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Administração de Material e Patrimônio I Uso interno e restrito para acompanhamento às aulas Bibliografia: João, J. V. Adm. de Material: Um Enfoque Prático; São Paulo,Atlas 2008; Gonçalves, P. Sérgio Adm.Materiais Rio de Janeiro,Elsevier, 2007;Petrônio, G. M. e Paulo, C. Adm. Mat. e Rec. Patrim.,São Paulo, Saraiva 2006

UD1 – Administração de Materiais: evolução, conceito

Importância.- Desde sempre fez parte da Administração.

- Em sua forma tradicional a Administração de Material tem por objetivo

conciliar os interesses entre as necessidades de suprimentos e a otimi-

zação dos recursos financeiros e operacionais das empresas.

Custo dos materiais em uma empresa industrial

Despesasgerais

Custos gerais

Mão deobra

Materiais eServiços> 50%

Impostos

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- Os investimentos em estoque quando bem otimizados e administradosem termos de negociações e estratégias de aquisição, dimensionamento e projeto de sistemas de distribuição, poderão ser significativamentereduzidos e otimizados com elevados ganhos para as empresas.

A Administração de Materiais pode ser estudada sobre a ótica de trêsáreas igualmente importantes, que se completam entre si, num processocontínuo com retroalimentação, como mostra a figura abaixo.

Área gestão de compras

Área de gestão de estoques

Área de gestão dosCentros de Distribuição

Suprimento deBens e serviçospara produção e

demais atividades

Garantia do su-primento materiais

evitando faltas e paralisações

Recebimento, Armazenagem e Distribuição

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UD2 - Principais atividades da Administração de Materiais:Gestão de compras – Realiza o controle físico dos materiais; recebe dos fornecedores; armazena e desenvolve o seu fornecimento.

Gestão dos estoques – Examina os estoques para decidir a necessidade de reposição; indica as quantidades a serem repostas eos prazos de entrega.

Gestão dos Centros de Distribuição - Realiza as licitações; decide asaquisições; negocia condições de fornecimento; fecha contratos com os fornecedores, etc.

Em cada uma das áreas mediante uma boa gestão, há possibilidades de reduções de custos. Gestão dos estoques

Previsão de demanda,Lead-timeJust in time

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Gestão de compras

Gestão dos Centrosde Distribuição

Classificação de material- É o processo de aglutinação de materiais por características semelhantes - Grande parte do sucesso no gerenciamento de estoques depende fundamentalmente de uma boa classificação de materiais. - Atributos para classificação de materiais: Abrangência: deve considerar um conjunto de características em vez de reunir apenas materiais para serem classificados.

Cadastro fornecedoresNegociação

Contratos globais longa duração

Localização dos CD’S,Arranjo físico,Equipamentos

movimentação e transporte

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- Flexibilidade:Deve permitir interfaces entre os diversos tipos de classificação de modo que se obtenha ampla visão do gerenciamento de estoques. - Praticidade:A classificação deve ser direta e simples.- Classificação de materiais de estoque Quanto a aplicação:Materiais produtivos

Matérias-primas

Produtos em fabricação

Produtos acabados

Matérias-primas,produtos em fabricação e produtos acabados

Materiais básicos e insumosItens iniciais do processo produtivo

Materiais sendo processados ao longo processo produtivo empresa

Constituem estágio final do processo produtivo

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Materiais de manutenção

Materiais improdutivos

Materiais de consumo geral

Quanto ao valor de consumo anual:É fundamental separar o essencial do acessório, voltando as atençõespara o que é realmente importante quanto ao valor de consumo.

-Curva ABC ou Curva de ParetoMétodo pelo qual se determina a importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo em determinado período.

Materiais de consumoaplicados em manutenção

Não incorporados ao produto materiais limpeza, escritório etc

Uso em diversos setores exceto na manutenção

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Gerência de estoque- Função do sistema de Administração de Materiais, seu gerenciamento reflete quantitativamente os resultados obtidos pela empresa ao longo do exercício financeiro.

Objetivo“Manter em níveis economicamente satisfatórios o atendimento às necessidades em material de qualquer empresa constitui seu mais amplo objetivo.”

- 2ª Guerra Mundial – Sucesso inicial da Alemanha deveu-se ao perfeito sistema de abastecimento das tropas em todas as frentes.- Brasil – Primeiros estudos sobre a moderna teoria de gerenciamento de estoques são da década de 50, evoluindo muito até no decorrer dos anos seguintes.

- Nas empresas industriais ou comerciais, os estoques de materiais, normalmente representam 50% do custo do produto vendido, significando que os recursos financeiros alocados a estoques sejam

da forma mais racional possível.

