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Treinamento GVcollege – Portal do Aluno
©2015 GVDASA Sistemas Portal do Aluno
AVISO
O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA
Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio.
Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer
forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas.
As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em
capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas
informações se aplicadas a outros fins.
Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege,
versão 3.8.0. Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e
processos de instituições de ensino.
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Sumário
1. Acesso aos portais .................................................................................................................................................................................................. 6
2. Página Principal ....................................................................................................................................................................................................... 6
2.1. Botões no topo da tela ............................................................................................................................................................................ 7
2.2 Troca de senha .............................................................................................................................................................................................. 7
2.3 Logoff ..................................................................................................................................................................................................................... 7
2.4 Dados Cadastrais........................................................................................................................................................................................... 7
2.5 Consulta Financeira ................................................................................................................................................................................... 8
2.6 Títulos .................................................................................................................................................................................................................. 10
2.7 Bloqueio de emissão de títulos ........................................................................................................................................................ 11
2.8 Pagamento Cielo ........................................................................................................................................................................................ 11
2.9 Negociação de parcelas em atraso ............................................................................................................................................. 12
2.10 Declaração de quitação anual de débitos .............................................................................................................................. 12
2.11 Apresentação de cheques devolvidos ........................................................................................................................................ 13
2.12 Contratos .......................................................................................................................................................................................................... 13
2.12.1 Versionamento de contratos de matrícula ........................................................................................................ 13
2.12.2 Aceite de contrato de matrícula................................................................................................................................. 14
2.12.3 Reemitir o contrato de matrícula ............................................................................................................................. 14
2.13 Central de avisos .................................................................................................................................................................................... 14
2.14 Comprovante IR ..................................................................................................................................................................................... 14
2.15 Menu do Aluno ....................................................................................................................................................................................... 15
2.15.1 DadosCadastrais ........................................................................................................................................................................... 15
2.16 Matrículas Realizadas ......................................................................................................................................................................... 15
2.17 Área Pedagógica .................................................................................................................................................................................... 15
2.18 Protocolo ...................................................................................................................................................................................................... 16
2.19 Consulta Protocolo ............................................................................................................................................................................... 16
2.20 Solicitar serviço ........................................................................................................................................................................................ 16
2.21 Boletim ...........................................................................................................................................................................................................18
2.22 Comparação de notas ........................................................................................................................................................................18
2.23 Consulta Frequência do Aluno.................................................................................................................................................... 19
2.24 Situação curricular ................................................................................................................................................................................. 19
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2.25 Atividades Complementares ........................................................................................................................................................ 20
2.26 Avaliação Institucional ...................................................................................................................................................................... 20
2.27 Documentos Pendentes .................................................................................................................................................................. 21
2.28 Matrícula ....................................................................................................................................................................................................... 21
2.29 Processo de Matrícula ....................................................................................................................................................................... 21
2.29.1 Fase: Cursos Disponíveis ................................................................................................................................................. 22
2.29.2 Fase: Seleção de Disciplinas ......................................................................................................................................... 22
2.29.3 Fase: Responsáveis ............................................................................................................................................................. 23
2.29.4 Fase: Contrato ......................................................................................................................................................................... 23
2.29.5 Fase: Financeira ..................................................................................................................................................................... 23
2.29.6 Fase Ficha Complementar ............................................................................................................................................24
2.29.7 Fase: Atualização Cadastral .......................................................................................................................................... 25
2.29.7.1 Aba Responsável Educacional ................................................................................................................ 26
2.29.8 Fase: Confirmação de Disciplinas ............................................................................................................................ 26
2.29.9 Fase: Conclusão ..................................................................................................................................................................... 27
2.30 Comprovante............................................................................................................................................................................................ 27
2.31 Opções de Matrícula .......................................................................................................................................................................... 27
2.32 Indicação da unidade polo na inscrição EAD ................................................................................................................ 27
2.33 Turma............................................................................................................................................................................................................ 28
2.34 Agenda .......................................................................................................................................................................................................... 29
2.35 Bloqueio de acesso ............................................................................................................................................................................. 29
2.36 Central de downloads ...................................................................................................................................................................... 30
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1. Acesso aos portais
O acesso ao portal do aluno é feito através do portal da sua Instituição. Após acessar
o link correspondente o usuário deve fazer o login informando seu usuário e senha fornecidos
pela instituição de ensino.
