CARTILHA

Solicitação de Compras

Elaborada por: C.T.I. – CENTRO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃOABRIL/2013

SOLICITAÇÃO DE COMPRA

Solicitações de Compra são solicitações de produtos, serviços e outros que não são de uso genérico ou comum de toda a Universidade, e que irão se tornar uma nova licitação. Produtos de consumo estocáveis (por ex. materiais de escritório) devem ser requisitados através de uma Solicitação de Produtos ao Almoxarifado, e não por esta funcionalidade, salvo casos excepcionais.

»Após realizar a autenticação de usuário (login) no sistema SIE, localize no menu principal a opção:

06 - Serviços Gerais

06.05 - Licitação e Compras

06.05.06 - Solicitação de Compra

»Após acessar a aplicação 06.05.06 – Solicitação de Compras, o seguinte formulário é apresentado. Clicar no botão Novo.

»As informações deste formulário estão organizadas em guias (abas). Na guia Solicitação, tornam-se habilitados para preenchimento os campos Ano Orçamento, Mês Planejamento, Tipo Documento, Espécie, Tipo Licitação, Unidade Solicitante, Almoxarifado, Unidade Entrega, Endereço Entrega e Resumo Solicitação. Para preenchê-los, seguir os passos:

»»Obs: O campo Número de Solicitação é preenchido automaticamente após as informações serem salvas. O campo possui formato NNNNNN/AAAA, onde NNNNNN é um identificador, e AAAA é o ano vigente, por exemplo, 000044/2013. Esta informação é usada em vários relatórios para acompanhar a situação da solicitação, e é necessário digitar os “zeros” iniciais.

»»Os campos Ano Orçamento, Mês Planejamento e Tipo Documento são preenchidos automaticamente com as informações vigentes. Revisar e se necessário alterá-los. O campo Tipo Documento deverá estar na opção “Solicitação de Compra”.

»»No campo Espécie, selecionar uma das três opções: Empenho, Contratos ou Registros de Preços. Normalmente, na maioria dos casos, a opção será Empenho. Quando houver certeza, preencher com uma das outras duas opções. Em caso de dúvida, entrar em contato com a Diretoria de Compras e Licitações (DILIC) e informar-se.

»»No campo Tipo Licitação, selecionar uma das opções:

(Caso a Espécie seja “Empenho”)

»»»Entrada e Saída Direta: para aquisição de produtos físicos, como computador, equipamentos, etc, que devem ser recepcionados no Almoxarifado da Universidade.

»»»Não se aplica: para solicitação de serviços esporádicos e não-continuados e pagamentos de taxas, inscrições em eventos, etc.

»»»Reposição de Estoque: em casos de compra para reposição de estoque, utilizado somente por funcionários da Divisão de Almoxarifado.

(Caso a Espécie seja “Contratos”)

»»»Contrato: para solicitação de serviços regulares e/ou continuados.

(Caso a Espécie seja “Registro de Preços”)

»»»Registro de Preços: geralmente empregado quando a Instituição ainda não possui o recurso disponível, mas deseja agilizar a aquisição de um produto ou serviço. Trata-se de um acordo com o fornecedor que vencer um processo de licitação. No momento que a Universidade tiver o recurso poderá adquirir seus produtos (ou parte deles), pelo valor combinado.

»»No campo Unidade Solicitante será informado o setor que está realizando o pedido. Para isso, clique na lupa ao lado para fazer a busca.

A busca pode ser feita através de quatro campos:

- Código da Unidade: digitar o código da unidade e clicar em OK.

- Sigla: digitar a sigla da unidade e clicar em OK. Revisar a unidade selecionada e alterar se for necessário.

- Nome da Unidade: nesse campo é possível localizar uma unidade pelo seu nome. Com a opção “Início” selecionada, digite as primeiras letras do nome e clique em Procurar. Caso se saiba apenas uma parte do nome, selecione a opção “Meio”, digite uma parte do nome e clique em Procurar. Selecione a unidade desejada entre os resultados exibidos e clique no botão Selecionar, ou selecione através de duplo-clique na linha correta.

- Localizar na Árvore: nesta opção é exibida a estrutura organizacional da Universidade, sendo possível navegar até a unidade desejada. Uma vez identificada, selecione-a e clique no botão Selecionar, ou ainda selecione através de duplo-clique.

»»No campo Almoxarifado, selecionar a opção “Almoxarifado Central”.

»»O campo Unidade Entrega será preenchido com o setor onde será feita a entrega do produto, podendo ser na própria unidade solicitante ou em outro local devidamente especificado. A busca é feita de forma semelhante à Unidade Solicitante.

