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CONSULTORIA ESTRATEGICA DE GESTAO EMPRESARIAL

João Maria Funzi Chimpolo-PhD

Professor Universitário e Consultor de Empresas

Pós Doutorado em Gestao dos Recursos Humanos - USA-2014 Doutor em Gestão e Organização de Empresas – USA 2013

Doutorando em ciências Técnicas na especialidade de Gestão dos Recursos Humanos ( Com a Pré Defesa Feita-2014 ) Mestre em Direcção e Administração de empresas ( Cuba – 2003 )

Enginheiro Industrial ( Cuba -2000 ) Pos Graduação em Agregação Pedagógica – 2009

Coordenador dos Cursos de Ciências Económica na Universidade de Belas de Angola 2007 –2009 Chefe do Departamento dos Recursos Humanos na Faculdade de Economia U.A.N

Sócio Gerente da Consultoria Estratégica de Gestão Empresarial - 2011 Director de empresa (2005 -2014 Angola)

TRABALHO INVESTIGATIVO

TEMA: A Importância da Implementação do Controlo Interno

nas Organizações

Luanda

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Índice INTRODUÇÃO ................................................................................................................ 1

Capitulo I: Abordagem Teórica sobre o Controlo Interno ............................................. 10

1.1 – Antecedentes Históricos do Controlo Interno .................................................. 10

1.2 - Controlo Interno Definido por Vários Autores ................................................. 10

1.3 – Objectivos do Controlo Interno ........................................................................ 12

1.4 – Características de um Sistema de Controlo Interno .............................................. 16

1.5– Tipos de Controlo Interno ...................................................................................... 19

1.6 Importância do Controlo Interno .............................................................................. 22

1.7 Princípios de Controlo Interno ................................................................................. 23

Capitulo II – O Controlo Interno e o seu Impacto para as Organizações ....................... 26

2.1 - Controlo Interno Satisfatório .................................................................................. 26

2.2 - Controlo Interno x Fraude ...................................................................................... 27

2.3 Fraude, principal responsabilidade do controlo interno? .......................................... 28

2.4 - Contribuições dos Controlos para Minimizar Fraudes e Erros .............................. 31

2.5 – Riscos no Sistema de controlo Interno .................................................................. 32

2.6 – Técnicas de Controlo Interno ................................................................................ 33

2.7 – Desfalques Temporários e Permanentes ................................................................ 35

2.8 – Controlo Interno de Detenção e Prevenção ........................................................... 36

2.8.1 – Responsabilidade ................................................................................................ 37

2.8.2 Rotinas Internas ..................................................................................................... 37

2.8.3 Segregação de Funções .......................................................................................... 38

2.8.4 – Confronto dos Activos com os Registos ............................................................ 38

2.8.5 – Amarração do Sistema ........................................................................................ 39

Capítulo III: O Controlo Interno e sua Importância para a Melhoria da Gestão

Empresarial ..................................................................................................................... 41

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3.1-Componentes do um Sistema de Controlo Interno................................................... 42

3.1.1-Ambiente de Controlo ........................................................................................... 42

3.1.2 O Processo de Avaliação de Risco da Entidade; ................................................... 43

3.1.3 O Sistema de Informação, Incluindo os Processos de Negócio Relacionados,

Relevantes ao Relato Financeiro e Comunicação; ......................................................... 44

3.1.4 Actividades de controlo; ........................................................................................ 44

3.1.5Monitorização de Controlos. .................................................................................. 44

3.2 Principais Problemas Relacionados com o Controlo Interno ................................... 45

3.3 Vantagens e Desvantagens da Implementação do Controlo Interno nas Empresas. 46

3.3.1 Vantagens .............................................................................................................. 46

3.3.2 Desvantagens ......................................................................................................... 47

3.4 Custo X Benefícios da Implementação de um Sistema de Controlo Interno

Adequado ........................................................................................................................ 47

3.5 -Limitações do Sistema Controlo Interno ................................................................. 48

3.5.1 As Transacções pouco usuais ................................................................................ 48

3.5.2 A Relação Custo-Benefício ................................................................................... 49

3.5.3 A Dimensão da Empresa ....................................................................................... 49

3.5.4 A Existência de Erros Humanos, Conluio e Fraudes............................................. 49

3.5.5 Não interesse por parte do órgão de gestão na manutenção de um bom sistema de

controlo; .......................................................................................................................... 50

3.5.6 A Utilização da Informática. ................................................................................. 50

3.6 Importância das Organizações que Possuem um Sistema de Controlo Interno ....... 51

Conclusões ...................................................................................................................... 53

Recomendações .............................................................................................................. 54

Referências Bibliográficas .............................................................................................. 55

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INTRODUÇÃO

A falta de organização, ocasionando transtornos a funcionários e clientes, prejudica

notavelmente o desempenho da empresa, causa impactos negativos tanto em termos de

lucratividade quanto de imagem. Dentre esses, e uma gama de outros exemplos à

administração da empresa tornou-se responsável pela implantação de sistemas, que

possam controlar suas actividades, evidenciar e proteger com segurança e fidelidade o

seu património.

Um dos meios eficientes para assegurar que a empresa tenha um desempenho

satisfatório, é o uso contínuo dos sistemas de controlos internos. Estes proporcionam

segurança para a administração na busca que seus objectivos e metas estabelecidas

sejam atingidos. São normas, procedimentos, métodos, rotinas, manuais, enfim, uma

gama de mecanismos, que são implantados para que os membros da organização

possam segui-los, e sem dúvida alguma aprimorá-los. A administração visa a

minimização de erros, tanto propositais, ou não, de fraudes, falhas, conluio e é o

administrador o responsável de prevenir e identificar qualquer ameaça. Ressalta-se que

mesmo tendo a empresa um excelente sistema de controlo interno, ainda assim é

susceptível a falhas, tendo em vista que o ser humano é passível a erros, e

principalmente por ser ele o executor, é capaz de driblá-lo. E por mais que se verifique a

confiabilidade desses controlos, sempre haverá uma brecha onde o ser humano será

capaz de descobrir, e não seguir o que foi determinado. Os controlos internos funcionam

como uma importante ferramenta no processo de gestão.

Controlos internos bem elaborados e executados facilitam o progresso da organização, e

as pessoas têm que ter consciência da sua importância à continuidade das actividades da

empresa. Estes procuram prevenir, corrigir falhas, evitar informações distorcidas. É uma

forma de prevenir e resguardar, que não se esgota. Partindo da premissa de que não

existe controlo perfeito, sempre que se cria um mecanismo de controlo ele deve ser

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acompanhado verificando a sua exactidão: se é o mais recomendável; se merece

aprimoramento; se está adequado à realidade da empresa.

Para Chiavenato (1989), o controlo interno destina-se à protecção do património, à

garantia de eficiência operacional, à segurança na exactidão das informações e à

aceitação das políticas da empresa. Desta maneira, o controlo interno é fundamental no

exercício das actividades de uma empresa, pois engloba os planos da organização e

todos os métodos e procedimentos para proteger o seu activo e promover a eficiência e

eficácia operacional.

A administração da empresa é responsável pelo estabelecimento do sistema de controlo

interno, pela verificação de seu cumprimento, pelos funcionários e por sua modificação,

visando adaptá-lo às novas circunstâncias.

A função principal do controlo interno está relacionada com os objectivos da empresa.

Uma vez estabelecidos os objectivos e metas, é necessário identificar os riscos que

ameaçam a sua execução e tomar decisões necessárias para o gerênciamento dos riscos

encontrados. Um controlo interno exercido de forma adequada é de fundamental

importância para o atingimento de resultados positivos, pois diminui substancialmente o

nível de desperdícios.

Problema científico:

Grandes organizações têm investido cada vez mais em controlos internos, com o

objectivo de garantir a execução adequada de seus processos. São medidas que evitam e

detectam erros e fraudes, possibilitando sua correcção imediata. Com suas rotinas

operacionais e administrativas funcionando adequadamente, a empresa pode manter o

foco no planeamento estratégico e manutenção de suas políticas de desenvolvimento e

crescimento.

De acordo com Attie (1987), a empresa deve estruturar seus sistemas de forma a

garantir o conhecimento dos eventos ocorridos em seus diversos sectores, seu correcto

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registo e escrituração em tempo hábil para que a informação seja transferida aos

administradores de modo a apoiá-los na tomada de decisão.

Focado na necessidade de controlo interno nas organizações, e no potencial do controlo

interno como ferramenta de gestão, este trabalho visa responder a seguinte questão:

Qual é a Importância de um controlo interno eficiente dentro da organização?

Objectivos:

Geral:

O trabalho tem como objectivo geral estudar a importância do controlo interno nas

organizações.

Objectivos Específicos:

Para atingir o objectivo geral deste trabalho, foram definidos os seguintes objectivos

específicos:

a) Explicar a importância do controlo interno como ferramenta de gestão

empresarial;

b) Identificar quais são os controlos internos utilizados na empresa avaliada;

c) Verificar se os controlos utilizados atendem a necessidade da empresa;

d) Propor ferramentas de controlo interno para serem aplicadas à empresa.

Hipótese :

Para atingir esses objectivos traçamos a seguinte hipótese:

• O controlo interno é um instrumento indispensável para qualquer tipo de

organização, pois serve para prevenir ou detectar, na maioria das vezes, as

causas de fraudes ocorridas nas organizações.

Justificativa:

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A justificativa da escolha do tema decorre da discussão que se pretende empreender

quanto à finalidade dos Sistemas de Controlo Interno e seus mecanismos. O controlo

interno é um instrumento indispensável para o desenvolvimento de qualquer tipo de

entidade. Deve ser utilizado pela administração com o objectivo primordial de proteger

os activos contra erros não intencionais ou irregularidades propositais. Tem carácter

preventivo e encontra-se em todos os níveis da empresa: operacional, administrativo,

comercial etc. Sua aplicação se faz necessária quando o objectivo é a qualidade e

confiabilidade da informação. Garante, ainda, que as operações respeitem às políticas

administrativas da empresa em questão.

A gestão adequada dos controlos internos está directamente ligada ao planeamento, pois

é através deste que são fixadas as metas e padrões adoptados pela empresa. Já o controlo

é a ferramenta que vai assegurar que os objectivos sejam atingidos, monitorando o

desempenho dos processos, comparando o resultado com o que fora inicialmente

planeado e principalmente, possibilitando que sejam feitas correcções e adaptações aos

planos iniciais. Este trabalho demonstra a importância do controlo interno e como sua

falta pode interferir no desenvolvimento das empresas. Um controlo interno eficiente

auxilia a empresa a tomar melhores decisões operacionais, evitando evasão de recursos

e favorecendo a empresa a obter vantagem competitiva em relação a outras no mercado.

