Tcc Redmini Software de Gestão de Projetos

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Curso de Administração – FCN 1

FACULDADE CANÇÃO NOVA

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO

REDMINI: CONCEITOS E PROPOSTAS DE SOFTWARE DE GESTÃO DE PROJETOS

EM UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR - ESTUDO DE CASO

Wilson Martins da Silva Faculdade Canção Nova [email protected]

Orientador Prof.º ME. André Alves Prado Faculdade Canção Nova

[email protected]

Resumo Gerenciar projetos tem se tornado uma função cada vez mais difícil. Quando não há um ambiente estruturado, a tendência é que os processos e suas definições não permitam com que o fluxo aconteça com eficiência. Com as constantes mudanças na forma de administrar a tecnologia da informação e a comunicação, inicia-se o desenvolvimento de software de gestão para propor um gerenciamento eficaz. Com isso sugiram vários softwares de gestão tais como: Microsoft Project, Gráfico Gantt, Redmine e outros. O presente trabalho tem como objetivo apresentar um estudo exploratório de software de gestão de projeto para indicar o Redmine como proposta de software de gestão de projetos para uma Instituição de Ensino Superior. Após análise, poderá perceber que existem vantagens no uso do Redmine como software de gestão de projeto.

Palavras-chave: Gestão de Projeto, Redmine, EasyRedmini, Instituição de Estudo de Caso. Abstratc Manage projects has become an increasingly difficult. When there is no a structured environment, the tendency is that, the processes and their definitions do not permit that from happening to the flow efficiency. With the constant changes in the form of the administering the information technology and communication, it begins the development of management software for proposing effective management. With that arose several management software such as: Microsoft Project, Gantt Graphic, Redmini and others. This paper aims to present an exploratory study of project management software to indicate the Redmini as a project management software proposal for a Higher Education Institution. Keywords: Project Management, Redmini, EasyRedmini, Higher Education Institution.

mailto:[email protected]

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Introdução

A partir da terceira revolução Industrial, também chamada de Revolução Técnica

Cientifica, grandes transformações são encontradas: Na economia, na automação de produto, e

nas empresas multinacionais, uma revolução, que cada vez mais tem dispensado a mão de obra

desqualificada e exigindo profissionais qualificados e experientes.

Conforme Valle et al. (2013), a terceira revolução, realizou uma virada na história.

Na terceira revolução, a da virada cibernética ou automação, a partir da década de 1970, as tecnologias eletrônicas se disseminam por todas as práticas, e toda a sociedade se tornou tecnologizada. A partir daí, as tecnologias já não parecem mais meras coleções de instrumento e ferramentas, e sim mostra-se como meio cultural: quase nada mais se pode fazer sem a intermediação delas. (VALLE et al., 2013 p.284).

Conforme os autores, Vargas (2009) e Rifkin (2012), gerenciar projetos tem se tornado

uma função cada vez mais difícil. Quando não há um ambiente estruturado a tendência é que os

processos e suas definições não permitam com que o fluxo aconteça com eficiência.

A partir dessas grandes transformações surgem novas demandas de trabalho cada vez

maiores, e uma maior necessidade do uso de ferramentas de gerenciamento de projetos em

instituições, empresas e organizações. Ferramentas, como: Microsoft Project, Gráfico Gantt,

Redmine entre outros.

O uso destas ferramentas de gestão de projetos nas instituições são apresentadas como

instrumentos de grande importância, que possibilitam melhores condições de administração e de

gerenciamento. Para que cada projeto tenha sucesso é preciso uma gestão bem definida, como:

planejamento, liderança, integração e a realização de trabalho em equipe.

A falta de gerenciamento de projetos em Instituição de Ensino Superior pode vir a

ocasionar diversas falhas, que são decorrentes por fatores que estão fora do controle da

instituição, como: mudança na estrutura organizacional, base de dados inadequada, mudanças na

tecnologia disponível, mudanças de prazos estabelecidos no escopo do projeto e por fim falta de

um gerente de projeto.

Em sua grande maioria, as instituições e empresas usam como controle de seus projetos

planilhas Excel, Word e até mesmo agendas para anotações importantes e acompanhamento das

tarefas e bem como seus processos dentro do projeto.

Como objetivo de pesquisa o presente trabalho abordará um estudo de caso em uma

instituição de Ensino, convencional, religiosa, localizada no Vale do Paraíba. O estudo será

voltado para gestão de projeto em Instituição de Ensino Superior. Entenda-se que a gestão de

projetos seja necessária nas Instituições de Ensino Superior.

É importante destacar que para atender a necessidade da Instituição de Ensino Superior e

para realizar a implantação de software de gerenciamento de projetos, é necessário compreender

a cultura de gerenciamento de projetos.

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Para que isso ocorra o presente trabalho terá como base o guia (Project Management

Body of Knowledge - PMBOK). É um guia de referência que descreve o conjunto de conhecimento

dentro da área de Gestão de Projetos, publicado pelo PMI (Project Management Institute), cujo

objetivo é fomentar a atividade de Gestão de Projetos nas empresas do mundo (PMBOK, 2013).

