Apostila - Arquivologia 2012 - IBAMA

Arquivologia IBAMA 2012/Técnico Administrativo Prof. Alexandre Gomes

NEON CONCURSOS NEON CONCURSOS 2

ARQUIVOLOGIA

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO: 1. Conceitos fundamentais de arquivologia; 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes e intermediário; avaliação de documentos; arquivos permanentes; 3. Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos; 4. Protocolo: recebimento, registro. Distribuição, tramitação e expedição; 5. Lei 12.527/2011 e Decreto 7.724/2012. O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos anteriores - nsº 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.

De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

Nesse sentido, devemos então definir o que é a própria Arquivologia. E essa definição será feita pelo

Dicionário de Terminologia Arquivística, que assim afirma: “Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos.”

Então cabe à Arquivologia ou Arquivística, estudar os arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos, seus usuários, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos de documentos funcionais.

Arquivologia = arquivística

Passando então pela definição da disciplina, temos que definir o seu objeto de estudo: os arquivos. A palavra arquivo é um termo polissêmico, com quatro significados. São eles:

1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funções; 2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, etc); 3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos; 4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, divisão de arquivo, etc).

Atenção: Assim, quando o termo arquivo surgir em alguma questão, o contexto é quem vai determinar qual

destes significados está sendo empregado.

Arquivo: informação produzida e acumulada por instituições públicas, privadas.

Temos então as definições de arquivo, que é o objeto de estudo da Arquivologia ou Arquivística. É importante também saber que a função do arquivo é tornar disponível e acessível os seus documentos.

Agora que já definimos o que pode ser arquivo, e sabemos a sua função, que é tornar disponíveis os seus

documentos, devemos saber o que são os documentos do arquivo.

O Documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada em um suporte. Então, para termos um documento, são necessários dois elementos:

Informação: é o conhecimento, a mensagem, a idéia que se deseja transmitir.

Suporte: é o material físico onde está inserida a informação.



Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples:

INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO

Como exemplo de documento temos a carta, a música gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informação registrada em um suporte material: o papel, o plástico, a película, etc. Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa compor um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha sido resultado, conseqüência de uma ação referente à atividade da instituição. É o que preceitua a Lei no 8.159/91 (Lei dos Arquivos):

“Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades”.

Importante:

Arquivista Americano: Sólon Buck; “Consideram-se arquivos aqueles produzidos apenas por documentos oficiais (...)” Schellenberg/2004: ”arquivo são documentos de qualquer instituição pública ou privada, considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e pesquisa, tendo sido depositado ou selecionado para deposito num arquivo de custódia permanente.” OBS: Para ele arquivo são os arquivos permanentes.

Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma revista mensal. A

empresa paga uma taxa e recebe a revista. A revista em si não será considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa não a recebeu por executar uma atividade administrativa. Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura será documento de arquivo, pois é conseqüência de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisição de periódico. Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. No mesmo exemplo, não é por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar é que fará isso. Em resumo, para que um documento pertença a um arquivo, são necessários esses dois elementos:

Ser produto de uma ação e poder provar ou testemunhar sobre a mesma, ou sobre seu produtor. 01- (STM/2011 – Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos de arquivo aqueles que, emanados do poder público ou de entidades de direito privado, são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de fatos.

Assim, já sabemos o que é um documento, o que é um documento de arquivo e o que pode ser um arquivo. Vamos então diferenciar o arquivo das outras unidades de informação que podem existir em uma instituição.

ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO

Arquivo

O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de arquivo são ACUMULADOS de forma orgânica e natural, geralmente em exemplar único ou limitado número de cópias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos são mantidos como um conjunto, e não como peças isoladas. Por isso o documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele (caráter orgânico). Os documentos são unidos pela sua origem ou proveniência, tem como principal suporte utilizado o papel e principal gênero o textual. O arquivo é órgão receptor e seu público são os administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar.

Biblioteca

A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes, e tratados como peças isoladas. Esses documentos existem em vários exemplares, e são unidos pelo seu conteúdo, e em sua maior parte, são impressos. Os documentos da biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é formado por pesquisadores, estudantes e cidadão comuns. Sua função é instruir e educar.



Centro de Documentação / Informação

O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessária uma especialização para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos são geralmente reproduções (audiovisuais) ou referências (bases de dados). Sua finalidade é simplesmente informar.

Museu

O museu é órgão de interesse público, guarda documentos com finalidades de informar e entreter. Suas peças são dos mais variados tipos e dimensões, dependendo de sua especialização. Por serem objetos, são classificados como tridimensionais.

Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas de concursos. Ao dar atenção aos

termos destacados, o candidato poderá facilmente diferenciar estes órgãos e não errar questões.

Atenção: o Cespe/UnB costuma pedir, na maioria de suas questões, diferenças entre os documentos de arquivo é biblioteca. Assim, para acertar basta ter em mente os termos destacados: toda vez que o item mencionar “colecionados”, ou algum semelhante, será documento de biblioteca; e se mencionar “acumulado”, ou semelhante, será documento de arquivo.

2- (Correios/2011 – Cespe/UnB) A distinção entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses documentos.

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O conteúdo deste curso é de uso exclusivo de vedada, por quaisquer meios e aqualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação e distribuição, sujeitando-se os infratores àresponsabilização civil e criminal.

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objetivos dessa coleção são culturais, técnicos e científicos; e que seus fornecedores são múltiplos.

x que o arquivo é receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem (princípio da proveniência) e função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da respectiva administração; que os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos (podemos incluir legais, também) e que os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica, quando estiver ultrapassado o prazo de validade jurídica dos documentos (ou seja, quando cessarem as razões para que foram criados); e que a fonte geradora é única, ou seja, é a administração ou é a pessoa à qual o arquivo é ligado.

x que o museu é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial (não decorre do exercício natural) e classificada segundo a natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence; e que seus objetivos finais são educativos e culturais, mesmo custodiando alguns tipos de documentos originariamente de cunho funcional.

x que o centro de documentação é órgão colecionador ou

referenciador (não armazena documentos como as demais entidades obrigatoriamente o fazem, só referencia dados em forma física ou virtual). Seus objetivos são fundamentalmente científicos, já que a coleção (quando os documentos são armazenados) é formada de originais ou de reproduções referentes à determinada especialidade; incluem-se nessa categoria as bases de dados.

Muito bem, vamos fazer um resuminho do conceito de arquivo, biblioteca e museu:

Arquivo Biblioteca Museu É a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textual, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão ter no futuro.

É o conjunto material, em sua maioria impresso, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

É uma instituição de interesse público, criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

Vejamos, agora, como isso pode aparecer na sua prova...

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Arquivo Biblioteca Museu

É a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textual, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão ter no futuro.

É o conjunto material, em sua maioria impresso, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

É uma instituição de interesse público, criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

Portanto, o item está errado.

07. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão, uma empresa ou uma instituição; a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela instituição responsável por eles. 08. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição. Resolução: Vamos resolver estas duas questões, utilizando as definições dadas na questão anterior, e fazendo um paralelo entre o arquivo e a biblioteca, quanto à aquisição ou custódia dos documentos:

Biblioteca Arquivo a) Os documentos são

colecionados de fontes diversas, adquiridos por compras, doação ou permuta

b) Os documentos podem existir em numerosos exemplares

c) A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si

1) Os documentos não são objeto de coleção; provêm tão-só das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo

2) Os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias

3) Há um significado orgânico entre os documentos

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Os arquivos podem ser classificados em vários aspectos, sendo:

Classificação quanto à entidade mantenedora: quanto à entidade mantenedora os arquivos podem ser públicos ou privados.

Os arquivos públicos são aqueles produzidos por documentos de caráter público. São de

responsabilidade do Estado e devem estar disponíveis para consulta por parte dos cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos.

Os arquivos privados são aqueles mantidos por pessoas físicas ou por instituições de caráter privado.

São documentos que dizem respeito a suas atividades particulares, e, portanto, não é obrigatória a sua disponibilidade para consulta da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem declarados de interesse público, por meio de decreto presidencial através de parecer favorável do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor terá o dever de zelar pelos documentos e deixá-los à disposição do Estado.

Existe ainda outra classificação, atribuída pela autora Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

Públicos: mantidos por instituições de caráter público. Comerciais: mantidos por instituições com fins lucrativos. Institucionais: mantidos por instituições sem fins lucrativos. Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famílias.



Então, quanto à entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em públicos ou privados. Quando mencionar a autora acima, classificam-se em públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

Classificação quanto à natureza dos documentos: quanto à natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em especiais ou especializados.

Os arquivos especiais guardam documentos de suportes variados e por isso precisam de cuidados diferenciados. Os documentos são agrupados considerando primeiramente o suporte (papel, CD, disco rígido, etc) e depois se utiliza outros critérios para sua organização. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado quando os suportes são feitos de materiais diferentes, pois facilita a conservação dos mesmos. Por exemplo: um arquivo pode ter um local específico para guardar CD’s, papéis, fitas de vídeo, películas, etc, pois todos esses materiais requerem diferentes tipos de cuidados.

Os arquivos especializados, ou arquivos técnicos, são aqueles que guardam documentos dos mais variados assuntos. Nesse tipo de arquivo os documentos são agrupados considerando primeiramente o assunto e depois se utiliza outros critérios para sua organização. Esse tipo de arquivo é utilizado quando uma instituição trata de muitos assuntos, em diferentes áreas do conhecimento; por isso são chamados de técnicos. Por exemplo: uma entidade pode guardar documentos relativos à área de engenharia, de medicina, de artes em locais separados. Isso ajuda na localização dos documentos e facilita a compreensão dos mesmos, pois podem ser estudados com mais praticidade.

Para facilitar a compreensão, basta fazer a seguinte associação: Especiais => Suporte / Especializados => Assunto

Classificação quanto à extensão de atuação: quanto à extensão de sua atuação, os arquivos podem ser

setoriais ou centrais (ou gerais).

Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos próximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localização e utilização. Encontram-se principalmente em empresas, órgãos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vários departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuação (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc).

Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade em um

só lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de médio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura administrativa simples (poucos departamentos, poucos órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório medico, etc.

É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral. 3- (TRT-17/2009 – Cespe/UnB) A instalação de arquivos setoriais é uma forma de centralização dos arquivos correntes da organização como um todo.

Classificação quanto aos estágios de sua evolução: os arquivos podem ser correntes, intermediários ou permanentes.

Os arquivos correntes ou de 1ª idade são aqueles que guardam documentos que são constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objetos de consultas freqüentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de arquivos correntes: “aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, são objeto de consultas freqüentes”.

4- (AGU/2010 – Cespe/UnB) O arquivo corrente é formado por documentos que estão em trâmite, mas que não são consultados frequentemente porque aguardam sua destinação final.

Os arquivos intermediários ou de 2ª idade são aqueles que guardam documentos que não são mais objeto de consultas freqüentes, mas aguardam cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigações. A Lei de Arquivos assim define os documentos de arquivos intermediários: “aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. 5- (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos intermediários é ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo intermediário é uma extensão dos arquivos correntes, em que predomina o valor primário dos documentos.



Os arquivos permanentes ou de 3ª idade são aqueles que guardam documentos que não tem mais valor administrativo, mas pelo seu conteúdo ou pelo assunto de que tratam, tem grande relevância para a História ou para a Cultura, e por isso devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define assim os documentos de arquivo permanente: “conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados”.

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Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02

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Veja essa questão:

33. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009) - O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos. Resolução: Cuidado! Toda vez que a banca afirmar, de forma genérica, que os documentos do arquivo corrente e/ou intermediário devem ser mantidos por X anos, a questão estará errada. Os prazos de guarda são definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questão. Dessa forma, a questão está errada.

Administração do arquivo permanente Ao longo das nossas aulas, vimos que os arquivos passam por uma evolução que os afasta cada vez mais de seu objetivo primário, diminuindo seu valor primário (=administrativo, legal ou fiscal) e aumentando seu valor secundário (=informativo, probatório, histórico ou cultural). Dessa forma, os documentos, que uma vez tiveram utilidade funcional, podem constituir peças fundamentais para a história da organização e de toda a sociedade. É nesse estágio que surge o arquivo permanente. A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custódia. De uma forma geral, as atividades de um arquivo permanente podem ser classificadas em quatro grupos:

x Arranjo: consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos no arquivo permanente.

x Descrição e publicação: são instrumentos de pesquisa para a localização

dos documentos no acervo, que permitem a consulta e divulgação.

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x Conservação: medidas de proteção dos documentos e do seu lugar de guarda.

x Referência: consiste nas políticas de acesso e uso dos documentos.

Se invertermos a ordem dos grupos descritos acima, podemos pensar em um mnemônico bem legal... que tal De-Co-Re-Ar? Descrição – Conservação – Referência – Arranjo A administração do arquivo permanente é bastante complexa, talvez mais complexa que a de arquivos correntes e intermediários. A razão disso se deve ao fato de, na maioria das vezes, concentrar documentos emanados de diversos órgãos, de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais. Lembra quando falamos sobre centralização e descentralização de arquivos correntes? Ou seja, o arquivo permanente tende a crescer indefinidamente, pois é o resultado da contínua reunião de documentos enviados pelos diversos arquivos correntes e intermediários. Dessa forma, ao tratar da documentação de caráter permanente, deve-se sempre levar em consideração o princípio da proveniência (=princípio do respeito aos fundos). Como vimos na aula passada, esse é um princípio básico da arquivologia e afirma que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. O fato de o arquivo permanente ser constituído de diversos fundos faz necessária a análise de quais unidades administrativas irão constituir cada fundo. A escolha desses fundos é estabelecida de acordo com a conveniência de cada situação, contudo, pode ser feita a partir de dois critérios.

1. Estrutural: fundos são constituídos pelo agrupamento dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.

6- (Correios/2011 – Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente é constituído das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas físicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático.

Importante: Fiquem atentos a está parte da disciplina, pois ela norteará todos os estudos sobre Arquivologia. Esta divisão e classificação foram consideradas um marco na história da disciplina. A partir de agora, todos os estudos sobre arquivos e suas funções terão essa classificação como base. Em provas, essa classificação pode vir com nomes alterados. Portanto é importante que vocês fixem a idéia que os nomes trazem:

Corrente = utilizado com freqüência; Intermediário = aguardando prazos;

Permanente = guardados definitivamente. Os estágios de evolução dos arquivos também podem aparecer como ciclo vital dos documentos, ou

Teoria das Três Idades. Falaremos mais sobre esta classificação um pouco adiante, quando estudarmos o Ciclo Vital dos Documentos.



Arquivologia ou Arquivística

Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos.

Órgãos de Documentação

Arquivo: informação produzida e acumulada por instituições públicas e privadas.

Arquivo

Biblioteca

Centro de Documentação/Informação

Museu

Guarda/Funcional/Acumulados-Provar e Testemunhar

Conserva/Colecionados-Instruir e Educar

Agrupa-Informar

Guarda/Tridimensionais-Informar e Entreter

Documento: Informação + Suporte

Classificação dos Arquivos

Ser produto de uma ação e poder provar ou testemunhar sobre a mesma ou sobre seu produtor.

Qto.a Entidade Mantenedora

Qto.a Natureza dos Documentos

Qto.a Extensão de Atuação

Qto.aos Estágios de sua Evolução

Público

Privado

Para Mariana Leite Paes: Públicos, Comerciais, Institucionais e Familiares ou Pessoais

Especiais - Suporte

Especializados - Assunto

Setoriais

Centrais ou Gerais

Correntes (utilizados com frequência)

Intermediários (aguardando prazos)

Permanentes (guardados definitivamente)

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Assim como os arquivos, os documentos que os compõem também podem ser classificados segundo

alguns critérios. Os documentos são classificados quanto ao gênero, quanto à espécie/tipologia e quanto à natureza do assunto.

Quanto ao Gênero: os documentos podem ser textuais (ou escritos), iconográficos, sonoros,

filmográficos, informáticos (ou digitais), cartográficos e micrográficos.

Os documentos textuais ou escritos são aqueles que apresentam a informação de modo escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatórios, certidões, atas, etc.

Os documentos iconográficos são aqueles que apresentam a informação em forma de imagem estática.

Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras, diapositivos (slides), etc.

Os documentos sonoros são aqueles que apresentam a informação em foram de som ou áudio. Exemplo: disco de vinil, escurão telefônica, sons gravados em fitas cassete.

Os documentos filmográficos são aqueles que apresentam a informação em forma de imagens dinâmicas ou em movimento (com ou sem som). Exemplo: filmagens e vídeos.

Os documentos informáticos ou digitais são aqueles gravados em meio digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrônicos para serem lidos. Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word, filmes em formato DVD, etc.

Os documentos cartográficos são aqueles que cuja informação representa, de forma reduzida, uma área maior. Exemplo: mapas, plantas, perfis, etc.

Os documentos micrográficos são aqueles apresentados no suporte microfichas, resultados do processo de microfilmagem. Rolos, cartuchos e magazines, cassete, cartão janela, jaqueta, micro-ficha, ultra-ficha, etc. 7- (AGU/2010 – Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantas fazem parte do gênero documental cartográfico. 8-(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e cartão-janela são exemplos de documentos do gênero



micrográfico.

Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os documentos são classificados de acordo com seu aspecto formal (aparência que assume de acordo com as informações) e sua função (o objetivo para o qual o documento foi produzido).

Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informações de forma que se possa identificá-lo como contrato: possui identificação das partes, do objeto, das condições, cláusulas, etc. O contrato então é uma espécie documental (considerando o aspecto formal).

Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a função. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imóvel. Então a função do contrato é realizar um acordo de aluguel de imóvel.

Em resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel (função). Essa idéia pode ser aplicada a vários outros documentos. Vejamos alguns exemplos:

Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento (tipo) Declaração (espécie) / Declaração de bens (tipo) Relação (espécie) / Relação de bens patrimoniais (tipo)

9-(TRE-MS/2007 – FCC) A tipologia documental é a junção da espécie documental com o suporte material.

É muito importante também conhecer dois outros conceitos: formato e forma.

O formato é a configuração física que o suporte assume. Ex: livro, caderno, folheto, cartaz, etc.

A forma é o estágio de preparação do documento, o seu estado de produção atual. Ex: rascunho, minuta, original e cópia.

Quanto à Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos (ou ordinários) ou sigilosos.

Os documentos ostensivos ou ordinários são aqueles cuja informação não é prejudicial quando for de conhecimento geral. São documentos que não possuem informações estratégicas, nem de teor pessoal, e sua divulgação não causa nenhum tipo de problema à administração ou a terceiros.

Os documentos sigilosos são aqueles que possuem conteúdo que só podem ser de conhecimento restrito, e por isso requerem medidas de segurança especiais para sua custódia e divulgação.

Sobre o assunto, devemos considerar a Lei Federal n° 12.527/11 regulamentada pelo Decreto Federal n° 7.724/2012, que trata dos documentos e material de caráter sigiloso para a Administração Pública. As normas citadas atribuem graus de sigilo, sua classificação e o período pelo qual o documento dever permanecer sigiloso, vejamos:

ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do

conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de Estado (descobertas e experiências de grande valor científico; negociações para alianças militares e políticas; planos de guerra; informações sobre política estrangeira de alto nível).

SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser do conhecimento de outras pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão (planos ou detalhes de operações militares); planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros, e também, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos (escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior.

RESERVADO - seu assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral. Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.

Os documentos sigilosos, conforme já dito, somente pode ser consultado pelo seu destinatário, ou por pessoa legalmente autorizada. Contudo, a Lei de Arquivos (8.159/91) determina que, caso seja necessário para



defesa de direitos, esses documentos podem ser exibidos em seção reservada, conforme determinação judicial, ou podem ser emitidas certidões que confirmem seu conteúdo, ou parte dele.

Os prazos de classificação dos documentos a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:

ultra-secretos, máximo de vinte e cinco anos; secretos, máximo de quinze anos; reservados, máximo de cinco anos. (DECRETO Nº 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012.)

10-(STM/2011 – Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar a segurança da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas, são sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibição reservada, mediante determinação do Poder Judiciário.

Classificação dos Documentos

Quanto ao Gênero

Quanto a Espécie/Tipologia Documental

Quanto a Natureza do Assunto

Textuais ou Escritos: carta, relatórios, atas etc

Iconográficos: fotografia, desenhos, gravuras etc

Sonoros: disco de vinil, sons gravados em fita cassete etc

Filmográficos: filmagens e videos

Informáticos: Som formato MP3, arquivos Word, PDF etc

Cartográficos: mapas, plantas, perfis etc

Micrográficos: Rolos, Jaquetas, Cartão-Janela etc

Aspecto Formal

Sua Função

Ostensivos ou Ordinários

Sigilosos

Ultra-Secreto: Excepcional grau de Segurança (prazo de 25 anos)

Secreto: Alto Grau de segurança, mas PODE ser do conhecimento com Autorização (prazo de 15 anos)

Reservado: Não deve ser do conhecimento do público em geral (prazo de 5 anos)

PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

A Arquivologia, enquanto ciência, possui princípios que devem orientar seus trabalhos e estudos. Esses

princípios são utilizados desde o final do século XIX e constituem a própria base da Arquivística Moderna. Vamos a eles:

Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Este é o mais importante princípio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e arquivos originários de uma pessoa ou instituição devem manter sua individualidade, não podendo ser misturados com os arquivos de origem diversa. Como veremos mais adiante, os documentos de arquivo são complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a organização e funcionamento de seu produtor, razão pela qual não deve ser alterado (ter documentos retirados, acrescidos de forma indevida ou misturados com os de outras pessoas ou instituições). Ao conjunto arquivístico de uma pessoa ou entidade chamamos de “fundo arquivístico”.

Princípio da Organicidade: Este deriva do Principio da Proveniência. A organicidade é a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma organização que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relações internas e externas de seu produtor.

Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Este princípio enuncia que levando-se em conta as relações estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.

Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independente de sua forma, espécie, tipo ou suporte, preserva seu caráter único, pelo contexto de sua produção. Os documentos são criados por uma atividade específica e para atender a necessidade determinada; portanto, mesmo que haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles serão únicos, pois as atividades e necessidades que motivaram sua produção são únicas.

Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística: Também derivado do Principio da

Proveniência, É a qualidade pela qual os fundos devem manter-se preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimos indevidos de peças documentais. Como dito anteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento da instituição, e os documentos que o compõem têm muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possível o seu produtor, o que não ocorrerá se o mesmo não estiver íntegro.



Princípio da Cumulatividade: Este princípio afirma que os arquivos são uma formação progressiva,

natural e orgânica. Diferente da biblioteca e de outros órgãos de documentação (que veremos mais adiante), em que a cumulação de documentos se dá de forma gradativa (com a aquisição dos documentos por compra, permuta ou doação), o arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os documentos de arquivo são, então, um produto imediato, natural e direto dessas atividades.

Princípio da Territorialidade: Este princípio, nascido de questões políticas pelas fronteiras do Canadá, é utilizado no sentido de definir o domicílio legal dos documentos, ou seja, a “jurisdição”, o local onde serão produzidos seus efeitos. Essa jurisdição do documento deve ser definida conforme a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se manter o mais próximo possível do local onde foi produzido, seja uma instituição, uma região específica ou uma nação. Como exceção deste princípio, não o aplicamos em documentos produzidos por acordos diplomáticos ou por ações militares.

Teoria das Três Idades: Também conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estágio de Evolução dos Arquivos, esta teoria constitui um verdadeiro marco na história da Arquivística. Ela afirma que os documentos de um arquivo passam por estágios conforme seus valores mudam. Quando um documento é produzido, ele possui um valor primário, que é sua importância para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor é temporário: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) ainda possuem o valor secundário, que é sua importância para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor é definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente.

Princípio da Pertinência ou Temático: É a qualidade pela qual os documentos, quando recolhidos a uma instituição arquivística, devem ser reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua proveniência e organização originais. Este conceito não é mais adotado na Arquivisticapor ir de encontro ao Princípio da Proveniência. Se todos os documentos são classificados e reorganizados de acordo com um plano geral, desprezando a organização original, o conjunto perderá sua razão de ser, que é refletir e mostrar as atividades e organização das instituições.

Princípios Arquivísticos

Proveniência ou Respeito aos Fundos

Organicidade

Ordem Original

Unicidade

Indivisibilidade ou Integridade Arquivística

Cumulatividade

Territorialidade

Teoria das Três Idades

Pertinência

Os#documentos#e#arquivos#originários#de#uma#pessoa#ou#ins4tuição#devem#manter#sua#individualidade;#refle4r#a#organização#e#funcionamento#do#seu#produtor.

Os#documentos#e#arquivos#originários#de#uma#pessoa#ou#ins4tuição#devem#manter#sua#individualidade.

O#arquivo#deve#conservar#o#arranjo#dado#pela#en4dade#cole4va,#pessoa#ou#família#que#o#produziu.

Preserva#seu#caráter#único,#pelo#contexto#de#sua#produção,#independente'de'sua'forma,'espécie,'2po'ou'suporte.

É#a#qualidade#pela#qual#os#fundos#devem#manterDse#preservados#sem#dispersão,#mu4lação,#alienação,#destruição#não#autorizada#ou#acréscimos#indevidos#de#peças#documentais.

Os'arquivos'são'uma'formação'progressiva,'natural'e'orgânica."

O#documento#deve#se#manter#o#mais#próximo#possível#do#local#onde#foi#produzido.

Afirma#que#os#documentos#de#um#arquivo#passam#por#estágios#conforme#seus#valores#mudam.

É#a#qualidade#pela#qual#os#documentos,#quando#recolhidos#a#uma#ins4tuição#arquivís4ca,#devem#ser#reclassificados#e#reorganizados#por#assuntos.#ESTE#CONCEITO#NÃO#É#MAIS#ADOTADO.

11- (EBC/2011 – Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de organização dos documentos, aplica-se o princípio da pertinência. 12- (AGU/2010 – Cespe/UnB) Ao se aplicar o princípio de respeito aos fundos em um conjunto documental de uma organização pública ou privada, são identificados os documentos destinados à guarda permanente ou à eliminação. 13- (EBC/2011 – Cespe/UnB) Para a obtenção do fundo de arquivo, deve-se aplicar o princípio da naturalidade.



ARMAZENAMENTO E ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTOS

Antes de prosseguirmos com o armazenamento e acondcionamento, precisamos entender o que eles são.

Armazenamento: é a guarda do documento propriamente dita. É a colocação do documento no arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele, ou o depósito.

Acondicionamento: é a embalagem ou guarda de documentos para sua preservação. Trata-se de colocá-

lo em uma embalagem (pasta ou caixa).

Podem perceber pela definição dada pelo Dicionário de Terminologia Arquivística, que não é nada difícil entender essas técnicas. Vamos então às recomendações do CONARQ.

ARMAZENAMENTO

Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às

suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação. A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança contra perigos

iminentes, evitando-se, por exemplo: - áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações; - áreas de risco de incêndios; - áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica; - áreas próximas a instalações estratégicas.

As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de funcionalidade e

conforto, e as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. Nas áreas de depósito, os cuidados devem ser dirigidos a:

- evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações; - prever condições estruturais de resistência a cargas; - a área dos depósitos não deve exceder a 200 m2. Os depósitos deverão ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si, separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, de preferência, também com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração ou de climatização; - evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre as áreas de depósito; - evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou formação de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos; - aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes externas, em especial daquelas sujeitas à ação direta de raios solares, por meio de isolamento térmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Além dos recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas, sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas de menor insolação; - promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial, inclusive com a disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do ar; - evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes; - manter suprimento elétrico de emergência. Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas especificidades, a saber:

- documentos textuais, como manuscritos e impressos; - documentos encadernados; - documentos textuais de grande formato; - documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas; - documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes; - documentos em meio micrográfico; - documentos fotográficos; - documentos sonoros; - documentos cinematográficos; - documentos em meios magnéticos e ópticos.

Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamento

diferenciado das áreas dos depósitos, as quais, por sua vez, também devem se diferenciar entre si, considerando-se as necessidades específicas de preservação para cada tipo de suporte. Recomenda-se um estudo prévio das



condições climáticas da região, nos casos de se elaborar um projeto de construção ou reforma, com vistas a obter os melhores benefícios, com baixo custo, em favor da preservação dos acervos.

A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por reações químicas, que são aceleradas por flutuações e extremos de temperatura e umidade relativa do ar e pela exposição aos poluentes atmosféricos e às radiações luminosas, especialmente dos raios ultravioleta. A adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura entre 15º e 22º C e de umidade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos, manutenção e energia. Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta de ventilação promovem a ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de microorganismos, que aumentam as proporções dos danos.

