INSTRUÇÃO DE SERVIÇO SMAGEA Nº 015/2014

Dispõe sobre os procedimentos, conforme Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTDD, para os usuários do Arquivo Intermediário - GEARQUI, no âmbito da Administração Direta e Indireta do Município de Belo Horizonte.

O Secretário Municipal Adjunto de Gestão Administrativa, no uso de suas atribuições legais conferidas pela Lei nº 9.011/2005, art. 31-A, em conformidade com o estabelecido no parágrafo único do Artigo 168 da Lei Orgânica do Município de Belo Horizonte e considerando a necessidade de estabelecer procedimentos para tramitação, encerramento, arquivamento, consulta e reativação de processos, além de outros serviços relacionados, para os usuários do Arquivo Intermediário - GEARQUI, RESOLVE:

1 - DA ABERTURA DOS PROCESSOS

1.1 - A unidade responsável pela abertura de um processo deverá preencher o formulário Capa de Processo modelo AGC - 00101112, informando os dados relativos ao mesmo com letra de forma legível.

1.2 - O cadastramento do interessado deve ser feito mediante apresentação de CPF e/ou título de eleitor para pessoa física, e o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ (CGC) para pessoa jurídica a fim de que sejam evitadas futuras incorreções na identificação do mesmo.

1.3 - Para preservação das informações descritas na capa recomendamos a impressão e anexação da Tela Dados Básicos do Documento - Inclusão, como folha inicial do processo.

1.4 - Para facilitar a inclusão/exclusão de folhas e preservar a integridade física do documento, as folhas deverão estar presas por dois pontos no padrão de furação de 80 mm.

2 - DA TRAMITAÇÃO DOS PROCESSOS

2.1 - Estando o processo em andamento, é de responsabilidade de todas as Unidades, por onde o Processo tramitar, o cuidado com a conservação do documento, evitando-se rasuras, rasgos e emendas.

2.2 - As informações a serem prestadas durante a tramitação do Processo deverão ser feitas, preferencialmente, com caneta preta, o que permitirá uma qualidade melhor do trabalho de microfilmagem, quando houver indicação para este procedimento.

2.3 - Havendo incorreções na numeração das páginas, a correção deverá ser realizada pela Unidade/Órgão que gerou o erro, por meio do formulário “Termo de Retificação - AGI -00101216-E” (Anexo II dessa Instrução).

2.4 - A Unidade que necessitar paralisar um Processo será responsável pela sua guarda, até que possa ser dada a continuidade e a conclusão do mesmo.

2.5 - O envio eletrônico, através do Sistema Opus, deverá ser realizado concomitantemente ao seu envio físico.

2.6 - Para que sejam evitados erros no preenchimento da “Guia de Encaminhamento - GE - modelo AGC - 001011061”, recomenda-se também impressão da(s) tela(s) "Fluxo de Tramitação- Envio de Documentos" (código de tela 1621) - do Sistema Opus.

3 - ENCERRAMENTO DE PROCESSO

3.1. O encerramento de um processo constitui ato formal, expresso através de despacho, que deve ocorrer quando tiverem sido tomadas e registradas todas as decisões e providências pertinentes à ação/assunto de um Processo - considerando, evidentemente, a documentação até então disponível.

3.2. O despacho de Encerramento é indispensável, pois é a partir dele que se define:

• O arquivamento final do Processo;• A contagem da quantidade de tempo de arquivamento para o posterior descarte, microfilmagem ou arquivamento permanente.

3.3 - Cabe à Unidade/Órgão que pretenda encerrar o Processo, efetuar as verificações necessárias ao encerramento e o respectivo despacho de formalização. A Unidade/Órgão deve verificar minuciosamente o processo, certificando-se de que:

• A numeração de folhas está correta;• Os campos "Folhas Retiradas" e "Folhas Incluídas" na contracapa estão preenchidos coerentemente;• Caso haja rasuras, há “TERMO DE RETIFICAÇÃO” preenchido corretamente;• O processo não está ajuizado. Caso o Processo esteja em juízo, o mesmo só poderá ser enviado a GEARQUI após sua efetiva finalização.

3.3.1 - Estando o Processo com irregularidades, a Unidade/Órgão deverá providenciar as correções necessárias.