Com as constantes mudanças na forma de administrar os projetos, possivelmente por não

haver um planejamento entre os departamentos e equipes envolvidas, verifica-se a necessidade

de um software de gestão de projetos para melhor gerenciamento, controle das atividades e

processos dos departamentos nas instituições de ensino superior.

O presente projeto justifica a importância o meio proposto, visto que tem se tornando um

desafio para os gestores e administradores das Instituições de Ensino Superior.

Diante dos desafios apresentados o estudo inicia-se aparte de uma pergunta problema.

O uso do software de gestão de projeto, em Instituição de Ensino Superior para melhorar a

administração e documentação dos dados e processos realizados ajudará na eficiência da

instituição diariamente?

Este trabalho tem como proposta metodológica o estudo de caso do processo de

implantação da ferramenta de gerenciamento de projetos, Redmine Software Livre e de código

aberto. Atento aos acertos, falhas e melhorias o estudo propõe a implantação do software para

dar melhor visão em seus processos.

O estudo de caso é uma investigação empírica, que investiga um fenômeno contemporâneo (caso) em profundidade e em seu contexto de mundo real, especialmente quando os limites entre o fenômeno e o contexto puderem não ser claramente evidentes. A investigação de estudo de caso, enfrenta a situação tecnicamente diferenciada em que existirão muito mais variáveis de interesse do que de ponto de dados e, com resultado, conta com múltiplas fontes de evidências. (Yin, 2015, p.18).

Como metodologia o presente trabalho terá como base, o estudo de caso. Para realização

da pesquisa serão utilizadas diversas obras de autores que abordam o tema, tendo como

referência livros, revistas acadêmicas e artigos já publicados.

Estrutura do Trabalho

O presente trabalho estar estruturado da seguinte forma: A primeira seção e de caráter

introdutório. A segunda demonstrará a estrutura da pesquisa referencial teórico. A terceira seção

será abordado o tema do projeto, gerenciamento do software.

A quarta seção será apresentado os três software de gerenciamento de projeto estudados,

dando destaque ao software Redmine e Easy Redmini.

Ao final será apresentado uma proposta sobre o uso de software EasyRedmini em uma

Instituição de Ensino Superior de forma a enfatizar os conceitos e propostas do uso do

EasyRedmini.

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Referencial Teórico

Segundo Bonone (2009), Gantt durante a segunda guerra mundial trabalhou na

coordenação na construção de 533 navios, demonstrando a sua capacidade industrial. Durante

este período Gantt desenvolveu o gráfico que leva o seu nome. Considerado o precursor do

Gerenciamento de Projetos, tornou-se conhecido por ter estudado de maneira detalhada a ordem

e o sequenciamento das atividades envolvidas em um processo de trabalho para gerenciamento

na construção de navio durante a segunda Guerra mundial.

Gantt é um gráfico de barra horizontal desenvolvido 1917 pelo engenheiro cientista social americano Henry L. Gantt para servir de ferramenta de controle de produção. Frequentemente empregado no gerenciamento de projetos, o Gráfico de Gantt é a ilustração gráfica de uma programação que ajuda a planejar,

coordenar e acompanhar atividades especifica de um projeto. (Cox III, Schleier, 2013, p.14).

Na década de 50 surgem dois novos modelos de gerenciamento com método matemático.

PERT - Program Evaluation and Review Technique; (Técnica de Avaliação e Revisão).

CPM - Critical Path Method; (Método do Caminho Crítico).

Segundo Neumann (2015), PERT/CPM são técnicas de planejamento e controle de

grandes projetos em que, a partir do escalonamento das diversas atividades, é possível montar

gráficos e estudar o planejamento do projeto suas necessidades de recursos e espaço para

execução de cada uma das atividades. O PERT/CPM é apresentado conforme a Figura 01:

Figura 01 (PERT/CPM) Fonte: <http://www.rff.com/pert_hardware.htm>

De acordo com site oficial da RFF Electronics (2015), ao qual detém a patente do software

PERT/CPM, apresenta os detalhes do modelo, nele os círculos numerados correspondem as

tarefas. As setas indicam a sequência dessas tarefas. O tempo para fazer uma tarefa é mostrado

http://www.rff.com/pert_hardware.htm

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perto da seta. O caminho crítico no gráfico apresentado acima é desenhado com setas

vermelhas. Dependências PERT gráficos de exibição tarefas, mostrando quais as tarefas que

precisam ser feitas antes que outras possam ser iniciadas.

PERT foi criado para ajudar no planejamento e elaboração de grandes projetos, muitos

deles complexos. CPM, método de caminho crítico, desenvolvido e apoiado com base nos

conceitos da teoria de grafo, se tornando uma ferramenta importante e eficaz.

Segundo Drucker (1999), muito se fala sobre organização inovadora, e como os avanços

tecnológicos tornaram um desafio para as organizações serem mais receptivas as inovações.