Com base nessas constatações, recomenda-se:

- armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua preservação, pelo prazo de guarda estabelecido; - monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar; - utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à obtenção de níveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na média, evitando variações súbitas; - reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os equipamentos de climatização não puderem ser mantidos em funcionamento sem interrupção; - proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas; - monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações ultravioleta; - reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes, aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias; - promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas áreas de armazenamento; - manter um programa integrado de higienização do acervo e deprevenção de insetos; - monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e poluentes, procurando reduzir ao máximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros, bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas; - armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e ópticos em condições climáticas especiais, de baixa temperatura e umidade relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados, sobretudo para a manutenção da estabilidade dessas condições, a saber:

fotografias em preto e branco T 12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%

fotografias em cor

T 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%

filmes e registros magnéticos T 18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5%

ACONDICIONAMENTO

Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua

preservação. A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.

O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.

Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.

As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de

campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados.

O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestático.



As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, minimizam as variações

externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo em casos de desastre.

As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e à pressão, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condições de conservação e limpeza, de forma a proteger os documentos.

As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados, e devem ser sempre superiores às dos documentos que irão abrigar .

Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos permanentes devem manter-se quimicamente estáveis ao longo do tempo, não podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação dos documentos.

Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros devem ser alcalinos e corresponder às expectativas de preservação dos documentos. No caso de caixas não confeccionados em cartão alcalino, recomenda-se o uso de invólucros internos de papel alcalino, para evitar o contato direto de documentos com materiais instáveis. 14- (Ibram-DF/2009 – Cesp/UnB) As áreas de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais e não devem exceder 200 m2. Assim, pode ser necessário ter vários depósitos, que devem ser independentes entre si, separados por corredores, com portas corta-fogo e, de preferência, com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração e de climatização. 15- (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) A definição dos gêneros documentais é importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessário para apreservação dos documentos. 16- (TJDFT/2008 – Cespe/UnB) O acondicionamento é uma das etapas do planejamento de conservação preventiva de documentos.

GABARITO

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16

E C E E C E C C E C E E E C C C

EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO

01 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) Os documentos de arquivo não são coletados artificialmente como os objetos de um museu, mas acumulados em função dos objetivos práticos da administração, o que constitui característica de unicidade. 02 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Mesmo que os documentos sejam tirados arbitrariamente do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentária, não é perdido nem se torna obscuro. 03 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Os documentos públicos devem ser mantidos em unidades diferentes que correspondam à sua origem em determinado órgão governamental. 04 - (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) A proveniência territorial deu origem ao princípio da territorialidade, segundo o qual os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território onde foram produzidos. 05 - (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) De acordo com o princípio do respeito à ordem original, os documentos devem ser reclassificados com base no assunto, desconsiderando-se a sua proveniência. 06 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) No plano institucional, o princípio da territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto possível do lugar de sua criação e aplicação e guardados por quem os acumulou. 07 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A aplicação do princípio da ordem original mantém os documentos na ordem física que eles tinham no setor de trabalho.



08 - (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) A base teórica para a avaliação de documentos é dada pelo princípio da pertinência. 09 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Os princípios arquivísticos, entre eles o princípio de respeito aos fundos, que fundamentam a prática arquivística contemporânea foram elaborados nos últimos quarenta anos, principalmente a partir da chamada explosão da informação. 10 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Um documento de arquivo é confiável quando o conteúdo pode ser considerado uma representação completa e precisa das operações, das atividades ou dos fatos que o criaram. 11 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) A organicidade do arquivo se verifica na relação que os documentos mantêm entre si em decorrência das atividades do sujeito acumulador, seja ele pessoa física ou jurídica. 12 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Em um conjunto documental, quando os documentos são mantidos no local onde foram acumulados, aplica-se o princípio arquivístico da ordem original. 13 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Quando há necessidade de se reclassificar os documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência. 14 - (STM/2011 – Cespe/UnB) As características dos documentos de arquivo incluem a unicidade, a qual determina que somente pode ser considerado documento de arquivo aquele que é exemplar único e original. 15 - (MS/2010 – Cespe/UnB) O termo suporte é utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contém informações registradas. Alguns exemplos, além do mais comum hoje, que é o papel, são: papiro, pergaminho, filme de acetato, fita magnética, disco magnético, disco ótico, entre outros. 16 - (ANAC/2009 – Cespe/UnB) Os estágios de evolução dos arquivos são conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais. 17 - (STM/2011 – Cespe/UnB) A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos. 18 - (AGU/2010 – Cespe/UnB) Uma das principais funções do arquivo intermediário é armazenar temporariamente os documentos que não são mais movimentados. 19 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) A existência de arquivos correntes é justificada por questões exclusivamente econômicas. 20 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.

GABARITO

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E E C C E C E E E C C E C E C E C C E C

GESTÃO DE DOCUMENTOS

Já conhecemos os arquivos: vimos suas definições, seus conceitos e sua classificação, assim como a dos seus documentos e agora das atividades dos arquivos. A função dos arquivos é tornar os documentos e informações disponíveis a quem deles precise. O arquivo então deve existir para atender às necessidades de determinado usuário. E para atender da melhor forma possível esse usuário, deve dispor de recursos e capacidades para fazê-lo.

Dessa maneira devemos estar familiarizados com a Teoria das Três Idades e seu funcionamento, ou seja, a classificação dos quanto aos estágios de sua evolução. Vimos que essa Teoria das Três Idades pode ser chamada também de Ciclo Vital dos Documentos ou Estágio de Evolução dos Arquivos e essa teoria afirma que os arquivos podem ser divididos e tratados em três fazes distintas e complementares, que são a corrente, a intermediária e a permanente.



É importante saber que todos os documentos, quando são criados ou recebidos por uma instituição, podem

possuir dois valores distintos: o valor primário, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram à criação do documento; e o valor secundário, que é mediato, acessório e não está ligado diretamente aos objetivos que levaram à sua criação.

Todos os documentos, quando criados, possuem o valor primário; se não fosse assim, não seriam sequer criados. Esse valor é temporário, ou seja, quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perderá esse valor. Mas ao contrário, nem todos os documentos possuem o valor secundário. Este valor depende de muita coisa para ser atribuído a um documento, e é permanente, ou seja, uma vez que o documento possua valor secundário, vai durar para sempre (o valor).

Assim, quando um documento nasce (já provido de valor primário) ele está inserido no arquivo corrente, que como vimos, é aquele que guarda documentos freqüentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo principal, o documento vai para o arquivo intermediário, que é aquele que guarda documentos não utilizados freqüentemente, e que aguardam destinação: eliminação ou guarda permanente. Caso o documento não possua o valor secundário, será descartado; caso possua, será preservado permanentemente.

Uma vez no arquivo permanente o documento terá outros objetivos, diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um gráfico:

ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL CARGO PAPILOSCOPISTA

PROFESSOR: MAYKO GOMES

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 3

Transferência Recolhimento Descarte

Notem que uma vez que o documento é recolhido ao arquivo permanente, ele não pode ser descartado.

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A eliminação de documentos permanentes produzidos por instituições públicas e de caráter público somente é possível mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à esfera de competência do órgão.

Resolução

O item está incorreto. Vimos pelo esquema acima que os documentos de valor permanente (valor secundário) JAMAIS, EM HIPÓTESE ALGUMA, devem ser eliminados, mas sim preservados por tempo indefinido.

Notem também que a passagem do documento de um arquivo a outro recebe nomes específicos. As bancas tentam constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar errado. Assim, a passagem para o arquivo intermediário sempre se chama “transferência”, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama “recolhimento”. Então, numa questão pode não aparecer o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para saber a qual arquivo se refere.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de destinação.

Resolução

O item está incorreto. A passagem de documentos para o arquivo intermediário denomina-se “transferência”.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A transferência é a ação de condução dos documentos ao arquivo permanente.

Resolução

Corrente

Descarte

Intermediário Permanente

Note que uma vez que o documento é recolhido ao arquivo permanente, ele não pode ser descartado. 1- (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A eliminação de documentos permanentes produzidos por instituições públicas e de caráter público somente é possível mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à esfera de competência do órgão.

Note também que a passagem do documento de um arquivo a outro recebe nomes específicos. As bancas tentam constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar errado. Assim, a passagem para o arquivo intermediário sempre se chama “transferência”, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama “recolhimento”. Então, numa questão pode não aparecer o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para saber a qual arquivo se refere.

2- (Correios/2011 – Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de destinação. 3- (ABIN/2010 – Cespe/UnB) A transferência é a ação de condução dos documentos ao arquivo permanente.

Perceba ainda que não existe a obrigatoriedade de o documento passar pelas três fases, nessa ordem. Alguns documentos são “recolhidos” do arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem mesmo passar pelo arquivo intermediário. Ainda, há casos em que o documento correrá em fluxo contrário, passando do arquivo permanente ou intermediário de volta para o corrente. Esse caso não é comum em provas, mas pode ser pedido, então não custa saber.

Para ilustrar a explicação sobre valores de documentos e Teoria das Três Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples.

O primeiro é o Termo de Posse da atual Presidenta da República. O documento tem sempre valor primário, valor imediato e ligado ao objetivo da instituição: dar posse à Presidenta. Quando o documento cumpriu sua finalidade, ele perdeu seu valor primário. No entanto, ele ainda possui o valor secundário, que é permanente. Esse valor está ligado a outras finalidades, como por exemplo, servir de fonte para pesquisas históricas ou culturais.

O segundo documento é uma requisição de transporte para um funcionário se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A referida requisição possui valor primário, ligado ao objetivo de sua criação: possibilitar o deslocamento do funcionário. Quando cumprido esse objetivo, perderá seu valor primário. Mas esse documento não possui valor secundário, não serve para pesquisa histórica ou cultural, nem é parte importante da



história da instituição ou da sociedade. Portanto ele pode até ser transferido para fins de prestação de contas, mas não será recolhido por falta de valor secundário: será descartado.

É importante saber estas noções por que a Gestão de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos enquanto o mesmo possui valor primário, ou seja, tem utilidade administrativa. Assim, somente se fala em Gestão de Documentos nos arquivos corrente e intermediário, onde os documentos têm finalidades meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos possuem outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa histórica, por exemplo.

A Lei 8.159/91 define a Gestão de Documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Reparem que a Gestão de Documentos se encerra, tem seu limite no arquivo intermediário, pois quando o documento sofre sua destinação (eliminação ou guarda permanente), a Gestão de Documentos já cumpriu seu objetivo. 4- (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.

A sua aplicação somente aos arquivos corrente e intermediário se justifica pelos seus objetivos: é nesses arquivos que os documentos são mais utilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo desse “excesso” em seu uso acarreta problemas como o acúmulo desordenado de documentos (massa documental acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e a responsabilização dos usuários. Ainda, como objetivos secundários, busca reduzir os espaços ocupados pelos arquivos, o emprego de recursos humanos e materiais, facilitar e agilizar o acesso e a recuperação da informação quando necessário.

A Gestão de Documentos passa pelo controle em três fases: a produção, a utilização e a destinação. Vamos tratar de cada uma delas.

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36. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O tratamento da documentação permanente deve ser feito a partir da aplicação do princípio da territorialidade, um dos princípios fundamentais da arquivologia. Resolução: O enunciado afirma que o tratamento da documentação permanente deve ser feito a partir da aplicação do princípio da territorialidade. O princípio certo seria o da proveniência. O princípio da territorialidade, como vimos na aula passada, afirma que os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos. Portanto, o item está errado.

Arquivamento Vamos falar agora sobre a atividade é os principais métodos de arquivamento. Para isso, antes de tudo, temos que lembrar que a gestão de documentos é composta por três grandes fases:

1. Produção; 2. Utilização; e 3. Avaliação e Destinação.

Agora, vamos fazer um pequeno esquema que nos permita visualizar como as diferentes atividades estão distribuídas entre as fases:

A fase de produção (1ª fase) é onde os documentos são criados/confeccionados/recebidos e são

inseridos nos sistemas de controle da instituição. Aqui são exercidas atividades que controlam a produção de documentos, como a elaboração de formulários, estabelecimento de padrões, verificação da necessidade do documento, etc. 5- (STM/2011 – Cespe/UnB) Na fase de produção, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da seleção de recursos humanos para área arquivística.

A fase de utilização (2ª fase) é onde os documentos são utilizados com a finalidade principal para que foram criados (valor primário). Os documentos tramitam (se movimentam) internamente na instituição, percorrendo todo o caminho necessário para que se cumpra uma atividade específica. As atividades são de busca e localização (protocolo), de análise da importância do documento (avaliação), de consulta e empréstimo, entre outras. 6-(AGU/2010 – Cespe/UnB) A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de



utilização de documentos.

A fase de destinação (3ª fase) é onde os documentos sofrem o fim que lhes é determinado pelo processo de avaliação. Os destinos geralmente são sofridos quando os documentos cumprem seu prazo de retenção no arquivo intermediário. Pode, contudo, ocorrer de o documento não precisar estar neste arquivo para sofrer a destinação; isto será determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinação, que estudaremos mais adiante. Somente dois destinos são possíveis para os documentos: a eliminação ou o “recolhimento” para o arquivo permanente. 7-(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do acesso à documentação. Antes de falarmos do Protocolo é importante verificarmos como acontece a organização de arquivos.

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O gerenciamento da informação e a gestão de documentos

Vamos iniciar nosso estudo falando sobre um assunto que vem antes da gestão de documentos: a organização e administração de arquivos. A organização de arquivos consiste no desenvolvimento de quatro etapas de trabalho:

1- Levantamento de dados: atividades de exame e coleta de informações acerca da documentação do arquivo.

Nessa etapa, são coletadas as informações sobre o gênero dos documentos (textuais, iconográficos, informáticos etc.), as espécies documentais (cartas, faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de conservação do acervo, os recursos humanos da instituição, enfim, todos os dados relevantes para o arquivo da instituição.

2- Análise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior, será

feita uma análise objetiva da real situação dos serviços de arquivo e um diagnóstico que permita propor alterações no sistema a ser implantado.

Ou seja, o diagnóstico consiste em uma constatação das falhas existentes na administração que impedem o correto funcionamento do arquivo.

3- Planejamento: elaboração de um plano arquivístico que leve em consideração tanto as disposições legais quanto as necessidades da organização. Esse plano deve levar em consideração os seguintes elementos:

a) posição do arquivo na estrutura organizacional da administração – recomenda-se que seja a mais alta possível;

b) centralização ou descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente (Lembra que falamos sobre isso na aula passada?);

c) criação de uma coordenação central dos serviços de arquivo, nos casos de descentralização;

d) definição dos métodos de arquivamento;

e) estabelecimentos das regras e normas de funcionamento;

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




O gerenciamento da informação e a gestão de documentos

Vamos iniciar nosso estudo falando sobre um assunto que vem antes da gestão de documentos: a organização e administração de arquivos. A organização de arquivos consiste no desenvolvimento de quatro etapas de trabalho:

1- Levantamento de dados: atividades de exame e coleta de informações acerca da documentação do arquivo.

Nessa etapa, são coletadas as informações sobre o gênero dos documentos (textuais, iconográficos, informáticos etc.), as espécies documentais (cartas, faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de conservação do acervo, os recursos humanos da instituição, enfim, todos os dados relevantes para o arquivo da instituição.

2- Análise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior, será

feita uma análise objetiva da real situação dos serviços de arquivo e um diagnóstico que permita propor alterações no sistema a ser implantado.

Ou seja, o diagnóstico consiste em uma constatação das falhas existentes na administração que impedem o correto funcionamento do arquivo.

3- Planejamento: elaboração de um plano arquivístico que leve em consideração tanto as disposições legais quanto as necessidades da organização. Esse plano deve levar em consideração os seguintes elementos:

a) posição do arquivo na estrutura organizacional da administração – recomenda-se que seja a mais alta possível;

b) centralização ou descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente (Lembra que falamos sobre isso na aula passada?);

c) criação de uma coordenação central dos serviços de arquivo, nos casos de descentralização;

d) definição dos métodos de arquivamento;

e) estabelecimentos das regras e normas de funcionamento;

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




f) necessidades de recursos humanos;

g) escolha das instalações e equipamentos;

h) constituição de arquivos intermediários e permanentes.

4- Implantação e acompanhamento: implementação do plano de

arquivo na instituição em conjunto com testes de procedimentos, rotinas, normas, formulários etc. A implantação deve ser procedida por um acompanhamento constante dos resultados, a fim de corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades ou falhas no sistema arquivístico.

Bom... antes de continuar, vamos ver uma questão sobre esse assunto.

01. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O diagnóstico da situação arquivística pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o órgão público tem uma massa documental acumulada de grandes proporções. Resolução:

O enunciado fala que o diagnóstico deve ser adotado apenas em instituições com massa documental acumulada de grandes proporções. Como vimos, o diagnóstico faz parte da organização do arquivo e permite apontar, a partir dos dados coletados, as impropriedades que impedem o correto funcionamento do arquivo.

Dessa forma, realizar um diagnóstico não está relacionado à quantidade de documentos acumulados em uma instituição (isso provavelmente seria o resultado do diagnóstico).

Ou seja, mesmo organizações que não tenham grande quantidade de documentos acumulados, podem e devem passar por um diagnóstico, de forma a permitir que as eventuais falhas sejam identificadas e seja possível propor melhorias no sistema arquivístico.

Portanto, o item está errado.

Vejamos outra questão:

PROTOCOLO

Foi primordial que aprendêssemos, antes de tudo, algo sobre a Gestão de Documentos, pois tudo o que vamos estudar de agora em diante são algumas de suas atividades. Lembrando que a Gestão de Documentos é o conjunto de atividades que busca gerenciar o ciclo dos documentos, desde sua produção até sua destinação.

Ao estudarmos o protocolo, podemos perceber que é um conjunto de atividades que está inserido na fase de utilização da Gestão de Documentos. Entende-se por protocolo o conjunto de operações técnicas que



visam controlar o trâmite de documentos dentro de uma instituição. A palavra protocolo, assim como arquivo, é um termo polissêmico, e pode significar:

número atribuído ao documento quando capturado pelo sistema da instituição. Neste caso chamamos de protocolo o número de registro que o documento recebe. Este número será a identificação do documento dentro da instituição. É muito utilizado em processos.

caderno, ou outro equivalente, onde se registra as movimentações internas do documento. Neste

caso o protocolo é o caderno onde são feitas as anotações sobre a movimentação do documento. O espaço é destinado para anotações como o número do documento, a data de recebimento e a assinatura do destinatário.

A unidade ou setor responsável pela e movimentação de documentos dentro da instituição. O

protocolo é a porta de entrada e saída de documentos da instituição. Todos os documentos são recebidos, registrados e distribuídos aos destinatários. O mesmo ocorre com as movimentações internas: antes de seguir de um setor a outro, o documento deve passar pelo protocolo antes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo também antes de ser enviado a outra instituição ou pessoa.

As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e classificação, registro e

movimentação. Algumas bancas ainda consideram a expedição como atividade de protocolo, mas assim, quando uma banca considera a expedição como atividade de protocolo, ela a menciona nas questões. Caso não considere, não mencionará tal atividade.

As atividades de recebimento e classificação são as seguintes:

• Recebe o documento; • Separa os documentos oficiais dos particulares; • Envia os documentos particulares aos seus destinatários; • Separa os documentos ostensivos dos sigilosos; • Envia os documentos sigilosos aos seus destinatários; Interpreta e classifica os documentos

ostensivos; • Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentação.

As atividades de registro e movimentação são as que tratam da distribuição, redistribuição e entrega dos

documentos dentro da instituição.

As atividades de expedição tratam da saída de documentos e correspondências da instituição. Todos os documentos de caráter oficial, mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve cuidar de enviá-los para o ambiente externo à instituição.

Um cuidado muito importante que se deve ter é o de associar as atividades de protocolo às funções de arquivo corrente! Pelas suas características, os arquivos correntes guardam documentos que estão em uso freqüente ou constantemente consultados. Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de protocolo também são realizadas nos arquivos intermediário e permanente.

Então, para não esquecer ou confundir: as atividades de protocolo somente são realizadas no arquivo corrente; e estão ligadas à entrada e controle de documentos dentro da instituição.

Os setores de protocolo podem receber várias denominações: Protocolo, Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentação, etc. Então é importante ter em mente que protocolo é a atividade de controle. O nome do setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade. 8- (EBC/2011 – Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de antecedentes. 9- (Correios/2011 – Cespe/UnB) A expedição dos documentos é de responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxílio do arquivo intermediário para a realização dessa atividade. 10- (Correios/2011 – Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo é do setor de arquivo permanente, como último momento do trâmite documental. 11- (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) O registro de documentos arquivísticos no protocolo consiste na vinculação de



metadados ao documento que tramitará na organização.

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

É importante não confundir a Classificação dos Documentos de Arquivo, estudada anteriormente, com esta que vamos estudar agora. O que vamos estudar agora são as atividades de Classificação de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um código que corresponda ao seu ingresso no sistema de documentos de uma instituição.

E também a atividade de Classificação, assim como o protocolo, é uma das atividades de Gestão de Documentos, inserida na fase de utilização. A classificação do documento é feita no momento em que este chega ao protocolo e pelo profissional que o recebeu. 12- (STM/2011 – Cespe/UnB) Na esfera pública, a atividade de classificação — entendida como identificação do assunto no documento, localização do assunto no código de classificação e anotação do código no documento para posterior recuperação — somente pode ser realizada por arquivistas.

A Classificação de Documentos é o ato de atribuir um código ao documento de acordo com o assunto de que ele trate.

O código deverá ser aquele em vigor na instituição, e estabelecido pela Comissão Permanente de Avaliação. Esta comissão deve ser formada por profissionais das diversas áreas do conhecimento e de atuação da instituição.

Quando se tratar de documento ou correspondência de caráter ostensivo, a classificação deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve abrir a correspondência ou documento, tomar conhecimento de seu conteúdo e de seu destinatário, proceder à classificação e encaminhar os documentos ao destinatário. Atenção para que as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que a atribuição de classificar os documentos é do arquivista, como na questão anterior, o que não é verdade: é responsabilidade do setor de protocolo.

O Plano de Classificação deve orientar os métodos de arquivamento a serem utilizados pela instituição. Todos os documentos serão arquivados e ordenados seguindo a lógica e a orientação do Plano. Portanto, este deve ser o mais abrangente possível, sempre abarcando todos os assuntos que interessam à instituição. Ainda, este deve ser flexível, capaz de atender as necessidades de mudanças das instituições, e sempre reservar espaços para assuntos e situações que são desconhecidos das instituições, mas podem ocorrer.

Os Planos ou Códigos de Classificação são elaborados por uma comissão constituída exclusivamente para

este fim, chamada Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Os planos podem seguir dois critérios: o estrutural, ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da instituição; e o funcional, que classifica os documentos de acordo com as atividades desenvolvidas pela instituição.

Atualmente, de modo geral, é mais recomendado que se utilize o critério de classificação funcional, por ser mais flexível. Caso uma instituição tenha optado por utilizar o critério estrutural, terá que fazer mudanças no plano toda vez que criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por exemplo. Quando se utiliza o critério funcional, por mais que se modifique a estrutura de uma instituição, suas atividades permanecem as mesmas, pois seu objetivo foi definido no momento de sua criação.

Abaixo estão dois exemplos de Código de Classificação. O primeiro classifica os documentos de acordo com as que os produziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o que tratam, independente da área de atuação da instituição.



Perceba que os documentos recebem códigos de acordo com a função da instituição. Esta função é dividida em subfunções, atividades e tarefas. Sempre se vai do geral para o específico.




Reparem que os assuntos são subdivididos do geral para o particular.

(TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A opção pela classificação organizacional pressupõe que os documentos sejam agrupados de acordo com a função.

Resolução

O item está incorreto. Vimos que a opção pelo critério estrutural pressupõe o agrupamento pela estrutura da organização, ou pelo assunto.

Repare que os assuntos são subdivididos do geral para o particular.

13- (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A opção pela classificação organizacional pressupõe que os documentos sejam agrupados de acordo com a função.

É importante que saiba também que, por força da Resolução CONARQ nº 14, todas as entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) devem adotar o Código de Classificação para documentos da atividade meio instituído por eles, e ainda elaborar um código para documentos das atividades fim nos mesmos moldes daquele adotado para a atividade meio.

Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (órgãos e entidades públicas federais, estaduais, municipais, do DF e alguns privados que integram o sistema) devem adotar, para os documentos relativos à atividade meio, o Código elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da atividade fim, cada instituição dessas tem autonomia para elaborar o próprio, contanto que siga o mesmo padrão daquela adotada para os documentos da atividade meio. É o caso da Polícia Federal.

A classificação deve ser realizada por profissional habilitado para este fim, e seguir algumas operações e rotinas. As operações são:

ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser



classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.

CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento. E as rotinas de classificação são as seguintes:

1. Receber o documento para classificação; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo; 3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário; 4. Anotar o código na primeira folha do documento; 5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários.

Lembrando que estas diretrizes são estabelecidas pelo documento anexo à Resolução CONARQ no 14.

Portanto é importante conhecer um pouco mais o seu conteúdo: mesmo que não tenha sido pedido no edital, pode ajudar a todos a responder muitos itens sobre o assunto. 14- (Correios/2011 – Cespe/UnB) Quando os documentos são organizados a partir de um plano de classificação nos arquivos correntes, é desnecessário elaborar novo plano de classificação no arquivo intermediário.

Essa Resolução do CONARQ estabelece que a classificação dos documentos seguirá o método decimal. Assim, o sistema é dividido em dez classes, sendo nove específicas e uma para generalidades. Assim temos, segundo a resolução:

Classe 000 Classe 100 Classe 200 Classe 300 Classe 400 Classe 500 Classe 600 Classe 700 Classe 800 Classe 900

Ainda, segundo o documento, as classes 000 e 900 já foram destinadas aos documentos da atividade

meio, cabendo a cada órgão e entidade desenvolver as demais classes (de 100 a 800) de acordo com suas atividades fim. A classe 000 está destinada a Administração Geral, e a 900 está destinada a generalidades, ou a documentos cujo assunto não se encontra no código. 15- (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Aos órgãos e entidades que adotarem o código de classificação da área-meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas às suas atividades específicas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela instituição arquivística pública federal.

ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE ARQUIVO

O arquivamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa ao acondicionamento e

armazenamento dos documentos no arquivo.

Devemos considerar duas formas de arquivamento: a horizontal e a vertical.

Arquivamento Horizontal: os documentos são dispostos uns sobre os outros, “deitados”, dentro do mobiliário. É indicado para arquivos permanentes e para documentos de grandes dimensões, pois evitam marcas e dobras nos mesmos.

Arquivamento Vertical: os documentos são dispostos uns atrás dos outros dentro do mobiliário. É indicado para arquivos correntes, pois facilita a busca pela mobilidade na disposição dos documentos.

Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, devemos considerar tantos os métodos quanto os sistemas.



Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibilidade ou não de recuperação da informação sem o uso de instrumentos. Tudo o que isso quer dizer é apenas se precisa ou não de uma ferramenta (índice, tabela ou qualquer outro semelhante) para localizar um documento em um arquivo.

Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto de busca e/ou recuperação, como

por exemplo, os métodos alfabético e geográfico.

Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indireto de busca e/ou recuperação, como são os métodos numéricos.

Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que não aparece em provas, mas que serve apenas para agregar o método alfanumérico. Este método se caracteriza pela “necessidade parcial” da utilização de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela para localizar uma estante, mas não para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da localização da estante, a prateleira será localizada de forma direta.

Os métodos de Arquivamento são os CRITÉRIOS que determinam o modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca dos mesmos (recuperação da informação). Esses métodos de arquivamento são divididos em duas classes, os básicos e os padronizados (não confundir com a divisão em dois sistemas, o direto e o indireto).

Os métodos de arquivamento, como já dito, se dividem em duas classes, que são os métodos básicos e os métodos padronizados.

Por sua vez, pertencem à classe dos básicos quatro métodos: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico. À classe dos padronizados pertencem outros cinco métodos: variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas:




com a divisão em dois sistemas, o direto e o indireto). Vamos tratar deles detalhadamente.

Os métodos de arquivamento, como já dito, se dividem em duas classes, que são os métodos básicos e os métodos padronizados.

Por sua vez, pertencem à classe dos básicos quatro métodos: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico. À classe dos padronizados pertencem outros cinco métodos: variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas:

MÉTODOS BÁSICOS

MÉTODO ALFABÉTICO

O candidato deve prestar especial atenção a este método, pois é o mais cobrado em provas! Esse método consiste em simplesmente organizar um arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, é necessário seguir um conjunto de regras para a organização de um arquivo com esse método. É exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o examinador procura saber se o candidato tem o domínio dessas regras.

