Especial REDUÇÃO DE CUSTOS

Abril 2012

Reduzir custos sem comprometer o crescimento!O grande desafio dos nossos dias e de sempre das empresas é o de reduzir custos sem comprometer o crescimento. Para isso é necessário desenvolver uma estratégia que maximize a eficiência dos processos de gestão da empresa.

Reduzir custos indiscriminadamente e sem qualquer tipo de estratégia pode ter consequências desastrosas. Por outro lado, iniciativas pontuais no sentido de reduzir os custos tendem a gerar resultados temporários.

É neste sentido que dedicamos assim esta newsletter ao tema da redução de custos nas organizações. Para isso es-colhemos alguns temas específicos que abordam estas áreas, bem como um programa de intervenção de “Combat” aos “desperdícios” das organizações.

Na última página evidenciamos como é hábito, o espaço de clientes, as notícias breves e sugestão de leitura.

Esperamos que esta edição seja do vosso agrado.

Reduza sem comprometer o futuro!

Rui Gonçalves / Administração

“Só nos lembramos de Santa Bárbara quando troveja”As preocupações com a redução de custos raramente se encontram no cimo das prioridades da gestão de topo de uma empresa quan-do tudo corre de feição. Mas assim que as condições se tornam adversas, as empresas, procuram imediatamente oportunidades de redução rápida de custos.

É amplamente sabido que a redução de custos, feita de forma sus-tentável, é uma das tarefas mais desafiantes numa organização. Mas duas questões se impõem logo à partida: 1) Por onde come-çar? 2) Qual a melhor abordagem?

Bem, devemos obviamente começar pelo princípio, ou seja, pela compreensão cabal da estrutura de custos. Perceber e controlar os custos operacionais é fundamental para melhorar a vantagem competitiva. Para que a empresa possa preservar e melhorar as suas margens no futuro, deve ser capaz de atuar sobre os custos de forma transversal à organização. Pode parecer simples, mas não é! Se fosse simples, não teríamos empresas sufocadas com a sua estrutura de custos. Neste momento o enquadramento é absolutamente favorável para o investimento num programa de redução integrada de custos. Vi-vemos um momento pautado pela crise económica, a pressão nos preços é cada vez mais acentuada, as dificuldades de financiamen-to são cada vez maiores e a rivalidade concorrencial está ao rubro. Estas tendências, entre outras, estão, obrigatoriamente, a forçar as empresas a repensar as suas estruturas de custos, pois as suas margens estão em permanente erosão.

Desenvolvemos o COMBAT, um programa de redução integrada de custos, para ajudar as empresas a melhorarem o desempenho dos seus negócios através da rápida identificação de oportunidades de redução de custos e da implementação de soluções eficazes.

A nossa metodologia garante uma abordagem eficiente e alinhada com os objetivos estratégicos da organização, de forma a prevenir a atuação em áreas que posteriormente se viriam a revelar contra-producentes para a organização, e situações em que os custos são

eliminados temporariamente para aparecerem algum tempo depois, sob outra forma na organização.

O COMBAT é conduzido por uma equipa de profissionais especia-lizados e experientes, que utilizam um conjunto de metodologias e ferramentas robustas, aplicáveis a todas as áreas funcionais e pro-cessos da sua organização.

Os nossos profissionais trazem consigo inúmeras vantagens: asse-guram a aplicação do conhecimento e da experiência acumulada e a disciplina metodológica que garante a implementação efetiva das ações; atuam de forma focalizada, identificando prioritariamente os custos mais significativos que não se encontram sob controlo (evi-tando o que muitas vezes acontece com os programas internos que facilmente dispersam para outras áreas irrelevantes); asseguram que os recursos necessários são alocados ao programa de redu-ção de custos e que permanecem dedicados ao mesmo (evitando o que tantas vezes acontece nos programas internos em que os colaboradores são rapidamente absorvidos pelas suas rotinas diá-rias); sabem que o sucesso de um programa de redução de custos requer a mudança de comportamentos. O que, por sua vez, requer a promoção do envolvimento proactivo das equipas de gestão e dos colaboradores no terreno para que todo o potencial de redução de custos possa ser aproveitado; garantem a documentação apropria-da das poupanças de forma a evitar que sejam absorvidas por ou-tras áreas de despesa.

