Escola de Relações Públicas – ESURP Programa de Pós-GraduaçãoSecretariado Executivo na Gestão Empresarial Prof (a). Danielly Pontes

A IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES PARA AS

EMPRESAS

Ana Daniela Barbosa Ferreira ¹ Danielly Pontes ²

Escola de Relações Públicas – ESURP Recife/PE

RESUMO

Este artigo destaca alguns aspectos principais dos sistemas de informações que são de fundamental importância no auxílio de uma organização a ser mais eficiente e ágil na gestão de suas informações. Aspectos e técnicas que fortalecem o sistema de informações gerenciais nas empresas, alguns aspectos das decisões, esquema básico do sistema de informações e estruturação dos relatórios gerenciais são os principais termos relacionados à aplicação de tecnologia de informação nas empresas.

Palavras-Chave: Sistemas de Informações. Processos decisórios. Planejamento. Gestores. Descentralização. Capacitação.

1. INTRODUÇÃO

Não é uma tarefa fácil avaliar qual o benefício de um sistema de

informações para uma empresa, ou seja, a melhoria no processo decisório.

Com o crescimento diário de informações que os gestores precisam

administrar é necessária, quase uma obrigação, a utilização dos sistemas de

informações para gerenciar e filtrar os dados recebidos e transformá-los em

informações úteis e adequadas para a organização. O mundo vive em

constante mutação de ideias. A cada minuto surge uma nova concepção de

assuntos diversos, e para isso, as empresas necessitam dessas informações

para sobreviver e crescer no mercado de trabalho.

É de grande importância que essas informações propiciem e

identifiquem os problemas e as necessidades organizacionais nos vários

níveis da empresa – estratégico, tático e operacional - assim como

subsidiem a avaliação do impacto das diversas decisões que serão tomadas

1____________________________________ ¹ Graduada em Secretariado Executivo e Pós-graduanda em Secretariado Executivo na Gestão Empresarial pela Esurp. ² Professora Graduada em Relações Públicas e especialista em Assessoria de Comunicação, ministra a disciplina Sistemas de Informações e as Novas Tecnologias na Esurp.

pelos gestores das empresas.

2. A IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES (SI) PARA AS

EMPRESAS

Administrar de forma correta as informações é fundamental para o

sucesso, pois, com base nelas os executivos podem decidir o rumo da

empresa. Segundo Oliveira, Sistema de Informação

É o processo de transformação de dados em informações. E, quando esse processo está voltado para a geração de informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa, diz-se que esse é o sistema de informações gerenciais. (OLIVEIRA: 2007, p. 25)

O SI coleta, processa, armazena, analisa e propaga informações com

um determinado objetivo dentro de um contexto (dados, instruções,

relatórios, cálculos).

Para um melhor entendimento, é necessário compreender que as

informações surgem a partir de dados organizados e processados de forma

que valorize as atividades da empresa permitindo, assim, que os gestores

tenham mais facilidade na hora de tomar decisões para realizar com

excelência seu trabalho. Sabemos que a detenção e controle da informação

são fundamentais para o sucesso de qualquer que seja a atividade de uma

empresa.

O Sistema de Informação traz alguns benefícios para as empresas,

como por exemplo:

Reduz os custos das operações;

Acesso mais rápido às informações, auxiliando na elaboração de

relatórios;

Excelência nos serviços realizados, facilitando e conseqüentemente

aumentando a produtividade (automatização)

Agilidade no processo de tomada de decisões;

Maior interação entre os tomadores de decisões;

Melhoria na estrutura organizacional e métodos administrativos,

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facilitando o fluxo de informações;

Proporciona mais poder para aqueles que entendem e controlam o

sistema;

Descentralização das decisões nas empresas (o poder de decisão

não fica sob responsabilidade de um só);

Torna a empresa de maneira geral pró-ativa.

