5 Conhecimentos Especificos Retificado

CONHECIMENTOS ESPECFICOS

Didatismo e Conhecimento 1

CONHECIMENTOS ESPECFICOS/Agente Administrativo

Prof. Natlia Troccoli Marques da SilvaGraduada e licenciada em Administrao de Empresas.Graduada em Cincias Contbeis.Professora de cursos tcnicos no Centro Paula Souza.Analista Financeiro em empresa privada.

CONHECIMENTO DE ARQUIVO, REDAO ADMINISTRATIVA, CARTA

COMERCIAL, REQUERIMENTO, CIRCU-LAR, MEMORANDO, OFCIOS, TELEGRA-

MA. CORREIO ELETRNICO.

Um documento qualquer registro de informaes, independentemente do formato ou suporte utilizado para registr-las.Instituda pela cincia arquivstica, a definio supra possui carter generalista, o que significa que certas cincias ou alguns de

seus ramos especializados podem adotar definies mais especficas. o caso, por exemplo, do Direito, em que um documento definido como qualquer escrito, instrumento ou papel, pblico ou privado, que possua relevncia jurdica e possa servir como prova.

Vamos analisar alguns tipos de arquivos de documentos.

Redao Oficial

ConceitoEntendese por Redao Oficial o conjunto de normas e prticas que devem reger a emisso dos atos normativos e comunicaes

do poder pblico, entre seus diversos organismos ou nas relaes dos rgos pblicos com as entidades e os cidados.A Redao Oficial inscrevese na confluncia de dois universos distintos: a forma regese pelas cincias da linguagem (morfolo-

gia, sintaxe, semntica, estilstica etc.); o contedo submetese aos princpios jurdicoadministrativos impostos Unio, aos Estados e aos Municpios, nas esferas dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio.

Pertencente ao campo da linguagem escrita, a Redao Oficial deve ter as qualidades e caractersticas exigidas do texto escrito destinado comunicao impessoal, objetiva, clara, correta e eficaz.

Por ser oficial, expresso verbal dos atos do poder pblico, essa modalidade de redao ou de texto subordinase aos princpios cons-titucionais e administrativos aplicveis a todos os atos da administrao pblica, conforme estabelece o artigo 37 da Constituio Federal:

A administrao pblica direta e indireta de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obedecer aos princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia ( ... ).

A forma e o contedo da Redao Oficial devem convergir na produo dos textos dessa natureza, razo pela qual, muitas vezes, no h como separar uma do outro. Indicamse, a seguir, alguns pressupostos de como devem ser redigidos os textos oficiais.

Padro culto do idiomaA redao oficial deve observar o padro culto do idioma quanto ao lxico (seleo vocabular), sintaxe (estrutura gramatical

das oraes) e morfologia (ortografia, acentuao grfica etc.).Por padro culto do idioma devese entender a lngua referendada pelos bons gramticos e pelo uso nas situaes formais de

comunicao. Devemse excluir da Redago Oficial a erudio minuciosa e os preciosismos vocabulares que criam entraves inteis compreenso do significado. No faz sentido usar perfunctrio em lugar de superficial ou doesto em vez de acusao ou calnia. So descabidos tambm as citaes em lngua estrangeira e os latinismos, to ao gosto da linguagem forense. Os manuais de Redao Oficial, que vrios rgos tm feito publicar, so unnimes em desaconselhar a utilizao de certas formas sacramentais, protocolares e de anacronismos que ainda se leem em documentos oficiais, como: No dia 20 de maio, do ano de 2011 do nascimento de Nosso Senhor Jesus Cristo, que permanecem nos registros cartorrios antigos.

No cabem tambm, nos textos oficiais, coloquialismos, neologismos, regionalismos, bordes da fala e da linguagem oral, bem como as abreviaes e imagens sgnicas comuns na comunicao eletrnica.



Diferentemente dos textos escolares, epistolares, jornalsticos ou artsticos, a Redao Oficial no visa ao efeito esttico nem originalidade. Ao contrrio, impe uniformidade, sobriedade, clareza, objetividade, no sentido de se obter a maior compreenso possvel com o mnimo de recursos expressivos necessrios. Portarias lavradas sob forma potica, sentenas e despachos escritos em versos rimados pertencem ao folclore jurdicoadministrativo e so prticas inaceitveis nos textos oficiais. So tambm ina-ceitveis nos textos oficiais os vcios de linguagem, provocados por descuido ou ignorncia, que constituem desvios das normas da lnguapadro. Enumeramse, a seguir, alguns desses vcios:

- Barbarismos: So desvios:- da ortografia: advinhar em vez de adivinhar; excesso em vez de exceo.- da pronncia: rbrica em vez de rubrica.- da morfologia: interviu em vez de interveio.- da semntica: desapercebido (sem recursos) em vez de despercebido (no percebido, sem ser notado).- pela utilizao de estrangeirismos: galicismo (do francs): miseenscne em vez de encenao; anglicismo (do ingls): deli-

very em vez de entrega em domiclio.

- Arcasmos: Utilizao de palavras ou expresses anacrnicas, fora de uso. Ex.: asinha em vez de ligeira, depressa.

- Neologismos: Palavras novas que, apesar de formadas de acordo com o sistema morfolgico da lngua, ainda no foram incor-poradas pelo idioma. Ex.: imexvel em vez de imvel, que no se pode mexer; talqualmente em vez de igualmente.

- Solecismos: So os erros de sintaxe e podem ser:- de concordncia: sobrou muitas vagas em vez de sobraram. - de regncia: os comerciantes visam apenas o lucro em vez de ao lucro. - de colocao: no tratavase de um problema srio em vez de no se tratava.

- Ambiguidade: Duplo sentido no intencional. Ex.: O desconhecido faloume de sua me. (Me de quem? Do desconhecido? Do interlocutor?)

- Cacfato: Som desagradvel, resultante da juno de duas ou mais palavras da cadeia da frase. Ex.: Darei um prmio por cada eleitor que votar em mim (por cada e porcada).

- Pleonasmo: Informao desnecessariamente redundante. Exemplos: As pessoas pobres, que no tm dinheiro, vivem na mis-ria; Os moralistas, que se preocupam com a moral, vivem vigiando as outras pessoas.

A Redao Oficial supe, como receptor, um operador lingustico dotado de um repertrio vocabular e de uma articulao verbal minimamente compatveis com o registro mdio da linguagem. Nesse sentido, deve ser um texto neutro, sem facilitaes que inten-tem suprir as deficincias cognitivas de leitores precariamente alfabetizados.

Como exceo, citamse as campanhas e comunicados destinados a pblicos especficos, que fazem uma aproximao com o registro lingustico do pblicoalvo. Mas esse um campo que refoge aos objetivos deste material, para se inserir nos domnios e tcnicas da propaganda e da persuaso.

Se o texto oficial no pode e no deve baixar ao nvel de compreenso de leitores precariamente equipados quanto linguagem, fica evidente o falo de que a alfabetizao e a capacidade de apreenso de enunciados so condies inerentes cidadania. Ningum verdadeiramente cidado se no consegue ler e compreender o que leu. O domnio do idioma equipamento indispensvel vida em sociedade.

Impessoalidade e ObjetividadeAinda que possam ser subscritos por um ente pblico (funcionrio, servidor etc.), os textos oficiais so expresso do poder p-

blico e em nome dele que o emissor se comunica, sempre nos termos da lei e sobre atos nela fundamentados.No cabe na Redao Oficial, portanto, a presena do eu enunciador, de suas impresses subjetivas, sentimentos ou opinies.

Mesmo quando o agente pblico manifestase em primeira pessoa, em formas verbais comuns como: declaro, resolvo, determino, nomeio, exonero etc., nos termos da lei que ele o faz e em funo do cargo que exerce que se identifica e se manifesta.

O que interessa aquilo que se comunica, o contedo, o objeto da informao. A impessoalidade contribui para a necessria padronizao, reduzindo a variabilidade da linguagem a certos padres, sem o que cada texto seria suscetvel de inmeras interpre-taes.



Por isso, a Redao Oficial no admite adjetivao. O adjetivo, ao qualificar, exprime opinio e evidencia um juzo de valor pessoal do emissor. So inaceitveis tambm a pontuao expressiva, que amplia a significao (! ... ), ou o emprego de interjeies (Oh! Ah!), que funcionam como ndices do envolvimento emocional do redator com aquilo que est escrevendo.

Se nos trabalhos artsticos, jornalsticos e escolares o estilo individual estimulado e serve como diferencial das qualidades autorais, a funo pblica impe a despersonalizao do sujeito, do agente pblico que emite a comunicao. So inadmissveis, portanto, as mar-cas individualizadoras, as ousadias estilsticas, a linguagem metafrica ou a elptica e alusiva. A Redao Oficial prima pela denotao, pela sintaxe clara e pela economia vocabular, ainda que essa regularidade imponha certa monotonia burocrtica ao discurso.

Reafirmase que a intermediao entre o emissor e o receptor nas Redaes Oficiais o cdigo lingustico, dentro do padro culto do idioma; uma linguagem neutra, referendada pelas gramticas, dicionrios e pelo uso em situaes formais, acima das diferenas individuais, regionais, de classes sociais e de nveis de escolaridade.

Formalidade e PadronizaoAs comunicaes oficiais impem um tratamento polido e respeitoso. Na tradio iberoamericana, afeita a ttulos e a tratamen-

tos reverentes, a autoridade pblica revela sua posio hierrquica por meio de formas e de pronomes de tratamento sacramentais. Excelentssimo, Ilustrssimo, Meritssimo, Reverendssimo so vocativos que, em algumas instncias do poder, tornaramse inevitveis. Entenda-se que essa solenidade tem por considerao o cargo, a funo pblica, e no a pessoa de seu exercente.

Vale lembrar que os pronomes de tratamento so obrigatoriamente regidos pela terceira pessoa. So erros muito comuns constru-es como Vossa Excelncia sois bondoso(a); o correto Vossa Excelncia bondoso(a).

