z

OBS: Documento - Anexo P

Guarda permanente. Por tipo documental em ordem cronológica alfabética nominal.

TIPO DOCUMENTAL: PASTA ACADÊMICA DE ESTÁGIOACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor.

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Pasta ou Dossiê(de ajuste)

DESCRIÇÃO:Dossiê: Unidade documental em que se reúnem informalmente documentos de natureza diversa para uma finalidade específica.

• Cópias dos documentos pessoais: Conjunto de documentos inscritos que por direito faz fé daquilo que atesta;

• Ficha cadastral: Formato retangular de papel encorpado ou cartolina de tamanho padronizado usado para o registro de informações sucintas;

• Termo de convênio com o local de estágio;• Termo de compromisso de estágio;• Autorização da empresa;• Plano de Trabalho de Estágio – PTE.OBS: o mesmo que dossiê




CORRENTE INTERMEDIÁRIO6 meses em pasta suspensa

Não precisa

OBS: Documento - Anexo Q

Guarda permanente em pastas individuais em caixa arquivo.

Por tipo documental em ordem cronológica alfabética nominal.



TIPO DOCUMENTAL: PROJETO DE ESTÁGIOACESSO: Ostensivo.

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Projeto(registro técnico)

DESCRIÇÃO:Projeto: Empreendimento a ser realizado dentro de um determinado esquema que em geral, comporta planejamento, pesquisa, preparo e elaboração. Pode ser arquitetônico, educacional, técnico, científico, artístico etc.

SETOR PRODUTOR: Acadêmicos do 7º períodoCLASSIFICAÇÃO


PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIO2 anos em pasta suspensa


OBS: Documento - Anexo R

Eliminar após prazo vigente

Por tipo documental (projeto de estágio) em ordem cronológica alfabética nominal.

TIPO DOCUMENTAL: RELATÓRIOS PARCIAISACESSO: Restrito aos funcionários diretamente ligados à atividade administrativa do setor.

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Projeto(registro técnico)

DESCRIÇÃO:Relatório: Exposição de ocorrências, de fatos de despesas, de transações ou de atividades realizadas por autoridade com finalidade de prestar conta de seus atos à autoridade superior.

SETOR PRODUTOR: AcadêmicosCLASSIFICAÇÃO


PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FORMA DE ARQUIVAMENTOCORRENTE INTERMEDIÁRIO6 meses em pasta suspensa

Não precisa

OBS: Documento - Anexo S

Devolvido ao aluno no final de cada semestre.

Por tipo documental (projeto de estágio) em ordem cronológica alfabética nominal.



TIPO DOCUMENTAL: TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO DO 8 ° PERÍODO

ACESSO: Ostensivo

ESPÉCIE DOCUMENTAL

TCC, monografia, relatório de conclusão de curso(registro técnico)

DESCRIÇÃO:Teses: Proposição que se expõe para ser defendida em público. Na universidade trabalho de pesquisa visando a obtenção do grau acadêmico de doutor.

SETOR PRODUTOR: Acadêmicos do 8º períodoCLASSIFICAÇÃO

SUPORTE FORMATO GÊNEROPapel - Digital Folha - CD Textual - Virtual


CORRENTE INTERMEDIÁRIO5 anos em caixa arquivo

Não precisa

OBS:Documento não especificado.

Guarda permanente, (digitalização dos documentos em suporte papel).

Por tipo documental (TCC, monografia, relatório de conclusão de curso) em ordem cronológica alfabética nominal.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A finalidade deste estágio iniciou com a realização de uma pesquisa

bibliográfica sobre o arquivamento e sua relevância, com isso observou-se nas

entrevistas realizadas a necessidade de um plano de classificação. Este plano

contém uma tabela de temporalidade para cada documento existente na

Coordenação do Curso de Administração, em um plano de classificação dos

documentos, onde consta o que é cada tipo documental, por quanto tempo cada

documento tem que permanecer no Setor, qual o Setor responsável, ou seja, quem

produz os documentos originais, de onde vieram, quais as melhores formas para

arquivá-los assim por diante. A partir deste plano e com base nas respostas das

entrevistas acredita-se que este projeto atingiu da melhor forma as expectativas.

De acordo com a solução proposta, além de atingir o objetivo de organizar e

melhorar o controle dos processos proporcionará também uma melhora significativa

no ambiente de trabalho. Pode-se perceber nitidamente que daqui mais alguns

semestres o espaço físico para armazenar a documentação existente e seu

crescimento, já não será mais suficiente, pois existe um acervo desde 1997 com

documentos que poderiam ser eliminados e foi com base neste projeto que será

realizada esta eliminação, após a aprovação junto à Comissão de Avaliação de

Documentos.

Ao término do trabalho e do estágio ficou claro, também a necessidade e

importância de um profissional com os conhecimentos básicos em arquivística para

prevenção de eventuais acontecimentos e até mesmo para se desenvolver o

trabalho visando todo o trâmite da documentação de todos os setores. Referente às

teses de conclusão de curso, por exemplo, poderão ser definidos critérios de

seleção como valor histórico e a avaliação obtida, de acordo com escolha da

professora responsável. Sugere-se também que em relação às fichas de presença

referente ao comparecimento na orientação, sejam obrigatórias e entregues por

precaução. Os documentos com destinação final permanente devem ser adotados

procedimentos para preservação, como também outros tipos documentais para não

causar transtornos futuramente. Será necessária a continuidade do trabalho com a análise dos acervos de

outros Setores para padronização dos procedimentos gerais nos documentos da

Universidade. Apesar de existir as Tabelas de Temporalidade Documental da ProEn

e da ProPPec, será necessário o acréscimo de outros tipos documentais existentes

de acordo com os Setores, e o envolvimento do Campus em designar um membro

para participar da Comissão encaminhando as dificuldades, sugestões e

necessidades na área documental.

Observou-se, igualmente, a importância do estágio e do desenvolvimento

deste trabalho, como uma primeira experiência profissional significativa em relação

às atribuições e responsabilidades de um profissional de secretariado

executivo.Com isso percebe-se a importância deste trabalho para acadêmica pois,

este possibilitou um conhecimento mais amplo na área de arquivística e a

possibilidade de aplicação do plano de classificação sendo está também uma

proposta para se ap´licar em outros setores futuramente.Recomenda-se que a

proposta seja utilizada para melhorias na Coordenação de Administração.

Por fim agradeço a todos os funcionários envolvidos no trabalho, pela atenção

e parabenizo o desprendimento da equipe em permitir o acesso aos documentos,

fornecer suporte para a análise e informações sobre a estrutura do setor.

REFERÊNCIAS

ALONSO, Maria Éster Cambrea, A arte de assessorar executivos. São Paulo: Pulsar, 2002.

ANGELONI, Maria Terezinha, Organizações do conhecimento. Infra Estrutura, Pessoas e Tecnologia. São Paulo: Saraiva 2002.

AZEVEDO, Ivanilze. COSTA Sylvia Ignácio. Secretária um guia prático. 3ª ed, São Paulo: Senac, 2002.

BELTRÃO, Mariúcia; Passos E.I. Prática de secretariado. 2ª ed, São Paulo: Atlas, 1991.

BELTRÃO, Mariúsia; Beltrão Odacir. Correspondência linguagem & comunicação. 20ª ed, São Paulo: Atlas, 1998.

BERNARDES, Leda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. Arquivo do Estado, São Paulo: 1998.

BERVIAN, Pedro Alcino; CERVO, Amando Luiz. Metodologia científica. 4ª ed, São Paulo: Makron Books, 1996.

GIL, Carlos Antônio. Métodos e técnicas de pesquisa social. 5ª ed, São Paulo: Atlas, 1999.

GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998.

LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina de Andrade. Metodologia do trabalho científico: procedimentos básicos, pesquisa bibliográfica, projeto e relatório, publicações e trabalho científicos. 4ª ed. São Paulo: Atlas, 1991.

LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina der Andrade. Metodologia do trabalho científico. 4ª ed. São Paulo: Atlas, 1995.

LAUDON, Jane Price; Kenneth. C. Loudon. Sistema de informação. 4ª ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.

LOPES, Luis Carlos A nova arquivística na modernização administrativa. Rio de Janeiro: Editoração Eletrônica: Sérgio Milagres; 2000.

LOPES, Luís Carlos. A gestão da informação: as organizações, os arquivos e a informática aplicada. Rio de janeiro: Arquivo público do estado do Rio de Janeiro; 1997.

LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivos: Elaboração de instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2002.

LUCK, Esther Hermes. Estudos & Pesquisas. A informação: questões e problemas. Niterói: EDUFF, 1995.

MARCONI, Marina der Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Técnicas de pesquisa. 4ª ed. São Paulo: Atlas, 1999.

MEDEIROS, João Bosco. Redação empresarial. 2ª ed, São Paulo: Atlas, 1993.

MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sônia. Manual da secretária. 7ª ed. São Paulo: Atlas, 1999.

MOCHNNACZ, Ana Karina. Organização de Arquivos 4º treinamento. Arquivo Central, 2004.

O’ BRIEN, James A. Sistemas de informação e as decisões gerenciais na era da internet. São Paulo: Saraiva, 2002.

OLIVEIRA, Silvio Luiz. Tratado de metodologia científica. 2ª ed. São Paulo: Pioneira, 1999.

PRADO, Eloisa de Almeida. A técnica de arquivar. 5ª ed, São Paulo: T. A. Queiroz, 1992.

RICHARDSON, Roberto Jarry. Pesquisa social: métodos e técnicas. 3ª ed. São Paulo: Atlas, 1999.

RITTA, Wanda. Manual do profissional de secretariado. Porto Alegre, 1999.

SANTOS, Antonio Raimundo. Metodologia científica a construção do conhecimento. 3ª ed. Rio de Janeiro: DP&A, 2000.

SANTOS, Vanderlei Batista. Gestão de documentos eletrônicos. uma visão arquivística. Brasília: ABARQ, 2002.

SEVERINO, Antonio J. Metodologia do trabalho científico. 22ª ed. São Paulo: Cortez, 2002.

APÊNDICES

APÊNDICE A – ROTEIRO DA ENTREVISTA

1. Qual a quantidade de documentos que circulam e necessitam de arquivamento?

2. Quais os pontos fracos e pontos fortes?

3. Qual a rotina da documentação e a periodicidade dos documentos?

4. Quais os documentos são arquivados no computador e arquivados em metal?

5. Você sabe enumerar todos os documentos que passam pela coordenação?

6. Existem documentos muitos antigos?De quanto tempo?

7. Existe uma comissão para eliminação dos documentos?

8. Quem é o responsável pelo arquivamento pelo setor?

9. Quais os tipos de arquivamentos? Quais os documentos que a professora utiliza e necessita de arquivamento?

10.Como são arquivados e arquivados esses documentos?

11.Qual o prazo de guarda deles?

12.Projeto de trabalhos de estágio - PTE onde ficam e por quanto tempo?

13.A ficha de avaliação de estágio que contém as notas dos acadêmicos depois de formados?

APÊNDICE B -

Este tipo de arquivo de metal compõe o arquivo corrente, é

bastante usado para guardar documentos que são freqüentemente

utilizados. Os documentos são arquivados em pastas suspensas em

plásticos para acelerar o acesso à informação. Um ponto muito

importante para conservação é não deixar os documentos com clips ou

grampos de metal, e se possível utilizar o equipamento em plástico, pois

com o tempo o metal enferruja danificando e manchando o documento.

APENDICE C -

Pastas suspensas armazenadas em arquivo de metal, recuperadas

pelo método direto, através de etiquetas para localização. Possuem

documentos separados por assunto sem a separação do tipo documental

ou critérios de tempo de guarda, pois contém documentos desde 2003.

Com a aprovação do Plano de Classificação e inclusão dos prazos de

guarda indicados e aprovados pela Comissão de Avaliação de

Documentos, em uma Tabela de Temporalidade, muitos documentos

poderão ser descartados mediante termos e editais de eliminação.

APENDICE D –

Estas pastas se localizam nas estantes conforme ilustra a figura E.

Nestas pastas A-Z ficam arquivados as determinações, Instruções

normativas e documentos normativos que regem as normas da Univali.

Estes estão organizados de forma cronológica e numérica, até 2002

recebia-se documentos em formato de papéis, depois de 2003 em diante

foram adotados em formato de caderno: vinham as instruções, resoluções

e determinações todas as legislações, Normas Internas da Univali juntas.

De 2003 em diante todos os documentos vindo das Pró-Reitorias são por

meio eletrônico: e-mail ou CD-ROM entregues informações continuadas.

APENDICE E –

Estes armários abertos ficam localizados os documentos que são

consultados quando ocorrem dúvidas sobre as normas, determinações ao

algum procedimento que precise ser tomado para precaução ou até

mesmo para formalidades. Os documentos ficam dentro destas pastas

com elásticos documentos. No mesmo armário consta também o projeto

pedagógico, documentos de Povão, Documentos de Evasão,

Reconhecimento do Curso.

APENDIE F –

Nestas caixas ficam documentos raramente utilizados em um

armário baixo, atrás das mesas de trabalho e de difícil acesso, conforme

mencionado pela coordenadora de estágio. São documentos antigos,

alguns, após a aprovação da Tabela de Temporalidade poderão ser

descartados, outros como, por exemplo, os documentos de estágio,

deverão ser tratados adotados procedimentos de conservação e

elaborados instrumentos para recuperar as informações, como

identificações minuciosas com as abrangências e índices dos conteúdos.

APENDICE G –

Estes são os mesmos armários, porém fechados. Na Coordenação

de Administração existem quatro arquivos de metal no total, um armazena

a documentação de estágio e os outros arquivos contêm os documentos

correntes da Coordenação freqüentemente retirados e arquivados.

