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Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais
Março 2010
Cícero Fernandes Marques
Logística
Abastecimento
Produção
Distribuição
fluxo de mercadorias
fluxo de informações
Fornecedor Produtor Consumidor
Suprimentos Distribuição física
Cadeias de Suprimento
Adm Materiais
Suprimentos
• Seleção de materiais
• Seleção e avaliação de fornecedores
• Processamento das ordens de compras
• Recebimento
• Gestão de estoques de matérias-primas, peças de reposição etc.
• Armazenagem
• Atendimento aos usuários
Distribuição física
Seleção dos canais de distribuição
Processamento de pedidos dos clientes
Expedição
Transporte e definição de rotas
Embalagem de proteção
Gestão de estoques de produtos acabados
Armazenagem
Assistência pós-venda
Áreas de Materiais
Exemplo: Cadeia de suprimento de um hospital
Laboratórios farmacêuticos
Fabricantes de equipamentos, instrumentos e outros produtos hospitalares
Fabricantes de outros materiais de consumo
Distribuidores representantes
Hospital
Seleção de materiais
Aquisição
Recebimento
Armazenagem
Distribuição
etc
Usuários internos
Pacientes
1. Seleção de materiais, envolvendo atividades de especificação de materiais, padronização e definição de critérios para adotar novos materiais e substituir os que estão sendo usados.
2. Gestão de estoques, tendo entre as principais atividades a realização de previsões da demanda e a montagem e operação de sistemas de reposição de estoques.
3. Compras ou aquisições. Atividades voltadas para selecionar, avaliar e desenvolver fornecedores, negociar com eles, acompanhar as compras etc.
4. Armazenagem, cujas atividades básicas são recebimento, guarda, preservação, segurança e distribuição aos usuários internos.
Atividades de Suprimento
Atividades da Administração de Materiais
Armazenagem
Como guardar e distribuir aos solicitantes?
Compras
De quem comprar?Como comprar?
Gestão de estoques
Quanto e quando comprar?
Seleção de materiais
O que comprar?
Por material, entende-se qualquer coisa constituída por matéria, ou seja, qualquer coisa que possui massa. Os bens materiais podem ser classificados em bens de consumo e bens patrimoniais, sendo só os primeiros tratados integralmente pela administração de materiais. A administração de materiais lida com os materiais que circulam pela organização.
Bens Materiais
Uma vez adquiridos, porém ainda não utilizados, eles integram a conta Estoque no Balanço Patrimonial da organização, uma das contas que integram o ativo circulante. Enquanto a administração dos bens de consumo baseia-se na lógica da circulação dos fluxos, a administração dos bens patrimoniais baseia-se na sua permanência e conservação. Os bens patrimoniais integram o ativo imobilizado da organização e são objetos do que se denomina Administração Patrimonial.
Bens Patrimoniais
Os prestadores de serviços oferecem aos seus clientes um conjunto de bens tangíveis e intangíveis, constituindo um produto denominado estrutura produto-serviço. Onde não há mais nem produto puro e nem serviço puro, observa-se integração entre eles. Nos prestadores de serviço é constituído por serviços profissionais e pelos equipamentos (bens patrimoniais) e os suprimentos (bens materiais) que possibilitam a execução destes serviços.
Produto - Serviço
Estratégias de aquisição
• Verticalização
• Horizontalização
Verticalização
• Estratégia que prevê que a empresa produzirá
internamente tudo o que puder.
• Exemplo de Henry Ford
• Vantagens :
– independência de terceiros
• liberdade de mudar planos
• manutenção de “segredos” industriais
Verticalização
• Desvantagens:
– Maior investimento em instalações e equipamentos
– Imobiliza mais recursos
– Menor flexibilidade p/ alterar processos e
incorporar tecnologias novas
– flutuações de demanda
Horizontalização
• Estratégia de comprar de terceiros o máximo possível dos itens que compõem o produto final ou os serviços de que necessita.
