Módulo 2 - Capacitação para ONGs - Voluntariado Online FT

1 Voluntariado

Fundação Telefônica

Equipe IVA/SC

Fundação Telefônica 2012

Capacitação para ONGs

Voluntariado Online Módulo 2

2 Voluntariado


Olá,

Hoje, 27 de julho, daremos continuidade à nossa Capacitação sobre Voluntariado Online para Organizações do Terceiro

Setor.

Caso tenha alguma dúvida, estou à disposição!

[email protected]

Bons estudos!

mailto:[email protected]

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O que veremos aqui?

Próximo passo: Planejar!

A importância da Comunicação

2

3

1 Minha Organização está pronta para o Voluntariado Online?

4 Selecionando Voluntários Online

5 Desenvolvendo a atividade online

Reconhecimento do Voluntário Online 6

7 Direitos e Responsabilidades

8 Mitos sobre o Voluntariado Online

9 Atividades

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• Experiência • Tecnologias e ferramentas básicas

• Necessidades da Organização

Avaliações:

Minha Organização está pronta?

Pesquisar experiências de sucesso sobre o Voluntariado Online e de que forma outras Organizações estão fazendo uso desse recurso é o primeiro passo para planejar o gerenciamento de voluntários online.

Você vai precisar revisar as candidaturas às suas vagas postadas no Portal, responder aos candidatos e se comunicar com os voluntários online regularmente. Um serviço de internet adequado e acesso a determinados softwares são pré-requisitos essenciais para possibilitar o voluntariado online.

É importante ter de forma bastante clara a forma como os voluntários online podem apoiar sua Organização. Considere as atividades que precisam ser realizadas e como as habilidades dos voluntários online podem viabilizar os esforços de desenvolvimento da sua Organização.

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• Equipe capacitada

• Tempo

• Diferenças culturais

Avaliações:

Minha Organização está pronta?

A capacitação de todos os envolvidos na Organização é importante – não apenas o Coordenador de Voluntários.

Entenda que gerenciar voluntários online exige certa quantidade de tempo e comprometimento. Você vai precisar responder aos candidatos, dar orientações no inicio de cada atividade e acompanhar o desenvolvimento das mesmas, assim como avaliar e certificar as atividades concluídas.

Voluntariado Online conecta pessoas das mais variadas culturas provenientes do mundo inteiro, fazendo com que a experiência se torne verdadeiramente multicultural. É importante ficar ciente das diferenças culturais, estilos de trabalho e desafios enfrentados com a comunicação feita em diferentes idiomas.

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•Defina claramente as atividades

•Comece pequeno

•Prepare-se para iniciar imediatamente

•Organize um calendário

Próximo Passo... Planejar

atividades de curto prazo; atribuições simples. Aumente suas experiências quando se sentir confortável com todo o processo de gestão dos voluntários online.

Um cronograma bem delineado na descrição da atividade ajudará os voluntários interessados a decidir se podem se comprometer e desenvolver as atividades solicitadas no tempo previsto.

Uma ONG bem

organizada e

responsável é

elemento chave

para o sucesso

de um

programa de

voluntariado

online.

limitar suas necessidades a vagas bem definidas; um objetivo específico aumentará as chances de encontrar voluntários capacitados.

Voluntários Online se candidatam para atividades quando seus horários de trabalho e pessoal permitem o engajamento e comprometimento com o voluntariado. Eles geralmente estão prontos para iniciar imediatamente a colaborar com sua Organização.

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O Correio eletrônico ou e-mail foi a primeira aplicação da Internet e continua com um valor inestimável. O e-mail permite a comunicação entre duas ou mais pessoas de forma extremamente fácil. Pelo e-mail podemos entrar em contato com especialistas e amigos em qualquer parte do mundo apenas com um clique do mouse.

•Cada Organização pode – e deve – desenvolver seus métodos próprios de comunicação com seus voluntários online;

•O importante é manter a atividade em andamento,

o voluntário motivado e a equipe unida.

