Organizao de eventos
Estruturao de Equipas e Comits para a Elaborao de Projectos de
Eventos
Formao Modular CertificadaSetembro
Formador: Antnio J Morais Cardoso
Para Refletir: Sempre se ouviro vozes em discordncia,
expressando oposio sem alternativa, descobrindo o errado e nunca o
certo, encontrando a escurido em toda parte e procurando exercer
influncia, sem aceitar responsabilidade.(John F. Kennedy)
1. Planeamento Organizacional - IntroduoEstrutura Organizacional
Actualmente, o evento, em funo do objectivo fixado, do grande nmero
de pessoas que envolve e das diversas expectativas e necessidades
que estas pessoas apresentam, tornou-se uma importante actividade
econmica e social, que deve ser tratada de forma profissional.
Isto , para o sucesso da actividade imprescindvel que associao
e/ou empresa promotora do evento contrate os servios de um
organizador de eventos. Organizao de Eventos Assim, para maior
segurana e eficincia na prestao dos servios, aconselhvel que seja
contratada uma empresa organizadora de eventos.
Para contratao da empresa organizadora de eventos, recomendvel
abertura de um processo de licitao e/ou concorrncia em que estaro
previstos os critrios e requisitos necessrios para
participao.Estrutura Organizacional Definida a empresa organizadora
de eventos, esta, em conjunto com a associao e/ou empresa promotora
do evento, ir estabelecer os procedimentos e tcnicas do planeamento
e organizao do evento.
Os termos acordados entre as partes devero ser firmados mediante
contrato de prestao de servio.
Aps esses passos iniciais, o evento realmente comea a ser
planeado e organizado, culminando na sua realizao.
Estrutura OrganizacionalOrganizao de EventosEvento um
instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicao
dirigida, com finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem
de organizaes, produtos, servios, ideias e pessoas, por meio de um
acontecimento previamente planeado, a ocorrer num nico espao de
tempo com aproximao entre os participantes, quer seja fsica, quer
seja por meio de recursos da tecnologia.
Estrutura Organizacional Os primeiros registros que
identificaram esses deslocamentos, que podemos considerar como
origens do turismo, mais especificamente do turismo de ventos,
foram os jogos olmpicos da Era Antiga,datados de 776 a.C.
O primeiro evento realizado, denominado congresso, aconteceu em
377 a.C., em Corinto, este congresso reuniu todos os delegados das
cidades gregas, que elegeram Felipe o generalssimo da Grcia nas
lutas contra Prsia.
Estrutura Organizacional - Histria -
Os eventos comerciais
As feiras comerciais eram uma das formas de comrcio mais
importantes da Idade Mdia. Durante o perodo de realizao das feiras,
eram concedidas liberdades e privilgios especiais, tais como
suspenso de hostilidades e das guerras, liberdade para organizar
jogos proibidos e outras liberdades para garantir as trocas,
assegurando, assim, a subsistncia.Estrutura Organizacional -
Histria -Estrutura Organizacional - Histria - A revoluo industrial
operou grandes mudanas na sociedade transformando a economia manual
em mecanizada.
Todas essas mudanas que se processaram refletiram tambm nos
tipos de eventos realizados, causando o surgimento dos eventos
cientficos e tcnicos.Competncias especiais Eventos cientficos e
tcnicos So aqueles promovidos por entidades ligadas aos ramos das
cincias naturais e biolgicas. Conforme suas caractersticas, podem
denominar-se: mesas-redondas, simpsios, seminrios, conferncias,
cursos, painis, congressos e outros. Os eventos tcnicos so aqueles
realizados por entidades ligadas s cincias exatas e sociais.
2. Estruturas Organizacionais
Evento significa:Aco do profissional mediante pesquisa,
planeamento, organizao, coordenao, controlo e implantao de um
projecto, visando atingir o seu pblico alvo com medidas concretas e
resultados projectados;
Conjunto de actividades profissionais desenvolvidas com o
objectivo de alcanar o seu pblico-alvo pelo lanamento de produtos,
apresentao de uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer
o seu conceito ou recuperar a sua imagem;
Organizao de EventosFunes do Comit de Organizao PromotorPara
efectuar a seleo de Eventos que sero captados, a equipa procede da
seguinte forma:
Analisa o histrico do rodzio do evento em termos de cidade,
pas-sede e datas;Verifica as estimativas do nmero de participantes
e acompanhantes, face infra-estrutura da cidade;Funes do Comit de
Organizao PromotorVerifica se a associao constituda no pas e
quantos membros possui; se a associao nacional est filiada entidade
internacional e , ainda, se h brasileiros na diretoria da entidade
internacional;
Contatada a entidade de classe nacional ou membro nacional
associado entidade internacional;
Procura motivar a entidade/associao/presidente/membros a liderar
o processo de captao.Funes do Comit de Organizao PromotorA captao A
captao pode ocorrer durante o evento da categoria que antecede
quele que se objectiva captar. Nos casos de eventos mundiais, a
antecedncia costuma ser de, no mnimo, trs anos(h casos de captaes
ocorrerem at dez anos antes). Nos eventos pan-americanos e
latino-americanos, a antecedncia menor.Objectivos, dimenso e
requisitos especficos do eventoConjunto de actividades
profissionais desenvolvidas com o objectivo de alcanar o seu
pblico-alvo pelo lanamento de produtos, apresentao de uma pessoa,
empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou
recuperar a sua imagem;Realizao de um acto comemorativo, com
finalidade de mercado ou no, visando apresentar, conquistar ou
recuperar o seu pblico-alvo;
Soma de aces previamente planeadas com o objectivo de alcanar
resultados definidos perante o pblico-alvo;
Cada Evento nico O evento utiliza recursos orais (discursos,
debates, explanaes), escritos ( programas, folders), auxiliares
(audiovisuais) e aproximativos com objectivo de atingir resultados
desejados pelas organizaes. Diferenciao entre evento, cerimnia e
solenidade.