ANEXOS

ANEXO A

ANEXO B

ANEXO C

ANEXO D

ANEXO E

ANEXO F

ANEXO G

ANEXO H

ANEXO I

ANEXO J

ANEXO L

ANEXO M

ANEXO N

ANEXO O

REQUERIMENTO DE ESTÁGIO

São José, [dia] de [mês] de [ano]

ÀAssessoria de EstágioCurso de AdministraçãoUNIVALI – Centro de Educação São José São José – SC

[Nome do acadêmico] regularmente matriculado(a) no [indicar período] período do Curso de Administração da Universidade do Vale do Itajaí, requer sua inscrição para realizar estágio supervisionado.

Na oportunidade apresenta os documentos administrativos abaixo especificados.

Nestes TermosPede Deferimento

_____________________________Assinatura

(x) 01 Fotos 3X4(x) Fotocópia do CPF, Carteira de Identidade( ) Apólice de Seguros contra acidentes pessoais (será providenciado pela Univali -Secretaria de Estágio/SOAE)

AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA/INSTITUIÇÃO - CAMPO DE ESTÁGIO

[Papel timbrado da empresa/instituição]

ÀAssessoria de Estagio Curso de Administração: Ênfase em [Comércio Exterior, Marketing, Finanças ou Serviços]UNIVAL I - São José São José – SC

Através da presente comunicamos que o (a) acadêmico(a) [nome do estagiário]

está autorizado a realizar atividades de Estágio na [nome da empresa/instituição],

no período de [data de inicio e fim do estagio] totalizando [número de dias] dias,

com carga horária diária de [total de horas] horas.

A(s) atividade(s) de Estágio será(ão) desenvolvida(s) no(s) [especificar local, setor,

área, departamento ou unidade onde de dará o estágio], e supervisionada (s)

pelo(a) Sr(a) [indicar nome do supervisor de campo], cuja formação, função e/ou

experiência profissional são adequadas a esta função[anexar resumo do currículo].

[Local e Data]

[Nome e assinatura do representante da empresa/instituição]

FICHA DE CADASTRO DO ESTÁGIO

colar aqui fotografia

3x4colorida recente

Preencha todos os campos em letra de forma:

IDENTIFICAÇÃO DO ACADÊMICO

Nome Completo: ____________________________________________________________Nome do pai: ________________________________________________________________Nome da mãe: ______________________________________________________________Data de nascimento: _____/____/_______ Nacionalidade________________________Carteira de Identidade: __________________________ CPF:_______________________Carteira de Trabalho: ___________________________ Série: _______________________Estado Civil:_____________________________________Endereço Residencial:________________________________________________________Cidade___________________________ UF____________ CEP:______________________Fone 1: ( ) ______________ Fone 2: ( ) _____________ E-mail: _________________Endereço Comercial: ________________________________________Nº______________Complemento: __________ Cidade: _________________ UF_____ CEP _____________Fone 1: ( ) __________ Fone 2: ( )_____________ E-mail/www: _________________

Para uso da coordenação:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA/INSTITUIÇÃO

Razão Social___________________________________________________________

CNPJ :_____________________________ Insc. Est.____________________________

Representante legal ___________________________________________________

Cargo/função: ________________________________________________________

Endereço : ____________________________________________________________

______________________________Nº__________Complemento: ______________

Cidade: __________________________ UF_________ CEP ___________________

Fone1: ( ) _______________________ Fone 2: ( )_____________________

www: _______________________________ E-mail: __________@ _______________

Supervisor de campo:

Nome:_________________________________________________________________

Cargo/Função:________________________________________________________

Fone 1: ( ) __________ Fone 2: ( )_____________ E-mail: _______@ _______

Horário de Estágio: das _____ às _____ Total de horas : ___________________

Área de estágio: _______________________________________________________

Remuneração (qdo houver): R$ _________________ Pgto dia:______________

Período de estágio: de _____ /_____ /__________ a ______ /______ /______

Número da Apólice de seguro: _______________________ Companhia: ____

Professor Orientador_________________________________________________________________Dia e horário de atendimento semanal: ______________________________________________Assinatura do Professor Orientador: __________________________________________________Outras notas:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________* Este quadro deverá estar preenchido e devidamente assinado pelo seu Professor Orientador

UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍCENTRO DE EDUCAÇÃO DA UNIVALI EM SÃO JOSÉ

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO – HABILITAÇÃO [FINANÇAS, SERVIÇOS, MARKETING OU COMÉRCIOS EXTERIOR]

PLANO DE TRABALHO DE ESTÁGIO – PTE

[Nome do Estagiário]

São José, mês, ano

IDENTIFICAÇÃO

Estagiário: ____________________________________________________________Empresa: ______________________________________________________________Responsável legal da empresa:____________________________________________Supervisor de Campo:____________________________________________________Professor Orientador:____________________________________________________

IDENTIFICAÇÃO DA SITUAÇÃO-PROBLEMA

[Descreva a situação problema identificada na empresa, escolhida como foco de intervenção a

partir do estudo-diagnóstico realizado]

OBJETIVO DO ESTÁGIO

[Descreva o objetivo da intervenção proposta]

JUSTIFICATIVA

[Descreva as razões que motivam a realização do estágio. Apresente as razões da escolha do

problema. Algumas perguntas para sua consideração: Por que este trabalho é importante? Por

que é necessário? Por que você se interessa pelo assunto? Qual relevância do trabalho para a

empresa e para você]

PLANO DE AÇÃO

O QUEO que fazer

COMOComo deverá ser feito

QUANDOQuando as ações serão realizadas (em dias,semas ou meses)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16[Colher dados .....][Descrever.....][Investigar.....]Entregar relatório parcial 1[Levantar.....][Projetar.....]Entregar relatório parcial 2[Planejar.....][Fazer.....]Entregar relatório parcial n (pelo menos 3)[Incluir tantas linhas quantas forem as ações a serem desenvolvidas]Entregar Relatório de Conclusão de Curso - RCE

[O Quê Fazer?”: Descreva as ações que você propõe para solucionar a situação problema identificada, bem como as expectativas de resultados a partir de sua implementação]

[Metodologia de Intervenção “COMO FAZER?”: Descreva os procedimentos metodológicos (etapas a serem seguidas, técnicas, instrumentos, recursos, etc.) a serem seguidos/utilizados para implementar a sua proposta de intervenção, segundo o proposto no item anterior]

[Cronograma – “Quando Fazer? Definir, temporalmente, as etapas/ações a serem implementadas segundo a proposta de intervenção e o cronograma formal de Estágio]

[Os verbos indicados são somente sugestões, exemplos, discuta o Professor Orientador as ações do seu Plano de Trabalho de Estágio]

[Foram incluídas no seu plano de trabalho as entregas de 3 relatórios parciais, nas datas definidas junto ao Professor Orientador]

6 Assinaturas

Estagiário[Nome do Estagiário]

Supervisor de Campo[Nome do Supervisor de Campo]

Professor Orientador[Nome do Professor Orientador]

São José, de de .


TERMO DE COMPROMISSO

O presente Termo de Compromisso de Estágio está vinculado ao Convênio nº ____/_____, celebrado entre a ORGANIZAÇÃO abaixo qualificada e a UNIVALI, constituindo-se em comprovante exigível pela autoridade competente, da inexistência de vínculo empregatício (art. 6º, § 1º, do Decreto nº 87.497/82) na realização de estágio curricular obrigatório.

IDENTIFICAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO:Razão socia l : ____________________________________________________________________CNPJ: ____________________ ________ Inscrição es tadual : _____________________________Rua: ______________________________________________________ Número: _____________CEP: ___________________ Cidade: _____________________________________ UF: _______Telefone: __________________ Fax: ___________________ E-mai l : ______________________Representante legal : ______________________________________________________________

IDENTIFICAÇÃO DO ESTAGIÁRIO:Nome: __________________________________________________________________________Curso:________________________ Campus:______________ Código de matr ícula : __________ Data de nascimento:___ /___ /_____ CPF:____________________ R.G.: ____________________Nome do pai : ____________________________________________________________________Nome da mãe: ___________________________________________________________________Nacionalidade: _______________________________ _ Estado civi l : _______________________Rua: __________________________________________________________ Número: ________CEP: ____________ Cidade: ___________________________________________ UF: ________E-mai l : _________________________________________________________________________

Pelo presente Termo de Compromisso de Estágio, firmado entre a ORGANIZAÇÃO e o ESTAGIÁRIO, com a interveniência da UNIVALI, fica convencionado que o estágio será realizado no período que vai de ___/___/____ a ___/ ___/____, perfazendo um total de _____ dias, com uma carga horária diária de ____ horas, o que resulta, ao final, em ____ horas de estágio.

Eu, _____________ (Nome do aluno)____________________________________________________ , abaixo assinado e já devidamente qualificado, tendo obtido a oportunidade de realizar estágio curricular obrigatório na ORGANIZAÇÃO acima identificada, comprometo-me expressamente a:

a) cumprir a programação das atividades de estágio, aprovada pela UNIVALI, com a concordância da ORGANIZAÇÃO, primando pela eficiência, exatidão e responsabilidade em sua execução;

b) respeitar, acatar e preservar as normas internas da ORGANIZAÇÃO, mantendo rígido sigilo sobre as informações de caráter privativo nela obtidas, abstendo-me de qualquer atitude que possa prejudicar o bom nome, a imagem ou a confiança interna e pública da mesma;

c) manter relacionamento interpessoal e profissional de alto nível, na empresa e com clientes e público em geral, respeitando os valores da ORGANIZAÇÃO e os princípios éticos da profissão;

d) ressarcir a ORGANIZAÇÃO de qualquer dano material a ela causado por negligência, imprudência ou imperícia, bem como pagar por despesas de ordem pessoal ou por aquelas realizadas em seu nome, porém, sem o seu formal consentimento;

e) responder judicialmente por atos ilícitos praticados durante a vigência do presente Termo de Compromisso;f) comunicar a ORGANIZAÇÃO, com antecedência mínima de três dias úteis, decisão de cancelar as atividades do

estágio, bem como, e sempre que possível, com antecedência de um dia, pelo menos, a necessidade de faltar ao turno de trabalho, apresentando justificativa ao Supervisor;

g) comunicar, expressa e formalmente, a UNIVALI (através do Professor Responsável pelo Estágio) o cancelamento ou desistência do estágio, até três dias úteis após o fato.

E por estar ciente e de acordo com o que se estabelece neste Termo, firmo o presente.

Itajaí, ____ de ______________ de ______

ORGANIZAÇÃO ESTAGIÁRIO UNIVALI

São José, de de .


TERMO DE CONVÊNIO N.º _______ / _______

CONVÊNIO QUE ENTRE SI CELEBRAM A ENTIDADE CONCEDENTE – (nome da empresa

concedente de estágio) E A UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ PARA A REALIZAÇÃO DE

ESTÁGIO CURRICULAR OBRIGATÓRIO.

Por este instrumento, de um lado a entidade concedente de oportunidade de estágio (nome da empresa, órgão ou organização), doravante denominada ORGANIZAÇÃO, estabelecida à (endereço completo), inscrita no CNPJ sob o nº (Nº do CNPJ), neste ato representada pelo(a) Sr.(a) (nome e cargo na empresa) e de outro a Universidade do Vale do Itajaí, doravante denominada UNIVALI,

estabelecida à Rua Uruguai, nº 458, em Itajaí, inscrita no CNPJ sob o nº 84.307.974/0001-2, neste ato representada por sua Pró-Reitora de Ensino, Profª Drª Amândia Maria de Borba, resolvem

firmar o presente convênio, em cumprimento do que dispõe a Lei n.º 6.494/77, modificada pela Lei nº 8.859/94 e pelo decreto nº 87.497/82, modificado pelo Decreto nº 2.080/96, mediante as cláusulas e

condições seguintes:

CLÁUSULA PRIMEIRA – do objetoO presente convênio tem por objetivo viabilizar a realização de estágio curricular obrigatório,

junto à ORGANIZAÇÃO, de alunos regularmente matriculados em cursos de graduação oferecidos pela

UNIVALI, conforme cláusulas e períodos previamente estabelecidos.

CLÁUSULA SEGUNDA – das obrigações da UNIVALISão obrigações da UNIVALI:

a) credenciar os acadêmicos estagiários;b) dar as orientações administrativas necessárias à legalização do estágio;c) instruir sobre a elaboração de Programas de Estágio, produção e desenvolvimento de relatórios

e/ou outros documentos técnico-científicos;d) prover supervisões do trabalho do acadêmico-estagiário, acompanhando o seu desenvolvimento;e) providenciar seguro contra acidentes pessoais em favor do acadêmico-estagiário;f) comunicar, com presteza, quaisquer fatos supervenientes relacionados à vida acadêmica do

estagiário, tais como trancamento ou cancelamento de matrícula, afastamento ou outros que possam alterar a natureza jurídica da relação estabelecida entre o acadêmico-estagiário e a ORGANIZAÇÃO;

g) prestar à ORGANIZAÇÃO as informações por ela solicitadas e adotar as medidas disciplinares, pedagógicas e administrativas que se fizerem necessárias para o fiel cumprimento deste convênio.