»»No campo Endereço de Entrega aparecerá o endereço do local escolhido da Unidade de Entrega, caso não aparecer nenhum endereço, clicar na seta do lado direito do campo para escolher o endereço.

»»O campo Resumo Solicitação será preenchido com uma descrição resumida da solicitação, explicando por exemplo, se a solicitação visa atender a um documento (memorando interno) ou algum projeto, etc.

»Antes de Salvar a tela, deve-se proceder à guia Orçamento e preencher o campo Unidade Gestora, isto é, qual será a origem dos recursos financeiros desta compra.

A busca de Unidade Gestora pode ser realizada pelo seu código, ou por nome, esta última de forma semelhante às buscas anteriores.

»Após todos os campos estarem devidamente preenchidos, clicar em Salvar.

Neste momento, as informações serão registradas na base de dados do SIE. É gerado automaticamente um Número de Solicitação, exibido na barra superior, conforme a figura. Anote este número para poder acompanhar a situação desta solicitação durante

todas as tramitações. Se alguma informação não foi preenchida ou foi preenchida incorretamente, será emitida uma mensagem explicando o erro e A SOLICITAÇÃO NÃO SERÁ SALVA. Corrija as informações indicadas e salve novamente. Após as informações básicas terem sido salvas, a solicitação aparece na CAIXA POSTAL do usuário que a criou. Desta forma, as demais informações podem ser preenchidas em um momento posterior.

Deve-se agora acrescentar os produtos desejados, ou seja, os itens desta Solicitação.

»O próximo passo será ir à guia Itens, que listará os itens da solicitação. Para adicionar itens, clicar em “Novo”.

OBSERVAÇÃO: Se o botão “Novo” não se encontrar habilitado, possivelmente as informações anteriores não foram salvas. Retorne a uma das guias anteriores e clique em “Salvar” antes de continuar.

»Obs: Para informar os produtos/serviços desejados nesta solicitação, é necessário conhecer no mínimo 3 cotações destes. O valor informado para cada item será a média dos valores encontrados no mercado. Um arquivo de modelo de cotação se encontra disponível na página da UFU, no link “Técnico Administrativo” → “Cartilhas SIE” → “Licitação/Compras” → “DIRCL - Modelo de Pesquisa no Mercado - Ago/2010” (link direto: http://www.sie.ufu.br/sites/sie.ufu.br/files/licitacao-modelo-pesquisa-mercado.pdf). Estas cotações devem estar em meio eletrônico (arquivo em formato PDF, Word, Excel etc) a fim de ser anexado posteriormente.

»O formulário abaixo é exibido. Clique na lupa ao lado de Produto para localizar o primeiro item.

»O formulário Localizar Produto é exibido. A busca pode ser realizada de três formas:

Selecionando a opção Código Reduzido e digitando o código com o qual o produto é cadastrado no sistema e clicar em OK.

Selecionando a opção Produto e localizar pelo nome, de forma semelhante às buscas anteriores.

Selecionando a opção Estrutura do Produto, navegando pela estrutura até o tipo de produto desejado, e clique em Procurar. Obs: Os produtos mais solicitados se encontram em:1.90.00.00 – Material Permanente

2.90.30.00 – Material de Consumo

3.90.00.00 e 3.91.00.00 – Serviços (em especial os itens abaixo de 3.90.36.00, 3.90.39.00 e 3.91.39.00).

Em caso de dúvida em qual produto utilizar, entrar em contato com a Divisão de Licitações.

»Depois de selecionar o produto, o sistema voltará à tela anterior com o campo Produto preenchido. Informar os campos Valor Unitário (que será a média dos três preços pesquisados) e o campo Quantidade.

»Para realizar a descrição específica do produto, clicar na guia Descrição.

»Depois de preenchido todos esses campos clicar em Salvar. É adicionada uma linha para o Item salvo.

»Para pedir outro produto clicar em Novo e realizar novamente o procedimento descrito acima.

»Obs. importante: Para melhor controle da instituição, é realizada uma triagem de todas as solicitações pela Divisão de Licitações. Nesta etapa, é verificado se todos os itens pertencem a uma mesma Estrutura de Produto, e por consequência, a uma mesma Classificação de Despesa. Desta forma, uma solicitação não pode conter itens de naturezas diversas. Após adicionar o primeiro item, o campo Classificação de Despesa na guia Orçamento é preenchido, e todos os demais itens devem pertencer a esta classificação. Por este motivo, o preenchimento dos próximos itens é feito de forma restrita (a busca não exibe todos os produtos). Ainda assim, o usuário precisa estar atento à natureza específica de todos os itens. No exemplo mostrado, o primeiro item foi um “Monitor LCD”, cuja classificação é “X.90.52.35 – Material Permanente, Equipamento de Informática”. Pode-se adicionar um novo item com o produto “Impressora”, que também possui classificação “X.90.52.35”. Porém não se deve adicionar um item com produto “Sofá”, cuja classificação é “X.90.52.42 – Material Permanente, Mobiliário”, a nível de exemplo. O SIE permite esta situação, porém a solicitação será devolvida após triagem da DILIC. Favor observar.