Cerimnia: sinnimo de evento
Solenidade: um evento, no qual a pompa a caracterstica; sesso
solene.
Cada evento nicoO que um evento?Um evento pode ser definido como
acontecimento que tem:Um momento definido para comearUm tempo de
durao estabelecido e um ou mais objectivos a serem atingidos.
Podemos classificar os eventos quanto sua naturezaDesportivo
Competio, apresentao.Cultural-Teatro (Apresentao) Concurso,
Festival, Mostra).
Congressos cientficos e internacionaisPodemos classificar os
eventos quanto sua naturezaDesportivo Competio,
apresentao.Cultural-Teatro (Apresentao) Concurso, Festival,
MostraPoltico- Apresentao, comemorao, lanamento.Empresarial -
Palestras, Seminrios, Cursos, Oficinas, Encontros Profissionais,
Congressos, Convenes.Quanto ao universo de participantesFechados
(Quando todos os participantes devem fazer parte de um determinado
grupo especfico -funcionrios de uma mesma empresa ou grupo
empresarial, profissionais de um mesmo segmento, scios de uma
determinada entidade...)
Abertos, (quando os participantes no precisam preencher nenhum
pr-requisito para participar, a no ser fazer a inscrio).
Quanto ao custo de inscrio (para o participante)
As pessoas que participam de um evento fazem-no por interesse
prprio, por oportunidade ou por preciso.
Seja como for, haver sempre um custo (de tempo, de energia ou de
dinheiro) envolvido na inscrio para o evento.
A participao de uma pessoa pode, dessa maneira, ser classificada
em:Quanto ao universo de participantesParticipao gratuita e
compulsria (quando o participante no tem escolha. Ele obrigado
pelas circunstncias, a participar do evento.).
Participao gratuita e livre -neste caso, existe, quase sempre,
algum interesse por parte do promotor ou dos patrocinadores.
Participao paga e livre - quando a inscrio para o evento tem um
custo para o participante que far o desembolso por conta
prpria.Quanto ao universo de participantesElaborar um plano de
estruturasUm projecto pode definir-se como um conjunto de
actividades, implicando a utilizao de recursos diversos, e
executadas para levar a cabo um determinado objectivo.
Um projecto est normalmente associado a uma produo unitria, de
custo relativo e com um desenvolvimento limitado no tempoO
objectivo associado a um projecto tem tipicamente trs
vertentes:
Um conjunto de especificaes de natureza tcnica ou legal que o
projecto tem que cumprir na sua execuo e no seu resultado final: a
qualidade do projecto
o respeito por um conjunto de datas-chave em que parte ou a
totalidade das actividades devem estar executadas: os prazos do
projecto
o cumprimento de critrios econmicos quanto execuo do projecto ou
operao do seu resultado final: os custos do projecto
+ Q +Elaborar um plano de estruturas o conjunto de actividades
de Planeamento, Coordenao da execuo e controlo que visa garantir o
bom desenvolvimento do projecto e o complemento dos objectivos do
projecto (qualidade, prazos, custos
As actividades de gesto do projecto podem ainda implicar, em
qualquer fase, a tomada de decises sobre a reviso ou a alterao dos
objectivosObjectivosPlaneamentoCoordenaoControlo
reasO nome adaptao do francs comit, que por sua vez deriva do
latim comits e comes, que indicava os companheiros de um lder
militar ou poltico.
Um comit um grupo de pessoas destacadas de um grupo maior (como
um partido ou uma associao), geralmente com poderes deliberativos
ou executivos, ou seja, com fora para tomar decises em nome dos
demais.
Comits / ConselhosComits so figuras de organizao comuns em
entidades de cunho poltico, como partidos, governos, parlamentos,
sindicatos, movimentos sociais, nos quais o poder de deciso
delegado a um grupo que representa os interesses da colectividade,
em vez de ser entregue a um nico indivduo.
Comits/ConselhosA ideia de comit difere de uma comisso porque,
enquanto esta trata de assuntos e temas especficos e normalmente
tem existncia por tempo predeterminado, o comit um rgo permanente e
trabalha agenciando diversos temas dentro de um grupo. Tambm difere
de conselho por ser, de natureza, um destacamento relativamente
pequeno partindo de um grupo maior (o que o conselho no precisa ser
necessariamente).
Comits/ ConselhosPlaneamento necessrio um comit para coordenar o
evento. Geralmente a organizao do evento comea com a escolha de um
Coordenador numa reunio do Comit de rea, Distrito ou ServioO
Coordenador escolhe alguns membros para a formao do comit. Estes
escolhem outros membros para fazerem parte dos comits de apoio.O
comit do evento tem, ento, liberdade para planejar seu prprio
programa, mantendo sempre um vnculo com o Comit de rea.
Coordenar o Trabalho dos Diferentes ComitsUma equipa de gesto de
projecto deve ser liderada por um gestor de projecto
Um gestor de projecto deve:
Ter uma boa capacidade de planeamento/organizaoTer uma boa
capacidade de gesto/coordenaoTer a capacidade de apreender o
essencial dos problemas tcnicos (ser tipicamente um engenheiro)Ser
um bom negociadorSer um bom gestor de recursos humanosTomar decises
com rapidez em situaes de contignciaSer um lder reconhecido pela
sua equipa
Coordenar o Trabalho dos Diferentes ComitsA viso tradicional do
projecto est muito associada fase de execuo/construo h que comear
quanto antes para acabar quanto antesNo entanto, um bom projecto
comea:
1) por uma correcta definio de objectivos; 2) por uma adequada
preparao da fase de execuo.