Vantagens: agilidade na recuperação da informação/documento, custo baixo, de fácil implantação e assimilação.

MÉTODOS BÁSICOS

MÉTODO ALFABÉTICO Esse método consiste em simplesmente organizar um arquivo considerando o nome dos seus

correspondentes. Contudo, é necessário seguir um conjunto de regras para a organização de um arquivo com esse método. É exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o examinador procura saber se o candidato tem o domínio dessas regras.

Vantagens: agilidade na recuperação da informação/documento, custo baixo, de fácil implantação e

assimilação. Desvantagens: apresenta mais ocorrências de erros no momento do arquivamento.

Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas para recuperação da

informação/documento.



A princípio, pode-se escolher entre dois critérios: letra por letra ou palavra por palavra. A escolha de um implica na exclusão do outro. Vamos, no exemplo, arquivar os documentos de nome Alfredo Del Frete e Carlos De Penedo. Na ordenação alfabética, o sobrenome sempre vem antes do nome e em CAIXA ALTA. Assim, vamos arquivar utilizando os dois critérios:




Desvantagens: apresenta mais ocorrências de erros no momento do arquivamento.

Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas para recuperação da informação/documento.

A princípio, pode-se escolher entre dois critérios: letra por letra ou palavra por palavra. A escolha de um implica na exclusão do outro. Vamos, no exemplo, arquivar os documentos de nome Alfredo Del Frete e Carlos De Penedo. Na ordenação alfabética, o sobrenome sempre vem antes do nome e em CAIXA ALTA. Assim, vamos arquivar utilizando os dois critérios:

Com essas orientações iniciais, vamos às regras desse método. Todas as regras de alfabetação são muito fáceis. Isso é mais um motivo para que o concursando as tenha decorado. Apesar da quantidade (treze), verão que memorizá-las não é difícil, e naturalmente, ao resolver alguns exercícios, elas virão a mente. Vamos à elas:

Regra 01: Em nomes de pessoas físicas considera o último sobrenome e depois o prenome. Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes

Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabética considera-se a ordem do prenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA

Dica de prova: Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel Como os sobrenomes são iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL.

Com essas orientações iniciais, vamos às regras desse método. Todas as regras de alfabetação são muito fáceis. Isso é mais um motivo para que o concursando as tenha decorado. Apesar da quantidade (treze), verão que memorizá-las não é difícil, e naturalmente, ao resolver alguns exercícios, elas virão a mente. Vamos à elas:

Regra 01: Em nomes de pessoas físicas considera o último sobrenome e depois o prenome. Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira Suzane Gonzaga Silveira --------------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga Edson Gomes Souza --------------------------- SOUZA, Edson Gomes

Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabética considera-se a ordem do prenome.

Como o S se repete, o A de SANTOS vem antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA

Dica de prova: Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos Diogo Santana ---------------------------------- SANTANA, Diogo Gabriel Santana -------------------------------- SANTANA, Gabriel

Como os sobrenomes são iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem antes do D de DIOGO,

que por sua vez vem antes do G de GABRIEL.

Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hífen não se separam. Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique Artur Castelo Branco -------------------------------- CASTELO BRANCO, Artur Heitor Villa-Lobos ------------------------------------VILLA-LOBOS, Heitor Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou São não se separam. Ex: Sidney Santa Fé ------------------------SANTA FÉ, Sidney Marcos Santo Cristo ----------------------- SANTO CRISTO, Marcos Pedro Carlos São Domingos ------------ SÃO DOMINGOS, Pedro Carlos Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tem precedência na classificação de sobrenomes iguais. Ex: S. Ferreira ------------------------------ FERREIRA, S. Sandro Ferreira ---------------------------- FERREIRA, Sandro Saulo Eduardo Ferreira ------------------ FERREIRA, Saulo Eduardo Regra 05: Os artigos e preposições a, o, de, d’, da, do, e, um, uma NÃO SÃO considerados parte integrante do último nome. Ex: João d’Alencar ------------------------------ ALENCAR, João d’ Silveira d’Almeida ------------------------------- ALMEIDA, Silveira d’ José de Oliveira --------------------------------- OLIVEIRA, José de Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, são considerados parte integrante do último nome, mas NÃO SÃO considerados na ordenação alfabética. Ex: Laura Barros Neto --------------------- BARROS NETO, Laura Ricardo Barros Filho ----------------------- BARROS FILHO, Ricardo Alencar Manfredo Sobrinho ----------- MANFREDO SOBRINHO, Alencar Camila Pitanga Júnior ------------------ PITANGA JÚNIOR, Camila



Como os nomes que indicam grau de parentesco não são considerados na ordenação, analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO.

Dica de prova: A exceção a esta regra se dá quando não há outro elemento para fazer a ordenação alfabética. Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato Nonato Barbosa Neto ---------------------- BARBOSA NETO, Nonato Nonato Barbosa Sobrinho ---------------- BARBOSA SOBRINHO, Nonato Como os prenomes e sobrenomes são iguais, devemos considerar que o F de FILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de SOBRINHO.

Regra 07: Os títulos não são considerados na ordenação alfabética. Eles devem ficar entre parênteses após o nome completo. Ex: Ministro Guido Mântega ------------------ MÂNTEGA, Guido (Ministro) Professor Renato Praia ----------------------- PRAIA, Renato (Professor) Coronel Sandro Rangel ----------------------- RANGEL, Sandro (Coronel) Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHÓIS E ORIENTAIS, são considerados pelo último sobrenome. Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles John Kenedy -------------------------------------- KENEDY, John Jill Valentine -------------------------------------- VALENTINE, Jill Regra 09: As partículas de nomes estrangeiros PODEM OU NÃO ser consideradas. O mais comum é considerá-las parte integrante do sobrenome quando começadas com letra maiúscula. Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di Sandra De Penedo -------------------------------- DE PENEDO, Sandra Antonieta Di Capri --------------------------------- DI CAPRI, Antonieta July O’Brien ----------------------------------------- O’BRIEN, July Regra 10: Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que indica a família do pai. Ex: Sanches Camacho Guerra ----------- CAMACHO GUERRA, Sanches Maria Diaz Herrera -------------------------- DIAZ HERRERA, Maria Mercedez Lopez Hernades --------------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e árabes) são registrados exatamente como se apresentam. Ex: Ali Mohamed ----------------------- ALI MOHAMED Deng Yutang ---------------------------- DENG YUTANG Omar Saad ------------------------------ OMAR SAAD Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os ARTIGOS E PREPOSIÇÕES NÃO SÃO CONSIDERADOS NA ALFABETAÇÃO. Estes devem ficar após o nome, entre parênteses, para facilitar a ordenação. Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE Fundação São Martinho --------------------- FUNDAÇÃO SÃO MARTINHO O Globo ----------------------------------------- GLOBO (O) The New York Times ------------------------ NEW YORK TIMES (The) El País ------------------------------------------ PAÍS (El) Regra 13: Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, encontros e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer no fim, entre parênteses. Ex: 3o Congresso de Arquivistas --- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3°) XIII Encontro de Jornalistas ---------- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII) Nona Reunião de Veteranos --------- REUNIÃO DE VETERANOS (Nona) Essas regras não são absolutas. Elas podem ser modificadas para melhor atender as necessidades do usuário. No caso de pessoas físicas ou jurídicas, registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva. Ex: Artur Antunes Coimbra -------- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO) Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PELÉ)

MÉTODO GEOGRÁFICO



Esse método considera como elemento principal para recuperação da informação o LOCAL do documento. Em prova, o examinador poderá optar por usar o termo arquivístico PROCEDÊNCIA, que significa também o local; portanto, caso se depare com esse termo numa prova, não se preocupe. Vantagens: ordenação alfabética, fácil de usar. Desvantagens: uso de duas classificações, o que pode gerar confusões. Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas para busca e recuperação. Existem três formas de ordenação. Vamos a elas. Forma 1: Estado – Cidade – Correspondente: considera a ordenação por estados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes devem vir primeiro, e as cidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabética. Ex: Acre – Rio Branco – ANGELIM, Raimundo Acre – Assis Brasil – SILVÉRIO, Jorge Acre – Capixaba – SANTANA, João Acre – Porto Acre – ARAGÃO, Vilas Boas Bahia – Salvador – SANGALO, Ivete Bahia – Água Fria – AMADEO, Sérgio São Paulo – Campinas – DOLORES, Maria Como no exemplo acima, deve-se colocar primeiro os estados em ordem alfabética, depois suas cidades, priorizando as capitais. Pelo exemplo acima, Rio Branco vem em primeiro lugar por ser a capital do estado, e Salvador vem antes das demais pelo mesmo motivo. Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecerá a ordem dos nomes, começando pelo sobrenome e depois pelo prenome. Ex: Bahia – Salvador – GIL, Gilberto Bahia – Salvador – GIL, Preta Bahia – Salvador – VELOSO, Caetano

Forma 2: Cidade – Estado – Correspondente: considera a ordenação por cidades. Nesta forma de ordenação, não há necessidade de priorizar as capitais. Ex: Areal – Rondônia – VALENTIN, Márcio Diadema – São Paulo – CAVALCANTI, Roberto São Paulo – São Paulo – ALEXANDRINO, Marcelo Ilhéus – Bahia – SILVA, João Forma 3: País – Cidade – Correspondente: prioriza a ordem alfabética dos países. Nesta forma também é obrigatória a prevalência da capital sobre as demais cidades. Ex: Brasil – Rio de Janeiro – GLOBO (O) Portugal – Lisboa – FERREIRA, Manoel Portugal – Coimbra – VAZ, Joaquim Esse método é muito simples. Mesmo nas questões de provas não apresentam dificuldades: O mesmo procedimento deve ser adotado para os outros critérios de arquivamento (lembre-se que no critério CIDADE-ESTADO-CORRESPONDENTE não é obrigatório priorizar as capitais). MÉTODO NUMÉRICO Considera como elemento principal o número para busca e recuperação da informação/documento. Vantagens: diminui os erros de arquivamento. Desvantagens: exige pesquisa em índices ou tabelas, o que diminui a agilidade na busca e recuperação da informação. Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentas para recuperação da informação (tabela ou índice). Está dividido em três formas: numérico simples, numérico cronológico e dígito terminal. Vamos a eles. Numérico Simples: não requer qualquer planejamento inicial, bastando arquivar os documentos em ordem numérica. Deve-se apenas cuidar de elaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmo número. O documento receberá um número da pasta + um número sequencial (ou também número



de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu rearquivmento, evita extravios e possibilita a utilização de pastas que venham a vagar (ficar sem uso). Ex: 1026 – 518 (o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o seqüencial dentro da pasta) Numérico Cronológico: considera a data como principal elemento de busca e recuperação. Aqui se numera o documento, e não a pasta. É mais utilizado em sistemas de protocolos. Os documentos são ordenados em seqüência cronológica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registro que venha a ser desocupado somente se houver coincidência de data. Ex: 01-02-2001/027 (o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento. Lembrando que o formato pode variar, sendo a data colocada depois do seqüencial ou de forma reduzida, por exemplo) Numérico Dígito-Terminal: considera o número do próprio documento como elemento principal de ordenação. É usado principalmente quando há grande volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua recuperação. Diferente dos outros métodos numéricos, que atribuem um número ao documento (cronológico) ou à pasta (simples), este método, como já dito, utiliza o número do próprio documento, fazendo apenas uma releitura. O número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é feita da direita para a esquerda. Ex: Circular n° 256.741 (método numérico simples). O número de arquivamento será: 25-67-41

41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta 67 – grupo secundário, indicando a guia 25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia (posição).

Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário. Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundário e também ordenamos do menor para o maior. Se também for repetido, devemos observar o grupo terciário e repetir o procedimento. Ex: GT GS GP

25 85 95 86 92 95 06 07 98




(o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento. Lembrando que o formato pode variar, sendo a data colocada depois do seqüencial ou de forma reduzida, por exemplo)

Numérico Dígito-Terminal: considera o número do próprio documento como elemento principal de ordenação. É usado principalmente quando há grande volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua recuperação. Diferente dos outros métodos numéricos, que atribuem um número ao documento (cronológico) ou à pasta (simples), este método, como já dito, utiliza o número do próprio documento, fazendo apenas uma releitura. O número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é feita da direita para a esquerda. Ex: Circular n° 256.741 (método numérico simples). O número de arquivamento será: 25-67-41 41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta 67 – grupo secundário, indicando a guia 25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia (posição).

Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário. Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundário e também ordenamos do menor para o maior. Se também for repetido, devemos observar o grupo terciário e repetir o procedimento. Ex: GT GS GP 25 85 95 86 92 95 06 07 98

MÉTODO IDEOGRÁFICO

Este método também requer uma atenção especial do concursando. Não é tão freqüente em provas quanto o método alfabético, mas possui muitas subdivisões, o que facilita sua confusão e indução ao erro por falta de atenção.

Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas é usado principalmente em arquivos especializados.

Desvantagens: muitas subdivisões Sistema: Como possui muitas subdivisões, pode pertencer aos dois

sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas está sendo utilizada. O método ideográfico está dividido em duas classes, quais sejam a

alfabética e a numérica. A numérica, por sua vez, está dividida em duas subclasses, quais sejam: o dicionário e a enciclopédica; e a classe numérica está dividida em três subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e a unitermo. Vamos observar o esquema:

O GP 95 SE REPETE, ENTÃO CONSIDERAMOS QUE O GS 85 É MENOR DO QUE O GS 92, POR ISSO VEM

PRIMEIRO. APRESAR DO GT 06 E DO GS 07 SEREM OS MENORES,

DEVEMOS PRIORIZAR O GP 98, QUE É O MAIOR E POR ESSA RAZÃO ESTÁ POSTERIOR AOS DEMAIS.

MÉTODO IDEOGRÁFICO

Este método também requer uma atenção especial do concursando. Não é tão freqüente em provas quanto o método alfabético, mas possui muitas subdivisões, o que facilita sua confusão e indução ao erro por falta de atenção.

Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas é usado principalmente em arquivos especializados. Desvantagens: muitas subdivisões Sistema: Como possui muitas subdivisões, pode pertencer aos dois sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas está sendo utilizada. O método ideográfico está dividido em duas classes, quais sejam a alfabética e a numérica. A alfabética, por sua vez, está dividida em duas subclasses, quais sejam: o dicionário e a enciclopédica; e a classe numérica está dividida em três subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e a unitermo. Vamos observar o esquema:






Método alfabético dicionário: nesse método, os documentos são colocados em rígida ordem alfabética CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento principal a ser ordenado. Essa é a principal diferença entre este e método alfabético: aquele considera o correspondente como principal elemento de ordenação, enquanto este considera o assunto. Ex:

Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Arquivo Permanente Compras Distribuição Estoque Informática Livros Manuais Manutenção de Computadores Protocolo Publicações

Como se vê, os assuntos são divididos em ordem alfabética por assunto. Esses assuntos são colocados na guia que separa os documentos.

Método alfabético enciclopédico: esse método é similar ao alfabético, com a diferença de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA O ESPECÍFICO! Nesse caso, não basta classificar os assuntos em ordem alfabética, mas também haverá uma subclassificação. Ex: ARQUIVO CORRENTE Protocolos ARQUIVO INTERMEDIÁRIO ARQUIVO PERMANENTE ESTOQUE Compras Distribuição INFORMÁTICA Manutenção de computadores PUBLICAÇÕES Livros Manuais

Método alfabético dicionário: nesse método, os documentos são colocados em rígida ordem alfabética CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento principal a ser ordenado. Essa é a principal diferença entre este e método alfabético: aquele considera o correspondente como principal elemento de ordenação, enquanto este considera o assunto. Ex:

Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Arquivo Permanente Compras Distribuição Estoque Informática Livros Manuais Manutenção de Computadores Protocolo Publicações

Como se vê, os assuntos são divididos em ordem alfabética por assunto. Esses assuntos são colocados na guia que separa os documentos. Método alfabético enciclopédico: esse método é similar ao alfabético, com a diferença de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA O ESPECÍFICO! Nesse caso, não basta classificar os assuntos em ordem alfabética, mas também haverá uma subclassificação. Ex:

ARQUIVO CORRENTE Protocolos

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO ARQUIVO PERMANENTE ESTOQUE

Compras Distribuição

INFORMÁTICA Manutenção de computadores

PUBLICAÇÕES Livros Manuais

O concursando dever ter uma atenção especial a esse método, pois pode ser difícil realizar essa atividade. A idéia é escolher uma classe que seja comum a outras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuição, que se referem a materiais, são comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque como a classe comum às outras. Método numérico duplex: esse método é uma variação do enciclopédico. Não apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um índice numérico antes das classificações. Tem a vantagem de possibilitar a abertura ilimitada de classes. Ex:

1. ARQUIVO CORRENTE 1-1. Protocolos

2. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 3. ARQUIVO PERMANENTE 4. ESTOQUE

4-1. Compras 4-2. Distribuição

5. INFORMÁTICA 5-1. Manutenção de computadores

6. PUBLICAÇÕES 6-1. Livros 6-2. Manuais



O candidato deve atentar para o acréscimo da notação numérica. Os números com traços indicam que o assunto se trata de uma subclasse, pertencendo a uma classe maior. Método numérico decimal: baseia-se no sistema decimal de Dewey. Melvil Dewey foi um bibliotecário dos Estados Unidos que viveu no século XIX. É conhecido nas ciências da documentação e informação por dividir o saber humano em nove classes principais e uma décima, que é de conhecimento geral. Essas classes são divididas em subclasses, que por sua vez são divididas em grupos, subgrupos, etc. A classe principal é composta por três algarismos e se separa das subclasses por um ponto. Quanto à parte decimal (subdivisão), ela pode ou não existir. Ex: Classes

0 – Geral 1 – Departamento Pessoal 2 - Arquivo

Com as divisões das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria: 100 DEPARTAMENTO PESSOAL

110 Admissão 111 Exame médico 112 Documentos

112.1 Documentos recebidos 112.2 Documentos pendentes

113 Assinatura do contrato 120 Férias 130 Demissão

200 ARQUIVO => Subdivisão da classe 2 Esse método apresenta grandes desvantagens, como a limitação de apenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades das instituições, o que pode gerar muito trabalho. O concursando também deve saber que esse é o método adotado em TODA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA A NÍVEL FEDERAL, por força da Resolução n° 14 do Conselho Nacional de Arquivo – CONARq. Método numérico unitermo: também conhecido como indexação coordenada, esse método tem como base a analogia, e é usado em arquivos especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vão de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um único termo. Para cada documento temos uma “ficha-índice” que fornece uma descrição minuciosa do documento a que se refere.




111 Exame médico 112 Documentos 112.1 Documentos recebidos 112.2 Documentos pendentes 113 Assinatura do contrato 120 Férias 130 Demissão 200 ARQUIVO => Subdivisão da classe 2

Esse método apresenta grandes desvantagens, como a limitação de apenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades das instituições, o que pode gerar muito trabalho.

O concursando também deve saber que esse é o método adotado em TODA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA A NÍVEL FEDERAL, por força da Resolução n° 14 do Conselho Nacional de Arquivo – CONARq.

Método numérico unitermo: também conhecido como indexação coordenada, esse método tem como base a analogia, e é usado em arquivos especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vão de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um único termo. Para cada documento temos uma “ficha-índice” que fornece uma descrição minuciosa do documento a que se refere.

Dica de prova: O concursando não deve se aprofundar muito no estudo desse método, pois é muito difícil de ser cobrado em prova. Mas, caso apareça, a dica é muito simples: basta observar quais os números se repetem nas fichas. Eles serão a resposta do item. No nosso exemplo, são os números 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relação com outros assuntos.

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 15 55 18 26 05 24 26 32 14 23

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 55 25 17 95

07 48 33 47

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 58 95 06 15 12 01 82

São Paulo

Admissão

RAMOS, Edson, Carvalho

Dica de prova: O concursando não deve se aprofundar muito no estudo desse método, pois é muito difícil de ser cobrado em prova. Mas, caso apareça, a dica é muito simples: basta observar quais os números se repetem nas fichas. Eles serão a resposta do item. No nosso exemplo, são os números 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relação com outros assuntos.

Dica de prova: O concursando também deve ter em mente que, devido ao tamanho do nome, os métodos ideográficos costumam vir com seus nomes mais simples (dicionário, enciclopédico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o método duplex consiste em... Assim, cuidado para não confundir com outros métodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o método unitermo pertence ao numérico, quando



na verdade pertence ao ideográfico.

Podemos perceber que o método de arquivamento agrupa os assuntos do geral para o específico. O método que se baseia nesse critério é o enciclopédico, indicado na alternativa de letra “A”.

MÉTODO ALFANUMÉRICO

O método alfanumérico surgiu para combinar a simplicidade do método alfabético com a rapidez do método numérico. Como o método alfabético pertence ao sistema direto e o método numérico pertence ao sistema indireto, o método alfanumérico pertence ao sistema semidireto. Quanto à sua aplicação e funcionamento, não há com o que se preocupar, pois as bancas não costumam pedir nada que vá além das informações acima. Basta que o candidato saiba que é um método que combina letras e números, e pertence ao sistema semidireto.

MÉTODOS PADRONIZADOS Os métodos padronizados não devem ser objeto de preocupação do concursando, pois eles raramente caem em concursos. São cinco tipos que se enquadram. Vamos a eles: Método Variadex: é extremamente simples, tratando apenas de se acrescentar CORES à ordenação alfabética. Contudo, devemos observar alguns procedimentos: as cores devem ser atribuídas em relação à segunda letra do nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias. Ex: MIRANDA JÚNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARq: A – D e abreviações = ouro ou laranja E – H e abreviações = rosa ou amarelo I – N e abreviações = verde O – Q e abreviações = azul R – Z e abreviações = palha ou violeta O concursando não precisa decorar essa tabela. Além dessas definições de cores não serem definitivas (são cambiáveis de acordo com as conveniências da instituição), elas aparecerão na prova, caso tenha alguma questão que trate desse assunto. Retomando, esse método é um complemento do método alfabético, apenas acrescentando cores. Método Automático: é utilizado para arquivar nomes, fazendo uma combinação de letras, números e cores para evitar o acúmulo de pastas com sobrenomes iguais. É muito utilizado em empresas que possuem vários fornecedores e clientes. Método Soundex: é utilizado também para arquivar nomes, mas se utiliza da semelhança sonora entre eles. Ex:

FERREIRA, Paulo Duque. PEREIRA, Ricardo Santos.

Como se pode observar, os nomes possuem semelhança sonora (também conhecida como rima). Por isso ficam arquivados próximos. Método Mnemônico: funciona fazendo uma codificação do assunto por combinação de letras e números. Aqui, as letras são consideradas símbolos, cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse método tem o objetivo de auxiliar a memória do arquivista para agilizar a recuperação da informação. Método Rôneo: é uma “versão mais antiga” do método automático. Funciona da mesma forma, fazendo uma combinação de letras, números e cores. Dica de prova: a razão para falar tão pouco sobre os métodos padronizados é que não são comuns em provas de concursos. O método automático, apesar de muito eficiente, não é usando na Administração



Pública, somente em empresas privadas. O método soundex não é aplicado no Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns países da Europa. Os métodos mnemônico e rôneo eram usados com freqüência, mas ficaram obsoletos com os avanços tecnológicos. Então para concursos nas áreas não específicas, A NÃO SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECÍFICO NA ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA UM CARGO EM ÓRGÃO DE ARQUIVO, OS MÉTODOS PADRONIZADOS NÃO APARECEM! Mas essa não é uma afirmação tão concreta. O que quero com isso é chamar a atenção do concursando para mostrar que O ÚNICO MÉTODO PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO É O VARIADEX. Caso os outros apareçam em algum item, é suficiente que o concursando saiba seu nome, sua definição (como funciona) e a que classe pertence (padronizados) para não confundi-los com os métodos básicos.

16- (DFTrans/2008 – Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal é o mais adequado, por facilitar a localização dos documentos. 17- (FUB/2008 – Cespe/UnB) A organização de arquivos pela ordem alfabética pressupõe sua classificação por assunto, dentro de um sistema numérico. 18- (TRE-MG/2009 – Cespe/UnB) Os nomes a seguir estão corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetação. Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antônio. 19- (STJ/2008 – Cespe/UnB) A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva pra nomes de pessoas. 20- (TRE-MT/2005 – Cespe/UnB) Na adoção do método de arquivamento geográfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da Federação, na seqüência são ordenadas as capitais seguidas dos demais municípios.

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Antes de falarmos da tabela de temporalidade, faz-se necessário sabermos que antes da mesma acontece o diagnóstico arquivístico, o qual compreende, fundamentalmente, o levantamento da situação dos arquivos e das massas documentais acumuladas e o conhecimento do sujeito acumulador, objetivando identificar problemas no gerenciamento da informação arquivística.

Os problemas mais comuns são: 1- presença de volumosas massas documentais acumuladas sem nenhum tratamento técnico científico; 2- arquivos sem nenhum planejamento e tratamento arquivístico; 3- ausência de planos de classificação; 4- falta de base de dados com referências do acervo; 5- ausência de tabela de temporalidade, entre outros. Assim, mais uma vez precisaremos da Gestão de Documentos para continuar os nossos estudos.

Lembrando que a Gestão de Documentos é composta por atividades e se divide em três fases: produção, utilização e destinação.

Vamos passar agora à fase de destinação de documentos, onde é realizada a mais complexa das atividades: a Avaliação de Documentos. Esta atividade, como já estudamos na Classificação de Documentos, é realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A comissão deve ser formada por arquivistas, profissionais da área de contabilidade, direito, administração, por representantes da direção e profissionais que trabalham diretamente com as atividades fim da instituição. Ela deve ser convocada quando da elaboração da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificação, assim como quando for necessário implementar mudanças nessas ferramentas.

Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação são resultado direto dos trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação.

Então, por definição, a Tabela de Temporalidade é a ferramenta da Gestão de Documentos resultante da atividade de avaliação documental. Ela determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como sua destinação final (se serão eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente). Para tanto, é necessário que vocês observem mais uma vez o esquema gráfico da Teoria das Três Idades, apresentado no



início da aula.

Novamente voltando à Resolução CONARQ no 14, a Tabela de Temporalidade para os documentos da atividade meio já está definida, cabendo aos órgãos e entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim. Vamos ver uma parte da Tabela de Temporalidade do CONARQ:




Observem que a Tabela traz o assunto, o código de classificação, o prazo de guarda nos arquivos corrente e intermediário, e sua destinação final.

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A classificação ajuda a definir a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial para a sua recuperação.

Resolução

O item está correto. A partir da classificação, podemos ter noções da disposição física dos mobiliários no arquivo para melhor organizar os documentos.

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A elaboração da tabela de temporalidade deve fundamentar - se nas funções e atividades desempenhadas por determinado órgão.

Resolução

O item está incorreto. O que deve basear-se nas funções e atividades, como vimos, é o Plano de Classificação de Documentos.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, resultado direto do processo de avaliação, é denominado código de classificação de documentos de arquivo da atividade-meio.

Resolução

O item está incorreto. O instrumento que determina os prazos é a Tabela de Temporalidade de Documentos.

Observem que a Tabela traz o assunto, o código de classificação, o prazo de guarda nos arquivos corrente e intermediário, e sua destinação final.

21- (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A classificação ajuda a definir a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial para a sua recuperação. 22- (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A elaboração da tabela de temporalidade deve fundamentar-se nas funções e atividades desempenhadas por determinado órgão. 23- (ABIN/2010 – Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, resultado direto do processo de avaliação, é denominado código de classificação de documentos de arquivo da atividade-meio. 24- (MS/2010 – Cespe/UnB) A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento e eliminação de documentos. 25- (STM/2011 – Cespe/UnB) O ano é a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ.

Vale lembrar ainda que o prazo de guarda dos documentos começa a contar da data da sua produção. No arquivo corrente, que é onde o documento é criado, o prazo de guarda começa a contar de sua produção, mesmo que ainda não tenha sido utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermediário, o prazo de guarda começa a contar do momento da sua transferência.

E mais importante ainda: a Tabela não define prazos de guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os

documentos que ali entram deverão ser mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo possível. Além disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade é resultado da Avaliação de Documentos, que é atividade da Gestão de Documentos; e a Gestão de Documentos pára no arquivo intermediário.

