Ajuda Birô de Digitalização

www.digitaldoc.com.br +55 (45) 3264-2037 / E-mail: [email protected]

Digitaldoc Software Ltda. - 09.168.506/0001-89 - Rua Santa Catarina, 3389 – Bairro Itaipu, Medianeira/PR - 85.884-000

GUIA DE UTILIZAÇÃO Birô De Digitalização

Agosto de 2013

http://www.digitaldoc.com.br/

mailto:[email protected]

www.digitaldoc.com.br +55 (45) 3264-2037 / E-mail: [email protected]

Digitaldoc Software Ltda. - 09.168.506/0001-89 - Rua Santa Catarina, 3389 – Bairro Itaipu, Medianeira/PR - 85.884-000

ÍNDICE

INTRODUÇÃO .............................................................................................................. 3

CADASTRAR DOCUMENTOS EM APENAS TRÊS PASSOS ...................................... 4

Login no sistema ........................................................................................................... 6

Local de Armazenamento ............................................................................................. 6

Propriedades do Local de Armazenamento ......................................................... 6

Criar Local de Armazenamento ................................................................................ 7

Adicionar usuário no local de armazenamento: ................................................... 7

Tela principal ................................................................................................................ 9

Digitalizar documentos ........................................................................................... 10

Cadastrar/indexar arquivos/imagens ...................................................................... 10

Botão direto do mouse sobre o arquivo/imagem ................................................ 11

Tela de cadastro/edição de documentos ................................................................ 11

Importar arquivos/imagens ..................................................................................... 13

Cadastrar usuários ................................................................................................. 13

Buscar de documentos cadastrados ...................................................................... 14

Botão direito em um documento indexado ......................................................... 14

Assinatura Digital: .................................................................................................. 15

Visualizar dados da assinatura digital ................................................................ 15

Gerar Mídia ................................................................................................................. 16

Relatório de Documentos ........................................................................................... 16

Dúvidas frequentes ..................................................................................................... 18



3

Retornar ao índice

www.digitaldoc.com.br +55 (45) 3264-2037 / E-mail: [email protected] Digitaldoc Software Ltda. - 09.168.506/0001-89 | Rua Santa Catarina, 3389 – Bairro Itaipu, Medianeira/PR - 85.884-000

INTRODUÇÃO O Birô de Digitalização é um software que tem por objetivo básico capturar e

gerenciar documentos digitalizados.

Com o Birô de Digitalização é possível:

Digitalizar e importar documentos com os formatos JPEG, TIF e PDF.

Visualizar, imprimir, salvar e excluir documentos.

Adicionar uma assinatura digital a um Arquivo do seu computador ou

aos anexos de um Documento.

Controlar o acesso dos usuários.

Juntar arquivos e transformá-los em um único arquivo em PDF

Realizar backup e restauração dos dados.

Gerenciar os usuários no servidor.

Gerar relatórios.

Este documento de ajuda foi criado a fim de auxiliar o usuário nas

funcionalidades do Birô. Com ele será possível orientar-se de como proceder

para realizar cada tarefa descrita acima.



4

Retornar ao índice


Cadastrar documentos em apenas três passos Para você que é usuário avançado, veja como é fácil cadastrar um documento em apenas três passos:

Passo 1 – Cadastrar usuário Preencha os dados do usuário.

Passo 2 – Digitalizar documentos Após acessar o sistema com o usuário cadastrado

Selecione o scanner;

Escolha o formato a ser digitalizado;

Clique na opção digitalizar.

Passo 3 – Cadastrar imagens digitalizadas

Cadastrar usuário

Digitalizar Cadastrar documento

Passo 1 Passo 2 Passo 3



5

Retornar ao índice


Cadastrar um documento: Após selecionar as imagens quer deseja cadastrar, pressione CTRL + X, e preencha os campos de indexação.

Tipos de documentos: Seleciona na lista dos tipos disponíveis a que se refere as imagens que estão sendo cadastradas.

Referência: Campo único na área de armazenamento, não existirá outro documento com o mesmo nome no Local de Armazenamento;

Data do documento: A data pode ser editada;

Descrição: Não é obrigatório, mas pode ser utilizada como índice de busca;

Palavras chave: Não é obrigatório, mas pode ser utilizada como índice de busca;

Salvar: Por fim cliquem salvar, e suas imagens já estarão indexadas.

USUÁRIOS INICIANTES Para usuários iniciantes, este é um guia completo de utilização do sistema, incluindo dúvidas frequentes. Se sua dúvida não for esclarecida com ajuda deste guia acesse www.digitaldoc.com.br/forum e tire suas dúvidas, é gratuito.



http://www.digitaldoc.com.br/forum

6

Retornar ao índice


Login no sistema Informe um usuário e senha e clique em Entrar.