S depois vem o controlo da execuo, que ser tanto mais fcil
quanto as primeiras fases tenham sido bem feitas.
Pode-se mesmo dizer que s um projecto limpo na fase de preparao
previne surpresas desagradveis durante a execuo e no
final.Coordenar o Trabalho dos Diferentes ComitsMuitas vezes, as
derrapagens de prazo, de custo ou de qualidade dos projectos esto
associadas a deficientes definies de objectivos: compara-se um
oramento inicial para uma campanha eleitoral com o seu custo final
e conclui-se que se verificou uma derrapagem de 200%, para grande
alegria dos jornais
Tudo comea em saber o que se quer Coordenar o Trabalho dos
Diferentes ComitsContedo da ficha de projectoDescrio do
projectoRequisitos do projectoLicenciamento do projectoEstratgia de
contratao e principais contratos a estabelecerPlaneamento
preliminar de actividadesPlaneamento preliminar de meiosOrganigrama
e forma de constituio da equipa de projectoOramento preliminar do
projectoPlano de financiamento do projectoLimites de delegao do
gestor de projectoA equipa de projecto
O responsvel tcnicoO responsvel tcnico no vai fazer engenharia,
mas sim gesto de engenharia, isto gerir recursos muito
especializados, internos ou externos, e lev-los a certos
resultados.
Ser normalmente um tcnico com uma slida experincia num domnio
especfico, mas tambm com boas capacidades de anlise
pluridisciplinar, de planeamento de trabalho e de gesto de
pessoas.
Os projectos tm normalmente uma primeira fase em que predomina o
projecto de engenharia e uma segunda em que predominam as questes
construtivas: o responsvel tcnico poder atender a ambas, mas a
estrutura que ele superitende ser em princpio adaptada a cada
fase.
O responsvel de contratosA boa gesto contractual talvez o activo
mais fundamental da gesto de projectoA gesto de contractos
inclui:
A definio da estratgia de contrataoO desenho de documentos para
consultas de contratao e contratosA gesto contratual correnteA
gesto e negociao de reclamaesO fecho de contratos
O responsvel de contratos no um jurista, embora necessite de
suporte jurdico. um especialista que tem que possuir grande
capacidade organizativa.
Planeamento Organizacional
Previso e proviso de recursos financeiros:
Ponto essencial, na economia de toda administrao previdente, que
sua existncia no dependa de produtos eventuais que possam fazer
falta, mas de recursos certos, regulares, de maneira que sua
marcha, acontea o que acontecer, no seja embaraada.Preparao da fase
de execuoExistem diversas actividades que devero ser desenvolvidas
em paralelo e estar concludas no dia em que comea a execuo fsica do
projecto:Projecto Base e de DetalheContratao da
ExecuoLicenciamentoGesto de InterfacesFinanciamentoLibertao de
Terrenos e ViasGesto de Sensibilidades PolticasArranque daexecuo em
condies de risco mnimo de custo e prazoContratao da execuoA
contratao da execuo dever estar fechada no momento em que esta se
inicia. Caso contrrio, a posio de supremacia negocial passa do dono
de obra para o executante.
O processo de contratao da execuo fundamental para a obteno dos
objectivos e dever permitir:
uma minimizao do preouma identificao e eliminao dos pontos de
dvida do contratado ou das questes que este possa levantaruma
minimizao do risco de prazo (identificao e garantia de meios,
etc.)A execuo e a entrega do projectoNum projecto bem desenvolvido,
a execuo uma fase de controlo de projecto, e os riscos j foram
mitigados ou pelo menos balizados na fase de preparao.
Obviamente, iro sempre ocorrer surpresas pelo que a qualidade do
controlo (grau de cobertura e rastreabilidade) so fundamentais.
Uma ltima questo fundamental a do desenho dos mecanismos de
entrega do projecto entidade que o vai recepcionar e do processo de
transferncia de responsabilidades
Cooperao e sinergiasQuanto abrangncia geogrfica
Local (quando os participantes so da mesma cidade)
Regional (quando os participantes so da mesma cidade ou de
cidades prximas).
Nacional (quando os participantes so provenientes de varias
cidades de outros estados do pas).
Internacional (quando os participantes so provenientes de vrios
outros pases do mundo)Quanto ao tamanho
O tamanho de um evento definido
pela quantidade de pessoas
pela sua abrangncia geogrfica e;
pela quantidade de recursos envolvidos.
Cooperao e sinergiasPequeno evento - nmero de participantes
inferiores a 250 pessoas.Mdio Evento - nmero de participantes entre
250 e 1000 pessoas. Grande evento nmero de participantes entre 1000
e 10.000 pessoas.
Cooperao e sinergias Super Evento - nmero de participantes entre
10.000 e 100.000 pessoas.Abrangncia nacional ou internacional.
Mega evento -nmero de participantes acima de 100.000 pessoas.
Abrangncia internacional,recursos envolvidos na ordem de milhes de
euros.
Cooperao e sinergiasO que se pode tirar de um evento?Alguns
exemplos de coisas que podem ser feitas para extrair algo mais dos
eventos:
Vendas de livrosLanamento ou divulgao de outros
produtosMerchandising de mercadorias ou servios Uso do espao fsico
para fixao de material de divulgao (cartazes, faixas).
