2.4 - Caderno de Finanças

8/7/2019 2.4 - Caderno de Finanças

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CADERNO DE FINANÇAS

Daniel Paz e Virgínia Valdetaro(com dicas de Paula Padilha)

julho de 2000

1 - IntroduçãoBem-vindos!Se está lendo isto (e tentando ler tudo ), é porque está prestes a organizar um Encontro, esó essa necessidade iria lhe dar paciência para enfrentar este Caderno...

Esse Caderno existe pra tentar ajudar você. Você vai mexer com muita grana, em muitopouco tempo e isso requer certa organização.

Antes de mais nada: a organização de um Encontro é complexa. Mas isso só vale para

nós, aprendizes de arquiteto. Tem gente que resolveria com uma mão amarrada nascostas coisas que levamos meses quebrando a cabeça.

- Prejuízos em Encontros não são frutos de acidentes, mas de grandes problemas em umorçamento (essa regra é geral e não teve exceções até o momento). Ou seja, para quealgum acidente seja a gota d’água, o balde tem que estar cheio .

Daí dá pra ver a importância das Finanças. Um Encontro bem pensado não só não dá prejuízo , como dá lucro : no mínimo ele tem que se pagar.

- Temos de assumir nossa ignorância em tudo que diz respeito à Administração doEncontro. E reconhecer nossas limitações em contabilidade . Esse é um bom primeiro

passo.- Consultar especialistas, lembrando sempre da essência do Encontro. Quais seriam

esses especialistas? Contadores, advogados, publicitários, administradores...

E lembrem-se:- A criatividade é sempre a forma mais barata, divertida e interessante de resolver as

coisas!

Obs.: A ordem dos capítulos não é necessariamente a ordem em que as coisasacontecem, ou devem acontecer. Muitas coisas são simultâneas.

2 – Algumas Palavrinhas sobre ser Diretor de FinançasBoa sorte!! Não é nada fácil mexer com a grana de um encontro, mas fique tranquilo, vocêpode pedir ajuda as pessoas que já fizeram isso.

Antes de tudo você deve sempre manter a calma, e ter jogo de cintura. Ser uma pessoaciente de que é muita grana, e que necessita de um controle rigoroso. Saber negociar



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com os outros membros da comissão quando esses chegam com orçamentos muito altos,ou idéias muito mirabolantes.

- Trate de fazer com que cada Setor da Comissão Organizadora incorpore essapreocupação com os custos do Encontro. Que eles imaginem soluções próprias paraeconomizar dinheiro, tempo e gente. Seguramente sairão idéias muito boas, ao invés do

recurso fácil de pensar que “o Encontro paga”.

E ainda:- O Encontro mexe com muito dinheiro, em muito pouco tempo; tenham isso em mente

sempre, antes de formular suas propostas de pagamentos.

- Como o dinheiro só vai entrar nas etapas finais da organização, a princípio Finançaspode não ter muito o que fazer. Aproveite enquanto é tempo, porque tudo vai mudar...

- Todo gasto deve ter um objetivo determinado e explícito, que venha a colaborar com oEncontro. Pode parecer óbvio agora, mas nem sempre uma Comissão pensa com essaclareza...

3 – Registrar a Comissão?Vamos falar do CNPJ, a famosa Pessoa Jurídica.

Esse registro serve pra quê??Serve pra vocês terem um CNPJ (CGC) no nome da comissão! Com isso a conta nobanco fica no nome da comissão (é claro que existem as pessoas que assinam e sãoresponsáveis por ela, geralmente o Diretor Geral e o de Finanças – supondo que vocêstenham se estruturado assim).

A Pessoa Jurídica pode facilitar o trato com os patrocinadores, já que eles vão ficar bem

mais convencidos da seriedade do encontro; inclusive tem alguns que só depositam emconta de pessoa jurídica.

Para registrar a Comissão você vai precisar de um Estatuto e da Ata da Assembléia deaprovação desse estatuto assinada por todos os diretores da comissão e por algumastestemunhas. Mas se você não tem condições de registrar o estatuto, pode usar o CNPJda FENEA.

Nesse estatuto tem que estar bem claro que o encontro é um evento sem fins lucrativos, edeve possuir uma cláusula falando sobre a “validade” da comissão, isto é, até quando elavai existir. (um ou dois meses após o término do encontro).

Claro, isso dependerá muito da escala do Encontro e mesmo das empresas de suacidade. A depender dos casos, podem nem se importar se quem paga é Pessoa Física ouJurídica.