A Importância da Comunicação

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• Confirme o recebimento das candidaturas - Quando sua oportunidade for publicada no Portal ela será divulgada e acessada por grande número de voluntários interessados. As candidaturas serão informadas à sua organização através do e-mail que foi cadastrado no Portal. O voluntário candidato à oportunidade deve receber uma confirmação do recebimento da sua candidatura, com informações que a organização achar pertinente.

• Analise as candidaturas - As candidaturas dos voluntários devem conter uma breve apresentação,

com descrições das motivações, experiências, habilidades e disponibilidade para a atividade. Caso a organização sinta a necessidade de maiores informações, um contato pode ser feito com o candidato, a fim de entrevista-lo ou testá-lo para específicas tarefas.

• Dialogue - Apresente aos potenciais voluntários online as suas expectativas para a atividade. Isso

pode ser feito através de e-mails padrões contendo os detalhes e o passo-a-passo de cada tarefa, por exemplo. Pode haver negociação entre a organização e o voluntário antes do comprometimento definitivo. Incentive os candidatos a perguntarem qualquer dúvida ou questionamento que possam ter e, quando necessário, divulgue mais informações sobre a atividade, sua organização, apoio que será dedicado a eles, etc.

• Comunique sua decisão - Responda aos seus candidatos rapidamente, ou eles podem perder o

interesse e se candidatar para outras oportunidades de outras organizações. Mesmo que você decida por não trabalhar com determinado candidato, o informe sobre sua decisão, pois pode ser muito frustrante se candidatar a uma oportunidade e nunca receber nenhum tipo de resposta da organização.

Selecionando Voluntários Online

A maneira correta de selecionar voluntários para determinadas atividades será decisiva para o sucesso da experiência!

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Desenvolvendo a Atividade

• Comunicação clara e efetiva - A regra básica para efetiva comunicação online é o envio de mensagens que devem ser concisas e diretas. Comunicações online correm o risco de serem incompreendidas ou mal interpretadas. É também importante se ater às diferenças culturais e de linguagem. Personalizar suas mensagens, expressar interesses pelos voluntários e pelo trabalho que eles estão desenvolvendo e dividir informações sobre você mesmo pode ajudar a superar as desconfianças provenientes do anonimato da Internet.

• Oferecer orientação e delimitar um calendário - Apresentar ao voluntário uma visão

geral da sua organização, dos projetos que estão sendo desenvolvidos, assim como informações precisas sobre como desenvolver as atividades que estão sendo propostas. Seja explícita sobre suas expectativas e necessidades. Estabeleça objetivos e prazos.

Você elaborou uma oportunidade de forma clara e objetiva e cuidadosamente selecionou os voluntários candidatos. Agora você irá enfrentar a parte mais desafiadora: o desenrolar das atividades e a colaboração Online com seus voluntários. É importante...

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Acompanhamento - Entre em contato com seus voluntários regularmente e ofereça feedback sobre suas performances. Uma sugestão é pedir aos voluntários online que enviem semanalmente um parecer sobre o andamento das atividades. Caso você não fique satisfeito com os resultados ou forma de colaboração, é importante comunicar isso imediatamente ao voluntário. Por exemplo, se um voluntário não cumpre os prazos, explique o porquê a atividade é importante para sua organização e mostre as conseqüências do atraso ou inconcluso das tarefas para o sucesso dos projetos. Incentivar o trabalho em equipe - Em algumas situações pode ser mais eficaz um grupo de voluntários trabalhando em conjunto em uma atividade do que voluntários individuais fazendo o mesmo. Combinando os conhecimentos e habilidades de vários voluntários e os encorajando a compartilhar experiências e pontos de vista terão como conseqüência melhores resultados. Ao mesmo tempo, para o voluntário Online, trabalhar com uma equipe de voluntários que podem oferecer ricas e curiosas contribuições, pode ser mais gratificante do que trabalhar sozinho. Dar respostas - Quando o voluntário completar suas atividades você deve avaliar o trabalho que foi desenvolvido e certificar o voluntário. É muito importante que o voluntário online tenha seu trabalho reconhecido pela organização. Além disso, ao fazer uma avaliação do trabalho do voluntário ele pode repensar seu desempenho e fazer modificações necessárias para uma nova oportunidade no futuro.

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Diga aos seus voluntários como suas contribuições foram empregadas ou como a organização planeja fazer uso delas.

