Comunicacao em Projetos Virtuais

Desafios da Comunicação Desafios da Comunicação

em Projetos Virtuaisem Projetos Virtuais

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Edna CamposEdna Campos

Gerente de Projetos SrGerente de Projetos SrMSc, PMPMSc, PMP

PMIMG PMIMG –– 31/Mai/201031/Mai/2010

Apresentações

Edna Campos, MSc, PMPü Mestre em Administração (Gestão de TI) pela UFBA;

ü Pós-Graduação em Gestão Empresarial pela UFBA;

ü Pós-Graduação em Análise de Sistemas pelo IBPI;

ü Gerente de Projetos Senior IBM (Global Delivery);


ü Gerente de Projetos Senior IBM (Global Delivery);

ü Presidente do PMI – Capítulo Bahia;

ü Professora em cursos de pós-graduação em GP;

ü 26 anos de experiência, atuando nas diversas áreas da

tecnologia da informação (TI);

ü 15 anos de experiência em GP.


ØØ Relembrando Conceitos da ComunicaçãoRelembrando Conceitos da Comunicação

ØØ O Gerente de Projetos e a ComunicaçãoO Gerente de Projetos e a Comunicação

ØØ Projetos Virtuais e a ComunicaçãoProjetos Virtuais e a Comunicação

Agenda


Ruídos

Processo de Comunicação


Emissor Receptor

Mensagem

Feedback

Ruídos

Ruídos

CodificaCodificaCodificaCodifica

DecodificaDecodificaDecodificaDecodifica



A Importância das Comunicações

"Quem não se comunica, se trumbica!"Abelardo Barbosa (Chacrinha)


A Importância das Comunicações em Projetos

“Um gerente de projeto gasta a maior parte “Um gerente de projeto gasta a maior parte “Um gerente de projeto gasta a maior parte “Um gerente de projeto gasta a maior parte

“O Gerente de Projetos gasta 90% de “O Gerente de Projetos gasta 90% de seu tempo se comunicando.” seu tempo se comunicando.” PMBokPMBok


“Um gerente de projeto gasta a maior parte “Um gerente de projeto gasta a maior parte “Um gerente de projeto gasta a maior parte “Um gerente de projeto gasta a maior parte do seu tempo em algum aspecto da do seu tempo em algum aspecto da do seu tempo em algum aspecto da do seu tempo em algum aspecto da comunicação: escrevendo, lendo, escutando comunicação: escrevendo, lendo, escutando comunicação: escrevendo, lendo, escutando comunicação: escrevendo, lendo, escutando ou falando.ou falando.ou falando.ou falando.” ClelandClelandClelandCleland

Métodos de Comunicação

Formal

Escrita

• Relatórios

Informal

OralEscritaOral

• Apresentações • Memorandos • Reuniões


üü Método mais preciso: Comunicação Escrita.Método mais preciso: Comunicação Escrita.

üü Apresenta maior flexibilidade: Comunicação Oral.Apresenta maior flexibilidade: Comunicação Oral.

üü Método preferido pelo GP: Informal Método preferido pelo GP: Informal –– Oral.Oral.

• Relatórios• Plano de projeto• Project Charter

• Apresentações• Discursos

• Memorandos• e-Mails• Notas

• Reuniões• Conversas

Métodos de Comunicação

•Reuniões, Cartas, Memorandos, Telefonemas, Encontros casuais, Almoços, Fax, E-mails, Intranet/internet, Videoconferências, TV corporativa, Outros.

Método Quando Usar ExemplosEscrito Formal Problemas Complexos,

Comunicações à distânciaPlano do Projeto,

Project Charter,

Solicitações de Mudança,


Solicitações de Mudança, Atas de Reuniões

Verbal Formal Divulgação de Informações relevantes ou de ampla

audiência

Apresentações,

Discursos,

Gravações

Escrito Informal

Registro da Informação,

Comunicações corriqueiras

Memorando, e-mails, Anotações

Verbal Informal Problemas corriqueiros;

Informações simples

Reuniões e Conversas

Habilidades do Gerente de Projetos

ü Liderança

ü Desenvolvimento da equipe

ü Motivação

ü Conhecimento político e cultural


ü Influência

ü Processo decisório

ü Negociação

ü Habilidade de redação

ü Comunicação

Comunicação é apenas uma das habilidades?