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4 - Não Confunda Capital com RecursosRecurso é tudo aquilo que nos permite efetuar uma ação.

Capital é uma dos muitos tipos de recursos possíveis.

Ferramentas e materiais são recursos. Junto com o capital , costumam ser computador

Conhecimento é um recurso fundamental.Espaço Físico é outro recurso.Tempo é um recurso esquecido.Pessoas , os famosos Recursos Humanos, são outro bem preciosíssimo: pode significarum aporte de conhecimento , tempo , ferramentas e materiais.

Para isso é preciso outra compreensão da organização de uma Comissão.É aconselhável ver o Caderno de Recursos Humanos.

5 - O Orçamento de cima-pra-baixo x Orçamento de baixo-pra-cimaQuando se monta um orçamento de Encontro, existe um dado a priori : o custo doEncontro. Evidentemente ele não é fixo, e até o último momento é negociável, em suasdiversas variáveis. E é um dado sempre desconhecido , porque até o último momentoestarão surgindo mais custos, podem ser ínfimos, que foram desprezados na hora doorçamento.

Ele é, antes de tudo, uma estimativa de custos.

Mas existe um dado que é tomado muitas vezes a priori : as inscrições do Encontro.Implica em três riscos:- O primeiro, da dependência estrutural do orçamento ao número de participantes

(e isso dependerá da astúcia dos mecanismos do planejamento financeiro)

- O segundo, do desprezo por outras formas de entrada de capital (a venda direta demercadorias, a locação de espaços ou porcentagem sobre serviços, e apoios epatrocínios, mesmo que em espécie e serviços)

- O terceiro, e mais perigoso: o da majoração do custo-Encontro e acomodação daComissão Organizadora.

O primeiro risco é analisado em outros tópicos deste Caderno.O segundo risco, também.O terceiro será visto aqui.

Quando se estabelece uma entrada de capital fixa – com a inscrição pré-estabelecida –cria-se um limite-máximo para o orçamento. Isso é bom porque estabelece um parâmetropara avaliar os custos parciais.Por exemplo: se determinarmos que Divulgação seja um 10% de um montante fechado,todos os esforços serão para acomodar os números nessa porcentagem.

Mas nem sempre isso é verdadeiro .



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A experiência nos demonstra que existe uma elasticidade maior do que a imaginada noscustos do Encontro: é quase que diretamente proporcional ao tanto de esforço que seaplica para minimizar os custos.Isso se faz através de negociações cansativas, solicitações, doações, esforço humano,etc.Sempre é possível economizar mais um pouco.

E quando se tem uma “certeza” – que é falsa – em uma entrada de capital vinda deinscrições – o mais comum é acomodar-se , e parar de baratear os custos.Porque “está dentro do orçamento”.Muitas aberrações acontecem, mas há tranqüilidade porque “há dinheiro para isso”.

Nunca se questiona que os itens caros implicam em inscrições mais caras.Que a inscrição pode baixar de preço se for cortado aquele suco, ou aquele café damanhã.O preço (e não o custo ) da inscrição torna-se sacramentado, um item de fé, umarealidade inabalável.Caso contrário, o Encontro fica impossível de organizar, certo?

E o pior: cada vez que se aumenta um tanto a inscrição, em um Encontro em um ano, o aumento vira direito adquirido .Como os impostos do Governo: é sempre fácil criar uma taxa, mas daí a retirá-la... como,se já se acostumou com esse dinheiro entrando? Economizar é um hábito mais difícil,certo?

Os ELEAs, por exemplo, já custaram de US$ 30,00 a US$ 40,00. E com os mesmosserviços básicos oferecidos ao participante – que é o que determina o grosso doorçamento. Onde está a diferença?Que eles tinham como limite máximo os tais US$ 40,00 e suaram mais a camisa parapoder adequar ao orçamento.

6 – Onde Buscar ApoioÉ muito importante ter apoios. Um dos mais importantes é o da sua Faculdade deArquitetura, ou da Reitoria da sua Universidade. O nome disso é Institucionalização do Evento .

Também podemos citar os órgãos relacionados a arquitetura, como o IAB e o CREA.Talvez esses apoios não possam te dar dinheiro, mas são boas fontes de serviços e decontatos com outras empresas. São importantes também na hora em que você vai pedirpatrocínio para outras empresas, pois vão te dar mais credibilidade se você apresentarapoios significativos.



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7 - ContratosEsta parte parece fácil mas é onde mora todo o perigo. Vamos lá!