Para Oliveira (2007), “Uma grande vantagem do SI de sua utilização é

o fato de que propicia um quadro de referências, com base no qual se pode

desenvolver uma análise e se ter uma visão abrangente do sistema de

estudo”.

2.1 Aspectos e Técnicas que Fortalecem os Sistemas de Informações

Gerenciais nas Empresas

É importante que alguns aspectos sejam observados para que as

empresas possam utilizar as vantagens básicas do SI, são elas:

É de grande importância que tanto os executivos como os

profissionais tenham um bom conhecimento da utilização do

Sistema de Informação. Dessa forma eles aperfeiçoam seus

resultados de forma homogênea;

Capacitação dos profissionais envolvidos é fundamental. Não terá

resultados esperados, implantando um SI, se eles não forem

corretamente capacitados;

É imprescindível que os executivos saibam identificar a necessidade

de informações, para que o sistema seja alimentado de maneira

correta e conseqüentemente funcionar de forma desejável;

A habilidade dos executivos da empresa para tomarem decisões

com as informações que possuem. (intitulado, centro nervoso do

SIG);

Trabalhar em conjunto com o planejamento estratégico, tático e

gerencial;

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Conhecer e confiar no SI (é adquirido com o treinamento dos

usuários e administradores dos sistemas);

Utilizar diariamente o SIG, para criar um hábito de manuseio desse

sistema;

O Sistema de informação deve apresentar mais benefícios do que

custos;

Umas das técnicas mais utilizadas para a elaboração do SI é a Análise

Estruturada. Oliveira, afirma que análise estruturada de sistema

É uma técnica que consiste em construir, graficamente, um modelo lógico para o sistema de informações gerenciais, o qual permite que os usuários e analistas de sistemas, organizações e métodos encontrem uma solução clara e única para o sistema, de modo que este transmita as reais necessidades dos usuários. (OLIVEIRA: 2007, p. 30)

A análise estruturada do sistema, nada mais é que um diagrama geral

do fluxo de informações. Diante disso é preciso analisar alguns aspectos,

como:

Os Fatores Externos, que podemos chamar também de fatores não

controláveis pela empresa. Como exemplos podem ser considerados os

clientes, os bancos, os fornecedores.

O Fluxo de Informações entende-se como um sistema de

canalização pelo qual fluem todas as informações do sistema.

Os Processos podem ser considerados, como várias atividades

realizadas dentro do sistema considerado (identificação, descrição e

localização física).

Os Bancos de Informações são os chamados “armazéns” que retém

os dados e informações, podendo ter várias formas: disquete, fichário, uma

gaveta, ou seja, qualquer lugar que as informações possam estar guardadas

para uma possível consulta.

3. ASPECTOS DAS DECISÕES

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Optar pela alternativa errada pode ser catastrófico para uma

organização, por isso é muito importante que a empresa planeje suas ações

antecipadamente.

Para Chiavenato (2000) tomada de decisão é o “processo de análise e

escolha, entre várias alternativas disponíveis, no curso de ação que a

pessoa deverá seguir”. Portanto, é preciso ter muito cuidado ao coletar

dados para que não existam ruídos ou incoerências.

No Processo Decisório, podemos seguir a seguinte ordem:

1. Identificar o problema;

2. Analisar o problema;

3. Estabelecer soluções alternativas;

4. Analisar e comparar as soluções alternativas;

5. Selecionar a alternativa mais adequada;

6. Implantar a alternativa selecionada;

7. Avaliar a alternativa selecionada.

As Decisões podem ser Programadas e Não Programadas. As

Programadas são permanentes, rotineiras e muito repetitivas. As Não

Programadas se caracterizam pela novidade, implica a doação de medidas

específicas.

4. ESQUEMA BÁSICO DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

O SI permite que sejam realizadas as integrações entre as diversas

funções empresariais.