1) Liderança

2) Desenvolvimento da equipe

3) Motivação

4) Conhecimento político e cultural

Comunicação


5) Influência

6) Processo decisório

7) Negociação

8) Habilidade de redação

9) Comunicação


Para projetos


Para projetos

com times locais ?


E para projetos

com times

dispersos ?


No

Brasil

No

Mundo

Projetos Virtuais - Times Dispersos

Alta dependência da Tecnologia:üüComputadoresComputadores

üü Telefones;Telefones;

üü EE--mails;mails;


üü EE--mails;mails;

üü Internet;Internet;

üü Chats;Chats;

üü Conferências por foneConferências por fone

üü Salas de conferênciasSalas de conferências

ü Urgência da informação:-> Consigo rápido acesso aos envolvidos?

ü Disponibilidade da tecnologia:-> O que fazer quando ela falha?

Fatores tecnológicos podem afetar o projeto:


ü Experiência do pessoal alocado ao projeto-> Sabem usar os recursos disponibilizados?

ü Tamanho do projeto:-> Muitas pessoas envolvidas dificulta o controle!

Comunicação Verbal e Não-Verbal

Como estabelecer em

projetos virtuais?


Ruídos

Processo de Comunicação

BARREIRAS


Emissor Receptor

Mensagem

Feedback

Ruídos

Ruídos





Ø Falta de conhecimento dos assuntos atrapalha a qualidade da mensagem.

Ø Como o Gerente de Projetos pode controlar as Barreiras?

Barreiras à Comunicação


controlar as Barreiras?ü Pessoas lidam bem com até 7 itens de informação simultaneamente;

ü Fatores ambientais. Ex: ruídos, calor, frio…

ØDiferenças de fuso, calendários.

Ø Fatores culturais:

üReligião, crenças, comportamentos, …

Ø Perigos:ü Interpretação da mensagem como ameaçadora gera resposta para prejudicar a comunicação eficaz.

Barreiras à Comunicação


para prejudicar a comunicação eficaz.

ü Diferenças de linguagem ou expressões regionais:

- Comentários sarcásticos (intencionais ou não)

- Ataques verbais

O GP conectando diferenças!

Ato de dirigir e controlar um grupo de pessoas

com o objetivo de coordenar e harmonizar o

grupo para atingir uma meta além do escopo do

esforço individual.

ü Negociação

Necessário Intensificar Habilidades de Gerenciamento


ü Negociação

ü Habilidade de Apresentação

ü Habilidades de redação

ü Capacidade de falar em público

ü Estabelecimento da confiança

ü Solução de Conflitos

ü Superação da resistência à

Necessário Intensificar Habilidades Interpessoais


ü Superação da resistência à mudança

ü É crucial conhecer os stakeholders e nível de influência;

ü Formalize sempre (por atas ou e-mails);

ü Língua: Procure conhecer expressões e gíria:-> MAS NÃO AS USE! Use a linguagem comercial padrão

Cuidados redobrados


ü Liderando reuniões via conferência por fone;

ü Use e abuse de recursos de projeção em tempo de reunião

ü Use chats, salas virtuais;

ü No envio de e-mails.

StakeholdersStakeholdersStakeholdersStakeholders

Clientes

Governo

Organização executora

Sociedade

Cuidados redobrados: Quem são os Stakeholders?


StakeholdersStakeholdersStakeholdersStakeholders

Empregados

Fornecedores

e

Agências

Mídia

Grade de Poder / InteresseGrade de Poder / Interesse

P

Alto

Manter

SatisfeitoGerenciar

de perto

Cuidados redobrados: Poder dos Stakeholders


PODER

BaixoBaixo AltoINTERESSE

Satisfeito

Monitorar(Mínimo esforço)

de perto

Manter

Informado

Cuidados redobrados: Formalize sempre!