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Amplitude de Gestão de EstoquesPrincipais atividades de Gestão de Estoques

Contabilização

Saneamento

Inventário físico

Comportamentoda demanda

Indicadoresgerenciais

ClassificaçãoABC

Parâmetros deressuprimento

Custos

Reposição

Métodos decontrole

Gestão de Estoques

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Estoque, Consumo e Demanda- Estoque: composto de matérias-primas, produtos semi-acabados, componentes para montagem, sobressalentes, produtos acabados, materiais administrativos e suprimentos variados.- Consumo: material requerido para o atendimento das necessidades de produção e de comercialização, relacionada a determinada unidade de tempo.- Demanda: caracteriza a intenção de consumo e tem o objetivo básico de fazer previsões, levando-se em consideração dois aspectos importantes: evolução histórica e seus afastamentos.-Previsão da demanda: é de competência do usuário, quando o material será adquirido pela primeira vez. Normalmente, essa primeira previsão é fixada por estimativa, estando sujeita a distorções pela falta de dados anteriores que o auxiliem a prever com exatidão.Inclusões de itens no estoque - Previsão de demanda feita pelo usuário do material. - Utilização do instrumento (form.) – Proposta de inclusão de material no estoque. (Anexo I) – 113. (Controle de limite máximo requisitável)- Cuidados usuário x gestão.

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Pedido de compra – (Anexo II) – 115Necessidades que exigem a manutenção de estoques:

Continuidadeoperacional

Demanda incerta e sua variação

Disponibilidadematerial e ccp*

ccp – cumprimento dos prazos de entrega O ideal seria a inexistência de estoques, atendendo ao usuário no momento em que ocorressem as demandas, é possível? Fundamentos da gestão: Gestão é um conjunto de atividades que visa por meio das respectivas políticas de estoque, ao pleno atendimento das necessidades da empresa, com a máxima eficiência e ao menor custo, através do maior giro possível para o capital investido em materiais. Objetivo fundamental, é o equilíbrio entre estoque e consumo.

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Excesso de estoque por obsolescência - pode ser determinado por meio da seguinte fórmula:

E = Saldo – (PR + LEC)

Onde:E = excesso de estoque PR = ponto de ressuprimentoLEC = lote econômico de compras

A análise dos materiais feita pela Gestão de estoque, poderá decidir por: -Alienar o material (sucatar ou vender?), manter o material em estoque, alienar o excesso, recomendando sucatar ou vender.

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Custos nas atividades de administração de materiais. (139)

Considerando-se a importância que representa para o gerenciamento, a atividade de acompanhar e controlar os custos oriundos dos vários segmentos que compõem a administração de materiais também deve ser atribuição da gestão de estoques.

O material armazenado gera determinados custos, que dependem de algumas variáveis, como:

- quantidade em estoque;- tempo de permanência no estoque;- mão-de-obra utilizada;- encargos sociais;- custos indiretos (luz, força, seguro e outras despesas);- Depreciação.

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Custo total de administração de materiais, fórmula:

CT = CC + CA ,

onde: CT = custo total CC = custo de comprar CA = custo de armazenar

(Anexos III) - 141 e (Anexo IV) - 142, para complementação do assunto.

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Aquisição de materiais A fabricação de produtos, a operação de uma ferrovia, a administração de uma escola, hospitais, serviços municipais etc. dependem todos,

entre outros fatores de uma boa *ADMS. *Administração de Materiais e Serviços Eficiência de produção e serviços = presença de insumos e produtos no momento exato, na quantidade certa e na qualidade desejada.

Falta de um produto ou insumo no momento em que se torna necessário é um custo que deve ser evitado, ao máximo.

Compras das empresas industriais representam mais de 50% do custo total, seu impacto é bastante significativo nos orçamentos das empresas. (Gazeta Mercantil)

Funçãocompras

Funçãofinanceira

Órgão de compras operacional e com

flexibilidade de atuação gerencial interna e externa

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Função compras requer:- planejamento e acompanhamento, processos de decisão, pesquisa e seleção das fontes supridoras dos materiais, acompanhamento para assegurar que o produto será recebido no momento esperado, inspeção tanto da qualidade e das quantidades desejadas.- coordenação entre os órgãos da empresa: dentre outros;

AlmoxarifadosAlmoxarifadosAlmoxarifadosPlanejamento de

estoquesPlanejamento de

estoquesPlanejamento de

estoquesPlanejamento de

estoquesFinanças

Armazenamentodos materiais

Definição dasQuantidades adquiridas e

seus prazos deentrega

Autorização e controle de

pagamentos das faturas

ADM -241

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Órgão de compras – com o advento de tecnologias mais modernas e o avanço na área de informática e de novas técnicas gerenciais, a demanda para a contratação de executivos para gerenciar esta área, levou a um critério de seleção mais apurado, por buscar identificar potencialidades técnicas e gerenciais dos candidatos.

Compras – avaliação da estratégia de ação em compras, diante de situações como:

• Economia globalizada.

• Mercados cada vez mais internacionais, os problemas sociais, econômicos e políticos afetam sobremaneira o suprimento de bens e serviços.

• Mercados internacionais, problemas sociais, econômicos e políticos, afetando o suprimento de bens e serviços.