CLÁUSULA TERCEIRA – das obrigações da ORGANIZAÇÃOSão obrigações da ORGANIZAÇÃO:

São José, de de .

a) designar profissional de seu quadro funcional, preferentemente com formação superior, ou com qualificação adequada, para supervisionar as atividades programadas;

b) proporcionar condições físicas e materiais adequadas, bem como informações técnicas e legais necessárias ao bom aproveitamento do estágio;

c) notificar a UNIVALI, através da Coordenação de Curso, de fatos relacionados a comportamentos inadequados do estagiário, sua possível substituição, bem como do cancelamento ou suspensão temporária da oferta de campo de estágio;

d) aceitar a presença em suas instalações de professores credenciados para a supervisão acadêmica do estagiário, fornecendo-lhes as informações necessárias ao cumprimento de suas obrigações educacionais.

Parágrafo único. Pode a ORGANIZAÇÃO, livremente, conceder, ou não, bolsa de estudos, traduzida em valor mensal a ser fixado na oportunidade da assinatura do Termo de Compromisso de Estágio.

CLÁUSULA QUARTA – da vigência e duração deste ConvênioO presente Convênio tem vigência por prazo indeterminado, podendo seus termos ser revistos a

qualquer tempo, ou mesmo ser rescindido por qualquer das partes convenentes, mediante aviso prévio de 90 (noventa) dias, ficando, contudo garantida a conclusão dos estágios em curso.

CLÁUSULA QUINTA – do foro competenteFica eleito o foro da cidade de Itajaí, Estado de Santa Catarina, para dirimir eventuais

controvérsias oriundas deste instrumento e dos termos aditivos dele decorrentes.

Por estarem justas e de pleno acordo, as partes assinam o presente Convênio em três vias de igual teor e forma, para um só efeito.

Itajaí, ____ de ________________ de ________

Representante da ORGANIZAÇÃO Profª Amândia Maria de BorbaPró-Reitora de Ensino

Testemunhas:

Coordenador do Curso

Professor Responsável pelo Estágio

São José, de de .

Universidade do Vale do ItajaíCursos de Administração

Disciplina: Estágio Período:

FICHA DE FREQÜÊNCIA E ACOMPANHAMENTO DAS ATIVIDADES DE ORIENTAÇÃO

Nome do(a) Acadêmico(a): ________________________________________________

Data: ___/___/______ Rubrica Prof: Rubrica Aluno

Atividades - recomendações:









São José, de de .

AVALIAÇÃO DA DISCIPLINA ESTÁGIO DO 8º PERÍODO RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO EM PRÉ-BANCA

Instrumento de Avaliação do TCC em Pré-BancaAcadêmico(a):

Professor(a) Orientador(a):

Aspectos avaliados Fraco[2,00 a 3,75]

Regular [4,00 a 5,75]

Satisfatório [6,00 a 7,75]

Bom [8,00 a 9,75] Excelente [10,00]

1. Estrutura e articulação do documento: avalie a estrutura do documento e a articulação entre suas partes, conforme termo de referência entregue.

2. Revisão bibliográfica: avalie a profundidade e coerência da revisão com o objetivo do TCC bem como se foi articulada o suficiente para sustentar os resultados.

3. Normas e metodologia científica: verifique o atendimento as normas e procedimentos metodológicos estabelecidos (regulamento de estágio e manual de metodologia da universidade)

4. Aplicação do método: avalie a implementação do método escolhido, consideradas a estratégia de coleta de dados, a análise, bem como, a relevância dos resultados obtidos.

5. Alcance dos objetivos: verifique evidências do alcance dos objetivos propostos. Em caso negativo, verifique se justificativas apresentadas são suficientes e coerentes.

Fechamento da nota individual em pré-banca

Parecer:

_______________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

Utilizar o versoAvaliador(a) em Pré-Banca:

Ciência do(a) Professor(a) Orientador(a) e Acadêmico(a).Professor(a) Orientador(a): Acadêmico(a):

São José, de de .

Itens avaliados: apresentação do TCC final

CONSOLIDAÇÃO DAS AVALIAÇÕES INDIVIDUAIS DO TCC EM BANCA FINAL

Acadêmico(a):

Professor(a) Orientador(a): Nota

1º Membro da Banca

2º Membro da Banca

3º Membro da Banca

M2 (médias das notas individuais dos membros da banca examinadora)

Considerações para ata de aprovação pela banca final

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

________________________________________

São José, de 22 de junho 2006.

Assinaturas

1º Membro da Banca 2º Membro da Banca

3º Membro da Banca

São José, de de .

AVALIAÇÃO PARCIAL DA DISCIPLINA ESTÁGIO DO OITAVO PERÍODO

Itens avaliados: apresentação do TCC final

ATA DE BANCA FINAL DO TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO

Aos ___________________reuniu-se a Banca Examinadora composta pelos membros: Profº _____________________ (Orientador), Profª ______________________ e Profª ______________________ com o objetivo de proceder Avaliação Parcial do Trabalho de Conclusão de Curso do(a) aluno(a) ____________________, intitulado: ___________________________________. Esa avaliação parcial cumpre-se em atendimento ao estabelecido no regulamento do estágio dos cursos de administração em seu Art. 55, sendo o resultado da mesma parcial, não representando, portanto a aprovação final do(a) acadêmico(a) na disciplina de estágio do oitavo período. A média aritmética obtida pelo desempenho do(a) acadêmico(a) nessa avaliação parcial é de _______. Para encaminhamento pelo(a) acadêmico(a), a banca examinadora determina que:

( ) Entregar o mesmo sua forma final, de acordo com o estabelecido pela assessoria de estágio.( ) Atender ao que segue

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

O atendimento aos ajustes registrados nessa Ata é de inteira responsabilidade do(a) acadêmico(a), que apoiado pelo professor(a) orientador(a), deverá dar consecução aos mesmos dentro dos prazos estabelecidos, condicionando nesse caso a emissão da nota final na disciplina estágio do oitavo período. A presente ata foi lavrada por mim, _______________________e por estarem em acordo, assinada pelos demais membros da banca e acadêmico(a).

Profº Profª 1º Membro da Banca 2º Membro da Banca

Profª 3º Membro da Banca

Profª

Assessoria de Estágio Acadêmico(a)

São José, de de .

AVALIAÇÃO PARCIAL DA DISCIPLINA ESTÁGIO DO OITAVO PERÍODOITENS AVALIADOS: APRESENTAÇÃO DO TCC FINAL

INSTRUMENTO DE AVALIAÇÃO INDIVIDUAL DO TCC EM BANCA FINAL

Acadêmico(a):

Professor(a) Orientador(a):

Aspectos avaliados Fraco Regular Satisfatório Bom Excelente1. Justificativa da aplicação do trabalho: considere que o

objetivo principal do TCC é complementar a formação do acadêmico e oportunidade produção técnica-científica

2. Capacidade de inovação e contribuição acadêmica: considere o valor e a representatividade dos resultados apresentados tanto do ponto de vista técnico-prático como teórico

3. Conhecimento do conteúdo: avaliar os conhecimentos tanto específicos como gerais que domina o acadêmico em função da realização do trabalho.

4. Capacidade de defesa do trabalho: considerar aspectos relativos à comunicação, objetividade e clareza, bem como, a segurança e a habilidade do acadêmico ao apresentar o trabalho e ao responder os questionamentos da banca examinadora.

5. Coerência entre a apresentação e o documento escrito: considerar a coerência entre o que foi apresentado durante a apresentação e o que está efetivamente escrito no trabalho, levando em conta no tempo disponível para a apresentação.

Fechamento da nota individual em banca final

*Fraco: [2,00 – 3,00] *Regular: [4,00 – 5,00] *Satisfatório: [6,00 – 7,00] *Bom: [8,00 – 9,00] *Excelente: [10,00]

Avaliador (a) em Banca Final:

São José, ____de _______ de _________.

AVALIAÇÃO DA DISCIPLINA ESTÁGIO DO 8º PERÍODO- M1AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO PELO PROFESSOR(A) ORIENTADOR(A) REFERENTE AO DESENVOLVIMENTO DO TCC

Acadêmico(a): Professor(a) Orientador(a):

Aspectos avaliadosF

R

[4,00 a 5,75]

S Bom [8,00 a 9,75] Excelente [10,00]

1. Cumprimento de tarefas programadas: considere o cumprimento das atividades levando em consideração o desenvolvimento do TCC

2. Comparecimento e pontualidade na entrega: considere a freqüência do acadêmico nas orientações, bem como o respeito aos prazos de entrega do material para correção pelo Professor Orientador.

3. Conhecimento teórico: considere o conhecimento teórico da área tema e o cumprimento das leituras sugeridas pelo Professor Orientador para o desenvolvimento do TCC

4. Compreensão do problema: considere a capacidade de compreensão dos acadêmicos em relação ao problema do trabalho (natureza, conteúdo, fronteiras e interdependência com outros fatores).

5. Apresentação dos resultados durante o processo de elaboração do TCC: avalie a capacidade dos acadêmicos de antecipar os resultados do trabalho, bem como estruturar o documento do TCC.

6. Estrutura e articulação do documento: avalie a estrutura do documento e a articulação entre suas partes, conforme termo de referência entregue.

7. Revisão bibliográfica: avalie a profundidade e coerência da revisão com o objetivo do estágio, bem como se foi articulada o suficiente para sustentar os resultados.

8. Normas e metodologia científica: verifique o atendimento as normas e procedimentos metodológicos estabelecidos (regulamento de estágio e manual de metodologia da universidade)

9. Aplicação do método: avalie a implementação do método escolhido, consideradas a estratégia de coleta de dados, a análise, bem com, a relevância dos resultados obtidos.

10. Alcance dos objetivos: verifique evidencias do alcance dos objetivos propostos. Em caso negativo, verifique se justificativas apresentadas são suficientes e coerentes.

Professor Orientador(a): Acadêmico(a):

São José, de de .

INSTRUMENTO DE AVALIAÇÃO DO ESTÁGIO SUPERVISIONADO EM CAMPO E PROJETO DE TCC Disciplina Estágio do Sétimo Período M1

Documentos produzidos: Relatórios Parciais e elaboração do Projeto de TCC

Acadêmico(a): ________________________________________Professor Orientador(a) : ____________________________________________________Aspectos avaliados Fraco [2,00 a

3,99]1 Regular [4,00 a

5,99]Satisfatório[6,00 a 7,99]

Bom [8,00 a 9,99]

Qua

nto

ao d

esen

volv

imen

to d

as a

tivid

ades

do

está

gio

em c

ampo 1. Cumprimento de tarefas programadas: considere o cumprimento das atividades levando em consideração o

desenvolvimento do Plano de Trabalho de Estágio.

2. Comparecimento e pontualidade na entrega: considere a freqüência do estagiário nas orientações nos horários fixados, bem como respeito aos prazos de entrega do material para devida correção prévia do Professor Orientador.

3. Conhecimento teórico: considere o conhecimento teórico da área tema e o cumprimento das leituras sugeridas pelo Professor Orientador para o desenvolvimento do estágio

4. Compreensão do problema de estágio: considere a capacidade de compreensão do estagiário em relação ao problema de estágio (natureza, conteúdo, fronteiras e interdependência com outros fatores).

5. Apresentação dos resultados durante o estágio em campo: avalie a capacidade do estagiário de antecipar os resultados do estágio, bem como relatar com veracidade o desenvolvimento das atividades em campo (avalie este item exclusivamente referente aos Relatórios Parciais de Estágio).

Qua

nto

às a

tivid

ades

de

elab

oraç

ão d

o T

CC 6. Compreensão do problema do estudo: considere a capacidade de compreensão do aluno em relação ao problema do estudo (natureza, conteúdo, fronteiras e interdependência com outros fatores).

7. Conhecimento teórico: considere o conhecimento teórico da área tema e o cumprimento das leituras sugeridas pelo Professor Orientador para o desenvolvimento do projeto e desenvolvimento do TCC.

8. Cumprimento de tarefas programadas: considere o cumprimento das atividades levando em consideração o desenvolvimento das atividades relativas à elaboração do TCC

9. Comparecimento e pontualidade na entrega: considerar a freqüência do aluno nas orientações nos horários fixados, bem como respeito aos prazos de entrega do material para devida correção prévia do Professor Orientador

Fechamento da nota

Estágio em campo + elaboração do projeto =M19

Parecer:_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Assinatura do(a) professor(a) orientador(a):

Assinatura do(a) acadêmico(a):

São José, ____ de _________de __________.