O COMBAT é um projeto de risco nulo para o cliente, que permite uma rápida obtenção de custos através de uma abordagem transnacional e transprocessual, que garante o acompanhamento do cliente desde a fase de diagnóstico até à monitorização das medidas implementadas.

Se ainda não está convencido coloque a si próprio as seguintes ques-tões críticas: Necessita reduzir os custos da sua empresa? Examina de forma recorrente os custos das suas funções e dos seus processos? No último ano quais foram as medidas efetivas, robustas e concerta-das que a sua empresa implementou para reduzir os custos? Precisa saber, de forma precisa, como e quando os seus custos são gerados na empresa? Quer saber onde deve focalizar a sua atenção para que os seus esforços sejam eficientes? Julga que existem custos escon-didos na sua organização? Sente que a sua estrutura de custos com o pessoal está a ficar muito pesada, mas sabe que as reduções de pessoal nem sempre têm os benefícios prometidos? Precisa de quem o aconselhe sobre a melhor forma de proceder?

Temos uma equipa de profissionais experientes pronta a ajudá-lo, de acordo com as especificidades e particularidades do seu negócio! Contacte-nos.

Reduzir, ondesempre se pensou ser impossível

João MagalhãesKlim Consulting

Nuno TróiaGestão de Operações

VLM Consultores

O ambiente, segurança, energia e recursos humanos são habitualmen-te identificados como focos de despesa nas organizações. Contudo, em tempos de crise, se conseguirmos olhar para estes quatro vetores não como custos, mas como investimentos ou até proveitos, podemos chegar à conclusão que, a reflexão sobre os objetivos estratégicos das organizações, podem também passar por aqui.Muitas são as organizações que, ultimamente, adotando várias ferra-mentas de gestão, e visando a sustentabilidade, se têm apercebido disto mesmo. Existem vários pontos onde é possível atacar. Três questões surgem imediatamente: onde atuar, como atuar e qual o retorno expectável?

Onde atuar? Na otimização da utilização e desperdício das matérias-primas, energia, resíduos, na diminuição de acidentes de trabalho, doenças profissio-nais e absentismo. Ou ainda, na simplificação da gestão de objetivos, redução de documentação, utilização de ferramentas informáticas sim-ples e de rápida interação, que no seu todo, permitem às organizações minimizarem a utilização de recursos e tempo. Bem como, no controlo dos parâmetros e indicadores, que se evidenciem mais relevantes para um verdadeiro conhecimento da própria organização.

Como atuar? Recorrendo a equipas técnicas pluridisciplinares, altamente especiali-zadas, com formação, experiência e competência nas áreas referidas, potenciando a possibilidade de criar soluções de qualidade, persona-lizadas e compatíveis com a dimensão, complexidade e disponibilida-de financeira das organizações.

Qual o retorno expectável? Maior facilidade na obtenção de financiamentos, redução de processos de contraordenação, coimas associadas e despesas com advogados ou outros técnicos na defesa das mesmas. Maior eficiência na gestão integrada de todas as atividades desenvolvidas na organização.

Prendendo a atenção nestas questões consegue-se que estas áreas, sejam utilizadas em prol das organizações, promovendo a minimização de impactes ambientais e a redução dos riscos no posto de trabalho, sem encargos acrescidos, ao contrário do que acontece onde não exis-te esta consciencialização.

Se reconhece que possui uma organização pouco sistematizada: onde existem processos muito pesados, burocráticos, complexos, pouco cla-ros, que consomem recursos e tempo e não estão devidamente inte-grados com práticas de gestão sustentáveis, então, está na altura de os otimizar, dando o verdadeiro sentido à melhoria contínua. Conte connosco para implementar ou otimizar as suas práticas de gestão e para lhe demonstrar como poderá obter uma efetiva re-dução de custos.

