apostila redação oficial

Ministrio da Educao MEC Coordenao de Aperfeioamento de Pessoal de Nvel Superior CAPES Diretoria de Educao a Distncia DED Universidade Aberta do Brasil UAB Programa Nacional de Formao em Administrao Pblica PNAP Bacharelado em Administrao Pblica

REDAO OFICIAL

Eric Duarte Ferreira Morgana Fabiola Cambrussi

2009

Redacao Oficial PNAP Optativa grafica.pmd

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2009. Universidade Federal de Santa Catarina UFSC. Todos os direitos reservados. A responsabilidade pelo contedo e imagens desta obra do(s) respectivos autor(es). O contedo desta obra foi licenciado temporria e gratuitamente para utilizao no mbito do Sistema Universidade Aberta do Brasil, atravs da UFSC. O leitor se compromete a utilizar o contedo desta obra para aprendizado pessoal, sendo que a reproduo e distribuio ficaro limitadas ao mbito interno dos cursos. A citao desta obra em trabalhos acadmicos e/ou profissionais poder ser feita com indicao da fonte. A cpia desta obra sem autorizao expressa ou com intuito de lucro constitui crime contra a propriedade intelectual, com sanes previstas no Cdigo Penal, artigo 184, Pargrafos 1 ao 3, sem prejuzo das sanes cveis cabveis espcie.

F383r

Ferreira, Eric Duarte Redao oficial / Eric Duarte Ferreira, Morgana Fabiola Cambrussi. Florianpolis : Departamento de Cincias da Administrao / UFSC; [Braslia] : CAPES : UAB, 2009. 148p. : il. Inclui bibliografia Bacharelado em Administrao Pblica ISBN: 978-85-61608-92-7 1. Redao oficial. 2. Correspondncia comercial. 3. Produo de textos. 4. Lngua portuguesa - Gramtica. 5. Reforma ortogrfica. 6. Educao a distncia. I. Cambrussi, Morgana Fabiola. II. Coordenao de Aperfeioamento de Pessoal de Nvel Superior (Brasil). III. Universidade Aberta do Brasil. IV. Ttulo. CDU: 806.90-085.2

Catalogao na publicao por: Onlia Silva Guimares CRB-14/071


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PRESIDENTE DA REPFLICA Luiz Incio Lula da Silva MINISTRO DA EDUCAO Fernando Haddad PRESIDENTE DA CAPES Jorge Almeida Guimares UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA REITOR Alvaro Toubes Prata VICE-REITOR Carlos Alberto Justo da Silva CENTRO SCIO-ECONMICO DIRETOR Ricardo Jos de Arajo Oliveira VICE-DIRETOR Alexandre Marino Costa DEPARTAMENTO DE CINCIAS DA ADMINISTRAO CHEFE DO DEPARTAMENTO Joo Nilo Linhares SUBCHEFE DO DEPARTAMENTO Gilberto de Oliveira Moritz SECRETARIA DE EDUCAO A DISTNCIA SECRETRIO DE EDUCAO A DISTNCIA Carlos Eduardo Bielschowsky DIRETORIA DE EDUCAO A DISTNCIA DIRETOR DE EDUCAO A DISTNCIA Celso Jos da Costa COORDENAO GERAL DE ARTICULAO ACADMICA Nara Maria Pimentel COORDENAO GERAL DE SUPERVISO E FOMENTO Grace Tavares Vieira COORDENAO GERAL DE INFRAESTRUTURA DE POLOS Francisco das Chagas Miranda Silva COORDENAO GERAL DE POLTICAS DE INFORMAO Adi Balbinot Junior


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COMISSO DE AVALIAO E ACOMPANHAMENTO PNAP Alexandre Marino Costa Claudin Jordo de Carvalho Eliane Moreira S de Souza Marcos Tanure Sanabio Maria Aparecida da Silva Marina Isabel de Almeida Oreste Preti Tatiane Michelon Teresa Cristina Janes Carneiro METODOLOGIA PARA EDUCAO A DISTNCIA Universidade Federal de Mato Grosso COORDENAO TCNICA DED Soraya Matos de Vasconcelos Tatiane Michelon Tatiane Pacanaro Trinca AUTORES DO CONTEDO Eric Duarte Ferreira Morgana Fabiola Cambrussi EQUIPE DE DESENVOLVIMENTO DE RECURSOS DIDTICOS CAD/UFSC Coordenador do Projeto Alexandre Marino Costa Coordenao de Produo de Recursos Didticos Denise Aparecida Bunn Superviso de Produo de Recursos Didticos Flavia Maria de Oliveira Designer Instrucional Denise Aparecida Bunn Andreza Regina Lopes da Silva Superviso Administrativa Erika Alessandra Salmeron Silva Capa Alexandre Noronha Ilustrao Igor Baranenko Projeto Grfico e Finalizao Annye Cristiny Tessaro Editorao Rita Castelan

Crditos da imagem da capa: extrada do banco de imagens Stock.xchng sob direitos livres para uso de imagem.


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PREFCIOOs dois principais desafios da atualidade na rea educacional do pas so a qualificao dos professores que atuam nas escolas de educao bsica e a qualificao do quadro funcional atuante na gesto do Estado Brasileiro, nas vrias instncias administrativas. O Ministrio da Educao est enfrentando o primeiro desafio atravs do Plano Nacional de Formao de Professores, que tem como objetivo qualificar mais de 300.000 professores em exerccio nas escolas de ensino fundamental e mdio, sendo metade desse esforo realizado pelo Sistema Universidade Aberta do Brasil (UAB). Em relao ao segundo desafio, o MEC, por meio da UAB/CAPES, lana o Programa Nacional de Formao em Administrao Pblica (PNAP). Esse Programa engloba um curso de bacharelado e trs especializaes (Gesto Pblica, Gesto Pblica Municipal e Gesto em Sade) e visa colaborar com o esforo de qualificao dos gestores pblicos brasileiros, com especial ateno no atendimento ao interior do pas, atravs dos Polos da UAB. O PNAP um Programa com caractersticas especiais. Em primeiro lugar, tal Programa surgiu do esforo e da reflexo de uma rede composta pela Escola Nacional de Administrao Pblica (ENAP), do Ministrio do Planejamento, pelo Ministrio da Sade, pelo Conselho Federal de Administrao, pela Secretaria de Educao a Distncia (SEED) e por mais de 20 instituies pblicas de ensino superior, vinculadas UAB, que colaboraram na elaborao do Projeto Poltico Pedaggico dos cursos. Em segundo lugar, esse Projeto ser aplicado por todas as instituies e pretende manter um padro de qualidade em todo o pas, mas abrindo


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margem para que cada Instituio, que ofertar os cursos, possa incluir assuntos em atendimento s diversidades econmicas e culturais de sua regio. Outro elemento importante a construo coletiva do material didtico. A UAB colocar disposio das instituies um material didtico mnimo de referncia para todas as disciplinas obrigatrias e para algumas optativas. Esse material est sendo elaborado por profissionais experientes da rea da administrao pblica de mais de 30 diferentes instituies, com apoio de equipe multidisciplinar. Por ltimo, a produo coletiva antecipada dos materiais didticos libera o corpo docente das instituies para uma dedicao maior ao processo de gesto acadmica dos cursos; uniformiza um elevado patamar de qualidade para o material didtico e garante o desenvolvimento ininterrupto dos cursos, sem paralisaes que sempre comprometem o entusiasmo dos alunos. Por tudo isso, estamos seguros de que mais um importante passo em direo democratizao do ensino superior pblico e de qualidade est sendo dado, desta vez contribuindo tambm para a melhoria da gesto pblica brasileira, compromisso deste governo.

Celso Jos da Costa Diretor de Educao a Distncia Coordenador Nacional da UAB CAPES-MEC


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SUMRIOApresentao .................................................................................................... 9 Unidade 1 Redao OficialRedao Oficial................................................................................................ 13 Caractersticas da Redao Oficial.......................................................... 15 Pronomes de Tratamento................................................................ 19

Unidade 2 Comunicaes e Documentos OficiaisComunicaoes e Documentos Oficiais................................................................ 33 Ofcio.......................................................................................................... 34 Memorando Oficial...................................................................................... 43 Carta.............................................................................................................. 45 Mensagem eletrnica...................................................................................... 54 Ata.............................................................................................................. 59 Atestado.......................................................................................................... 63 Edital de Convocao................................................................................... 65 Requerimento................................................................................................ 66 Comunicado ou aviso................................................................................... 70 Portaria......................................................................................................... 71 Certido........................................................................................................ 79 Telegrama....................................................................................................... 82 Fax................................................................................................................. 83


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Redao Oficial

Unidade 3 Produo Textual e Reviso GramaticalA Atividade de Produo Textual.......................................................................... 97 Tcnicas de comunicao verbal: a produo de sentidos pela escrita......... 98 Pontos de Reviso Gramatical...................................................................... 102 Acordo Ortogrfico da Lngua Portuguesa..................................................... 124

Consideraes finais ................................................................................. 136 Referncias.................................................................................................... 137 Minicurrculo.................................................................................................... 140

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Bacharelado em Administrao Pblica

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Apresentao

APRESENTAOOl, futuro Administrador Pblico! Seja bem-vindo Disciplina Redao Oficial. Com os estudos propostos nesta disciplina, nossa inteno contribuir para o seu aperfeioamento pessoal e profissional, a fim de auxili-lo na construo de textos oficiais e empresariais eficientes, modernos e adequados aos padres de escrita vigentes. Em funo dessas preocupaes, e atendendo aos objetivos da disciplina dentro do curso, organizamos os temas tratados neste livro em trs unidades. Na Unidade 1, apresentaremos a definio e as caractersticas da redao denominada Oficial. Alm disso, voc conhecer as formas de tratamento utilizadas nesse tipo de redao e os cuidados a serem tomados ao empreg-las em situaes formais. Na Unidade 2, voc aprender a elaborar algumas das principais correspondncias e documentos oficiais, tais como: ofcio, memorando, carta, mensagem eletrnica, ata, atestado, edital de convocao, requerimento, comunicado, aviso, portaria, certido, telegrama e fax. Apresentaremos exemplos ilustrativos para cada modalidade de texto abordada, o que facilitar a elaborao dessas comunicaes dentro dos padres requeridos e servir para consulta sempre que voc sentir necessidade de faz-la. Por fim, na Unidade 3, abordaremos alguns tpicos de produo textual e reviso gramatical e, tambm, uma sntese do novo Acordo Ortogrfico, em vigor desde janeiro de 2009. Em todas as unidades, voc ir perceber que, para a produo de textos eficientes, necessrio estar atento no s

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configurao de cada modalidade, mas tambm s tcnicas de comunicao escrita e aos aspectos gramaticais normativos. Por isso, em cada unidade deste livro, voc contar com atividades de aprendizagem que foram elaboradas para que voc aproveite ao mximo esta disciplina. Esperamos que seus estudos nesta disciplina auxiliem na tarefa de elaborar textos oficiais e empresariais que transmitam suas idias de maneira objetiva e clara, e que satisfaam suas necessidades comunicacionais e as de quem recebe seus textos no ambiente de trabalho e fora dele. Bons estudos!