ANEXO P


CURSO DE ADMINISTRAÇÃO – HABILITAÇÃO [MARKETING, FINANÇAS, SERVIÇOS ou COMÉRCIO EXTERIOR]

PROJETO DE TCC

[Título do trabalho]

[Nome do acadêmico]

São José

2003

EQUIPE TÉCNICA [Fonte 16, em negrito]

Nome do acadêmico [Fonte 14, Negrito]Xxxxxxxxxxxxxxxx (fonte 12) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Professor Orientador [Fonte 14, Negrito]Prof. Xxxxxxxxxxxxxxxx (fonte 12) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Assessoria [Fonte 14, Negrito]

Responsável:Profª. Evelize Mara Martins

Assessor de Estágio:Profº Amarildo Kanitz

ANEXO Q


CURSO DE ADMINISTRAÇÃO – HABILITAÇÃO [MARKETING, FINANÇAS, SERVIÇOS ou COMÉRCIO EXTERIOR]

RELATÓRIO DE CONCLUSÃOD E ESTÁGIO - RCE[nenhum outro título dever ser adicionado]

Elaborado por:[Nome do Estagiário]

Orientação de:[Nome do Professor Orientador

Empresa/Instituição:[Razão Social da empresa onde o estagio ocorreu]

Superviso de Campo:[Nome do Supervisor de Campo]

São Joséano

ANEXO R

UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ

Rua Uruguai, 458 - Cx. Postal 360 - Fone: (047) 341-7518Fax: (047) 341-7518 - CEP 88302-360 - Itajaí - Santa CatarinaE-mail: [email protected]

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS ACADÊMICOS

Pró-Reitoria de Ensino – Comissão de Avaliação de Documentos Acadêmicos

Tipo Documental Local / Prazo de Guarda Destinação Final Dispositivo LegalAnúncios e Recortes de Jornais de Assuntos Acadêmicos:♦ Relativos a cursos, concursos, etc

Pró-Reitoria de Ensino (ProEn) – 01 Ano Arquivo Central – Guarda

Permanente

Comissão de Avaliação de Documentos Acadêmicos

♦ Relativos a UNIVALI Pró-Reitoria de Ensino (ProEn) – 01 Ano

Arquivo Central – Guarda Permanente Idem

Atas de Reuniões No Setor – 01 Ano Arquivo Central – Guarda Permanente IdemAtas de Formatura No Setor – 03 Anos Arquivo Central – Guarda Permanente IdemAvaliações Parciais – VPI, VPII e Exames Finais. Secretaria Acadêmica

Integrada (SECADI) – 01 Mês da Publicação

Arquivo Intermediário - 06 Meses. Totalizando 07 Meses, após a divulgação destas avaliações parciais e eliminação

Resolução n.º 069/CONSEPE/2001

Caderno de Prova Coordenação de Processo Seletivo e Concursos (COPSEL) – 30 dias

Arquivo Central – Guarda Permanente de 01 exemplar por prova

COPSEL e Comissão

Cartão Resposta (Concurso Público e Processo Seletivo por Prova)

Coordenação de Processo Seletivo e Concursos (COPSEL) – 06 meses

Arquivo Intermediário – 05 Anos, após divulgação dos resultados dos Concursos

COPSEL e Comissão

Catálogo UNIVALI Presente Setor de Registro e Controle Docente (AERDOC) – 02 Anos

Arquivo Central – Guarda Permanente AERDOC e Comissão

Catálogos de Plano de Curso No Setor – 01 Ano Arquivo Intermediário – 06 Meses e eliminação

Comissão

Contratos de Estágio, Fichas de Freqüência ou quaisquer

No Setor – 01 Ano Arquivo Intermediário - 120 dias a contar da data da respectiva colação de


mailto:[email protected]

documentos gerados durante a realização do estágio

grau e eliminação

Currículum Vitae de Docente Recebido Externo

Setor de Registro e Controle Docente (AERDOC) – 06 Meses

Arquivo Intermediário – Eliminação AERDOC e Comissão

Diário de Classe Secretaria Acadêmica Integrada (SECADI) – 06 Meses do término do semestre

Arquivo Central - Guarda Permanente Resolução n.º 069/CONSEPE/2001





Tipo Documental Local / Prazo de Guarda Destinação Final Dispositivo LegalDiplomas de Graduação anteriores ao ano de 2000

Setor de Registro e Expedição de Diplomas (SEREDI) – Prazo de 30 dias

Arquivo Intermediário - Eliminação – Divulgação na imprensa do Sul do Brasil e 30 dias no edital interno para possível devolução

Comissão de Avaliação de Documentos Acadêmicos

Diplomas de Graduação após o ano de 2000

No Setor - Somente expedido diante de requerimento

Arquivo Intermediário - Eliminação após requerimento em 120 dias

Comissão

Documentos contidos nas pastas de alunos Formados até 14 de setembro de 2001

Arquivo Central – Arquivar somente o Histórico do 2.º Grau original e as Fichas de Notas

Arquivo Central – Guarda Permanente Resolução n.º 069/CONSEPE/2001

Documentos contidos nas Pastas de Acadêmicos Formados após 14 de setembro de 2001

Arquivo Central / Secretaria Acadêmica Integrada (SECADI) – Vigência do Curso

Entregue ao acadêmico pela SECADI, sendo eliminado em 120 dias após a colação de grau para aqueles que não vieram buscar


Documentos contidos nas Pastas de Acadêmicos Desistentes

Arquivo Central Arquivo Central - Guarda Permanente - Ficarão os seguintes documentos nas pastas dos acadêmicos: Formulários de Matrícula, Fichas de Notas, Certificados de Conclusão do Ensino Médio ou Equivalente (quando original), Guia



de Transferência e documentos a ela referentes, Históricos Escolares Originais e recolhidos antes da vigência da Resolução n.º 069/CONSEPE/2001

Documentos contidos nas Pastas de Acadêmicos em Curso

Secretaria Acadêmica Integrada (SECADI) – Vigência do Curso

Entregue ao acadêmico pela SECADI, sendo eliminado em 120 dias após a colação de grau para aqueles que não vieram buscar.


Ementas (Conteúdo Programático) da UNIVALI

Secretaria Acadêmica Integrada (SECADI) – 05 Anos

Arquivo Central - Guarda Permanente Comissão

Ementas (Conteúdo Programático) de outras Universidades

Secretaria Acadêmica Integrada (SECADI) – Durante a Vigência do Curso na pasta do acadêmico

Arquivo Intermediário – Eliminação Comissão





Tipo Documental Local / Prazo de Guarda Destinação Final Dispositivo LegalEvolução Mensal do Quadro de Alunos – Evolução da matrícula

Setor de Registro e Controle Docente (AERDOC) – 06 Anos


Folhetos/Folders/Prospectos Acadêmicos da UNIVALI

No Setor – Enquanto vigora Arquivo Central - Guarda Permanente Comissão

Formulário de Inscrição para Bolsa de Estudo - Artigo 170 e documentos pessoais dos acadêmicos:

Prof. Nilson Scheidt – Assessor Financeiro e Germano José de Souza – SOAE

♦ Deferidos Direção de Centro – 1 AnoSOAE (Dos outros Campus) – 1 Ano

Arquivo Intermediário – 5 Anos e EliminaçãoSOAE/Arquivo Setorial – 5 Anos e Eliminação

Idem

♦ Indeferidos Direção de Centro – 06 MesesSOAE (Outros Campus) – 06 Meses

Arquivo Intermediário – EliminaçãoSOAE/Arquivo Setorial – Eliminação

Idem

Formulário de Inscrição de para Coordenação de Processo Seletivo e Arquivo Intermediário – Eliminação COPSEL e Comissão


Concurso Público Interno e Externo

Concursos (COPSEL) – 06 meses

Formulário de Inscrição de Processo Seletivo da UNIVALI: ♦ Sistema Universitário de Prova por Área (SUPRA) ACAFE

................................................

Idem

♦ Exame Nacional de Ensino Médio (ENEM)


Arquivo Intermediário – Eliminação Idem

♦ Sistema de Avaliação do Ensino Médio (SAEM)

ACAFE ................................................ Idem

♦ Processo Seletivo Especial (PSE) do 2.º Grau



♦ Processo Seletivo Especial (PSE) por Prova

Coordenação de Processo Seletivo e Concursos (COPSEL) – 30 dias após a divulgação dos resultados


UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ Rua Uruguai, 458 - Cx. Postal 360 - Fone: (047) 341-7518 Fax: (047) 341-7518 - CEP 88302-360 - Itajaí - Santa Catarina E-mail: [email protected]



Tipo Documental Local / Prazo de Guarda

Destinação Final Dispositivo Legal

Horários de Aula da UNIVALI Secretaria Acadêmica Integrada (SECADI) – Vigência do Semestre

Arquivo Intermediário – Eliminação (Comissão)Arquivo Central – Permanente (Prof.ª Sueli)

Comissão

Lista de Presença das Avaliações Parciais – VPI, VPII e Exames Finais

Secretaria Acadêmica Integrada (SECADI) - 06 Meses

Arquivo Intermediário – 02 Anos e Eliminação Resolução n.º 069/CONSEPE/2001

Livro Ponto Docente Direção de Centro – 01 Ano Arquivo Central - Guarda Permanente AERDOC e ComissãoLivros de Pontuação de Processo Seletivo da UNIVALI

Secretaria Acadêmica Integrada (SECADI) – 10 Anos

Arquivo Central – Guarda Permanente (livros referentes aos anos de 1980 á 1997)

COPSEL e Comissão


Coordenação de Processo Seletivo e Concursos (COPSEL) – 10 Anos

Arquivo Central – Guarda Permanente (livros referentes aos anos de 1998 à ____)

Livros de Protocolo No Setor – 02 Anos Arquivo Intermediário – 2 Anos e Eliminação ComissãoLivro Ata No Setor – 01 Ano Arquivo Central - Guarda Permanente ComissãoPasta Docente com Rescisão anteriores ao ano de 2001/2


Arquivo Intermediário - Eliminação AERDOC e Comissão

Pasta Docente com Rescisão após o ano de 2002


Setor de Pessoal - No ato da rescisão, devolver ao Professor desligado da Universidade e eliminar após 30 dias, caso não venha retirar sua documentação.

Idem

Provas Práticas por Concurso Coordenação de Processo Seletivo e Concursos (COPSEL) – 06 meses

Arquivo Intermediário – 05 Anos, após divulgação dos resultados dos Concursos

COPSEL e Comissão

Regimento, Regulamento eNormatizações da Pró-Reitoria de Ensino

Pró-Reitoria de Ensino (ProEn) – Enquanto vigora

Arquivo Central – Guarda Permanente Comissão

Relatório da Titulação e Regime de Trabalho dos Docentes de cada Centro/Curso



Relatório de Carga Horária Docente Semestral


Arquivo Central - Guarda Permanente Idem





Tipo Documental Local / Prazo de Guarda Destinação Final Dispositivo LegalRelatório de Carga Horária Docente Semestral – Cópia assinada e encaminhada pelos diretores de centros (Pasta A/Z)


Arquivo Intermediário – Eliminação AERDOC e Comissão

Relatório de Dados do Docente do Exame Nacional de Cursos (Docentes – Provão)



Relatório do Censo do Ensino Superior (estatísticas oficiais da instituição)


Setor / Arquivo Central - Guarda Permanente em CD-ROM

Idem

Relatório do Processo Seletivo Docente


Arquivo Central – Permanente Idem

Relatório Final de Estágio Curricular Supervisionado, Relatório de Prática de Ensino, Monografia e Trabalho de Conclusão de Curso – TCC (Considerados de Valor Histórico)

Coordenação de Estágio ou no Arquivo Intermediário - 05 Anos contados da data de seu ingresso.

Arquivo Intermediário - Eliminação Comissão

Relatório Parcial de Estágio Curricular Supervisionado

Coordenação de Estágio – 06 Meses

Coordenação - Devolvido ao aluno no final de cada semestre


Relatórios Elaborados pela Coordenação de Processo Seletivo e Concursos (COPSEL)

Coordenação de Processo Seletivo e Concursos (COPSEL) – 01 Ano

Arquivo Central – Guarda Permanente

COPSEL e Comissão


ANEXO S

LISTA DE ELIMINAÇÃO DE PASTAS ACADÊMICASFORMADOS EM (ANO / SEMESTRE)

ACADÊMICO CÓDIGO CURSO

LISTA DE ELIMINAÇÃO DE PASTAS ACADÊMICASFORMADOS EM (ANO / SEMESTRE)

ACADÊMICO CÓDIGO CURSO

UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍRua Uruguai, 458 - Cx. Postal 360 - Fone: (047) 341-7660Fax: (047) 341-5334 - CEP 88302-360 - Itajaí - Santa CatarinaE-mail: [email protected]

ARQUIVO CENTRAL – ACERVO ACADÊMICO

TERMO DE ELIMINAÇÃO 00xAC – AA/200X

Aos XXXXXX dias do mês de XXXXXX do ano de 200X, a Coordenação do

Arquivo Central – Acervo Acadêmico e de acordo com o que determina a

Resolução n.º 069/CONSEPE/2001 e o Edital n.º 00X/AC - AA/SIARQ/2005 de

Ciência de Eliminação de Documentos, aprovado pelo Conselho de Ensino,

Pesquisa e Extensão - CONSEPE, procedeu a eliminação de (XXXX)

XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX Relatórios de Estágio do

XXXXXXXXXXXXXXX, pertencentes aos formandos dos anos de XXXX a XXXX,

integrantes do acervo do XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX, do Campus I

de Itajaí, cuja Responsabilidade é do Sr. XXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXX.

Arquivo Central – Acervo Acadêmico - Itajaí/SC

________________________ ____________________

Prof. XXXXXXXXXXXXXX Esp. Ana Karina Mochnacz

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Responsável pelo Arquivo CentralAcervo Acadêmico

____________________

Profª. Elizabeth Navas Sanches

Responsável pela Comissão de

Avaliação de Documentos Acadêmicos

UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍRua Uruguai, 458 - Cx. Postal 360 - Fone: (047) 341-7660Fax: (047) 341-5334 - CEP 88302-360 - Itajaí - Santa CatarinaE-mail: [email protected]

ARQUIVO CENTRAL – ACERVO ACADÊMICO

EDITAL n.º 00X/AC - AA/SIARQ/200X

CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

O Responsável pela Comissão de Avaliação de Documentos da Área Acadêmica, a Chefe do

Departamento de Administração Acadêmica Discente e a Responsável pelo Arquivo Central – Acervo

Acadêmico da Universidade do Vale de Itajaí, no uso de suas atribuições, estabelecidas pela

Instrução n.º 019/ProEn/2002 e Resolução n.º 056/CONSEPE/2000, que criou o Arquivo Central

como órgão coordenador do Sistema de Arquivos da UNIVALI e deu outras providências, de acordo

com a Listagem de Eliminação de Documentos, faz saber a quem possa interessar que a partir do

30.º (trigésimo) dia subseqüente à data de publicação deste Edital, se não houver oposição, o Arquivo

Central – Acervo Acadêmico da Universidade do Vale Itajaí, eliminará os documentos dela

constantes, com base no Artigo 2º e 3º, da Resolução n.º 069/CONSEPE/01.