Unidade: Selecionar a empresa e unidade na qual será feito o acesso;
Usuário: Informar o usuário para acesso;
Senha: Informar a senha para acesso.
Lembrar meu Login nesta máquina: Marcar esta opção para que os campos login e
senha permaneçam salvos.
2. Página principal
Na tela serão exibidos os menus disponíveis para o aluno, pai, mãe, responsável
financeiro, responsável educacional e responsável do contrato.
É possível exibir o portal da instituição como página principal (Ver manual
Configuração dos Portais).
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2.1 Botões no topo da tela
Página Principal: clicar no ícone para retornar a Página Principal.
Alterar minha senha: clicar no ícone para exibir a tela de alteração senha.
Sobre o sistema: clicar no ícone para obter informações do portal.
Encerrar sessão: Clicar no ícone para encerrar a utilização do portal.
2.2 Troca de senha
A troca de senha será solicitada automaticamente quando for identificada a utilização
da senha padrão determinada pelo sistema. O sistema poderá bloquear a alteração da senha,
caso identifique que esta seja muito fraca. O usuário deve dar preferência às senhas que
utilizam letras e números, e ainda caracteres especiais, como “%”, “$”.
2.3 Logoff
A saída do portal pode ser realizada a qualquer momento através do botão Encerrar
sessão. Automaticamente o usuário é redirecionado para a página de login do portal.
3. Dados cadastrais
Possibilita consultar e alterar os dados cadastrais do usuário logado no portal. As
permissões para alteração são definidas pela Instituição, que poderá permitir a alteração dos
dados diretamente no portal ou apenas visualizá-los e solicitar alteração destes dados (verificar
manual Configuração dos Portais).
Uma vez definido a parametrização da Máscara do Nome Social, o nome de exibição
do usuário logado será o Nome Social e não o Nome de Registro.
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4. Consulta financeira
O usuário poderá efetuar a consulta das parcelas utilizando os filtros por período,
alunos, parcelas pendentes ou pagas. Serão exibidos os dados das parcelas agrupadas por
aluno, podendo também agrupar pelas colunas Situação ou Responsável.
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No grid “Alunos” será apresentado a lista de alunos, quando usado Nome Social a
exibição será pelo Nome Social e não pelo Nome de Registro.
Para as parcelas que contenham títulos pendentes, o usuário poderá visualizá-las e
emitir a segunda via do boleto clicando na coluna “Título” correspondente a parcela.
4.1 Imagem página boleto - Mensagem da instituição
É possível inserir uma imagem com mensagem de acordo com a necessidade da
instituição, pode ser:
Comunicado de alerta;
Imagem marketing;
Imagem de divulgação cursos.
Para ativar o uso da mensagem é preciso parametrizar no portal Configurações:
1. Configuração Portal;
2. Aba Geral;
3. Grupo Imagens para Informação sobre Pagamentos de Boleto.
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Para informações de tamanho, extensão e pasta de armazenamento consulte manual
de Configurações dos Portais (vide manual 2 - Configuração dos Portais – Título 2.1.4).
5. Títulos
Exibe a lista de títulos pendentes do responsável financeiro, na qual será possível
efetuar correção de valores dos títulos para outra data e emitir a 2ª via do título.
Para efetuar o recálculo, selecione um título e clique no botão “Recalcular Títulos”, e
na tela Correção de Títulos informar a nova data para vencimento, podendo imprimir a
simulação ou emitir o bloqueto de pagamento.