»Caso seja necessário excluir algum produto, selecionar a linha em que este produto se encontra e clicar em Excluir.

»Caso seja necessário modificar alguma informação (quantidade ou valor unitário), selecionar a linha que será modificada e clicar no botão Alterar. Depois de realizadas as devidas alterações, clicar em Salvar.

»Depois de adicionar todos os produtos, fechar o formulário “Itens da Solicitação de Compras”.

»O sistema voltará ao formulário de “Solicitação de Compras”.

» Clicar na guia Fornecedores Solicitações, onde serão informados os fornecedores consultados para a realização de cotações de preços.

»Para o preenchimento desta tela, clicar no botão Novo localizado na parte superior da tela.

»Será exibido o formulário abaixo. Clicar em Novo. Clicar no ícone de “lupa” para localizar fornecedores.

»É possível localizar um fornecedor pelos seguintes critérios:

Nome ou Razão Social: realizar a busca de forma semelhantes as buscas anteriores.

CPF(Pessoa Física) ou CNPJ(Pessoa Jurídica): digitar o número e clicar em OK.

Fornecedores de Produtos Solicitados: exibe fornecedores que já forneceram os itens desta solicitação. Selecionar esta opção e clicar em Procurar, selecionar o desejado e clicar em Selecionar.

»Após selecionado o fornecedor, o formulário anterior é preenchido. Clicar em Salvar. Um novo registro é inserido como na figura abaixo.

»Obs.: Caso não se encontre um ou mais fornecedores cadastrados, fazer a busca pelo nome “Outros” e selecione-o. As informações serão informadas posteriormente.

»Repetir os passos anteriores para adicionar os demais fornecedores.

»Feche este formulário, retornando ao formulário de “Solicitação de Compras”.

»Clicar na guia Observação, e em seguida no botão Alterar. Neste campo, informar:

- Dados de fornecedores (se ainda não cadastrados): nome/razão social, CNPJ, telefone para contato e se possível, nome de uma pessoa para contato.

- Justificativa da compra: detalhar qual a necessidade do setor que esta solicitação visa atender, se a compra é destinada a algum projeto, etc.

- Nome da pessoa que fez a solicitação, e o ramal para contato.

- Outras informações que se julgar necessárias.

»Após o correto preenchimento destas informações, clicar em Salvar.

»Obs.: REVISE TODAS AS GUIAS PARA VERIFICAR SE AS INFORMAÇÕES ESTÃO CORRETAS. Se necessário, clique no botão Alterar, corrija o que for preciso, e clique em Salvar. Em algumas guias, é necessário clicar no botão Propriedades na parte superior do formulário para adicionar ou alterar informações. Após realizar as alterações, clique em Salvar.

O próximo passo será tramitar a solicitação para triagem da DILIC, juntamente com os arquivos de cotações em anexo.

»Para isto, clicar no botão Tramitar.

»É exibido o seguinte formulário. Selecione a opção de fluxo “01 – Encaminha para DILIC/Triagem”. Selecione como destino “Divisão de Licitações”. Clique na guia Documentos Vinculados, para que sejam anexados os arquivos de cotações.

»Nesta guia, clicar sobre o ícone Vincular Arquivo (destacado abaixo), para se anexar um arquivo de cotação.

»É exibida uma janela de seleção de arquivo. Na parte esquerda é possível navegar para locais mais acessados, por exemplo, para a “Área de Trabalho”. Localize o diretório onde se encontra o primeiro arquivo de cotação, e após selecioná-lo, clique em Abrir(Open).

»É exibida a janela abaixo, para se informar um nome para o arquivo anexado. Normalmente, não é necessário preenchê-la. Porém este nome não pode exceder 30 caracteres. Neste caso, altere para um nome menor. Clicar em OK.

»Repetir o procedimento para anexar as demais cotações.

»Por fim, preencher o Despacho da tramitação. Este campo é de preenchimento livre. Aqui podem constar informações similares às informadas na Observação. Adicionalmente, pode-se escrever o que julgar necessário para conhecimento do responsável da DILIC. Estas informações são visualizadas na Caixa Postal do responsável.

