Gestão da Comunicação em Gestão de Projetos

Armando Levye-Press Comunicação

Agenda

• O que é comunicação?

• A comunicação e as etapas do projeto

• A importância da comunicação

• Ferramentas de comunicação

O que é comunicação?

• Muitos enxergam a comunicação desta forma

• Trata-se da “Teoria Matemática da Comunicação”, de Shannon Weaver

• Ela foi pensada para definir a comunicação entre equipamentos

• Qual é o problema desta teoria?

Seres humanos são diferentes

• Teoria não leva em consideração que seres humanos são muito diferentes dos equipamentos

• Embora tenham certa “programação”, podem agir (e agem) de modo diferente do esperado

• Até compreendem as mensagens, mas podem simplesmente ignorá-las

Tudo é comunicação

Comunicação é processo

Comunicação e Gestão de Projetos

• Veja as etapas da gestão de projetos segundo as melhores práticas

• É preciso pensar a comunicação em todos estes momentos

Iniciação

• Projeto:

– Designar um executivo e um gerente de projeto

– Formalizar um time de desenho de projeto

– Preparar um resumo do projeto

• Comunicação:– Anuncie a criação da

“comunidade do projeto” – Promova uma reunião de

integração e informe a finalidade do projeto

– Crie canais online para recolher informações e contribuições para a fase de planejamento

– Divulgue entrevistas em vídeo com os responsáveis do projeto sobre as razões dessa iniciativa

Definição

• Projeto:

– Etapa de planejamento– Confronto do planejado

com o business case– Definição dos controles

do projeto– Definição dos arquivos

do projeto

• Comunicação:– Informe as melhores

contribuições ao projeto– Crie a “comunidade do

projeto” e torne-a acessível por computador

– Crie um blog e reúna ali todas as notícias do projeto

– Divulgue entrevistas em vídeo com os participantes

– Identifique para a comunidade os responsáveis pelo projeto

Design

• Projeto:

– Etapa de desenho do projeto

– Definições sobre o que é possível fazer (fronteiras)

– Definição dos prazos de entrega

– Definição dos resultados esperados

• Comunicação:

– Valorize as melhores ideias, divulgando-as

– Promova ações colaborativas discutindo as ideias que estão sendo levadas para o desenho final do projeto

– Consulte os envolvidos– Reconheça as contribuições

permitindo que seus autores falem sobre elas

Implementação

• Projeto:

– Implementação das atividades definidas no projeto

– Avaliação de resultados

• Comunicação:

– Comemore o lançamento do projeto

– Divulgue as ações iniciais– Evidencie bons ou maus

resultados– Discuta a necessidade de

eventuais ajustes– Reconheça os participantes

do projeto permitindo que eles se expressem

– Use vídeos!

Encerramento

• Projeto:

– Finalização das atividades com a entrada do projeto em operação

• Comunicação:

– Mostre os primeiros resultados

– Reconheça os méritos– Dê voz aos participantes do

projeto– Crie e divulgue a memória

do projeto, evidenciando os fatores que levaram ao sucesso ou a eventuais problemas

A importância da comunicação

• Registro das etapas do projeto

• Produção de informação relevante

• Geração de memória

• Orientação a futuras equipes

• Manutenção de informação crítica independente das pessoas

• Reconhecimento

Ferramentas de comunicação

• Dê preferência a ferramentas online de comunicação, que permitam a participação das pessoas

• Defina as regras de uso

• Integre as pessoas na rede e estimule sua participação

• Use seminários web para treinar e integrar as pessoas

• Use vídeos intensivamente

• Busque apoio de empresas que podem integrar a comunicação

Obrigado

• Armando Levy

• Diretor da e-Press Comunicação

• Agência de comunicação e notícias que integra mídias tradicionais e redes sociais

• Criadora do Portal T&D, de treinamento virtual– www.facebook.com/epresscomunicacao

– www.epress.com.br

– 11 2619 1720

– armando@epress.com.br