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Este manual pretende ser um guia simples e visa demonstrar a interface e uso dos aplicativos mais comuns, do OpenERP voltandos ao treinamento e consulta de usuários finais, que irão efetivamente usar o sistema em seu dia a dia. Foi criado para ser utilizado nos treinamentos dos usuários da Zupy! e liberado gratuitamente a comunidade. Não visa em momento algum fornecer informações técnicas ou informações para instalação, implementação ou parametrização do Software.
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Manual de Usuário OpenERP
Tutorial Ilustrado Básico de Uso
Fábio Martinelli [email protected]
pt-BR - V 0.1 - Fev/ 2013
www.zupy.com.br
Licenciado sob os termos da licençahttp://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/br/
Agradecimentos
Akretion www.akretion.com
Raphael Valyi @rvalyiRenato Lima @renatonlima
Pelo excelente trabalho com a liderança da localização Brasileira do OpenERP, treinamentos sobre a ferramenta e inúmeras contribuições no Fórum da Comunidade, manutenção do site e contribuições OpenSource
OpenERP S/A - www.openerp.comPelo Software de Gestão Open Source
Comunidade OpenERP Brasilwww.openerpbrasil.org
OpenERP Brasil Teamhttps://launchpad.net/~openerp-brazil-team
Fórum do Google [email protected]
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Sistema integrado de gestão empresarial (ERP)Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.
Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE ou SIG), em inglês Enterprise Resource Planning (ERP), são sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão etc).
Os ERPs em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios.
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A Importância do ERP nas CorporaçõesEntre as mudanças mais palpáveis que um sistema de ERP propicia a uma corporação, está a maior confiabilidade dos dados, agora monitorados em tempo real, e a diminuição do retrabalho. Algo que é conseguido com o auxílio e o comprometimento dos funcionários, responsáveis por fazer a atualização sistemática dos dados que alimentam toda a cadeia de módulos do ERP e que, em última instância, fazem com que a empresa possa interagir.
Assim, as informações trafegam pelos módulos em tempo real, ou seja, uma ordem de vendas dispara o processo de fabricação com o envio da informação para múltiplas bases, do estoque de insumos à logística do produto. Tudo realizado com dados orgânicos, integrados e não redundantes.
Para entender melhor como isto funciona, o ERP pode ser visto como um grande banco de dados com informações que interagem e se realimentam. Assim, o dado inicial sofre uma mutação de acordo com seu status, como a ordem de vendas que se transforma no produto final alocado no estoque da companhia.
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Vantagens do ERPAlgumas das vantagens da implementação de um ERP numa empresa são:
● Eliminar o uso de interfaces manuais● Otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da
organização (eficiência)● Otimizar o processo de tomada de decisão● Eliminar a redundância de atividades● Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado● Reduzir as incertezas do Lead time● Incorporação de melhores práticas (codificadas no ERP) aos processos
internos da empresa● Reduzir o tempo dos processos gerenciais● Redução de estoque
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Desvantagens do ERPAlgumas das desvantagens da implementação de um ERP numa empresa são:
● A utilização do ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente integrada;
● Altos custos que muitas vezes não comprovam a relação custo/benefício;● Dependência do fornecedor do pacote;● Adoção de melhores práticas aumenta o grau de imitação e padronização
entre as empresas de um segmento;● Torna os módulos dependentes uns dos outros, pois cada departamento
depende das informações do módulo anterior, por exemplo. Logo, as informações têm que ser constantemente atualizadas, uma vez que as informações são em tempo real, ocasionando maior trabalho;
● Aumento da carga de trabalho dos servidores da empresa e extrema dependência dos mesmos;
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Fatores Críticos de SucessoSegundo uma pesquisa Chaos e Unfinished Voyages (1995) os principais fatores críticos de sucesso para um projeto de implantação de um ERP são:
● Envolvimento do Usuário● Apoio da direção● Definição clara de necessidades● Planejamento adequado● Expectativas realistas● Marcos intermediários● Equipe competente● Comprometimento● Visão e objetivos claros● Equipe dedicada● Infraestrutura adequada● Constante qualificação da equipe usuáriaw
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O OpenERPO OpenERP é o sistema de gestão empresarial (ERP) Open Source que mais cresce no mundo atualmente se destacando por sua arquitetura elegante, pelo uso de ferramentas ágeis de desenvolvimento e pela sua flexibilidade extraordinária para customizações.