A utilizao da segunda pessoa do plural (vs), com que os textos oficiais procuravam revestirse de um tom solene e cerimonioso no passado, hoje incomum, anacrnica e pedante, salvo em algumas peas oratrias envolvendo tribunais ou juizes, herdeiras, no Brasil, da tradio retrica de Rui Barbosa e seus seguidores.

Outro aspecto das formalidades requeridas na Redao Oficial a necessidade prtica de padronizao dos expedientes. Assim, as prescries quanto diagramao, espaamento, caracteres tipogrficos etc., os modelos inevitveis de ofcio, requerimento, memoran-do, aviso e outros, alm de facilitar a legibilidade, servem para agilizar o andamento burocrtico, os despachos e o arquivamento.

tambm por essa razo que quase todos os rgos pblicos editam manuais com os modelos dos expedientes que integram sua rotina burocrtica. A Presidncia da Repblica, a Cmara dos Deputados, o Senado, os Tribunais Superiores, enfim, os poderes Executivo, Legislativo e Judicirio tm os prprios ritos na elaborao dos textos e documentos que lhes so pertinentes.

Conciso e ClarezaHouve um tempo em que escrever bem era escrever difcil. Perodos longos, subordinaes sucessivas, vocbulos raros, in-

verses sintticas, adjetivao intensiva, enumeraes, gradaes, repeties enfticas j foram considerados virtudes estilsticas. Atualmente, a velocidade que se impe a tudo o que se faz, inclusive ao escrever e ao ler, tornou esses recursos quase sempre obso-letos. Hoje, a conciso, a economia vocabular, a preciso lexical, ou seja, a eficcia do discurso, so pressupostos no s da Redao Oficial, mas da prpria literatura. Basta observar o estilo enxuto de Graciliano Ramos, de Carios Drummond de Andrade, de Joo Cabral de Melo Neto, de Dalton Trevisan, mestres da linguagem altamente concentrada.

No tm mais sentido os imensos prolegmenos e exrdios que se repetiam como ladainhas nos textos oficiais, como o exemplo risvel e caricato que segue:

Preliminarmente, antes de mais nada, indispensvel se faz que nos valhamos do ensejo para congratularmonos com Vossa Excelncia pela oportunidade da medida proposta apreciao de seus nobres pares. Mas, quem sou eu, humilde servidor pblico, para abordar questes de tamanha complexidade, a respeito das quais divergem os hermeneutas e exegetas.

Entrementes, numa anlise ainda que perfunctria das causas primeiras, que fundamentaram a proposio tempestivamente encaminhada por Vossa Excelncia, indispensvel se faz uma abordagem preliminar dos antecedentes imediatos, posto que estes antecedentes necessariamente antecedem os consequentes.

Observe que absolutamente nada foi dito ou informado.

As Comunicaes Oficiais

A redao das comunicaes oficiais obedece a preceitos de objetividade, conciso, clareza, impessoalidade, formalidade, pa-dronizao e correo gramatical.

Alm dessas, h outras caractersticas comuns comunicao oficial, como o emprego de pronomes de tratamento, o tipo de fecho (encerramento) de uma correspondncia e a forma de identificao do signatrio, conforme define o Manual de Redao da Presidncia da Repblica. Outros rgos e instituies do poder pblico tambm possuem manual de redao prprio, como a C-mara dos Deputados, o Senado Federal, o Ministrio das Relaes Exteriores, diversos governos estaduais, rgos do Judicirio etc.



Pronomes de TratamentoA regra diz que toda comunicao oficial deve ser formal e polida, isto , ajustada no apenas s normas gramaticais, como tam-

bm s normas de educao e cortesia. Para isso, fundamental o emprego de pronomes de tratamento, que devem ser utilizados de forma correta, de acordo com o destinatrio e as regras gramaticais.

Embora os pronomes de tratamento se refiram segunda pessoa (Vossa Excelncia, Vossa Senhoria), a concordncia feita em terceira pessoa.

Concordncia verbal:Vossa Senhoria falou muito bem.Vossa Excelncia vai esclarecer o tema.Vossa Majestade sabe que respeitamos sua opinio.

Concordncia pronominal:Pronomes de tratamento concordam com pronomes possessivos na terceira pessoa.Vossa Excelncia escolheu seu candidato. (e no vosso...).

Concordncia nominal:Os adjetivos devem concordar com o sexo da pessoa a que se refere o pronome de tratamento.Vossa Excelncia ficou confuso. (para homem)Vossa Excelncia ficou confusa. (para mulher)Vossa Senhoria est ocupado. (para homem)Vossa Senhoria est ocupada. (para mulher)Sua Excelncia - de quem se fala (ele/ela).Vossa Excelncia - com quem se fala (voc)

Emprego dos Pronomes de TratamentoAs normas a seguir fazem parte do Manual de Redao da Presidncia da Repblica.

Vossa Excelncia: o tratamento empregado para as seguintes autoridades:

- Do Poder Executivo - Presidente da Repblica; Vice-presidenIe da Repblica; Ministros de Estado; Governadores e vicegover-nadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais generais das Foras Armadas; Embaixadores; Secretriosexecutivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretrios de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais.

- Do Poder Legislativo - Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da Unio; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais.

- Do Poder Judicirio - Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juizes; Auditores da Justia Militar.

VocativosO vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos chefes de poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respec-

tivo: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica; Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional; Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

As demais autoridades devem ser tratadas com o vocativo Senhor ou Senhora, seguido do respectivo cargo: Senhor Senador / Senhora Senadora; Senhor Juiz/ Senhora Juiza; Senhor Ministro / Senhora Ministra; Senhor Governador / Senhora Governadora.

Endereamento De acordo com o Manual de Redao da Presidncia, no envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades

tratadas por Vossa Excelncia, deve ter a seguinte forma:

A Sua Excelncia o SenhorFulano de TalMinistro de Estado da Justia70064900 Braslia. DF



A Sua Excelncia o SenhorSenador Fulano de TalSenado Federal70165900 Braslia. DF

A Sua Excelncia o SenhorFulano de TalJuiz de Direito da l0 Vara CvelRua ABC, n 12301010000 So Paulo. SP

Conforme o Manual de Redao da Presidncia, em comunicaes oficiais, est abolido o uso do tratamento dignssimo (DD) s autoridades na lista anterior. A dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao.

Vossa Senhoria: o pronome de tratamento empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado : Senhor Fulano de Tal / Senhora Fulana de Tal.

No envelope, deve constar do endereamento:Ao SenhorFulano de TalRua ABC, n 12370123-000 Curitiba.PR

Conforme o Manual de Redao da Presidncia, em comunicaes oficiais fica dispensado o emprego do superlativo Ilustrs-simo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. suficiente o uso do pronome de trata-mento Senhor. O Manual tambm esclarece que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Por isso, recomenda-se empreg-lo apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham concludo curso de doutorado. No entanto, ressalva-se que costume designar por doutor os bacharis, especialmente os bacharis em Direito e em Medicina.

Vossa Magnificncia: o pronome de tratamento dirigido a reitores de universidade. Correspondelhe o vocativo: Magnfico Reitor.

Vossa Santidade: o pronome de tratamento empregado em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente : Santssimo Padre.

Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima: So os pronomes empregados em comunicaes dirigidas a cardeais. Os vocativos correspondentes so: Eminentssimo Senhor Cardeal, ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal.

Nas comunicaes oficiais para as demais autoridades eclesisticas so usados: Vossa Excelncia Reverendssima (para arcebis-pos e bispos); Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima (para monsenhores, cnegos e superiores religiosos); Vossa Reverncia (para sacerdotes, clrigos e demais religiosos).

Fechos para ComunicaesDe acordo com o Manual da Presidncia, o fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o

texto, a de saudar o destinatrio, ou seja, o fecho a maneira de quem expede a comunicao despedirse de seu destinatrio.At 1991, quando foi publicada a primeira edio do atual Manual de Redao da Presidncia da Repblica, havia 15 padres

de fechos para comunicaes oficiais. O Manual simplificou a lista e reduziu-os a apenas dois para todas as modalidades de comu-nicao oficial. So eles:

Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o presidente da Repblica.Atenciosamente: para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.

Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras, que atenderem a rito e tradio prprios, devidamente disciplinados no Manual de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores, diz o Manual de Redao da Presidncia da Repblica.



A utilizao dos fechos Respeitosamente e Atenciosamente recomendada para os mesmos casos pelo Manual de Redao da Cmara dos Deputados e por outros manuais oficiais. J os fechos para as cartas particulares ou informais ficam a critrio do re-metente, com preferncia para a expresso Cordialmente, para encerrar a correspondncia de forma polida e sucinta.

Identificao do SignatrioConforme o Manual de Redao da Presidncia do Repblica, com exceo das comunicaes assinadas pelo presidente da

Repblica, em todas as comunicaes oficiais devem constar o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo de sua assinatura. A forma da identificao deve ser a seguinte:

(espao para assinatura)Nome

Chefe da SecretariaGeral da Presidncia da Repblica

(espao para assinatura)Nome

Ministro de Estado da Justia

Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do expediente. Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho, alerta o Manual.

Padres e Modelos

O Padro OfcioO Manual de Redao da Presidncia da Repblica lista trs tipos de expediente que, embora tenham finalidades diferentes, pos-

suem formas semelhantes: Ofcio, Aviso e Memorando. A diagramao proposta para esses expedientes denominada padro ofcio.O Ofcio, o Aviso e o Memorando devem conter as seguintes partes:

- Tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo que o expede. Exemplos: Of. 123/2002-MME Aviso 123/2002-SGMem. 123/2002-MF

- Local e data. Devem vir por extenso com alinhamento direita. Exemplo:

Braslia, 20 de maio de 2011

- Assunto. Resumo do teor do documento. Exemplos:

Assunto: Produtividade do rgo em 2010.Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.

- Destinatrio. O nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao. No caso do ofcio, deve ser includo tambm o endereo.