Inversamente, em uma empresa onde os controlos internos não sejam eficientes, valores

podem ser desviados por meio de fraudes, sem que haja conhecimento por parte dos

empresários.

O controlo interno deverá ser preventivo e praticado permanentemente. Para atingir os

seus objectivos é essencial à empresa um controlo interno planeado e organizado.

Este estudo contribui no sentido de ampliar o entendimento e conhecimento dos

acadêmicos e profissionais quanto à importância de um controlo interno adequado e sua

contribuição para possíveis pesquisas e consultas sobre o assunto.

Importância & Actualidade:

Vislumbra-se a importância desta pesquisa para a sociedade como factor importante de

avaliação e a manutenção dos controlos internos, uma vez que esses controlos servem

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para prevenir ou detectar, na maioria das vezes, as causas das fraudes ocorridas nas

organizações.

Porém, essa visão muitas vezes é limitada às empresas de grande porte. Isso porque,

normalmente, empresas de médio e pequeno porte não possuem uma estrutura gerencial

capaz de criar um ambiente de controlo interno. Sacrificadas pela limitação de recursos

financeiros e humanos, as pequenas e médias empresas acabam sobrecarregando alguns

sectores com actividades que não são de sua especialidade. Resolvem, assim, problemas

imediatos de alocação de actividades, mas criam um ambiente potencialmente favorável

a erros e fraudes.

Metodologia:

Quanto aos objectivos, esta pesquisa pode ser considerada do tipo exploratória,

buscando-se conhecer mais profundidade sobre o assunto. A pesquisa caracteriza-se

como um estudo de caso, que, de acordo com Gil (1996, p.59) “O estudo de caso é

adoptado na investigação de fenômenos das mais diversas áreas do conhecimento. A

maior utilidade do estudo de caso é verificada nas pesquisas exploratórias”.

A análise dos dados obtidos com a aplicação do questionário possibilitou a realização de

uma abordagem quantitativa. Segundo Gil (2004), a pesquisa quantitativa é um estudo

estatístico que se destina a descrever as características de uma determinada situação,

medindo numericamente as hipóteses levantadas a respeito de um problema de pesquisa.

Este tipo de pesquisa visa confirmar se os dados mensuráveis obtidos numa amostra são

estatisticamente válidos para o universo do qual a amostra foi retirada.

Estrutura do trabalho:

O trabalho está estruturado em três capítulos, organizados da seguinte forma:

O primeiro capítulo trata da fundamentação teórica, sendo abordado o conceito de

controlo interno, seus princípios, elementos, limitações e categorias.

No segundo capítulo tratamos do impacto do controlo interno nas organizações;

No terceiro capítulo e último capítulo, trata-se de apresentar os principais elementos

que compõe o controlo interno, suas vantagens e desvantagens, bem como as suas

limitações. E por fim vem as conclusões e as recomendações.

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CAPITULO I: ABORDAGEM TEÓRICA SOBRE O CONTROLO

INTERNO

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1. Abordagem Teórica sobre o Controlo Interno

1.1 – Antecedentes Históricos do Controlo Interno

A utilização dos controlos internos nas empresas teve início com a necessidade de maior

controlo das operações realizadas, pois com a expansão dos mercados, crescimento das

empresas e o desenvolvimento das actividades, o relativo controlo dos seus diversos

sectores se tornou mais complexo.

Mediante a complexidade do controlo destes sectores é que o sistema de controlos

internos foi criado, a fim de evitar erros e fraudes dentro das empresas, seguindo

métodos e procedimentos os quais irão auxiliar no controlo das actividades da empresa.

O controlo interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos,

métodos ou rotinas com os objectivos de proteger os activos, produzir dados

contabilísticos e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa.

Dentro de uma organização o processo administrativo constitui um desenvolvimento

harmonioso onde estão presentes as funções de planeamento, organização, direcção e

controlo. O controlo em sua concepção mais geral examina, censura com antecedência

suficiente determinada realidade que aprova ou corrige. Este pode ser externo, de gestão

e interno. É conveniente destacar que na prática os dois últimos convergentes em um só,

que é o Controlo Interno.

1.2 - Controlo Interno Definido por Vários Autores

Os controlos internos são métodos e procedimentos que visam proteger o património da

empresa, produzindo informações para que a administração possa andar sempre no

caminho certo através de rotinas, evitando assim factos que possam prejudicar a

empresa como um todo. CREPALDI, (2002)

O controlo interno somente tem seu valor quando é introduzido para garantir o

cumprimento de um determinado objectivo. Pode-se afirmar que o controlo interno

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contém todas as formas planeadas em uma empresa para comandar, fiscalizar e conferir

todas as operações e actividades.

O controlo interno é parte integrante de cada departamento da empresa e cada operação

corresponde a um conjunto de controlo interno.

Dessa forma, sem os controlos internos, as informações contabilísticas relevantes

podem levar a conclusão incorrecta e prejudicial à vista da empresa, ou seja, quando a

empresa não possui procedimentos correctos de controlo interno é mais fácil a

ocorrência de erros causando prejuízos à empresa.1

Almeida comenta o controlo interno e sua relação com o processo de geração de

informações contabilísticos e gerências, como se segue: “O controlo interno representa

em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os

objectivos de proteger os activos, produzir dados contabilísticos confiáveis e ajudar a

administração na condução ordenada dos negócios da empresa.”2

A definição do Coso apresenta um conteúdo explicativo e normativo importante,

podendo ser amplamente adoptada por empresas no mundo que possuam vinculação

com o mercado accionário americano. É utilizada, de forma complementar, em algumas

passagens da pesquisa por representar um desenvolvimento que deve ser observado pelo

mercado accionário norte-americano e empresas estrangeiras vinculadas aquele mercado

de capitais, recentemente por força de lei.

Franco & Marra entendem o controlo interno como:

“(...) todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e

verificação administrativa, que permitem prever, observar, dirigir ou governar os

acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzem reflexos em seu

património”.

Pode-se notar que os autores tendem a considerar o controlo com grande utilidade para

realizar avaliações do processo de gestão. Nos conceitos apresentados, é notável a

presença de aspectos directivos e económico-financeiros. Logo, existe, pelas citações,

um forte vínculo entre controlo interno e administração empresarial.3 Araújo

regista uma definição de Controlo Interno emitida pelo AICPA:

1 ATTIE, W. Auditoria interna. São Paulo: Atlas, 1986, p.198-199 2 ALMEIDA, Marcelo C. Auditoria: um curso moderno e completo. São Paulo: Atlas, 1996, p. 50.

3 FRANCO, Hilário, MARRA, Ernesto. Auditoria contábil. 4ª. ed. São Paulo: Atlas, 2001, p. 267.

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“O controlo interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos

métodos e medidas adoptados pela empresa, para salvaguardar seu património, conferir

exactidão e fidedignidade dos dados contabilísticos, promover a eficiência operacional e

encorajar a obediência às directrizes traçadas pela administração da companhia”4

1.3 – Objectivos do Controlo Interno

Os fins do controlo interno são de resguardar o património e a credibilidade dos dados

para a gestão da organização. Neste sentido, o controlo interno possui como objectivo

garantir que as diferentes fases do processo decisório se vistam da necessária

confiabilidade.

Para o Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo (1996), os objectivos do

controlo interno são quatro conforme segue:

Protecção de activos;

Obtenção de informação adequada;

Promoção da eficiência operacional;

Estimulação da obediência e do respeito às políticas da administração.

a) Protecção de activos

O acesso dos funcionários aos activos da empresa precisa ser limitado e o controlo

físico sobre os mesmos deve ser estabelecido. Quanto maior for a fiscalização dos bens

patrimoniais da empresa, menores serão os litígios ocorridos internamente.

Attie (1987) esclarece que o objectivo do controlo interno da protecção de activos

refere – se à protecção do património contra perdas devido a erros ou irregularidades.

No quadro 01 são demonstrados os principais meios que podem dar o suporte necessário

à salvaguarda dos interesses.

Quadro 1 - Principais meios que podem dar o suporte necessário à salvaguarda dos interesses.

4 ARAÚJO, Francisco José de. A estruturação dos controles internos e a independência da auditoria interna. Vitória-ES. COBRAI (Congresso Brasileiro de Auditoria Interna), 1998. p. 5.

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Protecção de Activos Segregação de funções Estabelece a independência para as funções de execução

operacional, custódia física e contabilização. Ninguém deve ter sob sua inteira responsabilidade todas as fases inerentes a uma operação.

Sistema de autorização e aprovação

Compreende o controlo das operações através de métodos de aprovações, de acordo com as responsabilidades e os riscos envolvidos.

Determinação de funções e responsabilidades

Determina para cada funcionário a noção exacta de suas funções, incluindo as responsabilidades que compõem o cargo.

Rotação de funcionários

Corresponde ao rodízio dos funcionários designados para cada trabalho; possibilita reduzir as oportunidades de fraudes e resulta, geralmente, em novas idéias de trabalho para as funções.

Manutenção de contas de controlo

Indica a exactidão dos saldos das contas detalhadas, geralmente controladas por outros funcionários. Permite a realização de confrontação permanente entre os saldos detalhados e o saldo sintético, e a aplicação de procedimentos de comprovação da exactidão dos registos

Legislação Corresponde à actualização permanente sobre a legislação vigente, visando diminuir riscos e não expor a empresa às contingências fiscais e legais pela não-obediência aos preceitos actuais vigentes.

Diminuição de erros e desperdícios

Indica a detecção de erros e desperdícios na fonte; comummente essas falhas são originadas devido a controlos mal definidos, falta de controlos, cópias e vias excessivas etc.

Contagens físicas independentes

Corresponde à realização de contagens físicas de bens e valores, de forma periódica, por intermédio de pessoa independente ao custo adiante, visando maximizar o controlo físico e resguardar os interesses da empresa

Alçadas progressivas Compreende o estabelecimento de alçadas e procurações de forma escalonada, configurando aos altos escalões as principais decisões e responsabilidades. A utilização de alçadas progressivas, com dupla assinatura de pessoas independentes entre si, fornece maior segurança à empresa, permitindo que as principais decisões, de acordo com os riscos e valores envolvidos, fiquem canalizadas junto aos principais administradores.

Fonte: Adaptado de Attie (1987, p. 205).

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b) Obtenção de informação adequada

A empresa carece de informações que possam auxiliar a administração dos negócios e

que permitam o entendimento constante de informação (ATTIE, 1987). Destarte, a

informação deve ser exacta, confiável e baseada em dados verídicos e explícitos.

No quadro 02 são demonstrados os principais meios que possibilitam dar suporte na

obtenção de informação adequada.

Quadro 2 – Principais meios que possibilitam dar suporte na obtenção de informação adequada.

Obtenção de Informação Adequada Documentação fidedigna

Corresponde à utilização de documentação hábil para o registo das transacções. A utilização de provas independentes serve para comprovação mais segura de que as operações e os registos estão em forma exacta.