• Preço de compra, deve ter julgamento correto para qualquer aquisição.

• Acompanhamento de preços de mercado das matérias-primas básicas, insumos e componentes – é elemento chave no processo de decisão de compra.

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• Função compras tem um papel importante no desenvolvimento de novos fornecedores. (ADM – PSG 242)

Os fatores listados têm por objetivo: - Garantir um perfeito fluxo no suprimento dos materiais, obrigando a um gerenciamento bem articulado em todos os níveis e à priorização dos processos de aquisição dos produtos e insumos básicos destinados à execução das metas e estratégias das empresas

Nota: Lote econômico de compras: Q = √ 2 x D x Cr CpOnde:D = demanda (demanda anual para suprir as necessidades) Cp = custo de posse (custo de armazenagem + custo de capital investido em estoque) Cr = custo de reposição (ou de emissão de um pedido)

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Objetivos da Função compras“Garantir que materiais e serviços exigidos sejam fornecidos nas quantidades corretas, com qualidade, no tempo desejado. Processo envolve objetivos como:

Compra de forma eficiente (ética??) Compra de forma eficiente (ética??) Compra de forma eficiente (ética??) Compra de forma eficiente (ética??)

Garantir o suprimento nas

quants. e prazos

Criar, desenvolvere manter cadastro

fontes suprimentos

Compra de forma eficiente (ética??) Compra de forma eficiente (ética??) Compra de forma eficiente (ética??)

Contato interno e externo com o

mercado comum

Criação de rotinas ágeis p/ garantia dos processos

Estabelecida uma ordem como ficaria a seqüência destas atividades?

Atividades de compras dentro do universo organizacional e operacional:

1) Administração da aquisição 2) Administração do fornecimento

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Lote econômico de compras

Técnica utilizada para equacionar o conflito de interesse que existe em uma empresa, no que se refere aos níveis ótimos de estoques, envolve a determinação de uma quantidade ideal de compra de cada item no estoque.

Lote Econômico tem por objetivo determinar a quantidade a ser comprada, buscando a minimização dos custos totais que atingem os estoques.

EMPRESAINSUMOS PRODUTOS

Entrada de materiais

e serviços

Saídade

Materiaise

serviços

Fluxo de materiais e serviços em uma empresa

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Função compras (continuação)

Nota sobre Administração da aquisição;

“As freqüentes chamadas dos usuários dos veículos automotores para revisões gratuitas, objetivando a correção de não conformidades nos veículos comercializados”.

Custo de Recall imputado diretamente às montadoras

Aspectos organizacionais

O volume de atividades e o respectivo grau de complexidade que os órgãos de compras realizam vão depender do porte da empresa na qual a função é exercida.

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Atribuições básicas: Estabelecer a ordem de acontecimento:

•( )Realização das licitações

•( )Análise das cotações de preços e condições de fornecimento

•( )Negociações para fechamento de contratos

•( )Cadastramento de fornecedores

•( )Estudo do mercado fornecedor

•( )Desenvolvimento de fornecedores

•( )Qualificação e avaliação de fornecedores

•( )Desenvolvimento de materiais

•( )Análise de valor

•( )Manutenção dos registros das compras realizadas

•( )Registro dos preços de aquisição dos diversos materiais

•( )Manutenção do catálogo de materiais

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Compras no contexto organizacional

Estrutura centralizada

-Em muitos casos, apesar de o sistema ser centralizado, é comum que os usuários tenham autonomia para processarem a aquisição de certos tipos de materiais diretamente, sem a interferência do órgão centralizador. Neste tipo de estrutura, é usual que os compradores sejam responsáveis pela aquisição de certas categorias de materiais.

Departamentode compras

Grupo de compras I

Grupo decompras II

Grupo decompras III

Organização centralizada

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Estrutura descentralizada (ADM – PSG246)

A estrutura descentralizada tem fortes características quando a empresa possui unidades regionais distantes.

A descentralização com a manutenção de departamentos ou grupos regionais de compras com autonomia operacional e administrativa promove uma maior agilização de procedimentos e rapidez no atendimento exigido pela própria unidade regional.

Compras de grande valor(grandes contratos) x compras urgentes ou específicas das unidades regionais.

Departamento central

Unidade Regional I

UnidadeRegional II

UnidadeRegional III

Organização descentralizada

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Vantagens da centralização:

•Melhor controle global.

•Economia de escala, para fornecimentos de grande vulto.

•Otimização do quadro funcional.

•Evita a concorrência interna entre compradores regionais, disparidade de preços na aquisição de mesmo material.

Vantagens da descentralização:

•Autonomia funcional das unidades regionais.

•Flexibilidade e sensibilidade para melhor: solução de problemas, identificação das fontes de suprimentos, recursos de transporte e armazenamento da Região.

•Resposta mais rápida às necessidades de aquisição emergencial.

•Melhor gerenciamento de suas funções, necessidades e controle dos processos de compras.