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas, o desentranhamento de

documentos ou cópias de peças do processo, mediante requerimento regularmente protocolado,

dirigido à Comissão de Avaliação de Documentos da Área Acadêmica, onde fique demonstrada a

legitimidade do pedido.

Itajaí, xx de xxxxxxx de 200X.

________________________ ____________________

Prof. XXXXXXXXXXXXXX Esp. Ana Karina MochnaczXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXResponsável pelo Arquivo Central

Acervo Acadêmico

________________________ ____________________

Profª. Elizabeth Navas Sanches

Prof. Elizabeth Navas Sanches

Chefe do Departamento de Administração Acadêmica Discente Responsável pela Comissão de

Avaliação de Documentos Acadêmicos

ANEXO T

DECRETO-LEI Nº 25, DE 30 DE NOVEMBRO DE 1937

Organiza a proteção do patrimônio histórico e artístico nacional

O Presidente da República dos Estados Unidos do Brasil, usando da atribuição que confere o art. 180 1 , da Constituição, decreta:

CAPÍTULO I

Do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional

Art. 1° Constitui o patrimônio histórico e artístico nacional o conjunto dos bens móveis e imóveis existentes no país e cuja conservação seja de interesse público, que por sua vinculação a fatos memoráveis da história do Brasil, que por seu excepcional valor arqueológico ou etnográfico, bibliográfico ou artístico.

§ 1° Os bens a que se refere o presente artigo só serão considerados parte integrante do patrimônio histórico e artístico nacional, depois de inscritos separada ou agrupadamente num dos quatro Livros do Tombo, de que trata o art. 4º desta lei.

§ 2° Equiparam-se aos bens a que se refere o presente artigo e são também sujeitos a tombamentos os monumentos naturais, bem como os sítios e paisagens que importe conservar e proteger pela feição notável com que tenham sido dotados pela natureza ou agenciados pela indústria humana.

Art. 2° A presente lei se aplica às coisas pertencentes às pessoas naturais, bem como às pessoas jurídicas de direito privado e de direito público interno.

Art. 3° Excluem-se do patrimônio histórico e artístico nacional as obras de origem estrangeira:

1) que pertençam às representações diplomáticas ou consulares acreditadas no país;

2) que adornem quaisquer veículos pertencentes a empresas estrangeiras, que façam carreira no país;

3) que se incluam entre os bens referidos no art. 10 da Introdução do Código Civil, e que continuam sujeitas à lei pessoal do proprietário;

o Decreto-Lei nº 4.657, de 4 de setembro de 1942 (Lei de Introdução ao Código Civil Brasileiro):

"Art. 10 A sucessão por morte ou por ausência obedece à lei do país em que era domiciliado o defunto ou o desaparecido, qualquer que seja a natureza e a situação dos bens.

§ 1º A sucessão de bens de estrangeiros, situados no País, será regulada pela lei brasileira em benefício do cônjuge ou dos filhos brasileiros, sempre que não lhes seja mais favorável a lei pessoal do "de cujus".

(com a redação dada pela Lei nº 9.047, de 18 de maio de 1995)

http://www.minc.gov.br/legisl/docs/#explicacao


§ 2º A lei do domicílio do herdeiro ou legatário regula a capacidade para suceder."

4) que pertençam a casas de comércio de objetos históricos ou artísticos;

5) que sejam trazidas para exposições comemorativas, educativas ou comerciais;

6) que sejam importadas por empresas estrangeiras expressamente para adorno dos respectivos estabelecimentos.

Parágrafo Único. As obras mencionadas nas alíneas 4 e 5 terão guia de licença para livre trânsito, fornecida pelo Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional 2 ,.

o Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN

CAPÍTULO II

Do Tombamento

Art. 4° O Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional possuirá quatro Livros do Tombo, nos quais serão inscritas as obras a que se refere o art. 1º desta lei, a saber:


1) no Livro do Tombo Arqueológico, Etnográfico e Paisagístico, as coisas pertencentes às categorias de arte arqueológica, etnográfica, ameríndia e popular, e bem assim as mencionadas no § 2° do citado art. 1°;

2) no Livro do Tombo Histórico, as coisas de interesse histórico e as obras de arte histórica;

3) no Livro do Tombo das Belas-Artes, as coisas de arte erudita nacional ou estrangeira;

4) no Livro do Tombo das Artes Aplicadas, as obras que se incluírem na categoria das artes aplicadas, nacionais ou estrangeiras.

§ 1° Cada um dos Livros do Tombo poderá ter vários volumes.

§ 2° Os bens, que se incluem nas categorias enumeradas nas alíneas 1, 2, 3 e 4 do presente artigo, serão definidos e especificados no regulamento que for expedido para execução da presente lei.

Art. 5° O tombamento dos bens pertencentes à União, aos Estados e aos Municípios se fará de oficio, por ordem do diretor do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, mas deverá ser notificado à entidade a quem pertencer, ou sob cuja guarda estiver a coisa tombada, a fim de produzir os necessários efeitos.

o O Presidente do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN

Art. 6° O tombamento de coisa pertencente à pessoa natural ou à pessoa do direito privado se fará voluntária ou compulsoriamente.

Art. 7° Proceder-se-á ao Tombamento voluntário sempre que o proprietário o pedir e a coisa se revestir dos requisitos necessários para constituir parte integrante do patrimônio histórico e


artístico nacional, a juízo do Conselho Consultivo do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional 3, ou sempre que o mesmo proprietário anuir, por escrito, à notificação, que se lhe fizer, para a inscrição da coisa em qualquer dos Livros do Tombo.

Art. 8° Proceder-se-á ao Tombamento compulsório quando o proprietário se recusar a anuir à inscrição da coisa.

Art. 9° O Tombamento compulsório se fará de acordo com o seguinte processo:

1) O Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, por seu órgão competente, notificará o proprietário para anuir ao Tombamento, dentro do prazo de quinze dias, a contar do recebimento da notificação, ou para, se o quiser impugnar, oferecer dentro do mesmo prazo as razões de sua impugnação;


2) no caso de não haver impugnação dentro do prazo assinado, que é fatal, o diretor do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional mandará por simples despacho que se proceda à inscrição da coisa no competente Livro do Tombo;

o O Presidente do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN

3) se a impugnação for oferecida dentro do prazo assinado, far-se-á vista da mesma, dentro de outros quinze dias fatais, ao órgão de que houver emanado a iniciativa do Tombamento, a fim de sustentá-la. em seguida, independentemente de custas, será o processo remetido ao Conselho Consultivo do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional 4 , que proferirá decisão a respeito, dentro do prazo de sessenta dias, a contar do seu recebimento. Dessa decisão não caberá recurso.

Art. 10. O Tombamento dos bens, a que se refere o art. 6° desta lei, será considerado provisório ou definitivo, conforme esteja o respectivo processo iniciado pela notificação ou concluído pela inscrição dos referidos bens no competente Livro do Tombo.

Parágrafo Único. Para todos os efeitos, salvo a disposição do art. 13 desta lei, o Tombamento provisório se equiparará ao definitivo.

CAPÍTULO III

Dos Efeitos do Tombamento

Art. 11. As coisas tombadas, que pertençam à União, aos Estados ou aos Municípios, inalienáveis por natureza, só poderão ser transferidas de uma à outra das referidas entidades.

Parágrafo Único. Feita a transferência, dela deve o adquirente dar imediato conhecimento ao Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional.


Art. 12. A alienabilidade das obras históricas ou artísticas tombadas, de propriedade de pessoas naturais ou jurídicas de direito privado sofrerá as restrições constantes da presente lei.

Art. 13. O Tombamento definitivo dos bens de propriedade particular será, por iniciativa do órgão competente do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, transcrito para os devidos





efeitos em livro a cargo dos oficiais do registro de imóveis e averbado ao lado da transcrição do domínio.


§ 1º No caso de transferência de propriedade dos bens de que trata este artigo, deverá o adquirente, dentro do prazo de trinta dias, sob pena de multa de dez por cento sobre o respectivo valor, fazê-la constar do registro, ainda que se trate de transmissão judicial ou causa mortis.

§ 2º Na hipótese de deslocação de tais bens, deverá o proprietário, dentro do mesmo prazo e sob pena da mesma multa, inscrevê-los no registro do lugar para que tiverem sido deslocados.

§ 3º A transferência deve ser comunicada pelo adquirente, a deslocação pelo proprietário, ao Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, dentro do mesmo prazo e sob a mesma pena.


Art. 14. A coisa tombada não poderá sair do país, senão por curto prazo, sem transferência de domínio e para fim de intercâmbio cultural, a juízo do Conselho Consultivo do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional 5 .

Art. 15. Tentada, a não ser no caso previsto no artigo anterior, a exportação, para fora do país, da coisa tombada, será esta seqüestrada pela União ou pelo Estado em que se encontrar.

§ 1º Apurada a responsabilidade do proprietário, ser-lhe-á imposta a multa de cinqüenta por cento do valor da coisa, que permanecerá seqüestrada em garantia do pagamento, e até que este se faça.

§ 2º No caso de reincidência, a multa será elevada ao dobro.

§ 3º A pessoa que tentar a exportação de coisa tombada, além de incidir na multa a que se referem os parágrafos anteriores, incorrerá nas penas cominadas no Código Penal para o crime de contrabando.

o Art. 334 do Código Penal

Pena - reclusão, de um a quatro anos.

.................................................

§ 3° A pena aplica-se em dobro, se o crime de contrabando ou descaminho é praticado em transporte aéreo.

Art. 16. No caso de extravio ou furto de qualquer objeto tombado, o respectivo proprietário deverá dar conhecimento do fato ao Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, dentro do prazo de cinco dias, sob pena de multa de dez por cento sobre o valor da coisa.


Art. 17. As coisas tombadas não poderão, em caso nenhum ser destruídas, demolidas ou mutiladas, nem, sem prévia autorização especial do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, ser reparadas, pintadas ou restauradas, sob pena de multa de cinqüenta por cento do dano causado.




Parágrafo Único. Tratando-se de bens pertencentes à União, aos Estados ou aos Municípios, a autoridade responsável pela infração do presente artigo incorrerá pessoalmente na multa.

Art. 18. Sem prévia autorização do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, não se poderá, na vizinhança da coisa tombada, fazer construção que lhe impeça ou reduza a visibilidade, nem nela colocar anúncios ou cartazes, sob pena de ser mandada destruir a obra ou retirar o objeto, impondo-se neste caso multa de cinqüenta por cento do valor do mesmo objeto.


Art. 19. O proprietário de coisa tombada, que não dispuser de recursos para proceder às obras de conservação e reparação que a mesma requerer, levará ao conhecimento do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional a necessidade das mencionadas obras, sob pena de multa correspondendo ao dobro da importância em que for avaliado o dano sofrido pela mesma coisa.


§ 1º Recebida a comunicação, e consideradas necessárias as obras o diretor do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional mandará executá-las, a expensas da União, devendo as mesmas ser iniciadas dentro do prazo de seis meses, ou providenciará para que seja feita a desapropriação da coisa.

o Presidente do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN

§ 2º À falta de qualquer das providências previstas no parágrafo anterior, poderá o proprietário requerer que seja cancelado o Tombamento da coisa.

§ 3º Uma vez que verifique haver urgência na realização de obras e conservação ou reparação em qualquer coisa tombada, poderá o Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional tomar a iniciativa de projetá-las e executá-las, a expensas da União, independentemente da comunicação a que alude este artigo, por parte do proprietário.


Art. 20. As coisas tombadas ficam sujeitas à vigilância permanente do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, que poderá inspecioná-las sempre que for julgado conveniente, não podendo os respectivos proprietários ou responsáveis criar obstáculos à inspeção, sob pena de multa de cem mil réis, elevada ao dobro em caso de reincidência.


Art. 21. Os atentados cometidos contra os bens de que trata o art. 1º desta lei são equiparados aos cometidos contra o patrimônio nacional.

CAPÍTULO IV

Do Direito de Preferência

Art. 22. Em face da alienação onerosa de bens tombados, pertencentes a pessoas naturais ou a pessoas jurídicas de direito privado, a União, os Estados e os Municípios terão, nesta ordem, o direito de preferência.

§ 1º Tal alienação não será permitida, sem que previamente sejam os bens oferecidos, pelo mesmo preço, à União, bem como ao Estado e ao Município em que se encontrarem. O proprietário deverá notificar os titulares do direito de preferência a usá-lo, dentro de trinta dias, sob pena de perdê-lo.

§ 2º É nula alienação realizada com violação do disposto no parágrafo anterior, ficando qualquer dos titulares do direito de preferência habilitado a seqüestrar a coisa e a impor a multa de vinte por cento do seu valor ao transmitente e ao adquirente, que serão por ela solidariamente responsáveis. A nulidade será pronunciada, na forma da lei, pelo juiz que conceder o seqüestro, o qual só será levantado depois de paga a multa e se qualquer dos titulares do direito de preferência não tiver adquirido a coisa no prazo de trinta dias.

§ 3º O direito de preferência não inibe o proprietário de gravar livremente a coisa tombada, de penhor, anticrese ou hipoteca.

§ 4º Nenhuma venda judicial de bens tombados se poderá realizar sem que, previamente, os titulares do direito de preferência sejam disso notificados judicialmente, não podendo os editais de praça ser expedidos, sob pena de nulidade, antes de feita a notificação.

