Treinamento de Budget

AIESEC em MANAUS

BUDGETING

FINANCE TEAM 2010 Elizeu Silva VPF 2010

BUDGETING$ Objetivos da sessão

Entender o que é budgeting e sua importância para a saúde financeirada @MN;

Ver/rever um pouco de P. E;

Entender a relação PLAN – Budget;

Conhecer a ferramenta budget, sua construção, uso e aplicabilidade;

Alinhar o EB ao Planejamento financeiro da @MN.


BUDGETING$ What is Budgeting

- Budgeting is the process of estimatingthe revenues and expenses for the LCduring the term;

- These revenues and expenses are basedon the LC historical data, in the termplan/revision of the plan and in the LCfinancial goals;

- Budget must be continually comparedto the actual LC’s financial performance;

- Budget gives us, in a financial perspective, the measurement of the LC’s performance.


$ Budgeting Importance and Role

- Define the revenues and expenses forthe next term;

-Allocate revenues and expensesstrategically along the term;

- Plan and control the LC’s priorityactivities (investments);

- Specify the amount available forinvestments and how much we need tofundraise;


BUDGETING

$ Budgeting Importance and Role

- Do viability analysis and prioritizing, asyou know in advance the expensesplanned for each activity, endorsing theirimplementation;

- Measure the responsibilitiesfulfillment, Plan goals achievement,discipline in expenses and return oninvestments;

- Help the Executive Board in thedecision making process.


BUDGETING

$ - Budgeting inside the LC Management Flow


BUDGETING

$ - Planejamento Estratégico


BUDGETING

O que é?

A estratégia de uma organização consiste no conjunto de mudançascompetitivas e ações que os diretores executam para alcançar o melhordesempenho.

É um planejamento para reforçar a posição da organização no mercado,promover a satisfação dos clientes e atingir os objetivos.

Qual a importância?Sem estratégia, um gestor não tem um rumo previamente consideradopara seguir, não tem um mapa e um programa de ação unificado paraproduzir os resultados almejados.

Desenvolver a visão

estratégica e a missão do

negócio

Estabelecer os objetivos e

metas

Elaborar uma

estratégia para atingir os objetivos

Implementar e executar a estratégia

Avaliar, revisar e iniciar

correções



BUDGETING

Cinco passos para construção do planejamento

Revisar conforme necessário



BUDGETING

Desenvolver a visão estratégica e a missão do negócio

Qual é a nossa visão?O que estamos tentando fazer e nos tornar?

• Visão de uma organizaçãoÉ a perspectiva da empresa a longoprazo, onde a empresa pretendechegar dentro de alguns anos, poremalgo atingível.

Ex.: Ser o maior CL do Brasil com 100intercâmbios realizados até 2012 eatingindo um nível de qualidade de90%.



BUDGETING

Desenvolver a visão estratégica e a missão do negócioQual é a nossa visão?O que estamos tentando fazer e nos tornar?

• Missão de uma organizaçãoA missão da empresa é o papel que eladesempenha em sua área de atuação. Éa razão de sua existência hoje erepresenta o seu ponto de partida, poisidentifica e dá rumo ao negócio.

Responder às seguintes perguntas:- O que nós fazemos?- Quem são os nossos clientes?- O que é valor para os nossos clientes?- O que é importante para os nossos membros, nossa comunidade e etc.



BUDGETING

Estabelecer objetivos e metas•O estabelecimento de objetivos é a conversão da declaração geral damissão do negócio e da direção da empresa em objetivos dedesempenho específico.

•O estabelecimento de metas é a conversão dos objetivos em algomensurável por meio do qual pode se acompanhar o progresso daorganização.



BUDGETING

Elaboração da estratégia

•A estratégia consiste de ações que são empregada para atingir osobjetivos de desempenho da organização.

• Os objetivos sãos os fins e a estratégia é o meio gerencial de atingi-los.

•A estratégia é pró-ativa e reativa.

> Análise interna e externa da Empresa:- Análise do macro e micro-ambiente;- SWOT

Estamos aqui!

Onde queremos estar!



BUDGETING

Elaboração da estratégiaPlano operacional

Concretiza a estratégia através de instruções claras estabelecendo-se oque, como, quando, quem será o responsável, quanto custará e ocronograma a ser seguido.

-5w2hWhat?Why?Who?When?Where?How?

How much? = BUDGETING

Obs: O Nosso P. O. é uma adaptação do 5w2h.



BUDGETING

Implementação e execução- Estratégia clara- Programas de apoio- Estrutura- Sistemas- Estilo- Pessoal- Valores compartilhados.

Revisão e avaliaçãoDeverá ser freqüente para conferir se as ações estão sendo executadas. Esta é a fase em que são medidos os desempenhos, checados os orçamentos, obtidas e analisadas as informações de cada responsável, apresentação de medidas para correção de rumo, caso seja necessário.