Reconhecimento do Voluntário Online

Informar aos voluntários sobre a diferença que eles fizeram Emitir um certificado de reconhecimento Compartilhar contribuições Notas de Agradecimento

Demonstrar apreço pela contribuição e dedicação do voluntário online é uma importante fonte de motivação. Você pode, por exemplo...

Um certificado deve apresentar o título da oportunidade, o nome do voluntário, nome e logomarca da Organização.

Insira pequenas notas sobre os voluntários online nos panfletos, revistas, web sites, blogs, ou qualquer outro material que a Organização desenvolva.

Compartilhar e promover as histórias de sucesso de voluntariado online é uma ótima maneira de incentivas pessoas a aderirem o voluntariado online.

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Todo voluntário, seja ele online ou presencial, tem direito à:

Desempenhar uma tarefa que o valorize e que seja um desafio para ampliar habilidades ou desenvolver outras.

Receber apoio no trabalho que desempenha (capacitação, supervisão e avaliação técnica).

Ter a possibilidade da integração como voluntário no grupo/organização onde presta serviço.

Ter as mesmas informações que o pessoal remunerado e descrição clara de tarefas e responsabilidades.

Contar com os recursos indispensáveis para o trabalho voluntário.

Respeito aos termos acordados quanto à sua dedicação, tempo doado, etc. e não ser desrespeitado na disponibilidade assumida.

Receber reconhecimento e estímulo.

Ter oportunidade para melhor aproveitamento de suas capacidades recebendo tarefas e responsabilidades de acordo com os seus conhecimentos, experiência e interesse.

Ambiente de trabalho favorável por parte do pessoal remunerado da instituição.

Todo voluntário, seja ele online ou presencial, tem a responsabilidade de:

Conhecer a organização e/ou a comunidade onde presta serviços (a fim de trabalhar levando em conta essa realidade social) e as tarefas que lhe forem atribuídas.

Escolher cuidadosamente a área onde deseja atuar conforme seus interesses, objetivos e habilidades pessoais, garantindo um trabalho eficiente.

Ser responsável no cumprimento dos compromissos assumidos livremente como voluntário.

Só se comprometer com o que de fato puder fazer.

Respeitar valores e crenças das pessoas com as quais trabalha.

Trabalhar de forma integrada e coordenada com a organização onde presta serviço e aproveitar as capacitações oferecidas, através de uma atitude aberta e flexível.

Manter os assuntos confidenciais em absoluto sigilo.

Acolher de forma receptiva a coordenação e a supervisão de seu trabalho.

Usar de bom senso para resolver imprevistos, além de informar os responsáveis.

Direitos e Responsabilidades

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Mitos sobre o Voluntariado Online Por Jayne Cravens* O serviço de voluntariado online é um tipo de trabalho não remunerado prestado via Internet. Não se trata de uma modalidade nova; há mais de 10 anos que Organizações de países da Europa e dos Estados Unidos já utilizam o voluntariado online como forma de fortalecer o serviço voluntário. Entretanto, ainda há muito a ser feito para solidificar essa prática. Uma boa forma de debater sobre o assunto é conhecer os mitos, medos e receios mais comuns de Organizações e contestá-los!

Mito 1 - Voluntários online não se candidatam a vagas que exigem a presença física do voluntário. Falso. De acordo com a pesquisa realizada pelo Projeto de Voluntariado Virtual, no final dos anos 90, bem como evidências verídicas provindas de diversas organizações, a grande maioria dos voluntários online também se dispõem a prestar serviços pessoalmente; geralmente em instituições dentro de suas cidades ou regiões, e freqüentemente nos mesmos lugares onde prestam serviço online.