Professores Eric Duarte Ferreira e Morgana Fabiola Cambrussi



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Unidade 1 A Redao Oficial Apresentao

UNIDADE 1A REDAO OFICIAL

OBJETIVOS

ESPECFICOS DE APRENDIZAGEM

Ao finalizar esta Unidade, voc dever ser capaz de: Compreender a funcionalidade da redao oficial, seu espao de circulao e seus objetivos; Reconhecer as caractersticas e as particularidades da escrita oficial; e Utilizar adequadamente as formas de tratamento oficiais.

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Unidade 1 A Redao Oficial

REDAO OFICIALCaro estudante, Antes de comear a escrever textos oficiais, necessrio que voc conhea o conceito e as caractersticas da Redao Oficial, bem como o emprego adequado das formas de tratamento que conferem formalidade a esse tipo de redao. Por isso, leia as informaes constantes desta Unidade 1 e reflita sobre elas para, ento, realizar as atividades propostas ao final desta Unidade. Seja bem-vindo aos trabalhos e bons estudos!

A redao oficial trata da maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e comunicaes oficiais. Por meio dela, estabelece-se a interao entre os diversos rgos pblicos, entre o Poder Pblico e os cidados, ou entre o Poder Pblico e as empresas. De acordo com Flres (2002, p.11), os textos produzidos no mbito da Redao Oficial podem ser agrupados em duas categorias: correspondncias e documentos. Entretanto, apesar dessa segmentao, as correspondncias e os documentos oficiais esto intimamente relacionados: primeiro, porque esses textos possuem caractersticas em comum, como voc estudar na prxima seo deste livro; segundo, porque de praxe que o encaminhamento de documentos seja acompanhado de correspondncia. Veja os tipos mais comuns de cada categoria:

v

Podemos citar como exemplos de ato normativo: a Lei Ordinria e a Lei

Complementar; a Medida Provisria; o Decreto; a Portaria, entre outros.

Correspondncias: ofcio, memorando, requerimento,carta, fax, mensagem eletrnica, telegrama, entre outros.

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Redao Oficial

Documentos: ata, certido, portaria, procurao,relatrio, instruo normativa, decreto etc. Esses textos so oficiais no apenas pelo seu carter formal, mas tambm porque existem normas estabelecidas por decretos, portarias e instrues normativas federais que regulamentam sua feitura. Alm disso, como ressalta Flres (2007, p. 26),*Signatrio aquele que assina ou subscreve um documento. Ferreira (1999).

Fonte:

O que eleva um documento categoria de texto oficial a finalidade para a qual foi gerado: tratar de assunto(s) do interesse do(s) signatrio(s)* ou do que ele(s) representa(m) junto ao(s) rgo(s) pblico(s).

Saiba mais

uniformizar e padronizar

A uniformidade e a padronizao de correspondncias relacionadas aos atos administrativos oficiais no eram caractersticas amplamente praticadas at pouco tempo atrs. Data de 11 de janeiro de 1991 o Decreto n. 100.000, em que o Presidente da Repblica autorizou a criao de uma comisso para rever, atualizar, uniformizar e simplificar as normas de redao de atos e comunicaes oficiais. Em outubro do mesmo ano, essa comisso apresentou a primeira edio do Manual de Redao da Presidncia da Repblica, que tinha o objetivo de racionalizar e padronizar os textos oficiais. Dez anos depois, fez-se necessrio revisar e atualizar o texto do Manual, principalmente para adapt-lo evoluo legislativa brasileira e para adequ-lo s formas de comunicao oficial e aos avanos da informtica. Essa segunda edio revisada e atual do Manual est disponvel, desde 2002, no stio da Casa Civil. Disponvel em: .

Desde a publicao da Instruo Normativa n. 4, de 6 de maro de 1992, pela extinta Secretaria da Administrao Federal, que torna obrigatria a observncia das regras constantes no Manual de Redao da Presidncia da Repblica, busca-se uniformizar e padronizar a redao dos textos oficiais por meio da atualizao da linguagem neles empregada e da modernizao das diversas modalidades de expedientes.A Redao Oficial utilizada pela Administrao Direta, composta pelos servios integrados na estrutura administrativa da Presidncia da Repblica e dos Ministrios, e pela Administrao Indireta, composta por entidades dotadas de personalidade jurdica prpria, como autarquias, empresas pblicas, sociedades de economia mista e rgos que compem os poderes Legislativo e Judicirio (FLRES, 2007, p. 27).



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CARACTERSTICAS

DA

REDAO OFICIAL

Em nosso dia a dia, cada situao comunicativa especfica possui sua linguagem caracterstica, apropriada, que determinada em funo dos interlocutores envolvidos e do grau de formalidade exigido. Por exemplo, temos uma linguagem possvel para batepapos informais na internet, popularmente chamada de internets, outra para bilhetinhos familiares ou cartas que expressam nossos sentimentos, e assim por diante. Em situaes comunicativas informais, espontneas, costumamos fazer uso de uma fala/escrita descontrada, natural: usamos a linguagem popular ou coloquial que no necessariamente segue as regras gramaticais da normapadro da linguagem, mas sua prpria norma, caracterizada pelos conhecidos vcios de linguagem, por desvios da gramtica tradicional, pelo uso de expresses idiomticas, expresses grupais (grias) ou expresses de baixo prestgio social. No caso da Redao Oficial, a modalidade de linguagem escrita que deve ser utilizada na construo dos textos elaborados pelo servio pblico a formal. Essa modalidade de linguagem faz parte de um padro lingustico bastante valorizado na esfera profissional, alm de ser a modalidade de linguagem recomendada pelo Manual de Redao da Presidncia da Repblica para atos e comunicaes oficiais.Saiba mais Gramtica normativaEm casos de dvidas gramaticais, importante consultar uma gramtica normativa atualizada. Dentre outras obras, indicamos as seguintes: Nova Gramtica do Portugus Contemporneo, de Celso Cunha e Luis F. Lindley Cintra Editora Lexikon; Aprender e Praticar Gramtica, de Mauro Ferreira Editora Ftd. O autor expe os conceitos gramaticais e os exemplifica amplamen-

Mas, afinal, o que caracteriza a linguagem formal e por que ela necessria?

te. Cada captulo seguido de um esquema-sntese do contedo estudado e de uma bateria de exerccios; e Moderna Gramtica Portuguesa, de Evanildo Bechara (2003). O autor apresenta uma sequncia de estudo, didtica e bem exemplificada, em que a anlise lingustica abordada de maneira crtica.

O primeiro aspecto da linguagem formal est relacionado norma padro do portugus brasileiro. A variedade formal da linguagem regida pela adequao s regras da gramtica normativa, pois, desse modo, garante-se rigor

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*Semntica o significado das palavras, por oposio sua forma. Fonte: Houaiss (2007).

quanto forma. Em contrapartida, evitam-se textos obscuros, ambguos, incompreensveis por questes estruturais. Dentre as inadequaes mais habituais nos textos, costumam ser frequentes as relacionadas a questes de concordncia e regncia (nominal e verbal), de colocao de termos na orao (colocao pronominal), de acentuao, de pontuao e de uso equivocado de palavras com proximidades grficas, mas com grandes distncias semnticas* (a exemplo do caso de iminente/eminente, ratificar/retificar, entre outras). O segundo aspecto, relacionado ao emprego da linguagem formal, diz respeito interdio quanto ao emprego de grias e de expresses regionais, idiomticas ou populares nos textos oficiais. Alm de serem prprias de situaes informais de comunicao, essas expresses podem dificultar ou mesmo inviabilizar a compreenso de uma mensagem. So marcas caractersticas da comunicao em ambientes familiares e formadoras de um discurso estritamente grupal ou pessoal, no oficial. A Redao Oficial exige que o usurio contemple o critrio da uniformidade de sentido. Imagine como seria de difcil utilizao para um rgo pblico um Regulamento que possibilitasse, para cada leitor, uma interpretao distinta das normas nele contidas. Alm disso, se esse Regulamento apresentasse em seu texto grias ou expresses regionais, poderia impossibilitar a compreenso para pessoas que as desconhecessem, enquanto estaria dando privilgio de compreenso aos integrantes do grupo usurio de tais expresses. Isso no estaria de acordo com o critrio da uniformidade, que prev condies de igualdade de leitura e compreenso do texto, sem distines grupais. Observe o que diz o Manual de Redao da Presidncia da Repblica sobre como proceder para produzir textos compreensveis por todos:Para atingir esse objetivo, h que evitar o uso de uma linguagem restrita a determinados grupos. No h dvida de que um texto marcado por expresses de circulao restri-



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ta, como a gria, os regionalismos vocabulares ou o jargo tcnico, tem sua compreenso dificultada (BRASIL, 2002, p. 5).