- Para começar: vocês são estudantes, logo, vocês são pobres . Sempre chorem miséria efalem de suas enormes dificuldades. Alguns ficarão convencidos, outros farão cara feia,

mas é parte do jogo...

- Para piorar: vocês são estudantes, logo, vocês são otários . A maioria vai vê-los comoingênuos, idealistas, pronto para serem enganados. Além do mais: só fecharão contratocom esta ou aquela empresa uma vez na vida... Então, eles podem cobrar seu preçomais caro.

- Se vocês fossem clientes habituais, o preço seria bem menor. Uma solução é tentar oApoio de algum cliente importante dessa firma e usar o seu prestígio para baixar opreço. A depender do caso, podem baixar o preço em até 30% (isso em grandescontratos de infra-estrutura).

- Vocês são os organizadores de um Encontro, logo, têm a faca e o queijo na mão . Comdinheiro, e sabendo que se tem dinheiro, dá pra negociar melhor. Vocês são ospagantes: nada de fazer concessões desnecessárias. Na mente dos outros, o Encontroé um produto; na de vocês deve ser um sonho , e nisso não se mexe.

- É importantíssimo dominar os processos internos de cada item do orçamento. Isso cabeàs diretorias e subcomissões da Comissão Organizadora: elas têm se saber suasvirtudes, defeitos, alternativas viáveis, dimensionamento de tempo e quantidade (isso éimportante para o Encontro inteiro) e o valor corrente de mercado (isso é importantepara Finanças).Por exemplo: saber que a impressão de uma camisa por estampa térmica é mais rápidoque serigrafia, mas dura muito menos...

- Seguindo esse princípio, para todas as empresas que executarão serviços ao Encontro,principalmente as de Infra-Estrutura, conhecer seus antecedentes e a opinião de outrosclientes seus.

- Sendo mais específico: a comissão deve sempre provar a comida das firmas estudadase se isso for feito sem a firma saber, melhor ainda.

- Deixar tudo sob contrato (nada de Ordens de Serviço), de preferência amparado comadvogados.

- Assinar só quando tiver tudo certo. Uma dica é avisar verbalmente sobre as condições

do Encontro com muita antecedência e firmar o contrato em cima da hora, com osvalores (quantidade e preço) definidos nesse momento. Assim, a empresa não serápega de surpresa, nem a Comissão terá se comprometido desnecessariamente.

- Caso o número de inscritos não esteja confirmado, existe uma alternativa; em todos osgrandes gastos exige-se que se pague uma porcentagem antes e outra durante aprestação do serviço ou após o Encontro. Tentem estabelecer o seguinte acordo: umaporcentagem antes sobre o número estimado , e o restante sobre o número real ; o



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empresário sairá satisfeito, porque verá o dinheiro antes, e a Comissão previne-secontra um prejuízo desnecessário.

- Sempre incluir uma cláusula que permita o rompimento do contrato caso do não-atendimento, ou atendimento insatisfatório, do mesmo. E sempre ter a possibilidade deum segundo contratado, de última hora.

- O custo de firmar contratos de última hora, apesar de ser a única opção quando osrecursos não se conhecem, é a perda do poder de barganha com os prestadores deserviço.

- No Brasil se fazem seis Encontros por ano: existem experiências das mais variadas desucessos e fracassos com contratos. Consultem essas figuras e perguntem sobre ascondições do sucesso e do fracasso. Sobre as lanchonetes, transportes, energiaelétrica...

8 – Arrecadação de CapitalExistem várias formas de arrecadação de grana.A principal é a que vem das inscrições no encontro, mas como é que você vai saberquantas pessoas vem?? E com quanto de grana você pode contar??

Bom, um começo é procurar saber do histórico dos encontros anteriores ao seu, daí teruma idéia, a outra é ter uma data limite para um preço x da inscrição e após essa dataaumentar o preço da mesma, isso faz com que grande parte das pessoas se inscrevadentro desse prazo, mas atenção para que ele fique bem divulgado.

Outra grande fonte de renda são os patrocinadores citados acima.

As outras são, basicamente:- Venda de material do encontro: camisas, chaveiros, qualquer coisa com a marca doencontro. Ser criativo é fundamental! Pensar em adesivos, cartões telefônicos,bottons...

- O BAR! Mas tome muito cuidado com ele, faça uma estimativa de custos, lembrandode tudo: bebida, gelo, freezer.... e é prudente não contar muito com essa grana, tentedeixá-la pro final.