O Open ERP é a solução em gestão empresarial mais completa e flexível, com vários casos de sucesso nos mais diversos segmentos de negócios, afirmando assim sua eficiência. E o mais surpreendente, e um dos principais motivos deste sucesso, é que se trata de um projeto open source que conta com desenvolvedores espalhados pelo mundo; um projeto grandioso que vem vencendo desafios e promovendo uma verdadeira revolução.
O OpenERP atende a vários segmentos de negócios em diversos países e agora está chegando no Brasil.
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OpenSource / Código AbertoA definição do Open Source foi criada pela Open Source Iniciative (OSI) a partir do texto original da Debian Free Software Guidelines (DFSG) e determina que um programa de código aberto deve garantir:
Distribuição livreA licença não deve restringir de nenhuma maneira a venda ou distribuição do programa gratuitamente, como componente de outro programa ou não.
Código fonteO programa deve incluir seu código fonte e deve permitir a sua distribuição também na forma compilada. Se o programa não for distribuído com seu código fonte, deve haver algum meio de se obter o mesmo seja via rede ou com custo apenas de reprodução. O código deve ser legível e inteligível por qualquer programador.Mais Informações: http://pt.wikipedia.org/wiki/C%C3%B3digo_aberto
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Manual de UsuárioEste manual pretende ser um guia simples e visa demonstrar a interface e uso dos aplicativos mais comuns, do OpenERP voltandos ao treinamento e consulta de usuários finais, que irão efetivamente usar o sistema em seu dia a dia.
Foi criado para ser utilizado nos treinamentos dos usuários da Zupy! e liberado gratuitamente a comunidade.
Não visa em momento algum fornecer informações técnicas ou informações para instalação, implementação ou parametrização do Software.w
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Acesso aos aplicativos principais:CRM, Vendas, Compras, Contabilidade, Projetos, RH, etc...
Acesso aos itens de Menu específicos do Aplicativo selecionado
Dados do Usuárioatual e acesso ao email
Busca e Filtros
Interface Nas próximas telas será apresentado os itens comuns em todo o programa, essa é a estrutura básica para a navegação e uso
Novas Informações / Ações NecessáriasSempre que houver alguma novidade em um item que você esteja acompanhando, será exibido um número no item do menu, você pode clicar para ter acesso rápido ao item
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Caixa de Busca Instantânea
Ao digitar será exibido automaticamente os resultados da busca instantânea
Pode ser pesquisado apenas por pedaços das palavras,sílabas, o sistema busca por qualquer trecho, no início, meio e fim da palavra
Filtros SelecionadosAo clicar no " x " excluio filtro selecionado O Triângulo abre o menu
de Filtros e Agrupamento
O " x " irá desmarcar todos os filtros selecionados
Irá agrupar as informações de acordo com as
opções selecionadas
Exibirá somente as informações
correspondentes aos critérios selecionados
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Alterna o Modo de Visualização
Navega entre as páginas ou registros
Quantidade de registros
Caixa de Pesquisa
Estilos de Visualização
Kanban - Kanban é uma palavra japonesa que significa literalmente registro ou placa visível. Exibe placas para uma visão geral de vários itens, como Oportunidades, Tarefas de Projetos, Clientes...
Lista - O modo de visualização em listagem dá uma visão geral resumida, de várias linhas de registros ao mesmo tempo, podendo ser ordenadas por diversos critérios
Formulário ou Página - Exibição completa dos dados do registro associado com links para ações específicas ou históricos é também nesse modo de visualização que é feita a edição do registro
Gráfico - Fornece 5 modos de gráficos para uma visão estatística dos registros: Pizza, Linhas, Barras, Área e Radar
Calendário - O modo calendário oferece uma visualização por datas, muito útil para acompanhar ligações, Reuniões, fechamento esperado e ações a serem executadas em dias determinados, pode ser visualizada por dia, semana e mes.
Nota: Nem todas as opções de visualização estão disponíveis em todas as telas e itens de menu, dependem exclusivamente a que se referem as informações e podem ser alternadas entre elas.w
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Visualização KanbanKanban é uma palavra japonesa que significa literalmente registro ou placa visível. Exibe placas para uma visão geral de vários itens, como Oportunidades, Tarefas de Projetos, Clientes...