Vale lembrar outra questo vocabular que pode prejudicar a compreenso do texto, j que compromete a clareza das informaes e restringe a compreenso a determinados grupos: o uso de arcasmos. Assim como as grias e as expresses regionais, palavras em desuso so obstculos para o entendimento das ideias veiculadas. Como so palavras ou expresses obsoletas, seu significado pode ser to enigmtico quanto o de uma gria desconhecida. A impessoalidade o terceiro aspecto que caracteriza a linguagem formal. A preferncia pela impessoalizao de textos formais (tcnicos, empresariais, oficiais) decorre, primeiramente, da necessidade de a nfase dos documentos recair sobre as informaes que eles contm e no sobre quem os elabora; depois, de no se desejar marcar o autor dos textos como dono das ideias que esto sendo comunicadas por ele, o que poderia dar a elas pouco crdito, j que seriam avaliadas de uma posio pessoal e individualizada, e no institucional e coletiva, como deve ser. Isso quer dizer que os documentos e as comunicaes oficiais sempre so feitos em nome do Servio Pblico, apesar de serem assinados, por exemplo, pelo Chefe de deter minada Seo; alm disso, o assunto tratado , invariavelmente, de interesse pblico. Proceder impessoalizao no tarefa complexa. H formas simples e usuais que servem para minimizar as marcas de pessoa do texto sem, contudo, apagar as marcas de autoria. Dentre as formas de se atingir a impessoalidade, esto:A preferncia s estruturas passivas, com apagamento de agente: O Edital de Abertura n. 47/2007 foi publicado na ltima semana. Os gabaritos de provas foram divulgados.

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O uso da primeira pessoa do plural com referenciao genrica Publicamos o Edital de Abertura n. 47/2007 na ltima semana. Divulgamos os gabaritos de provas.

O uso de construes com verbo + se Publicou-se o Edital de Abertura n. 47/2007 na ltima semana. Divulgaram-se os gabaritos de provas.

*Inteligibilidade qualidade do que pode ser compreendido. Houaiss (2007). Font:

*Estado de Direito Estado regulado por uma constituio que prev uma pluralidade de rgos dotados de competncia distinta explicitamente determinada. Fonte: Ferreira (1999).

O quarto e ltimo aspecto da linguagem formal est relacionado ao conjunto: clareza, conciso e objetividade. Imagine um Ofcio da Presidncia ou um Decreto escrito de forma obscura e ambgua, dificultando, assim, sua compreenso. algo inaceitvel, no mesmo? A transparncia do sentido e a inteligibilidade* dos documentos e correspondncias oficiais so requisitos do prprio Estado de Direito*, por isso inadmissvel que um texto legal no seja entendido de forma clara pelos cidados. A publicidade do texto implica, portanto, necessariamente, a clareza e a conciso.

O uso da linguagem formal no mbito do servio pblico uma exigncia que advm da finalidade dos textos oficiais: sempre esto relacionados, em ltima instncia, ao governo dos cidados. Dito de outro modo, esses textos estabelecem regras para a conduta dos cidados ou regulam o funcionamento de rgos pblicos que atendem a sociedade, direta ou indiretamente. Logo, o carter pblico dos textos oficiais e sua finalidade determinam o emprego do nvel culto da linguagem.

importante ressaltar, entretanto, que o uso dos elementos que conferem formalidade escrita oficial no deve ser confundido com a utilizao de uma suposta forma especfica de linguagem denominada vulgarmente de burocrats. Deve-se evitar este tipo de



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linguagem, caracterizada pelo uso de expresses feitas, clichs do jargo burocrtico e de formas arcaicas ou complexas de construo de frases.

Pronomes de TratamentoConforme apontam Ferreira e Cambrussi (2008), alm das exigncias de impessoalidade, clareza, conciso, objetividade e uso do nvel culto da linguagem, a padronizao da escrita oficial se constitui tambm atravs de certa formalidade de tratamento. A adequao do pronome de tratamento e do vocativo ao receptor da correspondncia oficial est relacionada uniformidade, polidez e civilidade necessrias para tratar os assuntos dos quais cuidam as comunicaes. Para essa adequao, deve-se considerar que o cargo ou a funo ocupada pelo destinatrio da correspondncia ir determinar dois elementos: o pronome de tratamento e o vocativo a ser empregado. Este ltimo cumpre funo apelativa de segunda pessoa, pois, por seu intermdio, chamamos ou pomos em evidncia a pessoa a quem nos dirigimos. Veja o uso do vocativo Senhor e do pronome de tratamento adequado para o cargo de Deputado:

Senhor Deputado, Vossa Excelncia est determinadoa cumprir o que disse?

Senhor Deputado, o que Vossa Excelncia ir fazerpara eliminar a corrupo presente na Assembleia Legislativa? Apresentamos, no Quadro 1, as formas de tratamento e de endereamento prescritas pelo Manual de Redao da Cmara dos Deputados (BRASIL, 2004):Saiba maisManual de Redao

O Manual de Redao da Cmara dos Deputados pode ser acessado no endereo eletrnico: .

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F ORMAS DE T RATMENTO DestinatrioPresidente da Repblica Presidente da Cmara dos Deputados Presidente do Senado Presidente do Supremo Tribunal Federal Vice-Presidente da Repblica Advogado Geral da Unio Chefe de Estado-Maior Chefe do Gabinete Civil da Presidncia da Repblica Chefe do Gabinete Militar da Presidncia da Repblica Secretrio-Geral da Presidncia da Repblica Senador Deputado Distrital Deputado Estadual Deputado Federal Desembargador Embaixador Governador de Estado Governador do Distrito Federal Ministro de Estado Ministro de Tribunal Superior Oficial-General das Foras Armadas Presidente da Cmara Distrital (Distrito Federal) Presidente de Assembleia Legislativa Presidente de Tribunal Procurador-Geral da Repblica Procurador-Geral de Estado Procurador-Geral do Distrito Federal Secretrio de Estado (Governos estaduais e do DF) Quadro 1: Formas de tratamento Fonte: adaptado de Brasil (2004, p. 229-230) Vossa Excelncia V.Exa. Senhor(a) + cargo A Sua Excelncia o(a) Senhor(a) Nome Cargo Endereo Vossa Excelncia No se usa Excelentssimo(a) Senhor(a) + cargo

Tratamento

Abreviatura

Vocativo

EndereamentoAo() Excelentssimo(a) Senhor(a) Nome Cargo Endereo



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F ORMAS DE T RATMENTO DestinatrioPrefeito Municipal Vice-Prefeito Municipal Presidente de Cmara de Vereadores Vereador Auditor da Justia Juiz Vossa Excelncia V.Exa. Meritssimo(a) Senhor(a) + cargo Meritssimo(a) + cargo Senhor + cargo Vossa Excelncia V.Exa.

Tratamento

Abreviatura

Vocativo

EndereamentoA Sua Excelncia o(a) Senhor(a)

Senhor(a) + cargo Nome Cargo Endereo Ao() Meritssimo(a) Senhor(a) Nome Juiz(a) d... Endereo Ao() Senhor(a) Nome Cargo Endereo A Sua Magnificncia o(a) Senhor(a) Nome Magnfico(a) Reitor(a) da Universidade... Endereo A Sua Majestade o(a) Rei (Rainha) Nome Endereo A Sua Alteza o(a) Prncipe(Princesa) Nome Endereo A Sua Santidade o Papa Nome Endereo A Sua Eminncia Reverendssima Dom Nome Ttulo Endereo

Autoridades em Geral Funcionrios Graduados Oficiais das Foras Armadas (Coronel, inclusive) Particulares Magnfico(a) Reitor(a) ou Excelentssimo(a) Senhor(a) Reitor(a) Vossa Senhoria V.Sa. Senhor(a) + cargo

Reitor de Universidade

Vossa Magnificncia ou Vossa Excelncia

V.Maga. ou V.Exa.

Imperador Rei Arquiduque Duque Prncipe

Vossa Majestade

No se usa Sua Majestade

Vossa Alteza

No se usa Sua Alteza

Papa

Vossa Santidade

V.S.

Santssimo Padre

Cardeal

Reverendssimo Vossa Eminncia V.Ema. Revma. ou EminentsReverendssima ou simo e ou V.Ema. Reverendssimo Vossa Eminncia Senhor Cardeal

Quadro 1: Formas de tratamento Fonte: adaptado de Brasil (2004, p. 229-230)

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F ORMAS DE T RATMENTO Destinatrio Tratamento Abreviatura Vocativo Endereamento

Arcebispo Bispo

Vossa Excelncia Reverendssima

V.Exa. Revma.

A Sua Excelncia Excelentssimo ou Reverendssima Dom Nome Reverendssimo Ttulo Senhor (Ttulo) Endereo A Sua Reverendssima ou A Sua Eminncia Reverendssima Dom Nome Endereo

Monsenhor Cnego Superior Religioso

Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima

V.Revma. Reverendssimo ou V.Sa. Revma. Senhor (Ttulo)

Religiosos em geral

Vossa Reverncia

V. Reva.

A Sua Reverncia Reverendo (Ttulo) Ttulo Nome Endereo

Quadro 1: Formas de tratamento Fonte: adaptado de Brasil (2004, p. 229-230)

O emprego dos pronomes de tratamento requer alguns cuidados (FLRES, 2002, p. 16-17):

Usamos o possessivo Vossa para compor o pronomede tratamento quando se fala diretamente com a pessoa ou se escreve diretamente a ela: Vossa Excelncia est no fim do mandato.