Será aberta uma janela com os locais de armazenamentos, selecione um local, em seguida clique no botão Entrar.

Local de Armazenamento O sistema trabalha com o conceito de “locais armazenamento”. Cada local armazenamento terá seus próprios documentos, permitindo que cada departamento tenha um local específico, com permissões de acesso configuradas pelo administrador do sistema. Poderão ser criados quantos locais de armazenamentos forem necessários.

Propriedades do Local de Armazenamento



7

Retornar ao índice


Para verificar as propriedades, clique com o botão direito do mouse sobre o local de armazenamento, em seguida propriedades, será apresentado a data de criação, dono (criador da área) e os usuários que tem permissão de acesso.

Criar Local de Armazenamento

Clique sobre o botão novo, localizado acima da lista, ou clique com o botão direito e escolha Novo. Informe um nome para o armazenamento a observação (não é obrigatório).

Adicionar usuário no local de armazenamento: Agora clique em adicionar permissões. Selecione os usuários que terão acesso a esta local de armazenamento, e mova da lista de usuários para lista de usuários permitidos.



8

Retornar ao índice


Obs: Neste ponto é apenas definição de acesso, as permissão de cadastro de documento ou digitalização são definidas no Cadastro de Usuários.



9

Retornar ao índice


Tela principal

01 Locais de Armazenamento: Lista os locais de armazenamento que o

usuário tem acesso;

02 Drop dow para Seleção de Scanner: Define qual scanner será utilizado

para digitalização;

03 Digitalizar: Digitalizar em PDF, JPG e TIF;

04 Importar: Importar arquivos/imagens do computador;

05 Local de Armazenamento: Armazenamento que está logado;

06 Indexar/Cadastrar: Adiciona as indexações nos arquivos selecionados.

07 Busca/pesquisa de documentos: Abre a tela de pesquisa de documentos

indexados (salvos).

08 Gera uma mídia (CD/DVD): Gerar mídia pesquisável de todos os

documentos indexados no Local de Armazenamento.

09 Lixeira: Armazena documentos excluídos da área.

10 Assinador: Utilizar o certificado digital padrão ICP Brasil, em arquivos

locais ou do Birô;

1 2

3 4 5

5 6 7

8 9 10 11

12 13

14

15



10

Retornar ao índice


11 Documentos recentes: Exibe a lista dos últimos documentos indexados

ou editados;

12 Clientes conectados: Somente para estação servidor, apresenta o número

de usuários que estão conectados;

13 Usuário logado: Nome do usuário que está logado no sistema;

14 Arquivos/imagens temporárias: Lista dos documentos temporários que

ainda não foram indexados.

15 Barra de menus: Arquivo, Cadastros, Ferramentas, Relatórios e menu

Ajuda;

Digitalizar documentos

A imagens digitalizadas são armazenadas no lado esquerdo da tela principal, é necessário criar pastas para organizar as imagens digitalizadas.

1- Selecione o scanner;

2- Escolha o formato a ser digitalizado;

3- Clique na opção digitalizar.

Cadastrar/indexar arquivos/imagens



11

Retornar ao índice


1- Selecione os anexos que pretende cadastrar; 2- Clique com o botão direito sobre a seleção, em seguida Cadastrar Seleção ou clique no item Cadastrar, na barra de ferramentas;

Botão direto do mouse sobre o arquivo/imagem

Cadastrar Seleção: Indexar arquivos/imagens

selecionadas;

Juntar seleção: Transformar em pdf multipáginas

imagens ou arquivos selecionados;

Assinar documentos temporários: Adicionar uma

assinatura digital com certificado digital padrão ICP

Brasiil (e-CPF ou e-CNPJ);

Renomear: Renomear os anexos/imagens, ex: de Imagem_0001. pdf para

Atestado.pdf.

Excluir: Eliminar arquivos/imagens temporárias do sistema, as imagens temporárias não vão para lixeira, são excluídas de vez do sistema;

Tela de cadastro/edição de documentos

Cadastrar um documento: Preencha os campos de indexação, que poderão ser utilizado para encontrar o documento. Os campos que podem ser indexados são: Campos indexados:



12

Retornar ao índice


Tipos de documentos: Seleciona na lista dos tipos disponíveis a que se refere as imagens que estão sendo cadastradas.