»Clicar em OK.

A partir deste momento, a solicitação é encaminhada para análise (triagem) da DILIC. Ela não será mais exibida na Caixa Postal do solicitante.

»Obs. Importante: APÓS SER SALVA, A SOLICITAÇÃO SE ENCONTRA NA CAIXA POSTAL DO SOLICITANTE. SOMENTE APÓS A TRAMITAÇÃO, A SOLICITAÇÃO SERÁ PROCESSADA PELA DILIC.

Caso seja detectado algum problema na triagem, o responsável irá retornar a solicitação para o solicitante, com o motivo sendo especificado no Despacho. A solicitação será exibida na Caixa Postal do solicitante, que deverá fazer as correções e tramitar novamente para a DILIC.

OBSERVAÇÕES PARA PEDIDO DE TAXA DE INSCRIÇÃO

ENTRAR NO SIE, EXPOSIÇÕES, CONGRESSOS E CONFERÊNCIAS - “PAGAMENTO DE TAXA DE INSCRIÇÃO PARA PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS”.

A QUANTIDADE SERÁ SEMPRE 1 (UM).

O VALOR SERÁ SEMPRE O TOTAL.

NA DESCRIÇÃO DETALHADA DEVERÁ CONSTAR:

PERÍODO DO EVENTO: LOCAL DO EVENTO:

NOME DO EVENTO:

BENEFICIÁRIO(S) (NOME(S) COMPLETO(S) E Nº(S) SIAPE).

NO CAMPO DE OBSERVAÇÃO DEVERÁ CONSTAR:

FORNECEDOR {CASO O MESMO NÃO CONSTE NO CADASTRO DO SIE (FORNECEDORES)}, SENDO QUE, O SOLICITANTE TERÁ OBRIGATORIAMENTE QUE INFORMAR:

O NOME DA EMPRESA / ÓRGÃO;

O CNPJ. RESPONSÁVEL PELO EVENTO; TELEFONE / FAX.

OS DADOS BANCÁRIOS DA EMPRESA / ÓRGÃO RESPONÁVEL PELO EVENTO.

PARA FINALIZAÇÃO DO PEDIDO DE PAGAMENTO O SOLICITANTE DEVERÁ AINDA:

VINCULAR À SOLICITAÇÃO: FOLDER’S E/OU DOCUMENTO OFICIAL DO EVENTO QUE COMPROVE O VALOR DA TAXA, PERÍODO, LOCAL E O NOME DO EVENTO.

RELATÓRIOS PARA ACOMPANHAMENTO

»Se encontram abaixo da opção:

06 - Serviços Gerais

06.05 - Licitação e Compras

06.05.99 – Consultas e Relatórios

» Com exceção do relatório 18, todos listam somente os pedidos tramitados Alguns dos mais utilizados são:

• 06.05.99.01 Solicitação de Compra – Tramitações UFU: lista os detalhes da solicitação, seus itens, e também as tramitações desta solicitação (até gerar um processo de compra).o Parâmetros: Num. Solicitação, no formato NNNNNN/AAAA. o Observação: lista somente os pedidos tramitados. Caso a solicitação

não tenha sido tramitada, será exibida a mensagem “459 – O relatório não retornou dados”. Neste caso, verifique a caixa postal do usuário que criou a solicitação.

• 06.05.99.05 Situação da Solicitação: utilizado para visualizar a situação (último passo de fluxo) da solicitação através do seu número, além do processo de compra e, caso existam, empenhos vinculados.o Parâmetro: Num. Solicitação, no formato NNNNNN/AAAA.

• 06.05.99.18 Solicitação de Compra: lista os detalhes da solicitação antes e depois das tramitações, mas não mostra as tramitações.o Parâmetros: Tipo documento e Num. Solicitação.o Observação: são listados pedidos não tramitados.

• 06.05.99.19 Solicitações por Gestora no Período.o Parâmetros: Período (datas inicial/final), Gestora e Espécie

(multi-seleção).

• 06.05.99.25 Itens Solicitados por Gestora e Período: usado para visualizar os pedidos (número pedido, data, itens, qtde., valores, etc.) através do período e gestora. Assim o usuário pode verificar na lista qual é a sua solicitação.o Parâmetros: Período (datas inicial/final) e Gestora.

• 06.05.99.54 Relação Fornecedores Classif. Despesa.o Parâmetro: Classif. Despesa (multi-seleção).

• 06.05.99.61 Itens Apurados na Licitação.o Parâmetros: Núm. Solicitação.