A DIGITALIZAÇÃO DE ACERVO COMO RECURSO PARA MEMÓRIA

INSTITUCIONAL

Ingrid Schroder SliwkaJuíza Federal Consultora da Gestão Documental/SJRSndoc@jfrs.gov.br

Administração Judicial

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICOGestão e Memória

Gestão Documental de Processos em Arquivo 2

RESOLUÇÃO Nº 70/2009CNJ

• Dispõe sobre o Planejamento e a Gestão Estratégica no âmbito do Poder Judiciário.

• Anexo I do Plano estratégico do Poder Judiciário CNJ • Tema:Eficiência Operacional.

• Objetivo Estratégico: Buscar a excelência na gestão de custos operacionais.

• Ação sugerida quanto à GD: Fomentar política de gestão documental com foco na modernização de arquivos e na preservação da memória do Judiciário;

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Planejamento estratégico - RS

• Tema: Alinhamento e integração

• Objetivo Assegurar a atuação sistêmica na JF

• Projeto XIX – Gestão Documental

Legislação

Gestão documental: Fundamentação constitucional

• CF/88 - arts. 5º, XXXIII, 215, caput, 216, IV - acesso a informações e fontes de cultura e dever de preservação patrimônio administrativo e cultural

• CF/88 – arts. 23, III e IV, e 24, VII - guarda e proteção de documentos arquivados, enquanto patrimônio– competência comum da União, Estados, DF e Municípios na proteção e para legislar sobre o assunto

• CF/88 – art. 99 – autonomia administrativa e financeira do Poder Judiciário. quanto à organização e funcionamento

Fundamentação infraconstitucional• Lei n. 8.159/91 – dispõe sobre a política nacional de

arquivos públicos e privados – Arts. 1º, 9º e 20;• EC 45/04 – instituiu o CNJ – Art. 92, I-A;• Poder regulamentar CNJ – Art. 103-B, §4º, I – ascendência

administrativa sobre os Tribunais e competência para expedir atos regulamentares ou recomendar providências;

• Res. CONARQ n. 26, de 06/05/08, alterada pela Res. n. 30, de 23/12/09;

• Lei n. 12.527, de 18/11/2011 – publicidade como preceito geral e sigilo como exceção (hipóteses taxativas)

10/04/2012 8Gestão Documental de Processos em Arquivo

Proname – Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário

• Portaria n. 616, de 10/09/09 – constitui o Comitê do Proname

• CNJ – Sessão ordinária de 05/07/2011 (proc. 0007493-09.2010.2.00.0000) – expedição de Recomendação (que ganhou o n. 37/2011) e encaminhamento de anteprojeto de lei dispondo sobre avaliação e destinação de autos judiciais para o STF, nos termos art. 61 CF/88 (proc. 001219-92.2011.2.00.0000)

Proname –Recomendação n. 37, 15/08/11 - CNJ

• Institui política nacional de gestão documental, indicando aos Tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname e seus instrumentos

Instrumentos do Proname regrados por Resolução e Portaria - CNJ

• MoReq-Jus – Res.n. 91, de 29/09/09 – Institui o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário

• Tabelas Processuais Unificadas – Res. n. 46, de 18/12/07(alt. publ. em 23/04/10)–Institui Tabelas Processuais Unificadas do Poder Judiciário- padronização taxonômica e terminológica de classes, assuntos e movimentações processuais no âmbito dos diversos segmentos da Just.

• Manual de Gestão documental–Port.113,28/10/2011

Gestão Documental na Justiça Federal

• Resolução n. 23, de 19/09/2008 – CJF – Estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal de 1º e 2º graus.

• Compatibilização entre Recomendação n. 37/2011 CNJ e Resolução n. 23/2008 CJF - Atribuição do COTIGED de propor o ato normativo. Última reunião em 09/2012.

12Gestão Documental de Processos em Arquivo

Arquivo Permanente – Lei n. 8.159/91

• Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

• Art. 8º, §3º. São considerados documentos públicos permanentes “os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados.”