3.4 - A Unidade responsável pelo encerramento do processo deverá encaminhar o processo à GEARQUI em perfeitas condições para o arquivamento, incluindo obrigatoriamente o despacho conclusivo (penúltima folha do processo). Para tal, deverá ser incluído ao processo o formulário “Conferência de Processo - AGC - 00101109-E/G”, conforme Anexo I desta Instrução.

3.5 - É obrigatório, quando do encerramento para o arquivamento do processo, o preenchimento correto da Tela CID (Complementação de Informação do Documento- código de tela 1630) no sistema OPUS, respeitando-se os prazos de guarda constantes na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTDD.

3.6. Estando o Processo em condições de ser encerrado, deverá ser efetuado o seguinte despacho na última folha do último volume:

"O presente Processo foi declarado _________________ (concluído, deferido, indeferido ou parcialmente deferido), conforme Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTDD, nesta data”, contendo as informações de data, Órgão, assinatura e BM/carimbo.

3.7. Em cada volume, a Unidade/Órgão deve preencher o número e o intervalo de folhas em cada volume, a numeração e a quantidade de volumes, sendo que:

3.7.1. Se a capa de processo utilizada for a do modelo antigo, código AGC 00101112, o preenchimento deve ser feito no campo 01 da contracapa referente à conferência do processo para arquivamento;

3.7.2. Se a capa de processo for do modelo novo, código AGC 00101112 - GE, o preenchimento deve ser feito por meio da inclusão ao processo do formulário “Conferência de Processo para Arquivamento - AGC-00101109-E/G” (anexo I dessa IS).

3.7.3 Sendo identificada a falta de alguma folha o termo de retificação deverá ser preenchido e a folha incluída no processo.

3.8. Não poderão ser encerrados no sistema OPUS, os Processos que se encontrarem na condição de extravio.

3.9. Ao ser encerrado o Processo, o Órgão deverá mantê-lo na própria Unidade onde foi finalizado, respeitando o prazo de guarda na fase corrente do processo; após esse período, proceder a transferência ao Arquivo Intermediário - GEARQUI.

3.10. A guarda dos Processos pelos Órgãos/Unidades deverá estar cercada de cuidados na conservação e de medidas de segurança, de forma a prevenir e evitar os seguintes tipos de ocorrência:

• Deterioração física (por inundação, umidade, manuseio indevido, prateleiras/arquivos inadequados, etc.);• Desaparecimento (pelo acesso de pessoas não autorizadas, por retiradas e devoluções sem controle, etc.);• Dificuldade de localização no arquivo interno (guarda sem ordem pré-estabelecida).

3.11. A conferência do processo é de responsabilidade do órgão que pretenda encerrar / arquivar. Identificando, rasuras não ressalvadas, páginas incluídas ou retiradas sem identificação, e a conferência da numeração das folhas.

4 - ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS

4.1. O encaminhamento de Processos ao Arquivo Intermediário (GEARQUI) deverá ser precedido de entendimentos com aquele Órgão, com vistas a considerar a quantidade de Processos transferidos, e as possibilidades de acolhimento imediato.

4.2. A Unidade/Órgão remetente deverá fazer um despacho na última folha do processo, encaminhando o Processo a ser arquivado, com os seguintes dizeres:

"Ao Arquivo, para guarda final e controle do tempo de arquivamento”. Precedido de data, Órgão, assinatura, BM/carimbo.

4.3. A Unidade/Órgão remetente deverá acessar o Sistema OPUS assegurando-se que o encerramento foi devidamente registrado e efetuar o envio do processo (via OPUS) à GEARQUI para arquivamento (sempre usando o código de tramitação 02).

4.4. Após efetuar o envio do processo via Sistema OPUS, a tela de envio deverá ser impressa e anexada à capa do processo.

4.5. O envio físico deverá ser realizado concomitantemente ao seu envio eletrônico através do Sistema Opus.

4.6. Tratando-se de processos com mais de um volume, deve-se mantê-los amarrados para que as partes não sejam extraviadas. Recomenda-se o uso de barbante, uma vez que o prendedor elástico (Elástico Látex Fino), além de apresentar fragilidade, danifica os documentos em caso de contato prolongado.