Devido à globalização e á evolução tecnológica nos últimos anos, o gerenciamento de

projetos e sua inovação tem se tornado tema de debate entre executivos e acadêmicos, como

alternativa para modelos futuros podendo trazer reforços e reduzir a burocracia.

Valeriano (2001), afirma para que os projetos tenham sucesso é necessário criar uma

estrutura, departamento específico, organizar uma equipe temporária, tendo um gerente

exclusivamente dedicado a execução do projeto, que saiba a cultura da empresa, que tenha um perfil

de liderança e possa realizar um bom trabalho integrado e em equipe.

Segundo Heldman (2005), há algumas vantagens de se trabalhar com uma estrutura de

departamento dedicado a projetos, como: dar a equipe envolvida visão clara, ter fácil acesso ao

gerente de projetos e definir a equipe por funções específica.

Neste sentido criar um departamento específico se torna importante por conta dos inúmeros

processos e projetos gerados na organização.

Para Baumotte (2010), a tecnologia oferece recursos, e ferramentas que ajudam na gestão

e no gerenciamento de novos projetos, sendo assim, a integração torna-se importante por

envolver tomada de decisão, processos e execução no plano de gerenciamento.

A aplicação do gerenciamento de projetos, vista como uma inovação dentro da

organização aumenta a velocidade e produtividade dos processos existentes, o gerente de

projetos precisa de disposição e capacidade para mudar aquilo que já está sendo feito, assim

como para fazer coisas novas e diferentes nas organizações.

Conforme Vargas (2009), para atender a demanda de maneira eficaz em um ambiente

caracterizado pela velocidade das mudanças, torna-se indispensável um modelo de

gerenciamento baseado no foco em prioridades e objetivos.

Gerenciar a integração do projeto é como um quebra cabeça, no qual cada peça deve ser

colocada em seu devido lugar de maneira coerente para que possa obter o resultado positivo ao final

do projeto.

O que é um projeto?

Segundo Vargas (2009), projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por

uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um

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objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de

tempo, custo recursos, envolvidos e qualidade.

Tendo como base a afirmação de Vargas (2009) sobre projeto, é importante destacar que

os projetos podem estar presentes em todos os níveis das Instituições de Ensino Superior,

organizações e empresas.

Podem-se citar como exemplos de projetos os seguintes pontos:

Implantação de uma nova plataforma;

Lançamento de um livro;

Reestruturação de um determinado setor;

Construção de uma casa.

Os projetos podem ser aplicados em vários seguimentos no trabalho em estratégia, no

operacional no gerenciamento de tarefas e funções e também na vida pessoal.

A importância de gerenciar de projeto

“O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e da integração dos seguintes processos de gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento”. (PMBOK, 2013, p. 5)

Ao definir o que é projeto e gerenciamento de projetos com base no Guia PMBOK, a obra

apresenta alguns caminhos para que o projeto alcance os resultados, seqüência clara, lógica e

objetivo.

Segundo Vargas (2009), todo projeto tem um ciclo de vida, definido pela sua natureza, seu

escopo, suas datas de início e término. A natureza desse ciclo varia significativamente a cada

caso. Porém, alguns conjuntos de atividades podem ser encontrados em todos os tipos de projeto,

respeitando um determinado ciclo de vida:

Nível de esforço;

Probabilidade de sucesso;

Capacidade de adequação;

Custo de correção;

É fundamental para o projeto, que o ciclo de vida e o grupo de processo aconteçam e

caminhem juntos e auxiliem nas decisões, dando uma visão clara do projeto.

Segundo PMBOK (2013), encontram-se cinco grupos de processos de gerenciamento de

projetos se faz necessários em qualquer projeto. Esses cinco grupos têm dependências claras,

são em geral executados em cada projeto e interagem muito entre si. Esses cinco grupos de

processos independem de áreas de aplicação ou especialização do setor.

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O processo de iniciação tem como finalidade da inicio no projeto e envolver todas as

áreas e os responsáveis para que conheçam e possa dar início, para tanto e importante que seja

apresentando o escopo do projeto, objetivo e orçamento previsto.

Conforme PMBOK (2013), o grupo de processos de iniciação consiste em processos

realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto obtendo autorização para

iniciar o projeto ou a fase. Nos processos de iniciação, o escopo inicial é definido e os recursos

financeiros iniciais são comprometidos, de modo a que sejam identificadas as partes interessadas

internas e externas que vão interagir e influenciar o resultado geral do projeto.

Processos de planejamento e a fase onde exige que o gerente de projeto e sua equipe

tenham uma visão clara dos custos, dos prazos e do escopo de todo o projeto, e do planejamento

que para empresas e instituições, não podem ser tratados como perda de tempo.