- Texto. Nos casos em que no for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:Introduo: que se confunde com o pargrafo de abertura, na qual apresentado o assunto que motiva a comunicao. Evite o

uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpreme informar que,empregue a forma direta;Desenvolvimento: no qual o assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas

em pargrafos distintos, o que confere maior clareza exposio;Concluso: em que reafirmada ou simplesmente reapresentada a posio recomendada sobre o assunto.

Os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos.



Quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, a estrutura deve ser a seguinte: Introduo: deve iniciar com referncia ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento no tiver

sido solicitada, deve iniciar com a informao do motivo da comunicao, que encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatrio, e assunto de que trata), e a razo pela qual est sendo encaminhado, segundo a seguinte frmula:

Em resposta ao Aviso n 112, de 10 de fevereiro de 2011, encaminho, anexa, cpia do Ofcio n 34, de 3 de abril de 2010, do Departamento Geral de Administrao, que trata da requisio do servidor Fulano de Tal.

ou

Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cpia do telegrama n 112, de 11 de fevereiro de 2011, do Presidente da Confederao Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernizao de tcnicas agrcolas na regio Nordeste.

Desenvolvimento: se o autor da comunicao desejar fazer algum comentrio a respeito do documento que encaminha, poder acrescentar pargrafos de desenvolvimento; em caso contrrio, no h pargrafos de desenvolvimento em aviso ou ofcio de mero encaminhamento.

- Fecho. - Assinatura.- Identificao do Signatrio

Forma de Diagramao

Os documentos do padro ofcio devem obedecer seguinte forma de apresentao:

- deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10 nas notas de rodap;- para smbolos no existentes na fonte Times New Roman, poderseo utilizar as fontes symbol e Wngdings;- obrigatrio constar a partir da segunda pgina o nmero da pgina;- os ofcios, memorandos e anexos destes podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e

direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho);- o incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5 cm de distncia da margem esquerda;- o campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo 3,0 cm de largura;- o campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm;- deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas e de 6 pontos aps cada pargrafo, ou, se o editor de texto utilizado no

comportar tal recurso, de uma linha em branco;- no deve haver abuso no uso de negrito, itlico, sublinhado, letras maisculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer

outra forma de formatao que afete a elegncia e a sobriedade do documento;- a impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impresso colorida deve ser usada apenas para grficos

e ilustraes;- todos os tipos de documento do padro ofcio devem ser impressos em papel de tamanho A4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;- deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto;- dentro do possvel, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou apro-

veitamento de trechos para casos anlogos;- para facilitar a localizao, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + nmero do

documento + palavraschave do contedo. Exemplo:

Of. 123 relatrio produtividade ano 2010



Aviso e Ofcio (Comunicao Externa)

So modalidades de comunicao oficial praticamente idnticas. A nica diferena entre eles que o aviso expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofcio expedido para e pelas demais autoridades. Ambos tm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e, no caso do ofcio, tambm com particulares.

Quanto a sua forma, Aviso e Ofcio seguem o modelo do padro ofcio, com acrscimo do vocativo, que invoca o destinatrio, seguido de vrgula. Exemplos:

Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica,Senhora Ministra,Senhor Chefe de Gabinete,

Devem constar do cabealho ou do rodap do ofcio as seguintes informaes do remetente:- nome do rgo ou setor;- endereo postal;- telefone e endereo de correio eletrnico.

Obs: Modelo no final da matria.

Memorando ou Comunicao Interna

O Memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nvel diferente. Tratase, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna.

Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de projetos, ideias, diretrizes etc. a serem adota-dos por determinado setor do servio pblico.

Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos ao me-morando devem ser dados no prprio documento e, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, assegurando maior transparncia a tomada de decises, e permitindo que se historie o andamento da matria tratada no memorando.

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de que seu destinatrio deve ser mencio-nado pelo cargo que ocupa. Exemplos:

Ao Sr. Chefe do Departamento de AdministraoAo Sr. Subchefe para Assuntos Jurdicos.


Exposio de Motivos

o expediente dirigido ao presidente da Repblica ou ao vice-presidente para:- inform-lo de determinado assunto;- propor alguma medida; ou- submeter a sua considerao projeto de ato normativo.

Em regra, a exposio de motivos dirigida ao Presidente da Repblica por um Ministro de Estado. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministrio, a exposio de motivos dever ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razo, chamada de interministerial.

Formalmente a exposio de motivos tem a apresentao do padro ofcio. De acordo com sua finalidade, apresenta duas formas bsicas de estrutura: uma para aquela que tenha carter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo.



No primeiro caso, o da exposio de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da Repblica, sua estrutura segue o modelo antes referido para o padro ofcio.

J a exposio de motivos que submeta considerao do Presidente da Repblica a sugesto de alguma medida a ser adotada ou a que lhe apresente projeto de ato normativo, embora sigam tambm a estrutura do padro ofcio, alm de outros comentrios julgados pertinentes por seu autor, devem, obrigatoriamente, apontar:

- na introduo: o problema que est a reclamar a adoo da medida ou do ato normativo proposto;- no desenvolvimento: o porqu de ser aquela medida ou aquele ato normativo o ideal para se solucionar o problema, e eventuais

alternativas existentes para equacionlo;- na concluso, novamente, qual medida deve ser tomada, ou qual ato normativo deve ser editado para solucionar o problema.

Deve, ainda, trazer apenso o formulrio de anexo exposio de motivos, devidamente preenchido, de acordo com o seguinte modelo previsto no Anexo II do Decreto n 4.1760, de 28 de maro de 2010.

Anexo exposio de motivos do (indicar nome do Ministrio ou rgo equivalente) n ______, de ____ de ______________ de 201_.

- Sntese do problema ou da situao que reclama providncias;- Solues e providncias contidas no ato normativo ou na medida proposta;- Alternativas existentes s medidas propostas. Mencionar:- se h outro projeto do Executivo sobre a matria;- se h projetos sobre a matria no Legislativo;- outras possibilidades de resoluo do problema.- Custos. Mencionar:- se a despesa decorrente da medida est prevista na lei oramentria anual; se no, quais as alternativas para custela;- se a despesa decorrente da medida est prevista na lei oramentria anual; se no, quais as alternativas para custela;- valor a ser despendido em moeda corrente;- Razes que justificam a urgncia (a ser preenchido somente se o ato proposto for medida provisria ou projeto de lei que deva

tramitar em regime de urgncia). Mencionar:- se o problema configura calamidade pblica;- por que indispensvel a vigncia imediata;- se se trata de problema cuja causa ou agravamento no tenham sido previstos;- se se trata de desenvolvimento extraordinrio de situao j prevista.- Impacto sobre o meio ambiente (somente que o ato ou medida proposta possa vir a t-lo)- Alteraes propostas. Texto atual, Texto proposto;- Sntese do parecer do rgo jurdico.

Com base em avaliao do ato normativo ou da medida proposa luz das questes levantadas no tem 10.4.3.A falta ou insuficincia das informaes prestadas pode acarretar, a critrio da Subchefia para Assuntos Jurdicos da Casa Civil,

a devoluo do projeto de ato normativo para que se complete o exame ou se reformule a proposta.O preenchimento obrigatrio do anexo para as exposies de motivos que proponham a adoo de alguma medida ou a edio

de ato normativo tem como finalidade:- permitir a adequada reflexo sobre o problema que se busca resolver;- ensejar mais profunda avaliao das diversas causas do problema e dos defeitos que pode ter a adoo da medida ou a edio

do ato, em consonncia com as questes que devem ser analisadas na elaborao de proposies normativas no mbito do Poder Executivo (v. 10.4.3.)

- conferir perfeita transparncia aos atos propostos.

Dessa forma, ao atender s questes que devem ser analisadas na elaborao de atos normativos no mbito do Poder Executivo, o texto da exposio de motivos e seu anexo complementam-se e formam um todo coeso: no anexo, encontramos uma avaliao profunda e direta de toda a situao que est a reclamar a adoo de certa providncia ou a edio de um ato normativo; o problema a ser enfren-tado e suas causas; a soluo que se prope, seus efeitos e seus custos; e as alternativas existentes. O texto da exposio de motivos fica, assim, reservado demonstrao da necessidade da providncia proposta: por que deve ser adotada e como resolver o problema.

Nos casos em que o ato proposto for questo de pessoal (nomeao, promoo, asceno, transferncia, readaptao, reverso, aproveitamento, reintegrao, reconduo, remoo, exonerao, demisso, dispensa, disponibilidade, aposentadoria), no neces-srio o encaminhamento do formulrio de anexo exposio de motivos. Ressalte-se que:

- a sntese do parecer do rgo de assessoramento jurdico no dispensa o encaminhamento do parecer completo;- o tamanho dos campos do anexo exposio de motivos pode ser alterado de acordo com a maior ou menor extenso dos co-

mentrios a serem al includos.



Ao elaborar uma exposio de motivos, tenha presente que a ateno aos requisitos bsicos da Redao Oficial (clareza, conciso, impessoalidade, formalidade, padronizao e uso do padro culto de linguagem) deve ser redobrada. A exposio de motivos a prin-cipal modalidade de comunicao dirigida ao Presidente da Repblica pelos Ministros. Alm disso, pode, em certos casos, ser encami-nhada cpia ao Congresso Nacional ou ao Poder Judicirio ou, ainda, ser publicada no Dirio Oficial da Unio, no todo ou em parte.

Mensagem o instrumento de comunicao oficial entre os Chefes dos Poderes Pblicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe

do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administrao Pblica; expor o plano de governo por ocasio da abertura de sesso legislativa; submeter ao Congresso Nacional matrias que dependem de deliberao de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicaes de tudo quanto seja de interesse dos poderes pblicos e da Nao.