10/04/2012 13Gestão Documental de Processos em Arquivo

Critérios JF – Guarda permanente• Corte cronológico – JF: documentação judicial até

1973• Critérios pré-estabelecidos por classe (tipo de

processo), assunto (matéria do processo) ou provimento (v.g. condenação criminal) - Tabela

• Avaliação das Comissões Permanentes de Avaliação Documental (CPADs)/PESQUISADORES

• Amostra estatística (ações de massa)

10/04/2012 14Gestão Documental de Processos em Arquivo

Memória institucional / Garantia de direitos• Inteiro teor de sentenças, decisões terminativas,

acórdãos e decisões recursais monocráticas (título executivo e segurança jurídica) – Metadados – Direito de certidão

• Processos em que suscitado Incidente de Uniformização de Jurisprudência e em que ocorridas Arguições de Inconstitucionalidade, bem como os que constituírem precedentes de Súmulas, Recurso Repetitivo e Repercussão Geral

• Juizados Especiais Federais – Incidentes de uniformização de interpretação de lei federal – art. 14 Lei n. 10.259/01

10/04/2012 15Gestão Documental de Processos em Arquivo

Preservação da memória segundo a natureza ou matéria do processo

• Direitos difusos, coletivos e transindividuais (ações civis públicas, ações populares e ações de improbidade administrativa)

• Matérias que envolvam fundamentos da República (soberania, cidadania e dignidade da pessoa humana)

• Direitos de indígenas e comunidades quilombolas• Direito ambiental (meio ambiente natural, artificial,

cultural e laboral)• Intervenção estatal na propriedade (desapropriação,

servidão, ocupação, etc.)10/04/2012 16Gestão Documental de Processos em

Arquivo

Guarda permanente e processos criminais• Todos os criminais são de guarda permanente - Res

23/2008 – CJF:• Acaso passíveis de eliminação;• Critérios Recomendação n. 37/2011 – CNJ: a) ações

com provimentos condenatórios; b) os mesmos critérios de classes e assuntos dos processos cíveis (precedentes de súmulas, crimes contra meio ambiente, violações de direitos humanos, etc.); c) ações que versem sobre crimes imprescritíveis, resultantes de preconceito de raça ou de cor, contra a segurança nacional e a ordem política e social.

Atuação de CPAD

• Composição multidisciplinar: Rec. 37/2011 – CNJ - (a) servidor responsável pela unidade de gestão documental; bacharéis em: (b) Arquivologia; (c) História; (d) Direito.

• SJRS – Portaria n 235, de 14 de março de 2012• Convênios – para descrição do acervo permanente e

avaliação de documentação quando encerrada a temporalidade

Instrumentos e recursos Gestão documental

Instrumentos de Gestão Documental

1- sistemas informatizados Tabelas Unificadas

SIAPRO

v2

Sei

Recurso capacitação em GD

1- em Porto Alegre com representantes de todas as subseções: em prática e política GD e autos findos com bens culturais;

2- em cada subseção do interior com deslocamento de parte da equipe do projeto, visando organização de edital, ênfase agravos e JEFs;

SIAPRO

Recurso – treinamento em Santo Ângelo

SIAPRO

Registro das definições de procedimentos e ampla divulgação

- reuniões mensais;- lista de e-mails;- publicações internas: sobre treinamentos, de eventos

de adesões e de resultados;WIKI – da Gestão Documental;Atendimento permanente às dúvidas;Projeto aberto à adesões de todos os servidores

( lotados no arquivo ou não)

24

WIKI DA GESTÃO DOCUMENTAL

Enfoque

Gestão documental e memória como ações interligadas;

Memória: fim ou resultado da Gestão Documental?

Enfoque

Os autos findos são bens culturais com valor institucional e para a sociedade

Ex: “O caso das Mãos amarradas”: Ocorrido em 1966.Sargento do Exército Manoel Raymundo Soares:

tortura na ilha do Presídio: corpo encontrado no Rio Guaíba com as mãos e pés atados às costas.

-livro, reportagem, Seminário Anos de Chumbo,

Autos findos

Os autos findos e demais documentos da Justiça Federal RS, constituem bem mais que o mero registro de demandas administrativas e decisões judiciais que incidiram sobre os autores de um processo.

Revelam as relações sociais, familiares, econômicas e morais de uma sociedade.

ARQUIVO PERMANENTE - PROCESSO HISTÓRICO -

JF - Ação de justificação óbito militar processo “mãos amarradas”

Contextualização histórica acompanhada de reflexões

filosóficas na análise de processo judicial referente a caso de tortura e morte

no período da ditadura militar.

O CASO DAS MÃOS AMARRADAS

Imagem disponível em http://www.trf4.jus.br/trf4/institucional

• Reportagem Via Legal

Seminário Anos de Chumbo – 30/08/2012Memorial da Assembléia Legislativa

Para Pierre Nora, os lugares de memória são, primeiramente, lugares em uma tríplice acepção: (a) são lugares materiais onde a memória social se ancora e pode ser apreendida pelos sentidos; (b) são lugares funcionais porque têm ou adquiriram a função de alicerçar memórias coletivas; e (c) são lugares simbólicos onde essa memória coletiva – vale dizer, essa identidade - se expressa e se revela. São, portanto,

lugares carregados de uma vontade de memória.