Empregamos o possessivo Sua para se referir a umapessoa ausente do contexto de fala, ou quando se menciona uma autoridade no texto oral ou escrito, dirigido a outrem: Informo Vossa Excelncia de que as medidas mencionadas em sua carta n. 6708, dirigida a Sua Excelncia o Senhor Vice-Presidente da Repblica, esto amparadas por lei.

Os verbos so flexionados na terceira pessoa (dosingular ou plural): Vossa Senhoria abriu o processo? (e no abriste)



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Os pronomes possessivos so de terceira pessoa (seu,sua, seus, suas): Vossa Excelncia conversou com seus assessores? (e no vossos)

Os pronomes oblquos so de terceira pessoa (o, a, os,as, lhe, lhes, se, si): Magnfico Reitor, a ocupao da Reitoria no lhe preocupa demasiadamente? (e no vos)

O pronome oblquo consigo s usado quando se fazreferncia a um sujeito da terceira pessoa: O Ministro trouxe consigo o projeto de restaurao das rodovias. (e no convosco)

Quando se fala diretamente com a pessoa, dizemoscom o Senhor: Vossa Excelncia trouxe com o Senhor o projeto? (e no consigo)

Fazemos a concordncia de gnero com base no sexoda pessoa a quem dirigido o texto: Vossa Senhoria ser recepcionada no aeroporto (para mulher). Vossa Senhoria ser recepcionado no aeroporto (para homem).

Quem escreve pode se posicionar de duas maneiras: utilizando a 1 pessoa do singular, para entidadeindividual: Informo a Vossa Senhoria que sua correspondncia foi recebida.

utilizando a 1 pessoa do plural, para entidade coletiva:Informamos a Vossa Senhoria que sua correspondncia foi recebida.

Conforme o Manual de Redao da Cmara dos Deputados (BRASIL, 2004, p. 229), para os casos em que permitido o uso das abreviaturas para as formas de tratamento, no h necessidade de formatao com o sobrescrito (em fonte menor, com ponto ou barra embaixo). O motivo dessa mudana proveniente da dificuldade que existe, na maioria dos atuais processadores de texto (como o Word), de formatar fontes sobrescritas. Portanto, em lugar de V.E xa. e V.S a., por exemplo, podem ser utilizadas as formas V.Exa. e V.Sa., mostradas no Quadro 1.

v

O Manual de Redao da

Presidncia da Repblica omisso com relao ao as formas de

uso de abreviaturas para tratamento. Mesmo nas comunicaes e nos documentos que so

utilizados como modelos pelo Manual, nota-se que o pronome de tratamento no abreviado.

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Redao Oficial

A Instruo Normativa n. 4, de 6/3/92, determina que, para as autoridades apresentadas no Quadro 1, no devem ser utilizados os tratamentos:

Dignssimo (abreviatura: DD.), porque a dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao;

Ilustrssimo (abreviatura: Ilmo.), porque ostratamentos Senhor e Vossa Senhoria so suficientes para conferir a formailidade adequada; e

Doutor (abreviatura: Dr.), porque esta no umaforma de tratamento. Trata-se de ttulo acadmico, e no deve ser usado indiscriminadamente, mas apenas para as pessoas que tenham concludo curso universitrio de ps-graduao em nvel de doutorado. O pronome de tratamento Vossa Senhoria (V.Sa.) e o vocativo Senhor so muito utilizados nas correspondncias e nos documentos oficiais e empresariais, por serem dirigidos tambm a particulares (pessoa fsica).



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ResumindoNesta Unidade conhecemos o conceito de Redao Oficial e as principais caractersticas desse tipo de redao. Tambm vimos que o uso da linguagem formal implica: adequar-se norma padro do portugus; no utilizar grias, expresses regionais, idiomticas ou populares; preferir a impessoalidade; e observar as caractersticas da clareza, da conciso e da objetividade. Por fim, estudamos como so empregados os pronomes de tratamento para conferir formalidade e polidez aos textos oficiais. Aps desenvolver as atividades de aprendizagem desta Unidade, convidamos voc a conhecer, na Unidade 2, as principais modalidades de texto que compem a Redao Oficial. Venha conosco!

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Redao Oficial

Atividades de aprendizagemChegamos ao final da primeira Unidade. Nela abordamos o conceito e as caractersticas da Redao Oficial, bem como o uso adequado dos pronomes de tratamento e dos vocativos. Agora vamos exercitar um pouco? Cada proposta de exerccio em nossa Disciplina um desafio, uma oportunidade de aplicar os conhecimentos adquiridos. Caso voc no encontre respostas para eventuais dvidas na realizao das atividades ou no estudo dos contedos apresentados nesta Unidade, no hesite em solicitar ajuda ao seu tutor.

1. Localize as expresses coloquiais (grias, regionalismos, expresses populares e as impropriedades gramaticais) utilizadas nos textos abaixo; depois, reescreva-os em linguagem formal. a) Tendo em vista que demais o que t acontecendo aqui no setor, de uns dias pra c, agora quem matar trabalho vai ter que se virar e providenciar atestado mdico. Quem no danar conforme essa msica pode ter o dia de labuta descontado no salrio. E isso t na Lei. Reescrita: _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________



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b) Essa convocao aqui t chamando todos os delegados do sindicato pra se juntarem aos operrios na Assembleia Geral, na prxima sexta-feira, pra a gente discutir como dar fim nos abusos que esto acontecendo com os camaradas que trampam no cho da fbrica. Reescrita: _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 2. O texto seguinte um comunicado-relato de fatos e decises a ser remetido a um grupo de trabalho. Contudo, as informaes esto apresentadas de forma excessivamente pessoal, de maneira que imprimem mensagem carter subjetivo e pouca credibilidade. Reescreva-o procedendo impessoalizao. Como os senhores podem conferir comigo em registros disponveis, no h concordncia entre os nmeros apresentados nos relatrios passados e os atuais saldos. Quando percebi essa discrepncia, convoquei uma reunio com dirigentes, na qual expus toda a situao. Prontamente atenderam s minhas reivindicaes e analisaram os documentos que estavam comigo. Assim, deliberamos o seguinte: at eu apurar e esclarecer os fatos, ficam suspensas as atividades dos setores envolvidos. Reescrita: _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

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Redao Oficial

3. Reescreva os textos a seguir, utilizando a estratgia de impessoalizao predefinida. a) Impessoalize o texto, aplicando estruturas passivas com apagamento de agente. Estou convocando os Senhores Acionistas a participarem da Assembleia Geral Extraordinria, em que explicarei as novas normas em vigor para seus planos. Agradeo a todos. Reescrita: _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ b) Impessoalize com o uso da primeira pessoa do plural (ns). Minha empresa responsvel por desenvolver estudos sobre as condies de permanncia de estrangeiros no Brasil. Tambm presto esclarecimentos sobre legislao e publico informes peridicos. Reescrita: _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________



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c) Impessoalize com o uso de construes verbo + se Sei da necessidade de eu buscar novas parcerias. Desejo que, no prximo semestre, haja mais sucesso. Agradeo a orientao dispensada. Reescrita: _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 4. Reescreva os excertos abaixo a fim de adequ-los s recomendaes apresentadas anteriormente, identificando o pronome de tratamento adequado em cada caso: a) Informamos ao Ilmo. Sr. que vosso pedido de afastamento para realizar curso de aperfeioamento profissional foi aprovado pela Direo do Centro. Reescrita: _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ b) Alertamos ao Dignssimo Senhor que vossa correspondncia foi entregue sem atraso. Reescrita: _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

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c) Em vossa comunicao, o Senhor ressalva a necessidade de que fossem levadas em considerao as caractersticas socioeconmicas regionais para a aprovao do projeto. Reescrita: _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ d) Ilustrssimo Senhor Roberto, Convido o Senhor para participar da sesso de abertura do Primeiro Seminrio Estadual sobre o Uso Eficiente de Energia, a ser realizado... Reescrita: _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________



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Unidade 1 A Redao Oficial Apresentao

UNIDADE 2COMUNICAES E DOCUMENTOS OFICIAIS

OBJETIVOS

ESPECFICOS DE APRENDIZAGEM

Ao finalizar esta Unidade, voc dever ser capaz de: Reconhecer os aspectos formais de diagramao e formatao de comunicaes e documentos oficiais; Identificar e resolver problemas comunicacionais no mbito da redao oficial; e Mostrar competncias para a elaborao adequada e eficiente dos diversos tipos de textos oficiais.

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Unidade 2 Comunicaes e Documentos Oficiais

COMUNICAO E DOCUMENTOS OFICIAISPrezado estudante, Acompanhe atentamente todas as explicaes sobre a maneira de diagramar e de elaborar as comunicaes e os documentos, estudados nesta Unidade: ofcio, memorando oficial, carta, mensagem eletrnica, ata, atestado, edital de convocao, requerimento, comunicado ou aviso, portaria, certido, telegrama e fax. No se esquea de realizar as atividades propostas ao final da Unidade, pois elas o ajudaro a desenvolver suas potencialidades e a fixar o padro utilizado nas comunicaes e nos documentos oficiais que voc certamente empregar no exerccio da Administrao Pblica. Em caso de dvidas, conte sempre conosco para auxili-lo. Bons estudos!

Na redao oficial, as comunicaes e os documentos devem sempre ser escritos de maneira uniforme e padronizada, ou seja, os textos expedidos pelo Poder Pblico no devem apresentar modificaes em relao s caractersticas j estudadas na Unidade 1, ou em relao aos aspectos formais de cada tipo de texto que estudaremos ao longo desta Unidade.

