CONARQ RECOMENDAÇÕES PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS .atualização e manutenção de versões

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  • Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

    Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes

    2010

    CONARQ - Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes - abril- 2010

    CONARQ

    RECOMENDAES PARA DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS PERMANENTES

    abril 2010

  • Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

    Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes

    2010

    CONARQ - Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes - abril- 2010

    Crditos

    Grupo Tcnico de Redao do Arquivo Nacional Adriana Cox Holls Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ Alex Pereira de Holanda Coordenao de Preservao de Acervo - COPAC Ana Celeste Indolfo Coordenao Geral de Gesto do Documentos -

    COGED Carlos Augusto Silva Ditadi Coordenao Geral de Gesto de Documentos - COGED Mauro Domingues de S Coordenao de Preservao do Acervo - COPAC Grupo de Trabalho do Arquivo Nacional Adriana Cox Holls Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ Alex Pereira de Holanda Coordenao de Preservao de Acervo - COPAC Ana Celeste Indolfo Coordenao Geral de Gesto do Documentos -

    COGED Carlos Augusto Silva Ditadi Coordenao Geral de Gesto de Documentos - COGED Beatriz Moreira Monteiro Coordenao de Documentos Escritos - CODES Gerson Pereira Coordenao de Preservao do Acervo - COPAC Jos Luiz Macedo de Farias Santos Coordenao de Documentos Audiovisuais e

    Cartogrficos - CODAC Leonardo Vicente de Pontes Coordenao de Consulta ao Acervo - COCAC Mauro Domingues de S Coordenao de Preservao do Acervo - COPAC Mauro Lerner Markowski Coordenao de Documentos Escritos - CODES Srgio Miranda de Lima Coordenao de Documentos Audiovisuais e

    Cartogrficos - CODAC Valria Maria Morse Alves Coordenao de Consulta ao Acervo - COCAC Reviso de Referncias Tcnicas Elizabeth da Silva Maulo Coordenao Geral de Gesto de Documentos - COGED

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    CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ

    RECOMENDAES PARA DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS PERMANENTES

    Abril 2010

    SUMRIO

    1. APRESENTAO

    2. PBLICO-ALVO

    3. O QUE ESSA RECOMENDAO ABORDA

    4. O QUE ESSA RECOMENDAO NO ABORDA

    5. O QUE A DIGITALIZAO

    6. POR QUE DIGITALIZAR

    7. PROJETO DE DIGITALIZAO

    8. CAPTURA DIGITAL DA IMAGEM

    9. ACESSO

    10. ASPECTOS GERAIS PARA SEGURANA, ARMAZENAMENTO E PRE SERVAO

    DOS REPRESENTANTES DIGITAIS

    11. UTILIZAO DE TERCEIRIZAO DE SERVIOS DE DIGITALI ZAO

    ANEXO I - MODELO DE VERIFICAO DA QUALIDADE DO

    REPRESENTANTE DIGITAL

    ANEXO II - REFERENCIAS

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    1. APRESENTAO Essa recomendao visa auxiliar as instituies detentoras de acervos arquivsticos de

    valor permanente1, na concepo e execuo de projetos e programas de digitalizao. A digitalizao de acervos uma das ferramentas essenciais ao acesso e difuso dos acervos arquivsticos, alm de contribuir para a sua preservao, uma vez que restringe o manuseio aos originais, constituindo-se como instrumento capaz de dar acesso simultneo local ou remoto aos seus representantes digitais2 como os documentos textuais, cartogrficos e iconogrficos em suportes convencionais, objeto desta recomendao.

    A adoo de um processo de digitalizao implica no conhecimento no s dos princpios da arquivologia, mas tambm no cumprimento das atividades inerentes ao processo, quais sejam a captura digital, o armazenamento e a disseminao dos representantes digitais. Isto quer dizer que os gestores das instituies arquivsticas e os demais profissionais envolvidos devero levar em considerao os custos de implantao do projeto de digitalizao, compreendendo que um processo como este exige necessariamente um planejamento com previso oramentria e financeira capazes de garantir a aquisio, atualizao e manuteno de verses de software e hardware, a adoo de formatos de arquivo digitais e de requisitos tcnicos mnimos que garantam a preservao e a acessibilidade a curto, mdio e longo prazos dos representantes digitais gerados.

    Devido natureza complexa de um ambiente tecnolgico de rpidas mudanas e, em geral, de custos elevados para sua implementao e manuteno, sugere-se elaborar projetos cooperativos com outras organizaes possuidoras de infra-estrutura tecnolgica e pessoal especializado, que ofeream estrutura tecnolgica adequada captura digital, ao acesso e ao armazenamento com garantias de segurana e preservao a longo prazo.