26- (STM/2011 – Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de temporalidade, são precedidos das unidades de classificação. Além da Tabela de Temporalidade temos a Lista de Eliminação ou Lista de Descarte. Consiste em um documento com prévia aprovação por autoridade competente e constitui-se dos documentos a serem eliminados por não mais possuírem nenhum valor administrativo, legal, funcional ou probatório, ou seja, já não possuem nenhuma utilidade para a instituição

GABARITO

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

E E E C C C E C E E C E E C E E E C E C



21 22 23 24 25 26

C C E C C C


01 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) No que se refere ao documento, valor mediato corresponde a valor primário ou administrativo. 02 - (MS/2010 – Cespe/UnB) A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento e eliminação de documentos. 03 - (EBC/2011 – Cespe/UnB) Na tabela de temporalidade, o campo que indica a destinação final dos documentos apresenta as possibilidades de eliminação, de guarda eventual e de guarda permanente. Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto a concepção teórica e os desdobramentos práticos da gestão ou a administração de documentos estabelecidos após a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvérsias e ainda restrito, como experiência, a poucos países. José Maria Jardim. O conceito e a prática da gestão de documentos. Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n.o 2, p. 35-42, jul.-dez./1987 (com adaptações). Tendo como referência inicial o texto acima e a respeito da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem. 04 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) A gestão de documentos surgiu com o objetivo de resolver os problemas de preservação dos documentos de valor primário dos arquivos permanentes das organizações públicas e privadas. 05 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Os documentos que formam os arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade de terem valor administrativo, técnico ou legal. 06 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) A implantação de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos torna desnecessária a manutenção das atividades típicas de um protocolo. 07 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) O volume geral atual dos conjuntos documentais e seu índice de acumulação anual têm pequena ou quase nenhuma influência na decisão de eliminação ou preservação permanente dos documentos de arquivo. 08 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) A fase de utilização e manutenção dos documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas dessa gestão: a avaliação. 09 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Os gestores dos sistemas de informação e de tecnologia da informação são os responsáveis, em todos os níveis, pela produção e pelo uso dos documentos arquivísticos, de acordo com o programa de gestão de documentos. 10 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A gestão documental e a proteção a documentos de arquivo são deveres do poder público definidos na legislação brasileira porque tais documentos, além de úteis como instrumento de apoio à administração, são elementos de prova e informação, valiosos para a cultura e o desenvolvimento científico. 11 - (STM/2011 – Cespe/UnB) Fatores ligados à preservação devem ser considerados na produção documental. Por exemplo, documentos de valor permanente devem ser produzidos em papel alcalino. 12 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Nos órgãos ou instituições públicas, protocolo é geralmente o setor encarregado de atividades como recebimento, expedição, registro, distribuição e controle da movimentação de documentos em trâmite. 13 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O setor de protocolo também é responsável pelo recebimento, pela movimentação e expedição dos documentos. 14 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O registro, uma das operações técnicas do sistema informatizado de gestão arquivística de documentos de arquivo, é desenvolvido pelo setor de protocolo. 15 - (MPU /2010 – Cespe/UnB) A tramitação é uma atividade desenvolvida pelos setores de trabalho responsáveis pela demanda contida nos documentos, não sendo uma atividade de protocolo.



16 - (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) A correspondência particular recebida nos serviços de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao destinatário. 17 - (MS/2010 – Cespe/UnB) A adoção de um ou mais critérios de classificação para uma série documental permite agilizar a consulta aos documentos, evitando que seja necessário consultar dezenas de documentos com a finalidade de localizar um específico; os critérios mais utilizados são o temático, o alfabético, o cronológico e o numérico. 18 - (STJ/2008 – Cespe/UnB) A organização e a classificação dos documentos de uma organização devem ser feitas por tipo documental. 19 - (STM/2011 – Cespe/UnB) A classificação arquivística é uma sequência de operações que visa organizar os documentos de um arquivo ou de uma coleção segundo um plano de classificação. 20 - (TRT-16/2005 – Cespe/UnB) Datas-limites corresponde ao elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são indicadas as datas de início e término do período abrangido. 21 - (MEC/2009 – Cespe/UnB) Quando as pastas que contêm documentos de arquivo de determinado setor são dispostas pelo nome dos correspondentes, isso caracteriza a utilização do método de arquivamento do tipo unitermo. 22 - (ANAC/2009 – Cespe/UnB) A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código. 23 - (MEC/2009 – Cespe/UnB) O arquivamento horizontal permite consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos. 24 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos. 25 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) O recolhimento é a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários e tem como objetivo racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localização dos documentos, liberando espaços e economizando recursos materiais. 26 - (STM/2011 – Cespe/UnB) Gestão de documentos é o sistema de controle sobre a produção e manutenção de documentos nas fases corrente e intermediária, por meio de registros, listagens, índices e planos de arquivamento. 27 - (STM/2011 – Cespe/UnB) Os métodos básicos de arquivamento são alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. 28 - (STM/2011 – Cespe/UnB) O método alfanumérico é um método do sistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde este se encontra guardado. 29 - (STJ/2008 – Cespe/UnB) O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex. 30 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19. 31 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Na ordenação geográfica de documentos relativos à correspondência com outros países, deve-se alfabetar em primeiro lugar o país, seguido da cidade e do correspondente. Por exemplo: França Paris - Duchein, Michel. 32 - (ANAC/2009 – Cespe/UnB) A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código.

GABARITO

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20



E C E E C E E E E C C C C C E E E E E C

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

E E E C E C C E E E C E

MICROFILMAGEM

Deve-se recordar quando tratamos da classificação dos documentos quanto ao seu gênero. E uma dessas classificações era o gênero dos documentos micrográficos, ou seja, aqueles em suporte de microficha que são resultado do processo de microfilmagem.

A técnica da microfilmagem é tratada pela Lei n° 5.433, de 08 de maio de 1968, e regulamentada pelo Decreto no 1.799, de 30 de Janeiro de 1996. Essa prática surgiu como solução para a falta de espaços nos arquivos, conseqüência do alto volume de produção de documentos. Assim, o principal objetivo da microfilmagem é a economia ou redução do espaço a ser ocupado pelo arquivo. Atualmente é utilizada em grande escala por bancos (que microfilmam cheques) e cartórios. Outras entidades a utilizam em pequena escala.

Contudo a microfilmagem apresenta outras vantagens, como a facilidade na conservação dos documentos, a preservação dos originais e a manutenção do sigilo da informação. As desvantagens são o alto custo do processo e a dificuldade de comparar uma imagem microfilmada a outra.

Considerando os outros motivos para realizar a microfilmagem, esta pode receber nomes específicos:

Microfilmagem de segurança: realizada com o objetivo de garantir a autenticidade da informação. Geralmente é utilizada para evitar adulterações fraudulentas no conteúdo de documentos, ou para manter a informação em caso de danos irreparáveis ao mesmo.

Microfilmagem de substituição: realizada com o objetivo de manter a informação após a eliminação

documento. Utiliza-se em documentos de valor temporário que contenham informações relevantes. Assim os documentos podem ser eliminados e a informação mantida.

Microfilmagem de complemento: realizada com o objetivo de manter no arquivo da instituição

documentos que pertencem a outras instituições. Geralmente são documentos muito importantes para uma instituição e pertencem a outras nações. Como exemplo há documentos que mostram a história da extração de diamantes em Minas Gerais, mas que pertencem a Portugal. O mais comum é que esses documentos pertençam a países que tinham colônias em outros continentes.

Microfilmagem de preservação: realizada com o objetivo de evitar o manuseio dos documentos originais.

Geralmente é utilizada em documentos muito antigos, frágeis ou parcialmente danificados, para que sejam preservados por mais tempo. Os documentos originais são armazenados sob condições favoráveis, e os usuários têm acesso somente aos microfilmes.

Atenção para dois pontos muito importantes, pontos estes que o examinador usa para confundir o candidato quando se trata desse assunto:

Primeiro: o documento microfilmado tem o mesmo valor legal dos documentos originais, produzindo os mesmos efeitos em juízo ou fora dele.

Segundo: os documentos digitalizados poderão ser eliminados a critério da autoridade competente, salvo os de valor histórico que, como vimos, devem ser preservados indefinidamente. De fato, o documento que foi microfilmado, apenas por este motivo não pode ser destruído. O que vai determinar a destruição do documento original é apenas a Tabela de Temporalidade e Destinação, que vimos nas aulas anteriores. O fato de estar microfilmado ou não pouco importa para esse fim.

Outra consideração, os documentos microfilmados, mesmo que autorizada a sua eliminação, devem estar arquivados, isto é, não podem estar em trâmite. 1- (Correios/2011 – Cespe/UnB) Após a microfilmagem de documentos de arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente de terem valor primário ou secundário. 2- (ABIN/2010 – Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a redução das



massas documentais acumuladas nos arquivos, a cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente.

Aproveito para, mais uma vez, chamar a atenção do candidato para as duas considerações em que os examinadores mais apostam para eliminar os candidatos desavisados: os documentos microfilmados têm o mesmo valor legal que os originais; e o fato de um documento estar microfilmado não é suficiente para decidir sobre sua eliminação.

A Lei Federal no 5.433/68 trata da prática da microfilmagem, instituída com objetivos de segurança e economia de recursos em meados da década de 50. Esta Lei é bem pequena, razão pela qual daremos mais atenção ao Decreto no 1.799/96, que a regulamenta. Vamos a eles então:

A Lei possui apenas seis artigos, do que vou destacar os tópicos mais importantes:

Por esta lei, é autorizada a prática da microfilmagem de documentos oficiais em todo o território nacional.

Os microfilmes e cópias fotográficas obtidas a partir dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele. Muito importante que o candidato tenha isso em mente, pois as bancas sempre tentam confundir com esse assunto.

Os documentos microfilmados podem ser eliminados ou transferidos para outro local, desde que haja lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio. No caso da eliminação, só podem ser eliminados documentos microfilmados que não estejam mais em trâmite (tenham sido arquivados) e que não possuam valor permanente.

A regra é que só podem ser microfilmados documentos que tenham sido arquivados (não estão mais em trâmite). Contudo, por autorização de autoridade competente e por excepcional medida de segurança, podem ser microfilmados documentos ainda em trâmite.

Vamos passar agora pelo Decreto. Ele trata mais de questões da prática da microfilmagem, que é objeto

de estudo do nosso concurso. O mesmo define as etapas do processo de microfilmagem, que são: Preparo: aqui é feito o tratamento do documento para a microfilmagem. Deve ser higienizado, desamassado, retirado todos os grampos e objetos metálicos, e procedimentos similares. Microfilmagem: aqui os documentos serão colocados no equipamento que fará a leitura da imagem. O equipamento e a tecnologia a serem escolhidos dependerão de vários fatores. Processamento: aqui começa o processo de visibilidade ao documento microfilmado. O equipamento utilizado vai trabalhar para gerar uma imagem do documento. Duplicação: aqui os microfilmes originais serão copiados, e as cópias serão guardadas em local diverso por motivo de segurança.

O Decreto define o microfilme como sendo o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Muito importante também levar este conceito para a prova!

A microfilmagem será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, e com garantia de qualidade da imagem, de segurança e de reprodução do material. É obrigatória a extração de filme cópia, por motivo de segurança, que deverá ser guardado em local diferente do original. E não é permitida a utilização de filmes que sejam atualizáveis, tanto para a confecção do microfilme original quanto do filme cópia.

Como já dito, a microfilmagem pode ser feita em qualquer grau de redução, desde que garantida a legibilidade do documento e a qualidade da reprodução. Em caso de o documento ser maior que o equipamento utilizado para a microfilmagem (faltar pedaço de documento que não coube na bandeja), poderá ser feita em etapas, desde que haja repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.

As séries de documentos microfilmados deverão constar de imagens de abertura e de fechamento com os seguintes elementos:

Abertura:



- identificação do detentor dos documentos; - número do microfilme, se for o caso; - local e data da microfilmagem; - registro no Ministério da Justiça; - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados; - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior; - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução; - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

3- (TJDFT/2008 – Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada série de documentos microfilmados deverá ter os seguintes elementos: grau de redução e equipamento utilizado.

Fechamento: - identificação do detentor dos documentos microfilmados; - informações complementares relativas à identificação dos documentos microfilmados; - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições legais; - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

A microfilmagem poderá se realizada por empresas e cartórios regularmente registradas no Ministério da

Justiça e sujeitas a fiscalização deste quanto aos cumprimentos legais sobre a prática da microfilmagem. Estas empresas e cartórios deverão fornecer um documento de garantia, declarando o seguinte o processo foi realizado de acordo com as normas legais, que se responsabilizam pelo padrão de qualidade exigido e que o usuário passa a ser o responsável pelo manuseio e conservação do microfilme.

Os microfilmes produzidos no exterior somente terão valor legal quando autenticados por autoridade

estrangeira competente, tiverem firma reconhecida por autoridade consular brasileira, e vierem acompanhados de tradução oficial.

Os microfilmes deverão observar os prazos de guarda e destinação de seus documentos originais quando necessários à prestação de contas ou sujeitos à fiscalização. A empresa ou cartório que incorrer em infração às normas do Decreto estão sujeitas às penalidades de advertencia e suspensão do registro. Em caso de reincidência, o registro será cassado definitivamente. As penalidades mencionadas não causam prejuízo a outras sanções penais e civis cabíveis.

4-(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Os documentos microfilmados que apresentarem imagens ilegíveis, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original. 5- (MPU/2010 – Cespe/UnB) A extração de filme cópia do original e o seu armazenamento em local distinto do de guarda do original constituem medidas de segurança obrigatórias.

Resolução n° 10

A Resolução no 10 do CONARQ pode ser tratada como um complemento da Lei no 5.433/68, pois determina a aplicação dos símbolos da ISO 9878/1990 no processo de microfilmagem de documentos.



Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ – setembro - 2008

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ANEXO 1

SÍMBOLOS UTILIZADOS – ISO 9878/1990

1) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos:

Início do rolo. Beginning of roll. 0076 (*)

Fim do rolo. End of roll. 0075 (*)

2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenha continuidade:

Continua em outro rolo. Continued on another roll. 0490 (*)

Continuação de outro rolo Continued from another roll. 0491 (*)

3) Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a situação:

Original ilegível. Original difficult to read. 0077 (*)

Original em cores. Original in colour.

0488 (*)

Texto deteriorado. Encadernação defeituosa. Damaged text. Wrong binding.

0078 (*)

Repetição de imagem. Repetition of image. 0080 (*)

Numeração incorreta. Data incorreta. Incorrect numbering. Incorrect date. 0079 (*)

Páginas e/ou números em falta. Missing pages And/or issues

0081 (*)

(*) Números de referência da Norma ISO 7000/1984, incluídos na ISO 9878/1990. OBS: As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatórios indicados no item 1, deverão ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos. Na ausência da fonte ARIAL, usar letras e números não serifados, isto é, sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milímetros para os símbolos indicados no item 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 3 e 7 milímetros.

Estes símbolos, ou sinaléticas, como pode aparecer na prova, e seus significados devem ser decorados pelo candidato. As bancas costumam mostrar um deles e inverter seus significados, portanto peço atenção ao tratar desse assunto. Note que os símbolos que tratam do início, fim e continuação do rolo de microfilmes devem ser adotados sempre; e os demais devem ser adotados conforme a necessidade da situação.

6- (MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo indica o final do rolo.

ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERALCARGO PAPILOSCOPISTA – TEORIA E EXERCÍCIOS



mostrar um deles e inverter seus significados, portanto peço atenção ao tratardesse assunto.

Notem que os símbolos que tratam do início, fim e continuação do rolode microfilmes devem ser adotados sempre; e os demais devem ser adotadosconforme a necessidade da situação.

(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo indica o final do rolo.

Resolução

O item está correto. Esta sinalética informa que o rolo está no fim, e nãohá mais imagens que pertença a aquela série microfilmada.

(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica existência de texto ilegível no original.

Resolução

O item está incorreto. Conforme vimos pela norma estudada, estasinalética informa que o documento original está com numeração de folhas,páginas ou datas incorretas.

(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica que o documento não foi reproduzido, na íntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto, continua no próximo rolo.

Resolução

O item está incorreto. Segundo a resolução, esta sinalética informa quehá páginas ou números em falta no documento original.

7-(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica existência de texto ilegível no original.







Resolução



Resolução



Resolução


8- (MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica que o documento não foi reproduzido, na íntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto, continua no próximo rolo.







Resolução



Resolução



Resolução


AUTOMAÇÃO

A automação do arquivo refere-se à utilização das novas tecnologias aplicada aos arquivos para facilitar o seu trabalho. As principais inovações aplicadas são as que trabalham com a Gestão de Documentos e suporte de documentos eletrônicos.

A partir dessa definição, podemos entender a própria microfilmagem como uma parte integrante da automação de arquivos, uma vez que utiliza de equipamentos e tecnologias para facilitar o gerenciamento de documentos.

As principais ferramentas tratadas na automação de arquivos e cobradas em provas são o GED e o workflow. Vamos a cada uma delas.

GED: é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou Gestão Eletrônica de Documentos. Trata-se apenas de acrescentar à Gestão de Documentos tradicional equipamentos e tecnologias que irão facilitar e aumentar a qualidade de sua atuação.

Partindo do conceito inicial, podemos descrever GED como sendo um conjunto de tecnologias que permite a uma entidade gerenciar seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ter os mais diferentes



formatos, suportes ou gêneros, como papel, áudio, microfilme, arquivos de texto. Etc.

As principais tecnologias que compõem o conjunto do GED são:

Capture – tecnologia que permite a captura do documento pelo sistema. A partir da captura o sistema extrai os dados do documento e os transformam em informações confiáveis, recuperáveis e acessíveis (metadados), como o produtor, a data, o local, número, etc.

Document Imaging – é a tecnologia mais utilizada atualmente em entidades públicas e privadas, superando até mesmo a microfilmagem. Trata- se da tecnologia que converte um documento tradicional (em suporte papel) para um documento digital (ou eletrônico). Essa conversão é feita através de aparelhos de captura de imagens, como os scanners.

Document Management – essa tecnologia permite o controle sobre a criação, revisão e descarte de documentos eletrônicos. Ela propicia recuperação de informações (autor, data, local, versão, etc), segurança, busca e versão.

COLD ou ERM – tecnologia que trata da emissão de relatórios sobre a Gestão de Documentos. Funciona como um feedback, mostrando os resultados das operações realizadas.

Forms Processing – tecnologia que permite a criação de formulários. Os formulários são essenciais para algumas atividades e trâmites de documentos.

Records and Information Management – tecnologia que controla o ciclo de vida dos documentos. Essa tecnologia opera com base na Tabela de Temporalidade da entidade, aplicando aos documentos sob controle do sistema.

Workflow: não é necessário muito aprofundamento neste conceito, pois ele apareceu em apenas quatro provas para cargos de nível médio. Pode ser que venha a aparecer com mais freqüência em provas, mas ainda vai demorar um pouco. Contudo, caso apareça em provas, será suficiente que o candidato saiba apenas o conceito para responder a questão.

O Workflow (ou fluxo de trabalho) é como o próprio nome sugere uma seqüência ordenada de tarefas em uma atividade. No caso da Gestão de documentos trata-se de todo o rito que o documento segue desde sua criação até sua destinação. Ainda, no caso da automação, esse processo é automatizado porque o próprio sistema de GED fornecerá os passos a serem seguidos para a realização de uma atividade administrativa.

Considerações sobre automação:

Não é necessário que todas as tecnologias e GED estejam presentes em uma entidade para que esta possa estar automatizada. De fato, as mais comuns são a captura, Doument, Imaging (ou digitalização) e o ERM (mais utilizado em sistemas de protocolo).

Documento Digital X Documento Digitalizado: também é comum que o candidato acredite que todo documento inserido no computador é um documento digital. Contudo, para a doutrina, documento digital é aquele que “nasce” em suporte eletrônico e em código binário (lembrar da classificação de documentos quanto ao gênero). O documento que “nasce” em suporte papel e depois é inserido no computador é o documento digitalizado. A diferença pode parecer sutil, mas não é: um documento digital está no suporte eletrônico; um documento digitalizado apenas tem a sua imagem no computador, uma cópia, mas o documento em si continua sendo aquele em suporte papel, que deve ser mantido para todos os efeitos.

Metadados: os metadados descrevem o processo de registro da informação e identificam o documento, servindo para assegurar a autenticidade, compreensão e uso do documento.

Vantagens dos documentos digitais: economia de espaço físico, aumento de produtividade e agilidade no acesso à informação.

Desvantagem dos documentos digitais: podem ser manipulados e editados com mais facilidade, o que os

deixa vulneráveis a intervenção humana, comprometendo sua autenticidade; e obsolescência tecnológica rápida, devendo haver constante migração de suportes.

A automação de arquivos ainda não é um assunto muito comum em provas, aparecendo de forma bem tímida. Não vai além do apresentado aqui. Vamos a um exemplo de questão. 9- (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Considerando-se que, em qualquer operação de automação aplicada aos



arquivos, o acesso deve ser preservado, resguardadas as restrições legais de sigilo, é correto afirmar que, no caso dos documentos eletrônicos e digitais, a acessibilidade equivale à facilidade no acesso ao conteúdo e significado desses documentos. 10- (MPU/2010 – Cespe/UnB) Metadados correspondem a marcas que servem para identificar uma imagem digital ao sobrepor no mapa de bits da imagem, uma informação complexa, visível ou invisível, que só pode ser suprimida mediante a utilização de um algoritmo e de uma chave protegida. 11- (MPU/2010 – Cespe/UnB) O documento arquivístico digital é a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivístico.

Considerando a automação e os documentos digitais, devemos falar também sobre a Resolução CONARQ no 20, que dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

Esta Resolução define documento digital (já estudado em nossa primeira aula) como sendo o documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, sendo exemplos a planilha digital, mensagens de email, sites da internet, bases de dados ou qualquer outra, desde que esteja em formato digital.

Especificamente a GDE deve ter espaço para a implantação de um sistema eletrônico com requisitos

funcionais, requisitos não funcionais e metadados.

São requisitos funcionais: registro e captura, classificação, tramitação, avaliação e destinação, recuperação da informação, acesso e segurança, armazenamento e preservação.

São requisitos não funcionais: utilização de padrões abertos, independência de fornecedor, integração com sistemas legados, conformidade com a legislação e os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento a usuários internos e externos, facilidade de utilização e desempenho.

Os metadados são definidos, segundo a Resolução, como informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Essas informações referem-se a identificação e contexto documental (identificador único, instituição produtora, nomes, assunto, datas, local, código de classificação, tipologia documental, temporalidade, destinação, versão, documentos relacionados, idioma e indexação), segurança (categoria de sigilo, informações sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais), contexto tecnológico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências de hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão) e localização física do documento.

CONSERVAÇÃO, PRESERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO

A principal função de um documento (mais precisamente do suporte) é fazer com que a informação se perpetue no tempo e no espaço sem perder suas características. Assim, as atividades de conservação buscam aumentar a durabilidade do material do documento.

A conservação se divide em: - atividades de preservação, que são as ações preventivas; e - atividades de restauração, que são ações corretivas.

Técnicas de Restauração:

Banho de gelatina – mergulha-se o documento em cola específica, aumentando sua durabilidade. Contudo

é maior a possibilidade de ataque de fungos e bactérias.

Tecido – utiliza duas folhas de tecido muito finas, que são ligadas ao documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.

Silking – variação do método anterior, substituindo os tecidos por outros específicos (musseline de seda ou crepeline). Estes têm maior durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades são um pouco afetadas. Além disso o material muito específico o deixa com custos altos.

Laminação – envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de seda e outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma prensa hidráulica com pressão entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145º a 155ºC.



Laminação manual – variação do método anterior, acrescentando acetona à folha de acetato de celulose.

Encapsulação – o documento é envolto em películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento.

Existem outras técnicas de restauração de documentos, mas não são muito comuns em provas. Vamos a

elas:

Reintegração ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da folha são reconstruídas com celulose nova. Nesta etapa é utilizado um equipamento, que executa, por meio de sucção, o preenchimento de todas as áreas de perda de suporte. O processo consiste em despejar no equipamento, uma solução de polpa e água que, após sucção, se concentra nas áreas onde não há suporte (vazadas). Essas áreas novas devem ter espessura igual à dooriginal, mas com a tonalidade de cor um ponto abaixo do tom original, para diferenciar as áreas novas da antiga.

Velatura é um novo suporte em papel, agregado ao original.

Reintegração cromática é a cobertura com pigmento de cor e tom, próximos do original, em áreas de remendo ou reforço. Ela é feita com lápis- aquarela importado diretamente nas áreas em que é necessária uma homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a estética do documento. Só quando necessária.

Planificação é a prensagem do documento.

Montagem compreende a reorganização das folhas conforme a seqüência do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de numeração do original.

Costura é feita em linha de algodão, em substituição aos grampos metálicos; compõe-se de dois pontos de costura.

Além da restauração e suas técnicas, temos também como ações corretivas a desinfestação, que consiste no combate à atividade de insetos (o método mais comum é a fumigação), a limpeza, que consiste na retirada de sujeira com material específico, e o alisamento, que consiste em passar os documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de manchas.

Noções de Preservação:

A preservação é o conjunto de ações de caráter preventivo, portanto relata sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua deterioração. Dificilmente é pedido em provas, até mesmo por serem um tanto óbvias.

As orientações sobre preservação de documentos foram publicadas pelo CONARQ. Vamos a elas:

-Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte). Até mesmo a luz artificial deve ser moderada.

-Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel. Ainda, a umidade pode provocar mofo.

-Manter temperatura e umidade baixas e estáveis. A temperatura ideal deve estar entre 16º e 22ºC.

-Estar com as mãos limpas e livres de gorduras. Em caso de fotografias e gravuras, usar luvas de algodão sempre que possível.

-Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou riscos.

-Não dobrar canto da página. Deve ser utilizado um marcador de papel livre de acidez.

-Não umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o desenvolvimento de microorganismos que vão destruí-lo.

-Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Os clipes devem ser de plástico, e o local de contato com o documento deve estar protegido com um pequeno pedaço de papel.

-Evitar cópias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos irreversíveis e o manuseio pode provocar danos nas lombadas.



-Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas. Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados.

-Evitar substâncias poluentes, pois são os principais agentes de deterioração do acervo, catalisando as reações químicas (formação de ácidos, sujeira, desfiguração dos materiais).

-Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos puderem ficar ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrário recomenda-se não usar, pois os danos serão muito maiores.

-Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posição vertical com a bitola cheia voltada para baixo.

-Suportes eletrônicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnéticos (computadores e eletrodomésticos em geral) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas. 12- (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Enquanto a restauração incide sobre itens documentais individuais, a preservação geralmente se estende ao conjunto de documentos. 13- (Correios/2011 – Cespe/UnB) No alisamento, uma das operações de restauração de documentos, os documentos são dispostos em bandejas de aço inoxidável. 14- (EBC/2011 – Cespe/UnB) Elevados índices de umidade relativa e de temperatura no ambiente de um acervo constituem condições propícias para a infestação de cupins nesse acervo. 15- (ABIN/2010 – Cespe/UnB) O suporte óptico, assim como o suporte magnético, sofre influência das ondas magnéticas; portanto, não pode ser exposto a campos magnéticos.

GABARITO

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15

E E C C C C E E C E C C E C E


01 - (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Os originais dos documentos correntes microfilmados podem ser eliminados antes de serem arquivados, visto que os microfilmes os substituem. 02 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) O suporte microfílmico por ser extremamente seguro não exige uma cópia de segurança, como no caso dos documentos digitais. 03 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo significa documento original em cores.




Exercícios

01 - (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Os originais dos documentos correntesmicrofilmados podem ser eliminados antes de serem arquivados, visto que osmicrofilmes os substituem.

02 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) O suporte microfílmico por serextremamente seguro não exige uma cópia de segurança, como no caso dosdocumentos digitais.

03 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo significa documentooriginal em cores.

04 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Utiliza-se o símbolo abaixo para indicar oinício do rolo.

05 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Emprega-se o símbolo requinte paraindicar ausência de partes do documento ou de documentos inteiros noconjunto microfilmado.

06 - (ANEEL /2010 – Cespe/UnB) Os depósitos de arquivo devem preverlocais específicos para armazenamento de cada tipo de suporte, de acordo comsuas especificidades.

07 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) A restauração, sendo uma operação deconservação, demanda do profissional dela encarregado profundoconhecimento a respeito de papéis e tintas.

08 - (ABIN/2010 – Cespe/UnB) No caso de o acervo arquivístico serinfestado por pragas, o tratamento deve ser adequado à espécie e ao tipo dematerial infestado. Devem-se utilizar, preferencialmente, os tratamentosquímicos, e, como último recurso, as câmaras de congelamento ou amodificação da atmosfera.

09 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Índices elevados de umidadecontribuem para a conservação do papel, em razão das fibras de celulose neleexistentes.

04 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Utiliza-se o símbolo abaixo para indicar o início do rolo.




Exercícios










05 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Emprega-se o símbolo requinte para indicar ausência de partes do documento ou de documentos inteiros no conjunto microfilmado.