Utilizao do pblico presente para execuo de uma pesquisa de
marketing
Cooperao e sinergias O que afinal um evento empresarial? todo
evento que envolve profissionais, com objectivos de aprefeioamento
tcnico ou de gerncia.Um evento empresarial caracteriza-se pelo
pblico alvo (empresrios ou seus convidados, profissionais liberais
ou autnomos, estudantes de reas profissionalizantes) e pelos temas
centrais (desenvolvimento profissional, aquisio de
informaes...).Cooperao e sinergiasAlguns objetivo possveis em um
evento empresarial:
Obter resultado financeiro com a venda das inscries, cotas de
patrocnios, produtos direta ou indiretamente ligados ao evento
(livros, roupas, alimentao e bebidas e at mesmo, ingressos para
outros eventos).Lanar ou apresentar novos produtos ao
mercado;Divulgar a marca da organizao promotora;Revelar novos
talentos;Divulgar um conhecimento, estimular a prtica de uma
determinada atividade.Cooperao e sinergiasCaractersticas dos
eventos associativos e coorporativosEventos AssociativosLigados a
reas de interesse, como: cientfica, tcnica, comercial, profissional
e outrasParticipao voluntriaNmero maior de participantes, porm sem
nenhuma garantia de presena;Recursos econmicos iniciais
escassos.Reunies anuais. Eventos coorporativosReferem-se s reas de
administrao/ gesto, vendas, acionistas, produo etc. Presena
obrigatriaNmero menor de participantes, porm com presena
garantida;Evento financiado por recursos econmicos preestabelecidos
pela empresaA estrutura jurdica das organizaes promotoras de
eventosASSOCIAOEMPRESAEstrutura jurdica da associao Organograma e
estrutura administrativa Objectivos fundamentais da associao
Objecto social e tipo negcio Nmero de associados da entidade
Polticas e normas da empresa ASPECTOS DIFERNCIAIS DA ESTRUTURA
JURDICADistribuio geogrfica dos associados Distribuio geogrfica das
sucursais, agentes representantes, distribuidores e outros Recursos
econmicos, materiais tcnicos e humanos no esto disponveis para
realizao do evento Recursos econmicos, tcnicos e humanos disponveis
para a realizao do evento Caractersticas econmicas, culturais,
sociais e outras dos associados A estrutura jurdica das organizaes
promotoras de eventosElaborar um plano de estruturasFuno do
promotor O dono de um evento o promotor. Ele adquire, mediante
contratos especficos, os direitos de uso e de espao fsico e de
utilizao do nome e das imagens dos protagonistas. Qualquer outra
pessoa ou organizao que queira fazer uso de uma dessas coisas
precisa negociar com o promotor. Marketing de Eventos
Chamamos de Mix de marketing ao conjunto de elementos ou
variveis que interferem directa ou INDIRECTAMENTE na relao de uma
organizao com o seu mercado.
Cada evento afectado mais ou menos pelos seguintes
elementos:Elaborar um Plano de EstruturasPlano de estruturas-
Programa -Importncia do Tema
Data/ Horrio
Local
Reputao do protagonista (ou dos protagonistas)
Preo final para o participante
Diferena do preo final e preo com desconto
Facilidade/ Dificuldade para inscrioTempo para inscrio
antecipadaReputao do Promotor, do Patrocinador e de outros
colaboradores.Qualidade e quantidade do material de divulgaoMedia
escolhida para divulgaoCronograma de divulgaoQualidade e quantidade
de eventos acessriosPrograma
RepresentaoQuem Quem na promoo de um Evento?
A ficha tcnica de um evento pode ser resumida em uma nica linha,
quando uma nica pessoa faz tudo acontecer. Essa condio, no entanto,
no a mais comum. A organizao de qualquer evento, mesmo os menores,
conta com a participao e o trabalho de mais de uma pessoa.
Normalmente, muita gente.
Algumas funes importantes que podemos relacionar:
Gestor de Projecto
A concepo do evento e o seu planeamento inicial caracterizam o
Gestor de Projecto. De uma forma simplificada, podemos dizer que o
o gestor aquele que apresenta o PROJECTO do evento. No apenas quem
tem a ideia, mas a pessoa ou a entidade que formata a ideia,
descrevendo o pblico alvo, objectivos, previso de custos, previso
de resultados, benefcios para os promotores, para os patrocinadores
e para os participantes;
Promotor
O promotor do evento a pessoa ou entidade que compra a ideia do
gestor. E assume, da para frente, todos os riscos e todos os
benefcios. O promotor pode, e at comum que acontea, dividir esses
riscos e benefcios com outras entidades, mas, intrinsecamente, o
risco todo dele. O promotor o dono do evento. a pessoa ou a
entidade que toma as decises fundamentais. a pessoa ou entidade que
responde, financeira e juridicamente pelos resultados ou
consequncias do evento.
Algumas funes importantes que podemos relacionar:
Organizador
Organizar um evento consiste em dar forma aos acontecimentos.
Fazer uma definio no que diz respeito ao quanto, como e por quem
devem as etapas serem feitas.
Ao Organizador do evento cabe o trabalho de dar detalhes ao
projecto do evento.
Algumas funes importantes que podemos relacionar:
Produtor
A produo do evento responsvel pela execuo daquilo que ficou
definido pelo organizador. o produtor (ou a entidade responsvel
pela produo) que toma as providncias, faz compras, contracta
servios, enfim, materializa o evento, naquilo que diz respeito
estrutura fsica.
O produtor , em ltima anlise, o responsvel pela materializao do
evento.
Algumas funes importantes que podemos relacionar:
Patrocinador
O patrocnio caracteriza-se pela compra do direito de veiculao de
um produto, de uma marca ou de uma ideia, associado realizao de um
determinado grupo. O pagamento feito em dinheiro, cujo promotor
utiliza da maneira que achar conveniente.
Algumas funes importantes que podemos relacionar:
Colaborador
O apoio frequentemente confundido com patrocnio. Ambos,
colaborador e Patrocinador contribuem para que o evento seja
realizado, mas existe uma diferena importante: o patrocinador
contribui em dinheiro, que o promotor usa como bem entender. J o
colaborador contribui com produtos (mercadorias e servios) que
sejam utilizados no evento.