“O grupo de processos de planejamento consiste dos processos realizados para estabelecer o escopo total do esforço, definir e refina os objetivos e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar esses objetivos. Os processos de planejamento desenvolvem o plano de gerenciamento e os documentos do projeto que serão usados para executá-lo. A natureza complexa do gerenciamento de projetos pode exigir o uso de realimentações periódicas para análise adicional. À medida que mais informações ou características do projeto são coletadas e entendidas, pode ser necessário um planejamento adicional. Mudanças significativas ocorridas ao longo do ciclo de vida do projeto acionam uma necessidade de revisitar um ou mais dos processos de planejamento e possivelmente alguns dos processos de iniciação”. (PMBOK, 2013, p. 54)

Execução de processos fase em que se envolve e mobiliza a equipe, onde o trabalho será

realizado de acordo com o que foi planejado e definido no escopo.

Segundo PMBOK (2013), o grupo de execução de processos consiste dos processos

executados para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto a fim de

cumprir as especificações do projeto. Este grupo de processos envolve coordenação de pessoas

e de recursos, gerenciar as expectativas das partes interessadas, e também integração e a

execução das atividades do projeto em conformidade com o plano de gerenciamento do projeto.

Processos de monitoramento e de controle o responsável do projeto, nomeado como

gerente deve acompanhar e estar atendo ao que foi definido na iniciação, no planejamento e na

execução do projeto.

Conforme PMBOK (2013), o grupo de processos de monitoramento e controle consiste dos

processos necessários para acompanhar, analisar e organizar o progresso e o desempenho do

projeto; identificar quaisquer áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano; e iniciar as

respectivas mudanças. O principal benefício deste grupo de processos é a medição e análise do

desempenho do projeto a intervalos regulares, em ocorrências apropriadas ou em condições

excepcionais, a fim de identificar as variações no plano de gerenciamento do projeto.

Nos processos de encerramento a equipe finaliza formalmente o projeto ou parte dele, e

entrega o resultado e a documentação.

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De acordo com PMBOK (2013), o grupo de processos de encerramento consiste dos

processos executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos de

gerenciamento do projeto, visando a concluir formalmente o projeto, a fase, ou as obrigações

contratuais. Este grupo de processos, quando concluído, verifica se os processos definidos estão

completos em todos os grupos de processos a fim de encerrar o projeto ou uma fase do projeto,

da forma apropriada, e define formalmente a finalização do projeto ou da fase.

Para a área de gerenciamento de projetos alguns processos têm a sua função específica

porem e preciso que trabalhem integrados a todo instante formando um conjunto, sendo eles;

Gerenciamento da Integração;

Gerenciamento de escopo;

Gerenciamento de custo;

Gerenciamento da qualidade;

Gerenciamento de Recursos Humano;

Gerenciamento das Comunicações;

Gerenciamento de Risco;

Gerenciamento das aquisições;

Segundo Vargas (2009), afirma que muitas vezes ao se trabalhar com projetos o executivo

deve estar atento ao fato de que o projeto faz parte de um todo organizado e estar sujeito a

influências da cadeia de poder.

Utilizado como base de pesquisa o Guia PMBOK (2013), o mesmo indica meios a seguir

para que o gerente de projeto e sua equipe tenham sucesso. É importante ressaltar que o guia

PMBOK, é um guia de referência que descreve o conjunto de conhecimento dentro da área de

Gestão de Projetos.

Software de Gestão de Projeto

Para atender a demanda e as constantes mudanças nas empresas, a equipe de gestão, se

pergunta a si próprio, qual é o melhor software para gestão do projeto proposto?

No decorrer dos estudos percebe-se que a melhor ferramenta para gestão de seus

projetos é aquela que atende à necessidade seja das instituições ou empresa.

Serão apresentados a seguir três softwares de gestão de projetos, para uso em Instituição

de Ensino Superior.

Microsoft Project

Conforme Lopez (2008), Microsoft Project é um software desenvolvido pela Microsoft

para o gerenciamento de projetos. Com Microsoft Project, o gerente do projeto terá uma visão

clara de tempo, informando a duração de cada projeto. O software possibilita organizar a

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informação das tarefas, a associação de custos, tanto de mão de obra quanto de materiais, de

forma a asegurar gerenciamento dos prazos, sem exceder o orçamento, planejando alcançar as

metas propostas para o projeto.

Segundo Pimentel (2007) a primeira versão lançada em 1985, trouxe uma interface

gráfica inovadora e amigável. A proposta Microsoft Project tem como objetivo, auxiliar na gerência

de projetos básicos e de grandes projetos. É uma ferramenta flexível, que disponibiliza ao usuário

recursos, e funções para criar, editar, e controlar os projetos.

Desde do lançamento da primeira versão, a Microsoft empresa proprietária da

ferramenta, disponibiliza upgrade de acordo com o contrato com seus devidos valores firmado, por

conta das versões disponíveis no mercado. Abaixo a figura 02 apresenta a tela de abertura

Microsoft Project:

Figura 02 Tela de abertura Fonte: Apostila Introdução Microsoft Project

Características Básicas do Microsoft Project

Conforme Lopez (2008), o Microsoft Project armazena todas as informações de um projeto

na sua base de dados. Emprega essa informação para calcular e controlar a programação, os

custos e os outros elementos do projeto através de um planejamento.

