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A GKO Informática

Fundada em 1987, a GKO Informática se dedica ao desenvolvimento e apoio à implantação de soluções de base tecnológica na área de logística. Com o tempo, a empresa se especializou em gestão de fretes para embarcadores, segmento no qual atua com seu principal produto, o GKO FRETE.

O software foi eleito a Marca Líder em TMS (Transportation Management System) por quatro anos seguidos em premiação promovida pela revista IntraLogística, editada pelo Instituto IMAM. A GKO Informática, por sua vez, conquistou o título de “Protagonista da Logística” pela Aslog (hoje ABRALOG), associação que representa as empresas e os profissionais de logística.

Em função da experiência de 28 anos de mercado, a GKO expandiu sua atuação para a terceirização de processos da gestão de fretes, com a LogPartners, e serviços em nuvem que apoiam a relação embarcador-transportador, com o GKO Plus.

O GKO FRETE

Software líder de mercado no segmento de gestão de fretes contratados junto a transportadoras, operadores logísticos e/ou autônomos.

Em constante desenvolvimento, o GKO FRETE possui integração contábil e fiscal a qualquer ERP. Dessa forma, o sistema facilita e automatiza processos, entre os quais aqueles que se referem à migração de dados entre os diversos ambientes disponíveis nas empresas.

O GKO FRETE permite, ainda, realizar a gestão a partir dos pedidos de venda, incluir anexos aos documentos armazenados e validar o CTe junto ao SEFAZ, entre outras funcionalidades, que serão aprofundadas na sequência.

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Funcionalidades do sistemaClique nos itens para conhecer cada função

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Segurança

O GKO FRETE permite o cadastro de usuários com

privilégios de forma segura, onde é possível segregar

funções e ter segurança exigida pela lei SOX.

Na aprovação do pagamento de faturas com divergência, é

possível ter alçadas de aprovação, onde somente usuários

com privilégios possam liberar este pagamento.

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Permite rastreamento das alterações realizadas no banco de dados

possibilitando identificar o que foi modificado, por quem e quando.

Auditoria


A partir da exportação de dados de NF’s, a empresa

usuária obtém uma auditoria sobre todas as faturas e

conhecimentos emitidos pela transportadora. A

ferramenta assegura que o valor cobrado está de acordo

com as tabelas negociadas e embarques efetivados, sem

qualquer desvio, virtualmente quaisquer que sejam as

mecânicas de cálculo de frete definidas nestas tabelas.

Com esse processo, na maioria dos casos, se

reduz em pelo menos 2 % o valor total dos

fretes, por identificar-se erros de cobrança.

Emissão de romaneio


Esta função faz-se necessária quando a empresa não

prepara romaneios no seu ambiente corporativo,

exportando seus dados juntamente com as NF’s, e

precisa definir quais documentos pertencem a cada

embarque. A emissão de romaneio aplica-se, ainda,

quando, no embarque, novos dados são agregados,

necessários ao cálculo correto do valor dos fretes.

Também permite auxiliar na gestão de riscos,

assegurando os valores máximos permitidos a

cada embarque.

Existe a possibilidade de o sistema montar

automaticamente o romaneio em função de regras

de agrupamento de NFs por região, tipo de contrato

e capacidade do veículo.

Agendamento


O GKO FRETE permite identificar os clientes que

exigem agendamento e o momento que deve ser

realizado o processo, seja após pedido, faturamento

ou quando o produto estiver disponível no CD mais

próximo do local de entrega.

O sistema envia mensagem de e-mail ou SMS

apresentando sugestão de datas em função dos prazos

previstos de entrega e de um calendário onde os clientes

podem definir restrições de dias para entrega.

Romaneio/Preparação de Embarque


A funcionalidade de montagem de romaneios permite a geração automática dos romaneios usando regras pré-

definidas, de acordo com as condições dos clientes, preferências de transportador por rotas, agendas,

negociações de frete, capacidade de carga/disponibilidade dos veículos.

Os pedidos podem ser lidos por códigos de

barras e passam por um processo de

agrupamento e simulação, onde há a

escolha automática das melhores condições

de frete, entre transportadora, modal,

tabela de preço e tipo de veículo utilizado.

Esse processo tem integração com o ERP

possibilita a escolha da melhor opção de

frete antes da emissão de Nota Fiscal e

pode ser refeito após a integração das

notas, caso haja alteração do cenário. O processo também passa por

workflow de aprovação, quando determinado pelas regras.

Pré-fatura


O GKO FRETE permite emitir um documento de cobrança

para as transportadoras onde constarão todas as Notas

Fiscais transportadas e qual o valor do frete. O uso de pré-

fatura pode evitar o esforço de auditoria, já que a

cobrança, nesse caso, encontra-se pré-aprovada.

Gestão de ocorrências


A empresa pode realizar toda a gestão de

processo, com acompanhamento das informações

desde a coleta até a entrega, agregando, inclusive,

a auditoria de ocorrências não previstas que

geram custos, tais como reentregas, devoluções,

içamentos, entre outros.

Com esta função se gerencia adequadamente os custos

adicionais dos transportes, identificando cobranças

recorrentes que poderão ser pesquisadas e ter os seus

motivos eliminados, reduzindo custos em pelo menos

0,5 % do valor total dos fretes.