- Aluguel de espaços dentro do encontro, para certos tipos de comércio que interessemà Comissão Organizadora. Esse tipo de coisa deve ficar bem acertada: o que essaspessoas podem vender, o horário, e o preço do espaço. Você pode estar pensando

em ter uma porcentagem do lucro desse vendedor ao invés do aluguel, mas lembre-sede que isso é muito difícil de controlar.

8.1 – O Bar- Coisa muito importante é o bar. Definam se o bar vai ficar na mão de um particular ou da

comissão. Se o bar for para um particular, menos trabalho para vocês, mas façam detudo para que a cerveja fique barata. Se o bar ficar com a comissão, melhor, vai serlucro para o encontro.



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- Então o bar vai para a comissão... segundo passo, definir quem vai ficar no bar, se vaiser uma pessoa paga para isso ou se vai ser a própria comissão. Se for a comissão, ébom escolher uma ou duas pessoas só para essa função, ou então façam uma tabeladizendo quem vai ficar tal dia até tal hora, quem vai ficar no balcão e quem vai ficar nocaixa. O bar vai funcionar praticamente o dia todo.

- Nesse caso é só conseguir cerveja por consignação, controlar o número de cervejasenviadas, e o resto é lucro...

- Exija notas do gelo, cerveja, cadeiras e mesas, freezers, etc. O bar nunca dá prejuízo, anão ser que se distribua cerveja de graça. O negócio é prestar atenção para que setenha o maior lucro possível com o bar.

8.2 - Aluguel e Venda- Pensar no Encontro como uma Cidade abre as possibilidades de: significa abrir um

leque de serviços bem-vindos pelos participantes; itens de farmácia, banco para saque,material de desenho, etc.

- O aluguel de espaços tem um problema: como o ideal é fornecer variedade de serviços,sua natureza será variável, e as vendas também. O interesse do negócio seráproporcional ao lucro potencial, e o interesse dirá os preços. Fixar um preço único écomplexo, e para alguns casos é desvantajoso, principalmente para alimentos ebebidas. Convenhamos, o lucro de uma barraca de destilados não é a mesma de umapequena livraria.

- A porcentagem tem um problema: o controle caso-a-caso do número de vendas éimpossível; a grande vantagem da porcentagem é que aumenta os lucros justamente nocaso de alimentos e bebidas, e é mais justo com todos os vendedores.

- Pode se usar um sistema misto: para serviços onde circula muito dinheiro, usa-sedinheiro-padrão (como fichas); para os outros, um aluguel fixo (supõe-se que hajainteresse da Comissão Organizadora em que se preste o serviço). Aí pode se pensar emlugares diferentes, ou instalações de infra diferentes.

- O uso de fichas como dinheiro-padrão exige um controle da Comissão Organização(para evitar o desvio de fichas e de dinheiro); a escolha do local de venda (verificar osfluxos e os horários); o estabelecimento de turnos de apoios, com cronogramaestabelecido (é um serviço fácil, apesar de monótono).

- Os comerciantes sempre tentarão enganar a Comissão Organizadora. No caso de vendapor fichas, venderão por dinheiro, quando a Comissão descuidar da vigilância.

- Deve-se pensar nesta perda como obrigatória ; é um jogo difícil e por isso a Comissãopode pedir favores aos comerciantes; é um jogo, sempre vantajosa para os comerciantes , mas pelo menos tentem tirar uma lasquinha.

- Na venda de fichas, é necessário um momento para o balanço, e uma turma própriapara isso: recomenda-se entre as 5:00h e as 7:00h da manhã.



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- Recomenda-se, em troca da infra-estrutura de local, energia e água, a porcentagem de25% sobre as vendas, como máximo. Os comerciantes sempre irão reclamar, mas essaporcentagem (com algumas variações para baixo) mantém a margem de lucro deles.

9 - O Pré-OrçamentoTodo orçamento feito antes do Encontro é um pré-orçamento. O Orçamento Final sóestará concluído depois do Encontro (e às vezes nem tão rápido assim...).

Nesse meio tempo, claro, a Comissão trabalha com um pré-orçamento. Ele não precisaacompanhar precisamente as definições do Encontro, até porque na maioria das vezesele só é definido completamente na véspera, ou até mesmo durante o Encontro. Naverdade, as primeiras versões correspondem a “esboços de viabilidade”, do próprioEncontro, e de suas partes.

Usaremos a metáfora do míope: sua visão, à distância, é embaçada. Vê tudo maldefinido, os contornos confusos, tudo maior do que deveria ser.... à medida que se

aproxima, a visão vai ficando mais clara. Muito melhor que abrir os olhos só de cara proposte...