Conciliação Indica a precisão ou diferenças existentes entre as diversas fontes de informação, visando à manutenção equilibrada entre estas e à eliminação tempestiva de possíveis pendências.

Análise Objectiva a identificação da composição analítica dos itens em exame de forma a possibilitar a constatação de sua constituição.

Plano de Contas Compreende a classificação dos dados da empresa dentro de uma estrutura formal de contas, com a existência de um plano de contas bem definido. A existência de um manual de contabilidade, acrescido do procedimento de uso das contas, fomenta a classificação e a utilização adequadas de cada conta.

Tempo Hábil Determina o registo das transações dentro do período de competência e no menor espaço de tempo possível.

Equipamento mecânico

A utilização de equipamento mecânico visa facilitar e agilizar o registo das transações, fomentando a divisão de trabalho. A adopção de meios de registo mecânico ou eletrônico deve ser feita de acordo com as características e necessidades da empresa. Fonte: Adaptado de Attie (1987, p. 207).

A obtenção de informação adequada depende do controlo interno adoptado pela

empresa, orientando e servindo de apoio no desempenho das diversas actividades

realizadas.

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c) Promoção da Eficiência Operacional

O estímulo à eficiência operacional fornece os meios necessários à execução das tarefas,

de forma a obter entendimento, aplicação e acção tempestiva e uniforme (ATTIE,

1987). As tarefas praticadas por diversos sectores de uma empresa precisam de uma

linha de raciocínio e conduta. Cada segmento de uma organização possui as suas

peculiaridades, assim cada individuo deve conhecer suas tarefas.

No quadro 3 são apresentados os principais meios que podem prover suporte ao

estímulo à eficiência operacional.

Quadro 3 - Principais meios que podem prover suporte ao estímulo à eficiência operacional.

Promoção da Eficiência Operacional Selecção Possibilita a obtenção de pessoal qualificado para exercer com

eficiência as funções específicas. Treinamento Possibilita a capacitação do pessoal para a actividade proposta; dele

resultam melhor rendimento, menores custos e, pessoal atento e activo à sua função.

Plano de carreira Determina a política da empresa ao pessoal quanto às possibilidades de remuneração e promoção, incentivando o entusiasmo e a satisfação pessoal.

Relatórios de desempenho

Compreendem a identificação individual de cada funcionário; indicam suas virtudes e deficiências e sugerem alternativas necessárias ao aperfeiçoamento pessoal e profissional.

Relatório de horas trabalhadas

Possibilita a administração mais eficiente do tempo despendido pelo pessoal e indica mudanças necessárias ou correção das metas de trabalho.

Tempos e métodos Possibilitam o acompanhamento mais eficiente de execução das actividades e regulam possíveis ineficiências do pessoal.

Custo-padrão Permite o acompanhamento permanente do custo de produção dos bens e serviços produzidos, identificando benefícios e ineficiências do processo de produção.

Manuais internos Sugerem clara exposição dos procedimentos internos; possibilitam prática uniforme; normatização e eficiência dos actos e previnem a ocorrência de erros e desperdícios.

Instruções formais Indicam formalmente as instruções a serem seguidas pelo pessoal, evitando interpretações dúbias e, mal-entendidas. Fonte: Adaptado de Attie (1987, p. 208).

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d) Estimulação da obediência e do respeito às políticas da administração

O objectivo do controlo interno com relação à aderência às políticas existentes é de

garantir que os anseios da administração, apontados através de suas políticas, métodos e

procedimentos, sejam seguidos de forma correcta pelo pessoal (ATTIE, 1987).

Intencionalmente, o objectivo é de que sejam respeitadas as normas adoptadas da

empresa. No quadro 4 são apresentados os principais meios, que visam dar

embasamento para a aderência às políticas existentes.

Quadro 4 - Principais meios que podem prover suporte estimulação da obediência

e do respeito às políticas da administração.

Estimulação da obediência e do respeito às políticas da administração

Supervisão A supervisão permanente possibilita melhor rendimento pessoal, corrigindo-se rapidamente possíveis desvios e dúvidas decorrentes da execução das atividades. À medida do possível, a estrutura da empresa precisa permitir número de funcionários em extensão compatível que possibilite efectiva supervisão. Quando não são aplicados os procedimentos adequados, a eficiência do sistema passa a depender, em grande parte, da supervisão exercida.

Sistema de revisão e aprovação

Indica, através do método de revisão e aprovação, que políticas e procedimentos estão a ser adequadamente seguidos.

Auditoria Interna Possibilita a identificação de transações realizadas pela empresa que estejam em consonância com as políticas determinadas pela administração.

Fonte: Adaptado de Attie (1987, p. 209).

1.4 – Características de um Sistema de Controlo Interno

Para Attie (1992), um sistema de controlo interno bem definido pode conter o controlo

orçamentário, relatórios operacionais periódicos, análises estatísticas, programa de

treinamento do pessoal e principalmente a auditoria interna. Pode também, por

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necessidade, incluir através de outras áreas, como estudo de movimentos e controlo de

qualidade.5

Segundo Crepaldi (2002, p.214), o controlo interno inclui, portanto, controlos que

podem ser peculiares tanto à contabilidade como à administração como segue:

a) Controlos Contabilísticos – Contém o plano de organização e todos os métodos

e procedimentos directamente relacionados, principalmente com a salvaguarda

do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis;

b) Controlos Administrativos – Correspondem a um plano de organização e todos

os métodos e procedimentos que dizem respeito à eficiência operacional e à

decisão política traçada pela administração.

As delimitações que indicam se certos planos especiais de organização e determinados

métodos e procedimentos podem ser classificados como controlos contábeis ou

administrativos variam, naturalmente, de acordo com circunstâncias específicas.

Attie (1992), define as características de um bom controlo interno como sendo as

seguintes:

1. Plano de organização

Para Attie (1992, p.202), um plano de organização varia de empresa para empresa,

geralmente um plano satisfatório precisa ser simples e flexível. Um elemento importante

em qualquer plano de organização é a independência estrutural das funções de operação,

custódia, contabilidade, e auditoria interna. Essa independência requer uma separação

de funções, de tal forma que os registos existentes, fora de cada departamento, sirvam

como controlos de actividades, dentro do departamento, embora a independência

estrutural requeira a separação, o trabalho de todos os departamentos deve ser integrado

e coordenado, a fim de possibilitar fluxo suave de trabalho e eficiência total de

operação. Além de apropriada divisão funcional das obrigações, deve ser estabelecida à

responsabilidade dentro das secções, de acordo com o que requer o programa da

administração.

5 ATTIE, W. Auditoria interna. São Paulo: Atlas, 1992, p.201

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Essas divisões de responsabilidades são essenciais ao sistema de controlo interno, o qual

estipula que as atribuições de iniciar e autorizar uma actividade sejam separadas de sua

contabilização. Da mesma forma, a custódia de bens deve estar separada da sua

contabilização.

2. Sistema de autorização e procedimentos de escrituração

Attie (1992, p.203), afirma que um eficiente e satisfatório sistema deve contemplar

meios de controlo:

das operações e transações através de métodos e aprovações;

registos das operações através de documentos originais e segundo o fluxo

normal delas;

classificação dos documentos dentro de uma estrutura formal de contas.

Para a concretização de uma operação eficaz, é importante que se tenha a aprovação de

cada uma das etapas previstas para o cumprimento do programa da administração, em

conformidade com as responsabilidades estabelecidas.

Referindo-se ao aspecto contabilístico, Attie (1992, p.203), afirma que é importante

implementar planos de contas e manuais de procedimentos que esclareçam eventuais

dúvidas com relação ao registo dos dados e que facilitem a elaboração de

demonstrações e demais informações financeiras.

3. Práticas salutares

Segundo Attie (1992, p.203), o esmero nas práticas observadas, na execução das tarefas

e nas funções atribuídas a cada um dos departamentos da empresa, determinara, em

grande parte, a eficiência do controlo interno e, por consequência, de suas operações

empresariais.

Ainda em relação a esta característica, tem-se que o objectivo é, geralmente, atingido

através da divisão das funções e responsabilidades (segregação das funções), de forma

que nenhuma pessoa possa manejar completamente uma operação do início ao seu fim.

Por meio dessa divisão, enseja-se uma verificação adicional da exactidão do trabalho e

aumenta-se a probabilidade de descobrir erros ou fraudes.

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Esta divisão de responsabilidades deve ser aplicada em todos os sectores da empresa,

estendendo-se em todos os níveis de autoridade.

4. Pessoal qualificado

Para Attie (1992, p.204), um sistema de controlo interno que funciona correctamente

não só depende do planeamento efectivo da empresa e da eficiência dos procedimentos

e práticas instituídas, mas também depende da escolha de colaboradores aptos e

experientes e de pessoal capaz de cumprir os procedimentos estabelecidos, de forma

eficiente e económica.

Assim todas as pessoas que compõem a empresa precisam receber informações

adequadas para a realização de suas tarefas e treinamentos apropriados no âmbito

técnico, gerencial e operacional 6

1.5– Tipos de Controlo Interno

O controlo interno de uma empresa se decompõe em dois grupos de controlo: os de

natureza contabilística e os de natureza administrativa.

Os controlos contabilísticos compreendem o plano de organização e todos os métodos e

procedimentos utilizados para salvaguardar o património e a propriedade dos itens que

os compõem (CREPALDI, 2007, p.275).

Compreendidos ainda segundo o autor por:

• Segregação de funções: Cria independência entre as funções de execução

operacional, custódia dos bens patrimoniais e sua contabilização;

• Sistema de autorização: Controla as operações através de métodos de

aprovações, de acordo com as responsabilidades e riscos envolvidos;

• Sistema de registo: Compreende a classificação dos dados dentro de uma

estrutura formal de contas, existência de um plano de contas que facilita o

registo e preparação das demonstrações contabilísticas e a utilização de um

manual descritivo para o uso das contas.

6 ATTIE, W. Auditoria interna. São Paulo: Atlas, 1992, p.202-204

20

Podemos então concluir que os controlos internos de natureza contabilística abrangem

dentro da empresa todos os sistemas, métodos e procedimentos, nos quais são utilizados

dentro dos diversos sectores, com o propósito de salvaguardar o património da empresas

como: bens, direitos e obrigações, como também, a verificação de todos os registos

contabilísticos da empresa, a fim de avaliar se os mesmos se encontram devidamente

correctos.

Podemos destacar como exemplos destes controlos contabilísticos o sistema de

aprovações e autorizações de transações, como também, a segregação de tarefas, nas

quais reduzem de forma drástica, o risco do cometimento de fraudes dentro da empresa

por parte de funcionários.

A realização de controlos sobre informações e bens físicos da empresa também podem

ser exemplo de controlo contabilístico, pois realiza vistoria e compara com os dados

obtidos com os dados da contabilidade, para saber a real situação dos dados da empresa.