• Vantagens:– Redução de custos– Maior flexibilidade e eficiência– Incorporação de novas tecnologias– Foco no negócio principal
Horizontalização
• Desvantagens:
– Menor controle tecnológico
– Deixa de auferir o lucro do fornecedor
– Maior exposição
Comprar ou Fabricar
• Conceito chave: CT = CF + CV x q
• CT = custo total
• CF = custo fixo
• CV = custo variável
• q = quantidade envolvida
Sistema Compras
Ficha doFornecedor
COMPUTADORPEDIDOS
RelatóriosOrdens de compra
Arquivo domaterial
comprado
Nome, endereço,instruções de
remessa
Arquivo dohistórico de
preços
Para as últimas5 - 10
compras
Inputs deinformações
Informaçãode controle
de inventário
Arquivo depedidos em
aberto
A Função Compra
• Finalidade de suprir necessidades de materiais ou
serviços, planejando nas quantidades e períodos
corretos
• Verifica o recebimento efetivo do que foi comprado
e providencia o armazenamento, quando necessário
• Garantir que todos os materiais necessários ao
processo produtivo estejam disponíveis e ser
repostos de forma a ter continuidade do processo
sem interrupções indesejadas
Administração de Compras - Objetivos
a) obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender
aos programas de produção
b) coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um
mínimo de investimento que afete a operacionalidade da
empresa
c) comprar materiais e insumos aos menores preços,
obedecendo a padrões de quantidade e qualidade
definidos
d) procurar dentro de uma negociação justa e honrada as
melhores condições para a empresa, e em bom termos
de pagamento
Organização de Compras
• Autoridade formal para compra• registro das compras realizadas• Registro das compras canceladas• registro dos preços• registro dos estoques e do consumo• registro dos fornecedores• Registro da avaliação dos fornecedores• arquivos e especificações dos materiais• arquivos de fornecedores, catálogos,
prestadores de serviços e outros.
Atividades de Compras• Definição de autoridade e limites para compras e
aquisições;• Documentação e registro das especificações dos materiais
cadastrados e composição para manufatura;• Documentação e registro das solicitação de materiais por
parte das unidades internas;• Identificação e seleção de fornecedores;• Arquivos de fornecedores, catálogos, prestadores de
serviços e outros.• Documentação e registro dos fornecedores e avaliação;• Documentação e registro das cotações recebidas;• Documentação e registro dos pedidos;• Registro das compras canceladas e motivo;• Documentação e registro dos materiais recebidos;• Registro dos estoques, localização e do consumo;• Outros registros e documentações (câmbio, tributação).
Atividades de Compras
Pesquisa Externa
• Estudo e análise dos materiais utilizados;• Estudo e análise do mercado e potenciais
fornecedores;• Identificação, análise e composição dos custos;• Análise dos fornecedores e capacidade operacional;• inspeção das unidades produtivas dos fornecedores;• Estudo para identificação e desenvolvimento de
fornecedores;• Estudo e pesquisa para o desenvolvimento de
materiais substitutos ou alternativos.
Pesquisa de Compras• Fundamental nos processos de compras;
• Objetivo é localizar materiais com a qualidade
certa, de fornecedores adequados, estudo
comparativo entre comprar ou fabricar
determinado item, estabelecimento de padrões,
entre outros, são atividades da pesquisa
• Acompanhamento dos novos desenvolvimentos
e tecnologias, bem como da estrutura
econômica dos fornecedores ativos da empresa
Atividades de Compras
Atividade de Compras
Processo de Aquisição
• Recepção e conferência das requisições de materiais;
• Identificação e análise de fornecedores;• Recepção, análise e comparação das cotações;• Decisão da compra e relacionamento com
fornecedores;• Negociação de contratos, quando for o caso;• Emissão de pedidos de compras e especificações;• Recepção dos materiais e confrontação com os
pedidos.
Atividade de Compras
Gestão de Compras
• Verificação dos níveis de estoques;
• Materiais com uso previsto e desnecessários;
• Observar se há materiais com risco de não
suprimento, de excesso e de obsolescência
de materiais;
• Otimização dos materiais estocados;
• Padronização de materiais, processos e
contendores.
Estratégia de Compras
• Nas organizações com diversas unidades fabrís,
deve-se analisar as opções mais otimizadas
visando compor a centralização ou não de
compras e armazenamento para todos ou
alguns materiais, bem como os critérios e
processos que deverão ser adotados e a
respectiva delegação de poderes para tal.