Assim é um pré-orçamento. Por exemplo: não tem ainda os transportes definidos, emquais dias serão? Estipula-se grosseiramente para cima , ônibus para todos osparticipantes, todos os dias do Encontro... e por aí vai. A tendência é ir definindo-se oorçamento, mas nesse meio tempo, dessa maneira dá pra ter uma noção do que vai terpela frente.... se existe ou não um poste no meio do caminho.

10 – Controle OrçamentárioO controle do orçamento é importantíssimo!!!! Muito!! não descuide de nenhum centavo!

Antes de tudo você tem o orçamento em mãos, isto é, todo o que vai ser gasto noencontro, tudo o que cada diretoria vai gastar. Não desgrude desses papéis, eles vão teajudar a controlar o fluxo de grana no encontro.

O controle se faz basicamente em três etapas:Antes, durante e depois do encontro.

- Antes: aqui as coisas são mais fáceis, você tem mais tempo pra pensar, pra tentardiminuir o orçamento, pra discutir preços, pra fechar os contratos, mas não descuidedo controle. Os gastos já começaram! e a grana também já começou a entrar.

- Durante: aqui as coisas ficam mais complicadas, tudo vai estar acontecendo aomesmo tempo, e você ainda vai ter que dar conta de controlar todo o fluxo de dinheiro!não é nada fácil! mas mantenha sempre a calma, principalmente quando as pessoaschegarem desesperadas atras de grana, faça tudo com paciência, ANOTE tudo!Mesmo que seja em um guardanapo! E não saia distribuindo grana pra qualquerbesteira, lembre-se de que sempre existem os imprevistos, sempre vai ter algumacoisa pra consertar, material pra comprar de última hora, etc....



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- Depois : É isso aí : enquanto as outras pessoas da comissão estão felizes pelo“trabalho concluído” você, meu amigo diretor de finanças, vai estar ainda com muitacoisa pra fazer, pra organizar, muitas contas, muitas notas fiscais,...... resumindo : seutrabalho só acaba quando a conta do banco estiver fechada, e isso pode demorar atémeses. Você vai ter que prestar contas à todos de tudo que foi gasto, o quanto sobrou(se sobrar é claro!), e coisas do tipo.

- Na hora de distribuir o dinheiro para compras e/ou pagamentos, ficar atento para que aDiretoria ou Subcomissão não ultrapasse o seu orçamento.

- Prepare um documento especificando quanto dinheiro você deu, quanto foi a compra,quanto foi o troco, para que sub-comissão foi e as assinaturas de quem pegou odinheiro e do tesoureiro. Sim, deixe também um espaço para especificar o que foicomprado.

Exemplo:CONTROLE ORÇAMENTÁRIO DATA:MOTIVO:

_R$ _______________ VALOR SOLICITADO

_R$_______________ VALOR GASTO

_R$_______________ DIFERENÇA

RESPONSÁVEL: ___________________________________________ Assinatura

TESOUREIRO: ___________________________________________ Visto

“ANEXAR NOTA(s) FISCAL(is)”

- É legal separa uma pasta para cada sub-comissão para se ter um controle melhor dosgastos.

Exemplo:CONTROLE ORÇAMENTÁRIOSUB COMISSÃO:

ORÇAMENTO:VALOR

SOLICITADOVALORGASTO

DIFERENÇA DATA TOTAL



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Na Hora do Encontro ocorre o Assalto ao Trem Pagador.- Uma vez que todos perceberem que existe dinheiro, a noção de caro e barato

desaparece, e todos pedem mais verba, e consideram uma série de despesas comonecessárias; esse Assalto é ainda mais constante da parte dos Apoios. Poucosrealmente percebem que o Encontro têm despesas.

- A histeria é a norma durante o Encontro; é comum essa histeria atingir a parte deFinanças da Comissão, porque as despesas são muitas e pulverizadas, o talão decheques vai embora rapidamente. Mas são despesas pequenas ; a impressão de gastossó faz aumentar a histeria.

- Na metade do Encontro os maiores gastos já foram feitos (ou previstos, como o casodos contratos que tem porcentagens a pagar após o Encontro); salvo uma catástrofesem precedentes, os gastos serão pequenos a partir daí.