Saiba mais

Padronizada

Alm da Instruo Normativa n. 4, de 6 de maro de 1992, que consolidou as regras constantes no Manual de Redao da Presidncia da Repblica, tornando obrigatria sua observncia para a elaborao das comunicaes oficiais, outras normas federais esto relacionadas ao Manual: O Decreto n. 468, da Presidncia da Repblica, de 6 de maro de 1992, estabelece regras para a redao de atos normativos do Poder Executivo, tambm expressas no Manual [...], e o Decreto n. 2.954, da Presidncia da Repblica, de 2 de janeiro de 1999, prescreve normas e diretrizes que, acrescidas s do Manual, devem nortear textos [...] redigidos pelos rgos da Administrao Federal. Fonte: Flres (2002, p. 11-12).

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OFCIOO ofcio uma correspondncia interna e externa trocada entre autoridades de hierarquia equivalente ou enviada a algum de hierarquia superior daquele que assina. Seu uso est restrito ao tratamento de assuntos oficiais (conforme ordens legais) pelos rgos da Administrao Pbica entre si e tambm com particulares.

O ofcio elaborado somente por rgo (pessoa jurdica), inclusive como meio de comunicao formal endereada a particulares (pessoa fsica). Por isso, particulares no se utilizam do ofcio. Devem utilizar outros tipos de correspondncias, como a carta e o requerimento.

Para o estudo deste tipo de texto oficial, passaremos a apresentar as partes que compem a estrutura do ofcio, os cuidados com sua diagramao e um modelo dessa correspondncia, com base no que prescreve o Manual de Redao da Presidncia da Repblica (BRASIL, 2002). Para uma leitura efetiva, recorra ao modelo de ofcio (Quadro 2) aps ler cada item a seguir.

TimbreDeve estar impresso no alto da folha e conter, alm do smbolo (escudo e armas ou logomarca), o nome do rgo, do setor, o endereo para correspondncia, o telefone para contato e o endereo do correio eletrnico (e-mail). A pessoa encarregada do expediente, ou seja, de elaborar o ofcio, no deve alterar o timbre. Veja um exemplo:



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Figura 1: Exemplo de timbre Fonte: Flres (2007)

Tipo e nmero do expediente, seguidos da sigla do rgo que o expedeOs dados deste item devem ser alinhados esquerda. Exemplo: Ofcio n. 123/MME (ou de forma abreviada: Of. n.123/MME)

Se for um ofcio do interesse de vrias pessoas, ou de vrios setores, e forem distribudas cpias, o ofcio passa a se chamar ofcio circular*. Alm disso, em decorrncia da multiplicidade de cpias, nem sempre indicado o nome e o endereo do destinatrio. Exemplo: Ofcio Circular n. 123/MME (ou de forma abreviada: Of. Circ. n. 123/MME).

vcedimentos

A numerao das

correspondncias cada ano.

oficiais deve iniciar a

*Ofcio circular empregado na transmisso de rotinas, orientaes ou procedimentos que no inovem nem alterem provigentes. Fonte: Flres (2002).

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Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento direita e ponto finalAteno: no abrevie os nomes das cidades e meses com iniciais escreva os nomes dos minsculas, a no ser iniciando frases.

quando eles estiverem

v

Exemplo: Braslia, 15 de maro de 2008.

Destinatrio

Contempla o nome, o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao e, no caso do ofcio, tambm o endereo. O alinhamento esquerda, conforme o exemplo: A Sua Excelncia o Senhor Deputado [Nome] Cmara dos Deputados 70.160-900 Braslia DF

AssuntoApresenta um resumo do teor do documento. Deve trazer, em pouqussimas palavras, uma prvia satisfatria do contedo da correspondncia. alinhado esquerda. Exemplos: Assunto: Produtividade do rgo em 2002. Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.

Vocativo

Distncia da margem vocativo.

esquerda ao incio do

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v

Deve ser empregado de acordo com o cargo que o destinatrio ocupa. No final do vocativo coloca-se sempre vrgula. Alm disso, o vocativo possui adentramento de 2,5 cm.



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Exemplos: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Senhor Deputado, Senhor Roberto, Os vocativos Estimado, Prezado e Caro no so adequados para o grau de formalidade requerida no ofcio, motivo pelo qual no devem ser utilizados. Eles podem, entretanto, ser usados nas cartas, modalidade textual que voc estudar adiante.

TextoDeve iniciar duas linhas abaixo do vocativo. Os pargrafos so numerados e possuem adentramento de 2,5 cm. Na redao do pargrafo inicial do ofcio, importante que voc observe as seguintes recomendaes:

Evite as frases feitas (clichs) para iniciar o texto.Ao invs de inici-lo com:

Tenho a honra de convid-lo... Tenho o prazer de inform-lo... Cumpre-me encaminhar o projeto...,

Inicie-o de forma direta:

Convido Vossa Senhoria para... Informo Vossa Excelncia de que... Encaminho a Vossa Senhoria o projeto...

Quando se tratar de encaminhamento dedocumentos, h duas recomendaes:

Se o documento tiver sido solicitado, inicie-o com referncia ao expediente que solicitou o encaminhamento:

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Saiba mais

Anexa

Exemplo: Em resposta ao Memorando n. 12, de 1 de fevereiro de 2007, encaminho, anexa, cpia do Ofcio n. 34, de 3 de abril de 2006, do Departamento Geral de Administrao, que trata da requisio do servidor Fulano de Tal.

O adjetivo anexo concorda em gnero e nmero com o substantivo ao qual se refere: Encaminho as minutas anexas. Dirigimos os anexos projetos Chefia. Pode ser usado tambm junto, apenso. A locuo adverbial em anexo, como prprio aos advrbios, invarivel: Encaminho as minutas em anexo. Em anexo, dirigimos os projetos Chefia. Pode ser usado tambm conjuntamente, juntamente com. Fonte: Brasil (2002, p. 72).

Se o documento no tiver sido solicitado, deve iniciar com o motivo da comunicao, que encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatrio e assunto de que trata) e a razo pela qual est sendo encaminhado:.

Exemplo:

Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cpia do telegrama n. 12, de 1 de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederao Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernizao de tcnicas agrcolas na regio Nordeste.

FechoA Instruo Normativa n. 4/92 da Presidncia da os fechos para Repblica regulamenta correspondncias.

importante ressaltar que os chaves em fechos, seguir, devem ser como os apresentados a

evitados: Reiterando os protestos de elevada estima e considerao (evitar); Sem mais para o momento (evitar).

v

Possui adentramento de pargrafo (2,5 cm da margem esquerda), mas no numerado. No final do fecho sempre se usa vrgula. Numa forma mais atual, deve ser simplificado da seguinte forma:

Para autoridades superiores, entre elas o Presidenteda Repblica: Respeitosamente,

Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquiainferior: Atenciosamente,



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O fecho no mera polidez. a sinalizao de que o texto da correspondncia acabou e de que no pode haver acrscimos, na forma de P.S. (Post Scriptum), por exemplo, ou de adulterao do contedo da correspondncia.

Identificao de quem assina o ofcio o espao para a assinatura, seguido do nome digitado em maisculas e do cargo s com as iniciais maisculas. No deve ser colocado o trao para a assinatura. Todo o conjunto centralizado. Veja a Figura 2:

Figura 2: Exemplo de assinatura e identificao Fonte: Elaborada pelos autores

Mas ateno: o conjunto assinatura e identificao de signatrio nunca deve ficar em pginas isoladas, caso o ofcio tenha mais de uma pgina. Por uma medida de segurana, a pgina em que constar esse conjunto sempre deve apresentar ao menos a ltima frase anterior ao fecho. Outro cuidado com relao a ofcios de mais de uma pgina fazer constar, nas pginas posteriores primeira, e nas dos anexos, o nmero da folha, o nome da correspondncia, o nmero de ordem e a data abreviada, alinhados esquerda, como no exemplo: Fl. 2 do Ofcio n. 15/GR, de 31/9/07. Fl. 2 do Anexo ao Of. n. 15/GR, de 31/9/07.

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Cuidados com a diagramaoSaiba mais

Padro Ofcio

As semelhanas na diagramao do ofcio, do aviso e do memorando compem o que pode ser chamado de Padro Ofcio. No abordaremos o aviso, comunicao oficial quase idntica ao ofcio. A nica diferena entre essas comunicaes que o aviso expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofcio expedido para e pelas demais autoridades. Fonte: Brasil (2002, p. 14).

De acordo com o Manual de Redao da Presidncia da Repblica (BRASIL, 2002, p. 13), os documentos elaborados com base no Padro Ofcio devem obedecer seguinte forma de apresentao:

deve ser utilizada a fonte Times New Roman,tamanho 12; para smbolos no existentes na fonte mencionada, podero ser utilizadas as fontes Symbol e Wingdings;

os ofcios, assim como os memorandos e os anexosdestes, podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho);

a margem lateral esquerda possui 3 cm de largura,e a margem lateral direita 1,5 cm;

deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas; o espaamento entre pargrafos de uma linha embranco;

preciso evitar o uso abusivo de negrito, itlico,sublinhado, letras maisculas, sombreado, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatao que afete a elegncia e a sobriedade do documento;

a impresso dos textos e do timbre deve ser feita nacor preta em papel branco. A impresso colorida deve ser usada apenas para grficos e ilustraes;

todos os tipos de documentos do Padro Ofcio devemser impressos em papel A4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;

dentro do possvel, todos os documentos elaboradosdevem ser arquivados para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos semelhantes;



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para facilitar a localizao, os nomes dos arquivos nocomputador devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + nmero do documento + palavras-chaves do contedo. Exemplo: Of. 123 relatrio produtividade ano 2002; e

o espaamento entre as partes que compem o ofciopode ser alterado em funo da maior ou menor extenso do texto, devendo prevalecer, como aponta Flres (2002), o senso esttico.

Modelo de ofcioVeja agora um modelo de ofcio, no Quadro 2, adaptado do Manual de Redao da Presidncia da Repblica. Obser ve atentamente a aplicao do que voc viu em relao s partes que compem o ofcio e, especialmente, o que diz respeito ao uso do vocativo, do pronome de tratamento e da linguagem formal. Atente para o fato de que cada ideia apresentada em um nico pargrafo, o que contribui para maior clareza e compreenso do texto.