Sempre que se trabalhar com a contagem de bens físicos deve-se ter o cuidado para que

este controlo sobre informações e bens físicos seja realizado por pessoas nas quais não

trabalhem directamente com os stocks, a fim de não facilitar a ocorrência de fraudes.

Os controlos administrativos compreendem um plano de organização e todos os

métodos e procedimentos utilizados para proporcionar eficiência às operações, dar

ênfase à política de negócios da empresa, bem como seus registos financeiros.

Compreendidos ainda segundo o autor por:

• Normas salutares, que observam práticas saudáveis aos interesses da empresa no

cumprimento dos deveres e funções;

• Pessoal qualificado, que esteja apto a desenvolver suas actividades, sendo estes

bem instruídos e supervisionados por seus responsáveis.

Ficando, assim, evidente que nos controlos internos de natureza administrativa a

atenção é mais voltada aos sistemas, métodos e procedimentos adoptados pela

administração da empresa, mas com o propósito diferenciado dos controlos

contabilísticos, pois os controlos administrativos visam à eficiência e à eficácia das

operações realizadas pela empresa.

21

Podemos também incluir como controlo administrativo a constante procura pela

obediência das normas e directrizes da empresa na qual visa à ordem na execução das

operações realizadas nos diversos sectores da empresa.7

A realização de controlos das actividades, avaliações de desempenho e treinamento de

pessoal constituem a prática do controlo administrativo.

Existe, também, outra visão sobre a tempestividade do controlo dentro das empresas,

onde segundo Franco & Marra (2009, p.267):

O principal meio de controlo de que dispõe uma administração é a contabilidade. Esta,

entretanto, através da escrituração, regista os factos após sua ocorrência (controlo

consequente), enquanto em outros meios de controlo são utilizados para constatar a

ocorrência no momento em que ela se verifica (controlo concomitante), existindo ainda

aqueles que prevêem a ocorrência do facto por antecipação (controlo antecedente).

Os autores com esta visão abrem uma maior classificação sobre os controlos dentro das

empresas, pois demonstram que os controlos se classificam também por sua

tempestividade.

Os controlos consequentes são os que apenas registam factos já ocorridos e que não

mais poderão ser alterados pela gestão, não sendo mais possível evitar algum tipo de

intempérie dentro da empresa.

Os controlos concomitantes fazem o acompanhamento directo no momento em que os

factos estão ocorrendo, dando a oportunidade ao gestor de que possa tomar medidas de

emergência, a fim de evitar prováveis danos à empresa.

Os controlos antecedentes são os que podem ser mais analisados e proporcionam aos

gestores à oportunidade de antever factos que trarão danos ou prejuízos a empresa.

Todos os tipos de controlo citados acima possuem sua relevância dentro da

administração da empresa, mas cabe ao gestor a avaliação e escolha do tipo que trará

um melhor acompanhamento das actividades da empresa.8

7 CREPALDI, Silvio Aparecido. Contabilidade Gerencial: teoria e prática. São Paulo p.207 8 FRANCO, H.; MARRA, E. Auditoria contábil. Normas de Auditoria. Procedimentos e papéis de

trabalho. Programas de auditoria. Relatórios de Auditoria. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1991, p.267

22

1.6 Importância do Controlo Interno

A complexidade das organizações e seus processos criam um ambiente cada vez mais

sofisticado de operacionalidade. Esse ambiente exige que medidas de conferência e

revisão das operações sejam aplicadas constantemente a todos os níveis da organização.

A importância do controlo interno está directamente relacionada a uma administração

de qualidade, tornando impraticável a qualquer empresa tomar decisões baseada em

informações que não sejam confiáveis ou passíveis de verificação.

Uma organização sem controlo é inviável. Cada organização tem sistemas de controlo

que coordenam o exercício do direito de decisão que está diluído entre certo número de

indivíduos. Os sistemas de controlo também desempenham outra importante função na

organização. Eles medem a eficácia com que as decisões são traduzidas em resultados.

Essa segunda característica de controlos internos relaciona-se ao alcance de metas da

empresa. Nesse aspecto, os sistemas de controlo tratam de influenciar o comportamento

de indivíduos no interesse da empresa. Ambas as funções estão intimamente ligadas.9

Os objectivos dos controlos devem estar em sintonia com as metas e diretrizes da

empresa. Tais metas e diretrizes são determinadas pela administração, gerência ou por

lei.

Deve-se sempre destacar a relevância destes para que os envolvidos não acabem

resistindo e tornado os controlos restritivos e desnecessários (CREPALDI, 1998).

O controlo não está relacionado apenas com a área financeira e contabilística das

organizações, ele compreende todas as actividades operacionais da entidade, sendo um

mecanismo que interliga as mais diversas áreas da empresa em busca de um objectivo

em comum. O controlo é elemento essencial para o ciclo administrativo e para o

desenvolvimento das actividades empresariais e está directamente relacionado ao

planeamento, a organização e direcção definidos pela entidade.

Sá (1998) afirma que quanto maior o controlo, mais segurança pode-se ter para

execução do trabalho e quanto menor o controlo, mais cuidado será exigido na execução

das tarefas. Para um bom funcionamento do controlo interno é indispensável que exista

um plano de organização onde sejam adequadamente distribuídas as tarefas e

responsabilidades. Nesse plano é necessário que o factor humano também esteja

9 CREPALDI, Silvio Aparecido. Contabilidade Gerencial: teoria e prática. São Paulo p.47

23

adequado e disposto a seguir as regras adoptadas pela administração, com qualidade e

responsabilidade.

Para Crepaldi (2004) o controlo demanda cinco actividades básicas: segurança e

protecção dos activos e arquivos de informações; documentos e registos adequados;

segregação de funções; procedimentos adequados de autorização para o processamento

das transações; e verificações independentes.

Ou seja, os controlos internos garantem o fluxo correcto de informações e operações,

transformando os dados colectados em importantes ferramentas administrativas. Seus

controlos mecanismos de revisão garantem, ainda, protecção contra erros, afasta a

possibilidade de fraudes e aproxima os colaboradores das políticas de gestão da

empresa.

1.7 Princípios de Controlo Interno

Os princípios de controlo interno designam medidas fundamentais para a adopção de

uma forma mais adequada dos mesmos, propiciando um melhor funcionamento das

operações nas empresas (ATTIE, 1987). Neste ponto, o principal foco é prevenir falhas

e irregularidades. No quadro 5 são apresentados os Princípios de Controlo Interno.

24

Quadro 5 - Princípios de Controlo Interno.

Princípios de Controlo Interno

Responsabilidades Determina quem faz o quê nas actividades da empresa.

Segregação de Funções Separa actividades complementares entre diferentes responsáveis.

Manual da Organização Definição do manual da organização: quando viável é importante.

Qualificação de Pessoal Selecção e contínuo treinamento: sem pessoal não há controlo.

Rodízio de Actividades Evita problemas de afastamentos, demissões.

Registos contabilísticos Confronto periódico com vistas a garantir a confiabilidade dos dados.

Controlos físicos Limitar o acesso aos activos.

Informes e Relatórios Comprovação da veracidade dos informes e relatórios contabilísticos.

Prevenção de Fraudes Prevenção de fraudes, possibilitando descobri-las o mais rápido possível.

Localização de erros e desperdícios

Localização de erros e desperdícios, promovendo uniformidade e a correcção ao registarem as operações.

Estimulação eficiência operacional

Estimular a eficiência do pessoal, mediante o controlo que se exerce através dos relatórios.

Salvaguarda de activos Salvaguardar os activos de maneira geral.

Fonte: Adaptado de Pinho (2007, p. 48-49)

Analisando o quadro 5, verifica-se que os princípios de controlo interno são

fundamentais para a empresa e devem ser seguidos por medida de segurança e

precaução.

25

CAPITULO II – O CONTROLO INTERNO E O SEU IMPACTO

PARA AS ORGANIZAÇÕES

26

2. O Controlo Interno e o seu Impacto para as Organizações

Como já foi mencionado antes, o sistema de controlo interno é uma ferramenta muito

eficaz e precisa para a tomada de decisão. Ter sempre um sistema de controlo interno

organizado e bem estruturado, com pessoal qualificado para a realização do trabalho,

mantendo sempre o foco na missão e nos objectivos da organização, atentos à

legislação, normas e manuais de procedimentos, além de verificações periódicas tanto

dos controlos como dos profissionais envolvidos em todo o processo, por meio de

questionários e indicadores de desempenho, torna a empresa mais segura contra erros e

fraudes.

2.1 - Controlo Interno Satisfatório

Um sistema de controlo interno, bem concedido e aplicado com eficiência oferece

razoável segurança para que erros sejam evitados ou prontamente descobertos no curso

normal das operações rotineiras, de forma a serem corrigidos imediatamente. Sendo

assim, quando o auditor entende que o sistema de controlo interno está realmente

funcionando, ele possui a comprovação de que as informações fornecidas por esse

sistema merecem confiança. (SANTOS, 2008, p.46)

Sabe-se, porém, que muitas empresas projectam apurados sistemas, considerando-os em

manuais de procedimentos, embora estes mesmos nunca tenham sido postos em prática.

Dessa maneira, os gestores da organização acabam por achar mais viável tomar atalhos

ou, por outros meios, contornar a “burocracia” representada pelos controlos

estabelecidos pela administração. Cabe portanto ao auditor ter a sensibilidade de

perceber e avaliar se estes controlos estão realmente postos em prática ou se estão

apenas descritos em manuais.

“As peças soltas por si só representam, porém o conjunto afinado entre si fornece a

força necessária para que o carro ande, e basta que uma das peças se quebre ou deteriore

para que todo o conjunto se torne inerte e inoperante. O controlo interno funciona da

mesma forma, pois o conjunto das operações ou sistema caminha, e basta que um dos

itens não funcione adequadamente para que todo o sistema emperre.” (ATTIE, 1986,

p.231)

27

Assim é possível entender que o controlo interno é um aglomerado de práticas e

procedimentos que em conjunto, formam o grande Sistema de Controlo Interno. Sendo

que, se o sistema não operar em perfeita harmonia, falhará e não garantirá o

atendimento de seus objectivos.

2.2 - Controlo Interno x Fraude

Para Attie (1998, p.126), um bom sistema de controlo interno não constitui garantia

absoluta contra a ocorrência de fraudes, erros e irregularidades.

Eles apenas inibem suas possibilidades. Bons controlos internos previnem contra

fraudes e minimizam os riscos de erros e irregularidades, pois, por si só, não são o

bastante para evitá-los. Assim, a segregação de uma operação em diversas fases,

confiadas a muitas pessoas, reduz consideravelmente o risco de irregularidades, no

entanto, não pode evitar que estas ocorram, se as pessoas que intervêm no processo se

puserem de acordo para cometer algum tipo de acto fraudulento. Não obstante isso, os

outros elementos dos sistemas podem, em alguns casos, actuar como controlos

independentes que revelem tal prática.