11 – Montando Orçamento

O Diretor de Finanças tem que ter duas características raras: tem que ser minucioso paracontrolar centavo a centavo (mais ou menos o serviço de Tesouraria) e tem que ser capazde pensar o global, e se for possível, propôr soluções (algo do tipo de Planejamento). Semais de uma pessoa estiver nessa Diretoria, melhor.

Para montar o Orçamento, anotamos o seguinte aviso:- Primeiro de tudo, deixar claro para todo mundo a parte da FENEA, e contabilize semprea taxa da FENEA como uma Saída inevitável. Evita confusões, antes, durante e depois.

E anotamos as seguintes dicas:

- Entender os Conceitos de Entrada e Saída. É simples.

Entrada é todo capital que entra, de qualquer natureza (inscrição, venda de bebidas,patrocínios).Saída é todo gasto do Encontro, de qualquer natureza.Um Orçamento simplesmente é uma tentativa de conciliar os números da Entrada comos da Saída. Se der um desequilíbrio qualquer, é saudável para os organizadores queseja no sentido do lucro (Entrada > Saída).

- Para montar o Orçamento, é conveniente, para visualizar melhor, dividir os gastos doEncontro em categorias, preferencialmente de acordo com as diretorias ousubcomissões da Comissão Organizadora.Ex.: Infra-Estrutura, Comunicação, Eventos...

- É mais prático que as Subcomissões montem o seu orçamento e venham discutir com oDiretor de Finanças.

- Ah, durante a maior parte do tempo, o Encontro terá um Pré-Orçamento . Orçamentomeeesmo só teremos depois do Encontro.

- Quando se monta um Pré-Orçamento, se montam especulações , e não a realidade . Emum Encontro, ao contrário de uma empresa, não serão as Finanças que ditarão asdecisões do planejamento: elas apenas dizem se é viável , ou mesmo coerente.



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Atenção! O que vem agora é mais sutil e significa trabalho .Mas...- Todas as complicações e dores de cabeça com os números do orçamento antes do

Encontro são melhores que o desespero, o descontrole, a incerteza e o medo durante o Encontro.

- É recomendável que no Orçamento se monte um quadro de gastos sem patrocínios,apoios e descontos .Assim se tem idéia, e se dá o devido valor, dos patrocínios de um Encontro.Evitam-se surpresas desagradáveis (promessas não cumpridas, muito freqüentes emEncontros).E se prioriza os patrocínios mais importantes, aqueles que fazem a diferença.

- Tenham grandes margens de erro . Sabe como é: dá uma segurança contra imprevistos(tanto acidentes quanto descuidos das subcomissões, que subestimaram um gasto ouse esqueceram de algo tipo segurança contra incêndio ).

- Como o número de participantes é imprevisível e a maioria dos prejuízos em Encontrosse deu por uma expectativa exagerada de inscritos......recomendamos montar orçamentos com diferentes números de inscritos, prevendoextremos, para mais e para menos.(O que corresponde a uma variação na Entrada)

- Recomenda-se que montem três orçamentos: um mínimo necessário , um razoável eum ótimo . Assim, se a grana apertar, dá pra escolher ou o razoável ou o necessário ,em vez de se ficar martelando no ótimo , tendo que bancar depois do próprio bolso.(Acreditem, essa opção não é nada agradável)• o mínimo necessário são os itens essenciais para o Encontro, sem requintes e

exageros – ex.: alimentação básica;• o razoável tem condições melhores, e certos luxos – ex.: alimentação comsobremesa ou com bebida, talheres de plástico;• o ótimo apresenta o que se deseja de melhor – ex.: alimentação com sobremesa e

bebida, pratos de louça, talheres de metal, guardanapos, etc...

É a melhor maneira de se prever um bom destino para recursos a mais, caso assituações catastróficas do orçamento previsto não aconteça;(O que corresponde a uma variação na Saída)

- Devido ao pouco tempo em que se recebe e se gasta o dinheiro......é recomendável montar lista de pagamentos prioritários, em função de suanecessidade e/ou tempo de execução. É bom que isso seja discutido com a Comissão

inteira.

- Tenha sempre um plano B, uma alternativa, para cada etapa do Encontro... comorçamento previsto.

- É um desafio saudável para a Comissão conciliar um orçamento com o menor númerode pagantes possível para uma infra-estrutura capaz de abrigar o maior número departicipantes possível. É isso mesmo! Dinheiro de pouca gente, infra pra muita gente.



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Se conseguir fazer isso, o que vier é lucro, em todos os sentidos. Se duvidar, esta é adica mais importante de todas!