§ 5º Aos titulares do direito de preferência assistirá o direito de remissão, se dela não lançarem mão, até a assinatura do auto de arrematação ou até a sentença de adjudicação, as pessoas que, na forma da lei, tiverem a faculdade de remir.

§ 6º O direito de remissão por parte da União, bem como do Estado e do Município em que os bens se encontrarem poderá ser exercido, dentro de cinco dias a partir da assinatura do auto de arrematação ou da sentença de adjudicação não se podendo extrair a carta, enquanto não se esgotar este prazo, salvo se o arrematante ou o adjudicante fôr qualquer dos titulares do direito de preferência.

CAPÍTULO V

Disposições Gerais

Art. 23. O Poder Executivo providenciará a realização de acordo entre a União e os Estados, para melhor coordenação e desenvolvimento das atividades relativas à proteção do patrimônio histórico e artístico nacional e para a uniformização da legislação estadual complementar sobre o mesmo assunto.

Art. 24. A União manterá, para conservação e a exposição de obras históricas e artísticas de sua propriedade, além do Museu Histórico Nacional 6 e do Museu Nacional de Belas-Artes 7 , tantos outros museus nacionais quantos se tornarem necessários, devendo outrossim providenciar no sentido de favorecer a instituição de museus estaduais e municipais, com finalidades similares.

Art. 25. O Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional procurará entendimentos com as autoridades eclesiásticas, instituições científicas, históricas ou artísticas e pessoas naturais e jurídicas, com o objetivo de obter a cooperação das mesmas em benefício do patrimônio histórico e artístico nacional.




Art. 26. Os negociantes de antigüidades, de obras de arte de qualquer natureza, de manuscritos e livros antigos ou raros são obrigados a um registro especial no Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, cumprindo-lhes outrossim apresentar semestralmente ao mesmo relações completas das coisas históricas e artísticas que possuírem.


Art. 27. Sempre que os agentes de leilões tiverem de vender objetos de natureza idêntica à dos enunciados no artigo anterior, deverão apresentar a respectiva relação ao órgão competente do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, sob pena de incidirem na multa de cinqüenta por cento sobre o valor dos objetos vendidos.


Art. 28. Nenhum objeto de natureza idêntica à dos referidos no art. 26 desta lei poderá ser posto à venda pelos comerciantes ou agentes de leilões, sem que tenha sido previamente autenticado pelo Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, ou por perito em que o mesmo se louvar, sob pena de multa de cinqüenta por cento sobre o valor atribuído ao objeto.


Parágrafo Único. A autenticação do mencionado objeto será feita mediante o pagamento de uma taxa de peritagem de cinco por cento sobre o valor da mesma coisa, se este fôr inferior ou equivalente a um conto de réis, e de mais de cinco réis por conto de réis ou fração que exceder.

Art. 29. O titular do direito de preferência goza de privilégio especial sobre o valor produzido em praça por bens tombados, quanto ao pagamento de multas impostas em virtude de infrações da presente lei.

Parágrafo Único. Só terão prioridade sobre o privilégio a que se refere este artigo os créditos inscritos no registro competente antes do Tombamento da coisa pelo Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional.


Art. 30. Revogam-se as disposições em contrário.

GETÚLIO VARGAS

Gustavo Capanema

1. Este artigo refere-se à Constituição Federal de 1937. 2. O Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - SPHAN foi criado pela Lei n° 378,

de 13 de janeiro de 1937 (art. 46). 3. O Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - SPHAN foi extinto pelo Decreto n°

66.967, de 27 de julho de 1970, com absorção das suas competências pelo Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural - IBPC (Lei nº 8.029, de 12 de abril de 1990), que teve a sua denominação alterada para Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN (Medida Provisória nº 752, de 6 de dezembro de 1994, que foi convalidada definitivamente pela Lei nº 9.649, de 28 de maio de 1998).

4. Leia-se: Conselho Consultivo do Patrimônio Cultural.

5. Idem 4 6. idem 4 7. Ver Lei n° 3.924, de 26 de julho de 1961. No Código Penal, ver art. 165 (dano em coisa de

valor artístico, arqueológico ou histórico) 8. Unidade Museológica Descentralizada do Intituto do Patrimônio Histórico e Artístico

Nacional - IPHAN. 9. idem 4.

ANEXO U

Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996

Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.

O Presidente da República, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição e tendo em vista o disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968

Decreta:

Art.1. A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. Art. 2°. A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é regulada por este Decreto. Art. 3°. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Art. 4°. A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma. Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada a titulação, a identificação e a numeração seqüencial legíveis com a vista desarmada, bem como fotogramas destinados à indexação. Art. 5°. A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução. § 1°. Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original. § 2°. Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do original como para a extração de cópias. § 3°. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia. Art. 6°. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução. Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas. Art. 7º. Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I - identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados; II - número do microfilme, se for o caso; III - local e a data da microfilmagem; IV - registro no Ministério da Justiça; V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados; VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior; VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução; VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados;

IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8° No final da microfilmagem de cada série será sempre reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos: I - identificação do detentor dos documentos microfilmados; II - informações complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto; III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições do presente Decreto;

IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. Art. 9° Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original. § 1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com os seguintes elementos: a) identificação do microfilme, local e data; b) descrição das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. § 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos. § 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente. Art. 10°. Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade. Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia. Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. § 1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual deverá constar que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. § 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados, a autenticação far-se-á por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. § 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura. Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto.

Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios, a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. Art. 16 As empresas e os cartórios, que se dedicarem à microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado; III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas. Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando: I - autenticados por autoridade estrangeira competente; II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; III - forem acompanhados de tradução oficial. Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. Art. 19. As infrações, às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis. Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro será cassado definitivamente. Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento deste Decreto. Art. 21. Revoga-se o decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1969. Art. 20. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 30 de janeiro de 1996, 175° da Independência e 108° da República

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Milton Seligman

______________________ Diário Oficial da União, de 31 de janeiro de 1996.

ANEXO V

DECRETO Nº 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997

Regulamenta o art. 23 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 23 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA:

CAPÍTULO I Das Disposições Gerais

Art. 1º. Este decreto regula a classificação, reprodução e o acesso aos documentos públicos de natureza sigilosa, apresentados em qualquer suporte, que digam respeito à segurança da sociedade e do Estado e à intimidade do indivíduo. Art. 2º. Para os fins deste Decreto, considera-se: I - acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo; II - classificação: atribuição de grau de sigilo a documentos; III - credencial de segurança: certificado concedido por autoridade competente, que habilita uma pessoa a ter acesso a documento sigiloso; IV - custódia: responsabilidade pela guarda de documentos; V - desclassificação: atividade pela qual a autoridade responsável pela classificação dos documentos sigilosos os torna ostensivos e acessíveis à consulta pública; VI - documento ostensivo: documento cujo acesso é irrestrito; VII - documento sigiloso: documento que contém assunto classificado como sigiloso, e que, portanto requer medidas especiais de acesso; VIII - grau de sigilo: gradação atribuída à classificação de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu conteúdo e tendo em vista a conveniência de limitar sua divulgação às pessoas que têm necessidade de conhecê-lo. IX - reclassificação: atividade pela qual a autoridade responsável pela classificação dos documentos altera a sua classificação.

CAPÍTULO II Do Acesso

Art. 3º. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos, observado o disposto neste Decreto e no art. 22 da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 4º. Qualquer documento classificado como sigiloso, na forma do art. 15 deste Decreto, recolhido a instituição arquivística pública, que em algum momento tenha sido objeto de consulta pública, não poderá sofrer restrição de acesso. Art. 5º. Os órgãos públicos e instituições de caráter público custodiadores de documentos sigilosos, deverão constituir Comissões Permanentes de Acesso, para o cumprimento deste Decreto, podendo ser criadas subcomissões. Art. 6º. As Comissões Permanentes de Acesso deverão analisar, periodicamente, os documentos sigilosos sob custódia, submetendo-os à autoridade responsável pela classificação, a qual, no prazo regulamentar, efetuará, se for o caso, sua desclassificação. Parágrafo único. A relação dos documentos desclassificados, contendo nome e sigla do órgão ou da

instituição, tipo, número e data do documento, grau de sigilo original, destinatário e assunto, deverá ser encaminhada, semestralmente, pelas comissões permanentes de acesso, para publicação em Diário Oficial da União, do Distrito Federal, dos Estados ou dos Municípios, conforme o caso. Art. 7º. Findo o prazo estabelecido no art. 29 deste Decreto, as Comissões Permanentes de Acesso deverão liberar os documentos referidos nesse dispositivo. Art. 8º. Serão liberados à consulta pública os documentos que contenham informações pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros. Art. 9º. As Comissões Permanentes de Acesso poderão autorizar o acesso a documentos públicos de natureza sigilosa a pessoas devidamente credenciadas, mediante apresentação, por escrito, dos objetivos da pesquisa. Art. 10. O acesso aos documentos sigilosos, originários de outros órgãos ou instituições, inclusive privadas, custodiados para fins de instrução de procedimento, processo administrativo ou judicial, somente poderá ser autorizado pelo agente do respectivo órgão ou instituição de origem. Art. 11. O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de acordos ou contratos com países estrangeiros, atenderá às normas e recomendações de sigilo constantes desses instrumentos. Art. 12. A eventual negativa de autorização de acesso deverá ser justificada por escrito. Art. 13 - Todos têm direito de acessar, mediante requerimento protocolado na instituição pública custodiadora, documentos e informações a seu respeito, existentes em arquivos ou bancos de dados públicos. Art. 14. O atendimento à consulta a documentos sigilosos ou a informações pessoais existentes nos arquivos ou em bancos de dados será dado no prazo da lei, a partir da data de entrada do requerimento no protocolo.

CAPÍTULO III Do Sigilo e da Segurança da Sociedade e do Estado

Art. 15. Os documentos públicos, sigilosos classificam-se em quatro categorias: I - ultra-secretos: os que requeiram excepcionais medidas de segurança e cujo teor só deva ser do conhecimento de agentes públicos ligados ao seu estudo e manuseio; II - secretos: os que requeiram rigorosas medidas de segurança e cujo teor ou característica possam ser do conhecimento de agentes públicos que, embora sem ligação íntima com seu estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razão de sua responsabilidade funcional; III - confidenciais: aqueles cujo conhecimento e divulgação possam ser prejudiciais ao interesse do País; IV - reservados: aqueles que não devam, imediatamente, ser do conhecimento do público em geral. Art. 16. São documentos passíveis de classificação como ultra-secretos aqueles referentes à soberania e integridade territorial nacionais, planos de guerra e relações internacionais do País, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado. Parágrafo único. A classificação de documento na categoria ultra-secreto somente poderá ser feita pelos chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário federais. Art. 17. São documentos passíveis de classificação como secretos aqueles referentes a planos ou detalhes de operações militares, a informações que indiquem instalações estratégicas e aos assuntos diplomáticos que requeiram rigorosas medidas de segurança cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado. Parágrafo único. A classificação de documento na categoria secreta somente poderá ser feita pelas autoridades indicadas no parágrafo único do art. 16 deste Decreto, por governadores e ministros de Estado, ou, ainda, por quem haja recebido delegação.

Art. 18. São documentos passíveis de classificação como confidenciais aqueles em que o sigilo deva ser mantido por interesse do governo e das partes e cuja divulgação prévia possa vir a frustrar seus objetivos ou ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado. Parágrafo único. A classificação de documento na categoria confidencial somente poderá ser feita pelas autoridades indicadas no parágrafo único do art. 17 deste Decreto, pelos titulares dos órgãos da Administração Pública Federal, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municípios, ou, ainda, por quem haja recebido delegação para esse fim. Art. 19. São documentos passíveis de classificação como reservados aqueles cuja divulgação, quando ainda em trâmite, comprometa as operações ou objetivos neles previstos. Parágrafo único. A classificação de documento na categoria reservada somente poderá ser feita pelas autoridades indicadas no parágrafo único do art. 18 deste Decreto, e pelos agentes públicos formalmente encarregados da execução de projetos, planos e programas. Art. 20. Os prazos de classificação dos documentos a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de sua produção, e são os seguintes: I - ultra-secretos, máximo de trinta anos; II - secretos, máximo de vinte anos; III - confidenciais, máximo de dez anos; IV - reservados, máximo de cinco anos. Art. 21. Os documentos sigilosos, de valor probatório, informativo e histórico, de guarda permanente, de acordo com o art. 25, da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 não podem ser destruídos. Art. 22. Poderá a autoridade responsável pela classificação dos documentos, ou a autoridade mais elevada, findo o motivo de sua classificação ou alteração de sua natureza, e considerando o interesse para a pesquisa e para a administração, alterá-la ou cancelá-la, tornando-os ostensivos. Art. 23. Poderá a autoridade responsável pela classificação dos documentos, considerando o interesse de segurança da sociedade e do Estado, renová-la por uma única vez, por igual período. Parágrafo único. Poderá a autoridade superior à que classificou o documento alterar o grau de sigilo dos documentos em trâmite. Art. 24. Os documentos sigilosos serão guardados em condições especiais de segurança. Art. 25. Os procedimentos relativos à emissão de credencial de segurança serão objeto de disposições internas de cada órgão ou instituição de caráter público. Art. 26. Os agentes públicos encarregados da custódia de documentos sigilosos deverão passar, devidamente conferidos, a seus substitutos todos os documentos sob sua responsabilidade. Art. 27. Os documentos sigilosos, de guarda permanente, objeto de desclassificação, deverão ser encaminhados à instituição arquivística pública, na sua esfera de competência, ou ao arquivo permanente do órgão, para fins de organização, preservação e acesso.