4.7. Processos anexados não podem ser arquivados. Para arquivamento dos processos, deverá ocorrer, obrigatoriamente, a desanexação e o arquivamento separadamente.

4.8. A Unidade/Órgão deverá preencher o formulário de “Controle de Expediente - Malote - AGI-00101203”, listando os processos que serão enviados para arquivamento e realizar o envio físico.

4.8.1. O formulário de “Controle de Expediente - Malote - AGI-00101203”, deverá ser anexado em 3 (três) vias aos respectivos processos nelas listados.

5 - REQUISIÇÃO DE PROCESSO PARA CONSULTA E REATIVAÇÃO

5.1. A solicitação de consulta e reativação constitui-se em ato formal demandado, operado entre uma Unidade/Órgão e a GEARQUI, por meio do envio do formulário de “Requisição de Processos - AGC-00101110-E” (anexo III desta IS), devidamente preenchido, conforme item 4.5 desta Instrução de Serviço.

5.2. A consulta a um processo significa o acesso ao Processo arquivado sem que haja modificação do despacho, inclusão ou retirada de folhas e informações no mesmo.

5.2.1. Estando o Processo com o despacho de encerramento, e enviado na modalidade consulta ao órgão, não será permitida a juntada de novos documentos e registros de decisões/providências. Caso seja necessária a alteração, o processo deverá ser reativado.

5.2.2. Caso seja necessária a tramitação para outro Órgão ou a inclusão de documentos a um processo que primeiramente tenha sido requisitado para consulta, o solicitante deverá requisitar à GEARQUI a reativação do processo, sendo dispensada a emissão de novo formulário. Para tal, poderá enviar e-mail para gearqui@pbh.gov.br, através de e-mail institucional do solicitante. Para o atendimento à solicitação de reativação é necessário informar: Unidade da PBH, código da Unidade, nome e BM do solicitante.

5.3. Reativa-se um Processo quando este tiver seu assunto de capa retomado para novas decisões e providências, em razão de fatos ou documentos novos, voltando, portanto, a tramitar entre Órgãos envolvidos, podendo sofrer revisão de despacho anterior.

5.3.1. Ocorrendo a reativação do Processo, a contagem do tempo de arquivamento já transcorrido será completamente anulada.

5.3.2. Para que ocorra novo arquivamento será necessária a atualização da CID, reiniciando a contagem do tempo de arquivamento, conforme Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTDD.

5.4. A Unidade/Órgão que necessitar consultar ou reativar um Processo arquivado deverá primeiramente consultar o sistema OPUS (tela código 2620), certificando-se de que o Processo foi recebido pela GEARQUI.

5.5. Após essa confirmação, a Unidade/Órgão deverá obrigatoriamente preencher o formulário de “Requisição de Processos - AGC-00101110-E” (anexo III dessa IS), informando a sigla da Secretaria e Gerência demandante,

assinando e registrando o BM, e marcando a opção correspondente ao objetivo da solicitação (consulta ou reativação de processo).

5.6. Visando maior celeridade no atendimento, a Unidade/Órgão, recomenda-se digitalizar e enviar para e-mail institucional gearqui@pbh.gov.br, o formulário de “Requisição de Processos - AGC-00101110-E”, devidamente preenchido e assinado, deverá aguardar o atendimento da solicitação.

5.6.1 O prazo para atendimento ocorrerá de acordo com a regulamentação do Decreto Municipal nº 14.906 / 2012.

5.6.2. A solicitação para reativação de um processo deverá ser efetuada, necessariamente, através do e-mail institucional do solicitante.

5.7. A GEARQUI enviará os processos solicitados via malote.

5.7.1 A UNIDADE /ÓRGÃO requisitante do processo deverá registrar o recebimento via OPUS, concomitantemente ao seu recebimento físico, de modo a evitar o extravio do processo, facilitando a localização.

5.8 Processos microfilmados poderão ser retirados na GEARQUI diretamente, por servidor munido de identificação funcional, que deverá assinar o termo de responsabilidade sobre o microfilme, se comprometendo a devolvê-lo à GEARQUI o mais rápido possível.

5.8.1 A assinatura do termo de responsabilidade sobre o microfilme não exime a gerência ou servidor de preencher e enviar o formulário “Requisição de Processo - AGC 00101110-E”.