A eficiência do sistema de controlo interno como um todo deve permitir detectar não

somente irregularidades de actos intencionais, como também erros de actos não

intencionais. Attie (1998, p.126), define que esses erros podem ser:

a) de interpretação como, por exemplo, a aplicação errónea dos princípios

contabilísticos geralmente aceites na contabilização de transacções;

b) de omissão por não aplicar um procedimento prescrito nas normas em vigor;

c) decorrentes da má aplicação de normas ou procedimentos.

Attie (1998, p.127), salienta ainda que a fraude, entretanto, assume diversas

modalidades. Das diversas tentativas de classificação das fraudes até hoje, a que mais se

destaca é a que as dividem em:

a) Não Encobertas: são aquelas em que o autor não considera necessário esconder,

porque o controlo interno é muito fraco. Um bom exemplo seria a retirada de

dinheiro do caixa, sem sua devida contabilização;

28

b) Encobertas Temporariamente: são feitas sem afectar os registos

contabilísticos, por exemplo, retirar valores provenientes das cobranças,

omitindo o registo delas de modo que seu montante possa ser coberto com o

registo de cobranças posteriores, e assim sucessivamente;

c) Encobertas Permanentemente: nesses casos, os autores da irregularidade

preocupam-se em alterar a informação contida nos registos e outros arquivos,

para assim ocultar a irregularidade. Por exemplo, a retirada indevida de certa

quantia em dinheiro recebida de clientes poderia ser encoberta, falsificando-se as

somas dos registos de cobranças; porém, isto não bastaria, pois, como o valor a

creditar aos clientes não poderia ser alterado sem o risco de futuras reclamações,

deve-se procurar outra maneira. Esta poderia consistir em manter as somas

correctas no registo de cobranças. No entanto, alterando-se as somas da conta

correspondente no razão geral, modifica-se, também, outra soma, de preferência

alguma conta de despesas para, assim, manter a igualdade entre os saldos

devedores e credores. Naturalmente, isto supõe o livre acesso do interessado aos

registos contabilísticos, o que contraria os bons princípios de controlo interno.

De um modo geral, o sistema de controlo interno deve permitir detectar todas as

irregularidades. Um bom sistema de controlo interno oferece maiores possibilidades de

pronta identificação de fraudes e erros em qualquer que seja a sua classificação à

identificação. Entretanto, o acordo entre dois ou mais integrantes da organização pode

fazer deteriorar e cair por terra o melhor sistema de controlo interno.

2.3 Fraude, principal responsabilidade do controlo interno?

Como se pode constatar acima, uma gestão não suportada por uma base informativa

adequada tende a promover decisões equivocadas que, por sua vez, podem resultar em

eventos de descontinuidade empresarial.

Focando a perspectiva empresarial, a eficácia do sistema de controlo interno, em última

análise, favorece a gestão e a continuidade empresarial, pois o processo de tomada de

29

decisão fomentado por uma base de informações sólida e adequada, atende as

necessidades quotidianas dos gestores e salvaguarda a organização de eventuais

processos de descontinuidade empresarial, dentro de variáveis passíveis de controlo por

tais gestores.

Apesar das informações apresentadas acima, o sistema de controlo interno é mais

valorizado em situações extremas, tais como: situações de falência e imposição

regulatória. Tais eventos, senão prioritários, na decisão de manter uma boa estrutura de

controlo interno, deveriam alertar os administradores e controladores do impacto social

que uma má gestão e uma inadequada estrutura de controlos internos. O gestor que

decide não actualizar e melhorar os componentes do seu sistema de controlo interno

tende a diminuir sua própria eficácia, comprometendo, assim, a salvaguarda dos

interesses da própria organização, pois suas decisões serão baseadas em dados

desactualizados e de baixa confiabilidade.

Portanto, a ausência de patrocínio da administração na melhoria dos componentes dos

controlos pode inviabiliza-lo, consequentemente, sua própria eficácia ou em outras

palavras, a permanência da organização no mercado ou até mesmo a sustentabilidade da

própria direcção.

“Administradores e directores devem zelar pelo controlo interno como pressuposto de

manutenção da empresa. Do contrário o desgosto pode ser maior que uma pequena

atenção com os controlos e gestão da empresa.” PEREIRA, (2007).

Um sistema de controlo interno frágil não impede somente decisões quotidianas, mas

também, a defesa inclusive no âmbito judicial da empresa em caso de roubos e fraudes

Pereira (2007), toma como exemplo uma demanda judicial da Ford Motor Company

contra uma possível perda por fraudes, obviamente negada pelo poder judiciário dos

Estados Unidos, visto a impossibilidade de força probante contra o réu e ainda uma

postura altamente negligente da acusação:

Ao ditar a sentença, o juiz afirmou que existia uma relação entre segurança e controlo e

que a empresa (Ford) fomentava, abertamente o comportamento fraudulento. Não havia

um controlo dos stocks, nem do material de sobras/peças defeituosas, nem se fazia

inventários periódicos.10

10 PEREIRA, A. N. A Importância do Controle Interno para a Gestão das Empresas.p.15-17

30

Não havia um controlo criterioso. Caso houvesse a prática regular de inspecção dos

stocks, a fraude não teria persistido por dois anos contínuos.

Mais revelador foi o depoimento de um membro do departamento de compras da Ford

que, no final de 1969, levou ao seu superior um relatório depois que se evidenciava

sobras ou componentes de peças defeituosas da Ford espalhados por algumas

dependências da empresa. O informe foi destruído e não se iniciou nenhuma

investigação, nem se denunciou o facto a polícia, até que, final de 1971, a fraude

adquiriu tamanha proporção que foi impossível continuar fazendo ‘vista grossa’.

(...) o juiz afirmou que, se a vítima (Ford) estimulava activamente o comportamento

fraudulento, não podia esperar que os Tribunais de Justiça lhes socorressem (tradução

livre). (PEREIRA op. cit. COMER, p.15)

Este caso ilustra bem a ocorrência de fraudes e como elas podem ser evitadas, em

alguns casos, por meio de uma boa estrutura e um bom sistema de controlo interno. A

postura tomada pela Administração mostra-se como factor determinante para a

ocorrência das fraudes e a criação de um contexto empresarial tolerante com actos de

descontrolo e complacência (“vistas grossas”).

Portanto um sistema de controlo interno implementado sem uma postura adequada por

parte da Administração fica bem mais evidente a probabilidade de que fraudes possam

ocorrer. (PEREIRA, 2007, p.16)

Há algumas décadas a literatura de controlo interno e de auditoria vem abandonando a

visão de que as fraudes representam o único benefício dos processos de controlo

interno. Esta perspectiva de que a estrutura de um sistema de controlo interno deve

prioritariamente imunizar a empresa contra fraudes e erros contabilísticos vem perdendo

força como sendo um pensamento dominante.

O sistema de controlo interno é responsabilidade de todo o corpo funcional. Visto que

sua eficácia depende muito da postura da Administração da organização que possua a

obrigação e o direito de zelar por uma postura de compromisso com o sistema de

controlo interno. Sem este respaldo, o sistema de controlo e seus benefícios serão

prejudicados.

Portanto, a importância do Sistema de Controlo Interno para a Gestão Empresarial

consiste no facto que decidir com uma base de informações sólida, actualizada, bem

estruturada e adequada para as operações da empresa favorece a obtenção dos

objectivos sociais e promove a continuidade empresarial. (PEREIRA, 2007, p.18)

31

2.4 - Contribuições dos Controlos para Minimizar Fraudes e Erros

Um sistema de controlo interno compõe-se das técnicas usadas na salvaguarda dos

activos e da confiabilidade dos registos contabilísticos. A falta de um sistema de

controlo interno ou um sistema deficiente pode estimular desfalques ou dificultar a sua

constatação. Já um bom sistema de controlo interno acusa de forma mais rápida a

necessidade de adopção de medidas preventivas ou correctivas que visam à

minimização de perdas decorrentes da ineficiência de pessoas a frente do processo ou de

desvio e a maximização do lucro. (SANTOS, 2008, p.51)

O sistema de controlo interno é de responsabilidade de todas as áreas da organização e

de todos os que actuam nessas áreas, é ele que previne, corrige ou identifica fraudes,

erros e desperdícios, e com controlos eficientes e adequados proporcionam às empresas

a função de acompanhar o seu desempenho de forma contínua, visando seu

desenvolvimento.

Não existe um sistema padrão de controlo interno, cada organização faz suas próprias

adaptações adequando o sistema ao seu ramo da actividade, volume de operações e

riscos envolvidos.

Portanto, com um sistema de controlo interno eficiente, as organizações possibilitarão

que as informações, desde sua colecta até seu registo, sejam confiáveis e caso haja erros

no decorrer do processo, os mesmos podem ser identificados com extrema rapidez. E

mesmo que seja um sistema de controlo bem adequado, não esta totalmente livre de

sofrer com erros e fraudes, portanto o mesmo deve estar em vigilância contínua, com o

único intuito de verificar se as informações estão correndo como determinado.

Uma empresa com um sistema de controlo interno óptimo e tomando decisões certas

através das recomendações do auditor interno, ficará sempre na frente das outras e

estará construindo, em longo prazo, um futuro promissor, atingindo metas e objectivos

de crescimento.

32

2.5 – Riscos no Sistema de Controlo Interno Para Cavalheiro (2007), os controlos internos não devem ser vistos como a salvação da

organização. Não significa que a empresa terá sucesso ao possuir bons controlos;

entretanto, o insucesso é bem possível caso não possua controlos adequados. Alguns

riscos rondam qualquer sistema de controlo interno e podem ser identificados:

I. – Obsolescência dos sistemas de controlo interno

Sem melhorias devidas e constantes, até os sistemas de controlo considerados bons se

deterioram e se desactualizam, seja por alterações em legislações, seja por melhorias

práticas ou até a evolução tecnológica. Portanto a revisão periódica é a melhor saída, já

que o risco de possuir um sistema de controlo interno desgastado ou desactualizado é

grande. CAVALHEIRO, (2007)

II. Crença em sistemas perfeitos

Não existe um sistema de controlo interno isento de falhas, até porque não são controlos

exactos, e sua manutenção é feita por pessoas que estão sujeitas à falhas e erros.