O número de dias para permitir o recalculo de títulos é definido pela instituição
(verificar manual Configuração dos Portais).
A emissão de segunda via de títulos no portal web é bloqueada quando os mesmos
ultrapassarem a quantidade máxima de dias permitida para emissão após o vencimento.
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Os títulos enviados para que o banco efetue a cobrança não poderão ser
recalculados, apenas impressos.
No caso de alguma parcela não aparecer para emissão da 2ª via, será necessário
efetuar a geração do bloqueto via GVcollege para que seja gerado o número de controle.
5.1 Bloqueio de emissão de títulos
Caso possua pendências de contrato, o sistema apresentará a mensagem: “Títulos
com contrato pendente de aceite”. O título só poderá ser emitido após o aceite do contrato
(verificar manual Configuração dos Portais/Secretaria Desktop).
6. Nota fiscal
Para o responsável financeiro consultar e imprimir as notas fiscais eletrônicas de
serviços das parcelas deve-se parametrizar o menu “Notas Fiscais” no portal do aluno.
É possível efetuar o download da nota fiscal no formato PDF. Responsáveis
financeiro para diferentes alunos as informações serão apresentadas em uma única nota.
7. Pagamento Cielo
Permite o pagamento de parcelas com rede CIELO para usuários com acesso para
efetuar o pagamento de parcelas.
A utilização desta funcionalidade depende de contrato firmando da Instituição com a
rede CIELO.
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7.1 Negociação de parcelas em atraso
Permite ao usuário com o devido acesso, negociar parcelas em atraso com base em
planos de negociação. Será exibida a simulação de todos os planos de negociação disponíveis
para a negociação.
7.2 Declaração de quitação anual de débitos
Permite que o responsável financeiro emita uma quitação de débitos anteriores.
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7.3 Apresentação de cheques devolvidos
No acesso do responsável financeiro no menu Consulta Financeira, será exibida a
opção “Existem cheques pendentes” para que o usuário possa visualizar a listagem de cheques.
É possível também tornar obrigatória a visualização da listagem dos cheques pendentes
assim que o responsável acessar a consulta financeira (verificar manual Configuração dos
Portais – Consulta Financeira).
8. Contratos
8.1 Versionamento de contratos de matrícula
Ao efetuar a emissão do contrato de matrícula no processo de rematrícula será
gerado histórico do contrato e armazenado em PDF (Verificar manual Configuração dos
Portais).
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8.2 Aceite de contrato de matrícula
Controle realizado nos contratos emitidos pela matrícula indicando o aceite do
mesmo. Através da emissão do contrato o usuário poderá efetuar o aceite de contratos
pendentes, desde que tenha permissão para tal funcionalidade (Verificar manual Configuração
dos Portais).
A emissão e pagamento de títulos e parcelas estarão disponíveis somente após o
aceite do contrato de matrícula caso exista a exigência do aceite (conforme parametrização
do curso, verificar manual Configuração dos Portais).
8.3 Reemitir o contrato de matrícula
Possibilita reemitir os contratos de matrícula, emitindo o último contrato gerado para
a matrícula do aluno.
9. Central de avisos
Exibe os avisos gerados pelo GVcollege para o Portal do Aluno. Nele é possível
visualizar ou excluir um ou mais avisos.
10. Comprovante IR
O comprovante de IR será liberado apenas para o responsável financeiro. O sistema
avaliará quais são as parcelas pagas no período de apuração, que tenham eventos dedutíveis
do I.R (verificar manual Tesouraria).
Para gerar o comprovante, basta selecionar um ano no campo “Ano” e aguardar o
cálculo do sistema. A impressão pode ser feita pelo botão “Imprimir”.
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11. Menu do aluno
11.1 Dados cadastrais
É possível consultar e alterar os dados cadastrais do aluno. As permissões para
alteração são definidas pela Instituição, que poderá permitir a alteração dos dados diretamente
no portal ou apenas visualizá-los e solicitar alteração destes dados (verificar manual
Configuração dos Portais).