Cada modo de visualização tem suas vantagens e desvantagens, depende realmente do tipo de informação que se deseja ter em geral
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Visualização Listagem O modo de visualização em listagem dá uma visão geral resumida, de várias linhas de registros ao mesmo tempo, podendo ser ordenadas por diversos critérios
As informações podem ser ordenadas pelos campos clicando no nome do item, como data, estágio, por exemplo para ordenar pelo nome do cliente clique aqui
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Formulário ou Página Exibição completa de todos os dados do registro associado com links para ações específicas ou históricos é também nesse modo de visualização que é feita a edição do registro
Campos com fundo Azul são obrigatórios
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Exibição de GráficosFornece 5 modos de gráficos para uma visão estatística dos registros: Pizza, Linhas, Barras, Área e Radar
Você pode alterar o formato do gráfico clicando neste ícone
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Gráfico - Fornece 5 modos de gráficos para uma visão estatística dos registros: Pizza, Linhas, Barras, Área e Radar
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Calendário por Mês - O modo calendário oferece uma visualização por datas, muito útil para acompanhar ligações, Reuniões, fechamento esperado e ações a serem executadas em dias determinados, pode ser visualizada por dia, semana e mes.
É possível exibir apenas informações de usuários específicos selecionando aqui
Escolha se deseja verpor Dia, Semana ou Mês
Acesso ao dia de hoje ou navegar pelos dias
Acesso rápido aum dia específico
Você pode alterar a data de um evento diretamente pelo item no calendário
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Calendário exibição por Semana
Você pode criar um novo evento clicando diretamente em um dia em branco no calendário, ou acessar detalhes, editar e excluir um registro existente
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Calendário exibição por Dia
Os registros estão ordenados pelo horário que será realizado a próxima ação, muito útil para reuniões e ligações, também é possivel definir lembretes e o sistema informará antes de um evento ocorrer
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Exibição de um item de Oportunidade vista em modo Página
BreadcrumbPara navegação entre as páginas visitadas, com acesso fácil as telas anteriores
Botões de AçãoAqui é possível executar diversas ações que irão alterar o estado da oportunidade, dar continuidade no fluxo de trabalho entre outras coisas
Botão de Edição e CriaçãoTambém permite salvar e cancelar o registro atual quando estiver editando
Barra de EstágioExibe o estágio do registro atual, dentro do fluxo de trabalho, pode ser clicada para alterar o estágio
Mais opçõesLinks para ações e menus relacionados ao item
Botões de Ação e Barra de Estágiow
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Mais OpçõesFornece acesso a outros itens e ações relacionados ao registro atual, como ver as faturas, acessar os contratos, duplicar ou excluir o item
Links mais comuns para itens relacionados ao cliente atual
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ConversaçãoNo final de cada documento existe um formulário com o histórico de conversação e acompanhamento sobre o item atual, você pode registrar qualquer evento
AcompanhamentoVocê pode acompanhar para ser avisado sobre alterações em estágios específicos do documento e adicionar mais pessoas na conversa
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CRM - Gestão de Relacionamento com o ClienteCustomer Relationship Management (CRM) Foi criada para definir toda uma classe de ferramentas que automatizam as funções de contacto com o cliente, essas ferramentas compreendem sistemas informatizados e fundamentalmente uma mudança de atitude corporativa, que objetiva ajudar as companhias a criar e manter um bom relacionamento com seus clientes armazenando e inter-relacionando de forma inteligente, informações sobre suas atividades e interações com a empresa.
O CRM abrange, na generalidade, três grandes áreas:● Automatização da gestão de marketing● Automatização da gestão comercial, dos canais e da força de vendas● Gestão dos serviços ao cliente
Uma das atividades da Gestão do Relacionamento com o cliente implica registrar os contatos por si realizados, de forma centralizada. Os registros não dependem do canal de comunicação que o cliente utilizou (voz, fax, e-mail, chat, SMS, MMS etc) e servem para que se tenham informações úteis e catalogáveis sobre os clientes. Qualquer informação relevante para as tomadas de decisões podem ser registradas, analisadas periodicamente, de forma a produzir relatórios de gestão.Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Customer_relationship_management
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CRM - Relacionamento com o ClienteAcessar através do item Vendas no Menu Principal
O Fluxo de Trabalho segue uma sequência lógica através dos menus do OpenERP, sendo cada passo um item no menu
● ClientesAgenda de Endereços, possui empresas, contatos, clientes e fornecedores, e informações de telefones, emails e outras,
● ProspectosPrimeiro contato com um futuro cliente
● OportunidadesOportunidades de negócio com um cliente, aqui é definido o funil de vendas, da qualificação ao fechamento
● CotaçõesPedido de venda provisório, enviando ao cliente para aprovação, pode ser alterado
● Pedidos de VendaPedidos confirmados, prontos para ser faturados
● ContratosGestão de Contratos com o cliente, toda a compra ou serviço prestado pode ser vinculado a um contrato
SolicitaçõesControla as interações com o cliente, como questões, dúvidas, reclamações e qualquer tarefa que requer uma interação com o cliente, como cobranças, retirada de pagamentos
Ligações TelefônicasAqui ficam registradas o histórico de ligações efetuadas, bem como a agenda de ligações futuras, essas informações são vinculadas ao cadastro do cliente
Para criar umNovo Cliente
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Como Cadastrar um Cliente? Vá em Vendas > Clientes > Criar
1- Selecione se o Cadastro é de uma empresa ou não
Pode ser enviada o logotipo ou foto do cliente
2- Insira o nome fantasia da empresa.Lembrando que o nome deve ser simples, deve ter a inicial em letra maiúscula e o restante minúsculo. Preposições devem ser em letras minúsculas.
3- Insira o CEP do local Se não souber procure no Google ou nos Correios, é importante o CEP correto para padronizar as informações e evitar erros
4- Clique em Pesquisar CEP. Após isso, o sistema localizará o endereço através do CEP.
Importante! Antes de criar um cliente verifique se ele
já não se encontra cadastrado!
Preencha o máximo de informações possíveis quanto mais completo o cadastro melhor. O sistema valida as informações de CNPJ e CPF portanto devem ser válidos
Escolha as Tags quedefinem o cliente
Acrescente as informações adicionais como nº de telefone e email. Lembrando que o número de telefone deve ser padronizado dessa forma: (xx) xxxx-xxxx.
Muito importante Colocar o Site Correto, acesse para ver se abre e é o do cliente
Após preencher todas as informações Clique no botão Vermelho Salvarw
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No Final da Página aparece essas abas
Clique no botão CriarPara adicionar os contatos da empresa
Vai abrir essa tela, preencha as informações e salve
Repita para todas as pessoas de contato da empresa
Importante salvar email e telefone se tiver
Escolha o Vendedor ea Equipe de Vendas
Referência: é o Código do cliente dentro da empresa
Data de Cadastro
Marque se for um fornecedor
Opt-Out se o cliente não aceita receber mala-direta por email
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CRM - Tela do Cliente Cadastrado
Dados da Empresa
Informações de Endereço
Informações de Contato
Acesso aos itens do Cliente
Acesso a informações complementares e históricos,
Pessoas de Contato no Cliente
Clicando nas abas abrira logo abaixo informações específicas de cada uma
Prospectos (Leads)Um prospecto representa um cliente em potencial com o qual ainda não estabelecemos um relacionamento comercial, ou mesmo uma nova solicitação de um cliente existente.No entanto um prospecto contém informações valiosas para aproveitar oportunidades de vendas futuras. No entanto o erro mais comum é que tal informação acaba não sendo registrada em lugar algum e se perde, ou mesmo quando registrada pode ser difícil rastrear as atividades para este prospecto, pois a informação não está a mão quando se precisa.
Você pode obter prospectos de diversas fontes:● Um email recebido ● Listas de empresas● Cartões de Visitas● Um telefonema solicitando mais informações● Um formulário no próprio site● Campanhas de Marketing
O prospecto é uma opção de Pré-Venda e poderá ser convertido a um cliente ou uma oportunidade, mas precisa ser qualificado
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O prospecto pode ser convertido em uma oportunidade clicando aqui
Será apresentada esta tela aonde você informará se deseja criar uma nova oportunidade ou mesclar com uma oportunidade existente
E aqui você poderá Criar um Novo Cliente
ou relacionar a oportunidade a um cliente existente
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OportunidadesEnquanto o prospecto representa o primeiro contato com o cliente, a ser qualificado, a Oportunidade representa um contrato em potencial.
Cada oportunidade precisa ser tratada individualmente, fazendo a qualificação, agendando ligações, dando acompanhamentos, negociando com o cliente e definindo a posição nos estágios em que elas se encontram dentro do funil de vendas, até a conclusão do negócio.