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Quadro 2: Modelo de ofcio Fonte: Adaptado de Brasil (2002, p. 15-16)



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MEMORANDO OFICIALO memorando oficial uma modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que esto hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Logo, trata-se de uma forma de comunicao interna. Pode ser utilizado em uma srie de situaes para tratar de: assuntos administrativos, exposio de projetos, ideias, diretrizes e inovaes de servio, entre outras. Sua principal caracterstica a agilidade: a tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos (BRASIL, 2002, p. 18). Nesse sentido, ressalta-se que os despachos ao memorando podem ser dados no prprio documento, o que evita o desnecessrio aumento do nmero de comunicaes e de papel. Quanto forma, o memorando oficial segue o modelo do Padro Ofcio, ou seja, elaborado de acordo com os dez itens estudados anteriormente. H somente trs diferenas:

Apesar de o memorando ser feito em papel A4, de acordo com o Padro Ofcio, h rgos

O destinatrio deve ser mencionado pelo cargo queocupa, ou pelo nome, quando o memorando se destina a servidor pblico sem cargo administrativo. Utilizase Ao() ou Para;

v

pblicos que utilizam formulrio prprio, impresso ou no

computador, para esse tipo de comunicao.

O vocativo no utilizado; e No necessrio mencionar o nome da cidade antesde se escrever a data, que deve vir grafada uma linha abaixo do nmero do memorando e da sigla do setor/ rgo. Importante! Na correspondncia empresarial, se for o caso de memorandos trocados entre uma empresa matriz e suas filiais situadas em cidades diferentes, coloca-se o nome da localidade junto data, como na carta.

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O dia no deve ser seguido de zero esquerda, tanto no memorando quanto no ofcio. Por exemplo, 7 de abril de 2007. Datas no meio do texto tambm no devem ter o zero esquerda para o dia e o ms: [...] o pedido foi aprovado em 6/7/04. Veja no Quadro 3, mostrado a seguir, alguns procedimentos importantes que podem ajud-lo a elaborar corretamente o memorando.SITUAOO memorando apresenta mais de uma folha O assunto precisa ser comunicado a vrios destinatrios. O memorando sigiloso

PROCEDIMENTOEscreve-se, ao p da primeira folha, a palavra continua, e, no alto da subsequente, continuao, seguida do nmero do memorando. O memorando se transforma em circular. Nesse caso, escreve-se, no rodap, CC que significa com cpia , seguido de para ou p/ e da abreviatura dos setores que recebero as cpias. Dever conter, abaixo do cabealho, a palavra RESERVADO (em maisculas e negrito), ser enviado em envelope fechado e rubricado pelo emitente na aba do fecho, visando a preservar a inviolabilidade do envelope, que tambm deve ter escrita ou carimbada a palavra RESERVADO, seguida do nmero do memorando, da indicao do emissor e do nome da autoridade a quem dirigido.

Quadro 3: Procedimentos para elaborao de memorando Fonte: Flres (2007, p. 51)

Modelo de memorandoVale ressaltar que em muitas instituies o correio eletrnico

substitui amplamente o memorando impresso. adequadamente uma ainda nesta Unidade. Voc ver como redigir mensagem eletrnica

v

Compare o modelo de ofcio no Quadro 2, apresentado anteriormente, com o modelo de memorando mostrado a seguir (Quadro 4), observando as diferenas, mas principalmente as semelhanas entre essas correspondncias oficiais.



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Quadro 4: Modelo de memorando Fonte: Adaptado de Brasil (2002, p. 19)

CARTANa Redao Oficial a carta o instrumento usual da correspondncia social do administrador e altas chefias, vale dizer, sendo empregada nas comunicaes de carter social decorrentes do cargo ou funo pblicos. (BELTRO, 1981, p. 45).

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Como ressalta Flres (2007, p. 53), essa comunicao equivale carta social na correspondncia de carter social, sendo utilizada no servio pblico para: fazer pedidos e convites; manifestar agradecimentos; ou transmitir informaes. Esta autora sublinha ainda que os cidados comuns (particulares, pessoa fsica) faro uso da carta social para se comunicarem com autoridades pblicas, pois eles no podem expedir ofcios ou memorandos.

Estrutura da cartaH duas possibilidades de organizao do texto da carta: o modelo denteado e o modelo em bloco. O primeiro visto por algumas instituies como um modelo em desuso. Na verdade, o que se verifica uma forte influncia dos modelos norte-americanos de cartas, elaborados em blocos, cabendo a cada instituio determinar aquele modelo que melhor traduza sua cultura e valores. Note as diferenas entre os dois modelos, por meio da anlise do Quadro 5:

Quadro 5: Esquema de carta denteada e de carta em bloco Fonte: Adaptado de Gold (2005, p.102)



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A principal diferena entre os dois modelos diz respeito ao adentramento de pargrafos. Na carta escrita conforme a padronizao blocada, todos os elementos so alinhados esquerda, desde o nmero da carta at a assinatura. A carta denteada elaborada de acordo com o Padro Ofcio, com a diferena de que pode no ter numerao de pargrafos e endereamento do destinatrio.

Componentes da cartaVeja a seguir os principais elementos que compem a carta.

TimbrePor causa do uso social da carta, o timbre pode ser apresentado de maneira completa ou no. O que vai determinar o uso de um modo ou de outro so elementos como: o motivo da carta, o destinatrio, o contedo. Para as empresas se comunicarem com os rgos pblicos por meio de carta, esta necessariamente deve conter o timbre completo e seguir o Padro Ofcio, que ns j estudamos. O timbre completo deve apresentar: logomarca institucional, razo social da empresa, endereo para correspondncia, telefone para contato, e endereo do correio eletrnico. Ressalta-se que, nas cartas de cunho social modernas, h uma tendncia de suavizao do timbre, ou seja, de utilizao do timbre incompleto, geralmente conhecido por cabealho. O timbre incompleto aquele que apresenta somente a logomarca do rgo e a indicao do setor, como no exemplo a seguir:

Voc esqueceu as caractersticas do Padro Ofcio? Volte Unidade I e observe necessrios para escrever uma quais elementos so

v v

correspondncia oficial.

Se o padro adotado for o blocado, tambm o timbre impresso

alinhado esquerda.

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Figura 3: Exemplo de cabealho Fonte: Universidade Federal de Santa Catarina (2008)

Mesmo para o uso do cabealho, o que deve ser observado um preceito constante nas normas de elaborao da correspondncia oficial: a uniformidade. Se forem enviadas cartas com timbres/cabealhos diferentes, sinal de que falta uniformidade.

O responsvel pela elaborao da carta no deve alterar o timbre ou o cabealho que j utilizado no rgo pblico. uma prtica comum as instituies pblicas contratarem profissionais especializados na elaborao de timbres (completos ou no) e de outros tipos de identificaes visuais, para serem utilizadas em diversas situaes, tais como: o tamanho do papel, o veculo de comunicao e os recursos disponveis para a impresso. As consideraes sobre o timbre em cartas valem tambm para os documentos e outros tipos de correspondncias, com exceo de e-mail, quando este no possui textos anexos. importante estar atento padronizao adotada pelo local em que voc atuar.

NmeroObedece ordem de feitura dentro do ano, podendo ou no ser precedido pela espcie da correspondncia, como nos exemplos: Carta 26/PGI ou Ct. 26 PGI PGI 26 ou PGI/26



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Local e data em que foi assinadoDeve ser escrito por extenso e:

sem o zero esquerda do nmero do dia; com o nome do ms em letra minscula; sem ponto nem espao no nmero do ano (2.008); e terminar com ponto final.Exemplo: Florianpolis, 9 de maio de 2008.

DestinatrioA inscrio do destinatrio pode ou no ser seguida de seu endereo. Coloca-se o endereo na carta preferencialmente se for utilizado o envelope janelado. Veja os exemplos de preenchimento de destinatrio no Quadro 6: Infotec Comercial LTDA. Setor de Vendas Infotec Comercial LTDA. Setor de Compras e Importaes

At.: Sr. Marcus Aurlio Ao Banco do Brasil S.A. Agncia Trindade

At.: Sr. Marcus Aurlio Universidade Federal de Santa Catarina UFSC Departamento de Administrao

Quadro 6: Exemplos de destinatrios de carta Fonte: Elaborado pelos autores

Note que:

um dos exemplos no tem o ou Ao, pois sofacultativos;

para destinar a carta a uma pessoa especfica, usa-seAt. (abreviatura de ateno). As formas Att.

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A/C um cdigo utilizado

geralmente no envelope, que ir entregar a carta aos cuidados de.

antes do nome da pessoa ao destinatrio. Significa

v

(abreviao da palavra inglesa attention) e A/C no so utilizadas.

Assunto e referncia

O assunto, como voc viu no estudo do ofcio, o resumo, que deve trazer em pouqussimas palavras uma prvia satisfatria do contedo da correspondncia. A referncia, por sua vez, a indicao do nmero do documento mencionado na carta. Veja um exemplo de assunto e de referncia: Assunto: Aquisio de impressoras. Referncia: Sua Carta-Proposta n. 2.

VocativoDiferentemente do vocativo em ofcios, na carta podem ser utilizados os vocativos Prezado(s), Estimado(s), Caro(s), seguidos do tratamento Senhor, Senhora, do nome do receptor ou do cargo. Aps o vocativo, usa-se vrgula. Um cuidado a ser tomado aplicar a concordncia em gnero e nmero, como nos exemplos do Quadro 7.Universidade Federal de Santa Catarina UFSC Departamento de Administrao At.: Sra. Sofia Campos Prezada Senhora, Quadro 7: Exemplo de vocativo em cartas Fonte: Elaborado pelos autores Prezados Senhores, Infotec Comercial LTDA. Setor de Compras e Importaes



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TextoSe o padro adotado o blocado, todas as partes da carta so alinhadas esquerda e a separao dos pargrafos feita por, no mnimo, uma linha em branco. A redao do texto da carta deve ser simples, clara, objetiva e concisa. Alm disso, em ambos os padres, todo o texto deve receber alinhamento justificado no processador de textos.