Descentralização de Compras
Benefícios
• Relacionamento com o mercado regional;
• Negociações mais ágeis e simplificadas;
• Menores distâncias a serem percorridas;
• Menores prazos da entrega dos pedidos;
• Menores riscos de ruptura de processo;
• Maior flexibilidade dos fornecedores.
Centralização de Compras
Benefícios
• Maiores volumes amplia a capacidade de
negociação;
• Possibilita a padronização dos materiais
recebidos;
• O controle de estoques torna-se
simplificado.
Estrutura Organizacional de Compras
Ambiente de Compras
• Estudo dos materiais
• Análise econômica
• Identificação e análise de fornecedores
• Análise do custo e do preço
• Análise das embalagens e meios de transporte;
• Outras análises.
Relações com outras áreas
• Produção e PCP;
• Engenharia;
• Vendas;
• Marketing;
• Controle de qualidade;
• Finanças;
• Contabilidade;
• Recursos humanos;
• Outros.
Ambiente Externo de Compras
Ambiente Interno de Compras
Funções de Compras
• Chefe de compras;• Comprador de materiais diversos;• Comprador técnico;• Comprador de matéria-prima;
• Auxiliar de compras;
• Acompanhador de compras (follow-up)
Qualificação dos Compradores
Os compradores devem ter:
• Habilidade de estabelecer relacionamentos
comerciais saudáveis, transparentes e éticos,
interna e externamente;
• Habilidade em analisar as propostas recebidas e
compará-las;
• Habilidade em negociar com os fornecedores
pedidos e contratos de suprimento;
• Estar alinhado com os objetivos, políticas e normas
e cultura da organização.
Processos de Compras
a) Sistema a três cotações
b) Sistema de preço objetivo: o conhecimento prévio do preço justo
Solicitação Interna de Compras
• Documento que autoriza a execução da
compra;
• Informa e especifica que materiais devem ser
comprados, quantidades, prazo e local de uso,
prováveis fornecedores e informações
complementares.
Documento de solicitação e acompanhamento de compras
Informações paracompras
Acompanhamento de compras
Cotação de Preços
Pedido de Compra
• Contrato entre a empresa e o fornecedor que
representa as condições estabelecidas na
negociação prévia, como especificações de
qualidade, prazos, transporte e recebimento,
entre outras
• Eventuais alterações nas condições iniciais
devem ser devidamente discutidas e
registradas
Pedido de Compra
• Condições como indevida utilização de patentes
e marcas registradas devem ser explicitadas no
pedido
• Também condições de exclusividade de
material, no caso de peças e ferramentas
desenvolvidos pelo comprador e que não
devem ser fornecidos para outras empresas,
devem constar no pedido
Pedido de Compra
Pedido de Compra
• Os prazos de entrega devem ser
cuidadosamente monitorados e é necessário
um canal de comunicação rápido e eficiente
com o fornecedor para notificação dos atrasos,
questionamentos e avisos de alerta
• Normalmente, o meio utilizado são os informes
enviadas por correio eletrônico, destinadas
simultaneamente aos profissionais envolvidos
Pedido de Compra
• O material recebido dos fornecedores é
checado, para verificar se corresponde ao
pedido, em termos de especificações técnicas,
quantidade, preço, avarias devido transporte e
outras possíveis divergências
• Utiliza-se para isso um formulário que facilita a
checagem e a comunicação com o fornecedor
Pedido de Compra
formulário irregularidades
Acompanhamento de Compras
• O comprador deve manter um registro de todas
as fases do processo de compra, incluindo
variações de preço, quantidades pedidas,
condições de pagamento e de não-
conformidades
• Importante ferramenta no gerenciamento das
compras
Acompanhamento de Compra
Atividade de Compras
a) Pesquisa
• estudo do mercado• estudo dos materiais• análise dos custos• investigação das fontes de fornecimento• inspeção das fábricas dos fornecedores• desenvolvimento de fontes de
fornecimento• desenvolvimento de fontes de materiais
alternativos
Atividade de Compras
b) Aquisição
• conferência de requisições• análise das cotações• decidir comprar por meio de contratos ou
no mercado aberto• entrevistar vendedores• negociar contratos• efetuar as encomendas de compras• acompanhar o recebimento de materiais
Atividade de Compras
c) Administração
• manutenção de estoques mínimos
• transferências de materiais
• evitar excessos e obsolescência de
estoque
• padronizar o que for possível
Atividade de Compras
d) Diversos
• fazer estimativa de custo
• dispor de materiais desnecessários,
obsoletos ou excedentes