6 - REQUERIMENTO DE VISTAS AO PROCESSO, CÓPIA SIMPLES OU CÓPIA AUTENTICADA E CERTIDÃO DE INTEIRO TEOR DE PROCESSO

6.1. É o instrumento pelo qual o contribuinte requer junto à PBH Vistas ao Processo, cópia (simples ou autenticada) ou Certidão de Inteiro Teor de um processo, no qual figure como parte diretamente interessada.

6.1.1. Vistas ao Processo, Certidão de Inteiro Teor ou cópia (simples ou autenticada) do processo somente serão fornecidas à parte diretamente interessada no processo, mediante identificação, ou à pessoa expressamente autorizada por ela, mediante procuração emitida há no máximo 30 (trinta) dias, com firma reconhecida e identificação.

6.1.2. A autenticação de documentos poderá ser feita por servidor municipal, utilizando o carimbo de “CONFERE COM O ORIGINAL”, com assinatura e BM do servidor atendente / conferente.

6.1.3. No ato da solicitação, o requerente deverá ser informado dos preços fixados para desarquivamento de processo , além dos valores para a emissão da Certidão ou cópia do processo, bem como documentação necessária para identificação do requerente, conforme disposto no anexo V desta Instrução de Serviço.

6.1.4. Caso o contribuinte opte pela reprografia do Processo, os valores referentes ao serviço serão informados pela GEARQUI à Unidade de atendimento que ficará responsável pela conferência do recolhimento em GAM apropriada.

6.2. Para requerer Vistas ao Processo, Certidão de Inteiro Teor ou Cópia de processo, o contribuinte (ou seu procurador legalmente constituído) deverá dirigir-se a uma das Unidades de Atendimento da PBH: BH Resolve ou Administrações Regionais.

6.3. A GEARQUI não atenderá ao contribuinte diretamente. Assim sendo, todas as solicitações deverão ser feitas de acordo com item 5.2 desta Instrução de Serviço.

6.4. A GEARQUI emitirá Certidões de Inteiro Teor ou Cópias, somente de Processo Arquivados na Unidade. Os Processos em andamento serão atendidos nas respectivas Unidades.

6.5 O requerimento constitui ato formal, devendo ser expresso através do formulário “Requerimento de Vistas ao Processo, Certidão de Inteiro Teor, Cópia Simples e Cópia Autenticada - AGI-00101126-I/E” (anexo IV dessa IS).

6.6 - O requerente deverá preencher o formulário no ato da solicitação podendo anexar sua justificativa fundamentada.

6.7 - No ato do atendimento é necessário que o atendente faça a consulta ao sistema OPUS, a fim de que seja verificado se o processo requerido encontra-se na GEARQUI, e que, o requerente é parte diretamente interessada no Processo.

6.7.1 - Se processo estiver arquivado, o Requerimento será encaminhado para a Unidade de arquivamento.

6.7.2 - Se o processo estiver em andamento: o Requerimento será encaminhado para o Órgão / Unidade administrativa onde o processo se encontra.

6.8 Tendo em vista que a GEARQUI não possui equipamento para impressão de microfilmes, processos microfilmados poderão ser reproduzidos em copiadora externa, a expensas do requerente, e sob a supervisão de servidor da GEARQUI.

6.9 - A Unidade administrativa ou de arquivamento recebe o Requerimento, analisa a solicitação do requerente e encaminha à sua Gerência de 1º nível para parecer final.

6.10 - A Gerência de 1º nível decide e encaminha o Requerimento à Central de Atendimento para comunicação ao requerente.

6.11 - A Central de Atendimento informa ao requerente o valor a ser pago referente às cópias e/ou Certidão de Inteiro Teor e aguarda a apresentação da Guia de Arrecadação quitada.

6.12 - Para finalizar o atendimento, a Unidade solicitará ao requerente que assine o protocolo de atendimento no próprio formulário “Requerimento de Vistas ao Processo, Certidão de Inteiro Teor, Cópia Simples e Cópia Autenticada - AGI-00101126-I/E” (anexo IV dessa IS), que deverá juntado ao processo.