Por último, algo sobre Alimentação.- A melhor opção é incluir a alimentação na inscrição pois assim a firma não terá prejuízo

pois terá que fazer um número fixo de refeições e receberá o equivalente àquela

quantidade. Assim todos ficam felizes e satisfeitos e vocês evitam maiores dores decabeça. Sempre sobram refeições, geralmente de quem desistiu de ir ao encontro deúltima hora, ou de quem foi passear pela cidade. Essas refeições já podem servir paraos seguranças e para alguma instituição de caridade.

- Se o preço das refeições está incluído na inscrição do encontro, lembrar de que nomínimo 50 pessoas não vão pagar, são elas:• comissão;• seguranças;• diretores da FENEA, oficinantes e delegados (é facultativo, eles podem apenas

pagar o valor da alimentação);• talvez o pessoal de limpeza queira, mas evitem isso.

12 – Exemplos

13 – Análise dos CasosBem, diante de tanta coisa, ainda há o que dizer?Como foi dito, o Encontro tem de se pagar. Em outras palavras, todos os serviçosprestados aos participantes têm de ser cobertos por sua inscrição.

Um exemplo desse raciocínio: suponhamos que sejam 7 dias de Encontro, com almoço e jantar, e que cada refeição saia a R$2,00 a unidade. Ora, por participante, independentedo valor da inscrição e do número de participantes, sai R$28,00. O ideal é que feche

exatamente o número de refeições pagas pela Comissão com o número de participantes.Assim, os participantes, e não a Comissão, estará pagando realmente pela alimentação.

Um outro exemplo: suponhamos que a sacola do evento custe R$5,00, e que a inscriçãoseja R$100,00. Pronto. Independente dos patrocínios, do aluguel de espaços ou do bar,essa sacola estará custando no mínimo 5% do orçamento do Encontro. E se vocêsfizerem a mais, então, nem se fala...

- Pensando dessa maneira, há dois tipos de gastos: os gastos Fixos, ou Gastos K, e osgastos Variáveis, ou Gastos X.Os Gastos K são aqueles independentes do número de participantes: aluguel do localdo Encontro, taxa que se tenha que pagar pelas festas, custo com as bandas....

Os Gastos X são aqueles que dependem diretamente do número de participantes:sacolas do Encontro, classificadores, alimentação...Preocupem-se com os Gastos K; eles que representarão o prejuízo ou não doEncontro. Fechem os contratos que dependerão dos participantes, comoAlimentação, apenas quando tiver estabelecido de fato esse número; caso contrário,passarão a representar Gastos K, ao invés de Gastos X. Façam os gastos quedependam do número de participantes realmente depender .



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- E raciocinar os custos com base em quanto significam percentualmente em relação àinscrição individual e ao orçamento do Encontro é interessante para perceber o seupeso nas Finanças.

Vamos agora para algumas considerações ainda mais complexas, ligadas à Finanças e à

organização interna de uma Comissão Organizadora:- A Comissão Organizadora estrutura-se de acordo com peculiaridades próprias

(pessoais, metodológicas, culturais), mas devem solucionar os desafios apresentadospelo Encontro. Alguns são previsíveis, mas dificilmente pensamos neles.

Alguns exemplos com soluções propostas.

Situação - No I ENEA Córdoba (Argentina), cada Subcomissão tinha a liberdadepara assinar os seus contratos.Vantagem – rapidez na assinatura de contrato e de gastos próprios; obrigação detodos economizarem ao máximo, afinal, qualquer problema e sairia de seu bolso.Desvantagem – descontrole total das Finanças antes e durante o Encontro. Os

riscos de prejuízo, dessa maneira, eram enormes.Proposta - No ENEA Córdoba, poderíamos, com base em orçamentos de outrosEncontros, fixar porcentagens fixas de gastos, levemente inferiores ao usual, paramargem de segurança e incentivar a criatividade e economia.Por exemplo: se os Atelieres correspondem a 10% do total do dinheiro, reservar umteto de 7%, por exemplo. Assim, a Subcomissão estaria sempre trabalhando dentrode margens específicas (com base em uma estimativa de participantes mínima).Caso surgisse algum imprevisto, suponhamos por particularidades do lugar, serianecessária uma reunião com todos os representantes das Subcomissões para“violar” o acordo prévio, e redimensionar todos os outros tetos.