• cuidar das relações comerciais recíprocas
Organização de Compras
• Nas grandes empresas, que envolvem várias
fábricas e grandes volumes de compras, um
problema fundamental de compras é a
definição de um sistema centralizado ou
descentralizado
• É ainda possível um misto dos dois sistemas,
havendo uma central de compras, mas com
determinados itens sendo comprados pelas
fábricas, que devem contar com departamentos
locais de compras
Descentralização de Compras
Vantagens:
• Menores distâncias geográficas
• Menores prazos na aquisição dos materiais
• Facilidade de diálogo
Centralização de Compras
Vantagens:
• Negociação de maiores volumes de
materiais
• Homogeneidade da qualidade dos
materiais comprados
• Facilidade no controle de estoques
Pesquisa de Compras
• Elemento básico na operação das compras
• Determinação e busca da qualidade certa,
seleção de fornecedor adequado, estudo
comparativo entre comprar ou fabricar
determinado item, estabelecimento de padrões,
entre outros, são atividades da pesquisa
• Acompanhamento dos novos desenvolvimentos
e tecnologias, bem como da estrutura
econômica dos fornecedores ativos da empresa
Pesquisa de Compras
a) Estudo dos materiais: avaliação das necessidades da empresa para períodos que variam de um a dez anos, tendência a curto e longo prazo de ofertas e demandas, melhorias tecnológicas, perspectivas para possíveis substitutos, desenvolvimento de padrões e especificações
b) Análise econômica: efeito dos ciclos econômicos sobre os materiais comprados em função das necessidades, tendências dos preços gerais, influência das variações econômicas sobre fornecedores e concorrentes
c) Análise de fornecedores: qualificações de fornecedores ativos e em potencial, estudo das instalações dos fornecedores, avaliação do seu desempenho, análise da condição financeira
Pesquisa de Compras
d) Análise do custo e do preço: razões subjacentes às variações dos preços, estudo comparativo de peças semelhantes, análise dos custos e margens de lucro de um fornecedor, investigações relativas a métodos alternativos de fabricação e de especificações de materiais
e) Análise das embalagens e transportes: efeito das localizações dos fornecedores sobre os custos, métodos alternativos de despachos, reclassificação dos artigos, introdução das melhorias nas embalagens, melhorias na manipulação dos materiais
f) Análise administrativa: controle dos formulários, simplificação do trabalho, emprego de sistemas informatizados, preparação de relatórios
Pesquisa de Compras
Pesquisa de Compras
Relação com outras áreas
• Produção: a relação deverá ser considerada do ponto de vista do seu objetivo comum, que é contribuir para o benefício geral da empresa. Deste ponto de vista, há uma excelente razão para que nem um nem outro predomine em suas funções
• Engenharia: a cooperação entre compras e engenharia concentra-se nos assuntos relativos ao projeto, planejamento e especificações preliminares das exigências de produção
• Contabilidade: cada compra efetuada representa um dispêndio futuro e põe em ação uma série de operações de contabilidade
Relação com outras áreas
• Vendas: deve manter Compras informado quanto às cotas de vendas e suas expectativas, que servem como um índice das prováveis quantidades de materiais necessários. Nas empresas industriais, esse relacionamento é transferido para o PCP
• PCP: a relação é tão estreita e fundamental que ambos se encontram combinados em mais da metade das indústrias; o efeito desejado nessa colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais, da aquisição até a entrega e utilização
• Controle de qualidade: Compras deve adquirir materiais e produtos que satisfaçam às especificações; o controle de qualidade faz testes de aceitação dos materiais comprados e deve informar a seção de compras, que por sua vez informará o fornecedor, sobre quais métodos de teste serão aplicados e qual o critério adotado para sua aceitabilidade
Funções de Compras
• Chefe de compras: analisa as solicitações de compra de matérias-primas, máquinas e equipamentos em geral; analisa as necessidades e detalhes técnicos exigidos pelos requisitantes; coordena pesquisa de fornecedores e coleta de preços; organiza concorrências e estuda seus resultados; solicita testes de qualidade das matérias-primas adquiridas; assessora as várias seções com informações e soluções técnicas; controla prazos de entrega; elabora previsões de compras; examina cadastro geral dos fornecedores; mantém contatos com setores de produção; elabora relatórios e estatísticas de controle geral