Exercícios










06 - (ANEEL /2010 – Cespe/UnB) Os depósitos de arquivo devem prever locais específicos para armazenamento de cada tipo de suporte, de acordo com suas especificidades. 07 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) A restauração, sendo uma operação de conservação, demanda do profissional dela encarregado profundo conhecimento a respeito de papéis e tintas. 08 - (ABIN/2010 – Cespe/UnB) No caso de o acervo arquivístico ser infestado por pragas, o tratamento deve ser adequado à espécie e ao tipo de material infestado. Devem-se utilizar, preferencialmente, os tratamentos químicos,



e, como último recurso, as câmaras de congelamento ou a modificação da atmosfera. 09 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Índices elevados de umidade contribuem para a conservação do papel, em razão das fibras de celulose nele existentes. 10 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) As recomendações da câmara técnica de conservação de documentos do CONARQ, para assegurar a preservação dos diferentes documentos durante o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade e destinação, determinam que devem ser adotadas medidas de conservação já nas fases de produção e tramitação dos documentos, estendendo-se os procedimentos específicos aos processos de organização documental e acesso. 11 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Visando garantir a preservação, recomenda-se que todos os documentos públicos sejam produzidos em papéis alcalinos e em formatos padronizados, de acordo com as normas vigentes. 12 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A utilização de novas tecnologias digitais nos arquivos favorece a preservação e a conservação, uma vez que os suportes são comprovadamente mais duráveis e mais estáveis para o armazenamento, em comparação com os meios convencionais de registrar informações. 13 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Os documentos sofrem um processo natural de deterioração, causado por reações químicas. Fatores como índices muito elevados de temperatura ou umidade relativa do ar, variações bruscas de temperatura ou umidade, presença de poeiras e gases poluentes, exposição a raios ultravioleta e a falta de ventilação aceleram esses processos e favorecem o desenvolvimento de microrganismos e as infestações de insetos, que prejudicam ainda mais o acervo documental. 14 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Em termos de uso e preservação, existem muitas vantagens em fazer a migração de documentos convencionais de arquivo para meios digitais, como, por exemplo, a rapidez no acesso à informação, a economia de espaço, uma maior durabilidade das mídias por não haver manuseio direto, entre outras, que reduzem significativamente os gastos com infraestrutura e recursos humanos. 15 - (TRT-17/2009 – Cespe/UnB) A degradação do suporte e a obsolescência tecnológica não comprometem a preservação dos documentos digitais. Os metadados garantem, por seus requisitos, a autenticidade, a integridade e a acessibilidade desses documentos digitais. 16 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) O filme com os documentos microfilmados deve conter, obrigatoriamente, a imagem de abertura e, opcionalmente, o termo de encerramento. 17 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) No processo de microfilmagem, o filme original e o filme cópia devem ser armazenados em locais distintos. 18 - (INSS /2008 – Cespe/UnB) Na microfilmagem de substituição, os documentos originais podem ser eliminados após a reprodução, incluindo-se aqueles de valor permanente. 19 - (INSS /2008 – Cespe/UnB) A baixa velocidade de recuperação, o acesso individual e a perda de resolução devido a cópias sucessivas constituem desvantagens da microfilmagem. 20 - (TJDFT/2008 – Cespe/UnB) O documento eletrônico tem como vantagem a densidade máxima da informação em um suporte muito pequeno, no qual a mensagem terá de passar por reconstrução legível por máquina para ser entendida. 21 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Inexistem recomendações especiais para a escolha do mobiliário onde os documentos deverão ser armazenados. É necessário, apenas, que os móveis apresentem boas condições de uso. 22 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Para os documentos considerados de guarda permanente, a microfilmagem pode ser utilizada como uma maneira de preservar o original, sem eliminá-lo. 23 - (MS/2010 – Cespe/UnB) A microfilmagem justifica-se pelo uso múltiplo e simultâneo que ela permite, transformando o acesso em uma atividade rápida. 24 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Na microfilmagem, pode ser utilizado qualquer grau de redução, devendo o armazenamento do filme original ser feito em local diferente daquele em que se encontra o respectivo filme-cópia. 25 - (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Nos casos em que os documentos eletrônicos dependam de programas (software) específicos para a sua conservação, a migração desses documentos para outros suportes ou formatos pode ser uma solução viável.



26 - (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) A automação dos arquivos deve levar em conta, por um lado, o direito de pleno acesso aos documentos públicos e, por outro, o caráter sigiloso daqueles cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, ou viole a intimidade, a honra e a imagem das pessoas. 27 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Denomina-se gerenciamento eletrônico de documentos (GED) o conjunto de tecnologias utilizadas para digitalização e armazenamento de informação contida, especificamente, em documentos convencionais. 28 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Os requisitos não funcionais de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos referem-se ao registro e captura, classificação, tramitação, expedição, avaliação e destinação, recuperação da informação, emulação, conservação e acessibilidade. 29 - (ANAC/2009 – Cespe/UnB) O processo químico mais efetivo para a desinfestação e desinfecção de materiais arquivísticos é a emulação 30 - (TJDFT/2008 – Cespe/UnB) O uso do papel de pH neutro é uma das medidas mais importantes para eliminar ou diminuir as causas da deterioração sofrida pelo documento. 31 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) A luz do sol, diferentemente das lâmpadas fluorescentes sem filtros, é considerada fonte de raios ultravioleta, que danifica o papel. 32 - (ANAC/2009 – Cespe/UnB) Na higienização de documentos, além de se remover a poeira, que contém partículas de areia que cortam e arranham os documentos, devem ser retirados objetos danosos, como grampos, clipes e prendedores metálicos.

GABARITO

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

E E C C E C C E E C E E C E E E C E E C

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

E C E C C C E E E C E C

EXERCÍCIOS DIVERSOS - CESPE

01. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gestão de serviços públicos. 02. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado, de acordo com a legislação, arquivo público. 03. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O caráter orgânico é uma das características básicas dos arquivos. 04. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. 05. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto. 06. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Arquivo é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. 07. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão, uma empresa ou uma instituição; a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela



instituição responsável por eles. 08. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição. 09. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. 10. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não tendo limitação quanto ao número de cópias. 11. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos. 12. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. 13. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência. 14. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010) O princípio de respeito à ordem original (A) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido. (B) refere-se à ordem física que os documentos tinham no arquivo corrente. (C) relaciona-se à separação de um fundo de arquivo de outros fundos. (D) determina que os documentos devem ser classificados por assunto. (E) refere-se ao respeito à organicidade e ao fluxo natural e orgânico com que os documentos foram produzidos. 15. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O princípio da naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas. 16. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da reversibilidade, que é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência, determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou pela família que o produziu. 17. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O contexto arquivístico é formado por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos são gerados, estruturados, administrados e interpretados. 18. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor. 19. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada para pequenas organizações, ao passo que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente grandes. 20. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores, depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-freqüente e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor ou destruídos como documentos sem valor. 21. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário. 22. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A função secundária dos arquivos é inerente aos próprios documentos. É a conseqüência da ação deliberada de pessoas, famílias, comunidades, governos e nações em acrescentar os arquivos à sua memória coletiva. 23. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O diagnóstico da situação arquivística pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o órgão público tem uma massa documental acumulada de grandes proporções.



24. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O principal dado a ser coletado em um diagnóstico da situação arquivística de um órgão público é a quantificação de seu acervo documental. 25. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Uma das funções do diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo. 26. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 27. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A política arquivística brasileira não reconhece a gestão de documentos como parte dos esforços necessários para a organização dos arquivos. 28. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) - Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente. 29. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário. 30. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - A criação, o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos. 31. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A fase da gestão de documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como preservação de documentos. 32. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos. 33. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo. 34. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos. 35. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições; despachar documentos enviados por setores do órgão; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devolução do documento; prestar informações contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional. 36. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes. 37. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Recebimento e classificação, registro e movimentação e conservação e preservação são rotinas de protocolo. 38. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) As atividades de registro, expedição, distribuição e movimentação são típicas do protocolo, apesar de essa última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgão/instituição. 39. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa - 2008) - O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso. 40. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. Na situação em apreço, se o documento fosse um ofício de caráter ostensivo, ele não deveria ser aberto no setor de protocolo,



mas encaminhado diretamente ao destinatário, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo. 41. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após autorização da presidência do órgão, e sancionada em instância superior: se federal, pela Casa Civil da Presidência da República; se estadual, pelo Gabinete do Governador. 42. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - A eliminação dos documentos pode ser feita, desde que, após a extinção do valor primário (administrativo, legal ou fiscal), os documentos não apresentem valor secundário (informativo ou probatório). 43. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - Na avaliação dos documentos, aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo. 44. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) A destinação dos documentos é indicada pela tabela de temporalidade. 45. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder à eliminação; elaborar termo de eliminação; elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário. 46. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente ostensiva ou sigilosa, indicando os níveis legais de acesso a cada documento ou informação. 47. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A destinação dos documentos é indicada pelo plano de classificação. 48. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) – O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação desses documentos denomina-se plano de classificação. 49. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) O arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é constituído de documentos de valor primário. 50. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - Os documentos de idade intermediária são os que são consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. 51. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - O arquivo permanente é formado por documentos de valor administrativo, legal ou fiscal. 52. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento. 53. (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) - Arquivamento é o conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos. 54. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Documentos transferidos a arquivos intermediários devem conservar a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. 55. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009) - O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos. 56. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos. 57. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrição e publicação, conservação e referência. 58. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O tratamento da documentação



permanente deve ser feito a partir da aplicação do princípio da territorialidade, um dos princípios fundamentais da arquivologia. 59. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação, a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição. 60. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - Uma das principais funções do arquivo é permitir o acesso rápido e eficiente aos documentos. Essa função somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lógica e racional, respeitando as características dos documentos de arquivo. Quanto aos métodos de arquivamento, julgue o item subsequente. O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que os produz ou recebe. 61. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - Nome, local, número, data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo. 62. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - No que se refere ao arquivamento de documentos, é indicado que a instituição adote um método de arquivamento único. 63. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - O método alfabético é um dos métodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado. 64. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas. 65. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antônio 66. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Barbosa Filho, Élson Vianna Neto, Milton Vianna Sobrinho, Marlene 67. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - A disposição abaixo está correta, pois foi feita de palavra por palavra, podendo, também, ser feita de letra por letra. Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Monteiro Montenegro 68. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - A ordenação geográfica, que é típica do sistema direto, tem como elemento principal o correspondente. 69. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex. 70. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico- Administrativo – 2009) - A disposição de processos por seu número é um método de classificação de documentos conhecido como duplex. 71. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico- Administrativo – 2009) - Na organização feita segundo a origem dos documentos, o correto é dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos órgãos ou das empresas, não considerando, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. 72. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto. 73. (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) - O arquivamento horizontal permite consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos. 74. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - Pastas de um arquivo classificadas como acordos,



convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exemplos da utilização do método de arquivamento por assunto. 75. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro. 76. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico. 77. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Qualquer proposta de alteração de suporte das informações arquivísticas deve levar em consideração as questões legais, garantias jurídicas, normalização de procedimentos, padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira. É necessário considerar, ainda, as peculiaridades de cada órgão, além de realizar estudos de viabilidade econômica. 78. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Ofícios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails são tipologias documentais. 79. (CESPE – ANVISA – Técnico Administrativo – 2007) - Microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. 80. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Uma das vantagens da microfilmagem é a característica de poder prescindir da organização arquivística de documentos e do estabelecimento de um programa de avaliação e seleção do acervo documental. 81. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O microfilme ainda não tem reconhecimento legal no Brasil. 82. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos em tramitação ou em estudo podem, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. 83. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo. 84. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microfilmagem ou digitalização, desde que garantida a autenticidade da cópia. 85. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) O procedimento de microfilmagem é indicado apenas para os processos que estejam em péssimo estado de conservação. 86. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - A preservação é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos documentos. 87. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Denomina-se conservação o conjunto de atividades que visam à preservação dos documentos, isto é, ações realizadas com o objetivo de desacelerar os processos de degradação por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos, como higienização, acondicionamento, reparos e outros. 88. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) As principais operações de conservação dos documentos são: desinfestação, limpeza, alisamento e restauração. 89. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e não se refere ao local de guarda. 90. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) - A umidade mais alta e a baixa temperatura são condições ideais para a preservação dos documentos arquivísticos em papel. 91. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos documentos. 92. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - A desinfestação e o alisamento



são técnicas de restauração de documentos. 93. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O silking é um método de desinfestação que combate os insetos e apresenta maior eficiência que a fumigação. 94. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista – 2010 - Adaptada) - São considerados agentes de degradação dos documentos, entre outros: fatores ambientais, como temperatura e umidade; e fatores físicos, como insetos e roedores. Quando há um programa de restauração implantado no arquivo, eliminam-se totalmente as causas do processo de deterioração. 95. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado, de acordo com a legislação, arquivo público. 96. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico- Administrativo – 2009) - Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. 97. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada. 98. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário. 99. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos semiativos, que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos. 100. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. 101. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Manuscritos colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos. 102. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história. 103. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos. 104. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) As funções de criação, avaliação, aquisição, classificação, descrição, difusão e preservação se fundamentam no princípio arquivístico da proveniência. 105. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) Os objetivos de produção dos arquivos estão relacionados às questões administrativas, funcionais e legais. 106. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. 107. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente. 108. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) A gestão de documentos é um dos elementos da gestão da informação em um órgão público ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas características do documento de arquivo. 109. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de documentos, a fase de produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias. 110. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai ter como destinação final a eliminação.



111. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes. 112. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificação, registro, avaliação e empréstimo de documentos. 113. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) – O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função é conhecido como distribuição. 114. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A principal função da avaliação é a eliminação de documentos. 115. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, é restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou. 116. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os prazos de prescrição e decadência de direitos, que podem ser verificados na legislação em vigor, são elementos importantes para o trabalho de avaliação de documentos. 117. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, arquivamento e acondicionamento. 118. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) Os documentos na fase intermediária, ou segunda idade dos arquivos são recebidos por transferência dos arquivos correntes. 119. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos. 120. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Arranjo, descrição, publicação, preservação, avaliação, criação e referência são atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes.

GABARITO

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

E C C C E E C E E E C E C E E E C C E C

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

E E E E C C E E E E E C E E E C E C C E

41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60

E C E C C E E C C E E C C C E C C E C C

61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80

C E C E E C E E E E C C E E C E C E C E

81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100

E C E E E E C C E E C E E E C E E C C C

101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120

E C C C C E E C C E C E E E E C E C E E



ANEXOS

ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

RESOLUÇÃO Nº 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999

Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos.

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no item IX, do art.18, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberação do Plenário, em sua 15ª reunião ordinária realizada no dia 6 de dezembro de 1999 e,

Considerando os dispositivos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto nº 1.799,

de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria MJ nº 58, de 20 de junho de 1996, que tratam da microfilmagem de documentos arquivísticos;

Considerando os resultados da Comissão Especial criada pela Portaria CONARQ nº 30, de 22 de fevereiro

de 1999, com a finalidade de adequar os símbolos de normas ISO de sinaléticas técnicas à microfilmagem de documentos arquivísticos;

Considerando a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivísticos seja realizada dentro

dos padrões e normas internacionais, resolve: Art. 1º Adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos, símbolos constantes da ISO

9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinaléticas, anexo 2. Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. JAIME ANTUNES DA SILVA (Diário

Oficial da União de 22 de dezembro de 1999. Seção I, pg. 202)









Presidência da República Casa Civil

Subchefia para Assuntos Jurídicos

LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Regulamento Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e

privados e dá outras providências.

Decreto nº 2.942, de 18.1.99, Regulamenta os arts. 7º, 11 e 16 (revogado) Decreto nº 4.553, de 27.12.02

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei:

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei.

Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II

Dos Arquivos Públicos

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.



§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.

Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas

Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.

§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.



Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei.

CAPÍTULO V

Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos

Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.

§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.

§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.

Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

Disposições Finais

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).

§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 103º da República.

FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho



DECRETO Nº 4.553 - DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002 - DOU DE 30/12/2002

Alterado pelo DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 – DE DOU DE 10/12/2004.

Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alínea "a", da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 23 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA:

CAPÍTULO I –

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos, bem como das áreas e instalações onde tramitam.

Art. 2º São considerados originariamente sigilosos, e serão como tal classificados, dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Parágrafo único. O acesso a dados ou informações sigilosos é restrito e condicionado à necessidade de

conhecer.

Art. 3º A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados ou informações sigilosos observarão medidas especiais de segurança.

Parágrafo único. Toda autoridade responsável pelo trato de dados ou informações sigilosos providenciará

para que o pessoal sob suas ordens conheça integralmente as medidas de segurança estabelecidas, zelando pelo seu fiel cumprimento.

Art. 4º Para os efeitos deste Decreto, são estabelecidos os seguintes conceitos e definições:

I - autenticidade: asseveração de que o dado ou informação são verdadeiros e fidedignos tanto na origem

quanto no destino; II - classificação: atribuição, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informação, documento,

material, área ou instalação; III - comprometimento: perda de segurança resultante do acesso não-autorizado; IV - credencial de segurança: certificado, concedido por autoridade competente, que habilita determinada

pessoa a ter acesso a dados ou informações em diferentes graus de sigilo; V - desclassificação: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da

classificação, tornando ostensivos dados ou informações; VI - disponibilidade: facilidade de recuperação ou acessibilidade de dados e informações; VII - grau de sigilo: gradação atribuída a dados, informações, área ou instalação considerados sigilosos em

decorrência de sua natureza ou conteúdo; VIII - integridade: incolumidade de dados ou informações na origem, no trânsito ou no destino; IX - investigação para credenciamento: averiguação sobre a existência dos requisitos indispensáveis para

concessão de credencial de segurança; X - legitimidade: asseveração de que o emissor e o receptor de dados ou informações são legítimos e

fidedignos tanto na origem quanto no destino; XI - marcação: aposição de marca assinalando o grau de sigilo; XII - medidas especiais de segurança: medidas destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade,

autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e informações sigilosos. Também objetivam prevenir, detectar, anular e registrar ameaças reais ou potenciais a esses dados e informações;

XIII - necessidade de conhecer: condição pessoal, inerente ao efetivo exercício de cargo, função, emprego ou atividade, indispensável para que uma pessoa possuidora de credencial de segurança, tenha acesso a dados ou informações sigilosos;

XIV - ostensivo: sem classificação, cujo acesso pode ser franqueado; XV - reclassificação: alteração, pela autoridade competente, da classificação de dado, informação, área ou

instalação sigilosos; XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas credenciadas; proteção contra revelação não-



autorizada; e XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em caráter excepcional, em área sigilosa.

CAPÍTULO II -

DO SIGILO E DA SEGURANÇA

Seção I - Da Classificação Segundo o Grau de Sigilo

Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos.

§ 1º São passíveis de classificação como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informações referentes à

soberania e à integridade territorial nacionais, a planos e operações militares, às relações internacionais do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado.

§ 2º São passíveis de classificação como secretos, dentre outros, dados ou informações referentes a sistemas, instalações, programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado.

§ 3º São passíveis de classificação como confidenciais dados ou informações que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação não-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado.

§ 4º São passíveis de classificação como reservados dados ou informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.

Art. 6º A classificação no grau ultra-secreto é de competência das seguintes autoridades:

I - Presidente da República; (Redação dada pelo DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 –

DE DOU DE 10/12/2004.) II - Vice-Presidente da República; (Redação dada pelo DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE

2004 – DE DOU DE 10/12/2004.) III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; (Redação dada pelo DECRETO

Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 – DE DOU DE 10/12/2004.) IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e (Redação dada pelo DECRETO Nº 5.301

DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 – DE DOU DE 10/12/2004.) V - Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior. (Redação dada pelo

DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 – DE DOU DE 10/12/2004.)

§ 1o Excepcionalmente, a competência prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsável a agente público em missão no exterior. (Redação dada pelo DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 – DE DOU DE 10/12/2004.)

§ 2o Além das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: (Redação dada pelo DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 – DE DOU DE 10/12/2004.)

I - secreto: as autoridades que exerçam funções de direção, comando, chefia ou assessoramento, de

acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal; e (Redação dada pelo DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 – DE DOU DE 10/12/2004.)

II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal. (Redação dada pelo DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 – DE DOU DE 10/12/2004.)

Redação anterior I - Presidente da República; II - Vice-Presidente da República; III - Ministros de Estado e equiparados; e IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica. Parágrafo único. Além das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: I - secreto, as autoridades que exerçam funções de direção, comando ou chefia; e



II - confidencial e reservado, os servidores civis e militares, de acordo com regulamentação específica de cada Ministério ou órgão da Presidência da República.

Art. 7o Os prazos de duração da classificação a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes: (Redação dada pelo DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 – DE DOU DE 10/12/2004.)

I - ultra-secreto: máximo de trinta anos; (Redação dada pelo DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 – DE DOU DE 10/12/2004.)

II - secreto: máximo de vinte anos; (Redação dada pelo DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 – DE DOU DE 10/12/2004.)

III - confidencial: máximo de dez anos; e (Redação dada pelo DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 – DE DOU DE 10/12/2004.)

IV - reservado: máximo de cinco anos. (Redação dada pelo DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 – DE DOU DE 10/12/2004.)

Parágrafo único. Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez, por igual período, pela

autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria. (Redação dada pelo DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 – DE DOU DE 10/12/2004.)

Redação anterior Art. 7º Os prazos de duração da classificação a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes: I - ultra-secreto: máximo de cinqüenta anos; II - secreto: máximo de trinta anos; III - confidencial: máximo de vinte anos; e IV - reservado: máximo de dez anos. § 1º O prazo de duração da classificação ultra-secreto poderá ser renovado indefinidamente, de acordo com o interesse da segurança da sociedade e do Estado. § 2º Também considerando o interesse da segurança da sociedade e do Estado, poderá a autoridade responsável pela classificação nos graus secreto, confidencial e reservado, ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovar o prazo de duração, uma única vez, por período nunca superior aos prescritos no caput.

Seção II -

Da Reclassificação e da Desclassificação

Art. 8º Dados ou informações classificados no grau de sigilo ultra-secreto somente poderão ser reclassificados ou desclassificados, mediante decisão da autoridade responsável pela sua classificação.

Art. 9º Para os graus secreto, confidencial e reservado, poderá a autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, respeitados os interesses da segurança da sociedade e do Estado, alterá-la ou cancelá-la, por meio de expediente hábil de reclassificação ou desclassificação dirigido ao detentor da custódia do dado ou informação sigilosos.

Parágrafo único. Na reclassificação, o novo prazo de duração conta-se a partir da data de produção do

dado ou informação. . (Redação dada pelo DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 – DE DOU DE 10/12/2004.)

Redação anterior Parágrafo único. Na reclassificação, o prazo de duração reinicia-se a partir da data da formalização da nova classificação.

Art. 10. A desclassificação de dados ou informações nos graus ultra-secreto, confidencial e reservado será automática após transcorridos os prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o, salvo no caso de sua prorrogação, quando então a desclassificação ocorrerá ao final de seu termo. (Redação dada pelo DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 – DE DOU DE 10/12/2004.)



Redação anterior Art. 10. A desclassificação de dados ou informações nos graus secreto, confidencial e reservado será automática após transcorridos os prazos previstos nos incisos II, III e IV do art. 7º, salvo no caso de renovação, quando então a desclassificação ocorrerá ao final de seu termo.

Art. 11. Dados ou informações sigilosos de guarda permanente que forem objeto de desclassificação serão encaminhados à instituição arquivística pública competente, ou ao arquivo permanente do órgão público, entidade pública ou instituição de caráter público, para fins de organização, preservação e acesso.

Parágrafo único. Consideram-se de guarda permanente os dados ou informações de valor histórico,

probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados.

Art. 12. A indicação da reclassificação ou da desclassificação de dados ou informações sigilosos deverá constar das capas, se houver, e da primeira página.

CAPÍTULO III -

DA GESTÃO DE DADOS OU INFORMAÇÕES SIGILOSOS

Seção I - Dos Procedimentos para Classificação de Documentos

Art. 13. As páginas, os parágrafos, as seções, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificações, mas ao documento, no seu todo, será atribuído o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.

Art. 14. A classificação de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo.

Art. 15. A publicação dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se-á aos seus respectivos números, datas de expedição e ementas, redigidas de modo a não comprometer o sigilo.

Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em fotografias aéreas ou em seus negativos serão classificados em razão dos detalhes que revelem e não da classificação atribuída às fotografias ou negativos que lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obtê-las.

Art. 17. Poderão ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para sua divulgação ou execução, mediante consentimento expresso:

I - da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos; II - da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o

assunto, para documentos secretos; e III - da autoridade classificadora, destinatária ou autoridade hierarquicamente superior competente para

dispor sobre o assunto, para documentos confidenciais e reservados, exceto quando expressamente vedado no próprio documento.

Parágrafo único. Aos extratos de que trata este artigo serão atribuídos graus de sigilo iguais ou inferiores

àqueles atribuídos aos documentos que lhes deram origem, salvo quando elaborados para fins de divulgação.

Seção II - Do Documento Sigiloso Controlado

Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) é aquele que, por sua importância, requer medidas adicionais de controle, incluindo:

I - identificação dos destinatários em protocolo e recibo próprios, quando da difusão; II - lavratura de termo de custódia e registro em protocolo específico; III - lavratura anual de termo de inventário, pelo órgão ou entidade expedidores e pelo órgão ou entidade

receptores; e IV - lavratura de termo de transferência, sempre que se proceder à transferência de sua custódia ou guarda. Parágrafo único. O termo de inventário e o termo de transferência serão elaborados de acordo com os

modelos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficarão sob a guarda de um órgão de controle.



Art. 19. O documento ultra-secreto é, por sua natureza, considerado DSC, desde sua classificação ou reclassificação.

Parágrafo único. A critério da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior

competente para dispor sobre o assunto, o disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo.

Seção III - Da Marcação

Art. 20. A marcação, ou indicação do grau de sigilo, deverá ser feita em todas as páginas do documento e nas capas, se houver.

§ 1º As páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, também, indicação do total de

páginas que compõem o documento. § 2º O DSC também expressará, nas capas, se houver, e em todas as suas páginas, a expressão

"Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo número de controle.

Art. 21. A marcação em extratos de documentos, rascunhos, esboços e desenhos sigilosos obedecerá ao prescrito no art. 20.

Art. 22. A indicação do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas, fotografias, ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecerá às normas complementares adotadas pelos órgãos e entidades da Administração Pública.

Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou informações sigilosos serão marcados com a classificação devida em local adequado.

Parágrafo único. Consideram-se meios de armazenamento documentos tradicionais, discos e fitas

sonoros, magnéticos ou ópticos e qualquer outro meio capaz de armazenar dados e informações.

Seção IV - Da Expedição e da Comunicação de Documentos Sigilosos

Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitação obedecerão às seguintes prescrições:

I - serão acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a serem

identificados logo que removido o envelope externo; IV - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente,

remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento; e V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra

pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.

Art. 25. A expedição, condução e entrega de documento ultra-secreto, em princípio, será efetuada pessoalmente, por agente público autorizado, sendo vedada a sua postagem.

Parágrafo único. A comunicação de assunto ultra-secreto de outra forma que não a prescrita no caput só

será permitida excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitação e solução imediatas, em atendimento ao princípio da oportunidade e considerados os interesses da segurança da sociedade e do Estado.

Art. 26. A expedição de documento secreto, confidencial ou reservado poderá ser feita mediante serviço postal, com opção de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomática.

Parágrafo único. A comunicação dos assuntos de que trata este artigo poderá ser feita por outros meios,

desde que sejam usados recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo do documento, conforme previsto no art. 42.

Seção V - Do Registro, da Tramitação e da Guarda

Art. 27. Cabe aos responsáveis pelo recebimento de documentos sigilosos:



I - verificar a integridade e registrar, se for o caso, indícios de violação ou de qualquer irregularidade na correspondência recebida, dando ciência do fato ao seu superior hierárquico e ao destinatário, o qual informará imediatamente ao remetente; e

II - proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitação.

Art. 28. O envelope interno só será aberto pelo destinatário, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior.

Parágrafo único. Envelopes contendo a marca pessoal só poderão ser abertos pelo próprio destinatário.

Art. 29. O destinatário de documento sigiloso comunicará imediatamente ao remetente qualquer indício de violação ou adulteração do documento.

Art. 30. Os documentos sigilosos serão mantidos ou guardados em condições especiais de segurança, conforme regulamento.

§ 1º Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos é obrigatório o uso de cofre forte ou estrutura

que ofereça segurança equivalente ou superior. § 2º Na impossibilidade de se adotar o disposto no § 1º, os documentos ultra-secretos deverão ser

mantidos sob guarda armada.