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Mito 2 - O voluntariado online é uma ótima oportunidade para as pessoas que não possuem tempo disponível para exercer o trabalho voluntário! Falso. Este é provavelmente o maior e mais perturbador mito a respeito da prática. O voluntariado online requer tempo REAL, e não um tempo “virtual”. Se você não tem tempo para fazer uma atividade voluntária presencial, muito provavelmente também não terá para ser um voluntário online. Tal serviço não deveria de maneira alguma ser promovido APENAS como um método alternativo para pessoas que não possuem tempo para o trabalho presencial. Preferencialmente, o apelo do voluntariado online para os colaboradores deve servir para as seguintes situações: Como uma maneira alternativa para que a pessoa possa ajudar uma organização que já está ajudando através de serviços que não demandem a presença do indivíduo; Como uma alternativa para aqueles que não podem estar presentes, pois, apesar de possuírem tempo hábil para o desenvolvimento da atividade, não podem se deslocar de suas casas ou trabalho; Permitir que pessoas com deficiência física ou que não podem viajar facilmente possam desenvolver o trabalho voluntário; Permitir que pessoas possam auxiliar organizações voltadas à causas ou assuntos de seus respectivos interesses ainda que a instituição não apresente vagas internas condizentes com a área de atuação do profissional; Permitir que as pessoas desenvolvam trabalhos em regiões longínquas sem a necessidade de viajar até o local.

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Mito 3 - Existem voluntários online e presenciais e estes pertencem a grupos distintos Falso. Conforme apresentado no último mito, raramente encontraremos um voluntário online que não preste serviço pessoalmente em uma organização, ou um voluntário que não use a Internet de alguma maneira para prestar os serviços a que se propõe internamente na instituição. Todos eles são voluntários, e não se auto-intitulam como “grupos distintos”.

Mito 4 - Voluntários online prestam serviços em organizações que se encontram geograficamente distantes de onde residem Falso. Muitos voluntários que prestam serviços online, também o fazem dentro das mesmas instituições. No entanto, um voluntário que desenvolve um relatório anual pode se encontrar com a equipe, porém acaba por desenvolver grande parte do trabalho em sua casa ou escritório. Ademais, a maioria das pessoas que almejam fazer esse tipo de trabalho busca organizações que se encontram em sua região – assim como os voluntários presenciais.

Mito 5 - Voluntários online são geralmente jovens, ricos e moram nos Estados Unidos Falso. Voluntários Online são todos aqueles que são capazes de utilizar a Internet, independente da idade (geralmente começam a partir dos 16 anos), com diferentes níveis de escolaridade e cargo, e de diversos países e etnias. Os dados do Serviço de Voluntariado Online das Nações Unidas mostram que 40% dos voluntários são de países desenvolvidos. Evidentemente, cada organização que promove o voluntariado online terá categorias diferentes; em resumo, não podemos fazer deduções generalizadas sobre quem é um voluntário online.

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Mito 6 - Voluntários Online são muito tímidos e têm dificuldade para interagir com outras pessoas Falso. Como citado anteriormente, de acordo com a pesquisa realizada pelo Projeto de Voluntariado Virtual no final dos anos 90, assim como evidências verídicas provindas de diversas organizações, a grande maioria dos voluntários online também se dispõem a prestar serviços pessoalmente. Na realidade, voluntários online tendem a terem facilidade em interagir com outras pessoas e é esta predisposição à interação que os impulsiona a atuar como voluntários.

Mito 7 - Voluntários Online se engajam principalmente com tarefas relacionadas ao uso da tecnologia. Falso. Voluntários online se engajam em uma variedade de tarefas que não envolvem o uso da tecnologia, tais como prestar consultoria em um plano de negócios, desenvolvimento de recursos humanos, levantamento de fundos e relações públicas, pesquisas e como facilitadores de discussões online. Uma pesquisa sobre voluntários online feita pelo Serviço de Voluntariado Online das Nações Unidas diz que normalmente mais de 50% das tarefas desenvolvidas não se relacionam ao uso da tecnologia.

Mito 8 - O Voluntariado Online é impessoal Falso. Interações online são bastante pessoais. Na maioria das circunstâncias, a maioria das pessoas se mostra mais disposta a compartilhar informações e sentimentos online do que pessoalmente. Além disso, desta forma, os voluntários podem compartilhar mais facilmente fotos de suas famílias e textos de seus interesses.

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Mito 9 - Entrevistar potenciais voluntários pessoalmente é mais confiável do que entrevistá-los online Falso. Ambos os métodos de entrevista de potenciais candidatos ao voluntariado possuem seus pontos fortes e fracos, e uma pode ser mais apropriada do que a outra em determinada ocasião, porém ambas são eficientes.