CAVALHEIRO, (2007)

III. Rotina

A acção rotineira de verificação ou avaliação dos sistemas de controlo interno pode

causar uma distracção em determinadas partes do processo que se afastam das melhores

práticas, devido à fadiga ou ao mau julgamento. CAVALHEIRO, (2007)

IV. Má-fé

“Os mais perfeitos controlos podem ser estudados no sentido de encontrar falhas por

deliberação das pessoas que fazem parte ou supervisionam os controlos, para satisfação

de interesses pessoais”. CAVALHEIRO, (2007)

V. Conluio

Conluio consiste em, quando duas ou mais pessoas agem de forma deliberada para

poder fraudar o sistema de controlo. Esse é o maior inimigo dos sistemas de controlo

interno, pois pode envolver pessoas tanto de dentro da organização quanto de fora.

CAVALHEIRO, (2007).

33

VI. Custo-benefício dos controlos

Os benefícios que os controlos podem proporcionar para a organização deve sempre ser

maior que o seu custo, podendo ser até inviável a sua implantação no ponto de vista

económico. No entanto, alguns sistemas de controlos estratégicos, apesar de serem mais

custosos, podem ser mantidos se houver por parte da administração o objectivo de

preservação da cultura dos controlos, porém cada caso é um caso e estes devem ser

estudados isoladamente para definir qual o melhor e mais vantajoso sistema à se

implantar.11 CAVALHEIRO, (2007)

2.6 – Técnicas de Controlo Interno

“Algumas técnicas de controlos internos devem estar inseridas nas rotinas das pessoas e

unidades administrativas para que se alcancem os objectivos dos controlos”.

CAVALHEIRO, (2007)

A seguir são listadas algumas técnicas que devem ser obrigatoriamente instauradas em

qualquer organização que planea instituir um sistema de controlo interno.

I. Autorização

“Consiste em limitar determinadas operações mediante autorização de pessoa diferente

da que executa a tarefa”. CAVALHEIRO, (2007)

II. Correlação

Consiste basicamente em conciliar o saldo e contas contabilísticos, ou ainda, a

correlação existente entre dados e informações. Por exemplo, conciliação bancária,

inventários físicos e contabilísticos, arrecadação de tributos no sector tributário e os

valores lançados na contabilidade, o ingresso de bens patrimoniais no sector de

património e os valores contabilizados. CAVALHEIRO, (2007).

11 CAVALHEIRO, B. J; FLORES, C. P. A Organização do Sistema de Controle Interno Municipal. p.

64,65.

34

III. Numeração sequencial

“É uma forma de controlo simples que consiste em numerar sequencialmente

determinado documento, com objectivo de assegurar a integridade do processo, como

pedidos e autorizações”. CAVALHEIRO, (2007)

IV. Controlo de totais

“Consiste em confrontar as somas dos valores que importam em conferências de forma

a assegurar-se que todas as transacções foram executadas”. CAVALHEIRO, (2007)

V. Operações pendentes

“Consistem em registar as operações faltantes de um processo e criar rotinas de

verificação dessas operações”. CAVALHEIRO, (2007)

VI. Dupla verificação

Mecanismo muito usado para detecção de erros, consistindo na repetição ou execução

bem detalhada da actividade sujeita a controlo. Pode ser efectuada pela mesma pessoa,

mas é mais recomendado e aumenta a confiabilidade do processo quando este é

realizado por outra pessoa. É a implementação da cultura do “fazer e conferir”, que na

prática, sabe-se que há a necessidade da conferencia e esta cultura deve ser fomentada,

evitando que haja a não preocupação de cada pessoa com a eficácia do processo.

CAVALHEIRO, (2007).

VII. Controlo prévio

Diferentemente da dupla verificação, esse tipo de controlo é realizado antes da

realização do processo ou actividade, envolvendo a avaliação de juízo da transacção.

Exemplo: controlo da emissão da nota de empenho. Cavalheiro, (2007).

VIII. Análise de balanços

Para Cavalheiro (2007), a análise das demonstrações contabilísticos da organização

podem revelar importantes itens de controlo ou a sua ausência, principalmente a análise

da variação dos índices e dos indicadores, onde as alterações significativas devem ser -

investigadas.

35

IX. Indicadores de desempenho

Segundo Cavalheiro (2007), os indicadores de desempenho nos processos devem ser

criados e analisados e, assim como na análise do balanço patrimonial, essa rotina revela

desvios de comportamento das actividades e pode também indicar alguns desvios de

controlo.12

2.7 – Desfalques Temporários e Permanentes

A administração da empresa é responsável pela implementação do controlo interno, bem

como averiguar se estão sendo seguidos pelos funcionários SANTOS, (2006).

Grande parte das irregularidades nos negócios se deve a funcionários que eram

considerados de extrema confiança. Pagliato (2007) salienta que empresas que não

possuem procedimentos adequados de controlo interno tornam-se susceptíveis a

fraudes, erros e manipulação de informações.

Para um funcionário praticar um desfalque ele tem que ter acesso aos activos da

empresa. Segundo Crepaldi (2002) os desfalques podem ser temporários ou

permanentes:

a) Desfalques temporários: ocorre quando um funcionário se apossa de um bem da

empresa e não altera os registos da contabilidade;

b) Desfalques permanentes: ocorre quando um funcionário desvia um bem da

empresa e modifica os registos contabilísticos, de forma que os activos

existentes concordem com os valores registados na contabilidade.

Almeida (1996) esclarece que o funcionário poderia utilizar de artifícios para modificar

os registos contabilísticos:

Debitar despesa ou receita e creditar a conta do activo correspondente;

Subavaliar os débitos ou super avaliar os créditos na conta do activo correspondente e

subavaliar os créditos em conta de receita ou super avaliar os débitos em conta de

despesa ou provisão: mediante erros de somas ou transporte de valores desde o

12 CAVALHEIRO, B. J; FLORES, C. P. A Organização do Sistema de Controle Interno Municipal. P. 38-40

36

documento - suporte da transacção até o razão geral, mediante erros de somas na

apuração do saldo das contas do razão geral.

2.8 – Controlo Interno de Detenção e Prevenção

Os controlos internos podem ser divididos em duas categorias: controlos detectivos e

controlos preventivos.

Para Attie (1986), os controlos detectivos são aqueles que têm como objectivo detectar

a ocorrência após o facto ter ocorrido. Enquanto os controlos de prevenção ou

preventivos são aqueles que têm como objectivo principal evitar a ocorrência do facto

irregular. São alguns exemplos de controlo detectivos: a verificação dos relatórios

financeiros e gerenciais e as diferenças entre os valores reais e orçados, a conciliação

dos saldos bancários, conferência no consumo de matérias-primas em relação a sua

aquisição, averiguação das contas de clientes e dos saldos credores (ATTIE, 1986).

Em relação às limitações do controlo interno, Almeida (2003) relaciona os factores de

risco de erro ou fraude por conta de funcionários que não estão adequadamente

treinados para seguir as normas impostas pela empresa ou o conluio na aquisição de

bens da empresa, assim como a negligência na realização de suas tarefas, o que impede

a eficiência do controlo, levando a gestão a resultados negativos.

Os controlos de prevenção têm por finalidade impedir que os erros ou anormalidades

aconteçam durante o processamento das actividades (ATTIE, 1986).

Ainda segundo Attie (1986) a utilização dos controlos preventivos tem como principal

vantagem, a redução de custos, já que evita a repetição de um processo já finalizado.

Tornando-os, também, mais eficientes do que os controlos detectivos.

São exemplos de controlos de prevenção, citados por Crepaldi (2004): análise das

demonstrações financeiras, confirmação de limite para crédito a clientes antes de

aprovar o facturamento, determinação de uma pessoa em particular para classificação

contabilístico e averiguação por parte de um funcionário da portaria das facturas e

mercadorias para expedição.

Além de possuírem funções distintas, os controlos de prevenção e detecção são

independentes, podendo ser aplicados em conjunto ou não, dependendo do interesse da

empresa.

37

2.8.1 – Responsabilidade

Para garantir a formalidade necessária ao controlo interno, os deveres de cada

colaborador ou sector da empresa devem ser estabelecidos através de manuais internos

de procedimentos. Esta medida assegura que todos os procedimentos de controlos sejam

executados, auxiliando na detecção de irregularidades e na apuração da

responsabilidade por eventuais falhas na realização das transacções da empresa.

O sistema contabilístico e de Controlo Interno é de responsabilidade da administração

da entidade, porém o auditor deve efectuar sugestões objectivas para o seu

aprimoramento, decorrentes de constatações feitas no decorrer do seu trabalho.

Vale lembrar que, mesmo figurando como responsável pelo controlo interno, a alta

administração deve estar sujeita aos procedimentos de controlo. Preservam-se, assim, as

características do sistema de controlo e facilita-se o entrosamento de todos os níveis

hierárquicos aos processos de controlo adoptados pela empresa.

Com relação aos procedimentos do controlo administrativo e contabilístico, a empresa

deve manter-se focada nas mudanças, pois elas podem fazer com que o sistema original

perca seu objectivo, necessitando de nova reavaliação.

2.8.2 Rotinas Internas

Todas as rotinas internas devem ser definidas no manual interno de procedimentos.

Fazem parte das rotinas, formulários internos e externos, instruções para o

preenchimento dos formulários, evidências das execuções dos procedimentos internos

de controlo.

A elaboração de um manual específico para as rotinas internas, cria um padrão de

comportamento que deverá ser adoptado por todas as pessoas envolvidas em cada

processo. Evita-se assim, informações desencontradas a respeito dos procedimentos

internos.

38

2.8.3 Segregação de Funções

Este princípio dos controlos contabilísticos consiste em proibir que um mesmo

funcionário tenha acesso tanto aos activos da empresa quanto aos registos

contabilísticos, pois essas duas actividades estão directamente relacionadas e não se

encaixam no sistema de controlo interno.

Os registos contabilísticos compreendem o razão geral e os registos inicial,

intermediário e final. O acesso a esses registos representa as pessoas que os preparam

ou manuseiam informações que servem de base para sua elaboração, em circunstâncias

que lhes permitem modificar os dados desses registos. Por exemplo, caso o funcionário

tenha acesso aos activos e registos contabilísticos, ele poderia desviar fisicamente o

activo e baixá-lo contabilisticamente para a despesa, o que levaria a ocultar

permanentemente essa transacção.

Segundo Attie (1992), a segregação de funções reduz tanto o risco de erros humanos

quanto o risco de acções indesejadas. São exemplos de funções que devem ser

segregadas: contabilidade e conciliação, informação e autorização, custódia e

inventário, contratação e pagamento, administração de recursos próprios e de terceiros,

normatização e fiscalização (auditoria).

Se duas partes de uma transacção são processadas por diferentes indivíduos, cada um

deles tem a oportunidade de ver a actuação do outro. A segregação de funções torna-se

uma importante barreira para a ocorrência da fraude, porque passa a ser necessária a

participação de pelo menos dois funcionários para que o acto fraudulento seja

executado.