O Microsoft Project mostra de forma similar a outro software uma planilha de cálculo,

trazendo os resultados dos cálculos de forma instantânea. Para Lopez (2008), é necessária a

inserção das informações essenciais das tarefas que compõem o projeto.

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Dentre os diversos recursos disponíveis no Microsoft Project, destaca-se:

Permitir tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto

pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-feiras;

Estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de resumo”. Informando o tempo

necessário para execução do trabalho, custo do projeto;

Possibilita o uso de subprojetos;

Concede recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas;

Oferecer um conjunto padrão de relatórios, o qual o usuário pode criar seus próprios

relatórios;

Permite a inclusão de “campos do usuário”, que aceitam diversos tipos de operação;

Com uso dos recursos apresentado o gerente do projeto tem visão do andamento de

parte do seu projeto. Conforme figura 03 apresenta tela abertura Microsoft Project:

Figura 03 Tela Controle Fonte: Apostila Introdução Microsoft Project

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Gráfico de Gantt

Segundo Quinn (2012), a ferramenta mais popular exibe visualmente as atividades de

projetos ao longo do tempo e o Gráfico de Gantt desenvolvido por Henry L. Gantt, no início do

século XX. Essencialmente gráficos de barras permitem uma visão rápida de como as diferentes

atividades se encaixam na programação em geral.

O Gráfico de Gantt também é uma ferramenta útil para monitoramento do projeto.

Usando diferentes cores e diferentes símbolos o Gráfico de Gantt pode ajudar o gestor do projeto

a acompanhar a evolução do projeto com relação à programação planejada. Abaixo figura 04

demonstra-o Gráfico de Gantt:

Figura 04 Gráfico de Gantt Fonte: Apostila Introdução Microsoft Project

Estudo de Caso

A seguir será apresentado o Redmine como alternativa de software de Gestão de Projetos,

para uso em Instituição de Ensino Superior, destacado no início do trabalho.

Será demonstrando também para melhor compreensão, a proposta do uso do Easy

Redmine, com o planejamento e seus objetivos.

Proposta

Fomentar e promover o uso do Redmine como ferramenta nos processos da gestão da Instituição

de Ensino Superior.

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Planejamento

No Período de Agosto 2014 a Dezembro 2014 (5 meses de atividades), foi realizado a

implantação e treinamento do Easy Redmine.

Após a implantação realizada no ano de 2013 pela equipe de TI da mantenedora, a Instituição

de Ensino Superior estudada com apoio da sua diretoria iniciou o processo de análise da

ferramenta de Gestão de Projeto. Entendendo este novo processo e a nova forma de gerenciar os

projetos, a diretoria propôs uso da ferramenta no departamento de Pós-Graduação da Instituição

de Ensino Superior.

Para que todos da Instituição de Ensino tivessem conhecimento do software de gestão Easy

Redmine, foi aplicado o treinamento para os de coordenadores e núcleos, mostrando os pontos

importantes que a ferramenta poderá contribuir nas atividades e nos projetos, dando agilidade e

uma nova visão de gestão para a Instituição de Ensino Superior.

Serão apresentados alguns pontos, como uma proposta de estudo que poderá ser usada a

partir da ferramenta Easy Redmine.

Objetivos

Identificar, e viabilizar o uso do Easy Redmine como implantação de processos para

atender a demandas da instituição;

Capacitar e estimular o corpo docente para o uso dos recursos do Easy Redmine

alinhados a proposta da Instituição de Ensino Superior;

Apoiar os setores da Instituição de Ensino Superior nas atividades e as tarefas no Easy

Redmine;

Contribuir para o desenvolvimento de gestão e processos da Instituição de Ensino Superior

com o uso do Redmine;

A seguir para melhor entendimento das atividades do departamento na Instituição de Ensino,

será apresentanda a planilha de atividades demonstrando, mês a mês as atividades a serem

realizadas, conforme tabela 01:

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Planilha de Atividades

Tabela 01

Planilha de Atividades

Mês

Atividades

Agosto • Disponibilizar material (artigo de algum tema de interesse da disciplina) mais fórum;

• Indicação de documentário acompanhado da postagem de relatório

Setembro Contribuição para Wiki (repositório, construção de conhecimento coletivo)

Questionário (com timer)

Outubro • Vídeo aula (entrevista) produzido em parceria com o núcleo de tv

• Contribuição para Wiki (repositório, construção de conhecimento coletivo)

Novembro • Fórum

• Chat com convidado (modo de se comunicar a distância)

Dezembro • Tarefa (análise de notícia)

• Pesquisa de opinião

Tabela 01 - Criada pelo autor (planilha de atividades)

Após a apresentação da proposta e de seus objetivos será apresentado com mais detalhes

o software de Gestão de Projeto Redmine.

Análises e Discussão de Resultados

Redmine

Redmine é uma ferramenta web open-source (termo inglês que significa código aberto,

software que não tem custo de licença), foi elaborado para auxiliar equipes em projetos que

precisam ter controle das tarefas voltado a gestão, permitindo uma melhor visão dos resultados e

integração entre equipes e a tecnologia proposta.