Nome e cargo/funo do signatrioO cargo ou a funo so mencionados na linha abaixo da que traz grafado o nome.

No se coloca o trao ou a linha para a assinatura; nem ttulo ou profisso esquerda do nome de quem assina a carta.

Anexos

Se a carta for acompanhada de anexos, feita a indicao da quantidade destes complementos ou dos nomes dos papis anexos na parte inferior da carta, aps o nome e o cargo de quem assina.Anexos: Relatrio de Inspeo n. 15. Pedido de Oramento n. 137. Anexos: 2

v

No se esquea: por

motivos de segurana, seguida do nome

toda assinatura deve ser impresso, por extenso,

da pessoa que assinou.

Modelo de cartaAnalise o exemplo de carta a seguir (Quadro 8), observando cada uma das partes estudadas:

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Quadro 8: Exemplo de carta em bloco Fonte: Elaborado pelos autores



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Carta circular

Note que a carta do Quadro 8 poderia ser transformada facilmente em uma carta circular, uma comunicao reproduzida em muitos exemplares e dirigida a vrias pessoas ou aos diversos setores de uma empresa, uma vez que o assunto dessa carta geral: a modernizao dos servios prestados pelos Correios.

Para a transformarmos em circular, basta retirarmos do exemplo mostrado as informaes especficas de endereamento, como mostra o exemplo a seguir: [...] Florianpolis, 9 de maio de 2008. INFOTEC COMERCIAL LTDA. Assunto: Modernizao dos servios prestados. Prezado(a) Senhor(a), A Companhia de Transportes Floripana modernizou [...]

v

Evidentemente, nos

casos em que o contedo ou o assunto da carta for especfico, no possvel transform-la em carta circular.

Voc observou como o ofcio e o memorando so elaborados na redao oficial, de acordo com as normas estabelecidas pelo Manual de Redao da Presidncia da Repblica. Tambm pde constatar as pequenas diferenas e as grandes semelhanas entre essas correspondncias oficiais, por meio da anlise de modelos que o auxiliam na escrita do ofcio e do memorando. Agora procure o item Atividades de Aprendizagem, na parte final desta Unidade, e empenhe-se em desenvolver as atividades 1, 2 e 3, esta ltima, sobre carta. No esquea: se surgirem dvidas e voc no encontrar as solues, no hesite em pedir ajuda ao tutor. Bons estudos!

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Redao Oficial

MENSAGEM

ELETRNICA

Por causa de sua flexibilidade e rapidez, o correio eletrnico o meio de comunicao mais usual para a transmisso de informaes no servio pblico, tanto entre os setores de uma instituio quanto entre esta e seus fornecedores, parceiros, prestadores de servios e outros. O e-mail foi institudo como texto oficial por meio da Portaria n. 91, de 4 de dezembro de 2002. Por isso, as caractersticas da Redao Oficial, estudadas na Unidade 1, devem ser observadas tambm para este tipo de comunicao. Em relao a essas caractersticas, Matarazzo (1999) acrescenta que a mensagem eletrnica requer o domnio da etiqueta virtual (chamada de netiqueta), uma forma mnima de cerimonial, respaldado na etiqueta social tradicional, no bom senso e na cordialidade.

Cuidados com a utilizao do e-mailDe fato, a mensagem eletrnica uma ferramenta muito verstil, mas que requer alguns cuidados conforme seu uso, para uma melhor otimizao e aproveitamento das comunicaes oficiais internas ou externas. Acompanhe algumas dicas sobre como melhorar suas comunicaes enviadas por correio eletrnico:

a linguagem formal deve ser mantida e aproximar-se da carta, principalmente se a correspondncia for enviada para fora do setor;

no deve haver exagero no uso da linguagem informalem mensagens enviadas internamente, mesmo quando estas substituem memorandos;

as regras gramaticais devem ser observadas e o assuntoexposto com clareza e boa organizao das ideias, mesmo que seja para um companheiro de trabalho prximo;



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para e-mails que contiverem carta anexa, interessantemanter nesta a padronizao esttica estudada anteriormente;

a mensagem que encaminha algum arquivo deve trazerinformaes mnimas sobre seu contedo;

para os arquivos anexados mensagem deve serutilizado, preferencialmente, o formato Rich Text (arquivos com extenso *.rtf ); e

se estiver disponvel, deve-se utilizar sempre o recursode confirmao de leitura. Caso no seja possvel, deve constar na mensagem o pedido de confirmao de recebimento (BRASIL, 2002). Flres (2007, p. 61) adverte que, para o uso da mensagem eletrnica como documento oficial, devem ser observados, ainda, os seguintes princpios:

os e-mails oficiais devem ter tratamento diferenciadodos pessoais e respeitar a hierarquia do receptor, pelo emprego das formas de tratamento adequadas;

as mensagens eletrnicas s devem ser enviadasquando forem realmente necessrias;

se os e-mails merecem ser repassados, devem serantecedidos de uma introduo personalizada que justifique o repasse; e

quando se tratar de e-mails circulares, a verso original enviada ao superior e as cpias para as pessoas do nvel hierrquico do emissor e subalternos. Apesar de a mensagem eletrnica ser uma comunicao similar a do bilhete ou a do contato telefnico, seu texto torna-se um documento que pode ser utilizado, posteriormente, para diversos fins, do mesmo modo que os documentos impressos e arquivados so utilizados em relatrios que comprovam rendimentos, custos etc.

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Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha valor documental, isto , para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei (BRASIL, 2002, p. 28). A Medida Provisria n. 2.200-2, de 2 de agosto de 2001, determina que, para ter validade legal, um documento eletrnico precisa ter um certificado digital emitido por alguma Autoridade Certificadora (AC) autorizada pela Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil). Esse tipo de certificao utiliza um recurso de criptografia (codificao numrica) dos documentos eletrnicos, para garantirlhes a autenticidade, a integridade e a validade jurdica. A certificao criptogrfica utilizada tambm nas assinaturas digitais, o que permite comprovar que uma mensagem veio mesmo de determinado emissor, pois cada assinatura eletrnica acompanhada de um cdigo numrico de uso exclusivo de seu portador. Vale lembrar que a assinatura digital certificada pelas ACs autorizadas pela ICP-Brasil a nica forma de fazer com que a assinatura de um documento eletrnico tenha a mesma validade que a assinatura manuscrita registrada em cartrio.

Anlise de uma mensagem eletrnicaAnalise a mensagem eletrnica do Quadro 9, criada para a seguinte situao: Luiza enviou a mensagem para os seus companheiros de equipe do Ministrio da Cincia e Tecnologia (MCT). A empresa Transportadora Floripana atrasou a entrega de mercadorias para o MCT, e a Luiza precisa obter de sua equipe uma informao e tentar resolver um problema.



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Quadro 9: Mensagem de e-mail inadequada Fonte: Elaborado pelos autores

Antes de prosseguir a leitura, reflita um pouco: quais so os problemas encontrados nessa mensagem eletrnica, com relao necessidade de serem enviadas comunicaes claras e eficazes?

Um item importante diz respeito ao preenchimento do campo Assunto. Como vemos, no h informaes especficas. Colocar somente a palavra atraso nesse campo pode dificultar a localizao do e-mail em uma lista de e-mails extensa, fato muito comum nas instituies que utilizam diariamente essa ferramenta de comunicao. A soluo seria acrescentar, no mnimo, o nome da transportadora em questo No tocante ao texto da mensagem, percebemos que h uma aproximao excessiva entre a linguagem escrita e a linguagem falada. Entretanto, esse no um problema to significativo quanto o que percebemos na ltima sentena: Vou entrar em contato novamente para tentar resolver o problema, ok?.

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A partir do que Luiza escreveu, voc saberia dizer ao certo com quem ela entrar em contato novamente? Com a sua equipe ou com a Transportadora Floripana? E mais: voc saberia dizer com segurana qual o problema que Luiza ir resolver? a questo do cancelamento do contrato da transportadora ou a do atraso na entrega da mercadoria? Se existem dvidas com relao a quem Luiza contatar novamente ou qual problema ela ir tentar resolver, porque o texto provoca respostas ambguas, no-claras, ou seja, permite que surjam interpretaes indesejadas, situao que, em muitos casos, pode gerar equvoco e at prejuzos. Alm disso, observe a maneira pela qual Luiza solicita informao: O contrato dela vai ser cancelado, n?. Ela supe j saber a resposta para sua pergunta e induz os interlocutores a meramente confirmarem seu palpite de que o contrato vai ser cancelado. Isso pode provocar indisposio na equipe quanto a responder satisfatoriamente pergunta ou a responder da maneira pela qual Luiza espera ser respondida. No Quadro 10, Luza refaz o e-mail com as alteraes que visam tornar comum o seu pensamento e incentivar ou persuadir o interlocutor a dar a resposta que ela espera:

Quadro 10: Mensagem de e-mail adequada Fonte: Elaborado pelos autores



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Em suma, no pensamento de Luiza tudo estava bastante claro: ela entraria em contato mais uma vez com a transportadora para tentar resolver o problema do atraso na entrega das mercadorias compradas no ms anterior. Entretanto, seu primeiro e-mail (Quadro 9) no tornava esse pensamento comum aos membros da equipe e nem contribua para a obteno das respostas desejadas. Por isso, no segundo e-mail (Quadro 10), a fim de corrigir essas falhas, Luiza reescreve o texto com exatido, no omitindo dados relevantes para a correta compreenso de suas ideias.