    Importante destacar que as aes de digitalizao no devem ser realizadas em detrimento das aes de conservao convencional dos acervos custodiados por instituies arquivsticas, por serem inalienveis e imprescritveis, conforme preconiza o artigo 10o da Lei Federal no 8.159/1991.

    Os requisitos contidos nesta recomendao visam garantir que um projeto de digitalizao de documentos arquivsticos de valor permanente contemple a gerao de representantes digitais com qualidade arquivstica, fidelidade ao documento original e capacidade de interoperabilidade, evitando-se ao longo do tempo a necessidade de se refazer a digitalizao3, alm de garantir a satisfao das necessidades de uso dos usurios finais.

    1 Cf. art. 7 3 e art. 10 da Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Disponvel em: 2 Representante digital - (digital surrogate) - Nos termos dessa Recomendao a representao em formato de arquivo digital de um documento originalmente no digital. uma forma de diferenci-lo do documento de arquivo nascido originalmente em formato de arquivo digital (born digital). 3 Para maiores informaes sobre critrios de concepo de projetos de digitalizao de documentos arquivsticos, recomendamos os Cadernos Tcnicos do Projeto de Conservao Preventiva de Bibliotecas e Arquivos - CBPA: n 44 - O bsico sobre o processo de digitalizar imagens; n 45 - Microfilme de preservao: plataforma para sistemas digitais de acesso; n 46 - O processo decisrio em preservao e fotocopiagem para arquivamento; n 49 - Do microfilme imagem digital, e n 50 - Uma abordagem de sistemas hbridos para a preservao de materiais impressos. Disponveis em: .

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    2. PBLICO ALVO

    As instituies arquivsticas, integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, e demais responsveis pela custdia de acervos documentais, pblicos ou privados, considerados de valor permanente. Outras organizaes podem utilizar essa Recomendao como referencia.

    3. O QUE ESSA RECOMENDAO TRATA

    Captura digital4 em imagem de documentos planos e encadernados: impressos, manuscritos, mapas, plantas, desenhos, gravuras, cartazes, microformas, diapositivos, negativos, cpias e ampliaes fotogrficas;

    Padres e boas prticas mnimas para a captura digital de imagens; produo de matrizes e derivadas, identificao do representante digital e controle de qualidade;

    Formatos digitais para representantes digitais matrizes e derivados; Metadados tcnicos; Boas prticas gerais para armazenamento, segurana e preservao dos representantes

    digitais;

    Utilizao de servios terceirizados para a captura digital, armazenamento e acesso aos representantes digitais.

    4. O QUE ESSA RECOMENDAO NO TRATA

    Seleo do acervo a ser digitalizado; Descrio arquivstica e poltica de acesso e uso dos documentos arquivsticos; Digitalizao de acervo sonoro e de imagens em movimento; Preservao em longo prazo daqueles documentos originalmente criados e mantidos

    em ambiente eletrnico (born digital);5

    Capacitao e qualificao de pessoal; Aspectos legais relativos aos direitos autorais, de acesso, privacidade e sigilo.

    5. O QUE A DIGITALIZAO Entendemos a digitalizao como um processo de converso dos documentos arquivsticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binrios, denominadas de bits - que so 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um

    4 Captura digital. Nos termos dessa recomendao, significa a converso em imagem, por dispositivo eletrnico

    (escner), para o formato digital de um documento originalmente no digital. Ver nota 2, Representante Digital. 5 Indicamos algumas boas prticas em: Aspectos Gerais para Segurana, Armazenamento e Preservao dos

    Representantes Digitais.

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    byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados. De acordo com a natureza do documento arquivstico original, diversos dispositivos tecnolgicos (hardware) e programas de computadores (software) sero utilizados para converter em dados binrios o documento original para diferentes formatos digitais. No entanto, o produto dessa converso no ser igual ao original e no substitui o original que deve ser preservado. A digitalizao, portanto dirigida ao acesso, difuso e preservao do acervo documental.

    6. POR QUE DIGITALIZAR

    Contribuir para o amplo acesso e disseminao dos documentos arquivsticos por meio da Tecnologia da Informao e Comunicao;

    Permitir o intercmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas;

    Promover a difuso e reproduo dos acervos arquivsticos no digitais, em formatos e apresentaes diferenciados do formato original;