Referência: Campo único na área de armazenamento, não existirá outro documento com o mesmo nome no Local de Armazenamento;

Data do documento: A data pode ser editada;

Descrição: Não é obrigatório, mas pode ser utilizada como índice de busca;

Palavras chave: Não é obrigatório, mas pode ser utilizada como índice de busca;

Anexos: Lista os anexos que foram selecionados na tela de arquivos temporários Manipulação dos anexos:

Adicionar: Adiciona arquivos/imagens que estão na lista de documentos

temporários;

Remover: Remove da lista de anexos as arquivos/imagens selecionadas;

Juntar: Transformar vários arquivos/imagens selecionados em um único

arquivo multipágina pdf;

Mover para cima ou mover para baixo: Reposicionar o arquivo/imagem

selecionada;

Editar PDF: reordenar ou remover as páginas de um arquivo PDF

multipáginas;

Assinar: Utilizar um certificado Digital padrão ICP Brasil para assinar um

anexo.



13

Retornar ao índice


Importar arquivos/imagens

A opção de importar pode ser encontrada com o botão direito do mouse em cima de uma pasta, ou utilizando a função importar, localizada na barra de menus; Esta função permite importar arquivos que foram digitalizados por fora do Birô de Digitalização.

Cadastrar usuários

Para cada estação cliente é necessário criar um usuário, o sistema permite cadastro de quantos usuários forem necessários. Clique no menu cadastros em seguida usuários.

Administrador: Acesso ilimitado. É o único usuário com permissão de criar novos usuários.

Digitalizador: Pode criar novos serviços e pastas de digitalização, e fazer a digitalização em qualquer pasta que não esteja sendo usada por outro digitalizador ou indexador.



14

Retornar ao índice


Indexador: Não pode criar novos serviços nem pastas, mas pode criar um novo cadastro de tipo de documento. Pode acessar alguma pasta e indexar os arquivos digitalizados.

Visualizador: Só pode visualizar os documentos já cadastrados e fazer pesquisas dos documentos.

Usuários com perfis Digitalizador, Indexador e Visualizador, é necessário adicionar permissões as áreas de acesso.

Buscar de documentos cadastrados

Os documentos podem ser encontrados a partir dos dados que foram indexados no cadastro do documento. Os últimos documentos editados ou cadastrados ficam armazenados na lista de documentos recentes.

Pesquisar por: Limita o campo indexado onde será realizada a busca;

Datas: A pesquisa será realizada a partir do campo data do documento, possibilitando adicionar um intervalo de data para refinar o filtro de pesquisa.

Ordenar busca por: A pesquisa pode ser ordenada por Referência, Tipo de documento, descrição ou data de criação (data em que o documento foi cadastrado no sistema, independente da data do documento);

Tipos de documento: As ocorrências da pesquisa são limitadas ao tipo de documento, sem definição, traz busca por todos os tipos.

Buscar todos os documentos: Clicar em buscar sem adicionar nem um critério de busca;

Para visualizar o documento, clique duas vezes sobre o documento listado na busca. Botão direito em um documento indexado



15

Retornar ao índice


Utilizando o botão direito do mouse sobre um documento indexado, apresenta as opções:

Editar documento: Abre a tela de edição, possibilitando

alterar os campos indexados, editar os anexos;

Excluir: Encaminha o documento para a lixeira, possibilitando ser restaurado posteriormente; Propriedades do documento: Apresenta as informações do documento, como

palavras chaves, data de criação e edição, os anexos entre outros.

Assinatura Digital:

O sistema possibilita utilizar um certificado digital para certificar a autoria de um

documento digital, a função está disponível com o botão direito do mouse sobre

qualquer arquivo temporário ou anexo de documento.

A função Assinador, localizado na barra de ferramentas, possibilita utilizar um

certificado digital em um arquivo diretamente do seu computador.

É necessário ter um certificado digital padrão ICP Brasil plugado na máquina.

Ao utilizar esta função será adicionado a extensão

.p7s, indicando que o documento está assinado.

Obs: Lei 12.682/2012 trata sobre documento digitalizado.

Visualizar dados da assinatura digital



16

Retornar ao índice


Para identificar o responsável pelo certificado digital, é necessário visualizar os dados da assinatura.

Gerar Mídia As mídias pesquisáveis serão geradas por local de armazenamento. Para gerar uma mídia clique no botão “Gerar Mídia” ou pressione Ctrl + G.

Escolha entre as opções, salvar em uma mídia (CD ou DVD) e Salvar em disco, que permite salvar a mídia gerada em um HD, ou em um pendrive (é necessário indicar o local de onde a mídia será gravada), clique em “Gravar”. Aguarde até finalizar o processo de gravação e clique em “Finalizar”.

Relatório de Documentos Para Gerar um relatório de documentos indexados, é só clicar no menu Relatórios/Documentos, localizado na barra de menus.