Art. 31. Os agentes responsáveis pela guarda ou custódia de documentos sigilosos os transmitirão a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferência de responsabilidade.

Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsáveis pela guarda ou custódia de material

sigiloso.

Seção VI - Da Reprodução

Art. 32. A reprodução do todo ou de parte de documento sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do documento original.

§ 1º A reprodução total ou parcial de documentos sigilosos controlados condiciona-se à autorização

expressa da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto.

§ 2º Eventuais cópias decorrentes de documentos sigilosos serão autenticadas pelo chefe da Comissão a que se refere o art. 35 deste Decreto, no âmbito dos órgãos e entidades públicas ou instituições de caráter público.

§ 3º Serão fornecidas certidões de documentos sigilosos que não puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservação, desde que necessário como prova em juízo.

Art. 33. O responsável pela produção ou reprodução de documentos sigilosos deverá providenciar a eliminação de notas manuscritas, tipos, clichês, carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam dar origem a cópia não-autorizada do todo ou parte.

Art. 34. Sempre que a preparação, impressão ou, se for o caso, reprodução de documento sigiloso for efetuada em tipografias, impressoras, oficinas gráficas ou similar, essa operação deverá ser acompanhada por pessoa oficialmente designada, que será responsável pela garantia do sigilo durante a confecção do documento, observado o disposto no art. 33.

Seção VII -

Da Avaliação, da Preservação e da Eliminação

Art. 35. As entidades e órgãos públicos constituirão Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuições:

I - analisar e avaliar periodicamente a documentação sigilosa produzida e acumulada no âmbito de sua

atuação; II - propor, à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior

competente para dispor sobre o assunto, renovação dos prazos a que se refere o art. 7º; III - propor, à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior

competente para dispor sobre o assunto, alteração ou cancelamento da classificação sigilosa, em conformidade com o disposto no art. 9º deste Decreto;

IV - determinar o destino final da documentação tornada ostensiva, selecionando os documentos para



guarda permanente; e V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39. Parágrafo único. Para o perfeito cumprimento de suas atribuições e responsabilidades, a CPADS poderá

ser subdividida em subcomissões.

Art. 36. Os documentos permanentes de valor histórico, probatório e informativo não podem ser desfigurados ou destruídos, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislação em vigor.

CAPÍTULO IV - DO ACESSO

Art. 37. O acesso a dados ou informações sigilosos em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público é admitido:

I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou atividade pública, que tenham

necessidade de conhecê-los; e II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo

ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente. § 1º Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito às

sanções administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgação dos mesmos. § 2º Os dados ou informações sigilosos exigem que os procedimentos ou processos que vierem a instruir

também passem a ter grau de sigilo idêntico. § 3º Serão liberados à consulta pública os documentos que contenham informações pessoais, desde que

previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.

Art. 38. O acesso a dados ou informações sigilosos, ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior, é condicionado à emissão de credencial de segurança no correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no tempo.

Parágrafo único. A credencial de segurança de que trata o caput deste artigo classifica-se nas categorias

de ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.

Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos ou contratos com outros países atenderá às normas e recomendações de sigilo constantes destes instrumentos.

Art. 40. A negativa de autorização de acesso deverá ser justificada.

CAPÍTULO V -

DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Art. 41. A comunicação de dados e informações sigilosos por meio de sistemas de informação será feita em conformidade com o disposto nos arts. 25 e 26.

Art. 42. Ressalvado o disposto no parágrafo único do art. 44, os programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia para uso oficial no âmbito da União são considerados sigilosos e deverão, antecipadamente, ser submetidos à certificação de conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de Defesa Nacional.

Art. 43. Entende-se como oficial o uso de código, cifra ou sistema de criptografia no âmbito de órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público.

Parágrafo único. É vedada a utilização para outro fim que não seja em razão do serviço.

Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia todas as medidas de segurança previstas neste Decreto para os documentos sigilosos controlados e os seguintes procedimentos:

I - realização de vistorias periódicas, com a finalidade de assegurar uma perfeita execução das operações

criptográficas; II - manutenção de inventários completos e atualizados do material de criptografia existente; III - designação de sistemas criptográficos adequados a cada destinatário; IV - comunicação, ao superior hierárquico ou à autoridade competente, de qualquer anormalidade relativa

ao sigilo, à inviolabilidade, à integridade, à autenticidade, à legitimidade e à disponibilidade de dados ou informações criptografados; e



V - identificação de indícios de violação ou interceptação ou de irregularidades na transmissão ou recebimento de dados e informações criptografados.

Parágrafo único. Os dados e informações sigilosos, constantes de documento produzido em meio

eletrônico, serão assinados e criptografados mediante o uso de certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção de documentos com grau de sigilo ultra-secreto só poderão estar ligados a redes de computadores seguras, e que sejam física e logicamente isoladas de qualquer outra.

Art. 46. A destruição de dados sigilosos deve ser feita por método que sobrescreva as informações armazenadas. Se não estiver ao alcance do órgão a destruição lógica, deverá ser providenciada a destruição física por incineração dos dispositivos de armazenamento.

Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção de documentos com grau de sigilo secreto, confidencial e reservado só poderão integrar redes de computadores que possuam sistemas de criptografia e segurança adequados a proteção dos documentos.

Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos, sempre que possível, deve ser feito em mídias removíveis que podem ser guardadas com maior facilidade.

CAPÍTULO VI -

DAS ÁREAS E INSTALAÇÕES SIGILOSAS

Art. 49. A classificação de áreas e instalações será feita em razão dos dados ou informações sigilosos que contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou tratados, em conformidade com o art. 5º.

Art. 50. Aos titulares dos órgãos e entidades públicos e das instituições de caráter público caberá a adoção de medidas que visem à definição, demarcação, sinalização, segurança e autorização de acesso às áreas sigilosas sob sua responsabilidade.

Art. 51. O acesso de visitas a áreas e instalações sigilosas será disciplinado por meio de instruções especiais dos órgãos, entidades ou instituições interessados.

Parágrafo único. Para efeito deste artigo, não é considerado visita o agente público ou o particular que

oficialmente execute atividade pública diretamente vinculada à elaboração de estudo ou trabalho considerado sigiloso no interesse da segurança da sociedade e do Estado.

CAPÍTULO VII -

DO MATERIAL SIGILOSO

Seção I - Das Generalidades

Art. 52. O titular de órgão ou entidade pública, responsável por projeto ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter sigilo sobre determinado material ou suas partes, em decorrência de aperfeiçoamento, prova, produção ou aquisição, deverá providenciar para que lhe seja atribuído o grau de sigilo adequado.

Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de órgão ou entidade públicos ou de

instituições de caráter público encarregada da fiscalização e do controle de atividades de entidade privada, para fins de produção ou exportação de material de interesse da Defesa Nacional.

Art. 53. Os titulares de órgãos ou entidades públicos encarregados da preparação de planos, pesquisas e trabalhos de aperfeiçoamento ou de novo projeto, prova, produção, aquisição, armazenagem ou emprego de material sigiloso são responsáveis pela expedição das instruções adicionais que se tornarem necessárias à salvaguarda dos assuntos com eles relacionados.

Art. 54. Todos os modelos, protótipos, moldes, máquinas e outros materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer natureza, como empréstimo, cessão, arrendamento ou locação, serão adequadamente marcados para indicar o seu grau de sigilo.

Art. 55. Dados ou informações sigilosos concernentes a programas técnicos ou aperfeiçoamento de material somente serão fornecidos aos que, por suas funções oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso.



Parágrafo único. Os órgãos e entidades públicos controlarão e coordenarão o fornecimento às pessoas físicas e jurídicas interessadas os dados e informações necessários ao desenvolvimento de programas.

Seção II -

Do Transporte

Art. 56. A definição do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso é responsabilidade do detentor da custódia e deverá considerar o respectivo grau de sigilo.

§ 1º O material sigiloso poderá ser transportado por empresas para tal fim contratadas. § 2º As medidas necessárias para a segurança do material transportado serão estabelecidas em

entendimentos prévios, por meio de cláusulas contratuais específicas, e serão de responsabilidade da empresa contratada.

Art. 57. Sempre que possível, os materiais sigilosos serão tratados segundo os critérios indicados para a expedição de documentos sigilosos.

Art. 58. A critério da autoridade competente, poderão ser empregados guardas armados, civis ou militares, para o transporte de material sigiloso.

CAPÍTULO VIII -

DOS CONTRATOS

Art. 59. A celebração de contrato cujo objeto seja sigiloso, ou que sua execução implique a divulgação de desenhos, plantas, materiais, dados ou informações de natureza sigilosa, obedecerá aos seguintes requisitos:

I - o conhecimento da minuta de contrato estará condicionado à assinatura de termo de compromisso de

manutenção de sigilo pelos interessados na contratação; e II - o estabelecimento de cláusulas prevendo a: a) possibilidade de alteração do contrato para inclusão de cláusula de segurança não estipulada por

ocasião da sua assinatura; b) obrigação de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto contratado, bem como à sua execução; c) obrigação de o contratado adotar as medidas de segurança adequadas, no âmbito das atividades sob

seu controle, para a manutenção do sigilo relativo ao objeto contratado; d) identificação, para fins de concessão de credencial de segurança, das pessoas que, em nome do

contratado, terão acesso a material, dados e informações sigilosos; e e) responsabilidade do contratado pela segurança do objeto subcontratado, no todo ou em parte.

Art. 60. Aos órgãos e entidades públicos, bem como às instituições de caráter público, a que os contratantes estejam vinculados, cabe providenciar para que seus fiscais ou representantes adotem as medidas necessárias para a segurança dos documentos ou materiais sigilosos em poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso de fabricação em suas instalações.

CAPÍTULO IX -

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a material, área, instalação e sistema de informação cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

Art. 62. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público exigirão termo de compromisso de manutenção de sigilo dos seus servidores, funcionários e empregados que direta ou indiretamente tenham acesso a dados ou informações sigilosos.

Parágrafo único. Os agentes de que trata o caput deste artigo comprometem-se a, após o desligamento, não revelar ou divulgar dados ou informações sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exercício de cargo, função ou emprego público. Art. 63. Os agentes responsáveis pela custódia de documentos e materiais e pela segurança de áreas, instalações ou sistemas de informação de natureza sigilosa sujeitam-se às normas referentes ao sigilo profissional, em razão do ofício, e ao seu código de ética específico, sem prejuízo de sanções penais.

Art. 64. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público promoverão o treinamento, a capacitação, a reciclagem e o aperfeiçoamento de pessoal que desempenhe atividades inerentes à salvaguarda de documentos, materiais, áreas, instalações e sistemas de informação de natureza sigilosa.



Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste Decreto fica, automaticamente, responsável pela preservação do seu sigilo.

Art. 66. Na classificação dos documentos será utilizado, sempre que possível, o critério menos restritivo possível.

Art. 67. A critério dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal serão expedidas instruções complementares, que detalharão os procedimentos necessários à plena execução deste Decreto.

Art. 68. Este Decreto entra em vigor após quarenta e cinco dias da data de sua publicação.

Art. 69. Ficam revogados os Decretos nºs 2.134, de 24 de janeiro de 1997, 2.910, de 29 de dezembro de 1998, e 4.497, de 4 de dezembro de 2002.

Brasília, 27 de dezembro de 2002; 181º da Independência e 114º da República.

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Pedro Parente Alberto Mendes Cardoso





DECRETO Nº 5.301 DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004.

Regulamenta o disposto na Medida Provisória no 228, de 9 de dezembro de 2004, que dispõe sobre a ressalva prevista na parte final do disposto no inciso XXXIII do art. 5o da Constituição, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto na Medida Provisória no 228, de 9 dezembro de 2004,

DECRETA:

Art. 1o Este Decreto regulamenta a Medida Provisória no 228, de 9 de dezembro de 2004, e institui a Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas.

Art. 2o Nos termos da parte final do inciso XXXIII do art. 5o da Constituição, o direito de receber dos órgãos públicos informações de interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, só pode ser ressalvado no caso em que a atribuição de sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

Art. 3o Os documentos públicos que contenham informações imprescindíveis à segurança da sociedade e do Estado poderão ser classificados no mais alto grau de sigilo.

Parágrafo único. Para os fins deste Decreto, entende-se por documentos públicos qualquer base de conhecimento, pertencente à administração pública e às entidades privadas prestadoras de serviços públicos, fixada materialmente e disposta de modo que se possa utilizar para informação, consulta, estudo ou prova, incluindo áreas, bens e dados.

Art. 4o Fica instituída, no âmbito da Casa Civil da Presidência da República, a Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas, com a finalidade de decidir pela aplicação da ressalva prevista na parte final do inciso XXXIII do art. 5o da Constituição.

§ 1o A Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas é composta pelos seguintes membros:

I - Ministro de Estado Chefe da Casa Civil da Presidência da República, que a coordenará;

II - Ministro de Estado Chefe do Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República;

III - Ministro de Estado da Justiça;

IV - Ministro de Estado da Defesa;

V - Ministro de Estado das Relações Exteriores;

VI - Advogado-Geral da União; e

VII - Secretário Especial dos Direitos Humanos da Presidência da República.



§ 2o Para o exercício de suas atribuições, a Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas poderá convocar técnicos e especialistas de áreas relacionadas com a informação contida em documento público classificado no mais alto grau de sigilo, para sobre ele prestarem esclarecimentos, desde que assinem termo de manutenção de sigilo.

§ 3o As decisões da Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas serão aprovadas pela maioria absoluta de seus membros.

§ 4o A Casa Civil da Presidência da República expedirá normas complementares necessárias ao funcionamento da Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas e assegurará o apoio técnico e administrativo indispensável ao seu funcionamento.

Art. 5o A autoridade competente para classificar o documento público no mais alto grau de sigilo poderá, após vencido o prazo ou sua prorrogação, previstos no § 2o do art. 23 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, provocar, de modo justificado, a manifestação da Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas para que avalie, previamente a qualquer divulgação, se o acesso ao documento acarretará dano à segurança da sociedade e do Estado.

§ 1o A decisão de ressalva de acesso a documento público classificado no mais alto grau de sigilo poderá ser revista, a qualquer tempo, pela Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas, após provocação de pessoa que demonstre possuir efetivo interesse no acesso à informação nele contida.

§ 2o O interessado deverá especificar, de modo claro e objetivo, que informação pretende conhecer e qual forma de acesso requer, dentre as seguintes:

I - vista de documentos;

II - reprodução de documentos por qualquer meio para tanto adequado; ou

III - pedido de certidão, a ser expedida pelo órgão consultado.

§ 3o O interessado não é obrigado a aduzir razões no requerimento de informações, salvo a comprovação de seu efetivo interesse na obtenção da informação.

Art. 6o Provocada na forma do art. 5o, a Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas decidirá pela:

I - autorização de acesso livre ou condicionado ao documento; ou

II - permanência da ressalva ao seu acesso, enquanto for imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

Art. 7o O art. 7o do Decreto no 4.553, de 27 de dezembro de 2002, em conformidade com o disposto no § 2o do art. 23 da Lei no 8.159, de 1991, passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 7o Os prazos de duração da classificação a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes:

I - ultra-secreto: máximo de trinta anos;

II - secreto: máximo de vinte anos;

III - confidencial: máximo de dez anos; e

IV - reservado: máximo de cinco anos.

Parágrafo único. Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez, por igual período, pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria." (NR)



Art. 8o O art. 6o, o parágrafo único do art. 9o e o art. 10 do Decreto no 4.553, de 2002, passam a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 6o .........................................................................................................

I - Presidente da República;

II - Vice-Presidente da República;

III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;

IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e

V - Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior.

§ 1o Excepcionalmente, a competência prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsável a agente público em missão no exterior.

§ 2o Além das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo:

I - secreto: as autoridades que exerçam funções de direção, comando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal; e

II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal." (NR)

"Art. 9o .........................................................................................................

Parágrafo único. Na reclassificação, o novo prazo de duração conta-se a partir da data de produção do dado ou informação." (NR)

"Art. 10. A desclassificação de dados ou informações nos graus ultra-secreto, confidencial e reservado será automática após transcorridos os prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o, salvo no caso de sua prorrogação, quando então a desclassificação ocorrerá ao final de seu termo." (NR)

Art. 9o Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 9 de dezembro de 2004; 183o da Independência e 116o da República.

LUIZ INÁCIO LULA DA SILVA

Márcio Thomaz Bastos

José Dirceu de Oliveira e Silva

Jorge Armando Felix

Álvaro Augusto Ribeiro Costa



DECRETO Nº 1799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996.

Regulamenta a Lei nº 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.

O Presidente da República.

Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

Art. 1° É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.

§ 1°. Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele.

§ 2°. Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.

§ 3°. A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio.

§ 4°. Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.

§ 5°. A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente.

§ 6°. Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de ser arquivados.

§7° Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados desde que autorizados por autoridade competente.

Art. 2°. Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos.

Art. 3°. O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de traslados e certidões originais de microfilmagem de documentos oficiais.

§1°. O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares bem como os requisitos que a microfilmagem realizada, por aqueles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos em juízos ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões originarias.

§2°. Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para autenticação de reproduções realizados por particulares, para produzir efeitos jurídicos com a terceiros.

Art. 4°. É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes.

Art. 5°. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.



Art. 6°. Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, 8 de maio de 1968; 147° da Independência e 80° da República. A. COSTA E SILVA Luís Antonio da Gama e Silva



DECRETO No 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996.

Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA , no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto na art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968,

DECRETA:

Art. 1° A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.

Art. 2° A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é regulada por este Decreto.

Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

Art. 4° A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.

Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada à titulação, à identificação e à numeração seqüencial, legíveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados à indexação.

Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.

§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original.

§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original, como para a extração de cópias.

§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.

Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.



Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.

Art. 7° Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos:

I - identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados;

II - número do microfilme, se for o caso;

III - local e data da microfilmagem;

IV - registro no Ministério da Justiça;

V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;

VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior;

VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução;

VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados;

IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 8º No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:

I - identificação do detentor dos documentos microfilmados;

II - informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;

III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto;

IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior;

V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 9° Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.

1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com os seguintes elementos:

a) identificação do microfilme, local e data;

b) descrição das irregularidades constatadas;

c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos.



3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente.

Art. 10. Para o processamento dos filmes, serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.

Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.

Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia.

Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.

1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual constará que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados, a autenticação far-se-á por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de leitura.

Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto.

Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.

Art. 16. As empresas e os cartórios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:

I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;

II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;

III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.

Art. 17. Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando:

I - autenticados por autoridade estrangeira competente;

II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado;

III - forem acompanhados de tradução oficial.



Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

Art. 19. As infrações às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis.

Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro para microfilmar será cassado definitivamente.

Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento deste Decreto.

Art. 21. Revoga-se o Decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1969.

Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 30 de janeiro de l996; 175° da Independência e 108° da República.

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO

Milton Seligman





LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011.

Mensagem de veto

Vigência

Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

A PRESIDENTA DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1o Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal.

Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei: I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de

Contas, e Judiciário e do Ministério Público; II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades

controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios. Art. 2o Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, às entidades privadas sem fins lucrativos que recebam, para

realização de ações de interesse público, recursos públicos diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais, contrato de gestão, termo de parceria, convênios, acordo, ajustes ou outros instrumentos congêneres.

Parágrafo único. A publicidade a que estão submetidas as entidades citadas no caput refere-se à parcela dos recursos públicos recebidos e à sua destinação, sem prejuízo das prestações de contas a que estejam legalmente obrigadas.

Art. 3o Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes:

I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações; III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação; IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública; V - desenvolvimento do controle social da administração pública. Art. 4o Para os efeitos desta Lei, considera-se: I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento,

contidos em qualquer meio, suporte ou formato; II - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato; III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua

imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado; IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável; V - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso,

reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação;



VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;

VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema;

VIII - integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino; IX - primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem

modificações. Art. 5o É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos

objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão.

CAPÍTULO II DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO

Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:

I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade,

integridade e eventual restrição de acesso. Art. 7o O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter: I - orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser

encontrada ou obtida a informação almejada; II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades,

recolhidos ou não a arquivos públicos; III - informação produzida ou custodiada por pessoa física ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus

órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado; IV - informação primária, íntegra, autêntica e atualizada; V - informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e

serviços; VI - informação pertinente à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos

administrativos; e VII - informação relativa: a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas,

bem como metas e indicadores propostos; b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e

externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores. § 1o O acesso à informação previsto no caput não compreende as informações referentes a projetos de pesquisa e

desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. § 2o Quando não for autorizado acesso integral à informação por ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à

parte não sigilosa por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo. § 3o O direito de acesso aos documentos ou às informações neles contidas utilizados como fundamento da tomada de

decisão e do ato administrativo será assegurado com a edição do ato decisório respectivo. § 4o A negativa de acesso às informações objeto de pedido formulado aos órgãos e entidades referidas no art. 1o,

quando não fundamentada, sujeitará o responsável a medidas disciplinares, nos termos do art. 32 desta Lei. § 5o Informado do extravio da informação solicitada, poderá o interessado requerer à autoridade competente a imediata

abertura de sindicância para apurar o desaparecimento da respectiva documentação. § 6o Verificada a hipótese prevista no § 5o deste artigo, o responsável pela guarda da informação extraviada deverá, no

prazo de 10 (dez) dias, justificar o fato e indicar testemunhas que comprovem sua alegação. Art. 8o É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local

de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas.

§ 1o Na divulgação das informações a que se refere o caput, deverão constar, no mínimo: I - registro das competências e estrutura organizacional, endereços e telefones das respectivas unidades e horários de

atendimento ao público; II - registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos financeiros; III - registros das despesas; IV - informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a

todos os contratos celebrados; V - dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e VI - respostas a perguntas mais frequentes da sociedade. § 2o Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios e

instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de computadores (internet).

§ 3o Os sítios de que trata o § 2o deverão, na forma de regulamento, atender, entre outros, aos seguintes requisitos: I - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à informação de forma objetiva, transparente, clara

e em linguagem de fácil compreensão; II - possibilitar a gravação de relatórios em diversos formatos eletrônicos, inclusive abertos e não proprietários, tais como

planilhas e texto, de modo a facilitar a análise das informações; III - possibilitar o acesso automatizado por sistemas externos em formatos abertos, estruturados e legíveis por máquina; IV - divulgar em detalhes os formatos utilizados para estruturação da informação; V - garantir a autenticidade e a integridade das informações disponíveis para acesso; VI - manter atualizadas as informações disponíveis para acesso;



VII - indicar local e instruções que permitam ao interessado comunicar-se, por via eletrônica ou telefônica, com o órgão ou entidade detentora do sítio; e

VIII - adotar as medidas necessárias para garantir a acessibilidade de conteúdo para pessoas com deficiência, nos termos do art. 17 da Lei no 10.098, de 19 de dezembro de 2000, e do art. 9o da Convenção sobre os Direitos das Pessoas com Deficiência, aprovada pelo Decreto Legislativo no 186, de 9 de julho de 2008.

§ 4o Os Municípios com população de até 10.000 (dez mil) habitantes ficam dispensados da divulgação obrigatória na internet a que se refere o § 2o, mantida a obrigatoriedade de divulgação, em tempo real, de informações relativas à execução orçamentária e financeira, nos critérios e prazos previstos no art. 73-B da Lei Complementar no 101, de 4 de maio de 2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal).

Art. 9o O acesso a informações públicas será assegurado mediante: I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições

apropriadas para: a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações; b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades; c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e II - realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação.

CAPÍTULO III DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO

Seção I Do Pedido de Acesso

Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1o desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida.

§ 1o Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação.

§ 2o Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet.

§ 3o São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de informações de interesse público.

Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível. § 1o Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o

pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias: I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão; II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém,

ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação.

§ 2o O prazo referido no § 1o poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual será cientificado o requerente.

§ 3o Sem prejuízo da segurança e da proteção das informações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio requerente possa pesquisar a informação de que necessitar.

§ 4o Quando não for autorizado o acesso por se tratar de informação total ou parcialmente sigilosa, o requerente deverá ser informado sobre a possibilidade de recurso, prazos e condições para sua interposição, devendo, ainda, ser-lhe indicada a autoridade competente para sua apreciação.

§ 5o A informação armazenada em formato digital será fornecida nesse formato, caso haja anuência do requerente. § 6o Caso a informação solicitada esteja disponível ao público em formato impresso, eletrônico ou em qualquer outro

meio de acesso universal, serão informados ao requerente, por escrito, o lugar e a forma pela qual se poderá consultar, obter ou reproduzir a referida informação, procedimento esse que desonerará o órgão ou entidade pública da obrigação de seu fornecimento direto, salvo se o requerente declarar não dispor de meios para realizar por si mesmo tais procedimentos.

Art. 12. O serviço de busca e fornecimento da informação é gratuito, salvo nas hipóteses de reprodução de documentos pelo órgão ou entidade pública consultada, situação em que poderá ser cobrado exclusivamente o valor necessário ao ressarcimento do custo dos serviços e dos materiais utilizados.

Parágrafo único. Estará isento de ressarcir os custos previstos no caput todo aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei no 7.115, de 29 de agosto de 1983.

Art. 13. Quando se tratar de acesso à informação contida em documento cuja manipulação possa prejudicar sua integridade, deverá ser oferecida a consulta de cópia, com certificação de que esta confere com o original.

Parágrafo único. Na impossibilidade de obtenção de cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas expensas e sob supervisão de servidor público, a reprodução seja feita por outro meio que não ponha em risco a conservação do documento original.

Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro teor de decisão de negativa de acesso, por certidão ou cópia.

Seção II Dos Recursos

Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência.

Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, que deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias.



Art. 16. Negado o acesso a informação pelos órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria-Geral da União, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias se:

I - o acesso à informação não classificada como sigilosa for negado; II - a decisão de negativa de acesso à informação total ou parcialmente classificada como sigilosa não indicar a

autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação; III - os procedimentos de classificação de informação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; e IV - estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei. § 1o O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido à Controladoria-Geral da União depois de submetido à

apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior àquela que exarou a decisão impugnada, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias.

§ 2o Verificada a procedência das razões do recurso, a Controladoria-Geral da União determinará ao órgão ou entidade que adote as providências necessárias para dar cumprimento ao disposto nesta Lei.

§ 3o Negado o acesso à informação pela Controladoria-Geral da União, poderá ser interposto recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35.

Art. 17. No caso de indeferimento de pedido de desclassificação de informação protocolado em órgão da administração pública federal, poderá o requerente recorrer ao Ministro de Estado da área, sem prejuízo das competências da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, previstas no art. 35, e do disposto no art. 16.

§ 1o O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido às autoridades mencionadas depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior à autoridade que exarou a decisão impugnada e, no caso das Forças Armadas, ao respectivo Comando.

§ 2o Indeferido o recurso previsto no caput que tenha como objeto a desclassificação de informação secreta ou ultrassecreta, caberá recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Informações prevista no art. 35.

Art. 18. Os procedimentos de revisão de decisões denegatórias proferidas no recurso previsto no art. 15 e de revisão de classificação de documentos sigilosos serão objeto de regulamentação própria dos Poderes Legislativo e Judiciário e do Ministério Público, em seus respectivos âmbitos, assegurado ao solicitante, em qualquer caso, o direito de ser informado sobre o andamento de seu pedido.

Art. 19. (VETADO). § 1o (VETADO). § 2o Os órgãos do Poder Judiciário e do Ministério Público informarão ao Conselho Nacional de Justiça e ao Conselho

Nacional do Ministério Público, respectivamente, as decisões que, em grau de recurso, negarem acesso a informações de interesse público.

Art. 20. Aplica-se subsidiariamente, no que couber, a Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999, ao procedimento de que trata este Capítulo.

CAPÍTULO IV DAS RESTRIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO

Seção I Disposições Gerais

Art. 21. Não poderá ser negado acesso à informação necessária à tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais.

Parágrafo único. As informações ou documentos que versem sobre condutas que impliquem violação dos direitos humanos praticada por agentes públicos ou a mando de autoridades públicas não poderão ser objeto de restrição de acesso.

Art. 22. O disposto nesta Lei não exclui as demais hipóteses legais de sigilo e de segredo de justiça nem as hipóteses de segredo industrial decorrentes da exploração direta de atividade econômica pelo Estado ou por pessoa física ou entidade privada que tenha qualquer vínculo com o poder público.

Seção II Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo

Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:

I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional; II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido

fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população; IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País; V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas; VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a

sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional; VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas

com a prevenção ou repressão de infrações. Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua

imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. § 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a

partir da data de sua produção e são os seguintes: I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - secreta: 15 (quinze) anos; e III - reservada: 5 (cinco) anos.



§ 2o As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.

§ 3o Alternativamente aos prazos previstos no § 1o, poderá ser estabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrência de determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo máximo de classificação.