Minuta de mensagem pode ser encaminhada pelos Ministrios Presidncia da Repblica, a cujas assessorias caber a redao final.As mensagens mais usuais do Poder Executivo ao Congresso Nacional tm as seguintes finalidades:

- Encaminhamento de projeto de lei ordinria, complementar ou financeira: Os projetos de lei ordinria ou complementar so enviados em regime normal (Constituio, art. 61) ou de urgncia (Constituio, art. 64, 1 a 4). Cabe lembrar que o projeto pode ser encaminhado sob o regime normal e mais tarde ser objeto de nova mensagem, com solicitao de urgncia.

Em ambos os casos, a mensagem se dirige aos Membros do Congresso Nacional, mas encaminhada com aviso do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica ao Primeiro Secretrio da Cmara dos Deputados, para que tenha incio sua tramitao (Cons-tituio, art. 64, caput).

Quanto aos projetos de lei financeira (que compreendem plano plurianual, diretrizes oramentrias, oramentos anuais e crditos adicionais), as mensagens de encaminhamento dirigemse aos membros do Congresso Nacional, e os respectivos avisos so endere-ados ao Primeiro Secretrio do Senado Federal. A razo que o art. 166 da Constituio impe a deliberao congressual sobre as leis financeiras em sesso conjunta, mais precisamente, na forma do regimento comum. E frente da Mesa do Congresso Nacional est o Presidente do Senado Federal (Constituio, art. 57, 5), que comanda as sesses conjuntas.

As mensagens aqui tratadas coroam o processo desenvolvido no mbito do Poder Executivo, que abrange minucioso exame tcnico, jurdico e econmicofinanceiro das matrias objeto das proposies por elas encaminhadas.

Tais exames materializamse em pareceres dos diversos rgos interessados no assunto das proposies, entre eles o da Advocacia Geral da Unio. Mas, na origem das propostas, as anlises necessrias constam da exposio de motivos do rgo onde se geraram, exposio que acompanhar, por cpia, a mensagem de encaminhamento ao Congresso.

- Encaminhamento de medida provisria: Para dar cumprimento ao disposto no art. 62 da Constituio, o Presidente da Re-pblica encaminha mensagem ao Congresso, dirigida a seus membros, com aviso para o Primeiro Secretrio do Senado Federal, juntando cpia da medida provisria, autenticada pela Coordenao de Documentao da Presidncia da Repblica.

- Indicao de autoridades: As mensagens que submetem ao Senado Federal a indicao de pessoas para ocuparem determi-nados cargos (magistrados dos Tribunais Superiores, Ministros do TCU, Presidentes e diretores do Banco Central, ProcuradorGeral da Repblica, Chefes de Misso Diplomtica etc.) tm em vista que a Constituio, no seu art. 52, incisos III e IV, atribui quela Casa do Congresso Nacional competncia privativa para aprovar a indicao. O currculum vitae do indicado, devidamente assinado, acompanha a mensagem.

- Pedido de autorizao para o presidente ou o vicepresidente da Repblica se ausentarem do Pas por mais de 15 dias: Tratase de exigncia constitucional (Constituio, art. 49, III, e 83), e a autorizao da competncia privativa do Congresso Nacional.

O presidente da Repblica, tradicionalmente, por cortesia, quando a ausncia por prazo inferior a 15 dias, faz uma comunicao a cada Casa do Congresso, enviandolhes mensagens idnticas.

- Encaminhamento de atos de concesso e renovao de concesso de emissoras de rdio e TV: A obrigao de submeter tais atos apreciago do Congresso Nacional consta no inciso XII do artigo 49 da Constituio. Somente produziro efeitos legais a ou-torga ou renovao da concesso aps deliberao do Congresso Nacional (Constituio, art. 223, 3). Descabe pedir na mensagem a urgncia prevista no art. 64 da Constituio, porquanto o 1 do art. 223 j define o prazo da tramitao.

Alm do ato de outorga ou renovao, acompanha a mensagem o correspondente processo administrativo.

- Encaminhamento das contas referentes ao exerccio anterior: O Presidente da Repblica tem o prazo de sessenta dias aps a abertura da sesso legislativa para enviar ao Congresso Nacional as contas referentes ao exerccio anterior (Constituio, art. 84, XXIV), para exame e parecer da Comisso Mista permanente (Constituio, art. 166, 1), sob pena de a Cmara dos Deputados realizar a tomada de contas (Constituio, art. 51, II), em procedimento disciplinado no art. 215 do seu Regimento Interno.



- Mensagem de abertura da sesso legislativa: Ela deve conter o plano de governo, exposio sobre a situao do Pas e solici-tao de providncias que julgar necessrias (Constituio, art. 84, XI).

O portador da mensagem o Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Esta mensagem difere das demais porque vai encadernada e distribuda a todos os congressistas em forma de livro.

- Comunicao de sano (com restituio de autgrafos): Esta mensagem dirigida aos membros do Congresso Nacional, encaminhada por Aviso ao Primeiro Secretrio da Casa onde se originaram os autgrafos. Nela se informa o nmero que tomou a lei e se restituem dois exemplares dos trs autgrafos recebidos, nos quais o Presidente da Repblica ter aposto o despacho de sano.

- Comunicao de veto: Dirigida ao Presidente do Senado Federal (Constituio, art. 66, 1), a mensagem informa sobre a deciso de vetar, se o veto parcial, quais as disposies vetadas, e as razes do veto. Seu texto vai publicado na ntegra no Dirio Oficial da Unio, ao contrrio das demais mensagens, cuja publicao se restringe notcia do seu envio ao Poder Legislativo.

- Outras mensagens: Tambm so remetidas ao Legislativo com regular frequncia mensagens com:- encaminhamento de atos internacionais que acarretam encargos ou compromissos gravosos (Constituio, art. 49, I);- pedido de estabelecimento de alquolas aplicveis s operaes e prestaes interestaduais e de exportao (Constituio, art.

155, 2, IV);- proposta de fixao de limites globais para o montante da dvida consolidada (Constituio, art. 52, VI);- pedido de autorizao para operaes financeiras externas (Constituio, art. 52, V); e outros.

Entre as mensagens menos comuns esto as de:- convocao extraordinria do Congresso Nacional (Constituio, art. 57, 6);- pedido de autorizao para exonerar o ProcuradorGeral da Repblica (art. 52, XI, e 128, 2);- pedido de autorizao para declarar guerra e decretar mobilizao nacional (Constituio, art. 84, XIX);- pedido de autorizao ou referendo para celebrara paz (Constituio, art. 84, XX);- justificativa para decretao do estado de defesa ou de sua prorrogao (Constituio, art. 136, 4);- pedido de autorizao para decretar o estado de stio (Constituio, art. 137);- relato das medidas praticadas na vigncia do estado de stio ou de defesa (Constituio, art. 141, pargrafo nico);- proposta de modificao de projetas de leis financeiras (Constituio, art. 166, 5);- pedido de autorizao para utilizar recursos que ficarem sem despesas correspondentes, em decorrncia de veto, emenda ou

rejeio do projeto de lei oramentria anual (Constituio, art. 166, 8);- pedido de autorizao para alienar ou conceder terras pblicas com rea superior a 2.500 ha (Constituio, art. 188, 1); etc.

As mensagens contm: - a indicao do tipo de expediente e de seu nmero, horizontalmente, no incio da margem esquerda:Mensagem n

- vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatrio, horizontalmente, no incio da margem esquerda:

Excelentssimo Senhor Presidente do Senado Federal, - o texto, iniciando a 2 cm do vocativo; - o local e a data, verticalmente a 2 cm do final do texto, e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita. A

mensagem, como os demais atos assinados pelo Presidente da Repblica, no traz identificao de seu signatrio.


Telegrama

Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocrticos, passa a receber o ttulo de telegrama toda comunicao oficial expedida por meio de telegrafia, telex etc. Por se tratar de forma de comunicao dispendiosa aos cofres pblicos e tecnologicamente superada, deve restringirse o uso do telegrama apenas quelas situaes que no seja possvel o uso de correio eletrnico ou fax e que a urgncia justifique sua utilizao e, tambm em razo de seu custo elevado, esta forma de comunicao deve pautarse pela conciso.

No h padro rgido, devendose seguir a forma e a estrutura dos formulrios disponveis nas agncias dos Correios e em seu stio na Internet.




Fax

O fax (forma abreviada j consagrada de facsmile) uma forma de comunicao que est sendo menos usada devido ao de-senvolvimento da Internet. utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento h premncia, quando no h condies de envio do documento por meio eletrnico. Quando necessrio o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe.

Se necessrio o arquivamento, devese fazlo com cpia xerox do fax e no com o prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

Os documentos enviados por fax mantm a forma e a estrutura que lhes so inerentes. conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, isto , de pequeno formulrio com os dados de identificao da mensagem a ser enviada.

Correio Eletrnico

O correio eletrnico (email), por seu baixo custo e celeridade, transformouse na principal forma de comunicao para trans-misso de documentos.

Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Assim, no interessa definir forma rgida para sua estrutura. Entretanto, devese evitar o uso de linguagem incompatvel com uma comunicao oficial.

O campo assunto do formulrio de correio eletrnico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organizao documen-tal tanto do destinatrio quanto do remetente.

Para os arquivos anexados mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informaes mnimas sobre seu contedo.

Sempre que disponvel, devese utilizar recurso de confirmao de leitura. Caso no seja disponvel, deve constar da mensagem pedido de confirmao de recebimento.

Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha valor documental, isto , para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

Apostila

o aditamento que se faz a um documento com o objetivo de retificao, atualizao, esclarecimento ou fixar vantagens, evitandose assim a expedio de um novo ttulo ou documento. Estrutura:

- Ttulo: APOSTILA, centralizado.- Texto: exposio sucinta da retificao, esclarecimento, atualizao ou fixao da vantagem, com a meno, se for o caso, onde

o documento foi publicado.- Local e data.- Assinatura: nome e funo ou cargo da autoridade que constatou a necessidade de efetuar a apostila.

No deve receber numerao, sendo que, em caso de documento arquivado, a apostila deve ser feita abaixo dos textos ou no verso do documento.