Saiba maisGold (2005, p. 102) aponta que os maiores problemas observados hoje em dia com relao s mensagens do correio eletrnico so a informalidade extremada e a pressa ao escrever, como se essa comunicao fosse uma fala despreocupada. Em muitos casos, isso acaba tornando a mensagem confusa e de difcil entendimento.

ATAPodemos definir ata como o registro claro e preciso das ocorrncias de uma reunio, assembleia ou conveno. O que a torna um texto oficial o fato de que, aps aprovada, para efeitos legais, assume a condio de documento. O local mais comum de registros de atas o livro de atas, que deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento, assinados pela autoridade mxima da entidade ou por quem recebe daquela autoridade delegao de poderes para tanto; esta tambm poder numerar e rubricar todas as folhas do livro (MARTINS; ZILBERKNOP 1984, p. 130 apud FLRES, 2007, p. 95). , O termo de abertura indica a finalidade do livro e escrito na primeira pgina; o termo de encerramento escrito na ltima folha do livro, depois de preenchido pelas atas. Veja os exemplos de termo de abertura (Quadro 11) e termo de encerramento (Quadro 12):

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Termo de abertura Este livro contm 100 (cem) folhas numeradas e rubricadas por mim e se destina ao registro das Atas das Reunies da Comisso de ....................................................., com sede nesta Capital, na Rua ................................................................................ n ............... Minha rubrica a seguinte: .................................................................... Florianpolis, 2 de janeiro de 2007. (assinatura) Quadro 11: Exemplo de termo de abertura Fonte: Flres (2007, p. 96)

Termo de encerramento Eu, Fulano de Tal, Secretrio da Sade do Municpio de .........................................., declaro encerrado este livro de atas. Florianpolis, 18 de dezembro de 2007. (assinatura) Quadro 12: Exemplo de termo de encerramento Fonte: Flres (2007, p. 96)

Componentes da ataOs componentes bsicos de uma ata so: cabealho, abertura, legalidade, referncia aos presentes, aprovao da ata anterior, desenvolvimento e fecho. Cada um desses componentes se apresenta com suas especificidades e se compe de elementos prprios, como:

Cabealho: nmero da ata ou da reunio e adenominao do grupo reunido.

Abertura: dia, ms, ano, hora, local da reunio, nomede seu presidente, ordem do dia ou pauta.



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Legalidade: segundo Flores (2007) a legalidade referese declarao do presidente de que existe qurum*, seguida da declarao de abertura da sesso. O qurum da reunio varivel segundo o estatuto da entidade ou o regimento do rgo reunido: normalmente h qurum com a presena de dois teros dos convocados. Quando no se tem qurum, o estatuto ou regimento prev as condies para a 2 convocao ou o 2 horrio da reunio e o nmero necessrio de participantes para que a reunio ocorra. A inexistncia de qurum requer registro em ata e, no caso da reunio ter ocorrido por este motivo, em 2 convocao, isso deve ser informado na abertura.*Qurum O nmero mnimo de pessoas presentes exigido por lei ou estatuto para que um rgo coletivo funcione. Fonte: Ferreira (1999).

Referncia aos presentes: identificao das pessoaspresentes, pelo nome ou por outra referncia; possvel ainda, depois de conferida a lista de presena, fazer a referncia aos presentes pelo nmero de pessoas, quando a reunio tiver um nmero expressivo de participantes.

Aprovao da ata anterior: a ata da reunio podeser aprovada logo aps a reunio ou no incio da reunio posterior. Neste segundo caso, registra-se o fato (leitura, discusso e aprovao da ata), as emendas e retificaes sugeridas (se houver) (FLRES, 2007).

Desenvolvimento: narrao sucinta e clara dos temasque foram tratados na reunio, organizada na sequncia em que estes foram debatidos, sejam eles decises tomadas pelo grupo, propostas debatidas e votadas (com registro de votos a favor, contra e abstenes*), ou deliberaes dos membros da reunio.

*Absteno recusa voluntria de membro de assembleia de intervir, como participante, em discusso, deliberao, deciso etc. Fonte: Houaiss (2007).

Fecho: finalizao que pode ser realizada por meio deexpresso de praxe, como Nada mais havendo a tratar ou Esgotada a pauta, seguida da declarao do encerramento da reunio feita pelo presidente, o nome da localidade, a data e a(s) assinatura(s).

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Analise a ata do Quadro 13, elaborada com a finalidade de ilustrar a redao dos componentes bsicos desse tipo de documento, em que o Conselho Municipal de Sade (CMS) de Florianpolis se reuniu para deliberar sobre o adiantamento financeiro ao Hospital Municipal desta cidade.ATA N. 15 DA REUNIO DO CONSELHO MUNICIPAL DE SADE DE FLORIANPOLIS Aos nove dias do ms de junho de dois mil e cinco, s dez horas, na sala de reunies da Prefeitura Municipal de Florianpolis, o Conselho Municipal de Sade (CMS) reuniu-se sob a presidncia do Secretrio Municipal de Sade, Senhor Fulano de Tal, para deliberar sobre o adiantamento financeiro ao Hospital Municipal Santa Catarina. Constatada a existncia de qurum, o Presidente abriu a reunio solicitando que o Representante do Hospital, Senhor Fulano de Tal, justificasse aos conselheiros o pedido do adiantamento feito Secretaria Municipal da Sade, lembrando-os da deliberao tomada na reunio do dia trinta de maro de dois mil e cinco, de no autorizar o gestor a efetuar adiantamento ao Hospital. Considerou, ainda, que a produo do ms j foi entregue na contabilidade e que a Secretaria dever efetuar o pagamento at o dia quinze de junho de dois mil e cinco. O Conselheiro Fulano de Tal esclareceu que o motivo do adiantamento o cumprimento de um mandado de execuo de causa trabalhista. Repassou tambm questes sobre a defesa do Hospital e a falta de recursos imediatos para cumprimento do mandado. Dando continuidade, o Assistente Fulano de Tal questionou a Administrao de Pessoal sobre a situao do Sindicato Patronal em relao aos encargos sociais. importante, segundo o Assistente, que o CMS saiba como est a verdadeira situao de empregador do Hospital. Os conselheiros discutiram, ainda, a origem, a legalidade e o uso do micronibus pelos idosos, e lembraram o Secretrio Municipal dos compromissos assumidos pela atual administrao, com relao mobilidade dos usurios do Hospital. Nada mais havendo a tratar, o Senhor Presidente encerrou a reunio s onze horas. Eu, Fulana de Tal, Secretria Substituta, lavrei a presente ata que, aps lida e aprovada, ser assinada por todos os presentes. Florianpolis, nove de junho de dois mil e cinco. Fulano de Tal Presidente Fulano de Tal Representante do HMSC Fulano de Tal Assessor do HMSC

Fulana de Tal Secretria Substituta

Fulano de Tal Membro

Fulana de Tal Membro

Quadro 13: Exemplo de ata Fonte: Adaptado de Flres (2007, p. 98-99)



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Para a elaborao da ata devem ser observadas ainda as seguintes recomendaes (FERREIRA; CAMBRUSSI, 2008, p. 112-113): a) a redao da ata deve ser feita em linguagem objetiva, evitando-se, assim, apreciaes subjetivas como excelente proposta, belos argumentos, entre outras; b) ao narrar o que se passou na reunio, o redator deve utilizar o tempo verbal pretrito perfeito do indicativo: Fulano declarou, deliberou, decidiu, e assim por diante; c) os nmeros e os valores devem ser escritos por extenso; d) as palavras no devem ser abreviadas;Saiba maisAta

Para atas escritas mo, acrescentamse ainda as seguintes recomendaes: em caso de erro constatado no momento da escrita da ata, emprega-se a forma corretiva digo, entre vrgulas, seguida da palavra ou expresso correta; quando o erro for percebido aps a redao de toda a ata, usa-se a expresso em tempo no final da ata. Exemplo: Em tempo: na linha onde se l tratarem, leia-

se tratar. e) por ser um documento que possui valor jurdico, a ata deve ser lavrada (registrada), de modo que nada lhe possa ser acrescentado ou modificado, o que previne, assim, fraudes por isso escrita em linhas corridas.

ATESTADODe acordo com Martins e Zilberknop (1995), atestado um documento firmado por uma pessoa a favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato. O atestado deve ser impresso em folha timbrada e possuir a palavra ATESTADO, centralizada e grafada em letras maisculas, abaixo do timbre.

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O texto deve ser escrito em um nico pargrafo, que pode ser iniciado com a primeira pessoa do singular (Atesto), quando uma s pessoa assina, ou com a primeira pessoa do plural (Atestamos), quando mais de uma pessoa assina. Em seguida, deve apresentar a finalidade do documento, de maneira definida e sem a expresso vaga para os devidos fins. No texto deve constar, tambm, o nome do interessado e a indicao do fato a ser atestado. Aps o texto, escreve-se o nome da localidade e a data, centralizados. Por fim, grafa-se o nome de quem assina o atestado, seguido do cargo em letras maisculas. Veja um exemplo de atestado no Quadro 14:TIMBRE ATESTADO Atesto, para fins de concesso de dirias e passagem area para participar do XV Encontro Nacional dos Estudantes de Administrao (ENEAD), que Igor Duarte aluno regularmente matriculado na 5 fase do Curso de Administrao desta Universidade e possui matrcula n. 54789-8. Florianpolis, 7 de fevereiro de 2008.

Sofia Campos COORDENADORA DO CURSO DE ADMINISTRAO Quadro 14: Modelo de Atestado Fonte: Elaborado pelos autores

Podemos diferenciar o atestado e a declarao porque esta pode ser firmada por uma pessoa fsica em favor de si prpria, o que no ocorre com o atestado. Por isso, as instituies pblicas devem fornecer atestados, e no declaraes, j que atestado no pode ser firma

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