Funções de Compras
• Comprador de materiais diversos: efetua e acompanha pequenas compras de materiais sob supervisão da chefia da seção; pesquisa do cadastro de fornecedores de preços; estuda preços e qualidades; mantém arquivo de catálogos e fornecedores
• Comprador técnico: efetua compras de materiais especiais de produção sob supervisão e orientação da chefia; classifica e analisa solicitações de compra; estuda e analisa necessidades técnicas; pesquisa cadastro de fornecedores; prepara concorrência; analisa informações recebidas e informa à chefia as melhores condições; assessora outras seções com informações técnicas; acompanha e controla a entrega dos materiais
Funções de Compras
• Comprador de matéria-prima: efetua compras de matérias-primas, sob supervisão da chefia da seção; classifica e analisa solicitações de compra remetidas por outros setores; pesquisa cadastro de fornecedores e cotações dos produtos; organiza pequenas concorrências; providencia as compras e acompanha as entregas das mesmas
• Auxiliar de compras: controla o recebimento de solicitações de compras e efetua conferência dos valores anotados; pesquisa arquivo de publicações técnicas; elabora relações de fornecedores para cada material; emite pedidos de compra; controla arquivo de catálogos e documentos referentes às compras efetuadas
Funções de Compras
• Acompanhador de compras (follow-up):
acompanha, documenta e fiscaliza as
encomendas realizadas em observância aos
respectivos prazos de entrega; informa ao
comprador o resultado do acompanhamento;
efetua cancelamentos, modificações e
pequenas compras conforme determinação da
chefia
Qualificação dos Compradores
• Há algum tempo, os compradores começavam como
almoxarifes e compravam apenas itens de menor
importância, além de cuidar do recebimento das
compras, inclusive das que não faziam; muitas
vezes não conheciam o produto que recebiam e só
sabiam da compra no recebimento, pois quem pedia
era normalmente um gerente de produção
• Hoje, o comprador é um profissional especializado,
podendo se especializar inclusive em determinados
áreas industriais ou tipos de materiais
Qualificação dos Compradores
a) Deve ser criterioso nas análises das ofertas dos
vendedores
b) Postura com agressividade bem orientada e
fundamentada, para negociar com os vendedores e
melhorar os termos de um possível acordo
c) Deve se identificar com a política e os padrões
éticos definidos pela empresa
d) Deve manter uma comunicação honesta com os
fornecedores, no intuito de manter boas relações
com os mesmos
Sistemas de Compras
Visão Geral
• O sistema adotado deve se adequar à estrutura
da empresa e sua política
• A área de compras vem sofrendo constantes
mudanças, com o objetivo de torná-la mais
eficiente e melhorar as relações de parceria
com fornecedores
Sistemas de Compras
a) Sistema a três cotações: estabelece número mínimo de cotações elevar a competição; a pré-seleção dos concorrentes qualificados evita o dispêndio de tempo com um grande número de fornecedores, dos quais boa parte inviáveis
b) Sistema de preço objetivo: o conhecimento prévio do preço justo embasa o comprador e permite melhor avaliação das cotações; pode servir como parâmetro de competitividade para os fornecedores; embasa o comprador nas discussões de aumentos de preço e de distribuição da porcentagem
Sistemas de Compras
c) Duas ou mais aprovações: no mínimo duas pessoas estão envolvidas em cada decisão de escolha do fornecedor, como defesa dos interesses da empresa, protegendo o comprador ao possibilitar revisão de uma decisão individual; tende a aumentar a eficiência, já que duas ou mais pessoas estão envolvidas no processo
d) Documentação complementar: a documentação anexada ao pedido possibilita, no ato da segunda assinatura, o exame e revisão de cada fase de negociação e estará sempre disponível; essa documentação, como pedido de compra, contratos, entre outros, é normalmente digitalizada em um sistema informatizado de controle e acompanhamento
Solicitação de Compras
• Documento que autoriza a execução da compra
• Informa o que comprar, a quantidade, o prazo
de entrega, local de entrega, prováveis
fornecedores e outras eventuais informações
mais específicas
Inspeção de Qualidade
• É o ato de medir a qualidade de um produto,
comparar suas características observadas com os
padrões especificados.