Liliana SalmimSustentabilidade

VLM Consultores

Ana RodriguesSegurança no Trabalho

VLM Consultores

Reduzir custos na gestão de pessoasQuando as organizações se veem perante dilemas e desafios, tendo necessidades de controlo/ redução de custos, há uma me-dida que surge no topo da lista, como solução imediata: diminuir o número de colaboradores. No entanto, cedo se apercebem que esta medida, se implementada como solução pontual e pouco sus-tentada, terá resultados pouco eficazes e poderá mesmo dar azo a efeitos perversos.

Muitas vezes gerida através de decisões isoladas e pouco alinha-das com os objetivos e decisões da gestão ou com as necessida-des e flutuações do negócio, a gestão das pessoas vê-se envolta em desperdícios, processos redundantes e fraca sistematização. A disseminação destes processos por vários elementos da orga-nização leva a que sejam frequentemente operacionalizados por colaboradores sem formação adequada, sem a devida sensibiliza-ção ou mesmo sem autoridade para tomarem decisões relativas aos processos que estão a implementar.

Se é verdade que a redução de custos pode passar pela dimi-nuição de número de colaboradores, esta deve ser fruto de uma análise da estrutura da organização, para que não haja uma pe-nalização da produtividade que ponha em causa o sucesso da or-ganização. Por outro lado, se esta for uma medida reativa perante uma redução temporária de procura, poderá vir a sujeitar a orga-nização a custos de turnover elevados, derivados da necessidade de recrutamento, seleção e integração de novos colaboradores.

A gestão efetiva dos programas de formação e desenvolvimen-to deverá ser assegurada, de forma a controlar este processo e ajustar o seu custo/ benefício. Para tal, deverão ser tidos em conta alguns pressupostos, nomeadamente, a análise de necessidades

realizada com regularidade, a existência de diversas ferramentas de desenvolvimento que não apenas formação e o alinhamento dos planos com as necessidades reais da organização.

Num momento em que se procura a otimização de todos os re-cursos, também deverá ser aplicado este princípio à gestão das pessoas. Neste sentido, um sistema de gestão de desempenho eficaz é um aliado no alinhamento do esforço de cada um com os objetivos da organização, orientando os colaboradores, motivan-do-os e envolvendo-os.

Por último, não podemos esquecer que planos de compensação e benefícios adequados, que sirvam simultaneamente como recom-pensa de bons desempenhos e como fator motivacional, mas que estejam também adequados ao momento atual da organização, são fundamentais.

Através de uma análise transversal dos processos de gestão de pessoas, com vista à sistematização e otimização das práticas im-plementadas, será então possível um controlo de custos que os reduza e ajuste ao contexto real da organização.

Ana BernardesKlim Consulting

Qualidade & Lean Management: estratégias integradas para a redução de custosMantendo uma abordagem sistémica, sobre a identificação dos custos da qualidade de uma organização, é possível a definição de indicado-res com baixo grau de complexidade, que constituam boas ferramen-tas de decisão, para a gestão de topo e que sejam suportados por dados reais da organização.

A validade dos indicadores estabelecidos será muito dependente da fiabilidade dos dados a analisar e por este motivo, a recolha de dados deve ser, sempre que possível, correlacionada com o sistema de ges-tão contabilística da empresa.

A eficácia da redução dos custos da qualidade não deve ser obsessiva na busca pela precisão dos seus resultados, mas antes na aposta pela objetividade, simplicidade, fiabilidade e disponibilidade de dados que orientem a tomada de decisão.

A metodologia a estabelecer para a determinação do custo ótimo da qualidade deve considerar as etapas de: identificação dos custos da qualidade e sua classificação (custos de prevenção, custos de avalia-ção, custos com falhas internas e externas), recolha de dados para a monitorização de cada um dos eixos identificados, análise evolutiva dos dados e definição e implementação de ações de redução de custos.

Como estratégia para a redução de custos, a VLM implementa a Meto-dologia Lean Management. Este sistema de gestão é orientado para a rentabilização dos processos e respetivos fluxos produtivos.