$ - Budget Building Methodology

Scenarios

- The 3 scenarios we use in AIESEC arebased on the level of revenues:

• Pessimistic Scenario: same value ofrevenues of the last term Budget;

• Realistic Scenario: 20% of growth inrevenues comparing to last termBudget;

• Optimistic Scenario: revenues basedon the LC Plan output;


BUDGETING

$ Budget Building Methodology

Scenarios Building – Revenues and Basic expenses

•Defining your final Pricing for thedifferent exchange revenues categories;

•We will consider just the LC’s revenuesand the basic/necessary expenses;

•We start with the optimistic one andgoes until the pessimistic.


BUDGETING

$ - Budget Building Methodology

Scenarios Building – Revenues and Basic expenses• Optimistic Scenario

- Defining your final Pricing for the different exchange revenues categories;

- Getting Exchange goals from the LC Plan output;

- Getting also all the other revenues that can be predicted according the LCPlan, like PSel revenues, financial revenues, events revenues, etc;

- Getting the basic expenses (Most of the revenues need some previousexpenses to happen. Some revenues bring together with them some expenses(for example, when you raise an EP you need to pay a fee to the MC in the next“Extrato de CL”);

-Getting areas Must-Dos expenses and a lot of fix expenses the LC has in orderto run its activities, as MC Fee, office materials, telephone, etc.-Obs: O cenário otimista é configurado no PLAN do CL.


BUDGETING


Scenarios Building – Revenues and Basic expenses

•Realistic Scenario

- The realistic scenario of the coming Budget is based on the LCprevious Budget realized revenues.

- Calculate a growth of 20% over this value. The result gives you theapproximated value of the total revenues that should be planned forthe realistic scenario of the coming term.

Numerical example:

• Total realized revenues of previous term = R$ 63.000,00;• 20% of growth = R$ 75.600,00.


BUDGETING


Scenarios Building – Revenues and Basic expenses•Realistic Scenario

- Start reducing the Exchange goals and cutting other uncertainrevenues from the optimistic scenario until you get a total revenuesvalue close to the calculated value (R$ 75.600,00 in the numericalexample).

- Cut the expenses related to revenues and cut or reduce also otherpossiblen expenses.


BUDGETING


Scenarios Building – Revenues and Basic expenses•Pessimistic Scenario

- The pessimistic scenario of the coming Budget is also based on the LC previousBudget realized revenues. This value gives you the approximated value of thetotal revenues that should be planned for the pessimistic scenario of the comingterm (0% of growth in revenues).

- Start reducing even more the Exchange goals and cutting other uncertainrevenues from the realistic scenario until you get a total revenues value close tothe total revenues value of the previous term (0% of growth in revenues).

-Cut the expenses related to revenues and cut or reduce also other possibleexpenses, leaving just the expenses the LC really needs to run its activities.

Obs: Nós não incluimos investimentos na construção dos 3 cenários. Orçamos apenas as receitas edespesas basicas que são importantes para o andamento das atividades do CL.


BUDGETING


Financial Goal – KPI

-Months of reservesEx.: •Amount of expenses along the term: $ 12.000,00.•Average of expenses monthly: $ 1.000,00.•Cash: $ 3.000,00.> Months of reserves: 3 months.

This goal will guide the LCVPF on tracking the Budget and help him to makedecisions about financial investments during the whole term. The LCVPF role isto analyze the LC performance (through the financial perspective) and helpthe LCP on the decision making process regarding LC investments, month aftermonth, cutting or reducing investments when necessary, always aiming toreach the financial goal.


BUDGETING


Financial Goal – KPI

-Relative Growth in Operational Revenues

- Percentual Achieved of Operational Revenues Planned


BUDGETING


Local Investment Policies

The Local Investment Policy is defined by the Executive Board and defines whichwill be the priorities of the LC in the coming term concerning investments;

It`s usually composed for 4 types of investments:· Core Work;· Reserves;· Members;· Infra-structure;

So, before finishing the 3 Budget scenarios, the LCVPF must guarantee that the LChas a Local Investment Policy. It doesn’t need to be a formal document. It can bedecided in an EB meeting.


BUDGETING

$ Budget Building MethodologyFinal Budget Scenarios – InvestmentsConsidering the amount of money mentioned above, the current LCreserves (the amount of money the LC has today) and the planned financialterm result (difference between total revenues and total expenses planned)in each one of the 3 scenarios it is easy to conclude how much money theLC can invest in each scenario.


BUDGETING


Working with the 3 Scenarios

Even you build the 3 scenarios, you will only have to use and fill (realized partfrom SIG) the realistic scenario during the term. The pessimistic and theoptimistic ones you will build and just use them to check, through comparisonwith the values planned, in which scenario the LC Budget Realized is in a rightmoment.This will be really important in the monthly tracking process.


BUDGETING

Economy & Finance

Treinamento de Budget