Situação - No IX ELEA Salvador, apenas os dois Diretores de Finanças poderiam

assinar contratos, e sacar o dinheiro da Conta da Comissão para pagar qualquer despesa.Vantagem – controle total o tempo inteiro da situação das Finanças.Desvantagem – demora relativa para gastos, mesmo os menores, e desgaste físicoe mental dos dois membros responsáveis pelas Finanças. Na prática, ocorreramempréstimos de contas pessoais, que tinham de ser repostos rapidamente, sob riscode dívidas e problemas para pessoas físicas.Proposta - A proposta seria, uma semana antes do Encontro, repassar umaquantia, por exemplo U$ 5.000, pequena para o orçamento global de um ELEAporém mais do que o suficiente para resolver imprevistos, para contas pessoais dasdemais Subcomissões. Após o Encontro, prestar contas e devolver o excedente.

Nas duas situações, as soluções propostas não alteram as estruturas existentes, mascriam mecanismos de funcionamento interno que corrigem as deficiências.

Isso não necessita de conhecimentos específicos de Administração, mas a atenção voltada para esse aspecto do Encontro, que geralmente ignoramos. Para os ritos defuncionamento, os comportamentos internos, os hábitos pessoais, as capacidades decada um, os fluxos de informação e capital, e as condições muito específicas daComissão Organizadora.



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14 – Dicas FinaisEstamos terminando, enfim!!O que nos resta são dicas avulsas e alguns pensamentos.

- É importante que o tesoureiro seja uma pessoa mão fechada, que tenha cara de pau decobrar as coisas e seja inflexível, porque o que tem de gente chorona pra pagar ascoisas...

- Nas emergências da organização, muitos membros contribuirão com propriedadespessoais para resolver problemas do Encontro: é bom que registrar tudo, e que tudo leveuma etiqueta com o proprietário. Evitará uma série de mal-entendidos e problemasfuturos com reembolsos de perdas e danos, e com a prestação de contas do Encontro.

- Outra coisa é: gastos só com nota fiscal. De tudo . Vai fazer o povo da Comissãoaprender a se policiar, a ser o mais preciso possível, e evitar desconfianças de quefulano ou sicrano está misturando os gastos e se beneficiando.

- Em todos os ofícios a serem entregues ponham a data, e entreguem com duas cópias(uma para a entidade, outra para controle interno da Comissão), com assinatura oucarimbo de recebido.

- Peçam os valores por fax em papel timbrado. Facilita as coisas.

- Pensem seriamente em alugar carros para uso da Comissão Organizadora durante oEncontro, de preferência pick-ups ou camionetes. Não se iludam com a perspectiva decarros próprios de membros da Comissão: seu número total não é confiável, e podeacarretar problemas no abastecimento e na prestação de contas.

- Pensar na escala das atividades, dos muitos encontros dentro de um Encontro, e daspessoas envolvidas (isso vale para todo mundo, e é uma coisa que economiza tempo edinheiro). Um exemplo: mais vale uma grande conferência com um arquitetoestrangeiro, ou pequenas mesas redondas com bons professores da sua Faculdade?Qual dos dois vai ser mais democrático, mais aberto, mais participativo, menoscansativo e mais barato?

- Pensar no esforço humano que as idéias demanda. Às vezes pode ser barato, masenvolver muita gente, ou desgastar muito a Comissão Organizadora. O típico caso dobarato que sai caro.

- Pensar no que as pessoas levam para casa após o Encontro. Existe um valor emocional

agregado a uma série de coisas que representam o Encontro , após o Encontro.

- Os momentos mais marcantes e emocionantes dos Encontros nunca custaram muito.

- Incluam no orçamento do encontro, ou lembrem a firma para incluir no deles:• pratos, copos e talheres descartáveis;• guardanapo;• palitos de dentes.



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15 - E Caso de Prejuízo?O quê? Além de tudo que já escrevemos ainda tem essa possibilidade?O seguro morreu de velho, meu caro.Não temos solução maravilhosa para esse acidente da natureza (embora você já tenhavisto que isso não é um acidente...). Mas existe um modo de evitar que apenas uma ouduas pessoas arquem com tudo.

No estatuto da Comissão, caso vocês venham a fazer isso, deve ficar claro a igualdadede todos, na riqueza ou na miséria. Se feito direitinho (para isso, contem com umadvogado ou alguém que entenda bem do assunto), não precisa nem ir pra cartório: setodos assinarem, vale como um contrato de todos perante todos. Vocês se tornarão umasociedade de direito , e os Foros legais irão reconhecer (para isso tem que estardireitinho....).

Assim, no caso de prejuízo, todos dividem os custos, de modo mais justo.

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2.4 - Caderno de Finanças