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Como  tomar  boas  decisões  em  projetos?

Moisés  Luna,  PMP®PMI-­‐MG

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Dilemas

Por  que  eu  sempre  tomo  o  caminho  errado?

Sabia  que  eu  devia  ter  escolhido  a  outra  coisa.

Como  eu  posso  ter  certeza  de  que  essa  é  a  melhor  decisão?

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O  ser  humano  sempre  manifestou  preocupação  com  as  decisões  que  impactariam  o  futuro

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Todas  as  escolhas  possíveis

Nosso  mini  universo  de  análise

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Já  observaram  que  o  Obama  só  usa  ternos  escuros  e  camisas  claras?

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Vocês  devem  ter  notado  que  só  uso  ternos  escuros.  Estou  tentando  simplificar  as  decisões.  Não  quero  precisar  decidir  sobre  o  que  ves<r  ou  comer  porque  eu  tenho  decisões  demais  para  tomar.  Você  precisa  focar  sua  energia  para  tomada  de  decisão.  Você  precisa  se  ´ro<nizar´,  não  pode  passar  o  dia  sendo  distraído  por  questões  triviais.tradução:  Ivo  Michalick

Já  observaram  que  o  Obama  só  usa  ternos  escuros  e  camisas  claras?

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Definição  de  Tomada  de  decisão

“Capacidade  de  identificar  e  escolher  entre  as  diferentes  alternativas,  qual  é  a  melhor  opção  para  implementar  uma  ação  ou  resolver  uma  situação.”  (QUEIROZ,  2008)

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Por  que  pensar  sobre  tomada  de  decisão?

→ As  decisões  que  tomamos  hoje  podem  definir  nosso  futuro.

→ Mantém  os  nossos  projetos  em  curso.

→ Possibilitam  reduzir  stress,  tempo  e  dinheiro.

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Nossa  racionalidade  é  limitada

O  mundo  real  de  Hebert  Simon:  → Nossa  racionalidade  é  limitada.  

→ Não  é  possível  maximizar  as  escolhas,  pois  não  temos  conhecimento  de  todas  as  variáveis  que  envolvem  um  problema.  

→ Além  disso,  a  realidade  vai  se  alterando  a  medida  que  as  decisões  vão  sendo  tomadas.

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O  pensamento  humano  em  duas  formas:IntuiLvo  x  Racional

Intuitivo→ Rápido,  criativo  e  emocional.  

→ Responsável  por  captar  as  impressões  imediatas  de  uma  situação  e  fazer  uma  interpretação  prévia.

→ Com  a  rotina  nos  ajuda  a  tomar  decisões  sem  precisarmos  pensar  nelas.

→ O  problema  do  hábito  e  da  rotina  é  que  podemos  nos  tornar  prisioneiros  da  familiaridade,  pois  quanto  mais  fazemos  uma  coisa  da  mesma  maneira,  mais  difícil  é  fazê-­‐la  de  qualquer  outra  maneira.

(Livro:  Rápido  e  Devagar  -­‐  Daniel  Kahneman)

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O  pensamento  humano  em  duas  formas:IntuiLvo  x  Racional

Racional→ Lento,  analítico,  deliberativo  e  lógico.  

→ Processa  com  maior  profundidade  e  detalhamento  as  informações  enviadas  pelo  sistema  intuitivo.

→ A  tomada  de  decisões  complexas  estão  sujeitas  a  fadiga  mental.

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Problemas→ O  sistema  intuitivo  sugere  ao  racional  

impressões  sobre  as  situações  que  nem  sempre  são  as  melhores  ou  mais  corretas.

→ Decisões  baseadas  apenas  na  intuição  fazem  com  que  as  pessoas  não  reflitam  com  maior  profundidade  e  acabem  errando.

O  pensamento  humano  em  duas  formas:IntuiLvo  x  Racional

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Intuição  x  razão

“Quando  entra  na  escola,  a  criança  é  um  ponto  de  interrogação;  quando  sai,  é  um  ponto  final.”  Neil  Postman,  educador

“A  imaginação  é  mais  importante  que  o  conhecimento.          O  conhecimento  é  limitado.  A  imaginação  envolve  o  mundo.”  Albert  Einstein

→ Nosso  sistema  intuitivo  é  muito  importante,  pois  é  responsável  pela  geração  de  ideias  para  posterior  processamento  pelo  sistema  racional.

→ Aprendemos  a  ser  específicos,  mas  perdemos  grande  parte  da  força  de  nossa  imaginação.

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Equilíbrio  racional  x  intuiLvo  

→ Um  grande  número  das  decisões  atuais  envolvem  questões  econômico  financeiras,  tendo  como  base  fundamental  aspectos  estritamente  quantitativos  (matemáticos  e  estatísticos).

Mas  todas  as  decisões  podem  ser  tomadas  somente  com  base  em  critérios  matemáticos/lógicos?

