Gerenciamento de Aquisições em Projetos

MBA em Gerenciamento de Projetos

Taubaté – PROJ –04

Empresa :

Projeto :

Introdução:

Hoje o mercado esta crescendo significadamente no segmento de água mineral,tornando-se atrativo, para esta implantação de indústria envasadora de água mineralexige um grande estudo e principalmente recurso financeiro para a realização de todasas etapas necessárias.

A Comunidade Canção Nova visando crescer sua receita viu através daindustrialização de água mineral uma possibilidade positiva, a mesma possui umafazenda no qual já existe um estudo das águas encontradas naquele solo apontando serextremamente potáveis e naturais.

Este projeto tem como principal finalidade a implementação de uma indústria deextração e envasamento de água mineral, com titularidade da empresa MineradoraCanção Nova Ltda., no qual através do plano de estudos de aproveitamento foiconstatado que economicamente é viável o envasamento de água mineral.

A empresa Canção Nova é cliente deste projeto.

Nome dos Integrantes :Rodrigo Sodário Cruz João Batista MedeirosPriscila Mendes Guedes da CunhaBruna Reis dos SantosLuis Fernando Garcia BentoMatheus Bittencourt LeiteJoão Bosco de Lima

Objetivo:

O trabalho tem como o objetivo apresentar o conteúdo aprendido em salareferente ao módulo de Gerenciamento das Aquisições em Projetos.

O conceito será aplicado no Gerenciamento das Aquisições do Projeto ÁguaMineral CN, onde busca planejar, conduzir, administrar e encerrar as aquisições.

Mercado Potencial da Fonte São Bento:

O município de Cachoeira Paulista possui uma população de 30.100 habitantes,considerada uma estância turística, atrai milhares de visitantes por ano. Destaca-se oecoturismo e o turismo religioso, atraídos pela Comunidade Canção Nova.

Segundo dados da Fundação João Paulo II – Canção Nova, em 2010 e 2011 passaramcerca de 1 milhão de visitantes em cada ano, enquanto que em 2012 o número de visitantesfoi de aproximadamente 1,5 milhões de pessoas.

Além do mercado local, a água da fonte São Bento a ser comercializada pela MineradoraCanção Nova Ltda., será comercializado devido a localização, no Vale do Paraíba (Jacareí,São José dos Campos e Taubaté), Litoral Norte de São Paulo (São Sebastião,Caraguatatuba, Ubatuba, Ilhabela), Litoral Sul do Rio de Janeiro (Paraty, Angra dos Reis).

A Fundação João Paulo II possui abrangência nacional através da TV Canção Nova,estação de rádio Canção Nova FM e Rádio Canção Nova AM, podendo assim divulgar a águamineral da Fonte São Bento.

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Figura 1 – Tendência do aumento de consumo de água envasada no mundo.Fonte: Revista Água & Vida, ano 12, n° 66.

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Figura 2 – Evolução da produção brasileira de água engarrafada. Fonte: Anuário Mineral Brasileiro (AMB) 2001 a 2008.

Segundo dados a respeito da economia mineral fornecidos pelo DNPM(Departamento Nacional de Produção Mineral), a produção de água minerale potável de mesa envasada passou de 3,73 bilhões de litros em 2001 para4,37 bilhões de litros em 2008, de acordo com o gráfico da figura 2.

WBS do Projeto:

Pacotes Buy (B)

Critérios Make -Or-Buy :• Capacidade da Equipe (CE):

Na Canção Nova não há pessoas qualificadas para este tipo de segmento, poressa razão será mais viável a contratação de pessoas já qualificadas no mercado,que já tenham experiência neste ramo.

• Necessidade de Fornecimento Especializado (NFE):A Canção nova não tem know-how para desenvolver o projeto da construção

da Indústria de Extração e Envase;

• Existência de Fornecedores Confiáveis (EFC):Por se tratar de um segmento novo de exploração por parte da Canção Nova,

há uma grande dificuldade de encontrar fornecedores que atendam a qualidade, oprazo e o custo.

• O Core-Business da Empresa (CB):A Canção Nova não é especializada em Indústria de Extração e envase de

Água Mineral.

• Compartilhamento de Riscos (CR):O projeto terá uma grande variedade de riscos, positivos e negativos,

para assegurar as entregas, alguns riscos serão compartilhados e transferidospara terceiros, por não ser o segmento da Canção Nova, ela visa buscarparceiros qualificados no mercado.

• Restrições de Custo (RC):Foi estabelecido um orçamento para investimento no projeto de R$

7.000.000,00.