Redmine é um software livre e de código aberto, licenciado sob os termos da GNU General

Public License v2 (GPL). Foi desenvolvido na linguagem Ruby utilizando framework Ruby on

Rails. É uma ferramenta multi-plataforma que suporta vários bancos de dados, extensões de

plugins e sistema de controle de versão. (REDIMINE, 2015).

O presente trabalho apresenta o software, Redmine para gestão de projetos, porque trás a

possibilidade de atender as necessidades de qualquer Instituição de Ensino Superior, o acesso na

ferramenta, é realizado via web, sendo necessário o cadastro do usuário.

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Conforme a figura 05 e apresentada a tela de acesso Redmine:

Figura 05 Tela de Acesso Fonte:<www.Redmine.org>

O Redmine permite ser customizado, a partir do o uso de plugins, possibilita o gestor ou

responsável de TI realizar alterações na ferramenta de acordo com a necessidade de cada

instituição.

Além das funções principais, o Redmine também oferece serviços de notificações por

email para os usuários envolvidos, registro de histórico e comentários com autor e data;

exportação para formato CSV e PDF (arquivos texto que podem ser compartilhados); criação de

campos customizáveis e de tipos de tarefas com workflows (fluxo de trabalho) específicos

conforme demanda; controle de acesso por projeto e por tarefa; e apontamento de horas.

Principais características Redmine

Gerenciar todos os seus projetos com uma instância Redmine;

Cada usuário pode ter um papel diferente em cada projeto;

Cada projeto pode ser declarado como público (visível por qualquer pessoa) ou privado

(visível por membros do projeto apenas);

Módulos (Wiki, repositório, construção de conhecimento coletivo, onde todos os envolvido

podem interagir) podem ser ativados ou desativados a nível dos projetos;

Sistema de rastreamento de tarefas flexível.

Como patrão da ferramenta após o acesso, demonstra a tela de abertura com alguns dados,

como últimas notícias e últimos projetos. Estes dados que podem ser alterados de acordo com a

necessidade de cada usuário.

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Conforme figura 06:

Figura 06 Tela Inicial

Fonte: <www.Redmine.org>

Módulos Redmine

A ferramenta Redmine oferece a opção de trabalhar com módulos podendo habilitar ou

desabilitar de acordo com a realidade da instituição, o que facilita ao usuário e aos envolvidos do

projeto acompanhar de cada etapa sendo elas:

Gerenciamento de Tarefas;

Gerenciamento de Tempo;

Documentos e gerenciamento de arquivos;

Customização de campos para tarefas, projetos e usuários e;

Integração com SCM (Sistema Controle de Versão, SVN, CVS, Git, Mercurial, Bazaar e

Darcs);

Redmine apresenta algumas funções importantes para o suporte, o que favorece a equipe de TI.

Suporte a autenticação LDAP múltipla (Servidor, com aplicação de serviço LDAP guarda

todas as informações do usuário permitindo a autenticação na rede, e assegurando melhor

controle e acesso com segurança).

Suporte a vários idiomas – O Redmine é desenvolvido no idioma Inglês.

Para facilitar aos usuários o site disponibiliza pacotes com vários idiomas.

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Suporte a diversos bancos de dados (E a forma de armazenas dados, entre eles existe

vários tipos que podem ser usados na plataforma Redmine, MySQL, PostgreSQL, Oracle

entre outros).

Para que todos os envolvidos no projeto possam ser notificados e para que se mantenham

informados sobre suas tarefas, o Redmine disponibiliza na ferramenta, a notificação por email o

que pode ser configurado pelo gestor, onde cada usuário tem a opção de configurar para receber

notificações de todos os projetos ou apenas o que está envolvido.

As notificações são:

• Email (correio eletrônico);

• Notícias;

• Wiki (é um conjunto de páginas interligadas, e cada uma delas pode ser visitada e editada

por qualquer pessoa);

• Fóruns, Feeds (Fóruns, espaço virtual colaborativo, criado para discussão de assuntos,

Feeds, usado para acompanhar noticias);

• Calendário;

• Gráfico Gantt.

O Redmine permite gerenciar múltiplos projetos a partir de uma única janela, dando ao usuário

uma economia de tempo e uma visão de todos os projetos que esteja envolvido, a interface e a

navegação e bem simples e intuitiva, deixando o usuário livre para navegar entre um projeto e

outro de acordo com a sua necessidade.

A configuração da ferramenta possibilita que cada projeto possa ser definido como privado, na

qual o administrador poderá liberar o acesso a cada usuário, ou público, visível para todos.

Suporte Redmine

Para obter ajuda ou discutir sobre o Redmine, é preciso acessar a página e buscar os fóruns

Redmine. O site disponibiliza as salas de chat e IRC (protocolo de comunicação, onde muitas

pessoas podem participar de uma conversa simultânea ou restrita).

Distribuição Redmine

Redmine pode ser baixado gratuitamente a partir de seu site oficial.

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Plugins no Redmine – Easy Redmine

Easy Redmine, tratar-se de um software livre e de código aberto, licenciado sob os termos

da GNU General Public License v2 (GPL). A empresa ou Instituição de Ensino Superior que

optarem pelo uso do o plugin Easy Redmine terá a possibilidade de gerenciamento de projetos

mais complexos com extensões para recursos, financeiros, orçamento entre outros.

A empresa Easy Redmine para facilitar o uso da ferramenta desenvolveu alguns plugins

que possa ajudar na administração da ferramenta e oferecer novos temas e recursos de acordo

com a necessidade da Instituição ou Empresa.

Para ter acesso aos novos plugins a empresa Easy Redmine disponibiliza todas as

informações e seus custos através do seu site.

A seguir figura 07 mostra a tela de acesso Easy Redmine:

Figura 07 tela de acesso usuário Fonte: <http://projetos-teste.cancaonova.com/>

Easy Redmine apresenta design simples e de fácil manuseio, mas com grandes

funcionalidades, onde a página pessoal de cada usuário oferece a opção de personalizar as

informações em que está envolvido. Neste estudo de caso e utilizado o Easy Redmine, em que

após a instalação do plugin na plataforma, foi proposto um novo design e recursos mais precisos.

Para que o usuário se sinta à vontade com a ferramenta o Easy Redmine, possibilita que

após o acesso, a tela de abertura seja customizada de acordo com a necessidade de cada

usuário.

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A figura 08 demonstrará a tela de abertura personalizada por usuário Easy Redmine:

Figura 08 tela abertura personalizada

Fonte: http://projetos-teste.cancaonova.com/

Após a inserção das atividades que anteriormente era controlada pela planilha de

atividades que nos foi enviada anteriormente pelo departamento Pós-Graduação da Instituição de

Ensino Superior, pode-se verificar a série de recursos que o Easy Redmine oferece que permite

ter uma melhor administração não somente no departamento, mas em toda a Instituição de Ensino

Superior.

Com a visão das tarefas a serem realizadas no projeto, os envolvidos obtém uma visão

clara da importância de cada tarefa, definida pelo gerente do projeto, sendo informado, nome do

projeto, tarefa a ser realizada, data início, data de finalização e status da tarefa. Sendo possível

mostrar em qual processo se encontra seja ela em andamento, ou em execução, seja no que diz

respeito ao planejamento ou a uma nova tarefa para o membro participante.

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A figura 09 é apresentado lista de tarefas por usuário:

Figura 09 lista de tarefas por usuário Fonte: < http://projetos-teste.cancaonova.com/>

Para facilitar o andamento do projeto o Easy Redmine disponibiliza a opção para fazer

upload (enviar dados de um dispositivo para o outro através de um canal de comunicação) de

arquivos, mantendo todos envolvidos no projeto informados, após o envio de arquivos,

documentos o Easy Redmine, gera um histórico de mudanças podendo ser acompanhado pelo

controle de versão gerado pelo sistema. A seguir figura 10 e apresentado lista de tarefas alteradas

por usuário:

Figura 10 lista de tarefas alteradas por usuário Fonte:<http://projetos-teste.cancaonova.com/>

http://projetos-teste.cancaonova.com/

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Caso seja preciso o gerente do projeto pode alterar alguma data ou até mesmo

acrescentar algum conteúdo na tarefa, o Easy Redmine registra o histórico de toadas as

atividades realizadas, mostrando o nome do integrante da equipe que alterou a tarefa, trazendo

também data e horário.

O recurso muito usado na ferramenta Easy Redmine é o Gráfico de Gantt, nesta opção o

gerente do projeto tem a visão e todos os detalhes do projeto sendo apresentado de forma gráfica

para que o gerente tenha visão de todo andamento. No exemplo da figura 11 Gráfico de Gantt, é

apresentado o projeto com o seu início no mês julho e a sua conclusão em dezembro de 2015.

Abaixo figura Gráfico de Gantt, visão detalhada de todo projeto por dia:

Figura 11 Gráfico de Gantt, visão de todo projeto por dia Fonte: http://projetos-teste.cancaonova.com/

Como demonstrado na figura 11 Gráfico de Gantt, o gerente pode acompanhar o projeto e

a sua equipe tendo uma visão completa de todo os processos, mostrando com detalhes o nome

do projeto, tipo de tarefa (documentação, levantamento execução, planejamento), e ainda para

quem foi designado a tarefa. Na parte gráfica o gerente do projeto tem todo o cenário apresentado

pela ferramenta, uma visibilidade que pode ser vista por dia, semana ou mês o que oferece uma

melhor administração dos projetos e sua equipe;

A figura abaixo dá uma visão clara de todo o projeto, dando ao gerente do projeto a

possibilidade de acompanhar sua equipe pela opção gerar gráfico por mês, tendo uma visão de

todas as tarefas ou novas atribuições geradas para os membros envolvidos por conta da

necessidade do projeto.


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Conforme figura 12 apresentada:

Figura 12 Gráfico de Gantt, visão de todo projeto Fonte:<http://projetos-teste.cancaonova.com/>

O Easy Redmine através do Gráfico de Gantt disponibiliza recursos de atualizar, interligar

e alterar tarefas de acordo com a necessidade e definição de datas para entrega do projeto. O

recurso apresentado é um dos mais utilizados pelos gerentes do projeto pela sua visão clara e

melhor administração.

Outra característica importante o Easy Redmine oferecer a alternativa para que o projeto

seja exportado em formato PDF, CSV, TXT dando a possibilidade para o usuário gerar relatório

em PDF e também acompanhar seus projetos e tarefas que estejam envolvidos. Entre outras

funcionalidades a ferramenta permite as instituições, e as empresas gerarem conteúdo e

informações para impressão de relatórios para o gerente de projetos ou os envolvidos no projeto.

Abaixo a figura 13 apresenta o relatório em PDF, concedendo visão de todo projeto:

Figura 13 Abaixo figura relatório em pdf, visão de todo projeto

Fonte: <http://projetos-teste.cancaonova.com/>


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E por fim o gerente do projeto pode manter toda a sua equipe informada seja com notícias

internas, seja com algo referente ao projeto, usando a opção de notícias. Conforme figura 14

apresenta as notícias:

Figura 14 Tela de noticias Fonte: http://projetos-teste.cancaonova.com/

Através do estudo realizado, é a nova forma de gerenciar os projetos, tendo como base

PMBOK e outras bibliografias usada percebe-se que o uso do software Easy Redmine o qual foi

proposto trará para Instituição de Ensino Superior uma nova maneira de gerenciar os seus

projetos.

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Considerações Finais

Com as constantes mudanças na forma de administrar os projetos, possivelmente por não

haver um planejamento entre os departamentos e equipes envolvidas verifica-se à necessidade

de um software de gestão de projetos para melhor gerenciamento, controle das atividades e

processos dos departamentos nas Instituições de Ensino Superior.

O software analisado Microsoft Project, apresenta várias características que ajudam no

gerenciamento de grandes projetos tais como, filtrar e classificar tarefas, recursos para agrupar

documentos, disponibiliza um conjunto padrão de relatórios, onde o usuário tem a possibilidade de

criar seus próprios relatórios, o gerente do projeto pode criar subprojetos.

A principal desvantagem no uso do software de gerenciamento de projeto Microsoft

Project nas Instituições de Ensino Superior esta em seu alto custo para aquisição do software.

Se tratando do Gráfico de Gantt é um gráfico de barra horizontal, ferramenta de controle

de produção, muito usado no gerenciamento de projetos, com os seus gráficos que auxiliam o

responsável do projeto, coordenar e acompanhar as atividades do projeto.

Gráfico de Gantt e uma ferramenta útil para monitoramento usando diferentes cores e

diferentes símbolos sendo também uma ferramenta sem custo, mas não oferece muitos recursos

para acompanhar, classificar ou gerar relatórios referentes aos projetos.

Observou-se, no estudo de caso apresentado, da Instituição de Ensino Superior avaliada

que o departamento de Pós-Graduação analisado, que os projetos e suas atividades são

acompanhados através de anotações em papel, planilhas elaboradas no Word, Excel, não

existindo nenhum processo no departamento que pudesse dar uma visão clara dos projetos em

andamento.

A partir das pesquisas e análises realizadas, como alternativa, o presente estudo propõe o

uso do Easy Redmine, como software de gestão de projeto, para auxiliar a equipe da Instituição

de Ensino Superior, nos projetos que necessitam de controle das tarefas voltado à gestão de

projeto, dando uma melhor visão dos resultados.

O Software apresentado traz design simples e de fácil manuseio, com grandes

funcionalidades. Dando ao gerente de projeto e a sua equipe agilidade, integração, visão clara

dos projetos e ainda possibilita a todos envolvidos, gerenciar todas as suas tarefas e projetos.

Espera-se que com o uso da ferramenta Easy Redmine a Instituição de Ensino Superior tenha

comunicação, integração e o gerenciamento dos projetos de forma clara e eficaz.

A proposta ao qual foi apresentada ao departamento da Instituição de Ensino Superior, onde

após todo o processo realizado os projetos e seus resultados são satisfatórios e a execução do

projeto estar em andamento.

Após este estudo de caso, percebe-se que o Easy Redmine, software de gestão de projetos

mais indicado para que o gerenciamento de projetos seja eficaz.

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Referências

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http://www.easyredmine.com/project-planning-and-management

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Revolução Industrial, chamada de revolução técnica cientifica. Disponível em: http://www.mundoeducacao.com/geografia/revolucao- tecnicocientificoinformacional.htm Acesso em: 01 abril. 2015. RIFKIN, Jeremy. A Terceira Revolução Industrial, Como o Poder Lateral está Transformando a Energia, a Economia e o Mundo. São Paulo M.Books, Ed. 2012

http://www.mundoeducacao.com/geografia/revolucao-%20tecnicocientificoinformacional.htm

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