Formal

Escrita

• Relatórios

Informal

OralEscritaOral

• Apresentações • Memorandos • Reuniões


üü Método mais preciso: Comunicação Escrita.Método mais preciso: Comunicação Escrita.Evite o entendimento errado (Evite o entendimento errado (MisunderstandingMisunderstanding))

• Relatórios• Plano de projeto• Project Charter

• Apresentações• Discursos

• Memorandos• e-Mails• Notas

• Reuniões• Conversas

ü Convide as pessoas certas para a reunião;

ü Reuniões curtas;

ü Envie as pautas com antecedência;

ü Envie material explicativo da reunião:ü Apresentações, cronogramas; relatórios, etc;

Cuidados redobrados: Reuniões, conferências por fone


ü Apresentações, cronogramas; relatórios, etc;- Material visual ajuda a manter o foco do time;

ü Foco total na pauta;

ü Evite brincadeiras para relaxar o grupo;

ü Procure conhecer expressões e gíria:-> MAS NÃO AS USE!

Etiqueta no uso de emails (1)

n Destinatário: Identique o destinatário(s) principal (is), e os nomeie na abertura do texto, a falta de destinatários claros deixa a coisa solta, sem dono; SEM responsável;

n Copiados: Verifique os copiados. Eles precisam ser copiados? ou vale enviar um email no final da discussão com o resumo do que foi discutido/definido?

n Assunto: Indique um resumo do que vai ser tratado. Com o bate e volta de respostas, verique se o título ainda está válido ou precisa ser trocado pra


respostas, verique se o título ainda está válido ou precisa ser trocado pra refletir o conteúdo alterado na discussão. Muitas vezes, vale abrir outro email e começar uma discussão nova;

n Resposta: Ao responder uma mensagem, pense antes de selecionar "Resposta" ou "Resposta a Todos", nem sempre é preciso copiar todos;

n Anexos: Nas respostas, verifique se os documentos anexos precisam voltar ou poder sem retirados pra deixar a mensagem mais leve;

Etiqueta no uso de emails (2)

6) Prioridade: Só coloque como URGENTE, mensagens realmente urgentes, muito do que recebo não tem nada de urgente.

7) Texto:1) Procure escrever em PORTUGUÊS, nada de "tecniquês" ou

jargões/dialetos de tribos da Internet ou regionais;2) Escreva mensagens claras e objetivas, e se puderem por tópicos.

Evitem advérbios e adjetivos;


8) Identifique o tipo da mensagem: Deixe claro se a mensagem é para: informação, ação, pedido de aprovação, se aguarda resposta, etc..

9) Obs Geral: Antecipe assuntos por email, mas não espere ter aprovações importantes baseadas em trocas de emails, com o bate e volta de tantas mensagens, perde-se sem saber qual a última versão de um documento ou último entendimento sobre o assunto.

RecursosRecursos


para apoiar com o Inglêspara apoiar com o Inglês

Site www.urbandictionary.com


Site www.tradukka.com


Bibliografia

n KATZENBACH, J. R. & SMITH, D, K., The Wisdom of Teams. New York: 1st Ed. HarperCollins Publishers, 2006.

n KHAZANCHI, D. & ZIGURS, I., Patterns of Effective Management of Virtual Projects: An Exploratory Study. Newtown Square: PMI. 2008

n KERZNER, Harold, Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling, 8 ed., New York: John Wiley & Sons, 2003.

n NETO, F. H. S., et al.; Gerenciamento da Comunicação em Projetos, 2 ed., São Paulo: FGV, 2009.

n NOCÊRA, R. J., Gerenciamento de Projetos: Teoria e Prática, 1 ed. Santo André: Ed. do Autor, 2009


n NOCÊRA, R. J., Gerenciamento de Projetos: Teoria e Prática, 1 ed. Santo André: Ed. do Autor, 2009

n _____, PMBOK: Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em gestão de projetos, 4 ed. Pennsylvania: Project

n Management Institute, 2008.

n SHENHAR, A. J., DVIR, D. Reinventando Gerenciamento de Projetos, 1 ed., São Paulo: M. Books, 2010.

n TOMASI, C., MEDEIROS, J. B., Comunicação Empresarial, 2 ed., São Paulo: Atlas, 2009.

n TURNEY, R., & HUEMANN, M., & Keegan, A., Human Resource Management in the Project-Oriented Organization. Pennsylvania: Project Management Institute, 2007.

Questões e sugestões?


Salvador CNGP2010 - www.cngp2010.pmiba.org.br



Edna CamposEdna Campos

Obrigada!Obrigada!

Documents

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