Além disso, é possível implementar um modelo de multa por atraso às transportadoras,

processos automáticos de débito contra perda de produtos e assim por diante.

Simulações


Através dessa funcionalidade, a empresa poderá

tanto realizar simulações para um determinado

período ou região, quanto para um embarque

específico.

As simulações permitem reduções significativas nos

valores de fretes, sendo possível considerar uma

redução mínima de 3 % dos valores presentes.

Há casos de processos de concorrências conduzidas

com o apoio do GKO FRETE em que as reduções

chegaram à casa dos 20 % !

Solicitação de Transportes


A Solicitação de Transportes (ST) possui um módulo web

que permite a qualquer pessoa fazer uma demanda de

transporte, desde que esteja autorizada pela empresa

usuária do GKO FRETE.

Por exemplo, o módulo web poderia ser usado por

clientes da empresa usuária para acionar o transporte de

logística reversa (recolher produtos perigosos ou

embalagens retornáveis, etc.) ou por funcionários de filiais

para solicitar o transporte de materiais de uma unidade a

outra ou para um cliente.

Avaliação de desempenho

Poderão ser definidos critérios de avaliação para cálculo dos

indicadores de desempenho das transportadoras. Estes dados

podem estar associados a ocorrências, como, por exemplo,

indicadores de pontualidade de entrega, de entregas sem perda de

produtos e documentos, de processos sem reclamações dos

destinatários, e assim por diante.

Os indicadores podem ser de divergências dos valores cobrados e/ou

obtidos durante o procedimento de embarque, como vistorias do

veículo ou pontualidade na coleta.

O principal ganho desta função se relaciona com a melhor

percepção do serviço de transporte oferecido pela empresa aos

seus clientes por meio das transportadoras contratadas.


Integração contábil e fiscal


A empresa pode, a partir do GKO FRETE, disponibilizar dados para os sistemas

corporativos, viabilizando a escrituração fiscal e os lançamentos de provisão e

contabilização sem intervenção manual, por meio de macros.

Para essa integração são necessários processos do ambiente

corporativo para leitura dos dados disponibilizados. Erros

contábeis e fiscais são eliminados, evitando-se recolhimento

a maior de impostos e multas nos casos de recolhimento a

menor.

Integração com Correios


Muitas empresas contratam os serviços dos Correios

como transportadora e precisam integrá-lo ao seu

ambiente para otimizar processos e obter informações.

O GKO FRETE viabiliza a emissão de

etiquetas e AR (Aviso de Recebimento),

logística reversa, solicitação de coleta

domiciliar, autorização de postagem,

rastreamento de objetos, importação

do faturamento de cobrança dos

Correios para auditoria, entre outros

recursos.

DLL/Web Service Simulação


Este recurso permite a qualquer sistema consultar o GKO FRETE

quanto aos valores de frete de determinada carga ou embarque.

Também é possível fazer uma consulta via DLL, a partir

de um site de vendas, para apresentar ao cliente

online alternativas de valores de frete para, por

exemplo, modais aéreo e terrestre.

Por exemplo, ele possibilita que o módulo de compras do

ERP, ao preparar um pedido, faça uma consulta para

determinar a transportadora com melhor valor de frete

para aquela transação.

Relatórios gerenciais


O GKO FRETE oferece uma ampla gama de

relatórios gerenciais, voltados para: Notas Fiscais,

Custo de Frete, Impostos, Contabilização,

Avaliação das Transportadoras, Ocorrências,

Pontualidade de Entregas, Faturas, Romaneios,

entre outros.

Anexação de documentos


Possibilidade de anexar, aos cadastros do sistema, arquivos

relacionados ao processo facilitando a manipulação dos

documentos.

É possível, por exemplo: anexar o arquivo pdf ou doc referente ao

contrato, ao Cadastro do Transportador; o XML do CTe ao

Cadastro de Conhecimento; o pdf do boleto bancário ao Cadastro

de Fatura, documentos relativos à geração de ocorrência, como

laudos técnicos de produtos, ao Cadastro de Ocorrência, fotos de

veículos sinistrados, imagem do comprovante de entrega assinado,

e muito mais.

Permite criar regras que condicionem a sequência do processo

para próxima etapa à anexação de documento (bloqueio do

workflow na ausência do documento). Todos os cadastros

existentes no sistema possibilitam anexar um ou mais documentos

e não há limite para tipos de arquivos ou quantidade.

Macros


Com esse recurso do GKO FRETE é possível

automatizar a execução de diversos procedimentos,

de acordo com uma sequência, frequência e

horários a serem definidos pelo usuário.

Pode ser utilizado para, por exemplo, gerar a cada

início de semana, determinados relatórios em pdf,

os enviando por e-mail a destinatários definidos.

Portal do Transportador


Este Portal permite ao pequeno transportador,

que não possui infraestrutura adequada, acessar

o ambiente do GKO FRETE e entrar com

informações de conhecimentos, nota fiscal de

serviços, ocorrências e faturas, eliminando a

necessidade de digitação pelo embarcador.

Rio de JaneiroAv. Marechal Câmara, 160 grupo 715 - Centro20020-080 - Rio de Janeiro - RJTel: (21) 2533-3503Fax: (21) 2262-5200

São PauloRua Oscar Freire, 2.271 Cerqueira Cesar05409-011 - São Paulo - SPTel/Fax: (11) 3086-2551

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