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Equilíbrio  racional  x  intuiLvo  

No  caso  de  uma  usina  hidrelétrica  que  para  ser  construída  exigiria  a  inundação  de  uma  reserva  indígena:  

→ Quanto  custa  a  mata?  → Qual  o  valor    deve  ser  dado  aos  animais?  → Como  precificá-­‐los  para  inserir  em  fluxos  

de  caixa?  → Como  quantificar  a  repulsa  dos  

funcionários  por  uma  determinada  alternativa?

O  que  se  procura  hoje  é  equilibrar  as  dimensões  da  racionalidade  com  a  razão  e  intuição.

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Decisão  reaLva  e  proaLva

Reativa

→ O  problema  já  existe.

→ Pode  requerer  uma  decisão  mais  imediata.

→ Pelo  caráter  de  urgência,  pode  conduzir  à  precipitação.

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Decisão  reaLva  e  proaLva

Proativa

→ A  decisão  é  para  evitar  um  problema  ou  provocar  uma  mudança  desejada.

→ Dispõe-­‐se  de  mais  prazo  para  avaliar  opções.

→ Pela  ausência  de  urgência,  podemos  procrastinar  a  ação.

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Fases  da  tomada  de  decisão  (Simon)

→ Preparação  da  situação

→ Análise  e  definição  do  problema

→ Definição  dos  objetivos

→ Procura  de  alternativas  de  solução

→ Avaliação  e  comparação  de  alternativas

→ Escolha  da  alternativa  mais  adequada

→ Implementação  da  alternativa  escolhida

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Técnica  WRAP  para  tomada  de  decisão(Heath)

1. Widen  your  options  (Amplie  suas  opções).

2. Reality-­‐test  your  assumptions  (Avalie  suas  premissas).

3. Attain  distance  before  deciding  (Avalie  as  decisões  de  forma  imparcial).

4. Prepare  to  be  wrong  (Prepare-­‐se  para  estar  errado).

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1.  Widen  your  opLons  (Amplie  suas  opções)

→ Somos  educados  a  sempre  ter  uma  única  resposta  certa,  o  que  funciona  bem  na  matemática.  Porém,  a  vida  é  ambígua  e  podemos  ter  várias  respostas  certas  para  o  mesmo  problema.

→ Elimine  a  crença  de  que  existe  apenas  duas  possíveis  escolhas.

→ Na  análise  decisória,  substitua  o  “ou”  por  “e”?

→ Consulte  pessoas  que  tenham  tomado  decisão  semelhante  a  sua.

→ A  melhor  maneira  para  se  fazer  uma  boa  escolha  é  ter  muitas  opções  de  escolhas.

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→ A  “porrada  mental”  provoca  amadurecimento,  pois  nos  obriga  a  pensar  em  OUTRAS  RESPOSTAS  CERTAS.

→ Perder  um  fornecedor  importante  e  ter  que  buscar  outro  e  você  descobre  que  o  novo  é  melhor  que  o  antigo.  

→ Ser  convidado  para  apresentar  um  case  do  seu  projeto.

→ Descobrir  uma  forma  de  realizar  o  mesmo  trabalho  porém  de  forma  mais  rápida.

Aproveite  as  oportunidades  para  ampliar  suas  opções

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Amplie  suas  opções  para  enxergar  a  resposta  além  do  óbvio

“Se  alguém  um  dia  descobriu  a  água,  esse  alguém  não  foi  o  peixe.”

“O  meu  “esquecimento”  tem  sido  tão  importante  para  o  meu  êxito  quanto  minha  memória.”Henry  Miller

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“Quando  não  há  sol,  podemos  ver  as  estrelas”.  Heráclito

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Mude  o  foco  das  perguntas

Mudar  o  foco  da  pergunta  pode  nos  ajudar  a  encontrar  outras  opções  para  os  nossos  problemas.

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Tenha  em  mente  que  suas  decisões  podem  ter  amplitude  maior  do  que  você  imagina

→ Grandes  decisões  podem  nos  levar  a  grandes  descobertas  e  oportunidades.

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Amplie  suas  opções

→ Problema:  O  projeto  está  atrasado.

Ações  comuns:  Usar  técnicas  de  paralelismo  e  compresão.

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Amplie  suas  opções

Terceirização  de  parte  do  serviço,  reestruturação  do  processo,  programa  de  incentivo  de  melhoria  

da  produção,  contratação  de  uma  empresa  chinesa  ou  indiana,  etc.

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2.  Reality-­‐test  your  assumpLons  (Avalie  suas  premissas)

→ Uma  premissa  falsa  compromete  nossa  motivação  devido  ao  impacto  em  tempo  e  dinheiro.

→ Não  acredite  em  tudo  que  vê.

→ Faça  um  teste  sobre  suas  principais  premissas.

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Não  acredite  em  tudo  o  que  vê,  observe  os  detalhes

As  coisas  adoram  ocultar  sua  verdadeira  natureza.