Em caso de publicao do ato administrativo originrio, a apostila deve ser publicada com a meno expressa do ato, nmero, dia, pgina e no mesmo meio de comunicaao oficial no qual o ato administrativo foi originalmente publicado, a fim de que se pre-serve a data de validade.


ATA

o instrumento utilizado para o registro expositivo dos fatos e deliberaes ocorridos em uma reunio, sesso ou assembleia. Estrutura:- Ttulo ATA. Em se tratando de atas elaboradas sequencialmente, indicar o respectivo nmero da reunio ou sesso, em caixaalta.- Texto, incluindo: Prembulo registro da situao espacial e temporal e participantes; Registro dos assuntos abordados e de suas

decises, com indicao das personalidades envolvidas, se for o caso; Fecho termo de encerramento com indicao, se necessrio, do redator, do horrio de encerramento, de convocao de nova reunio etc.

A ATA ser assinada e/ou rubricada portodos os presentes reunio ou apenas pelo presidente e relator, dependendo das exign-cias regimentais do rgo.

A fim de se evitarem rasuras nas atas manuscritas, devese, em caso de erro, utilizar o termo digo, seguido da informao correta a ser registrada. No caso de omisso de informaes ou de erros constatados aps a redao, usase a expresso Em tempo ao final da ATA, com o registro das informaes corretas.




Carta

a forma de correspondncia emitida por particular, ou autoridade com objetivo particular, no se confundindo com o memo-rando (correspondncia interna) ou o ofcio (correspondncia externa), nos quais a autoridade que assina expressa uma opinio ou d uma informao no sua, mas, sim, do rgo pelo qual responde. Em grande parte dos casos da correspondncia enviada por deputados, devese usar a carta, no o memorando ou ofcio, por estar o parlamentar emitindo parecer, opinio ou informao de sua responsabilidade, e no especificamente da Cmara dos Deputados. O parlamentar dever assinar memorando ou ofcio apenas como titular de funo oficial especfica (presidente de comisso ou membro da Mesa, por exemplo). Estrutura:

- Local e data.- Endereamento, com forma de tratamento, destinatrio, cargo e endereo.- Vocativo.- Texto.- Fecho.- Assinatura: nome e, quando necessrio, funo ou cargo.

Se o gabinete usar cartas com frequncia, poder numerlas. Nesse caso, a numerao poder apoiar-se no padro bsico de diagramao.

O fecho da carta segue, em geral, o padro da correspondncia oficial, mas outros fechos podem ser usados, a exemplo de Cor-dialmente, quando se deseja indicar relao de proximidade ou igualdade de posio entre os correspondentes.


Declarao

o documento em que se informa, sob responsabilidade, algo sobre pessoa ou acontecimento. Estrutura:- Ttulo: DECLARAO, centralizado.- Texto: exposio do fato ou situao declarada, com finalidade, nome do interessado em destaque (em maisculas) e sua relao

com a Cmara nos casos mais formais.- Local e data.- Assinatura: nome da pessoa que declara e, no caso de autoridade, funo ou cargo.

A declarao documenta uma informao prestada por autoridade ou particular. No caso de autoridade, a comprovao do fato ou o conhecimento da situao declarada deve serem razo do cargo que ocupa ou da funo que exerce.

Declaraes que possuam caractersticas especficas podem receber uma qualificao, a exemplo da declarao funcional.

Obs: Modelo no final da matria.Despacho

o pronunciamento de autoridade administrativa em petio que lhe dirigida, ou ato relativo ao andamento do processo. Pode ter carter decisrio ou apenas de expediente. Estrutura:

- Nome do rgo principal e secundrio. - Nmero do processo. - Data. - Texto. - Assinatura e funo ou cargo da autoridade.

O despacho pode constituirse de uma palavra, de uma expresso ou de um texto mais longo.




Ordem de Servio

o instrumento que encerra orientaes detalhadas e/ou pontuais para a execuo de servios por rgos subordinados da Administrao. Estrutura:

- Ttulo: ORDEM DE SERVIO, numerao e data.- Prembulo e fundamentao: denominao da autoridade que expede o ato (em maisculas) e citao da legislao pertinente

ou por fora das prerrogativas do cargo, seguida da palavra resolve.- Texto: desenvolvimento do assunto, que pode ser dividido em itens, incisos, alneas etc.- Assinatura: nome da autoridade competente e indicao da funo.

A Ordem de Servio se assemelha Portaria, porm possui carter mais especfico e detalhista. Objetiva, essencialmente, a oti-mizao e a racionalizao de servios.


Parecer

a opinio fundamentada, emitida em nome pessoal ou de rgo administrativo, sobre tema que lhe haja sido submetido para anlise e competente pronunciamento. Visa fornecer subsdios para tomada de deciso. Estrutura:

- Nmero de ordem (quando necessrio).- Nmero do processo de origem. - Ementa (resumo do assunto). - Texto, compreendendo: Histrico ou relatrio (introduo); Parecer (desenvolvimento com razes e justificativas); Fecho opi-

nativo (concluso).- Local e data.- Assinatura, nome e funo ou cargo do parecerista.

Alm do Parecer Administrativo, acima conceituado, existe o Parecer Legislativo, que uma proposio, e, como tal, definido no art. 126 do Regimento Interno da Cmara dos Deputados.

O desenvolvimento do parecer pode ser dividido em tantos itens (e estes intitulados) quantos bastem ao parecerista para o fim de melhor organizar o assunto, imprimindolhe clareza e didatismo.

Obs: Modelo no final da matria.Portaria

o ato administrativo pelo qual a autoridade estabelece regras, baixa instrues para aplicao de leis ou trata da organizao e do funcionamento de servios dentro de sua esfera de competncia. Estrutura:

- Ttulo: PORTARIA, numerao e data.- Ementa: sntese do assunto.- Prembulo e fundamentao: denominao da autoridade que expede o ato e citao da legislao pertinente, seguida da palavra

resolve.- Texto: desenvolvimento do assunto, que pode ser dividido em artigos, pargrafos, incisos, alneas e itens.- Assinatura: nome da autoridade competente e indicao do cargo.

Certas portarias contm considerandos, com as razes que justificam o ato. Neste caso, a palavra resolve vem depois deles.A ementa justificase em portarias de natureza normativa.Em portarias de matria rotineira, como nos casos de nomeao e exonerao, por exemplo, suprime-se a ementa.




Relatrio

o relato exposilivo, detalhado ou no, do funcionamento de uma instituio, do exerccio de atividades ou acerca do desenvolvimento de servios especficos num determinado perodo. Estrutura:

- Ttulo RELATRIO ou RELATRIO DE...- Texto registro em tpicos das principais atividades desenvolvidas, podendo ser indicados os resultados parciais e totais, com

destaque, se for o caso, para os aspectos positivos e negativos do perodo abrangido. O cronograma de trabalho a ser desenvolvido, os quadros, os dados estatsticos e as tabelas podero ser apresentados como anexos.

- Local e data. - Assinatura e funo ou cargo do(s) funcionrio(s) relator(es).

No caso de Relatrio de Viagem, aconselhase registrar uma descrio sucinta da participao do servidor no evento (seminrio, curso, misso oficial e outras), indicando o perodo e o trecho compreendido. Sempre que possvel, o Relatrio de Viagem dever ser ela-borado com vistas ao aproveitamento efetivo das informaes tratadas no evento para os trabalhos legislativos e administrativos da Casa.

Quanto elaborao de Relatrio de Atividades, devese atentar para os seguintes procedimentos: - absterse de transcrever a competncia formal das unidades administrativas j descritas nas normas internas; - relatar apenas as principais atividades do rgo; - evitar o detalhamento excessivo das tarefas executadas pelas unidades administrativas que lhe so subordinadas; - priorizar a apresentao de dados agregados, grandes metas realizadas e problemas abrangentes que foram solucionados; - destacar propostas que no puderam ser concretizadas, identificando as causas e indicando as prioridades para os prximos

anos; - gerar um relatrio final consolidado, limitado, se possvel, ao mximo de dez pginas para o conjunto da Diretoria, Departa-

mento ou unidade equivalente.


Requerimento (Petio)

o instrumento por meio do qual o interessado requer a uma autoridade administrativa um direito do qual se julga detentor. Estrutura:

- Vocativo, cargo ou funo (e nome do destinatrio), ou seja, da autoridade competente. - Texto incluindo: Prembulo, contendo nome do requerente (grafado em letras maisculas) e respectiva qualificao: nacionali-

dade, estado civil, profisso, documento de identidade, idade (se maior de 60 anos, para fins de preferncia na tramitao do processo, segundo a Lei 10.741/03), e domiclio (caso o requerente seja servidor da Cmara dos Deputados, precedendo qualificao civil deve ser colocado o nmero do registro funcional e a lotao); Exposio do pedido, de preferncia indicando os fundamentos legais do requerimento e os elementos probatrios de natureza ftica.

- Fecho: Nestes termos, Pede deferimento.- Local e data.- Assinatura e, se for o caso de servidor, funo ou cargo.

Quando mais de uma pessoa fizer uma solicitao, reivindicao ou manifestao, o documento utilizado ser um abaixoassina-do, com estrutura semelhante do requerimento, devendo haver identificao das assinaturas.

A Constituio Federal assegura a todos, independentemente do pagamento de taxas, o direito de petio aos Poderes Pblicos em defesa de direitos ou contra ilegalidade ou abuso de poder (art. 51, XXXIV, a), sendo que o exerccio desse direito se instru-mentaliza por meio de requerimento. No que concerne especificamente aos servidores pblicos, a lei que institui o Regime nico estabelece que o requerimento deve ser dirigido autoridade competente para decidilo e encaminhado por intermdio daquela a que estiver imediatamente subordinado o requerente (Lei n 8.112/90, art. 105).