Lugares materiais: Exposição

A JF se conhece...

e reconhece...

Exposição itinerante

10/04/2012 Gestão Documental de Processos em Arquivo 38

Histórias em um processo:a questão de gênero, status social, moda,

costumes e corrupção• Ação penal: crime de corrupção passiva e extorsão contra dois servidores,

sendo um servente da Alfândega e o outro Fiscal do Imposto Aduaneiro, que se identificaram como funcionários competentes para apreensão de contrabando, neste caso, artigos de ban-lon. Sob ameaças de prisão e multa, extorquiram 300.000 cruzeiros da pessoa que havia adquirido as peças de roupas femininas sem notas fiscais. As peças de roupas eram de tecido sintético, importado, malha de ban-lon, extremamente durável, que estava na moda nos anos 60. A vítima passou a ser considerada ré nos autos, após denúncia do MPF.

• Significações para análises: jurídica, econômica, linguística, moda.• Questão social: qualificação das partes nos autos, constando, por

exemplo: cor, situação civil (filiação legítima, casados) e religião (católica), como forma de identificar posição social. Apenas a ré superveniente, não servidora pública, tem foto juntada aos autos.

Lugares materiais: Memorial • Convite Instalação Memorial

• André Rafael Weyermüller – adv. Prof. Direito Feevale/Unisinos

“O Artista” e o Direito “A construção do novo sobre as bases do

tradicional aperfeiçoado. Isso se deu no filme com a criação de um novo gênero com os musicais.”

... a velha imagem, o novo som e a novíssima dança...

Lugares funcionais: sistema informatizado

• Política de Gestão Documental no Processo Eletrônico: instrumentos de Gestão como funcionalidades do processo eletrônico;

• Digitalização do acervo/transposição do acervo eletrônico para acervo histórico;

• digitalização de processos históricos e utilização do v2 – Sistema judicial de processos - como base digital de cadastro;

• Ica-Atom (relacionado)– coleções e descrições

Referências• JUSTIÇA FEDERAL RS. PRIMEIRA INSTÂNCIA - PI (15 a 22 de junho de maio de 2012). Edição nº 230 3.

(https://intranet.jfrs.jus.br/sjrs/noticias/PI/PI_230_15_22_6_12.pdf , p. www.jfrs.gov.br acesso em 07.07.12.

• TESSLER, Marga Inge. A Justiça Federal no Brasil Histórico Evolução e Casas Célebres, Processo Administrativo: nº 12.1.000061594-9 (TRF4 Região,10 de abril de 2012).

• AI Nº2/1965 - Acervo da ditadura. Acesso em 27 de outubro de 1965, disponível em acervo da ditadura: www.acervoditadura.rs.gov.br/legislacao_3.htm

• BOSI, Alfredo. Plural mas não caótico. São Paulo: Ática, 2008.

• Conselho de Justiça Federal CJF. Conselho de Justiça Federal. Acesso em 20 de 06 de 2012, disponível em CJF: http://www.cjf.jus.br/pages/ajustica2.htm, s.d.

• Conselho de Justiça Federal COGED, c. d. (abr/jun de 2003). Revista CEJ - Centro de Estudos do Judciário do CJF nº 21, p. 68-75,p.69. Acesso em 07 de julho de 2012, disponível em CEJ do CJF: www.cjf.jus.br/revista/numero21/artigo11.pdf ,2003.

• FICO, Carlos. Versões e Controvérsias sobre 1964 e a ditadura militar. (ANPUH, Ed.) Revista Brasileira de História , 24 (nº 47), http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0102-01882004000100003, 2004.

• LARRAIA, R.. Cultura. Um conceito antropológico (24ª ed.). Rio de janeiro: Editora Zahar, 1989.

• Maciel,, Maria. A Memória das Coisas, 2004

• SCHNEIDER, Leonardo. Memórias de Chumbo, A atuação da Justiça Federal na ditadura militar e na construção da democracia brasileira. ibrajus , www.ibrajus.org.br/revista/artigo.asp?idArtigo=250, 2012. Acessos em junho2012.

• SLIWKA, Ingrid Schroder. Gestão documental de Processos em Arquivos. http://www.tse.jus.br/hotSites/2CongressoNacional/arquivos-congresso.html, 2011. Acessos junho/julho2012

• Weyermuller, André Rafael. “O artista” e o direito, in Revista Estado do Direito, nº 34. ano VI.,2012.