2.8.4 – Confronto dos Activos com os Registos

Os activos, sejam eles administrativos ou operacionais, devem receber especial atenção

quando da elaboração dos controlos internos. Possuem, geralmente, alto valor e

frequentemente estão à disposição de terceiros por longos períodos. São, portanto,

passíveis de falhas no registo ou fraude.

39

A empresa deve manter procedimentos periódicos de confronto dos activos em poder de

terceiros com o registo contabilístico com o objectivo de detectar irregularidades no

registo ou uso do activo em questão.

Os principais problemas na obtenção de controlo interno sobre os bens do activo fixo se

relacionam com a redução das possibilidades de erro em distinguir entre activo e

despesas. Há ainda a possibilidade de que as operações sejam lançadas sem autorização

e que as receitas de vendas de bens activos baixados sejam desviadas.

São exemplos de confronto dos activos com os registos contabilísticos: conciliações

bancárias e reconciliações em determinadas datas base; contagem física dos títulos e

posterior comparação com o saldo da conta de investimentos; contagem de caixa e

posterior comparação com o razão contabilístico; contagem física dos bens em stocks e

do activo imobilizado, e posterior comparação com os saldos das respectivas contas.

O controlo sobre os activos pode ser feito, também, através de autorizações que

permitam o uso controlado do bem em questão.

No caso dos activos financeiros, como caixa, conta corrente e notas promissórias, os

procedimentos devem manter o mesmo rigor. Algumas ferramentas de controlo são:

colocação do caixa da empresa em local muito restrito e manter títulos, promissórias e

outros documentos a receber sempre no cofre.

2.8.5 – Amarração do Sistema

Um sistema de controlo interno amarrado permite que uma área controle a outra,

dificultando a ocorrência de fraudes. Isso ocorre no momento em que uma operação

passa a ser registada em dois ou mais momentos, por pessoas diferentes. Com um

sistema devidamente amarrado, essa operação é controlada a cada momento em que um

registo é inserido no sistema.

O sistema de controlo interno deve ser estruturado de modo que sejam lançadas apenas

transacções autorizadas, com valores correctos e dentro do respectivo período de

competência.

Ainda segundo Almeida (1996), a amarração do sistema exige que sejam tomadas

determinadas providências, tais como: conferência independente do registo das

transacções contabilísticas; conferência independente dos cálculos; conferência da

40

classificação contabilística de todos os registos finais por um contabilista experiente; as

rotinas internas de controlo devem ser determinadas de modo que um sector confira o

outro de forma sistemática.13

13 ALMEIDA, Willian. Auditoria Interna. São Paulo: Atlas, 1992.p. 54-64

41

CAPÍTULO III : O CONTROLO INTERNO E SUA

IMPORTÂNCIA PARA A MELHORIA DA GESTÃO

EMPRESARIAL

42

3. O Controlo Interno e sua Importância para a Melhoria da Gestão Empresarial

3.1-Componentes do um Sistema de Controlo Interno

As características de processo adjudicadas em conceito do controlo interno referem que

seus elementos se entregam entre si e implementam de forma inter-relacionada

influenciados pelo estilo de direcção.

Segundo AICPA na ISA 315, vem estabelecer normas relativamente à obtenção de

compreensão sobre a entidade e o seu ambiente, nomeadamente "o seu controlo interno

e avaliar os riscos de distorção material numa auditoria de demonstração financeira",

compreende, quanto ao controlo interno.

O controlo interno conta com cinco componentes inter-relacionados, derivados do estilo

de direcção do negócio e integrados no processo de gestão. As definições dos

componentes do controlo interno com um enfoque estratégico no desenvolvimento das

entidades, devem incluir normas ou procedimentos de carácter geral para ser

considerados no desenho dos sistemas do controlo interno em cada entidade,

acompanhados de critérios de controlo e de avaliação em algumas áreas da organização.

Os componentes são:

Ambiente do controlo;

O processo de avaliação de risco da entidade;

O sistema de informação, incluindo os processos de negócios relacionados,

relevantes ao relato financeiro e comunicação;

Actividade do controlo;

Monitoração de controlos.

3.1.1-Ambiente de Controlo

O ambiente de controlo inclui as atitudes, conhecimento, e acções da gerência e dos

encarregados dos supervisores respeitantes ao controlo interno da organização e a sua

importância na mesma. O ambiente de controlo também inclui as funções de gestão e

estabelece o princípio de uma organização, ao influenciar a consciência de controlo das

suas pessoas. É o fundamento para controlo interno eficaz, proporcionando disciplina e

estrutura.

43

O ambiente de controlo relacionado com as atitudes e acções dos líderes, os titulares

subordinados e demais funcionários da instituição, seus valores e o ambiente no que

desempenham suas actividades dentro da instituição servem como fundamento para a

operação bem-sucedida de outros componentes e o sistema como um todo.

O ambiente de controlo interno engloba os seguintes elementos:

Comunicação e reforço de integridade e valores éticos;

Compromisso com a competência;

Participação de encarregados das secções;

Filosofia de gestão e estilo operacional;

Estrutura organizacional;

Atribuição de autoridade e responsabilidade;

Políticas de recursos humanos e a respectivas práticas.

3.1.2 O Processo de Avaliação de Risco da Entidade;

"O processo de avaliação do risco da entidade é o seu processo para identificar e

responder a riscos e a respectivas consequências. Para finalidades de relato financeiro, o

processo de avaliação de risco da entidade inclui como a gerência identifica os riscos

relevantes à preparação de demonstrações financeiras que apresentem uma imagem

verdadeira e apropriada (ou apresentem apropriadamente, em todos os aspectos

materiais) de acordo com a estrutura de relato financeiro aplicável à entidade, estime o

seu significado, avalie a probabilidade da sua ocorrência e decida sobre as acções para

geri-las. (...) Os riscos relevantes ao relato financeiro incluem eventos e circunstâncias

externos e internos que possam ocorrer e adversamente afectar a capacidade de uma

entidade iniciar, registar, processar e relatar dados financeiros consistentes com as

asserções da gerência nas demonstrações financeiras." (Apêndice 2 - ISA 315)

Os ricos podem surgir ou alterar-se devido a: Alterações no ambiente operacional; novo

pessoal; sistemas de informação novos ou revistos; rápido crescimento; tecnologia

nova; modelos de negócio, produtos ou actividades novos; reestruturações de

sociedades; expansão de unidades operacionais no estrangeiro; novas tomadas de

posição contabilísticas.

44

3.1.3 O Sistema de Informação, Incluindo os Processos de Negócio Relacionados,

Relevantes ao Relato Financeiro e Comunicação;

"O sistema de informação relevante aos objectivos de relato financeiro, que inclui o

sistema de relato financeiro, consiste dos procedimentos e registos estabelecidos para

iniciar, registar, processar e relatar as transacções da entidade (assim como eventos e

condições) e para manter responsabilidade perante, pelos activos relacionados, passivos

e capital próprio (...) A comunicação envolve proporcionar compreensão dos papéis

individuais e responsabilidades relacionados com o controlo interno para além do relato

financeiro. Isso inclui a extensão até que o pessoal compreende como as suas

actividades no sistema de informação de relato financeiro se relacionam com o trabalho

de outros e os meios de relatar excepções a um nível mais elevado apropriado dentro da

entidade. Canais de comunicação abertos ajudam a assegurar que excepções são

relatadas e sobre as quais se agiu." (Apêndice 2 - ISA 315)

Os manuais de políticas, contabilidade e de relato, memorandos e acções da gestão, são

um forma de comunicação que seja feita seja electrónica, oralmente ou pelas próprias

acções da gestão.

3.1.4 Actividades de Controlo;

"As actividades de controlo são as políticas e procedimentos que ajudam que as

directivas da gestão sejam levadas a efeito." (Apêndice 2 - ISA 315)

As mais relevantes podem ser classificadas como políticas e procedimentos que se

relacionam com revisões de desempenho; processamento de informação; controlos

físicos; e segregação de deveres.

3.1.5 Monitorização de Controlos.

"A monitorização de controlos é um processo de avaliar a qualidade do desempenho do

controlo interno no decorrer do tempo. Envolve avaliar a concepção e operação de

controlos numa base tempestiva e tomar acções correctivas necessárias. A

monitorização é feita para assegurar que os controlos continuam a operar com eficácia

(...) As actividades de monitorização podem incluir usar informação provinda de

45

comunicações de partes externas que podem indicar problemas ou salientar áreas com

necessidade de melhoramento. Os clientes corroboram implicitamente os dados de

facturação ao pagar as suas facturas ou reclamar acerca dos seus encargos.

Adicionalmente, os reguladores podem comunicar com a entidade no que respeita a

questões que afectem o funcionamento do controlo interno, por exemplo, comunicações

respeitantes a exames por agências reguladoras de bancos. Também, a gerência pode

considerar comunicações relacionadas com o controlo interno provindas de auditores

externos ao executarem actividade de monitorização."

Esta divisão nestes cinco componentes permite ao auditor considerar como é que cada

um destes cincos aspectos do controlo interno de uma entidade pode afectar a auditoria.

3.2 Principais Problemas Relacionados com o Controlo Interno

No quadro 6 são apresentados os principais problemas relacionados a controlo interno.

46

Quadro 6 - Problemas Relacionados a Controlo Interno.

Principais Problemas Relacionados a Controlo Interno

Existência de conluio de funcionários na apropriação e desvio de bens da empresa.

Ocorrência de erros em virtude de falta de informação e instrução de funcionários.

Ocorrência de erros causados por negligência de funcionários na execução das tarefas diárias.

Maior exposição à fraude.

Penalidades impostas pelos órgãos regulamentadores e normalizadores.

Publicidade desfavorável, na medida em que erros contabilísticos e fraudes internas possam

ser noticiados pela imprensa.

Redução de investimentos e queda do valor das acções no mercado.

Fonte: Adaptado de Nascimento (2009, p. 126)

3.3 Vantagens e Desvantagens da Implementação do Controlo Interno nas

Empresas.

3.3.1 Vantagens

Um controlo interno adequado é aquele estruturado pela administração e que possa

propiciar uma razoável margem de garantia que os objectivos e metas serão atingidos de

maneira eficaz, eficiente e com a necessária economicidade. Nesta ordem de ideias,

podemos apresentar as seguintes vantagens do controlo interno:

Os seus relatórios fornecem segurança aos Administradores;

47

Evitam fraudes ou erros involuntários;

Fornece informações para a tomada de decisões etc.

3.3.2 Desvantagens

O controlo interno em uma empresa é susceptível a falhas e erros provocados pela falta

de concepção dos procedimentos ou por fraudes com intuito de causar prejuízos à

entidade. Controlos internos que não são eficientes podem gerar efeitos inversos,

ocasionando danos às organizações.

Boynton, Johnson & Kell (2002) defendem que as desvantagens inerentes aos

controlos internos são:

a) Erros de julgamento por informações inadequadas;

b) Falhas devido à falta de entendimento;

c) Conluio de indivíduos com intuito de alguma vantagem;

d) Actos praticados pela administração com objectivos ilegítimos.