§ 4o Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso público.

§ 5o Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos restritivo possível, considerados:

I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.

Seção III Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas

Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de informações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção.

§ 1o O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que sejam devidamente credenciadas na forma do regulamento, sem prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados por lei.

§ 2o O acesso à informação classificada como sigilosa cria a obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo. § 3o Regulamento disporá sobre procedimentos e medidas a serem adotados para o tratamento de informação sigilosa,

de modo a protegê-la contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não autorizados. Art. 26. As autoridades públicas adotarão as providências necessárias para que o pessoal a elas subordinado

hierarquicamente conheça as normas e observe as medidas e procedimentos de segurança para tratamento de informações sigilosas.

Parágrafo único. A pessoa física ou entidade privada que, em razão de qualquer vínculo com o poder público, executar atividades de tratamento de informações sigilosas adotará as providências necessárias para que seus empregados, prepostos ou representantes observem as medidas e procedimentos de segurança das informações resultantes da aplicação desta Lei.

Seção IV Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e Desclassificação

Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da administração pública federal é de competência: I - no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades: a) Presidente da República; b) Vice-Presidente da República; c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior; II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos titulares de autarquias, fundações ou empresas

públicas e sociedades de economia mista; e III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II e das que exerçam funções de direção, comando

ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade, observado o disposto nesta Lei.

§ 1o A competência prevista nos incisos I e II, no que se refere à classificação como ultrassecreta e secreta, poderá ser delegada pela autoridade responsável a agente público, inclusive em missão no exterior, vedada a subdelegação.

§ 2o A classificação de informação no grau de sigilo ultrassecreto pelas autoridades previstas nas alíneas “d” e “e” do inciso I deverá ser ratificada pelos respectivos Ministros de Estado, no prazo previsto em regulamento.

§ 3o A autoridade ou outro agente público que classificar informação como ultrassecreta deverá encaminhar a decisão de que trata o art. 28 à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35, no prazo previsto em regulamento.

Art. 28. A classificação de informação em qualquer grau de sigilo deverá ser formalizada em decisão que conterá, no mínimo, os seguintes elementos:

I - assunto sobre o qual versa a informação; II - fundamento da classificação, observados os critérios estabelecidos no art. 24; III - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento que defina o seu termo final, conforme

limites previstos no art. 24; e IV - identificação da autoridade que a classificou. Parágrafo único. A decisão referida no caput será mantida no mesmo grau de sigilo da informação classificada. Art. 29. A classificação das informações será reavaliada pela autoridade classificadora ou por autoridade

hierarquicamente superior, mediante provocação ou de ofício, nos termos e prazos previstos em regulamento, com vistas à sua desclassificação ou à redução do prazo de sigilo, observado o disposto no art. 24.

§ 1o O regulamento a que se refere o caput deverá considerar as peculiaridades das informações produzidas no exterior por autoridades ou agentes públicos.

§ 2o Na reavaliação a que se refere o caput, deverão ser examinadas a permanência dos motivos do sigilo e a possibilidade de danos decorrentes do acesso ou da divulgação da informação.

§ 3o Na hipótese de redução do prazo de sigilo da informação, o novo prazo de restrição manterá como termo inicial a data da sua produção.

Art. 30. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade publicará, anualmente, em sítio à disposição na internet e destinado à veiculação de dados e informações administrativas, nos termos de regulamento:



I - rol das informações que tenham sido desclassificadas nos últimos 12 (doze) meses; II - rol de documentos classificados em cada grau de sigilo, com identificação para referência futura; III - relatório estatístico contendo a quantidade de pedidos de informação recebidos, atendidos e indeferidos, bem como

informações genéricas sobre os solicitantes. § 1o Os órgãos e entidades deverão manter exemplar da publicação prevista no caput para consulta pública em suas

sedes. § 2o Os órgãos e entidades manterão extrato com a lista de informações classificadas, acompanhadas da data, do grau

de sigilo e dos fundamentos da classificação.

Seção V Das Informações Pessoais

Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.

§ 1o As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem: I - terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a

contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e II - poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros diante de previsão legal ou consentimento expresso

da pessoa a que elas se referirem. § 2o Aquele que obtiver acesso às informações de que trata este artigo será responsabilizado por seu uso indevido. § 3o O consentimento referido no inciso II do § 1o não será exigido quando as informações forem necessárias: I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente incapaz, e para utilização única e

exclusivamente para o tratamento médico; II - à realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, previstos em lei, sendo

vedada a identificação da pessoa a que as informações se referirem; III - ao cumprimento de ordem judicial; IV - à defesa de direitos humanos; ou V - à proteção do interesse público e geral preponderante. § 4o A restrição de acesso à informação relativa à vida privada, honra e imagem de pessoa não poderá ser invocada

com o intuito de prejudicar processo de apuração de irregularidades em que o titular das informações estiver envolvido, bem como em ações voltadas para a recuperação de fatos históricos de maior relevância.

§ 5o Regulamento disporá sobre os procedimentos para tratamento de informação pessoal.

CAPÍTULO V DAS RESPONSABILIDADES

Art. 32. Constituem condutas ilícitas que ensejam responsabilidade do agente público ou militar: I - recusar-se a fornecer informação requerida nos termos desta Lei, retardar deliberadamente o seu fornecimento ou

fornecê-la intencionalmente de forma incorreta, incompleta ou imprecisa; II - utilizar indevidamente, bem como subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente,

informação que se encontre sob sua guarda ou a que tenha acesso ou conhecimento em razão do exercício das atribuições de cargo, emprego ou função pública;

III - agir com dolo ou má-fé na análise das solicitações de acesso à informação; IV - divulgar ou permitir a divulgação ou acessar ou permitir acesso indevido à informação sigilosa ou informação

pessoal; V - impor sigilo à informação para obter proveito pessoal ou de terceiro, ou para fins de ocultação de ato ilegal cometido

por si ou por outrem; VI - ocultar da revisão de autoridade superior competente informação sigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em

prejuízo de terceiros; e VII - destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos concernentes a possíveis violações de direitos humanos por

parte de agentes do Estado. § 1o Atendido o princípio do contraditório, da ampla defesa e do devido processo legal, as condutas descritas no caput

serão consideradas: I - para fins dos regulamentos disciplinares das Forças Armadas, transgressões militares médias ou graves, segundo os

critérios neles estabelecidos, desde que não tipificadas em lei como crime ou contravenção penal; ou II - para fins do disposto na Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990, e suas alterações, infrações administrativas, que

deverão ser apenadas, no mínimo, com suspensão, segundo os critérios nela estabelecidos. § 2o Pelas condutas descritas no caput, poderá o militar ou agente público responder, também, por improbidade

administrativa, conforme o disposto nas Leis nos 1.079, de 10 de abril de 1950, e 8.429, de 2 de junho de 1992. Art. 33. A pessoa física ou entidade privada que detiver informações em virtude de vínculo de qualquer natureza com o

poder público e deixar de observar o disposto nesta Lei estará sujeita às seguintes sanções: I - advertência; II - multa; III - rescisão do vínculo com o poder público; IV - suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de contratar com a administração pública por prazo

não superior a 2 (dois) anos; e V - declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a administração pública, até que seja promovida a

reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade. § 1o As sanções previstas nos incisos I, III e IV poderão ser aplicadas juntamente com a do inciso II, assegurado o

direito de defesa do interessado, no respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias.



§ 2o A reabilitação referida no inciso V será autorizada somente quando o interessado efetivar o ressarcimento ao órgão ou entidade dos prejuízos resultantes e após decorrido o prazo da sanção aplicada com base no inciso IV.

§ 3o A aplicação da sanção prevista no inciso V é de competência exclusiva da autoridade máxima do órgão ou entidade pública, facultada a defesa do interessado, no respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias da abertura de vista.

Art. 34. Os órgãos e entidades públicas respondem diretamente pelos danos causados em decorrência da divulgação não autorizada ou utilização indevida de informações sigilosas ou informações pessoais, cabendo a apuração de responsabilidade funcional nos casos de dolo ou culpa, assegurado o respectivo direito de regresso.

Parágrafo único. O disposto neste artigo aplica-se à pessoa física ou entidade privada que, em virtude de vínculo de qualquer natureza com órgãos ou entidades, tenha acesso a informação sigilosa ou pessoal e a submeta a tratamento indevido.

CAPÍTULO VI DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 35. (VETADO). § 1o É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública

federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá competência para: I - requisitar da autoridade que classificar informação como ultrassecreta e secreta esclarecimento ou conteúdo, parcial

ou integral da informação; II - rever a classificação de informações ultrassecretas ou secretas, de ofício ou mediante provocação de pessoa

interessada, observado o disposto no art. 7o e demais dispositivos desta Lei; e III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto

o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1o do art. 24.

§ 2o O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação. § 3o A revisão de ofício a que se refere o inciso II do § 1o deverá ocorrer, no máximo, a cada 4 (quatro) anos, após a

reavaliação prevista no art. 39, quando se tratar de documentos ultrassecretos ou secretos. § 4o A não deliberação sobre a revisão pela Comissão Mista de Reavaliação de Informações nos prazos previstos no §

3o implicará a desclassificação automática das informações. § 5o Regulamento disporá sobre a composição, organização e funcionamento da Comissão Mista de Reavaliação de

Informações, observado o mandato de 2 (dois) anos para seus integrantes e demais disposições desta Lei. Art. 36. O tratamento de informação sigilosa resultante de tratados, acordos ou atos internacionais atenderá às normas

e recomendações constantes desses instrumentos. Art. 37. É instituído, no âmbito do Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República, o Núcleo de

Segurança e Credenciamento (NSC), que tem por objetivos: I - promover e propor a regulamentação do credenciamento de segurança de pessoas físicas, empresas, órgãos e

entidades para tratamento de informações sigilosas; e II - garantir a segurança de informações sigilosas, inclusive aquelas provenientes de países ou organizações

internacionais com os quais a República Federativa do Brasil tenha firmado tratado, acordo, contrato ou qualquer outro ato internacional, sem prejuízo das atribuições do Ministério das Relações Exteriores e dos demais órgãos competentes.

Parágrafo único. Regulamento disporá sobre a composição, organização e funcionamento do NSC. Art. 38. Aplica-se, no que couber, a Lei no 9.507, de 12 de novembro de 1997, em relação à informação de pessoa,

física ou jurídica, constante de registro ou banco de dados de entidades governamentais ou de caráter público. Art. 39. Os órgãos e entidades públicas deverão proceder à reavaliação das informações classificadas como

ultrassecretas e secretas no prazo máximo de 2 (dois) anos, contado do termo inicial de vigência desta Lei. § 1o A restrição de acesso a informações, em razão da reavaliação prevista no caput, deverá observar os prazos e

condições previstos nesta Lei. § 2o No âmbito da administração pública federal, a reavaliação prevista no caput poderá ser revista, a qualquer tempo,

pela Comissão Mista de Reavaliação de Informações, observados os termos desta Lei. § 3o Enquanto não transcorrido o prazo de reavaliação previsto no caput, será mantida a classificação da informação

nos termos da legislação precedente. § 4o As informações classificadas como secretas e ultrassecretas não reavaliadas no prazo previsto no caput serão

consideradas, automaticamente, de acesso público. Art. 40. No prazo de 60 (sessenta) dias, a contar da vigência desta Lei, o dirigente máximo de cada órgão ou entidade

da administração pública federal direta e indireta designará autoridade que lhe seja diretamente subordinada para, no âmbito do respectivo órgão ou entidade, exercer as seguintes atribuições:

I - assegurar o cumprimento das normas relativas ao acesso a informação, de forma eficiente e adequada aos objetivos desta Lei;

II - monitorar a implementação do disposto nesta Lei e apresentar relatórios periódicos sobre o seu cumprimento; III - recomendar as medidas indispensáveis à implementação e ao aperfeiçoamento das normas e procedimentos

necessários ao correto cumprimento do disposto nesta Lei; e IV - orientar as respectivas unidades no que se refere ao cumprimento do disposto nesta Lei e seus regulamentos. Art. 41. O Poder Executivo Federal designará órgão da administração pública federal responsável: I - pela promoção de campanha de abrangência nacional de fomento à cultura da transparência na administração pública

e conscientização do direito fundamental de acesso à informação; II - pelo treinamento de agentes públicos no que se refere ao desenvolvimento de práticas relacionadas à transparência

na administração pública; III - pelo monitoramento da aplicação da lei no âmbito da administração pública federal, concentrando e consolidando a

publicação de informações estatísticas relacionadas no art. 30; IV - pelo encaminhamento ao Congresso Nacional de relatório anual com informações atinentes à implementação desta

Lei.



Art. 42. O Poder Executivo regulamentará o disposto nesta Lei no prazo de 180 (cento e oitenta) dias a contar da data de sua publicação.

Art. 43. O inciso VI do art. 116 da Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990, passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 116. ................................................................... ............................................................................................ VI - levar as irregularidades de que tiver ciência em razão do cargo ao conhecimento da autoridade superior ou, quando houver suspeita de envolvimento desta, ao conhecimento de outra autoridade competente para apuração; .................................................................................” (NR)

Art. 44. O Capítulo IV do Título IV da Lei no 8.112, de 1990, passa a vigorar acrescido do seguinte art. 126-A:

“Art. 126-A. Nenhum servidor poderá ser responsabilizado civil, penal ou administrativamente por dar ciência à autoridade superior ou, quando houver suspeita de envolvimento desta, a outra autoridade competente para apuração de informação concernente à prática de crimes ou improbidade de que tenha conhecimento, ainda que em decorrência do exercício de cargo, emprego ou função pública.”

Art. 45. Cabe aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios, em legislação própria, obedecidas as normas gerais estabelecidas nesta Lei, definir regras específicas, especialmente quanto ao disposto no art. 9o e na Seção II do Capítulo III.

Art. 46. Revogam-se: I - a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005; e II - os arts. 22 a 24 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 47. Esta Lei entra em vigor 180 (cento e oitenta) dias após a data de sua publicação.

Brasília, 18 de novembro de 2011; 190o da Independência e 123o da República. DILMA ROUSSEFF José Eduardo Cardoso Celso Luiz Nunes Amorim Antonio de Aguiar Patriota Miriam Belchior Paulo Bernardo Silva Gleisi Hoffmann José Elito Carvalho Siqueira Helena Chagas Luís Inácio Lucena Adams Jorge Hage Sobrinho Maria do Rosário Nunes Este texto não substitui o publicado no DOU de 18.11.2011 - Edição extra

DECRETO No 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012

Presidência da República Casa Civil Subchefia para Assuntos Jurídicos

Regulamenta a Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que

dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput doart.5,no inciso II do §3

do art.37e no § 2

do art. 216 da

Constituição.

A PRESIDENTA DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, caput, incisos IV e VI, alínea “a”, da

Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei no

12.527, de 18 de novembro de 2011,

DECRETA:

CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS



Art.1o

Este Decreto regulamenta, no âmbito do Poder Executivo federal, os procedimentos para a garantia do acesso à informação e para a classificação de informações sob restrição de acesso, observados grau e prazo de sigilo, conforme o

disposto na Lei no

12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no

incisoXXXIIIdocaputdoart.5o

,noincisoIIdo§3o

doart.37eno§2o

doart.216da Constituição.

Art. 2o

Os órgãos e as entidades do Poder Executivo federal assegurarão, às pessoas naturais e jurídicas, o direito de acesso à informação, que será proporcionado mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de

fácil compreensão, observados os princípios da administração pública e as diretrizes previstas na Lei no

12.527, de 2011.

Art. 3o

Para os efeitos deste Decreto, considera-se:

I - informação - dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;

II - dados processados - dados submetidos a qualquer operação ou tratamento por meio de processamento eletrônico ou por meio automatizado com o emprego de tecnologia da informação;

III - documento - unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;

IV - informação sigilosa - informação submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, e aquelas abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;

V-informação pessoal - informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem;

VI - tratamento da informação - conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação;

VII - disponibilidade - qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;

VIII-autenticidade - qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema;

IX - integridade - qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino;

X - primariedade - qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações;

XI - informação atualizada - informação que reúne os dados mais recentes sobre o tema, de acordo com sua natureza, com os prazos previstos em normas específicas ou conforme a periodicidade estabelecida nos sistemas informatizados que a organizam; e

XII - documento preparatório - documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas.

Art. 4o

A busca e o fornecimento da informação são gratuitos, ressalvada a cobrança do valor referente ao custo dos serviços e dos materiais utilizados, tais como reprodução de documentos, mídias digitais e postagem.

Parágrafo único. Está isento de ressarcir os custos dos serviços e dos materiais utilizados aquele cuja situação econômica não

lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei no

7.115, de 29 de agosto de 1983.

CAPÍTULO II DA ABRANGÊNCIA

Art. 5o

Sujeitam-se ao disposto neste Decreto os órgãos da administração direta, as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e as demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União.

§ 1o

A divulgação de informações de empresas públicas, sociedade de economia mista e demais entidades controladas pela União que atuem em regime de concorrência, sujeitas ao disposto no art. 173 da Constituição, estará submetida às normas pertinentes da Comissão de Valores Mobiliários, a fim de assegurar sua competitividade, governança corporativa e, quando houver, os interesses de acionistas minoritários.



§ 2o

Não se sujeitam ao disposto neste Decreto as informações relativas à atividade empresarial de pessoas físicas ou jurídicas de direito privado obtidas pelo Banco Central do Brasil, pelas agências reguladoras ou por outros órgãos ou entidades no exercício de atividade de controle, regulação e supervisão da atividade econômica cuja divulgação possa representar vantagem competitiva a outros agentes econômicos.

Art. 6o

O acesso à informação disciplinado neste Decreto não se aplica:

I - às hipóteses de sigilo previstas na legislação, como fiscal, bancário, de operações e serviços no mercado de capitais, comercial, profissional, industrial e segredo de justiça; e

II - às informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja

imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, na forma do §1o

do art. 7o

da Lei no

12.527, de 2011.

CAPÍTULO III DA TRANSPARÊNCIA ATIVA

Art. 7o

É dever dos órgãos e entidades promover, independente de requerimento, a divulgação em seus sítios na Internet de

informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas, observado o disposto nos arts. 7o

e 8o

da Lei no

12.527, de 2011.

§ 1o

Os órgãos e entidades deverão implementar em seus sítios na Internet seção específica para a divulgação das informações de que trata o caput.

§ 2o

Serão disponibilizados nos sítios na Internet dos órgãos e entidades, conforme padrão estabelecido pela Secretaria de Comunicação Social da Presidência da República:

I - banner na página inicial, que dará acesso à seção específica de que trata o § 1o

; e II - barra de identidade do Governo federal, contendo ferramenta de redirecionamento de

página para o Portal Brasil e para o sítio principal sobre a Lei no

12.527, de 2011. §3o

Deverão ser divulgadas, na seção

específica de que trata o § 1o

,

informações sobre:

I - estrutura organizacional, competências, legislação aplicável, principais cargos e seus ocupantes, endereço e telefones das unidades, horários de atendimento ao público;

II - programas, projetos, ações, obras e atividades, com indicação da unidade responsável, principais metas e resultados e, quando existentes, indicadores de resultado e impacto;

III - repasses ou transferências de recursos financeiros;

IV - execução orçamentária e financeira detalhada;

V-licitações realizadas e em andamento, com editais, anexos e resultados, além dos contratos firmados e notas de empenho emitidas;

VI-remuneração e subsídio recebidos por ocupante de cargo, posto, graduação, função e emprego público, incluindo auxílios, ajudas de custo, jetons e quaisquer outras vantagens pecuniárias, bem como proventos de aposentadoria e pensões daqueles que estiverem na ativa, de maneira individualizada, conforme ato do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;

VII - respostas a perguntas mais frequentes da sociedade; e

VIII - contato da autoridade de monitoramento, designada nos termos do art. 40 da Lei no

12.527, de 2011, e telefone e correio eletrônico do Serviço de Informações ao Cidadão - SIC.

§4

o As informações poderão ser disponibilizadas por meio de ferramenta de redirecionamento de página na Internet, quando

estiverem disponíveis em outros sítios governamentais.

§ 5o

No caso das empresas públicas, sociedades de economia mista e demais entidades controladas pela União que atuem em

regime de concorrência, sujeitas ao disposto no art. 173 da Constituição, aplica-se o disposto no § 1o

do art. 5o

.



§ 6o

O Banco Central do Brasil divulgará periodicamente informações relativas às operações de crédito praticadas pelas instituições financeiras, inclusive as taxas de juros mínima, máxima e média e as respectivas tarifas bancárias.

§ 7o

A divulgação das informações previstas no § 3o

não exclui outras hipóteses de publicação e divulgação de informações previstas na legislação.

Art. 8o

Os sítios na Internet dos órgãos e entidades deverão, em cumprimento às normas estabelecidas pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, atender aos seguintes requisitos, entre outros:

I - conter formulário para pedido de acesso à informação;

II - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão;

III - possibilitar gravação de relatórios em diversos formatos eletrônicos, inclusive abertos e não proprietários, tais como planilhas e texto, de modo a facilitar a análise das informações;

IV - possibilitar acesso automatizado por sistemas externos em formatos abertos, estruturados e legíveis por máquina;

V - divulgar em detalhes os formatos utilizados para estruturação da informação;

VI - garantir autenticidade e integridade das informações disponíveis para acesso;

VII - indicar instruções que permitam ao requerente comunicar-se, por via eletrônica ou telefônica, com o órgão ou entidade; e

VIII - garantir a acessibilidade de conteúdo para pessoas com deficiência. CAPÍTULO IV

DA TRANSPARÊNCIA PASSIVA

Seção I Do Serviço de Informação ao Cidadão

Art. 9o

Os órgãos e entidades deverão criar Serviço de Informações ao Cidadão - SIC, com o objetivo de:

I - atender e orientar o público quanto ao acesso à informação; II - informar sobre a tramitação de documentos nas unidades; e III - receber e registrar pedidos de acesso à informação.

Parágrafo único. Compete ao SIC:

I - o recebimento do pedido de acesso e, sempre que possível, o fornecimento imediato da informação;

II - o registro do pedido de acesso em sistema eletrônico específico e a entrega de número do protocolo, que conterá a data de apresentação do pedido; e

III - o encaminhamento do pedido recebido e registrado à unidade responsável pelo fornecimento da informação, quando couber.

Art. 10. O SIC será instalado em unidade física identificada, de fácil acesso e aberta ao público.

§ 1o

Nas unidades descentralizadas em que não houver SIC será oferecido serviço de recebimento e registro dos pedidos de acesso à informação.

§2o

Se a unidade descentralizada não detiver a informação, o pedido será encaminhado ao SIC do órgão ou entidade central, que comunicará ao requerente o número do protocolo e a data de recebimento do pedido, a partir da qual se inicia o prazo de resposta.

Seção II Do Pedido de Acesso à Informação

Art. 11. Qualquer pessoa, natural ou jurídica, poderá formular pedido de acesso à informação.

§1o

O pedido será apresentado em formulário padrão, disponibilizado em meio eletrônico e físico, no sítio na Internet e no SIC dos órgãos e entidades.

§ 2o

O prazo de resposta será contado a partir da data de apresentação do pedido ao SIC.



§ 3o

É facultado aos órgãos e entidades o recebimento de pedidos de acesso à informação por qualquer outro meio legítimo, como contato telefônico, correspondência eletrônica ou física, desde que atendidos os requisitos do art. 12.

§ 4o

Na hipótese do § 3o

, será enviada ao requerente comunicação com o número de protocolo e a data do recebimento do pedido pelo SIC, a partir da qual se inicia o prazo de resposta.

Art. 12. O pedido de acesso à informação deverá conter:

I - nome do requerente;

II - número de documento de identificação válido;

III - especificação, de forma clara e precisa, da informação requerida; e

IV - endereço físico ou eletrônico do requerente, para recebimento de comunicações ou da informação requerida.

Art. 13. Não serão atendidos pedidos de acesso à informação: I - genéricos;

II - desproporcionais ou desarrazoados; ou

III - que exijam trabalhos adicionais de análise, interpretação ou consolidação de dados e informações, ou serviço de produção ou tratamento de dados que não seja de competência do órgão ou entidade.

Parágrafo único. Na hipótese do inciso III do caput, o órgão ou entidade deverá, caso tenha conhecimento, indicar o local onde se encontram as informações a partir das quais o requerente poderá realizar a interpretação, consolidação ou tratamento de dados.

Art. 14. São vedadas exigências relativas aos motivos do pedido de acesso à informação.

Seção III Do Procedimento de Acesso à Informação

Art. 15. Recebido o pedido e estando a informação disponível, o acesso será imediato.

§ 1o

Caso não seja possível o acesso imediato, o órgão ou entidade deverá, no prazo de até vinte dias:

I - enviar a informação ao endereço físico ou eletrônico informado;

II - comunicar data, local e modo para realizar consulta à informação, efetuar reprodução ou obter certidão relativa à informação;

III - comunicar que não possui a informação ou que não tem conhecimento de sua existência;

IV - indicar, caso tenha conhecimento, o órgão ou entidade responsável pela informação ou que a detenha; ou

V - indicar as razões da negativa, total ou parcial, do acesso.

§ 2o

Nas hipóteses em que o pedido de acesso demandar manuseio de grande volume de documentos, ou a movimentação do

documento puder comprometer sua regular tramitação, será adotada a medida prevista no inciso II do § 1o

.

§3o

Quando a manipulação puder prejudicar a integridade da informação ou do documento, o órgão ou entidade deverá indicar data, local e modo para consulta, ou disponibilizar cópia, com certificação de que confere com o original.

§ 4o

Na impossibilidade de obtenção de cópia de que trata o § 3o

, o requerente poderá solicitar que, às suas expensas e sob supervisão de servidor público, a reprodução seja feita por outro meio que não ponha em risco a integridade do documento original.

Art. 16. O prazo para resposta do pedido poderá ser prorrogado por dez dias, mediante justificativa encaminhada ao requerente antes do término do prazo inicial de vinte dias.

Art. 17. Caso a informação esteja disponível ao público em formato impresso, eletrônico ou em outro meio de acesso universal, o órgão ou entidade deverá orientar o requerente quanto ao local e modo para consultar, obter ou reproduzir a informação.

Parágrafo único. Na hipótese do caput o órgão ou entidade desobriga-se do fornecimento direto da informação, salvo se o



requerente declarar não dispor de meios para consultar, obter ou reproduzir a informação.

Art. 18. Quando o fornecimento da informação implicar reprodução de documentos, o órgão ou entidade, observado o prazo de resposta ao pedido, disponibilizará ao requerente Guia de Recolhimento da União - GRU ou documento equivalente, para pagamento dos custos dos serviços e dos materiais utilizados.

Parágrafo único. A reprodução de documentos ocorrerá no prazo de dez dias, contado da comprovação do pagamento pelo

requerente ou da entrega de declaração de pobreza por ele firmada, nos termos da Lei no

7.115, de 1983, ressalvadas hipóteses justificadas em que, devido ao volume ou ao estado dos documentos, a reprodução demande prazo superior.

Art. 19. Negado o pedido de acesso à informação, será enviada ao requerente, no prazo de resposta, comunicação com:

I - razões da negativa de acesso e seu fundamento legal;

II - possibilidade e prazo de recurso, com indicação da autoridade que o apreciará; e

III - possibilidade de apresentação de pedido de desclassificação da informação, quando for o caso, com indicação da autoridade classificadora que o apreciará.

§1o

As razões de negativa de acesso a informação classificada indicarão o fundamento legal da classificação, a autoridade que a classificou e o código de indexação do documento classificado.

§ 2o

Os órgãos e entidades disponibilizarão formulário padrão para apresentação de recurso e de pedido de desclassificação.

Art. 20. O acesso a documento preparatório ou informação nele contida, utilizados como fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo, será assegurado a partir da edição do ato ou decisão.

Parágrafo único. O Ministério da Fazenda e o Banco Central do Brasil classificarão os documentos que embasarem decisões de política econômica, tais como fiscal, tributária, monetária e regulatória.

Seção IV Dos Recursos

Art. 21. No caso de negativa de acesso à informação ou de não fornecimento das razões da negativa do acesso, poderá o requerente apresentar recurso no prazo de dez dias, contado da ciência da decisão, à autoridade hierarquicamente superior à que adotou a decisão, que deverá apreciá-lo no prazo de cinco dias, contado da sua apresentação.

Parágrafo único. Desprovido o recurso de que trata o caput, poderá o requerente apresentar recurso no prazo de dez dias, contado da ciência da decisão, à autoridade máxima do órgão ou entidade, que deverá se manifestar em cinco dias contados do recebimento do recurso.