Protocolo

O registro de protocolo (ou simplesmente o protocolo) o livro (ou, mais atualmente, o suporte informtico) em que so trans-critos progressivamente os documentos e os atos em entrada e em sada de um sujeito ou entidade (pblico ou privado). Este registro, se obedecerem a normas legais, tm f pblica, ou seja, tem valor probatrio em casos de controvrsia jurdica.

O termo protocolo tem um significado bastante amplo, identificando-se diretamente com o prprio procedimento. Por extenso de sentido, protocolo significa tambm um trmite a ser seguido para alcanar determinado objetivo (seguir o protocolo).

A gesto do protocolo normalmente confiada a uma repartio determinada, que recebe o material documentrio do sujeito que o produz em sada e em entrada e os anota num registro (atualmente em programas informticos), atruibuindo-lhes um nmero e tambm uma posio de arquivo de acordo com suas caractersticas.

O registro tem quatro elementos necessrios e obrigatrios:- Nmero progressivo.- Data de recebimento ou de sada.- Remetente ou destinatrio.- Regesto, ou seja, breve resumo do contedo da correspondncia.

ANOTAES



Exemplo de Ofcio

(Ministrio)(Secretaria/Departamento/Setor/Entidade)

(Endereo para correspondncia)(Endereo continuao)

(Telefone e Endereo de Correio Eletrnico)

Ofcio n 524/1991/SG-PR


A Sua Excelncia o SenhorDeputado (Nome)Cmara dos Deputados70160-900 Braslia DF

Assunto: Demarcao de terras indgenas

Senhor Deputado,

1. Em complemento s observaes transmitidas pelo telegrama n 154, de24 de abril ltimo, informo Vossa Excelncia de que as medidas mencionadas emsua carta n 6708, dirigida ao Senhor Presidente da Repblica, esto amparadaspelo procedimento administrativo de demarcao de terras indgenas institudopelo Decreto n 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cpia anexa).2. Em sua comunicao, Vossa Excelncia ressalva a necessidade de que na definio e demarcao das terras indgenas fossem levadas em consideraoas caractersticas scio-econmicas regionais.3. Nos termos do Decreto n 22, a demarcao de terras indgenasdever ser precedida de estudos e levantamentos tcnicos que atendam ao dispostono art. 231, 1, da Constituio Federal. Os estudos devero incluir os aspectosetno-histricos, sociolgicos, cartogrficos e fundirios. O exame deste ltimoaspecto dever ser feito conjuntamente com o rgo federal ou estadualcompetente.4. Os rgos pblicos federais, estaduais e municipais deveroencaminhas as informaes que julgarem pertinentes sobre a rea em estudo. igualmente assegurada a manifestao de entidades representativas da sociedadecivil.5. Os estudos tcnicos elaborados pelo rgo federal de proteo ao ndiosero publicados juntamente com as informaes recebidas dos rgos pblicos edas entidades civis acima mencionadas.6. Como Vossa Excelncia pode verificar, o procedimento estabelecidoassegura que a deciso a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justia sobre oslimites e a demarcao de terras indgenas seja informada de todos os elementosnecessrios, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessriatransparncia e agilidade.

Atenciosamente,

(Nome)(cargo)

3 cm 297 mm1,5 cm

210 mm



Exemplo de Aviso

Aviso n 45/SCT-PR

Braslia, 27 de fevereiro de 2011

A Sua Excelncia o Senhor(Nome e cargo)

Assunto: Seminrio sobre o uso de energia no setor pblico

Senhor Ministro,

Convido Vossa Excelncia a participar da sesso de abertura do PrimeiroSeminrio Regional sobre o Uso Eficiente de Energia no Setor Pblico, a serrealizado em 5 de maro prximo, s 9 horas, no auditrio da Escola Nacional deAdministrao Pblica ENAP, localizada no Setor de reas Isoladas, nestacapital.O Seminrio mencionado inclui-se nas atividades do Programa Nacional dasComisses Internas de Conservao de Energia em rgos Pblicos, institudopelo Decreto n 99.656, de 26 de outubro de 1990.

Atenciosamente,

(Nome do signatrio)(cargo do signatrio)

3 cm1,5 cm

297 mm

210 mm



Exemplo de Memorando

Mem. 118/DJ

Em 12 de abril de 2011

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao

Assunto: Administrao, Instalao de microcomputadores

1. Nos termos do Plano Geral de Informatizao, solicito a VossaSenhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados trs microcomputadoresneste Departamento.2. Sem descer a maiores detalhes tcnicos, acrescento, apenas, que o idealseria que o equipamento fosse dotado de disco rgido e de monitor padro EGA.Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de textose outro gerenciador de banco de dados.3. O treinamento de pessoal para operao dos micros poderia ficar a cargoda Seo de Treinamento do Departamento de Modernizao, cuja chefia jmanifestou seu acordo a respeito.4. Devo mencionar, por fim, que a informatizao dos trabalhos desteDeparta-mento ensejar racional distribuio de tarefas entre os servidores e,sobretudo, uma melhoria na qualidade dos servios prestados.

Atenciosamente,

(Nome do signatrio)

1,5 cm

297 mm

210 mm



Exemplo de Exposio de Motivos de Carter Informativo

EM n 00146/1991-MRE


Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica,

O Presidente George Bush anunciou, no ltimo dia 13, significativamudana da posio norte-americana nas negociaes que se realizam naConferncia do Desarmamento, em Genebra de uma conveno multilateral deproscrio total das armas qumicas. Ao renunciar manuteno de cerca de doispor cento de seu arsenal qumico at a adeso conveno de todos os pases emcondies de produzir armas qumicas, os Estados Unidos reaproximaram suapostura da maioria dos quarenta pases participantes do processo negociador,inclusive o Brasil, abrindo possibilidades concretas de que o tratado a serconcludo e assinado em prazo de cerca de um ano. (...)

Atenciosamente,

(Nome)(cargo)

5 cm

3 cm

5 cm

1,5 cm

2,5 cm

1 cm2,5 cm

2,5 cm



Exemplo de Mensagem

Mensagem n 118

Excelentssimo Senhor Presidente do Senado Federal,

Comunico a Vossa Excelncia o recebimento das mensagens SM ns106 a 110, de 1991, nas quais informo a promulgao dos Decretos Legislativosns 93 a 97, de 1991, relativos explorao de servios de radiodifuso.

Braslia, 28 de maro de 2011

297 mm

210 mm

1,5 cm2 cm

3 cm

4 cm

5 cm



Exemplo de Telegrama

[rgo Expedidorl[setor do rgo expedidor]

[endereo do rgo expedidor]

Destinatrio: _________________________________________________________N do fax de destino: _________________________________ Data: ___/___/_____Remetente: __________________________________________________________Tel. p/ contato: ____________________Fax/correio eletrnico: ________________N de pginas: esta + ______N do documento: _____________________________Observaes: ______________________________________________________________________________________________________________________________

Exemplo de Apostila

APOSTILA

A Diretora da Coordenao de Secretariado Parlamentar do Departamento de Pessoal declara que o servidor Jos da Silva, nomeado pela Portaria CDCC-RQ001/2004, publicada no Suplemento ao Boletim Administrativo de 30 de maro de 2004, teve sua situao funcional alterada, de Secretrio Parlamentar Requisitado, ponto n. 123, para Secretrio Parlamentar sem vnculo efetivo com o servio pblico, ponto n. 105.123, a partir de 11 de abril de 2004, em face de deciso contida no Processo n. 25.001/2004.

Braslia, em 26/5/2011

Maria da SilvaDiretora

Exemplo de ATACAMARA DOS DEPUTADOS

CENTRO DE DOCUMENTAO E INFORMAOCoordenao de Publicaes

ATA

As 10h15min, do dia 24 de maio de 2011, na Sala de Reunio do Cedi, a Sra. Maria da Silva, Diretora da Coordenao, deu incio aos trabalhos com a leitura da ala da reunio anterior, que foi aprovada, sem alteraes. Em prosseguimento, apresentou a pauta da reunio, com a incluso do item Projetos Concludos, sendo aprovada sem o acrscimo de novos itens. Tomou a palavra o Sr. Jos da Silva, Chefe da Seo de Marketing, que apresentou um breve relato das atividades desenvolvidas no trimestre, incluindo o lanamento dos novos produtos. Em seguida, o Sr. Mrio dos Santos, Chefe da Tipografia, ressaltou que nos ltimos meses os trabalhos enviados para publicao estavam de acordo com as normas estabelecidas, parabenizando a todos pelos resultados alcanados. Com relao aos projeXos concludos, a Diretora esclareceu que todos mantiveram-se dentro do cronograma de trabalho preestabelecido e que serao encaminhados grfica na prxima semana. s 11h45min a Diretora encerrou os trabalhos, antes convocando reunio para o dia 2 de junho, quarta-feira, s 10 horas, no mesmo local. Nada mais havendo a tratar, a reunio foi encerrada, e eu, Ana de Souza, lavrei a presente ata que vai assinada por mim e pela Diretora.

Diretora

Secretria



Exemplo de Despacho

CMARA DOS DEPUTADOSPRIMEIRASECRETARIA

Processo n . .........Em .... / .... /200 ...

Ao Senhor Presidente da Cmara dos Deputados, por fora do disposto no inciso I do art. 70 do Regimento do Cefor, c/c o art. 95, da Lei n. 8.112/90, com parecer favorvel desta Secretaria, nos termos das informaes e manifestaes dos rgos tcnicos da Casa.

Deputado Jos da SilvaPrimeiroSecretrio

Exemplo de Ordem de Servio

CMARA DOS DEPUTADOSCONSULTORIA TCNICA

ORDEM DE SERVIO N. 3, DE 6/6/2010

O DIRETOR DA CONSULTORIA TCNICA DA CMARA DOS DEPUTADOS, no uso de suas atribuies, resolve:

1. As salas 3 e 4 da Consultoria Tcnica ficam destinadas a reunies de trabalho com deputados, consultores e servidores dos setores de apoio da Consultoria Tcnica.