11.2 Matrículas realizadas
Serão exibidas as matrículas confirmadas do aluno durante os diferentes períodos
letivos cursados na Instituição
As matrículas serão exibidas conforme configuração (verificar manual Configuração
dos Portais).
11.3 Área pedagógica
Permite consultar as ocorrências pedagógicas relacionadas ao aluno. A consulta
exibirá as ocorrências cadastradas nos últimos 07 dias, caso não haja ocorrências no período
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padrão de consulta é possível determinar um período de pesquisa no campo “Período” e
clicando em “Carregar”.
11.4 Protocolo
Permite consultar o andamento de solicitações já realizadas e realizar novas
solicitações através do botão “Solicitar serviço”.
11.5 Consulta protocolo
Para efetuar a consulta do protocolo deve-se escolher a situação e o período.
11.6 Solicitar serviço
Para efetuar a solicitação do serviço deve-se clicar no botão “Solicitar serviço”.
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Para realizar a solicitação é necessário selecionar o serviço desejado, quantidade,
matrícula, observações e selecionar a forma de pagamento entre Débito ou Caixa, após deve-
se clicar no botão “Enviar”.
Para a geração de boletos no protocolo, deve-se utilizar a opção Débito, além de
configurar os itens os seguintes itens:
Tipo de vínculo com matrícula localizado no Cadastro de Serviço de Protocolo
(verificar Manual Protocolo).
Permite débito em conta nos serviços de protocolo localizado no Cadastro de
Curso/Aba Cobrança (verificar Manual Secretaria).
O período informado do Parâmetro Acadêmico deverá ser o mesmo da matrícula do
aluno.
Após clicar no botão “Enviar” será exibida a tela “Confirmação da Solicitação”.
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11.7 Boletim
No boletim serão exibidas as notas obtidas no período letivo selecionado.
É possível visualizar todos os boletins do aluno. Através da seleção do período
desejado na emissão do boletim.
11.8 Comparação de notas
Permite realizar um comparativo utilizando gráficos entre o desempenho do aluno e
o desempenho médio dos outros alunos das disciplinas que ele está cursando.
A exibição de gráficos comparativos também permite que gráfico seja gerado para
turmas que tenham avaliação por conceito.
É possível apresentar os grupos das disciplinas, caso seja utilizado no Cadastro de
Currículo (Vide manual da Secretaria). Em relação à configuração, veja no manual das
Configurações do Portal.
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11.9 Consulta frequência do aluno
Consulta frequência do aluno, funcionalidade que permitirá ao usuário uma visão geral
de todas as ocorrências de faltas, faltas justificadas e atrasos do aluno dentro da turma.
11.10 Situação curricular
Permite consultar a situação curricular do aluno, na qual será apresentada em tela
possibilitando a impressão. A consulta exibirá a situação da disciplina ou ciclo, avaliações nas
disciplinas, aproveitamento de estudos e demais informações curriculares.
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11.11 Atividades complementares
Permite consultar as atividades, cargas horárias e totais de carga horária de cada
grupo já realizadas para os cursos selecionado.
São exibidas as informações de local de realização das atividades, data de início e
término, bem como informações do grupo de atividades e suas respectivas cargas horárias
necessárias para cumprimento do currículo e os totais de cada.
11.12 Avaliação institucional
Permite ao aluno acessar a Avaliação Institucional através do menu “Links” (verificar
manual Configuração dos Portais).
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11.13 Documentos pendentes
Caso o aluno possua alguma pendência de documentos na instituição, o item de
menu “Documentos Pendentes” é exibido. Clicando nele, o aluno poderá visualizar a lista de
documentos que devem ser entregues para a instituição de ensino para regularizar sua
situação.