• Restrições de Prazo (RP):Foi estabelecido prazo para término do projeto, principalmente nas

obtenções de licenças, que no caso de atrasos podem restringir o projeto nogeral.

Critérios Make -Or-Buy – continuação:

Mapa das Aquisições:

Número Item a ser contratado Ref. WBS Vendor List Prazo O rçamentoCritério Make

or BuyForma Espécie Tipo

1 Topografia 3.1Novs Eng. /Nó

Contrução01/03/2013 R$ 10.000,00 CE, NFE, CB Acordo

Prestação de Serviços

Preço Global

2 Projeto Executivo 3.2LR Arquitetura/ Nó Construção

05/04/2013 R$ 32.000,00 CE, NFE, CB AcordoPrestação

de ServiçosPreço Global

3 Construção do Complexo Industrial 3.3LR Arquitetura/ Novs Eng./ Nó

Construção 20/12/2013 R$ 3.500.000,00

CE, NFE, CB, CR

Acordo EmpreitadaCusto por

Administração

4 Instalações Elétrica 3.4Elétrica Central/

Alcelétrica03/01/2014 R$ 100.000,00 EFC, CB, CR

Ordem de compra

Empreitada Tempo & Material

5 Instalações Mecânicas 3.5Arbras/ Delgo/

Zegla17/01/2014 R$ 200.000,00

CE, EFC, CB, CR

Ordem de compra

Empreitada Tempo & Material

6 Levantamento Técnico 4.1Arbras/ Delgo/

Zegla24/01/2014 R$ 80.000,00 NFE, EFC, CB Acordo

Prestação de Serviços

Preço Global

7Avaliação da Proposta do Maquinário

4.4 Tecnovase 31/01/2014 R$ 3.500,00 NFE, EFC, CB AcordoPrestação

de ServiçosPreço Global

8 Instalações 4.7Arbras/ Delgo/

Zegla28/02/2014 R$ 500.000,00

EFC, CB, CR, RC

Acordo EmpreitadaCusto por

Administração

9 Testes dos Maquinários 4.8Arbras/ Delgo/

Zegla07/03/2014 R$ 200.000,00 EFC, CB, CR Acordo

Prestação de Serviços

Preço Global

10Avaliação da Proposta Matéria Prima

5.3Arbras/ Delgo/

Zegla14/03/2014 R$ 100.000,00 NFE, EFC, CB Acordo

Prestação de Serviços

Preço Global

11 Treinamentos 6.5 Senac /Sebrae 21/03/2014 R$ 10.000,00 EFC, CB, CR,

RPAcordo

Prestação de Serviços

Preço Global

12 Definições dos Procedimentos 7.1Arbras/ Delgo/

Zegla21/03/2014 R$ 20.000,00

CE, NFE, CB, RP

AcordoPrestação

de ServiçosPreço Global

WBS Revisada:

PACOTES BUY

WBS Revisada (detalhe):

PACOTES BUY

Análise de Riscos da Aquisição:As repostas aos riscos de uma aquisição será:

• No processo de seleção do fornecedor, utilizando critérios de avaliaçãoobrigatórios e/ou facultativos (SEL);

• Nas especificações (ESP);

• Na escolha (pré-qualificação) das empresas convidadas a participar doprocesso de seleção do fornecedor (PQ);

• Em cláusulas contratuais que protejam os principais objetivos do projeto eos direitos daí recorrentes (CONT);

• Na administração do contrato (ADM);

• No planejamento do projeto (PLAN).

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Registro de Riscos das Aquisições (RR):

Evento de Risco Resposta ao RiscoMomento da

Resposta ao Risco

Equipamento não finalizados para teste.Avaliação do fornecedor;Detalhamento especificação;Histórico de fornecimento.

SEL, ESP, PQ, CONT, ADM.

Atraso na construção do Galpão (1 mês).Análise periódica;Multa contratual.

SEL, ESP, PQ, CONT, ADM.

Atraso na entrega dos equipamentos. Multa contratual ao fornecedor. PLAN, CONT, ADM.

Cabos elétricos fora da especificação. Multa contratual ao fornecedor. PLAN, CONT, ADM.

Declaração de Trabalho (SOW) –Construção do Complexo Industrial:

• OBJETIVO:Detalhar as quantidades e características da construção em questão.

• LOCAL DE ENTREGA:Fazenda São Bento na cidade de Cachoeira Paulista/SP

• LIMPEZA DO LOTE:Antes da obra, o Contratado deverá executar a limpeza do lote que perfaz o

total de 3.000,00 m2.A contratação de caçamba, caminhão ou máquinas para retirada de entulho é

de responsabilidade do Contratado.Durante a execução da construção, o Contratado deverá manter a obra limpa,

com o entulho separado em um local pré-determinado de fácil retirada.

• CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO:Para o bom andamento dos serviços, os cronogramas serão executados

quando da definição da mão de obra a ser contratada.Isso ocorrerá antes do início de qualquer serviço. Estes cronogramas serão

parte integrante do Contrato a ser assinado entre as partes.

Declaração de Trabalho (SOW) –Construção do Complexo Industrial:

• MÃO-DE-OBRA:Toda mão de obra necessária para execução desta obra é de

responsabilidade do Contratado.

• FERRAMENTAS E EQUIPAMENTOS:Todas as ferramentas e equipamentos necessários para a construção desta

obra serão de inteira responsabilidade do Contratado.Obs.: A furação do terreno deverá ser feita por firma especializada em estaca

strauss (caso a mesma seja necessária de acordo com o projeto de Estrutura eFundação), ficando por responsabilidade do Contratado.

• EQUIPAMENTOS DE SEGURANÇA:Os Equipamentos de Segurança Individual – EPI’s – são de responsabilidade

do Contratado.

Declaração de Trabalho (SOW) –Construção do Complexo Industrial:

• ESPECIFICAÇÃO TÉCNICAS:Galpão de dimensões 2.000 m2.Estrutura de material SAE1020.

• QUALIDADE REQUERIDA:O sistema estrutural é definido na fase de projeto e deve estar de acordo com

as exigências das normas de segurança (NBR 8681:2003), ações de vento (NBR6123:1988) e as específicas ações acidentais que atuarão ao longo da vida útil daedificação (NBR6120:1980), exigências das normas da vigilância sanitária,CETESB e DNPM.

• QUANTIDADES:Um complexo industrial contendo a parte administrativa, refeitório, deposito

produtos acabados, estacionamento, banheiros, vestuários, almoxarifado, setorde estoque, portaria, laboratório.

• PRAZOSEntrega da construção até 20/12/13.

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• SUPORTE TÉCNICO:A empreiteira fica responsável de todas as exigências da Prefeitura, CETESB

e Vigilância Sanitária.Terá que disponibilizar de um engenheiro civil para acompanhar a

construção.

• TREINAMENTOS DESEJADOS:Apresentação de certificados dos funcionários que estarão trabalhando no

Complexo Industrial.

• NÍVEL DE SERVIÇO DE MANUTENÇÃO DESEJADA:Plano de manutenção definido, o qual prevê a obtenção da vida útil da

edificação especificada originalmente no projeto.

• GARANTIA:Também tendo no mínimo 05 anos de garantia após da data de entrega de

toda construção.

Declaração de Trabalho (SOW) –Construção do Complexo Industrial:

Critérios Eliminatórios:

• Propostas dentro do orçamento;

• Históricos de valores de projetos já trabalhados superiorou igual a R$ 7.000.000,00;

• Possui certificação ISO 9001/14000/OHAS;

• Não ter pendências a órgãos regulamentares doseguimento;

• Históricos de projetos semelhantes já trabalhados;

• Qualificação do corpo técnico.Ou gerencial

Critérios Eliminatórios:

Atende aos critérios eliminatórios Novs Eng.

Nó

Construção

LR

Arquitetura

Propostas dentro do orçamento sim não sim

Históricos de valores de projetos já trabalhados superior ou

igual a R$ 7.000.000,00 não não sim

Possui certificação ISO 9001/14000/OHAS sim sim sim

Não ter pendências a órgãos regulamentares do seguimento sim sim sim

Históricos de projetos semelhantes já trabalhados sim não sim

Critérios Classificatórios:

• Qualificação do corpo técnico;

• Preço;

• Tempo de existência da empresa;

• Localização da empresa prestadora (proximidade com aCanção Nova);

• Posicionamento no mercado;

• Redução de prazos.

Sistema de Pontuação de Fornecedores:

Divulgar ou não os Critérios aos Convidados ?

Optamos por divulgar na Declaração de Trabalho (DT) os critérios aosconvidados pois a Canção Nova trata com transparência e seriedade qualquerassunto que a diz respeito, tornando o processo mais objetivo e eliminandopossíveis dúvidas. perda de tempo.

Documentos de Aquisição Adotados:

O tipo de documento de aquisições escolhido para o pacote Galpão foi o RFP(Request for Proposal).

