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Apresentação para ensinar de forma prática as principais etapas do planejamento, acompanhamento e replanejamentos de projetos. Baseados nas metodologias CMMI nível 2 e PMBoK
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Dicas para: Planejamento, Acompanhamento e Replanejamento
de Projetos
Stéfanie Martins
Tópicos
Introdução
Planejamento
Acompanhamento
Replanejamento
Politicas
Ferramentas
Papéis e Responsabilidades
Fluxos
Quiz
Introdução
Entendendo o fluxo PDCA.
O que é?
Segundo dicionárioweb, planejamento é: “[...] Definição das etapas,
métodos e meios necessários para realização de um trabalho, evento etc
[...].”
Objetivo
Garantir que o projeto ocorra de acordo com as expectativas do cliente,
atendendo os requisitos, prazo, custo, qualidade e risco.
É importante visar que, o planejamento, como o próprio nome diz, é uma
previsão. O projeto deve ser monitorado até o seu término
e caso apresente desvios ações corretivas precisam ser
tomadas.
Objetivo
Garantir que o projeto ocorra de acordo com as expectativas do cliente,
atendendo os requisitos, prazo, custo, qualidade e risco.
É importante visar que, o planejamento, como o próprio nome diz, é uma
previsão. O projeto deve ser monitorado até o seu término
e caso apresente desvios ações corretivas precisam ser
tomadas.
Inicialmente composto por Prazo, Custo e Escopo era conhecido como Tríplice Restrição e hoje com a inclusão de Qualidade e Risco ficou conhecido como Quíntupla Restrição.
Projeto sem Planejamento
Projeto sem Planejamento
O projeto sem planejamento fica sem rumo.
Como Fazer :
• Definir o que e como deve ser feito;
• Acordar em qual período será feito;
• Identificar Stakeholders;
• Definir entregas, atividades e marcos;
• Definir quanto irá custar;
• Identificar possíveis riscos;
• Montar o Plano de Projeto;
• Divulgar os planos.
Como Fazer :
• Definir o que e como deve ser feito;
• Acordar em qual período será feito;
• Identificar Stakeholders;
• Definir entregas, atividades e marcos;
• Definir quanto irá custar;
• Identificar possíveis riscos;
• Montar o Plano de Projeto;
• Divulgar os planos.
Ciclo de Vida e Escopo do Projeto.
Como Fazer :
• Definir o que e como deve ser feito;
• Acordar em qual período será feito;
• Identificar Stakeholders;
• Definir entregas, atividades e marcos;
• Definir quanto irá custar;
• Identificar possíveis riscos;
• Montar o Plano de Projeto;
• Divulgar os planos.
Datas de Início e Término do Projeto.
Como Fazer :
• Definir o que e como deve ser feito;
• Acordar em qual período será feito;
• Identificar Stakeholders;
• Definir entregas, atividades e marcos;
• Definir quanto irá custar;
• Identificar possíveis riscos;
• Montar o Plano de Projeto;
• Divulgar os planos.
Envolvidos do projeto.
Como Fazer :
• Definir o que e como deve ser feito;
• Acordar em qual período será feito;
• Identificar Stakeholders;
• Definir entregas, atividades e marcos;
• Definir quanto irá custar;
• Identificar possíveis riscos;
• Montar o Plano de Projeto;
• Divulgar os planos.
EAP (WBS) e Cronograma.
Como Fazer :
• Definir o que e como deve ser feito;
• Acordar em qual período será feito;
• Identificar Stakeholders;
• Definir entregas, atividades e marcos;
• Definir quanto irá custar;
• Identificar possíveis riscos;
• Montar o Plano de Projeto;
• Divulgar os planos.
Levantamento dos custos do projeto (recursos humanos, hardwares e softwares, deslocamento, possíveis horas extras, dentre outros).
Como Fazer :
• Definir o que e como deve ser feito;
• Acordar em qual período será feito;
• Identificar Stakeholders;
• Definir entregas, atividades e marcos;
• Definir quanto irá custar;
• Identificar possíveis riscos;
• Montar o Plano de Projeto;
• Divulgar os planos.
Condições incertas que podem afetar o projeto de maneira negativa ou positiva. Ex.: Atraso, Dificuldade na homologação, orçamento, dentre outros).
Como Fazer :
• Definir o que e como deve ser feito;
• Acordar em qual período será feito;
• Identificar Stakeholders;
• Definir entregas, atividades e marcos;
• Definir quanto irá custar;
• Identificar possíveis riscos;
• Montar o Plano de Projeto;
• Divulgar os planos.
Documento que contém todos os itens de planejamento do projeto (Requisitos, equipe, custo, prazo, marcos, dentre outros).