Mito 10 - A Internet é perigosa e por isso expõe a organização e seus clientes a muitos riscos Falso. A Internet não é nem mais nem menos perigosa do que um o mundo real em que vivemos. Quando as pessoas, inclusive as crianças, são prejudicadas como resultado de atividades online é porque elas ou seus pais não tomaram medidas de segurança apropriadas. Existem muitas informações sobre como garantir a segurança nos programas de voluntariado online.

Mito 11 - O maior obstáculo para o voluntariado online é a falta de acesso a Internet. Falso. Para as organizações, o maior obstáculo envolvendo o sucesso do trabalho voluntário é a falta de experiência nas práticas de gerenciamento dos voluntários. Se uma instituição não souber como envolver seus voluntários efetivamente, ela não será capaz de fazê-lo online.

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Mito 12 - Trabalhar com voluntários online é completamente diferente de trabalhar com voluntários dentro da organização Falso. A chave do sucesso para trabalhar com voluntários online é a aplicação do gerenciamento básico padrão dos voluntários – dos fundamentos que fazem qualquer programa de voluntariado padrão funcionar. Todos os voluntários, independentemente da forma de atuação, precisam de suporte, feedback, direcionamento e reconhecimento.

Mito 13 - O Voluntariado Online requer a construção de uma plataforma online própria ou a utilização de uma ferramenta tecnológica específica. Falso. Se uma organização possui e-mail, ela pode envolver voluntários online. Uma organização pode efetivamente envolver e dar suporte aos voluntários online através das ferramentas da Internet que ela já possui (e-mail, mensagens instantâneas, uma conta no Skype, etc.). As instituições podem inclusive fazer uso de ferramentas gratuitas da Internet para prestar suporte a todos os seus voluntários, como o uso do Yahoo Groups ou do Google Groups, dos calendários online disponibilizados pelo Yahoo e o Google. E organizações recrutam voluntários online através dos mesmos caminhos que fazem com os internos, voluntários que prestam serviços dentro das instituições.

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Mito 14 - Muito mais esforço precisa ser feito para que as pessoas se tornem voluntários online. Falso. Existem muitas pessoas que querem ser voluntárias online, mais do que há oportunidades sendo oferecidas. Muito precisa ser feito para capacitar as organizações quanto ao gerenciamento do voluntariado, e para incorporar informações sobre o voluntariado online dentro de suas capacidades de desenvolvimento.

Mito 15 - O Voluntariado Online é um conceito muito novo. Falso. O voluntariado online vem sendo desenvolvido desde o início do uso da Internet (que tem mais de 30 anos de idade). Um dos exemplos mais remotos de voluntariado online formal é o Projeto Gutenberg, iniciado nos anos 70, onde voluntários foram mobilizados especificamente para contribuir com um projeto específico sem fins lucrativos a fim de ajudar ao próximo (outras pessoas, o meio-ambiente, os animais etc.) através de suas casas, escritórios ou dos laboratórios das escolas, e criar versões eletrônicas de livros de domínio público.

*Jayne Cravens É uma profissional internacional reconhecida, com mais de 20 anos de experiência em comunicação, voluntariado e gestão de organizações do

terceiro setor. Foi uma das consultoras no desenvolvimento do Portal de Voluntariado Online das Nações Unidas -

www.onlinevolunteering.com

http://www.onlinevolunteering.com/

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1. No desenvolvimento da atividade do voluntário é necessário que a organização:

a) Dê seguimento aos voluntários que já receberam indicações

sobre as atividades que devem realizar. b) Encaminhe orientações para os voluntários que foram

escolhidos para realizar uma atividade. c) Dê seguimento aos voluntários que já retornaram as atividades. d) Todas as anteriores 2. Sobre o gerenciamento do voluntariado online, indique a falsa: a) É muito simples, pois os voluntários estão familiarizados com a

internet e se responsabilizam de tudo o que vai acontecer. b) Exige certa quantidade de tempo e comprometimento por

parte da organização c) A organização deve realizar avaliações periódicas das

performances dos voluntários. d) A organização deve acompanhar as contribuições dos

voluntários por horas/mês/anos. 3. Assinale a opção correta sobre os DIREITOS dos voluntários (online ou presenciais): a) Remuneração econômica b) Receber apoio no trabalho que desempenha (supervisão e

avaliação técnica) c) Liberdade total na realização das atividades

4. Assinale a opção FALSA sobre as RESPONSABILIDADES dos voluntários (online ou presenciais): a) Escolher cuidadosamente a área onde deseja trabalhar

conforme seus interesses, objetivos e habilidades pessoais, garantindo um trabalho eficiente.