O OpenERP fornece inúmeras ferramentas e opções para facilitar esse acompanhamento, e integração com o sistema de emails, estoque, manufatura, faturamento, etc
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Visão Geral das Oportunidades em Kanban
Você pode adicionar Estágios da oportunidade
Pode ser criada uma nova oportunidade de forma completa definindo todas as opções,
ou Criar rapidamentepara completar depoisclicando no " + "
Nome da Oportunidade
Quantidade de Itens no Estágio
Você pode Dobrar, Desdobrar, Editar ou Excluir a Coluna
Nome do Cliente
Mensagens e Seguidores
Data da Próxima AçãoSe estiver em vermelho é por que foi ultrapassada
Ao passar o mouse sobre a oportunidade aparecerá este ícone para opções como Editar ou Alterar a cor de fundo do painel
Foto do Vendedor responsável pela oportunidade
Valor da Oportunidade
É possível alterar o estágio da oportunidade apenas movendo o painel para uma outra coluna
A Estrela serve como sinalizadorvisual
É possível alterar a cor de fundo dos painéis para um controle próprio
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Oportunidade em Modo FormulárioBarra de EstágioExibe o estágio do registro atual, dentro do fluxo de trabalho, pode ser clicada para alterar o estágio
Nome da Oportunidade
Receita Esperada e Probabilidade da venda acontecer
Ao selecionar o Cliente automaticamente o sistema já busca nos clientes cadastrados e preenche os dados de email e telefonese não existir dá a opção de criar um novo cliente.
Você pode abrir os detalhes do cliente para completar informações a qualquer momento clicando aqui
Vendedor responsável por essa oportunidade, é possível escalar essa oportunidade a um nível hierárquico superior
IMPORTANTE!Sempre atualizar os dados referente a próxima ação e data
Fechamento Esperado da Venda e Prioridade, você poderá filtrar depois por esses dados
O calendário fornece opções para escolher a data, mas pode ser digitada
Categorias da Oportunidade, pode associar várias ou criar na hora
Neste espaço de anotações internas você pode descrever qualquer informação relevante a essa oportunidade
Ligações e reuniões específicas a esta oportunidade
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Os pontos chaves no Ciclo de Venda são chamados de Estágios, dessa forma conseguiremos melhorar as nossas vendas, pois permitirão descobrir quais as razões e em que ponto da venda tivemos sucesso ou falhamos.
Os estágios permitirão saber exatamente em qual ponto da venda se encontra uma oportunidade.
A maior dificuldade nos estágios é saber qual é o estágio de uma oportunidade, o que é resolvido definindo claramente o resultado esperado de cada estágio, dessa forma estaremos padronizando as oportunidades e conseguindo dar mais atenção as que estiverem com maior probabilidade de sucesso.
Antes de passar para o próximo Estágio, as seguintes condições devem ser cumpridas em cada Oportunidade
Estágios da Oportunidade / Venda
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Estágio: NOVO
Novas oportunidades a serem trabalhadas
● Identificar o potencial de se tornar um cliente● Completar o cadastro da empresa● Definir o vendedor responsável pela oportunidade.
Atenção
● Não é necessário passar por todos os estágios desde que as condições necessárias para cada um deles estejam todas cumpridas
● Você pode alterar o estágio da oportunidade clicando na opção da Barra de Estágio
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Estágio: Qualificação
Identificado os seguintes itens
● Decisores, Responsável ou Sócio● Potencial de Produto (empresa x categoria)● Potencial da Empresa● Qual plano oferecer● Obter email do responsável● Ligação para confirmar as informações
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Apresentação
Uma apresentação da empresa foi enviada ao decisor
● Fornecer mais detalhes sobre o produto● Criar um gancho para uma próxima ligação● Despertar interesse no comprador● Não foi enviado valores!● Definir data da Próxima Ação● Enviar mais detalhes sobre a mídia Internet
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Estágio: Proposta
Os seguintes seguintes itens são necessários
● Foi enviada a Apresentação● Foi enviada a Proposta de Valores● Definir o Fechamento Esperado● Definir Data de Próxima Ação● Definir Validade da proposta● Confirmar Receita Esperada● Se comprometer ao acompanhamento● Padrão 10 dias
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Estágio: Negociação
Os seguintes seguintes itens são necessários
● Definir o Plano e Categorias com o Cliente● Negociar Formas de Pagamento● Negociar Modo de Pagamento● Definir de acordo com as condições comerciais● Definir data do 1 pagamento
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Estágio: Ganhamos
Os seguintes seguintes itens são necessários
● O Cliente aceitou as condições da Negociação● A Venda foi concluída● Encaminhar a oportunidade para o back-office
Próximos Passos
● Criação da Cotação● Criação do Pedido de Venda
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Estágio: Perdido
Os seguintes seguintes itens são necessários
● Escrever o motivo de não ter fechado● Rever as condições oferecidas● Descobrir se há possibilidade de venda no futuro
Próximos Passos
● Pensar em nova proposta ou solução ● Definir acompanhamento para 2 meses
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Cotação
A qualquer momento é possível Fechar uma Venda clicando em Ganhamos ou em Converter em Cotação
Se marcar o Ganhamos a Oportunidade será fechada
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