Objetivo General
El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al
auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de
acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas. Los
papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del ao
actual son una base para planificar la auditoria, un registro de
las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos
para determinar el tipo adecuado de informe de auditoria, y una
base de anlisis para los supervisores y socios.Los objetivos
fundamentales de los papeles de trabajo son: Facilitar la
preparacin del informe. Comprobar y explicar en detalle las
opiniones y conclusiones resumidas en el informe. Proporcionar
informacin para la preparacin de declaraciones tributarias e
informe para los organismos de control y vigilancia del estado.
Coordinar y organizar todas las fases del trabajo. Proveer un
registro histrico permanente de la informacin examinada y los
procedimientos de auditoria aplicados. Servir de gua en revisiones
subsecuentes. Cumplir con las disposiciones legales.
Cdulas y GrficasContextualizacin
Las cdulas y grficas son herramientas que ayudan a la
organizacin de la informacin recopilada, nos permiten ordenar las
acciones y presentar en forma visual los avances y resultados de la
auditora administrativa en todas sus etapas.Las diferencias que
existen entre las cdulas y los grficos, es las primeras nos dan la
posibilidad de incluir un mayor rango de informacin, pero de una
forma estructurada. Las grficas son ms visuales puesto que la
informacin se presenta por medio de diagramas.
Cdulas y Grficas
Cdula:
Es el documento que muestra de manera resumida una parte del
trabajo revisado por el auditor respecto a un rea o proceso.Estas
cedulas se utilizan para obtener las informacin que se planteo
desde el principio de la auditoriaPara que una cdula est bien
diseada debe contener lo siguiente:
1. Los datos generales de la empresa, la fecha de elaboracin y
nmero de hoja y el rea o departamento al que se aplic la revisin.2.
Debe estar subdividida en bloques para ordenar la informacin.3.
Incluir un espacio para anotar las observaciones.4. Mostrar los
datos de uno o todos: auditor, revisor y de quien la autoriz.En las
cdulas podemos distinguir bsicamente tres modelos, que varan en su
diseo y contenido, dependiendo del objetivo que se tenga, estas
son:
1. Las cdulas operativas se utilizan para mostrar un programa de
trabajo o un reporte de avance.2. Las cdulas de diagnstico se
utilizan para registrar avances o evidencias.3. Las cdulas de
evaluacin muestras los criterios de diagnstico y evaluacin para una
situacin.
Usos
En una auditoria administrativa el uso de cdulas permite obtener
informacin, la ordena de manera ms accesible, y facilita el anlisis
de los resultados.Estas cedulas son herramientas que permiten
conocer el funcionamiento de una organizacin haciendo ms profundo
el proceso de evaluacin. Una de las ventajas de esta herramienta es
que permite el estudio de informacin debido a que logra una
interaccin entre el auditor y el entrevistado.
CLASIFICACIN DE CEDULAS DE TRABAJO
Puesto que los papeles de trabajo son el medio para acumular
toda la evidencia que necesita el auditor para emitir una opinin
profesional, los tipos de papeles de trabajo tienen necesariamente
que ser muy variados. Algunos papeles de trabajo siguen un formato
estndar, mientras que otros son un simple memorando de una discusin
que se llev en dicha revisin de auditora. Los principales tipos de
papeles de trabajo son:
1. Planes de auditoria
2. Hoja de trabajo
3. Cdula de detalle
4. Sumarios descriptivos
5. Declaraciones y confirmaciones
6. Actas y otros registros
1. Planes de auditora:
Deben de contener la evidencia de que el auditor ha desarrollado
una estrategia general para la conduccin y alcance de la revisin.
El programa de auditora, documento de planeacin que establece los
procedimientos de auditora que se estiman sern necesarios para
cumplir los objetivos de la auditoria, puede estar respaldado por
un cuestionario de control interno, diagramas de flujo, un
organigrama, y evidencia general que ayude a dar forma al curso de
la revisin.
2. La hoja de trabajo:
Es la cdula de control que muestra las interrelaciones de todas
las dems cdulas, de otros tipos de evidencias y el informe
final.
3. Cdulas de detalle:
El auditor puede preparar varios tipos de cdulas para sealar el
trabajo realizado al obtener evidencia que respalde las
conclusiones.
4. Sumarias descriptivas:
Toda la evidencia obtenida mediante las preguntas,
confirmaciones, inspeccin y de otra manera, as como toda la
evidencia reflejada en cuestionarios, diagramas de flujo y anexos
de respaldo, no tiene significado alguno si el auditor no llega a
una conclusin sobre lo razonable de las preguntas.