b) Só se comprometer com o que de fato puder fazer. c) Acolher de forma receptiva a coordenação e supervisão de seu

trabalho. d) Compartilhar os assuntos confidenciais com outras

organizações e voluntários em prol do desenvolvimento do voluntariado online.

5. Sobre a implantação do voluntariado online, assinale a opção FALSA: a) Comece pequeno b) Organize um cronograma c) Defina claramente as atividades d) Deixe aos voluntários decidir de que forma pretendem

desenvolver a atividade.

Atividades Módulo 2

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6. Sobre a seleção de candidatos, assinale a FALSA: a) Apresente aos potenciais candidatos suas expectativas para a

atividade através de emails padrões. b) Analise as candidaturas dos voluntários (motivações,

experiências, etc.) antes de realizar a escolha c) Não precisa responder àqueles voluntários que não foram

selecionados d) Saber selecionar os voluntários para determinadas atividades

pode ser decisivo para o sucesso da experiência. 7. No desenrolar das atividades e colaboração Online com seus voluntários, é importante: a) Estabelecer uma comunicação clara e efetiva: o envio de

mensagens deve ser conciso e direto. b) Oferecer orientações e estabelecer objetivos e prazos para os

voluntários. c) Entrar em contato regularmente com os voluntários d) Todas as anteriores 8. Sobre a demonstração de apreço pela contribuição e dedicação do voluntário, assinale a alternativa FALSA: a) Emitir um certificado de reconhecimento pode fidelizar seu

voluntário b) Aceitar o trabalho do voluntário sem necessidade de dar um

retorno é aceitável c) Informar aos voluntários dos diferencias que eles fizeram é

uma ótima maneira de reconhecer o esforço da equipe d) Todas as anteriores

9. Quais são as datas comemorativas ao voluntário no Brasil a) 28 de agosto: Dia Nacional do Voluntariado e 5 de dezembro:

Dia Internacional do Voluntario. b) 5 de dezembro: Dia Nacional do Voluntariado e 28 de agosto:

Dia Internacional do Voluntario. c) Somente o 28 de agosto: Dia Nacional do Voluntariado, pois

ainda não existe uma data comemorativa Internacional. d) Somente o 5 de dezembro: Dia Internacional do Voluntario,

pois ainda não existe uma data comemorativa Nacional. 10. Assinale o mito sobre o voluntariado online verdadeiro: a) O Voluntariado online é impessoal b) A Internet e perigosa e por isso expõe a organização a muitos

riscos. c) O maior obstáculo envolvendo o sucesso de trabalho

voluntário é a falta de experiência nas práticas de gerenciamento de voluntários.

d) O voluntariado Online é um conceito muito novo.

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Folha de Respostas Coloque aqui as suas respostas: 1. ( ) 2. ( ) 3. ( ) 4. ( ) 5. ( ) 6. ( ) 7. ( ) 8. ( ) 9. ( ) 10. ( )

Instrução: Copie e cole esta folha de resposta no corpo do e-mail e envie para [email protected]. As respostas serão corrigidas pela instrutora do curso.






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Lembre-se

• Encaminhe sua atividade o quanto antes!

• Você pode entrar em contato comigo a qualquer

hora e em qualquer dia pelo e-mail

[email protected]

• Próximo módulo disponível em: 30/07/2012







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Obrigado!

Esperamos que a sua experiência de Voluntariado Online seja um sucesso!

O Instituto Voluntários em Ação e a Fundação

Telefônica estão à disposição para ajudá-lo no que for preciso. Entre em contato conosco :

[email protected]

+ 55 48 3222.1299


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Education

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