6.13 - Os prazos para atendimento respeitarão o disposto no Art. 11 de Lei Geral de Acesso à Informação nº 12.527 de 2011 e o Art. 9º do Decreto Municipal nº 14.906 de 2012.

6.14 - O deferimento da solicitação estará condicionado ao atendimento de uma das seguintes:

6.14.1. A certidão somente será fornecida à parte diretamente interessada no processo, mediante identificação, ou à pessoa expressamente autorizada por ela, mediante procuração com firma reconhecida e identificação.

6.14.2. Para os processos da área fiscal, somente será fornecida cópia autenticada da parte do processo que diz respeito ao requerente, preservando-se assim o direito de sigilo dos demais, conforme o art. 198 do Código Tributário Nacional.

6.14.3. Atendimento a ordem judicial.

7 - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

7.1 - Fazem parte da legislação pertinente aos assuntos tratados nesta Instrução:

• Lei Municipal nº 9.011, de 2005, art. 31-A.• Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Lei Geral de Acesso à Informação, regulamentada pelo Decreto Municipal nº 14.906 / 2012.• Decreto Municipal nº 14.906, de 15 de maio de 2012. Dispõe sobre o acesso a informações previsto na Lei Federal nº 12.527 / 2011, e dá outras providências.• Lei Orgânica do Município, de 21 de março de 1990, art 168, Belo Horizonte.• Decreto Municipal nº 9.971, de 19 de julho de 1999. Rerratifica o Decreto nº 9.223, de 20 de Maio de 1997 que “Estabelece os prazos de guarda e a destinação de documentos de arquivo da PBH”.• Decreto Municipal nº 9.223, de 20 de maio de 1997. Estabelece os prazos de guarda e a destinação de documentos de arquivo da Prefeitura de Belo Horizonte, Belo Horizonte, 1997.• Guia do Usuário para Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da Administração Direta da Prefeitura de Belo Horizonte, 2001.• Instrução Normativa SMMAI nº 001/2003, de 02 de julho de 2003. Estabelece os princípios básicos e procedimentos necessários à criação, padronização, alteração, disponibilização, extinção e impressão de formulários a serem observados pelas unidades administrativas da Administração Direta da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte - PBH, 2003.• Instrução de Serviço SMMAI nº 006/2002, de 05 de agosto de 2002. Procedimentos para a criação, alteração, reativação e exclusão de códigos de serviços no Sistema Opus (Sistema de Tramitação de Documentos) e SAC (sistema de Atendimento ao Cidadão), Belo Horizonte, 2002.

7.2 - Compõem esta I.S. os seguintes anexos:

• Anexo I - Formulário “Conferência de Processo para Arquivamento - AGC-00101109-E/G”

• Anexo II - Formulário “Termo de Retificação de Numeração - AGI-00101216-E”

• Anexo III - Formulário “Requisição de Processo - AGC-00101110-E”

• Anexo IV - Formulário “Requerimento de Vistas ao Processo, Certidão de Inteiro Teor, Cópia Simples e Cópia Autenticada - AGI-00101126-I/E”

• Anexo V - Manual de Procedimentos para Solicitação e Requerimento de Processos

7.3 - Esta instrução entra em vigor na data de sua publicação e revoga disposições em contrário, em especial a I.S. SMAGEA nº 005/ 2010 e a I.S. SMAD nº 002/2000.

Belo Horizonte, 28 de fevereiro de 2014

Hipérides Dutra de Araújo AtenienseSecretário Municipal Adjunto de Gestão Administrativa

ANEXO IFormulário “Conferência de Processo para Arquivamento - AGC-00101109-E/G”

ANEXO II

Formulário “Termo de Retificação de Numeração - AGI-00101216-E”

ANEXO IIIFormulário “Requisição de Processo - AGC-00101110-E”

ANEXO IV

Formulário “Requerimento de Vistas ao Processo, Certidão de Inteiro Teor, Cópia Simples e Cópia Autenticada - AGI-00101126-I/E”

ANEXO V

Manual de procedimentos para Requerimento de Vistas, Certidão de Inteiro Teor / Cópia de Processo ou Consulta.

Precauções a serem tomadas antes do envio do Requerimento à GEARQUI.