Como Fazer :
• Definir o que e como deve ser feito;
• Acordar em qual período será feito;
• Identificar Stakeholders;
• Definir entregas, atividades e marcos;
• Definir quanto irá custar;
• Identificar possíveis riscos;
• Montar o Plano de Projeto;
• Divulgar os planos.
Informar os envolvidos com o projeto a respeito do planejamento do mesmo, submetendo-o para validação.
Exemplos de planejamento no dia-a-dia:
Casamento Viagem
Compra de Imóvel
O que é?
Segundo dicionarioinFormal, acompanhamento é: “[...] Conjunto de
pessoas que acompanham outras pessoas ou alguma outra coisa [...].”
Objetivo
Verificar se o projeto está de acordo com o planejado e manter todos os
stakeholders informados a respeito do mesmo.
É através do acompanhamento que o Gerente de Projetos identificará
possíveis mudanças nos itens planejados (requisitos, custo, prazo
equipe, dentre outros).
Projeto sem Acompanhamento
Projeto sem Acompanhamento
Sem o devido acompanhamento não é possível saber qual o rumo seu projeto está tomando.
Como Fazer :
• Realizar reuniões;
• Acompanhar prazo, custo, riscos, pendências, requisitos, qualidade e
recursos de infraestrutura;
• Apresentar status do projeto.
Como Fazer :
• Realizar reuniões;
• Acompanhar prazo, custo, riscos, pendências, requisitos, qualidade e
recursos de infraestrutura;
• Apresentar status do projeto.
Através das reuniões com a equipe o gerente consegue verificar o andamento e possíveis dificuldades na realização das atividades. Já as reuniões com o cliente servem para, além de informá-lo sobre o andamento do projeto, confrontar se a entrega atenderá as expectativas.
Como Fazer :
• Realizar reuniões;
• Acompanhar prazo, custo, riscos, pendências, requisitos, qualidade e
recursos de infraestrutura;
• Apresentar status do projeto.
Itens como: Cronograma, Planilha de Custo, Planilha de Riscos, Lista de Pendência, Lista de Requisitos, Qualidade e Recursos de Infraestrutura devem ser acompanhados ao longo do projeto, pois, eles são a base para identificação de desvios que possam ocorrer.
Como Fazer :
• Realizar reuniões;
• Acompanhar prazo, custo, riscos, pendências, requisitos, qualidade e
recursos de infraestrutura;
• Apresentar status do projeto.
Todos os envolvidos precisam saber o que está acontecendo. Através da apresentação do projeto dúvidas podem ser sanadas, riscos finalizados e “surpresas de última hora”, como atraso na entrega ou estouro do orçamento, evitados.
Exemplos de acompanhamento no dia-a-dia:
Médico Conta Bancária
O que é?
Replanejamento é planejar de novo o projeto, ou parte dele, caso identificado,
durante o acompanhamento, que o mesmo não irá cumprir os itens planejados.
Podemos citar como motivos para replanejamento:
• Desvio de custo e/ou do prazo realizado com relação ao planejado;
• Mudança de Escopo por solicitação do cliente;
• Qualidade obtida com relação a esperada;
• Falta de recursos de infraestrutura para atender o projeto;
• Dentre outros.
Replanejamento
Objetivo
Alinhar o projeto, a partir da identificação do desvio, durante o
acompanhamento, podem ser eles: alteração no custo do projeto, prazo,
escopo, equipe, dentre outros.
Replanejamento
Quando se ignora um replanejamento
Quando se ignora um replanejamento
Quando se depara com a necessidade de um replanejamento, ignorá-lo pode trazer graves consequências.
Replanejamento
Como Fazer :
• Identificar a(s) origem(ns) da mudança;
• Alterar documentos impactados;
• Divulgar novos documentos.
Replanejamento
Como Fazer :
• Identificar a(s) origem(ns) da mudança;
• Alterar documentos impactados;
• Divulgar novos documentos.
Antes de começar a mexer nos artefatos do projeto é importante entender quais precisam de alteração (escopo, custo, prazo, equipe). A identificação incompleta ou a falta dela pode gerar trabalho desnecessário ao gerente e a equipe do projeto.
Replanejamento
Como Fazer :
• Identificar a(s) origem(ns) da mudança;
• Alterar documentos impactados;
• Divulgar novos documentos.
Uma vez identificada a origem da mudança, é hora de por “a mão na massa” e efetuar a alteração nos documentos impactados, pode-se citar como exemplo: Cronograma, Planilha de Custo, Plano de Projeto, dentre outros.
Replanejamento
Como Fazer :
• Identificar a(s) origem(ns) da mudança;
• Alterar documentos impactados;
• Divulgar novos documentos.
Assim como no Planejamento, os documentos alterados devem ser divulgados a todos os envolvidos e submetidos a aprovação.
Exemplos de replanejamento no dia-a-dia:
Férias Percurso
Replanejamento