CAPÍTULO IV Da Intimidade

Art. 28. Excetuam-se do acesso público irrestrito os documentos cuja divulgação comprometa a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, e aqueles integrantes de processos judiciais que tenham tramitado em segredo de justiça. Art. 29. Serão restritos pelo prazo de cem anos, a partir da data de sua produção, os documentos a que se refere o art. 28 deste Decreto. Parágrafo único. Excepcionalmente, desde que observadas as disposições constantes do art. 9º, poderá ser autorizado o acesso aos documentos referidos no art. 28 deste Decreto.

CAPÍTULO V Da Reprodução

Art. 30. A instituição pública custodiadora de documentos sigilosos fornecerá, quando solicitada pelo usuário, reprodução total ou parcial dos documentos, observadas as restrições legais e as estabelecidas pelas Comissões Permanentes de Acesso. § 1º. Todas as cópias decorrentes de reprodução serão autenticadas pelo Presidente da Comissão Permanente de Acesso respectiva. § 2º. Os documentos que contenham informações que comprometam a vida privada, a honra e a imagem de terceiros poderão ser reproduzidos parcial ou totalmente, observado o disposto no art. 8º deste Decreto. Art. 3. Serão fornecidas certidões dos documentos que não puderem ser copiados, devido a seu estado de conservação, desde que necessárias para fazer prova em juízo.

CAPÍTULO VI Das Disposições Finais

Art. 32. Os agentes públicos responsáveis pela custódia de documentos sigilosos estão sujeitos às regras referentes ao sigilo profissional ou a seu código específico de ética. Art. 33. Os órgãos públicos e instituições de caráter público custodiadores de documentos sigilosos Permanente de Acesso, a partir da data de publicação deste Decreto. Art. 34. Este decreto entra em vigor na data de sua publicação. Art. 35. Ficam revogados os Decretos nºs 79.099, de 06 de janeiro de 1977, e 99.347, de 26 de junho de 1990.

Brasília, 24 de janeiro de 1997; 176º da Independência e 109º da República. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO

Nelson A. Jobim Diário Oficial da União, de 27 de janeiro de 1997.

ANEXO X

DECRETO Nº 2.182 - DE 20 DE MARÇO DE 1997 - DOU DE 21/3/97 – Revogado

Revogado pelo Decreto nº 4.073, DE 03/01/2002.

Estabelece normas para a transferência e o recolhimento de acervos arquivísticos públicos federais para o Arquivo Nacional.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto nos arts. 1º, 4º e 18 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: Art. 1º Os acervos arquivísticos públicos de âmbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permitirá sua identificação e controle.

§ 1º Para os fins deste Decreto, considera-se:

a) Avaliação: o processo de análise e identificarão dos valores dos documentos de arquivo, com vistas à sua seleção e destinação final;b) Organização: a utilização de técnicas arquivísticas para classificação, arranjo e descrição de documentos;c) Transferência: a passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão sua destinação final, que consiste na sua eliminação ou recolhimento para guardar permanente;d) Recolhimento: a entrada de documentos para guarda permanente em instituições arquivísticas públicas, após processo de avaliação;e) Higienização Técnica de Conservação: a retirada de poeira e outros resíduos estranhos aos documentos, com vistas à sua preservação;f) Acondicionamento: a embalagem e a guarda de documentos de arquivo de forma apropriada à sua preservação.

§ 2º As atividades técnicas referidas no "caput" deste artigo, que precedem à transferência ou ao recolhimento de documentos, serão implementadas e custeadas pelo órgãos e entidade geradores dos arquivos. Art. 2º Os dirigentes dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal deverão constituir, no prazo de sessenta dias, Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção de documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guardar permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

§ 1º Os documentos relativos às atividades-meios deverão ser selecionados pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e entidades geradores dos

http://www81.dataprev.gov.br/sislex/paginas/42/1991/8159.htm

http://www81.dataprev.gov.br/sislex/paginas/22/Consti.htm


arquivos, obedecendo aos prazos de guarda e destinação estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovada pelo CONARQ.

§ 2º Os documentos relativos às atividades-meios não constantes da Tabela referida no § 1º deste

artigo deverão ser avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de

Documentos dos órgãos e entidades geradores dos arquivos, devendo os prazos de guarda e

destinação daí decorrentes ser aprovados pelo Arquivo Nacional.

§ 3º Os documentos relativos às atividades-fim deverão ser avaliados e selecionados também pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, devendo as tabelas de temporalidade, elaboradas pelas Comissões mencionadas no "caput" deste artigo, ser aprovadas pelo Arquivo Nacional. Art. 3º O Ministério da Administração Federal e Reforma do Estado deverá, tão logo sejam nomeados os inventariantes/liqüidantes para os órgãos e entidade extintos, solicitar ao Ministério da Justiça a assistência Técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental acumulado, tendo em vista o § 2º do art. 7º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 4º O Ministério da Justiça, por meio do Arquivo Nacional, baixará, no prazo de trinta dias, instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública federal, integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, para a plena consecução das medidas constantes deste Decreto. Art. 5º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. Brasília, 20 de março de 1997; 176 da Independência e 109º da República.

FERNANDO HENRIQUE CARDOSONelson A. Jobim


ANEXO Z

DECRETO Nº 3.179, DE 21 DE SETEMBRO DE 1999

Dispõe sobre a especificação das sanções aplicáveis às condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências.

"(...)

CAPÍTULO II

DAS SANÇÕES APLICÁVEIS ÀS INFRAÇÕES COMETIDAS CONTRA O MEIO AMBIENTE

Seção IV

Das sanções aplicáveis às infrações contra o ordenamento urbano e o patrimônio cultural

Art. 49. Destruir, inutilizar ou deteriorar:

I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; ou

II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial:

Multa de R$ 10.000,00 (dez mil reais) a R$500.000,00 (quinhentos mil reais).

Parágrafo único. Se o ato for realizado em monumento ou coisa tombada, em virtude de seu valor artístico arqueológico ou histórico, a multa é aumentada em dobro.

(...)”

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO

José Sarney Filho

(Diário Oficial da União, de 22 de setembro de 1999)

ANEXO A1

DECRETO Nº 3.294, DE 15 DE DEZEMBRO DE 1999

Institui o Programa Sociedade da Informação e dá outras providências

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso VI, da Constituição, DECRETA : Art. 1o Fica instituído o Programa Sociedade da Informação, com o objetivo de viabilizar a nova geração da Internet e suas aplicações em benefício da sociedade brasileira. Art. 2o O Ministério da Ciência e Tecnologia será o responsável pela coordenação das atividades e da execução do Programa. Art. 3o Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. Brasília, 15 de dezembro de 1999; 178o da Independência e 111o da República.


Ronaldo Mota Sardenberg [Diário Oficial da União, de 16 de dezembro de 1999]

ANEXO B1

DECRETO Nº 3.714 - DE 3 DE JANEIRO DE 2001 - DOU DE 4/1/2001

Dispõe sobre a remessa por meio eletrônico de documentos a que se refere o art. 57-A do Decreto nº 2.954, de 29 de janeiro de 1999, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, da Constituição, DECRETA: Art. 1º Para o cumprimento do disposto no art. 57-A do Decreto nº 2.954, de 29 de janeiro de 1999, serão observados os procedimentos estabelecidos neste Decreto. Art. 2ºArt. 2º A transmissão dos documentos a que se refere este Decreto, assinados eletronicamente pela autoridade competente, far-se-á por sistema que lhes garanta a segurança, a autenticidade e a integridade de seu conteúdo, bem como a irretratabilidade ou irrecusabilidade de sua autoria. Art. 3º Cada Ministério criará caixa postal específica para recepção e remessa eletrônica de propostas dos atos a que se refere o Decreto nº 2.954, de 1999. Parágrafo único. A Casa Civil da Presidência da República fixará o número de servidores que serão indicados e credenciados, pelos Ministros de Estado, para receber e dar destinação aos atos de que trata este artigo. Art. 4ºArt. 4º A recepção dos documentos oficiais referidos no artigo anterior será objeto de confirmação mediante aviso de recebimento eletrônico. Art. 5ºArt. 5º A caixa postal de que trata o art. 3º será dotada de dispositivo ou sistema de segurança que impeça a alteração ou a supressão dos documentos remetidos ou recebidos. Art. 6º Art. 6º O documento recebido na Casa Civil da Presidência da República será submetido ao Presidente da República para despacho, na forma estabelecida pelo Chefe da Casa Civil. Art. 7ºArt. 7º Havendo necessidade de reprodução de documento em outro meio que não seja o eletrônico, o servidor responsável certificará a autenticidade da cópia ou reprodução. Art. 8ºArt. 8º Cabe à Casa Civil da Presidência da República a administração do sistema a que se refere este Decreto aplicando-se, no que couber, o disposto no Decreto nº 3.587, de 5 de setembro de 2000. Art. 9º O Chefe da Casa Civil da Presidência da República poderá expedir normas complementares para cumpimento do disposto neste Decreto. Art.10.Art.10. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. Brasília, 3 de janeiro de 2001; 180º da Independência e 113º da República.

FERNANDO HENRIQUE CARDOSOPedro Parente






DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002

Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política Nacional de arquivos públicos e privados.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA:

Capítulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política Nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. Art. 2o Compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política Nacional de arquivos públicos e privados; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos; V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária; VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política Nacional de arquivos públicos e privados; VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios; VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados; IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991; X - propor ao Presidente da República, por intermédio do Chefe da Casa Civil da Presidência da República, a declaração de interesse público e social de arquivos privados; XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR; XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política Nacional de arquivos públicos e privados; XIII - promover a elaboração do cadastro Nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos; XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações; XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática. Art. 3o São membros conselheiros do CONARQ: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá; II - dois representantes do Poder Executivo Federal; III - dois representantes do Poder Judiciário Federal; IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal; V - um representante do Arquivo Nacional; VI - dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal; VII - dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais; VIII - um representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia; IX - um representante de associações de arquivistas; X - três representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais. § 1o Cada Conselheiro terá um suplente. § 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. § 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da República, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República, mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados.

§ 4o O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma recondução. § 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional. Art. 4o Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ. Art. 5o O Plenário, órgão superior de deliberação do CONARQ, reunir-se-á, em caráter ordinário, no mínimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros. § 1o O CONARQ funcionará na sede do Arquivo Nacional. § 2o As reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberação do Plenário ou ad referendum deste, sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção dessa medida. Art. 6o O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de dez conselheiros. Art. 7o O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação da política Nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como câmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas que repercutirem na estrutura e organização de segmentos específicos de arquivos, interagindo com as câmaras técnicas. Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenário. Art. 8o É considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer remuneração, o exercício das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das câmaras e comissões. Art. 9o A aprovação do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, é da competência do Chefe da Casa Civil da Presidência da República.

Capítulo IIDO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política Nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal; V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. § 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais. § 2o As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central. Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central; II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento; III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ; VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política Nacional de arquivos públicos e privados; VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação; IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social; X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico Nacional; XI - colaborar na elaboração de cadastro Nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos; XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ; XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização. Art.14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

Capítulo IIIDOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei nº 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei nº 8.246, de 22 de outubro de 1991. Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às normas arquivísticas do CONARQ constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público. Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas. Art. 17. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na sua esfera de competência. § 1o O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica de edital nos processos de desestatização. § 2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concluído o processo de desestatização, providenciarão, em conformidade com as normas arquivísticas emanadas do CONARQ, a identificação, classificação e avaliação do acervo arquivístico. § 3o Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das empresas mencionadas no § 2o, enquanto necessários ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instrução expedida pelo CONARQ. § 4o Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos a usucapião, nos termos do art. 10 da Lei nº 8.159, de 1991. § 5o A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente que integram o acervo arquivístico das empresas públicas e das sociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às instruções do CONARQ sobre a matéria.

Capítulo IVDA GESTÃO DE DOCUMENTOS

DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERALSeção I

Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. § 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. § 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1o serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. § 3o Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.

Seção II Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional

Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle. Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no caput, que precedem à transferência ou ao recolhimento de documentos, serão implementadas e custeadas pelos órgãos e entidades geradores dos arquivos. Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão deverá, tão logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os órgãos e entidades extintos, solicitar à Casa Civil da Presidência da República a assistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental acumulado, nos termos do § 2º do art. 7° da Lei nº 8.159, de 1991. Art. 21. A Casa Civil da Presidência da República, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, para a plena consecução das medidas constantes desta Seção.

Capítulo V DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento Nacional podem ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente da República. § 1o A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservação do acervo. § 2o São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social: I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público; II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3º da Lei nº 8.394, de 30 de dezembro de 1991; III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei nº 8.159, de 1991. Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação, acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República. § 1o O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por comissão especialmente constituída pelo CONARQ. § 2o A avaliação referida no § 1o será homologada pelo Presidente do CONARQ. § 3o Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, na forma prevista na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do território Nacional. Art. 25. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de notificação à União, titular do direito de preferência, para que manifeste, no prazo máximo de sessenta dias, interesse na aquisição, na forma do parágrafo único do art. 13 da Lei nº 8.159, de 1991. Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituições, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo. Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse público e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietários ou detentores.

Capítulo VI DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos documentos eletrônicos, nos termos da lei. Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidência da República baixará instruções complementares à execução deste Decreto. Art. 31. Fica delegada competência ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, permitida a subdelegação, para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3o do art. 3o. Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. Brasília, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independência e 114o da República.

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Silvano Gianni

(Publicado no Diário Oficial da União, de 04 de janeiro de 2002)

ANEXO C1

DECRETO Nº 4.344, DE 26 DE AGOSTO DE 2002.

Regulamenta a Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991, que dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes da República, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 18 da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991,

DECRETA:

Art. 1o Este Decreto dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes da República.