2. As reunies de trabalho sero agendadas previamente pela Diretoria da Coordenao de Servios Gerais.

................................................................................................................................6. Havendo mais de uma solicitao de uso para o mesmo horrio, ser adotada a seguinte ordem de

preferncia:1 reunies de trabalho com a participao de deputados;11 reunies de trabalho da diretoria;111 reunies de trabalho dos consultores;IV . ..................................................................................................................................V . .................................................................................................................................... 7. O cancelamento de reunio dever ser imediatamente comunicado Diretora da Coordenao de

Servios Gerais.

Jos da SilvaDiretor



Exemplo de Parecer

PARECER JURDICO

De: Departamento JurdicoPara: Gerente Administrativo

Senhor Gerente,

Com relao questo sobre a estabilidade provisria por gestao, ou no, da empregada Fulana de Tal, passamos a analisar o assunto.

O artigo 10, letra b, do ADCT, assegura estabilidade empregada gestante, desde a confirmao da gravidez at cinco meses aps o parto.

Nesta hiptese, existe responsabilidade objetiva do empregador pela manuteno do emprego, ou seja, basta comprovar a gravidez no curso do contrato para que haja incidncia da regra que assegura a estabilidade provisria no emprego. O fundamento jurdico desta estabilidade a proteo maternidade e infncia, ou seja, proteger a gestante e o nascituro, assegurando a dignidade da pessoa humana.

A confirmao da gravidez, expresso utilizada na Constituio, refere-se afirmativa mdica do estado gestacional da empregada e no exige que o empregador tenha cincia prvia da situao da gravidez. Neste sentido tem sido as reiteradas decises do C. TST, culminando com a edio da Smula n. 244, que assim disciplina a questo:

I - O desconhecimento do estado gravdico pelo empregador no afasta o direito ao pagamento da indenizao decorrente da estabilidade. (art. 10, II, b do ADCT). (ex-OJ n 88 DJ 16.04.2004).

II - A garantia de emprego gestante s autoriza a reintegrao se esta se der durante o perodo de estabilidade. Do contrrio, a garantia restringe-se aos salrios e demais direitos correspondentes ao perodo de estabilidade. (ex-Smula n 244 Res 121/2003, DJ 19.11.2003).

III - No h direito da empregada gestante estabilidade provisria na hiptese de admisso mediante contrato de experincia, visto que a extino da relao de emprego, em face do trmino do prazo, no constitui dispensa arbitrria ou sem justa causa. (ex-OJ n 196 - Inserida em 08.11.2000).

No caso colocado em anlise, percebe-se que no havia confirmao da gestao antes da dispensa. Ao contrrio, diante da suspeita de gravidez, a empresa teve o cuidado de pedir a realizao de exame laboratorial, o que foi feito, no tendo sido confirmada a gravidez. A empresa s dispensou a empregada depois que lhe foi apresentado o resultado negativo do teste de gravidez. A confirmao do estado gestacional s veio aps a dispensa.

Assim, para soluo da questo, importante indagar se gravidez confirmada no curso aviso prvio indenizado garante ou no a estabilidade.

O TST tem decidido (Smula 371), que a projeo do contrato de trabalho para o futuro, pela concesso de aviso prvio indenizado, tem efeitos limitados s vantagens econmicas obtidas no perodo de pr-aviso. Este entendimento exclui a estabilidade provisria da gestante, quando a gravidez ocorre aps a resciso contratual.

A gravidez superveniente dispensa, durante o aviso prvio indenizado, no assegura a estabilidade. Contudo, na hiptese dos autos, embora a gravidez tenha sido confirmada no curso do aviso prvio indenizado, certo que a empregada j estava grvida antes da dispensa, como atestam os exames trazidos aos autos. A concluso da ultrossonografia obsttrica afirma que em 30 de julho de 2009 a idade gestacional ecografica era de pouco mais de 13 semanais, portanto, na data do afastamento a reclamante j contava com mais de 01 ms de gravidez.

Em face do exposto, considerando os fundamentos jurdicos do instituto da estabilidade da gestante, considerando que a responsabilidade do empregador pela manuteno do emprego objetiva e considerando que o desconhecimento do estado gravdico no impede o reconhecimento da gravidez, conclui-se que:

a) no existe estabilidade quando a gravidez ocorre na vigncia do aviso prvio indenizado;b) fica assegurada a estabilidade quando, embora confirmada no perodo do aviso prvio indenizado, a gravidez

ocorre antes da dispensa.De acordo com tais concluses, entendemos que a empresa deve proceder a reintegrao da empregada diante da

estabilidade provisria decorrente da gestao. o parecer.

(localidade), (dia) de (ms) de (ano).(assinatura)

(nome)(cargo)



Exemplo de Portara

CMARA DOS DEPUTADOSDIRETORIAGERAL

PORTARIA N. 1, de 13/1/2010

Disciplina a utilizao da chancela eletrnica nas requisies de passagens areas e dirias de viagens, autorizadasem processos administrativos no mbito da Cmara dos Deputados e assinadas pelo DiretorGeral.

O DIRETORGERAL DA CMARA DOS DEPUTADOS, no uso das atribuies que lhe confere o artigo 147, item XV, da Resoluo n. 20, de 30 de novembro de 1971, resolve:

Art. 11 Fica institudo o uso da chancela eletrnica nas requisies de passagens areas e dirias de viagens, autorizadas em processos administrativos pela autoridade competente e assinadas pelo DiretorGeral, para parlamentar, servidor ou convidado, no mbito da Cmara dos Deputados.

Art. 21 A chancela eletrnica, de acesso restrito, ser vlida se autenticada mediante cdigo de segurana e acompanhada do atesto do Chefe de Gabinete da DiretoriaGeral ou do seu primeiro substituto.

Art. 31 Esta portaria entra em vigor na data de sua publicao.

Srgio Sampaio Contreiras de AlmeidaDiretorGeral

Modelo de RelatrioCMARA DOS DEPUTADOS

RGO PRINCIPALrgo Secundrio

RELATRIO

IntroduoApresentar um breve resumo das temticas a serem abordadas. Em se tratando de relatrio de viagem,

indicar a denominao do evento, local e perodo compreendido.

Tpico 1Atribuir uma temtica para o relato a ser apresentado.........................................................................................................................

Tpico 1.1Havendo subdivises, os assuntos subseqentes sero apresentados hierarquizados temtica geral. ................................................................................. ...

Tpico 2Atribuir uma temtica para o relato a ser apresentado..........................................................................................................................

3. Consideraes finais.........................................................................................................................

Braslia, ........................... de de 201...

NomeFuno ou Cargo



Modelo de Requerimento

CMARA DOS DEPUTADOSRGO PRINCIPAL

rgo Secundrio

(Vocativo)(Cargo ou funo e nome do destinatrio)

.................................... (nome do requerente, em maisculas) .......................... .......................................................... (demais dados de qualificao), requer .............................................................................................................................................................

Nestes termos, Pede deferimento.

Braslia, ....... de .................. .......................................................... de 201.....

NomeCargo ou Funo

CONHECIMENTO DAS ROTINAS DE EXPEDIO DE CORRESPONDNCIA.

Dentro do gnero de documentos escritos, a correspondncia merece tratamento especial por se constituir numa parte consider-vel dos acervos arquivsticos, uma vez que as aes administrativas so, em geral, desencadeadas por seu intermdio.

A classificao e a caracterizao da correspondncia so dois fatores da maior importncia no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo.

Mas, o que vem a ser, afinal, correspondncia? Considera-se correspondncia toda e qualquer forma de comunicao escrita, produzida e destinada a pessoas jurdicas ou fsi-

cas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio. Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em externa e interna. Por externa entende-se aquela correspondncia trocada entre uma instituio e outras entidades e/ou pessoas fsicas, como of-

cios, cartas, telegramas. Interna a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares. A correspondncia pode ser ainda oficial e particular. Oficial aquela que trata de assunto de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio. Particular a de interesse pessoal de servidores de uma instituio.



Quando a correspondncia encaminhada, em geral fechada, a uma instituio, h que se identific-la por suas caractersticas externas, para que, se oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino correto.

Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que no se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importncia, mas que na maioria das vezes feito de forma errnea). Dentre as recomendaes de recebimento e registro, destaca-se:

Receber as correspondncias, separando as de carter oficial da de carter particular, distribuindo as de carter particular a seus destinatrios.

Aps essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funes. Para que isto ocorra, devem ser dis-tribudos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatrio Para isto, recomenda-se:

Separar as correspondncias de carter ostensivo das de carter sigiloso, encaminhado as de carter sigiloso aos seus res-pectivos destinatrios;

Tomar conhecimento das correspondncias de carter ostensivo por meio da leitura, requisitando a existncia de anteceden-tes, se existirem;

Classificar o documento de acordo com o mtodo da instituio; carimbando-o em seguida; Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento; Rearquivar as fichas de procedncia e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo; Arquivar as fichas de protocolo.

A tramitao de um documento dentro de uma instituio depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fcil, com o auxlio do protocolo, saber sua exata localizao, seus dados principais, como data de entra-da, setores por que j passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funes dentro da instituio. Isso agiliza as aes dentro da instituio, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a no localizao de documentos, no se podendo assim, us-los no sentido de valor probatrio, por exemplo.

Aps cumprirem suas respectivas funes, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminao ou recolhi-mento. nesta etapa que a expedio de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fcil fazer uma avaliao do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confivel, o destino do documento. Dentre as recomendaes com relao expedio de documentos, destacam-se:

Receber a correspondncia, verificando a falta de anexos e completando dados; Separar as cpias, expedindo o original; Encaminhar as cpias ao Arquivo. vlido ressaltar que as rotinas acima descritas no valem como regras, visto que cada instituio possui suas tipologias

documentais, seus mtodos de classificao, enfim, surgem situaes diversas. Servem apenas como exemplos para a elaborao de rotinas em cada instituio.

Considera-se correspondncia toda e qualquer forma de comunicao escrita, produzida e destinada a pessoas jurdicas ou fsi-cas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio.