3.4 Custo X Benefícios da Implementação de um Sistema de Controlo Interno

Adequado

Os controlo internos devem ser planeados e implementados visando um nível

satisfatório de segurança, observando os benefícios, os possíveis riscos e os respectivos

custos de manutenção.

Desde a implementação do sistema de controlo deve-se ter a compreensão das metas a

serem alcançadas, pois quanto melhor for seu planeamento, menor serão os custos com

as mudanças e variações de volume que se apresentam.

Sendo uma decisão estratégica, a determinação do sistema de controlo interno da

empresa, exige uma ponderação e análise em relação aos seus custos. Porem pensar

exclusivamente nos custos, tem levado ao insucesso muitas organizações.

Apesar da dificuldade de mensuração dos benefícios, o importante não é a redução

isoladamente dos custos e sim a mais adquada relação custo x benefício da

implementação do sistema a ser adoptado.

48

3.5 -Limitações do Sistema Controlo Interno

Numa empresa que existe o sistema de controlo interno não significa que a mesma

esteja completamente segura de não ocorrências de erros, irregularidades fraudes,

distorções, etc. A implementação e revisão do sistema de controlo interno são uma das

mais importantes responsabilidades do órgão de gestão a nível de empresas.

Por muito bem que esteja implementado, estruturado, desenvolvido e mantido o

processo de controlo interno não significa que o mesmo permita oferecer uma razoável

certeza acerca do cumprimento dos objectivos acima enunciados, nomeadamente no que

respeita a eficiência e eficácia (rendimento) das operações, confiança nas

demonstrações financeiras e conformidade com as leis e regulamentos. Isto porque o

risco de ocorrência de irregularidades, fraudes e distorções não deixa de existir apenas

porque foi estabelecido um sistema de controlo interno, na medida em que existem

diversos factores que podem distorcer e limitar todo o processo; tais como:

As transacções pouco usuais;

A relação custo/benefício;

A dimensão da empresa;

A existência de erros humanos, conluio e fraudes;

Não interesse por parte do órgão de gestão na manutenção de um bom sistema

de controlo;

A utilização da informática.

3.5.1 As Transacções Pouco Usuais

Um sistema de controlo interno é implementado para prever transacções correntes,

limita-se quando as vezes as transacções pouco usuais escapam a qualquer tipo de

controlo.

49

3.5.2 A Relação Custo-Benefício

Na relação do custo e/ou beneficio a nível de gestão, implementa-se um sistema de

controlo interno quando a empresa incorra a custos, os quais avolumarão a medida que

se pretender refinar o sistema.

É necessário haver uma relação directa entre os objectivos de benefícios que a entidade

pretende atingir com a implementação de um sistema de controlo interno e a segurança

razoável que este poderá proporcionar. Neste caso deverá fazer um juízo sobre a

materialidade, complexidade das operações, dimensão e natureza da entidade e a própria

natureza do negócio, para além de eventuais exigências legais e refutatórias.

3.5.3 A Dimensão da Empresa

A nível da gestão, a segregação de funções será muito mais difícil de atingir numa

empresa com dimensão menor, do que numa empresa com dimensão maior. Ou seja, o

sistema de controlo interno limita-se a sua implementação, quando uma empresa possui

um numero reduzido de trabalhadores do que numa onde o numero de trabalhadores é

maior.

3.5.4 A Existência de Erros Humanos, Conluio e Fraudes

Há riscos a nível de controlo interno na competência das pessoas que pode ser afectada

pela negligência, falta de cuidado e distracção postas na execução das suas tarefas como

pela não compreensão das instruções e pela prática de erros de apreciação ou

julgamento. Se os trabalhadores numa empresa, sobretudo a nível do topo estratégico

não forem competentes nas suas funções e moralmente integras, o sistema de controlo

estará forçosamente falível.

É importante saber que a falta de integridade moral pode conduzir ao conluio e

consequentemente á pratica de actos fraudulentos os quais são mais difíceis de detectar

quanto mais os intervenientes se encontrarem em posições hierárquicos superiores.

Estes aspectos negativos são muito mais propícios de acontecerem numa empresa com

um fraco controlo interno do que numa situação inversa.

50

3.5.5 Não Interesse por Parte do Órgão de Gestão na Manutenção de um Bom

Sistema de Controlo;

Por vezes a gestão, mais preocupada com a contenção de custos e na ausência de uma

cultura de gestão de controlo, não encontra motivação para a implementação de um bom

sistema de controlo interno e nem promove acções nesse sentido, outras vezes é porque

a própria gestão não esta interessada em garantir que a informação prestada aos

accionistas e restantes não seja íntegra, verdadeira e apropriada para que eles não

possam fazer um juízo fundamentado sobre o valor da entidade.

3.5.6 A Utilização da Informática.

Com a evolução operada na indústria dos computadores resultam uma grande

capacidade da unidade central de processamento, dá a possibilidade de acesso directo e

sequencial a memórias auxiliares, com enorme diversidade dos meios de entrada e saída

dos dados e capacidade de ligação, em tempo real com equipamento de processamento.

É importante o gestor e os auditores internos conhecem as técnicas do processamento

electrónico de dados informático, não limitando-se em apenas á utilização de

procedimentos de auditoria ao redor do computador, sendo que a utilização da

informática, levanta vários problemas em termos do sistema de controlo interno:

Este existe por causa da concentração de funções e conhecimento, visto que a

nível da informática cria segregação de funções, sendo um mesmo individuo

desenvolve varias tarefas;

Cria concentração de programas e dados, isto porque um computador pode

conter vários programas e organizar vários dados;

Ausência de suporte documentais de entrada ou seja inputs, as vezes o utilizador

do computador pode introduzir um dado sem documento;

Cria dificuldade na identificação do circuito documental;

51

Ausência de outputs de controlo visíveis. Esta limitação são saídas de arquivos,

visto normalmente os documentos são impressos e podem sair várias vias na

possibilidade de não identificar o documento original;

Dificuldade de controlar o acesso de dados e programas;

Vulnerabilidade do suporte de armazenagem de dados, nesta limitação mede-se

o problema dos vírus e atendendo esta situação há que se fazer back-ups

permanentes.

3.6 Importância das Organizações que Possuem um Sistema de Controlo Interno

O Adibra (1992, p.50), faz uma alusão da importância das organizações possuírem um

sistema de controlo:

Um controlo interno adequado é aquele estruturado pela administração e que possa

propiciar uma razoável margem de garantia que os objectivos e metas serão atingidos de

maneira eficaz, eficiente e com a necessária economicidade.

Essas ideias nos permitem concluir que a importância de um sistema de controlo interno

suportar primordialmente a gestão patrimonial das organizações e buscando, acima de

tudo, a manutenção de um resultado satisfatório e adequado. O sistema de controlo é de

forte contribuição para o estudo de alguns tipos de cenários. Os registos históricos

possibilitam dados para modelagens que permitam simulações de resultado

contemplando perspectivas inflacionárias, sazonais ou mercado lógicas. Sem uma base

confiável de registos, o planeamento empresarial é dificultado, pois não há informações

históricas.

O planeamento estratégico utiliza números históricos de desempenho da organização, o

sector que está inserida e a realidade da economia, além de produzir análises de

fraquezas, forças, ameaças e oportunidades. Um sistema de controlo interno pode suprir

o planeamento estratégico com as informações internas.

Outro facto que favorece a implantação de um sistema de controlo interno é a prática

administrativa de descentralização e o sucesso das empresas de capital forte. À medida

que esse processo de descentralização aumenta, o controlo ganha cada vez mais

importância para os níveis do planeamento estratégico. O alto crescimento das

organizações representa situações diferenciadas de retorno e complexidade. Portanto é

52

visível que com o aumento das organizações o aprimoramento e intensificação do

sistema de controlo interno se torna essencial.

O sistema de controlo interno possui uma grande relevância social para as empresas

multinacionais ou transaccionais visto seu poder político e económico. Conclui-se,

portanto, que as organizações que possuem um capital forte deveriam possuir um

sistema de controlo interno forte também, não somente no interesse de seus accionistas,

mas também no interesse social relacionado.

Embora apenas cerca de 15% das empresas sejam sociedades anónimas, esta é a forma

dominante de organização empresarial. Responde por aproximadamente 90% das

receitas e 80% dos lucros líquidos. Uma vez que as sociedades anónimas empregam

milhões de pessoas e possuem milhares de accionistas, suas actividades afectam a vida

de todos.

53

Conclusões

Durante a pesquisa, podemos compreender que:

1. O Controlo interno é um instrumento de extrema importância para as

organizações, pois estes permite aos gestores a desenvolver o seu trabalho com

eficiência.

2. O trabalho do controlo interno favorece o alcance de níveis excelentes de

desempenho empresarial e transmite aos seus accinonistass, a certeza de que os

recursos estão sendo bem aplicados;

3. O controlo interno está pulverizado por toda a organização, sob as mais diversas

formas, e em níveis diferentes de importância, pois se o controlo interno

operacional falhar, até ser corrigido, talvez não tenha havido tanto prejuízo para

a empresa, enquanto que se falhar o controlo estratégico ou directivo, o preço

pode significar a falência da própria organização;

4. O controlo representa uma fonte relevante para informar e suportar as decisões

dos gestores;

5. A falta de competência, compreensão e capacidade dos colaboradores para

desenvolver a actividade controlo interno torná-lo-á falível, independentemente

da sua robustez e sofisticada tecnologia.

6. O gestor munido de um controlo interno possui maior probabilidade de acertar

continuamente o processo decisórios e atingir eficácia almejada da empresa; seja

sob lucro ou sobrevivência com agregação de valor ao negócio:

7. O trabalho apresenta argumentos que entendem que o controlo não é só um

suporte decisório importante, mas também é possível vislumbrar um veículo do

controlo interno e eventos de descontinuidade empresarial, baseando-se na

literatura de controlo disponível;

8. O estudo realizado cumpriu o objectivo proposto de analisar a importância do

controlo interno;

54

Recomendações

Recomenda-se que:

1. O controlo interno não seja visto como a totalidade de tudo o que acontece na

empresa, mas que a definição de controlo interno seja configurado como uma

figura verdadeira, onde a norma fica bem definida, no contexto interno, ou seja,

que ele seja o veículo de divulgação dos controlos estabelecidos pela

organização, cabendo ao sistema normativo como um todo, o “status” de

controlo interno;

Devido a delimitação do presente trabalho, recomenda-se para as futuras pesquisas

relacionadas ao tema controlo interno, envolvendo:

a)- Comparação de custos de manutenção de controlos de observância (controlo

externo) e custos de controlos interno.;

b)- Motivos que levam as empresas a detestarem os controlos;

55

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