Fatores Internos da Qualidade
• As condições materiais, instalações, matéria-
prima, pessoal e os custos para atingir ou
manter determinado nível de qualidade. A
medida de confiabilidade de um produto aceito
como de boa qualidade em relação às
especificações do projeto e do processo é a
qualidade de fabricação
Fatores Externos da Qualidade
• externos: quais os desejos dos consumidores?
Existem condições governamentais quanto à
qualidade do produto fabricado? Ocorrem
exigências para determinado tipo de mercado
consumidor?
Funções do Controle de Qualidade
estabelecimento de normas e especificações que determinarão os níveis ou padrões de qualidade a serem seguidos
inspeção e registro de dados aplicação de técnicas estatísticas de controle de
qualidade definição de métodos de recuperação de produtos
ou peças defeituosas manutenção de equipamentos e ferramentas de
inspeção prevenção das condições que prejudicam a
qualidade
Inspeções da Qualidade
a) Inspeção de matéria-prima ou de
recebimento;
b) Inspeção de processo
c) Inspeção final
Definição da Qualidade
• Atender a certos requisitos: o comprador deve saber exatamente o que se
deseja o pedido de compra deve ser emitido com uma
descrição adequada das especificações o fornecedor deve ser devidamente informado das
exigências de qualidade devem existir meios apropriados de inspeção e de
testes, para verificação do atendimento aos padrões definidos
os materiais entregues devem estar de acordo com as especificações de qualidades estabelecidas pelo comprador
Preço e custo
• É importante que o comprador conheça e utilize
a análise preço-custo e tenha conhecimento dos
sistemas de custos, especialmente na formação
dos preços e impacto dos impostos
• Preço: exigência financeira do fornecedor na
venda de um produto ou serviço
• Custo: esforços financeiros aplicados pelo
fornecedor nos produtos ou serviços vendidos
Questões sobre preço e custo
Como o fornecedor estabelece seu preço?
Qual é a reação do mercado?
Qual a reação do mercado com produtos
dos concorrentes?
Qual o grau de confiabilidade nas
estimativas do fornecedor?
Qual deve ser a margem em que atua o
fornecedor?
Custos
• O termo custo é vago e tem aplicação abrangente,
havendo diversos tipos de especificações
• Custo fixo ou variável; custo de produção, de
distribuição ou de venda; custo médio ou de
reposição, entre outras classificações
• De acordo com o tipo da empresa e seu processo de
fabricação, podemos ter três sistemas de custos: por
ordem de produção, por processo de fabricação ou
custo-padrão
Custos
• Custo por ordem de produção;
• Custo por processo de fabricação;
• Custo-padrão ou standard;
• Custos fixos e Custos variáveis;
Apuração de Custos
• Acumulação: inventários, controle de mão-de-obra, despesas históricas e previsões
• Classificação: contabilidade geral e analítica, ou uma contabilidade de custo integrada na contabilidade geral da empresa.
• Distribuição: consiste em distribuir os elementos de custo aos setores, departamentos, centros de custo ou linha de produtos.
Processos de Apuração de Custos
• Apropriação: é basicamente a distribuição das
despesas entre os produtos fabricados. O
método deve ser criteriosamente selecionado,
pois terá reflexos vitais na política de preços,
nas decisões com respeito à diversificação de
produtos, na avaliação dos estoques e na
determinação do lucro do período.