Algumas funes importantes que podemos relacionar:
Programa social para acompanhantesPor exemplo, uma companhia
area pode apoiar um evento fornecendo passagens para os
protagonistas (palestrantes, convidados...) ou patrocinar o mesmo
evento, pagando em dinheiro que ser utilizado onde e como o
promotor considerar mais interessantes. O resultado, para a pessoa
que apoia ou patrocina um evento muito semelhante. Para o Promotor
do Evento, no entanto a diferena muito importante: enquanto o apoio
viabiliza a realizao daquele evento em especial, o patrocnio
viabiliza a realizao de tudo o que o Promotor faz, inclusive outros
projectos, porque uma contribuio mais ampla e pode ser considerado
como um resultado financeiro do evento.
Funes do comit de organizaoO profissional de eventos
Promover eventos uma arte. Exige esforo, energia, disciplina,
dedicao e ainda sintonia entre os organizadores e o pblico para que
tudo saia perfeito.
Muitos falam sobre um promotor de eventos como profissional de
eventos. Mas essa uma actividade e no uma profisso.
Para se tornar um organizador de eventos necessrio tornar-se num
especialista em pblicos, conhecer o pblico da organizao. Essa a
base necessria para o organizador de eventos.OrganizaoComo atingir
sucesso numa empresa de eventosPalestra/ convidadoOrganizao de
equipe/ diviso de tarefasServios de Secretaria As principais
atividades desenvolvidas so:
Preparao da correspondncia preliminar;Expedio da correspondncia
preliminar para as entidades governamentais, empresas e pessoas que
possam colaborar de alguma forma com o evento;Tomada de preo e
confeco de material administrativo (papel de carta , envelopes,
impressos em geral e outros) necessrios ao evento;Controle e
arquivo da correspondncia recebida e expedida;Remessa de circulares
e cartas informativas para os participantes potenciais e
outros;
OrganizaoRecebimento, controle e classificao (sob superviso da
comisso tcnica) dos trabalhos a serem apresentados, enviados pelos
participantes e convidados;Recebimento, controle e confirmao das
inscries e adeses (participantes e convidados);Obteno dos cadastros
de pessoas que podero se inscrever como participantes (mailing
list);Criao e execuo do fluxograma de informaes;Identificao, seleo
e contratao de prestadores de servios necessrios para a organizao
do evento. aconselhvel utilizar servios de empresas
especializadasOrganizaoestratgia de comunicao e
marketing;infra-estrutura de recursos audiovisuais, materiais e
servios;servio de transportes para participantes e
convidados;programao social, cultural e turstica;agncia de viagem e
turismo;recursos financeiros;cronograma bsico;Organizao
Providncias e apoios para um evento de sucesso
Parte mais complexa do processo de preparao e montagem de um
evento, exigindo condies de comando do profissional responsvel para
coordenar e controlar todas etapas.
A organizao de um evento depende de: apoio operacional,
logstico, de pessoal, e externo.Organizao Sala de imprensaLocal
montado e equipado para atender imprensa e fornecer informaes sobre
o evento, onde so feitos as entrevistas e encontros com os
jornalistas. Ela dever estar equipada com mesa de reunio e
cadeiras, computadores com impressora, mquinas copiadoras, telefone
e fax, material de apoio e informativos sobre o evento e servios de
apoio.Sala de seguranaLocal para servir de apoio aos elementos e
servios de segurana do evento. Poder ser utilizado como posto
policial destacado para cobrir o acontecimento. Deve conter mesas e
cadeiras, armrios para guarda de armamento, telefone, servios de
rdio e apoio.
Organizao Cabine de luz, som e traduo
Local para servios de sonorizao, iluminao e traduo do evento.
Pela sua generidade recomenda-se a contratao de empresas
especializadas em cada ramo.Apoio Logstico formado pelos
equipamentos necessrios operacionalizao do evento. OrganizaoMODELO
DE CRONOGRAMAEvento Cliente LocalData / / HorrioProfissional
responsvel ATIVIDADES DATA DATA DATA RESPONSVEL OBSERV. INCIO
LIMITE FINALPlaneamentoProgramao visualDivulgaoMailing
ListOrganizaoInstalaes fsicasRecursos humanosRecursos
materiaisRecursos audiovisuais e equipamentos10.Avaliao MODELO DE
ROTEIRO DE EVENTOSTtuloEntidade e/ou empresa promotora Entidade
e/ou empresa organizadoraCidade sedeLocal do eventoTema do
eventoObjectivos JustificativaPblico alvo e nmero previsto de
participantesDescrio do eventoPerodo de realizao do evento e
horrioInscries e informaesTaxa de inscrio e/ou ingressoRecursos
necessrios1 recursos humanos2 recursos materiais (administrativo)3
materiais de divulgao4 recursos audiovisuais e equipamentos5
diversosInstalaesServios (transporte, hospedagem, alimentao,
sonorizao, decorao e outros)Previso oramentria1 receitas2
despesasCronogramaConsideraes gerais
MODELO DE CHECKLISTEvento: semana de turismoLocal: auditrio da
Instituio OrganizadoraData: 22/03 27/09 de 200 Horrio: das 19h30 s
22h30Responsvel; Joo Carlos
AzevedoDISCRIMINAOUNIDADE/SETORRESPONSVELSITUAO 1 reserva do
localCoordenao de cursoCarla matosEm andamento2 reunio para
montagem da comisso organizadora da semanaCoordenao de cursoCarla
matosOk3 distribuio de atividades para as diversas comisses de
trabalhoCoordenao geral do eventoSandra reginaOk4 definir tema e
programa do eventoComisso organizadora5 contratar pessoas e/ou