11.14 Matrícula
Para que o processo de matrícula seja possível através do portal do aluno é necessário
realizar a geração de escala para o período desejado
É necessário que o aluno esteja matriculado na turma principal do curso, e que a
opção “Libera Matrícula Web” esteja marcada na tela da matrícula principal do aluno.
11.15 Processo de matrícula
Permite realizar a rematrícula nas disciplinas oferecidas pela Instituição. O aluno é
conduzido ao longo do processo por meio de fases (etapas) do processo.
Validações do processo:
Valida se o usuário tem permissão para realizar a matrícula;
Valida se o aluno escolhido possui matrícula principal no período da geração de
escala cadastrada;
Valida se o aluno possui algum documento pendente;
Valida se o aluno está em débito com a instituição.
É permitido fazer upload de fotos na sessão de Rematrícula, porem deve ser
parametrizado no portal Configuração dos Portais a opção "Permitir inserir foto" (Configuração
>> Rematrícula >> Aba: Fases do Processo >> marque a opção). Quando essa opção tiver
desmarcada não terá a opção de fazer “upload da foto”. Essa parametrização ficará disponível
para todas as abas que tiverem o campo de foto.
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11.15.1 Fase: Cursos disponíveis
Exibe uma listagem com os cursos nos quais o aluno possui matrícula disponível para
a rematrícula.
Para selecionar o curso deve-se clicar em “iniciar rematrícula” e após clicar no botão
“Avançar”.
O texto que pode ser exibido nesta etapa deverá ser predefinido previamente
(verificar manual Secretaria Desktop).
11.15.2 Fase: Seleção de disciplinas
O aluno poderá selecionar as disciplinas nas quais deseja efetuar a matrícula.
A cada disciplina escolhida são verificados os possíveis conflitos de horário. Para
cancelar a seleção de uma disciplina, basta desmarcá-la.
O aluno poderá selecionar turmas ofertadas para outras disciplinas marcando a opção
“Turmas de outras disciplinas”, desde que estas disciplinas estejam disponíveis para o aluno
conforme a configuração de equivalências do currículo.
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11.15.3 Fase: Responsáveis
Permite informar o responsável do contrato utilizando as opções: aluno, pai, mãe
outros.
11.15.4 Fase: Contrato
Fase disponível para a emissão do contrato, o contrato terá o template conforme
apresentação visual da Instituição.
Quando marcada a opção “Eu aceito os termos propostos no contrato”, esse aceite
é referente ao contrato que exibido.
2.29.5 Fase: Financeira
Permite ao aluno escolher a forma de pagamento desejada e os planos de
pagamentos cadastrados no GVcollege. Os planos exibidos foram configurados para a “exibir
na rematrícula web”. Vide manual da Tesouraria.
Após simular o plano de pagamento, habilitará o botão Avançar.
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O aluno poderá executar a simulação de parcelas já incluindo os descontos por ele
escolhidos, desde que o processo de matrícula permita a seleção de plano de pagamento com
desconto.
Na simulação de parcelamento da matrícula será verificado o valor mínimo
estabelecido pela instituição para valores de parcelas (verificar manual Tesouraria – Parâmetros
de Tesouraria).
Se a forma de pagamento solicitar consulta ao SPC então ao selecionar uma forma
de pagamento que consulta o SPC, será realizada uma consulta ao SPC. De acordo com o
retorno do SPC (com restrição ou sem restrição) serão exibidos todos os planos de pagamento
ou apenas os planos configurados para exibir para pessoas com CPF/CNPJ com restrição.
11.15.5 Fase: Ficha complementar
Permite ao aluno preencher informações adicionais na ficha complementar
cadastrada e configurada no GVcollege.
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11.15.6 Fase: Atualização cadastral
Permite ao usuário editar informações referentes aos cadastros conforme a
permissão (verificar manual Configuração do Portal).
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11.15.6.1 Aba - Responsável educacional
Os campos destacados na imagem abaixo são apenas para exibir qual pessoa é o
responsável financeiro do aluno, e não são editáveis.