5. Declaraciones y Confirmaciones:
Las cartas de declaracin y confirmacin solicitadas por la
empresa, forman parte de los papeles de trabajo. Las respuestas de
confirmacin recibidas de los clientes pueden tener la forma de
tarjetas perforadas para ser procesadas por la computadora.
Haciendo caso omiso de la forma, el trmino que usa normalmente para
escribir la evidencia obtenida es el expediente de papeles de
trabajo.
Cmo debo disear una cdula en la Auditora Administrativa?
Cdula:
Es el documento que muestra de manera resumida una parte del
trabajo revisado por el auditor respecto a un rea o proceso. Estas
cedulas se utilizan para obtener las informacin que se plante desde
el Principio de la Auditoria Para que las cdulas logren el efecto
esperado, es necesario incluir en su diseo los siguientes
criterios:
Tipo y nombre de cedula
1. Destinar un espacio en la parte superior para datos de
identificacin de la organizacin, logotipo, titulo, fecha, numero de
pgina, rea y etapa o elemento bajo estudio.2. De preferencia,
dividir la cedula en forma modular, para ordenar y estandarizar la
informacin.3. Reunir y jerarquizar la informacin de acuerdo con su
importancia y utilidad.4. Interrelacionar la operacin con el
diagnstico y evaluacin.5. Facilitar la interrelacin de informacin
de contexto, proyeccin y percepcin.6. El diseo debe prever el tamao
de los espacios para no limitar la extensin del contenido, as como
la secuencia y movimientos necesarios para su llenado.7. Incluir un
espacio en la parte inferior para las observaciones, anotaciones
diversas y datos de la persona responsable de su aplicacin, de
quien la revisa y quien la autoriza.
El empleo de estas herramientas en una auditoria presenta una
alternativa para Realizar el manejo de informacin permitiendo
complementar registros de los Cuestionarios y de las cedulas.
Ventajas:
El empleo de cedulas representa la oportunidad de agilizarla
recopilacin y el estudio de la informacin, debido a que su concepto
y formato incorpora las siguientes ventajas:
Son un vehculo que hace ms amable la interaccin natural entre el
entrevistado y el auditor. Permite detectar supuestos que no
siempre afloran de manera franca en la formulacin de preguntas
directas. Abre sustancialmente el espacio para manejar con mayor
libertad la informacin. Simplifica el proceso para administrar la
informacin. Ordena las ideas y no solo los conceptos. Centra las
respuestas de acuerdo con los requerimientos y disminuye el margen
de error. Su conformacin permite amargar informacin tcnica y de
desempeo. Su estructura vincula la visin que justifica las acciones
en forma objetiva y subjetiva.EJEMPLOS
Grfica:
Es una representacin visual, generalmente con diagramas de los
procesos u operaciones revisados.Las grficas pueden disearse con la
utilizacin de diversas formas, como son los cuadros, crculos,
flechas, barras, etctera. Lo importante es que le den a la persona
que las revisa un claro sentido de los hechos, tendencias,
implicaciones, entre otras.
En las grficas existen una gran variedad de modelos, que surgen
de la combinacin de figuras y datos. Aunque, depende de la
creatividad del auditor, de la informacin que desea presentar y de
la imagen visual que quiere provocar con ella.El empleo de estas
herramientas en una auditoria presenta una alternativa para
realizar el manejo de informacin permitiendo complementar registros
de los cuestionarios y de las cedulas.La ventaja radica en que
pueden adoptar diferentes formatos segn el objetivo.
EJEMPLOS:
Conclusin
El uso de cdulas y grficas en la auditora administrativa es
solamente un recurso de apoyo para facilitar la recopilacin y
anlisis de los datos.Para que una cdula est bien diseada debe
contener los datos generales de la empresa, la fecha de elaboracin,
nmero de hoja y el rea o departamento al que se aplic la revisin.
Esta subdividida en bloques para ordenar la informacin y debe
mostrar los datos del auditor, revisor y/o de quien la autoriz.El
diseo de las grficas se basa en el uso de formas y cuadros que
buscan agrupar la informacin para que sea ms sencilla y visual su
interpretacin y anlisis.Los modelos de las cdulas son tres y
depende del objetivo que se tenga. En las grficas los modelos son
tan variados como la creatividad del auditor.
Bibliografa Arens, A. (2007). Auditora: un enfoque integral.
Mxico: Pearson Prentice Hall.
Franklin, E. B. (2007). Auditora administrativa: gestin
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Mendivil, V. M. (2010). Elementos de auditora. Mxico: Cengage
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