A metodologia Lean Thinking ou Lean Manufacturing, assim designada pela primeira vez, por Womack e Jones, em 1996, surge então apoiada em várias ferramentas de simples aplicação que auxiliam na elimina-ção ou redução dos desperdícios, as atividades que não acrescentam valor na organização, desde a conceção à entrega de um produto ou serviço ao cliente.

A eliminação dos desperdícios assume um papel importantíssimo nas organizações, traduzindo-se inevitavelmente na redução dos custos de produção. Nesta procura pela eliminação de desperdícios das organi-zações, são selecionadas as ferramentas mais adequadas, de forma criteriosa e que não constituam elas próprias encargos acrescidos.

Desperdícios como: Tempo de Espera, Paragens por Falhas ou Ava-rias, Produção Não Conforme devido a Erro Humano ou do Equipa-mento Produtivo, Retrabalho… devem ser analisados e tratadas as suas causas, de modo a que a melhoria dos processos e a redução de custos seja uma realidade.

O objetivo final será retirar o máximo proveito de toda a implementação Lean, sendo a sua aplicação possível aos vários níveis, em qualquer tipo de organização, desenvolvendo desta forma a flexibilidade e po-tenciando a competitividade no mercado global.

Quer na área da Qualidade, quer na de Lean Management a VLM tem consultores especializados que o podem ajudar a conseguir melhorar os resultados da sua empresa.

Dina DominguesSustentabilidade VLM Consultores

Susana PintoGestão de Operações

VLM Consultores

Identificação eClassificação

de Custos

Análisede Dados

Implementaçãode Ações de

Redução de Custos

Recolha de Dados

Open Source: o que é que tenho a ver com isso?Quem não tem estado isolado da civilização nos últimos anos, já deve ter ouvido, ainda que fugazmente, a expressão Open Source ou Software Livre. Mas o que significa essa expressão e, mais im-portante ainda, o que tem isso a ver com o “meu” negócio?

Open Source, ou Software Livre, é um modo de licenciar o software que, contrariamente às licenças do chamado software proprietário, permite aos utilizadores usufruírem dos programas, mas também explorá-los, adaptá-los e copiá-los para quaisquer fins que julguem necessários.

De modo simplificado, ao usar um qualquer programa licenciado sob uma licença livre, não temos limitações de número de cópias que podemos instalar nem temos limitações ao número de utiliza-dores que o podem usar.

Alguns mitos comuns indicam que a utilização do software livre não protege os utilizadores de eventuais falhas pois “não há nin-guém” a quem pedir responsabilidades, que haverá muitos proble-mas na adaptação dos utilizadores a sistemas “pouco conhecidos” e assim por diante. No entanto, estes mitos são infundados e mui-tas vezes são resultado de manobras publicitárias e de marketing das grandes empresas de software (proprietário).

Claro que nem tudo são rosas, mas, com a ajuda de um parceiro competente e depois de um bom diagnóstico de necessidades, poderá efetivamente concluir-se que é viável optar por sistemas baseados em software livre em alternativa a soluções proprietá-rias, tipicamente mais dispendiosas.

O facto de um software ser Livre ou Open Source, não o torna gratuito. Pode haver custos de diversas ordens como instalação, formação e adaptação. No entanto, com este tipo de software os ganhos obtidos vão para além dos simples ganhos financeiros, pode ainda ganhar-se a nível de liberdade de ação no futuro, uma vez que os programas podem ser alterados de acordo com as necessidades do negócio. Também não existirá dependência exclusiva de um fornecedor que pode ou não garantir a manu-tenção dos programas, pois as licenças de software livre per-mitem que qualquer pessoa possa analisar e alterar o software.

Pedro RibeiroNetwork Concepts

Em resumo, o software livre representa um potencial muito interes-sante de redução de custos, dando garantias de futuro aos siste-mas de informação de suporte aos processos do negócio. Na atual conjuntura, estas serão as duas maiores razões para considerar um investimento neste tipo de sistemas. Potenciar o melhor retorno possível, dependerá do parceiro tecnológico escolhido, para estu-dar, alterar e implementar este tipo de soluções.

Marketing: Como gastar menos e fazer mais.Como em tudo existem dois lados. Um yin e um yang. Nas crises, nes-ta crise, não é diferente.

Vejo que hoje os empresários (finalmente!) tomaram consciência que devem perceber claramente qual a razão de ser e qual o impacto que advém dos seus investimentos em marketing e publicidade.

O “vamos àquela feira porque sempre fomos” ou “porque a concorrên-cia lá está”, o fazemos “10000 catálogos porque foi o que fizemos no ano passado”, foram substituídos por sábias questões: “Valerá real-mente a pena a presença naquela feira? Porque é que em vez de 10 000 catálogos impressos, em que 500 vão para aqueles clientes que não são rentáveis e outros 500 para aqueles que nunca compram, não faço parte online e parte impressa?”

As dificuldades fazem-nos pensar. Ou pelo menos pensar mais.

E pensar mais é muitas vezes perceber que o meio online está aí, não é tudo, é certo, nem será a solução para tudo, mas quando potenciado permite-nos chegar a mais gente e com custos mais reduzidos.

Mas atenção, o digital é apenas um meio de passar a mensagem. Se ela for relevante e transmitida de forma interessante e divertida será captada, senão nem lida ela será. Terá o mesmo efeito que os kilos de papel indiferenciado que recebo religiosa e diariamente na minha caixa-de-correio.

Tiago CastroDirector Geral

walk® move your brand.

Como fazer então para gastar menos e obter maior impacto com a comunicação da sua marca? Alguns passos importantes:

1. O que é que você realmente tem para comunicar? (e tem de ser uma coisa e uma coisa apenas – acredite, se conseguir que as pessoas entendam isso foi um sucesso)

2. Quem está do outro lado? (imagine-se nessa posição)

3. O que é que o fará agir? (remova todos os obstáculos que essa pes-soa pode encontrar, torne o processo o mais simples possível)

4. Qual o meio e forma mais criativa para o fazer?

Agora a parte boa (que também é má): Se você é um ser humano e não é multimilionário ou reformado não tem tempo. É um facto. Não tem tempo para ler o livro que pretende acabar há quase um ano, não tem tanto tempo como queria para os seus filhos ou para ir ao giná-sio. Ah, e além do tempo sobra-lhe pouca, muito pouca paciência para coisas chatas. Assim, quando fizer uma peça de comunicação da sua empresa pense se fosse você o cliente, e seja sincero, teria paciência para a ler?

Less is more. Sendo que o less tem de ser pensado para acrescentar valor e ser de facto more.

Está na altura de investir a sério em marketing desinvestindo.

Ficha TécnicaCoordenação geral Rui Gonçalves / Redacção Maria João Dinis / Design gráfico walk® / Tiragem 1500ex.

Propriedadevlmconsultores®

www.vlm.pt e vlm@vlm.ptt +351 234 378 610 f +351 234 378 619

Espaço a Clientes Espaço de Leitura

Breves- VLM Consultores distinguida com Estatuto PME Excelência 2011A VLM Consultores foi distinguida com o Estatuto PME Excelência 2011, uma iniciativa do IAPMEI que pretende reconhecer o mérito das pequenas e mé-dias empresas que evidenciam os melhores desempenhos no universo das PME Líder nacionais.É com grande satisfação que recebemos esta distinção que nos motiva a continuar a trabalhar e a dar o nosso melhor. A todos os que contribuíram para este reconhecimento, o nosso obrigado!

- Regulamento (UE) nº 1169/2011Foi publicado o Regulamento (UE) nº 1169/2011, relativo à prestação de infor-mação aos consumidores sobre géneros alimentícios. Informe-se com a VLM sobre as implicações deste regulamento na sua empresa.