Art. 2o O acervo documental privado do cidadão eleito presidente da República é considerado presidencial a partir de sua diplomação, independentemente de o documento ter sido produzido ou acumulado antes, durante ou depois do mandato presidencial.

Art. 3o Os acervos documentais privados dos presidentes da República são os conjuntos de documentos, em qualquer suporte, de natureza arquivística, bibliográfica e museológica, produzidos sob as formas textual (manuscrita, datilografada ou impressa), eletromagnética, fotográfica, filmográfica, videográfica, cartográfica, sonora, iconográfica, de livros e periódicos, de obras de arte e de objetos tridimensionais.

Parágrafo único. Os acervos de que trata o caput não compreendem:

I - os documentos de natureza arquivística produzidos e recebidos pelos presidentes da República, no exercício dos seus mandatos, com fundamento no inciso II do art. 15 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002; e

II - os documentos bibliográficos e museológicos recebidos em cerimônias de troca de presentes, nas audiências com chefes de Estado e de Governo por ocasião das "Visitas Oficiais" ou "Viagens de Estado" do presidente da República ao exterior, ou quando das "Visitas Oficiais" ou "Viagens de Estado" de chefes de Estado e de Governo estrangeiros ao Brasil.

Art. 4o Os acervos a que se refere o art. 3o ficam organizados sob a forma do Sistema de Acervos Documentais Privados dos Presidentes da República, que compreende o conjunto de medidas e providências a serem levadas a efeito por entidades públicas e privadas, coordenadas entre si, para a preservação, conservação e acesso àqueles acervos, mediante expresso consentimento dos presidentes da República ou de seus sucessores.

Art. 5o O Sistema de Acervos Documentais Privados dos Presidentes da República, coordenado pela Comissão Memória dos Presidentes da República, atuará de forma integrada aos Sistemas Nacionais de Arquivos, Bibliotecas e Museus, e terá como objetivos:

I - preservar a memória presidencial como um todo num conjunto integrado, compreendendo os acervos privados arquivísticos, bibliográficos e museológicos;

II - coordenar, no que diz respeito às tarefas de preservação, conservação, organização e acesso aos acervos presidenciais privados, as ações dos órgãos públicos de documentação e fazer a articulação destes com entidades privadas que detenham ou tratem de tais acervos;

III - manter referencial único de informação, capaz de fornecer ao cidadão, de maneira uniforme e sistemática, a possibilidade de localizar e ter acesso aos documentos, onde quer que estejam guardados, seja em entidades públicas, em instituições privadas ou com particulares, tanto na capital federal como na região de origem do presidente ou nas demais regiões do País;

IV - propor metodologia, técnicas e tecnologias para identificação, referência, preservação, conservação, organização e difusão da documentação presidencial privada; e

V - compatibilizar as informações referentes à documentação dos acervos privados presidenciais com as dos documentos arquivísticos, bibliográficos e museológicos de caráter público.

Art. 6o A adesão ao Sistema de Acervos Documentais Privados dos Presidentes da República far-se-á por meio de termo específico, do qual constará que:

I - os acervos documentais privados dos presidentes da República integram o patrimônio cultural brasileiro e são declarados de interesse público para os fins de aplicação do § 1o do art. 216 da Constituição, conforme o art. 3o da Lei no 8.394, de 1991;

II - em caso de venda do acervo, a União tem direito de preferência, observado o disposto no art. 10;

III - sem prejuízo do disposto no inciso II, os acervos não podem ser alienados para o exterior sem manifestação expressa da União, por meio da Comissão Memória dos Presidentes da República; e

IV - o titular do acervo tem a obrigação de:

a) preservá-lo e conservá-lo de acordo com a orientação técnica da Comissão Memória dos Presidentes da República, autorizando o acesso a eles, observadas as restrições previstas em lei; e

b) comunicar ao Departamento de Documentação Histórica do Gabinete Pessoal do Presidente da República a transferência do local de guarda do acervo, dentro do território nacional.

Art. 7o As entidades, públicas ou privadas, ou as pessoas físicas mantenedoras de acervos documentais privados dos presidentes da República poderão solicitar aos órgãos públicos orientação ou assistência para a sua organização, manutenção e preservação, e pleitear apoio técnico e financeiro do poder público para projetos de fins educativos, científicos ou culturais.

§ 1o O Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN apoiará financeiramente, com recursos previstos na lei orçamentária, a consecução de projetos técnicos de interesse do Sistema de Acervos Documentais Privados dos Presidentes da República aprovados pela Comissão Memória dos Presidentes da República.

§ 2o O apoio referido no caput ficará condicionado a que:

I - os detentores dos acervos adiram à política de acervos documentais privados dos presidentes da República formulada pela Comissão Memória dos Presidentes da República e cumpram sua orientação técnica, visando ao atendimento à coletividade; e

II - os acervos sejam acessíveis à consulta pública e à pesquisa, com exceção das restrições previstas em lei.

Art. 8o A Comissão Memória dos Presidentes da República, por meio de representantes especialmente designados pelo Arquivo Nacional, pelo IPHAN, pelo Museu da República e pela Fundação Biblioteca

Nacional, realizará, anualmente, visitas técnicas para avaliação e destinação do acervo documental privado do presidente da República em exercício.

§ 1o As visitas serão organizadas pelo titular do Departamento de Documentação Histórica do Gabinete Pessoal do Presidente da República.

§ 2o O relatório conclusivo da visita técnica será apresentado ao Departamento de Documentação Histórica, separadamente, de acordo com a natureza do acervo avaliado.

Art. 9o Para efeito de registro e inventário geral dos acervos documentais privados dos presidentes da República, os documentos recebidos em viagens, encontros e audiências do presidente da República pela Ajudância de Ordens serão encaminhados ao Departamento de Documentação Histórica do Gabinete Pessoal do Presidente da República acompanhados de dados de identificação, conforme formulário padrão estabelecido por esse Departamento, devidamente preenchido, datado e assinado pelo representante do órgão, ou pessoa física remetente.

Art. 10. A venda de acervos documentais privados dos presidentes da República deverá ser precedida de comunicação por escrito à Comissão Memória dos Presidentes da República, que se manifestará, no prazo máximo de sessenta dias, sobre o interesse da União na aquisição desses acervos.

Art. 11. Compete à Comissão Memória dos Presidentes da República elaborar o seu regimento interno, que será submetido à aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República.

Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 26 de agosto de 2002; 181º da Independência e 114º da República.


Pedro Parente

(Diário Oficial da União, de 27 de agosto de 2002)

ANEXO D 1

DECRETO Nº 82.590, DE 06 DE NOVEMBRO DE 1978.

Regulamenta a Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de técnico de Arquivo.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA , usando da atribuição que lhe confere o artigo 81, item III, da Constituição, e tendo em vista o disposto no artigo 7º, da Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978,

DECRETA:

Art 1º O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, com as atribuições estabelecidas nos artigos 2º e 3º deste Decreto, só será permitido: I - aos diplomados no Brasil por curso superior de Arquivologia, reconhecido na forma da lei; II - aos diplomados no exterior por cursos superiores de Arquivologia, cujos diplomas sejam revalidados no Brasil na forma da lei; III - aos Técnicos de Arquivo portadores de certificados de conclusão de ensino de 2º grau; IV - aos que, embora não habilitados nos termos dos itens anteriores, contem, em 5 de julho de 1978, pelo menos, cinco anos ininterruptos de atividade ou dez intercalados, nos campos profissionais da Arquivologia ou da Técnica de Arquivo; V - aos portadores de certificado de conclusão de curso de 2º grau que recebam treinamento específico em técnicas de arquivo em curso ministrado por entidades credenciadas pelo Conselho Federal de Mão-de-Obra, do Ministério do Trabalho, com carga horária mínima de 1.110 horas nas disciplinas específicas. Art 2º São atribuições dos Arquivistas: I - planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo; II - planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo; III - planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias; IV - planejamento, organização e direção de serviços ou centros de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos; V - planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos; VI - orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos; VII - orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos; VIII - orientação da avaliação e seleção de documentos, par fins de preservação; IX - promoção de medidas necessárias à conservação de documentos; X - elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos; XI - assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa; XII - desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes. Art 3º - São atribuições dos Técnicos de Arquivo: I - recebimento, registro e distribuição dos documentos, bem como controle de sua movimentação; II - classificação, arranjo, descrição e execução de demais tarefas necessárias à guarda e conservação dos documentos, assim como prestação de informações relativas aos mesmos; III - preparação de documentos de arquivo para microfilmagem e conservação e utilização de microfilme; IV - preparação de documentos de arquivo para processamento eletrônico de dados; Art 4º O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, depende de registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho. Art 5º O regime a que se refere o artigo anterior será efetuado a requerimento do interessado, instruído com os seguintes documentos: I - para Arquivista:

a) diploma mencionado no item I ou no item II do artigo 1º; ou documentos comprobatórios de atividade profissional de Arquivista, incluindo as de magistério no campo de Arquivologia, durante cinco anos ininterruptos ou dez intercalados, até 5 de julho de 1978; b) Carteira de Trabalho e Previdência Social. II - para Técnico de Arquivos: a) certificado mencionado no item III do artigo 1º; ou certificado de conclusão de curso de treinamento específico previsto no item V do artigo 1º; ou documentos comprobatórios do exercício das atividades mencionadas no art. 3º, durante cinco anos ininterruptos, até 5 de julho de 1978; b) Carteira de Trabalho e Previdência Social. § 1º - O requerimento mencionado neste artigo deverá conter, além do nome do interessado, a filiação, o local e data de nascimento, o estado civil, os endereços residencial e profissional, o número da Carteira de Identidade, seu órgão expedidor e a data, e o número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas do Ministério da Fazenda. § 2º - Para comprovação das atividades profissionais de Arquivista e de Técnico de Arquivo, durante o período mencionado no item IV do artigo 1º, o interessado deverá juntar documentos que demonstrem, irrefutavelmente, o exercício. Art 6º - O exercício da profissão de Técnico de Arquivo, com as atribuições previstas no artigo 3º e dispensa do certificado de conclusão de ensino de 2º grau, depende de registro provisório na Delegacia Regional do Trabalho, do Ministério do Trabalho. § 1º - O registro provisório de que trata este artigo terá validade de 5 anos, podendo ser esse prazo prorrogado, por ato do Ministro do Trabalho, caso comprove a inexistência de cursos em determinadas cidades ou regiões. § 2º - O registro provisório será efetuado a requerimento do interessado, instruído com a Carteira de Trabalho e Previdência Social e declaração, do empregador ou da empresa interessada na sua contratação, de que se encontra desempenhando ou em condições de desempenhar as atribuições previstas no artigo 3º. Art 7º - Não será permitido o exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo aos concluintes de cursos resumidos, simplificados ou intensivos, de férias, por correspondência ou avulsos. Art 8º - Este Decreto entrará em vigor na data da sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Brasília, DF, em 06 de novembro de 1978; 157º da Independência e 90º da República.

ERNESTO GEISELArnaldo Prieto

[Diário Oficial da União, de 07 de novembro de 1978]

ANEXO E1

DECRETO Nº 3.714 - DE 3 DE JANEIRO DE 2001 - DOU DE 4/1/2001 Dispõe sobre a remessa por meio eletrônico de documentos a que se refere o art. 57-A do Decreto nº 2.954, de 29 de janeiro de 1999, e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, da Constituição, DECRETA: Art. 1º Para o cumprimento do disposto no art. 57-A do Decreto nº 2.954, de 29 de janeiro de 1999, serão observados os procedimentos estabelecidos neste Decreto. Art. 2º A transmissão dos documentos a que se refere este Decreto, assinados eletronicamente pela autoridade competente, far-se-á por sistema que lhes garanta a segurança, a autenticidade e a integridade de seu conteúdo, bem como a irretratabilidade ou irrecusabilidade de sua autoria. Art. 3º Cada Ministério criará caixa postal específica para recepção e remessa eletrônica de propostas dos atos a que se refere o Decreto nº 2.954, de 1999. Parágrafo único. A Casa Civil da Presidência da República fixará o número de servidores que serão indicados e credenciados, pelos Ministros de Estado, para receber e dar destinação aos atos de que trata este artigo. Art. 4º A recepção dos documentos oficiais referidos no artigo anterior será objeto de confirmação mediante aviso de recebimento eletrônico. Art. 5º A caixa postal de que trata o art. 3º será dotada de dispositivo ou sistema de segurança que impeça a alteração ou a supressão dos documentos remetidos ou recebidos. Art. 6º O documento recebido na Casa Civil da Presidência da República será submetido ao Presidente da República para despacho, na forma estabelecida pelo Chefe da Casa Civil. Art. 7º Havendo necessidade de reprodução de documento em outro meio que não seja o eletrônico, o servidor responsável certificará a autenticidade da cópia ou reprodução. Art. 8º Cabe à Casa Civil da Presidência da República a administração do sistema a que se refere este Decreto aplicando-se, no que couber, o disposto no Decreto nº 3.587, de 5 de setembro de 2000. Art. 9º O Chefe da Casa Civil da Presidência da República poderá expedir normas complementares







para cumprimento do disposto neste Decreto. Art.10. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. Brasília, 3 de janeiro de 2001; 180º da Independência e 113º da República. FERNANDO HENRIQUE CARDOSOPedro Parente Este texto não substitui o publicado no DOU DE 4/01/2001

Documents

UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ - siaibib01.univali.brsiaibib01.univali.br/pdf/Morhiana Zanchett de Souza.pdf · atual de arquivamento dos documentos; apresentou-se os tipos documentais