1. Consultar o sistema OPUS a fim de verificar:

a) Se o processo está arquivado na GEARQUI;b) Se o solicitante é parte diretamente interessada ou procurador legalmente constituído.

2. Preencher o formulário e emitir GAM (Guia de Arrecadação Municipal).

3. Informar o número completo do processo no corpo do formulário e na GAM (Guia de Arrecadação Municipal).

4. Assinalar, no corpo do formulário, a finalidade do requerimento especificando qual o tipo de cópia (simples ou autenticada), Certidão de Inteiro teor ou vistas ao Processo Administrativo.

5. Conferir e identificar a consistência da documentação apresentada pelo contribuinte, assegurando-se de que todos os documentos necessários à emissão da cópia sejam anexados ao Requerimento antes de seu envio à GEARQUI.

Como gerar uma GAM - Guia de Arrecadação Municipal

1. Acessar o site www.fazenda.pbh.gov.br/GAM;

2. Clicar em EMISSÃO;

3. Selecionar a opção: MOVIMENT.CAIXA BOX P/ FINS DE CONSULTA;

4. Clicar novamente o item: MOVIMENT.CAIXA BOX P/ FINS DE CONSULTA;

5. Preencher os dados e clica em: EMITIR GUIA.

Instruções para processos em que o interessado seja pessoa física

O Requerimento deverá ser protocolado pelo próprio interessado ou por procurador legalmente constituído. Devendo anexar ao requerimento os seguintes documentos:

1. Caso o Requerimento seja protocolado pelo próprio interessado:

a) Cópia e original do documento de identidade do interessado;b) Cópia da GAM (Guia de Arrecadação Municipal) quitada e do respectivo comprovante de pagamento referente à “movimentação de caixa-box para fins de consulta”. (Decreto 14073/2010).

2. Caso o Requerimento seja protocolado por um procurador:

a) Procuração simples com firma reconhecida, emitida há no máximo 30 dias, ou com validade especificada no corpo do texto;b) Cópia autenticada do documento de identidade do procurador;c) Cópia da GAM (Guia de Arrecadação Municipal) quitada e do respectivo comprovante de pagamento referente à “movimentação de caixa-box para fins de consulta”. (Decreto 14073/2010).

3. Caso o processo envolva imóvel, em transferência ou transferido para outro proprietário, e o requerente não for o interessado que consta do processo, anexar qualquer um dos itens abaixo; (Dec. Mun. 8469 de 1995):

a) Cópia autenticada do Registro de Imóvel ou da Certidão de Matrícula (ambos emitidos há no máximo 90 dias) ou;b) Cópia autenticada da escritura, registrada ou não, ou;c) Cópia autenticada do contrato de compra e venda, registrado ou não, ou;d) Cópia autenticada do formal de partilha, registrado ou não, ou;e) Cópia autenticada do contrato de promessa de compra e venda com firma reconhecida, ou;f) Cópia autenticada certidão relativa a decisões judiciais que impliquem transmissão do imóvel.

Instruções para processos em que o interessado seja uma empresa (pessoa jurídica)

Protocolado por um dos sócios da empresa ou por procurador legalmente constituído, com a seguinte documentação:

1. Caso o Requerimento seja protocolado por sócio da empresa interessada:

a) Cópia do documento de constituição da empresa ou eventuais alterações, estampando a cláusula concernente à administração da pessoa jurídica;

b) Cópia autenticada do documento de identidade do sócio requerente;c) Cópia da GAM (Guia de Arrecadação Municipal) quitada e do respectivo comprovante de pagamento referente à “movimentação de caixa-box para fins de consulta”. (Decreto 14073/2010).

2. Caso o Requerimento seja protocolado por um procurador da empresa, anexar os seguintes documentos:

a) Cópia do documento de constituição da empresa ou eventuais alterações, estampando a cláusula concernente à administração da pessoa jurídica;b) Cópia da GAM (Guia de Arrecadação Municipal) quitada e do respectivo comprovante de pagamento referente à “movimentação de caixa-box para fins de consulta”. (Decreto 14073/2010);c) Procuração com firma reconhecida, emitida há no máximo 30 dias, ou com validade especificada no corpo do texto;d) Cópia autenticada do documento de identidade do procurador.