Podemos tomar como exemplo as seguintes áreas funcionais:

Administração de Marketing, Administração da Produção, Administração

Financeira, Administração de Materiais, Administração de Recursos

Humanos, Administração de Serviços e Gestão Empresarial.

Essas áreas subdividem-se em funções, em seu interior, ou seja,

trabalham correlacionadas para um bom funcionamento de uma empresa,

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assim alcançando resultados bem definidos. Do intercâmbio entre as

funções, formalizam-se as informações, surgindo assim um fluxo formal e

racional de informações da empresa. Nessa troca de informações, a idéia é

de alcançar maior competitividade, no sentido de que ocorra a otimização

dos recursos, o cumprimento dos prazos, a redução dos custos associados,

etc. Podemos assim com esse exemplo verificar as origens e os destinos

das informações.

Com base nas áreas funcionais, o analista de sistemas tem condições

de estruturar o trabalho de identificação, desenvolvimento e implementação

dos sistemas de informações gerenciais na empresa.

Podemos ter uma noção da abrangência do SI, com a figura1 abaixo:

5. ESTRUTURA DOS RELATÓRIOS GERENCIAIS

1 Figura disponível em: www.google.com.br6

É de grande importância a elaboração dos Relatórios Gerenciais, é

dessa forma, após as coletas das informações necessárias que o analista de

sistema poderá elaborá-las para apresentação de um feedback.

Existem alguns aspectos básicos para a elaboração desses relatórios,

são eles:

A- Números: eles sempre devem apresentar uma situação de relatividade

(percentual);

B- Gráficos: facilita o entendimento do assunto;

C- Comentários: para evitar algumas vezes, interpretações diferentes, são

válidos.

D- Decisões e Ações: ponto mais importante para a elaboração do relatório

gerencial. Faz com que o Executivo entenda melhor o procedimento.

E- Recursos: quantidades, tipos, qualidades, procedências.

F- Resultados: O momento mais esperado pelo executivo, que busca a

otimização dos resultados. Explicitá-los por meio das decisões e das

ações tomadas de acordo com as informações apresentadas (através de

números e gráficos).

6. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Esse artigo procurou mostrar brevemente os aspectos principais dos

sistemas de informações gerenciais, que são de fundamental importância

para a sobrevivência e o crescimento de uma empresa.

OS SI possuem uma capacidade gigantesca de processar um número

de dados simultaneamente, tornando a disponibilidade das informações

demandadas, praticamente on-line. Mas de pouco adianta esse potencial se

os sistemas (rotinas, processos, métodos) não estiverem muito bem

coordenados e analisados. Informatizar sistemas ruins traz novos problemas

e nenhuma solução, além de esconder as possíveis causas dessas falhas.

A eficiência dos sistemas não é medida pela informatização, mas pela

qualidade e eficiência dos métodos, assegurando a informação desejada,

confiável no tempo certo.

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Não é “moda”, as novas tecnologias que surgem devem ser vistas

como uma ferramenta, uma das formas de assegurar qualidade,

competitividade, redução de custos e principalmente, atender os desejos

necessidades dos clientes que são a razão de existir das empresas.

7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

7.1 BIBLIOGRAFIAS

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, organizações e métodos: uma abordagem gerencial. 17ª. Ed. São Paulo: Atlas, 2007.

LAUDON, Kenneth C. Sistemas de Informações Gerenciais: Administrando a Empresa Digital. São Paulo: Prentice Hall, 2004.

CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos novos tempos. São Paulo: Campus, 2000.

7.2 WEBGRAFIAS

http://www.cesec.ufpr.br/workshop2007/Artigo-17.pdf

http://paginas.fe.up.pt/~jmoreira/wwwsi/1999-00/seminario.pdf

http://www.arquitetura.eesc.usp.br/jornal/index.php/gestaodeprojetos/article/

viewArticle/57

http://www.bonde.com.br/bonde.php?id_bonde=1-14--1646-20050407

www.google.com.br

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