Felicitamos os nossos clientes pela aprovação das suas candidaturas nos seguintes sistemas de incentivos de apoio:

POPH 2012 – Programa Operacional Potencial Humano, Tipologia de In-tervenção 3.2 – Formação para Inovação e Gestão:Irmãos Monteiro, S.A. / Supermercados Cortiço Dourado, S.A / Triperú - So-ciedade de Produção e Comercialização de Aves, S.A. / Soares & Simões, Lda. / Aquinos, S.A. / Eurotábua, S.A. / Avipronto - Produtos Alimentares, S.A. / Invivonsa, S.A. / Novaqui - Equipamentos e Mobiliário de Conforto, S.A. /Construtora Paulista, Lda. / Heliflex - Tubos e Mangueiras, S.A. / TV RIA - Sis-temas de Comunicação, Lda. / Aveicabo - Telecomunicações e Serviços, S.A / Metalusa, S.A. / Ecodeal - Gestão Integral de Resíduos Industriais, S.A. / Campoaves - Aves do Campo, SA / Lusiaves - Indústria e Comércio Agro-Alimentar, S.A. / Meigal Alimentação, S.A. / Irmãos Monteiro, S.A. / Comdalgel - Industria e Distribuição Alimentar, Lda.

SI Qualificação PMESinuta, S.A. / Porcel - Indústria Portuguesa de Porcelanas, S.A. / Heliflex - Tubos e Mangueiras, S.A. / Tensai Indústria, S.A. / Constálica - Elementos de Construção Metálicos, S.A. / Vesam Cold Form, Lda. / Ilhaplast - Sociedade Transformadora de Plásticos, S.A. / Inforlandia - Sistemas e Serviços de Infor-mática, Lda / SIFIDE / SISCOG - Sistemas Cognitivos, S.A. / Invivonsa, S.A.

SI I&DTWAVECOM - Soluções Rádio, S.A. / REDERIA - Innovation, S.A

PRODERIrmãos Monteiro, S.A

PAECPEInsidePipe - Engenharia e Serviços, Lda.

Aproveitamos ainda para felicitar a ELACONTA MADEIRA – Informática, Lda, Savinor - Sociedade Avícola do Norte, S.A e a WALK by WALK, Lda. pela certi-ficação dos seus sistemas de Gestão da Qualidade de acordo com o referencial NP EN ISO 9001:2008, CINCLUS - Planeamento e Gestão de Projectos, S.A, pela certificação do seus sistema integrado Qualidade, Responsabilidade Social e Recursos Humanos de acordo com os referenciais, NP EN ISO 9001:2008, SA 8000 e NP 4427:2004, a GROHE PORTUGAL - Componentes Sanitários, Lda. pela certificação do seu sistema de Segurança e saúde no trabalho de acordo com o referencial OHSAS 18001/NP4397 e a AVEICABO - Telecomunicações e Serviços, S.A pela certificação do seu sistema integrado da Qualidade, Ambiente e Segurança de acordo com os referências NP EN ISO 9001:2008, NP EN ISO 14001:2004 e OHSAS 18001/NP4397.

Os nossos parabéns e os desejos de que seja apenas mais uma etapa no processo de qualificação, melhoria de produtividade e inovação das vossas organizações.

“Decidir : conheça o processo de decisão dos líderes de sucesso”de Noel M. Tichy e Warren G. Bennis

Os momentos de crise são em regra aqueles que obrigam à tomada de decisões difíceis, muitas vezes com vista à redução dos custos. Pensando nisso e sabendo que tomar decisões criteriosas é a principal função de um líder de uma organização, apresentamos esta obra, na qual é apresentado um enquadramento para tomar decisões quando os riscos são altos e o caminho mais acertado não é, de todo, óbvio. Neste livro os autores mostram como se pode reconhecer o momento crítico antes

da tomada de decisão, quando é necessário alterar uma estratégia e também como depois se deve aplicar a decisão. Perante a ambiguidade, incerteza e exigências convergentes, a qualidade da decisão de um líder determina o destino de qualquer organização.

T. 234 290 290 / F. 234 290 299geral@aveirobusinesscenter.com

Um espaço de prestígio concebido a pensar no sucesso da sua empresa