Art. 22. No caso de omissão de resposta ao pedido de acesso à informação, o requerente poderá apresentar reclamação no

prazo de dez dias à autoridade de monitoramento de que trata o art. 40 da Lei no

12.527, de 2011, que deverá se manifestar no prazo de cinco dias, contado do recebimento da reclamação.

§ 1o

O prazo para apresentar reclamação começará trinta dias após a apresentação do pedido.

§ 2o

A autoridade máxima do órgão ou entidade poderá designar outra autoridade que lhe seja diretamente subordinada como responsável pelo recebimento e apreciação da reclamação.

Art. 23. Desprovido o recurso de que trata o parágrafo único do art. 21 ou infrutífera a reclamação de que trata o art. 22, poderá o requerente apresentar recurso no prazo de dez dias, contado da ciência da decisão, à Controladoria-Geral da União, que deverá se manifestar no prazo de cinco dias, contado do recebimento do recurso.

§ 1o

A Controladoria-Geral da União poderá determinar que o órgão ou entidade preste esclarecimentos.

§2o

Provido o recurso, a Controladoria-Geral da União fixará prazo para o cumprimento da decisão pelo órgão ou entidade.

Art. 24. No caso de negativa de acesso à informação, ou às razões da negativa do acesso de que trata o caput do art. 21, desprovido o recurso pela Controladoria-Geral da União, o requerente poderá apresentar, no prazo de dez dias, contado da ciência da decisão, recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, observados os procedimentos previstos no Capítulo VI.

CAPÍTULO V DAS INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS EM GRAU DE SIGILO

Seção I



Da Classificação de Informações quanto ao Grau e Prazos de Sigilo

Art. 25. São passíveis de classificação as informações consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado, cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:

I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;

II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País;

III - prejudicar ou pôr em risco informações fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;

IV - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população; V - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País; VI - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;

VII - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas,

bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional, observado o disposto no inciso II do caput do art. 6o

;

VIII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou

IX-comprometer atividades de inteligência, de investigação ou de fiscalização em andamento, relacionadas com prevenção ou repressão de infrações.

Art. 26. A informação em poder dos órgãos e entidades, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada no grau ultrassecreto, secreto ou reservado.

Art. 27. Para a classificação da informação em grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos restritivo possível, considerados:

I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e

II - o prazo máximo de classificação em grau de sigilo ou o evento que defina seu termo final.

Art. 28. Os prazos máximos de classificação são os seguintes: I - grau ultrassecreto: vinte e cinco anos; II - grau secreto: quinze anos; e III - grau reservado: cinco anos.

Parágrafo único. Poderá ser estabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrência de determinado evento, observados os prazos máximos de classificação.

Art. 29. As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente da República, Vice-Presidente e seus cônjuges e filhos serão classificadas no grau reservado e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.

Art. 30. A classificação de informação é de competência: I - no grau ultrassecreto, das seguintes autoridades: a) Presidente da República; b) Vice-Presidente da República;

c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;

d) Comandantes da Marinha, do Exército, da Aeronáutica; e

e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior;

II - no grau secreto, das autoridades referidas no inciso I do caput, dos titulares de autarquias, fundações, empresas públicas e sociedades de economia mista; e

III - no grau reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II do caput e das que exerçam funções de direção, comando ou chefia do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores - DAS, nível DAS 101.5 ou superior, e seus equivalentes.

§ 1o

É vedada a delegação da competência de classificação nos graus de sigilo ultrassecreto ou secreto.

§ 2

o O dirigente máximo do órgão ou entidade poderá delegar a competência para classificação no grau reservado a agente

público que exerça função de direção, comando ou chefia.

§ 3o

É vedada a subdelegação da competência de que trata o § 2o

.



§ 4o

Os agentes públicos referidos no § 2o

deverão dar ciência do ato de classificação à autoridade delegante, no prazo de noventa dias.

§ 5o

A classificação de informação no grau ultrassecreto pelas autoridades previstas nas alíneas “d” e “e” do inciso I do caput deverá ser ratificada pelo Ministro de Estado, no prazo de trinta dias.

§ 6o

Enquanto não ratificada, a classificação de que trata o § 5o

considera-se válida, para todos os efeitos legais.

Seção II Dos Procedimentos para Classificação de Informação

Art. 31. A decisão que classificar a informação em qualquer grau de sigilo deverá ser formalizada no Termo de Classificação de Informação - TCI, conforme modelo contido no Anexo, e conterá o seguinte:

I - código de indexação de documento;

II - grau de sigilo;

III - categoria na qual se enquadra a informação;

IV - tipo de documento;

V - data da produção do documento;

VI - indicação de dispositivo legal que fundamenta a classificação;

VII - razões da classificação, observados os critérios estabelecidos no art. 27;

VIII - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento que defina o seu termo final, observados os limites previstos no art. 28;

IX - data da classificação; e

X - identificação da autoridade que classificou a informação.

§ 1o

O TCI seguirá anexo à informação.

§ 2o

As informações previstas no inciso VII do caput deverão ser mantidas no mesmo grau de sigilo que a informação classificada.

§ 3o

A ratificação da classificação de que trata o § 5o

do art. 30 deverá ser registrada no TCI.

Art. 32. A autoridade ou outro agente público que classificar informação no grau ultrassecreto ou secreto deverá encaminhar cópia do TCI à Comissão Mista de Reavaliação de Informações no prazo de trinta dias, contado da decisão de classificação ou de ratificação.

Art. 33. Na hipótese de documento que contenha informações classificadas em diferentes graus de sigilo, será atribuído ao documento tratamento do grau de sigilo mais elevado, ficando assegurado o acesso às partes não classificadas por meio de certidão, extrato ou cópia, com ocultação da parte sob sigilo.

Art. 34. Os órgãos e entidades poderão constituir Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS, com as seguintes atribuições:

I-opinar sobre a informação produzida no âmbito de sua atuação para fins de classificação em qualquer grau de sigilo;

II - assessorar a autoridade classificadora ou a autoridade hierarquicamente superior quanto à desclassificação, reclassificação ou reavaliação de informação classificada em qualquer grau de sigilo;

III - propor o destino final das informações desclassificadas, indicando os documentos para guarda permanente, observado o

disposto na Lei no

8.159, de 8 de janeiro de 1991; e

IV - subsidiar a elaboração do rol anual de informações desclassificadas e documentos classificados em cada grau de sigilo, a ser disponibilizado na Internet.

Seção III Da Desclassificação e Reavaliação da Informação Classificada em Grau de Sigilo



Art. 35. A classificação das informações será reavaliada pela autoridade classificadora ou por autoridade hierarquicamente superior, mediante provocação ou de ofício, para desclassificação ou redução do prazo de sigilo.

Parágrafo único. Para o cumprimento do disposto no caput, além do disposto no art. 27, deverá ser observado:

I - o prazo máximo de restrição de acesso à informação, previsto no art. 28; II - o prazo máximo de quatro anos para revisão de ofício das informações classificadas

no grau ultrassecreto ou secreto, previsto no inciso I do caput do art. 47;

III - a permanência das razões da classificação;

IV - a possibilidade de danos ou riscos decorrentes da divulgação ou acesso irrestrito da informação; e

V - a peculiaridade das informações produzidas no exterior por autoridades ou agentes públicos.

Art. 36. O pedido de desclassificação ou de reavaliação da classificação poderá ser apresentado aos órgãos e entidades independente de existir prévio pedido de acesso à informação.

Parágrafo único. O pedido de que trata o caput será endereçado à autoridade classificadora, que decidirá no prazo de trinta dias.

Art. 37. Negado o pedido de desclassificação ou de reavaliação pela autoridade classificadora, o requerente poderá apresentar recurso no prazo de dez dias, contado da ciência da negativa, ao Ministro de Estado ou à autoridade com as mesmas prerrogativas, que decidirá no prazo de trinta dias.

§ 1

o Nos casos em que a autoridade classificadora esteja vinculada a autarquia, fundação, empresa pública ou sociedade de

economia mista, o recurso será apresentado ao dirigente máximo da entidade.

§ 2o

No caso das Forças Armadas, o recurso será apresentado primeiramente perante o respectivo Comandante, e, em caso de negativa, ao Ministro de Estado da Defesa.

§ 3o

No caso de informações produzidas por autoridades ou agentes públicos no exterior, o requerimento de desclassificação e reavaliação será apreciado pela autoridade hierarquicamente superior que estiver em território brasileiro.

§ 4o

Desprovido o recurso de que tratam o caput e os §§1o

a 3o

, poderá o requerente apresentar recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, no prazo de dez dias, contado da ciência da decisão.

Art. 38. A decisão da desclassificação, reclassificação ou redução do prazo de sigilo de informações classificadas deverá constar das capas dos processos, se houver, e de campo apropriado no TCI.

Seção IV Disposições Gerais

Art. 39. As informações classificadas no grau ultrassecreto ou secreto serão definitivamente preservadas, nos termos da Lei no

8.159, de 1991, observados os procedimentos de restrição de acesso enquanto vigorar o prazo da classificação.

Art. 40. As informações classificadas como documentos de guarda permanente que forem objeto de desclassificação serão encaminhadas ao Arquivo Nacional, ao arquivo permanente do órgão público, da entidade pública ou da instituição de caráter público, para fins de organização, preservação e acesso.

Art. 41. As informações sobre condutas que impliquem violação dos direitos humanos praticada por agentes públicos ou a mando de autoridades públicas não poderão ser objeto de classificação em qualquer grau de sigilo nem ter seu acesso negado.

Art. 42. Não poderá ser negado acesso às informações necessárias à tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais.

Parágrafo único. O requerente deverá apresentar razões que demonstrem a existência de nexo entre as informações requeridas e o direito que se pretende proteger.

Art. 43. O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo ficarão restritos a pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que sejam credenciadas segundo as normas fixadas pelo Núcleo de Segurança e Credenciamento, instituído no âmbito do Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República, sem prejuízo das atribuições de agentes públicos autorizados por lei.

Art. 44. As autoridades do Poder Executivo federal adotarão as providências necessárias para que o pessoal a elas subordinado conheça as normas e observe as medidas e procedimentos de segurança para tratamento de informações



classificadas em qualquer grau de sigilo.

Parágrafo único. A pessoa natural ou entidade privada que, em razão de qualquer vínculo com o Poder Público, executar atividades de tratamento de informações classificadas, adotará as providências necessárias para que seus empregados, prepostos ou representantes observem as medidas e procedimentos de segurança das informações.

Art. 45. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade publicará anualmente, até o dia 1° de junho, em sítio na Internet:

I - rol das informações desclassificadas nos últimos doze meses;

II - rol das informações classificadas em cada grau de sigilo, que deverá conter:

a) código de indexação de documento;

b) categoria na qual se enquadra a informação;

c) indicação de dispositivo legal que fundamenta a classificação; e

d) data da produção, data da classificação e prazo da classificação;

III - relatório estatístico com a quantidade de pedidos de acesso à informação recebidos, atendidos e indeferidos; e

IV - informações estatísticas agregadas dos requerentes. Parágrafo único. Os órgãos e entidades deverão manter em meio físico as informações

previstas no caput, para consulta pública em suas sedes. CAPÍTULO VI

DA COMISSÃO MISTA DE REAVALIAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS Art. 46. A Comissão Mista de Reavaliação

de Informações, instituída nos termos do § 1o

do art. 35 da Lei no

12.527, de 2011, será integrada pelos titulares dos seguintes órgãos: I - Casa Civil da Presidência da República, que a presidirá; II - Ministério da Justiça; III - Ministério das Relações Exteriores;

IV - Ministério da Defesa;

V - Ministério da Fazenda;

VI - Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;

VII - Secretaria de Direitos Humanos da Presidência da República;

VIII - Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República;

IX - Advocacia-Geral da União; e

X - Controladoria Geral da União.

Parágrafo único. Cada integrante indicará suplente a ser designado por ato do Presidente da Comissão.

Art. 47. Compete à Comissão Mista de Reavaliação de Informações:

I - rever, de ofício ou mediante provocação, a classificação de informação no grau ultrassecreto ou secreto ou sua reavaliação, no máximo a cada quatro anos;

II - requisitar da autoridade que classificar informação no grau ultrassecreto ou secreto esclarecimento ou conteúdo, parcial ou integral, da informação, quando as informações constantes do TCI não forem suficientes para a revisão da classificação;

III - decidir recursos apresentados contra decisão proferida:

a)pela Controladoria-Geral da União, em grau recursal, a pedido de acesso à informação ou às razões da negativa de acesso à informação; ou

b) pelo Ministro de Estado ou autoridade com a mesma prerrogativa, em grau recursal, a pedido de desclassificação ou reavaliação de informação classificada;



IV - prorrogar por uma única vez, e por período determinado não superior a vinte e cinco anos, o prazo de sigilo de informação classificada no grau ultrassecreto, enquanto seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional, à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, limitado ao máximo de cinquenta anos o prazo total da classificação; e

V - estabelecer orientações normativas de caráter geral a fim de suprir eventuais lacunas na aplicação da Lei no

12.527, de 2011.

Parágrafo único. A não deliberação sobre a revisão de ofício no prazo previsto no inciso I do caput implicará a desclassificação automática das informações.

Art. 48. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações se reunirá, ordinariamente, uma vez por mês, e, extraordinariamente, sempre que convocada por seu Presidente.

Parágrafo único. As reuniões serão realizadas com a presença de no mínimo seis integrantes.

Art. 49. Os requerimentos de prorrogação do prazo de classificação de informação no grau ultrassecreto, a que se refere o inciso IV do caput do art. 47, deverão ser encaminhados à Comissão Mista de Reavaliação de Informações em até um ano antes do vencimento do termo final de restrição de acesso.

Parágrafo único. O requerimento de prorrogação do prazo de sigilo de informação classificada no grau ultrassecreto deverá ser apreciado, impreterivelmente, em até três sessões subsequentes à data de sua autuação, ficando sobrestadas, até que se ultime a votação, todas as demais deliberações da Comissão.

Art. 50. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações deverá apreciar os recursos previstos no inciso III do caput do art. 47, impreterivelmente, até a terceira reunião ordinária subsequente à data de sua autuação.

Art. 51. A revisão de ofício da informação classificada no grau ultrassecreto ou secreto será apreciada em até três sessões anteriores à data de sua desclassificação automática.

Art. 52. As deliberações da Comissão Mista de Reavaliação de Informações serão tomadas:

I - por maioria absoluta, quando envolverem as competências previstas nos incisos I e IV do caput do art.47; e

II - por maioria simples dos votos, nos demais casos.

Parágrafo único. A Casa Civil da Presidência da República poderá exercer, além do voto ordinário, o voto de qualidade para desempate.

Art. 53. A Casa Civil da Presidência da República exercerá as funções de Secretaria- Executiva da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, cujas competências serão definidas em regimento interno.

Art. 54. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações aprovará, por maioria absoluta, regimento interno que disporá sobre sua organização e funcionamento.

Parágrafo único. O regimento interno deverá ser publicado no Diário Oficial da União no prazo de noventa dias após a instalação da Comissão.

CAPÍTULO VII DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS

Art. 55. As informações pessoais relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem detidas pelos órgãos e entidades:

I - terão acesso restrito a agentes públicos legalmente autorizados e a pessoa a que se referirem, independentemente de classificação de sigilo, pelo prazo máximo de cem anos a contar da data de sua produção; e

II - poderão ter sua divulgação ou acesso por terceiros autorizados por previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que se referirem.

Parágrafo único. Caso o titular das informações pessoais esteja morto ou ausente, os direitos de que trata este artigo assistem

ao cônjuge ou companheiro, aos descendentes ou ascendentes, conforme o disposto no parágrafo único do art. 20 da Lei no

10.406, de 10 de janeiro de 2002, e na Lei no

9.278, de 10 de maio de 1996.

Art. 56. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.

Art. 57. O consentimento referido no inciso II do caput do art. 55 não será exigido quando o acesso à informação pessoal for necessário:



I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente incapaz, e para utilização exclusivamente para o tratamento médico;

II - à realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, previstos em lei, vedada a identificação da pessoa a que a informação se referir;

III - ao cumprimento de decisão judicial;

IV - à defesa de direitos humanos de terceiros; ou

V - à proteção do interesse público geral e preponderante.

Art. 58. A restrição de acesso a informações pessoais de que trata o art. 55 não poderá ser invocada:

I - com o intuito de prejudicar processo de apuração de irregularidades, conduzido pelo Poder Público, em que o titular das informações for parte ou interessado; ou

II - quando as informações pessoais não classificadas estiverem contidas em conjuntos de documentos necessários à recuperação de fatos históricos de maior relevância.

Art. 59. O dirigente máximo do órgão ou entidade poderá, de ofício ou mediante provocação, reconhecer a incidência da hipótese do inciso II do caput do art. 58, de forma fundamentada, sobre documentos que tenha produzido ou acumulado, e que estejam sob sua guarda.

§ 1o

Para subsidiar a decisão de reconhecimento de que trata o caput, o órgão ou entidade poderá solicitar a universidades, instituições de pesquisa ou outras entidades com notória experiência em pesquisa historiográfica a emissão de parecer sobre a questão.

§ 2o

A decisão de reconhecimento de que trata o caput será precedida de publicação de extrato da informação, com descrição resumida do assunto, origem e período do conjunto de documentos a serem considerados de acesso irrestrito, com antecedência de no mínimo trinta dias.

§ 3o

Após a decisão de reconhecimento de que trata o § 2o

, os documentos serão considerados de acesso irrestrito ao público.

§ 4o

Na hipótese de documentos de elevado valor histórico destinados à guarda permanente, caberá ao dirigente máximo do Arquivo Nacional, ou à autoridade responsável pelo arquivo do órgão ou entidade pública que os receber, decidir, após seu recolhimento, sobre o reconhecimento, observado o procedimento previsto neste artigo.

Art. 60. O pedido de acesso a informações pessoais observará os procedimentos previstos no Capítulo IV e estará condicionado à comprovação da identidade do requerente.

Parágrafo único. O pedido de acesso a informações pessoais por terceiros deverá ainda estar acompanhado de:

I - comprovação do consentimento expresso de que trata o inciso II do caput do art. 55, por meio de procuração;

II - comprovação das hipóteses previstas no art. 58;

III - demonstração do interesse pela recuperação de fatos históricos de maior relevância, observados os procedimentos previstos no art. 59; ou

IV - demonstração da necessidade do acesso à informação requerida para a defesa dos direitos humanos ou para a proteção do interesse público e geral preponderante.

Art. 61. O acesso à informação pessoal por terceiros será condicionado à assinatura de um termo de responsabilidade, que disporá sobre a finalidade e a destinação que fundamentaram sua autorização, sobre as obrigações a que se submeterá o requerente.

§ 1o

A utilização de informação pessoal por terceiros vincula-se à finalidade e à destinação que fundamentaram a autorização do acesso, vedada sua utilização de maneira diversa.

§2o

Aquele que obtiver acesso às informações pessoais de terceiros será responsabilizado por seu uso indevido, na forma da lei.

Art. 62. Aplica-se, no que couber, a Lei no

9.507, de 12 de novembro de 1997, em relação à informação de pessoa, natural ou



jurídica, constante de registro ou banco de dados de órgãos ou entidades governamentais ou de caráter público.

CAPÍTULO VIII DAS ENTIDADES PRIVADAS SEM FINS LUCRATIVOS

Art. 63. As entidades privadas sem fins lucrativos que receberem recursos públicos para realização de ações de interesse público deverão dar publicidade às seguintes informações:

I - cópia do estatuto social atualizado da entidade;

II - relação nominal atualizada dos dirigentes da entidade; e

III - cópia integral dos convênios, contratos, termos de parcerias, acordos, ajustes ou instrumentos congêneres realizados com o Poder Executivo federal, respectivos aditivos, e relatórios finais de prestação de contas, na forma da legislação aplicável.

§ 1o

As informações de que trata o caput serão divulgadas em sítio na Internet da entidade privada e em quadro de avisos de amplo acesso público em sua sede.

§ 2o

A divulgação em sítio na Internet referida no §1o

poderá ser dispensada, por decisão do órgão ou entidade pública, e mediante expressa justificação da entidade, nos casos de entidades privadas sem fins lucrativos que não disponham de meios para realizá-la.

§ 3o

As informações de que trata o caput deverão ser publicadas a partir da celebração do convênio, contrato, termo de parceria, acordo, ajuste ou instrumento congênere, serão atualizadas periodicamente e ficarão disponíveis até cento e oitenta dias após a entrega da prestação de contas final.

Art. 64. Os pedidos de informação referentes aos convênios, contratos, termos de parcerias, acordos, ajustes ou instrumentos congêneres previstos no art. 63 deverão ser apresentados diretamente aos órgãos e entidades responsáveis pelo repasse de recursos.

CAPÍTULO IX DAS RESPONSABILIDADES

Art. 65. Constituem condutas ilícitas que ensejam responsabilidade do agente público ou militar:

I-recusar-se a fornecer informação requerida nos termos deste Decreto, retardar deliberadamente o seu fornecimento ou fornecê-la intencionalmente de forma incorreta, incompleta ou imprecisa;

II - utilizar indevidamente, subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente, informação que se encontre sob sua guarda, a que tenha acesso ou sobre que tenha conhecimento em razão do exercício das atribuições de cargo, emprego ou função pública;

III - agir com dolo ou má-fé na análise dos pedidos de acesso à informação;

IV - divulgar, permitir a divulgação, acessar ou permitir acesso indevido a informação classificada em grau de sigilo ou a informação pessoal;

V - impor sigilo à informação para obter proveito pessoal ou de terceiro, ou para fins de ocultação de ato ilegal cometido por si ou por outrem;

VI - ocultar da revisão de autoridade superior competente informação classificada em grau de sigilo para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuízo de terceiros; e

VII-destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos concernentes a possíveis violações de direitos humanos por parte de agentes do Estado.

§ 1o

Atendido o princípio do contraditório, da ampla defesa e do devido processo legal, as condutas descritas no caput serão consideradas:

I - para fins dos regulamentos disciplinares das Forças Armadas, transgressões militares médias ou graves, segundo os critérios neles estabelecidos, desde que não tipificadas em lei como crime ou contravenção penal; ou

II - para fins do disposto na Lei no

8.112, de 11 de dezembro de 1990, infrações administrativas, que deverão ser apenadas, no mínimo, com suspensão, segundo os critérios estabelecidos na referida lei.

§ 2o

Pelas condutas descritas no caput, poderá o militar ou agente público responder, também, por improbidade administrativa,



conforme o disposto nas Leis no

1.079, de 10 de abril de 1950, e no

8.429, de 2 de junho de 1992.

Art. 66. A pessoa natural ou entidade privada que detiver informações em virtude de vínculo de qualquer natureza com o Poder Público e praticar conduta prevista no art. 65, estará sujeita às seguintes sanções:

I - advertência;

II - multa;

III - rescisão do vínculo com o Poder Público;

IV - suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de contratar com a administração pública por prazo não superior a dois anos; e

V - declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a administração pública, até que seja promovida a reabilitação perante a autoridade que aplicou a penalidade.

§ 1o

A sanção de multa poderá ser aplicada juntamente com as sanções previstas nos incisos I, III e IV do caput.

§ 2o

A multa prevista no inciso II do caput será aplicada sem prejuízo da reparação pelos danos e não poderá ser:

I - inferior a R$ 1.000,00 (mil reais) nem superior a R$ 200.000,00 (duzentos mil reais), no caso de pessoa natural; ou

II - inferior a R$ 5.000,00 (cinco mil reais) nem superior a R$ 600.000,00 (seiscentos mil reais), no caso de entidade privada.

§ 3o

A reabilitação referida no inciso V do caput será autorizada somente quando a pessoa natural ou entidade privada efetivar o ressarcimento ao órgão ou entidade dos prejuízos resultantes e depois de decorrido o prazo da sanção aplicada com base no inciso IV do caput.

§ 4o

A aplicação da sanção prevista no inciso V do caput é de competência exclusiva da autoridade máxima do órgão ou entidade pública.

§ 5o

O prazo para apresentação de defesa nas hipóteses previstas neste artigo é de dez dias, contado da ciência do ato.

CAPÍTULO X DO MONITORAMENTO DA APLICAÇÃO DA LEI

Seção I Da Autoridade de Monitoramento

Art. 67. O dirigente máximo de cada órgão ou entidade designará autoridade que lhe seja diretamente subordinada para exercer as seguintes atribuições:

I - assegurar o cumprimento das normas relativas ao acesso à informação, de forma eficiente e adequada aos objetivos da Lei

no

12.527, de 2011;

II - avaliar e monitorar a implementação do disposto neste Decreto e apresentar ao dirigente máximo de cada órgão ou entidade relatório anual sobre o seu cumprimento, encaminhando-o à Controladoria-Geral da União;

III - recomendar medidas para aperfeiçoar as normas e procedimentos necessários à implementação deste Decreto;

IV - orientar as unidades no que se refere ao cumprimento deste Decreto; e

V - manifestar-se sobre reclamação apresentada contra omissão de autoridade competente, observado o disposto no art. 22.

Seção II Das Competências Relativas ao Monitoramento

Art. 68. Compete à Controladoria-Geral da União, observadas as competências dos demais órgãos e entidades e as previsões específicas neste Decreto:

I - definir o formulário padrão, disponibilizado em meio físico e eletrônico, que estará à disposição no sítio na Internet e no SIC

dos órgãos e entidades, de acordo com o § 1o

do art. 11;

II - promover campanha de abrangência nacional de fomento à cultura da transparência na administração pública e conscientização sobre o direito fundamental de acesso à informação;



III - promover o treinamento dos agentes públicos e, no que couber, a capacitação das entidades privadas sem fins lucrativos, no que se refere ao desenvolvimento de práticas relacionadas à transparência na administração pública;

IV - monitorar a implementação da Lei no

12.527, de 2011, concentrando e consolidando a publicação de informações estatísticas relacionadas no art. 45;

V - preparar relatório anual com informações referentes à implementação da Lei no

12.527, de 2011, a ser encaminhado ao Congresso Nacional;

VI - monitorar a aplicação deste Decreto, especialmente o cumprimento dos prazos e procedimentos; e

VII - definir, em conjunto com a Casa Civil da Presidência da República, diretrizes e procedimentos complementares

necessários à implementação da Lei no

12.527, de 2011.

Art. 69. Compete à Controladoria-Geral da União e ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, observadas as competências dos demais órgãos e entidades e as previsões específicas neste Decreto, por meio de ato conjunto:

I-estabelecer procedimentos, regras e padrões de divulgação de informações ao público, fixando prazo máximo para atualização; e

II - detalhar os procedimentos necessários à busca, estruturação e prestação de informações no âmbito do SIC.

Art. 70. Compete ao Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República, observadas as competências dos demais órgãos e entidades e as previsões específicas neste Decreto:

I - estabelecer regras de indexação relacionadas à classificação de informação;

II - expedir atos complementares e estabelecer procedimentos relativos ao credenciamento de segurança de pessoas, órgãos e entidades públicos ou privados, para o tratamento de informações classificadas; e

III - promover, por meio do Núcleo de Credenciamento de Segurança, o credenciamento de segurança de pessoas, órgãos e entidades públicos ou privados, para o tratamento de informações classificadas.

CAPÍTULO XI DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS

Art. 71. Os órgãos e entidades adequarão suas políticas de gestão da informação, promovendo os ajustes necessários aos processos de registro, processamento, trâmite e arquivamento de documentos e informações.

Art. 72. Os órgãos e entidades deverão reavaliar as informações classificadas no grau ultrassecreto e secreto no prazo máximo

de dois anos, contado do termo inicial de vigência da Lei no

12.527, de 2011.

§ 1o

A restrição de acesso a informações, em razão da reavaliação prevista no caput, deverá observar os prazos e condições previstos neste Decreto.

§ 2o

Enquanto não transcorrido o prazo de reavaliação previsto no caput, será mantida a classificação da informação, observados os prazos e disposições da legislação precedente.

§ 3o

As informações classificadas no grau ultrassecreto e secreto não reavaliadas no prazo previsto no caput serão consideradas, automaticamente, desclassificadas.

Art. 73. A publicação anual de que trata o art. 45 terá inicio em junho de 2013.

Art. 74. O tratamento de informação classificada resultante de tratados, acordos ou atos internacionais atenderá às normas e recomendações desses instrumentos.

Art. 75. Aplica-se subsidiariamente a Lei no

9.784, de 29 de janeiro de 1999, aos procedimentos previstos neste Decreto.

Art. 76. Este Decreto entra em vigor em 16 de maio de 2012.

Brasília, 16 de maio de 2012; 191o da Independência e 124o da República.

Este texto não substitui o publicado no DOU de 16.5.2012 - Edição extra e retificado em 18.5.2012



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Apostila - Arquivologia 2012 - IBAMA