A escolha foi baseada por a empresa Canção Nova não ser especializadanesta área. Listamos aos fornecedores as necessidades, expectativas e anseiosem forma de uma declaração de trabalho e esperamos receber o escopo dofornecedor, no qual através destes escopos recebidos conseguiremos fazer umcomparativo entre eles.

Meio Adotado para Envio do Convite:

Para o convite de possíveis fornecedores para a construção do Galpão foiutilizado e-mails enviados aos endereços citados no Vendor-list da empresa etambém nos endereços citados em sites da internet pesquisados.

O meio foi escolhido devido a velocidade e qualidade das informaçõesgeradas e recebidas.

Contrato:

O contrato é formal, visando comprometimento entre as partes sobre asvigências da lei.

Por se tratar de um trabalho que envolva muitas entregas, é primordialque se tenha a qualidade, escopo, tempo e custo sobre forma dedocumento tangível, esperando não só empenho do fornecedor mastambém seriedade nesse processo.

Espécie de Contrato:

A espécie de contrato será o de Empreitada, onde visa contratar aequipe especializada neste tipo de construção de complexo industrial,atendendo todas as exigências necessárias para entrega do mesmo.

Tipo de Contrato:

O contrato será do tipo Custo por Administração (CA), por se tratar deuma construção de um Galpão Industrial, o tempo será um fator importante.

Serão lançados no contrato multas por atrasos nas entregas e um bônuspor antecipação da entrega.

Será vistoriado através de cronogramas da obra em andamento, no qualterá uma cláusula no contrato dizendo que se houver atraso o pagamentoserá cancelado até que seja feito o acordado.

Fluxograma Concorrência Privada:

Atitudes e Fiscalização:

• Comprimento do contrato por ambas as partes;

• Auditoria da qualidade e segurança;

• Medição / controle da qualidade;

• Monitoramento e controle de riscos;

• Avaliação do fornecedor;

• Controle integrado de mudanças;

Relatório para Administração da Aquisição:RELATÓRIO DIÁRIO DE OBRA/OCORRÊNCIA

Descrição do Controle

TIPO DE MEDIÇÃO

Abaixo do Planejado Dentro do Planejado Acima do Planejado

1 Avanço físico da obra Previsto x Realizado

2 Presença de Funcionários

3 Utilização dos EPI's

4 Contabilidade dos maquinários

1 – Para obter um controle do Cronograma detalhado no escopo de trabalho,para acompanhar o avanço da construção da obra.

2 – Para saber se estão cumprindo com a quantidade de funcionários descritosno escopo de trabalho.

3 – Todos os funcionários deverão estar usando os EPI’ s conforme descritosno escopo de trabalho da empreiteira, pois se tratar de uma norma desegurança a empresa tem a obrigação de assegura que os mesmos utilizem.

4 – Para sabermos se estão sendo usados os maquinários constatados noescopo de trabalho da empreiteira.

Fluxograma para Administrar o Contrato:

Fluxograma para Encerrar o Contrato:

Sumário do Plano de Gerenciamento das Aquisições:

1 - Planejar as Aquisições:1.1 – Obter a WBS das Aquisições;1.2 - Definir Critérios Make or Buy;1.3 - Gerar Mapa das Aquisições;1.4 - Revisar a WBS;1.5 – Registrar Riscos das Aquisições;1.6 - Criar a Declaração de Escopo;1.7 - Definir Critérios de Eliminação;1.8 - Definir Critérios de Classificação;1.9 - Análise de Sistema de Pontuação;

1.9.1 - Análise de Critério de Divulgação;1.9.2 - Análise das Proposta;1.9.3 – Definição dos Documentos das Aquisições – RFQ/RFP/RFI;1.9.4 – Definição do Meio de Envio de Proposta;1.9.5 – Definição da Forma de Contrato;1.9.6 – Definição da Espécie de Contrato;1.9.7 – Definição do Tipo de Contrato;

2 – Conduzir as Aquisições:2.1 – Análise da Condução das Requisições;2.2 – Licitação Pública ou Concorrência Privada;2.3 – Tipos;2.4 – Meios;2.5 – Afastamentos;

3 – Administrar as Aquisições:3.1 – Atitudes3.2 – Fiscalizações Necessárias3.3 – Relatórios de Medição3.4 – Melhores Práticas

Sumário do Plano de Gerenciamento das Aquisições - continuação:

4 – Encerrar as Aquisições:4.1 – Verificar Escopo do Trabalho Concluído;4.2 - Analisar Escopo Realizado;4.3 – Realizar Pagamento;4.4 – Confirmar Pagamento;4.5 – Encerrar o Contrato.

Sumário do Plano de Gerenciamento das Aquisições - continuação: