Como a Digitalização contribui para a eficiência de Processos Corporativos

Wilton Tamane

• A Digitização é realidade em muitos setores da indústria, tanto que o termo Industria 4.0 tem sido largamentetanto que o termo Industria 4.0 tem sido largamente utilizado para descrever a transformação de toda a cadeia produtiva em função da implementação de p f ç p çTecnologia Digital.

• A Digitalização de Documentos, por sua vez, tem sido uma tecnologia importante para a transição do mundo 

l d l d f êpapel para o digital, propiciando maior eficiência e produtividade nos processos corporativos. E este será o tema central desta palestratema central desta palestra. 

• New Business ?• New Business ?

• indústria 4.0 - abreviação para descrever o rumo que as indústrias estão tomando no sentido de transformar completamente a cadeia de valor.

• As empresas líderes estão digitizando áreas essenciais ao longo de suas cadeias vertical (de processos operacionais) e horizontal (comprocessos operacionais) e horizontal (com parceiros).

• Atualmente, apenas 9% das empresas brasileiras se classificam como avançadas em níveis de digitização, mas em 2020 esse percentual deve saltar para 72%.

• No fim desse processo de transformação, as empresas bem-sucedidas se tornarão verdadeiramente digitais, com produtos físicos em

ú fseu núcleo, potencializados por interfaces digitais e serviços inovadores baseados em dados.

• Essas empresas digitais trabalharão em conjuntoEssas empresas digitais trabalharão em conjunto com os clientes e fornecedores em ecossistemas digitais industriais.

“Digitização” é o termo utilizado

pela PwC para representar a

transformação das empresas por Fonte: Pesquisa Global indústria 4.0: Relatório Brasiltransformação das empresas por

meio ferramentas digitais.PricewaterhouseCoopers Brasil Ltda.

Industria 4.0

Indústria 4.0 ou Quarta

Revolução Industrial, é um

termo que engloba q g

algumas tecnologias para

automação e troca deautomação e troca de

dados e utiliza conceitos

de Sistemas ciber-físicos,

Internet das Coisas e

Computação em Nuvem.

WikipediaWikipedia

Digitização: a transformação das empresas por meio

f t di it iferramentas digitais.PwC

Em qualquer processo de negócios, onde documentos em papel fazem parte, a forma e tempo de acesso determinam a

produtividade destes processosprodutividade destes processos.

A digitalização de documentos otimiza a forma e o tempo de acesso e com isso contribui para um a maior produtividade nos

processos de negóciosprocessos de negócios.

A digitalização pode ser executada em diferentes pontos do ciclo de vida do documento.

Criação / Recepção Processo Arquivo

Digitalização

DigitalizaçãoDistribuida Digitalização

Distribuida g çCentralizada

Modelos de Digitalização de Documentos

ECM BPMECM BPMERP CRMERP CRM

MobilidadeMobilidade

Gestão / Monitoramento

ValidaçãoValidaçãoIndexaçãoIndexação

AnáliseAnálise

ScannerRede

Extração de DadosExtração de DadosOCR/ICR/OMR/CBOCR/ICR/OMR/CB

FormalizaçãoFormalização

Distribuído

Centralizado

Maior diversidade nos tipos de informações e dados a 

serem coletados....

....e alimentando uma maior diversidade de tipos de Sistemas

...e processados, validados, analisados com maior diversidade de regras...

Manual Exception Process

eFLOW Client eFLOW Web Client

Capture Classify Process Validate Deliver CRM

Structured

Semi - Structured

Intelligent Recognition

ERPBusiness rules

eFLOW  webUnstructured

ICROCRTemplatelibrary

Recognition rules

Enterprise Systems

EngineEngine

Image Processor and

Learning engine Workflow

Systems

Workflow

Mobile Image Enhancer

Archive

MessagingSystems

Fonte: Top Image Systems TIS

Principais tipos de Documentos.

ContabilidadeFinanceiro

JurídicoJurídico

RH

Principais motivadores para a Digitalização de Documentos.

• Segurança

B k• Backup

• Preservação

• Acesso remoto

• Otimização de Processos• Otimização de Processos

• Compartilhamento

• Base de Conhecimento

• InventárioInventário

• Leis / Conformidade

A digitalização como ferramenta de transição para um ambiente 100% digital.