17

Retornar ao índice


Opções de filtro:

Pesquisar por: Define em qual campo de indexação o argumento de busca será filtrado;

Argumento: Informar o critério de pesquisa para gerar o relatório

Possibilita também pesquisar por intervalo da data, conforme informado no campo Data do Documento.

Ordem da busca: Possibilita ordenar por Nome, Data de Criação e Tipo de documento;

Armazenamentos: Lista os locais de armazenamento que o usuário tem acesso, o relatório pode ser mesclado com mais de um local de armazenamento;

Tipos de documentos: Também é possível filtrar os tipos de documentos que serão exibidos no relatório.



18

Retornar ao índice


Dúvidas frequentes Como navegar entre um anexo e outro? Para navegar entre os anexos utilize o navegador de anexos localizado no canto superior direito da tela, próximo a lista de documentos recentes: É possível saber quantos usuários estão conectados no servidor? Na estação servidor, na barra de menus, localize o menu Servidor em seguida clique em Usuários. Com isso é possível identificar quantos e quais usuários estão conectados e ainda, desconectar algum usuário, se for necessário. Como gerar um relatório em PDF? O sistema gera o relatório no formato padrão QRP, com possibilidades de salvar em QRP, CSV, TXT ou HTML, para salvar em pdf, utilize uma impressora virtual. É possível digitalizar em um lugar, e depois importar para o birô, a partir de uma pasta? Sim. Utilizando a função importar arquivos. Quando acesso o não está aparecendo todas os locais de armazenamento ao logar com meu usuário. Ao criar um usuário que não tenha a permissão de administrador, é necessário adicionar permissão de acesso ao usuário no local de armazenamento. Não aparece nenhuma assinatura digital quando clico em assinar Verificações:

1. Certifique-se que tem um certificado plugado no computador; 2. Atualize o driver do certificado; 3. Desconecte e conecte novamente o certificado, em outra porta USB; 4. Reinicie o computador;

Como digitalizar e cadastrar documentos multiplatinas? O sistema digitaliza as páginas separadamente, trata cada página/imagem como um arquivo separado, a solução é selecionar as imagens que fazem parte do mesmo arquivo e utilizar a opção Juntar Anexos, utilizando o botão direito no mouse sobre as imagens selecionadas. É possível cadastrar outros tipos de documentos além de PDF, TIF e JPG? O objetivo Birô é trabalhar com documentos digitalizados, por isso suporta apenas PDF, TIF e JPG. O sistema realiza busca por conteúdo (OCR)? A busca é realizada através dos campos que foram indexados na tela de cadastro. Está aparecendo uma mensagem que não foi possível localizar o scanner, quando clico em digitalizar.



19

Retornar ao índice


Antes de digitalizar, é necessário selecionar o scanner, se não estiver aparecendo na lista de scanner, faça as seguintes verificações:

1. Certifique-se que o scanner está conectado ao computador local; 2. Confirme se o driver do scanner está instalado; 3. Tente digitalizar uma imagem fora do Birô de Digitalização; 4. Desconecte o scanner e conecte novamente; 5. Reinicie o scanner e o computador;

Exclui um documento, e ao tentar cadastrá-lo novamente aparece uma mensagem que já existe um documento em esta referência. O birô não permite referências duplicadas no mesmo local de armazenamento. Após excluir o documento o mesmo fica armazenamento na lixeira, localizada na barra de ferramentas, enquanto o documento não for excluído da lixeira não vai ser possível cadastrar outro documento no mesmo local de armazenamento. Como deixar o sistema executando em segundo plano? Ao tentar sair do sistema, é apresentado ao usuário as opões para Minimizar na bandeja ou Sair do sistema, escolhendo a opção Minimizar na bandeja o sistema continha executando em segundo plano. Mensagem: Ao logar no sistema (servidor) apareceu a mensagem: “Não é possível iniciar o servidor. A aplicação não poderá receber conexões” Possível problema, já existe uma birô de digitalização em execução. Verifique se tem alguma execução do Birô executando em segundo plano. Finalize as execuções do birô e tente novamente. Como verifique se tem um birô executando em segundo plano? Utilize a opção Gerenciador de Tarefas do windows, na aba Processos, procure o processo “biro.exe” . Para finalizar o processo, selecione em seguida clique em Fnalizar Processo. Como abrir um birô que está executando em segundo plano? Procure nos icones próximo ao relógio do windows, procure pelo icone do birô

de digitalização , clique duas vezes sobre o icone, a tela principal do birô será aberta.



Documents

Ajuda Birô de Digitalização