Redução de Custos
• Produto novo: sempre que negociada a compra, a diferença entre o preço objetivo estimado e o preço pago será considerada como economia ou perda.
• Variações econômicas: reajustes solicitados são analisados de acordo com os fatores econômicos que influem no preço;
• Negociação pura: sempre que se conseguir reduzir um preço através de qualquer negociação, será computada a economia obtida.
Redução de Custos
• Alteração da data de validade: os reajustes solicitados pelos fornecedores podem ser adiados ou parcelados; o material entregue no período anterior ao aumento integral é considerado como economia.
• Aumento devido a alteração de produto: qualquer modificação de desenho ou especificação será objeto de uma estimativa de alteração de preço. Qualquer diferençado preço efetivamente pago é computada como economia negociada.
• Alteração de programação: produtos adquiridos em grande volume de dois ou mais fornecedores podem ser objeto de negociações favoráveis, com a alteração do peso de cada fornecedor no volume total.
Redução de Custos
• Condições de pagamento: qualquer aumento do prazo de pagamento sem juros adicionais é computado também como economia negociada; para o cálculo.
• Adiantamento de entregas: o conhecimento antecipado de um aumento expressivo nos preços permite que se estude uma antecipação no recebimento de produtos ao preço em vigor, sem o reajuste.
Redução de Custos
Fatores podem reduzir custos nas compras de manutenção e equipamentos:
Negociação que reduza o preço que vem sendo pago;
Nova fonte fornecedora que entregue o mesmo material por melhor preço;
Dilatação dos prazos de pagamento sem acréscimos de juros;
Variação de materiais de marcas diferentes e de tipos similares;
Negociação das condições de entrega.
Condições de Compra - Prazos
• Os prazos para recebimento da mercadoria são
fixados de acordo com as necessidades da
produção, definidos pela produção
• Embora compras não defina esses prazos, deve
trabalhar para que os mesmos sejam cumpridos
pelos fornecedores.
Condições de Compra - Frete
• Com maior abrangência geográfica dos
negócios, o frete representa uma parcela muito
maior do custo dos produtos.
• Tipos de custos:
FOB (free on board): custo exclusivo do
produto
CIF (cost, insurance & freight): custo
do produto transportado mais seguros e
fretes
Condições de Compra - Embalagens
• O comprador deve sempre ficar atento ao peso
do custo da embalagem de transporte (não a
individual) no custo total do produto.
• Tipos de embalagens: retornáveis e não-
retornáveis.
Condições de Compra - Embalagens
• embalagens retornáveis (cestos metálicos, caixas e
engradados de madeira reforçados, contentores de aço ou
de plásticos): quando planejadas adequadamente têm
longa vida de uso;
• Não-retornáveis (caixas de madeira, papelão ondulado
ou plástico ondulado, sacos multifolhados de papel,
tambores de fibra): normalmente estão inclusas no preço
do produto e qualquer modificação desejada é
acrescentada ao preço.
Condições de Pagamento e Descontos
• O comprador procura sempre melhorar a
condição de pagamento ou obter descontos no
preço sem que outras condições sejam afetadas;
• É fundamental a avaliação das diferenças entre
os preços à vista e os preços com parcelamento;
• Estas avaliação deve ser em conjunto com o
departamento financeiro.
Condições de Pagamento e Descontos
• o caso de descontos em função da quantidade
comprada, a análise também é vital, pois é
preciso determinar se a redução no preço
compensa os custos operacionais devido a
maiores níveis de estoques.
• Nesse caso, o departamento de produção
avaliará se os custos de estoque serão
compensados pela redução do preço.
Negociação
• Não se trata de uma disputa em que uma parte
ganha e a outra perde; a boa negociação é
vantajosa para todas as partes envolvidas.
• As habilidades e técnicas de negociação devem
ser desenvolvidas através de dedicação e
treinamento especializado.
Negociação
• Há uma corrente de pensamento que considera
impossível uma pessoa reunir todas as
habilidades e qualidades necessárias a um bom
negociador, de modo que defendem a formação
de equipes de negociadores.
• As deficiências são compensadas e
especialistas em diversos assuntos são
reunidos, aumentando a abrangência das
competências.