profissional autnomo p/ criao de material de divulgaoComisso
financeira, de divulgao e marketing6 buscar patrocnio e apoio
culturalComisso financeira, de divulgao e marketing7 definio do
material de divulgaoComisso organizadora8 contratao de grfica p/
impresso do material de divulgao e administrativoComisso
organizadora9 fazer listagem de convidados e palestrantesSecretaria
do evento10 enviar carta convite p/ autoridades,
palestrantes,diretoria da instituio e demais funcionriosSecretaria
do evento11 fazer reserva de equipamentos de audiovisual no
departamento responsvel Secretaria do evento12 fazer solicitao de
servio de copa (caf,gua, ch)Secretaria do evento14 fazer folow up
dos convidados, autoridades e outrosSecretaria do evento15 fazer a
divulgao na mdiaComisso financeira,de divulgao e marketing16 fazer
a divulgao do evento na instituioComisso financeira, divulgao e
marketing17 mostrar as pastas dos participantes e convidadosComisso
de recepo18 definio de recepcionistas e escala de trabalhoComisso
de recepo19 verificao e liberao de estacionamentoSecretaria do
evento20 elaborar carta de agradecimento p/ os
palestrantesSecretaria do evento21 providenciar os certificados dos
participantesSecretaria do evento22- definir mestre de cerimnia
Comisso organizadora23 treinar as recepcionistasCoordenao geral do
evento25 convocar reunio de avaliao do eventoCoordenao geral do
evento26 elaborar relatrio de avaliaoCoordenao geralRelao de
pessoal necessrio ao evento
digitador
eletricistaencenadorfotgrafogaromintrpretejornalistamatremanobristaMestre
de cerimniasMotoristaOffice boyOperador para audiovisualOperador de
som e luzPessoal para servios geraisRepresentante
religiosoSecretriaSeguranaTradutorOutrosFuno do Comit
FinanceiroAngariao de recursos financeiros O evento deve ser
planeado para a sua otimizao com recursos, humanos, materiais e
financeiros. Assim, a organizao depois de definida a poltica
estratgica ou institucional do evento, dever dispor dos meios
necessrios ao empreendimento.A principal fonte utilizada a ICCA,
uma organizao que possui membros em quase todos os pases,
fornecendo a estes, em carter exclusivo, todas as referncias sobre
os congressos mundiais.
O pagamento para contratao direta deve ser feito mediante nota
fiscal ou recibo, aps o evento ou como estiver disposto no contrato
de prestao de servios. Para empresas, devem ser observadas as
clusulas contratuais, sendo as mais usuais:
30% no ato da assinatura do contrato30% um ms antes do evento40%
aps o evento, na entrega do relatrio final.Funo do Comit
FinanceiroFunes do Comit FinanceiroO pagamento para contratao
direta deve ser feito mediante nota fiscal ou recibo, aps o evento
ou como estiver disposto no contrato de prestao de servios. Para
empresas, devem ser observadas as clusulas contratuais, sendo as
mais usuais:
30% no ato da assinatura do contrato30% um ms antes do evento40%
aps o evento, na entrega do relatrio final.Em todos os casos,
observar a Legislao Tributria de cada atividade, empresa,
profissional e tipo de servio.
Requisitos bsicos para recepcionistas
Aparncia pessoal: UniformizadasMaquiagem sbriaCabelos
presosPostura:Educao, cordialidade, simpatiaPostura corporal
adequada e corretaprofissionalismo:competncia no
trabalhotreinamentoconhecimento do programa do eventoconhecimento
da pauta do diaconhecimento do local e suas facilidades.Recepo
Mestre de cerimnia
O mestre de cerimnias deve preencher certos requisitos para
falar melhor e se apresentar bem. Ele deve possuir:boa
memriahabilidade e agilidade com as
palavrascriatividadeentusiasmoobservaosntese
ritmoboa vozvocabulrioexpresso corporalnaturalidadeconhecimento
sobre o assuntotraje adequadojogo de cinturaum bom roteiro
Apoio ExternoGaron atende o cliente, servindo, retirando os
pratos e oferecendo a sobremesa.Comin- auxiliar do garom,
encarregado das bebidas e de limpeza da mesa.SeguranaO sistema de
segurana essencial a qualquer tipo de evento. A sua implantao
divide-se em: segurana fornecida pela Polcia Civil (investigativa),
pela Polcia Militar(ostensiva) e por meio de empresa especializada
(prprio evento).Apoio Externo
So os servios desenvolvidos fora do local da realizao do
evento.Aeroportos e pontos e desembarquesOs recepcionistas devem
receber os convidados, participantes, autoridades, orientando-os e
encaminhando-os para hotis ou para o local do evento.Apoio
ExternoFuncionamento tcnico Por tipos
Eventos baseados nas reunies
Brainstorming (sesso de criatividade) - Tcnica de reunio, com
objectivo de se atingir um resultado por meio de discusses das
ideias dos participantes, com liberdade de imaginao e criatividade.
Muito utilizada nas agncias de publicidade.Conferncia Apresentao de
um tema informativo, tcnico ou cientfico por uma autoridade em
determinado assunto, para um grande nmero de pessoas, plateia. Ela
mais formal que a palestra. A durao ideal de no mximo uma hora e
meia. E deve-se dividir o tempo em apresentao e sesso de perguntas
e respostas.
Funcionamento tcnicoPalestra
Palestra- apresentao de um tema pr-determinado a um grupo
pequeno, que j possui informao sobre o assunto. menos formal que a
conferncia
ColquioApresentado por um profissional de renome e tem como
objectivo o esclarecimento de um tema ou a tomada de uma deciso.
mais utilizado em classes especficas. Semelhante conferncia.