ROTINAS PARA RECEBIMENTO E CLASSIFICAO Recebimento: Esta atividade consiste em receber os documentos e proceder a separao dos mesmos quanto aos seguintes aspec-

tos: oficiais; particulares; ostensivos e sigilosos. Classificao: A classificao corresponde s operaes tcnicas destinadas a organizar a documentao de carter corrente, a

partir anlise das funes e atividades do organismo produtor de arquivos. PASSOS ROTINAS 1. Receber a correspondncia (malotes, balco, etc.). 2. Emitir, quando for o caso, recibo (em formulrio prprio) do recebimento do documento. Por exemplo: documentos de licitao. 3. Separar a correspondncia oficial (ostensiva e sigilosa). 4. Separar a correspondncia particular. 5. Encaminhar correspondncia sigilosa para registro. 6. Distribuir a correspondncia particular. 7. Abrir correspondncia oficial ostensiva, desde que no haja identificao especfica de destinatrio e/ou identificao de contedo. 8. Verificar a quem o documento deve ser encaminhado dentro do setor. 9. Proceder o registro do recebimento da correspondncia no livro de protocolo.



A correspondncia sigilosa no ser aberta por nenhum servidor ou funcionrio. A correspondncia ser recebida e encaminhada ao destinatrio.

ROTINAS PARA REGISTRO, DISTRIBUIO E TRAMITAO Registro: a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a controlar a movimentao da correspon-

dncia e do processo e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados. Distribuio e Tramitao: Nestas etapas procede-se a entrega dos documentos aos destinatrios, o controle de movimentao

dos documentos e presta-se informao sobre a localizao dos mesmos.

PASSOS ROTINAS 1. Registrar o documento no caderno de protocolo, de acordo com sua tipologia (fatura, ofcio, circula interna etc.). 2. Entregar os documentos aos destinatrios. 3. Informar sobre a movimentao e localizao inicial dos documentos. ROTINAS PARA EXPEDIO A expedio consiste no envio dos originais (com anexos, se for o caso) aos destinatrios, via correio (ECT), malotes ou em

mos. Faz parte ainda do processo de expedio o envio das cpias, devidamente classificadas acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento (ao Arquivo propriamente dito).

CORRESPONDNCIA OFICIAL OSTENSIVA E SIGILOSA PASSOS ROTINAS 1. Receber a correspondncia para expedio. Os envelopes devem vir fechados, com o endereamento da correspondncia

correto e completo. 2. Expedir o documento (via malote, em mos, ou correio).

Consideraes em torno da expedio de documentos: Definies importantes para expedio de documentos, acerca dos servios de postagem e remessa de correspondncias: Mala Direta Postal: servio no urgente para envio exclusivo de peridicos, livros, malas diretas, catlogos e materiais promocionais. Carta Comercial: servio urgente para envio de documentos, com peso mximo de 500g. Malote Serca: servio de coleta, transporte e entrega de objetos reunidos em volume, sendo utilizada para interligar todos os

rgos e entidades. Encomenda PAC: o servio de encomenda da linha econmica para o envio exclusivo de encomendas, permitindo o acompa-

nhamento do trmite da encomenda, desde a postagem at a entrega. Encomenda Sedex: o servio de remessa expressa de documentos ou encomendas.Correspondncia Oficial: aquela que trata de assuntos pertinentes ao rgo, trocada entre este e outras instituies governa-

mentais e particulares, constando no envelope o nome do rgo e a Diretoria. Poder conter o nome do servidor e o cargo que exerce. Correspondncia Particular: aquela de interesse pessoal de servidores do rgo, constando no envelope apenas o nome do ser-

vidor, sem indicao do cargo, do nome da instituio e/ou de seus setores ou, ainda com indicao de PARTICULAR.

NOES GERAIS DE RELAES HUMANAS.

Atravs do inicio da abordagem humanstica, a partir de 1932, comeava-se a enxergar as empresas pelas perspectivas que, apesar de os recursos financeiros, tecnolgicos, etc., fossem de extrema importncia, as organizaes eram formadas por pessoas.

Passou-se a perceber que era necessrio voltar uma maior ateno s relaes humanas, ao comportamento humano, aos grupos informais e ao fator emocional de cada funcionrio. E isso s foi possvel ser notado atravs da famosa experincia de Hawthorne.

Com a Experincia de Hawthorne, foi possvel entender de uma maneira pratica o que realmente deveria ser levado em conta dentro de uma organizao. Ela foi formada por 4 fases:

Na fase 1, foram estudados dois grupos trabalhando em condies idnticas e tendo a produo avaliada constantemente. Um grupo continuou operando sem nenhuma modificao, enquanto outro teve a iluminao do local intensificada. Porm, para surpresa dos pesquisadores, os grupos tiveram produtividade semelhante, levando descoberta de outras variveis. A descoberta do fator psi-colgica superior ao fator fisiolgico.



Na fase 2, buscava-se a varivel que mais influenciasse na produtividade. Foram implantadas variveis de horrio de descanso, lanches, reduo da carga horria e sistema de pagamento. Depois da aplicao na prtica dessas variveis, observou-se crescimento de produtividade, porm retornando s condies originais, tambm era notado um aumento de produtividade.

Na fase 3, aconteceu um programa de entrevistas, que buscava um maior conhecimento sobre as atitudes e sentimentos do tra-balhador. Foram entrevistados 21.126 operrios e foi revelada a existncia da organizao informal, que mantinha os trabalhadores unidos, com certa lealdade entre si e com a empresa, porm essa lealdade dividida entre a organizao e a companhia poderia trazer uma srie de conflitos.

Na fase 4 foi montado um grupo experimental, que passa a ser monitorado constantemente. Essa observao permitiu que a chefia conhecesse os artifcios que os funcionrios utilizavam para diminuir o trabalho de acordo com o que o grupo achava ideal. Aqueles membros que no concordavam, eram simbolicamente punidos pelo grupo. Com isso foi possvel estudar a relao entre a organizao informal, que era formada pelos operrios, e a organizao formal, que era a fbrica.

A influncia dos resultados da experincia sobre a Teoria da Administrao foram fundamentais, abalando definitivamente os princpios da Teoria Clssica, que era a dominante no momento.

Essa experincia fez com que fosse traada uma linha de pensamento sobre os princpios bsicos da Escola das Relaes Huma-nas, que logo se formaria. A experincia demarcou as principais caractersticas de uma nova teoria, foram elas:

O nvel de produo consequncia da integrao social dentro da organizao;O comportamento social dos empregados dentro de seus prprios grupos;As recompensas e sanes que recebem pelo comportamento dentro dos tais grupos;A importncia da natureza e contedo do cargo desenvolvido pelo operrio;nfase nos valores emocionais.

A Teoria das Relaes Humanas vem com a nova ideia de que para a maioria dos trabalhadores, a preocupao com a parte psi-colgica e social mais importante do que a preocupao com o aspecto material e financeiro mudando a velha concepo de que a condio fsica era o principal caminho para os melhores resultados produtivos do operrio e que a fadiga era ocasionada, tambm e principalmente, pelo fator psicolgico. A organizao passava, a partir desse momento, a entender que os trabalhadores so seres humanos com sentimentos, e no mquinas programadas. Que as pessoas dependem de motivao e que o alcance dos objetivos depende diretamente dos grupos informais a que pertencem. Que o modo como os grupos se comportam pode ser modificado de-pendendo do estilo de liderana e superviso. E que a maneira como so estabelecidas as normas dentro dos grupos, de certa forma, regulam o comportamento dos indivduos. Essa Teoria trouxe a preocupao de se estudar a influencia da motivao no comporta-mento do funcionrio. E para tal entendimento, necessrio que se entenda as necessidades humanas fundamentais. Foi notado que o comportamento do homem determinado por certas causas que se chamam necessidades ou motivos, que so foras conscientes ou inconscientes que o leva a determinado comportamento. Existem trs nveis de motivao, que correspondem s necessidades fisiolgicas, que so ligadas sobrevivncia, sendo inatas e instintivas, como sono, fome, sede, etc.; s necessidades psicolgicas, que so aprendidas no decorrer da vida e que so raramente satisfeitas por completo. So elas: necessidade de segurana ntima (auto defesa); necessidade de participao (contato humano); necessidade de autoconfiana (auto avaliao); a necessidade de afeio (dar e receber carinho); e necessidade de auto-realizao, que estar realizado por completo em todas as outras necessidades.

CICLO MOTIVACIONAL O ciclo motivacional parte do princpio de que a motivao, no sentido psicolgico, a tenso persistente que leva o indivduo a

algum tipo de comportamento visando a satisfao de uma ou mais necessidades. Essa tenso leva a pessoa a fazer algo para chegar satisfao de tal necessidade, se ela satisfeita, o organismo entra em equilbrio, at que outra tenso para suprir outra necessidade surja. Enfim, a satisfao simplesmente a liberao de uma tenso e apenas a saciedade de uma necessidade permite o equilbrio psicolgico. Porm quando a satisfao de alguma necessidade no alcanada, acontece a frustrao, que tambm traz um dese-quilbrio. Mas se o indivduo, no conseguindo satisfazer tal necessidade, tenta satisfazer alguma outra e obtm xito, acontece uma compensao. A satisfao de alcanar tal objetivo, compensa a frustrao por no ter conseguido satisfazer alguma outra necessida-de anterior. A Teoria das Relaes Humanas trouxe tambm o estudo sobre o moral dos trabalhadores, que uma decorrncia da moti-vao recebida, uma atitude provocada pela satisfao ou no das necessidades da pessoa. Quando o trabalhador tem o moral elevado dentro da organizao, tem atitudes de interesse, entusiasmo e impulso positivo, enquanto se o mesmo trabalhador tem o moral baixo, demonstra atitudes de descaso, desinteresse, pessimismo e apatia em relao ao trabalho, podendo at se estender vida pessoal.


CONHECIMENTOS ESPE

Documents

5 Conhecimentos Especificos Retificado