Etapas da Negociação
1. Preparação;
2. Abertura;
3. Exploração;
4. Apresentação;
5. Clarificação;
6. Ação final:
Características do Negociador
vê a negociação como um processo contínuo e dinâmico, mesmo após o acordo final e a assinatura do contrato
tem a mente aberta
é atento às necessidades pessoais e do seu negócio e não descuida das necessidades de seu oponente
é flexível e rápido na definição de metas e interesses mútuos
não contraria o ponto de vista do oponente
oferece alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades de seu oponente
Características do Negociador
é cooperativo; cria um clima propício para a solução de problemas em harmonia
é competitivo;estimula a eficiência na realização dos benefícios mútuos desejados
compreende que a manipulação de pessoas é incompatível com as metas de harmonia resultante da cooperação e competição
atinge os próprios objetivos e faz contribuições significativas para o alcance das metas da organização
Estilos de Negociador
a) Catalisador: criativo e entusiasta dos grandes empreendimentos, às vezes é considerado superficial e irreal; para causar impacto é preciso apelar para aspectos de novidade, singularidade, liderança e disponibilidade
b) Apoiador: prioriza as pessoas e trabalho em equipe, agrada aos outros, faz novos amigos; às vezes é considerado incapaz de cumprir prazos, liderar projetos, visto mais como missionário que como executivo e, para causar-lhe impressão, deve-se mencionar harmonia, garantia de satisfação e realização a quatro mãos
Estilos de Negociador
c) Controlador: toma decisões rápidas, organizado, conciso, objetivo, com sentido de urgência e muitas vezes é considerado insensível. Como argumento de negociação, deve-se usar tudo que se relacionar a metas, resultados e ganhos de tempo e dinheiro
d) Analítico: gosta de fazer perguntas, coletar dados, é perfeccionista e detalhista. Fornecer dados disponíveis, alternativas para análise, decisões seguras e pesquisas ajudará bastante na negociação
Classificação de Fornecedores
• Classificação quanto à natureza do que é fornecido
Matéria-prima
Serviços
Mão-de-obra
Classificação de Fornecedores
• Classificação quanto ao tipo de fornecedor
Fornecedores monopolistas
Fornecedores habituais
Fornecedores especiais
Classificação de Fornecedores
• Fornecedores monopolistas
O fornecedor é o único no mercado
Grau de atendimento e
relacionamento dependem do
volume de compra
O interesse na negociação parte do
comprador
Classificação de Fornecedores
• Fornecedores habituais
Fornecedores tradicionais consultados nas
cotações
Linha de produtos padronizada e comercial
Interessados na negociação, em função da
concorrência
Classificação de Fornecedores
• Fornecedores especiais
Para negócios ocasionais
Utilizam equipamentos e/ou processos
muito especializados
Fontes de Fornecimento
• Os compradores devem procurar sempre mais
de uma fonte de fornecimento, a não ser no
caso dos monopolistas, para obter:
Maior segurança na reposição
Maior liberdade de negociação e maior
potencial de redução de custos
Maior oportunidade de melhoria da
qualidade do que é fornecido
Cadastro de Fornecedor
• Os compradores devem manter um cadastro de
fornecedor e de materiais
• Fundamental para a seleção dos melhores
fornecedores
• O cadastro permite o acompanhamento das
entregas e avaliação da performance
Modelo de Cadastro de Fornecedor
Novas Formas de Comprar
• Fornecedores virtuais
• Compras via Internet
• EDI
• Leilão virtual
Referências
• BARBIERI, José Carlos e MACHELINE, Claude. Logística Hospitalar. 2ª ed. São Paulo. Saraiva, 2009
• BERTAGLIA, Paulo Roberto: Logística e Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento, São Paulo, Saraiva, 2003.
• DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: princípios, conceitos e gestão – 6ª ed. São Paulo. Atlas, 2009
• MARTINS, Petrônio e ALT, Paulo Renato, Administração de Materiais. São Paulo. Saraiva, 2006
• MERLI, Giorgio. Comakership: a nova estratégia para os suprimentos. Rio de Janeiro. Qualitymark, 1999.