Funcionamento tcnicoVideoconferncia ou Teleconferncia Apresentao
de um tema a grupos de pessoas, que tem interesse sobre o assunto,
estando ele dispostos em espaos diferentes e distantes. So
utilizados recursos audiovisuais e electrnicos.Workshop - uma
palestra divida em partes terica e prtica.Seminrio uma discusso de
um tema proposto, do qual se estuda todo o seu aspecto, pesquisados
por grupos e apresentados por representantes, no havendo tomada de
deciso. A durao do seminrio de um dia inteiro; se realizado em mais
de um dia jornada.
Funcionamento tcnicoSimpsio Apresentao de um tema geral de
grande interesse, que dividido em subtemas, por especialistas de
renome, sendo seu objectivo final o intercmbio de informaes, com
tomada de deciso. Os trabalhos so resumidos e compilados em
manuais, e entregues aos participantes ao final do evento. A durao
do simpsio , em mdia, de trs dias.Funcionamento tcnicoCongresso
Reunio formal e peridica de pessoas, pertencentes a grupos
profissionais com o mesmo interesse, objectivando estudar, debater
e chegar a concluses sobre um tema geral, que exposto em
subtemas.
As apresentaes, trabalhos e propostas so redigidos em um
documento nico e entregues aos congressistas juntamente com as
concluses do evento. Tem durao de cinco dias, realizado anual ou
bienalmente.
Funcionamento tcnicoEncontro- Reunio de pessoas de uma mesma
categoria profissional para debater temas polmicos, apresentados
por representantes dos grupos participantes. As caractersticas do
encontro so semelhantes s do congresso, porm com menor abrangncia
de pblico e menor perodo de durao de um a trs dias.
Conveno Evento interno de uma organizao, empresa, entidade ou
partido com o objectivo de aperfeioamento, reciclagem, avaliao,
troca de experincias entre os participantes. So utilizados vrios
tipos de reunies na conveno. Geralmente ocorre anualmente e dura de
trs a cinco dias.Funcionamento tcnicoSemana- Acontecimento
realizado com sete dias de durao nos segmentos acadmico e
empresarial.
Debate- Discusso entre duas pessoas defendendo o seu ponto de
vista, geralmente antagnico e polmico. Pode ser aberto ao pblico ou
transmitido pelos media.Funcionamento tcnicoMesa-redonda Debate com
quatro a oito pessoas, sentadas em semicrculo, sobre um assunto
polmico, controverso e de interesse, tendo cada participante dez
minutos para sua apresentao inicial. A mesa-redonda pode ser aberta
ou fechada.
Painel - Evento caracterizado por um quadro de apresentaes, no
qual o orador principal e at quatro membros do painel explanam sua
viso sobre um tema determinado. Ele dividido em duas partes
distintas:Funcionamento tcnicoEle dividido em duas partes
distintas:
Primeira parte: apresentao do tema individualmente, obedecendo s
regras da conferncia.Segunda parte: debate entre os membros do
painel entre si e repostas plateia.Frum- Evento caracterizado pela
troca de informaes e debate de ideias, com a presena de grandes
audincias. Objectiva a participao da plateia, sempre numerosa.
Funcionamento tcnicoEntrevista colectiva- evento caracterizado pela
presena de um especialista em determinado assunto ou representante
de uma organizao que ser questionado sobre tema de seu
conhecimento. Os entrevistadores so formados pela imprensa. Se
houver somente um entrevistador, a entrevista ser exclusiva.Curso
evento educativo onde se apresenta um tema especfico, objectivando
o conhecimento, aperfeioamento ou reciclagem dos participantes, que
no deve ultrapassar 35 pessoas. A durao do curso depende de vrios
factores, variando entre mnimo de oito horas e mximo de doze
meses.Funcionamento tcnicoExposioExposio exibio pblica de produo
artstica, industrial, tcnica e cientfica.
Feira exibio pblica com o objectivo de venda directa ou
indirecta, constituda de vrios stands.
Feira
Eventos desportivosEventos competitivos
Concurso Evento competitivo que se adapta a vrias reas de
interesse: artstica, cultural, cientfica. Possui um
regulamento.Torneio- Evento desportivo competitivo e de grande
complexidade na organizao. Dever seguir o regulamento especfico a
modalidade desportiva escolhida.
Outros Eventos Eventos demonstrativos ou expositivos
Excurso Formao de grupos de pessoas, com objectivo de viagem
para conhecimento cultural ou de lazer em lugares diferentes.
Recomenda-se a contratao de uma agncia especializada no sector.
Show- Apresentao ao pblico-alvo de entretenimento, com fim
cultural ou no, baseado na msica, teatro ou outra modalidade. Os
shows incluem-se em qualquer uma das categorias e auxilia na
divulgao das campanhas .
Outros EventosFestival- Festa de variedades, com diferentes
apresentaes sobre o tema do evento ao pblico-alvo.
Desfile - a apresentao e lanamento de produtos, geralmente
ligados moda, com utilizao de modelos e manequins. A sua durao no
deve ultrapassar uma hora e meia.
Outros EventosDesfile cvico Os desfiles cvicos tm organizao
regulamentada por meio de normas e regulamentos definidos pelo
cerimonial de cada instituio.
Manh/ Tarde/ Noite de Autgrafos Lanamento de uma obra literria,
objectivo a venda e divulgao para o pblico segmentado e com a
presena do autor para autograf-la.Outros EventosInaugurao
Apresentao ao pblico-alvo da organizao de suas novas instalaes ou
unidades, com um cerimonial especfico, com descerramento de placa
ou desenlace de fita inaugural.Primeira Pedra Cerimnia que assinala
o incio de uma obra, utilizada como estratgia para divulgao e
registo para posteridade.Outros EventosVisitas empresariais-
Apresentao da empresa a pblico segmentado, em dia especfico, atravs
de visitao. Existem dois tipos de visitao:Open day ou poltica de
portas abertas Visita de grupos de interesse da empresa.Visitas
especiais: misses oficiais, visitas estrangeiras, comitivas,
autoridades e personalidades.Showcasing conceito de vitrine
interactiva. Os produtos ou servios so expostos em vitrines
fechadas, e os participantes no tem nenhum contacto directo com os
expositores.