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→ As  perspectivas  e  expectativas  que  envolvem  o  decisor  também  influenciam  sua  análise.  

→ O  piso  pode  perder  a  impressão  de  desnível  se  olhado  de  outro  ponto.

Olhe  de  outra  perspecLva

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Avalie  suas  premissas

A  produção  irá  dobrar  considerando  o  trabalho  em  dois  turnos.

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3.  A`ain  distance  before  deciding  (Avalie  suas  decisões  de  forma  imparcial)

→ Consiste  em  separar  emoção  da  razão.

→ Experimente  ser  a  sua  “voz  da  razão”.

→ Pense  nos  impactos  em:  10  minutos,  10  meses,  10  anos.

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Avalie  suas  decisões  de  forma  imparcial

Evite  escolher  uma  alternativa  que  irá  agradar  a  somente  uma  das  partes.  Pense  no  impacto  nos  

stakeholders  de  um  modo  geral.

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4.  Prepare  to  be  wrong  (Prepare-­‐se  para  estar  errado)

→ Estabeleça  cenários  do  tipo  “e  se...”.

→ Tenha  um  plano  de  contingência.

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Pense  no  resultado  de  outras  possíveis  decisões

Quando  deparamos  com  situações  semelhantes  às  que  já  vivemos,  presumimos  que  elas  terão  resultado  semelhante.

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Avalie  se  voce  está  atacando  o  problema  certo

A  maioria  das  pessoas  não  gostam  de  problemas,  e  quando  os  encontra,  costumam  reagir  escolhendo  a  primeira  saída  que  encontram,  mesmo  que  resolvam  o  problema  errado.

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Prepare-­‐se  para  estar  errado

Cláusulas  de  proteção  à  parte  contratante,  uma  segunda  ou  terceira  opção  “na  manga”  caso  a  

primeira  apresente  sinais  de  que  não  cumprirá  os  resultados  nos  prazos  combinados.

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Tomada  de  decisão  em  projetos

→ Norte:  Objetivos  dos  projetos,  interesses  e  expectativas  dos  stakeholders.

→ Decisões  podem  ter  prazo  de  validade.

→ Devemos  estar  dispostos  a  correr  riscos.

→ Envolve  assumir  responsabilidades.

→ Nem  sempre  o  consenso  será  atingido.

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Decisões  adiadas  ou  mal  tomadas  podem  ter  como  consequência:

→ Atraso  no  cronograma.

→ Aumento  de  custo.

→ Impacto  na  qualidade.

→ Impacto  na  motivação  do  time.

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Fatores  importantes  para  melhorar  as  decisões  em  nossos  projetos

→ Definir  um  processo  decisório  desde  o  Project  Charter.

→ Identificar  as  pessoas  que  tomam  decisões  e  em  quais  níveis  cada  uma  é  responsável.

→ Definir  deadlines  para  as  decisões.

→ Estar  familiarizado  e  confortável  com  as  políticas  da  organização.

→ Conhecer  bem  o  projeto.

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Tomando  uma  boa  decisão1.  Analise  o  problema  de  forma  imparcial

2.  Estime  a  urgência  da  tomada  de  decisão  e  aja  de  acordo

3.  Faça  seus  sistemas  intuitivo  e  racional  trabalharem  juntos

Use  a  criatividade  para  elaborar  soluções  e  repensar  o  problema  por  outros  ângulos

Crie  uma  matriz  e  pontue  cada  solução,  envolvendo  riscos,  oportunidades  e  relação  com  seus  objetivos

Use  seu  raciocínio  lógico  para  identificar  o  custo  benefício  de  cada  solução

4.  Escolha  uma  opção  e  assuma  a  responsabilidade  pela  decisão

6.Fique  atento  aos  possíveis  problemas  e  oportunidades

7.  Se  encontrar:  problemas,  corrija;      oportunidades  agarre

8.  Aprenda  com  a  decisão  tomada  e  esteja  preparado  para  decidir  novamente!

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DUALIBI,  R.  SIMONSEN  Jr.,  H.  Criatividade  &  Marketing.  São  Paulo:  Makron  Books,  2000.

VON  OECH,  R.  Tenho  uma  ideia:  Como  ser  mais  criativo  e  ter  seus  melhores  insights.  Trad.:  J.  S.  Rio  de  Janeiro:  Bestseller,  2011.  

KAHNEMAN,  D.  Rápido  e  devagar:  Duas  formas  de  pensar.  Trad.:  Cássio  de  A.  Leite.  Rio  de  Janeiro:  Objetiva,  2012.

HEATH,  C.  HEATH,  D.  Decisive:  How  to  make  better  choices  in  life  and  work.  New  York:  Random  House,  2013.

QUEIROZ,  C.  As  competências  das  pessoas:  potencializando  seus  talentos.  São  Paulo:  DVS  Editora,  2008.

Referências

Obrigado!Moisés  Luna,  PMP®

filiacao@pmimg.org.br31  9788  5701

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