3. Caso o processo envolva imóvel, em transferência ou transferido para outro proprietário, e o requerente não for o interessado que consta do processo, anexar qualquer um dos itens abaixo; (Dec. Mun. 8469 de 1995):

a) Cópia autenticada do Registro de Imóvel ou da Certidão de Matrícula (ambos emitidos há no máximo 90 dias), ou;b) Cópia autenticada da escritura, registrada ou não, ou;c) Cópia autenticada do contrato de compra e venda, registrado ou não, ou;d) Cópia autenticada do formal de partilha, registrado ou não, ou;e) Cópia autenticada do contrato de promessa de compra e venda com firma reconhecida, ou;f) Cópia autenticada certidão relativa a decisões judiciais que impliquem transmissão do imóvel.

Instruções para processos em que o interessado seja um condomínio (pessoa jurídica)

Protocolado pelo síndico do condomínio ou por procurador legalmente constituído, com a seguinte documentação:

1. Caso o Requerimento seja protocolado pelo síndico do condomínio:

a) Cópia autenticada da Convenção de Condomínio;b) Cópia autenticada da Ata da Assembleia Geral que designa o requerente como síndico;c) Cópia autenticada do documento de identidade do síndico;d) Cópia da GAM (Guia de Arrecadação Municipal) quitada e do respectivo comprovante de pagamento referente à “movimentação de caixa-box para fins de consulta” (Dec. Mun. 14073/2010).

2. Caso o Requerimento seja protocolado por um procurador do condomínio, anexar os seguintes documentos:

a) Cópia autenticada da Convenção de Condomínio;b) Cópia autenticada da Ata da Assembleia Geral que designa o requerente como síndico;c) Cópia autenticada do documento de identidade do síndico;d) Cópia da GAM (Guia de Arrecadação Municipal) quitada e do respectivo comprovante de pagamento referente à “movimentação de caixa-box para fins de consulta”;e) Procuração com firma reconhecida, emitida há no máximo 30 dias, ou com validade especificada no corpo do texto;f) Cópia autenticada do documento de identidade do procurador.g)

Instruções para processos em que o interessado seja uma entidade (pessoa jurídica)

Protocolado pelo administrador (Presidente, Diretor) da entidade ou por procurador legalmente constituído, com a seguinte documentação:

1. Caso o Requerimento seja protocolado pelo administrador da entidade:

a) Cópia autenticada do Estatuto Social da entidade;b) Cópia autenticada da Ata da Assembléia Geral que designa o requerente como administrador da entidade;c) Cópia autenticada do documento de identidade do administrador;d) Cópia da GAM (Guia de Arrecadação Municipal) quitada e do respectivo comprovante de pagamento referente à “movimentação de caixa-box para fins de consulta” (Decreto Municipal 14073/2010).

2. Caso o Requerimento seja protocolado por um procurador da entidade, anexar os seguintes documentos:

a) Cópia autenticada do Estatuto Social da entidade;b) Cópia autenticada da Ata da Assembleia Geral que designa o requerente como administrador da entidade;

c) Cópia autenticada do documento de identidade do administrador;d) Procuração com firma reconhecida, emitida há no máximo 30 dias, ou com validade especificada no corpo do texto;e) Cópia autenticada do documento de identidade do procurador.

3. Caso o processo envolva imóvel, em transferência ou transferido para outro proprietário, e o requerente não for o interessado que consta do processo, anexar qualquer um dos itens abaixo; (Dec. Mun. 8469 de 1995):

a) Cópia autenticada do Registro de Imóvel ou da Certidão de Matrícula (ambos emitidos há no máximo 90 dias) ou;b) Cópia autenticada da escritura, registrada ou não ou;c) Cópia autenticada do contrato de compra e venda, registrado ou não ou;d) Cópia autenticada do formal de partilha, registrado ou não ou;e) Cópia autenticada do contrato de promessa de compra e venda com firma reconhecida ou;f) Cópia autenticada certidão relativa a decisões judiciais que impliquem transmissão do imóvel.

Autenticação de documentos

A autenticação dos documentos pode ser realizada pela própria PBH (Fé pública), devendo:

1. Bater o carimbo com o termo “CONFERE COM O ORIGINAL”. 2. O servidor responsável deve assinalar a data, o seu BM e assinar.