11.15.7 Fase: Confirmação de disciplinas
Fase para realizar a confirmação de matriculas. Para confirmar deve-se marcar a
opção “Eu concordo” e após clicar em “Avançar”.
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11.15.8 Fase: Conclusão
11.16 Comprovante
O comprovante de matrícula disponibilizará para o usuário o acesso a todas as
matrículas efetuadas mostrando as turmas escolhidas e os respectivos dias da semana em que
elas ocorrem. É possível consultar matrículas anteriores por meio da seleção de períodos.
11.17 Opções de matrícula
Permite ao usuário visualizar a lista das disciplinas e turmas que estão disponíveis
para matrícula no período corrente.
11.18 Indicação da unidade polo na inscrição EAD
Caso estejam disponíveis para inscrição, turmas de cursos de ensino EAD, as
mesmas estarão identificadas como tais, com a opção de selecionar a unidade polo em que
o aluno deseja se matricular.
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11.19 Turma
Na página da turma são exibidas informações referentes às turmas como, conteúdo
programático e realizado das aulas, consulta à frequência do aluno, informações dos colegas
da turma, possibilidade de envio de mensagens aos colegas e ao professor e a visualização
do plano de ensino.
Para que o aluno envie mensagens aos seus colegas, deve-se clicar sobre o nome
do aluno desejado e em seguida na opção “Escrever mensagem”. O sistema disponibilizará
apenas os alunos que possuem e-mail cadastrado no sistema.
No plano de ensino serão exibidas as informações conforme o modelo de plano de
ensino configurado para a turma.
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11.20 Agenda
A aba “Horários” permite que o aluno visualize os seus horários de aulas exibindo o
dia, a sala o horário e o professor.
E a aba “Compromissos” permite a visualização dos eventos (datas de provas,
trabalhos, aulas de laboratório, atividades extraclasse, etc.) registrados pelos professores das
turmas em que o aluno está matriculado.
11.21 Bloqueio de acesso
Bloqueio de acesso a funcionalidades do portal do aluno para os que possuem
pendências financeiras. As funcionalidades que podem ser bloqueadas são:
Consulta da situação curricular;
Consulta do boletim;
Consulta do gráfico de comparação de notas;
Execução do processo de matrícula;
Consulta das opções de matrícula quando o aluno estiver inadimplente ou com
negociação aberta.
O bloqueio das funcionalidades é definido por unidade (ver manual Configuração dos
Portais).
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11.22 Central de downloads
Na Central de Download são exibidos os arquivos disponibilizados pelos professores,
coordenadores e secretaria para as turmas do aluno, tanto via portal do professor como
desktop.
Para efetuar o download do arquivo, deve-se clicar sobre o mesmo e clicar no botão
Download.
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12. Troca de mensagens entre alunos e professores
Troca de mensagem de aluno para professor e possível desde que seja definido a
parametrização no portal Configuração do portal.
Na página inicial no menu Central de mensagens, possibilita o acesso à central de
mensagens esse indica a quantidade de mensagens não lidas. É permitido ao aluno:
Enviar novas mensagens para os professores;
Visualizar e responder mensagens recebidas dos professores.
É possível fazer impressão das mensagens trocas.
12.1 Nova mensagem
Veja como é estruturada a tela de nova mensagem de aluno para professor.
1. Turma: indica a turma que está selecionada para o envio de mensagens;
2. Assunto: campo destinado a uma informação para contextualização do que
se trata a mensagem. Esse campo é limitado a 200 caracteres;
3. Selecione os destinatários: por padrão esse campo já vem com o professor
selecionado, quando tiver apenas um professor na turma;
4. Mensagem: caixa de mensagens é destinada a edição de textos. Essa caixa
não tem limites de caracteres, mas contém um indicador de quantidade de caráteres.
A visualização das mensagens trocadas, são posicionadas de acordo com a ordem
cronológica.
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