Outros EventosRoadshow consiste na demonstrao itinerante,
montada sobre um autocarro ou caravana, que se desloca para reas
geoeconmicas de determinado pas.
Showcasing conceito de vitrine interactiva. Os produtos ou
servios so expostos em vitrines fechadas, e os participantes no tem
nenhum contacto directo com os expositores.
Megaevento evento de lazer e turismo em larga escala, como os
Jogos olmpicos ou as feiras mundiais.
Organizao de Eventos
Programa socialReservas em HotisEventos baseados nas reunies
coloquiais sociais
Brunch Um caf da manh-almoo, servido em estilo buffet, realizado
das 10 s 14 horas. um tipo de encontro muito indicado para reunies
empresarias no perodo da manh.Happy hour Evento caracterizado por
um drinque ao fim da tarde 17:30 s 19:00 - em bares, galerias,
restaurantes.
Caf da manh Trata-se do tradicional caf da manh oferecido em
encontros profissionais. Deve ser servido em buffet, durando 45
minutos e no atrapalhando a dinmica dos trabalhos.
Programa socialReservas em HotisCoffe-break o tradicional lanche
que tanto pode ocorrer pela manh como a tarde no intervalo dos
eventos. Serve-se me mesa decorada e estrategicamente
colocada.Coquetel- uma reunio de pessoas para confraternizao de um
acontecimento. Salgadinhos e bebidas diversas so cardpio do
coquetel party; acrescentando um prato quente temos o coquetel
souper e em estilo americano, o coquetel buffet. O vin dhonneur o
coquetel servido por diplomatas em comemorao data nacional de seu
pas.Almoo network Almoo reunio onde se discute a agenda durante o
aperitivo e utiliza-se do restante do tempo para encerramento do
assunto.
Jantar O jantar mais formal que o almoo, com planeamento e
cerimoniais adequados ocasio. Os tipos de servio mais habituais no
Portugal so o servio francesa, o servio inglesa.Programa
socialReservas em HotisReservas em HotisHotel
Os profissionais destacados para recepcionar os convidados em
hotis devem:alojar os visitantes de acordo com as reservas;resolver
algum imprevisto;fazer a ligao com os setores do aeroporto, social
e transporte;coordenar o deslocamento dos participantes. Social A
programao social um complemento do evento. Recomenda-se um programa
de acordo com o nvel e porte do evento, por meio de uma empresa
especializada. Pode ou no ser oferecida aos participantes.
TransporteOs servios de transporte devem ser executados por
empresas especializadas, com superviso e presena de um
representante da organizao.A identificao dos transportes dever ser
feita por meio de nmero, ou mesmo da prpria placa, fornecida aos
participantes.Reservas em HotisDress kodeTrajeAps a definio do
estilo do evento formal ou informal - estabelece-se o traje que ser
sugerido aos convidados. Os trajes so divididos em:Gala e rigor
Usado em ocasies especiais.Homens- casaca, fraque ou
smoking.Mulheres- vestidos longos, sedas e tecidos nobres, brilhos,
jias, bolsas pequenas e sapatos altos. Cabelos presos ou
semi-presos.
Dress kodeTraje
Social Usado em ocasies especiais mas no to solenes quanto s em
que se usam trajes de gala e rigor.
Mulheres- tecidos finos, os brilhos podem ser substitudos por
jias. Os sapatos de salto altos e bolsas finas.
Homens- terno escuro azul marinho, cinza chumbo, preto - , liso
ou risca de giz. Camisa social clara, gravata discreta, sapatos de
cromo ou pelica.Dress kodeTrajePasseio completo aquele que se usa a
toda hora, para vrias ocasies.
Mulheres- tailleur, bolsas e sapatos de qualidade.
Homens- ternos de cor clara cinza, bege e azul durante o dia;
durante a noite, roupas de cor escura. Tambm se recomenda o blazer
ou o palet esporte, sempre usados com gravata.Dress
kodeTrajePasseio Menos formal que o passeio completo
Mulheres- conjuntos de cala comprida, saia e blusa, vestidos,
menos formais que o tailleur.
Homens- Mais informal que o passeio completo, no se usa
gravata.
Esporte Utilizado em ocasies descontradas.
Tanto para homens e mulheres o momento de usar calas jeans,
brim, bermudas, tnis.Marketing Relaes PublicasOs veculos de
comunicao utilizados nessa apresentao so:
Folders;Vdeo;Revista especializada Microcomputador
(CD-ROM);Outros.
Preparao da captao
Na preparao da captao, alm da pesquisa nas diversas fontes, como
companhias areas, calendrios de eventos de rgos oficiais de turismo
do Estado, as associaes e os organismos oficiais procuram uma
listagem, solicitando ajuda e orientaes para apresentar a
candidatura do seu pas, regio. Marketing Relaes PublicasTrabalho de
Imprensa/relaes pblicas Divulgao
A divulgao tem duas premissas bsicas:
Informar sobre o evento como um todo; Criar uma expectativa
junto a diversos pblicos.
Para que isso ocorra o organizador poder dispor dos seguintes
materiais:
Estratgia de comunicao e marketing
Meios de comunicao
Jornais, revistas, rdios e TVCartazesFolhetos DilogoBriefing
sobre o evento, programa e regulamento, material publicitrio,
promocional do evento.
Trabalho de Imprensa/relaes pblicasPainis, outdoors e
backlightsPress releaseInternetBus doorsMedias alternativas
Trabalho de Imprensa/relaes pblicasAt a PrximaFormadorAntnio Jos
Morais CardosoMail [email protected] Tlm. 936620326