100% Papel 100% DigitalHíbrido

Certificação DigitalCertificação DigitalBiometria

M t

Levantamento • Mídia• Formato arquivo• Sistema Operacional• Gerenciador de conteúdo

• Quantitativo• Qualitativo • Projetos

• Usuários• Financeiro• Processos

• Mapeamento• Documentação

Análise/EscopoPreservação • Autenticidade• Segurança• Backup

• Processos• Tecnologia• Jurídico• Arquivistas• Historiadores

Organização

• ClassificaçãoProcessos•• BPM BPM –– BPMSBPMS•• WorkflowWorkflow

• BibliotecáriosProjeto de Digitalização

• Taxonomia• TTD• Indexação• Metadados

•• AutomaçãoAutomação•• OtimizaçãoOtimização

Colaboração

de Documentos

Capture

ECM Busca & Acesso

Colaboração

• Compartilhamento• Inovação

• Search Engine• Encontrabilidade

Armazenamento• Digitalização• Microfilmagem

Segurança/TI • Arquivos/pastas

BPM - Business Process Management

Processo

ATIVIDADE01

ATIVIDADE02

ATIVIDADE03

ATIVIDADEN01 02 03 N

BPO - Business Process OutsourcingBPO Business Process Outsourcing

BPO ‐ Business Process Outsourcing

BPMDigitalização

BPM

BPO

Tipifica

Verifica dados

Tipifica anexos

dados

Case digitalização de ARs ‐ Correios

New BusinessBPO ‐ Business Process Outsourcing

++

C l t A E tColeta                                   Armazena                             Entrega

Fonte: www.aiim.org

Pontos ImportantesPontos Importantesem Projetos de Digitalização de 

Documentos

A Organização dos documentos é fundamental e determinante no sucesso de projetos de Digitalização de Documentos.

Qualidade e Fidelidade

300 dpi100 dpiColoridoB i

200 dpiTons cinzaMédi

300 dpiPreto Branco

AltpColorido

Sem perdas

Baixa compressão

JP2000

Média compressãoPDF/JPEG

Alta compressãoPDF/JBIG2

TIFF

Automatizar/Otimizar o processo de Indexação

Indexação

001.TIF6707.562.321JOAO BASTOS

ARQUIVOCODIGORGNOME

Automatizar/Otimizar o processo de Indexação

anexos

005 TIF6748 546 963WAGNER ANTUNES

004.TIF67318.653.214MARIO CRUZ

003.TIF6722.564.782PAULO SILVA

002.TIF67112.563.879MARCELO CORREIA

OCRICROMR

Indice 1

006.TIF6751.236.545JOSE ROBERTO

005.TIF6748.546.963WAGNER ANTUNES

Indice 2

Indice 3O custo de

Indice ...CorrelaçãoValidação

Banco de Dados IndexaçãoO custo de indexação será diluído pelo número de anexos

• Tipificação/Classificação• Digitação dos índicesnúmero de anexos 

ao documento.• Digitação dos índices• Correlação com Banco de Dados• Validação/Verificação• OCR/ICR e/ou Código de Barra

Segurança – Monitoramento ‐ Controle

BPMBPMECM

RecepçãoProtocolo

Software de DigitalizaçãoCadastramentoEnvio Remessa

Preparação

Guarda

Segurança – Monitoramento ‐ Controle

Software ‐ Facilidade de uso ‐ Interface amigávelExperiência do Usuário 

Inteligência ArtificialInteligência Artificial

Daria tudo que eu sei pela q pmetade do que ignoro.

René Descartes1596 - 1650

Saber Saber &&&&

FazerFazer

G tã d P (BPM) I f ãGestão de Processos (BPM) - Informação, Conteúdos, Documentos (ECM) e

Conhecimento (KM)

“O que pode ser medidoO que pode ser medido pode ser melhorado”

Peter Drucker

Ob i d !Obrigado!lWilton Tamane

ilt t @ ilwiltontamane@gmail.com

Este material é de propriedade de Wilton M. Tamane, sendo proibida a sua reprodução, t t l i l ã ittotal ou parcial, sem aprovação por escrito.

Todos os direitos estão reservados.As opiniões expressas aqui estão sujeitas a modificação sem aviso prévio.